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Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS.
Para terminar nuestro monografico sobre las funciones básicas de gestión documental que
proporciona SAP, vamos a hablar de los registros info de documento (DMS) y de las
funcionalidades y herramientas que nos proporciona Sap. Algunas de las características son:
Gestión de aprobación de documentos con diferentes status (incluyendo
posibilidad de Workflow).
Gestión de versiones.
Utilización del sistema de clases para clasificar los documentos con criterios
propios.
Busqueda de documentos por criterios multiples: clase de documento,
descripción, texto, valores de características de clasificación, por enlaces a
objetos de negocio, etc.
Si tenemos montada la indexacion de documentos (servidor Trex), podriamos
buscar dentro del contenido de los documentos anexados.
Gestion de documentos via Web (utilizando BSP).
Sap Easy DMS: herramienta windows tipo explorador que nos permite crear,
modificar y visualizar los documentos, clasificarlos, anexar a objetos Sap. Incluye
funciones drag and drop, busqueda de documentos y la posibilidad de ordenar los
documentos en carpetas (cada carpeta tambien se crea en Sap como un registro
info de documento sin anexos).
Los documentos se pueden almacenar en un repositorio tipo DMS (que
puede ubicarse en la base de datos de Sap o en un Content Server
externo (el de Sap u otro fabricante)) o bien en carpetas a nivel de sistema de
ficheros u otros sistemas de almacenamiento externo.
Los documentos pueden estar almacenados de forma independiente en el
sistema o vinculados a objetos de negocio (la cantidad de objetos disponible es
mucho menor que para el ArchiveLink).
En los objetos de negocio previstos tenemos dentro de las aplicaciones la
funcionalidad para ver los registros info de documento asociados. Por ejemplo,
para el maestro de materiales tenemos en Datos adicionales la pestaña Datos de
documento dondre podriamos ver todos los documentos relacionados.
Otras funcionalidades: jerarquía de documentos para relacionar varios
registros de forma jerarquica, distribución, etc.
Como podeis ver, una funcionalidad mas completa y versatil que la que nos ofrecian los anexos
del GOS o el Archivelink.
Utilización de DMS. Creación de documentos.
Los Registros Info de Documento (DIR) se pueden crear directamente con una
transacción especifica, la CV01N (CV02N para modificar y CV03N para visualizar).
Trabajamos con clases de documento (que previamente habremos parametrizado). Al crear un
registro info de documento, le indicamos una descripción, información de status, responsable,
etc (hay diferentes campos disponibles, para los cuales se puede configurar su disponibilidad,
obligatoriedad o no, etc) así como los anexos a los documentos originales asociados. Ademas, si
para la clase de documento hemos indicado una clase asociada, podremos indicar los valores
de característica que clasifican al documento así como el enlace a objetos de negocio
Sap (también se parametriza por clase de documento a que objetos podemos vincular). En
nuestro ejemplo, al maestro de materiales.
Con el status del documento podemos gestionar un sistema de aprobación de los
documentos (incluyendo un Workflow), impidiendo igualmente si es necesario la modificación de
los documentos una vez aprobados.
Si se ha parametrizado a nivel de clase de documento, también se pueden crear los
registros info de documento desde las transacciones asociadas a los objetos de
negocio. Por ejemplo, para el maestro de materiales, lo podremos hacer desde la sección Datos
Adicionales, pestaña Datos de Documento en la transacción MM01/MM02.
Además, en este lugar podremos ver todos los documentos que se han creado en el sistema
(desde cualquier fuente) asociados al objeto de negocio material. Desde este lugar se puede
acceder a la modificación/consulta de los documentos ya creados o a crear nuevos registros.
La tercera alternativa para crear o modificar documentos sería la utilización de las
herramientas externas: la via Web (que no vamos a ver) y el Easy DMS. Como indicamos
antes, el Easy DMS es una herramienta que proporciona Sap y que nos permite, en un entorno
Windows, similar al Explorer, realizar la gestión de los documentos.
En nuestro ejemplo, hemos creado una estructura de carpetas (es una de las ventajas de la
herramienta) para diferencias los diferentes documentos que vamos a anexar. Al crear las
carpetas también se crea un registro info de documento para cada una de ellas (sin anexos).
Desde el Easy DMS podemos crear o modificar los documentos, en un entorno visual totalmente
conectado con Sap, donde se nos pedirá toda la información relevante según la parametrización
de la clase de documento que estemos utilizando. Igualmente, para datos que requieran una
lista de valores o para el enlace con los objetos de negocio de Sap, tenemos disponibles las
ayudas de búsqueda que leen en la base de datos de Sap.
Esta herramienta es mucho más versatil que la transacción CV01N/CV02N y permite realizar la
gestión documental de una forma mucho más intuitiva.
Utilización de DMS. Búsqueda de documentos.
Para buscar en los documentos desde Sap podemos utilizar la transaccion CV04N, la
cual nos permite restringir la selección por todos los criterios asociados al documento: número,
descripcion, status, características de clasificación, enlace de objets. etc.
Los resultados se visualizan en forma de lista (tambien se pueden ver en forma de mosaico),
pudiendo acceder desde aquí a visualizar tanto el contenido de los registros info de documento
como los documentos anexados propiamente dichos.
Si hubiesemos tenido instalado un servidor Trex con indexación de documentos tendriamos
activa en esta transacción la búsqueda por texto completo dentro de los documentos.
También podriamos realizar la búsqueda de documentos via Web o desde la herramienta
Easy DMS, que también tiene habilitadas las funciones de búsqueda.
Una vez ejecutada la búsqueda, el sistema nos devuelve la lista de documentos que cumplen las
condiciones (no necesariamente creados con el Easy DMS), sino que también nos aparecen los
documentos creados directamente desde Sap.
Desde los resultados de búsqueda podemos acceder a las propiedades del registro info de
documento y también a visualizar los anexos (si el estado del documento lo permite también
podriamos editar su contenido y generar una nueva versión del documento).
Parametrización del DMS.
Los aspectos más relevantes de la parametrización de las funcionalidades vistas son:
Creación del repositorio de contenido (transacción OAC0), que siempre
tendrá que ser del tipo DMS. Para el caso de que vayamos a realizar archivado a
nivel de sistema de ficheros, no será necesario disponer de un repositorio. Este
repositorio podrá estar en la base de datos de Sap o en un Content Server
externo.
Creación de categoria de archivo (transacción OACT): para poder utilizar el
repositorio creado en el punto anterior, es necesario vincularlo a una categoria de
archivo, que crearemos en este punto de parametrización. Siempre del ámbito de
documento DMS.
Configuración de las clases de documento: es la parte más importante de la
parametrización en el sistema documental. Se accede desde la ruta de
customizing Componentes multiaplicaciones –> Gestion de documentos –> Datos
de control –> Definir clases de documento.
Aquí definiremos los diferentes status que tenemos disponibles según la clase de
documento (y como la secuencia entre cada uno de elos y atributos que personalizan el
comportamiento de los documentos).
Igualmente definiremos el enlace de objetos permitidos a la clase de documento y si
permitimos crear documentos solo desde la CV01N o también desde las transacciones asociados
al objeto de negocio (como vemos en la imagen, el valor 1 en crear documento nos lo permite, el
valor 2 solo desde la CV01N).
En la configuración de la clase de documento le indicaremos el rango de números a utilizar
(también habrá que parametrizarlo), si el archivo es Kpro o no. Igualmente, definiremos si
utilizamos una clase para la clasificación de los documentos, campos disponibles en la
información del documento (con opciones de ocultarlos, hacerlos obligatorios u opcionales,
etc), etc.
Definir aplicación para la estación de trabajo: en la ruta de customizing
Componentes multiaplicaciones –> Gestion de documentos –> Datos generales –
>Definir aplicacion para la estacion de trabajo. Aquí definimos las extensiones
para los documentos que vamos a poder utilizar y las aplicaciones relacionadas
para su visualización/modificación.
En el caso de no archivar los documentos anexados en el Content Server y realizarlo a nivel de
sistema de ficheros, tendremos que configurar los soportes de datos en la ruta de
parametrización Componentes multiaplicaciones –> Datos generales –> Definir soporte de datos.
Nota importante: en el archive link habia una vinculación directa con el lugar donde
se almacenaban fisicamente los documentos a traves de la asociación Objeto de
negocio, clase de documento y repositorio de contenido.
En el DMS esta vinculación no existe de forma directa y se indica al anexar los
documentos con la categoria de archivo (si estamos en el Easy DMS, si la clase de
documento es KP nos mostrara las categorias de archivo del ambito de documento
DMS; si no es KP, nos mostrara los soportes de datos definidos; si estamos en la
CV01N, nosotros seleccionaremos la categoria de archivado o el soporte de datos). Es
importante tener esto en cuenta. Si se pueden configurar valores propuestos en los
Perfiles de gestión de docuentos (Datos generales –> Definir perfil) o en valores
predeterminados en el Easy DMS. Esto es uno de los temas más confusos de la
parametrización del DMS, y hay que revisarlo con detenimiento y entender bien para su correcta
utilización.
La parametrización mostrada en esta entrada esta descrita de forma general y no detallada,
teniendo disponibles otras configuraciones adicionales que tendremos que tener en cuenta
según el tipo de archivado documental que vamos a realizar.
Para concluir, podemos indicar que la funcionalidad esta disponible para enlazar los objetos de
negocio más habituales como por ejemplo:
Activos fijos: inmovilizado (objeto ANLA).
Posicion de solicitud de pedido de compras (objeto EBAN).
Posicion de pedido de compras (objeto EKPO).
Maestro de equipos (objeto EQUI).
Ubicaciones técnicas de mantenimiento (objeto IFLOT).
Puntos de medida de mantenimiento (objeto IMPTT).
Cliente (objeto KNA1).
Proveedor (objeto LFA1).
Maestro de materiales (objeto MARA).
Unidad organizativa (objeto NORG).
Aviso mantenimiento (objeto PMQMEL).
Listas de materiales (cabecera: objeto STKO_DOC, posiciones: STPO_DOC).
Elementos Pep (objeto PRPS).
Etc, etc.
En mi experiencia en proyectos lo he visto utilizar sobre todo en la gestión del módulo de
mantenimiento, para añadir documentación de ubicaciones, equipos, avisos, etc o en el módulo
de gestión de calidad (QM). Igualmente, en los documentos de compras para anexar
especificaciones de la compras de determinados materiales, equipos o servicios.
Truco 45. Gestion Documental en Sap (II). ArchiveLink.
Como ya comentamos en la anterior entrada del blog, otra alternativa para anexar
documentos en el sistema era utilizar el Archive Link, funcionalidad que esta disponible a
través del GOS en la opción “Archivar Business Document”. Lo podriamos considerar una
mejora de la función “Crear Anexo”, ya que aquí se realiza de una forma clasificada, disponiendo
además de una herramienta de búsqueda sencilla para los objetos anexados (lo que no ocurre
con la otra forma de anexar).
La funcionalidad requiere una parametrización especifica por objeto de negocio (por
defecto no esta activada) y podemos realizar el archivo de los documentos en la base de datos
de Sap o en un Servidor de Contenido.
Utilización del Archive Link.
El anexo de los documentos lo realizamos desde el control del GOS, a través de la opción
Crear –> Archivar Business Document (la opción solo estará disponible si previamente se ha
configurado para el objeto de negocio, a diferencia de la opción “Crear Anexo” que siempre esta
disponible).
A continuación, el sistema nos preguntará la Clase de Documento que queremos anexar. Las
clases de documento disponibles las parametrizaremos nosotros (asociadas a un tipo
de documento), como un documento lógico que vamos a utilizar para clasificar los diferentes
documentos que podemos anexar a los objetos. Por ejemplo, en un pedido de compra,
podríamos tener las clases de documento: Oferta del proveedor, Catalogo de materiales, Fotos
de materiales, etc. Cada una de estas clases de documento llevaran asociado un tipo de
documento: por ejemplo, la oferta del proveedor será un tipo de documento pdf, las fotos de
materiales un jpg, etc.
Si estuvieramos trabajando con el objeto de negocio Empleado en el módulo de administración
de personal, las clases de documento podrían ser: foto del empleado, contrato de trabajo,
material entregado, etc, cada uno de ellos de un tipo de documento concreto (jpg, doc, xls, etc).
En esta entrada del blog hablabamos de la forma de cargar las fotos de empleado en el sistema
y verlas en la transacción PA20/PA30, contenido relacionado con el que estamos tratando en
esta entrada.
Seleccionaremos el archivo asociado a la clase de documento elegida y el fichero quedará
anexado al objeto en el que estemos trabajando, un pedido de compra en nuestro ejemplo. Para
consultar los documentos anexados accederemos desde el control del GOS a la opción
“Listar anexos”. Aquí nos aparecera la lista de todos los objetos creados a través del Gos:
Anexos, Notas, Enlaces y Documentos anexados con el archive link.
Tenemos otra alternativa para anexar documentos a los objetos de negocio, a través de la
transacción OAAD. Desde esta transacción podemos anexar ficheros o bien realizar la
busqueda directa (incluyendo la visualización posterior de los documentos anexados).
Para anexar, seleccionaremos la opción “Asignar y asignar” y el sistema nos preguntara, el
objeto de negocio a utilizar, la clase de documento a anexar y el número del objeto donde
estamos vinculando los documentos (en nuestro ejemplo, un número de pedido), abriendo una
ventana de navegación para seleccionar los archivos a “subir”.
El “Business Object” es un código que representa al tipo de objeto de la aplicación :
por ejemplo, el BUS2012 representa un Pedido de compras, el BUS1001 un Material, el LFB1 un
Proveedor, etc. Es fundamental conocer estos códigos tanto para parametrizar la funcionalidad
como para su uso desde la transacción OAAD.
Una vez anexados los documentos, tenemos disponible la opción de búsqueda desde la
OAAD con la opción “Búsqueda técnica” en la sección Documentos. Desde aquí podemos
realizar búsqueda de los documentos anexados en 1 o varios objetos de negocio. Por ejemplo,
para el business object BUS2012 Pedido de compra, podriamos poner la lista de documentos de
compra para los cuales queremos sacar los documentos anexos.
Nada que ver con la opción de tener que entrar pedido por pedido a ver los anexos. Ademas,
tenemos la posibilidad de filtrar la búsqueda por multiples criterios (repositorio, clase
de documento, tipo de documento, fecha de archivado, etc). Desde la lista de resultados,
esta disponible la navegación a los documentos con un doble click.
Desde la transacción OAOR también se puede realizar la búsqueda de los documentos
anexados a un determinado objeto de negocio.
Parametrización del ArchiveLink.
A la parametrización de las opciones del ArchiveLink se accede desde la ruta de customizing
Sap NetWeaver –> Servidor de Aplicacion –> Servicios Base –> ArchiveLink –>
Customizing de base.
En primer lugar, definiremos el lugar donde se van a almacenar los documentos que
anexemos utilizando el ArchiveLink, a través de la opción de custo “Definir Repositorios
de Contenido” o con la transacción OAC0. Crearemos si es necesario un repositorio de
contenido que siempre tendrá que tener el Ambito de documento “ARCHLINK”, y que luego
asociaremos a nuestros objetos de negocio para indicar que el archivado para ellos se realizará
en este lugar.
Ademas, con la opción “Tipo de archivo” podremos indicar si los documentos se
almacenan fisicamente en la base de datos de Sap o bien en un repositorio de
contenido externo (por ejemplo, el content server que Sap proporciona gratuitamente con sus
productos y que requiere un servidor adicional para depositar los documentos via HTTP).
A continuación, con la opción “Tratar tipos documentos” definiremos los tipos de
documentos que se pueden anexar (extensiones de fichero) y el tipo MIME asociado,
que determinará la aplicación que se utilizará para su visualización. Sap dispone de varios tipos
de documento prefijado que cubre los más habituales, aunque es posible que tengamos que
definir algunos propios.
El siguiente elemento a configurar serán las “Clases de Documento”, donde definiremos
nuestros documentos lógicos asociandolos a un tipo de documento de los definidos en el
punto anterior. Para nuestro ejemplo, vamos a definir tres clases de documento, que serán la
clase de documento que permitiremos anexar a los pedidos de compra: Oferta del proveedor (del
tipo PDF), Catalogo de materiales (del tipo Excel xls), Fotos de materiales.del tipo jpg).
A continuación configuraremos la opción “Tratar enlace” que relaciona el objeto de
negocio con las clases de documento y el repositorio de contenido. Para cada objeto de
negocio donde vayamos a permitir el enlace de documentos, indicaremos las clases de
documento permitidas y el repositorio de documentos donde se va a almacenar (el que creamos
en el primer paso de la configuración). En el campo Conexión se indica la tabla donde se
van a guardar los enlaces a los documentos (Sap ofrece varias tablas para mejorar el
rendimiento del sistema, así como la posibilidad de crear nuestras propias tablas Z de enlace
(con la transacción OAC3, siguiendo como modelo la estructura TOAV0).
Una vez completada esta parametrización, la opción “Archivar Business Document” ya debe de
aparecer activa en el GOS y las clases de documento configuradas accesibles para anexar
ficheros al pedido de compra del tipo correspondiente.
Opciones generales del archivel link.
Existen unas opciones finales de configuración que se acceden desde la ruta de customizing
Sap NetWeaver –> Servidor de Aplicacion –> Servicios Base –> Archive Link –>
Customizing comunicación frontend.
Los aspectos que podemos configurar son las “Parametrizaciones de archivo y visualizacion”,
donde podemos indicar la forma de ver los resultados de búsqueda, opciones de visualización,
etc.
Como habeís visto, una opción sencilla de configurar y que ofrece bastante posibilidades, sin
llegar a ser un verdadero sistema de gestión documental.
Para terminar la serie, en la próxima entrada hablaremos del DMS y los registros info de
documento que nos ofrecen unas funcionalidades mucha más avanzadas en la gestión
documental, incluyendo un herramienta Windows (el Easy DMS) y sistemas de búsqueda y
clasificación mucho mas potentes.
Truco 44. Gestion Documental en Sap (I). GOS.
En las próximas 3 entradas vamos a hablar de la gestión documental en Sap y de las diferentes
alternativas que tenemos para añadir nuestros documentos (imagenes, words, pdf, planos, etc)
en los diferentes componentes de la aplicación. Por ejemplo, si queremos añadir documentación
relativa a un material (imagenes, catalogos en pdf o word, planos en autocad, etc) o un pdf
escaneado de una factura de compras al registrarla a través de la verificación de facturas,
tendremos varias alternativas disponibles. Dependera del tipo de objeto de negocio tratado las
opciones disponibles (no siempre podremos usar las 3 alternativas existentes). En resumen,
disponemos de:
Gos: son los Generic Object Services y nos ofrece funciones como añadir
documentos en los objetos (siempre que este disponible el correspondiente
icono en la aplicacion donde estemos, tal y como vemos en la imagen siguiente).
Ademas nos permite otras opciones como añadir links a los objetos, notas,
añadir a lista de favoritos o seguimiento sobre las modificaciones (a
traves del Sapoffice, que es la mensajeria interna en Sap). El GOS no requiere
una parametrización específica, aunque se pueden personalizar determinadas
cosas (como veremos más adelante). Tiene dos grandes inconvenientes: no hay
un herramienta de búsqueda para los anexos y por defecto los archivos se
almacen en la misma base de datos de Sap (lo que nos puede ocasionar graves
problemas de ocupación o rendimiento si se usa de forma masiva). Este ultimo
incoveniente se puede solucionar (ver nota oss 530792), pero con efectos
laterales sobre el Sap Office.
Archivelink: a esta opción se accede tambien desde el GOS (lo que Sap llama
Archivar Business Document) o bien desde una transacción especifica (la OAAD).
En este caso, si necesitamos una parametrización adicional asociada a
cada Business Object (objeto de negocio, por ejemplo, pedido de compra,
factura, etc). Los documentos se pueden almacenar en la Base de datos
de Sap o en un Content Server (Sap nos ofrece uno gratuito con la
licencia, aunque hay alternativas noSap) y si tenemos herramientas de
busqueda, como las transacciones OAAD o OAOR. Ademas cada documento
enlazado se clasifica por tipo y esta relacionado con cada objeto de negocio en si
(por ejemplo, un pedido de compras).
DMS: es la gestión documental propiamente dicha. Su disponibilidad es mucho
más limitada que el GOS o el ArchiveLink (por ejemplo, maestro de materiales,
maestro de proveedores o clientes; avisos, ordenes, ubicaciones (modulo PM);
posicion de solicitud de pedido o pedido de compras, posicion de documento de
ventas, proyectos, etc). Se crea un registro de documento con multitud de
información que se vincula a los objetos de la aplicación. Tiene multitud de
funcionalidades disponibles como la gestión de aprobación de
documentos, gestión de versiones, utilización del sistema de clases para
clasificar los documentos, busqueda e indexacion de documentos(Trex),
etc. Ademas, dispone de una herramienta Windows (el Easy DMS) que nos
permite estructurar en carpetas los documentos que hubieramos anexado.
A continuación vamos a ver en detalle cada una de las tres alternativas de las que hemos
hablado, empezando por el GOS.
Utilización del GOS.
La utilización es muy sencilla. Una vez estemos en el objeto Sap donde queremos añadir el
añexo, seleccionamos en el control del GOS la opción Crear –> Crear Anexo. Nos aparecerá
un dialogo donde podremos seleccionar el documento que queremos anexar.
Podremos añadir todos los documentos que queramos. Para consultar los ficheros anexados,
importante, tendremos que estar siempre en el objeto relacionado y mediante la opción del
Gos “Lista de Anexos” podremos ver los diferentes ficheros enlazados con la opción de
acceder a su contenido.
En el caso de que hubieramos creados notas o enlaces a documentos externos (URL) asociados
al objeto, también los veriamos en la opción de lista de anexos.
Parametrización del GOS.
Tenemos tres vistas donde podemos configurar los aspectos mas importantes del GOS.
Vista SGOSATTR (transaccion SM31): aquí se configuran las opciones
disponibles en el gos (incluso podriamos añadir nuevas opciones con la
correspondiente programación). En esta tabla se configuran las opciones
disponibles, su jerarquia, el icono correspondiente a cada opción y la clase que se
utiliza para su gestión.
Vista SGOSCUST (transaccion SM31): nos permite habilitar/deshabilitar
servicios. En el ejemplo de la imagen estamos deshabilitando la opción de crear
anexos.
Vista SGOSSUB (transaccion SM31): nos permite configurar la funcionalidad
de las subscripciones a la modificación de objetos. Para el objeto deseado (por
ejemplo, BUS2012 para el pedido de compra), según el evento producido en el
objeto (modificación, liberación, etc), se puede indicar si la subscripcion está
disponible y que texto se enviara a los usuarios subscritos al objeto. Se puede
crear textos con variables que se referiran al objeto en tratamiento (ver ejemplo
texto SGBT_DEF_SUB, transacción SE61).
Además, para que el GOS aparezca en los pedidos de ventas, necesitamos el parámetro de
usuario SD_SWU_ACTIVE con el valor X.
Finalmente, si queremos realizar alguna personalización en el comportamiento estandar del
GOS, Sap nos ofrece dos Badis para este cometido.
Nota sobre el lugar de almacenamiento de los objetos: en la nota OSS 530792 se habla del
lugar donde se almacen los objetos vinculados con el GOS. Resumiendo los aspectos más
importantes que menciona la nota:
Tecnicamente hablando, los anexos, las notas y los links son tratados en Sap
como si fueran documentos del Sapoffice (con sus correspondientes entradas en
las tablas SOOD y SOFM).
Antes de la version 4.6B, el contenido de los anexos se almacenaba en la base de
datos en la tabla SOC3.
A partir de la version 4.6B, en la SOC3 se guarda información de control del
anexo, pudiendose decidir si el contenido se almacena en BD o en un gestor de
contenido. Si se almacen en BD los datos estarán en la tabla SOFFCONT1.
Si estamos en version >=4.6B y no queremos almacenar en base de datos,
tendremos que configurar un repositorio con la transacción OAC0 del tipo
Archivelink, asignarlo a una categoria con la OACT y configurar en la tabla
SDOKPHCL para la clase de documento SOFFPHIO, la categoria de
almacenamiento (indicando el nombre de la categoria creada). Por defecto, en
ese campo aparece el valor SOFFDB (que indica que se archiva en la base de
datos). Tambien podemos hacer la asignación con la transacción SKPR08.
Efecto colateral del cambio: si cambiamos el almacenamiento a un repositorio
externo, esta afectando a los anexos del GOS y también a todos los anexos del
SapOffice. Esto es importante tenerlo en cuenta antes del cambio por lo que
pueda afectar al sistema.