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I. NOMBRE DE LA INSTRUCCIÓN

Carga de Documentos Digitalizados en SAP

II. RESPONSABLE

Analista de documentación

III. ASPECTOS RELACIONADOS CON LA SEGURIDAD

El usuario SAP debe contener el siguiente Rol:

ZPIC_ADMIN_DOCUMENTOS_FINANZAS

IV. MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

PC y teléfono.

V. PREREQUISITOS

Tener guardado en la PC del usuario el archivo que se va a anexar en formato .PDF Tener identificado el número de Documento Financiero al que se va a vincular el

documento (PDF).

VI. DIAGNOSTICO

Con esta transacción el usuario podrá archivar la documentación escaneada y en formato .PDF en SAP que será vinculada a un documento Contable determinado.

Cuando se crea un documento el sistema le solicita una clave de identificación única e irrepetible llamada Registro Info de Documento.

El Registro del Documento está formado por cuatro partes: la clase de documento, el número de documento, el número de la parte del documento y la versión del mismo. Al cambiar cualquiera de estos datos ya se trata de un nuevo documento.

VII. PASOS

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1. Seleccione en el escritorio el icono de acceso directo SAP Logon.

2. Se despliega la pantalla de inicio de SAP, en el campo Mandante coloque 091

(Mandante de Producción), en Usuarios el usuario SAP y en Clave de acceso la

contraseña. Presione ENTER.

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3. En el campo Barra Comando coloque la transacción CV01N y presione Enter ó inicie

la transacción utilizando la ruta del Menú SAP.

Menu SAP Finanzas-->Gestión de Inversiones-->solicitudes de Medidas-->Entorno-->Gestión de Documentos-->Documento-->CV01N - Crear

Transacción CV01N

4. Tras ejecutar la transacción se actualizará a la siguiente pantalla:

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5. Escribir el nombre de documento (obligatorio), para el caso de documento contable debe comenzar por “DOC-“ seguido del número de documento financiero a asociarse, por ejemplo DOC-30041052:

6. Indique/seleccione en el campo Clase de documento el valor “DOC” (Documento Contable).

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7. Indique en los campos de Documento Parcial y Versión Documento los valores “000” y

“00” respectivamente.

8. Haga clic en el botón o presione ENTER, tras hacer esto, se actualizará a la siguiente pantalla:

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9. Indique una breve descripción del documento en la pestaña

10. Seleccione la pestaña para que se actualice a la siguiente

pantalla en la seccion de :

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11. Indique el número de documento contable, Sociedad y Ejercicio del documento en SAP al que se desea asociarse el documento electrónico (PDF).

12. Seleccione la pestaña y se actualizará a la pantalla siguiente:

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13. Haga clic en el botón para buscar y seleccionar el archivo (PDF) a anexar.

14. Haga clic en el botón y se actualizará a la pantalla siguiente:

15. Seleccione el archivo elegido y luego pulse el botón .

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16. Tras el paso anterior, se abrirá una ventana de selección en donde se deberá

seleccionar la primera opción :

17. Vuelva a la pestaña y cambie el status del documento de AL “Creación” a FR “Liberado”.

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18. Para guardar los cambios presione el botón Guardar .

19. Fin del Proceso.

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