MANUAL DEL USUARIO ASPEL-SAE V.4.0

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INDICE

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1.INSTALACIONRequisitos del Sistema Para iniciar el uso de este sistema adminsitrativo requiere en su instalacin ciertos requisitos que hay que cubrir para que me deje trabajar en mi ordenador sin ningun problema a continuacin menciono dichos requisitos: Requerimiento de equipo

Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 Mhz o superior* 256 Mb de RAM * 220 Mb de espacio libre en disco duro Monitor super VGA (800 X 600) o superior Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior. Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del sistema operativo instalado. Para una instalacin en el servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios de empresas a operar en el mismo servidor.

Esquema de Licenciamiento Cuando hablamos acerca de las Licenciamiento de un sistema nos referimos a los permitos que debe tener este por el proveedor, aspel no es la ecepcin maneja ciertos numero de usuarios que operaran sus sistemas es una forma de controlar y tener seguridad en ellos a continuacin pongo un ejemplo claro del licenciamiento que otorga Aspel en especifico su Sistemas Administrativo Empresarial (SAE).

Total 8 Usuarios 99 Empresas

99 Empresas3-63

Asistente de Instalacin El asistente de Instalacin nos dara la pauta para empezar a instalar desde el principio siempre siguiendo las indicaciones mencionadas que muestra el asistente de instalacin como muestra en las imagenes siguientes.

Despues de ver la anterior pantalla donde menciona el contrato de licencia precionamos el botn si y mostrara la siguiente imagen en pantalla.

Por ultimo empezara a correr la instalacin atravez del asistente y se vera en pantalla la siguiente imagen donde se extraen los archivos.

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Informacin sobre trabajo en red, la siguiente ventana mostrara la continuacin de la instalacin paso a paso.

Recuerde donde quedara los archivos de instalacin elija correctamente la ruta como a continuacin se muestra.

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Por ultimo de este bloque se instalan los archivos comunes DAC.

Seleccionar la carpeta de programas

Estado de Instalacin que debe de llegar hasta el 100%

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despues seguira determinar como es el tipo de instalacin local o en el servidor.

Por ultimo terminar la instalcin, no seleccionar las cajas de verificacin que muestra esta imagen.

Activacin del Sistema una vez que ha pasado los anteriores pasos ahora es el momento de activar el sistema al igual son una serie de ventanas que mostrara en el curso de la activacin.

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La siguiente ventana es la activacin del sistema decidir si activo o no el sistema en ese momento.

Al empezar la etapa de activacin del sistema tenemos que tener a la mano al numero de serie y el codigo de activacin estos dos vienen en el cetificado de autenticidad junto con el paquete original del programa.

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Aqui es donde teclearemos el numero de serie y codigo de activacin.

Despues saldra en pantalla la siguiente ventana una vez que se le tecleo el nuemero de seri y codigo de activacin, recuerde marcar la casilla para no volver a mostrar este mensaje en lo sucesivo.

Entramos a la etapa de configuracin de la instalacin del sistema, a continuacin se muestra la ventana donde se refiere a que si se han usado archivos de versiones anteriores del sistema, si requiere recuperarla tienes que saber donde se encuentran los datos como lo muestra a continuacin.

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Si selecionamos modificar empresa en el punto anterior podemos hacer cambios en los datos de la empresa.

Oprimiremos el botn de siguiente ya que el de configurar lo veremos en el tema configuracin de la empresa.

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Siguiente ventana es para seleccionar otros parametros que en un momento dado se pudieran ocupar en la administracin de los inventarios entre otros.

2.Configuracin del SistemaTraduccin En este menu encontraremos la configuracin de los Perfiles de Usuarios asi tambien los parametros de la empresa, a continuacin muestro las ventanas que corresponden a la configuaracin de los usuarios para niveles de seguridad de la informacin como algunos parametros que necesita el sistema. Parametros del Sistema El proceso de traduccin en la versin 4.0 te permitir incluir o trasladar los parmetros definidos en la versin anterior (2x o 3.0), a la nueva versin.

Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuracin de la empresa anterior.

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Perfiles de Usuario Este proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de Aspel-SAE generado en las versiones anteriores para hacerlo compatible con esta nueva versin del sistema.

3.Configurar Empresaen la ventana que sigue mostraemos las diversas configuraciones que tendra la empresa asi como los diferentes modulos, en un momento dado se pueden definir nuevos parametros en el manejo del sistema. Configurar Empresa

en la enterior ventana podremos cambiar los datos de la empresa. 12-63

Parametros generales.-En la siguiente imagen el usuario puede difinir otros parametros diferentes a como empezo en las herramientas que se ocupan en SAE asi como la configuracin de la ruta de acceso a los datos.

Clientes y Cuentas por Cobrar.- aqui podremos cambiar algunos parametros de los conceptos que se manejan las Cuentas por pagar.

Provedores y Cuentas por pagar.-Seccin del Sistema donde se le puede cambiar la configuracin a este modulo si es necesario.

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Inventarios.-al igual que los anteriores modulos aqui se pueden configurar parametros acerca de los inventarios que se llevan dentro de un almacen.

Facturas.- Los parametros de las facturas se pueden cambiar o configurar en la siguiente ventana que a continuacin muestra esta ventana es de suma importancia manejarla adecuadamente ya que aqui se configura el folio del SAT para la factura electronica, ademas de manejar configuraciones para documentos como Pedidos,Remisiones etc...

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Compras.-de la misma manera que la configuracin del modulo de facturacin, compras tiene tambien la comfiguracin que permite en un momento dado cambiar los parametros de este modulo a continuacin se muestra la ventana.

Cuentas contables.-este seccin de configuraciones del sistema en el modulo de cuentas contables se pueden aplicar las cuentas que se manejan en los diferentes rubros como lo muestra la siguiente ventana.

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Aplicaciones asociadas

Aqu puedes definir las aplicaciones que se activarn automticamente cuando elijas la opcin Calculadora, Editor de textos (Editor de formatos del men Archivos) o solicites una Hoja de clculo. Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitir efectuar operaciones en cualquier parte del sistema, esta calculadora es adicional a la que proporciona el sistema en los campos de tipo monto. Uso de la calculadora dentro de los campos El editor de formatos te permite crear o modificar los formatos que se utilizan para imprimir los reportes, y con la hoja de clculo puedes establecer un vnculo dinmico que se actualizar cada vez que abras un archivo, con informacin generada en tu sistema.

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Graficas y copiado especial.-Definir los parametros para crear graficos ademas de copiados especiales que en se pueden ocupar cuando trabajemos en SAE con informacin.

Tadas las anteriores configuraciones son los parametros que los difirentes modulos del SAE ocupa y en el cual debemos de conocer ya que se presentaran casos especiales donde sea necesario reconfigurar alguno de los modulos.

4.GeneralesAlgunas generalidades se mencinaran en esta 4 seccin del manual donde mostraremos ventanas que comunmente manejaremos en el uso de SAE, sin restarle meritos a las restantes: Abrir la empresa.- aqui se tecla el usuario y la contrasea para accesar al Sistemas SAE tambien podemos seleccionar en que empresa trabajaremos si es que esta dada de alta mas de na el inventario podria ser diferente.

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Cuando hablamos de almacenar la base de datos y la informacin que se genera es atravez de la ventana de configuracin como lo muestra a continuacin, es decir el directorio de trabajo.

Cerra la empresa. Cuando en algun momento de dejar de trabajar en el sistemas lo mas adecuado es cerrar bien la sesin del sistema.

Operaciones de aplicacin general. Datos de la Empresa. qui podremos modificar o consultar algun dato de la empresa menos la razn social.

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Salir. Es para salirnos completamente del sistema SAE simpre y cuando se hallan cerrado los modulos.

Activar sugerencias Modo alterno de captura Personalizar herramientas Modulos del Sistema. Los modulos que se trabajan en Aspel.Sae son facturacin,compras, inventarios etc... se localizan en el menu Modulos.

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5.CatalogosLos catalogos son la base principal de este sistema administrativo, estos deben de ser alimentados con informacin oportuna que despues se ocupara en otros modulos de sistema, existen catalogos como vendedores, clientes etc... entre los mas importantes. Catologo de vendedores.- en este modulo se almacenara en el sistema los vendedores con que cuanta la empresa para controlar toda la informacin relevante del vendedor que atiende a cierto cliente ademas de saber en un momento sus comisiones por ventas.

Por ultimo se mostrara la ventana para dar de alta a un los vendedores de la empresa.Este modulo de vendedores esta compuesto por dar de alta un nuevo vendedor,modificar a un vendedor en sus datos generales y por ultimo el eliminarlo del sistenas.

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Zonas.Las zonas se refiere a cual va ser su zona de distribucin del vendedor en el desplazamiento de sus productos por ejemplo trabajar en la Zona Centro o oriente etc...

Clientes.En este modulo se controla la gama de clientes que le empresa maneja con todas sus generales a continuacin presento la ventana del modulo de clientes donde tambien tenemos iconos de nuevo,modificar y eliminar un cliente si se requiere. 1. ir al Menu de Modulos y despues seleccionar y entrar en Clientes y cuentas por cobrar.

2.se presentara la siguiente ventana en pantalla donde se maneja de manera facil la captura de los clientes de la empresa.

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Catalogo de Proveedores. Aqui en este modulo de Aspel-SAE se da de alta a los proveedores de la empresa, todos sus datos generales se capturan en esta ventana ya que despues cuando se haga alguna compra necesitaremos de la informacin del proveedor. 1. Primero vamos a los Modulos despues a Proveedores y cuentas por cobrar presionamos con el mouse y abrimos el Modulo de proveedores.

2.despues aparecera una ventana igual a la siguiente.

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Al igual que los anteriores modulos exiten dentro de la anterior ventana la manera de modifica eliminar un Proveedor en su caso. Lineas de Productos.- en un almacen puede a ver un sin fin de lineas de productos tambien dependiendo del giro de la empresa pero en siempre recomendable dividir las lineas de productos en el inventario que tenemos para ello damos de alta las lineas que despues van a ser requiridas las claves de cada una en otros modulo o reportes, a continuacin muestro la pantalla de captura de lineas de productos. 1. nos vamos a Modulos y despues seleccionamos inventarios.

2. despues de entrar a inventarios buscamos el catalogo de Lineas de Productos en el menu archivo de la ventana de Inventario como se muestra.

3. por ultimo muestra la ventana de Catalogo de Lineas de Productos.

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La diferencia que existe es en esta ventana no me permite eliminar una Linea de producto solo dar de alta y modificar algun dato necesario. Grupos de Productos Conjunto de subproductos que resultan de las combinaciones entre las variantes de los elementos o caractersticas de un producto modelo. Es decir, un producto modelo que agrupa las distintas variedades que existen de un producto, tomando en cuenta varios elementos como: tallas, colores, estilos, etc. Esta agrupacin te permite en un solo paso dar de alta para un producto todas las combinaciones posibles, dependiendo de las variantes definidas para cada elemento, pudiendo combinar solamente hasta dos elementos. Cuentas con un Catlogo de grupo de productos, en el cual podrs consultar todos productos modelo registrados con sus respectivos subproductos. Cuando se realizan las compras o ventas de subproductos de algn grupo de productos, se presenta una ventana de captura especial con la que resulta muy sencillo manejar y seleccionar los artculos de inters de entre todos los productos que conforman el grupo. Cuando manejes Grupo de productos debes de tener en cuenta las siguientes consideraciones: No se puede comprar un grupo de productos, sino ms bien a sus subproductos. Antes de poder dar de alta un grupo de productos, primero necesitas configurar los nombres o leyendas de los elementos que utilizar el sistema en todos los procesos que los involucren en Configuracin / Inventarios. Lo siguiente que debes hacer es configurar en el Catlogo de lneas de producto, lneas de productos que manejen grupo de productos, para que definas las variantes de los elementos y posteriormente puedas obtener o armar las distintas combinaciones de un producto. Inventarios.- en este modulo se tendra el registro de los productos o servicios de la empresa, se dara de alta atravez de una clave que sea sencilla de ocupar para el resto de los procesos de la administracin de los inventarios a continiacin se presenta la ventana de captura.

1. ir al menu Modulos despues seleccionamos el submenu Inventarios 24-63

2. mostrara la pantalla donde se enlista el inventario como lo vez en la siguiente ventana.

Tambien aqui podemos encontrar los iconos de Nuevo, modificar y eliminar algun producto siempre y cuando se encuentre en cero existencias.

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Dentro de la ventana anterior nos encontramos con las opciones que en n momento dado se tienen que seleccionar dependiendo el inventaruio que se lleve en la empresa son Productos, Servicios, Kit o un grupo de productos con esto quedara registrado en alguno de estos rubros.

6.Clientes y/oproveedores. Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Proveedores / Colocarse sobre el registro del proveedor a suspender / Men Edicin, opcin Suspensin de proveedores o la tecla F7. Es una opcin que sirve para indicar cuando se suspendan o reactiven las compras a un proveedor cambiando su status de activo a suspendido, de tal forma que al generar algn documento en el mdulo de Compras lo notificar el sistema.

Esencial

Al ejecutar este proceso el sistema te indica el saldo que tiene ese proveedor. Dependiendo del status del proveedor, el sistema te preguntar si deseas suspender o reactivar las compras del mismo.

A continuacin se muestran las ventanas que se utilizan para Suspender a un proveedor. 26-63

Despues mostrara la siguiente una vez que estamos adentro del modulo

de ahi nos vamos al menu edicin submenu suspencin de Proveedores le damos clic con el mouse y aparecera el mensaje que se muestra a continuacin.

Al igual los clientes en un momento dado se suspende su actividad con la empresa puede ser por deudas u otros que solamente las politicas son las dictaminan este tipo de suspensin.

Actualizacin de Saldos 27-63

Mdulo de Proveedores y CxP, men Herramientas, opcin Actualizacin de saldos / elegir el rango de proveedores a actualizar. Utiliza este proceso cuando por fallas en la energa elctrica o por haber modificado manualmente el campo de Saldo en el Catlogo de Proveedores, existan diferencias en el Saldo del proveedor en Cuentas por pagar y Proveedores. En esta actualizacin el sistema calcula el saldo con base en los movimientos que tengan registrados tus proveedores y lo registra en la Consulta de Proveedores

despues de seleccionar la actualizacin de saldos me muestra la pagina siguiente donde definimos de el rango de proveedores para que de forma automatica lo actualice.

Intereses moratorios Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Herramientas, opcin Intereses moratorios / (aplicacin manual o automtica). Con estas opciones (manual o automtica) calculas los intereses moratorios sobre las cuentas por cobrar de los clientes.

Operaciones en moneda extranjera

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Reportes de catalogo de clientes Es un reporte que contiene los datos siguientes: Clave, nombre o razn social, status, telfono, Fax, R.F.C, clasificacin, vendedor, das de crdito, das de revisin y pago, direccin, poblacin cdigo postal, porcentaje de descuento otorgado, nombre de la persona que atiende en ventas y cobranza y fecha de la ltima venta.

Luego de esta ventana saldra otra donde definimos rangos para sacar algun catalogo de clientes.

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Acomulado de clientes

Reportes de Proveedores y Cx

7.Enlace e Integracin de Modulos 8.Procesos de Inventarios y Servicios.Generacin de almacenes Este proceso te brinda una manera rpida de transportar una serie de productos a un nuevo almacn.

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Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin catlogo de Multialmacn, oprimir el botn de generacin de almacn: de la barra de herramientas de la ventana de Multialmacn.

Men Herramientas del mdulo de Inventarios, opcin Generacin de almacenes.

Agregar Productos

Por medio de esta opcin podrs agregar productos en los almacenes. Este proceso lo puedes realizar de tres formas: 1. Uno a uno, teniendo abierto el catlogo de multialmacn, mediante la opcin Agregar. 2. Copiando un producto o rango de productos de un almacn a otro (o desde el inventario) mediante la Generacin de Almacenes 3. Al registrar (Agregar) un producto en el inventario.

Aqu tambin puedes agregarle existencias a un producto dentro de cada almacn (a pesar de que para los servicios y kits no se tiene un control de existencias en el sistema, si es necesario asignarlos a un almacn). Para modificar las existencias es necesario tener activo el parmetro Cambio a existencias en Configuracin / Inventarios (lo ms recomendable es que las existencias se modifiquen mediante movimientos identificables por un nmero de documento).

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Traspaso entre almacenes Este proceso te da la posibilidad de enviar mercanca de un almacn a otro, ahorrndote tiempo y ofrecindote mayor seguridad, ya que no ser necesario registrar dos movimientos al inventario (uno de Salida en un almacn y otro de Entrada al otro depsito), sino que el sistema realiza estos movimientos automticamente.

Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin Movimientos al Inventario / Men Edicin / opcin Traspaso entre almacenes. O desde la ventana del catlogo de Movimientos al inventario, con el botn .

Actualizacin de Existencias

Esta opcin permite el ajuste total de las existencias sumando las registradas en las diferentes bodegas o almacenes y actualizando lo anotado en el catlogo de Inventarios y Servicios. Ocasionalmente puede ocurrir un desajuste, debido a causas ajenas al usuario (p.ej, una falla en la energa elctrica) o a confusiones al momento de configurar el sistema (p.ej, pudiste haber definido un solo almacn general, haberlo utilizado as y posteriormente haberlo cambiado para que funcionara como multialmacn, sin hacer los ajustes correspondientes). 32-63

Inventario Fisico Esta funcin te permite cuadrar las existencias de tus productos registradas en el sistema contra las existencias que tienes realmente en tus bodegas. Para realizar la conciliacin de tu inventario debers ejecutar el siguiente ciclo: 1. Congelar existencias. 2. Capturar existencias fsicas. Capturar existencias (forma manual), Capturar existencias por Archivo. 3. Registrar los movimientos al inventario. Manualmente. Ajuste automtico. 4. Descongelar existencias Esencial Si deseas registrar los movimientos al inventario manualmente (dando de alta un movimiento de entrada y uno de salida para los productos involucrados), recuerda que al no llevarse a cabo el proceso de ajuste automtico las existencias continuarn congeladas y en ese caso debers ejecutar el proceso de Descongelar existencias.

Exporta Movimientos al Inventario. Con esta funcin puedes enviar los movimientos al inventario que elijas a un archivo con terminacin 33-63

.A0X (donde "X" corresponder al nmero de empresa en la que trabajas), a fin de poder llamarlo desde otra computadora. Esta funcin es de utilidad cuando, por ejemplo, uno de los almacenes de tu empresa se encuentra distante y necesitas capturar los movimientos al inventario en la computadora que lleva la administracin central. Puedes seleccionar los movimientos por clave, rango de fechas y tipo de movimiento al inventario. Anota el nombre del archivo y oprime Aceptar. 1.Ir al Menu Herramientas luego elegir Exporta movs al inventario

2.despues aparecera la ventana donde manejamos este proceso de exportacin siguiendo las indicaciones.

Captura por archivo En algunas ocasiones no ser posible que tus almacenes estn conectados en red, por lo que las actualizaciones de tus movimientos al inventario tendrn que hacerse de manera indirecta, a travs de la captura de un archivo que contenga los movimientos al inventario efectuados en dichos almacenes. Para ello, debers guardar en un disco flexible o dispositivo de almacenamiento disponible un archivo con los movimientos al inventario del almacn o sucursal que quieres actualizar. Este archivo debers generarlo en la opcin Exportacin de datos. Una vez que hayas hecho esto, esta opcin te permitir leer la informacin del archivo creado y registrado los movimientos que incluye.

1. Ir al Menu Edicin y luego seleccionar Captura por archivo lo muestra la imagen a continuacin

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2.dar clic al menu y en la ventana que sigue nombra el archivo y el titulo del reporte

Cambio de Precios

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Cambio de precios. O desde la barra de herramientas principal del mdulo de Inventarios o desde el catlogo de inventarios y servicios, con el botn:

Esta opcin permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos, sin necesidad de ingresar a cada registro para cambiarlo; esto disminuye el tiempo invertido en la actualizacin de precios.

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Luego de seleccionar el submenu Cambio de Precios mostrar la siguiente ventana donde se realiza el proceso de cambio de precios.

Reportes de Inventarios y Servicios En este menu encontraremos todos y cada uno de los reportes que se pueden manejar en un momento dado en el inventario de forma automatica determinando los parametros para que el reporte que se requiera salga en pantalla. 1.Ir al menu Reporte de l modulo de inventarios y mostrara la lista seleccionar el tipo de reporte a generar como se muestra en la imagen.

9.Facturacin y ComprasPoliticas Esta opcin te permite definir, modificar, eliminar y consultar las polticas que se aplican dentro de tu compaa, as como obtener el reporte que las desglosa. Al ingresar se presentar la consulta de polticas de descuento con las siguientes columnas:

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Tipo de poltica. Descripcin. Status. Producto inicial. Producto final. Lnea. Limite. Vendidas. Alta de Documentos Se refiere a la alta de los documentos de una salida de mercancia la se hara una previa remisin para que despues se genera la factura que se le entregara al cliente para su pago. 1. en primer lugar se debe accesar al modulo de Facturas y Vendedores si es el caso de una salida a continuacin se muestra el menu que corresponde.

2. al ingresar en este menu saldra la ventana donde se llevan las facturas hechas por las salidas de productos.

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3.luego de aparecer la ventana principal del Modulo de facturas aparace en la parte superior izquierda el icono de agregar en el cual le damos clic para empezar la captura de una factura.

De la misma forma en el modulo de compras tendremos un proceso similar como el anterior para capturar una compra lo veremos a continuacin. 1. dar clic en el menu del modulo de Compras

2. seleccionar el menu compra e ingresar y presentara la ventana principal del Modulo para agregar un nuevo documento.

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3.por ultimo aparecera la ventana de captura para generar un documento de compras, entradas al inventario de productos.

Nota: cabe mencionar que tanto en el modulo de facturacin como en el modulo de compras se pueden generar documentos previos antes de facturar a favor o en contra como por ejemplo hacer una orden,pedido,remisin etc..que son docuementos administrativos para el control de un inventario. Consulta de Ofertas Consulta de documentos Desblqueo de documentos Puede ocurrir que un usuario del sistema est utilizando en red un documento (por ejemplo, una Factura, la cual est enlazada a una Remisin) cuando de pronto ocurra un corte de energa elctrica o por error se apague la computadora o "se pierda la comunicacin con la red", entonces dicho documento enlazado quedar bloqueado y, al momento de querer accesarlo, el sistema lo impedir mandando el mensaje "Documento en uso". En este caso, puedes recurrir a esta opcin. nicamente se recomienda que, si recibiste el mensaje de "Documento en uso", primero certifiques que ningn usuario est utilizando dicho documento en ese momento, porque de ser as el desbloqueo desenlazar el ciclo de venta que dicho usuario se encuentre elaborando. Observa entonces que un desbloqueo del documento implica desenlazarlo de otros. 1.en el modulo de Facturas y Vendedores en el menu herramientas existe la opcin para desbloquar documentos.

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2. despues se mostrar la ventana en la cual le damos aceptar para desbloquear los documentos.

Personalizacin de Captura Con esta opcin defines los campos visibles y capturables del encabezado de tus documentos en los mdulos de Facturas y Vendedores y Compras; ello facilitar el proceso de captura, adaptndolo a las necesidades especficas de tu empresa. Esta configuracin de captura se almacena en un archivo con extensin ".CFT". Por ejemplo, "FACT1.CFT" puede contener informacin que le indica al sistema la forma en que se capturan las facturas en la bodega, donde no se permite cambiar los datos de comisiones de los vendedores, o incluso "no es necesario que se vean" y, a su vez, "FACT2.CFT" puede tener la configuracin de captura de las facturas en la caja principal, en donde s es importante poder modificar dichas comisiones. Slo debes seleccionar el archivo de configuracin en el dilogo que se presenta. 1. Ir al menu de l modulo de Facturas y vendedores o tambien en compras ambos casos se puede hacer.

Presionamos clic con el mouse en este submenu y despues saldra la ventana siguiente.

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Agregar Especial Esta opcin te permite dar de alta un documento con una configuracin de captura diferente y que slo estar vigente hasta que se termine o se cierre la ventana de captura. Manejo Al momento de elegir esta opcin, el sistema presentar un dilogo en el que podrs escoger la configuracin elaborada por ti previamente. Escoge en la ventana el archivo de configuracin que desees emplear de manera temporal, con lo que aparecer dicha configuracin en la ventana de captura. Esencial Debido a que esta funcin te permite utilizar la configuracin especial para una sola ocasin, una vez que hayas completado los campos, si oprimes el botn Grabar el sistema te solicitar las observaciones y presentar el dilogo informativo para verificar los datos; al momento de Aceptar, la ventana de Agregar especial se cerrar automticamente. 1. Ir al menu edicin despues de ahi seleccionar el menu agregar especial aparecera una ventana como la que se muestra.

Lee Configuracin Esta opcin es necesaria para abrir o agregar la configuracin que se le realizo a un archivo de personalizacin de captura; y lo cual es necesario para leer su configuracin. Durante la captura de un documento, esta opcin te permite cambiar su configuracin de captura, la cual se mantendr en tanto no cierres la ventana, ya que al ingresar nuevamente al sistema retomars la configuracin original. Esta opcin es similar a la de Agregar Especial en el sentido de que permite por un momento, cambiar la manera habitual de captura de un documento de venta. La diferencia estriba en que Agregar Especial solamente permite cambiar la configuracin para un slo documento y desde su inicio, esto es, desde que se abre la ventana de captura. 41-63

A su vez, Lee Configuracin te permite modificar la forma de captura en cualquier instante y se mantiene para el actual y siguientes documentos en tanto no se cierre la ventana o se indique otra configuracin. 1. Ir al menu edicin del modulo de facturas y vendedores despues seleccionar lee configuracin. Campos no visibles Documento Modelo Si dentro de tu empresa se generan peridicamente documentos que contienen la misma informacin, en el sistema podrs generar, almacenar y leer dichos documentos llamados "modelos". La gran ventaja es que te permiten capturar de manera repetitiva algn artculo o grupo de artculos que requieras comnmente y tambin puedes especificar el cliente o proveedor al cual se le asignar el documento. Por ejemplo, cuando un cliente compra peridicamente los mismos productos, es conveniente almacenar el documento con el que se le surte y slo usarlo cuando se necesite, en lugar de elaborarlo nuevamente cada vez. Esta informacin se guarda en archivos con terminacin ".MOD". 1.Ir a Menu Herramientas del modulo de facturas y vendedores se mostrara la siguiente ventana

Generacin masiva de Documentos Posiblemente en tu empresa deseas elaborar un mismo documento de venta a uno varios clientes y emitirlos en ese momento. Estamos hablando entonces de generar documentos en forma masiva a partir de un documento modelo. 1.Ir al menu Edicin del modulo de facturas y vendedores y seleccionar el submenu Generacin masiva de Documentos.

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Vencimiento de apartados Este proceso te permite liberar todos aquellos artculos que se hayan apartado de todos los pedidos que fueron elaborados en una fecha anterior a la que indiques. 1. Ir al menu herramientas despues seleccionar vencimiento de apartados todo lo haces dentro del modulo de Facturas y vendedores.

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Acumulados (actualizacin) Cuando en la Configuracin del sistema, dentro de los parmetros de Facturacin, especificaste que NO deseabas el acumulado de ventas en lnea, debes utilizar esta opcin para que se actualicen las ventas y devoluciones en los diferentes conceptos incluyendo impuestos, descuentos, comisiones, etc. Asimismo, se te recomienda ejecutar esta opcin antes de pedir la edicin de acumulados. 1.Menu herramientas dentro del modulo de Factaras y Vendedores opcin acumulados-actualizacin

Acumulados (Edicin) A travs de esta opcin podrs visualizar y/o modificar los acumulados de ventas, descuentos, descuentos financieros, impuestos y comisiones, as como los acumulados referentes a las devoluciones de tu empresa.

Esencial Dentro de la ventana podrs visualizar la informacin de la manera como se conformaron los acumulados, tanto de ventas como de devoluciones de venta. A fin de que las estadsticas de ventas cuenten con toda la informacin necesaria para generarse, es conveniente que el sistema tenga registrados todos los acumulados del ao; si iniciaste el trabajo con el sistema en un mes posterior a enero, podrs utilizar esta opcin para agregar la informacin necesaria. Reportes Podrs desplegar varios tipos de reportes a partir de los distintos documentos que se generan en este mdulo.

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De cada tipo de documento puedes obtener su propio grupo de reportes; sin embargo, por ser muy semejantes y para efectos explicativos, se agrupan aqu algunos de los listados que comparten prcticamente la misma informacin y que pertenecen al ciclo de venta.

Facturas Electronicas Es la representacin digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD) que posee los estndares establecidos por el Servicio de Administracin Tributaria (SAT) en cuanto a forma y contenido, para que pueda contar con validez fiscal. A su vez, este tipo de comprobante se basa en los estndares de tecnologa y seguridad de la Firma Electrnica Avanzada, misma que le transfiere sus caractersticas intrnsecas a los CFD. Entre dichas caractersticas se encuentran garantizar la Integridad , Autenticidad y No repudio del documento. Los principales beneficios de utilizar la Factura Electrnica son: Tiene exactamente la misma validez que los comprobantes fiscales en papel. Se reduce considerablemente el uso de papel. Permite ahorros importantes en costos y reduccin de tiempos tanto en los procesos administrativos como operativos. Mejor servicio al cliente y agilizacin en la interaccin con los proveedores, al realizar el intercambio electrnico de comprobantes con validez fiscal. Como diferencias importantes entre una factura de papel y una Factura Electrnica encontramos que desde el punto de vista fiscal, ambas facturas tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrnicas cuentan con elementos de seguridad superiores a las tradicionales. Otra diferencia importante es la versatilidad, ya que a diferencia de las facturas en papel, las facturas electrnicas son creadas, enviadas, validadas y almacenadas por medios electrnicos y se pueden imprimir en caso de que as se requiera.

Manejo Para poder emitir una Factura Electrnica es necesario que las Personas Fsicas y Morales renan lo siguiente: 45-63

Deben contar con un Certificado Digital vigente de su Firma Electrnica Avanzada. Llevar su contabilidad en un sistema electrnico. Este es el procedimiento que se sigue para obtener la Firma Electrnica Avanzada con su correspondiente certificado:

1. El contribuyente deber concertar una cita con la Administracin Local de Asistencia al Contribuyente (ALAC). 2. Luego procede a la descarga del software SOLCEDI ingresando al portal del SAT en la seccin de Firma Electrnica Avanzada y lo instala en su PC. 3. Utilizando el software se genera un par de llaves necesarias para obtener la firma: una Llave privada y una Llave pblica o archivo de requerimiento, las cuales deben ser almacenadas en un lugar seguro de la PC. Adicionalmente la llave pblica se guarda en un disquete o CD que debe adjuntarse a la documentacin que se presentar el da de la cita ante el ALAC para acreditar la identidad del contribuyente. 4. Posteriormente el contribuyente se presenta a su cita con su documentacin y el disquete que contiene el archivo de su llave pblica. El personal del SAT revisa dicha documentacin y en caso de ser aprobados se genera el Certificado Digital de su Firma Electrnica Avanzada. Entonces en este punto, al contar con un Certificado Digital vigente de la Firma Electrnica Avanzada y manejar la contabilidad en un sistema electrnico, se pueden emitir comprobantes de las operaciones que se realicen mediante documentos digitales, siempre y cuando dichos documentos cuenten con un Sello Digital amparado por un certificado expedido por el SAT, cuyo titular sea la persona fsica o moral que expida los comprobantes. Por lo tanto, adems del Certificado Digital de la Firma Electrnica Avanzada existen otros elementos involucrados que se necesitan para poder emitir una Factura Electrnica: Un Certificado de Sello Digital . Tener un rango de folios asignados por el SAT. Configurar las facturas en el sistema electrnico que se utilice para que pueda emitir Facturas Electrnicas. Para mayor informacin acerca de cmo obtener el Certificado Digital de tu Firma Electrnica Avanzada as como el procedimiento para la obtencin del Certificado de Sello Digital y el rango de folios, visita la pgina del SAT, http://www.sat.gob.mx en donde encontrars todo lo relacionado con estos temas en forma ms detallada

10.Cuentas por pagar y/o Cuentas por cobrarCuentas por pagar Dentro del mdulo de Proveedores y CxP el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relacin a las compras realizadas a proveedores y otros cargos diversos como letras por pagar, intereses moratorios, etc.

Asimismo, el sistema cuenta con una serie de funciones relevantes con informacin sobre la cartera de proveedores, como Saldo general del proveedor, la Antigedad de saldos y el Pronstico de pagos. Adems, la funcin de Aplicacin de anticipos te permite registrar un anticipo a algn documento de tu proveedor. El sistema normalmente est configurado para controlar las Cuentas por Pagar contra 46-63

Documento. Para llevar el control contra Saldo debes especificarlo en los parmetros del sistema y regenerar el ndice de Cuentas por pagar.

Cuentas x pagar Dentro del mdulo de Proveedores y CxP el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relacin a las compras realizadas a proveedores y otros cargos diversos como letras por pagar, intereses moratorios, etc. Asimismo, el sistema cuenta con una serie de funciones relevantes con informacin sobre la cartera de proveedores, como Saldo general del proveedor, la Antigedad de saldos y el Pronstico de pagos. Adems, la funcin de Aplicacin de anticipos te permite registrar un anticipo a algn documento de tu proveedor. El sistema normalmente est configurado para controlar las Cuentas por Pagar contra Documento. Para llevar el control contra Saldo debes especificarlo en los parmetros del sistema y regenerar el ndice de Cuentas por pagar. Cuentas por Cobrar

Dentro del mdulo de Clientes y CxC el sistema lleva un seguimiento de los cargos y abonos que se generan con relacin a las facturas emitidas a clientes y otros cargos diversos, como letras por cobrar, intereses moratorios, etc. El sistema cuenta con una serie de funciones relevantes con informacin sobre la cartera de clientes, la antigedad de saldos y el pronstico de cobranza, entre otros, permitindote realizar tus operaciones de cobro. Contiene la opcin de recepcin de pagos, que te permite registrar diferentes formas de pago referidas a una misma factura. El sistema est configurado para controlar las Cuentas por Cobrar contra Documento. Para llevar el control Contra Saldo debes definirlo en los parmetros especficos y regenerar el ndice de Cuentas por Cobrar. Recepcin de pagos Esta opcin te permite registrar en una misma ventana de captura los abonos que se efecten a un mismo documento. Al final de la captura debes oprimir el botn para que queden registrados los pagos.

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Si deseas terminar la operacin sin grabar, oprime el botn Durante la captura, puedes eliminar con el botn

.

algn pago que no desees.

Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Edicin / Recepcin de pagos.

Aplicacin de anticipos Esta funcin es utilizada para registrar los anticipos que los clientes realizan hacia su saldo. Para realizar esta funcin debes dar de alta un movimiento de cuentas por cobrar con el concepto de Anticipos con su respectivo monto que se desee aplicar posteriormente. Esta opcin slo se presenta si el manejo de Cuentas por cobrar es Contra Documento. Puedes utilizar anticipos para pagar el adeudo de una o varias facturas o cargos, de un cliente especfico y sin importar la fecha de aplicacin. En la ventana ubica el cursor sobre la factura o documento al cual vas a aplicar el abono. En el caso de que ests manejando multimoneda solamente podrs aplicar el anticipo a aquellos documentos que manejen la misma moneda en la que fue generado. 48-63

Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automticamente los siguientes movimientos contables: NMERO DE CONCEPTO CONCEPTO 17 16 Aplicacin anticipo OPERACIN QUE REALIZA:

Abono a la cuenta por cobrar

Cancelacin anticipo Cargo al anticipo

Al saldo del anticipo se le resta el monto de la factura (o documento elegido), registrndose como movimientos derivados. Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta, el anticipo puede aplicarse para pagar varias operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto factura - monto anticipo, resultar un saldo negativo, es decir, que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y an cuenta con una cantidad a favor del cliente. El saldo indicar la cifra que an es posible aplicar a los adeudos del cliente. El mismo anticipo podr ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros. Al momento de aplicar un anticipo, el movimiento que se genera toma como nmero de referencia el del documento al que fue abonado; por ejemplo, si una parte del anticipo "ANT01" es utilizado para pagar la factura "FAC01", el movimiento contable que genere el sistema por concepto de aplicacin de anticipo, llevar como nmero de referencia el de la factura a la que fue aplicado ("FAC01") y como nmero de documento el del anticipo del que form parte ("ANT01").

Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Men Edicin, opcin Aplicacin de Anticipos / Indica la clave del cliente que deseas afectar. Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, abrir Catlogo de clientes / colocar el cursor en el nombre del cliente al que vas a afectar / Men Edicin / opcin Aplicacin de Anticipos

Divisin de Cargos Esta ventana te permite realizar el proceso de la divisin de cargo para los conceptos que se tienen dentro del catlogo. Selecciona con el cursor el documento que deseas dividir en varios cargos y oprime Enter o doble clic con el ratn.

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11.Consulta de InformacinSaldo General del Cliente Ingresa a esta consulta para conocer el saldo general y de detalle de los movimientos efectuados por un cliente hasta la fecha. La carpeta General contiene la siguiente informacin: CABECERA DEL DOCUMENTO Clave y nombre del Cliente. Fecha de corte y saldo. DOCUMENTO Concepto del movimiento. Nmero de Documento. Fecha de aplicacin del documento y fecha de vencimiento del mismo. Monto del documento y saldo actual. Y, en la base de esta carpeta, Saldo total de los movimientos. En el caso de que se este trabajando con multimoneda, la consulta se puede visualizar de dos formas por medio del botn de moneda .

Si el botn se tiene desactivado se presentar toda la informacin indicada en los puntos anteriores, y todas las cantidades se manejarn en moneda base. Si el botn se activa se presenta la columna de moneda, la cual indica la moneda en que fue realizado el movimiento y la moneda en que estn los montos y saldos por partida. Solamente el saldo que se presenta en la cabeza de la consulta est en moneda base. No se presentan totales dado que el tipo de cambio puede variar. Los montos de los movimientos que se presentan en esta consulta aparecern en la moneda en la que se realiz el movimiento. Al hacer doble clic en el documento o elegir la pestaa Detalle, podrs ver las partidas con la informacin detallada del movimiento.

Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar/ Men Archivos / Saldo general del cliente, elige el 50-63

cliente a consultar.

Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Catlogo de Clientes / Posicionarse en el registro del cliente y oprimir la tecla F8 el botn .

Cobros/Pagos al dia Esta opcin muestra los clientes que tienen adeudos a un da determinado. Con base en esta informacin puedes realizar los cobros correspondientes as como programar los ingresos del da. Cuando manejas Cuentas por Cobrar contra Saldo, se presenta el monto del saldo vencido del cliente. Cuando el manejo es contra Documento, se pueden consultar todos los documentos que al da sealado se encuentran vencidos. Al oprimir el botn Aceptar, el sistema presenta la ventana de la consulta. sta presenta la Clave y nombre del cliente, el telfono, clasificacin, nmero de vendedor que atiende al cliente y saldo. En la parte inferior muestra el nombre de la persona que atiende la cobranza y el saldo vencido total del cliente. Cambindote de pestaa con el botn detalle puedes ver ordenados tus cobros del da por el monto de los saldos o por la Clave del cliente. Puedes imprimir los cobros del da. Puedes volver a filtrar la ventana para seleccionar an ms tu informacin. Una vez desplegada la Ventana de cobros del da, si das de alta algn movimiento de CxC, no podrs visualizarlo inmediatamente en la consulta que ya se encuentra elaborada. Para que se incluya ese nuevo movimiento, es necesario cerrar la ventana y volver a ejecutar la opcin.

Mdulo de Clientes y cuentas por cobrar, Men Archivos, opcin Cobros del da. Sobre la consulta de clientes hacer clic en el botn

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Pagos al Dia

Men Archivos, opcin Pagos del da. Desde la barra de herramientas del mdulo de Proveedores y CxP con el botn Esta opcin muestra los pagos que tienes pendientes con tus proveedores a un da determinado. Con base en esta informacin puedes realizar los pagos correspondientes as como programar los egresos del da. Cuando manejas Cuentas por pagar contra Saldo, se presentan los proveedores con los que tienes adeudos. Cuando el manejo es contra Documento, se despliegan los documentos que al da sealado se encuentran vencidos. Al oprimir el botn Aceptar, el sistema presenta la ventana de la consulta de Pagos del da:

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sta presenta en columnas la Clave y Nombre del proveedor, el Telfono, Clasificacin y Saldo vencido con la razn o empresa correspondiente. En la parte inferior muestra el nombre de la persona que atiende los pagos y el saldo total por pagar a tus proveedores. Cambindote de pestaa con el botn (Saldo / Clave) puedes ver ordenados tus pagos del da por el monto de los saldos o por la Clave del proveedor.

Puedes imprimir los pagos del da con el botn

Puedes volver a filtrar la ventana para seleccionar an ms tu informacin con el botn

.

Esencial Una vez desplegada la Ventana de pagos del da, si das de alta algn movimiento de CxP, no podrs visualizarlo inmediatamente en la consulta que ya se encuentra elaborada. Para que se incluya ese nuevo movimiento, es necesario cerrar la ventana y volver a ejecutar la opcin. Pronostico de pago Es una proyeccin de cmo sern tus pagos a proveedores a un perodo determinado.

Este proceso se elabora con base en las fechas de vencimiento de los documentos y slo muestra aquellos que no han sido saldados. Presenta los saldos de los movimientos que se vencern en los intervalos de tiempo que definas. Muestra la Clave, el Nombre del proveedor, el Lmite de crdito y el Saldo del proveedor, adems del saldo total vencido con la fecha a partir de la cual se deber realizar el pago y el desglose de saldos por pagar, por periodo sealado. Puedes consultar los datos del proveedor con el botn Filtro de pronstico de pagos con el botn Acceso hacer una seleccin a travs del

para especificar otra fecha de corte.

Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Pronstico de pagos / elegir el proveedor a consultar. Desde la barra de herramientas con el botn al proveedor de la lista que se despliega. 53-63 (*) / presionar F2 clic en el signo ? y elegir

Antiguedad de Saldos Indica los saldos de los movimientos vencidos en intervalos de tiempo que definas (por omisin el sistema define intervalos de 30 das).

Podrs observar el Nombre del proveedor as como el Lmite de crdito y el monto del adeudo que tienes con l, los saldos vencidos por intervalo, el saldo total de documentos que vencen a la fecha de corte y el importe total de operaciones que vencen en fechas posteriores a la misma (saldo al corriente). Puedes consultar los datos del proveedor con el botn Filtro de Antigedad de Saldos con el botn hacer una seleccin a travs del

para especificar otra fecha de corte.

Con la opcin de Filtro, puedes conocer el total de adeudos a la fecha de corte. Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Antigedad de saldos / elige el proveedor a consultar.

Acceso

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Resumen de Movimientos Acceso

Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Resumen de movimientos / elegir el proveedor a consultar. Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Proveedores / posicionarse sobre el registro del proveedor a consultar / elegir del men Archivos la opcin Resumen de movimientos. Con el botn (*)

Se refiere a la suma total de los montos de los movimientos agrupados por concepto (p. ej.; suma todas las compras y muestra el total).

Muestra el estado de cuenta de un proveedor con el monto parcial y total de movimientos o conceptos realizados (compras, pagos de cheques). Al desplegar la consulta vers la Clave y Nombre del proveedor, su Lmite de crdito, el Saldo que tienes con l, el Nmero o nombre del concepto, Cargos y Abonos relacionados con los mismos y, en la base de la ventana, los totales de los cargos y abonos. .

Tambin puedes consultar los datos de tu proveedor con el botn La ventana de la consulta es la siguiente:

Consultas en Clientes

12.UtileriasControl de archivos

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Acceso Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos. Proceso

Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algn problema ocurra una interrupcin elctrica abrupta en tu computadora o sta reciba algn dao y el sistema seale alguna anomala con ellos o adviertas que la informacin de tus catlogos no aparece o se encuentra desordenada. Este proceso te ayudar a saber en qu condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algn dao considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qu porcentaje.

NOTA: Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, genera un respaldo de tu informacin.

Ventana de Control de archivos Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana:

Procesos que puedes ejecutar: Si seleccionas un archivo de datos podrs ejecutar los procesos de: Diagnstico Compactacin Recuperacin Creacin Avanzado Conversin Si seleccionas un archivo de ndice slo podrs ejecutar: Regeneracin

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Si eliges un archivo de Observaciones, podrs ejecutar: Creacin En cualquier caso podrs ejecutar el proceso de: Instalacin automtica

Esencial Si no generaste la base de datos, podrs hacerlo con la Instalacin Automtica, que crea los archivos que no existen en la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalacin no los borrar). Notas Importantes

Se recomienda al usuario de la versin de Aspel-SAE:

Que si su base est en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus tablas de datos mediante los procesos de Instalacin automtica, Avanzado y Exportacin, deshabilitar el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el funcionamiento y actualizacin de informacin al momento de utilizar el Control de archivos y la Traduccin de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores tambin es recomendable habilitar de nuevo el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE, pues ste agiliza las consultas hacia las tablas. Base de datos abiertas Se implement una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en funcin a las necesidades de uso e incremento de la informacin. Con esto nos referimos a que cuando en AspelSAE se ubique el cursor en cualquiera de las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamao o capacidad de almacenamiento ya que ahora con slo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizar la revisin y reestructuracin de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parmetro est disponible en el Driver de Paradox) en caso de que se est llegando al 80% del tamao en bytes para la tabla. El parmetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es: BLOCK SIZE. Tamao de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en mltiplos de 1024 bytes. Las configuraciones vlidas dependen del formato de la tabla: [1] Level 5 y 7 1024, 2048, 4096, 16384, y 32768 Level 3 y 4 1024, 2048, y 4096 Default: 2048 Respaldo de archivos Generacin de Respaldo

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Acceso

Men Utileras / Respaldo de archivos / Generacin del respaldo Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. El asistente crear un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendr uno o ms archivos con la extensin .ZIP que a su vez contendrn los archivos con los datos que se quieren respaldar. Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo.

Nota: Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de ndices sean respaldados. El procedimiento es muy sencillo: 1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo. 2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel-SAE 4.0 te da varias opciones:

3. Oprime el botn Respaldar para que tu informacin quede grabada. Nota Es necesario que interrumpas la operacin de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo, ya que, si otra persona est trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se est respaldando, el sistema indicar que el archivo No existe. Reinstalacin de Respaldo Acceso Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Reinstalacin de respaldo. Con esta opcin podrs reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. La informacin proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de 58-63

otro directorio. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar. 2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.0 te da varias opciones:

Periodicidad de Respaldo Acceso Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Periodicidad. Despus de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo configurado desde esta opcin), Botn "Periodicidad" Manejo

Esta opcin te permitir programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generacin de respaldo. Este aviso se presentar al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opcin. Mediante la programacin peridica de se le indica al sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso. La ventana de esta opcin es:

Campos de esta ventana 59-63

Campos Recordarme realizar mi respaldo

Descripcin Selecciona este campo si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice en un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 das, cada 30, etc. Selecciona esta opcin si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice a un determinado da despus de la realizacin del ltimo respaldo.

Cuando hayan pasado .. das de mi ltimo respaldo

La ventana de aviso es la siguiente:

Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos:

El mensaje de aviso saldr dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrar slo una vez. Si seleccionas el botn "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzar la ventana de Respaldo de archivos para iniciar el proceso de respaldo. Con el botn "Periodicidad", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu informacin.

Actualizacin de Archivos

Sirve para integrar los movimientos de diversos catlogos cuando en tus parmetros indicaste que trabajaras de manera separada. Permite la actualizacin de los Inventarios, las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar el proceso de actualizacin de estos archivos normalmente se realiza de manera automtica durante el alta de documentos cuando los mdulos estn integrados, pero cuando no es as, es necesario utilizar este proceso para efectuar la actualizacin. Otra causa por la que pueden no haberse generado los movimientos de inventarios, es cuando se 60-63

factura sin existencias. Esencial Cuando se elige cualquier opcin de actualizacin que afecte a los mdulos el sistema solicita el rango de fechas de actualizacin el cual debes indicar para establecer un periodo de tiempo del cual quieres actualizar tu informacin. 1. el acceso es ir al menu utilerias submenu actualizacin de archivos en este menu relizamos la actualizacin dependiendo el modulo.

Corte Anual

Ventana principal, Men Utileras, opcin Corte anual Elige la opcin que deseas.

La finalidad de esta opcin es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios.

ARCHIVO

AL REALIZAR EL CORTE ANUAL:

Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se Clientes inicializan a cero. Inventarios Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad

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