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Manual de Instalación

BIABLE con DMS

Manual de Instalación 2 BIABLE con DMS

Copyright © – Visión Tecnológica S.A. 2009

Introducción general

BIABLE es una herramienta que facilita la disponibilidad de información estratégica en tiempo real a

partir de los Sistemas de Información Empresarial (ERPs), brindando autonomía a los diferentes

usuarios y generando seguridad y confianza en el proceso de toma de decisiones.

BIABLE permite integrar las diferentes fuentes de información, aprovechando todo el poder de

Microsoft Excel para generar reportes de gestión inteligentes a partir de funciones

parametrizables por el usuario. También posee características para procesos de Data Minning y

Drill Down.

BIABLE se constituye en una herramienta que posibilitará el acceso a la información, dejando de

lado las dificultades ocasionadas al momento de extraer información de los sistemas

transaccionales.

Esta herramienta permitirá a todos aquellos usuarios (gerentes, directores o todos aquellos que

requieran de acceso a la información) hacer uso de tres elementos de Excel (Listados, Tablas

Dinámicas y Consultas). Además se pueden crear plantillas adaptables a cada usuario y a cada

necesidad, brindando la oportunidad de que un reporte se convierta en algo muy simple y sencillo

de elaborar. A partir de ahora, bastarán algunos clics para obtener el reporte en línea y en muy

poco tiempo.

Introducción a las conexiones

Para que una tabla o una consulta sean vistas en Excel de acuerdo a los datos que necesita un

usuario, es importante que dicha información esté almacenada en una base de datos.

BIABLE realiza todo el trabajo por el usuario, pero hay que indicarle dónde se encuentran sus datos.

La figura 1 muestra la estructura de proceso para obtener en BIABLE los datos que el usuario

necesita:



Los siguientes conceptos deben tenerse en cuenta en la manipulación de datos con BIABLE y las

bases de datos:

Fuente

Es el registro de un determinado tipo de transacciones en la empresa y que puede servir para

obtener respuestas a las consultas que se formulen a BIABLE, cada registro en una fuente suele

tener una fecha y unos valores numéricos.

Ejemplos: facturas, asientos contables, comprobantes de nómina.

Clasificador

Es cada uno de los criterios que pueden usarse para agrupar la información en una fuente. Por lo

general, los clasificadores poseen un código que los identifica y un nombre comprensible para los

humanos.

Ejemplos: productos, cuentas contables, clientes, conceptos.

Base de datos

Es el lugar donde los sistemas informáticos almacenan los datos que procesan y necesitan ser

conservados, su estructura está determinada por el modelo de la base de datos, el software que las

administra se conoce como DBMS y el estándar de Windows para acceder a ellas es el ODBC.

El Mediador

Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema

empresarial. Contiene una colección de “mapeos” de las fuentes y clasificadores con sus respectivas

tablas.

La Conexión

Indica a BIABLE la ubicación de una base de datos y el mediador que se usará según el modelo de la

base de datos que tenga la información de la conexión. Varía según el motor (DBMS) de la base de

datos.

BIABLE

Conexión

MediadorSistema de

información Empresarial

Base de datos

FIGURA 1.

Estructura de

proceso de

conexión de BIABLE

con la información

empresarial



Consultas

Para solicitar información a BIABLE, debe construirse una consulta que le defina BIABLE qué tendrá

que retornar. Cada consulta incluye: la conexión que indica la ubicación de la base de datos a

consultar, la fuente de donde se obtendrá la información y los parámetros que especifican cuales

datos de la fuente retornar.

Para toda conexión, es importante: El nombre y ubicación del servidor donde se encuentra alojada la base de datos. El nombre de la base de datos. Cuál es el sistema de información que utiliza la empresa para gestionar sus transacciones. Cuál es el tipo de base de datos.

Instalación de BIABLE Para instalar BIABLE, tenga en cuenta los siguientes requerimientos:

Procesador Pentium de 1.2 GHz o superior.

512 MB de Memoria RAM o superior.

200 MB de espacio disponible en el disco duro o superior.

Sistema operativo Windows 2000, XP o superior

Microsoft Office XP o superior

Base de datos con acceso ODBC

El usuario debe tener permisos de instalación y escritura en la carpeta Archivos de programa en la

unidad C:\.

Antes de iniciar el proceso de instalación, guarde una copia de seguridad de la carpeta Vision

Tecnologica ubicada en C:\Archivos de programa.

De igual forma, exporte la clave de registro de Visión Tecnologica ubicada en

HKEY_CURRENT_USER\Software. Seleccione dicha carpeta y con clic derecho, seleccione la opción

“Exportar”. Suministre un nombre y una ubicación.

N O T A



Ejecute el archivo “biablesetup.exe” y haga clic en “Siguiente” a todas las preguntas del instalador.

Preferiblemente tenga Excel y todos los programas cerrados antes de iniciar la instalación.

Los archivos serán copiados en la carpeta C:\Archivos de programa\Vision Tecnologica. (Figura 2)

Durante la instalación, aparecerá una ventana solicitando Serial y Clave de Registro. (Figura 3)

Tenga en cuenta el número que aparece como Identificador de Usuario. Este número será el que

usted debe suministrar al equipo de Visión Tecnológica S.A., ellos le entregarán el Número Serial y

la Clave de Activación.

FIGURA 3.

Registro del

producto

FIGURA 2

Proceso de

instalación de

BIABLE



Escriba un email a [email protected] y especifique el Identificador de Usuario. A vuelta de correo, ellos le enviarán el Número Serial y la Clave de Activación. Dispone de 15 días a partir de la instalación para realizar el proceso de registro. Pasado este tiempo, la herramienta no seguirá leyendo los datos propios de las conexiones o compañías creadas por el usuario.

Al momento de solicitarle los parámetros de configuración, tenga en cuenta las siguientes opciones

como muestran las siguientes figuras:

Dentro de la pestaña “Tablas dinámicas”, haga clic en el botón “Usar infozoom clásico” para

configurar los “OWC” (Office Web Components). (Figura 5)

FIGURA 4.

Configuración de

opciones

FIGURA 5.

Configuración de

opciones

N O T A

mailto:[email protected]



Office Web Components Microsoft Office Web Components es una colección de controles de Component Object Model (COM) para publicar hojas de cálculo, gráficos y bases de datos en el Web. También se usa para ver estos elementos cuando se publican y para ver páginas de acceso a datos. Si tiene instalados Microsoft Office FrontPage 2003, Microsoft Office Access 2003 y Microsoft Office Excel 2003, Office Web Components le permite publicar datos interactivos como parte de un sitio Web. Office Web Components, usado con Microsoft Internet Explorer versión 5.01 o posterior, le permite ver un control publicado (hoja de cálculo, gráfico o base de datos) en una página Web y ver páginas de acceso a datos.

Es importante la configuración de esta opción, pues permite a Infozoom crear las tablas dinámicas

correctamente.

Luego de haber configurado el OWC, finalice la instalación (Figura 6)

Cuando termine de instalar, active nuevamente el botón “Utilizar SmartZoom” y termine con

Aceptar. (Figura 7)

FIGURA 6.

Finalización de la

instalación

FIGURA 7.

Active el botón

Utilizar SmartZoom



En la ficha Grupos active la opción “Procesar Localmente en Biable” dentro de “Grupos de

Clasificadores”. (Figura 8)

En la ficha Infocontable active la opción “Forzar Rangos de Cuentas usando” y escriba en el espacio

en blanco la letra “Z”. (Figura 9).

FIGURA 8.

Active la opción

Procesar

Localmente en

Biable.

FIGURA 9.

Active la opción

Forzar Rangos de

Cuentas usando “Z”



En la ficha “Globales”, haga clic en el segundo botón “Examinar” que pertenece a la opción

“Seleccione la ruta donde están almacenados los mediadores”. Busque la ruta donde tiene ubicados

los mediadores de su sistema de información. Los mediadores se guardan en la siguiente ruta:

C:\Archivos de programa\Vision Tecnologica\Biable\Mediadores. (Figura 10)

Termine de configurar haciendo clic en Aceptar.

Inicie Microsoft Excel y aparecerá una nueva barra de Complementos.

Si tiene instalado Excel 2003, la barra aparecerá en el extremo derecho de la ventana, como lo

muestra la figura 11.

FIGURA 10.

Configure la ruta de

ubicación de los

mediadores

FIGURA 11.

La barra de BIABLE

siempre aparecerá

en esta ubicación

cada vez que inicie

Excel 2003.



Si tiene instalado Excel 2007, la barra aparecerá al final como una nueva cinta de opciones, como

lo muestra la figura 12.

Configuración de BIABLE con DMS Las bases de datos que opera DMS son creadas, modificadas y administradas por SQL Server.

Motor de base de datos de SQL Server Es el servicio principal para almacenar, procesar y proteger datos. El Database Engine (Motor de base de datos) proporciona acceso controlado y procesamiento de transacciones rápido para cumplir con los requisitos de las aplicaciones consumidoras de datos más exigentes de su empresa. El Database Engine (Motor de base de datos) también proporciona compatibilidad completa para mantener una alta disponibilidad

Para crear una conexión a una base de datos de SQL no es necesario crear DNS, pues los ODBC Y

OLEDB son proveedores de datos directamente creados por Microsoft y los encontrará siempre en

cualquier máquina con Windows instalado.

Cree una conexión nueva en BIABLE Antes de crear una conexión nueva en BIABLE, copie el mediador “DMS” que le suministra nuestro

equipo de Visión Tecnológica en la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\Vision

Tecnologica\Biable\Mediadores.

Mediador Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema empresarial. Contiene una colección de “mapeos” de las fuentes y clasificadores con sus respectivas tablas. Estos archivos tienen como extensión .med

Para crear una conexión nueva en BIABLE, ingrese a Excel , y en la barra de BIABLE, haga clic en el

botón “Configuración” Aparecerá la siguiente ventana (Figura 13). Seleccione el mediador

DMS y haga clic derecho en Nueva Conexión.

FIGURA 12.

La cinta de

opciones para

BIABLE siempre

aparecerá en esta

ubicación cada vez

que inicie Excel

2007.



Suministre el código (nombre), la descripción y seleccione el mediador DMS.

FIGURA 13.

Configuración de

conexiones



En la ficha Avanzada, haga clic en el botón Editar conexión. Seleccione el proveedor

correspondiente a SQL Server. (Figura 14). Haga clic en Siguiente.

En la ficha Conexión: 1. Seleccione el nombre del servidor, 2. El nombre de usuario y contraseña

FIGURA 14.

Propiedades de una

conexión

FIGURA 15.

Propiedades de una

conexión



para ingresar al servidor. Active la opción “Permitir guardar contraseña” y 3. Seleccione la base de

datos. (Figura 15). Pruebe la conexión y haga clic en Aceptar

Para guardar esta conexión en BIABLE, haga clic en el botón Aceptar

Para verificar que la conexión haya sido creada correctamente, haga clic en el botón “Seleccionar”

de la barra de herramientas BIABLE. Seleccione la conexión que acaba de crear y haga clic en “+”

para desplegar los diferentes clasificadores. Si los puede ver, significa que su conexión fue creada

correctamente (Figura 17)

FIGURA 17.

Verifique que la

conexión se haya

realizado con

satisfacción.

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