sa auditoria obras publicas
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AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
Solución Aplicativa On-line
Revista Actualidad Gubernamental - 2013
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SUMARIO
1. INTRODUCCIÓN
2. ¿POR QUÉ SE DEBE REALIZAR AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS?
3. CONTROL DE OBRAS PÚBLICAS
4. GUÍA DE AUDITORÍA A LAS OBRAS PÚBLICAS
5. OBJETIVOS DE UN EXAMEN DE AUDITORÍA
6. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
7. FASES PARA REALIZAR UN EXAMEN DE AUDITORÍA
8. GUÍAS DE AUDITORÍA EN MATERIA DE CONTRATACIONES
9. AUDITORIA EN EL PROCESO DE SELECCIÓN – VEEDURÍAS
10. AUDITORÍA EN LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
11. AUDITORÍA EN PRESTACIONES ADICIONALES DE OBRAS
12. MARCO LEGAL
13. ANEXOS
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1. Introducción
La realización de auditoría de obras públicas es una actividad desarrollada por el Sistema Nacional de Control y las sociedades de auditoría (SOAs) que son designadas y tienen como objetivo analizar, evaluar y controlar la debida utilización y correcto manejo y aplicación de los recursos públicos al realizar las inversiones. Como consecuencia las obras, los proyectos de inversión y demás inversiones deben ser materia de auditoría, tanto técnica como financiera, porque las obras, especialmente aquellas significativas que manejan cantidades importantes de los recursos del Estado, incluyen acciones de carácter técnico y financiero. Es muy importante señalar que el examen de auditoría debe tener un carácter integral que debe abarcar: estudios, diseños, financiamiento, contratación, construcción, adquisición, liquidación, recepción, operación y mantenimiento. 2. ¿Por qué se debe realizar auditoría de obras públicas? Se debe realizar por los siguientes puntos, que a continuación detallamos:
- El crecimiento constante de las inversiones, la necesidad de obras prioritarias de infraestructura en el país hace que el Estado destine cada vez mayores recursos de su presupuesto.
- Ejecución de obras de gran envergadura, proyecto hidroeléctrico, industriales de transporte, de vivienda, etc. Exigencias cada vez mayores de parte de la población que inician en el desarrollo del país, así como en la actividad productiva.
- Dinámica de las inversiones en el rubro de la construcción propiciados por el
Estado, que inician el desarrollo industrial y genera nuevas fuentes de producción.
- Al Estado generador de los recursos le corresponde la reorientación sobre el uso y el destino de una parte considerable de tales recursos y que deben estar dirigidos a proyectos de infraestructura pública y actividades productivas en las cuales no participe la empresa privada.
- Bajo este contexto adquiere gran importancia el examen de obras públicas que
ejecuta el Estado, cuyo cumplimiento debe estar enmarcado en las normas vigentes, directivas y procedimientos que emane el Estado a través de sus órganos rectores.
- Obras terminadas sin las debidas características de calidad y economía, sin
funcionalidad ni coordinación han originado recursos mal gastados sin posibilidades de recuperación.
3. Control de obras públicas El control de obras públicas tiene dos concepciones muy precisas: aquellas que corresponden a las instituciones que conforman el sector gubernamental denominado control previo de supervisión e inspección, y aquel que corresponde al sistema de control (interno y externo).
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- Control previo Las entidades del sector gubernamental, en función de su responsabilidad, deben de efectuar su propio control de obras públicas denominado control previo de supervisión o inspección de obras en forma permanente, y tendrá por objeto asegurar que las obras se materialicen físicamente de acuerdo con los planos, especificaciones técnicas presupuestadas aprobadas, plazos de conformidad estipulado en la programación anual o en los contratos celebrados para su ejecución.
- Control posterior Uno de los problemas que generalmente se presentan en la ejecución de obras públicas es la debilidad de control previo que requiere de adecuados sistemas de control que contemplen la disponibilidad de los recursos humanos económicos y administrativos y por falta de medios apropiados para realizarlos consciente y técnicamente, el resultado se refleja en el retraso y conclusión de las obras, en construcciones defectuosas o en la dificultad entre las partes contratantes, ya sea por un inadecuado proceso de contratación o por insuficiencia de diseño. Por lo tanto, surge la necesidad del control posterior, ya sea interno o externo, y tiene doble finalidad. Por otro lado, la demostración de los recursos invertidos corresponden técnicamente a los requisitos estipulados y que las obras se construyen en los plazos y tiempos estipulados en el contrato, en otro punto importante, el asesoramiento ágil, oportuno, objetivo, independiente e imparcial que propicie una adecuada toma de decisiones en la empresa. 4. Guía de auditoría a las obras públicas Se han diseñado Guías que orienten la realización de auditorías a las obras públicas, en donde el auditor a criterio propio defina cuáles son los procedimientos que deben aplicarse con base en la eficiencia del control interno establecido en la dependencia a auditar, para lograr el análisis de hechos y circunstancias que permitan fundamentar opiniones que conlleven a mejorar el manejo de la función. Por la importancia y características específicas de las obras públicas, es necesario que el auditor tenga pleno conocimiento de los elementos normativos y técnicos básicos para poder llevar a cabo revisiones a las obras públicas, teniendo presente las dependencias y entidades, y se han dictado medidas para la aplicación de criterios de prioridad, selectividad y vigilancia del estricto apego a las disposiciones y normativas vigentes relativas al gasto público. 5. Objetivos de un examen de auditoría Se debe tener en cuenta los principales objetivos:
- Verificación del cumplimiento de las normas técnico-legales y de los lineamientos de política y planes de acción de control de la entidad.
- Verificación, estudio, evaluación selectiva de las operaciones o transacciones financieras administrativas y técnicas que se han desarrollado en la ejecución de obras públicas.
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- Evaluar el grado de cumplimiento de los programas de obras, los documentos que sustentan los proyectos, las obligaciones contractuales y otras acciones que se realizaron en la entidad, a fin de verificar la transparencia y eficiencia con que han sido utilizados los recursos.
- Realizar la verificación del logro de los resultados encontrados y si las acciones desarrolladas para la ejecución de las obras están de acuerdo con los fines y objetivos de la entidad.
- Verificar y examinar si la información asignada es muy confiable y adecuada. - Verificar, la utilización de los recursos materiales y financieros y si estos han sido
aplicados de manera efectiva, eficiente y económica. - Evaluar el grado de cumplimiento de las normativas legales vigentes,
procedimientos y especificaciones técnicas en la ejecución de obras públicas. - Determinar si el sistema de supervisión de obras es confiable.
6. Características de la auditoría de obras públicas
- Una auditoría de obras públicas, forma parte de la auditoría integral, sus alcances abarca desde el diagnóstico del área de infraestructura hasta la culminación de las obras públicas, las investigaciones están orientadas a las fases de estudio, ejecución y control de las obras.
- Sus acciones son sistematizadas en sus etapas de planeamiento, programación, ejecución y los resultados obtenidos.
- La ejecución de la auditoría es profesionalmente especializada por cuanto quienes lo realizan son ingenieros civiles profesionales, y de otras profesiones afines y que están sujetos a normas y códigos de ética presentados por organismos profesionales.
- En una auditoría, el examen incluye métodos, procedimientos, investigaciones, verificaciones y comprobaciones que posibiliten su existencia física.
- Sus resultados se traducen en un informe ejecutivo especificando las inversiones reales acumuladas en dichas obras frente a las inversiones realizadas por la entidad o costos que han afectado presupuestariamente a las mencionadas obras a ejecutar.
7. Fases para realizar un examen de auditoría
A) Planificación - Preparación de los programas de auditoría a obras públicas. - Designación del cambio de auditoría. B) Ejecución - Instalación del equipo en el campo. - Trabajo de laboratorio. - Trabajo de gabinete. C) Informe - Elaboración del informe. - Formulación, ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo.
A) Planificación • Preparación del programa de trabajo de auditoría
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La ejecución del examen exige que debe ser cuidadosamente preparado, puntualizando previamente los procedimientos por emplearse en cada una de las fases y etapas del examen, su extensión, la oportunidad de su aplicación, los papeles de trabajo y el personal que debe asignarse al programa de trabajo para el examen de obras públicas que está en relación directa con las siguientes etapas: • Preparación del examen a obras públicas El equipo de auditoría revisará la legislación, normas, reglamentos, contratos, especificaciones técnicas y demás documentos contractuales y los emitidos por la supervisión de obras, con la finalidad de imbuirse de todos los aspectos relacionados con las obras públicas, conocer las características particulares de la entidad, así como los sistemas de supervisión utilizados en los proyectos de inversión. • Cuándo se designa al equipo de auditoría El equipo de auditoria es designado para efectuar el examen de obras públicas, estará en relación con la naturaleza, amplitud y disciplina del mismo, y serán designados como resultados del programa específico de labores presentados previamente. B) Ejecución • Instalación del equipo y trabajo de campo Las labores se realizaran en los lugares donde la entidad ejecuta la obra:
- Estudio de las valorizaciones y/o comprobantes de pago que sustentan las operaciones.
- Estudio y análisis de las pruebas de laboratorios. - Evaluación del sistema de supervisión. - Evaluación del personal y equipo de auditoría que se emplea en la ejecución del
proyecto. - Procesos de comprobación, verificación, cálculo, revisión, análisis e inspección de
los trabajos realizados. - Determinación y ubicación de obras inconclusas y defectuosas. - Ordenamiento y determinación de responsabilidad en el documento de
irregularidades que hagan suprimir la existencia de dolo, o delito. • Trabajo de laboratorio El trabajo tiene por objeto utilizar procedimientos para la comprobación y análisis de la obra ejecutada, de conformidad con las especificaciones técnicas y requisitos de las construcciones establecidas. • Trabajo de gabinete El trabajo de gabinete consiste en la recopilación, ordenamiento, cálculo y evaluación de la información y resultados obtenidos, a fin de alcanzar objetivos trazados que cumplan los propósitos previstos y constituir suficiente evidencia en base en la formulación del informe.
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• Comunicación de hallazgos C) Informe En esta etapa se determina los pasos a seguir en la elaboración, discusión, presentación del informe de control de obras públicas; luego se discutirá con los funcionarios de la entidad su contenido, como paso previo a su presentación. Básicamente, el informe se referirá a asuntos de importancia significativa, la redacción del informe debe ser comprensible para el lector. Los papeles de trabajo contienen la evidencia obtenida en el transcurso de la ejecución del examen de obras públicas, y contiene la recepción de los resultados encontrados en la aplicación de los procedimientos. 8. Guías de Auditoría en materia de Contrataciones
Mediante resoluciones de Contraloría N° 532-2005-CG, N° 177-2007-CG y N° 18-2007-
CG, la Contraloría General de la República aprobó respectivamente los siguientes
documentos de control: La Guía de Auditoría de Contratación de Bienes y Servicios y la
Guía de Auditoría de Obras por Contrata, documentos con los cuales se sistematiza el
procedimiento de control y uniformiza criterios en el ámbito específico de las
contrataciones y adquisiciones del Estado, tal como lo ha hecho mediante las NAGU para
la evaluación administrativa y financiera.
Estos documentos permiten a los auditores conocer los criterios que implementarán las
distintas comisiones auditoras al momento de la evaluación tanto de la adquisición de
bienes como la contratación de servicios y obras.
9. Auditoria en el Proceso de selección – Veedurías
Asimismo mediante Resolución de Contraloría N° 094-2009-CG1, se aprobó la Directiva
N° 002-2009-CG/CA2 “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la
República – CGR y los Órganos de Control Institucional –OCI”, la misma que derogó la
Directiva N° 001-2005-CG/OCI-GSNC, Ejercicio de Control Preventivo por los órganos de
Control Institucional aprobada por la Resolución N° 528-2005-CG.
1 R. N° 169-2009-CG ("Lineamientos de política para la formulación de los planes de control de los órganos
del Sistema Nacional de Control - Año 2010 y Directiva para la formulación y evaluación del plan anual de control de los órganos de control institucional para el año 2010”) R. N° 002-2011-CG (Aprueban Lineamientos de Política para el año 2011 y la Directiva Nº 001-2011-CG/PEC “Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional para el año 2011”) R. Nº 321-2011-CG (Aprueban Lineamientos de Política para la Formulación de los Planes Anuales de Control 2012 y la Directiva “Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional para el año 2012”) 2 Resolución de Contraloría Nº 119-2012-CG que modifica la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio del
Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”
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En esta Directiva en mención se establece, entre las modalidades en que se ejercerá el
Control Preventivo, a la Veeduría en adquisiciones y contrataciones que haga la Entidad,
estableciendo que esta constituye una modalidad de Control Preventivo que implica la
acción de presenciar el desarrollo de las operaciones o actividades a cargo de la Entidad.
La Veeduría puede recaer, entre otras actividades de la Entidad, sobre los procesos de
selección y ejecución de los contratos de adquisición de bienes, servicios y obras,
recepción de obras y actos de la Entidad en los que a criterio del Jefe del OCI o del Jefe
de la Unidad Orgánica de la CGR, según corresponda, se considere necesaria su
participación, y lo que disponga la CGR.
En caso que Entidad no cuente que OCI, la CGR podrá designar al profesional que en
representación del SNC ejerza las funciones de veedor; asimismo , en aquellos casos en
que existiendo OCI, la CGR considere conveniente su participación como veedor, deberá
informar oportunamente al OCI para que se inhiba de participar en la veeduría del proceso
de selección.
Ahora bien, mediante Resolución de Contraloría N° 080-2009-CG, se aprobó la Directiva
N° 001-2009-CG/CA “Disposiciones aplicables al reporte de información sobre
contrataciones estatales que las entidades públicas deben remitir a la Contraloría General
de la República”, la misma que dejo sin efecto la Directiva N° 002-2001-CG.
La Directiva tiene como finalidad indicar los procedimientos que deberán seguir las
entidades del Estado para remitir a la Contraloría, la información relacionada con las
Contrataciones de bienes, servicios y obras.
10. Auditoría en la Ejecución contractual
Al respecto mediante Resolución de Contraloría N° 094-2009-CG se aprobó la Directiva
N° 002-2009-CG/CA3 “Ejercicio del Control preventivo por la Contraloría General de la
República –CGR y los Órganos de Control Institucional –OCI” (Modificada).
En la Directiva en mención se establece entre las modalidades en que se ejercerá el
control preventivo, a la veeduría en adquisiciones y contrataciones que haga la Entidad,
estableciendo que esta constituye una modalidad de control preventivo que implica la
acción de presenciar el desarrollo de las operaciones o actividades a cargo de la Entidad,
contexto en el cual se plantea la actividad realizada en la fase de ejecución contractual.
11. Auditoría en prestaciones adicionales de obras
Mediante Resolución de Contraloría N° 196-2010-CG, la Contraloría General de la
República aprobó la Directiva N° 002-2010-CG/OEA “Control previo externo de
Prestaciones Adicionales de Obra”.
3 Resolución de Contraloría Nº 119-2012-CG que modifica la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio del
Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”
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La Directiva en mención se plantea como objeto normar la potestad de control previo
externo que corresponde a la Contraloría General de República contemplada en la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, en
la LCE y en la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, sobre la autorización
previa de prestaciones adicionales de obra previsto en la normativa de la materia,
estableciendo las actuaciones, criterios de evaluación, información básica, recurso
administrativo y demás aspectos del procedimiento que corresponden.
A tomar en cuenta:
Mediante la Resolución de Contraloría N° 118-99-CG se aprueba la Directiva sobre
Lineamientos para auditoría al Programa del Vaso de Leche por órganos del Sistema
Nacional de Control y sociedades de auditoría designadas, en el ámbito de gobiernos
locales.
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MARCO LEGAL
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ANEXOS
MARCO
LEGAL
APRUEBAN GUÍA DE AUDITORÍA DE LAS ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 532-2005-CG Lima, 13 de diciembre de 2005 VISTO, la Hoja de Recomendación Nº 069-2005-CG/ El de la Gerencia de Estudios e Investigaciones de la Gerencia Central de Desarrollo, mediante la cual se propone la aprobación del documento denominado Guía de Auditoría de las Adquisiciones y Contrataciones del Estado; y, CONSIDERANDO: Que, de conformidad con lo previsto en el artículo 82 de la Constitución Política, la Contraloría General de la República es el ente rector del Sistema Nacional de Control, que supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control; Que, el artículo 14 de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, establece que el ejercicio del control gubernamental se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la República, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso; Que, el artículo 22 literal t) de la citada Ley Nº 27785, establece que la Contraloría General de la República, ente técnico rector del Sistema Nacional de Control, tiene como atribución, entre otros, emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas y acciones contra la corrupción administrativa, a través del control gubernamental, promoviendo una cultura de honestidad y probidad en la gestión pública; Que, el literal c) del artículo 32 de la Ley Nº 27785, establece como facultad del Contralor General de la República, dictar normas y disposiciones especializadas que aseguren el proceso integral de control, en función de los principios de especialización y flexibilidad; Que, constituyendo las adquisiciones y contrataciones del Estado uno de los rubros de mayor representatividad en la ejecución del presupuesto de las entidades públicas y en las que se presentan frecuentemente casos de irregularidades, que ocasionan significativas pérdidas al erario nacional, corresponde al ente técnico rector del Sistema Nacional de Control, conforme a sus atribuciones, definir y perfeccionar los mecanismos de control que coadyuven a cautelar el patrimonio del Estado; para obtener resultados de acuerdo a los objetivos previstos; Que, como resultado del estudio efectuado por la Gerencia Central de Control Sectorial, Gerencia Central de Desarrollo, Gerencia de Estudios e Investigaciones y la Gerencia de Contrataciones y Adquisiciones, se ha elaborado el proyecto de Guía de Auditoría de las Adquisiciones y Contrataciones del Estado, que incorpora los aportes de las unidades orgánicas especializadas;
Que, en consecuencia, resulta necesario contar con el indicado instrumento de control que contiene procedimientos orientados a estandarizar los procedimientos de auditoría en la ejecución de las acciones de control a las adquisiciones y contrataciones del Estado; En uso de las atribuciones conferidas por el artículo 32 de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República; SE RESUELVE: Artículo Primero.- Aprobar la Guía de Auditoría de las Adquisiciones y Contrataciones del Estado, como documento orientador del Sistema Nacional de Control para la ejecución de las acciones de control, que forma parte integrante de la presente Resolución. Artículo Segundo.- La Guía de Auditoría referida en el artículo precedente, entrará en vigencia a partir de las auditorías programadas en el Plan Anual de Control 2006. Artículo Tercero.- Encargar a la Escuela Nacional de Control, la difusión de la citada Guía de Auditoría, a fin de promover y facilitar su aplicación por los órganos de control del Sistema Nacional de Control. Regístrese, comuníquese y publíquese. GENARO MATUTE MEJÍA Contralor General de la República
APRUEBAN LA GUÍA DE AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATA, COMO DOCUMENTO ORIENTADOR DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACCIONES DE CONTROL
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 177-2007-CG
CONCORDANCIAS: R. N° 181-2007-CG (Establecen que la Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata será de aplicación a las auditorías programadas a partir de la publicación de dicho documento en la página web de la Contraloría General) Lima, 25 de mayo de 2007 VISTO; La Hoja de Recomendación Nº 05-2007-CG/ECG de la Gerencia de Estudios y Control de Gestión de la Contraloría General de la República; CONSIDERANDO: Que, de conformidad con lo previsto en el artículo 82 de la Constitución Política, la Contraloría General de la República es el ente rector del Sistema Nacional de Control que supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control; Que, el artículo 14 de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República establece que el ejercicio del control gubernamental se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la República, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso; Que, el literal t) del artículo 22 de la citada Ley Nº 27785, establece que la Contraloría General de la República, tiene la atribución, entre otros, de emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas y acciones contra la corrupción administrativa, a través del control gubernamental, promoviendo una cultura de honestidad y probidad en la gestión pública; Que, el literal c) del artículo 32 de la Ley Nº 27785, establece como facultad del Contralor General de la República, dictar normas y disposiciones especializadas que aseguren el proceso integral de control, en función de los principios de especialización y flexibilidad; Que, constituyendo las adquisiciones y contrataciones del Estado uno de los rubros de mayor representatividad en la ejecución del presupuesto público en las que se presentan frecuentemente irregularidades, que ocasionan significativas pérdidas al erario nacional, corresponde a la Contraloría General de la República, conforme a sus atribuciones, definir y perfeccionar los mecanismos de control aplicables a dicha materia coadyuvando de esa manera a la cautela del patrimonio del Estado; Que, en ese sentido, contando con el aporte de unidades orgánicas vinculadas a la materia, se ha elaborado el proyecto de Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata, que contiene una metodología orientada a estandarizar procedimientos de auditoría en la ejecución de las acciones de control a las obras públicas ejecutadas por la modalidad de contrata;
En uso de las atribuciones conferidas por el artículo 32 de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República: SE RESUELVE: Artículo Primero.- Aprobar la Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata, como documento orientador del Sistema Nacional de Control para la ejecución de las acciones de control, documento que forma parte integrante de la presente Resolución. Artículo Segundo.- La Guía de Auditoría referida en el artículo precedente será de aplicación a las auditorías programadas a partir del día siguiente de la emisión de la presente Resolución. Artículo Tercero.- Disponer la coordinación entre la Escuela Nacional de Control y las unidades orgánicas que han elaborado la citada Guía de Auditoría para la difusión de la misma, a fin de promover y facilitar su aplicación por los órganos que integran el Sistema Nacional de Control. Regístrese, comuníquese y publíquese. GENARO MATUTE MEJÍA Contralor General de la República
NORMAS LEGALES El PeruanoLima, lunes 28 de mayo de 2007346056
Universidad Documento Fecha NºExpediente
5. U.N. Amazónica de Madre de Dios
Ofi cio Nº 084-2007-UNAMAD-PE 15-marzo-2007 45404
6. U.N. de Ingeniería Ofi cio Nº 143-Rect.- 16-marzo-2007 45435 7. U.N. de Piura Ofi cio Nº 213-R-2007/UNP 19-marzo-2007 45506 8. U.N. de la
Amazonía PeruanaOfi cio Nº 115-2007-R-UNAP 16-marzo-2007 45538
9. U.N. José Faustino Sánchez Carrión
Ofi cio Nº 0260-2007-R-UNJFSC 19-marzo-2007 45588
10. U.N. del Centro del Perú Ofi cio Nº 0419-2007-R-UNCP 19-marzo-2007 4562711. U.N. de Ucayali Ofi cio Nº 069-2007-R-UNU 19-marzo-2007 4567112. U.N. de Tumbes Ofi cio Nº 029-2007/UNT-R-OGP 13-marzo-2007 4572013. U.N. Intercultural
de la AmazoníaOfi cio Nº 079-2007-UNIA-P 19-marzo-2007 45776
14. U.N. Daniel Alcides Carrión
Ofi cio Nº 0285-R-2007 26-marzo-2007 45973
15. U.N. de San Agustín Ofi cio Nº 0494-2007-R 07-marzo-2007 4565216. U.N. de Trujillo Ofi cio Nº 296-07-OGPD 09-marzo-2007 4630417. U.N. Santiago Antúnez
de MayoloOfi cio Nº 0151-2007-UNASAM-CR/P
09-marzo-2007 45096
18. U.N. Tecnológica del Cono Sur de Lima
Ofi cio Nº 0042-2007-UNTECS/CO-P
12-marzo-2007 45166
19. U.N. Toribio Rodríguez de Mendoza de Amazonas
Ofi cio Nº 133-2007-UNAT-A-CO/P
28-marzo-2007 46353
20. U.N. Jorge Basadre Grohmann
Ofi cio Nº 139-2007-REDO/UNJBG
04-abril-2007 46492
21. U.N. Micaela Bastidas de Apurímac
Ofi cio Nº 194-2007-P-CO-UNAMBA
04-abril-2007 46381
22. U. N. del Altiplano Ofi cio Nº 070-2007-R-UNA-P 16-abril-2007 4670023. U.N Hermilio Valdizán Ofi cio Nº 0283-2007-UNHENAL-R 19-abril-2007 4685524. U.N Pedro Ruiz Gallo Ofi cio Nº 599-2007-R 18-abril-2007 4677625. U.N de Huancavelica Ofi cio Nº 124-2007-R-UNH (Fax) 17-abril-2007 Vía fax26. U. N. San Luis Gonzaga Ofi cio Nº 403-R-UNICA-2007 23-abril-2007 P-43-4-2007
Surco, 20 de abril 2007.
65025-1
Autorizan viaje de Presidente de la ANR para recibir distinción “Doctorado Honoris Causa” de universidad argentina
COMISIÓN DE COORDINACIÓN INTERUNIVERSITARIA
RESOLUCIÓN Nº 301-2007-ANR
Lima, 23 de abril de 2007
EL PRESIDENTE DE LA ASAMBLEANACIONAL DE RECTORES
VISTOS:El Memorando Nº 232-2007-SE y la carta de invitación
cursada por la Universidad Nacional de Lomas de Zamora, Argentina; y,
CONSIDERANDO:Que, mediante carta de la referencia de fecha 19 de abril
de 2007, el Decano de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Lomas de Zamora, Argentina, comunica al Dr. Elio Iván Rodríguez Chávez, Rector de la Universidad Ricardo Palma, que el Consejo Superior de la mencionada Casa de Estudios ha acordado por unanimidad distinguirlo con el “Doctorado Honoris Causa” de la Universidad Nacional de Lomas, por su brillante labor desarrollada en el campo de la Educación, la Ciencia y la Cultura, cuyo acto formal se celebrará el día jueves 26 de abril de 2007 en el Aula Magna de la citada Universidad;
Que, el Secretario Ejecutivo de la Asamblea Nacional de Rectores solicita la elaboración de la resolución por la que se autoriza al doctor Elio Iván Rodríguez Chávez, Rector de la Universidad Ricardo Palma y Presidente de la Asamblea Nacional de Rectores, para asistir a la entrega de la mencionada distinción;
De conformidad con la Ley Universitaria Nº 23733 y en uso de las atribuciones conferidas al Presidente de la Asamblea Nacional de Rectores en virtud del Reglamento General de la Coordinación Interuniversitaria;
SE RESUELVE:Artículo 1º.- Autorizar el viaje del doctor Elio Iván
Rodríguez Chávez, Presidente de la Asamblea Nacional
de Rectores, a la Universidad Nacional de Lomas de Zamora, Argentina, quien será distinguido como Rector de la Universidad Ricardo Palma con el “Doctorado Honoris Causa” de la Universidad Nacional de Lomas de Zamora, a llevarse a cabo el día jueves 26 de abril de 2007.
Artículo 2º.- Publíquese la presente resolución en el Diario Ofi cial El Peruano.
Regístrese y comuníquese.
ELIO IVÁN RODRÍGUEZ CHÁVEZRector de la Universidad Ricardo Palma y Presidente de la Asamblea Nacional de Rectores
NICANOR COLONIA VALENZUELASecretario General (e) de la Asamblea Nacional de Rectores
65025-2
CONTRALORIA GENERAL
Aprueban la Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata, como documento orientador del Sistema Nacional de Control para la ejecución de las acciones de control
RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍANº 177-2007-CG
Lima, 25 de mayo de 2007VISTO; La Hoja de Recomendación N° 05 -2007-CG/
ECG de la Gerencia de Estudios y Control de Gestión de la Contraloría General de la República;
CONSIDERANDO:Que, de conformidad con lo previsto en el artículo 82º
de la Constitución Política, la Contraloría General de la República es el ente rector del Sistema Nacional de Control que supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de las instituciones sujetas a control;
Que, el artículo 14º de la Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República establece que el ejercicio del control gubernamental se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la República, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso;
Que, el literal t) del artículo 22º de la citada Ley N° 27785, establece que la Contraloría General de la República, tiene la atribución, entre otros, de emitir disposiciones y/o procedimientos para implementar operativamente medidas y acciones contra la corrupción administrativa, a través del control gubernamental, promoviendo una cultura de honestidad y probidad en la gestión pública;
Que, el literal c) del artículo 32º de la Ley N° 27785, establece como facultad del Contralor General de la República, dictar normas y disposiciones especializadas que aseguren el proceso integral de control, en función de los principios de especialización y fl exibilidad;
Que, constituyendo las adquisiciones y contrataciones del Estado uno de los rubros de mayor representatividad en la ejecución del presupuesto público en las que se presentan frecuentemente irregularidades, que ocasionan signifi cativas pérdidas al erario nacional, corresponde a la Contraloría General de la República, conforme a sus atribuciones, defi nir y perfeccionar los mecanismos de control aplicables a dicha materia coadyuvando de esa manera a la cautela del patrimonio del Estado;
Que, en ese sentido, contando con el aporte de unidades orgánicas vinculadas a la materia, se ha elaborado el proyecto de Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata, que contiene una metodología orientada a estandarizar procedimientos de auditoría en la ejecución de las acciones de control a las obras públicas ejecutadas por la modalidad de contrata;
En uso de las atribuciones conferidas por el artículo 32º de la Ley N° 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República:
NORMAS LEGALESEl PeruanoLima, lunes 28 de mayo de 2007 346057
SE RESUELVE:
Artículo Primero.- Aprobar la Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata, como documento orientador del Sistema Nacional de Control para la ejecución de las acciones de control, documento que forma parte integrante de la presente Resolución.
Artículo Segundo.- La Guía de Auditoría referida en el artículo precedente será de aplicación a las auditorías programadas a partir del día siguiente de la emisión de la presente Resolución.
Artículo Tercero.- Disponer la coordinación entre la Escuela Nacional de Control y las unidades orgánicas que han elaborado la citada Guía de Auditoría para la difusión de la misma, a fi n de promover y facilitar su aplicación por los órganos que integran el Sistema Nacional de Control.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
GENARO MATUTE MEJÍAContralor General de la República
65527-1
Autorizan a procuradora iniciar acciones legales contra presuntos responsables de la comisión de delitos en agravio de la Municipalidad Distrital de Pacaipampa
RESOLUCIÓN DE CONTRALORÍANº 178-2007-CG
Lima, 25 de mayo de 2007
VISTO, el Informe Especial N° 076-2007-CG/ORPI, resultante del Examen Especial efectuado a la Municipalidad Distrital de Pacaipampa, Provincia de Ayabaca, Piura, período comprendido del 01.Ene.2003 al 31.Dic.2005, habiéndose extendido hasta el 31.Dic.2006, y;
CONSIDERANDO:Que, la Contraloría General de la República, en
cumplimiento del Plan Anual de Control 2006 de la Ofi cina Regional de Control Piura; y, en virtud a denuncias sobre presuntas irregularidades incurridas en la citada comuna, presentadas por la ciudadanía, efectuó un Examen Especial a la Municipalidad Distrital de Pacaipampa, orientado a establecer, entre otros, si los recursos percibidos por la entidad se utilizaron conforme a lo establecido por la normativa aplicable;
Que, como resultado de la acción de control practicada, la Comisión Auditora ha determinado que la Municipalidad suscribió convenios con una institución privada, evidenciándose irregularidades en la suscripción y ejecución de los mismos, omitiéndose para su aprobación el sustento correspondiente, así como las cláusulas que garanticen su cumplimiento; habiendo la administración municipal efectuado desembolsos por el importe de S/. 82 608,00, algunos de ellos realizados directamente al Alcalde, sin contar con la documentación sustentatoria correspondiente, ni la entrega de la totalidad de los bienes y servicios a que estaba obligada a brindar la referida institución; hechos que constituyen indicios razonables de la comisión de los delitos de Colusión, Peculado e Incumplimiento de Funciones, previstos y penados en los artículos 384°, 387º y 377º del Código Penal, respectivamente;
Que, asimismo se ha determinado que la administración municipal llevó a cabo el proceso de Adjudicación Directa Selectiva Nº 004-2006-MDP-C.E.P “Adquisición de Equipos para Radio emisora Municipal en Onda Media”, otorgando la Buena Pro por un importe superior al valor referencial, sin contar previamente con la opinión favorable de la Ofi cina de Contabilidad y Presupuesto, suscribiendo el contrato sin la autorización correspondiente para la instalación de equipos de radiodifusión y operación de una estación radiodifusora, y efectuado desembolsos a la proveedora ascendente a S/. 74 200,00 por concepto de adelantos, sin contar con la instalación de la emisora municipal, pese a haber concluido el plazo contractual de entrega; hechos que evidencian la existencia de indicios razonables de la comisión de los delitos de Negociación
Incompatible y Peculado, previstos y penados en los artículos 399º y 387º del Código Penal, respectivamente;
Que, por otro lado, se ha determinado que durante el período 2005, la entidad realizó el proceso de Adjudicación Directa Selectiva Nº 004-2005/MDP-CEP, “Adquisición de Madera Tornillo para la Construcción de la Obra Construcción de Minicoliseo Deportivo Recreacional - Pacaipampa”, en el cual se han evidenciado irregularidades tanto en la etapa de elaboración de Bases Administrativas como en la evaluación de propuestas; asimismo, se ha determinado que la Administración Municipal no aplicó la penalidad por incumplimiento de plazo contractual hasta por el importe de S/. 6 352,37, situación que ha afectado la legalidad de los actos y el normal funcionamiento de la administración pública, perjudicando a la entidad hasta por dicho monto; hechos que hacen presumir la existencia de indicios razonables de la comisión del delito de Negociación Incompatible previsto y penado en el artículo 399º del Código Penal;
Que, de acuerdo a lo establecido en el literal d) del artículo 22º de la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, constituye atribución de este Organismo Superior de Control, disponer el inicio de las acciones legales pertinentes en forma inmediata, por parte de la Procuraduría Pública, en los casos en que en la ejecución directa de una acción de control se encuentre daño económico o presunción de ilícito penal, correspondiendo autorizar a la Procuradora Pública a cargo de los asuntos judiciales de la Contraloría General de la República el inicio de las acciones legales respectivas contra los presuntos responsables comprendidos en el Informe de Visto, y;
De conformidad con el literal d) del artículo 22° de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, Ley N° 27785, y el Decreto Ley N° 17537 y sus modifi catorias;
SE RESUELVE:
Artículo Único.- Autorizar a la señora Procuradora Pública encargado de los asuntos judiciales de la Contraloría General de la República, para que en nombre y representación del Estado, inicie las acciones legales por los hechos expuestos, contra los presuntos responsables comprendidos en el Informe de Visto, remitiéndosele para el efecto, los antecedentes correspondientes.
Regístrese, comuníquese y publíquese.
GENARO MATUTE MEJÍAContralor General de la República
65527-2
REGISTRO NACIONAL
DE IDENTIFICACION
Y ESTADO CIVIL
Autorizan a procurador interponer acciones legales contra presunto responsable de la comisión de delito contra la administración pública
RESOLUCIÓN JEFATURALNº 450-2007-JEF/RENIEC
Lima, 16 de mayo de 2007.
VISTOS:
El Ofi cio Nº 027-2007/GEDR/RENIEC, de la antes denominada Gerencia de Evaluación y Depuración Registral, y el Informe Nº 620-2007-GAJ/RENIEC, emitido por la Gerencia de Asesoría Jurídica; y,
CONSIDERANDO:Que, el Informe Nº 1754-2006-SGLG-GAD/RENIEC
de la Subgerencia de Logística, el Informe Grafotécnico Nº 042-2006/DDG/GEDR/RENIEC, y la Resolución
Contraloría General de la República
GGUUÍÍAA DDEE AAUUDDIITTOORRÍÍAA DDEE OOBBRRAASS
PPÚÚBBLLIICCAASS PPOORR CCOONNTTRRAATTAA
2007
i
ÍNDICE A Siglas y abreviaturas ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- v
B Tabla de cuadros generales ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- vii
C Tabla de gráficos ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- vii
D Tabla de cuadros de procedimientos de auditoría a obras públicas ----------------------------------------------------------- ix
1. Introducción ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
2. Justificación ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 3. Objetivos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 4. Alcances --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 5. Marco legal ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 6. Marco conceptual -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
6.1 Eficacia, eficiencia, economía y legalidad------------------------------------------------------------------------------------- 3
6.2 Auditoría y auditoría gubernamental ------------------------------------------------------------------------------------------- 3
7. Conceptos generales --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9 7.1 Proyecto de inversión pública ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
7.1.1 Proyecto de inversión ------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
7.1.2 Ciclo de proyectos ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
7.1.3 Fases de un proyecto ------------------------------------------------------------------------------------------------- 9
7.1.4 Etapas de un proyecto ------------------------------------------------------------------------------------------------ 10
7.2 Obras públicas por contrata ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 11
7.2.1 Conceptos ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
7.2.2 Etapas de la contratación de ejecución y supervisión de obras públicas -------------------------------- 12
7.2.3 Expediente técnico de obra ----------------------------------------------------------------------------------------- 13
7.2.4 Términos de referencia ----------------------------------------------------------------------------------------------- 15
7.2.5 Procesos de selección ------------------------------------------------------------------------------------------------ 15
7.2.6 Contratación ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 18
7.2.7 Ejecución contractual ------------------------------------------------------------------------------------------------- 19
7.2.7.1 Inicio del plazo de ejecución de la prestación --------------------------------------------------- 19
7.2.7.2 Control de adelantos ----------------------------------------------------------------------------------- 19
7.2.7.2.1 Adelantos directos ------------------------------------------------------------------- 20
7.2.7.2.2 Adelanto para materiales ----------------------------------------------------------- 20
7.2.7.3 Control de garantías ----------------------------------------------------------------------------------- 20
7.2.7.3.1 Garantía de fiel cumplimiento ----------------------------------------------------- 21
7.2.7.3.2 Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias --------------- 21
7.2.7.3.3 Garantía por adelantos ------------------------------------------------------------- 21
ii
7.2.7.3.4 Garantía adicional por el monto diferencial de propuesta ---------------- 21
7.2.7.4 Ejecución de garantías ------------------------------------------------------------------------------- 22
7.2.7.5 Cuaderno de obra -------------------------------------------------------------------------------------- 22
7.2.7.6 Proceso constructivo y controles de calidad ----------------------------------------------------- 22
7.2.7.7 Valorizaciones de obra -------------------------------------------------------------------------------- 23
7.2.7.8 Facturaciones al supervisor -------------------------------------------------------------------------- 24
7.2.7.9 Prestaciones adicionales ----------------------------------------------------------------------------- 24
7.2.7.9.1 Mayores prestaciones de obra ---------------------------------------------------- 25
7.2.7.9.2 Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales ------------------------ 25
7.2.7.9.3 Mayores prestaciones de servicio de supervisión --------------------------- 26
7.2.7.10 Intervención económica de la obra ---------------------------------------------------------------- 26
7.2.7.11 Resolución del Contrato de Obra ------------------------------------------------------------------ 27
7.2.7.12 Recepción de obra ------------------------------------------------------------------------------------- 27
7.2.7.13 Conformidad del servicio de supervisión --------------------------------------------------------- 28
7.2.7.14 Liquidación del contrato ------------------------------------------------------------------------------- 28
7.2.7.15 Solución de controversias ---------------------------------------------------------------------------- 29
7.2.8 Saneamiento legal ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 29
7.2.9 Supervisión de obra e informes mensuales --------------------------------------------------------------------- 29
7.2.10 Expediente de contratación ----------------------------------------------------------------------------------------- 30
8. Auditoría de obras públicas ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30
8.1. Conceptos ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30
8.2. Características ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 30
8.3 Objetivos de la auditoría ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31
8.4 Proceso de auditoría --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 32
9. Auditoría de obras públicas por contrata ----------------------------------------------------------------------------------------- 32 9.1. Definición ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 32
9.1.1 Características -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 33
9.2 Planificación de la auditoría ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 33 9.2.1 Determinación de entidad a auditar ------------------------------------------------------------------------------- 33 9.2.2 Elaboración del plan y programa de auditoría ------------------------------------------------------------------ 34 9.2.3 Evaluación del control interno -------------------------------------------------------------------------------------- 35
9.3. Ejecución de la auditoría ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 36
9.3.1. Desarrollo de procedimientos --------------------------------------------------------------------------------------- 36
9.3.2 Comunicación de hallazgos y evaluación de descargos ---------------------------------------------------- 36
9.4. Informes de auditoría -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 37
9.4.1 Memorándum de control interno ----------------------------------------------------------------------------------- 38
iii
9.4.2 Informes especiales --------------------------------------------------------------------------------------------------- 39
9.4.3 Informes administrativos --------------------------------------------------------------------------------------------- 41
9.4.4 Informes técnicos ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 43
10. Resumen de los objetivos de auditoría por cada etapa ------------------------------------------------------------------------ 48 11. Anexos ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 48
A. Procedimientos de auditoría aplicados a obras públicas por contrata y servicios de supervisión por contrato -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 48
12. Bibliografía ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 129 13. Glosario ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 132
iv
v
A. Siglas y abreviaturas AC Acción de control AMC Adjudicación de menor Cuantía CGR Contraloría General de la República CONSUCODE Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado CPM Método del Camino Crítico DGPM Dirección General de Programación Multianual del Sector Público EEFF Estados Financieros EF Economía y Finanzas ILACIF Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras INDECOPI Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual INEI Instituto Nacional de Estadística e Informática MAGU Manual de Auditoría Gubernamental MEF Ministerio de Economía y Finanzas NAGU Normas de Auditoría Gubernamental NIA Normas Internacionales de Auditoría NTCI Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público OATJ-PRO Oficina de Asesoría Técnica Jurídica - Proyectos OLACEFS Organización Latinoamericana y del Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores OPI Oficinas de Programación e Inversiones PAAC Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones PBI Producto Bruto Interno PCGA Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCM Presidencia del Consejo de Ministros PERT Evaluación de programa y técnica de revisión PIA Presupuesto Inicial Aprobado PIP Proyecto de Inversión Pública PNDP Plan Nacional de Desarrollo Portuario PROINVERSIÓN Agencia de Promoción de la Inversión Privada POI Plan Operativo Institucional REP Red de Energía del Perú RUC Registro Único del Contribuyente SEACE Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera SNIP Sistema Nacional de Inversión Pública SNC Sistema Nacional de Control TUO Texto Único Ordenado UE Unidades Ejecutoras UF Unidades Formuladoras
vi
vii
B. Tabla de cuadros generales Cuadro 1 : Marco Conceptual: Comparación entre los tipos de auditorías que efectúa el SNC --------------------- 8 Cuadro 2 : Etapas de la Contratación: Aspectos relevantes ------------------------------------------------------------------ 12 Cuadro 3 : Fases del proceso de auditoría a obras públicas ----------------------------------------------------------------- 32 Cuadro 4 : Estructura del Informe Especial --------------------------------------------------------------------------------------- 39 Cuadro 5 : Estructura del Informe Administrativo -------------------------------------------------------------------------------- 42 Cuadro 6 : Ficha Técnica de la obra ------------------------------------------------------------------------------------------------ 44 Cuadro 7 : Resumen de los objetivos de auditoría por cada etapa -------------------------------------------------------- 48 C. Tabla de gráficos Gráfico 1 : Examen Especial: Diagrama de Flujo del Proceso ---------------------------------------------------------------- 7 Gráfico 2 : Proyecto de Inversión Pública: Fases del Ciclo de Proyectos- SNIP ----------------------------------------- 10 Gráfico 3 : Proyecto de Inversión Pública: Diagrama de Flujo de las Etapas de Presentación y Evaluación del
Perfil del Proyecto ante el MEF ----------------------------------------------------------------------------------------- 11 Gráfico 4 : Ejecución Contractual: Tipos de Prestaciones Adicionales ------------------------------------------------------ 24
viii
ix
D. Tabla de cuadros de procedimientos de auditoría a obras públicas por contrata y servicios de supervisión ETAPA Nº 1: Necesidad de contratar la ejecución y supervisión de obras C1 Cuadro Nº 1.1.1 Etapa Nº 1: Planificación de las contrataciones ---------------------------------------------------------------- 49
C2 Cuadro Nº 1.2.1 Etapa Nº 1: Disposición de partidas presupuestales --------------------------------------------------------- 50
C3 Cuadro Nº 1.3.1 Etapa Nº 1: Requerimientos de las contrataciones de las áreas usuarias ----------------------------- 51
C4 Cuadro Nº 1.4.1 Etapa Nº 1: Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones --------------------------- 52
C5 Cuadro Nº 1.4.2 Etapa Nº 1: Aprobación y difusión del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones--------------- 53
ETAPA Nº 2: Organización de las contrataciones de obras y servicios de supervisión C6 Cuadro Nº 2.1.1 Etapa Nº 2: Designación de la dependencia responsable de planificar los procesos de
contrataciones -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 54
C7 Cuadro Nº 2.1.2 Etapa Nº 2: Designación de los Comités Especiales para los procesos de selección --------------- 55
C8 Cuadro Nº 2.2.1 Etapa Nº 2: Formulación y aprobación del Expediente técnico – valor referencial ------------------- 56
C9 Cuadro Nº 2.3.1 Etapa Nº 2: Elaboración del cronograma detallado de los procesos de selección -------------------- 58
C10 Cuadro Nº 2.4.1 Etapa Nº 2: Registro del libro de actas y expedientes de contratación --------------------------------- 59 ETAPA Nº 3: Bases y convocatoria C11 Cuadro Nº 3.1.1 Etapa Nº 3: Elaboración de las bases de los procesos de selección------------------------------------ 60
C12 Cuadro Nº 3.1.2 Etapa Nº 3: Aprobación de las bases de los procesos de selección------------------------------------- 62
C13 Cuadro Nº 3.2.1 Etapa Nº 3: Convocatoria y difusión de los procesos de selección ------------------------------------- 63
ETAPA Nº 4: Evaluación de propuestas y otorgamiento de buena pro C14 Cuadro Nº 4.1.1 Etapa Nº 4: Formulación y absolución de consultas de las bases --------------------------------------- 65
C15 Cuadro Nº 4.1.2 Etapa Nº 4: Formulación y absolución de las observaciones a las bases ----------------------------- 66
C16 Cuadro Nº 4.1.3 Etapa Nº 4: Integración de las bases --------------------------------------------------------------------------- 68
C17 Cuadro Nº 4.2.1 Etapa Nº 4: Recepción de propuestas ------------------------------------------------------------------------- 69
C18 Cuadro Nº 4.2.2 Etapa Nº 4: Evaluación de propuestas ------------------------------------------------------------------------- 70
C19 Cuadro Nº 4.3.1 Etapa Nº 4: Otorgamiento y difusión de la buena pro ------------------------------------------------------- 71
C20 Cuadro Nº 4.3.2 Etapa Nº 4: Nulidad de los procesos de selección ---------------------------------------------------------- 73
C21 Cuadro Nº 4.3.3 Etapa Nº 4: Declaración de desierto del proceso de selección ------------------------------------------- 74
C22 Cuadro Nº 4.3.4 Etapa Nº 4: Cancelación del proceso de selección ---------------------------------------------------------- 75
C23 Cuadro Nº 4.4.1 Etapa Nº 4: Aprobación de las exoneraciones ---------------------------------------------------------------- 76
C24 Cuadro Nº 4.4.2 Etapa Nº 4: Sustentación de las causales de exoneración ------------------------------------------------ 77
ETAPA Nº 5: Suscripción del contrato C25 Cuadro Nº 5.1.1 Etapa Nº 5: Citación a la suscripción del contrato ----------------------------------------------------------- 79
C26 Cuadro Nº 5.1.2 Etapa Nº 5: Documentos legales para la suscripción del contrato -------------------------------------- 80
C27 Cuadro Nº 5.2.1 Etapa Nº 5: Términos del contrato ------------------------------------------------------------------------------- 81
C28 Cuadro Nº 5.2.2 Etapa Nº 5: Cláusulas obligatorias ------------------------------------------------------------------------------- 82
C29 Cuadro Nº 5.2.3 Etapa Nº 5: Garantías de cumplimiento ------------------------------------------------------------------------ 83
x
C30 Cuadro Nº 5.3.1 Etapa Nº 5: Suscripción del contrato ---------------------------------------------------------------------------- 84
C31 Cuadro Nº 5.3.2 Etapa Nº 5: Acciones seguidas ante la no suscripción del contrato por parte del contratista ---- 85 ETAPA Nº 6: Ejecución del contrato C32 Cuadro Nº 6.1.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Definición del inicio del plazo contractual ---------- 86
C33 Cuadro Nº 6.2.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Entrega de adelantos directos ------------------------ 87
C34 Cuadro Nº 6.2.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Entrega de adelanto para materiales –-------------- 88
C35 Cuadro Nº 6.2.3 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Amortización de adelantos directos ----------------- 89
C36 Cuadro Nº 6.2.4 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Amortización de adelanto para materiales --------- 90
C37 Cuadro Nº 6.3.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Garantías de fiel cumplimiento ------------------------ 91
C38 Cuadro Nº 6.3.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Garantías de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 92
C39 Cuadro Nº 6.3.3 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Garantías por adelantos -------------------------------- 93
C40 Cuadro Nº 6.4.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Apertura del cuaderno de obra ----------------------- 94
C41 Cuadro Nº 6.4.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Contenido del cuaderno de obra --------------------- 95
C42 Cuadro Nº 6.5.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra - Proceso constructivo de la obra ----------------------- 96
C43 Cuadro Nº 6.5.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra - Controles de calidad durante la ejecución de la obra ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 97
C44 Cuadro Nº 6.6.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Pagos a cuenta - Valorizaciones -------------------- 98
C45 Cuadro Nº 6.7.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Aprobación de las obras adicionales -------------- 100
C46 Cuadro Nº 6.7.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Aprobación de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 103
C47 Cuadro Nº 6.8.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Cumplimiento de los procedimientos de administración de controversias ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 105
C48 Cuadro Nº 6.8.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de obra – Gestión legal de la defensa en el proceso de administración de controversias ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 107
C49 Cuadro Nº 6.9.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra – Intervención económica----------- 108
C50 Cuadro Nº 6.10.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra – Definición del inicio y culminación del plazo contractual--------------------------------------------------------------------------------------------------- 109
C51 Cuadro Nº 6.11.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra –Entrega de adelantos directos según el contrato ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 110
C52 Cuadro Nº 6.11.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra –Amortización adelantos directos- 111
C53 Cuadro Nº 6.12.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra –Garantías de fiel cumplimiento--- 112
C54 Cuadro Nº 6.12.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra –Garantías por adelantos------------ 113
C55 Cuadro Nº 6.13.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra – Verificación del cumplimiento de obligaciones establecidas en el contrato de supervisión----------------------------------------------------------------------- 114
C56 Cuadro Nº 6.13.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra – Cumplimiento de plazos ---------- 116
C57 Cuadro Nº 6.14.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra – Pagos parciales --------------------- 117
C58 Cuadro Nº 6.15.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra – Aprobación de las prestaciones adicionales -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 118
C59 Cuadro Nº 6.16.1 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra – Cumplimiento de los procedimientos de administración de controversias --------------------------------------------------------------------------- 120
C60 Cuadro Nº 6.16.2 Etapa Nº 6: Ejecución del contrato de supervisión de obra – Gestión legal de la defensa en el proceso de administración de controversias ---------------------------------------------------------------------------------- 121
xi
ETAPA Nº 7: Conformidad de la Prestación C61 Cuadro Nº 7.1.1 Etapa Nº 7: Conformidad de recepción de la obra --------------------------------------------------------- 122
C62 Cuadro Nº 7.1.2 Etapa Nº 7: Conformidad del servicio de supervisión de obra ------------------------------------------- 124
C63 Cuadro Nº 7.2.1 Etapa Nº 7: Formulación y aprobación de la liquidación del contrato de obra ------------------------ 125
C64 Cuadro Nº 7.2.2 Etapa Nº 7: Formulación y aprobación de la liquidación del contrato de supervisión--------------- 127
1
GUIA DE AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATA 1. INTRODUCCIÓN
La Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata constituye un documento de orientación indispensable para los auditores y personal relacionado con la Auditoría Gubernamental y proporciona una metodología para la evaluación y control de las obras públicas, con base en las técnicas de auditoría y en el desarrollo del ciclo de vida de los Proyectos de Inversión Pública; para ello, se definen criterios de análisis de gestión y control, que posibiliten la sistematización de procedimientos de auditoría necesarios para la optimización de la ejecución de una auditoría a obras públicas, por parte de los órganos integrantes del Sistema Nacional de Control (SNC). La auditoría, entendida como un proceso flexible en el tiempo, incorpora nuevos sistemas, métodos y procedimientos orientados a mejorar la eficiencia del control; asimilando la innovación de la normativa técnico legal en el país y la experiencia internacional en auditoría. En ese sentido esta Guía se formula sobre la base del marco legal establecido por el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, aprobados con Decreto Supremo Nºs 083 y 084-2004-PCM, ambos de 26.Nov.2004, respectivamente; no obstante ello, existe limitaciones a la presente Guía, tal como su no aplicación para auditoría a obras ejecutadas por las entidades públicas bajo el tipo de ejecución presupuestaria directa (administración directa) o ejecución presupuestaria indirecta (encargo), cuyas modalidades no están contempladas en la citada Ley. Para la auditoría a obras contratadas bajo el marco de convenios internacionales, se aplicará las condiciones establecidas en la Tercera Disposición Complementaria de la Ley citada, según corresponda.
2. JUSTIFICACIÓN
Es necesario uniformizar los procedimientos de auditoría en la ejecución de las acciones de control a las contrataciones de estudios y ejecución de obras del Estado, optimizando los procesos mediante la implementación de un nuevo enfoque de control, de conformidad con lo previsto en el Plan Estratégico de la Contraloría General aprobado para el período 2004 – 2006, el cual prevé como uno de sus Objetivos Generales “Modernizar y ampliar el control gubernamental” y dentro de éste “Mejorar la calidad e intensificar las acciones de control, optimizando los procesos y actualizando las normas y procedimientos”.
3. OBJETIVOS
Objetivo General Establecer conceptos y procedimientos uniformes para la ejecución de una auditoría gubernamental a obras públicas del Estado por contrata, mediante la formulación de una metodología con enfoque de procesos.
2
Objetivos Específicos Presentar de manera objetiva y ordenada conceptos y criterios técnicos de aplicación
para los procesos de desarrollo de los proyectos de Inversión Pública, particularmente en lo relacionado con la ejecución de obras públicas por contrata.
Definir las etapas, objetivos, procedimientos, riesgos y efectos en el proceso de auditoría a obras públicas por contrata, a base de la aplicación de los criterios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad en las actividades que corresponden a la gestión de ejecución de obras.
4. ALCANCES
La Guía de Auditoría a Obras Públicas por Contrata establece los procesos y procedimientos que deben seguir los órganos integrantes del SNC en la ejecución de auditorías a obras públicas por contrata.
El examen se desarrollará bajo el enfoque de auditoría por procesos o fases. Se establecen procesos de auditoría a ser aplicados durante la ejecución del examen en cada una de las etapas.
5. MARCO LEGAL
Para el desarrollo de la presente Guía se ha tomado en cuenta fundamentalmente la normativa que se indica a continuación:
Constitución Política del Perú de 1993, promulgada el 29.Dic.1993. Normas de Auditoría Gubernamental. Lima, Perú: 1995; aprobada por R.C.Nº 162-95-CG el 22.Set.1995 y sus modificatorias aprobadas por R.C. Nº 141-99-CG del 25.Nov.1999, R.C. Nº 259-2000-CG del 07.Dic.2000; R.C. Nº 012-2002-CG del 21.Ene.2002 y R.C. Nº 089-2002-CG del 09.May.2002.
Ley Nº 26572, Ley General de Arbitraje, publicada el 03.Ene.1996. Manual de Auditoría Gubernamental. Lima, Perú, 1998; aprobado por R.C. Nº 152-98-CG del 18.Dic.1998, y sus modificatorias aprobadas por R.C. Nº 141-99-CG del 25.Nov.1999
Normas de Control Interno, aprobada por Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG de 03.NOV.2006.
Ley Nº 27293, Ley del Sistema de Inversión Pública (SNIP), publicada el 27.Jun.2000. Resolución de Contraloría Nº 036-2001-CG, Autorización Previa al Pago de Adicionales, publicada el 16.Mar.2001.
Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, publicada el 11.Abr.2001 Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República promulgada el 22.Jul.2002.
Reglamento de la Ley Nº 27293, Ley del Sistema de Inversión Pública, aprobado por D.S. Nº 157-2002-EF del 02.Oct.2002.
Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D. S. N° 083-2004-PCM de 26.Nov.2004.
Reglamento de la Ley Nº 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D. S. N° 084-2004-PCM de 26.Nov.2004.
Ley Nº 28411, General del Sistema Nacional de Presupuesto, publicada el 25.Nov.2004. Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado del 18.Abr.2006.
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Decreto Supremo Nº 063-2006-EF del 16.May.2006 que modifica el Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM.
Decreto Supremo Nº 011-79-VC de 01.Mar.1979 y sus modificatorias. 6. MARCO CONCEPTUAL 6.1 Eficiencia, Eficacia, Economía y Legalidad
Toda organización debe evaluarse desde el punto de vista de la eficacia y la eficiencia, simultáneamente. La eficacia es una medida del alcance de resultados, mientras que la eficiencia es una medida de la utilización de los recursos en ese proceso. En términos económicos, la eficacia de una organización se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad de la sociedad, mientras que la eficiencia es una relación técnica entre costos y beneficios. En ese sentido, el presente documento constituye una guía metodológica para ser usada por los profesionales que ejercen la auditoría gubernamental; con enfoque de auditoría a los procesos de Obras Públicas por Contrata1; y que incluye el desarrollo de procedimientos de auditoría con énfasis en la evaluación de los siguientes criterios de gestión gubernamental: Eficacia, Eficiencia, Economía y Legalidad, entendidos como2: Eficacia: Referido al grado de cumplimiento de los objetivos y metas planificadas por una entidad, programa o proyecto gubernamental, siguiendo la normativa vigente. En el caso de contrataciones de obras se dará énfasis a la oportunidad y la puesta en operación de la obra.
Eficiencia: Es la relación existente entre los servicios contratados y los recursos utilizados para la ejecución de una obra y con un estándar de calidad pre establecido.
Economía: Este criterio está relacionado con los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos obteniendo la cantidad requerida, a un nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y al menor precio posible.
Legalidad: Es la revisión y comprobación de la aplicación de las normas legales, reglamentarias y estatutarias y su evaluación desde el punto de vista jurídico.
6.2 Auditoría y Auditoría Gubernamental
Auditoría
La Auditoría, en razón de que es una disciplina que adopta diversos enfoques, presenta diversas definiciones. No existe una única definición de "Auditoría". La evolución de la función de auditoría ha sido continua a lo largo del siglo XX, y está caracterizada por el progresivo aumento de atribuciones y responsabilidades, con el
1 PCM, 2004, Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por el D.S. Nº 083-2004-PCM y su Reglamento aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM de 26.Nov.2004. 2 Congreso de la República, 2002, Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Artículo 6° y en la Novena Disposición Final.
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propósito fundamental de proporcionar informes a la gestión pública para garantizar su eficiencia. Sumariamente, se estima que las diversas corrientes de pensamiento, abordan las definiciones siguientes:
La Auditoría se define como:
Un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con informes sobre las actividades económicas y otras situaciones que tienen una relación directa con las actividades u operaciones, que se desarrollan en una entidad pública o privada.
Una recopilación, acumulación y evaluación de evidencias sobre información de una entidad pública o privada, para determinar e informar sobre el cumplimiento entre la información y los criterios establecidos.
Una sistemática evaluación de las operaciones y controles de una entidad pública o privada, para determinar e informar si se siguen políticas y procedimientos aceptados, si se siguen las normas establecidas, si se utilizan los recursos eficientemente y si se han alcanzado los objetivos de la organización.
Sobre la definición: “proceso sistemático”, se concibe que en toda auditoría debe existir un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que el auditor debe cumplir para la recopilación y el análisis de la información que requiere para formular su conclusión u opinión final. Estos procedimientos varían de acuerdo a las características de cada entidad pública o privada, pero siempre deberán dar cumplimiento a las normas establecidas: Normas Internacionales de Auditoría - NIA´s, para el sector privado; y Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU, para el sector público (gubernamental).
El Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras - ILACIF (hoy OLACEFS), definió la auditoría como el: “examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución con la finalidad de verificarlas, evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones, recomendaciones, y, en el caso del examen de Estados Financieros, el correspondiente dictamen profesional”. (ILACIF, 1981, p. VI-4).
Desde la perspectiva gubernamental, la definición de auditoría, se expuso en la entonces Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control, aprobada por Decreto Ley Nº 19039 en 19713, que la definió como el: “examen objetivo, profesional de evidencias para determinar e informar sobre la correspondencia entre la información examinada y los criterios establecidos”.
La evidencia se define como “cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la información cuantitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo con el criterio establecido” (Arens, 1996, p. 185). El determinar los tipos y cantidades de evidencia necesaria y evaluar si la información cuantificable corresponde a los criterios establecidos es una parte importante de toda auditoría. El auditor debe estar capacitado para entender los criterios que se utilizan y ser competente para conocer los tipos y cantidad de evidencia que debe recopilar, a fin de llegar a una conclusión adecuada después de haber examinado las evidencias.
3 Congreso de la República, 1972, Reglamento de la Ley Orgánica N° 19039 del Sistema Nacional de Control, aprobado por D.S. Nº 001-72-CG.
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Auditoría Gubernamental
“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control, elaborando el correspondiente informe.”4
En conclusión, la auditoría verifica con posterioridad operaciones financieras, administrativas y evalúa la razonabilidad de estas, a base de criterios de legalidad, efectividad, eficiencia y economía. La auditoría gubernamental tiene los siguientes objetivos:
Opinar sobre si los Estados Financieros de las entidades públicas presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus operaciones y flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados. Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias referidas a la gestión y uso de los recursos públicos. Establecer si se están logrando los objetivos y metas o beneficios previstos. Precisar si el sector público adquiere y protege sus recursos en forma económica y eficiente. Establecer si la información financiera y gerencial elaborada por la entidad es correcta, confiable y oportuna. Identificar las causas de ineficiencias en la gestión o prácticas antieconómicas. Determinar si los controles gerenciales utilizados son efectivos y eficientes. Establecer si la entidad ha establecido un sistema adecuado de evaluación para medir el rendimiento, elaborar informes y monitorear su ejecución. Recomendar medidas para promover mejoras en la Gestión Pública. Fortalecer el Sistema de Control Interno de la entidad auditada. Obtener evidencias suficientes, relevantes y competentes.
Los órganos del SNC realizan en la actualidad tres tipos de auditorías, definidas en el MAGU5 como: Auditoría Financiera, Auditoría de Gestión y Examen Especial. Auditoría Financiera: Tiene por objetivo determinar si los estados financieros del ente auditado presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, de cuyo resultado se emite el correspondiente dictamen. Auditoría de Gestión: Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y, mejorar la respondabilidad ante el público.
4 Contraloría General, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), aprobadas por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995. 5 Contraloría General, 1998, Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), aprobada por Resolución de Contraloría N° 152-98-CG de 18.Dic.98
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Examen Especial El examen especial es una auditoría que puede comprender la revisión y análisis de una parte de las operaciones efectuadas por la entidad, con el objeto de verificar el adecuado manejo de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables. Puede incluir también una combinación de objetivos financieros, operativos y de cumplimiento, o restringirse sólo a uno de ellos, dentro de un área o asunto específico.
a. Alcance del Examen Especial
Mediante el examen especial se verifica en forma específica: El manejo financiero de recursos por una entidad durante un período determinado, en relación a la normativa legal y normas reglamentarias aplicables a la gestión examinada.
El cumplimiento de la ejecución del presupuesto en relación a la normativa legal y normas reglamentarias.
Las denuncias de diversa índole. El cumplimiento de la normativa legal en relación a donaciones recibidas. El cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios para contratación de obras o adquisición de bienes o servicios.
El cumplimiento de operaciones de endeudamiento publico. El cumplimiento de contratos para la adquisición de bienes y/o servicios u obras públicas, celebrados por las entidades.
b. Proceso del Examen Especial
El proceso para llevar a cabo un examen especial comprenden las etapas de: planeamiento, ejecución y elaboración del informe.
Planeamiento Como el desarrollo del examen especial se encuentra focalizado en un área o asunto específico, las actividades que se cumplen durante la fase de planeamiento consisten, básicamente, en la obtención de un adecuado entendimiento sobre los aspectos identificados que serán materia de examen, identificación de las líneas de autoridad y responsabilidad involucradas, el marco legal y las normas reglamentarias aplicables.
Ejecución En la ejecución del examen especial el auditor efectúa pruebas de auditoría que considera apropiada a las circunstancias, para obtener evidencia suficiente, competente y pertinente (relevante) que soporte los hallazgos identificados6. Si en el transcurso de la fase de ejecución el auditor determina situaciones que se
6 Contraloría General, 1998, Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU), aprobada por R.C. N° 152-98-CG de 18.Dic.98 , Numeral 700 Visión General de la Parte IV Examen Especial.
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refieren a indicios razonables de comisión de delito, debe establecer el tipo de responsabilidad que corresponde a los presuntos implicados, de conformidad con lo dispuesto en las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General de la República.
Informe La estructura del informe del examen especial es la señalada en la NAGU 4.40; en cuanto a la estructura del informe especial, ella está consignada en la NAGU 4.50; finalmente la estructura del informe técnico, así como de los otros informes antes señalados está desarrollada en el ítem Informes de Auditoría de la presente guía.
En el Gráfico 1 se describe el proceso del examen especial; también en el Cuadro 1 se describe una comparación conceptual e integral entre los tipos auditorías que se efectúan en el Sistema Nacional de Control.
Gráfico 1 : Examen Especial: Diagrama de Flujo del Proceso
Fuente y Elaboración: CGR
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Cuadro 1: Marco Conceptual: Comparación entre los tipos de Auditorías que efectúa el Sistema Nacional de Control
Características Auditoría Financiera Auditoría de Gestión Examen Especial
1.- Objetivos Expresar opinión sobre la razonabilidad de los EE.FF.
Promover mejoras en la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y en los controles gerenciales.
Establecer la correcta administración de los recursos públicos y el cumplimiento de la normativa vigente Combinar objetivos financieros, operativos y de cumplimiento Investigar denuncias, procesos licitarios y donaciones.
2.- Alcance
Sistema Contable y libros principales y registros contables de un período determinado.
El examen se ha efectuado de acuerdo con las NAGA y NAGU.
Eficacia, eficiencia y economía en las operaciones.
Selección de áreas o asuntos teniendo en cuenta materialidad, riesgos, sensibilidad, etc.
El examen se ha efectuado de acuerdo con las NAGA y NAGU.
Ejecución Presupuestal Eficacia, eficiencia y economía de las operaciones. Verificación de legalidad Selección de áreas o asuntos teniendo en cuenta materialidad y riesgos. El examen se ha efectuado de acuerdo con las NAGA y NAGU.
3.- Habilidades Contabilidad-Auditoría
Interdisciplinario con entrenamiento continuo
Interdisciplinario con entrenamiento contínuo.
4.- Orientación Pasado Presente y Futuro Pasado, Presente y Futuro
5.- Usuarios Poderes del Estado y Público
Poderes del Estado y Público
Poderes del Estado, Organismos Constitucionalmente Autónomos y Público.
6.- Normas PCGA, NICS NAGU y MAGU
Principios de Administración y prácticas de Buena gerencia
NAGU y MAGU
PCGA y NICS Principios de Administración NAGU y MAGU
7.- Opinión Dictamen Conclusiones Conclusiones
8.- Resultados de Auditoría
Dictamen sobre los EE.FF. más Informe Largo de auditoría.
Informe conteniendo, observaciones, conclusiones y recomendaciones para la entidad examinada.
Informe conteniendo, observaciones, conclusiones y recomendaciones para la entidad examinada. Informe Especial.
9.- Énfasis
Los EE.FF. presentan razonablemente la situación financiera, resultados de las operaciones y flujos de efectivo de la entidad.
Mejoras en la gestión, resultados, sistemas administrativos y controles gerenciales.
Cumplimiento de las normativas legales vigentes. Mejoras en la gestión, controles gerenciales y sistemas administrativos.
Fuente y Elaboración: CGR
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7. CONCEPTOS GENERALES
7.1 PROYECTO DE INVERSION PÚBLICA
7.1.1 Proyecto de Inversión
Se entiende por Proyecto de Inversión Pública (PIP) a toda intervención limitada en el tiempo, que utiliza total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, modernizar o restablecer la capacidad productora de bienes o servicios; cuyos beneficios se generen durante la vida útil del proyecto y éstos sean independientes de los otros7.
7.1.2 Ciclo de Proyectos
Las fases que contempla el Ciclo de Vida de los PIP son:
Preinversión Inversión y Post-inversión8.
El aspecto clave de este proceso lo constituye la obligación de que todo PIP tenga como requisito previo a su ejecución, la de contar con estudios de preinversión que sustenten que es socialmente rentable, sostenible, concordante con los lineamientos de política establecidos por las autoridades correspondientes del sector y la Región, y se enmarque en los planes que se elaboren en el gobierno nacional y los gobiernos regionales y locales.
7.1.3 Fases de un Proyecto
Preinversión: Comprende la elaboración y evaluación de los estudios de perfil, pre-factibilidad y factibilidad. El perfil se elabora principalmente con información secundaria y preliminar. Tiene como objetivo principal la identificación del problema y sus causas, los objetivos del proyecto, la adecuada identificación de alternativas para la solución del problema, y la evaluación preliminar de dichas alternativas. “Para evaluar las alternativas de solución deben compararse los beneficios y los costos de la situación “con proyecto” respecto a la situación “sin proyecto”. La situación “sin proyecto” se refiere a la situación actual optimizada, que implica eliminar deficiencias de la operación en la situación actual a través de intervenciones menores o acciones administrativas.”9
El estudio de pre-factibilidad tiene como objetivo acotar las alternativas identificadas en el nivel de perfil, sobre la base de un mayor detalle de información. Incluye la selección de tecnologías, localización, tamaño y momento de inversión, que permitan una mejor definición del proyecto y de sus componentes.
7 Ministerio Economía y Finanzas (MEF), 2002, Reglamento de la Ley Nº 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), aprobado por D.S. Nº 157-2002-EF. del 02.Oct.2002 8 MEF, 2000, Ley Nº 27293 Ley del SNIP. publicada el 27.Jun.2000. 9 MEF, 2002, Directiva Nº 004-2002-EF/68.01 Directiva General del SNIP, aprobada R.D. Nº 012-2002-EF/68.01
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El estudio de factibilidad tiene como objetivo establecer definitivamente los aspectos técnicos fundamentales como la localización, el tamaño, la tecnología, el calendario de ejecución, la puesta en marcha y lanzamiento, organización, gestión y análisis financieros.
Inversión: Comprende el desarrollo de los estudios definitivos o expedientes técnicos y la ejecución del proyecto. Durante esta fase la ejecución del PIP debe ceñirse a los parámetros bajo los cuales fue otorgada su viabilidad.
Post inversión: Comprende la operación, mantenimiento del PIP ejecutado y la evaluación ex post. “Se entiende por evaluación ex post al proceso para determinar sistemática y objetivamente la eficiencia, eficacia e impacto de todas las actividades desarrolladas para alcanzar los objetivos planteados en el PIP.”10
El Gráfico 2 muestra un diagrama de bloques de las Fases del Ciclo de Proyectos. Gráfico 2: Proyecto de Inversión Pública: Fases del Ciclo de Proyectos- SNIP
Fuente: MEF, 2000, Ley Nº 27293 del Sistema Nacional de Inversión Pública, publicada el 27.Jun.2000 Elaboración: CGR La elaboración del perfil es obligatoria. Las evaluaciones de prefactibilidad y factibilidad pueden no ser requeridas dependiendo de las características del proyecto de inversión pública.11
7.1.4 Etapas de un Proyecto
Un PIP pasa por etapas de evaluación antes de obtener la Declaración de Viabilidad: a) Perfil, b) Prefactibilidad y c) Factibilidad (estas dos últimas en caso fueran necesarias) tal como se muestra en el Gráfico 3: Etapas de Presentación y
10 MEF, 2002, Reglamento de la Ley Nº 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), aprobado por D.S. Nº 157-2002-EF. del 02.Oct.2002 11 Congreso de la República, 2000, Ley N° 27293 Ley del Sistema nacional de Inversión Pública, de 27.JUN.2000. Artículo 6°
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Evaluación del Perfil ante el MEF. Asimismo, pasa por etapas previas antes de entrar en operaciones; y luego, antes del cierre del proyecto. La Oficina de Inversiones del MEF emite las directivas que regulan las fases de los PIP y el funcionamiento del Banco de Proyectos; asimismo, califica la viabilidad de los proyectos que se encuentren en la fase de Pre-inversión, pudiendo delegar a los sectores esta atribución total o parcialmente. Del mismo modo, en cada Sector del órgano resolutivo se puede delegar esta atribución a las entidades pertinentes a su Sector. Conforman el Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP): la Dirección General de Programación Multianual del Sector Público (DGPM), así como los Órganos Resolutivos, las Oficinas de Programación e Inversiones (OPI), las Unidades Formuladoras (UF) y las Unidades Ejecutoras (UE) en cada Sector. Gráfico 3: Proyecto de Inversión Pública: Diagrama de Flujo de las Etapas de Presentación y Evaluación del Perfil del Proyecto ante el MEF
Fuente: MEF, 2000, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, MEF Elaboración: CGR
7.2 OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATA
7.2.1 Conceptos
Según el marco del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el término de Obra se define como: “Construcción, reconstrucción, rehabilitación, remodelación, demolición, renovación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros,
12
que requieren dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos”12.
De otro lado, existen trabajos con otras denominaciones que están definidos en el SNIP y en las normas de carácter presupuestal, como: Mantenimiento: “Conjunto de actividades, operaciones y cuidados necesarios para que la infraestructura, maquinaria, equipos y procesos conserven su condición normal de operación”13.
En ese sentido, se puede adicionar al concepto de obra pública: “Cuando los trabajos correspondan según la Entidad a la actividad “Servicio” y se realicen sobre obras ejecutadas cuya aplicación modifique las características estructurales, geométricas, arquitectónicas, y/o paisajistas de dichas obras”.
7.2.2 Etapas de la Contratación de Ejecución y Supervisión de Obras Públicas
En el Cuadro 2 se muestran los aspectos más relevantes de las etapas en la contratación para la ejecución y supervisión de una obra pública. Cuadro 2: Etapas de la Contratación: Aspectos relevantes
Etapas de la Contratación Aspectos relevantes en la
contratación de ejecución y supervisión de obras
Procedimientos de Auditoría
Necesidad de contratar Establecimiento de la necesidad de
contratar Del C1 al C5
Organización de las contrataciones
Determinación de la disponibilidad presupuestal
Determinación de la disponibilidad del terreno-licencias
Elaboración y aprobación del expediente técnico
Nombramiento del Comité Especial
Del C6 al C10
Bases y convocatoria Elaboración de bases Convocatoria
Del C11 al C13
Evaluación de propuestas y otorgamiento de buena pro
Evaluación de propuestas Otorgamiento de Buena Pro
Del C14 al C24
Suscripción del contrato Suscripción del contrato de obra Del C25 al C31
Ejecución del contrato
Entrega de terreno Otorgamiento de adelantos Control de garantías Cumplimiento del proceso constructivo Aprobación de presupuestos adicionales
de obra Aprobación de prestaciones adicionales
por servicios de supervisión Aprobación de ampliaciones de plazo y
mayores gastos generales Control de pago de valorizaciones Controles de calidad Cumplimiento del contrato
Del C32 al C60
12 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM, Numeral 38 de Anexo Definiciones 13 MEF, 2002, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado por D.S. Nº 157-2002-EF Numeral 17 de Glosario de Términos.
13
Conformidad de la prestación Recepción de obra y conformidad del servicio
Liquidación del contrato
Del C61 al C64
Fuente y Elaboración: Gerencia de Obras y Evaluación de Adicionales
7.2.3 Expediente Técnico de Obra
Es el conjunto de documentos que comprende: a. Memoria descriptiva, b. Especificaciones técnicas, c. Planos de ejecución de obra, d. Metrados, e. Valor referencial (presupuesto de obra), f. Análisis de precios unitarios, g. Calendario valorizado de avance de obras, h. Fórmulas polinómicas,
si el caso lo requiere, se puede incluir: i. Estudios de suelos, j. Estudio geológico, k. Estudio de impacto ambiental, l. Estudio básico de ingeniería, u otros complementarios.
En el expediente técnico se define y sustenta el objeto, costo, plazo, características y otras condiciones necesarias para adecuada ejecución de la obra en particular por ejecutar, por lo que su elaboración debe contar con el respaldo técnico necesario, verificando que corresponda a su naturaleza y condiciones especiales de la ley.
A. Memoria Descriptiva
Es la descripción detallada del Proyecto, comprende aspectos relacionados con: Introducción, antecedentes, estado actual de la obra, vías de acceso, estrategia para desarrollo de los trabajos, medidas de seguridad, tolerancias, entre otros. Señala la justificación técnica de acuerdo a la evaluación del estado de la obra, debiendo precisarse las diversas consideraciones técnicas, cuya índole depende del tipo de obra a ejecutar y que exigen el desarrollo de un conjunto de trabajos señalados en el expediente técnico. De igual manera se señala en forma precisa los objetivos a alcanzar con el desarrollo de la obra o trabajos planteados. Otros aspectos a considerar son: Situación geográfica del proyecto, condiciones ambientales, hidrológicas, geológicas, viales, altitud, topografía, sistemas de comunicaciones en obra, control sanitario, almacenamiento de materiales, de canteras, suministro de agua, energía eléctrica, entre otros.
B. Especificaciones Técnicas
Constituyen un conjunto de reglas vinculadas a la descripción de los trabajos, método de construcción, calidad de los materiales, sistemas de control de calidad (según el trabajo a ejecutar), métodos de medición y condiciones de pago requeridas en la ejecución de la obra. Cada una de las partidas que conforman el presupuesto de obra debe contener sus respectivas especificaciones técnicas, detallando las reglas que definen las prestaciones específicas.
14
C. Planos de Ejecución de Obra
Serán elaborados de tal forma que reflejen exactamente cada uno de los componentes físicos de la obra, pueden ser en dos o tres dimensiones. Comprenderá planos en planta, perfil, cortes, detalles, etc.
D. Metrados
Los metrados constituyen la expresión cuantificada (por partidas) de los trabajos de construcción que se han programado ejecutar en un plazo determinado; asimismo, son necesarios para determinar el presupuesto de obra, por cuanto representan el volumen de trabajo por cada partida. Los metrados deben estar adecuadamente sustentados (mediante planillas de cálculo), permitiendo con ello reducir los errores y omisiones que pudiera incurrirse en la presentación de las partidas14 integrantes del presupuesto base.
E. Valor Referencial (Presupuesto de Obra)
El valor referencial constituye el monto de la obra a ejecutar determinado a partir de la elaboración del presupuesto, que está compuesto por el costo directo, gastos generales, utilidad e impuestos. Está comprendido en el expediente Técnico de la Obra, salvo en la modalidad “Concurso Oferta”, donde el postor ganador es el que elabora el expediente técncico de la obra 15.
El costo directo se formula previa cuantificación de los metrados de obra y análisis de precios unitarios. Por su parte, los gastos generales incluyen los gastos de personal técnico, administrativo, empleados; gastos de oficina, seguros, materiales, servicio de vehículos, entre otros; el costo total de los gastos generales se representa mediante un porcentaje del costo directo.
F. Análisis de Precios Unitarios
Cada partida del presupuesto constituye un costo parcial, la determinación de cada uno de los costos requiere de su correspondiente análisis de precios unitarios; es decir, la cuantificación técnica de la cantidad de recursos (mano de obra, materiales, equipo, maquinaria, herramientas, entre otros), que se requieren para ejecutar cada unidad de la partida y su costo. Los análisis de precios unitarios no incluyen IGV.
G. Calendario Valorizado de Avance de Obra
Documento en el que consta la programación valorizada de la ejecución de la obra objeto de la prestación, por periodos determinados en las Bases o en el Contrato. Contemplará la distribución del costo de la obra por partidas a ejecutar en el periodo de ejecución de obra, concordante con la programación detallada en documentos como: PERT, CPM, Diagrama de Gantt.
De acuerdo a la concepción adoptada para ejecutar la obra se establecerá la secuencia de ejecución de las partidas correspondientes, quedando establecida la ruta crítica de la obra.
14 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S.. Nº 084-2004-PCM. Numeral 43 del Anexo de Definiciones Cada una de las partes o actividades que conforman el presupuesto de una obra. 15 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S.. Nº 084-2004-PCM. Artículos 32° y 58°.
15
H. Fórmulas Polinómicas
Es la representación matemática de la estructura de costos de un presupuesto, y es elaborado de acuerdo al DS 011-79-VC complementado con los dispositivos vigentes, de tal forma que permita actualizar los costos aplicando los índices del INEI de acuerdo al área geográfica correspondiente. El número máximo de fórmulas polinómicas por obra es de 4 y como mínimo 1. En caso que en un contrato existan obras de diversa naturaleza, podrá emplearse hasta un máximo de ocho (8) fórmulas polinómicas.
I. Estudios de Impacto Ambiental
En este estudio debe evaluarse el impacto ambiental, consignando sus respectivos costos, por las medidas de mitigación a ser implementadas durante la ejecución de la obra y deben ser elaborados de acuerdo a la normativa vigente en la materia.
J. Estudios Básicos de Ingeniería
De acuerdo a la naturaleza de la obra se ejecutarán Estudios Básicos (Topografía, mecánica de suelos, mecánica de rocas, entre otros) y Específicos (Canteras, estabilidad de taludes, partículas en suspensión en el agua, hidrología, precipitaciones, arcillas expansivas, acuíferos, calidad del agua, estudios sanitarios, entre otros), los que deben ser llevados a cabo por organismos competentes y debidamente acreditados.
7.2.4 Términos de Referencia16
De acuerdo al Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, los términos de referencia son elaborados por la Entidad para efectos del proceso de selección de la prestación de servicios de consultoría de obras públicas; y consiste en la descripción de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutarán dichas prestaciones. Asimismo, se define como consultor de obra17 a la persona natural o jurídica que presta servicios profesionales altamente calificados consistente en la elaboración de estudios de preinversión y elaboración del expediente técnico de obras, en la supervisión de obras, así como en la elaboración de proyectos y la realización de inspección de obras como funcionario o servidor de entidades públicas.
7.2.5 Proceso de Selección
Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos o hechos administrativos que tiene por objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual las entidades del Estado van a celebrar un contrato para la adquisición de bienes, la contratación de servicios o la ejecución de una obra18.
16 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-.PCM de 26.Nov.2004Numeral 54° del Anexo Definiciones 17 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-.PCM de 26.Nov.2004 Numeral 12° del Anexo Definiciones. 18 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-.PCM de 26.Nov.2004 Numeral 47° del Anexo Definiciones.
16
Durante el proceso de selección, las entidades están en la obligación de resolver las solicitudes y reclamaciones que formulen los participantes y postores con arreglo a las normas del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento. El Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado constituye la última instancia administrativa y sus resoluciones son de cumplimiento obligatorio.
Las Etapas del Proceso de Selección de las Contrataciones del Estado son:
Convocatoria
Debe contener obligatoriamente lo siguiente: Identificación, domicilio y RUC de la Entidad que convoca Identificación del proceso de selección Indicación de la modalidad de selección, de ser el caso Descripción básica del objeto del proceso Valor referencial Lugar y la forma en que se realizará la inscripción o registro de participantes Costo del derecho de participación Calendario del proceso de selección.
Registro de participantes
El registro de participantes se efectuará desde el día siguiente de la convocatoria y hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno de sus integrantes.
La persona natural o jurídica que solicite participar en un proceso de selección y solicite ser notificado electrónicamente, para registrarse deberá consignar una dirección de correo electrónico y mantenerla activa a efecto de las notificaciones que, conforme a lo previsto en el Reglamento, deban remitirse.
Consultas referidas a las Bases
A través de las consultas, los participantes podrán solicitar la aclaración de cualquiera de los extremos de las Bases o plantear solicitudes respecto de ellas. El Comité Especial publicará a través del SEACE, la absolución de las consultas, mediante un pliego absolutorio, debidamente fundamentado; las respuestas a las consultas se consideran como parte integrante de las Bases y del contrato.
Formulación y absolución de observaciones a las Bases
Los participantes en procesos de selección podrán formular observaciones, debidamente fundamentadas, relativas al incumplimiento de las condiciones mínimas o de cualquier disposición en materia de adquisiciones y contrataciones del Estado u otras normas complementarias o conexas que tengan relación con el proceso de selección mediante escrito dirigido al Comité Especial o a través del SEACE. La absolución de las observaciones por el Comité Especial debe ser fundamentada, se hará de conocimiento oportuno y simultáneo de los participantes y se considerará como parte integrante de las Bases del proceso. El procedimiento y plazo para tramitar las observaciones se fijará en el Reglamento. Cuando se acoja una observación, la corrección a que hubiere lugar se hará de conocimiento a todos los participantes.
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Integración de las Bases
Una vez absueltas todas las consultas presentadas, las Bases quedarán integradas como reglas definitivas y no podrán ser cuestionadas en ninguna otra vía ni modificadas por autoridad administrativa alguna, bajo responsabilidad del Titular o de la máxima autoridad administrativa de la entidad, según sea el caso. En los casos en que no se hubiere elevado al CONSUCODE el expediente respectivo, corresponde al Comité Especial, bajo responsabilidad, integrar las Bases conforme a lo dispuesto en los pliegos de absolución de consultas y de absolución de observaciones; de lo contrario, el proceso de selección resultará inválido. El Comité Especial no puede continuar con la tramitación del proceso de selección si no ha cumplido con publicar las Bases integradas a través del SEACE, bajo sanción de nulidad y sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar.
Recepción de propuestas La presentación de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro en los procesos de Licitación o Concurso Público se realizarán en acto público en una o más fechas señaladas en la convocatoria, con presencia de Notario Público o Juez de Paz cuando en la localidad donde se efectúe, no hubiera el primero. En todos los procesos de selección, sólo se considerarán como ofertas válidas aquellas que cumplan con los requisitos establecidos en las Bases.
Los resultados correspondientes en los casos de Licitación o Concurso se publican, y en los demás se hacen de conocimiento por lo menos de los interesados.
Evaluación de las propuestas
El método de evaluación y calificación de propuestas, debe permitir objetivamente una selección de la calidad y tecnología requerida dentro de los plazos más convenientes y al mejor valor total. El método deberá exigir la presentación de los documentos estrictamente necesarios por parte de los postores.
La evaluación de las propuestas es integral, realizándose en dos (2) etapas, la primera es la evaluación técnica, cuya finalidad es calificar la calidad de la propuesta, y la segunda es la evaluación económica, cuyo objeto es calificar el monto de la propuesta. Las propuestas técnicas y económicas se evalúan asignándoles puntajes de acuerdo a los factores y criterios de evaluación y calificación que se establezcan en las Bases del proceso; en ningún caso, y bajo responsabilidad del Comité Especial y del funcionario que aprueba las Bases, se establecerán en ellas factores cuyos puntajes se asignen utilizando criterios que no sean objetivos.
Otorgamiento y difusión de la Buena Pro
El otorgamiento de la Buena Pro se realizará en acto público, cuando se trate de licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas públicas, o en acto privado, tratándose de adjudicaciones directas selectivas y adjudicaciones de menor cuantía.
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En la fecha señalada en las Bases, el Comité Especial procederá a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de selección, a través de un cuadro comparativo, en el que se consignará el orden de prelación y el puntaje técnico, económico y total obtenidos por cada uno de los postores.
Dentro del día siguiente de haber quedado consentido el otorgamiento de la buena pro, éste deberá ser publicado en el SEACE.
7.2.6 Contratación
Una vez que quede consentido o administrativamente firme el otorgamiento de la buena pro, se deben cumplir los plazos19 y procedimientos establecidos para suscribir el contrato.
El contrato deberá celebrarse por escrito y se ajustará a la proforma incluida en las Bases con las modificaciones aprobadas por la Entidad durante el proceso de selección.
Los contratos regulados por el TÚO de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, incluirán necesariamente y bajo responsabilidad cláusulas referidas a20: Garantías Solución de controversias Resolución del contrato por incumplimiento
El contrato entra en vigencia cuando se cumplan las condiciones establecidas para dicho efecto en las Bases y podrá incorporar otras modificaciones, siempre que no impliquen variación alguna en las características técnicas, precio, objeto, plazo, calidad y condiciones ofrecidas en el proceso de selección.
En el caso de ejecución de obras, para la suscripción del contrato, el postor ganador deberá cumplir los siguientes requisitos21: a) Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado, salvo en los
contratos derivados de procesos de menor cuantía, en los que la Entidad deberá efectuar la verificación correspondiente ante el Registro Nacional de Proveedores.
b) Garantías, salvo casos de excepción. c) Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los asociados, de ser el caso. Estos requisitos no serán exigibles cuando el Contratista sea otra Entidad, cualquiera sea el proceso de selección, con excepción de las empresas del Estado que deben cumplirlos. Existen requisitos adicionales para la suscripción del contrato de obra: Presentar la constancia de capacidad de libre contratación22 expedida por el Registro
Nacional de Proveedores.
19 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. PCM, de 26.Nov.2004, Artículo 203° Plazos y Procedimientos para suscribir el contrato. 20 PCM, 2004, del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 083-2004-PCM, de 26.Nov.2004, Artículo 41° Cláusulas obligatorias en los contratos. 21 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por DS Nº 084-2004-PCM. de 26..Nov.2004 Artículo 200 y 239°9° Requisitos para Suscribir Contratos y requisitos adicionales para la suscripción del contrato de obra, respectivamente.
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Designar al residente de la obra, cuando no haya formado parte de la propuesta técnica.
Entregar el calendario de avance de obra valorizado en concordancia con el cronograma de desembolsos establecidos y sustentado en la programación de obra PERT-CPM concordante con el plazo, la misma que deberá ser presentada.
Entregar el calendario de adquisición de materiales e insumos necesarios para la ejecución de obra, en concordancia con el calendario de obra valorizado.
7.2.7 Ejecución contractual
7.2.7.1 Inicio del plazo de ejecución de la prestación
Para los contratos de ejecución de obra, a efectos de realizar un control adecuado de su cumplimiento, se requiere establecer el inicio del plazo de ejecución de la obra en el calendario de avance de obra.
El contrato entra en vigencia cuando se cumplan las condiciones establecidas para dicho efecto en las Bases y podrá incorporar otras modificaciones, siempre que no impliquen variación alguna en las características técnicas, precio, objeto, plazo, calidad y condiciones ofrecidas en el proceso de selección. El inicio del plazo de ejecución de obra comienza a regir desde el día siguiente en que se cumplan las siguientes condiciones23, que:
a. Se designe al inspector o al supervisor, según corresponda; b. La Entidad haya hecho entrega del expediente técnico de obra completo; c. La Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecutará la obra; d. La Entidad entregue el Calendario de Entrega de Materiales e Insumos
necesarios, cuando en las Bases se hubiera establecido tal responsabilidad por parte de la Entidad.
e. Se haya entregado el adelanto directo al contratista, de haber sido solicitado por éste, hecho que deberá cumplirse por la Entidad dentro del plazo de siete (7) días de haber recibido la garantía correspondiente.
El Calendario Valorizado de Ejecución de Obra y el Calendario de Adquisición de materiales e insumos, se ajustarán a la fecha de inicio de obra.
En contratos de Supervisión de Obra, estos tienen vigencia desde el día siguiente de la suscripción del documento que lo contiene.
7.2.7.2 Control de adelantos
El contratista tiene la posibilidad de requerir a la Entidad recursos económicos que le permita condiciones de financiamiento adecuadas para dar inicio a los trabajos y para el desarrollo de los mismos.
A solicitud del contratista, y siempre que haya sido previsto en las Bases, la Entidad podrá entregar adelantos, en los casos, montos y condiciones señalados
22 MEF, 2006, Modificación del Reglamento de la ley de Contrataciones y Adquisiciones, D.S. Nº 063-2006-EF,del 16.May.2006, Artículo 7.17 Capacidad de libre contratación. 23 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. de 26.Nov.2004, Artículo 240° Inicio del plazo de ejecución de obra.
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en el Reglamento. Para que proceda el adelanto, el contratista garantizará el monto total de éste.
7.2.7.2.1 Adelantos directos
Para contratos de ejecución de obra, los adelantos directos que en conjunto no deben exceder del veinte por ciento (20%)24 del monto del contrato original, deben solicitarse y entregarse dentro de los plazos establecidos25. Su amortización se hará mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra.
Para contratos de supervisión de obra, los adelantos que en ningún caso excederán en conjunto el treinta por ciento (30%)26 del monto del contrato, se entregarán en la oportunidad establecida en las Bases o en el contrato. Su amortización se hará mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales que se efectúen.
7.2.7.2.2 Adelanto para materiales
Adelantos para materiales o insumos a utilizarse en el objeto del contrato, lo que en conjunto no deben superar el cuarenta por ciento (40%)27 del monto del contrato original.
Las solicitudes de otorgamiento deberán ser realizadas con la anticipación debida, y siempre que se haya dado inicio al plazo de ejecución contractual, en concordancia con el calendario de adquisición de materiales e insumos presentado por el contratista; no procederá su otorgamiento cuando las solicitudes se realicen con posterioridad a las fechas señaladas en dicho calendario. Su amortización se realizará de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 011-79-VC de 01.Mar.1979 y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.
7.2.7.3 Control de garantías
El Estado busca garantizar el adecuado cumplimiento de los contratos de obra y asimismo, asegurar el correcto uso de los adelantos otorgados.
De acuerdo a las condiciones reguladas en el Reglamento28 para los contratos de ejecución de obra, las garantías que deberán otorgar los contratistas son las de fiel cumplimiento del contrato, fiel cumplimiento por prestaciones accesorias y por
24 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM, de 26.Nov.2004, Sub Capítulo II De los Adelantos del Capítulo III Normas Especiales para la ejecución de obras. 25 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM, de 26.Nov.2004, Artículo 244° Entrega del adelanto directo. 26 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM, de 26.Nov.2004, Artículo 228° Clases de adelantos. 27 PCM. 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. de 26.Nov.2004, Artículo 244° Entrega del adelanto directo. 28 PCM, 2004, del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004 -PCM.de 26..Nov.2004, Sub Capítulo IV De las Garantías del Capítulo I Disposiciones Generales de la Contratación del Título V Ejecución Contractual
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adelantos; y para la supervisión de obra, las de fiel cumplimiento del contrato, por adelantos y la adicional por el monto diferencial de propuesta. Los únicos medios de garantía que debe presentar el contratista son la carta fianza o la póliza de caución, las mismas que deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización automática en el país al requerimiento de la Entidad, siempre y cuando hayan sido emitidas por una empresa autorizada y sujeta al ámbito de la Superintendencia de Banca y Seguros.
7.2.7.3.1 Garantía de fiel cumplimiento
Requisito indispensable que el postor ganador debe entregar a la Entidad para suscribir el contrato. Esta garantía deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato y tendrá vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del contratista, en el caso de servicios de supervisión, o hasta el consentimiento de la liquidación final, en el caso de ejecución y consultoría de obras.
7.2.7.3.2 Garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias
En la contratación de obras que conllevan la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, se otorgará una garantía adicional por este concepto, de acuerdo con lo previsto en las Bases o en el respectivo contrato, la misma que se renovará periódicamente hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su presentación en ningún caso.
7.2.7.3.3 Garantía por adelantos
La Entidad sólo puede entregar los adelantos previstos en las Bases y solicitados por el Contratista, contra la presentación de una garantía emitida por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia de tres (3) meses, renovable trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortización total del adelanto otorgado. La presentación de esta garantía no puede ser exceptuada en ningún caso. Tratándose de los adelantos de materiales, la garantía se mantendrá vigente hasta la utilización de los materiales o insumos a satisfacción de la Entidad, pudiendo reducirse de manera proporcional de acuerdo con el desarrollo respectivo.
7.2.7.3.4 Garantía adicional por el monto diferencial de propuesta
Es aplicable cuando la propuesta económica fuese inferior al valor referencial en más del diez por ciento (10%) de éste en los procesos de selección para la contratación de servicios
22
7.2.7.4 Ejecución de Garantías Cuando el Contratista no la hubiere renovado antes de la fecha de su vencimiento, no tiene derecho a interponer reclamo alguno. Una vez culminado el contrato, y siempre que no existan deudas a cargo del contratista, el monto ejecutado le será devuelto a éste sin dar lugar al pago de intereses. Tratándose de las garantías por adelantos, no corresponde devolución alguna por entenderse amortizado el adelanto otorgado. La Garantía de fiel cumplimiento y la Garantía adicional por el monto diferencial de la propuesta se ejecutarán, en su totalidad, sólo cuando la resolución por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisión de resolver el contrato. El monto de las Garantías corresponderá íntegramente a la Entidad, independientemente de la cuantificación del daño efectivamente irrogado. La Garantiía de fiel cumplimiento y la Garantía por monto diferencial de propuesta se ejecutarán cuando transcurran 3 días de haber sido requeridos por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo determinado en la liquidación final del contrato debidamente consentida o ejecutoriada. Esta ejecución será solicitada por un monto equivalente al citado saldo a cargo del contratista.
7.2.7.5 Cuaderno de obra
Es el documento que, debidamente foliado, se abre a la fecha de entrega del terreno, debiendo ser firmado en todas sus páginas por el inspector o supervisor, según corresponda y por el residente, únicos autorizados para hacer anotaciones en él.
En este cuaderno de obra se anotan los hechos más relevantes que ocurran durante la ejecución de la obra, así como las órdenes, consultas y las respuestas a las consultas.
7.2.7.6 Proceso constructivo y controles de calidad
De acuerdo con el principio de vigencia tecnológica29, la ejecución de una obra debe reunir condiciones de calidad además de modernidad tecnológica, que permitan cumplir con efectividad los fines que se persiguen en la ejecución de una obra, teniendo en cuenta el estricto cumplimiento de lo establecido en las respectivas especificaciones técnicas.
La Entidad supervisará directamente o a través de terceros, todo el proceso de ejecución, para lo cual el contratista deberá ofrecer las facilidades necesarias. En virtud de este derecho, la Entidad tiene la potestad de aplicar los términos contractuales para que el contratista corrija cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas.
29 PCM, 2004, TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley Nº 26850, aprobado por D.S. Nº 083-2004-PCM. del 26.Nov.2004 Artículo 3° Principios que rigen a las contrataciones y adquisiciones, numeral 7.
23
El hecho que la Entidad no supervise los procesos, no exime al Contratista de cumplir con sus deberes ni de la responsabilidad que le pueda corresponder, siendo el responsable por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de las obras contratadas; asimismo, el plazo de responsabilidad a su cargo no podrá ser inferior a siete (7) años. El Contratista debe comunicar de inmediato a la Entidad de las fallas o defectos que advierta luego de la suscripción del contrato, sobre cualquier especificación o bien que la Entidad le hubiere proporcionado; si la Entidad acoge las observaciones, deberá entregar las correcciones o efectuar los cambios correspondientes, empezando a correr nuevamente el plazo de la ejecución de la obra a partir de ese momento, de ser el caso. Las entidades contratantes deben cautelar, a través de la supervisión, que en las obras en ejecución, se apliquen controles de calidad acordes con la naturaleza del contrato.30
7.2.7.7 Valorizaciones de obra
La valorización de obra es la cuantificación económica de un avance físico en la ejecución de la obra, realizada en un período determinado31.
Las valorizaciones tienen el carácter de pagos a cuenta y serán elaboradas el último día de cada período previsto en las Bases o en el contrato, por el inspector o supervisor y el contratista. En las obras contratadas bajo el sistema a precios unitarios se valorizará hasta el total de los metrados realmente ejecutados, mientras que en el caso de las obras bajo el sistema de suma alzada se valorizará hasta el total de los metrados del presupuesto de obra.
Los metrados de obra ejecutados serán formulados y valorizados conjuntamente por el contratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos que establezca el contrato. El avance físico deberá ser sustentado mediante las planillas de metrado. A partir del vencimiento del plazo establecido para el pago de estas valorizaciones, por razones imputables a la Entidad, el Contratista tendrá derecho al reconocimiento de los intereses pactados en el contrato y, en su defecto, al interés legal, de conformidad con el Código Civil.
Las valorizaciones de obra y de adicionales serán ajustadas a través de las fórmulas polinómicas de acuerdo a los dispuesto en el DS Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias32.
30 CGR. Gerencia de Obras y Evaluación de Adicionales. 31 PCM, 2004 Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM, de 26.Nov.2004, Numeral 57 del Anexo Definiciones, 32 PCM, 2004, Reglamento de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. Artículo 256° Reajustes
24
7.2.7.8 Facturaciones al Supervisor
Todos los pagos que la Entidad deba realizar a favor del Supervisor por concepto del servicio objeto del contrato, se efectuarán después de ejecutada la respectiva prestación; salvo que por la naturaleza de ésta, el pago del precio sea condición para la realización del servicio. La Entidad podrá realizar pagos periódicos al contratista por el valor del servicio contratado en cumplimiento del objeto del contrato, siempre que estén fijados en las Bases y que el contratista los solicite presentando la documentación que justifique el pago y acredite la prestación del servicio.
La Entidad deberá pagar las contraprestaciones en los plazos establecidos33; en caso de retraso en el pago, el Contratista tendrá derecho al pago de intereses conforme a lo establecido en las Bases o en el contrato, contado desde la oportunidad en que el pago debió efectuarse.
7.2.7.9 Prestaciones adicionales
Los mayores costos que se generan en las obras frecuentemente obedecen a la necesidad de ejecutar trabajos no señalados en los expedientes técnicos, y que se originan por errores o deficiencias en la elaboración de dichos documentos o a situaciones imprevisibles al momento de su formulación. Estas prestaciones pueden ser materia de: adicionales de obra, servicios de supervisión y ampliaciones de plazo; en el Gráfico 4 se ilustra el alcance de dichos conceptos.
Gráfico 4: Ejecución Contractual: Tipos de Prestaciones Adicionales
Fuente y Elaboración: Gerencia de Obras y Evaluación de Adicionales
33 PCM. 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. Artículo 248° Plazos para los pagos.
Adicionales de Obra
Ampliaciones de Plazo
TrabajoComplementaris
MayoresMetrados
Adicionales de Servicios de Supervisión
Partidas Nuevas
Mayores Metrados Presupuesto
Adicional de Obra
Presupuesto Adicional de Supervisión
Mayores Gastos
Generales
Prestaciones Adicionales
25
7.2.7.9.1 Obras adicionales y reducciones de obra
Se define como obra adicional: “Aquella no considerada en el expediente técnico, ni en el contrato, cuya realización resulta indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal34”.
Para fines de control gubernamental, es considerado presupuesto adicional de obra35 el mayor costo originado por la ejecución de trabajos complementarios y/o mayores metrados no considerados en las Bases de Licitación o en el contrato respectivo, y que son indispensables para alcanzar la finalidad del contrato, y siempre que sean derivados de:
Hechos de naturaleza imprevisible al formularse las bases de
licitación o al celebrarse el correspondiente contrato y hechos fortuitos o de fuerza mayor producidos con posterioridad a la suscripción del contrato de obra.
Determinados por actos administrativos orientados a subsanar,
entre otros, omisiones o deficiencias en el expediente técnico.
La Entidad podrá ordenar y pagar directamente la ejecución de prestaciones adicionales hasta el porcentaje establecido en la Ley Nº 2841136; Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, asimismo, podrá reducir obras hasta el quince por ciento (15%). En el supuesto que resultara indispensable la realización de obras adicionales mayores a dicho porcentaje, la Entidad, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda corresponder al proyectista, podrá gestionarlas; para ello se requerirá contar con la aprobación del Titular de la Entidad o el Directorio de la empresa así como la autorización, previa a su ejecución y pago, de la Contraloría General de la República. Las obras ejecutadas sin cumplir dichos requisitos no generan derecho alguno a favor del Contratista por cuenta del Estado.
7.2.7.9.2 Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales37
El contratista podrá solicitar la ampliación del plazo pactado por las siguientes causales, siempre que modifiquen el calendario de avance de obra vigente:
34 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. Numeral 39 del Anexo Definiciones 35 CGR, 2000, Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO para la autorización previa a la ejecución y pago de presupuestos adicionales de obra pública, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 036-2001-CG. 36 Hasta el año 2004 en las Leyes de Presupuesto del Sector Público, a partir del año 2005 en la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto 37 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. Sub Capítulo VI Ampliaciones de Plazo, Capítulo III Normas Especiales para la Ejecución de Obras, Título V Ejecución Contractual,
26
Atrasos y/o paralizaciones por causas no atribuibles al contratista Atrasos en el cumplimiento de sus prestaciones por causas
atribuibles a la Entidad Caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados.
Toda solicitud de ampliación de plazo debe efectuarse dentro del plazo vigente de ejecución.
Las ampliaciones de plazo darán lugar al pago de mayores gastos generales iguales al número de días correspondientes a la ampliación multiplicados por el gasto general diario, salvo en los casos de obras adicionales que cuenten con presupuestos específicos.
7.2.7.9.3 Mayores prestaciones en la supervisión
Se considera que el contrato de supervisión es accesorio al contrato de ejecución de obra, por estar directamente vinculados.
En virtud de la ampliación de plazo otorgada por la ejecución de adicionales de obra, la Entidad aprobará las prestaciones adicionales que requiera el contrato del Supervisor de la obra.
Cuando en los casos distintos a los adicionales de obras, se produzcan variaciones en el plazo de la obra o variaciones en el ritmo de trabajo de la obra, autorizadas por la Entidad, y siempre que impliquen mayores prestaciones en la supervisión, el Titular o la máxima autoridad administrativa de la Entidad puede autorizarlas, bajo las mismas condiciones del contrato original y hasta por un máximo del quince por ciento (15%) del monto contratado de supervisión. Cuando dichas prestaciones superen dicho porcentaje, se requiere la aprobación previa de la Contraloría General de la República.38
7.2.7.10 Intervención Económica de la Obra
La Entidad podrá, de oficio o a solicitud de parte, intervenir económicamente la obra en caso fortuito, fuerza mayor o por incumplimiento de las estipulaciones contractuales que a su juicio no permitan la terminación de los trabajos.
La intervención económica de la obra es una medida que se adopta por consideraciones de orden técnico y económico con la finalidad de culminar la ejecución de los trabajos, sin llegar al extremo de resolver el contrato. Si el Contratista rechaza la intervención económica, el contrato será resuelto.
Para la aplicación de la intervención económica se deberá tener en cuenta lo dispuesto en la Directiva y demás disposiciones que dicte sobre la materia el CONSUCODE.
38 PCM, 2004, TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Ley 26850 y su Reglamento, aprobados por D.S. Nº 083 y 084-2004-PCM. Artículos 42° y 248°.
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7.2.7.11 Resolución del Contrato de Obra39
La Resolución del Contrato de obra determina la inmediata paralización de la misma, salvo los casos en que, estrictamente por razones de seguridad o disposiciones reglamentarias de construcción, no sea posible. La parte que resuelve deberá indicar en su carta de resolución, la fecha y hora para efectuar la constatación física e inventario en el lugar de la obra, con una anticipación no menor de dos (2) días. En esta fecha, las partes se reunirán en presencia de Notario Público o Juez de Paz, según corresponda, y se levantará un acta. Si alguna de ellas no se presenta, la otra levantará el acta. Culminado este acto, la obra queda bajo responsabilidad de la Entidad y se procede a la Liquidación. En caso que la resolución sea por incumplimiento del Contratista, en la liquidación se consignarán las penalidades que correspondan, las que se harán efectivas, pudiendo la Entidad optar por culminar lo que falte de la obra mediante Administración Directa o por convenio con otra entidad, previa convocatoria al proceso de selección que corresponda, de acuerdo con el valor referencial respectivo. En caso que la resolución sea por causa atribuible a la Entidad, ésta reconocerá al Contratista, en la liquidación que se practique, el cincuenta por ciento (50%) de la utilidad prevista, calculada sobre el saldo que se deja de ejecutar.
7.2.7.12 Recepción de obra40
Para verificar si el contratista a cargo de la ejecución de la obra, cuando comunique su culminación, se ha ceñido estrictamente a lo establecido en los planos, especificaciones técnicas y modificaciones debidamente aprobadas, la Entidad efectuará la recepción de la obra, en la cual además, realizará las pruebas que sean necesarias para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos.
Para tal efecto, la Entidad nombrará al Comité de Recepción, el cual estará integrado, cuando menos, por un representante de la Entidad, necesariamente ingeniero o arquitecto, según corresponda a la naturaleza de los trabajos, y por el Inspector o Supervisor.
En un plazo no mayor de veinte (20) días de realizada su designación, el Comité de Recepción, junto con el Contratista, procederá a verificar el fiel cumplimiento de lo establecido en los planos y especificaciones técnicas y efectuará las pruebas que sean necesarias para comprobar el funcionamiento de las instalaciones y equipos.
39 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. Art. 267º. 40 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. Sub Capítulo IX Recepción de Obra, Capítulo III Normas Especiales para la Ejecución de Obras, Título V Ejecución Contractual.
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Culminada la verificación, y de no existir observaciones, se procederá a la recepción de la obra, teniéndose por concluida la misma, en la fecha indicada por el contratista. El Acta de Recepción deberá ser suscrita por los miembros del Comité, el contratista y su residente.
De existir observaciones, éstas se consignarán en el Acta respectiva y no se recibirá la obra, disponiendo el contratista de un plazo establecido para subsanar las observaciones, vencido el cual, el Comité de Recepción efectuará la verificación correspondiente, la que se sujetará a verificar la subsanación de las observaciones formuladas en el Acta, no pudiendo formular nuevas observaciones. De haberse subsanado las observaciones a conformidad del Comité de Recepción, se suscribirá el Acta de Recepción de Obra; pero, si dicho Comité constata la existencia de vicios o defectos distintos a los antes formulados, sin perjuicio de suscribir el Acta de Recepción de Obra, informará a la Entidad para que ésta solicite al Contratista por escrito las subsanaciones del caso, siempre que constituyan vicios ocultos.
7.2.7.13 Conformidad del servicio de supervisión
La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del área usuaria, quien deberá verificar, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales.
7.2.7.14 Liquidación del contrato
Se da por culminado un contrato de ejecución o supervisión de obra cuando se aprueba la liquidación del mismo41, la cual se determina a partir del establecimiento de la diferencia entre el monto final del contrato y el monto de los pagos a cuenta otorgados al Contratista.
La liquidación del contrato de obra42 es elaborada y presentada a la Entidad por el Contratista, según los plazos y requisitos establecidos, a partir de la recepción de la obra, debiendo la Entidad pronunciarse en un plazo máximo fijado en la normativa correspondiente. Si el Contratista no presenta la liquidación en el plazo previsto, su elaboración será responsabilidad exclusiva de la Entidad en idéntico plazo, debiendo notificarla al Contratista para su pronunciamiento dentro del plazo normado.
La liquidación quedará consentida cuando, practicada por una de las partes, no sea observada por la otra dentro del plazo establecido.
Toda discrepancia, respecto a la liquidación, se resuelve según las disposiciones previstas para la solución de controversias, sin perjuicio del cobro de la parte no
41 PCM, 2004, TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 083-2004-PCM. de 26.Nov.2004, Artículo 43° Culminación del contrato. 42 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM., de 26.Nov.2004, Sub Capítulo X Liquidación del Contrato de Obra, Capítulo III Normas Especiales para la Ejecución de Obras, Título V Ejecución Contractual.
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controvertida. No se procederá a la liquidación mientras existan controversias pendientes de resolver. Luego de haber quedado aprobada o consentida la liquidación, culmina definitivamente el contrato y se cierra el expediente respectivo. Toda reclamación o controversia derivada del contrato, inclusive por defectos o vicios ocultos, se resolverá mediante conciliación y/o arbitraje en los plazos previstos en cada caso43.
7.2.7.15 Solución de controversias44
Existen mecanismos para la resolución de conflictos o controversias que surjan en el cumplimiento de los contratos de ejecución y supervisión de obra, y se resuelven en forma voluntaria por acuerdo de partes mediante la participación de un tercero, comprometiéndose dichas partes a respetar su decisión.
Dichas controversias que surgen, desde la suscripción del contrato, sobre su ejecución, interpretación, resolución, inexistencia, ineficacia o invalidez, se resolverán mediante conciliación y/o arbitraje, según el acuerdo de las partes, debiendo solicitarse el inicio de estos procedimientos en cualquier momento anterior a la culminación del contrato, siendo este plazo de caducidad45.
Dicha disposición no resulta aplicable a las controversias surgidas en la ejecución de adicionales de obra, metrados no previstos contractualmente y mayores prestaciones de supervisión, aspectos sobre los cuales la CGR, ejerce el control previo, y serán resueltas por ésta de acuerdo a los procedimientos establecidos por el indicado Organismo Supervisor de Control.
7.2.8 Saneamiento legal
Para la inscripción de las obras de construcción ejecutadas a cargo de las entidades públicas en los Registros Públicos, es necesario acompañar las licencias de construcción respectivas, los certificados de conformidad de obra emitidos por los entes competentes, las liquidaciones de contratos o técnico-financiera, declaración de fábrica, según corresponda.
7.2.9 Supervisión de obra e informes mensuales
Para controlar los trabajos efectuados por el Contratista, la Entidad asignará un inspector o supervisor, según corresponda, quien será el responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y el cumplimiento del contrato.
43 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. de 26.Nov.2004, Artículo 270°. 44 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. de 26.Nov.2004, Capítulo IV Solución de Controversias, Título V Ejecución Contractual. 45 PCM, 2004, TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 083-2004-PCM. de 26.Nov.2004 Art. 53º.
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Toda obra contará de modo permanente y directo con un inspector (profesional, funcionario o servidor de la Entidad, expresamente designado por ésta) o supervisor46 (persona natural o jurídica especialmente contratada para dicho fin), quedando prohibida la existencia de ambos en una misma obra. El inspector o supervisor, según corresponda, debe cumplir por lo menos con las mismas calificaciones profesionales establecidas para el residente de obra.
El inspector o el supervisor, según corresponda, tiene como función controlar la ejecución de la obra y absolver las consultas que le formule el contratista; asimismo, está facultado para ordenar el retiro de cualquier subcontratista o trabajador por incapacidad o incorrecciones que, a su juicio, perjudiquen la buena marcha de la obra; para rechazar y ordenar el retiro de materiales o equipos por mala calidad o por el incumplimiento de las especificaciones técnicas; y para disponer cualquier medida generada por una emergencia. No obstante lo señalado en el párrafo precedente, su actuación debe ajustarse al contrato, no teniendo autoridad para modificarlo47.
El inspector o supervisor está obligado a presentar informes mensuales, especiales e informe final, conforme a lo estipulado en los términos de referencia. Participará como miembro del comité de recepción de obra, revisará y dará conformidad a la liquidación de obra. Para la conformidad del servicio de supervisión, presentará la liquidación del contrato de supervisión, según lo señalado en las bases.
7.2.10 Expediente de contratación
Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento.
8. AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
8.1 Conceptos
Dentro del marco normativo y prácticas del SNC; se define a la Auditoría de Obras Públicas, como: “El examen técnico, objetivo, independiente, sistemático y selectivo del proceso integral de ejecución de obras de proyectos de inversión, con el objeto de emitir un juicio de valor sobre el cumplimiento de los procesos licitarios y de los contratos celebrados por las entidades, bajo los criterios de eficiencia, economía, eficacia y legalidad”.
8.2 Características
La auditoría de obras públicas por contrata, tiene las siguientes características:48
46 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM. de 26.Nov.2004. Será obligatorio contar con un supervisor cuando el valor de la obra a ejecutarse sea igual o mayor al monto establecido en la Ley Anual de Presupuesto, de acuerdo al Artículo 247° Inspector o Supervisor de Obras. 47 PCM, 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-PCM.de 26.Nov.2004. Artículo 250° Funciones del Supervisor. 48 Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras – ILACIF, 1981, Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional 3ra, Edic., Editorial Dintel limitada, Bogotá Colombia. Capítulo VI Naturaleza y Definición de la Auditoría Gubernamental.
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Es un examen que debe incluir: diagnóstico e investigación, estudios, revisiones, verificaciones, comprobaciones, evaluaciones y además las técnicas y procedimientos de auditoría utilizados en la especialidad.
Es objetivo, en razón de que el profesional que examina debe proceder de manera independiente de su apreciación personal, es decir con imparcialidad en el desarrollo del examen.
Es externa, en el sentido que el control es efectuado por profesionales que actúan en forma independiente de las actividades que audita.
Sus acciones son sistemáticas en todas sus etapas. Es profesionalmente dirigida, puesto que quienes la realizan son personas sujetas a normas y códigos de ética, prescritos por sus organismos profesionales y la CGR.
Se efectúa en forma posterior a las operaciones o actividades que, una vez ejecutadas, hayan causado efecto.
Evalúa las operaciones comparándolas con disposiciones legales y normativas pertinentes, parámetros de rendimiento y normas de calidad e incluye las políticas, estrategias, planes y objetivos como criterios válidos para el examen.
Sus resultados se traducen en informes escritos que contienen observaciones, conclusiones y recomendaciones, redactados con carácter constructivo y orientado al mejoramiento de las operaciones examinadas.
8.3 Objetivos de la auditoría
El objetivo principal de la auditoría de proyectos de obras públicas, es verificar el adecuado uso de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal y otras normas reglamentarias aplicables, buscando la mejora en las operaciones y actividades de las entidades examinadas, basada en la adopción de las recomendaciones presentadas. El progreso debe ser evidenciado por un aumento en la eficiencia, eficacia y economía del proyecto examinado y especialmente de la entidad auditada. Los objetivos específicos más importantes que se trata de alcanzar a través de la auditoría de proyectos de obras públicas son:49
Determinar la coherencia entre la “necesidad de adquirir” del proceso previo a la construcción – etapa de pre-inversión, y la post-inversión, con relación a los objetivos inicialmente previstos y los resultados alcanzados.
Determinar el grado de eficiencia, economía y eficacia en la utilización de los recursos materiales y financieros durante la planificación, ejecución y operación del proyecto.
Verificar el cumplimiento de objetivos y programas propuestos en la planificación del proyecto mediante la constatación del cumplimiento del diseño y especificaciones técnicas y de la razonabilidad y oportunidad de las modificaciones aprobadas con relación a los objetivos contractuales.
Examinar los criterios y aprobaciones establecidos para determinar las modalidades de ejecución y contratación de obras. Criterios para establecer los sistemas y modalidades de los procesos de selección y contratación de obras.
Evaluar la consistencia de los expedientes técnicos contrastados con las especificaciones de la normativa y buenas prácticas vigentes.
49 CGR, Gerencia de Obras y Evaluación de Adicionales
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Establecer la razonabilidad u observancia de las disposiciones técnico-administrativas aplicadas en el desarrollo de los contratos de ejecución de obras.
Establecer la razonabilidad y legalidad de las aprobaciones emitidas por la Entidad a los diversos expedientes generados en la ejecución de la obra.
Examinar los procesos constructivos de obra y los controles de calidad aplicados.
Mejorar la pertinencia, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la información gerencial, analizando si está acorde con los objetivos trazados y permite la toma de decisiones en procura de una gestión transparente.
8.4 Proceso de la auditoría
El proceso del examen especial para evaluar la ejecución de obras públicas comprende las etapas de: planeamiento, ejecución y elaboración del informe; sin embargo, existen algunos matices que diferencia cada una de las fases o etapas del proceso. Cuadro 3: Fases del proceso de auditoría a obras públicas
FASES
DESCRIPCIÓN GENERAL
1. Planeamiento
Se define el objetivo y la estrategia para el examen especial. Se formula el plan y programa de auditoría. Se identifica las líneas de autoridad y responsabilidad involucradas. Se establece el marco legal y las normas reglamentarias aplicables. Se logra un adecuado entendimiento sobre los aspectos identificados
que serán materia de examen.
2. Ejecución
La comisión auditora aplica pruebas de auditoría, según el programa formulado, elaborando los respectivos papeles de trabajo.
Se obtiene evidencia suficiente, competente y pertinente (relevante) que soporte los hallazgos identificados50.
Se identifica indicios razonables de comisión de delito y los presuntos responsables por los hechos observados.
3. Informe Se emite el Memorándum de Control Interno, Informe administrativo, Informe Especial y el Informe Técnico especializado, de ser el caso.
Fuente: Gerencia de Obras y Evaluación de Adicionales Elaboración: Propia
9. AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATA
9.1 DEFINICIÓN Es el examen profesional, objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la Gestión de los Contratos de Obras Públicas, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información técnica, legal, administrativa, contable y presupuestal, el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos y si éstos fueron administrados con racionalidad, eficacia, eficiencia, economía y transparencia, en cumplimiento de la normativa legal.
50 CGR. 1998, Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU) aprobado por Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG, de 18.Dic.1998, Numeral 700 Visión General de la Parte IV Examen Especial.
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9.1.1 Características
La auditoría a obras públicas por contrata tiene las características siguientes: Es objetiva, en la medida en que considera que el auditor debe mantener una
actitud mental independiente, respecto de las actividades a examinar en la entidad;
Es sistemática y profesional, por cuanto responde a un proceso que es debidamente planeado y porque es desarrollada por Profesionales idóneos y expertos, sujetos a normas profesionales y al Código de Ética profesional;
Concluye con la emisión de un informe escrito, en cuyo contenido, se presentan los resultados del examen realizado, incluyendo observaciones, conclusiones y recomendaciones.
La auditoría a obras públicas por contrata se realiza mediante un examen especial, en el que se verifica, específicamente lo siguiente: Cumplimiento de la normativa legal en los proyectos de inversión relacionados
a las obras públicas ejecutadas por contrata. Cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios para contratación
de obras y consultoría de obras. Cumplimiento de contratos para la ejecución de obras públicas y consultoría de
obras. Manejo financiero por una entidad de recursos destinados a obras ejecutadas
por contrata y a la consultoría de obras. Cumplimiento de la ejecución del presupuesto para obras públicas por contrata
y consultoría de obras, en relación a la normativa legal. Denuncias relacionadas a la ejecución de obras por Contrata y a Consultoría
de obras. 9.2 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la ejecución de una auditoría de calidad, debe estar basado en el conocimiento de las actividades que ejecuta la entidad a examinar, así como el análisis del entorno en que se desarrolla, el tipo de auditoría a efectuarse y las disposiciones legales vigentes y aplicables51. La planificación de la auditoría a obras públicas, a través de un examen especial, se inicia con la programación de la entidad a ser examinada, incluyendo el proceso o asuntos específicos objeto de examen.
9.2.1 Determinación de la entidad a auditar
La programación de un examen especial puede originarse por52:
51 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 2.20 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995, modificada por Resolución de Contraloría Nº 141-99-CG del 25.Nov.1999. 52 CGR, 1998, Manual de Auditoría Gubernamental, MAGU 720, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG del 18.Dic.1998.
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Planeamiento general de los órganos integrantes del Sistema Nacional de Control, con base a lo dispuesto en la normativa pertinente.
Cumplimiento de las atribuciones de la Contraloría General de la República, literal b), del artículo 22°, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
Pedido efectuado por los poderes del Estado. Solicitudes de entidades gubernamentales. Denuncias formuladas por la ciudadanía o medios de comunicación, entre otros.
El planeamiento de una auditoría implica la preparación de una estrategia general para su conducción, con la finalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensión del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría, así como determinar las áreas críticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar. El planeamiento de una auditoría también debe incluir la revisión de la información relacionada con la gestión de la entidad a examinar, con relación a los objetivos, metas y programas previstos en el período bajo examen; así como el seguimiento de la implementación de las recomendaciones efectuadas como resultados de las observaciones formuladas con anterioridad. El planeamiento se inicia a partir de la evaluación de la información que contiene el archivo permanente53, y los archivos del sistema informático de la Contraloría General; y debe continuar con la ejecución de un programa de actividades en las instalaciones de las áreas de la entidad que permita completar la información necesaria para la mejor comprensión y conocimiento de sus principales objetivos, funciones, estructura de control interno, procesos, bienes y/o servicios producidos, recursos utilizados y sistemas administrativos.
En la ejecución de un examen especial a obras públicas, es necesario efectuar el planeamiento en las instalaciones de la entidad, ello en razón a que la documentación generada en una obra es muy amplia, debiendo verificarse in situ que la entidad cuenta con toda la información necesaria para realizar una adecuada evaluación. En la ejecución de esta etapa de la auditoría, así como al concluir la recolección y estudio de la información, el auditor documentará su trabajo mediante: La actualización del archivo permanente físico y/o en medios electrónicos. Emisión del plan y programa de auditoría
9.2.2 Elaboración del plan y programa de auditoría
En el plan y programa de auditoría, para ejecutar el trabajo de campo, tendrá la estructura54 siguiente: Origen del examen, Antecedentes de la entidad y de los asuntos que serán examinados, Objetivos y alcance del examen,
53 Contiene los datos de naturaleza hitórica o contínua relativos a la auditoría de una entidad. Incluye. Organigrama de la entidad, ROF, MOF, PAP, POI, Funcionarios, Normativa, Directivas, Reglamentos, Políticas, Contratos, Convenios, Estados Financieros, Memorias, entre otros. 54 CGR, 1998, Manual de Auditoría Gubernamental, MAGU 720, aprobada por R.C. Nº 152-98-CG del 18.Dic.1998. Parte IV Examen Especial.
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Criterios de auditoría a utilizar, Programa de procedimientos a ejecutar en el examen, Recursos de personal y especialistas en caso necesario, Información administrativa, Presupuesto de tiempo, Informes a emitir y fecha de entrega, y Formato tentativo del informe.
El programa de auditoría comprende una relación lógica, secuencial y ordenada de los procedimientos a ejecutarse, su alcance, el personal y el momento en el que deberán ser aplicados, a efectos de obtener evidencia competente, suficiente y relevante, necesaria para alcanzar el logro de los objetivos de la auditoría. Debe ser lo suficientemente flexible para permitir de acuerdo a las circunstancias, la aplicación de otros procedimientos por propia iniciativa y criterio profesional del auditor durante el proceso de la auditoría que a juicio del auditor encargado y supervisor, se consideren pertinenten. La duración de la auditoría y de cada procedimiento se puede controlar a partir del cronograma elaborado a través de herramientas informáticas de seguimiento y control de proyectos.55.
9.2.3 Evaluación del control interno
La Comisión Auditora cuando corresponde a los criterios de la auditoría, deberá efectuar una apropiada evaluación de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efectos de formarse una opinión sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, así como identificar las áreas críticas; e informar al titular de la entidad, mediante el documento denominado Memorándum de Control Interno, de las debilidades o ausencias de controles detectados, recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales. El sistema de control interno56 es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo las actitudes de las autoridades y el personal, instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos siguientes: Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la entidad; y la calidad de los servicios públicos que presta.
Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.
Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y sus operaciones. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información. Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales. Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos en rendir cuenta por los fondos y bienes públicos a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.
55 CGR, Se está usando MS Project en un proyecto piloto en la CGR, pero se pueden usar otras herramientas con el mismo propósito. 56 Congreso de la Republica, 2006, Ley Nº 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, de 18.Abr.2006. Artículo 3 Sistema de Control Interno.
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Son cinco los componentes del sistema (reconocidos internacionalmente por el COSO57 ): Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control gerencial Actividades de prevención y monitoreo Sistemas de información y comunicación.
Adicionalmente, se agregaron dos componentes según la Ley N° 28716 58 Ley de Control Interno de las entidades del Estado, que tienen relación directa con los anteriores:
Seguimiento de los resultados de la implantación de las recomendaciones Compromiso de mejoramiento
9.3 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
En el desarrollo de los procedimientos de auditoría gubernamental de la presente Guía se utilizará la normativa del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, y sus modificatorias, aprobados por D.S. Nº 083-2004-PCM, 084-2004-PCM y D.S. Nº 063-2006-EF, respectivamente; así como otras necesarias.
9.3.1 Desarrollo de procedimientos
En los cuadros del C1 al C64 se detallan los procedimientos a seguir en la ejecución del examen especial a obras públicas por contrata, relacionados a cada una de las siete etapas del proceso de contratación para la ejecución y supervisión de una obra. Los procedimientos de auditoría que contiene la presente guía, no tienen carácter exhaustivo ni limitativo, pudiéndose aplicar dichos procedimientos, en virtud a los objetivos de auditoría propios de cada una de las etapas del proceso de contrataciones, de acuerdo al criterio del auditor y responsables de la Comisión de auditoría y en función a criterios técnicos del auditor, de acuerdo a las circunstancias, naturaleza y situación para cada caso específico.
9.3.2 Comunicación de hallazgos y evaluación de descargos
La comisión auditora durante la ejecución del examen especial, debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos –estén o no prestando servicios en la entidad examinada- a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su evaluación y consideración en el Informe correspondiente, y de ser el caso, facilitar la adopción oportuna de acciones correctivas.
57 Committee of Sponsoring Organizations –COSO, of the Treadway Commissión , 1990. 58 Congreso de la República, 2006, Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, del 18.Abr.2006 .
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Los hallazgos se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Los hallazgos de auditoría a ser comunicados considerarán los atributos siguientes: - Condición: Situación o hecho detectado - Criterio: Norma, disposición o parámetro de medición transgredido - Efecto: Resultado adverso o riesgo potencial identificado; y - Causa: Razón que motivó el hecho o incumplimiento. Los dos últimos atributos podrán ser excluidos de la comunicación cuando la naturaleza del hallazgo y el tipo de auditoría así lo exija59. Para efectos de la comunicación de hallazgos se considerará la materialidad e importancia relativa, su vinculación o participación en los echos detectados y competencia personal del destinatario, así como en su redacción, la utilización de un lenguaje sencillo y fácilmente entendible que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa. Los descargos presentados por las personas a las que se comunicó los hallazgos, deben ser debidamente evaluados por la Comisión de Auditoría, poniéndose énfasis en los juicios formulados y en la nueva documentación alcanzada, no vista necesariamente durante el examen.
9.4 INFORMES DE AUDITORÍA
El Informe es el documento escrito mediante el cual la Comisión de Auditoría expone el resultado final de su trabajo, a través de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelarán en el Memorándum de Control Interno60.
Los informes que se emitan deben caracterizarse61 por su alta calidad, para lo cual se debe tener especial cuidado en la redacción, así como en la concisión, exactitud y objetividad al exponer los hechos. Debe redactarse en forma narrativa, de manera ordenada, sistemática y lógica, empleando un tono constructivo; cuidando de utilizar un lenguaje sencillo y fácilmente entendible, a fin de permitir su comprensión incluso por los usuarios que no tengan conocimientos detallados sobre los temas incluidos en el mismo; de considerarse pertinente, se incluirán gráficos, fotos y/o cuadros como apoyo.
59 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 3.60 aprobada por R.C. Nº 162-95-CG del 22.Set.1995, modificada por Resolución de Contraloría N° 141.99-CG de 25.Nov.1999. 60 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 4.10 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995, modificada por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG del 07.Dic.2000. 61 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 4.30 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995, modificada por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG del 07.Dic.2000.
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Los asuntos se tratarán en forma concreta y concisa, lo cual no implica omitir asuntos importantes, sino evitar utilizar palabras o conceptos que lleven a interpretaciones erradas; teniendo en cuenta que un exceso de detalles puede confundir al usuario e incluso minimizar el objetivo principal del informe. La exactitud de los hechos descritos en el informe demanda que las observaciones sean correctamente expuestas, que la evidencia presentada fluya de los papeles de trabajo y sea verificable y suficiente, evitando errores en la presentación de los hechos o en el significado de los mismos, que podrían restar credibilidad y generar cuestionamiento a la validez del informe. Las características y estructura específicas del informe, que a continuación se resumen, se encuentran establecidas en las NAGU 4.20, 4.30, así como en la NAGU 4.50 - Informe Especial62.
9.4.1 Memorándum de Control Interno
La evaluación y comprensión de la estructura de control interno63, tiene por objeto conocer con mayor precisión la implementación de los controles internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de la gerencia; lo cual permite formarse una fundamentada opinión sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente, así como identificar áreas críticas.
La evaluación de la estructura de control interno debe realizarse tomando en cuenta las normas y estándares profesionales pertinentes, así como las disposiciones específicas para las diferentes áreas y procesos de la entidad previstas en la normativa vigente; y que comprende dos etapas: 1. Obtención de información relacionada con el diseño e implementación de los
controles sujetos a evaluación. 2. Comprobación de que los controles identificados funcionan efectivamente y
logran sus objetivos.
Al término del trabajo de campo y de la evaluación antes citada, la comisión auditora emitirá el documento denominado Memorándum de Control Interno, en el cual se consignarán las debilidades o ausencias de controles detectados, así como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superación. Dicho documento será remitido al titular de la Entidad para su implementación, con copia al Órgano de Control Institucional, si fuere el caso.
En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 – Contenido del Informe, una copia del Memorándum de Control Interno, así como del reporte de las
62 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 4.50 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995, modificada por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG del 07.Dic.2000 y 012-2002-CG del 21.Ene.2002. 63 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 3.10 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995, modificada por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG del 13.Dic.2000.
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acciones correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarán como anexo del informe correspondiente a la acción de control. Asimismo, en dicho informe se considerará como conclusión y recomendación los aspectos de control interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente.
9.4.2 Informes especiales64
En ejercicio de las atribuciones establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Control, la Comisión Auditora formulará el Informe Especial para revelar específicamente, con orden y claridad, los hechos y circunstancias que configuran la presunta responsabilidad penal o civil, las consideraciones jurídicas que los califican y las pruebas sustentatorias correspondientes, recomendando la adopción de las acciones legales respectivas por la instancia competente. Estructura El Informe Especial debe formularse de acuerdo a la siguiente estructura: Cuadro 4 : Estructura del Informe Especial
Estructura Contenido
I. Introducción Origen (Indicación del Oficio de acreditación o
resolución de designación), Motivo Alcance (Período, áreas y ámbito geográfico materia
de examen, haciendo referencia a las disposiciones que sustentan la emisión del Informe),
Señalar que el informe tiene carácter de prueba preconstituida para el inicio de acciones legales.
II. Fundamentos de Hecho Sumilla (breve) Relato ordenado y objetivo de los hechos y
circunstancias, con indicación de los atributos: - Condición - Criterio - Efecto - Causa, cuando sea determinable
Aclaraciones o comentarios de las personas comprendidas
Evaluación de los mismos. En casos de responsabilidad penal, los hechos serán necesariamente revelados en términos de indicios; y tratándose de responsabilidad civil, el perjuicio económico deberá ser cuantificado.
III. Fundamentos de Derecho Análisis del tipo de responsabilidad Sustento de la tipificación y/o elementos antijurídicos
de los hechos Indicación de los artículos pertinentes del Código
Penal y/o Civil u otra normativa adicional considerada, según corresponda, por cada uno de los hechos
Exposición de los fundamentos jurídicos aplicables. De identificarse, se señalará plazo de prescripción
para el inicio de la acción penal o civil.
64 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 4.50 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995, modificada por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG del 07.Dic.2000 y 012-2002-CG del 21.Ene.2002.
40
IV. Identificación de Partícipes en los Hechos
Individualización de las personas que prestan o prestaron servicios en la entidad, con participación y/o competencia funcional en cada uno de los hechos calificados como indicios, o constitutivos del perjuicio económico determinado, en los casos de responsabilidad penal y civil, respectivamente.
Inclusión de los terceros identificados que hayan participado en dichos hechos.
Indicación de nombres y apellidos completos, documento de identidad, el cargo o función desempeñada, área y/o dependencia de la actuación, así como el período o fecha de estos.
V. Pruebas Identificación de las pruebas en forma ordenada y detallada por cada hecho, refiriendo el anexo correspondiente en que se adjuntan, debidamente autenticadas en su caso
De ser pertinente, se incluirá el Informe Técnico de los profesionales especializados que hubieren participado en apoyo a la Comisión Auditora, el cual deberá ser elaborado con observancia de las formalidades exigibles para cada profesión.
VI. Recomendación Recomendación para que se interponga la acción legal respectiva, la cual deberá estar dirigida a los funcionarios que, en razón a su cargo o función, serán responsables de la correspondiente autorización e implementación para su ejecución.
VII. Anexos Pruebas que sustentan los hechos que son materia del Informe Especial, debiendo estar precedidos de una relación que indique su numeración y asunto.
Incluir como Anexo Nº 01, la nómina de las personas identificadas como partícipes en los hechos revelados, con indicación de su cargo, documento de identidad, período de desempeño de la función y domicilio.
Fuente y Elaboración: CGR. El Informe Especial formulado por la Comisión Auditora de la Contraloría General de la República será suscrito por el auditor y/o abogado interviniente(s), el Jefe de Comisión, el Supervisor y los niveles gerenciales competentes; y el formulado por el Órgano de Control Institucional del Sistema Nacional de Control será suscrito por el auditor y/o abogado, Jefe de Comisión y Supervisor interviniente(s), según sea el caso, así como por el titular del respectivo Órgano. Cuando por razones de capacidad operativa, alguna de dichas funciones haya recaído en una misma persona, se referirá el cargo de mayor nivel de responsabilidad. Situaciones Especiales
Cuando se determine la existencia de perjuicio económico que a juicio de la Comisión Auditora sea susceptible de ser recuperado en la vía administrativa, los hechos relativos a dicho perjuicio económico seguirán siendo tratados por la Comisión Auditora y revelados en el correspondiente Informe de la acción de control; recomendándose en el mismo, las medidas inmediatas para materializar dicho recupero.
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Cuando se determine que en los hechos que constituyen los indicios razonables de comisión de delito y/o responsabilidad civil, los partícipes son únicamente terceros y no funcionarios o servidores que presten o hayan prestado servicios en la entidad, tales hechos serán revelados en el Informe de la acción de control, recomendando en éste las acciones correspondientes.
De ser necesario se podrá formular más de un Informe Especial originado de la
misma acción de control, siempre que resulte justificado por la conveniencia procesal de tratar por separado los hechos de connotación penal y los relativos a responsabilidad civil, así como en razón de la oportunidad de la acción legal respectiva o no ser posible la acumulación.
9.4.3 Informe administrativo
En el Informe Administrativo, se indica la responsabilidad administrativa funcional en que incurren los servidores y funcionarios por haber contravenido el ordenamiento jurídico administrativo y las normas internas de la entidad a la que pertenecen, se encuentre vigente o extinguido el vínculo laboral o contractual al momento de su identificación durante el desarrollo de la acción de control. Incurren también en responsabilidad administrativa funcional los servidores funcionarios públicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestión deficiente, para cuya configuración se requiere la existencia, previa a la asunción de la función pública que corresponda o durante el desempeño de la misma, de mecanismos objetivos o indicadores de medición de eficiencia65. El contenido del informe66 expondrá ordenada y apropiadamente los resultados de la acción de control, señalando que se realizó de acuerdo a las Normas de Auditoria Gubernamental y mostrando los beneficios que reportará a la entidad. Estructura El Informe debe formularse de acuerdo a la siguiente estructura:
65 Congreso de la República, 2002, Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, aprobada el 22.Jul.2002. Novena Disposición Final. 66 CGR. 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 4.40 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995, modificada por Resolución de Contraloría Nº 259-2000-CG del 07.Dic.2000.
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Cuadro 5: Estructura del Informe Administrativo
Estructura del Informe
Contenido
I. Introducción Origen del examen (Planes anuales de auditoría, denuncias, solicitudes expresas, indicación del documento de acreditación).
Naturaleza y Objetivos del examen (Auditoría financiera, auditoría de gestión o examen especial; objetivos previstos).
Alcance del examen (Período, áreas y ámbito geográfico materia de examen, haciendo referencia a las disposiciones que sustentan la emisión del Informe, limitaciones).
Antecedentes y Base legal de la entidad (Misión, naturaleza legal, ubicación orgánica, funciones relacionadas a la entidad y/o áreas examinadas, principales normas legales de aplicación).
Comunicación de hallazgos (Indicar el cumplimiento a la comunicación oportuna, indicación de anexo con relación de personal considerado en las observaciones).
Memorándum de Control Interno (Indicar la emisión de dicho documento al titular de la entidad, así como el reporte de las acciones correctivas que se hayan adoptado).
Otros aspectos de importancia (Dificultades o limitaciones de carácter excepcional en que se desenvolvió la gestión de la entidad, reconocimiento de logros de la entidad, adopción de correctivos de la propia administración que hayan permitido superar hechos observables, asuntos importantes que requieran un trabajo adicional, eventos posteriores a la ejecución del trabajo de campo que hayan sido de conocimiento de la comisión de auditoría y afecten o modifiquen el funcionamiento de la entidad.
II. Observaciones Sumilla (Título o encabezamiento que identifica el asunto materia de observación).
Relato ordenado y objetivo de los hechos o situaciones de carácter significativo y de interés para la entidad examinada, cuya naturaleza deficiente permita oportunidades de mejora y/o corrección, considerando los atributos siguientes: - Condición - Criterio - Efecto - Causa
Aclaraciones o comentarios de las personas comprendidas en las observaciones.
Evaluación de las aclaraciones o comentarios y documentación presentada por el personal comprendido en las observaciones, incluyendo al término de desarrollo de cada observación, la determinación de responsabilidades a que hubiera lugar en base a los documentos de gestión de la Entidad.
III. Conclusiones La Comisión Auditora debe expresar los juicios de carácter profesional formuladas como consecuencia del examen practicado.
En casos debidamente justificados, también se podrá formular conclusiones sobre aspectos distintos a las observaciones, siempre que hayan sido expuestos en el informe.
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Continuación del Cuadro 5: Estructura del Informe Administrativo
Estructura del Informe
Contenido
IV. Recomendaciones Medidas específicas y posibles que, con el propósito de mostrar los beneficios que reportará la acción de control, se sugieren a la administración de la Entidad para promover la superación de las causas y las deficiencias evidenciadas durante el examen.
Estarán dirigidas al titular, o en su caso, a los funcionarios que tengan competencia para disponer su aplicación.
También se incluirá como recomendación, cuando existiera mérito de acuerdo a los hechos revelados en las observaciones, el procesamiento de las responsabilidades administrativas que se hubiesen determinado en el Informe, conforme a lo previsto en el régimen laboral pertinente.
V. Anexos Nómina de las personas identificadas como partícipes en los hechos revelados, con indicación de su cargo, documento de identidad, período de desempeño de la función y domicilio.
Documentación indispensable que contenga importante información complementaria o ampliatoria de los datos contenidos en el Informe y que no obre en la entidad examinada.
Fuente y Elaboración: CGR 9.4.4 Informes técnicos67
El Informe Técnico es un documento esencialmente de carácter especializado, emitido por el profesional auditor de la Comisión Auditora, con especialidad relacionada con los estudios y los procesos de ejecución de obras; cuya participación está regulada en la NAGU 1.50 Participación de Profesionales y/o Especialistas68. Dicha norma, regula la participación - en calidad de apoyo - de los profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en diferentes campos de la auditoría gubernamental, entre ellos en la gestión de obras públicas; quienes al término de sus labores alcanzan un informe documentado que incluya las respectivas conclusiones, observaciones y recomendaciones, en concordancia con los objetivos del examen y la normatividad vigente. Cuando en la ejecución de una acción de control se cuente, en la comisión de auditoría, con el apoyo de profesionales y/o especialistas que ejercen sus actividades en campos diferentes a la auditoría gubernamental, cuya especialidad este relacionada con la elaboración de estudios para la ejecución de obras públicas, con la supervisión o la ejecución de las mismas, éstos elaborarán un informe técnico como parte de su participación; asimismo los integrantes, los profesionales y/o especialistas de apoyo, cuando sea requerido, presentarán Informes Técnicos como sustento de los informes especiales, y éstos se deberán formular en concordancia con la NAGU 1.50, citada anteriormente. Durante la ejecución de la auditoria y previa a la emisión de la comunicación de hallazgos, el especialista (ingeniero, u otro) auditor presentará un avance del Informe Técnico, a los efectos de proceder a la revisión y validación por parte del Auditor Encargado y del Supervisor de la Comisión Auditora.
67 CGR, Gerencia de Obras y Evualuación de Adicionales. 68 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental, NAGU 1.50 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995.
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El Informe Técnico se incluirá como parte de las pruebas para los efectos de la emisión de los Informes de Auditoría de acuerdo a los criterios establecidos en la NAGU 4.40 – Contenido del Informe y en la NAGU 4.50 – Informe Especial, descritos anteriormente. Conservará una estructura uniforme, caracterizándose por su alta calidad, evidenciando un especial cuidado en la redacción, así como en la concisión, exactitud y objetividad en la exposición de los hechos materia de los estudios, supervisión u obras examinados. Denominación: El Informe Técnico deberá precisar la denominación del asunto examinado en forma concisa. Estructura: El Informe Técnico necesariamente debe presentar la siguiente estructura: 1. Identificación del especialista:
Debe consignar los nombres y apellidos, profesión, especialidad, número de colegiatura y cargo. Asimismo, si cuenta o no, con certificado o constancia de habilitación.
2. Motivo del Informe Técnico:
Se indicará la causa que origina el Informe Técnico. 3. Base Legal:
Se indicará la normativa que exige la elaboración del Informe Técnico, así como la normativa aplicable al hecho materia de la acción de control.
4. Antecedentes:
Se indicará los principales datos de la obra, según se muestra en el Cuadro 6, en el mismo se efectuará una breve descripción del proyecto, incidiendo en el aspecto que es materia del informe.
Cuadro 6: Ficha Técnica de la obra
INFORMACIÓN GENÉRICA DE LA OBRA
1. DATOS GENERALES DE LA OBRA
Obra Nombre de la obra
Ejecución Presupuestaria Contrata
Proceso de selección Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación directa, etc. Nº….
Sistema de contratación Precios unitarios, Suma alzada, etc.
Financiamiento
Contratista
Valor Referencial
Contrato de obra Nº
Fecha de contrato
Presupuesto Contrato
Supervisor
Plazo de ejecución
Inicio plazo contractual
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Continuación del Cuadro 6: Ficha Técnica de la obra
INFORMACIÓN GENÉRICA DE LA OBRA
Término contractual Resolución que aprueba Liquidación, Monto
Situación En ejecución, concluida con liquidación, concluida sin liquidación, paralizada, etc.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO :
Fuente y Elaboración: CGR
5. Análisis
Se debe considerar principios y conceptos importantes de un Informe Técnico, asimismo, mostrar características de idoneidad como prueba. Según el hecho observado, el Informe Técnico debe comprender:
En caso que la desviación detectada esté relacionada con valorizaciones
de obra, se sustentará con cotizaciones de los insumos que sean observados (precios), análisis que demuestren las deficiencias encontradas en los rendimientos, metrados, dosificación, etc. Al respecto, los libros de texto o revistas no oficiales servirán únicamente como referencia para la obtención de indicios de irregularidades, mas por si solos no son evidencia de sobre valoración de una obra.
Cuando las deficiencias están relacionadas con ampliaciones de plazo, se debe evaluar la responsabilidad del ejecutor y de la entidad, la(s) causal(es) generadora(s), utilizar esquemas que permitan visualizar cómo se ha producido el hecho, para verificar si afecta la ruta crítica y calcular la cantidad de días que correspondía otorgar en la ampliación de plazo.
Para el caso de adicionales de obra, comentar si era indispensable la ejecución de los trabajos con relación al objetivo de la obra, tipificación, indicar el resultado de la verificación respecto a la disponibilidad presupuestaria, así como lo señalado en los informes que sustentan los presupuestos adicionales. Adicionalmente, debe evaluarse las soluciones técnicas propuestas y verificar los precios unitarios de las partidas nuevas, así como los mayores metrados de ser el caso.
En las reducciones de obra, evidenciar que se superaron los porcentajes señalados en la normativa vigente, indicando los informes que sustentaron la reducción de obra.
Ejecución de obra: en los casos de deficiencias detectadas en la ejecución de la obra, además de comentar sobre las deficiencias evidenciadas, se hará mención detallada de las inspecciones físicas efectuadas a la obra, así como las pruebas realizadas a fin de verificar la calidad de los elementos constituyentes de la obra, de haber sido necesarios; se comentará los resultados de las pruebas y los ensayos efectuados; de los cálculos desarrollados y demás evaluaciones realizadas para determinar los hechos detectados.
Si los problemas detectados están relacionados con el cálculo de valorizaciones, debe sustentarse con los cálculos efectuados por el ingeniero auditor, que incluyan la revisión de la aplicación de la fórmula polinómica de reajustes de precios, acompañando los comentarios explicativos indispensables para su comprensión.
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Multas: Si los hechos detectados involucran problemas relacionados con la aplicación u omisión en la aplicación de una multa, en el Informe Técnico se debe indicar cuál es la normativa aplicable para su cálculo, así como el cálculo de la misma, elaborado por el ingeniero auditor.
6. Irregularidades
Para determinar los hechos detectados se hará mención necesariamente de la norma transgredida, para lo cual se contará con el apoyo del abogado de la Comisión auditora; así mismo, podrá sustentar sus apreciaciones utilizando como referencia bibliografía emitida sobre los temas tratados.
Cuando se evidencie la existencia de perjuicio económico, se cuantificará el mismo, debiendo incluirse en el Informe Técnico los cálculos efectuados para determinar el monto del perjuicio, así como los comentarios necesarios para explicar su obtención.
Las observaciones se deberán referir a hechos o situaciones de carácter significativo y de interés para la entidad examinada, que permita oportunidades de mejora y/o corrección. Se presentarán de manera ordenada, sistemática, lógica y numerada correlativamente, evitando el uso de calificativos innecesarios y describiendo apropiadamente sus elementos o atributos característicos. En su desarrollo expositivo se considerará los aspectos esenciales siguientes:
a. Sumilla b. Elementos de la observación (condición, criterio, causa y efecto) c. Comentarios y/o aclaraciones del personal comprendido en las
observaciones d. Evaluación de los comentarios y/o aclaraciones presentados.
7. Conclusiones
Se expondrá, en forma breve y concisa, cada una de las conclusiones resultantes del análisis realizado, según los casos irregulares que reporte. Cuando se trate de responsabilidad civil, en las conclusiones se indicará en forma expresa a cuánto asciende el monto del perjuicio económico detectado.
8. Recomendaciones
Se formularán con orientación constructiva para propiciar el mejoramiento de la gestión de la entidad y el desempeño de los funcionarios y servidores públicos al servicio de la entidad.
Si el caso lo amerita, se recomendará que el Informe Técnico sea objeto de revisión y análisis por parte del abogado en los aspectos que impliquen connotación legal y con la finalidad de establecer las responsabilidades y, de ser el caso, se elabore el Informe Especial, previsto en la NAGU 4.5069.
69 CGR, 1995, Normas de Auditoría Gubernamental NAGU 4.50 aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22.Set.1995.
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9. Anexos A fin de lograr el máximo de concisión y claridad en el Informe Técnico, sólo se incluirá como Anexo la documentación que sustenta los hechos observados.
10. Firma
El Informe Técnico debe ser suscrito por el profesional que efectúa el trabajo y elabora el Informe Técnico.
Revisión del Informe Técnico
El Informe Técnico, suscrito por el especialista de la Comisión Auditora, será alcanzado al Auditor Encargado y al Supervisor de la citada Comisión para su revisión. Efectuada la revisión por los responsables de la dirección y supervisión de la Comisión Auditora, el Informe Técnico debe ser objeto de una revisión por la instancia correspondiente, de la Contraloría General, del Órgano de Control Institucional y de las Sociedades de Auditoría, según corresponda. En el caso de acciones de control efectuadas por las unidades orgánicas de línea u oficinas regionales de control, el Informe Técnico será remitido por el Auditor Encargado a la Gerencia de Obras y Evaluación de Adicionales para su revisión y opinión técnica. De tratarse de Comisiones Auditoras de la citada Gerencia, se aplicará el mismo tratamiento. Tratándose de los Órganos de Control Institucional, el Informe Técnico será remitido al titular del OCI, quien efectuará la revisión final y lo visará al término de l a misma, en señal de conformidad. En el caso de las Sociedades de Auditoría, el Informe Técnico será remitido al representante de la Sociedad, quien efectuará la revisión final y lo visará al término de la misma, en señal de conformidad.
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10. RESUMEN DE LOS OBJETIVOS DE AUDITORÍA POR CADA ETAPA
Cuadro 7: Resumen de los Objetivos de auditoría por cada Etapa del proceso de Contratación de obras
Etapas de la Contratación
Objetivo de auditoría
Aspectos relevantes en la contratación de ejecución
y supervisión de obras
Procedimientos
de Auditoría
1. Necesidad de contratar
Establecer si la necesidad de contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión se efectuó de acuerdo a lo planificado, bajo criterios de eficiencia, eficacia y economía y cumpliendo la normativa legal aplicable.
Establecimiento de la necesidad de contratar
Determinación de la disponibilidad presupuestal
Del C1 al C5
2. Organización de las contrataciones
Evaluar si la organización de las contrataciones, la asignación de responsabilidades, cronograma de los procesos y la formulación y aprobación del expediente técnico, fueron efectuados adecuadamente y de acuerdo a las normas establecidas.
Determinación de la disponibilidad del terreno-licencias
Elaboración y aprobación del expediente técnico
Nombramiento del Comité Especial
Del C6 al C10
3. Bases y convocatoria
Determinar la adecuada elaboración de las bases de los procesos de selección a fin de comprobar el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos.
Elaboración de bases Convocatoria
Del C11 al C13
4. Evaluación de propuestas y otorgamiento de buena pro
Evaluar la adecuada integración de las bases, evaluación de las propuestas y adjudicación de la buena pro de los procesos de selección, a fin de determinar si el proceso se efectuó de manera eficiente, eficaz, económíca, transparente y en concordancia con la normativa legal aplicable.
Evaluación de propuestas Otorgamiento de Buena Pro
Del C14 al C24
5. Suscripción del Contrato
Determinar si los contratos fueron suscritos cumpliendo los plazos establecidos, se presentaron los documentos requeridos, así como si es concordante con lo establecido en las bases, a fin de comprobar el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos.
Suscripción del Contrato de obra
Del C25 al C31
6. Ejecución del contrato
Evaluar si la ejecución de la obra en lo referente a: adelantos, garantías, procesos constructivos, pagos, adicionales de obra, plazos de ejecución, cumplimiento del contrato, controversias, entre otros, a fin de comprobar que la obra se ejecutó con criterios de eficacia, eficiencia, economía y legalidad.
Entrega de terreno Otorgamiento de adelantos Control de garantías Cumplimiento del proceso
constructivo Aprobación de presupuestos
adicionales de obra Aprobación de prestaciones
adicionales por servicios de supervisión
Aprobación de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales
Control de pago de valorizaciones
Controles de calidad Cumplimiento del contrato
Del C32 al C60
7. Conformidad de la prestación
Evaluar si la recepción de la obra y la liquidación del contrato son concordantes a los requerimientos técnicos y legales aplicables para confirmar si se cumplieron bajo criterios de eficiencia y transparencia.
Recepción de obra y conformidad del servicio
Liquidación del contrato
Del C61 al C64
Fuente y Elaboración: Gerencia de Obras y Evaluación de Adicionales
11. ANEXOS
A. Procedimientos de Auditoría aplicados a Obras Públicas por Contrata y Servicios de Supervisión
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ANEXO A: PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DE AUDITORÍA APLICADOS A OBRAS PÚBLICAS POR CONTRATA Y SERVICIOS DE SUPERVISIÓN
C 1 Cuadro 1.1.1 Etapa 1 - Revisión de la planificación de las contrataciones
Etapa del proceso Contratación 1 Necesidad de contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 1.1 Definición de Procedimiento general de la contratación Actividad de la entidad 1.1.1 Planificación de las contrataciones Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
El plan operativo refleja la ejecución del plan estratégico y la materialización a corto plazo de las metas previstas
Se incorpora las tareas y trabajos para el cumplimiento de las metas y se cuenta con la participación de todas las áreas de la Entidad
Se realiza en el menor tiempo permitido y adecuado a las metas presupuestales de la Entidad
Artículos 19° - 21° del Reglamento
Ley de Gestión Presupuestaria - Ley Nº 27209
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Revisar la planificación de las contrataciones
P1 Verificar que la planificación de las contrataciones para la ejecución de obras y servicios de supervisión, se ajusten de los Procedimiento generales y prioridades del Plan Operativo y Plan Estratégico de la Entidad √ √
P2 Verificar que los Procedimientos generales estratégicos sectoriales se encuentren vinculados con los Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales (PESEM), los Planes de Desarrollo Regional Concertados (PDRC), los Planes de Desarrollo Local Concertados (PDLC) y los Estratégicos Institucionales (PEI), según corresponda
√ √
P3 Comprobar que en los Presupuestos Institucionales, se encuentren programadas la ejecución de obras y servicios de supervisión en función de sus Procedimiento general estratégicos √ √
Procedimientos específicos (P)
P4 Constatar que la programación de contrataciones de obras y servicios de supervisión se haya efectuado a través de procesos técnicos de catalogación; que para el efecto apruebe el Ministerio de Economía y Finanzas √ √
Documentos por revisar Plan Estratégico, Sectorial, Multianual, Plan de Desarrollo Regional concertado, Plan de Desarrollo Local, Plan Operativo Institucional, Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC)
Riesgos (R) R1 Las obras y servicios de supervisión consideradas en el PAAC no sean las necesarias, indispensables o prioritarias para el logro de los
Procedimientos generales de la entidad
Efectos (E) E1 Se efectúen adquisiciones o contrataciones de obras y servicios de supervisión que no cumplen con los Procedimientos generales de la entidad. Fuentes de Información: Sistema electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Página Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 2 Cuadro 1.2.1 Etapa 1 - Verificación de las asignaciones presupuestales para el PAAC
Etapa del proceso Contratación 1 Necesidad de contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 1.2 Disposición de recursos presupuestales Actividad de la entidad 1.2.1 Disposición de partidas presupuestales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La aprobación del PAAC se realiza inmediatamente después de la aprobación del PIA. Se cuenta con un cronograma de contratación de obras y servicios de supervisión para atenderlas oportunamente
Las partidas presupuestales solicitadas cubren en calidad y cantidad los requerimientos del PACC
Los montos solicitados cubren los requerimientos del PAAC, en precios, condiciones y garantías, considerando las contingencias
Artículos 27°, 38°, del Reglamento Directiva de Tesorería para el ejercicio presupuestal
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar la disponibilidad de las partidas presupuestales para la ejecución del PAAC
P1 Comprobar que el PIA y el PIM se encuentren aprobados por las instancias pertinentes, y que cuenten con las previsiones de recursos para la contratación de obras y servicios de supervisión considerados en el PAAC √ √
Procedimientos específicos (P)
P2 Verificar en el documento de ejecución presupuestal, que los gastos efectuados en obras y servicios de supervisión correspondan a los previstos en el PAAC √ √
Documentos por revisar PIA, PIM y PAAC, documento de ejecución presupuestal y sus aprobaciones R1 No se logra contar con los recursos presupuestales Riesgos (R) R2 Captación de recursos propios menores a los estimados E1 Incumplimiento de la ejecución presupuestal Efectos (E) E2 Re procesos y sobre costos en la ejecución presupuestal
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la entidad. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Sistema Nacional de Inversión Pública – SNIP Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
51
C 3 Cuadro 1.3.1 Etapa 1 - Comprobación de los requerimientos de las áreas usuarias
Etapa del proceso Contratación 1 Necesidad de contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 1.3 Identificación de Necesidades – Estudios de preinversión Actividad de la entidad 1.3.1 Requerimientos de las contrataciones de las áreas usuarias Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se cuenta con la participación oportuna de todas las áreas en sus requerimientos, dentro del plazo señalado por el Titular del Pliego
Cada área sustenta el uso y requerimientos de sus adquisiciones, en concordancia al cumplimiento de sus Procedimientos generales específicos, en cantidad y calidad adecuadas
Los requerimientos se realizan con criterios de economía y vigencia tecnológica para obtener los mayores beneficios
Artículos 12° de la Ley y 22°, 28°, del Reglamento
Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública - Ley Nº 27293 y Reglamento D.S. Nº 157-2000-EF; y Directiva Nº 004-2002-EF/68.01– Directiva SNIP
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Comprobar los requerimientos de adquisiciones y contrataciones de las áreas usuarias
P1 Comprobar la existencia de los requerimientos formales de obras y servicios de supervisión de las áreas usuarias y su debida sustentación √ √
Procedimientos específicos (P)
P2 Dentro de la etapa de preinversión y previo a la definición de la modalidad de ejecución, se verificará que se ha elaborado el perfil del proyecto como un estudio preliminar luego del cual se podría elaborar el estudio de prefactibilidad y/o factibilidad, dependiendo de las características del proyecto.
√ √
Documentos por revisar POI, PAAC y sus aprobaciones, archivo de documentos emitidos y recibidos de las áreas usuarias R1 Dimensionamiento no adecuado de las características y/o especificaciones de la obra o servicio a requerirse, con respecto a la necesidad real del
área usuaria
R2 Existencia de variaciones significativas en los plazos establecidos para la contratación de obras y servicios de supervisión R3 La contratación no cumple el principio de vigencia tecnológica
Riesgos (R)
R4 Requerimientos sobredimensionados por una inadecuada estimación del área usuaria Efectos (E) E1 Se efectúen contrataciones con sobrestimación o subestimación en términos de calidad, vigencia tecnológica, cantidad y precio Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Sistema Nacional de Inversión Pública – SNIP. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Página Web de la entidad. Cartilla orientadora a los OCI`s sobre la Verificación de la consistencia de los Exp.Tec. de obras – GOEA. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
52
C 4 Cuadro 1.4.1 Etapa 1 – Verificación de la elaboración del plan anual de contrataciones
Etapa del proceso Contratación 1 Necesidad de contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 1.4 Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones – PAAC Actividad de la entidad 1.4.1 Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones – PAAC Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
El PAAC refleja los requerimientos de obras y de supervisión a contratar de manera oportuna, para lograr los objetivos de la Entidad.
El PAAC contiene las cantidades y calidades mínimas necesarias de prestaciones de las áreas de la Entidad, garantizando el cumplimiento de metas
Los requerimientos están aprobados en el PIA con fuente de financiamiento definida. El PAAC detalla montos, precios y plazos para la contratación de obras y supervisión
Artículos 7° de la Ley y 22° – 27°-31°, 36°, 57°, 77° - 79°, 141°-142°, 145°, 307°- 324° del Reglamento
Directivas de ejercicio presupuestal. Directiva Nº 004-2002-EF/68.01 – Directiva SNIP
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar la elaboración del plan anual de adquisiciones y contrataciones
P1 Comprobar que el PAAC incluya los procesos de contrataciones de las obras y servicios de supervisión requeridas por las áreas usuarias √ √ P2 Comprobar que las fechas consideradas para las contrataciones de las obras y servicios de supervisión consideradas en el PAAC corresponda a la oportunidad
requerida por las áreas usuarias e incluido los tiempos estimados de duración de los procesos de selección correspondientes √ √
P3 Constatar que el PAAC contenga la información mínima indispensable de las contrataciones de obras y servicios de supervisión, con independencia del régimen que las regule. √ √
P4 Validar la información sustentatoria y su justificación, en los casos especiales: ítems relacionados, etapas o tramos, paquetes o lotes; comprobar la secuencia lógica de la etapa, o tramo, su continuidad y que no constituya un evento aislado o inconcluso √ √
P5 Verificar que las modalidades de selección, procesos de selección, sistemas de contrataciones y modalidades de ejecución estén sustentados √ √ P6 Dentro de la etapa de preinversión y previo a la definición de la modalidad de ejecución, se verificará que se ha elaborado el perfil del proyecto como un estudio
preliminar luego del cual se elaborará el estudio de prefactibilidad y/o factibilidad, en el que se define la viabilidad del proyecto √ √
Procedimientos específicos (P)
P7 Verificar si en el PAAC, se han considerado las exoneraciones, en caso de darse la circunstancia de contratación entre Entidades √ √ Documentos por revisar PAAC; informe técnico y análisis costo-beneficio que sustente la necesidad de la obra y servicio de supervisión
R1 PAAC inadecuado a las necesidades y funciones de la entidad, las obras y servicios de supervisión no guarden relación con las metas. R2 Inclusión indebida de casos especiales: fraccionamiento, servicios personalísimos, declaración de desabastecimiento inminente, etc.
Riesgos (R)
R3 Combinación desfavorable en las modalidades de las contrataciones E1 Ineficiente uso de recursos públicos E2 Incremento del número de exoneraciones dirigidas a procesos de AMC E3 Distorsión en la modalidad de relación de ítems E4 Obsolescencia tecnológica de las obras y servicios de supervisión que no responda a criterios de costo/beneficio E5 Afecte principios de transparencia que rigen a los Procedimientos específicos de contrataciones
Efectos (E)
E6 El PAAC no cumple su objetivo de instrumento de gestión Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 5 Cuadro 1.4.2 Etapa 1 – Verificación de la aprobación del plan anual de contrataciones Etapa del proceso Contratación 1 Necesidad de contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 1.4 Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones – PAAC Actividad de la entidad 1.4.2 Aprobación y difusión del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones – PAAC Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se logra que el PACC esté aprobado en el menor tiempo posible, dentro de los 30 días siguientes de la aprobación del PIA y se remite oportunamente al CONSUCODE y PROMPYME y se ingresa al SEACE
Se obtiene la aprobación del PAAC, este es de conocimiento público, disponible en su Portal de Internet o a la venta de los interesados
El PAAC aprobado muestra las obras y los servicios de supervisión dentro del marco presupuestal y considera los precios y condiciones del mercado
Artículos 7° de la Ley y 22° - 27° del Reglamento
Directiva Nº 05-2003-CONSUCODE/PRE
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificación de la aprobación y difusión del plan anual de adquisiciones y contrataciones
P1 Comprobar que el PAAC y sus modificatorias se aprobaron oportunamente y por la autoridad competente, debiendo comprender a los autores y los procesos administrativos previos a su aprobación; dentro del plazo máximo fijado siguiente a la aprobación del presupuesto institucional √ √
P2 Verificar la publicación del PAAC en el SEACE, de ser el caso se haya publicado en el diario oficial El Peruano y su remisión a CONSUCODE y PROMPYME √ √
P3 Verificar que el PAAC y el documento que lo apruebe deberán ser publicados en el SEACE en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles de aprobado √ √
P4 Constatar que el PAAC aprobado se encuentra a disposición de los interesados en la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la Entidad y en la página web de ésta, si tuviera √ √
P5 Comprobar que el PAAC sea adquirido por cualquier interesado y al precio de costo de reproducción √ √
Procedimientos específicos (P)
P6 Comprobar que los expedientes de contratación de obras y servicios de supervisión, cuenten con la documentación generada desde la decisión de adquirir hasta la liquidación de obra √ √
Documentos por revisar SEACE, PAAC y sus modificatorias aprobado, documentos de remisión a CONSUCODE y PROMPYME, resolución de aprobación, publicación en El Peruano, factura de publicación
R1 Aprobación inoportuna del PAAC Riesgos (R) R2 Difusión inoportuna del PAAC E1 Nulidad del proceso Efectos (E) E2 Afectación de los principios de libre competencia y transparencia en las adquisiciones y contrataciones públicas
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Página Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 6 Cuadro 2.1.1 Etapa 2 - Verificación de la Dependencia Responsable
Etapa del proceso Contratación 2 Organización de las contrataciones de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 2.1 Asignación de responsabilidades Actividad de la entidad 2.1.1 Designación de la dependencia responsable de planificar los procesos de contrataciones Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se designa oportunamente a los responsables de planificar los procesos de contratación de obras y servicios de supervisión
La designación de la dependencia encargada considera el uso eficiente (experiencia, capacidad técnica, especialidad y disponibilidad) de los recursos de la Entidad.
La dependencia responsable cuenta con el personal y recursos (presupuesto, equipos, etc.) mínimos necesarios para alcanzar las metas propuestas.
Artículos 5°, 23° de la Ley y 2°, 3° del Reglamento.
Directiva Nº 004-2002-EF/68.01 – Directiva SNIP Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificación de la designación de la dependencia responsable de planificar y efectuar los procesos de contrataciones
P1 Revisar la organización, políticas, normas, procesos y controles que maneja la institución y el área responsable de las contrataciones √ √ P2 Verificar que las funciones de la dependencia responsable están incorporadas en el MOF y guardan concordancia con las previstas en la Ley y
que su designación esta debidamente sustentada √ √
P3 Verificar que se cuente además, con el Expediente Técnico respectivo y la Declaratoria de Viabilidad, conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública √ √
P4 Constatar que los órganos desconcentrados de la entidad, de ser el caso, cuenten con presupuesto propio y autonomía administrativa, o capacidad para contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión √ √
Procedimientos específicos ( P )
P5 Comprobar que la realización de los procesos de adjudicación de menor cuantía, estuvieron a cargo de la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones, o través de un Comité Especial designado para estos casos, por el titular del pliego o la máxima autoridad administrativa, según corresponda
√ √
Documentos por revisar Documento de designación de la dependencia responsable, MOF, ROF, Organigrama Institucional, Planes Estrategicos Riesgos ( R ) R1 Inadecuada asignación de responsabilidades Efectos ( E ) E1 Retraso en la ejecución presupuestal por una inadecuada programación de los procesos Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Página Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 7 Cuadro 2.1.2 Etapa 2 - Comprobación de la Designación de los Comités Especiales
Etapa del proceso Contratación 2 Organización de las contrataciones de obras y servicios de supervisión. Sub-etapa 2.1 Asignación de responsabilidades. Actividad de la entidad 2.1.2 Designación de los Comités Especiales para los procesos de selección. Afirmaciones y criterios de gestión
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Legalidad (Otras disposiciones)
El Comité Especial se instala en forma inmediata a su designación, permitiendo que el proceso de contrataciones de obras y servicios de supervisión se desarrolle normalmente.
Se elige y nombra a los miembros calificados para los Comités Especiales con la debida experiencia y de acuerdo al tipo de obra o servicio de supervisión previsto.
Los especialistas son, en lo posible, de la propia Entidad. Si son expertos independientes deben contratarse con la debida anticipación y adecuados términos contractuales.
Artículos 21°, 23°, 24° de la Ley y 41° - 52°, del Reglamento, y su modificatoria.
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Comprobar la adecuada designación de los comités especiales para los procesos de selección
P1 Comprobar que la designación del Comité Especial se realizó por la autoridad competente de la entidad y en la oportunidad debida, siguiendo los Procedimientos específicos establecidos √ √
P2 Verificar que la composición del Comité Especial es acorde a la normativa y que las calificaciones profesionales revelen su conocimiento sobre el objeto de la convocatoria √ √
Procedimientos específicos ( P )
P3 Verificar si están definidas las funciones y obligaciones del experto independiente; y si estas están recogidas en el contrato √ √ Documentos por revisar Resolución de Designación de los Comités Especiales, Contratos con Expertos Independientes y sus Curriculum Vitae
R1 Demora en la designación de los Comités Especiales e inadecuada conformación de los mismos Riesgos ( R ) R2 Restricciones de recursos para conducir los procesos de contrataciones o adquisiciones
Efectos ( E ) E1 Discrecionalidad en las decisiones de carácter técnico por incapacidad del Comité Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Página Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 8-A Cuadro 2.2.1 Etapa 2 – Formulación de expediente Técnico - valor referencial
Etapa del proceso Contratación 2 Organización de las contrataciones de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 2.2 Expediente técnico Actividad de la entidad 2.2.1 Formulación y aprobación del Expediente Técnico - Valor Referencial Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
El expediente técnico cumple con los objetivos de la entidad; cuyo valor referencial se obtiene a base de los precios del mercado, que a la fecha de la convocatoria no debe contar con más de 02 ó 04 meses de antigüedad si las bases consideran factor de reajuste
El expediente técnico corresponde a la cantidad, calidad, costo y oportunidad de la obra o servicio de supervisión requerido
Se considera todos los costos asociados según la naturaleza de la obra o servicio de supervisión por contratar y resultan en el mejor precio de mercado
Artículos 12°, 26° de la Ley y 28° - 36°, 38°, 39°, 62°, 63°; Numeral 28 del anexo 1 del Reglamento; y su modificatoria
Normas de Control Interno
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O
Procedimiento general Verificar la consistencia del Expediente Técnico y del valor referencial P1 Comprobar la validez de los documentos que sustentan técnicamente los precios de mercado con los cuales la entidad obtuvo el valor referencial √ √ P2 Verificar que el valor referencial incluye todos los conceptos que le sean aplicable y que pueda incidir sobre el valor de los servicios de supervisión
a contratar. √ √
P3 Recalcular el valor referencial y comparar con el que aparece en las Bases √ √ P4 Validar que la antigüedad de los valores referenciales estén de acuerdo a la normativa √ √ P5 Comprobar que el área responsable haya comunicado oportunamente al Comité Especial del valor referencial obtenido √ √ P6 Verificar que el valor referencial para ejecución de obras, corresponda al expediente técnico, con excepción del Concurso Oferta √ P7 Constatar que la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad, haya definido con precisión las características
técnicas de las obras o servicios de supervisión a contratar, y que se realizó los estudios de mercado o indagaciones según corresponda √ √
P8 Verificar que para el caso de Licitaciones Públicas y de Concursos Públicos siempre se efectuarán estudios previos y no indagaciones, para determinar las características técnicas de las obras o servicios de supervisión a contratar √ √
P9 Constatar que las características técnicas se han formulado a base de los Procedimientos generales de la ejecución de obras y servicios de supervisión requeridos. √ √
P10 Verificar que el titular de la Entidad o funcionarios formalmente autorizados han constatado oportunamente que se cuenta con la disponibilidad física y saneamiento legal del terreno, es decir con la factibilidad de servicios públicos, las autorizaciones y licencias correspondientes √ √
P11 Constatar que el expediente técnico de obra cuenta con la conformidad de las instancias técnicas correspondientes de la entidad; que haya sido aprobado por la autoridad competente, previo a la convocatoria del proceso de selección respectivo √
P12 Verificar que el expediente técnico de obra contiene: memoria descriptiva, planos, especificaciones técnicas, metrados, análisis de precios unitarios y presupuesto base, valor referencial, calendario de avance, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios
√
Procedimientos específicos ( P )
P13 Evaluar el expediente técnico determinando la pertinencia de los documentos que la conforman y que no se haya incurrido en fraccionamiento para dar lugar al cambio de tipo de proceso de selección √
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C 8-B Cuadro 2.2.1 (Continuación…) Etapa 2 – Formulación de expediente Técnico - valor referencial
Etapa del proceso Contratación 2 Organización de las contrataciones de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 2.2 Expediente técnico Actividad de la entidad 2.2.1 Formulación y aprobación del Expediente Técnico - Valor Referencial Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O
P14 En todos los casos se verificará que previamente a la elaboración del expediente técnico, el área técnica competente haya elaborado los Términos de Referencia según la Modalidad de ejecución presupuestal que la Entidad haya decidido optar √
P15 Verificar si en el Expediente Técnico se define: Objeto de la obra, Costo de la obra y Plazo de ejecución √ P16 Establecer si el Expediente Técnico corresponde a la naturaleza y condiciones especiales de la obra en particular, y que se formuló teniendo en
cuenta las condiciones del terreno, de ser el caso √
P17 Comprobar que el Consultor y los Profesionales responsables de la elaboración del expediente técnico han suscrito todas sus páginas en señal de conformidad respecto a su calidad técnica √
P18 Comprobar en las Especificaciones Técnicas; que en cada partida que conforma el presupuesto de la obra se ha cumplido con definir lo siguiente: Naturaleza de los trabajos a ejecutar (descripción), Procedimiento constructivo, Calidad de los materiales, Sistemas de control de calidad (pruebas y ensayos), Métodos de Medición, Condiciones de pago, que sean necesarias para ejecutar la obra
√
P19 Verificar que en las Especificaciones Técnicas no se haga referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico √
P20 Respecto a la sustentación de Metrados de las partidas que conforman el presupuesto de obra, se debe evidenciar que por cada partida que conforma el presupuesto de obra se adjunte: Planilla de metrados (sustento de metrados), Gráficos y croquis explicativos según se requiera √
P21 En lo referente al Análisis de Costos Unitarios, se deberá consignar y evaluar la razonabilidad de acuerdo a la exigencia de la zona de trabajo de los siguientes aspectos: Rendimientos, Porcentaje de incidencias, Cuadrillas, Precios, Jornales, Tarifas, Otros (herramientas, andamios) √
P22 Comprobar que la estructura del Presupuesto Base contenga las partidas y precios unitarios (costo directo) congruentes con el análisis de precios unitarios; y adicionalmente se haya consignado los gastos generales, utilidad e impuestos de ley, según corresponda √
P23 Verificar que el expediente técnico contenga el análisis de gastos generales (variables, fijos) específico para c/ obra en particular √
Procedimientos específicos ( P )
P24 Constatar que las características técnicas de las obras o servicios de supervisión a contratar, se establecieron considerando los reglamentos técnicos, las normas metrológicas y/o sanitarias nacionales aprobadas por las autoridades competentes; y los requisitos técnicos establecidos en reglamentos sectoriales dentro del ámbito de su aplicación
√ √
Documentos por revisar Bases, Cotizaciones de precios, Reglamentos o Normas técnicas nacionales y sectoriales. R1 El monto del valor referencial no corresponda a los precios de mercado como precios del fabricante y/o mayorista, etc. R2 Las características técnicas no se ajustan al tipo de obra o servicio de supervisión a contratar
Riesgos ( R )
R3 Reformulación del expediente de contratación E1 El costo de la obra o servicio de supervisión no corresponda al valor de mercado E2 Deficiente calidad de la obra o servicio de supervisión contratado
Efectos ( E )
E3 Sobrecostos de la obra o servicios de supervisión contratada Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Página Web de la entidad. y de PROMPYME Reglamento Nacional de Tasaciones. Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI. Normas Técnicas de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI Manual de Diseño Geométrico de Carrereras (DG-2001) -MTC Especificaciones Técnicas Generales para Construcción de Carreteras (EG-2000) – MTC Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras Manual de Diseño de Puentes (DP-2001)
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C 9 Cuadro 2.3.1 Etapa 2 - Verificación de la formulación de un cronograma de las convocatorias de los Procesos de Selección
Etapa del proceso Contratación 2 Organización de las adquisiciones y contrataciones de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 2.3 Organización y coordinación de los procesos de selección Actividad de la entidad 2.3.1 Elaboración del cronograma detallado de los procesos de selección Afirmaciones y criterios de gestión
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Legalidad (Otras disposiciones)
El cronograma contempla los tiempos adecuados así como la flexibilidad de los ajustes para lograr los objetivos.
El cronograma considera la capacidad de la Entidad de cumplir con el PAAC, identificando los Procedimientos y tiempos de cada proceso y tomando en consideración las modificaciones futuras
El cronograma presenta la conveniencia y oportunidad en la asignación de recursos disponibles, evitando el pago de moras y desabastecimientos
Artículos 5° - 7° de la Ley y 20°, 21° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar la elaboración y aprobación del cronograma detallado de las convocatorias a los procesos de selección de acuerdo al PAAC
P1 Verificar la existencia de cronogramas de los procesos de selección que guarde concordancia con el PAAC y la oportunidad de su formulación así como la pertinencia de su contenido. √ √
P2 Verificar que la Entidad haya formulado el cronograma de la convocatoria y que éste contenga las acciones a realizar, previa, durante y posterior a la adquisición o contratación. √ √
Procedimientos específicos ( P )
P3 Verificar la documentación de comunicación a CONSUCODE y a la CGR, remitida de manera trimestral con la relación de los procesos de selección, así como la información del SEACE. √ √
Documentos por revisar Documento que sustente el Cronograma detallado del PAAC, SEACE Riesgos ( R ) R1 Desabastecimiento por no cumplir el calendario de procesos de selección Efectos ( E ) E1 Incumplimiento de ejecución del PAAC por inadecuada programación Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Contraloría General de la República. Página Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
59
C 10 Cuadro 2.4.1 Etapa 2 – Verificación del registro del libro de actas y expedientes de contratación
Etapa del proceso Contratación 2 Organización de las adquisiciones y contrataciones de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 2.4 Libro de actas y expedientes de contratación Actividad de la entidad 2.4.1 Registro del libro de actas y expedientes de contratación Afirmaciones y criterios de gestión
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Legalidad (Otras disposiciones)
El expediente de contratación está actualizado por el funcionario responsable y el Libro de Actas está legalizado y al día
El expediente de contratación contiene la relación resumida de los procesos de selección, contiene la información exigida.
El expediente de contratación y el Libro de Actas presentan información veraz, que permite conocer el Estado de ejecución del PAAC y del presupuesto.
Artículos 38° - 40°, 51°, 136°, 270° y numeral 27 de Anexo I del Reglamento.
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar el registro de los libros de actas y expedientes de contrataciones
P1 Verificar la existencia del libro de actas, debidamente foliado y legalizado √ √ P2 Constatar que en el libro de actas estén registrados todos los acuerdos adoptados por los Comités Especiales por cada tipo de proceso de
selección y suscritos por todos los integrantes del Comité Especial respectivo √ √
P3 Verificar la existencia de los expedientes de contratación de cada uno de los procesos de selección √ √ P4 Comprobar que los expedientes de contratación de obras y servicios de supervisión, cuenten con la documentación generada desde la decisión de
adquirir hasta la liquidación de obra √ √
P5 Constatar que la copia de las actas de los procesos de selección figuren obligatoriamente en el expediente de contratación respectivo √ √
Procedimientos específicos ( P )
P6 Verificar que la fundamentación del voto o votos discrepantes de los miembros del Comité Especial, conste en el Acta del proceso de selección correspondiente √ √
Documentos por revisar Libro de actas de los procesos de selección, expedientes de contratación, SEACE Riesgos ( R ) R1 Tener desactualizado el registro de procesos o el libro de actas e incumplir con el CONSUCODE y la CGR Efectos ( E ) E1 Remitir a CONSUCODE y CGR información incompleta Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE Contraloría General de la República. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 11-A Cuadro 3.1.1 Etapa 3 - Comprobación de la elaboración de las bases de los procesos de selección
Etapa del proceso Contratación 3 Bases y Convocatoria de los procesos de selección para ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 3.1 Elaboración y aprobación de las bases Actividad de la entidad 3.1.1 Elaboración de las bases de los procesos de selección Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se define oportunamente las bases para cada uno de los procesos y siguiendo el cronograma del PACC, con el concurso de las áreas técnicas y/o de especialistas cuando corresponda.
Las bases contienen: especificaciones detalladas, condiciones adecuadas, métodos de evaluación y calificación objetivos y plazos convenientes para las consultas u observaciones
Se ha hecho un estudio comparativo de la obra o servicio de supervisión a contratar, para conocer las mejores condiciones que ofrece el mercado en calidad, precio, garantía y servicio.
Artículos 14°, 25° – 29° de la Ley y 28°, 29°, 31°, 38°, 45°, 53° –56°, 58°-63°; 2da Disposición Complemen. del Reglamento; y su modificatoria.
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Comprobar la adecuada elaboración de las bases de los procesos de selección
P1 Constatar que las Bases de los procesos de selección indiquen los sistemas de contratación (Suma alzada o Precios unitarios), Modalidad de ejecución contractual y la Moneda de la propuesta √ √
P2 Verificar que las Bases de una Licitación o Concurso Público contienen obligatoriamente cuando menos, lo siguiente: a) Mecanismos que fomenten la mayor participación de postores en función al objeto del proceso y la obtención de la propuesta técnica y
económica más favorable b) El detalle de las características de las obras o servicios de supervisión a contratar; el lugar de entrega, construcción o elaboración, según el
caso c) Garantía de acuerdo a lo que establezca el Reglamento d) Plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la efectiva posibilidad de participación de los postores e) La definición del sistema y/o modalidad a seguir, el cual será uno de los establecidos en el Reglamento f) El calendario del proceso de selección g) El método de evaluación y calificación de propuestas h) La Proforma de contrato, Cronograma General de Ejecución, Cronograma de los Desembolsos y el Expediente Técnico i) Fórmulas de Reajustes de Precios, de ser el caso j) Las normas que se aplicarán en caso de financiamiento otorgado por Entidades Multilaterales o Agencias Gubernamentales k) Mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas
√ √
P3 Constatar que las Bases de las adjudicaciones de menor cuantía, contienen como mínimo las condiciones precitadas en los literales b), e), f) y k); así como la metodología de evaluación, cuando se invite a más de un proveedor y/o se comunique la convocatoria al PROMPYME √ √
P4 Comprobar que el calendario del proceso de selección contemple los plazos mínimos de cada etapa del proceso √ √ P5 Verificar que el sistema de evaluación o calificación de propuestas se sustente en parámetros del Procedimiento general y se oriente a la
obtención de la oferta técnico-económica más conveniente √ √
Procedimientos específicos ( P )
P6 Verificar que las especificaciones técnicas contenidas en las bases corresponden a las definidas por el área usuaria √ √
61
C 11-B Cuadro 3.1.1 (Continuación…) Etapa 3 - Comprobación de la elaboración de las bases de los procesos de selección
Etapa del proceso Contratación 3 Bases y Convocatoria de los procesos de selección para ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 3.1 Elaboración y aprobación de las bases Actividad de la entidad 3.1.1 Elaboración de las bases de los procesos de selección Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O
P7 Verificar que la entidad consideró en la elaboración de las bases, en el caso de calificación previa de postores para la ejecución de obras, lo siguiente:
El valor referencial del proceso de selección es igual o mayor a 5,000 UIT a la fecha de la convocatoria Cuenta con la opinión favorable del CONSUCODE antes de convocar al proceso de selección Las condiciones especiales, criterios y factores a considerar en la calificación previa de los postores
√ √
P8 Verificar que las Bases establecen las fórmulas de reajuste en el caso de contratos de obras pactados en moneda nacional; sujetándose a lo dispuesto en el Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias √
P9 Cuando las Bases establezcan que las propuestas se expresen en moneda extranjera, se verificará que las fórmulas de reajuste no son de aplicación en la contratación de obras o servicios de supervisión. √ √
P10 Comprobar que en las Bases se ha previsto el reajuste por aplicación de fórmulas monómicas o polinómicas, según corresponda, en contratos de supervisión de obras pactados en moneda nacional. √
P11 Constatar que los participantes de un proceso de selección se encuentren registrados ante la entidad, previo pago del derecho correspondiente; cuyo monto no debe ser mayor al costo de reproducción de las Bases. Y que para adjudicaciones de menor cuantía el registro es gratuito √ √
Documentos por revisar Bases del proceso, expediente técnico de obra, libro de actas, expediente de contratación, SEACE R1 Mayor número de consultas, observaciones y recursos impugnativos al proceso de selección R2 Distorsión de los resultados en precio y calidad del proceso de selección R3 Demoras en la obtención de bienes, servicios u obras
Riesgos ( R )
R4 Adicionales de obra y ampliaciones de plazo E1 Las bases están orientadas a determinados postores o marcas de fábrica E2 Se obtienen un producto final inadecuado a las necesidades de la Entidad
Efectos ( E )
E3 Se generen obras o servicios de supervisión, que son contratadas de manera sobrestimada, subestimada o dirigida, en términos de calidad, vigencia tecnológica, cantidad y precio
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Contraloría General de la República. Página Web de la entidad. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 12 Cuadro 3.1.2 Etapa 3 - Verificación de la aprobación oportuna de las bases por el Titular de la Entidad
Etapa del proceso Contratación 3 Bases y Convocatoria de los procesos de selección para ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 3.1 Elaboración y aprobación de las Bases Actividad de la entidad 3.1.2 Aprobación de las bases de los procesos de selección Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Las bases están aprobadas por el Titular de la Entidad oportunamente, permitiendo el cumplimiento del PACC
El Titular verifica, al menos que: las bases no discriminen a postores, las prestaciones estén bien definidas, se soliciten garantías reales, los plazos sean apropiados, se ajusten a una normativa legal, esté definido el método de evaluación, exista un calendario del proceso de selección y una proforma de contrato, etc.
Las bases aprobadas permiten iniciar la convocatoria sin demora y su contenido es atractivo como negocio para los postores
Artículos 25°, 26°, 33° de la ley, y 53°, 54° y 81° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar de la aprobación de las bases de los procesos de selección
P1 Verificar que las Bases correspondan al documento elevado por el Comité Especial y que se haya seguido el procedimiento correspondiente √ √ P2 Constatar que las bases estén aprobadas por la autoridad competente √ √ P3 Comprobar que las bases se hayan aprobado oportunamente y que permita convocar al proceso de selección en la fechas señaladas en el PAAC √ √ P4 Verificar que se cuente con la disponibilidad de recursos presupuestales para la contratación de obras y servicios de supervisión √ √ P5 Constatar que las Bases consignen el valor referencial del proceso de selección; y además, los montos mínimo y máximo admisibles de las
propuestas para ejecución de obras y servicios de supervisión √ √
Procedimientos específicos ( P )
P6 Verificar que las Bases definen los criterios a fin de evaluar a los postores para determinar su experiencia en la actividad y en la ejecución de prestaciones similares, su capacidad y/o solvencia técnica y, de ser el caso, en equipamiento y/o infraestructura física y de soporte en relación con la obra por contratar.
√ √
Documentos por revisar Las bases firmadas por los miembros del Comité y el Titular de la Entidad Riesgos ( R ) R1 Vicios en el proceso de selección de obras y servicios de supervisión, no correspondan a Procedimientos generales estratégicos de la entidad
E1 Nulidad del proceso por un acto inválido de aprobación de las bases Efectos ( E ) E2 Adquisición o contratación innecesarias
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Contraloría General de la República. Página Web de la entidad. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 13-A Cuadro 3.2.1 Etapa 3 - Verificación de la realización de la Convocatoria
Etapa del proceso Contratación 3 Bases y Convocatoria Sub-etapa 3.2 Difusión de la Convocatoria Actividad de la entidad 3.2.1 Convocatoria y difusión de los procesos de selección Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La publicación en SEACE se realiza en la oportunidad para asegurar que sean convocados la mayor cantidad de postores
Se logra la difusión y cobertura de publicidad adecuada en SEACE, y la pagina Web de la entidad, diarios, y PROMPYME..
Se obtiene la participación adecuada de postores usando los medios y frecuencia de publicación, que resulten en menores costos
Artículos 8°,9°, 25°, 66°-69° de la Ley y 60°, 61, 97° – 99°, 101° - 108°, 307° - 324° del Reglamento, 2da. Disposición transitoria; y su modificatoria.
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificación de la convocatoria y difusión de los procesos de selección
P1 Constatar que el proceso convocado está incluido en el PAAC, salvo excepciones de Ley, tiene disponibilidad de terreno, recursos y fuente de financiamiento √ √
P2 Verificar la publicación de la convocatoria en el SEACE y la oportunidad en que ésta se ha dado. De no contar la entidad con Internet, se debe verificar que la convocatoria en el caso de licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones públicas se haya realizado mediante la publicación de aviso en un diario de circulación nacional o local; y que en el caso de adjudicaciones directas selectivas y de menor cuantía la convocatoria se efectuó mediante invitación
√ √
P3 Comprobar que la convocatoria del proceso de selección contiene obligatoriamente: La identificación, domicilio y RUC de la Entidad que convoca La identificación del proceso de selección La indicación de la modalidad de selección, de ser el caso La descripción básica del objeto del proceso El valor referencial El lugar y la forma en que se realizará la inscripción o registro de participantes El costo del derecho de participación El calendario del proceso de selección
√ √
P4 Verificar que la entidad opcionalmente prepublicó las Bases en el SEACE y en su propia página web; y que de no tener acceso a éste medio de difusión, comunicó a PROMPYME para su oportuna prepublicación en su página web √ √
P5 Constatar que la entidad haya efectuado la comunicación oportuna a la Contraloría General de la República, cuando corresponda √ √ P6 Comprobar si los plazos previstos en el calendario del proceso de selección son los correctos √ √
Procedimientos específicos ( P )
P7 Verificar el registro de participantes, indagando que el periodo de registro corresponda al calendario del proceso, el monto por el derecho de participación es el adecuado y el nivel de confiabilidad de la información sea adecuada √ √
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C 13-B Cuadro 3.2.1 (Continuación…) Etapa 3 - Verificación de la realización de la Convocatoria
Etapa del proceso Contratación 3 Bases y Convocatoria Sub-etapa 3.2 Difusión de la Convocatoria Actividad de la entidad 3.2.1 Convocatoria y difusión de los procesos de selección Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La publicación en SEACE se realiza en la oportunidad para asegurar que sean convocados la mayor cantidad de postores
Se logra la difusión y cobertura de publicidad adecuada en SEACE, y la pagina Web de la entidad (diarios, y PROMPYME)
Se obtiene la participación adecuada de postores usando los medios y frecuencia de publicación, que resulten en menores costos
Artículos 8,9, 25, 66-69 de la Ley y 60, 61, 97 – 99, 101 - 108, 307-324 del Reglamento, 2da. Disposición transitoria; y su modificatoria
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Documentos por revisar Registro de participantes, Registro de ingreso de fondos, Libro de Actas del Proceso, Archivo de comunicaciones del Comité Especial, Comité
Permanente y Dependencia Responsable
R1 Inadecuada difusión de la convocatoria, colisionando con el principio de transparencia, libre competencia y de trato justo e igualitario R2 Orientación a determinados postores R3 Vicios en el proceso de selección
Riesgos ( R )
R4 Incumplimiento de plazos E1 Retrotraer el proceso a esta fase por incumplimiento de los procedimientos E2 Generar procesos de selección desierto E3 Inadecuada cobertura de difusión y/o participación en el proceso de convocatoria E4 Retrotraer el proceso a esta etapa por incumplimiento de plazos en el Registro de Participantes
Efectos ( E )
E5 Perjuicio económico al Estado por malas prácticas empresariales Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
65
C14 Cuadro 4.1.1 Etapa 4 - Comprobación de la formulación y absolución de las consultas de las bases
Etapa del proceso Contratación 4 Integración de las Bases y Otorgamiento de la Buena Pro en procesos de selección de ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.1 Integración de bases Actividad de la entidad 4.1.1 Formulación y absolución de consultas de las bases Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se absuelven todas las consultas recibidas con la debida sustentación en los tiempos considerados para tal fin
La absolución de consultas se publica en SEACE en forma de pliego absolutorio debidamente fundamentado, y se consideran parte integrante del contrato y las bases.
La absolución de las consultas a través del SEACE permite una disminución en el costo de los procesos de selección
Artículos 27 de la Ley y 45, 50, 97 – 99, 101 – 102, 109 - 112, 310, 312, 314 del Reglamento
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Comprobar la adecuada formulación y absolución de consultas de las bases de los procesos de selección
P1 Comprobar que las consultas y absolución de las mismas se hayan efectuado de acuerdo a los plazos establecidos en el calendario del proceso de selección correspondiente √ √
P2 Verificar que todas las absoluciones a las consultas formuladas, tengan el fundamento y sustento correspondiente √ √ P3 Verificar que todas las consultas y absoluciones formuladas fueron notificadas a todos los postores, de manera oportuna y simultánea a través del
SEACE, en la sede de la entidad y/o mediante correo electrónico, de ser el caso √ √
P4 Oficiar y/o entrevistar selectivamente a los postores del proceso de selección de obras o servicios de supervisión, a fin de confirmar si las consultas formuladas fueron absueltas por el Comité Especial √ √
P5 Constatar si el Comité Especial al absolver las consultas, decidió solicitar el apoyo de las dependencias o áreas pertinentes de la entidad, y que éstas cumplieron con brindar dicho apoyo √ √
Procedimientos específicos ( P )
P6 Verificar si el Comité Especial en la absolución de consultas, excediéndose en sus funciones, modificó las condiciones previstas en las Bases √ √ Documentos por revisar Consultas, Absolución de consultas, SEACE, Comunicación a los postores, Expediente de contratación
R1 Evaluación sesgada en la absolución de consultas sobre las Bases R2 Distorsión del objeto de la contratación
Riesgos ( R )
R3 Afectar el principio de transparencia y trato justo e igualitario E1 La nulidad del proceso E2 Las obras y servicios de supervisión no sean los adecuados
Efectos ( E )
E3 Demora en la obtención de las obras y servicios de supervisión Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF. Página Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 15-A Cuadro 4.1.2 Etapa 4 - Verificación de la formulación y absolución de las observaciones a las bases
Etapa del proceso Contratación 4 Integración de las Bases y Otorgamiento de la Buena Pro en procesos de selección de ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.1 Integración de bases Actividad de la entidad 4.1.2 Formulación y absolución de las observaciones a las bases Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se absuelven todas las observaciones recibidas con la debida sustentación en el tiempos considerados para tal fin
La absolución de observaciones se publica en SEACE con fundamento, y se consideran parte integrante del contrato y las bases
La absolución de las observaciones a través del SEACE permite una disminución en el costo de los procesos de selección
Artículos 28° de la Ley y 45°, 50°, 97° -99°, 101°, 102°, 113° - 116°, 310°, 312° y 314° del Reglamento
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificación de la adecuada formulación y absolución de las bases de los procesos de selección
P1 Comprobar que las observaciones y absolución de las mismas se hayan efectuado de acuerdo a los plazos establecidos en el calendario del proceso de selección correspondiente √ √
P2 Verificar que todas las absoluciones a las observaciones formuladas, tengan el fundamento y sustento correspondiente √ √ P3 Verificar que todas las observaciones y absoluciones formuladas, fueron notificadas a todos los postores, de manera oportuna y simultánea a través del
SEACE, en la sede de la entidad y/o mediante correo electrónico, de ser el caso √ √
P4 Oficiar y/o entrevistar selectivamente a los postores del proceso de selección de obras o servicios de supervisión, a fin de confirmar si las observaciones formuladas fueron absueltas por el Comité Especial √ √
P5 Constatar si el Comité Especial al absolver las observaciones, decidió solicitar el apoyo de las dependencias o áreas pertinentes de la entidad, y que éstas cumplieron con brindar dicho apoyo √ √
P6 Verificar si el Comité Especial en la absolución de observaciones, excediendo funciones, modificó las condiciones previstas en las Bases √ √ P7 Comprobar que las observaciones versan sobre el incumplimiento de las condiciones mínimas referidas en el Art. 25º de la Ley, de cualquier disposición en
materia de contrataciones del Estado u otras normas que tengan relación con el proceso de selección √ √
P8 En el caso que la observación a las bases sea elevado al CONSUCODE; verificar que se haya efectuado oportunamente, mediante informe técnico y siguiendo los procedimientos establecidos √ √
Procedimientos específicos (P)
P9 Comprobar que una vez publicado el Pronunciamiento del CONSUCODE, el Comité Especial prosiguió con la tramitación del proceso de selección cumpliendo con implementar adecuadamente lo dispuesto en dicho Pronunciamiento √ √
67
C 15-B Cuadro 4.1.2 (Continuación…) Etapa 4 - Verificación de la formulación y absolución de las observaciones a las bases
Etapa del proceso Contratación 4 Integración de las Bases y Otorgamiento de la Buena Pro en procesos de selección de ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.1 Integración de bases Actividad de la entidad 4.1.2 Formulación y absolución de las observaciones a las bases Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se absuelven todas las observaciones recibidas con la debida sustentación en el tiempos considerados para tal fin
La absolución de observaciones se publica en SEACE con fundamento, y se consideran parte integrante del contrato y las bases
La absolución de las observaciones a través del SEACE permite una disminución en el costo de los procesos de selección
Artículos 28° de la Ley y 45°, 50°, 97° -99°, 101°, 102°, 113° - 116°, 310°, 312° y 314° del Reglamento
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Documentos por revisar Registro de Observaciones, Absolución de las mismas, Bases del Proceso de selección, Bases Integradas, SEACE, documentos de notificaciones,
Resoluciones de CONSUCODE
R1 Evaluación sesgada de las Observaciones a las Bases R2 Distorsión del objeto de la contratación
Riesgos ( R )
R3 Afectar el principio de transparencia y trato justo e igualitario E1 La nulidad del proceso E2 Las obras y servicios de supervisión no sean los adecuados
Efectos ( E )
E3 Demora en la obtención de las obras y servicios de supervisión Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
68
C 16 Cuadro 4.1.3 Etapa 4 - Constatar la integración de las bases Etapa del proceso Contratación 4 Integración de las Bases y Otorgamiento de la Buena Pro en procesos de selección de ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.1 Integración de bases Actividad de la entidad 4.1.3 Integración de las bases Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La integración de las bases se desarrolla dentro de sus plazos, siendo publicada oportunamente para conocimiento de los postores
La integración de las bases considera todas las observaciones planteadas y sus absoluciones, fundamentadas en criterios técnicos y legales
La integración de las bases optimiza la contratación de obra o servicio de supervisión, en términos de cantidad, calidad y precio
Artículos 97°- 99°, 101°, 102°, 117°, 118° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Constatar la integración de las Bases de los procesos de selección
P1 Comprobar que la integración de Bases se haya efectuado de acuerdo a los plazos establecidos en el calendario del proceso de selección correspondiente. √ √
P2 Verificar que la integración de las Bases comprenda todas las consultas y observaciones acogidas y lo resuelto por CONSUCODE, de ser el caso √ √ P3 Constatar que la integración de las bases fue notificada a todos los postores, de manera oportuna y simultánea a través del SEACE, en la sede de la
entidad y/o mediante correo electrónico, de ser el caso √ √
P4 Comprobar que una vez integrada las bases, estas no fueron modificadas por autoridad administrativa alguna de la entidad √ √ P5 Comprobar que una vez publicadas las bases integradas a través del SEACE, el Comité Especial prosiguió con la tramitación del proceso de
selección √ √
Procedimientos específicos ( P )
P6 Comprobar que los expedientes de contratación de obras y servicios de supervisión, cuenten con la documentación generada desde la decisión de adquirir hasta la liquidación de obra. √ √
Documentos por revisar Bases del proceso de selección, Bases Integradas, Registro de las consultas y observaciones formuladas, Pronunciamientos de CONSUCODE, SEACE.
R1 Que las reglas del proceso sean confusas Riesgos ( R ) R2 Genera vicios en el proceso de selección
Efectos ( E ) E1 Recursos impugnativos E2 Declaratoria de nulidad del proceso de selección E3 Demora en la conclusión de los procesos de selección Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
69
C 17 Cuadro 4.2.1 Etapa 4 - Comprobación de la recepción de propuestas
Etapa del proceso Contratación 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.2 Evaluación de propuestas Actividad de la entidad 4.2.1 Recepción de propuestas Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
El Comité Especial recepciona las propuestas de los postores, abre los sobres que contienen la propuesta técnica y económica, las evalúa y las califica en la fecha prevista
Las propuestas recibidas cumplen los requisitos exigidos y pasan a la fase de evaluación.
Se realiza la recepción llamando a los postores en el orden en que adquirieron las bases, sin incurrir en mayor empleo de recursos.
Artículos 30°, 66° - 69° de la Ley y 75°, 76°, 97° – 99°, 101°, 102°, 119° – 126°, 307°-324° del Reglamento.
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Comprobar la recepción de propuestas en los procesos de selección
P1 Verificar que la recepción de propuestas se ha dado en la fecha y hora establecida en el calendario del proceso de selección. √ √ P2 Comprobar que el acto de recepción de propuestas se dio asegurando la transparencia del mismo √ √ P3 Verificar que en el acto de recepción de propuestas el Comité Especial actúo en su conjunto y con la independencia debida √ √ P4 Constatar la existencia del Acta de presentación de propuestas, suscritas por todos los miembros del Comité Especial y opcionalmente por los
postores presentes en dicho acto √ √
P5 Comprobar que los postores estuvieron debidamente representados √ √ P6 Constatar que la documentación presentada por los postores cumple con las exigencias establecidas en las Bases, la Ley y el Reglamento √ √ P7 Validar la información presentada por los postores, solicitando información a CONSUCODE, RENIEC, SUNAT y SUNARP √ √
Procedimientos específicos ( P )
P8 Verificar que se cumplió con los Procedimientos específicos regulados para la presentación de propuestas electrónicas a través del SEACE, de ser el caso √ √
Documentos por revisar SEACE, Acta de recepción de propuestas, Expediente del Proceso de Contratación, Propuestas de postores R1 Falta de transparencia Riesgos ( R ) R2 Irregularidades en el acto de presentación de propuestas
Efectos ( E ) E1 Distorsión en el resultado de los procesos Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
70
C 18 Cuadro 4.2.2 Etapa 4 - Verificación de la evaluación de las propuestas
Etapa del proceso Contratación 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de ejecución de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.2 Evaluación de las propuestas Actividad de la entidad 4.2.2 Evaluación de las propuestas Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se evalúan las propuestas de los postores, siguiendo los factores y criterios de calificación definidos en las bases
Se evalúa las propuestas técnica y económica, de acuerdo a cada proceso, sin errores y cautelando los intereses de la Entidad.
Se selecciona la propuesta que obtenga el mejor costo total, en términos de cantidad, calidad y tecnología requeridos, equivalente al mayor puntaje total.
Artículos 31°, 66° - 69° de la Ley y 64°, 67° – 70°, 73° - 76°, 97°-99°, 101° – 102°, 126° - 131°, 132°, 307° -324°del Reglamento, y modificatoria.
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificación de la evaluación de las propuestas de los procesos de selección
P1 Comprobar que la evaluación de las propuestas se inició y concluyó en la fecha establecida en el calendario del proceso de selección correspondiente √ √
P2 Verificar que el Comité Especial aplicó los criterios de evaluación y calificación, definidos en las Bases, y concordantes con la Ley y el Reglamento √ √
P3 Constatar la existencia del Cuadro comparativo de propuestas, elaborado y suscrito por el Comité Especial, donde conste el orden de prelación, el puntaje técnico, económico y total obtenido por cada uno de los postores √ √
P4 Validar el puntaje total asignado a cada una de las propuestas (recálculo de las mismas), y si el orden de prelación de los postores corresponde a su calificación √ √
P5 Verificar la posible existencia de intereses o vinculaciones entre postores, que conlleve a distorsiones de la ofertas √ √ P6 Constatar que se cumplió con los Procedimientos específicos regulados para la evaluación de propuestas electrónicas a través del SEACE. √ √
Procedimientos específicos ( P )
P7 Verificar en el caso de que los postores accedieran a la información del expediente de contratación, ya se hubiera comunicado los resultados de la evaluación y calificación respectivos √ √
Documentos por revisar SEACE, Propuestas de los postores, Libro de Actas de acuerdos del Comité Especial, Expediente de contratación, Cuadro comparativo de cotizaciones y/o Cuadro de evaluación técnico-económica, Acta del Resultado del Proceso (electrónico).
R1 Concertación entre los servidores públicos y postores para defraudar al Estado R2 Otorgar la buena pro a un postor que no le corresponde
Riesgos ( R )
R3 Direccionar los resultados a un determinado postor Efectos ( E ) E1 Contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión con sobre costos y/o calidad inadecuada Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
71
C 19-A Cuadro 4.3.1 Etapa 4 - Constatación del otorgamiento y difusión de la buena pro
Etapa del proceso Contratación 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.3 Adjudicación de la buena pro Actividad de la entidad 4.3.1 Otorgamiento y difusión de la buena pro Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
El otorgamiento de la Buena Pro se realiza de acuerdo al plazo establecido en el calendario del proceso de selección
Se resuelven adecuadamente los recursos de apelación del otorgamiento de la Buena Pro, evitándose en lo posible los recursos de revisión
Se otorga la Buena Pro al postor con la mejor propuesta técnico-económica
Artículos 30°, 53°, 54° de la Ley y 97 – 99°, 101° -102°, 132° – 138°, 307° - 324° del Reglamento y sus modificatorias
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Constatación del adecuado otorgamiento y difusión de la buena pro
P1 Comprobar que el otorgamiento de la buena pro se efectuó en la fecha establecida en el calendario del proceso de selección √ √ P2 Constatar que la buena pro se otorgó al postor que obtuvo el mayor puntaje total; de acuerdo a los criterios de evaluación y calificación, establecidos en las
Bases, la Ley y el Reglamento √ √
P3 Verificar si se presentaron recursos de apelación al acto de otorgamiento de la buena pro; y si estas se formularon antes del plazo previsto para su consentimiento √ √
P4 De haberse formulado recurso de apelación al otorgamiento de la buena pro, comprobar que el titular de la entidad conoció y resolvió oportunamente el recurso impugnatorio; previo informe técnico legal √ √
P5 Verificar que la resolución que resuelve el recurso interpuesto al acto de otorgamiento de la buena pro, fue puesta de conocimiento de CONSUCODE dentro del plazo establecido por el Reglamento √ √
P6 Constatar que el otorgamiento de la buena pro se haya dado según lo dispuesto por las instancias superiores como consecuencia de los recursos impugnativos (apelación y revisión) √ √
P7 Verificar que el Acta de Otorgamiento de la Buena Pro y el cuadro comparativo respectivo, fueron publicados en el SEACE y notificados a los postores en los plazos establecidos en el Reglamento √ √
P8 Constatar que se cumplió con los Procedimientos específicos del sistema electrónico del SEACE, relacionado con el otorgamiento de la buena pro. √ √
Procedimientos específicos ( P )
P9 Constatar que las siguientes etapas del proceso de adquisición y contratación, se hayan dado luego que el otorgamiento de la buena pro haya quedado consentido √ √
72
C 19-B Cuadro 4.3.1 (Continuación….) Etapa 4 - Constatación del otorgamiento y difusión de la buena pro
Etapa del proceso Contratación 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.3 Adjudicación de la buena pro Actividad de la entidad 4.3.1 Otorgamiento y difusión de la buena pro Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
El otorgamiento de la buena pro se realiza de acuerdo al plazo establecido en el calendario del proceso de selección
Se resuelven adecuadamente los recursos de apelación del otorgamiento de la Buena Pro, evitándose en lo posible los recursos de revisión
Se otorga la Buena Pro al postor con la mejor propuesta técnico-económica
Artículos 30°, 53°, 54° de la Ley y 97° – 99°, 101° -102°, 132° – 138°, 307° - 324° del Reglamento y sus modificatorias.
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Documentos por revisar Expediente de contratación, Libro de Actas del Comité Especial, SEACE, Registro de comunicaciones cursadas
R1 Falta de transparencia, en los actos de otorgamiento de la Buena Pro R2 Otorgamiento de la Buena Pro a un postor que no corresponde
Riesgos ( R )
R3 Generación de recursos impugnativos o nulidades del proceso de selección E1 Favorecer a un postor determinado con el otorgamiento de la Buena Pro E2 Contratar la ejecución de obras y servicios de supervisión con sobre costos y calidad inadecuada
Efectos ( E )
E3 Nulidad del proceso de selección Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 20 Cuadro 4.3.2 Etapa 4 - Verificación del procedimiento de declaración de nulidad
Etapa del proceso Contrataciones 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.3 Adjudicación de la buena pro Actividad de la entidad 4.3.2 Nulidad de los procesos de selección Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se aplica oportunamente la nulidad de oficio cuando corresponda o cuando el Tribunal de CONSUCODE lo determine
La nulidad cuenta con el suficiente sustento y fundamento
Que los efectos económicos de la nulidad sean los mínimos necesarios
Artículos 9°, 11°, 55° y 57° de la Ley y 81°, 97°, 116°, 118°, 141°, 149°, 160° y 171° del Reglamento.
Ley General de Arbitraje y Controversias
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificación del procedimiento de declaración de nulidad del proceso de selección
P1 Verificar que la nulidad de todo o parte de las etapas del proceso de selección, se sustenta en las causales establecidas y están debidamente fundamentadas √ √
P2 Constatar que las causales invocadas para la nulidad del proceso, no pudieron ser previstos por la entidad antes del inicio del proceso de selección √ √
P3 Verificar que la entidad declaró la nulidad y suspendió el proceso de selección, en la etapa correspondiente √ √ P4 Verificar si el Comité Especial adoptó acciones inmediatas para la continuación del proceso, luego de declararse la nulidad √ √
Procedimientos específicos ( P )
P5 Verificar que el otorgamiento de la buena pro no haya sido objeto de nulidad de contrato √ √ Documentos por revisar Libro de Actas del Comité Especial, Expediente de Contratación, Archivo de Resolución de la Entidad
R1 Generar demoras de los procesos de selección R2 Aprobar la nulidad de los procesos de selección sin el sustento debido
Riesgos ( R )
R3 Recurrir a las exoneraciones de los procesos de selección, para atender las necesidades E1 Sobre costos en los procesos de selección Efectos ( E ) E2 Afectación del principio de transparencia en los procesos de selección
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
74
C 21 Cuadro 4.3.3 Etapa 4 – Verificación del procedimiento de declaración de desierto
Etapa del proceso Contrataciones 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.3 Adjudicación de la buena pro Actividad de la entidad 4.3.3 Declaración de desierto del proceso de selección Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se evita que los procesos terminen en menor cuantía, identificando y corrigiendo las declaratorias de desierto
Se reduzca las declaratorias de desierto, elaborando adecuadamente las bases y publicando las mismas debidamente
Se logre minimizar el costo del proceso de selección
Artículos 32° de la Ley y 44°, 45°, 77°, 79°, 85° y 203° del Reglamento y su modificatoria (D.S. Nº 063-2006-EF)
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimientos general Verificación del procedimiento de declaración de desierto
P1 Verificar que la declaración de desierto se sustenta en los supuestos previstos en las normas √ √ P2 Constatar que la Entidad identificó las causas reales que motivaron la declaratoria de desierto e implementó las medidas correctivas necesarias
previas a las nuevas convocatorias √ √
P3 En el caso de que las causas que generaron la declaratoria de desierto correspondan a actos negligentes u omisión de los encargados, verificar que la entidad haya dispuesto el deslinde de responsabilidades y la aplicación de las sanciones a que hubiera lugar √ √
P4 Verificar que la convocatoria de un proceso de Adjudicación de Menor Cuantía, por declaratoria de desierto, se efectuó en los supuestos establecido en la Ley √ √
Procedimientos específicos ( P )
P5 Comprobar que la publicación sobre la declaratoria de desierto de un proceso de selección se registró en el SEACE, dentro de los dos (2) días de producida √ √
Documentos por revisar Libro de Actas del Comité, Acta del Proceso de Adjudicaciones, Publicaciones en el diario, Comunicaciones a la Entidad llamando al postor ganador o segundo ganador
R1 Generar sobre costos y demoras en los procesos de selección Riesgos ( R ) R2 Sesgo en el otorgamiento de la Buena Pro E1 Incremento injustificado de los procesos de selección Efectos ( E ) E2 Afectación del principio de transparencia y libre competencia
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
75
C 22 Cuadro 4.3.4 Etapa 4 - Revisión del procedimiento de cancelación
Etapa del proceso Contratación 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.3 Adjudicación de la buena pro Actividad de la entidad 4.3.4 Cancelación del proceso de selección Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La cancelación del proceso de selección se realizó en la oportunidad que se presenta las causales
La cancelación del proceso de selección obedece a causal debidamente motivada y sustentada
Minimizar los costos del impacto de la cancelación de los procesos de selección
Artículos 34° de la Ley y 45° y 86° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Revisión del procedimiento de cancelación del proceso de selección
P1 Constatar que la formalización de la cancelación del proceso de selección se realizó mediante resolución o acuerdo emitido por el mismo o superior nivel de aquel que dio inicio al expediente de contratación √ √
P2 Comprobar que la cancelación del proceso de selección se haya realizado antes del otorgamiento de la buena pro √ √ P3 Verificar que la cancelación del proceso de selección obedece a causal debidamente motivada y sustentada, prevista en la Ley √ √ P4 Constatar la publicación de la cancelación del proceso en el SEACE, así como la comunicación al comité especial y a los participantes del proceso dentro de los
plazos previstos en el Reglamento √ √
P5 Comprobar que se haya realizado el reintegro del pago efectuado como derecho de participación a los participantes del proceso de selección, dentro de los plazos previstos en el Reglamento √ √
Procedimientos específicos ( P )
P6 Verificar que para la nueva convocatoria a proceso de selección, se invoque situaciones que no sean concordantes con las causales que se invocaron en su oportunidad para dicha cancelación √ √
Documentos por revisar Expediente del proceso de selección, Resolución cancelatoria, SEACE, documentos de sustentación técnica y legal, documentos de comunicación a los participantes del proceso
R1 Se efectúe una contratación que no es necesaria R2 Se asuma compromisos de pago sin contar con los recursos económicos correspondientes
Riesgos ( R )
R3 Que se utilice este mecanismo para direccionaR las adquisiciones o contrataciones E1 Costo innecesario de las obras o servicios de supervisión contratados Efectos ( E ) E2 Afectar la administración del presupuesto institucional debido a la atención de compromisos innecesarios
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Página Web de la entidad. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
76
C 23 Cuadro 4.4.1 Etapa 4 - Verificación de la aprobación de las exoneraciones
Etapa del proceso Contrataciones 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.4 Exoneración de procesos Actividad de la entidad 4.4.1 Aprobación de las exoneraciones Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF) Artículos 19° - 22° de la Ley y 139° – 148° del Reglamento
Legalidad (Otras disposiciones) Ley 27785 – Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar la aprobación de las exoneraciones
P1 Verificar si las obras o servicios de supervisión exonerados del proceso de selección, están incluidos en el PAAC; salvo en el caso de situación de emergencia o desabastecimiento inminente √ √
P2 Comprobar que exista el documento que aprueba la exoneración, emitido por la autoridad competente y que se haya cumplido con las formalidades establecidas en la Ley y el Reglamento √ √
P3 Constatar si se cuenta con el informe técnico emitido por el área competente y que en éste se sustenta el requerimiento y la existencia de la causal invocada √ √ P4 Constatar que previo a la exoneración, se cuente con el informe técnico- legal que contenga la justificación técnica y legal de la procedencia y necesidad de la
exoneración √ √
P5 Verificar que las exoneraciones no se aprobaron en vía de regularización, salvo la causal de situación de emergencia √ √ P6 Comprobar la publicación oportuna del documento de aprobación en El Peruano y el SEACE, salvo excepciones previstas en la Ley y el Reglamento √ √ P7 Constatar la remisión oportuna del documento de aprobación y el informe que lo sustenta a la CGR y CONSUCODE P8 Aprobada la exoneración, verificar que la entidad efectuó las contrataciones en forma directa mediante acciones inmediatas, requiriendo invitar a un sólo
proveedor √ √
P9 Comprobar que la contratación de la obra o servicio de supervisión objeto de la exoneración, fue realizada por la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones de la entidad o el órgano designado para tal efecto √ √
Procedimientos específicos ( P )
P10 Constatar si la propuesta del único proveedor, cumple con las características y condiciones establecidas en las Bases √ √ Documentos por revisar Resolución del Titular, Acuerdo del Directorio o del Consejo Regional o Municipal, Informe Técnico-Económico-Legal, publicación en El Peruano, documento de
envío a la CGR, expediente de exoneración remitido al órgano encargado de la contratación, Resolución o Acuerdo con el que se aprueban las Bases y la publicación en el SEACE
R1 Se presente fraccionamiento de los procesos de contratación R2 Se presente contrataciones dirigidas R3 Se utilice el mecanismo de la exoneración para evitar un proceso de selección abierta
Riesgos ( R )
R4 Se otorguen exoneraciones que no cuenten con los requisitos exigidos por Ley E1 Favorecimiento a determinados proveedores. E2 Sobrevaloración
Efectos ( E )
E3 Se afecte los principios de transparencia y libre competencia Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 24-A Cuadro 4.4.2 Etapa 4 - Verificación de la sustentación de las causales de de las exoneraciones
Etapa del proceso Contrataciones 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.4 Exoneración de procesos Actividad de la entidad 4.4.2 Sustentación de las causales de la exoneración Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La exoneración se haya realizado para el logro de los objetivos de la entidad
Lograr que las exoneraciones correspondan estrictamente a los supuestos previstos en el marco legal vigente
Que el proceso de aprobación de la exoneración no genere sobre costos
Artículos 19° - 22° de la Ley y 139 – 146 del Reglamento
Ley 27785 – Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar la sustentación de las causales de la exoneración
P1 Exoneraciones para contratar con entidades del Sector Público, verificar que la contratación resulta más favorable en comparación con los precios del mercado y siempre que ello no implique el uso o aprovechamiento de su condición de Entidad; que la razón de costo oportunidad resulta más eficiente; que la contratación resulta técnicamente idónea y viable; que la entidad proveedora no ejerza actividad empresarial de manera habitual o actúe bajo una forma societaria; que se haya considerado como condición la no subcontratación ni la cesión de derechos.
√ √
P2 Exoneraciones por situación de desabastecimiento inminente; verificar que la obra o servicio de supervisión surge de un hecho extraordinario e imprevisible, compromete de manera directa e inminente la continuidad de las funciones, servicios u operaciones productivas de la entidad; que la exoneración comprenda exclusivamente obras o servicio de supervisión sólo por el tiempo o cantidad necesarios para resolver la situación y llevar a cabo el proceso de selección regular; que en el caso que el desabastecimiento sea consecuencia de omisiones o negligencias, se haya considerado el inicio de las acciones de determinación de responsabilidades; que la necesidad sea actual y urgente; y, que no estén aprobándose en vías de regularización, por períodos consecutivos.
√ √
P3 Exoneraciones por situación de emergencia constatar, que corresponde a casos de acontecimiento catastróficos, grave peligro y de necesidad de Defensa Nacional; que comprenda sólo aquellas obras y servicios de supervisión estrictamente necesarias para prevenir y atender desastres, así como satisfacer las necesidades sobrevivientes; que la regularización de la sustentación y aprobación se haya dado dentro de los plazos previstos y se haya incluido en el PAAC.
√ √
P4 Exoneraciones por servicios personalísimos, constatar, que exista la necesidad de servicios especializados profesionales, artísticos, científicos o tecnológicos; y, que las características inherentes, particulares o especiales del locador, con relación a su destreza, habilidad, experiencia y conocimientos, hayan sido evaluadas en forma objetiva, evidenciado las diferencias y ventajas que justifiquen su eventual preferencia con relación al resto de agentes del mercado. Así mismo, verificar que bajo esta causal no se admiten subcontrataciones.
√ √
Procedimientos específicos ( P )
P5 Comprobar que los expedientes de contratación de obras y servicios de supervisión, cuenten con la documentación generada desde la decisión de adquirir hasta la liquidación de obra √ √
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C 24-B Cuadro 4.4.2 (Continuación….) Etapa 4 - Verificación de la sustentación de las causales de de las exoneraciones
Etapa del proceso Contrataciones 4 Evaluación de propuestas y otorgamiento de la buena pro en procesos de selección de obras y servicios de supervisión Sub-etapa 4.4 Exoneración de procesos Actividad de la entidad 4.4.2 Sustentación de las causales de la exoneración Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La exoneración se haya realizado para el logro de los objetivos de la entidad
Lograr que las exoneraciones correspondan estrictamente a los supuestos previstos en el marco legal vigente
Que el proceso de aprobación de la exoneración no genere sobre costos
Artículos 19° - 22° de la Ley y 139° – 146° del Reglamento
Ley 27785 – Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Documentos por revisar Resolución aprobatoria, informe técnico legal y expediente de la exoneración
R1 Se presente exoneraciones que no correspondan a lo previsto en la normativa vigente Riesgos ( R ) R2 Se den condiciones desfavorables en precios, oportunidad y calidad técnica de las obras y servicios de supervisión E1 Nulidad del proceso de exoneración E2 Favorecimiento a determinado proveedores E3 Sobrevaloración
Efectos ( E )
E4 Se afecte los principios de transparencia y libre competencia Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 25 Cuadro 5.1.1 Etapa 5 - Verificación de la citación a la suscripción del contrato
Etapa del proceso Contratación 5 Suscripción del contrato Sub-etapa 5.1 Acciones previas a la suscripción del contrato Actividad de la entidad 5.1.1 Citación a la suscripción del contrato Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La citación a la suscripción del contrato se haya realizado en su oportunidad
La citación a la suscripción del contrato se haya dirigido a las personas naturales o jurídicas correspondientes
La citación a la suscripción del contrato se realiza en los medios más económicos para la entidad
Artículos 36° de la Ley y 203° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar la citación a la suscripción del contrato
P1 Verificar que la citación al postor ganador para la suscripción del contrato, se haya realizado dentro de los plazos y condiciones previstas en la normativa aplicable √ √
P2 Comprobar que se haya citado al postor que ocupó el segundo lugar dentro de los plazos y condiciones establecidos en la normativa, en caso de no apersonarse el postor ganador de la buena pro. √ √
P3 Constatar que de no haberse efectuado adecuadamente las citaciones, se haya dispuesto el deslinde de responsabilidad correspondiente y de ser el caso, las sanciones. √ √
Procedimientos específicos ( P )
P4 Verificar que en el caso de habérsele aplicado penalidades a la Entidad, por negligencia de los encargados, éstas hayan sido repetidas a los responsables que la generaron. √ √
Documentos por revisar Expediente de Contratación, documentos de citación a los postores, comprobantes de pagos efectuados R1 Retraso en la suscripción del contrato R2 Causales de nulidad del acto de la notificación
Riesgos ( R )
R3 Contratación de postores no necesariamente idóneos al no haber ocupado el primer lugar en el proceso de selección E1 Pago de penalidades Efectos ( E ) E2 Retrasos en el inicio de la prestación
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 26 Cuadro 5.1.2 Etapa 5 - Verificación de los documentos legales para la suscripción del contrato
Etapa del proceso Contratación 5 Suscripción del contrato Sub-etapa 5.1 Acciones previas a la suscripción del contrato Actividad de la entidad 5.1.2 Documentos legales para la suscripción del contrato Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se hayan presentado en su oportunidad, los documentos previstos
Los documentos presentados garanticen la idoneidad del postor adjudicatario
Se hayan presentado los documentos mínimos necesarios y suficientes para sustentar los requerimientos para la suscripción del contrato
Artículos 36°, 37° y 38° de la Ley y 200°, 201° y 239° - 242° del Reglamento
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar los documentos legales para la suscripción del contrato
P1 Verificar que el postor ganador haya presentado, previo a la suscripción del contrato, los documentos requeridos en las bases, así: Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado Garantías, salvo casos de excepción Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los asociados, de ser el caso
√ √
P2 Verificar que el postor ganador haya cumplido, previo a la suscripción del contrato, con: Presentar la constancia de capacidad de libre contratación expedida por el Registro Nacional de Proveedores Designar al residente de obra, cuando no haya formado parte de la propuesta Entregar el calendario de avance de obra valorizado en concordancia con el cronograma de desembolsos establecidos y sustentado en la programación
de obra PERT-CPM concordante con el plazo, la misma que deberá ser presentada Entregar el calendario de adquisición de materiales e insumos necesarios para la ejecución de obra en concordancia con el calendario de obra
valorizado
√
Procedimientos específicos ( P )
P3 Comprobar la autenticidad e idoneidad de los documentos presentados √ √ Documentos por revisar Bases, expediente de contratación, SEACE, Contrato y documentos que lo forman, Registro de Proveedores
R1 La documentación no haya sido presentada o esté fuera de plazo Riesgos ( R ) R2 La documentación presentada no sea la pertinente
Efectos ( E ) E2 Suscripción irregular del contrato Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 27 Cuadro 5.2.1 Etapa 5 - Revisión de los términos del contrato
Etapa del proceso Contratación 5 Suscripción del contrato Sub-etapa 5.2 Definición de los términos del contrato Actividad de la entidad 5.2.1 Términos del contrato Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se ajustan los términos del contrato dentro del tiempo estipulado
El contrato incorpora la oferta ganadora, las bases integradas y los documentos derivados del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes
El ajuste se realiza sin demora y con el menor uso de recursos
Artículo 36 de la Ley y 201 del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Revisar los términos del contrato
P1 Verificar que el contrato se celebre por escrito y se ajuste a la proforma incluida en las Bases con las modificaciones aprobadas por la Entidad durante el proceso de selección, así como su concordancia con la oferta ganadora, plazos de ejecución y montos √ √
P2 Verificar que el contrato contiene todas sus partes integrantes como: documento que lo contiene, Bases integradas, oferta ganadora, documentos derivados del proceso de selección que fijen obligaciones para las partes √ √
Procedimientos específicos ( P )
P3 Verificar que los términos del contrato se enmarcan dentro del ordenamiento jurídico √ √ Documentos por revisar Bases Integradas, pro forma del Contrato y Oferta Ganadora Riesgos ( R ) R1 Que en el Contrato, no consideren las condiciones ni penalidades previstas en el proceso de selección. Efectos ( E ) E1 Términos del contrato desfavorables a los intereses de la entidad Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 28 Cuadro 5.2.2 Etapa 5 - Revisión de las cláusulas obligatorias
Etapa del proceso Contratación 5 Suscripción del contrato Sub-etapa 5.2 Definición de los términos del contrato Actividad de la entidad 5.2.2 Cláusulas obligatorias Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se obtiene un Contrato adecuado a las necesidades de la Entidad cumpliendo con la inclusión de las cláusulas obligatorias en el menor tiempo posible
El contrato garantiza a la Entidad la obtención de la obra y servicio de supervisión en las mejores condiciones de precio y calidad
El contrato contiene cláusulas que especifiquen la relación entre las partes en las mejores condiciones de precio y cubran con las cláusulas de Garantías ante cualquier eventualidad que ocurriese
Artículos 41° de la Ley y 274° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Revisión de las cláusulas obligatorias
P1 Examinar el contrato y cerciorarse de que contiene las cláusulas de garantías, solución de controversias y de resolución de contrato por incumplimiento. Verificar adicionalmente la vigencia de las garantías √ √ Procedimientos específicos ( P )
P2 Analizar si el contenido de las cláusulas obligatorias salvaguardan los intereses de la Entidad √ √ Documentos por revisar Contrato suscrito Riesgos ( R ) R1 No se resguarden apropiadamente los intereses de la Entidad
E1 Beneficios no previstos para el Contratista, en perjuicio del Estado Efectos ( E ) E2 Gastos innecesarios en la ejecución del contrato, para salvaguardar los intereses del Estado
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 29 Cuadro 5.2.3 Etapa 5 - Confirmación de las garantías
Etapa del proceso Contratación 5 Suscripción del contrato Sub-etapa 5.2 Definición de los términos del contrato Actividad de la entidad 5.2.3 Garantías de fiel cumplimiento Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se verifica que las garantías estén plenamente recibidas y aceptadas siguiendo los requerimientos técnicos del tema
Se revisa exhaustivamente las Garantías , tanto las Cartas Fianzas o Pólizas de Caución para verificar que estén bien giradas tanto en sus características, montos y fechas
Se aceptan las cartas fianzas o pólizas de caución a fin de garantizar el adecuado cumplimiento de los contratos
Artículos 40°, 41° de la Ley y 213 y 215° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Confirmación de las garantías
P1 Comprobar que el postor ganador presentó, antes de firmar el contrato, la garantía de fiel cumplimiento por el monto que corresponde y con el plazo de vigencia hasta el consentimiento de la liquidación final del contrato √ √
Procedimientos específicos ( P )
P2 Verificar que las garantías hayan sido emitidas por entidades financieras autorizadas y su contenido sea el adecuado; confirmar su autenticidad √ √ Documentos por revisar Contrato suscrito, Carta Fianza o Póliza de Caución de Fiel Cumplimiento Riesgos ( R ) R1 Ante el incumplimiento del contratista no se cuente con cobertura de los intereses del Estado Efectos ( E ) E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 30 Cuadro 5.3.1 Etapa 5 - Verificación de la suscripción del contrato
Etapa del proceso Contratación 5 Suscripción del contrato Sub-etapa 5.3 Firma del contrato Actividad de la entidad 5.3.1 Suscripción del contrato Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se firma el contrato dentro del tiempo y términos estipulados
Se firma el contrato dentro de los días estipulados, en concordancia con la oferta ganadora y las bases integradas
Se firma el contrato con el postor ganador, sin prórroga para evitar gastos adicionales
Artículos 9°, 36° y 44° de la Ley y 196°- 201°, 203° y 239° del Reglamento
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Verificar la suscripción del contrato
P1 Verificar que el Contrato cuente con la cláusula de disponibilidad presupuestal, en los casos en que se supere el ejercicio presupuestal √ √ P2 Verificar que la suscripción del contrato se realizó dentro de los plazos y cumpliendo los requisitos previstos en las normas y las Bases √ √ P3 Verificar que quienes firman el contrato tengan el poder y facultades para ello √ √ P4 Comprobar si como consecuencia de la no firma oportuna por parte de la Entidad se han generado penalidades o el pago de lucro cesante y que
éstas hayan sido repetidas en el caso de derivarse de actos negligentes por parte de los encargados √ √
Procedimientos específicos ( P )
P5 Verificar que, en caso las Bases lo estipulen, previo a la suscripción del contrato, se haya verificado la veracidad de la declaración jurada, por lo menos del postor ganador √ √
Documentos por revisar Contrato suscrito por los representantes legales de ambas partes, Poderes inscritos en Registros Públicos, Estatutos de cada entidad, Documentos de constitución de las empresas, DNI, Documentos previos a la suscripción del Contrato.
R1 Demora en el inicio de ejecución de la obra y en la prestación del servicio de supervisión Riesgos ( R ) R2 Se generen vicios en el contenido del contrato E1 Nulidad del Proceso. Efectos ( E ) E2 Gastos innecesarios por el pago de penalidades y lucro cesante
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 31 Cuadro 5.3.2 Etapa 5 – Comprobación de los Procedimientos específicos seguidos ante la no suscripción del contrato
Etapa del proceso Contratación 5 Suscripción del contrato Sub-etapa 5.3 Firma del contrato Actividad de la entidad 5.3.2 Acciones seguidas ante la no suscripción del contrato por parte del Contratista Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se establecieron las acciones a aplicar al contratista
Se tomaron acciones para establecer la responsabilidad del contratista
Se hayan aplicado apropiadamente las sanciones correspondientes Artículos 196° y 203° del Reglamento
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S O Procedimiento general Comprobar las acciones seguidas ante la no suscripción del contrato
P1 Comprobar que se han agotado las acciones necesarias para lograr la suscripción del contrato √ √ Procedimientos específicos ( P ) P2 Verificar que se haya tramitado la sanción al postor ganador de la buena pro, cuando este se haya negado a suscribir el contrato, salvo
imposibilidad declarada por el Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado √ √
Documentos por revisar Expediente de contratación, documentos de comunicación con los postores, contrato, SEACE Riesgos ( R ) R1 Si se declara desierto se tendrá que hacer una nueva convocatoria
E1 Demora en la suscripción del contrato y posible declaratoria de proceso desierto E2 Mayores gastos en el proceso de contratación
Efectos ( E )
E3 Demora en el inicio de la ejecución de la obra o del Servicio de Supervisión Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 32 Cuadro 6.1.1 Etapa 6 –Verificación de la definición del plazo de inicio contractual
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.1 Definición del plazo de ejecución de la prestación Actividad de la entidad 6.1.1 Definición del inicio del plazo contractual Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Lograr definir la fecha de inicio y culminación del plazo contractual de manera adecuada
Estipular adecuadamente los mecanismos a seguir, con base a la normativa, para establecer la fecha de inicio y de culminación del plazo contractual
Determinar el plazo contractual de la manera más precisa, con la debida prevención para evitar demoras y costos innecesarios
Artículos 36°, 43° y 44° de la Ley; 204°, 205°, 206° y 240° del Reglamento
Artículos 183° y 184° del Código Civil
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Comprobar el inicio del plazo contractual
P1 Comprobar que la Entidad haya cumplido con las condiciones siguientes: Designar al inspector o supervisor Entregar del expediente técnico completo Entregar el terreno o lugar donde se ejecutará la obra Entregar el calendario de entrega de materiales e insumos, siempre que las Bases le hubiera establecido tal responsabilidad Entregar el adelanto directo al contratista, siempre que este lo hubiera solicitado
√
P2 Verificar que las condiciones antes señaladas se hayan cumplido dentro de los plazos previstos en la normativa √ P3 Que se fije como inicio del plazo al día siguiente de cumplirse las condiciones estipuladas en los puntos anteriores según corresponda √
Procedimientos específicos ( P )
P4 Comprobar si se ha generado la obligación de indemnización al contratista o se ha dado lugar a la resolución del contrato √ Documentos por revisar Contrato, documentos de designación del inspector o supervisor, correspondencia con contratista, acta de entrega del terreno, Cuaderno de Obra,
Documentos en los que consta la entrega del expediente técnico completo, calendario de entrega de materiales e insumos, comprobante de pago sobre entrega del adelanto directo al contratista
R1 Determinación errónea de la fecha de inicio del plazo de ejecución contractual de la obra R2 Resolución del contrato R3 Beneficios adicionales a los previstos en el proceso de selección para el contratista por reajustes.
Riesgos ( R )
R4 Controversias respecto a la fecha de inicio del plazo contractual E1 Demoras en el inicio del plazo de ejecución de obra E2 Pago de penalidades
Efectos ( E )
E3 Asumir los costos de un proceso arbitral Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 33 Cuadro 6.2.1 Etapa 6 – Verificación del cumplimiento de los adelantos directos
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.2 Control de adelantos Actividad de la entidad 6.2.1 Entrega de adelantos directos (en efectivo) según el contrato Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se otorgan los adelantos según lo especificado en el contrato
Los adelantos que se otorgan al contratista, permiten un desarrollo adecuado del contrato
Los adelantos que se otorgan al contratista son los indispensables para la ejecución del contrato
Artículos 39° y 41° de la Ley y 219, 227, 243 y 244 del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar el cumplimiento de los adelantos directos (en efectivo) según las Bases o Contrato
P1 Determinar que esta clase de adelanto esté definida en las Bases o Contrato, así como el monto y condiciones √ P2 Comprobar que el monto de adelantados directos otorgados no excedan en conjunto el monto de lo establecido en la normativa √ P3 Verificar que la entrega de adelantos se haya realizado contra la presentación de las garantías por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia
de tres (03) meses renovables por el monto pendiente de amortización √
Procedimientos específicos ( P )
P4 Verificar que la entrega de los adelantos se haya realizado en los plazos previstos en la normativa vigente √ Documentos por revisar Bases de Licitación, Contrato, Solicitud de Adelanto, Garantía de adelanto, Comprobantes de Pago, Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor
R1 Retraso en el inicio del plazo contractual R2 Ampliación del plazo contractual R3 Pago de adelantos sin las garantías suficientes
Riesgos ( R )
R4 Resolución del contrato E1 Pago en exceso de los adelantos E2 Distorsión del control del adelanto en las valorizaciones E3 Pago de mayores gastos generales y costos directos
Efectos ( E )
E4 Pago por resarcimiento de daños al contratista Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 34 Cuadro 6.2.2 Etapa 6 – Verificación del cumplimiento del adelanto de materiales
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.2 Control de adelantos Actividad de la entidad 6.2.2 Entrega de adelantos de materiales según el contrato Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se otorgan los adelantos según lo especificado en el contrato
Los adelantos que se otorgan al contratista, permiten un desarrollo adecuado del contrato
Los adelantos que se otorgan al contratista son los indispensables para la ejecución del contrato
Artículos 39° de la Ley y 219°, 243° y 245° del Reglamento
Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar el Cumplimiento de los adelantos de materiales según las Bases o Contrato
P1 Determinar que esta clase de adelanto esté definida en las Bases o Contrato, así como el monto y condiciones √ P2 Comprobar que el monto del adelanto de materiales otorgado, no exceda en conjunto con lo establecido en la normativa √ P3 Verificar que la solicitud del adelanto se haya efectuado con la anticipación debida, cuando se haya dado inicio al plazo de ejecución contractual y
en concordancia con el calendario de adquisición de materiales; y que ésta se haya atendido oportunamente y en los montos correspondientes √
Procedimientos específicos ( P )
P4 Comprobar que la entrega del adelanto se haya realizado contra la presentación de las garantías por idéntico monto y un plazo adecuado de vigencia √
Documentos por revisar Contrato, Solicitud de Adelanto, Calendario de adquisición de materiales e insumos, Garantías de adelanto, Cuaderno de Obra, Presupuesto de Obra, Comprobantes de pago, Informes del Supervisor
R1 Causales de ampliación de plazo de ejecución Riesgos ( R ) R2 Pago de adelantos sin las garantías suficientes E1 Entrega indebida de fondos al contratista E2 Pago en exceso de los adelantos
Efectos ( E )
E3 Generación de ampliación de plazo y mayores gastos generales Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad . Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
89
C 35 Cuadro 6.2.3 Etapa 6 – Comprobación de la amortización de adelantos
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.2 Control de adelantos Actividad de la entidad 6.2.3 Amortización de adelantos directos Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Lograr coincidir las amortizaciones y el cumplimiento del avance de obra
Las amortizaciones de adelantos deben encontrarse debidamente consideradas en el cronograma de pagos
Se deben programar adecuadamente las amortizaciones de los adelantos Artículo 246° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Comprobar la adecuada amortización de adelantos directos
P1 Verificar que la amortización de los adelantos directos se hayan realizado mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra √ Procedimientos específicos ( P )
P2 Constatar que las diferencias encontradas en las valorizaciones se hayan subsanado en el pago próximo siguiente o liquidación del contrato, de ser el caso √
Documentos por revisar Expediente Técnico, Contrato, Valorizaciones de obra, Comprobantes de Pago, Cuaderno de obra, Liquidación del contrato de obra
R1 Otorgar beneficios adicionales al contratista Riesgos ( R ) R2 Amortización incompleta o tardía del adelanto
Efectos ( E ) E1 Pago en exceso de la valorización Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 36 Cuadro 6.2.4 Etapa 6 – Comprobación de la amortización de adelantos
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.2 Control de adelantos Actividad de la entidad 6.2.4 Amortización de adelanto para materiales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Lograr coincidir las amortizaciones y el cumplimiento del avance de obra
Las amortizaciones de adelantos deben encontrarse debidamente consideradas en el cronograma de pagos
Se deben programar adecuadamente las amortizaciones de los adelantos Artículo 246° del Reglamento
Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Comprobar la adecuada amortización de adelantos para materiales
P1 Verificar que la amortización del adelanto para materiales se ha realizado según la normativa vigente para esos casos √ Procedimientos específicos ( P ) P2 Constatar que las diferencias encontradas en las valorizaciones se hayan subsanado en el pago próximo siguiente o liquidación del contrato, de
ser el caso √
Documentos por revisar Expediente Técnico, Contrato, Valorizaciones de obra, Calendario de avance de obra, Comprobantes de Pago, Cuaderno de obra, Liquidación del contrato de obra
Riesgos ( R ) R1 Otorgar beneficios adicionales al contratista Efectos ( E ) E1 Pago en exceso de la valorización Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 37 Cuadro 6.3.1 Etapa 6 – Verificación del cumplimiento de las garantías de fiel cumplimiento
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.3 Control de garantías Actividad de la entidad 6.3.1 Garantías de fiel cumplimiento Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se verifica que las garantías estén plenamente recibidas y aceptadas siguiendo los requerimientos técnicos del tema
Se revisa exhaustivamente las garantías, tanto las cartas fianzas o pólizas de caución para verificar que estén bien giradas tanto en sus características, montos y fechas
Se aceptan las cartas fianzas o pólizas de caución a fin de garantizar el adecuado cumplimiento de los contratos
Artículos 40° de la Ley y 213°, 214°, 215° y 221° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales respecto a garantías de fiel cumplimiento
P1 Comprobar que estas garantías hayan sido renovadas hasta la aprobación de la liquidación del contrato de obra √ P2 Verificar que esta garantía haya sido devuelta al contratista luego de que la liquidación del contrato de obra haya quedado consentida √
Procedimientos específicos ( P )
P3 Verificar que, de ser el caso, esta garantía sólo se haya ejecutado por los siguientes casos: a) Cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento b) Cuando la resolución por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por laudo
arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisión de resolver el contrato c) Cuando transcurridos tres (3) meses de haber sido requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo
establecido en la liquidación final del contrato de obra debidamente consentido o ejecutoriado
√
Documentos por revisar Contrato, Carta fianza o póliza de caución de fiel cumplimiento, Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Liquidación de contrato de obra Riesgos ( R ) R1 Ante incumplimiento del contratista en la ejecución de las prestaciones contratadas, no se cobertura los bienes e intereses del Estado
E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos Efectos ( E ) E2 Devolución sin establecer que la obra no se ajusta a los requerimientos contratados
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 38 Cuadro 6.3.2 Etapa 6 – Verificación del cumplimiento de las garantías de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.3 Control de garantías Actividad de la entidad 6.3.2 Garantías de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se verifica que las garantías estén plenamente recibidas y aceptadas siguiendo los requerimientos técnicos del tema
Se revisa exhaustivamente las garantías, tanto las cartas fianzas o pólizas de caución para verificar que estén bien giradas tanto en sus características, montos y fechas
Se aceptan las cartas fianzas o pólizas de caución a fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la prestación accesoria
Artículos 40° de la Ley y 213°, 214° y 218° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar el cumplimiento de las condiciones contractuales de garantías de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias
P1 Verificar si durante la ejecución de una obra se haya requerido al contratista la ejecución de prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación o actividades afines, el contratista haya presentado una garantía adicional de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias √
P2 Comprobar que estas garantías hayan sido renovadas hasta el cumplimiento total de las obligaciones garantizadas √ P3 Verificar que las cartas fianzas o pólizas de caución que el contratista presentó como garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias hayan sido
emitidas por entidades financieras autorizadas y su contenido sea el adecuado; confirmar su autenticidad √
Procedimientos específicos ( P )
P4 Verificar que, de ser el caso, esta garantía sólo se haya ejecutado por los siguientes casos: a) Cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento b) Cuando la resolución por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por laudo
arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisión de resolver el contrato c) Cuando transcurridos tres (3) meses de haber sido requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su cargo
establecido en la liquidación final del contrato de obra debidamente consentido o ejecutoriado
√
Documentos por revisar Contrato, Carta fianza o póliza de caución de fiel cumplimiento, Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Liquidación de contrato de obra Riesgos ( R ) R1 Ante incumplimiento del contratista en la ejecución de las prestaciones accesorias, no se cuente con cobertura de los intereses del Estado
E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos Efectos ( E ) E2 Ante su devolución las prestaciones accesorias no se ajustan a los requerimientos contratados
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 39 Cuadro 6.3.3 Etapa 6 – Verificación del cumplimiento de las garantías por adelantos
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.3 Control de garantías Actividad de la entidad 6.3.3 Garantías por adelantos Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad Otras disposiciones
Se verifica que las garantías estén plenamente recibidas y aceptadas siguiendo los requerimientos técnicos del tema
Se revisa exhaustivamente las garantías, tanto las cartas fianzas o pólizas de caución para verificar que estén bien giradas tanto en sus características, montos y fechas
Se aceptan las cartas fianzas o pólizas de caución a fin de garantizar el adecuado uso del adelanto otorgado
Artículos 40° de la Ley y 213°, 214° y 219° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar el cumplimiento de las garantías por adelantos
P1 Verificar si las garantías de los adelantos directos se han mantenido vigentes y por el monto del saldo deudor √ P2 Verificar si las garantías de los adelantos para materiales se han mantenido vigentes hasta la utilización de los materiales a satisfacción de la
Entidad √
Procedimientos específicos ( P )
P3 Verificar que, de ser el caso, esta garantía sólo se haya ejecutado cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento √
Documentos por revisar Contrato, Cartas fianza o pólizas de caución de adelantos directos y para materiales, Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Valorizaciones de obra
Riesgos ( R ) R1 Ante el inadecuado uso de los adelantos otorgados, no se cuente con cobertura de los intereses del Estado Efectos ( E ) E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 40 Cuadro 6.4.1 Etapa 6 – Apertura del cuaderno de obra
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.4 Cuaderno de obra Actividad de la entidad 6.4.1 Apertura del cuaderno de obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad Otras disposiciones
Se verifica que desde el inicio de la obra estuvo abierto el cuaderno de obra hasta que la obra haya sido recibida por la Entidad
Se revisa que el cuaderno de obra haya sido firmado únicamente por el residente y supervisor
Se eviten los costos por posibles controversias Artículo 253° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar el cumplimiento de la apertura del cuaderno de obra
P1 Verificar que en la fecha de entrega del terreno se haya aperturado el cuaderno de obra √ P2 Verificar que el cuaderno de obra esté firmado en todas sus páginas únicamente por el inspector o supervisor, según corresponda y por el
residente √
Procedimientos específicos ( P )
P3 Verificar que si la obra se encuentra concluida, el original del cuaderno de obra se encuentra en poder de la entidad √ Documentos por revisar Cuaderno de Obra
R1 No se cumpla con las formalidades establecidas en la normativa Riesgos ( R ) R2 Las anotaciones efectuadas en el cuaderno de obra no surtan efecto legal para las partes
Efectos ( E ) E1 Se generen controversias durante la ejecución del contrato de obra Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 41 Cuadro 6.4.2 Etapa 6 – Contenido del cuaderno de obra
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.4 Cuaderno de obra Actividad de la entidad 6.4.2 Contenido del cuaderno de obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad Otras disposiciones
Se verifica que las consultas del contratista se hayan anotado en el momento debido y que el inspector o supervisor las haya atendido en los plazos establecidos
Se revisa que en el cuaderno de obra se hayan anotado los hechos relevantes ocurridos durante la ejecución de la obra
Se evitan mayores costos a los previstos contractualmente
Artículos 251°, 254°, 259°, 263° y 268° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar el contenido del cuaderno de obra
P1 Verificar que en el cuaderno de obra el contratista haya efectuado las consultas al inspector o supervisor √ P2 Verificar que el inspector o supervisor haya absuelto las consultas dentro de los plazos previstos en la normativa √ P3 Verificar, en caso de solicitud de ampliación de plazo por parte del contratista, que éste haya anotado en el cuaderno de obra, durante la ocurrencia de la causal,
las circunstancias que a su criterio ameriten la ampliación de plazo √
P4 Verificar retraso injustificado en la ejecución de la obra, por parte del contratista, y cuando el monto de la valorización acumulada ejecutada sea menor al 80% del acumulado programado del nuevo calendario, que inspector o supervisor haya anotado tal hecho en el cuaderno de obra √
P5 Comprobar que el contratista en la fecha de culminación de la obra haya anotado este hecho en el cuaderno de obra, así como haya solicitado la recepción de la misma √
Procedimientos específicos ( P )
P6 Verificar que si en la recepción de obra existieron observaciones, y luego que el contratista las subsanó, éste haya solicitado a través del cuaderno de obra, nuevamente la recepción √
Documentos por revisar Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Acta de Observaciones R1 No se encuentre los registros sobre la calidad de los trabajos ejecutados Riesgos ( R ) R2 No se constituya en evidencia para trámites administrativos como ampliaciones de plazo E1 Obra no se ajusta a los requerimientos contratados E2 Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales
Efectos ( E )
E3 Mayores costos de supervisión Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
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C 42 Cuadro 6.5.1 Etapa 6 – Proceso constructivo de la obra
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.5 Proceso constructivo y controles de calidad Actividad de la entidad 6.5.1 Proceso constructivo de la obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
La ejecución de la obra se logre efectuar conforme al expediente técnico contractual
Los procedimientos y técnicas constructivos empleadas, cumplen con las especificaciones técnicas y la normativa aplicable
Los cambios efectuados a los procesos constructivos no irroguen mayores gastos a la entidad
Artículos 6° de la Ley y 210°, 211°, 212° del Reglamento Normas de Control Interno
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar selectivamente el cumplimiento del proceso constructivo de la obra (Inspección física de la obra)
P1 Verificar si el contratista comunicó inmediatamente después de la suscripción del contrato, la advertencia de fallas o defectos de cualquier especificación técnica o bien (disponibilidad del terreno); y que la Entidad las evaluó y pronunció en los plazos normados √
P2 Comprobar que el contratista haya desarrollado el trabajo de acuerdo con procedimientos y técnicas constructivas establecidas en las especificaciones técnicas de cada partida del presupuesto, u otra que cuente con la conformidad de la Supervisión. √
P3 Constatar que el contratista haya usado materiales que cumplen con las características ofertadas en los análisis de precios unitarios de cada una de las partidas del presupuesto √
P4 Verificar que el contratista haya usado los equipos con las características (año de fabricación, potencia, etc.) ofertadas en los análisis de precios unitarios de cada una de las partidas del presupuesto √
P5 Comprobar el cumplimiento de la forma de medición de cada elemento de la obra P6 Constatar que en caso de haberse generado modificaciones sustanciales a los procesos constructivos en las especificaciones técnicas, éstos hayan contado con
la opinión previa del proyectista y de la supervisión de obra √
P7 Verificar si las modificaciones antes señaladas, han afectado la meta física y generado costos adicionales al contrato de obra √ P8 Constatar que las licencias, autorizaciones, permisos, servidumbre y similares necesarias para la ejecución de la obra, fueron gestionadas oportunamente por el
contratista o la entidad según indique las Bases √
Procedimientos específicos ( P )
P9 En caso que en la ejecución se presenten daños a terceros.imputables al contratista, se verificará que fueron asumidos por el contratista √ Documentos por revisar Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Expediente técnico, Catálogos de materiales, insumos, maquinarias y equipos, Reglamentos o Normas técnicas
nacionales y sectoriales
R1 Que no se logre cumplir con la meta física R2 Que la obra se ejecute con deficiencias
Riesgos ( R )
R3 Se presenten modificaciones sustanciales en el proceso de ejecución de obra, sin contar con la opinión del proyectista Efectos ( E ) E1 Mayores costos por prestaciones adicionales de obra y/o Supervisión. Fuentes de información: Leyenda: (*) O = Obras Página Web de la entidad. Reglamento Nacional de Tasaciones Normas Técnicas de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI Manual de Diseño de Puentes (DP-2001) – MTC. Reglamento Nacional de Construcción. Especificaciones Técnicas Generales para Construcción de Carreteras (EG-2000) – MTC.
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C 43 Cuadro 6.5.2 Etapa 6 – Controles de calidad durante la ejecución de la obra
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.5 Proceso constructivo y controles de calidad Actividad de la entidad 6.5.2 Controles de calidad durante la ejecución de la obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad Otras disposiciones
La ejecución de la obra se logre efectuar con los controles de calidad necesarios, cumpliendo con el principio de vigencia tecnológica
La ejecución de obra reúne las condiciones de calidad requeridos conforme al expediente técnico, y a los estándares nacionales o internacionales vigentes
Los controles de calidad aseguran que la inversión efectuada en la ejecución de la obra, garantice el período de vida útil de la obra
Artículos 120°, 233°, 268°, 250° del Reglamento Normas de Control Interno
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar en forma selectiva los controles de calidad efectuados durante la ejecución de la obra
P1 Verificar si se han realizado oportunamente los controles de calidad de los materiales empleados y se cuentan con los certificados correspondientes √
P2 Comprobar si se han realizado los controles de calidad de los trabajos ejecutados y si se cuenta con los certificados correspondientes √ P3 Constatar si se han evaluado los resultados de las pruebas de control de calidad, a fin de determinar si se ajustan a los estándares señalados en
las especificaciones técnicas √
P4 Verificar que el costo de las pruebas o ensayos de calidad se hayan efectuado por cuenta del contratista, siempre que se encuentre establecido en las bases √
Procedimientos específicos ( P)
P5 Si en la ejecución de la obra se evidenció que los materiales o equipos eran de mala calidad o incumplían con las especificaciones técnicas; constatar que se dispuso el rechazo o retiro de los mismos, y que no fueron valorizados los trabajos relacionados, hasta que se haya subsanado esta deficiencia de ser el caso.
√
Documentos por revisar Cuaderno de Obra, Informes del Supervisor, Expediente Técnico, Catálogos de materiales, insumos, maquinarias y equipos, Reglamentos o Normas técnicas nacionales y sectoriales, informes del contratista, certificados y estudios diversos
Riesgos ( R ) R1 La obra no cuente con la calidad debida E1 Deterioro de la obra antes del horizonte del proyecto previsto Efectos ( E ) E2 Mayores costos de mantenimiento posteriores a la culminación de obra
Fuentes de información: Página Web de la entidad. Reglamento Nacional de Tasaciones. Normas Técnicas de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI Reglamento Nacional de Construcción. Especificaciones Técnicas Generales para Construcción de Carreteras (EG-2000) – MTC Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Contraloría General de la República. Manual de Diseño Geométrico de Carreteras (DG-2001) – MTC Manual de Diseño de Puentes (DP-2001) – MTC Leyenda: (*) O = Obras
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C 44-A Cuadro 6.6.1 Etapa 6 – Verificación de los pagos a cuenta / valorizaciones
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.6 Pagos al contratista Actividad de la entidad 6.6.1 Pagos a cuenta / valorizaciones Afirmaciones y criterios de gestión
Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Eficacia Eficiencia Economía Artículos 222°, 223°, 255°-257°, 265° del Reglamento
Legalidad Otras disposiciones Normas Técnicas de Control Interno Para el Sector Público Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar la autorización de los pagos a cuenta, cumplimiento de plazos y entrega de valorizaciones según cronograma detallado en el contrato
P1 Verificar que previo al pago de las valorizaciones, éstas hayan contado con la conformidad del inspector o supervisor y del área correspondiente de la entidad, mediante informes técnicos; cumpliendo los plazos establecidos en las bases √
P2 Comprobar que la entidad pagó las valorizaciones dentro de los plazos establecidos en las bases, y que no ocasionó el pago de intereses √ P3 De haberse pagado intereses, verificar que se haya formulado una Valorización de Intereses considerando el interés pactado en el contrato o en su defecto el
interés legal; y que el pago se efectuó en las valorizaciones siguientes √
P4 Comprobar que las valorizaciones se hayan formulado sobre la base de los trabajos o prestaciones realmente ejecutados y que los precios unitarios no hayan excedido a los del valor referencial o del contrato, según el sistema de contratación que corresponda; además, que se hayan calculado adecuadamente los reajustes de precios y deducciones
√
P5 Verificar que en las obras contratadas bajo el sistema a Precios Unitarios se valorizó hasta el total de los metrados realmente ejecutados, mientras que en el caso de las obras bajo el sistema de Suma Alzada se valorizó hasta el total de los metrados del presupuesto de obra √
P6 Constatar que las valorizaciones adicionales para el caso de presupuestos adicionales, correspondan específicamente a los trabajos considerados en el presupuesto adicional correspondiente, aprobado por la entidad y de ser el caso autorizado por la Contraloría General. √
P7 En el caso de discrepancias respecto a la formulación, aprobación o valorización de los metrados, entre el contratista y el inspector o el supervisor o la Entidad, se debe verificar que estas fueron resueltas en la liquidación del contrato √
P8 Verificar que en caso de atrasos injustificados en las prestaciones, se haya considerado en las valorizaciones las penalidades que correspondan √ P9 Constatar que los contratistas hayan emitido los respectivos comprobantes (facturas, boletas de venta) por el pago efectuado y que se hayan emitido válidamente √ P10 Comprobar que previo al pago de valorización de obra, se cuente con los certificados de controles de calidad de los materiales, insumos y trabajos ejecutados √
Procedimientos específicos ( P )
P11 Constatar que previo al pago de la valorización, el contratista adjuntó los documentos donde consta que, a la fecha de pago, no tiene deudas por concepto de tributos, beneficios sociales, entre otros; de acuerdo a lo dispuesto en las bases.
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C 44-B Cuadro 6.6.1 (Continuación…) Etapa 6 – Verificación de los pagos a cuenta / valorizaciones
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.6 Pagos al contratista Actividad de la entidad 6.6.1 Pagos a cuenta / valorizaciones Afirmaciones y criterios de gestión
Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF) Eficacia Eficiencia Economía
Artículos 222, 223, 255-257, 265 del Reglamento
Legalidad Otras disposiciones Normas de Control Interno Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Documentos por revisar Expediente técnico contractual, Contrato de obra, Expediente de Obra, Valorizaciones de obra, Calendario de avance de obra, Certificados de control de calidad,
Expediente técnico del adicional, Presupuesto adicional, Liquidación del contrato y Comprobantes de pago.
R1 Se efectúen pagos por supuestos trabajos sin haber recibido las respectivas prestaciones R2 Errores en el cálculo de valorizaciones de obras, reajustes y otros R3 Exista incumplimiento del contratista en la ejecución de los trabajos a ejecutar según el calendario de avance de obra
Riesgos ( R )
R4 Los pagos a cuenta se realicen fuera de los plazos establecidos E1 Mayores pagos a los que corresponden en la ejecución de obra Efectos ( E ) E2 Pago de intereses moratorios
Fuentes de información: Reglamento Nacional de Construcción. Normas Técnicas de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI. Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – SUNAT. Especificaciones Técnicas Generales para Construcción de Carreteras (EG-2000) – MTC Instituto nacional de Estadística e Informática – INEI. Manual de Diseño Geométrico de Carreteras (DG-2001) - MTC Contraloría General de la República. Manual de Diseño de Puentes (DP-2001) - MTC
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C 45-A Cuadro 6.7.1 Etapa 6 – Verificación de la aprobación de prestaciones adicionales
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.7 Prestaciones adicionales Actividad de la entidad 6.7.1 Aprobación de las obras adicionales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF) Artículos 42° de la Ley y 265°, 266° del Reglamento
Legalidad Otras disposiciones: Normas de Control Interno. Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO y su modificatoria.
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar la aprobación de las obras adicionales
P1 Verificar que se emitió la autorización previa para la ejecución de los trabajos adicionales, en la oportunidad debida, ciñéndose a lo establecido en las bases y la normativa especializada. √
P2 Comprobar que exista el Informe Técnico del Inspector o Supervisor, otorgando su conformidad a los trabajos adicionales y que se cuente con la evaluación técnica y económica debidamente sustentada √
P3 Determinar la razonabilidad del plazo de presentación del informe favorable por parte de la Supervisión a la Entidad, una vez producido el hecho que originó el citado presupuesto adicional √
P4 Confirmar que exista el Informe Técnico del funcionario competente de la entidad, otorgando su conformidad a los trabajos adicionales y que cuenta con la evaluación técnica y económica debidamente sustentada √
P5 Constatar que exista el Informe Legal emitido por el funcionario competente de la entidad, que sustente la aprobación del presupuesto adicional y que contiene el análisis y tipificación de la causal generadora correspondiente; así como la viabilidad legal de reconocer el pago adicional al contratista, de acuerdo con las cláusulas contractuales, así como a los sistemas y modalidades previstos en el Reglamento
√
P6 Constatar que previo a la aprobación del presupuesto adicional, se cuente con el Informe Institucional y/o documento oficial donde conste la previsión y disponibilidad presupuestaria asignada para atender el pago del presupuesto adicional solicitado. Verificar PIA, PIM y pagos. √
P7 Verificar la disposición presupuestal en el caso que las obras, incluyendo obras adicionales, superen el año fiscal. P8 En el caso se determine que el presupuesto adicional deviene de errores o deficiencias del Expediente Técnico, se debe verificar que los informes sustentatorios
recomienden al titular de la entidad el deslinde de responsabilidades pertinente; y las acciones dispuestas al respecto por el titular √
P9 Verificar que se haya dispuesto también el deslinde de responsabilidades, en los siguientes casos: a) Deficiencias en el Pliego de Consultas y Absolución de Consultas, formulados en la etapa del proceso de selección b) Ejecución de trabajos sin contar previamente con la autorización del Titular de la Entidad c) Ejecución y pago de trabajos adicionales, en aquellos casos que el porcentaje de incidencia excedía el establecido en la normativa, requiriendo autorización no
sólo del Titular de la entidad sino además de la Contraloría General de la República
√
P10 Comprobar que exista la Resolución aprobatoria del presupuesto adicional, suscrita por el titular del pliego o la máxima autoridad administrativa de la entidad contratante; y que se haya emitido previo a la ejecución de los trabajos adicionales, de conformidad con la normativa vigente √
P11 Confirmar que la obligación de ejecutar las prestaciones adicionales se haya autorizado mediante resolución notificada al contratista √ P12 Verificar si el presupuesto adicional aprobado se enmarca en la definición de Presupuesto Adicional de Obra; es decir, si las obras complementarias o mayores
metrados son necesarias e indispensables para cumplir con la finalidad del contrato respectivo √
Procedimientos específicos ( P )
P13 Verificar la razonabilidad de las soluciones técnicas, considerando características de la obra, materiales, equipos, controles de calidad, análisis Costo/Beneficio √
101
C 45-B Cuadro 6.7.1 (Continuación…) Etapa 6 – Verificación de la aprobación de prestaciones adicionales
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.7 Prestaciones adicionales Actividad de la entidad 6.7.1 Aprobación de las obras adicionales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF) Artículos 42° de la Ley y 265°, 266° del Reglamento
Legalidad Otras disposiciones Normas de Control Interno. Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO y su modificatoria.
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O P14 Contrastar las planillas de metrados, planos sustentatorios; y especificaciones técnicas, para determinar la razonabilidad de los metrados. √ P15 Verificar los precios unitarios utilizados, que están de acuerdo al sistema de contratación, en el caso de partidas contractuales que correspondan a la oferta
contractual √
P16 Verificar que se aprobaron especificaciones técnicas para cada una de las partidas nuevas P17 En el caso de partidas nuevas verificar si han pactado los precios, constatar la consistencia de los insumos y rendimientos considerados así como que los precios
de todos los insumos correspondan a una misma fecha √
P18 Para contratos de obras a Precios Unitarios, verificar que los Gastos Generales considerados en el Presupuesto Adicional correspondan a los Gastos Generales Fijos y Variables propios del Adicional, para lo cual se debe efectuar el análisis correspondiente √
P19 En el caso de contratos de obra a Suma Alzada, determinar que los Gastos Generales considerados en el Presupuesto Adicional corresponden a los Gastos Generales Fijos y Variables del Presupuesto Referencial multiplicado por el factor de relación, determinado por el cociente resultante de dividir el monto del contrato de la obra entre el monto del valor referencial
√
P20 Mediante una visita de inspección a la obra materia del presupuesto adicional, constatar el cumplimiento de los trabajos contractuales y adicionales, de conformidad con el expediente técnico y el presupuesto aprobado √
P21 Verificar que el Presupuesto Adicional se haya formulado independientemente de las reducciones y/o supresiones de costos que apruebe la entidad para la misma ejecución de obra, aunque ambos se encuentren vinculados √
P22 Comprobar que, en el cálculo del porcentaje de incidencia acumulado del presupuesto adicional respecto al monto del contrato original, se consideró el monto total de los presupuestos adicionales autorizados durante su ejecución, incluyendo el que se encuentra en trámite, y el monto de aquellos presupuestos deductivos derivados de las sustituciones de obra directamente vinculadas con las partidas de obras adicionales, siempre que ambas respondan a la misma finalidad.
√
P23 En el caso que el porcentaje de incidencia acumulada del presupuesto adicional supera el porcentaje establecido por la normativa vigente; verificar que la entidad haya solicitado la autorización previa de la Contraloría General de la República dentro de los treinta (30) días naturales, computados a partir de la fecha en que la supervisión de obra emite su informe favorable en torno al presupuesto adicional
√
P24 En el caso de que la CGR, haya emitido pronunciamiento en torno al presupuesto adicional solicitado, se deberá comprobar que la entidad dio cumplimiento a lo dispuesto en dicho pronunciamiento √
P25 Verificar que la entidad aprobó la ejecución y pago de presupuestos adicionales de obras contratadas a suma alzada, sólo cuando estos se hayan generado por hechos imprevisibles y su ejecución sea indispensable para el cumplimiento de la finalidad del contrato; entendiéndose que los trabajos materia del adicional no deben estar comprendidos en los documentos del expediente técnico. Por lo que no corresponde el reconocimiento de adicionales y obras complementarias por error en los metrados que no fue oportunamente detectado y puesto en evidencia
√
Procedimientos específicos (P)
P26 Comprobar que la entidad ha aprobado reducciones de obra hasta por el 15% del monto contractual, de acuerdo a lo establecido en la Ley √
102
C 45-C Cuadro 6.7.1 (Continuación…) Etapa 6 – Verificación de la aprobación de prestaciones adicionales
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.7 Prestaciones adicionales Actividad de la entidad 6.7.1 Aprobación de las obras adicionales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF) Artículos 42° de la Ley y 265°, 266° del Reglamento
Legalidad Otras disposiciones Normas de Control Interno. Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO y su modificatoria.
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O P27 En caso de obras adicionales bajo características de emergencia, se debe verificar que su ejecución fue autorizada y pagada por la entidad cuando el porcentaje
de incidencia acumulado no superó el 15% del monto contractual; o en caso contrario sólo autorizó la ejecución de los mismos, mientras que para efectuar el pago se solicitó la autorización previa de la CGR; verificando que se ciñeron a lo dispuesto en el Reglamento y que su no ejecución afecta el ambiente o ponía en peligro a la población, trabajadores o a la integridad de la obra; según alcance del contrato
√
P28 De ser el caso, verificar que cuente con la viabilidad, prefactibilidad y factibilidad del proyecto Documentos por revisar Contrato, Expediente Técnico contractual, Expediente técnico del adicional, Informes de supervisión, Metrados y valorizaciones, Pronunciamientos de la CGR,
Cuaderno de Obra
R1 Ejecución de prestaciones adicionales que no eran necesarias Riesgos ( R ) R2 Ejecución de prestaciones adicionales con mayores costos E1 Incremento no justificable del costo en la ejecución de la obra Efectos ( E ) E2 Relación costo-beneficio de la obra en su conjunto, es oneroso para la Entidad
Fuentes: Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Normas Técnicas de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI. Contraloría General de la República. Especificaciones Técnicas Generales para Construcción de Carreteras (EG-2000) - MTC. Reglamento Nacional de Construcción. Manual de Diseño Geométrico de Carreteras (DG-2001) - MTC. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Manual de Diseño de Puentes (DP-2001) - MTC. Leyenda: (*) O = Obras
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C 46-A Cuadro 6.7.2 Etapa 6 – Comprobación del cumplimiento de los plazos del contrato
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.7 Prestaciones adicionales Actividad de la entidad 6.7.2 Aprobación de Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad Otras disposiciones
Las ampliaciones de plazo permiten que la obra se culmine cumpliendo con el objetivo para el que fue contratado el postor ganador.
La aprobación, seguimiento y control de los plazos de ejecución de obra se efectúan en la oportunidad debida
Se controla el plazo contractual y se otorgan ampliaciones sin incurrir en demoras ni en mayores gastos generales
Artículos 42° de la Ley; 255°, 258°-264° del Reglamento
Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO y su modificatoria
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificar la sustentación técnica de las autorizaciones de ampliación de plazo, además comprobar el cumplimiento de los plazos contractuales
P1 Comprobar que el contratista en su solicitud de ampliación de plazo contractual invocó como causal las siguientes: Atrasos y/o paralizaciones ajenos a su voluntad, atrasos por causas atribuibles a la entidad, y por caso fortuito o fuerza mayor; siguiendo los Procedimientos específicos previstos en la norma pertinente √
P2 Verificar que la solicitud de ampliación de plazo se efectuó dentro del plazo vigente de ejecución de obra, y que cuando se sustente en causales diferentes o de distintas fechas, constatar que cada solicitud de ampliación de plazo se haya tramitado y resuelto independientemente √
P3 Constatar que exista el Informe Técnico del Inspector o Supervisor, expresando opinión sobre la solicitud de ampliación de plazo con el respectivo análisis y evaluación correspondiente; y que se haya formulado en los plazos establecidos en el Reglamento √
P4 Verificar que exista resolución aprobatoria de ampliación de plazo, emitido por el funcionario competente en el plazo establecido en el Reglamento √ P5 En el caso de que la entidad no haya emitido pronunciamiento alguno dentro de los plazos señalados, y que generó automáticamente la ampliación del plazo contractual;
se debe verificar que dicha omisión no estuvo orientada a favorecer al contratista √
P6 Comprobar que el número de días aprobados en la ampliación de plazo corresponda al período en que se presentaron las causales invocadas y que éstas hayan modificado el calendario de avance de obra vigente, debiendo corroborarse que este calendario esté acorde con el avance real de la ejecución de la obra √
P7 Verificar que la ampliación de plazo por causal de ejecución de obras adicionales, se ha aprobado sólo si éstas conllevan la modificación del calendario de avance de obra contractual y que los gastos generales correspondan a lo necesario para su ejecución √
P8 Revisar que los gastos generales reconocidos se han calculado considerando: el plazo contractual, los gastos generales contractuales o presupuesto referencial según el sistema de contratación y los índices generales de precios; así como, en el caso de paralización de obras estos gastos generales cuenten con la acreditación debida √
P9 En el supuesto que las reducciones de prestaciones afecten el plazo contractual, verificar que los gastos generales se han recalculado conforme a lo establecido en el Reglamento √
P10 Comprobar que los pagos de mayores gastos generales se efectuaron en la oportunidad prevista en el contrato y que no se hayan generado pagos de interés moratorio √ P11 Verificar que el pago de mayores gastos generales se haya formulado a través de una valorización de mayores gastos generales y que se haya cancelado siguiendo los
plazos establecido en el Reglamento √
Procedimientos específicos ( P )
P12 En el caso que la entidad no haya pagado la valorización de mayores gastos generales en los plazos establecidos y si el contratista ha reclamado el reconocimiento de intereses, verificar que se haya formulado la valorización de intereses considerando el interés pactado en el contrato o en su defecto el interés legal; y que el pago se haya efectuado en las valorizaciones siguientes
√
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C 46-B Cuadro 6.7.2 (Continuación…) Etapa 6 – Comprobación del cumplimiento de los plazos del contrato
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.7 Prestaciones adicionales Actividad de la entidad 6.7.2 Aprobación de Ampliaciones de plazo y mayores gastos generales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad Otras disposiciones
Las ampliaciones de plazo permiten que la obra se culmine cumpliendo con el objetivo para el que fue contratado el postor ganador.
La aprobación, seguimiento y control de los plazos de ejecución de obra se efectúan en la oportunidad debida
Se controla el plazo contractual y se otorgan ampliaciones sin incurrir en demoras ni en mayores gastos generales
Artículos 42° de la Ley; 255°, 258°-264° del Reglamento
Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO y su modificatoria
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Documentos por revisar Contrato, Expediente Técnico contractual, Cuaderno de Obra, Calendario de Avance de obra contractual, Calendario de avance de obra actualizado, Expedientes sobre
ampliaciones de plazo, Informes del supervisor
Riesgos ( R ) R1 El reconocimiento de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales injustificadas Efectos ( E ) E1 Postergación indebida del plazo de culminación de la obra y mayores costos Fuentes de información: Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Normas Técnicas de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI. Contraloría General de la República. Especificaciones Técnicas Generales para Construcción de Carreteras (EG-2000) – MTC. Reglamento Nacional de Construcción. Manual de Diseño Geométrico de Carreteras (DG-2001) –MTC. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Manual de Diseño de Puentes (DP-2001) - MTC Leyenda: (*) O = Obras
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C 47-A Cuadro 6.8.1 Etapa 6 - Comprobación del cumplimiento de los Procedimientos específicos de administración de controversias
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.8 Administración de las controversias Actividad de la entidad 6.8.1 Cumplimiento de los Procedimientos específicos de administración de controversias Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se realiza solución de la controversia de manera adecuada
Se resuelve la controversia en la etapa de Conciliación, en buenos términos para la Entidad. Si no fuera así, se recurre a un arbitraje
La solución de controversias no deben irrogar mayores gastos de los previstos, a la Entidad
Artículos 53° de la Ley y 257°, 259°, 268°, 269° y 272° - 292° del Reglamento
Ley Nº 26572, Ley General de Arbitraje
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Revisar la conciliación y/o arbitraje de las partes
P1 Verificar que las controversias se resolvieron utilizando mecanismos de conciliación o arbitraje y procedimientos aplicables √ P2 Analizar las causas que generaron las controversias y determinar si son consecuencia de decisiones no acertadas de la administración √ P3 Constatar si en las controversias que afectan los intereses de la Entidad, dentro de una relación contractual, se recurrió - en la búsqueda de una solución
adecuada - a la solicitud e inicio del arbitraje. √
P4 Verificar que en la designación de los árbitros, se haya considerado la idoneidad, imparcialidad e independencia de éstos √ P5 Verificar que los procesos de conciliación y/o arbitraje se derivaron de solicitudes de inicio de dichos Procedimientos específicos, efectuadas en cualquier
momento anterior a la culminación del contrato, siendo este plazo de caducidad √
P6 Verificar que en caso de discrepancia respecto a valorizaciones o metrados, se inició un procedimiento de conciliación y/o arbitraje dentro de los quince (15) días hábiles después de ocurrida la controversia y sólo si la valorización de la parte en discusión representa un monto superior al cinco por cien (5%) del contrato actualizado
√
P7 Verificar que en caso de controversia relacionada con la ampliación de plazo otorgada por la Entidad, ha sido sometida a conciliación y/o arbitraje dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a la comunicación de tal decisión √
Procedimientos específicos ( P )
P8 Verificar que en caso de discrepancia con lo resuelto por la máxima autoridad administrativa de la Entidad, en relación a la existencia de vicios o defectos constatados por el Comité de Recepción en la segunda inspección del proceso de recepción de obra, dicha controversia haya sido sometida a conciliación y/o arbitraje, dentro de los quince (15) días siguientes al pronunciamiento de la Entidad
√
Documentos por revisar Contrato, Antecedentes de los hechos materia de Controversia, Actas de conciliación, Expediente del proceso arbitral, Laudo arbitral.
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C 47-B Cuadro 6.8.1 (Continuación…) Etapa 6 - Comprobación del cumplimiento de los Procedimientos específicos de administración de controversias
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.8 Administración de las controversias Actividad de la entidad 6.8.1 Cumplimiento de los Procedimientos específicos de administración de controversias Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se realiza solución de la controversia de manera adecuada
Se resuelve la controversia en la etapa de Conciliación, en buenos términos para la Entidad. Si no fuera así, se recurre a un arbitraje
La solución de controversias no deben irrogar mayores gastos de los previstos, a la Entidad
Artículos 53° de la Ley y 257°, 259°, 268°, 269° y 272° - 292° del Reglamento
Ley Nº 26572, Ley General de Arbitraje
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O R1 Que la solución de la controversia no sea susceptible de cuestionamiento por las partes R2 Que se recurra al mecanismo de la conciliación o arbitraje por hechos que no se justifican R3 Demora en la solución de una controversia y que no exista imparcialidad en los árbitros
Riesgos ( R )
R4 Retraso en la liquidación de los contratos, en espera de la solución de controversias E1 Costos incurridos por los procesos arbitrales Efectos ( E ) E2 Mayores costos en la administración de los contratos
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
107
C 48 Cuadro 6.8.2 Etapa 6 - Verificación de la gestión legal de la defensa en el proceso de administración de controversias
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.8 Administración de las controversias Actividad de la entidad 6.8.2 Gestión legal de la defensa en el proceso de administración de controversias Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
En el proceso arbitral se pone de conocimiento del árbitro o Tribunal Arbitral aspectos relevantes que inciden en la decisión final o laudo arbitral
Se logra sustentación adecuada por parte de la Entidad
La solución de controversias no debe irrogar mayores gastos de los previstos, a la Entidad
Artículos 53° - 57° de la Ley y 272° – 292° del Reglamento
Ley Nº 26572, Ley General de Arbitraje
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Revisar la gestión legal de la defensa en el proceso ante controversias
P1 Verificar que se haya designado a funcionarios competentes para efectuar la defensa de los intereses del Estado, en los procesos de conciliación y arbitrajes √
P2 Comprobar que los encargados de la defensa de los intereses del Estado, hayan actuado de manera diligente, oportuna y con los fundamentos adecuados, en cada una de las etapas del proceso arbitral √
P3 Comprobar que se haya actuado los argumentos pertinentes, en los casos de haberse considerado como puntos de controversia aspectos que no le compete resolver al árbitro o tribunal arbitral √
P4 Verificar que los laudos arbitrales se hayan emitido dentro de los plazos programados √
Procedimientos específicos ( P )
P5 Constatar que se hayan presentado recursos de nulidad del laudo, en los casos que existan razones para ello y afectan los intereses del Estado √ Documentos por revisar Contrato, Expediente de los procesos arbitrales, Actas de conciliación, Laudos arbitrales
R1 Inadecuada defensa de los intereses del Estado R2 Laudos desfavorables para el Estado
Riesgos ( R )
R3 Generación de mayores obligaciones frente al Contratista E1 Mayores pagos al Contratista Efectos ( E ) E2 Costos incurridos por los procesos arbitrales
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) O = Obras
108
C 49 Cuadro 6.9.1 Etapa 6 – Intervención económica Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de obra Sub-etapa 6.9 Pagos al Contratista Actividad de la entidad 6.9.1 Intervención económica Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se verifica que a través de la intervención económica se logre la culminación de los trabajos.
Se revisa que la intervención económica se efectúe con oportunidad y conforme a los Procedimientos específicos establecidos.
Verificar que no se generen gastos innecesarios debido a la intervención económica
Artículo 264º del Reglamento (**)
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Verificar el cumplimiento de los procedimientos para la intervención económica
P1 Verificar de ser el caso si se justifica la intervención económica √ Procedimientos específicos ( P ) P2 Verificar que no se generen mayores gastos al Estado debido a la intervención económica. √
Documentos por revisar Contrato de obra, informes de supervisión, informes de áreas usuarias Riesgos ( R ) R1 Ante el inadecuado manejo de la intervención económica existe el riesgo que no cautelen adecuadamente los intereses del Estado Efectos ( E ) E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional y local. (**) El Artículo 264º del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, encarga a CONSUCODE la emisión de Directiva sobre Intervención económica; sin embargo ésta no ha sido aún
publicada. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 50 Cuadro 6.10.1 Etapa 6 –Verificación de la definición del plazo de inicio contractual de supervisión
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.10 Definición del plazo de ejecución de la prestación Actividad de la entidad 6.10.1 Definición del inicio y culminación del plazo contractual Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Lograr definir la fecha de inicio y culminación del plazo contractual de manera adecuada
Estipular adecuadamente los mecanismos a seguir, con base a la normativa, para establecer la fecha de inicio y de culminación del plazo contractual
Determinar el plazo contractual de la manera más precisa, con la debida prevención para evitar demoras y costos innecesarios
Artículos 36° y 43° de la Ley; 204°, 205° y 206° del Reglamento
Artículos 183° y 184° del Código Civil
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Comprobar el inicio del plazo contractual
P1 Verificar que la vigencia del contrato se haya establecido desde el día siguiente de su suscripción y que la culminación corresponda a la fecha del consentimiento de la liquidación √
P3 Verificar que el contrato haya entrado en vigencia luego de cumplirse todas las condiciones estipuladas en las Bases √
Procedimientos específicos ( P )
P4 Comprobar si por demora de la Entidad en el cumplimiento de las condiciones estipuladas en las Base se ha generado ampliación del plazo contractual √
Documentos por revisar Bases de Licitación, Contrato de supervisión, Documentos de entrega del adelanto directo, Cuaderno de Obra R1 Determinación errónea de la fecha de inicio del plazo de ejecución contractual de la supervisión R2 Controversias con respecto a la fecha de inicio del plazo contractual
Riesgos ( R )
R3 Beneficios adicionales a los previstos en las bases del proceso de selección para la supervisión E1 Demoras en el inicio del plazo de ejecución de la prestación E2 Asumir mayores costos por ampliaciones de plazo
Efectos ( E )
E3 Asumir los costos de un proceso arbitral Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 51 Cuadro 6.11.1 Etapa 6 – Verificación del cumplimiento de los adelantos directos otorgados al supervisor
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.11 Control de adelantos Actividad de la entidad 6.11.1 Entrega de adelantos directos (en efectivo) según el contrato Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se otorgan los adelantos según lo especificado en el contrato
Los adelantos que se otorgan al contratista, permiten un desarrollo adecuado del contrato
Los adelantos que se otorgan al contratista son los indispensables para la ejecución del contrato
Artículos 39° y 41° de la Ley y 219°, 227°, 228° y 229° del Reglamento
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Verificar el cumplimiento de los adelantos directos (en efectivo) según las Bases o Contrato
P1 Determinar que esta clase de adelanto esté definida en las Bases o Contrato, así como el monto y condiciones √ P2 Comprobar que el monto de adelantados directos otorgados no excedan en conjunto con lo establecido en la normativa √ P3 Verificar que la entrega de adelantos se haya realizado contra la presentación de las garantías por idéntico monto y un plazo mínimo de vigencia
de tres (03) meses renovables por el monto pendiente de amortización √
Procedimientos específicos ( P )
P4 Verificar que la entrega de los adelantos se haya realizado en los plazos previstos en las Bases o Contrato √ Documentos por revisar Bases de Licitación, Contrato de supervisión, Solicitud de Adelanto, Garantía de adelanto, Comprobantes de Pago
R1 Retraso en el inicio del plazo contractual R2 Ampliación del plazo contractual R3 Pago de adelantos sin las garantías suficientes
Riesgos ( R )
R4 Resolución del contrato E1 Pago en exceso de los adelantos E2 Distorsión del control del adelanto en las facturaciones E3 Pago de mayores costos de supervisión
Efectos ( E )
E4 Pago por resarcimiento de daños al contratista Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local.
Leyenda: (*) S = Supervisión
111
C 52 Cuadro 6.11.2 Etapa 6 – Comprobación de la amortización de adelantos directos por parte del supervisor
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.11 Control de adelantos Actividad de la entidad 6.11.2 Amortización de adelantos directos Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Lograr coincidir las amortizaciones y el cumplimiento del avance de la prestación
Las amortizaciones de adelantos deben encontrarse debidamente consideradas en el cronograma de pagos
Se deben programar adecuadamente las amortizaciones de los adelantos Artículo 230° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Comprobar la amortización de adelantos directos
P1 Verificar que la amortización de los adelantos directos se hayan realizado mediante descuentos proporcionales en cada una de las facturaciones o pagos parciales √ Procedimientos específicos ( P )
P2 Constatar que las diferencias encontradas en las amortizaciones de los adelantos, en los pagos parciales, se hayan tomado en cuenta en el pago próximo siguiente o liquidación del contrato, de ser el caso √
Documentos por revisar Bases de licitación, Contrato de supervisión, Comprobantes de Pago, Liquidación del contrato de supervisión, expedientes de valorización de obra.
R1 Otorgar beneficios adicionales al supervisor al no descontarle en la oportunidad debida el adelanto otorgado Riesgos ( R ) R2 Amortización incompleta o tardía del adelanto
Efectos ( E ) E1 Pago en exceso de la facturación Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 53 Cuadro 6.12.1 Etapa 6 – Verificación del cumplimiento de las garantías de fiel cumplimiento del contrato de supervisión
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.12 Control de garantías Actividad de la entidad 6.12.1 Garantías de fiel cumplimiento Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se verifica que las garantías estén plenamente recibidas y aceptadas siguiendo los requerimientos técnicos del tema
Se revisa exhaustivamente las garantías, tanto las cartas fianzas o pólizas de caución para verificar que estén bien giradas tanto en sus características, montos y fechas
Se aceptan las cartas fianzas o pólizas de caución a fin de garantizar el adecuado cumplimiento de los contratos
Artículos 40° de la Ley y 213°, 214°, 215° y 221° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Verificar el cumplimiento de las garantías de fiel cumplimiento
P1 Comprobar que estas garantías hayan sido renovadas hasta la aprobación de la liquidación del contrato de supervisión √ P2 Verificar que esta garantía haya sido devuelta al contratista luego de que la liquidación del contrato de supervisión haya quedado consentida √
Procedimientos específicos ( P )
P3 Verificar que, de ser el caso, esta garantía sólo se haya ejecutado por los siguientes casos: a) Cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su vencimiento b) Cuando la resolución por la cual la Entidad resuelve el contrato por causa imputable al contratista, haya quedado consentida o cuando por
laudo arbitral consentido y ejecutoriado se declare procedente la decisión de resolver el contrato c) Cuando transcurridos tres (3) meses de haber asido requerido por la Entidad, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo a su
cargo establecido en la liquidación final del contrato de supervisión debidamente consentido o ejecutoriado
√
Documentos por revisar Contrato de supervisión, Carta fianza o póliza de caución de fiel cumplimiento, Liquidación de contrato de supervisión Riesgos ( R ) R1 Ante incumplimiento del contratista en la ejecución de las prestaciones contratadas, no se coberture de los intereses del Estado
E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos Efectos ( E ) E2 Ante su devolución el servicio de supervisión no se ajusta a los requerimientos contratados
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 54 Cuadro 6.12.2 Etapa 6 – Verificación del cumplimiento de las garantías por adelantos al supervisor
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.12 Control de garantías Actividad de la entidad 6.12.2 Garantías por adelantos Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se verifica que las garantías estén plenamente recibidas y aceptadas siguiendo los requerimientos técnicos del tema
Se revisa exhaustivamente las garantías, tanto las cartas fianzas o pólizas de caución para verificar que estén bien giradas tanto en sus características, montos y fechas
Se aceptan las cartas fianzas o pólizas de caución a fin de garantizar el adecuado uso del adelanto otorgado
Artículos 40° de la Ley y 213°, 214° y 219° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Verificar el cumplimiento de las garantías por adelantos
P1 Verificar si las garantías de los adelantos directos, se han mantenido vigentes y por el monto del saldo deudor √ Procedimientos específicos ( P ) P2 Verificar que, de ser el caso, esta garantía sólo se haya ejecutado cuando el contratista no la hubiera renovado antes de la fecha de su
vencimiento √
Documentos por revisar Contrato de supervisión, Cartas fianza o Pólizas de caución de adelantos directos, Comprobantes de pago, Informes de las áreas usuarias. Riesgos ( R ) R1 Ante el inadecuado uso de los adelantos otorgados, no se cuente con cobertura de los intereses del Estado Efectos ( E ) E1 Gastos innecesarios de parte del Estado, para ejercer sus derechos Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 55-A Cuadro 6.13.1 Etapa 6 - Verificación del cumplimiento de las obligaciones del supervisor
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.13 Verificación del cumplimiento del contrato Actividad de la entidad 6.13.1 Verificación del cumplimiento de obligaciones establecidos en el contrato de supervisión Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
El servicio prestado cumple con los estándares de calidad estipulados en el contrato
Los estándares de calidad dispuestos y ejecutados son los adecuados para las necesidades del área usuaria
La calidad obtenida cumple con los requisitos establecidos en un análisis costo beneficio del servicio obtenido
Artículos 48°, 50° y 51° de la Ley y 210°, 224°, 225°, 227°, 247°, 250°, 251°, 263° del Reglamento
Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO (R.C. Nº 036-2001-CG)
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales
P1 Verificar que el supervisor haya controlado los trabajos efectuados por el contratista de la obra, directa y permanentemente √ P2 Comprobar que la actuación del supervisor ha permitido la correcta ejecución de la obra y el cumplimiento del contrato de obra √ P3 Verificar que el supervisor, sin perjuicio de las atribuciones que le competen en el control de la ejecución de la obra, no haya modificado el contrato
de ejecución de obra √
P4 Analizar si la supervisión absolvió las consultas formuladas por el contratista de la obra, dentro de los plazos establecidos y si, de ser el caso, las trasladó a la Entidad para la opinión del Proyectista, en los plazos previstos √
P5 Analizar si la supervisión emitió sus informes reportando los hechos relevantes y elaboró las valorizaciones √ P6 Verificar que si en caso el supervisor encontró fallas o defectos sobre cualquier especificación o bien, que la Entidad le hubiere proporcionado,
luego de la suscripción del contrato de supervisión; lo haya comunicado de inmediato a la Entidad; y que ésta evaluó y se pronunció sobre dichas observaciones dentro de los plazos previstos en la normativa
√
P7 Verificar que el supervisor conjuntamente con el contratista de la obra elaboraron las valorizaciones de obra dentro de los plazos previstos; y que haya aprobado y remitido a la Entidad las valorizaciones dentro de los plazos previstos √
P8 Verificar, de ser el caso, si el supervisor emitió sus informes respecto a solicitudes de ampliación de plazo y mayores gastos generales del contrato de ejecución de obra, dentro de los plazos previstos √
P9 Verificar, en caso de retraso injustificado en la ejecución de obra y cuando el monto de la valorización acumulada ejecutada a una fecha determinada sea menor al 80% del monto de la valorización acumulada programada a dicha fecha, si el supervisor ordenó al contratista de la obra que presente en la fecha establecida un nuevo calendario que contemple la aceleración de los trabajos
√
P10 Verificar que el supervisor haya emitido en los plazos previstos y con el sustento técnico – económico correspondiente, sus informes sobre solicitudes de presupuesto adicionales de obra √
P11 Verificar si el supervisor informó a la Entidad sobre la culminación de la obra; asimismo que haya sido miembro del Comité de recepción de obra
Procedimientos específicos ( P )
P12 Verificar si el supervisor efectuó el adecuado seguimiento al trámite de liquidación del contrato de obra, así como revisó y dio conformidad al mismo √
Documentos por revisar Expediente Técnico, Contrato de ejecución de obra, Contrato de la supervisión, informes del supervisor o inspector
115
C 55-B Cuadro 6.13.1 (continuación…) Etapa 6 - Verificación del cumplimiento de las obligaciones del supervisor
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.13 Verificación del cumplimiento del contrato Actividad de la entidad 6.13.1 Verificación del cumplimiento de obligaciones establecidos en el contrato de supervisión Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
El servicio prestado cumple con los estándares de calidad estipulados en el contrato
Los estándares de calidad dispuestos y ejecutados son los adecuados para las necesidades del área usuaria
La calidad obtenida cumple con los requisitos establecidos en un análisis costo beneficio del servicio obtenido
Artículos 48°, 50° y 51° de la Ley y 210°, 224°, 225°, 227°, 247°, 250°, 251°, 263° del Reglamento
Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO (R.C. Nº 036-2001-CG)
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S R1 Deficiente control de la ejecución de los trabajos ejecutados Riesgos ( R ) R2 No se cumplan los plazos de ejecución de la obra E1 Mala calidad de la obra E2 Demora en la culminación de los trabajos de ejecución de la obra E3 Incumplimiento de las obligaciones contractuales de parte del ejecutor de la obra E4 Genera controversias con el ejecutor de la obra E5 Generación de obligaciones, de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales E6 Mayores pagos por demoras en la atención de sus obligaciones
Efectos ( E )
E7 Resolución del contrato Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 56 Cuadro 6.13.2 Etapa 6 – Comprobación del cumplimiento de los plazos del contrato de supervisión
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.13 Verificación del cumplimiento del contrato Actividad de la entidad 6.13.2 Cumplimiento de plazos Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Lograr cumplir con los plazos establecidos en el contrato
El seguimiento y control del cumplimiento de plazos debe estar previamente definido
El control del cumplimiento de plazos se hace adecuadamente dentro de los estándares previamente establecidos
Artículos 42° de la Ley; y 222°, 223°, 232°, 258°-264° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Comprobar el cumplimiento de los plazos establecidos en el contrato
P1 Comprobar que las prestaciones se hayan dado dentro de los plazos establecidos en el contrato √ Procedimientos específicos ( P ) P2 Revisar que en el caso de incumplimiento del plazo contractual se haya aplicado las penalidades respectivas y en los montos correspondientes √
Documentos por revisar Contrato de supervisión de obra, Contrato de ejecución de obra, Informes del supervisor Riesgos ( R ) R1 El reconocimiento de ampliaciones de plazo y mayores gastos generales injustificadas Efectos ( E ) E1 Postergación indebida de la prestación y mayores costos. Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 57 Cuadro 6.14.1 Etapa 6 – Verificación de las facturaciones o pagos al supervisor
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.14 Facturaciones o pagos parciales Actividad de la entidad 6.14.1 Pagos parciales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento (D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se cumple con los plazos de los pagos parciales y el avance pactado así como con el pago según el cronograma
Se efectúa el pago, luego de realizar la verificación de la prestación
Se efectúa el pago en el período de obligación, sin pago de intereses
Artículos 41°, 45° y 49° de la Ley y Artículos 222°, 223°, 224°, 225°, 230°, 233°, 237°, 238°, del Reglamento
_ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Verificar la autorización de pagos parciales, cumplimiento de plazos para los pagos y entrega de las valorizaciones según cronograma detallado en el contrato
P1 Verificar que el pago se efectuó después de ejecutada la prestación o de acuerdo a lo estipulado en el contrato, con la respectiva conformidad de recepción del servicio √
P2 Comprobar que los pagos se hayan efectuado en los plazos convenidos, y que no se haya generado la obligación de pago de intereses √ P3 Constatar que los pagos por prestaciones adicionales, correspondan a los aprobados por la Entidad mediante la respectiva resolución y con la autorización
de la CGR, de ser el caso
P4 Verificar que en el caso de atrasos injustificados en las prestaciones, se haya considerado en los pagos parciales, pago final o en la liquidación del contrato las penalidades que correspondan √
P5 Comprobar en el cálculo del monto a pagar se haya considerado, de ser el caso, la amortización de adelantos, las prestaciones realmente ejecutadas; además, que se hayan calculado adecuadamente los reajustes de precios y deducciones √
Procedimientos específicos ( P )
P6 Constatar que el supervisor haya emitido los comprobantes (factura, boleta de venta) por el pago efectuado y se hayan emitido válidamente √ Documentos por revisar Contrato de supervisión, Contrato de Obra, Valorizaciones de obra, Calendario de avance de obra, Resolución aprobatoria de mayores prestaciones de
supervisión, Liquidación del contrato de supervisión y Comprobantes de pago.
R1 Se efectúen pagos de servicios sin haber recibido las respectivas prestaciones R2 Errores en el cálculo de valorizaciones de supervisión de las obras R3 Exista incumplimiento en la supervisión de obras
Riesgos ( R )
R4 Los pagos parciales se realicen fuera de los plazos establecidos E1 Mayores pagos a los que corresponden E2 Resolución del contrato de supervisión
Efectos ( E )
E3 Pago de intereses moratorios Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 58-A Cuadro 6.15.1 Etapa 6 – Verificación de la aprobación de prestaciones adicionales de supervisión
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.15 Mayores prestaciones de supervisión Actividad de la entidad 6.15.1 Aprobación de las prestaciones adicionales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se logra concluir la totalidad de la prestación con un mínimo de adicionales y se cubran las eventualidades posibles
Se asegura que los adicionales respondan a la necesidad de alcanzar la finalidad del contrato
Se presente un mínimo de adicionales que estén aprobados y debidamente justificados con el informe técnico correspondiente
Artículos 42° de la Ley y 231°, 232° y 248° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Verificar la aprobación de prestaciones adicionales
P1 Comprobar que la ejecución y pago de prestaciones adicionales cuente con la autorización del Titular previo a la ejecución de las prestaciones y disponga de la asignación de recursos presupuestales necesarios √
P2 Analizar si las prestaciones adicionales aprobadas por la Entidad eran indispensables para alcanzar la finalidad del contrato √ P3 Analizar que el costo de las mayores prestaciones de supervisión se sustente en la necesidad de la prestación y que esté de acuerdo con el avance de
ejecución de la obra; asimismo que se haya determinado sobre la base de las especificaciones técnicas del servicio y de las condiciones y precios pactados en el contrato; o en su defecto por acuerdo de las partes
√
P4 Verificar que la ampliación de plazo del contrato de supervisión se haya otorgado en los casos siguientes: A la aprobación del adicional, siempre y cuando afecte el plazo. En este caso el supervisor ampliará las garantías que hubiere otorgado Por atrasos o paralizaciones no imputables al supervisor Por atrasos o paralizaciones en el cumplimiento de la prestación del supervisor por culpa de la entidad Por caso fortuito o fuerza mayor
√
P5 Verificar que en el caso de haberse aprobado en el contrato de obra ampliaciones de plazo para la ejecución de adicionales, se haya aprobado mayores prestaciones de supervisión √
P6 Verificar que las prestaciones adicionales distintas a las generadas por adicionales de obra y que superen el 15% del monto del contrato, cuente con la autorización previa de la CGR √
Procedimientos específicos ( P )
P7 Que la obligación de las prestaciones adicionales se haya formalizado por el supervisor √
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C 58-B Cuadro 6.15.1 (Continuación…) Etapa 6 – Verificación de la aprobación de prestaciones adicionales de supervisión
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.15 Mayores prestaciones de supervisión Actividad de la entidad 6.15.1 Aprobación de las prestaciones adicionales Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se logra concluir la totalidad de la prestación con un mínimo de adicionales y se cubran las eventualidades posibles
Se asegura que los adicionales respondan a la necesidad de alcanzar la finalidad del contrato
Se presente un mínimo de adicionales que estén aprobados y debidamente justificados con el informe técnico correspondiente
Artículos 42° de la Ley y 231°, 232° y 248° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Documentos por revisar Contrato de: supervisión de Obra; Solicitud de aprobación de mayores prestaciones, Expediente de aprobación de la prestación adicional,
Valorizaciones de obra, Calendario de avance de obra, Resolución aprobatoria de mayores prestaciones de supervisión, Liquidación del contrato de supervisión, Comprobantes de pago y Pronunciamientos de la CGR, Cláusulas adicionales al contrato de supervisión
R1 Ejecución de las prestaciones adicionales que no eran necesarias Riesgos ( R ) R2 Ejecución de prestaciones adicionales con mayores costos E1 Incremento no justificable del costo de obra Efectos ( E ) E2 Relación costo beneficio de la obra en su conjunto es oneroso para la Entidad
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 59 Cuadro 6.16.1 Etapa 6 - Comprobación del cumplimiento de los Procedimientos específicos de administración de controversias
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.16 Administración de las controversias Actividad de la entidad 6.16.1 Cumplimiento de los Procedimientos específicos de administración de controversias Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se realiza solución de la controversia de manera adecuada
Se resuelve la controversia en la etapa de Conciliación, en buenos términos para la Entidad. Si no fuera así, se recurre a un arbitraje
La solución de controversias no deben irrogar mayores gastos de los previstos, a la Entidad
Artículos 53° de la Ley y 272°- 292° del Reglamento
Ley Nº 26572, Ley General de Arbitraje
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Revisar la conciliación y/o arbitraje de las partes
P1 Verificar que las controversias se resolvieron utilizando los mecanismos de conciliación y/o arbitraje que impone la Ley y se siguió con los Procedimientos específicos que corresponde √
P2 Analizar la causa que genera las controversias y determinar si son consecuencia de inadecuadas decisiones de la administración √ P3 Constatar si en las controversias que afectan los intereses de la Entidad, dentro de una relación contractual, se recurrió - en la búsqueda de una
solución adecuada - a la solicitud e inicio del arbitraje. √
P4 Verificar que en la designación de los árbitros, se haya considerado la idoneidad, imparcialidad e independencia de éstos, en procesos arbitrales que participó √
Procedimientos específicos ( P )
P5 Verificar que los procesos de conciliación y/o arbitraje se derivaron de solicitudes de inicio de dichos Procedimientos específicos, efectuadas en cualquier momento anterior a la culminación del contrato, siendo este plazo de caducidad √
Documentos por revisar Contrato de supervisión, Antecedentes de los hechos materia de controversia, Actas de conciliación, Expediente del proceso arbitral, Laudo arbitral R1 Que la solución de la controversia no sea susceptible de cuestionamiento por las partes R2 Que se recurra al mecanismo de la conciliación o arbitraje por hechos que no se justifican R3 Demora en la solución de una controversia R4 Retraso en la liquidación de los contratos, en espera de la solución de controversias
Riesgos ( R )
R5 Que no exista parcialidad en los árbitros E1 Costos incurridos por los procesos arbitrales Efectos ( E ) E2 Mayores costos en la administración de los contratos
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión; O = Obras
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C 60 Cuadro 6.16.2 Etapa 6 - Verificación de la gestión legal de la defensa en el proceso de administración de controversias
Etapa del proceso Contratación 6 Ejecución del contrato de supervisión Sub-etapa 6.16 Administración de las controversias Actividad de la entidad 6.16.2 Gestión legal de la defensa en el proceso de administración de controversias Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
En el proceso arbitral se pone de conocimiento del árbitro o Tribunal Arbitral aspectos relevantes que inciden en la decisión final o laudo arbitral
Se logra sustentación adecuada por parte de la Entidad
La solución de controversias no debe irrogar mayores gastos de los previstos, a la Entidad
Artículos 53° - 57° de la Ley y 272° - 292° del Reglamento
Ley Nº 26572, Ley General de Arbitraje
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Revisar la gestión legal de la defensa en el proceso ante controversias
P1 Verificar que se haya designado a funcionarios competentes para efectuar la defensa de los intereses del Estado, en los procesos de conciliación y arbitrajes √
P2 Comprobar que los encargados de la defensa de los intereses del Estado, hayan actuado de manera diligente, oportuna y con los fundamentos adecuados, de acuerdo al hecho discutido, en cada una de las etapas del proceso arbitral. √
P3 Comprobar que se haya actuado los argumentos pertinentes, de acuerdo al hecho discutido, en los casos de haberse considerado como puntos de controversia aspectos que no le compete resolver al árbitro o tribunal arbitral. √
P4 Verificar que los laudos arbitrales se hayan emitido dentro de los plazos programados √
Procedimientos específicos ( P )
P5 Constatar que se hayan presentado recursos de nulidad del laudo, en los casos que existan razones para ello y afectan los intereses del Estado. √ Documentos por revisar Contrato, expediente de los procesos arbitrales, actas de conciliación, laudos arbitraje.
R1 Inadecuada defensa de los intereses del Estado R2 Laudos desfavorables para el Estado
Riesgos ( R )
R3 Generación de mayores obligaciones frente al Contratista E1 Mayores pagos al Contratista Efectos ( E ) E2 Costos incurridos por los procesos arbitrales
Fuentes de información: Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado – SEACE. Página Web de la Comisión de Promoción de la Pequeña y Micro Empresa – PROMPYME. Página Web de la entidad. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Contraloría General de la República. Publicación del diario de circulación nacional o local. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 61-A Cuadro 7.1.1 Etapa 7 - Comprobación de la conformidad de la recepción de obra
Etapa del proceso de Contratación 7 Conformidad de la prestación Sub-etapa 7.1 Recepción de obra Actividad de la entidad 7.1.1 Conformidad de recepción de obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Recepción de la prestación a conformidad del área usuaria, área técnica o ambas en un plazo oportuno
Se cumple con las condiciones contractuales en cantidad y calidad, y a conformidad del área usuaria o técnica responsable
La obra cumple con lo indicado en los planos, características y especificaciones técnicas contractuales y se ajusta a los intereses de la Entidad
Artículos 44° de la Ley y 268° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Revisar la conformidad de recepción de obra por parte del área usuaria o área técnica responsable y verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de
las condiciones contractuales
P1 Constatar que el residente, mediante anotación en el cuaderno de obra, solicitó la recepción de obra y que fue atendido por el Inspector o Supervisor, cumpliendo con las formalidades y plazos establecidas en el Reglamento √
P2 Comprobar que la entidad haya designado al Comité de recepción de obra oportunamente y que sus integrantes reúnan los exigencias del Reglamento, según corresponda √
P3 Verificar que en el acto de recepción de obra se verificó el fiel cumplimiento de lo indicado en los planos post construcción, especificaciones técnicas y se efectuaron las pruebas necesarias a los trabajos ejecutados √
P4 Constatar que exista el Acta de Recepción, que sus miembros actuaron personalmente suscribiéndola y otorgando de ser el caso, su conformidad a los trabajos ejecutados, sin observaciones √
P5 En el caso de acta de recepción con observaciones, verificar que el levantamiento de las mismas se efectuó dentro de los plazos establecidos en el Reglamento; de no ser así constatar que la entidad aplicó las penalidades correspondientes por demora √
P6 Verificar que el Comité de recepción efectuó la recepción de obra dentro de los plazos previstos en el Reglamento; de no ser así constatar si existió algún reconocimiento a favor del contratista √
P7 En caso que el contratista o su residente manifestara su disconformidad con las observaciones formuladas por el Comité de recepción, verificar que el Comité y la entidad atendieron esta discrepancia según los Procedimientos específicos y plazos establecidos en el Reglamento. √
P8 Si vencido el 50% del plazo para subsanar la observación formulada por el Comité, sin que se haya iniciado los trabajos correspondientes; verificar que la entidad intervino económicamente la obra, salvo lo dispuesto en el Reglamento √
Procedimientos específicos ( P )
P9 Corroborar que las firmas del Acta de Recepción correspondan al los miembros del Comité de Recepción √ Documentos por revisar Acta de Recepción, Informe de Conformidad Técnica por el Área Usuaria y Área Técnica; Expediente técnico contractual, Expediente técnico
presupuesto adicional, Características y especificaciones técnicas de materiales e insumos, Cuaderno de Obra, Documento de conformidad de Obra, Ensayos de control de calidad, acta de observaciones, planos post construcción
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C 61-B Cuadro 7.1.1 (continuación…) Etapa 7 - Comprobación de la conformidad de la recepción de obra
Etapa del proceso de Contratación 7 Conformidad de la prestación Sub-etapa 7.1 Recepción de obra Actividad de la entidad 7.1.1 Conformidad de recepción de obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Recepción de la prestación a conformidad del área usuaria, área técnica o ambas en un plazo oportuno
Se cumple con las condiciones contractuales en cantidad y calidad, y a conformidad del área usuaria o técnica responsable
La obra cumple con lo indicado en los planos, características y especificaciones técnicas contractuales y se ajusta a los intereses de la Entidad
Artículos 44° de la Ley y 268° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O R1 Recibir una obra con características técnicas que no reúna la cantidad y calidad especificada en el contrato debido a una evaluación superficial en
la recepción de obra o por no disponer de la opinión del especialista o pruebas de calidad. Riesgos ( R )
R2 Demora en la entrega y recepción de obra E1 Perjuicio económico al haber recepcionado la obra con una cantidad y calidad inferior a la requerida Efectos ( E ) E2 Generación de costos adicionales para lograr obtener las características inicialmente requeridas
Fuentes de información: Contraloría General de la República. Especificaciones Técnicas Generales para Construcción de Carreteras (EG-2000) - MTC Reglamento Nacional de Construcción. Manual de Diseño Geométrico de Carreteras (DG-2001) – MTC. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Manual de Diseño de Puentes (DP-2001) – MTC. Normas Técnicas de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI. Leyenda: (*) O = Obras
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C 62 Cuadro 7.1.2 Etapa 7 - Comprobación de la conformidad de recepción del área usuaria
Etapa del proceso de Contratación 7 Conformidad de la prestación Sub-etapa 7.1 Recepción del servicio de Supervisión de obra Actividad de la entidad 7.1.2 Conformidad del servicio de Supervisión de obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM)
Legalidad Otras disposiciones
Recepción de la prestación a conformidad del área usuaria, área técnica o ambas en un plazo oportuno
Los servicios de supervisión cumplen con los términos de referencia y las condiciones contractuales en términos de calidad, y a conformidad del área usuaria o técnica responsable
La recepción de los servicios de supervisión se efectuó sin incurrir en mayores costos a lo previsto contractualmente
Artículos 43° de la Ley y 204°, 233°, 234°, 237°, 238° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Revisar la conformidad de recepción del servicio de supervisión por parte del área usuaria o área técnica responsable y verificación de la calidad, cantidad y
cumplimiento de las condiciones contractuales
P1 Constatar que la Supervisión haya solicitado la recepción y conformidad de los servicios prestados, cumpliendo con las formalidades establecidas en las bases √
P2 Comprobar que la entidad haya efectuado oportunamente la recepción y conformidad de los servicios prestados de Supervisión, previo informe aprobatorio del funcionario responsable del área usuaria, verificando el cumplimiento de los plazos, términos de referencia y de las condiciones contractuales, constatar la existencia del Acta respectiva de los servicios de supervisión, otorgándose de ser el caso, la conformidad a los servicios prestados, sin observaciones
√
P3 En caso de existir observaciones al servicio prestado, verificar que éstas fueron consignadas en el Acta respectiva √ P4 Comprobar que el Supervisor subsanó las observaciones formuladas en el plazo establecido en el Reglamento; de no ser así constatar que la entidad
resolvió el contrato y aplicó las penalidades correspondientes √
P5 En caso que el Supervisor no estuviese conforme con las observaciones formuladas, verificar que la entidad atendió esta discrepancia según los Procedimientos específicos y plazos establecidos en el Reglamento √
Procedimientos específicos ( P)
P6 En caso de retraso en la recepción de los servicios de Supervisión imputables a la entidad, y de haberse efectuado el pago de intereses; verificar que se aplicó el interés legal o el establecido en las bases √
Documentos por revisar Acta de servicios de supervisión, Informe de Conformidad del Área Usuaria; Bases y Términos de referencia, Contrato de supervisión R1 Demora en la entrega y recepción de los servicios de Supervisión Riesgos R2 Que se otorgue conformidad a los servicios de Supervisión prestados de manera deficiente E1 Reconocimiento de mayores gastos generados por demora en recibir la obra Efectos E2 Costos adicionales para alcanzar las exigencias y características inicialmente requeridas en los servicios de Supervisión
Fuentes de información: Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Normas Técnicas de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales del INDECOPI. Leyenda: (*) S = Supervisión
125
C 63-A Cuadro 7.2.1 Etapa 7 - Verificación de la formulación y aprobación de la liquidación
Etapa del proceso de Contratación 7 Conformidad de la prestación Sub-etapa 7.2 Liquidación del contrato de obra Actividad de la entidad 7.2.1 Formulación y Aprobación de la liquidación de obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se realiza la liquidación dentro de los plazos establecidos en el contracto, con la conformidad de la entidad y del contratista
Se verifica que la liquidación del contratista se ajusta a los términos del contrato, a las ampliaciones o reducciones de plazos, a los adicionales y/o reducciones de obra
La liquidación de obra refleja los costos reales que demandó la ejecución de la obra; concluyendo el expediente de contratación correspondiente
Artículos 43°, 44° de la Ley; 204°, 222°, 246°, 249°, 256°, 257°, 267°, 269° - 271°, 273° del Reglamento
Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Procedimiento general Verificación de la aprobación de la liquidación
P1 Comprobar que el contratista presentó la liquidación debidamente sustentada con la documentación y cálculos detallados, dentro del plazo establecido en el Reglamento √
P2 Constatar que la entidad aprobó o no la liquidación presentada por el contratista de acuerdo a los plazos y Procedimientos específicos establecidos en el Reglamento y cuenta con la conformidad del contratista √
P3 En caso de que la entidad observe la liquidación, verificar que elaboró otra comunicando de ello al contratista para su pronunciamiento en el plazo establecido en el Reglamento √
P4 En caso de que el contratista no haya presentado la liquidación en el plazo previsto, verificar que la entidad elaboró la liquidación y notificó al contratista para su pronunciamiento, cumpliendo los plazos indicados en el Reglamento. En este supuesto, se debe verificar que los gastos fueron de cuenta del contratista √
P5 Comprobar que en las obras contratadas bajo el sistema de Precios Unitarios, la liquidación final se practicó con los precios unitarios, gastos generales y utilidad ofertados √
P6 Constatar que en las obras contratadas bajo el sistema de Suma Alzada, la liquidación se practicó con los precios, gastos generales y utilidad del valor referencial, afectados por el factor de relación √
P7 Revisar los cálculos efectuados para determinar el monto de la liquidación aprobada, verificando el sustento de los saldos por amortizar, pago de multas, devoluciones, retenciones, tributos; adicionales y/o reducciones de obras; ampliaciones y/o reducciones de plazo; garantías vigentes, metrados y precios unitarios considerados en su formulación
√
P8 Verificar que de resultar un saldo favorable al contratista, se haya efectuado el pago correspondiente. Caso contrario, si resultara un saldo deudor, se debe verificar que la entidad haya efectuado las acciones para el recupero del pago en exceso √
P9 Constatar que con la liquidación, el contratista entregó a la Entidad la minuta de Declaratoria de Fábrica o la Memoria Descriptiva Valorizada, según corresponda √
Procedimientos específicos ( P )
P10 Comprobar que los expedientes de contratación de obras cuenten con la documentación generada desde la decisión de adquirir hasta la liquidación de obra √
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C 63-B Cuadro 7.2.1 (continuación…) Etapa 7 - Verificación de la formulación y aprobación de la liquidación
Etapa del proceso de Contratación 7 Conformidad de la prestación Sub-etapa 7.2 Liquidación del contrato de obra Actividad de la entidad 7.2.1 Formulación y Aprobación de la liquidación de obra Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083-2004-PCM y Reglamento D.S. Nº 084-2004-PCM y Nº 063-2006-EF)
Legalidad (Otras disposiciones)
Se realiza la liquidación dentro de los plazos establecidos en el contracto, con la conformidad de la entidad y del contratista
Se verifica que la liquidación del contratista se ajusta a los términos del contrato, a las ampliaciones o reducciones de plazos, a los adicionales y/o reducciones de obra
La liquidación de obra refleja los costos reales que demandó la ejecución de la obra; concluyendo el expediente de contratación correspondiente
Artículos 43°, 44° de la Ley; 204°, 222°, 246°, 249°, 256°, 257°, 267°, 269° - 271°, 273° del Reglamento
Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría O Documentos por revisar Expediente técnico contractual, Expediente técnico adicional, Acta de recepción de obra, Contrato, Resolución aprobatoria de Liquidación,
Valorizaciones contractuales y adicionales, Ampliaciones y reducciones de plazo, Gastos generales reconocidos, Índice de precios, Penalidades, Cartas fianzas vigentes y liberadas, Ejecución de Garantías
R1 Errores de cálculo e inadecuado sustento en el monto de la liquidación de obra Riesgos ( R ) R2 Demora en la transferencia de la obra ejecutada y liquidada E1 Pago en exceso por errores de cálculo incurridos en la liquidación de obra Efectos ( E ) E2 Monto de la liquidación de obra no corresponde a lo realmente invertido.
Fuentes de información: Contraloría General de la República. Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI. Reglamento Nacional de Construcción. Reglamento de metrados para obras en edificaciones. Leyenda: (*) O = Obras
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C 64-A Cuadro 7.2.2 Etapa 7 - Verificación de la formulación y aprobación de la liquidación
Etapa del proceso de Contratación 7 Conformidad del contrato de Supervisión Sub-etapa 7.2 Liquidación del contrato de Supervisión de obra Actividad de la entidad 7.2.2 Formulación y Aprobación de la liquidación de servicios de Supervisión Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083 y 084-2004-PCM )
Legalidad Otras disposiciones
Se realiza la liquidación de los servicios prestados de supervisión, en los plazos contractuales, conformidad de la entidad y del supervisor
Se verifica que la liquidación de la supervisión se ajusta a contracto, ampliaciones /reducciones de plazos, adicionales y/o reducciones de la supervisión de obra
La liquidación de los servicios de supervisión de obra, refleja costos reales que demandó la prestación del servicio; concluyendo el expediente de contratación correspondiente
Artículo 43° de la Ley 204°, 233°, 234°, 237°, 238° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Procedimiento general Verificación de la aprobación de la liquidación
P1 Verificar que el supervisor presentó oportunamente la liquidación de los servicios de supervisión debidamente sustentada con la documentación y cálculos detallados, siempre que las bases así lo establezcan √
P2 Constatar que la entidad aprobó oportunamente la liquidación presentada por la Supervisión de acuerdo a los plazos y Procedimientos específicos que las bases así lo establezcan; y que cuenta con la conformidad de la Supervisón √
P3 En caso de retraso en la liquidación de los servicios de Supervisión imputables a la entidad, verificar que se haya efectuado el pago de intereses aplicando el interés legal o el establecido en las bases √
P4 Recalcular el monto de la liquidación aprobada, verificando el sustento de los saldos por amortizar, pago de multas, devoluciones, retenciones y tributos; prestaciones adicionales y/o reducciones; ampliaciones y/o reducciones de plazo; garantías vigentes, consideradas en su formulación, incluir reajustes. √
P5 Comprobar que en la liquidación se reflejen los pagos a cuenta efectuados a la supervisión y de presentarse una diferencia, ésta debe corresponder de ser el caso, a los reajustes de los índices utilizados, entre lo proyectado y lo real √
P6 Verificar que, de resultar un saldo favorable al Supervisor, se haya efectuado el pago correspondiente. Caso contrario, si resultara un saldo deudor, se debe verificar que la entidad haya efectuado las acciones para el recupero del pago en exceso √
P7 En caso que la Supervisión no estuviese conforme con la liquidación formulada por la entidad, verificar que la entidad atendió esta discrepancia según los Procedimientos específicos y plazos establecidos en el Reglamento √
Procedimientos específicos ( P )
P8 Comprobar que los expedientes de contratación de servicios de supervisión, cuenten con la documentación generada desde la decisión de adquirir hasta la liquidación de obra √
Página Web de la entidad. Contraloría General de la República. Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión
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C 64 - B Cuadro 7.2.2 (continuacion) Etapa 7 - Verificación de la formulación y aprobación de la liquidación
Etapa del proceso de Contratación 7 Conformidad del contrato de Supervisión Sub-etapa 7.2 Liquidación del contrato de Supervisión de obra Actividad de la entidad 7.2.2 Formulación y Aprobación de la liquidación de servicios de Supervisión Afirmaciones y criterios de gestión
Eficacia Eficiencia Economía Legalidad (D.S. Nº 083 y 084-2004-PCM )
Legalidad Otras disposiciones
Se realiza la liquidación de los servicios prestados de supervisión, en los plazos contractuales, conformidad de la entidad y del supervisor
Se verifica que la liquidación de la supervisión se ajusta al contrato, ampliaciones /reducciones de plazos, adicionales y/o reducciones de la supervisión de obra
La liquidación de los servicios de supervisión de obra, refleja costos reales que demandó la prestación del servicio; concluyendo el expediente de contratación correspondiente
Artículo 43° de la Ley y 204°, 233°, 234°, 237°, 238° del Reglamento _ _ _
Desarrollo de los Procedimientos específicos de Auditoría S Documentos por revisar Acta de servicios de supervisión, Informe de Conformidad del Área Usuaria; Bases, Términos de referencia y Contrato de supervisión, Resolución aprobatoria de
Liquidación de supervisión, Pagos a cuenta contractuales y adicionales, Ampliaciones y reducciones de plazo, Gastos generales, Índice Unificado de precios, Penalidades, Carta fianza vigentes y liberadas, Ejecución de Garantías
Riesgos ( R ) R1 Errores de cálculo e inadecuado sustento en el monto de la liquidación del servicio de supervisión de obra E1 Pago en exceso por errores de cálculo incurridos en la liquidación del servicio de supervisión de obra Efectos ( E ) E2 Monto de la liquidación del servicio de supervisión de obra no corresponde a lo realmente invertido
Página Web de la entidad. Contraloría General de la República. Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI. Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado – CONSUCODE. Leyenda: (*) S = Supervisión
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12. BIBLIOGRAFÍA
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Escuela Nacional de Control. Gerencia de Obras y Evaluación de Adicionales, Separata Supervisión de Obras Públicas y Presupuestos Adicionales de Obra, 2006. Lima Perú. Instituto Peruano de Economía (IPE), La Brecha de Inversión en Infraestructura de Servicios Públicos del Perú, Año 2005. Lima, Perú. Instituto Latinoamericano y del Caribe de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF (1981). Manual Latinoamericano de Auditoría Profesional en el Sector Público ( 3ra.ed). Bogotá, Colombia.. Japan International Cooperation Agency (JICA) y el Japan Board of Audit, Resumen del material del Seminario de Auditoria de “Public Works” realizado en Tokio – Japón FY2005. Mautz, R.K. y Sharaf’s, H.A (1961). The Philosophy of auditing. USA: American Accounting Association. MICROSOFT (2004). Microsoft Office Project 2003 Asistencia, (En línea). España. Recuperado el 01 de abril de 2005: //www.office.microsoft.com/es-es/assistance/CH790018103082.aspx Ministerio Economía y Finanzas (MEF), Ley Nº 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP). 2000, publicada el 27.Jun.2000. Lima, Perú. Ministerio Economía y Finanzas, Reglamento de la Ley Nº 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP),2002, aprobada por D.S. Nº 157-2002-EF de 02.Oct.2002 Ministerio Economía y Finanzas (MEF), Directiva Nº 004-2002-EF/68.01 Directiva General del SNIP, aprobada R.D. Nº 012-2002-EF/68.01. Lima, Perú Ministerio Economía y Finanzas (MEF), 2006, Modificación del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones, D.S. Nº 063-2006-EF del 16.May.2006. Lima, Perú. Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Especificaciones Técnicas Generales para Construcción de Carreteras (EG-2000). Lima Perú: Ministerio de Transportes y Comunicaciones (2001). Manual de Diseño Geométrico de Carreteras (ED-2001). Lima Perú: Ministerio de Transportes y Comunicaciones (2001). Manual de Diseño de Puentes (EP-2001). Lima Perú: Ortega García, Juan (1998). Inspección de las Construcciones de Concreto Armado (2da. Edición). Lima: CAPECO. Presidencia Consejo de Ministros (PCM), 2004, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por D.S. Nº 084-2004-.PCM. de 26.Nov.2004. Lima, Perú. Project Management Institute (2000). Una Guía a los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK Guide). Pennsylvania EE.UU.
131
Ramos Salazar, Jesús (1995). Sistema de Reajuste en la Construcción, CAPECO (2da. Edición). Lima, Perú. Ramos Salazar, Jesús (2004). Costos y Presupuestos en Edificación, CAPECO (9na. Edición). Lima, Perú. Report No. 32640-LCR, Infrastructure in Latin America and the Caribbean: Recent Developments and Key Challenges (In Two Volumes) Volume I: Main Document, June 17, 2005.
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13. GLOSARIO (1 )
Adquisición: La acción orientada a obtener la propiedad de un bien. Auditoría gubernamental: Es el examen profesional, y objetivo, independiente, sistemático, constructivo y selectivo de evidencias, efectuado con posterioridad a la gestión de los recursos públicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la información financiera y presupuestal para el informe de auditoría de la Cuenta General de la República (Presupuesto Nacional, Tesorería Nacional, y Crédito Público), el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como respecto de la adquisición, protección y empleo de los recursos y, si éstos, fueron administrados con racionalidad, eficiencia, economía y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal. Bases: Los documentos que contienen los requerimientos técnicos, metodología de evaluación, procedimientos y demás condiciones establecidos por la Entidad para la selección del postor y la ejecución contractual respectiva incluyendo, cuando corresponda, la proforma del contrato, en el marco de la Ley y el presente Reglamento. Bases integradas: Las Bases definitivas del proceso de selección cuyo texto contempla todas las aclaraciones y/o precisiones producto de la absolución de consultas, así como todas las modificaciones y/o correcciones derivadas de la absolución de observaciones y/o del pronunciamiento del CONSUCODE; o, luego de transcurridos los plazos para dichas etapas, sin que los participantes las hayan formulado. Bienes: Son objetos o cosas que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines. Calendario del Proceso de Selección: El documento que forma parte de las Bases en el que se fijan los plazos de cada una de las etapas del proceso de selección. Calendario valorizado de avance de la obra: El documento en el que consta la programación valorizada de la ejecución de la obra, por períodos determinados en las Bases o en el contrato. Competencia profesional: Es la cualidad que caracteriza al auditor por el nivel de idoneidad y habilidad profesional que ostenta para efectuar su labor acorde con las exigencias que demanda la auditoría. La competencia profesional puede apreciarse en el conocimiento de las entidades gubernamentales y los métodos y procedimientos necesarios para la auditoría gubernamental, así como en el entrenamiento y experiencia que requiere la aplicación de tales conocimientos en el trabajo. Consorcio: El contrato asociativo por el cual dos (2) o más personas se asocian, con el criterio de complementariedad de recursos, capacidades y aptitudes, para participar en un proceso de selección y, eventualmente, contratar con el Estado.
1 Las definiciones provienen del TUO de la Ley Nº 26850 y su Reglamento aprobados por los D.S. Nº 083 y 084-2004-PCM y el Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU) aprobado por la CGR en el año 1998.
133
Consulta sobre las Bases: La solicitud de aclaración formulada por los participantes en un proceso, referido al alcance y/o contenido de cualquier aspecto de ellas. Consultor: La persona natural o jurídica que presta servicios profesionales altamente calificados en la elaboración de estudios y proyectos; en la inspección de fábrica, peritajes de equipos, bienes y maquinarias; en investigaciones, auditorías, asesorías, estudios de pre-factibilidad y de factibilidad técnica, económica y financiera, estudios básicos, preliminares y definitivos, asesoramiento en la ejecución de proyectos distintos de obras y en la elaboración de términos de referencia, especificaciones técnicas y Bases de distintos procesos de selección, entre otros. Consultor de Obra: La persona natural o jurídica que presta servicios profesionales altamente calificados consistente en la elaboración del expediente técnico de obras, así como en la supervisión de obras. Contrato: Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento. Contrato original: Es el contrato suscrito como consecuencia del otorgamiento de la Buena Pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora. Contrato actualizado: El contrato original afectado por las variaciones realizadas por los reajustes, prestaciones adicionales, reducción de prestaciones, o por ampliación o reducción del plazo. Contratista: El proveedor que celebre un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley y del presente Reglamento. Costo Final: El monto total desembolsado por concepto de las prestaciones ejecutadas al término del contrato. Cuaderno de Obra: El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el residente anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas. Cuidado profesional: Significa emplear correctamente el criterio para desempeñar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, procedimientos y técnicas de auditoría que deben aplicarse. Ello pone de manifiesto la responsabilidad del auditor en cuanto a cumplir con las normas de auditoría gubernamental. Criterios de Evaluación: Las reglas consignadas en las Bases respecto a la forma en que el Comité Especial asignará los puntajes a las distintas propuestas en cada uno de los factores de evaluación. Economía: En toda adquisición o contratación se aplicarán los criterios de simplicidad, austeridad, concentración y ahorro en el uso de los recursos, en las etapas de los procesos de selección y en los acuerdos y resoluciones recaídos sobre ellos, debiéndose evitar en las Bases y en los contratos exigencias y formalidades costosas e innecesarias. Este criterio esta relacionado con los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren recursos
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obteniendo la cantidad requerida, a un nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y al menor precio posible. Eficacia: Se refiere al grado en la cual una entidad, programa o proyecto gubernamental logre cumplir con sus objetivos y metas (adquisiciones y/o contrataciones) que se planificaron, siguiendo las normativas vigentes. En el caso de adquisiciones y contrataciones se dará énfasis a la oportunidad de la compra o contratación. Eficiencia: Los bienes, servicios o ejecución de obras que se adquieran o contraten deben reunir los requisitos de calidad, precio, plazo de ejecución y entrega y deberán efectuarse en las mejores condiciones en su uso final. Este criterio esta referido a la relación existente entre los bienes o servicios adquiridos o contratados y los recursos utilizados para ese fin en comparación con un estándar de calidad pre-establecido. Error subsanable: Aquél que incide sobre aspectos accidentales, accesorios o formales, siendo susceptible de rectificarse a partir de su constatación, dentro del plazo que otorgue el Comité Especial. Especificaciones Técnicas: Descripciones elaboradas por la Entidad de las características fundamentales de los bienes o suministros a adquirir. Estudio de Mercado: La investigación y el análisis previo de las condiciones del mercado que realiza la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por Licitaciones Públicas y Concursos Públicos. Etapa: Es una parte del proceso de selección conformado por uno o más actos administrativos, de administración o hechos administrativos, incluida en el respectivo calendario y que tiene un plazo de duración. Examen Especial: Comprende la revisión y análisis de una parte de las operaciones o transacciones, efectuadas con posterioridad a su ejecución, con el objeto de verificar el cumplimiento de los dispositivos legales y reglamentarios aplicables y elaborar el correspondiente informe que incluya conclusiones, observaciones y recomendaciones. El examen especial puede incluir una combinación de objetivos financieros y operativos o, restringirse a sólo uno de ellos, dentro de una área limitada o asunto específico de las operaciones. Expediente de Contratación: Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada adquisición o contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal y su fuente de financiamiento. Expediente Técnico de Obra: El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, metrados, presupuesto, Valor Referencial, análisis de precios, calendario de avance, fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios.
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Factores de Evaluación: Son los aspectos consignados en las Bases que serán materia de evaluación y que deben estar vinculados con el objeto del contrato. Factor de Relación: El cociente resultante de dividir el monto del contrato de la obra entre el monto del Valor Referencial. Gastos Generales: Son aquellos costos indirectos que el contratista debe efectuar para la ejecución de la prestación a su cargo, derivados de su propia actividad empresarial, por lo que no pueden ser incluidos dentro de las partidas de las obras o de los costos directos del servicio. Gastos Generales Fijos: Son aquellos que no están relacionados con el tiempo de ejecución de la prestación a cargo del contratista. Gastos Generales Variables: Son aquellos que están directamente relacionados con el tiempo de ejecución de la obra y por lo tanto pueden incurrirse a lo largo del todo el plazo de ejecución de la prestación a cargo del contratista. Indagaciones: Son las averiguaciones previas que realiza la dependencia encargada de las adquisiciones y contrataciones para determinar las características de lo que se va a adquirir o contratar y el valor referencial de los procesos que se efectúen por adjudicaciones directas y menores cuantías Legalidad: Este criterio esta referido a la revisión y comprobación de la aplicación de las normas legales, reglamentarias y estatutarias y su evaluación desde el punto de vista jurídico. Manual de Auditoría Gubernamental (MAGU): Constituye un método técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio profesional del auditor gubernamental y permitir la evaluación de los resultados de su trabajo, promoviendo el grado de efectividad, eficiencia y economía en la gestión de la entidad auditada. Materialidad: Dirigir sus recursos disponibles hacia áreas, operaciones y transacciones de mayor significación, en las cuales pueden ser utilizados sus esfuerzos para promover mejoras en el desempeño (rendimiento) de las entidades públicas. Metrado: Es el cálculo o la cuantificación por partidas de la cantidad de obra a ejecutar. Mora: El retraso parcial o total, continuado y acumulativo en el cumplimiento de prestaciones consistentes en la entrega de bienes, servicios o ejecución de obras sujetos a cronograma y calendarios contenidos en las Bases y/o contratos. Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU): Son emitidas por la Contraloría General de la República y guardan compatibilidad con los postulados básicos de la auditoría gubernamental. Constituyen una guía para los auditores, puesto que les permite establecer el marco de su actuación, así como los procedimientos que deben aplicar. Son criterios que determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor, y se orientan a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener resultados de calidad.
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Obra: Construcción, reconstrucción, rehabilitación, remodelación, demolición, renovación y habilitación de bienes inmuebles, tales como edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, entre otros, que requieren dirección técnica, expediente técnico, mano de obra, materiales y/o equipos. Obra Adicional: Aquella no considerada en el expediente técnico, ni en el contrato, cuya realización resulta indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal. Obra Similar: Obra de naturaleza semejante a la que se desea contratar. Participante: El proveedor que puede intervenir en el proceso de selección, por haber sido habilitado por la entidad convocante, ya sea por haber cancelado el derecho correspondiente (adquisición de bases) o por haber sido invitado en forma expresa, según sea el caso. Partida: Cada una de las partes o actividades que conforman el presupuesto de una obra. Postor: La persona natural o jurídica legalmente capacitada que participa en un proceso de selección desde el momento en que presenta su propuesta. Prestación: La ejecución de la obra, la realización de la consultoría, la prestación del servicio o la entrega del bien cuya contratación o adquisición se regula en la Ley y en el presente Reglamento. Presupuesto Adicional: Es el que se origina como consecuencia de obras adicionales o por la ejecución de mayores metrados, que debe ser aprobado por la Contraloría General de la República cuando el monto supere al que puede ser autorizado directamente por la Entidad. Proceso de selección: Es un procedimiento administrativo especial conformado por un conjunto de actos administrativos, de administración o hechos administrativos, que tiene por objeto la selección de la persona natural o jurídica con la cual las Entidades del Estado van a celebrar un contrato para la adquisición de bienes, la contratación de servicios o la ejecución de una obra. Pro forma de Contrato: El proyecto del contrato a suscribirse entre la Entidad y el postor ganador de la buena pro y que forma parte de las Bases. Proveedor: La persona natural o jurídica que vende o arrienda bienes, presta servicios generales o de consultoría o ejecuta obras. Proyectista: El consultor que ha elaborado los estudios o la información técnica del objeto del proceso de selección. Requerimiento Técnico Mínimo: Son los requisitos indispensables que debe reunir una propuesta técnica para ser admitida. Riesgo Muestral: Riesgo que surge de la posibilidad de que las conclusiones del auditor, basadas en muestras, puedan ser diferentes de las conclusiones a que habría llegado si la población muestral completa hubiera sido sometida al mismo procedimiento de auditoría.
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Servicio en General: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica para atender una necesidad de la entidad, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas sus prestaciones. Términos de Referencia: Descripción, elaborada por la Entidad, de las características técnicas y de las condiciones en que se ejecutará la prestación de servicios y de consultoría. Trabajo Similar: Trabajo o servicio de naturaleza semejante a la que se desea contratar, independientemente de su magnitud y fecha de ejecución, aplicable en los casos de servicios en general y de consultoría. Tramo: Parte de una obra que tiene utilidad por sí misma. Valorización de una obra: Es la cuantificación económica del avance físico en la ejecución de la obra, realizada en un período determinado. Vicio Oculto: Existencia de deterioros, anomalías y defectos no susceptibles de ser apreciados a simple vista y que de alguna manera afectan el derecho del adquiriente a su adecuada utilización.
APRUEBAN DIRECTIVA Nº 001-2009-CG/CA .DISPOSICIONES APLICABLES AL REPORTE DE INFORMACIÓN SOBRE CONTRATACIONES ESTATALES QUE LAS ENTIDADES PÚBLICAS DEBEN REMITIR A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 080-2009-CG
Lima, 7 de agosto de 2009 VISTO; la Hoja Informativa Nº 050-2009-CG/CA, mediante la cual la Gerencia de Contrataciones y Adquisiciones propone la aprobación del proyecto de Directiva que establece “Disposiciones aplicables al reporte de información sobre contrataciones estatales que las Entidades Públicas deben remitir a la Contraloría General de la República”; y, CONSIDERANDO: Que, la Contraloría General de la República, en su calidad de ente rector del Sistema Nacional de Control, supervisa la legalidad de los actos de las entidades sujetas a control, entre los que se encuentran las contrataciones del Estado, de conformidad con el artículo 82 de la Constitución Política del Perú y la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República; Que, conforme al segundo párrafo del artículo 45 del Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estado, las entidades exceptuadas de registrar información en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), están obligadas a remitir, dentro de los quince (15) días siguientes al cierre de cada trimestre, a la Contraloría General de la República, una relación de todas las convocatorias realizadas en dicho período, con la documentación que permita apreciar su resultado; Que, del mismo modo el artículo 21 del mencionado Decreto Legislativo, dispone que las entidades deben remitir a la Contraloría General de la República y publicar en el SEACE, copia de las Resoluciones o Acuerdos que aprueban las exoneraciones de los procesos de selección y los informes técnico y legal previos que los sustentan, dentro de los diez (10) días hábiles de su aprobación, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad, estando exonerados de la publicación en el SEACE los casos a que se refiere el inciso d) del artículo 20 de dicha norma; Que, en el caso de contrataciones de bienes, servicios y obras, con carácter de secreto, secreto militar o por razones de orden interno, contenidos en el Decreto Supremo Nº 052-2001-PCM, éstas se encuentran exceptuadas de su difusión en el SEACE, mas no de su registro, de acuerdo al artículo 8 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF; Que, la Octava Disposición Complementaria Final de la Ley de Contrataciones del Estado establece que las empresas del Estado dedicadas a la producción de bienes o prestación de servicios, que contraten insumos utilizados directamente en los procesos productivos mediante el proceso de selección de Adjudicación de Menor Cuantía, deben informar mensualmente sobre dichas contrataciones a la Contraloría General de la República, bajo responsabilidad del Directorio;
Que, asimismo, distintas disposiciones legales también han establecido la obligación de remitir información a la Contraloría General de la República, sobre las contrataciones de bienes, servicios y obras que realicen las entidades, como ocurre en la Ley Nº 27060, Ley que establece la adquisición directa de productos alimenticios del Programa Nacional de Asistencia Alimentaria, a los productores locales; en la Ley Nº 27638, Ley que autoriza a las beneficencias públicas que realizan actividad empresarial para la consecución de sus fines, a adquirir bienes y contratar servicios directamente vinculados a dicha actividad mediante adjudicación directa; en la Ley Nº 27767, Ley del Programa Nacional Complementario de Asistencia Alimentaria; en la Ley Nº 29076, Ley de solidaridad con las localidades afectadas con el sismo del 15 de agosto de 2007; y, en los Decretos de Urgencia Nº 024-2006, 025-2006 y 026-2007; entre otros regímenes especiales de carácter permanente o transitorio; Que, conforme a los artículos 45, 67 y siguientes de la Ley de Contrataciones del Estado, el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) constituye un sistema electrónico que permite el intercambio de información y difusión sobre las contrataciones del Estado, en el cual las entidades se encuentran obligadas, bajo responsabilidad, a registrar todos los actos realizados en cada proceso de selección que convoquen, así como los contratos suscritos y su ejecución, habiéndose precisado en el artículo 287 de su Reglamento, que dicha obligación, además del Plan Anual de Contrataciones, comprende a las contrataciones que realicen las Entidades con sujeción a regímenes especiales o a través de convenios nacionales e internacionales, con excepción de aquellas que se realicen bajo el ámbito del Sistema Nacional de Endeudamiento; Que, de acuerdo con el literal a) del artículo 22 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, es atribución de la Contraloría General de la República tener acceso en cualquier momento y sin limitación a los registros, documentos e información de las entidades, aún cuando sean secretos; habiéndose establecido en la Sétima Disposición Complementaria Final de la Ley de Contrataciones del Estado, que este Organismo Superior de Control tiene acceso a la información registrada en el SEACE; Que, la Contraloría General de la República y el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE (hoy el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE), suscribieron un Convenio Específico de Cooperación Interinstitucional, de fecha 29 de mayo de 2008, por el que se facilita a la Contraloría General de la República el acceso a las bases de datos que produce dicho organismo público, incluyéndose la captura de datos del SEACE, para ser utilizados como insumos en la planificación y el ejercicio del control gubernamental respecto de las contrataciones de las entidades públicas; Que, teniendo en cuenta que la información sobre contrataciones estatales que las entidades deben remitir a este Organismo Superior de Control también es registrada en el SEACE y, que la Contraloría General de la República cuenta con acceso a la base de datos de dicho sistema, resulta redundante y gravosa para las entidades la obligación de remitir tal información a través de medios físicos, por lo que, para fines de simplificación, se considera necesario permitir que la obligación de remitir la indicada información pueda darse por cumplida, a partir de su registro en el SEACE, en aplicación del principio de simplicidad consagrado en el artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General;
Que, asimismo, corresponde establecer las disposiciones pertinentes a fin de determinar el procedimiento y contenido del reporte de información, que las entidades públicas que estén exceptuadas de registrar sus contrataciones en el SEACE deberán observar, con la finalidad de informar a la Contraloría General de la República sobre sus contrataciones de bienes, servicios y obras; Que, en consecuencia, resulta necesario dejar sin efecto la Directiva Nº 002-2001-CG, “Cautela de transparencia y probidad en el manejo de los recursos públicos”, aprobada mediante Resolución de Subcontralor Nº 007-2001-CG, así como la Directiva Nº 005-2001-CG-OATJ, “Información que las entidades deben remitir a la Contraloría General de la República con relación a contrataciones y adquisiciones del Estado”, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 042-2001-CG, y modificada íntegramente por Resolución de Contraloría Nº 092-2001-CG; En uso de las facultades conferidas por el artículo 32 de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República; SE RESUELVE: Artículo Primero.- Aprobar la Directiva Nº 001-2009-CG/CA, “Disposiciones aplicables al reporte de información sobre contrataciones estatales que las entidades públicas deben remitir a la Contraloría General de la República”, la misma que forma parte de la presente Resolución. Artículo Segundo.- Encargar a la Gerencia de Tecnologías y Sistemas de Información la publicación del Instructivo para la utilización del “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones” y del Formato REGEX en la página web de la Contraloría General de la República (www.contraloria.gob.pe), en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles siguientes a la publicación de la presente Resolución. Artículo Tercero.- Disponer que la Gerencia de Tecnologías y Sistemas de Información publique la presente Resolución y Directiva aprobada en la página web de la Contraloría General de la República (www.contraloria.gob.pe) y en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe). Artículo Cuarto.- La Directiva Nº 001-2009-CG/CA entrará en vigencia a partir del primer día hábil siguiente a su publicación en el Diario Oficial El Peruano. Artículo Quinto.- Dejar sin efecto la Directiva Nº 005-2001-CG-OATJ, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 042-2001-CG, la Resolución de Contraloría Nº 092-2001-CG que la modificó íntegramente, así como la Directiva Nº 002-2001-CG, aprobada por Resolución de Subcontralor Nº 007-2001-CG. Regístrese, comuníquese y publíquese. FUAD KHOURY ZARZAR Contralor General de la República NOTA: Este texto no ha sido publicado en el Diario Oficial “El Peruano”, a solicitud del Ministerio de Justicia, ha sido enviado por la Contraloría General de la República, mediante Oficio Nº 00749-2009-CG/SGE, de fecha 06 de noviembre de 2009.
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DIRECTIVA Nº 001- 2009-CG/CA DISPOSICIONES APLICABLES AL REPORTE DE INFORMACIÓN SOBRE CONTRATACIONES ESTATALES QUE LAS ENTIDADES PÚBLICAS DEBEN REMITIR A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA I. FINALIDAD
La presente Directiva tiene por finalidad precisar el procedimiento que deberán seguir las entidades del Estado para remitir a la Contraloría General de la República, la información relacionada con las contrataciones de bienes, servicios y obras que realicen, en cumplimiento de la normativa vigente.
II. OBJETO
Contar oportunamente con la información sobre las contrataciones del Estado, que contribuya a la realización selectiva de acciones y actividades de control de naturaleza preventiva y posterior respecto a las mismas, así como simplificar la labor administrativa de las entidades públicas, en el reporte de información sobre las contrataciones de bienes, servicios y obras que realicen.
III. ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las entidades que se
encuentren bajo el ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado, así como para aquellas entidades del Estado sujetas a regímenes especiales de contratación de bienes, servicios y obras, sean éstos de carácter permanente o transitorio.
IV. BASE LEGAL
- Constitución Política del Perú. - Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República. - Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Decreto Legislativo Nº 1017, Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Contrataciones
del Estado. - Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1017 que
aprobó la Ley de Contrataciones del Estado. - Ley Nº 27060, Ley que establece la adquisición directa de productos alimenticios del
Programa Nacional de Asistencia Alimentaria, a los productores locales.
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- Ley Nº 27638, Ley que autoriza a las beneficencias públicas que realizan actividad
empresarial para la consecución de sus fines a adquirir bienes y contratar servicios directamente vinculados a dicha actividad mediante adjudicación directa.
- Ley Nº 27767, Ley del Programa Nacional Complementario de Asistencia Alimentaria. - Ley Nº 29076, Ley de solidaridad con las localidades afectadas con el sismo del 15 de
agosto de 2007.
- Ley Nº 29078, Ley que crea el Fondo para la Reconstrucción Integral de las Zonas Afectadas por los Sismos del 15 de agosto 2007, denominado “FORSUR”.
- Ley Nº 28880, Ley que autoriza Crédito Suplementario en el Presupuesto del Sector
Público para el Año Fiscal 2006 y dicta otras medidas.
- Decreto de Urgencia Nº 024-2006, procedimiento especial para la ejecución de las actividades y proyectos bajo el ámbito de la Ley Nº 28880.
- Decreto de Urgencia Nº 025-2006, dictan medidas extraordinarias en materia de
prevención referente al fenómeno “El Niño”.
- Decreto de Urgencia Nº 026-2007, dictan medidas para reconstruir la infraestructura pública dañada por el sismo ocurrido el 15 de agosto de 2007.
- Decreto de Urgencia Nº 030-2007, autoriza al Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social
para que adquiera de forma directa productos alimenticios perecibles. - Decreto de Urgencia Nº 003-2008, Suspenden la aplicación del numeral 7.1 del artículo
7 de la Ley Nº 29078, Ley que crea el fondo para la reconstrucción integral de las zonas afectadas por los sismos del 15 de agosto de 2007, denominado “FORSUR”, y autoriza el uso de procedimiento excepcional de contrataciones.
- Decreto de Urgencia Nº 014-2009, Modifica la fecha de entrada en vigencia del Decreto
Legislativo Nº 1017, su Reglamento y el Reglamento de Organización y Funciones del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE, y establece medidas extraordinarias en materia presupuestaria y contrataciones públicas.
- Decreto Supremo Nº 068-2007-PCM, Declaran en Estado de Emergencia el
departamento de Ica y la provincia de Cañete del departamento de Lima. - Decreto Supremo Nº 052-2007-PCM, Declaran Estado de Emergencia por bajas
temperaturas en los departamentos de Puno, Tacna, Arequipa, Moquegua, Apurímac, Ayacucho, Cusco, Huancavelica, Junín y Pasco.
- Decreto Supremo Nº 002-2004-MIMDES, que aprueba el Reglamento de la Ley del
Programa Nacional Complementario de Asistencia Alimentaria.
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- Decreto Supremo Nº 005-2008-MIMDES, que aprueba el Reglamento de la Ley que establece la adquisición directa de productos alimenticios del Programa Nacional de Asistencia Alimentaria a los productores locales.
- Directiva Nº 007-2001-CG/B140, “Emisión de opinión previa de la Contraloría General
de la República en caso de adquisiciones y contrataciones con carácter de secreto militar o de orden interno exoneradas de Licitación Publica, Concurso Público o Adjudicación Directa”, modificada mediante Resolución de Contraloría Nº 105-2001-CG.
V. DISPOSICIONES GENERALES
1. Referencias
Cualquier mención en la presente Directiva a: - La palabra “Ley”, se entenderá que está referida a la Ley de Contrataciones del
Estado; - La palabra “Reglamento”, estará referida al Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado; - La palabra “SEACE”, deberá entenderse referida al Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado; y, - La palabras “entidad” y “entidades”, se entenderán que aluden a las entidades
públicas señaladas en el artículo 3º de la Ley, así como a aquellas que se encuentren sujetas a regímenes especiales de contratación de bienes, servicios y obras.
2. Plazos
Para efectos de la aplicación de la presente Directiva, los plazos se computarán en días hábiles, excepto en los casos que expresamente se indique lo contrario.
3. Administración de la Información La Gerencia de Contrataciones y Adquisiciones es la unidad orgánica de la Contraloría General de la República encargada de administrar la información remitida por las entidades del Estado en aplicación de la presente Directiva.
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
1. Información trimestral sobre convocatorias realizadas por entidades exceptuadas de registrar en el SEACE. Las entidades del Estado que, conforme al artículo 45º de la Ley, estén exceptuadas de registrar en el SEACE sus procesos de selección y/o contratos suscritos, deberán remitir dentro de los quince (15) días siguientes al cierre de cada trimestre a la Contraloría General de la República, la información sobre las convocatorias a procesos
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de selección para la contratación de bienes, servicios y obras que efectúen. Para tal efecto, las entidades deberán registrar dicha información en el Formato REGEX del “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones”, en la forma indicada en el Instructivo para el uso de dicho sistema (Anexo 01). Transcurrido dicho plazo la Contraloría General de la República procederá a revisar en forma selectiva la información remitida por las entidades, pudiendo requerir adicionalmente la remisión de información y/o documentación complementaria.
2. Información sobre exoneraciones de procesos de selección. Precísase, que en el caso de los procedimientos de exoneración de procesos de
selección, la remisión de las Resoluciones o Acuerdos que aprueban exoneraciones y de los informes que los sustentan a la Contraloría General de la República se entenderá producida con el correspondiente registro en el SEACE de dicha documentación, dentro de los diez (10) días hábiles de su aprobación.
Sin perjuicio de lo anterior, las entidades deberán registrar adicionalmente en el SEACE la información relativa a los contratos derivados de los procedimientos de exoneración en la forma y plazos establecidos en la normativa sobre la materia.
El reporte de información realizado a través del SEACE no libera a las entidades de la obligación de presentar la información correspondiente con la finalidad de obtener la opinión previa de la Contraloría General de la República, en los casos a que se refiere el artículo 20º literal d) de la Ley, los cuales se regulan por las disposiciones contenidas en la Directiva Nº 007-2001-CG/B140, modificada mediante Resolución de Contraloría Nº 105-2001-CG.
3. Información mensual sobre contratación de insumos utilizados directamente en
los procesos productivos por empresas del Estado. Precísase, que la obligación de las empresas del Estado de remitir mensualmente
información a la Contraloría General de la República, sobre la contratación de insumos directamente utilizados en los procesos productivos que efectúen para la producción de bienes o prestación de servicios a través del procedimiento de Adjudicación de Menor Cuantía, se entenderá cumplida con el correspondiente registro en el SEACE de todos los actos realizados dentro de los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía convocados en el marco de la Octava Disposición Final de la Ley, incluidos los contratos suscritos.
Para tal efecto, al cierre de cada mes las empresas del Estado deberán haber registrado en el SEACE la información sobre las contrataciones efectuadas en el marco de la norma citada precedentemente.
4. Información semestral sobre contratación de insumos empleados directamente
en las actividades de producción y comercialización de bienes y servicios realizados por beneficencias públicas.
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Precísase, que la obligación a cargo de las beneficencias públicas que realizan actividad empresarial en el marco de la Ley Nº 27638 de remitir semestralmente información a la Contraloría General de la República, sobre las contrataciones de insumos directamente vinculados al giro del negocio y a precios de mercado que efectúen mediante el procedimiento de Adjudicación Directa, se entenderá efectuada con el correspondiente registro en el SEACE de todos los actos de los procesos de Adjudicación Directa convocados en dicho marco, incluidos los contratos suscritos. Para tal efecto, al cierre de cada semestre las beneficencias públicas deberán haber registrado en el SEACE la información sobre las contrataciones efectuadas en el marco de la Ley Nº 27638.
5. Información sobre contrataciones realizadas a través del Proceso de Selección Abreviado (PSA). Precísase, que la obligación de las entidades de remitir información a la Contraloría General de la República, sobre las contrataciones de bienes, servicios y obras relacionadas con las actividades y proyectos bajo el ámbito de la Ley Nº 28880, realizados mediante Procesos de Selección Abreviados (PSA), en el marco del Decreto de Urgencia Nº 024-2006, se entenderá cumplida con el correspondiente registro en el SEACE de todos los actos de los procesos de selección abreviados convocados al amparo de dicha norma, incluidos los contratos suscritos. Para tal efecto, las entidades deberán haber registrado en el SEACE la información sobre las contrataciones efectuadas dentro de un plazo que no deberá exceder los treinta (30) días naturales siguientes a la suscripción del contrato. De igual manera las entidades que por autorización legal expresa estén facultadas a emplear el Proceso de Selección Abreviado (PSA) para contratar bienes, servicios u obras, deberán observar lo dispuesto en el presente numeral.
6. Información sobre contrataciones realizadas para la reconstrucción de las zonas
afectadas por los sismos del 15 de agosto de 2007. 6.1 Precísase, que para efectos del cumplimiento de la obligación de remitir la
información a la Contraloría General de la República, sobre las contrataciones de bienes, servicios y obras realizadas en forma directa e inmediata al amparo del Decreto de Urgencia Nº 026-2007, con la finalidad de realizar actividades y proyectos para la reconstrucción de la infraestructura pública afectada por los sismos del 15 de agosto de 2007 con cargo a recursos del “Fondo para la Reconstrucción” administrado por el Ministerio de Economía y Finanzas, se entenderá efectuado dicho reporte con el registro de dichas contrataciones en el SEACE, dentro de un plazo que no deberá exceder los treinta (30) días naturales siguientes a la suscripción del contrato respectivo.
6.2 Los Gobiernos Regionales y Locales de las zonas afectadas por los sismos del
15 de agosto de 2007, que acogiéndose a lo dispuesto en la Tercera y Cuarta Disposiciones Transitorias y Finales de la Ley Nº 29076, realicen contrataciones de bienes, servicios y obras con la finalidad de brindar
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asistencia y ayuda a la población damnificada así como para la ejecución de actividades de reconstrucción, rehabilitación y reparación de la infraestructura afectada por dichos desastres naturales, a través del procedimiento de exoneración por situación de emergencia, deberán informar a la Contraloría General de la República respecto de dichas contrataciones en la forma señalada en el numeral 2 de la presente Directiva en lo que respecta a la aprobación de la exoneración, y en lo relacionado a la demás información de la contratación, se considerará remitida oportunamente a la Contraloría General de la República si se hubiera registrado en el SEACE en un plazo no mayor de sesenta (60) días de realizada la correspondiente operación.
6.3 Las contrataciones de bienes, servicios y obras relacionadas con la
rehabilitación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de comunicaciones y vial, riego, de energía eléctrica, saneamiento, habilitaciones urbanas y otros servicios públicos, así como de viviendas, centros educativos, hospitales, postas médicas, entre otros, en las zonas declaradas en estado de emergencia por el Decreto Supremo Nº 068-2007-PCM y sus ampliaciones, ejecutadas con cargo a los recursos del FORSUR o que sean priorizadas por éste, a través del procedimiento establecido en el artículo 6º del Decreto de Urgencia Nº 026-2007, al amparo de lo dispuesto en la Ley Nº 29078 y el Decreto de Urgencia Nº 003-2008, deberán ser informadas a la Contraloría General de la República siguiendo el procedimiento previsto en el numeral 6.1 de la presenta Directiva.
Para el caso de las contrataciones de bienes, servicios y obras realizadas por el FORSUR a través del Procedimiento de Selección Abreviado previsto en el Decreto de Urgencia Nº 024-2006, la obligación de reportar información sobre las mismas a la Contraloría General de la República deberá cumplirse observando lo dispuesto en el numeral 5 de la presente Directiva.
7. Información sobre contrataciones de bienes, servicios y obras como parte de las
acciones de prevención y mitigación de daños frente al fenómeno “El Niño”.
Precísase, que la obligación de las entidades de remitir información a la Contraloría General de la República, sobre las contrataciones de bienes, servicios y obras exoneradas de los procedimientos dispuestos en la Ley de Contrataciones del Estado, como parte de las acciones efectuadas para prevenir y mitigar los daños ocasionados por el fenómeno “El Niño”, en el marco del Decreto de Urgencia Nº 025-2006, se entenderá cumplida con el correspondiente registro en el SEACE de todos los actos de los procesos de selección convocados al amparo de dicha norma, incluidos los contratos suscritos. Para tal efecto, las entidades deberán haber registrado en el SEACE la información sobre las contrataciones efectuadas dentro de un plazo que no deberá exceder los diez (10) días hábiles siguientes de haber suscrito el contrato respectivo. De igual manera las entidades que por autorización legal expresa estén facultadas a emplear el procedimiento especial previsto en el Decreto de Urgencia Nº 025-2006,
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para contratar bienes, servicios u obras, deberán observar lo dispuesto en el presente numeral.
8. Información sobre contratación directa de productos alimenticios perecibles a los productores de las zonas alto andinas declaradas en estado de emergencia por el MIMDES.
Precísase, que para efectos del cumplimiento de la obligación de remitir información
sobre las contrataciones directas efectuadas por el Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social - MIMDES, de productos alimenticios perecibles a los productores de las zonas alto andinas declaradas en estado de emergencia a consecuencia de las bajas temperaturas así como por los sismos ocurridos el 15 de agosto de 2007, que no puedan ser adquiridos por el Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas, para la atención de los damnificados de las zonas declaradas en estado de emergencia mediante Decreto Supremo Nº 068-2007-PCM y Decreto Supremo Nº 052-2007-PCM, y normas modificatorias, se entenderá producido dicho reporte de información con el registro oportuno en el SEACE de los contratos suscritos.
Para tal efecto, el MIMDES deberá haber registrado en el SEACE la información sobre las contrataciones realizadas en el marco del Decreto de Urgencia Nº 030-2007, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la suscripción del contrato respectivo.
9. Información sobre contrataciones directas de productos alimenticios efectuadas
por el Programa Nacional de Asistencia Alimentaria - PRONAA y por los Programas Nacionales Complementarios de Asistencia Alimentaria.
9.1 Precísase, que para efectos del cumplimiento de la obligación de remitir
información a la Contraloría General de la República sobre las contrataciones de productos alimenticios nacionales realizadas de manera directa a los pequeños productores locales por el Programa Nacional de Asistencia Alimentaria - PRONAA, de acuerdo a lo establecido en la Ley Nº 27060 y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 005-2008-MIMDES, se entenderá producido dicho reporte de información con el registro oportuno en el SEACE de todos los actos de los procesos de adquisición convocados al amparo de dicha norma, incluidos los contratos suscritos.
Para tal efecto, el PRONAA deberá haber registrado en el SEACE la información sobre las contrataciones realizadas en el marco de la Ley Nº 27060, dentro de los quince (15) primeros días hábiles del mes siguiente de suscrito el contrato respectivo.
9.2 Precísase, que para efectos del cumplimiento de la obligación de remitir
información a la Contraloría General de la República sobre las contrataciones de productos alimenticios nacionales efectuadas en forma directa por entidades que administren Programas de Apoyo Alimentario y Compensación Social, al amparo de la Ley Nº 27767 y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 002-2004-MIMDES, se entenderá producido dicho reporte de información con el correspondiente registro en el SEACE de todos los actos de
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los procesos de adquisición convocados al amparo de dicha norma, incluidos los contratos suscritos.
Para tal efecto, dichas entidades deberán haber registrado en el SEACE la información sobre las contrataciones efectuadas en el marco de la Ley Nº 27767, dentro de los quince (15) primeros días hábiles del mes siguiente de suscrito el contrato respectivo.
10. Información sobre contrataciones realizadas bajo otros regímenes especiales de
contratación.
Las entidades sujetas a regímenes especiales de contratación de bienes, servicios y obras no señalados en los numerales precedentes o que se creen con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente Directiva, que por disposición legal estén obligadas a remitir información a la Contraloría General de la República sobre las contrataciones que realicen, deberán observar lo siguiente: a) En el caso de entidades que se encuentren obligadas a registrar en el SEACE
todos los actos de los procesos de selección que convoquen y los contratos que suscriban, se considerará cumplida la obligación de remitir la información que corresponda con el registro de dicha información en el SEACE, en el plazo fijado en la norma aplicable o en su defecto dentro de los quince (15) días hábiles siguientes de suscrito el contrato.
b) Las entidades que estén exceptuadas de registrar en el SEACE sus procesos de
selección y/o contratos suscritos, deberán registrar dicha información en el Formato REGEX del “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones”, en la forma indicada en el Instructivo para el uso de dicho sistema y dentro del plazo indicado por la normativa que resulte aplicable en cada caso, o en su defecto dentro de los quince (15) días siguientes al cierre de cada trimestre (Anexo 01).
11. Del registro de información en el “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones”.
La información a que se refiere la presente Directiva en las Disposiciones Específicas Nº 1 y 10 (Formato REGEX) deberá registrarse en el “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones”, en la forma establecida en el Instructivo para el uso de dicho sistema, que será publicado en el Portal de la Contraloría General de la Republica. Las entidades podrán acceder al “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones” a través del enlace establecido en el Portal de la Contraloría General de la República: http:\\www.contraloría.gob.pe, para lo cual deberán tramitar ante la Contraloría General de la República la generación de un usuario y clave de acceso. En tal sentido, el Titular de la Entidad deberá remitir a la Contraloría General de la República un oficio indicando los nombres y apellidos, el número de DNI, cargo, teléfono, fax y correo electrónico de la persona responsable de la remisión de la información señalada. La Contraloría General de la República notificará al correo electrónico indicado, el usuario y la clave de acceso inicial para la persona designada.
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La Gerencia de Tecnologías y Sistemas de Información es la unidad orgánica encargada de generar y habilitar los usuarios y claves de acceso para ingresar al “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones”. Una vez efectuado el registro de información sobre contrataciones de bienes, servicios y obras en el “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones” no será necesaria la remisión de dicha información por medio escrito.
12. Responsabilidades. Las entidades deberán remitir la información indicada en los numerales precedentes en
la forma y los plazos previstos en la presente Directiva, bajo responsabilidad del Titular de la Entidad o de quien corresponda según la normativa aplicable, sin perjuicio de la responsabilidad de la persona designada para la remisión de la información a la Contraloría General.
13. Sobre el reporte de información por parte de las entidades. Las obligaciones de las entidades de remitir información a la Contraloría General de la
República reguladas en la normativa vigente o futura es independiente de la obligación de registrar en el SEACE los procesos de selección que convoquen, los contratos que suscriban, así como los demás actos que correspondan, en la oportunidad y forma que señala la Ley, el Reglamento y las directivas emitidas por el órgano rector en materia de contratación estatal, así como de la obligación de informar sobre los mismos a otros organismos públicos con facultades de fiscalización y supervisión, de acuerdo a las disposiciones pertinentes.
En ningún caso, el reporte de información a que se refiere la presente Directiva, convalida los actos que se efectúen en contravención de la normativa aplicable, por corresponder a las autoridades de cada entidad supervisar en forma previa, concurrente y posterior la legalidad de aquellos actos cuya información se reporta, como parte del proceso de control interno.
VII. DISPOSICIÓN TRANSITORIA
1. Las entidades sujetas a regímenes especiales de contratación estatal, obligadas a remitir información sobre sus contrataciones a la Contraloría General de la República, que no estando obligadas a registrar sus contrataciones en el SEACE, no hayan informado oportunamente a este Órgano Superior de Control respecto de las contrataciones realizadas con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la presente Directiva, deberán remitir a la Contraloría General de la República dicha información, de acuerdo a los plazos señalados en el Anexo 02 . El reporte de la información indicada en el párrafo precedente se realizará en el Formato REGEX del “Sistema de Contrataciones y Adquisiciones”, en la forma indicada en el Instructivo para el uso de dicho sistema.
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VIII. DISPOSICIÓN FINAL
1. La presente Directiva es aplicable a los contratos suscritos a partir del día hábil siguiente de su publicación en el Diario Oficial El Peruano, salvo lo dispuesto en la Disposición Transitoria Única.
ANEXO 01 FORMATO REGEX
CONTRATACIONES EXCEPTUADAS DEL REGISTRO EN EL SEACE
INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO REGEX
La entidad necesariamente deberá descargar el Formato REGEX de la página web de la Contraloría General de la República (www.contraloria.gob.pe) y proceder a su llenado de acuerdo a las indicaciones establecidas en el presente instructivo.
Datos sólo para la sección: “Datos Generales de la Entidad”.
01 ENTIDAD :Indicar el nombre de la entidad pública que realiza la contratación de bienes, servicios u obras.
02 RUC : Indicar el número de Registro Único de Contribuyente (RUC) de la Entidad.
03 DOMICILIO : Consignar el domicilio de la entidad que realiza la contratación
04 DISTRITO : Seleccionar el distrito en el que se encuentra ubicada la entidad. 05 PROVINCIA : Seleccionar la provincia en la que se encuentra ubicada la entidad.
06 DEPARTAMENTO : Seleccionar el departamento en el que se encuentra ubicada la entidad.
Datos sólo para la sección: “Datos de la Autorización de la Contratación y Presupuesto”. 07 TIPO DE DOCUMENTO : Seleccionar el Tipo de documento que autoriza la contratación de bienes,
servicio u obras. En caso seleccionar OTRO, especificar el tipo de documento. Si el tipo de documento es “Autorización de compra - PRONAA” ingresar el Monto Autorizado.
08 Nº DEL DOCUMENTO : Consignar el número del documento que autoriza la contratación de bienes, servicios u obras.
09 FECHA : Indicar la fecha de emisión del documento que autoriza la contratación de bienes, servicios u obras, en el siguiente orden: día (dd)/ mes (mm)/ año (aaaa).
10 FUENTE DE FINANCIAMIENTO : Seleccionar el o los orígenes de los recursos destinados a la contratación de bienes, servicios u obras, que pueden ser Recursos Ordinarios, Endeudamiento, Donaciones, Ingresos Propios y Transferencias.
Datos sólo para la sección: “Datos sobre el Contrato”.
11 DESCRIPCIÓN :Describir brevemente el objeto del contrato. Deberá llenarse los datos correspondientes a cada uno de ellos, en los puntos 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 y 21.
12 MONTO CONTRATADO : Indicar el monto total contratado.
13 NUMERO CONTRATO : Consignar el número correlativo del contrato de bienes, servicios u obras.
14 FECHA CONTRATO :Consignar la fecha en que se suscribió el contrato, en el siguiente orden: día (dd)/ mes (mm)/ año (aaaa).
15 OBJETO : Seleccionar el tipo de objeto de la contratación (Bienes, Servicios u Obras)
16 BIEN / SERVICIO / OBRAS : Describir el Bien, Servicio u Obra contratado.
17 CANTIDAD : Indicar la cantidad de los bienes, servicios u obras contratados.
18 UNIDAD DE MEDIDA :Indicar la unidad de medida en que se expresa la cantidad de los bienes, servicios u obras contratados (Unidades, Litros, Toneladas Métricas, Kilogramos, etc).
19 MONTO CONTRATADO :Indicar el monto dinerario contratado correspondiente a cada bien, servicio y obra.
20 MONEDA :Indicar el tipo de moneda en que se expresa el monto contratado (Soles, Dólares, etc).
21 PLAZO DE EJECUCIÓN :Indicar el plazo de ejecución contractual de acuerdo a lo estipulado en el contrato, debiendo consignarse las fechas de inicio y fin de la ejecución del contrato, en el siguiente orden: día (dd)/ mes (mm)/ año (aaaa).
Datos sólo para la sección: “Datos del Contratista”.
TIPO CONTRATISTA :Seleccionar el Tipo de Contratista (Un Proveedor, Varios Proveedores, Consorcio). En caso de seleccionar un consorcio, ingresar el nombre del consorcio y los proveedores que la conforman.
22 PROVEEDOR :Indicar el Nombre o Razón Social, según corresponda, del proveedor con el cual se suscribió el contrato para la provisión de bienes, servicios u obras.
23 TIPO DE DOCUMENTO : Ingresar el tipo de documento (RUC, DNI) del contratista.
24 NUMERO DE DOCUMENTO :Indicar el número del Documento Nacional de Identidad (DNI) o del Registro Único de Contribuyente (RUC), según corresponda, del contratista.
25 CODIGO DE RNP :Indicar, de ser el caso, el código del Registro Nacional de Proveedores del Estado (RNP) del contratista.
Datos sólo para la sección: “Marco Legal”.
26 TIPO DE NORMA :Indicar el tipo de norma que establece el régimen especial de contratación de bienes, servicios u obras (Ley, Decreto Legislativo, Decreto de Urgencia, etc)
27 NÚMERO :Indicar el número de la norma que establece el régimen especial de contratación.
28 SUMILLA :Redactar la sumilla de la norma que establece el régimen especial de contratación.
29 FECHA EMISIÓN :Consignar la fecha de emisión de la norma que establece el régimen especial de contratación fue emitida, en el siguiente orden: día (dd)/ mes (mm)/ año (aaaa).
30 FECHA PUBLICACIÓN :Consignar la fecha de publicación en el Diario Oficial “El Peruano” de la norma que establece el régimen especial de contratación fue publicada, en el siguiente orden: día (dd)/ mes (mm)/ año (aaaa).
Datos sólo para la sección: “Del Reporte de Información”.
31 FUNCIONARIO QUE INFORMA : Indicar los apellidos y nombres del funcionario que reporta la información.
32 CARGO DEL FUNCIONARIO : Indicar el cargo del funcionario que reporta la información.
33 FECHA DEL REPORTE :Consignar la fecha de elaboración del reporte, en el siguiente orden: día (dd)/ mes (mm)/ año (aaaa).
34 OBSERVACIONES :Indicar las precisiones, comentarios u observaciones adicionales que se consideren pertinentes.
ANEXO 02 PLAZOS PARA EL REGISTRO DE INFORMACIÓN SOBRE CONTRATACIONES
ESTATALES EFECTUADAS CON ANTERIORIDAD A LA ENTRADA EN VIGENCIA DE LA DIRECTIVA Nº 001-2009-CG/CA.
Año de la Contratación Plazo de remisión de Información
Contratos suscritos en el 2009 Dentro de los quince (15) primeros días hábiles del mes de octubre de 2009.
Contratos suscritos en el 2008 Dentro de los quince (15) primeros días hábiles del mes de noviembre de 2009.
Contratos suscritos en el 2007 Dentro de los quince (15) primeros días hábiles del mes de diciembre de 2009.
DIRECTIVA Nº 002-2009-CG/CA .EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - CGR Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI.
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 094-2009-CG (SEPARATA ESPECIAL)
CONCORDANCIAS Lima, 20 de agosto de 2009 Visto, la Hoja Informativa Nº 00051-2009-CG/CA de 18 de Agosto de 2009, de la Gerencia de Contrataciones y Adquisiciones que propone la aprobación de la Directiva “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”; CONSIDERANDO: Que, conforme a lo señalado en el artículo 6 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República - Ley Nº 27785, el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes; Que, constituye una atribución del Sistema Nacional de Control prevista en el literal b) del artículo 15 de la referida Ley, formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno; Que, según el artículo 14 de la Ley Nº 27785, el ejercicio del control gubernamental por los organismos que integran el Sistema Nacional de Control, se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la República, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecución, precisándose que dicha regulación debe permitir la evaluación de la gestión de las entidades y los resultados obtenidos por las mismas; Que, entre los principios del artículo 9 de la citada Ley que regulan el ejercicio del control gubernamental, cabe resaltar el de “Presunción de Licitud”, por el cual salvo prueba en contrario, se reputa que las autoridades, funcionarios y servidores de las entidades, han actuado con arreglo a las normas legales y administrativas pertinentes; el de “Objetividad”, conforme al cual las acciones de control se realizan sobre la base de una debida e imparcial evaluación de fundamentos de hecho y de derecho, evitando apreciaciones subjetivas; y, el de “Flexibilidad” según el cual ha de otorgarse prioridad al logro de las metas propuestas, respecto de aquellos formalismos cuya omisión no incida
en la validez de la operación objeto de la verificación, ni determinen aspectos relevantes en la decisión final; Que, la Contraloría General de República forma parte de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores - INTOSAI -, la cual es una institución creada para fomentar el intercambio de ideas y experiencias entre las Entidades Fiscalizadoras Superiores - EFS - de los países miembros en lo que se refiere a la auditoría gubernamental. Esta proporciona un marco institucional para la transferencia y el aumento de conocimientos para mejorar a nivel mundial la fiscalización pública exterior y por lo tanto fortalecer la competencia de las distintas EFS; Que, la INTOSAI ha conformado el Grupo de Trabajo de Auditoría de la Privatización, Asociación Público Privada y Regulación Económica, encargado de identificar y examinar los problemas que enfrentan las EFS sobre dichas materias, e intercambiar información entre sus miembros para la solución de los mismos, a partir de lo cual ha emitido documentos técnicos que se han constituido en Normas Internacionales de EFS (ISSAI) que contienen los principios fundamentales para el funcionamiento de éstas y los requisitos previos de auditorías de entidades públicas, las que orientan el trabajo de las EFS de acuerdo con las circunstancias particulares del país al cual pertenecen cada una de ellas; Que, entre otros, a nivel de las distintas instancias del Gobierno se vienen implementado políticas y medidas de estímulo económico destinadas a reducir los efectos en el país de la crisis financiera mundial; contexto en el cual el ejercicio del control gubernamental debe contribuir al logro de los objetivos nacionales y ser concordante con la dinámica de dichas políticas y los planes de acción establecidos para las entidades que se encuentran comprendidas en el Sistema Nacional de Control; Que, en tal sentido, resulta necesario impulsar acciones preventivas, establecer los lineamientos que permitan destacar la aplicación de determinados principios y criterios por los órganos integrantes del Sistema Nacional de Control, así como incorporar al ejercicio del control gubernamental el uso de documentos técnicos emitidos por la INTOSAI que contienen estándares considerados como buenas prácticas internacionales; estimando pertinente aprobar la Directiva Nº 002-2009-CG/CA “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República y los Órganos de Control Institucional”; En uso de las atribuciones establecidas por los incisos c) y m) del artículo 32 de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República; y, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la citada Ley; SE RESUELVE: Artículo Primero.- Disponer que los órganos del Sistema Nacional de Control, en el ejercicio del control gubernamental de los proyectos y actividades vinculadas con el Plan de Estímulo Económico y otros, prioricen las labores de control preventivo, que tienen la finalidad de identificar y administrar los riesgos por parte del titular de la entidad, los cuales pudieran afectar su correcta realización, contribuyendo en forma efectiva y oportuna, desde la función del control al logro de los objetivos nacionales. Artículo Segundo.- Establecer que para el ejercicio del control gubernamental se
observen los criterios siguientes: a) La aplicación de los principios de control gubernamental, dando énfasis al de presunción de licitud en la actuación de los funcionarios o servidores públicos, el de flexibilidad y objetividad, en el marco de lo establecido en la Ley Nº 27785. b) Las decisiones adoptadas por los funcionarios o servidores públicos serán consideradas en el marco del control preventivo, teniendo en cuenta los aspectos siguientes: i) Si transgreden la normativa aplicable; ii) Si se apartan de la interpretación del órgano rector competente en la materia, cuando la normativa permite varias interpretaciones; y, c) Las decisiones adoptadas por los funcionarios o servidores públicos, en el ejercicio de su competencia discrecional, se evaluarán, además de los principios citados, en función a los resultados según los objetivos y metas planteados. Artículo Tercero.- Aprobar la Directiva Nº 002-2009-CG/CA “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República y los Órganos de Control Institucional”, la misma que forma parte integrante de la presente Resolución y se presenta en anexo adjunto. (*) (*) De conformidad con el Artículo Cuarto de la Resolución de Contraloría Nº 119-2012-CG, publicada el 19 abril 2012, se aprueba la versión actualizada de la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”, aprobada por la presente Resolución de Contraloría, que en anexo forma parte de la citada Resolución. Artículo Cuarto.- Disponer que sean considerados como documentos técnicos orientadores en el ejercicio del control gubernamental, los lineamientos y directrices emitidos por la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores - INTOSAI y que recogen las mejores prácticas reconocidas internacionalmente y los que forman parte integrante de la presente Resolución y cuyos títulos se detallan a continuación: - ISSAI 5210 Normas para un mejor ejercicio de la
auditoría de las privatizaciones - ISSAI 5220 Directrices sobre las Mejores Prácticas
para la Auditoría de Finanzas Mixtas y
Concesiones - ISSAI 5230 Lineamientos para la Mejor Práctica en la Auditoría de la Regulación Económica - ISSAI 5240 Directrices sobre las mejores prácticas
para la auditoría del riesgo en los partenariados (asociaciones) público/ privado (PPP)
Artículo Quinto.- Encargar a la Gerencia de Tecnologías y Sistemas de Información la publicación de la presente Resolución y de sus anexos en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe) y en el Portal de la Contraloría General de la República (www.contraloria.gob.pe). Artículo Sexto.- Encargar a la Escuela Nacional de Control para que en coordinación con la Gerencia de Contrataciones y Adquisiciones y la Gerencia de Cooperación Técnica, programen y lleven a cabo las acciones para la difusión de la Directiva y los documentos técnicos a que se refieren los artículos tercero y cuarto, respectivamente, de la presente Resolución. Artículo Sétimo.- Dejar sin efecto la Resolución de Contraloría Nº 528-2005-CG que aprueba la Directiva Nº 001-2005-CG/OCI-GSNC, la Resolución de Contraloría Nº 340-2006-CG y sus respectivas modificatorias. Regístrese, comuníquese y publíquese. FUAD KHOURY ZARZAR Contralor General de la República
DIRECTIVA “EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA - CGR Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI”
DIRECTIVA Nº 002-2009-CG/CA
“EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - CGR Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI” I. OBJETIVO II. FINALIDAD III. ALCANCE IV. BASE LEGAL V . DISPOSICIONES GENERALES. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 1. Lineamientos para el ejercicio del Control Preventivo 1.1 Modalidades de Control Preventivo 1.2 Actividades que no constituyen Control Preventivo 1.3 Responsabilidad del Titular de la Entidad o quien haga sus veces, en el Control Preventivo 2. Ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual 2.1 Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades 2.2 Criterios a considerar para el ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual. 2.3 Veedurías a los procesos de selección 2.4 Veedurías a la ejecución contractual VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS VIII. DISPOSICIÓN TRANSITORIA IX. DISPOSICIONES FINALES
FORMATOS
DIRECTIVA Nº 002-2009-CG/CA
“EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - CGR Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI” I. OBJETIVO Establecer procedimientos orientados a ejercer el Control Preventivo por parte de la Contraloría General de la República (CGR) y los Órganos de Control Institucional (OCI), en el marco de lo previsto en la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, modificatoria y normas conexas. II. FINALIDAD Regular e impulsar la labor del Control Preventivo para contribuir con el correcto, transparente y probo ejercicio de la función pública en el uso de los recursos del Estado, y por tanto con una adecuada gestión de las Entidades sin interferir en su labor. III. ALCANCE Las disposiciones de la presente Directiva son de aplicación a: 1.1 Las Unidades Orgánicas de la CGR, según su competencia y, a los OCI de las entidades en lo dispuesto en la presente Directiva, sean estas últimas de carácter sectorial, regional, local, institucional o se regulen por cualquier otro ordenamiento organizacional, de conformidad con el artículo 13, literal b) de la Ley Nº 27785. 1.2 Las entidades públicas sujetas al ámbito del SNC, dentro de los alcances del artículo 3, literales a), b), c), d), e), f) y g) de la Ley Nº 27785. IV. BASE LEGAL 1.1 Constitución Política del Perú, artículo 82. 1.2 Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y modificatorias. 1.3 Ley Nº 27815 - Ley del Código de Ética de la Función Pública y sus modificatorias, así como, su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM. 1.4 Ley Nº 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y modificatorias. 1.5 Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por Decreto Legislativo Nº 1017. 1.6 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF. 1.7 Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 459-2008-CG, en adelante el Reglamento de los OCI. 1.8 Directiva Nº 010-2008-CG - “Normas para la Conducta y Desempeño del Personal de
la Contraloría General de la República y de los Órganos de Control Institucional”, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 430-2008-CG. 1.9 Código de Ética del Auditor Gubernamental, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 077-99-CG. 1.10 Resolución de Contralora Nº 195-88-CG - Ejecución de las Obras Públicas por Administración Directa. 1.11 Reglamento de Infracciones y Sanciones, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 367-2003-CG. 1.12 Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG - Aprueban Normas de Control Interno. V. DISPOSICIONES GENERALES 1.1 La CGR es el Organismo Superior del SNC a cargo de supervisar los actos de las instituciones sujetas a control, entre otros, que involucra la facultad de desarrollar el control preventivo, determinando la oportunidad y modalidades en que éste se puede ejecutar y desarrollar. En ese contexto, establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos para su ejercicio. 1.2 La CGR, en su calidad de Ente Técnico Rector del SNC, organiza y desarrolla el Control Gubernamental en forma desconcentrada, descentralizada y permanente, así como selectiva en el marco de la asignación de los recursos económicos, logísticos y humanos disponibles para el cumplimiento de sus funciones. 1.3 El control externo, es el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos que compete aplicar a la CGR u otro órgano del SNC, por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y los bienes del Estado, el cual, en concordancia con su rol de supervisión y vigilancia, puede ser preventivo o simultáneo. 1.4 El Control Preventivo se enmarca en la atribución del SNC de formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las Entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno. 1.5 Mediante el Control Preventivo se acompaña a los funcionarios en los actos relacionados con el ejercicio de sus funciones. El Control Preventivo no interfiere en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la Entidad, ni limita el ejercicio del control posterior que corresponda. 1.6 El Control Preventivo se ejerce de oficio, por disposición de la CGR, normativa expresa o por requerimiento escrito del Titular de la Entidad o quien haga sus veces; realizándose bajo diversas modalidades antes y durante la ejecución de las operaciones o actividades a cargo de la Entidad. Para su adecuado cumplimiento son de aplicación los principios que regulan el Control Gubernamental. 1.7 En todos los casos en que la CGR y el OCI, ejerzan el Control Preventivo, deberán
archivar copia de la documentación de los antecedentes respectivos, información que en el caso de la participación del OCI será accesible para la CGR en las acciones de supervisión o evaluación que ésta realice en el marco de lo dispuesto en el artículo 28 del Reglamento de los OCI. Asimismo, cuando constituya una obligación impuesta por la presente Directiva, se haya programado o recibido la disposición de realizar dicha labor y el OCI no la ejecutara, éste deberá informar de manera oportuna a la CGR, fundamentando las causas. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 1. Lineamientos para el ejercicio del Control Preventivo 1.1 Modalidades de Control Preventivo 1.1.1 Veeduría a) Constituye una modalidad de Control Preventivo que implica la acción de presenciar el desarrollo de las operaciones o actividades a cargo de la Entidad, cumpliendo tres (03) finalidades principales: i) Alertar al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, de la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, probidad o cumplimiento de objetivos y de la normativa correspondiente; ii) Disuadir intentos de actos de corrupción; iii) Recabar información que será utilizada para fines del control posterior, de ser el caso. La veeduría será ejecutada de manera selectiva a algunas actividades comprendidas en las operaciones llevadas a cabo por la entidad, teniendo en cuenta el alcance definido previamente en la Etapa de Planeamiento y según el Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades que se muestra en el numeral 2.1 del presente. En el ejercicio del control posterior, de ser el caso, serán consideradas aquellas actividades resultantes de las medidas adoptadas orientadas al cumplimiento de los objetivos estimados por la entidad, así como, las actividades que por razones de selectividad no fueron sujetas de control preventivo. b) El ejercicio de las veedurías según la participación de la CGR y el OCI, en los procesos o actos que realice la Entidad y que se especifica en la presente Directiva, se efectuarán de las formas siguientes: b.1 Directamente por la CGR.- Cuando la Unidad Orgánica de la CGR en función al Plan de Veedurías a los Proyectos y Actividades del Estado, es la responsable de efectuar y conducir la veeduría, acreditando para tal efecto a su representante o equipo técnico de veeduría utilizando principalmente su propia capacidad operativa. b.2 A través de los OCI.- Cuando el OCI de la Entidad que tiene a su cargo la ejecución del proyecto o actividad, es el responsable de efectuar y conducir la veeduría programada en su Plan Anual de Control, acreditando para tal efecto a su representante o equipo técnico de veeduría utilizando su propia capacidad operativa. b.3 En forma conjunta.- Cuando la Unidad Orgánica de la CGR es la responsable de efectuar y conducir la veeduría, acreditando para tal efecto a su representante o equipo técnico de veeduría utilizando su capacidad operativa y la del OCI correspondiente.
c) Los procesos o actos mencionados en el literal b) son los siguientes: c.1 Los procesos de selección y ejecución de los contratos de adquisición de bienes, servicios y obras, así como de los procesos y contratos de concesión, a cargo de las Entidades del Estado, incluyendo los que se rigen por regímenes especiales. c.2 La toma de inventarios de activos fijos. c.3 Remate de activos. c.4 Baja de activos. c.5 Los actos de recepción de obras y bienes donados. c.6 Los actos de transferencia de activos a otras Entidades públicas o privadas. c.7 Los actos de destrucción de documentos, valores u otros. c.8 Las transferencias de cargos de autoridades elegidas por voto popular. c.9 Actos de la Entidad en los que a criterio del Jefe del OCI o del Jefe de la Unidad Orgánica de la CGR, según corresponda, se considere necesaria su participación, como es el caso de reuniones de órganos colegiados, entre otros. c.10 Los que disponga la CGR. 1.1.2 Absolución de Consultas La CGR y el OCI absolverán las consultas que formule en forma escrita el Titular de la Entidad o quien haga sus veces, referidas a la aplicación de la normativa en materia de control gubernamental; para cuyo efecto, se tendrá en cuenta las opiniones de la CGR en asuntos similares, de ser el caso. Si la consulta está relacionada con aspectos sujetos a la competencia de otros entes rectores u organismos especializados, se deberá comunicar al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, sobre cuál es el órgano competente para su atención correspondiente. La absolución de consultas no debe afectar el ejercicio del control posterior a cargo de la CGR y el OCI. 1.1.3 Orientación de oficio La CGR y el OCI, de oficio, con la finalidad de contribuir con la Entidad, podrán alertar al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, sobre los diversos aspectos de la gestión de la Entidad en los que adviertan riesgos que pudieran conllevar a errores, omisiones e incumplimientos. Dicha orientación se emitirá por escrito en términos puntuales que eviten interpretaciones erradas y señalando en forma expresa que se efectúa en el marco del Control Preventivo. El no ejercicio de la facultad para orientar de oficio, no supone la conformidad de los actos de gestión de la Entidad. 1.1.4 Promoción del cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la Entidad El OCI y la CGR (cuando la Entidad no cuente con un OCI), promoverán que la Entidad formule y cumpla en los plazos previstos en su Agenda de Compromisos, sus obligaciones y la presentación de información ante los organismos competentes, para cuyo efecto, cuando se considere conveniente, emitirán comunicaciones al Titular de la Entidad o quien haga sus veces a fin que adopte las medidas oportunas. El ejercicio de esta modalidad del Control Preventivo, se efectúa sin perjuicio de la responsabilidad que compete a los funcionarios de velar por el cumplimiento de los compromisos de la Entidad. 1.2 Actividades que no constituyen Control Preventivo 1.2.1 Intervenir en la adopción de decisiones inherentes a la gestión de la Entidad.
1.2.2 Integrar equipos por disposición de la administración para: a) Toma de inventarios de activos fijos, b) Incineración de documentos, c) Baja de activos, d) Recepción o entregas de bienes donados, u otros de naturaleza similar, e) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la contabilidad y presupuesto que
funcionalmente son de responsabilidad de los niveles competentes de la administración y,
f) Otras actividades que constituyan labores incompatibles con las funciones del OCI a que hace referencia el artículo 23 del Reglamento de los OCI.
1.3 Responsabilidad del Titular de la Entidad o quien haga sus veces, en el Control Preventivo 1.3.1 Para el desarrollo del Control Preventivo, el Titular de la Entidad o quien haga sus veces deberá disponer la asignación al OCI de los recursos humanos idóneos y logísticos necesarios, así como, la entrega oportuna de la información que permita el cabal desempeño de su función. En el caso que la Entidad no cuente con un OCI, el suministro de información será efectuado a la CGR según requerimiento específico. 1.3.2 El Titular de la Entidad o quien haga sus veces tiene la responsabilidad de evaluar los hechos, puestos en su conocimiento por parte del órgano del SNC competente, respecto de los logros y riesgos reportados y; disponer las acciones que resulten necesarias, a fin de asegurar una adecuada gestión, informando al OCI las medidas dispuestas. 2. Ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual 2.1 Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades El “Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades” que se visualiza en el Gráfico, implica el acompañamiento a través del SNC en la ejecución de los proyectos y actividades a cargo de las Entidades para cautelar su correcto desarrollo, identificándose hitos o momentos críticos, según la naturaleza de la operación, para efectuar las veedurías. Las veedurías a la ejecución contractual se complementan con la obtención de información del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF - SP) y del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP); constituyendo el seguimiento de la aplicación financiero - presupuestal y avance físico al proyecto o actividad. El cumplimiento de los logros y riesgos detectados serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, para su adecuada administración y disposición de correctivos, de ser el caso. Momentos: 1. Acompañamiento según Matriz de Seguimiento (Proceso de Selección / Contrato). 2. Acompañamiento en la ejecución contractual, en dos frentes: * Avance de la ejecución presupuestal a través de SIAF. * Avance en la ejecución
física, identificando hitos (calidad y plazos). 2.2 Criterios a considerar para el ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual Atendiendo al principio del carácter selectivo del control gubernamental, los criterios que las Unidades Orgánicas de la CGR y el OCI deben considerar para determinar la realización de las veedurías a los procesos de selección y a la ejecución contractual, sin que sean limitativos, serán los siguientes: 2.2.1 Materialidad, según el importe total convocado o contratado: Considerando aquellos vinculados con: (i) licitaciones públicas o concursos de precios; (ii) exoneraciones a procesos de selección; y, (iii) procesos de selección declarados desiertos. 2.2.2 Naturaleza del objeto convocado o contratado: Considerar los procesos de selección o contratos relacionados con: (i) la ejecución de obras públicas; (ii) la adquisición o contratación de bienes o servicios que resulten necesarios para cumplir con las finalidades estratégicas de la Entidad. 2.2.3 El nivel de riesgo de la operación: Considerar los procesos de selección o contratos que: (i) hayan merecido denuncias de presuntas irregularidades; (ii) tengan riesgos comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, como resultado de la veeduría al proceso de selección con impacto en la ejecución contractual. 2.2.4 Capacidad operativa de la Unidad Orgánica responsable de efectuar la veeduría: Considerar su capacidad operativa prevista para realizar los procesos de control preventivo y de la reserva para procesos de control no programados. Sólo en casos debidamente justificados podría afectarse los recursos previstos para el cumplimiento de los procesos de control posterior establecidos en su Plan Anual de Control. 2.3 Veedurías a los procesos de selección 2.3.1 Las veedurías que se efectúen a los procesos de selección para la adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y ejecución de obras, deberán tomar en consideración lo siguiente: a) El Titular de la Entidad o quien haga sus veces dispondrá que se proporcione oportunamente la información del inicio de los procesos, del expediente de contratación que contiene la documentación sustentatoria; sin perjuicio que disponga las facilidades que se requieran para tal efecto. b) Cuando la Entidad no cuente con OCI, la CGR podrá designar al profesional que en representación del SNC ejerza las funciones de veedor (Formato Nº 01). Asimismo, en aquellos casos en que existiendo OCI, la CGR considere conveniente su participación como veedor, deberá informar oportunamente al OCI para que se inhiba de participar en la veeduría al proceso de selección. c) El Jefe de OCI, luego de considerar los criterios previstos en el numeral 2.1 de la presente Directiva, acreditará a través de un oficio (Formato Nº 01) al veedor ante el comité especial u órgano encargado, en los actos de recepción y evaluación de
propuestas, así como de otorgamiento de la buena pro de las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas públicas y en general en los procesos con actos públicos, así como en los procesos derivados de exoneraciones, que realice la Entidad. En las adjudicaciones directas selectivas y de menor cuantía, dicha acreditación es facultativa del Jefe de OCI. d) En la veeduría al proceso de selección, se verificará el cumplimiento del cronograma de la convocatoria, la determinación de los puntajes de todos los postores y la consiguiente buena pro, tomando conocimiento de las actas de recepción y evaluación de propuestas; para cuyo efecto, el comité especial o el órgano encargado de llevar a cabo el proceso de selección, deberá proporcionar al veedor en forma inmediata la información necesaria para la formulación de su informe. En caso de incumplimiento, tal situación se hará de conocimiento del Titular de la Entidad o quien haga sus veces. Al término de su participación, el veedor debajo de su firma, en los documentos del proceso de selección, procederá a utilizar el sello cuyo modelo se presenta a continuación: La visación y suscripción del presente
documento, como veedor, no es señal de conformidad ni adelanto de opinión ni
prejuzgamiento, por lo que no afecta el
control posterior a cargo del S.N.C. Ancho : 6 cm. Alto : 1.8 cm. Tipo de letra : Arial Narrow Nº 8 f) El veedor acreditado elevará su Informe al Jefe de OCI (Formato Nº 02). En dicho informe adjuntará el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP) y el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) de acuerdo a los Formatos Nºs. 03 y 04, cuyos datos serán ingresados a través del “Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado”. En el caso del veedor designado por la CGR, éste remitirá su Informe a la Unidad Orgánica respectiva de la CGR y registrará la información correspondiente a los citados formatos en el mencionado Sistema. (*) (*) Literal modificado por el Artículo Primero de la Resolución de Contraloría Nº 119-2012-CG, publicada el 19 abril 2012, cuyo texto es el siguiente: "f) Como resultado de la veeduría al proceso de selección, el veedor acreditado elevará su Informe al Jefe de OCI o a la unidad orgánica de la CGR, según corresponda (Formato Nº 02). En dicho informe adjuntará el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP), el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) y el Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual, con la información correspondiente al registro de riesgos, de acuerdo a los Formatos Nos. 03, 04 y 16, respectivamente, cuyos datos serán ingresados a través del Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado.” (*)
g) El OCI o el veedor designado por la CGR, según corresponda, remitirá a la respectiva Unidad Orgánica de la CGR, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al consentimiento del otorgamiento de la buena pro o a la declaración de desierto o de cancelado o nulo total o parcialmente el proceso de selección, la información correspondiente a los formatos referidos en el literal f), mediante el registro de dicha información en el sistema electrónico implementado para tal efecto por la CGR, denominado “Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado”, en la forma indicada en el Instructivo que forma parte de dicho sistema. Para tal efecto, los veedores designados por el OCI o la CGR accederán al “Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado” a través del enlace establecido en el Portal de la CGR (www.contraloria.gob.pe), utilizando el mismo código de usuario y la misma clave de acceso empleados para ingresar al Sistema de Control Gubernamental (ex SAGU). h) La remisión y recepción de la información a través del citado sistema no afectará el ejercicio del control posterior por el SNC y no implicará que la CGR emita conformidad respecto a la evaluación de propuestas o a la conformación del comité especial; debiendo las entidades continuar con la publicación y el desarrollo normal de los procesos de selección en el marco de la normativa legal aplicable en materia de contrataciones. 2.3.2 Al término de su labor, el veedor emitirá un informe sobre su participación y el desarrollo del acto, revelando los logros y riesgos advertidos; el mismo que una vez aprobado por la Unidad Orgánica o el Jefe del OCI, según corresponda, será remitido por estos últimos al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. 2.3.3 En los casos de veedurías relativas a los procesos de selección para la adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y ejecución de obras, de conformidad con lo establecido en el último párrafo del artículo 43 de la Ley, modificada por la Ley Nº 28396, se remitirá para los fines de su competencia al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) las presuntas infracciones contra la normatividad legal en el desarrollo de los procesos cometidos por los postores, cautelando que no se afecte el principio de reserva del Control Gubernamental. 2.3.4 Los procedimientos específicos adicionales para la ejecución de veedurías a los procesos de selección se muestran en el Formato Nº 05, así como el Formato Nº 05-A “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Procesos de Selección”. 2.4 Veedurías a la ejecución contractual 2.4.1 Etapas de las veedurías a la ejecución contractual Las veedurías a la ejecución de los contratos de adquisición de bienes, servicios y de la ejecución de obras, así como, de los contratos de concesión, se desarrollarán en el marco del Control Preventivo, cuyos resultados se presentarán en Informes de Veedurías elaborados por el Veedor o equipo técnico de veeduría, que permitan su pronta y adecuada elevación ante las instancias competentes; considerando las etapas siguientes: Etapa de Planificación - Identificación del contrato sujeto de veeduría. - Definición de la unidad orgánica responsable de efectuar la veeduría. - Designación del equipo técnico de veeduría o veedor.
- Programa de actividades de la veeduría. - Etapa de Ejecución - Acreditación del equipo técnico de veeduría o veedor. - Ejecución de la veeduría (visita de inspección física). - Etapa de Informe - Elaboración del informe de veeduría. El seguimiento de lo reportado por la veeduría se efectuará conforme al procedimiento que establezca la CGR para tal efecto. 2.4.2 Consideraciones a tener en cuenta en las veedurías a la ejecución contractual a) Contratos de ejecución de obra a.1 El veedor.- En estos casos el equipo técnico de veeduría o veedor determinará la necesidad de realizar la veeduría y será acreditado por la Unidad Orgánica responsable. (Formato Nº 06). Según el Formato Nº 07, el veedor o jefe del equipo técnico de veeduría deberá formular el programa de actividades, cuya estructura será: i) Origen, ii) Objetivo, iii) Base legal, iv) Equipo de trabajo, v) Procedimientos por etapas, vi) Cronograma de actividades con indicación de los miembros a cargo del desarrollo de cada una de ellas, vii) “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual” (Formato Nº 07-A). El veedor o el equipo técnico de veeduría estará conformado por profesionales con cualidades y competencias acorde con el tipo, naturaleza y complejidad de la obra. De preferencia, serán profesional(es) especialista(s) con la suficiente experiencia en el tipo de obra y en la etapa de la ejecución contractual sujeta de veeduría. a.2 Para la elaboración y utilización de la “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual”, se tendrá en cuenta los aspectos siguientes: - En la etapa de planificación, el veedor reunirá la documentación vinculada con los
proyectos y actividades que serán materia de veedurías; en ese sentido elaborará la “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual”, la misma que contiene la información mínima necesaria a nivel de indicadores de gestión en los rubros: Avance Presupuestal y Financiero, Avance Físico y Calidad.
- Dicha documentación será obtenida del “Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF - SP)” a través del acceso vía Web habilitado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) y del “Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP)”, así como, del portal de cada una de las Entidades a cargo de los proyectos y actividades; complementado la misma, con la información obtenida en la primera visita a la Entidad.
- La “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual” será validada y suscrita por el funcionario acreditado de la Entidad, constituyendo un acto de compromiso y sujeto a posterior verificación en las siguientes visitas de veedurías.
- Los datos contenidos en la “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual” corresponderán a la naturaleza del proyecto y actividad.
a.3 Fuentes de información.- Para fines de la formulación del programa de actividades, como para la ejecución de la veeduría, el Veedor o el Jefe del Equipo Técnico de Veeduría debe requerir a la Entidad oportunamente la documentación necesaria vinculada
con la ejecución del contrato; además debe considerar como fuente de información el Sistema Electrónico de las Contrataciones y Adquisiciones del Estado - SEACE y el SIAF. En el caso de Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa, se deberá tener en cuenta los costos incurridos por la Entidad, es decir, si ésta cuenta con la asignación presupuestal correspondiente y que el costo total de la obra a ejecutarse resulte igual o menor al presupuesto base. a.4 Etapas de la ejecución contractual en las que debe estar presente el veedor.- Son las etapas definidas en el programa de actividades, que corresponderán a aquellas que se presentan durante la ejecución del contrato, que por su importancia y riesgos inherentes han sido identificados y registrados en la “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual”, y que ameritan la presencia del veedor. a.5 Acreditación del Equipo Técnico de Veeduría o Veedor.- El equipo técnico de veeduría o veedor será presentado ante el Titular de la Entidad o quien haga sus veces, mediante documento de acreditación suscrito por el funcionario responsable (Formato Nº 06). a.6 Actuación de los veedores o equipo técnico de veeduría.- Para la ejecución de las veedurías en cada uno de los hitos identificados, en términos generales debe tenerse en cuenta lo siguiente: a.6.1 El veedor o equipo técnico de veeduría desarrollará sus actividades de acuerdo a la naturaleza de cada una de las etapas y, de ser el caso, deberá ser asistido por el profesional especialista o aquellos que sean necesarios. a.6.2 El veedor o equipo técnico de veeduría, de considerarlo necesario, requerirá al supervisor o inspector de obra copia fedateada de los documentos vinculados a ensayos o cuaderno de obra que sustentan la ejecución del contrato; solicitará el Expediente Técnico del proyecto y registrará la información del mismo en la ficha de verificación correspondiente (Formato Nº 08); visitará la zona de obras para presenciar in situ el desarrollo de las mismas y efectuará las tomas fotográficas y fílmicas necesarias que le permitan sustentar su trabajo de veeduría, además de obtener la información financiera de la obra. En ese sentido, registrará la información necesaria como resultado de su trabajo en la “Ficha de Inspección Física a Obra” (Formato Nº 09) y “Ficha de Información Financiera de la Obra” (Formato Nº 09-A). a.7 En la visita de inspección física, el equipo técnico de veeduría o el veedor, podrán coordinar con el supervisor de obra los aspectos que merezcan tomarse en cuenta sin interferir con la labor supervisora; debiendo reportar dicha gestión en el Formato Nº 10 - “Información Complementaria” de las Fichas citadas anteriormente. a.8 Informe de veeduría en la etapa de ejecución contractual.- Como resultado de la veeduría a la ejecución contractual, el equipo técnico de veeduría o el veedor emitirá un informe, el cual será reportado a la Unidad Orgánica de la CGR o al Jefe del OCI, según corresponda, dentro de los dos (02) días hábiles de culminada su elaboración y; en ésta instancia, luego de su respectiva aprobación, será comunicado al Titular de la Entidad, responsable del contrato de ejecución de obra o quien haga sus veces. De ser el caso, el Informe deberá contener los aspectos vinculados con los logros y riesgos detectados, utilizando para ello el Formato Nº 11. (*) (*) Literal modificado por el Artículo Primero de la Resolución de Contraloría Nº
119-2012-CG, publicada el 19 abril 2012, cuyo texto es el siguiente: "a.8 Informe de veeduría en la etapa de ejecución contractual.- Como resultado de la veeduría a la ejecución contractual, el veedor acreditado elevará su Informe al Jefe de OCI o a la unidad orgánica de la CGR, según corresponda (Formato Nº 11), dentro de los dos (02) días hábiles de culminada su elaboración. En dicho informe adjuntará el Formato Nº 16 “Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual”, con la información correspondiente al registro de riesgos, cuyos datos serán ingresados a través del Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado.” a.9 Comunicación al Titular de la Entidad o quien haga sus veces.- Una vez que el Jefe del OCI o Jefe de la Unidad Orgánica de la CGR, según el caso, haya aprobado el informe de la veeduría realizada, lo remitirán al Titular de la Entidad o quien haga sus veces mediante Oficio, con la finalidad de que evalúe los hechos comentados y disponga las acciones que estime pertinentes (Formatos Nºs. 14 ó 15, según el caso). a.10 Papeles de trabajo.- Luego de culminada su labor, el veedor o equipo técnico de veeduría acreditado - además del informe que se hace referencia en el ítem a.8 - deberá remitir los papeles de trabajo a la Unidad Orgánica de la CGR u OCI, según corresponda, siendo la documentación recabada que será utilizada para fines del control posterior, por cualquiera de los órganos conformantes del SNC, conjuntamente con el Formato Nº 11. b) Contratos de adquisición de bienes b.1 La veeduría para el caso de la ejecución del contrato de adquisición de bienes, preferentemente podrá efectuarse en la etapa de ingreso de los bienes a la Entidad, observando que las características técnicas, calidad, cantidad y plazo de entrega del bien guarden relación con las condiciones previstas en el contrato. b.2 Si de acuerdo a la naturaleza de los bienes a adquirirse, el contrato implique una etapa de fabricación o producción para atender a la Entidad contratante, estas etapas serán objeto de veeduría, tanto para observar el ambiente de fabricación o producción como para cerciorarse acerca de los componentes utilizados. (Formato Nº 12). c) Contratos de servicios La veeduría para el caso de la ejecución del contrato de servicios, preferentemente podrá efectuarse en la etapa de su cumplimiento, verificando la satisfacción de la necesidad dentro del plazo previsto (Formato Nº 13). d) Contratos de concesión Para la veeduría a la ejecución de los contratos de concesión, serán aplicables los procedimientos citados anteriormente, según la naturaleza de cada contrato, en lo pertinente. 2.4.3 Contenido del Informe de Veeduría a la Ejecución Contractual La estructura de los informes se muestra en el Formato Nº 11, el cual contendrá la información siguiente: - Origen de la veeduría. - Reporte general del objeto contractual. - Estado situacional de obra, adquisición de bienes, contratación de servicios o
concesiones (verificación de aplicación de recomendaciones realizadas en visita
anterior, de ser el caso) - Logros y riesgos detectados en la visita de inspección física. - Recomendaciones. 2.4.4 Informe Consolidado de Veedurías El informe consolidado de veedurías, será formulado por la Gerencia de Contrataciones y Adquisiciones o la Unidad Orgánica designada, luego de recibir de la Unidad Orgánica de la CGR u OCI, según corresponda, los oficios de comunicación de riesgos, conjuntamente con el Formato Nº 11; sin perjuicio de la información vinculada que considere pertinente. (*) (*) Numeral dejado sin efecto por el Artículo Tercero de la Resolución de Contraloría Nº 119-2012-CG, publicada el 19 abril 2012. “2.5 Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual El veedor de la unidad orgánica de la CGR o del OCI, según sea el caso, registrará en el Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, los riesgos detectados, como resultado de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual, de conformidad con lo establecido en el literal f) del numeral 2.3.1 y literal a.8 del numeral 2.4.2, del acápite VI. Disposiciones Específicas de la presente directiva. El titular de la entidad, en función de la naturaleza de los riesgos detectados, adoptará con la inmediatez del caso, las acciones que resulten necesarias a fin de asegurar una adecuada administración de los riesgos identificados, informando a la unidad orgánica de la CGR o al OCI las medidas dispuestas, en un plazo de hasta quince (15) días hábiles, de recibida la comunicación. El veedor de la unidad orgánica de la CGR o del OCI, según sea el caso, en el plazo de dos (2) días hábiles siguientes, registrará las acciones dispuestas para la atención de los riesgos detectados en el Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, haciendo uso del Formato Nº 16 “Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual”, así como, efectuará mensualmente el seguimiento correspondiente. En el caso de veedurías realizadas en entidades que no cuenten con OCI, la unidad orgánica de la CGR que realizó la veeduría, se encargará de efectuar el seguimiento respectivo, según lo dispuesto en los párrafos precedentes. Las unidades orgánicas de la CGR y los OCI cautelaran el cumplimiento de la presente disposición.” (*) (*) Numeral incorporado por el Artículo Segundo de la Resolución de Contraloría Nº 119-2012-CG, publicada el 19 abril 2012. “3. Informe Consolidado de Veedurías Cada unidad orgánica de la Contraloría General, que realiza veedurías en los temas de su competencia, o el OCI bajo su ámbito de ser el caso, elaborará, además de los informes de veeduría a los procesos de selección y ejecución contractual (Formatos Nos 02 y 11), un informe semestral, que contenga los resultados de la labor de control preventivo, bajo la modalidad de veeduría.
Los lineamientos para la elaboración, entrega e integración del informe, antes indicado, serán formulados por la Gerencia de Control Especializado o quien haga sus veces. Dicha unidad orgánica elaborará el Informe Consolidado de Veedurías.” (*) (*) Numeral incorporado por el Artículo Segundo de la Resolución de Contraloría Nº 119-2012-CG, publicada el 19 abril 2012. VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS Agenda de compromisos de la Entidad.- Documento en el que se encuentran registradas las obligaciones que deben cumplirse en la Entidad de acuerdo a los plazos señalados por normas expresas. Contrato.- Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de las normas y disposiciones que regulan las operaciones de contratación de bienes, servicios, obras o concesiones; formalizando en un documento suscrito entre los representantes legales de la Entidad y del contratista, del cual forma parte las bases integradas y las propuestas técnico y económica ganadoras del respectivo proceso de selección. Control interno.- Proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y el personal de la Entidad; orientado a proporcionar seguridad razonable, respecto a si está lográndose los objetivos siguientes: a) Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que debe brindar cada Entidad pública; b) Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; c) Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas; d) Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad; e) Promover una cultura de integridad, transparencia y rendición de cuentas en la Función Pública. Control Posterior.- Es un tipo de Control Gubernamental ejecutado por los órganos conformantes del SNC, orientado a verificar y evaluar de manera objetiva y sistemática, los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales; siendo una herramienta esencial del Sistema mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental. Control Preventivo.- Es un tipo de Control Gubernamental orientado a prevenir que la Entidad incurra en desviaciones que impidan o limiten la correcta ejecución de determinadas operaciones o actividades, para lo cual colabora con la Entidad en la promoción de la transparencia, la probidad y el cumplimiento de la normativa correspondiente, cuyo resultado será comunicado oportunamente al Titular de la Entidad o quien haga sus veces con la finalidad que, de ser el caso, disponga los correctivos necesarios. En ese sentido, la labor del Control Preventivo contribuye con la optimización de la gestión de la Entidad, del control interno y de los sistemas administrativos. Asimismo, facilita la mejora en la toma de decisiones sin interferir en los procesos de dirección y gerencia; así como, podrá considerarse en los antecedentes para el ejercicio del control posterior que corresponda.
Entidad.- Las Entidades sujetas a control por la Contraloría General de la República y los Órganos de Control Institucional. Equipo técnico de veeduría.- Profesionales acreditados ante el Titular de la Entidad (o quien haga sus veces) en la que se efectuará la veeduría a la ejecución de los procesos de selección o a la ejecución contractual. Gestión pública.- Conjunto de acciones a cargo de las Entidades tendentes al logro de sus fines, objetivos y metas, enmarcados por las políticas gubernamentales correspondientes. "Informe Consolidado de Veedurías.- Documento que integra el contenido de los informes elaborados por las unidades orgánicas de la CGR o por el OCI bajo su ámbito, cuyo objetivo es presentar en forma consolidada los resultados de la labor de veeduría a los procesos de selección y de ejecución contractual.” (*) (*) Término incorporado por el Artículo Segundo de la Resolución de Contraloría Nº 119-2012-CG, publicada el 19 abril 2012. Informe de veeduría a la ejecución contractual.- Documento que contiene los logros y riesgos detectados como resultado de las visitas de veeduría en cada una de las etapas de la ejecución de los contratos y según el alcance previsto. En caso no se detectara hecho alguno, se dejará constancia en el Informe y se hará de conocimiento al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. Informe de veeduría a los procesos de selección.- Documento que contiene los logros y riesgos detectados como resultado de la veeduría al proceso de selección convocado y según el alcance previsto, incluyendo el Expediente Técnico de Contratación. En caso no se detectara hecho alguno, se dejará constancia en el Informe y se hará de conocimiento al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. Jefe de OCI.- El Titular del Órgano de Control Institucional. Ley.- La Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Logro.- Cumplimiento de las metas específicas o integrales, realizado con sujeción al marco legal aplicable, con probidad y transparencia, que revela la realización oportuna de cada etapa correspondiente a los procesos de selección o a la ejecución contractual, que son materia de veeduría por parte de la CGR o el OCI. OCI.- Órgano de Control Institucional equivalente al término Órgano de Auditoría Interna” que refiere la Ley. También comprende al Órgano de Control Sectorial, Regional y Local, según sea el caso. OSCE.- Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado. Población beneficiaria.- Aquella establecida en la zona de influencia de los proyectos. Programa de actividades.- Documento que detalla los antecedentes, procedimientos mínimos que deben aplicarse, los recursos y tiempos requeridos para efectuar la veeduría.
Reglamento.- Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº 459-2008-CG. Riesgo.- Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afecte el logro de sus objetivos. Servidor o funcionario público.- Personal que mantiene vínculo laboral, contractual o relación de cualquier naturaleza con alguna de las Entidades y que en virtud de ello ejerce funciones en éstas, independientemente de su régimen laboral. SNC.- Sistema Nacional de Control, constituido por el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Titular de la Entidad o quien haga sus veces.- Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad. Veedor.- Profesional acreditado ante el Titular de la Entidad (o quien haga sus veces) en la que se efectuará la veeduría a la ejecución del proceso de selección o a la ejecución contractual. Veeduría al proceso de selección.- Es la participación de un veedor o equipo técnico de veeduría en representación de la CGR o el OCI durante la realización de un proceso de selección, con la finalidad de observar su desarrollo, según el alcance previsto; así como, de ser el caso, detectar logros y riesgos que serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. Veeduría a la ejecución contractual.- Es la participación de un veedor o equipo técnico de veeduría en representación de la CGR o el OCI durante la ejecución del contrato, con la finalidad de observar su desarrollo, según el alcance previsto; así como, de ser el caso, detectar logros y riesgos que serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. VIII. DISPOSICIÓN TRANSITORIA En el Plan Anual de Control 2009, las actividades relacionadas con el Control Preventivo que no hayan sido previstas, se ejecutarán como actividades no programadas. IX. DISPOSICIONES FINALES 1.1 La CGR, en el marco del artículo 32 de la Ley y, considerando los lineamientos establecidos en la presente Directiva, dictará normas y disposiciones especializadas que aseguren el funcionamiento del proceso integral de control, en función de su carácter técnico y especializado. 1.2 La Gerencia de Contrataciones y Adquisiciones, conjuntamente con las Unidades Orgánicas de la Contraloría General de la República en sus respectivos ámbitos de competencia, son las encargadas de velar por el cumplimiento de la presente Directiva. 1.3 La Gerencia de Tecnologías y Sistema de Información se encargará del diseño del software que contenga la estructura de los Formatos de la presente Directiva.
1.4 La inobservancia de las disposiciones contempladas en la presente Directiva, dará lugar a las responsabilidades y sanciones de Ley. 1.5 Deróguense la Directiva Nº 001-2005-CG/OCI-GSNC - “Ejercicio del Control Preventivo por los Órganos de Control Institucional”, aprobada mediante la Resolución de Contraloría Nº 528-2005-CG de 13.Dic.2005, publicada el 15.Dic.2005, así como, los procedimientos para la ejecución de veedurías a procesos de selección por los órganos del Sistema Nacional de Control y la Guía Metodológica para el desarrollo de las veedurías a la ejecución de los contratos de adquisición de bienes, servicios y ejecución de obras y de concesión, aprobados mediante la Resolución de Contraloría General Nº 340-2006-CG de 16.Nov.2006, publicada el 20.Nov.2006, y demás normativa que se opongan a la presente Directiva.
NORMAS LEGALESEl Peruano
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al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, sobre los diversos aspectos de la gestión de la Entidad en los que adviertan riesgos que pudieran conllevar a errores, omisiones e incumplimientos. Dicha orientación se emitirá por escrito en términos puntuales que eviten interpretaciones erradas y señalando en forma expresa que se efectúa en el marco del Control Preventivo. El no ejercicio de la facultad para orientar de ofi cio, no supone la conformidad de los actos de gestión de la Entidad.
1.1.4 Promoción del cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la Entidad
El OCI y la CGR (cuando la Entidad no cuente con un OCI), promoverán que la Entidad formule y cumpla en los plazos previstos en su Agenda de Compromisos, sus obligaciones y la presentación de información ante los organismos competentes, para cuyo efecto, cuando se considere conveniente, emitirán comunicaciones al Titular de la Entidad o quien haga sus veces a fi n que adopte las medidas oportunas.
El ejercicio de esta modalidad del Control Preventivo, se efectúa sin perjuicio de la responsabilidad que compete a los funcionarios de velar por el cumplimiento de los compromisos de la Entidad.
1.2 Actividades que no constituyen Control Preventivo
1.2.1 Intervenir en la adopción de decisiones inherentes a la gestión de la Entidad.
1.2.2 Integrar equipos por disposición de la administración para:
a) Toma de inventarios de activos fi jos,
b) Incineración de documentos,
c) Baja de activos,
d) Recepción o entregas de bienes donados, u otros de naturaleza similar,
e) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la contabilidad y presupuesto que funcionalmente son de responsabilidad de los niveles competentes de la administración y,
f) Otras actividades que constituyan labores incompatibles con las funciones del OCI a que hace referencia el artículo 23º del Reglamento de los OCI.
1.3 Responsabilidad del Titular de la Entidad o quien haga sus veces, en el Control Preventivo
1.3.1 Para el desarrollo del Control Preventivo, el Titular de la Entidad o quien haga sus veces deberá disponer la asignación al OCI de los recursos humanos idóneos y logísticos necesarios, así como, la entrega oportuna de la información que permita el cabal desempeño de su función. En el caso que la Entidad no cuente con un OCI, el suministro de información será efectuado a la CGR según requerimiento específi co.
1.3.2 El Titular de la Entidad o quien haga sus veces tiene la responsabilidad de evaluar los hechos, puestos en su conocimiento por parte del órgano del SNC competente, respecto de los logros y riesgos reportados y; disponer las acciones que resulten necesarias, a fi n de asegurar una adecuada gestión, informando al OCI las medidas dispuestas.
2. Ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual
2.1 Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades
El “Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades” que se visualiza en el Gráfi co,implica el acompañamiento a través del SNC en la ejecución de los proyectos y actividades a cargo de las Entidades para cautelar su correcto desarrollo, identifi cándose hitos o momentos críticos, según la naturaleza de la operación, para efectuar las veedurías.
Las veedurías a la ejecución contractual se complementan con la obtención de información del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF – SP) y del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP); constituyendo el seguimiento de la aplicación fi nanciero - presupuestal y avance físico al proyecto o actividad.
El cumplimiento de los logros y riesgos detectados serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, para su adecuada administración y disposición de correctivos, de ser el caso.
GRÁFICO
Objetivos
Matrizde
Seguimiento
(t)
Hito (n)
Desviación
Desviación
Hito (1)
ESQUEMA CONCEPTUAL DE LA INTERVENCIÓN DEL SNC EN LASVEEDURÍAS A LOS PROYECTOS Y ACTIVIDADES
Momentos:
1. Acompañamiento según Matriz de Seguimiento (Proceso de Selección / Contrato).
2. Acompañamiento en la ejecución contractual, en dos frentes:
• Avance de la ejecución presupuestal a través de SIAF.
• Avance en la ejecución física, identifi cando hitos (calidad y plazos).
2.2 Criterios a considerar para el ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual
Atendiendo al principio del carácter selectivo del control gubernamental, los criterios que las Unidades Orgánicas de la CGR y el OCI deben considerar para determinar la realización de las veedurías a los procesos de selección y a la ejecución contractual, sin que sean limitativos, serán los siguientes:
NORMAS LEGALESEl PeruanoLima, viernes 21 de agosto de 2009 Pág. 401261
Jefe de OCI.- El Titular del Órgano de Control Institucional.
Ley.- La Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
Logro.- Cumplimiento de las metas específi cas o integrales, realizado con sujeción al marco legal aplicable, con probidad y transparencia, que revela la realización oportuna de cada etapa correspondiente a los procesos de selección o a la ejecución contractual, que son materia de veeduría por parte de la CGR o el OCI.
OCI.- Órgano de Control Institucional equivalente al término “Órgano de Auditoría Interna” que refiere la Ley. También comprende al Órgano de Control Sectorial, Regional y Local, según sea el caso.
OSCE.- Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.
Población benefi ciaria.- Aquella establecida en la zona de infl uencia de los proyectos.
Programa de actividades.- Documento que detalla los antecedentes, procedimientos mínimos que deben aplicarse, los recursos y tiempos requeridos para efectuar la veeduría.
Reglamento.- Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº 459-2008-CG.
Riesgo.- Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afecte el logro de sus objetivos.
Servidor o funcionario público.- Personal que mantiene vínculo laboral, contractual o relación de cualquier naturaleza con alguna de las Entidades y que en virtud de ello ejerce funciones en éstas, independientemente de su régimen laboral.
SNC.- Sistema Nacional de Control, constituido por el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada.
Titular de la Entidad o quien haga sus veces.- Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad.
Veedor.- Profesional acreditado ante el Titular de la Entidad (o quien haga sus veces) en la que se efectuará la veeduría a la ejecución del proceso de selección o a la ejecución contractual.
Veeduría al proceso de selección.- Es la participación de un veedor o equipo técnico de veeduría en representación de la CGR o el OCI durante la realización de un proceso de selección, con la finalidad de observar su desarrollo, según el alcance previsto; así como, de ser el caso, detectar logros y riesgos que serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces.
Veeduría a la ejecución contractual.- Es la participación de un veedor o equipo técnico de veeduría en representación de la CGR o el OCI durante la ejecución del contrato, con la fi nalidad de observar su desarrollo, según el alcance previsto; así como, de ser el caso, detectar logros y riesgos que serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces.
VIII. DISPOSICIÓN TRANSITORIA
En el Plan Anual de Control 2009, las actividades relacionadas con el Control Preventivo que no hayan
sido previstas, se ejecutarán como actividades no programadas.
IX. DISPOSICIONES FINALES
1.1 La CGR, en el marco del artículo 32º de la Ley y, considerando los lineamientos establecidos en la presente Directiva, dictará normas y disposiciones especializadas que aseguren el funcionamiento del proceso integral de control, en función de su carácter técnico y especializado.
1.2 La Gerencia de Contrataciones y Adquisiciones, conjuntamente con las Unidades Orgánicas de la Contraloría General de la República en sus respectivos ámbitos de competencia, son las encargadas de velar por el cumplimiento de la presente Directiva.
1.3 La Gerencia de Tecnologías y Sistema de Información se encargará del diseño del software que contenga la estructura de los Formatos de la presente Directiva.
1.4 La inobservancia de las disposiciones contempladas en la presente Directiva, dará lugar a las responsabilidades y sanciones de Ley.
1.5 Deróguense la Directiva Nº 001-2005-CG/OCI-GSNC – “Ejercicio del Control Preventivo por los Órganos de Control Institucional”, aprobada mediante la Resolución de Contraloría Nº 528-2005-CG de 13.Dic.2005, publicada el 15.Dic.2005, así como, los procedimientos para la ejecución de veedurías a procesos de selección por los órganos del Sistema Nacional de Control y la Guía Metodológica para el desarrollo de las veedurías a la ejecución de los contratos de adquisición de bienes, servicios y ejecución de obras y de concesión, aprobados mediante la Resolución de Contraloría General Nº 340-2006-CG de 16.Nov.2006, publicada el 20.Nov.2006, y demás normativa que se opongan a la presente Directiva.
FORMATOS
FORMATO Nº 01
MODELO DE OFICIO
ACREDITACIÓN DEL VEEDOR POR EL OCI
OFICIO Nº -200- (Siglas utilizadas por el OCI) Lugar y fecha,
SeñorNOMBRE Y APELLIDOSPresidente del Comité Especial(Señalar el tipo de proceso y su número)
Nombre de la entidadDirección de la entidad
CIUDAD.-
Ref. : Ley Nº 27785, artículo 8º segundo párrafo
Es grato dirigirme a usted para hacer de su conocimiento que en el marco de la normativa citada en la referencia, se ha considerado realizar la Veeduría al proceso de la (el) (señalar tipo y número del proceso de selección) convocada (o) para la (adquisicióno contratación, según corresponda) de (nombre del bien, servicio u obra), cuyo Comité Especial, bajo su presidencia, fue designado mediante (señalar el tipo y número de documento por el que se designa el Comité Especial).
NORMAS LEGALESEl Peruano
Lima, viernes 21 de agosto de 2009Pág. 401262
Esta actividad constituye una modalidad del control preventivo, que tiene como fi nalidad observar el desarrollo de dicho proceso de selección y, de ser el caso, comunicar al Titular de la Entidad respecto a los logros obtenidos, así como la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, la probidad o la no aplicación de la normativa pertinente; ello, sin interferir con la labor del Comité Especial, consecuentemente, tampoco se afectará el ejercicio del control posterior, facultad propia de los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control.
En ese sentido, se acredita al señor (nombre y apellidos del veedor), con Documento Nacional de Identidad Nº __________ (número de DNI) quien actuará en representación de este Órgano de Control Institucional, como veedor en el acotado proceso de selección, por lo que agradeceré brindarle las facilidades del caso que permitan el desempeño cabal de sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos previstos.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración.
Atentamente,
Jefe del Órgano de Control InstitucionalNombre de la Entidad
FORMATO Nº 02
MODELO DE INFORME
PARTICIPACIÓN DEL VEEDOR ACREDITADOPOR EL OCI EN LOS PROCESOS DE SELECCION
INFORME Nº -200 - (siglas de la entidad)
A : (Nombre y apellidos) Jefe del Órgano de Control Institucional Nombre de la entidad
Asunto : Informe de participación en calidad de veedor en el proceso de _________(Tipo de proceso y número) convocada (o) para la __________________ contratación de (nombre del bien, servicio u obra)
Ref. : Ofi cio Nº____ -200__ - (siglas utilizadas por el OCI)
Fecha :
I. ANTECEDENTE
Mediante el documento citado en la referencia, el Jefe del Órgano de Control Institucional de (nombre de la entidad),acreditó al suscrito en calidad de veedor del proceso de la (el) (señalar tipo de proceso y número) convocada (o) parala (adquisición o contratación - según corresponda) de“NOMBRE DEL BIEN, SERVICIO U OBRA”.
II. OBJETIVO
Es objetivo del presente informe dar cuenta al Jefe del Órgano de Control Institucional de (nombre de la entidad), respecto de la labor realizada por el suscrito como veedor en el proceso de la (el) (señalar tipo de proceso y número), cuya fi nalidad según lo establecido en la Directiva Nº (__________________), fue de observar el desarrollo de dicho proceso de selección, y de ser pertinente comunicar al Titular de la Entidad respecto a los logros obtenidos, así como, de la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, la probidad o la no aplicación de la normativa pertinente.
III. ALCANCE
La veeduría ha sido ejecutada de manera selectiva a algunas actividades comprendidas en las operaciones llevadas a cabo por la entidad, teniendo en cuenta el alcance defi nido previamente en la Etapa de Planeamiento y según la Matriz de Seguimiento de los Proyectos y/o Actividades que se muestra en el Formato Nº 05 – A.
IV. COMENTARIOS
3.1 En el proceso de selección sujeto a la veeduría, se han desarrollado las actividades siguientes: (considerar revisión de expediente de contratación, actas del Comité Especial, documentación del proceso de convocatoria, evaluación de propuestas y acta de otorgamiento de buena pro, entre otros).
3.2 Indicar si durante la veeduría realizada el Comité Especial y la administración de la Entidad se otorgaron o no las facilidades para el desarrollo del trabajo realizado.
3.3 Es importante señalar que durante la veeduría realizada, se pudo apreciar los logros obtenidos que se detallan a continuación: (precisar los aspectos).
3.4 Igualmente, durante la veeduría se apreciaron situaciones o hechos que a criterio del suscrito constituyen riesgos que eventualmente podrían afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento de la normativa correspondiente, los mismos que se exponen a continuación:
a) De las actividades previas a la convocatoria a.1 a.2
b) De las actividades de la convocatoria, consultas y observaciones a las bases
b.1 b.2
c) De las actividades de la recepción y evaluación de propuestas
c.1 c.2
d) De las actividades del otorgamiento de la buena pro o cancelación del proceso
d.1 d.2
La estructura del riesgo comprende el hecho materia de veeduría, la referencia estándar vinculada con el hecho y el potencial impacto negativo que afecta la consecución de los objetivos.
3.5 Se adjunta el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas - CREP y el Cuadro de Conformidad del Comité Especial – CCCE.
V. CONCLUSIONES.-
Como resultado de la veeduría efectuada al proceso en mención, se concluye que durante dicha labor (no) se han presentado limitaciones al trabajo que no permitió (explicar las actividades propias de los veedores que no fue posible realizar debido a las limitaciones presentadas, de ser el caso).
Asimismo, durante la veeduría se apreciaron los logros obtenidos así como situaciones que a juicio del suscrito constituyen riesgos que podrían afectar la transparencia, la probidad o el cumplimiento de la normativa correspondiente, los mismos que se detallan a continuación: (precisar los logros obtenidos y los riesgos).
VI. RECOMENDACIONES
Estando a las conclusiones arribadas, se recomienda:
5.1 Hacer de conocimiento al Titular de la Entidad, las situaciones apreciadas en el proceso de selección, los mismos que se revelan en el presente informe que constituyen aspectos de logros obtenidos, así como, los riesgos que podrían afectar la transparencia, la probidad o la no aplicación de la normativa pertinente.
5.2 Archivar la información recopilada durante el proceso de selección como antecedentes para el planeamiento del control posterior que considere realizar el OCI.
5.3 En el caso de la existencia de limitado apoyo a la labor del veedor sería conveniente comunicar al Titular de la Entidad, para evitar situaciones repetitivas.
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VEEDOR
FORMATO Nº 03
MODELO DE CUADRO RESUMEN DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS (CREP)
DATOS GENERALES DATOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN (1) RAZON SOCIAL DE LA ENTIDAD (4) CODIGO ASIGNADO POR CGR
(5) IDENTIFICACION DEL PROCESO GENERADA POR EL SEACE (2) APELLIDOS Y NOMBRES DEL VEEDOR DEL PROCESO (6) FECHA PUBLICACION DE CONVOCATORIA EN EL SEACE O DIARIO
(7) FECHA DE PUBLICACIÓN DE RESULTADOS EN EL SEACE O DIARIO(3) CARGO DEL VEEDOR EN LA ENTIDAD (8) RESUMEN DEL RESULTADO DEL PROCESO
(9) OBJETO DEL PROCESOINFORMACION DE ITEMS
Nº DE DESCRIPCION CANTIDAD UNIDAD MONEDA VALOR REFE- RUC RAZON SOCIAL PUNTAJE MONTO PUNTAJE PUNTAJE PUNTAJE CON CANTIDAD INDICADOR DEITEM DEL ITEM SOLICITADA MEDIDA RENCIAL DEL ITEM POSTOR DEL POSTOR TECNICO OFERTADO ECONOMICO TOTAL BONIFICACION ADJUDICADA ADJUDICACIÓN(10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22) (23) (24)
FORMATO Nº 04
MODELO DE CUADRO DE CONFORMACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL (CCCE)
DATOS GENERALES DATOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN (1) RAZON SOCIAL DE LA ENTIDAD (5) CODIGO ASIGNADO POR CGR
(6) IDENTIFICACION DEL PROCESO GENERADA POR EL SEACE(2) APELLIDOS Y NOMBRES DEL VEEDOR DEL PROCESO (7) FECHA PUBLICACION DE CONVOCATORIA EN EL SEACE O DIARIO
(8) FECHA DE ACTO DE OTORGAMIENTO DE BUENA PRO(3) CARGO DEL VEEDOR EN LA ENTIDAD (9) FECHA DE CONSENTIMIENTO O DECLARATORIA DESIERTO
(10) NUMERO Y FECHA DE RESOLUCION DE NOMBRAMIENTO DE COMITÉ (4) APELLIDOS Y NOMBRES DEL NOTARIO PUBLICO O JUEZ DE PAZ (11) RESUMEN DEL RESULTADO DEL PROCESO
(12) OBJETO DEL PROCESO INFORMACION DE INTEGRANTES DEL COMITÉ
Nº DE TIPO DE NUMERO DE APELLIDO APELLIDO NOMBRES CARGO EN UNIDAD ORGANICA INTERNO / PROFESION NUMERO NUMERO SEC DOC. IDENTIDAD DOC. IDENTIDAD PATERNO MATERNO COMITÉ EN LA QUE LABORA EXTERNO COLEGIATURA RUC(13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22) (23) (24)
NORMAS LEGALESEl Peruano
Lima, viernes 21 de agosto de 2009Pág. 401264
FORMATO Nº 05
PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS ADICIONALES PARA LA EJECUCIÓN DELAS VEEDURÍAS A LOS PROCESOS DE SELECCIÓN
Nº PROCEDIMIENTO COMENTARIO
1
Verifi car si el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones se encuentra registrado en el Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado - SEACE, y si contiene la adquisición o contratación del bien, servicio u obra, materia de la veeduría.
2Comprobar que el Expediente de Contratación se encuentre debidamente aprobado conforme a lo que disponga el Reglamento, si cuenta con la disponibilidad de recursos y su fuente de fi nanciamiento, así como las Bases debidamente aprobadas.
3Verifi car si las bases han sido elaboradas por el Comité Especial y si cuentan con la aprobación del Titular de la Entidad o de la Máxima Autoridad Administrativa.
4
Verifi car si los procesos de selección cuentan con la siguiente información:
1. Convocatoria.2. Registro de participantes.3. Formulación y absolución de consultas.4. Formulación y absolución de observaciones.5. Integración de las Bases.6. Presentación de propuestas.7. Califi cación y evaluación de propuestas.8. Otorgamiento de la Buena Pro.
5Verifi car si el Comité Especial absolvió las consultas y observaciones dentro del plazo previsto en el cronograma y si se publicó oportunamente en el SEACE.
6Supervisar que el Comité Especial haya cumplido oportunamente con integrar y publicar las bases en el SEACE
7Verifi car los puntajes asignados por el Comité Especial a todos los postores, según las actas de recepción y evaluación de propuestas.
8
Verifi car si en la fecha señalada en las Bases, el Comité Especial procedió a otorgar la Buena Pro a la propuesta ganadora, dando a conocer los resultados del proceso de selección a través de un cuadro comparativo, en el que se consignará el orden de prelación y el puntaje técnico, económico y total obtenidos por cada uno de los postores.
9
Comprobar si una vez consentido el otorgamiento de la Buena Pro, el Comité Especial remitió el Expediente de Contratación al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, con la fi nalidad de ejecutar los actos destinados a la formalización del contrato.
FORMATO Nº 05 - A
MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS/ACTIVIDADES - Proceso de Selección -
Sector: Departamento: Proyecto: Pliego: Provincia: Cogido SNIP: Entidad: Distrito: Código SIAF: U.E.: Localidad:
ITEM FACTORES CRITICOS DE ÉXITOHITOS INDICADOR
1 2 3 FORMULA DATOS VALOR
1 ECONÓMICO PRESUPUESTALValor Referencial % Valor Referencial
Estudio del Mercado
Disponibilidad Presupuestal % Monto contratadoPresupuesto asignado
2 AVANCE PLAZOS Cronograma del Proceso De %Hasta %
De %Hasta %
De %Hasta %
Plazo transcurridoPlazo de Convocatoria
3 CALIDAD ADMINISTRATIVOSConvocatoria SI SI / NOOtorgamiento de Buena Pro SI SI / NOSuscripción de Contrato SI SI / NO
Lugar Representante Entidad: VeedorFecha Nombre y Apellidos: Nombre y Apellidos:
DNI. DNI.Cargo CargoFirma Firma
NORMAS LEGALESEl PeruanoLima, viernes 21 de agosto de 2009 Pág. 401265
FORMATO Nº 06
MODELO DE OFICIO
ACREDITACIÓN DEL VEEDOR POR LA CGR
OFICIO Nº - 200 - ____ (siglas de Unidad Orgánica)
Lugar y fecha,
SeñorNOMBRE Y APELLIDOSNombre de la EntidadSIGLAS DE LA ENTIDADDirección (Av., jirón, calle, Mz. y Lote, Nº, Localidad y Distrito)NOMBRE DE PROVINCIA - DEPARTAMENTO.-
Ref. : Ley Nº 27785, artículo 8º segundo párrafo.
Es grato dirigirme a usted, con relación a la normativa de la referencia, a través de la cual se regula el ejercicio del Control Preventivo en la modalidad de Ejecución Contractual, adquisición de bienes, servicios y de concesión, a cargo de la Contraloría General de la República (CGR) y los Órganos de Control Institucional (OCI), cuya fi nalidad principal es contribuir a la mejora de la gestión de las Entidades sujetas a control.
Al respecto, teniendo en cuenta que la Entidad a su cargo realizó la convocatoria para la (precisar según el caso, la adquisición de bienes, contratación de servicios o la ejecución de obras),correspondiente a (precisar el nombre del bien, servicio u obra); se ha dispuesto efectuar la veeduría a dicho proceso, para cuyo efecto se acredita al señor (precisar el nombre y apellido del profesional veedor responsable), agradeciéndole se sirva disponer las facilidades del caso para el logro de los objetivos previstos.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi consideración.
Atentamente,
NOMBRES Y APELLIDOSCargo Titular UO
FORMATO Nº 07
MODELO
PROGRAMA DE ACTIVIDADES
I. ORIGEN
La presente veeduría a la Ejecución del Contrato de __________________ 1/, se efectúa teniendo en cuenta la disposición del ________________________ 2/ según el ____________ 3/ en el marco de lo establecido en la _______________ 4/
II. OBJETIVO Y FINALIDAD
Contribuir al mejoramiento de las Entidades en sus sistemas de gestión y de control interno, con la fi nalidad de detectar hechos respecto a los logros obtenidos, así como, de la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, la probidad o la no aplicación de la normativa pertinente; haciendo de conocimiento al Titular de la Entidad para que disponga los correctivos necesarios, de ser el caso.
III. ALCANCE
La veeduría será ejecutada de manera selectiva a algunas actividades comprendidas en las operaciones llevadas a cabo por la entidad, teniendo en cuenta el alcance defi nido previamente en la Etapa de Planeamiento y según la Matriz de Seguimiento de los Proyectos y/o Actividades que se muestra en el Formato Nº 05 – A.
IV. BASE LEGAL
Constitución Política del Perú 1993, artículo 82º.
Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y modifi catorias.
Ley Nº 27815 – Ley del Código de Ética de la Función Pública y sus modifi catorias, así como, su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM.
Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
Resolución de Contraloría General Nº 430-2008-CG – Directiva Nº 010-2008-CG “Normas Para la Conducta y Desempeño del Personal de la Contraloría General de la República y de los Órganos de Control Institucional”.
Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG - Aprueban Normas de Control Interno.
Resolución de Contraloría Nº 077-99-CG - Código de Ética del Auditor Gubernamental.
Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG – Aprueban las Normas de Auditoría Gubernamental, y normas modifi catorias.
Resolución de Contralora Nº 195-88-CG – Ejecución de las Obras Públicas por Administración Directa.
V. EQUIPO DE TRABAJO
El equipo de trabajo, según la naturaleza y/o complejidad del _____________________5/, materia del objeto contractual, estará conformado por los profesionales siguientes:
APELLIDOS Y NOMBRES CONDICIÓN ESPECIALIDAD
VI. PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos del equipo de trabajo corresponderán a aquellos previstos en la Directiva citada precedentemente, cuya aplicación se efectuará por etapas según las visitas que se estimen necesarias.
.VII. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD / DÍAS HÁBILES
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
1
2
3
4
5
1/ Precisar el nombre del objeto contractual.
2/ Cargo del Gerente de línea de la CGR o Jefe del OCI.
3/ Citar el Nº y fecha de documento autoritativo.
4/ Precisar fecha de documento resolutivo.
5/ Indicar el nombre del bien, servicio u obra.
NORMAS LEGALESEl Peruano
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FORMATO Nº 07 - A
MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS/ACTIVIDADES- Ejecución Contractual -
Sector: Departamento: Proyecto: Pliego: Provincia: Cogido SNIP:Entidad: Distrito: Codigo SIAF:UnidadEjecutora: Localidad:
ITEM FACTORES CRITICOS DE ÉXITOHITOS INDICADOR
1 2 3 n.. FORMULA DATOS VALOR
1 Económico PresupuestoContrato Mínimo % Mínimo % Mínimo % Mínimo % Monto girado
PIMAdicionales Mínimo % Mínimo % Mínimo % Mínimo %
2 AvanceFísico
Expediente Técnico Mínimo % Mínimo % Mínimo % Mínimo % Monto valorizado aprobadoMonto del contrato originalContrato Principal Mínimo % Mínimo % Mínimo % Mínimo %
Adicionales Mínimo % Mínimo % Mínimo % Mínimo % Monto valorizado aprobadoMonto presupuesto adicional
PlazosExpediente Técnico Mínimo % Mínimo % Mínimo % Mínimo % Plazo transcurrido
Plazo vigenteContrato Principal Mínimo % Mínimo % Mínimo % Mínimo %
3 Calidad
Garantías Fianzas Vigente Vigente Vigente Vigente Vigente / No vigente
Control de calidadEstructura o Elemento 1 Cumple Cumple Cumple Cumple Resultado de pruebas de control de calidad de estructuras o
elementos principales(efectuados en el periodo anterior a la veeduría)
Estructura o Elemento 2 Cumple Cumple Cumple CumpleEstructura o Elemento 3 Cumple Cumple Cumple Cumple
Lugar Representante Entidad: VeedorFecha Nombre y Apellidos: Nombre y Apellidos:
D.N.I. D.N.I.Cargo CargoFirma Firma
FORMATO Nº 08
MODELO
FICHA DE VERIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO
Verifi car que el Expediente Técnico cuente con la información siguiente (Marcar con un aspa)
Nº COMPONENTES DEL EXPEDIENTE TECNICO SI NO COMENTARIO1 Bases Integradas de la Licitación2 Memoria Descriptiva3 Planos a nivel de ejecución de obra4 Especifi caciones Técnicas5 Planilla de Metrados6 Análisis de Precios Unitarios7 Presupuesto referencial8 Estudio de Suelos9 Otros Estudios
10 Fórmulas polinómicas11 Pro forma de contrato12 Absolución de Consultas13 Presupuesto ofertado14 Análisis de precios unitarios ofertados15 Análisis de gastos generales16 Calendario de Adquisición de Materiales17 Calendario de Avance de Obra Valorizado18 Relación de equipo y maquinaria
Nº PROCEDIMIENTOS SI NO COMENTARIO19 Verifi car que el Expediente Técnico haya sido aprobado mediante Resolución suscrita por el Titular de la Entidad
y que se encuentre visado y sellado por los funcionarios y responsables de la misma.20 Expediente técnico cuenta con los informes de estudios de campo (Topografía, Mecánica de Suelos, etc.).21 Proyectista ha verifi cado la libre disponibilidad del terreno o de las servidumbres de paso; y que la documentación
probatoria se adjunte a la Memoria Descriptiva del Proyecto Defi nitivo.22 Concordancia de Expediente Técnico entre sus componentes.23 Partidas de mayor relevancia tienen concordancia y razonabilidad con lo señalado en especifi caciones del
expediente técnico, así como, las características de los materiales utilizados corresponde a lo requerido.24 Especifi caciones técnicas corresponden en su contenido a las normas y prácticas de ingeniería.25 Especifi caciones técnicas de cada partida cuenta con: descripción, alcances, procedimientos constructivos,
calidad de materiales, forma de pago, pruebas y ensayos de laboratorio para el control de calidad.
____________________________Profesional:Reg. CIP Nº ...............
NORMAS LEGALESEl PeruanoLima, viernes 21 de agosto de 2009 Pág. 401267
FORMATO Nº 09MODELO
FICHA DE INSPECCIÓN FÍSICA A OBRA
1. Información General de Obra
Fecha de visita :
Nº de visita :
Generalidades del Proyecto :
1.1 Tipo ejecución presupuestaria :
1.2 Tipo de Obra :
1.3 Nombre de la Obra :
1.4 Contrato Nº :
1.5 Ubicación de la Obra :
- Departamento :
- Provincia :
- Distrito :
- Localización :
1.6 Presupuesto base :
1.7 Presupuesto contratado :
1.8 Contratista :
1.9 Residente de Obra :
1.10 Inspector / Supervisor :
2. Verifi cación
2.1 Documentación técnica (Marcar con un aspa) Si No
- La obra tiene expediente técnico.
- La obra tiene acta de entrega de terreno.
- La obra tiene cuaderno de obra legalizado y suscrito con ocurrencias actualizadas.
- La obra tiene calendario de avance de obra.
2.2 Ubicación del Proyecto (Marcar con un aspa) Si No
- La obra se localiza en el lugar establecido en el plano de ubicación.
- El área / ambiente en donde se construyó la obra es sufi ciente y adecuado.
2.3 Avance de obra
- Fecha de inicio real de obra
- Fecha de término programado de obra
- Ampliación de plazo programado
- Número de días de atraso
- Fecha real de término de obra
- Causas de atraso
- % Avance físico programado de obra
- % Avance físico real de obra
2.4 Ejecución de Obra
Principales partidas de obras y verifi cación de su cumplimiento con relación a las especifi caciones técnicas del expediente técnico.
-
-
-
-
-
2.5 Pruebas de control de calidad en obra
- Material
- Características del material
- Tipo de prueba
- Valor de expediente técnico
- Expediente técnico
- Valor de visita
2.6 Verifi cación de la existencia de los principales materiales en almacén de obra, mediante chequeo de kárdex
Material Ingreso Fecha Saldo Fecha
2.7 Verifi cación de la utilización de los Equipos y Maquinarias en la Obra. Equipos y maquinarias Marca Potencia Característica
Equipos y maquinarias Marca Potencia Característica
NORMAS LEGALESEl Peruano
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3. Pronunciamiento del Veedor (Marcar con un aspa) Si No
El pronunciamiento del veedor de obras debe referirse específi camente a los aspectos siguientes:
- Cumplimiento de metas dentro de los plazos programados.
- Obras adicionales y ampliaciones de plazo aprobados.
- Existencia de equipos y maquinarias en la obra según expediente técnico.
______________________Profesional:Reg. CIP Nº ...............
FORMATO Nº 09 A
MODELO
FICHA DE INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA OBRA
1. Información General de Obra
Fecha de visita :
Nº de visita :
Generalidades del Proyecto :
1.1 Modalidad de ejecución :
1.2 Tipo de Obra :
1.3 Nombre de la Obra :
1.4 Ubicación de la Obra :
- Departamento :
- Provincia :
- Distrito :
- Localización :
1.5 Presupuesto base :
1.6 Presupuesto contratado :
1.7 Contratista :
1.8 Residente de Obra :
1.9 Inspector / Supervisor :
2. Verifi cación
2.1 Documentación fi nanciera (Marcar con un aspa) Si No
- Entrega de adelanto en efectivo
- Entrega de adelanto para materiales
- Garantías en custodia
- Calendario de adquisición de materiales
- Valorizaciones con sustento técnico
2.2 Avance fi nanciero S/. Importe
- Presupuesto Base
- Presupuesto Contratado
- Factor de Relación
- Monto Bruto Valorizado
- Monto Amortizado
- Monto Pagado
- % Avance Financiero
- Garantía
- Adelanto en efectivo
- Adelanto para materiales
- Valorización Nº 01
- Valorización Nº 02
- Valorización Nº 03
- Valorización Nº 04
2.3 Obras Adicionales S/. Importe
- Adicional Nº
- Monto
- Porcentaje %
3. Pronunciamiento del Veedor (Marcar con un aspa) Si No
El pronunciamiento del Veedor de Obras debe referirse específi camente a las siguientes interrogantes:
- Valorizaciones con sustento técnico
- Existencia de obras adicionales
- Razonabilidad entre avance físico y ejecución fi nanciera
______________________Profesional:Reg. CIP Nº ...............
NORMAS LEGALESEl PeruanoLima, viernes 21 de agosto de 2009 Pág. 401269
FORMATO Nº 10
MODELO
INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
FORMATO Nº 11
MODELO
INFORME DE VEEDURÍA A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
________________________ 1/
I. ORIGEN
El presente informe se efectúa teniendo en cuenta la disposición del____________ ________________________2/ según el _______________________3/ en el marco de lo previsto en la Directiva Nº ______________________4/,aprobada mediante la Resolución de Contraloría Nº __________________________________________5/.
II. OBJETIVO
Presentar el resultado de la veeduría a la ejecución del contrato ______________ ______________________________________________________________________6/, estimando que constituye la Etapa ______ 7/ de la citada labor; lo cual posibilitará comunicar al Titular de la Entidad acerca de los logros obtenidos, así como de los riesgos detectados, con la fi nalidad de contribuir con el mejoramiento de los sistemas administrativos, de gestión y de control interno.
III. ALCANCE
La veeduría ha sido ejecutada de manera selectiva a algunas actividades comprendidas en las operaciones llevadas a cabo por la entidad, teniendo en cuenta el alcance defi nido previamente en la Etapa de Planeamiento y según la Matriz de Seguimiento de los Proyectos y/o Actividades que se muestra en el Formato Nº 07 – A.
IV. EQUIPO DE TRABAJO
El equipo de trabajo estuvo conformado por los profesionales siguientes:
APELLIDOS Y NOMBRES ESPECIALIDAD CONDICIÓN
V. ASPECTOS RELEVANTES Y ESTADO SITUACIONAL
Según el Cronograma de Actividades, la veeduría se efectuó en el período: ___________ _____________8/, teniendo en cuenta aspectos críticos del contrato previamente defi nidos, para cuyo efecto se realizaron contrastaciones entre las obligaciones contractuales y su correspondiente cumplimiento, cuyo resultado se muestra a continuación:
Logros obtenidos
4.1 ____________________________________________4.2 ____________________________________________4.3 ____________________________________________4.4 ____________________________________________
Riesgos
4.5 ____________________________________________4.6 ____________________________________________4.7 ____________________________________________4.8 ____________________________________________
La estructura del riesgo comprende el hecho materia de veeduría, la referencia estándar vinculada con el hecho y el potencial impacto negativo que afecta la consecución de los objetivos.
VI. RECOMENDACIONES
De la veeduría efectuada a la ejecución contractual, se formulan las recomendaciones siguientes:
5.1 ____________________________________________5.2 ____________________________________________5.3 ____________________________________________5.4 ____________________________________________5.5 ____________________________________________
1/ Precisar el nombre del objeto contractual
2/ Cargo del Gerente de línea de la CGR o Jefe del OCI
3/ Citar el documento autoritativo
4/ Citar documento resolutivo
5/ Citar fecha de documento resolutivo
6/ Considerar el Nº de Contrato y Resolución del mismo
7/ Referir el Nº de Etapa de Veeduría
8/ Exponer según el rango siguiente: dd/mm/aa
NORMAS LEGALESEl Peruano
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FORMATO Nº 12
MODELO
FICHA DE VEEDURÍA DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL DE BIENES
Nº CONCEPTO (marcar con un aspa) SI NO COMENTARIO
1 Los bienes reúnen características técnicas previstas en el contrato.
2 Calidad de los bienes acorde a características técnicas.
3 Cantidad de bienes según lo establecido en el contrato.
4 Los bienes fueron ingresados según el plazo establecido en el contrato.
5 Los bienes adquiridos satisfacen las necesidades del usuario.
______________________Profesional:Reg. .... Nº ...............
FORMATO Nº 13
MODELO
FICHA DE VEEDURÍA DE EJECUCIÓNCONTRACTUAL DE SERVICIOS
Nº CONCEPTO (marcar con un aspa) SI NO COMENTARIO
1 El servicio brindado reúne las condiciones previstas en el contrato.
2 La calidad del servicio ha sido debidamente verifi cada.
3 El servicio brindado satisfi zo la necesidad de la unidad usuaria.
4 El servicio de efectuó dentro del plazo establecido.
5 El pago del servicio corresponde a lo previsto en el contrato.
______________________Profesional:Reg. .... Nº ...............
FORMATO Nº 14
MODELO DE OFICIO
COMUNICACIÓN DE RIESGOS DETECTADOS POR EL VEEDOR ACREDITADO POR EL OCI DURANTE LA VEEDURÍA AL PROCESO DE SELECCIÓN O EJECUCION CONTRACTUAL
OFICIO Nº -200 -OCI/ (Siglas de la entidad) Lugar y fecha,SeñorNombre del TitularCargoNombre de la entidadDirección de la entidadCiudad.-
Ref. : a) Directiva Nº, ____________________aprobada con la Resolución de Contraloría Nº____________________de _________(fecha)
b) Ofi cio Nº -200 -CG/ (siglas de la U.O. de la CGR), de ______ (fecha)
(Ofi cio de acreditación del veedor)
Es grato dirigirme a usted para expresarle que, en el marco del dispositivo citado en la referencia a) se realizó la veeduría al proceso de la (el) (señalar tipo y número del proceso de selección o ejecución contractual) convocada (o) para la (adquisición o contratación, según corresponda) de (nombredel bien, servicio u obra), habiendo acreditado el veedor ante su despacho mediante el documento de la referencia b).
Al respecto, es oportuno comunicar a su Despacho respecto a los logros obtenidos, así como, de la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, la probidad o la no aplicación de la normativa pertinente; los cuales se exponen a continuación:
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En tal sentido, conforme lo establece el artículo 7º de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, corresponde a su Despacho fomentar y supervisar el funcionamiento y confi abilidad del control interno, que comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verifi cación posterior realizadas con la fi nalidad que las operaciones a cargo de la Institución se efectúen correcta y efi cientemente; contexto en el cual, se le recomienda valorar los hechos comentados y de considerarlo conveniente disponer las acciones que estime pertinente, en aras del integral cumplimiento de las metas previstas.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración.
Atentamente,
Nombres y ApellidosJefe del OCI
Nombre de la Entidad
FORMATO Nº 15
MODELO DE OFICIO
COMUNICACIÓN DE RIESGOS DETECTADOS POR EL VEEDOR ACREDITADO POR LA CGR DURANTE LA
VEEDURÍA A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
OFICIO Nº -200 -CG/ (siglas de la U.O. de la CGR) Lugar y fecha,SeñorNombre del TitularCargo del Titular
Nombre de la entidadDirección de la entidadCiudad.
Ref. : a) Directiva Nº, ____________________aprobada con la Resolución de Contraloría Nº____________________de _________(fecha)
b) Ofi cio Nº -200 -CG/ (siglas de la U.O. de la CGR), de ______ (fecha)
(Ofi cio de acreditación del veedor)
Tengo el agrado de dirigirme a usted para expresarle que, en el marco del dispositivo citado en la referencia a), se realizó la veeduría a la ejecución del contrato del proyecto _______________________________________________________________________________________________________________________________________________ habiendo acreditado el veedor correspondiente mediante el documento de la referencia b).
Al respecto, es oportuno comunicar a su Despacho respecto a los logros obtenidos, así como, de la existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, la probidad o la no aplicación de la normativa pertinente; los cuales se exponen a continuación:
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En tal sentido, conforme lo establece el artículo 7º, cuarto párrafo de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, corresponde a su despacho fomentar y supervisar el funcionamiento y confi abilidad del control interno, que comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verifi cación posterior realizadas con la fi nalidad que las operaciones a cargo de la institución se efectúen correcta y efi cientemente; contexto en el cual, nos permitimos recomendarle valorar los hechos comentados y si considera conveniente, disponer las acciones que estime pertinente, en aras del integral cumplimiento de las metas previstas.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial consideración.
Atentamente,
Nombres y ApellidosTitular Unidad Orgánica
DIRECTIVA Nº 002-2010-CG/OEA - CONTROL PREVIO EXTERNO DE LAS PRESTACIONES ADICIONALES DE OBRA ANEXO - RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 196-2010-CG (*) La Resolución de Contraloría N° 196-2010-CG se publicó el 23 julio 2010
DIRECTIVA Nº 002-2010-CG/OEA CONTROL PREVIO EXTERNO DE LAS PRESTACIONES ADICIONALES DE OBRA
I. OBJETIVO Normar la potestad de control previo externo que corresponde a la Contraloría General de la República (en adelante CGR), contemplada en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, la Ley de Contrataciones del Estado y la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, sobre autorización previa de las prestaciones adicionales de obra previsto en la normativa de la materia, estableciendo las actuaciones, criterios de evaluación, información básica, recurso administrativo y demás aspectos de procedimiento que corresponden. II. FINALIDAD
Contar con normas y criterios que permitan dotar de celeridad, eficacia y transparencia al procedimiento de autorización previa de las prestaciones adicionales de obra.
Orientar a las entidades ejecutoras de obras respecto del procedimiento establecido para obtener la autorización previa de las prestaciones adicionales de obra por la CGR.
Orientar a los órganos del Sistema Nacional de Control a fin de lograr un mejor desempeño en el ejercicio del control gubernamental que lleven a cabo conforme a su competencia.
III. ALCANCE La presente directiva comprende a:
Las entidades ejecutoras de obras que aprueban prestaciones adicionales de obras por contrata, que requieren la autorización previa de la CGR según lo previsto en la normativa de la materia; cualquiera sea su fuente de financiamiento.
Las unidades orgánicas de la CGR que intervienen en la autorización previa de prestaciones adicionales de obra.
La presente directiva es de aplicación a las prestaciones adicionales de obra resultantes de convenios o contratos internacionales u otros similares, en lo que corresponda. No se encuentran comprendidos en los alcances de la presente directiva, los terceros que hayan contratado con el Estado, por cuanto no son sujetos del control a cargo del Sistema de Nacional de Control. IV. BASE LEGAL
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de República - Ley Nº 27785, normas conexas y complementarias.
Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo Nº 1017.
Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de Contrataciones del Estado - Decreto Supremo Nº 184-2008-EF.
Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública - Ley Nº 27293 y sus modificatorias.
Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública - Decreto Supremo Nº 102-2007-EF.
Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública - Directiva Nº 001-2009-EF/68.01, aprobada por Resolución Directoral Nº 002-2009-EF/68.01
Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley Nº 27444.
Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto - Ley Nº 28411.
Ley del Silencio Administrativo - Ley Nº 29060 y su modificatoria aprobada por el Decreto Legislativo Nº 1029.
Ley de Control Interno de las Entidades del Estado - Ley Nº 28716.
Ley del ejercicio de las profesiones de ingeniería y arquitectura - Ley Nº 16053 y sus complementarias.
V. DISPOSICIONES GENERALES 1. Aspectos conceptuales Para los fines del control gubernamental, se considera los siguientes aspectos conceptuales: a) Prestación adicional de obra.- prestación no considerada en el expediente técnico, ni
en el contrato, cuya realización resulta indispensable y/o necesaria para dar cumplimiento a la meta prevista de la obra principal.
Entiéndase que dicha prestación corresponde a obras complementarias y/o mayores metrados, necesarios para alcanzar la finalidad del contrato. Las obras complementarias y/o mayores metrados que no cumplan las condiciones antes citadas, necesariamente deberán ser materia de nuevos contratos, cumpliéndose para ello con los requisitos y procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado, leyes presupuestales y demás normas complementarias; incurriendo en responsabilidad quien disponga o autorice su ejecución de otro modo. b) Prestación adicional de obra con carácter de emergencia.- prestación adicional que
comprende obras cuya no ejecución puede afectar el ambiente o poner en peligro a la población, los trabajadores o a la integridad de la misma obra, que demanda una actuación inmediata.
La prestación adicional de obra con carácter de emergencia, debe incluir sólo la ejecución de obras necesarias y urgentes para mitigar la emergencia; el resto de trabajos que se requieran, deben ser calificados como prestación adicional de obra o ser materia de nuevo contrato, según corresponda. c) Presupuesto adicional de obra.- valoración económica de la prestación adicional de
una obra. d) Presupuesto deductivo de obra.- valoración económica de las obras que estando
consideradas en el alcance del contrato, no se requiere de su ejecución, constituyendo reducciones y/o supresiones en el costo de la obra.
e) Presupuestos deductivos vinculados.- presupuestos deductivos derivados de las
sustituciones de obra directamente relacionadas con las prestaciones adicionales de obra, siempre que ambas respondan a la finalidad del contrato original.
f) Contrato original.- contrato suscrito como consecuencia del otorgamiento de la buena pro en las condiciones establecidas en las bases y la oferta ganadora.
El contrato está conformado por el documento que lo contiene, las bases integradas, expediente técnico y la oferta ganadora, así como los documentos derivados del proceso de selección que establezcan obligaciones para las partes y que hayan sido expresamente señalados en el contrato. 2. Competencia para autorización de prestaciones adicionales a cargo de la CGR 2.1 La CGR ejerce control previo externo a las prestaciones adicionales de obra aprobadas por la entidad, cuya incidencia acumulada supere el 15 % y no sea mayor del 50 % del monto del contrato original, emitiendo pronunciamiento motivado previo a su ejecución y pago. La autorización previa de la CGR, faculta a la entidad a reconocer el presupuesto de la prestación adicional de obra, conforme a los términos del pronunciamiento emitido dentro del plazo legal. 2.2 En caso de prestaciones adicionales de obra con carácter de emergencia, la autorización de la CGR se emitirá previa al pago. 2.3 La GCR no autorizará prestaciones adicionales de obra cuya incidencia acumulada supere el 15% del monto del contrato original que estén ejecutadas o pagadas, salvo que sean calificadas como prestaciones adicionales de obra con carácter de emergencia, en cuyo caso la autorización se emitirá siempre previo al pago; sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan y del control posterior a cargo del Sistema Nacional de Control. 2.4 En un contrato de obra, la incidencia acumulada de las prestaciones adicionales de obra no debe superar el 50% del monto del contrato original. En caso supere dicho porcentaje, se procederá a la resolución del contrato, debiéndose convocar a un nuevo proceso de selección para la contratación del saldo de obra por ejecutar, sin perjuicio de las responsabilidades que pudieran corresponder al proyectista; conforme lo establece la ley de la materia. 3. Formulación del presupuesto adicional de obra Los presupuestos adicionales de obra deberán formularse independientemente de los presupuestos deductivos y presupuestos deductivos vinculados que apruebe la entidad para la misma ejecución de obra. La valoración económica, se realiza según el sistema de contratación: * Contratos de obra bajo el sistema de precios unitarios.- Los presupuestos adicionales de obra serán formulados con los precios unitarios del contrato y/o precios pactados y los gastos generales fijos y variables propios del adicional para lo cual deberá realizarse el análisis correspondiente teniendo como base o referencia los análisis de los gastos generales del presupuesto original contratado. Asimismo, debe incluirse la utilidad del
presupuesto ofertado y el Impuesto General a las Ventas correspondiente. * Contratos de obra bajo el sistema a suma alzada.- Los presupuestos adicionales de obra serán formulados con los precios del presupuesto referencial ajustados por el factor de relación y/o los precios pactados, con los gastos generales fijos y variables del valor referencial multiplicado por el factor de relación. Asimismo, debe incluirse la utilidad del valor referencial multiplicado por el factor de relación y el Impuesto General a las Ventas correspondiente. * Contratos de obra bajo el esquema mixto de suma alzada y precios unitarios.- Los presupuestos adicionales de obra serán formulados en forma independiente, acorde al sistema de contratación de cada uno de los componentes. 4. Forma de cálculo de la incidencia acumulada del presupuesto adicional de obra respecto al contrato original Para calcular el porcentaje de incidencia acumulada de un presupuesto adicional de obra respecto al monto del contrato original, se sumarán algebraicamente los montos de todos los presupuestos adicionales de obra y presupuestos deductivos vinculados; dicho resultado será dividido entre el monto del contrato original y multiplicado por 100, de acuerdo a la siguiente fórmula: i=n i=n
PA + PDV i% = i=1 i=1 x 100
MC I% = Porcentaje de incidencia acumulada de un presupuesto adicional, respecto del contrato original. PA = Presupuestos adicionales de obra: incluye los presupuestos adicionales de obra aprobados previamente, incluso aquellos con carácter de emergencia, y el presupuesto adicional en trámite. PDV = Presupuestos deductivos vinculados: incluye los presupuestos deductivos vinculados aprobados previamente y el que se encuentra en trámite, de ser el caso. MC = Monto del contrato original. 5. Causales de procedencia de prestaciones adicionales de obra Las prestaciones adicionales de obra se originan sólo en los casos derivados de: a) Situaciones imprevisibles posteriores a la suscripción del contrato. b) Deficiencias en el expediente técnico de la obra. 6. Control interno a cargo de la entidad Corresponde a las entidades ejecutoras de obra, de acuerdo a los artículos 6 y 7 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República - Ley Nº 27785, las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior con la
finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente, tales como los recursos públicos destinados al pago de los presupuestos adicionales de obra, independientemente de su monto y necesidad de autorización previa y expresa de la CGR. Para tal fin, considerará, en lo aplicable, los criterios establecidos en la Ley de Control Interno de las Entidades del Estado - Ley Nº 28716 y la presente directiva. 7. Control posterior a cargo del Sistema Nacional de Control 7.1 En la ejecución de obras en las que se generan prestaciones adicionales, el control posterior se orienta a evaluar la gestión, captación y uso de los recursos públicos en los aspectos administrativo, técnico y financiero. 7.2 En relación a los pagos que se efectúen derivados del presupuesto adicional de obra, se verificará si la entidad, como responsable del control interno institucional, consideró los alcances de la autorización emitida en su oportunidad por la CGR, antes de efectuar la liquidación del contrato correspondiente. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 8. Tramitación de prestaciones adicionales de obra bajo competencia de la CGR 8.1 La tramitación de una prestación adicional de obra cuyo porcentaje de incidencia acumulado supere el 15% del monto del contrato original debe realizarse con anticipación a su ejecución, considerando, además de los plazos previstos en el artículo 207 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, el plazo legal con el que cuenta la CGR para emitir su autorización. Para tal efecto, la solicitud deberá ser presentada a la CGR a más tardar el quinto día hábil siguiente a la fecha de emisión de la resolución aprobatoria por parte de la entidad. El trámite considera la anotación en el cuaderno de obra del contratista, inspector o supervisor; la presentación del presupuesto adicional de obra por el contratista; la formulación del informe favorable por el inspector o supervisor; la emisión de la resolución aprobatoria por la entidad, la presentación de la solicitud de autorización a la CGR; así como, la emisión de la resolución de autorización por la CGR, debiendo iniciarse en un plazo que cautele que el procedimiento de autorización de la prestación adicional no genere mayores costos a la obra. 8.2 En caso de prestaciones adicionales de obra con carácter de emergencia, la entidad deberá informar sobre los mismos a la CGR en el plazo de dos (2) días hábiles computados a partir de la comunicación del inspector o supervisor respecto a la necesidad de los referidos trabajos. La CGR en estos casos podrá disponer las verificaciones correspondientes. El plazo para solicitar la autorización previa al pago de prestaciones adicionales de obra con carácter de emergencia a la CGR es de cinco (05) días hábiles computados a partir de la fecha que la entidad emitió la resolución correspondiente. 9. Calidad de la información La información remitida por la entidad deberá ser suficiente y competente para sustentar el pedido formulado, presumiéndose la veracidad de la misma, sin perjuicio de la verificación posterior.
La referida información deberá ser precisa y congruente, especialmente en: el cálculo de los metrados, el cálculo de los precios unitarios, la definición del alcance de los trabajos y los planos y gráficos. 10. Requerimientos previos a la solicitud de autorización de prestaciones adicionales de obra 10.1 La presentación de la solicitud de autorización la CGR, es posterior a la emisión de la resolución del titular de la entidad o del acuerdo de directorio en el caso de empresas, que aprueba la prestación adicional de obra. 10.2 Para la presentación de la solicitud de autorización de la prestación adicional de obra ante la CGR, la entidad deberá contar con la certificación de crédito presupuestario asignado para cubrir el monto que demande el pago solicitado, según lo estipulado en la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley de Contrataciones del Estado y demás normas complementarias. 10.3 La información y documentación sustentatoria debe acreditar que los trabajos incluidos en la prestación adicional resultan indispensables para alcanzar la finalidad del contrato original y están acorde a las causales establecidas en el numeral 5 de la presente Directiva. 11. De la documentación adjunta a la solicitud de autorización previa de prestaciones adicionales de obra Para considerar que la solicitud de autorización previa de prestaciones adicionales de obra cuenta con la documentación completa, deberá acompañarse la siguiente documentación: 11.1 Prestación adicional de obra que no cuenta con presupuestos deductivos vinculantes a) Resolución aprobatoria de la prestación adicional de obra, emitida por el titular de la
entidad o por acuerdo de directorio en el caso de empresas, en la que se consigne la causa que dio lugar al mismo y las partidas presupuestales genéricas y específicas a las cuales se afectará el gasto de las valorizaciones que resulten del presupuesto adicional.
b) Informe o documento oficial de certificación de crédito presupuestario asignado para el pago del presupuesto adicional de obra solicitado, el cual deberá contener al menos, el informe de crédito presupuestario correspondiente al ejercicio fiscal en ejecución emitido por la oficina de presupuesto o la que haga sus veces, la resolución de aprobación y anexos del presupuesto de la entidad en la cual se muestre el presupuesto aprobado para la obra; reporte del marco inicial de gastos y modificaciones en nuevos soles del módulo SIAF de la obra; reporte comparativo de ejecución de gasto y del marco en nuevos soles del módulo SIAF de la obra, el cuadro que muestre los montos pagados y pendientes del contrato de la obra, indicando las fechas de su ejecución, o documentos equivalentes a la naturaleza de la entidad.
c) Informe legal emitido por la asesoría legal de la entidad que contenga el análisis y pronunciamiento sobre la causal generadora de la prestación adicional de obra, así como a los sistemas de contratación y modalidades de ejecución contractual previstos en la Ley de Contrataciones del Estado y normas complementarias.
d) Informe técnico emitido por el inspector o supervisor de obra, según sea el caso, y el funcionario competente de la Entidad a cargo de la gestión del contrato de obra, que sustente cada una de las partidas o ítems que conforman el presupuesto adicional, en
lo que respecta a: origen, descripción de los trabajos, justificación y sustento técnico, y cuadro comparativo que precise las condiciones contractuales y las presentadas en la ejecución de la obra.
e) Expediente del proceso de contratación que contenga cuando menos las bases integradas del proceso de contratación; las consultas, la absolución de consultas, las aclaraciones, las observaciones y otros documentos que representen condiciones para la formulación de la oferta de los participantes en el proceso de selección; expediente técnico (memoria descriptiva, especificaciones técnicas, estudio de suelos, geológicos o de impacto ambiental, que incluyan: resultados, interpretación, conclusiones y recomendaciones o soluciones, planos de ejecución de obra, presupuesto de obra, metrados, análisis de precios unitarios, fórmulas de reajuste de precios, cronograma de ejecución de obra).
f) Copia del contrato de ejecución de obra, que incluya anexos y addendas, según sea el caso.
g) Presupuesto de obra contratado; cuadro desagregado de los porcentajes de gastos generales fijos y variables ofertados, de ser el caso; análisis de precios unitarios que sustenta el monto del contrato y cronograma de ejecución de obra contractual.
h) Presupuesto adicional de obra detallado, elaborado acorde al sistema de contratación (precios unitarios, suma alzada o esquema mixto).
i) Desagregado de los rubros que componen los gastos generales fijos y variables del presupuesto adicional de obra.
j) Acta de acuerdo de precios de las partidas nuevas, adjuntando: análisis de precios unitarios; rendimientos (mano de obra y maquinarias), cuadrilla de mano de obra y cotizaciones de insumos nuevos (mínimo 3).
k) Copia de los folios del cuaderno de obra, donde se evidencie el origen, necesidad y ocurrencias de los trabajos que generó la prestación adicional.
l) Especificaciones técnicas de las partidas nuevas. m) Planos de ejecución de obra y croquis de trabajos solicitados. n) Planillas de metrados de los trabajos solicitados, referenciadas a los planos, sin
considerar deductivos. Los cálculos de metrados (área, volumen, etc.) deben efectuarse preferentemente empleando el software especializado (Autocad, Excel, etc.) que permita verificar los metrados solicitados, para tal efecto se debe remitir los archivos informáticos correspondientes. o) Programa de ejecución de obra valorizado y actualizado por partidas que incluya todas
las variaciones contractuales (adicionales y deductivos). p) Fórmula de reajuste de precios del presupuesto adicional de obra en trámite. q) Opinión favorable del proyectista sobre las modificaciones de su proyecto. r) Declaratoria de viabilidad del proyecto de inversión pública, y verificación de la
viabilidad del PIP emitidas por el órgano competente conforme el Sistema Nacional de Inversión Pública ó documento emitido por el órgano resolutivo respecto de la decisión adoptada de continuación o no del PIP; la información deberá incluir el Código SNIP del PIP, el análisis del incremento del monto de inversión -incluido el presupuesto adicional en trámite- según corresponda.
Dicha documentación debe acompañarse de los medios informáticos que contengan la información que sustenta la prestación adicional y su correspondiente presupuesto adicional; la referida información deberá presentarse con el detalle suficiente que permita su verificación.
11.2 Prestación adicional de obra que considera presupuestos deductivos vinculantes En el caso de una prestación adicional que considera presupuestos deductivos vinculados a éste, además de lo requerido en el numeral precedente, deberá acompañarse los siguientes documentos: a) Resolución aprobatoria del (de los) presupuesto(s) deductivo(s) respectivo(s). b) Presupuesto(s) deductivo(s) correspondiente(s), detallado con sus respectivas planillas
de metrados. c) Copia de los folios del cuaderno de obra donde se evidencie el origen y ocurrencia de
las obras sustituidas, materia del(de los) presupuesto(s) deductivo(s). d) Informe técnico emitido por el inspector o supervisor de obra, según sea el caso, y el
funcionario competente de la entidad incidiendo en la sustentación del origen de cada una de las partidas o ítems que conforman el(los) presupuesto(s) deductivo(s).
11.3 Prestación adicional de obra vinculada a otras prestaciones adicionales que no requirieron la autorización de la CGR En caso que la prestación adicional en trámite dé lugar a la ejecución de partidas vinculadas con otras prestaciones adicionales anteriores, aprobadas y pagadas por la entidad por no exceder el 15% del monto del contrato original estipulado en la normativa de la materia, se requiere además: a) Resolución aprobatoria de la ejecución de la(s) prestación (es) adicional(es)
respectiva(s). b) Presupuesto adicional respectivo. c) Documentos sustentatorios correspondientes. 11.4 Prestación adicional de obra con carácter de emergencia Además, de lo requerido en el numeral 11.1 de la presente directiva, deberá acompañarse necesariamente por los siguientes documentos: a) Comunicación escrita emitida por el funcionario competente de la entidad a cargo de la
gestión del contrato de obra, a fin que el inspector o supervisor pueda autorizar la ejecución de la prestación adicional con carácter de emergencia.
b) Comunicación del inspector o supervisor al contratista, autorizando la ejecución de la prestación adicional.
c) Informe técnico emitido por el inspector o supervisor de obra, según sea el caso, y el funcionario competente de la entidad a cargo de la gestión del contrato de obra, que sustente la naturaleza de la prestación adicional de obra con carácter de emergencia.
d) Informe emitido por la entidad donde se establezca los resultados de la verificación efectuada, a la ejecución de la prestación adicional con carácter de emergencia.
e) Comunicación a la CGR informando de la prestación adicional de obra con carácter de emergencia, a que se refiere el numeral 8.2 de la presente directiva.
No es aplicable para el trámite de autorización de presupuestos adicionales con carácter de emergencia, lo dispuesto en los literales q) y r) del numeral 11.1 de la presente directiva; sin perjuicio de las evaluaciones posteriores correspondientes. 11.5 Formalidades para la presentación de la documentación a) La referida información deberá contar con índice detallado por ítem (señalando número
de folios), de tal forma que permita su inmediata ubicación. b) El íntegro de la documentación adjunta a la solicitud de autorización previa de la
prestación adicional de obra, será presentada en copia autenticada por fedatario o certificada por el secretario general en su defecto.
12. De la presentación y recepción de la solicitud de autorización previa de prestaciones adicionales de obra 12.1 La solicitud de autorización previa de prestaciones adicionales de obra será presentada por un representante de la entidad ante la Gerencia de Gestión Documentaria de la sede central de la CGR o de cualquiera de las Oficinas Regionales de Control; adjuntando a la misma el anexo n 01 y formatos ns 01 y 02 debidamente llenados, los cuales forman parte de la presente directiva. 12.2 En caso se evidencie que la solicitud no cuenta con la documentación correspondiente o que la misma presenta defectos u omisiones formales, no adecuándose a lo previsto en el numeral 11 de la presente directiva, la Gerencia de Gestión Documentaria de la CGR o de cualquiera de las Oficinas Regionales de Control, sin perjuicio de la recepción, realizará las observaciones pertinentes, bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las alegaciones respectivas, requiriéndole a la entidad la subsanación de los mismos. Mientras esté pendiente la subsanación, no procede el cómputo de plazos para que opere el silencio administrativo positivo. La entidad tiene un plazo de 02 días hábiles para subsanar las observaciones, caso contrario la solicitud será considerada como no presentada y devuelta a la entidad con todos sus anexos; sin perjuicio del derecho del solicitante para reiniciar el procedimiento. 13. Plazo de la CGR para emitir pronunciamiento sobre la solicitud de autorización previa de prestaciones adicionales de obra 13.1 La CGR contará con el plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud, sin las observaciones establecidas en el numeral 12.2, conforme a lo previsto en la Ley de Contrataciones del Estado, para emitir pronunciamiento motivado sobre la solicitud de autorización previa de prestaciones adicionales de obra formulados. A dicho plazo deberá adicionarse el término de la distancia. 13.2 Dentro de dicho plazo podrá requerirse y recibir de los funcionarios de la entidad solicitante aclaraciones sobre la información presentada, sin que ello interrumpa el plazo para emitir pronunciamiento. 14. Plazo de la CGR para requerir documentación complementaria 14.1 Cuando la unidad orgánica competente, al evaluar la solicitud presentada encuentre que la documentación remitida resulta técnicamente incompleta siendo necesaria documentación adicional, la CGR en una sola oportunidad y a más tardar al quinto día hábil contados a partir del día siguiente de la recepción de la misma, más el término de la distancia, requerirá a la entidad la remisión de la información que resulte necesaria para su pronunciamiento. Dicha información deberá ser presentada conforme se establece en el numeral 12 de la presente directiva. 14.2 El requerimiento de documentación complementaria, interrumpirá el plazo para emitir
el pronunciamiento a que se refiere el numeral 13, el cual se reiniciará a partir del día siguiente de presentación completa de la documentación solicitada o del vencimiento del plazo establecido en el numeral 15.1 cuando la entidad no cumpla con remitir la información complementaria. 15. Plazo de la Entidad para presentar documentación complementaria 15.1 La entidad cuenta con cinco (5) días hábiles para cumplir con el requerimiento de la CGR de presentar documentación complementaria, contados a partir del día siguiente de la recepción de la comunicación, la cual deberá ser presentada bajo las mismas formalidades previstas en el numeral 11.5 de la presente directiva. Al plazo establecido se agregará el término de la distancia. 15.2 Transcurrido el plazo establecido anteriormente, sin que la entidad cumpla con presentar la documentación complementaria requerida, la solicitud de autorización de prestaciones adicionales de obra continuará el trámite con la información disponible, entendiéndose que la entidad no cuenta con la información complementaria solicitada. 16. Aplicación del silencio administrativo positivo En caso que la CGR no emita pronunciamiento sobre la solicitud de autorización previa de prestaciones adicionales de obra, en el plazo señalado en el numeral 13 de la presente directiva, operará el silencio administrativo positivo. En consecuencia, la entidad considerará aprobada la solicitud a partir del vencimiento del plazo otorgado a la CGR para emitir su pronunciamiento, entendiendo autorizada la ejecución y/o el pago, según corresponda, de las prestaciones adicionales de obra solicitada. Lo señalado, no enerva la facultad de la CGR de realizar el control posterior de los documentos, declaraciones e información presentados por la entidad. 17. Documento de autorización previa de la prestación adicional de obra La autorización previa de la prestación adicional de obra a la entidad solicitante, se otorgará a través de resolución emitida por la instancia pertinente de la CGR, a la que se adjuntará el informe técnico correspondiente. De existir posibilidades técnicas, se transmitirán vía fax el oficio de remisión del pronunciamiento y la resolución correspondiente al titular de la entidad o directorio en caso de empresas. 18. Modificación contractual por autorización de prestación adicional de obra Consentida la resolución de autorización previa de la prestación adicional de obra, la entidad efectuará la modificación correspondiente al contrato, suscribiendo la respectiva cláusula adicional con el contratista, incluyendo la ampliación del monto de la garantía de fiel cumplimiento, cuya copia se remitirá obligatoriamente a la CGR dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de recepción de la autorización. 19. Comunicación de autorización previa de la prestación adicional de obra La CGR informará sobre la autorización previa emitida a la entidad, a su sector, a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General del Congreso de la República y al Ministerio de Economía y Finanzas. 20. Recurso Administrativo 20.1 Contra la resolución emitida por la CGR respecto a la solicitud de autorización previa de la prestación adicional de obra, la entidad puede interponer únicamente el recurso de
apelación. 20.2 El plazo para la interposición de dicho recurso es de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de la notificación de la resolución que resolvió la solicitud de autorización previa de la prestación adicional de obra, pudiendo la entidad presentar información adicional que permita ampliar y/o reforzar los fundamentos de su pretensión. 20.3 El recurso será resuelto por la CGR, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la interposición del mismo, agotándose con ello la vía administrativa; vencido dicho plazo sin emitirse pronunciamiento de la CGR operará el silencio administrativo negativo. 20.4 En lo no previsto, serán de aplicación supletoria las normas y principios de la Ley del Procedimiento Administrativo General - Ley Nº 27444, siempre que sean compatibles con las normas y principios que regulan el control gubernamental establecidos en la Constitución Política del Perú, la legislación de la materia y la normativa emitida por la CGR. 21. Inaplicabilidad del arbitraje La decisión de la entidad o de la CGR de aprobar o no la ejecución de prestaciones adicionales de obra, no podrá ser sometida a arbitraje. Tampoco podrán ser sometidas a arbitraje las controversias referidas a la ejecución de las prestaciones adicionales de obra que requieran aprobación previa de la CGR. 22. Responsabilidades El incumplimiento de lo establecido en la presente normativa dará lugar a las responsabilidades que corresponda en los casos siguientes: 22.1 Responsabilidad funcional por deficiencias en el expediente técnico de obra a) Las deficiencias en el expediente técnico de la obra, que originen mayores costos a las
obras derivan en responsabilidad administrativa, civil y/o penal, según el caso, para aquellos que hayan formulado y/o aprobado el expediente técnico contractual en tales condiciones.
b) En el caso de identificarse supuestos que conlleven responsabilidad administrativa, civil y/o penal, la Entidad iniciará las acciones administrativas o judiciales correspondientes contra los causantes del perjuicio económico y/o delito generado como consecuencia del presupuesto adicional aprobado por la entidad.
22.2 Responsabilidad por incumplimiento del trámite de autorización previa de prestaciones adicionales de obra a la CGR En caso de incumplimiento del trámite para la autorización previa de prestaciones adicionales de obra, previsto en el numeral 8 de la presente directiva, tanto el titular de la entidad como los funcionarios encargados de la gestión del contrato de obra, asumirán la responsabilidad administrativa, civil y/o penal que corresponda; sin perjuicio de dicho trámite de autorización. 22.3 Responsabilidad por la ejecución y pago de prestaciones adicionales de obra que requieren autorización previa de la CGR Si como resultado del ejercicio del control posterior se determina que el titular de la entidad y los funcionarios competentes de la misma, autorizaron la ejecución de las prestaciones adicionales de obra y/o el pago de los presupuestos adicionales de obra que requieren autorización previa de la CGR, sin contar con dicha autorización, asumirán
responsabilidad administrativa, civil y/o penal que corresponda. Asimismo, asumirán responsabilidad por el pago del presupuesto adicional de obra en los supuestos siguientes: a) Si realizan el pago pese a que el pronunciamiento de la CGR no autoriza la prestación
adicional de obra. b) Si realizan el pago de una cantidad mayor al presupuesto de la prestación adicional de
obra autorizado por la CGR. c) Si realizan el pago de una cantidad mayor al presupuesto de la prestación adicional de
obra solicitado a la CGR, cuando la Entidad se acoja al silencio administrativo positivo. 23. Interpretación de la presente norma La interpretación de la presente directiva corresponde a la CGR y será realizada a través de las unidades orgánicas que señale su norma de organización interna, correspondiendo su integración y difusión respectiva. VII. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA TRANSITORIA ÚNICA: Trámites en curso Las solicitudes de autorización previa de prestaciones adicionales de obra, presentadas hasta antes de la entrada en vigencia de la presente directiva se rigen por lo dispuesto en la Directiva Nº 01-2007-CG/OEA aprobada por Resolución de Contraloría Nº 369-2007-CG. VIII. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA FINAL ÚNICA: Prestaciones adicionales de obra iguales o menores al 15% del monto del contrato original Las entidades ejecutoras de obras, cuando aprueban y los órganos del Sistema Nacional de Control cuando realizan el control posterior de prestaciones adicionales de obra cuya incidencia acumulada sea igual o no supere el 15% del monto del contrato original, podrán utilizar los criterios técnicos, legales y presupuestarios contenidos en la presente directiva; para tal efecto la entidad presentará al Órgano de Control institucional (OCI) las resoluciones aprobatorias de la prestación adicional y del presupuesto deductivo, de ser el caso. El OCI programará y ejecutará la verificación selectiva de esta documentación, informando semestralmente a la CGR sobre los resultados de la misma. El referido informe contendrá la cantidad y descripción breve de todas las nuevas prestaciones adicionales de obras presentadas, especificando los casos verificados, los resultados de las verificaciones y las recomendaciones efectuadas en cada una de ellas. IX. DISPOSICIÓN COMPLEMENTARIA DEROGATORIA Se deja sin efecto la Directiva Nº.01-2007-CG/OEA “Autorización previa a la ejecución y al pago de Presupuestos Adicionales de Obra”, aprobada por la Resolución de Contraloría Nº 369-2007-CG.
ANEXO Nº 01
DECLARACIÓN JURADA
Yo, ………..(nombres y apellidos)………, en mi calidad de (cargo)…………............... de la entidad ………………….................................., declaro que la información sobre el presupuesto adicional de obra ............................................, que se alcanza a la Contraloría General de la República constituye la documentación necesaria exigible con la que dispone la entidad para sustentar adecuadamente la solicitud de autorización previa que se formula. Lugar y fecha FIRMA....................................................... NOMBRES y APELLIDOS....................................................... CARGO....................................................... Enlace Web: Formato Nº 1 y 2 - Control previo externo de las prestaciones adicionales de obra (PDF).
MODIFICAN LA DIRECTIVA Nº 002-2009-CG-CA .EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - CGR Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 119-2012-CG Lima, 17 de abril de 2012 Visto, la Hoja Informativa Nº 0017-2012-CG/COT de fecha 14 de marzo de 2012 del Departamento de Contrataciones de la Contraloría General de la República; y, CONSIDERANDO: Que, el artículo 14 de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, prevé que el ejercicio del control gubernamental por los órganos que integran el Sistema Nacional de Control, se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la República, la misma que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de las entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados para su ejecución, precisándose que la regulación debe permitir la evaluación de la gestión de las entidades y los resultados obtenidos por las mismas; Que, constituye una atribución del Sistema Nacional de Control prevista en el literal b) del artículo 15 de la referida Ley, formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno; Que, mediante la Resolución de Contraloría Nº 094-2009-CG, publicada en el Diario Oficial El Peruano el 21 de agosto de 2009, se aprobó la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”, con la finalidad de regular e impulsar la labor del Control Preventivo para contribuir con el correcto, transparente y probo ejercicio de la función pública en el uso de los recursos del Estado, y por tanto, con una adecuada gestión de las entidades sin interferir en su labor, en base a lo señalado en el segundo párrafo del artículo 8 de la Ley Nº 27785; Que, como resultado de la aplicación de la citada directiva se ha determinado la necesidad de complementarla y actualizarla, incorporando al Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, el registro de los riesgos detectados a los procesos de selección y ejecución contractual, así como, las acciones dispuestas por el titular de la entidad; lo que permitirá ejercer el seguimiento a la atención de los riesgos detectados en el ejercicio de la veeduría, contribuyendo con la función del control gubernamental, y a la mejora de la gestión pública; Que, en tal sentido, resulta necesario modificar la referida directiva que regula el Control Preventivo, incorporando lineamientos para el registro y seguimiento de la atención de los riesgos detectados, contribuyendo a la mejora de la gestión de las entidades y del Estado Peruano;
Que, las modificaciones propuestas a la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio de Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI” cuentan con la opinión favorable del Departamento de Regulación, contenida en el Memorando Nº 00029-2012-CG/REG de fecha 06 de marzo 2012; En uso de las atribuciones establecidas en el artículo 32 de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, y de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la citada Ley; SE RESUELVE: Artículo Primero.- Modificar el literal f) del numeral 2.3.1 y el literal a.8 del numeral 2.4.2, del acápite VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS de la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”, conforme al siguiente texto: - “2.3 Veedurías a los procesos de selección 2.3.1 (...) f) Como resultado de la veeduría al proceso de selección, el veedor acreditado elevará su Informe al Jefe de OCI o a la unidad orgánica de la CGR, según corresponda (Formato Nº 02). En dicho informe adjuntará el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP), el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) y el Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual, con la información correspondiente al registro de riesgos, de acuerdo a los Formatos Nos. 03, 04 y 16, respectivamente, cuyos datos serán ingresados a través del Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado.” - “2.4.2 Consideraciones a tener en cuenta en las veedurías a la ejecución contractual a) (...) a.8 Informe de veeduría en la etapa de ejecución contractual.- Como resultado de la veeduría a la ejecución contractual, el veedor acreditado elevará su Informe al Jefe de OCI o a la unidad orgánica de la CGR, según corresponda (Formato Nº 11), dentro de los dos (02) días hábiles de culminada su elaboración. En dicho informe adjuntará el Formato Nº 16 “Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual”, con la información correspondiente al registro de riesgos, cuyos datos serán ingresados a través del Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado.” Artículo Segundo.- Incorporar los numerales 2.5 y 3 del acápite VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS; así como, el término “Informe consolidado de veedurías” en el acápite VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS de la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”, conforme al siguiente texto:
- “2.5 Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual El veedor de la unidad orgánica de la CGR o del OCI, según sea el caso, registrará en el Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, los riesgos detectados, como resultado de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual, de conformidad con lo establecido en el literal f) del numeral 2.3.1 y literal a.8 del numeral 2.4.2, del acápite VI. Disposiciones Específicas de la presente directiva. El titular de la entidad, en función de la naturaleza de los riesgos detectados, adoptará con la inmediatez del caso, las acciones que resulten necesarias a fin de asegurar una adecuada administración de los riesgos identificados, informando a la unidad orgánica de la CGR o al OCI las medidas dispuestas, en un plazo de hasta quince (15) días hábiles, de recibida la comunicación. El veedor de la unidad orgánica de la CGR o del OCI, según sea el caso, en el plazo de dos (2) días hábiles siguientes, registrará las acciones dispuestas para la atención de los riesgos detectados en el Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, haciendo uso del Formato Nº 16 “Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual”, así como, efectuará mensualmente el seguimiento correspondiente. En el caso de veedurías realizadas en entidades que no cuenten con OCI, la unidad orgánica de la CGR que realizó la veeduría, se encargará de efectuar el seguimiento respectivo, según lo dispuesto en los párrafos precedentes. Las unidades orgánicas de la CGR y los OCI cautelaran el cumplimiento de la presente disposición.” - “3. Informe Consolidado de Veedurías Cada unidad orgánica de la Contraloría General, que realiza veedurías en los temas de su competencia, o el OCI bajo su ámbito de ser el caso, elaborará, además de los informes de veeduría a los procesos de selección y ejecución contractual (Formatos Nos 02 y 11), un informe semestral, que contenga los resultados de la labor de control preventivo, bajo la modalidad de veeduría. Los lineamientos para la elaboración, entrega e integración del informe, antes indicado, serán formulados por la Gerencia de Control Especializado o quien haga sus veces. Dicha unidad orgánica elaborará el Informe Consolidado de Veedurías.” - “VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS (..) Informe Consolidado de Veedurías.- Documento que integra el contenido de los informes elaborados por las unidades orgánicas de la CGR o por el OCI bajo su ámbito, cuyo objetivo es presentar en forma consolidada los resultados de la labor de veeduría a los procesos de selección y de ejecución contractual.” Artículo Tercero.- Dejar sin efecto el numeral 2.4.4 del acápite VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS de la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio del Control Preventivo por la
Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”. Artículo Cuarto.- Aprobar la versión actualizada de la Directiva Nº 002-2009-CG-CA “Ejercicio del Control Preventivo por la Contraloría General de la República - CGR y los Órganos de Control Institucional - OCI”, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 094-2009-CG, publicada en el Diario Oficial El Peruano el 21 de agosto de 2009, que en anexo forma parte de la presente Resolución. Artículo Quinto.- Los veedores deberán efectuar el registro de los riesgos y el seguimiento de las veedurías realizadas durante el año 2012, en el Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, en un plazo que no excederá los treinta (30) días calendario de publicada la presente Resolución. Artículo Sexto.- Encargar a la Escuela Nacional de Control para que en coordinación con la Gerencia de Control Especializado o con quien ésta designe, programen y lleven a cabo las acciones necesarias para la difusión institucional de las modificaciones aprobadas por la presente Resolución. Artículo Séptimo.- Encargar al Departamento de Tecnologías de la Información la publicación de la presente Resolución y su respectivo anexo en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe) y en el Portal de la Contraloría General de la República (www.contraloria.gob.pe). Artículo Octavo.- La presente resolución entrará en vigencia a partir del día siguiente hábil de su publicación en el Portal del Estado Peruano y en el Portal Web de la Contraloría General de la República. Regístrese, comuníquese y publíquese. FUAD KHOURY ZARZAR Contralor General de la República NOTA: Esta Directiva no ha sido publicada en el Diario Oficial "El Peruano", se descargó de la página web de la Contraloría General, con fecha 25 de abril de 2012. DIRECTIVA Nº 002-2009-CG-CA “EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - CGR Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI” ÍNDICE I. FINALIDAD II. OBJETIVO III. ALCANCE IV. BASE LEGAL V. DISPOSICIONES GENERALES
VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 1. Lineamientos para el ejercicio del Control Preventivo 1.1 Modalidades de control preventivo 1.2 Actividades que no constituyen control preventivo 1.3 Responsabilidad del Titular de la Entidad o quien haga sus veces, en el Control Preventivo 2. Ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual 2.1 Esquema conceptual de la intervención del SNC en las veedurías a los proyectos y actividades 2.2 Criterios a considerar para el ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual 2.3 Veedurías a los procesos de selección 2.4 Veedurías a la ejecución contractual 2.5 Registro y seguimiento a la atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual 3. Informe consolidado de veedurías VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS VIII. DISPOSICIONES FINALES IX. DISPOSICIÓN TRANSITORIA X. FORMATOS DIRECTIVA Nº 002-2009-CG-CA “EJERCICIO DEL CONTROL PREVENTIVO POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA - CGR Y LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL - OCI” 1. FINALIDAD Regular e impulsar la labor del Control Preventivo para contribuir con el correcto, transparente y probo ejercicio de la función pública en el uso de los recursos del Estado, y por tanto con una adecuada gestión de las Entidades sin interferir en su labor. II. OBJETIVO Establecer procedimientos orientados a ejercer el Control Preventivo por parte de la Contraloría General de la República (CGR) y los órganos de Control Institucional (OCI),
en el marco de lo previsto en la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, modificatoria y normas conexas. III. ALCANCE Las disposiciones de la presente Directiva son de aplicación a: 1.1 Las Unidades Orgánicas de la CGR, según su competencia y, a los OCI de las entidades en lo dispuesto en la presente Directiva, sean estas últimas de carácter sectorial, regional, local, institucional o se regulen por cualquier otro ordenamiento organizacional, de conformidad con el artículo 13, literal b) de la Ley Nº 27785. 1.2 Las entidades públicas sujetas al ámbito del SNC, dentro de los alcances del artículo 3, literales a), b), c), d), e), f) y g) de la Ley Nº 27785. IV. BASE LEGAL 1.1 Constitución Política del Perú, artículo 82. 1.2 Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y modificatorias. 1.3 Ley Nº 27815 - Ley del Código de Ética de la Función Pública y sus modificatorias, así como, su Reglamento aprobado por el Decreto Supremo Nº 033-2005-PCM. 1.4 Ley Nº 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado y modificatorias. 1.5 Ley de Contrataciones del Estado, aprobada por Decreto Legislativo Nº 1017. 1.6 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF y modificatorias. 1.7 Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 459-2008-CG, en adelante el Reglamento de los OCI 1.8 Directiva Nº 010-2008-CG - “Normas para la Conducta y Desempeño del Personal de la Contraloría General de la República y de los Órganos de Control Institucional”, aprobada por Resolución de Contraloría Nº 430-2008-CG 1.9 Código de Ética del Auditor Gubernamental, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 077-99-CG. 1.10 Resolución de Contralora Nº 195-88-CG - Ejecución de las Obras Públicas por Administración Directa. 1.11 Reglamento de Infracciones y Sanciones, aprobado por Resolución de Contraloría Nº 367-2003-CG y modificatorias. 1.12 Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG - Aprueban Normas de Control Interno. V. DISPOSICIONES GENERALES 1.1 La CGR es el Organismo Superior del SNC a cargo de supervisar los actos de las instituciones sujetas a control, entre otros, que involucra la facultad de desarrollar el control preventivo, determinando la oportunidad y modalidades en que éste se puede
ejecutar y desarrollar. En ese contexto, establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos para su ejercicio. 1.2 La CGR, en su calidad de Ente Técnico Rector del SNC, organiza y desarrolla el Control Gubernamental en forma desconcentrada, descentralizada y permanente, así como selectiva en el marco de la asignación de los recursos económicos, logísticos y humanos disponibles para el cumplimiento de sus funciones. 1.3 El Control Externo, es el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos que compete aplicar a la CGR u otro órgano del SNC, por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y los bienes del Estado, el cual, en concordancia con su rol de supervisión y vigilancia, puede ser preventivo o simultáneo. 1.4 El Control Preventivo se enmarca en la atribución del SNC de formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las Entidades en la toma de sus decisiones y en el manejo de sus recursos, así como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de control interno. 1.5 Mediante el Control Preventivo se acompaña a los funcionarios en los actos relacionados con el ejercicio de sus funciones. El Control Preventivo no interfiere en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la Entidad, ni limita el ejercicio del control posterior que corresponda. 1.6 El Control Preventivo se ejerce de oficio, por disposición de la CGR, normativa expresa o por requerimiento escrito del Titular de la Entidad o quien haga sus veces; realizándose bajo diversas modalidades antes y durante la ejecución de las operaciones o actividades a cargo de la Entidad. Para su adecuado cumplimiento son de aplicación los principios que regulan el Control Gubernamental. 1.7 En todos los casos en que la CGR y el OCI, ejerzan el Control Preventivo, deberán archivar copia de la documentación de los antecedentes respectivos, información que en el caso de la participación del OCI será accesible para la CGR en las acciones de supervisión o evaluación que ésta realice en el marco de lo dispuesto en el artículo 28 del Reglamento de los OCI. Asimismo, cuando constituya una obligación impuesta por la presente Directiva, se haya programado o recibido la disposición de realizar dicha labor y el OCI no la ejecutara, éste deberá informar de manera oportuna a la CGR, fundamentando las causas. VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 1. Lineamientos para el ejercicio del Control Preventivo 1.1 Modalidades de Control Preventivo 1.1.1 Veeduría a) Constituye una modalidad de Control Preventivo que implica la acción de presenciar el desarrollo de las operaciones o actividades a cargo de la Entidad, cumpliendo tres (03) finalidades principales: i) Alertar al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, de la
existencia de riesgos que pudieran afectar la transparencia, probidad o cumplimiento de objetivos y de la normativa correspondiente; ii) Disuadir intentos de actos de corrupción; iii) Recabar información que será utilizada para fines del control posterior, de ser el caso. La veeduría será ejecutada de manera selectiva a algunas actividades comprendidas en las operaciones llevadas a cabo por la entidad, teniendo en cuenta el alcance definido previamente en la Etapa de Planeamiento y según el Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades que se muestra en el numeral 2.1 del presente. En el ejercicio del control posterior, de ser el caso, serán consideradas aquellas actividades resultantes de las medidas adoptadas orientadas al cumplimiento de los objetivos estimados por la entidad, así como, las actividades que por razones de selectividad no fueron sujetas de control preventivo. b) El ejercicio de las veedurías según la participación de la CGR y el OCI, en los procesos o actos que realice la Entidad y que se especifica en la presente Directiva, se efectuarán de las formas siguientes: b.1 Directamente por la CGR.- Cuando la Unidad Orgánica de la CGR en función al Plan de Veedurías a los Proyectos y Actividades del Estado, es la responsable de efectuar y conducir la veeduría, acreditando para tal efecto a su representante o equipo técnico de veeduría utilizando principalmente su propia capacidad operativa. b.2 A través de los OCI.- Cuando el OCI de la Entidad que tiene a su cargo la ejecución del proyecto o actividad, es el responsable de efectuar y conducir la veeduría programada en su Plan Anual de Control, acreditando para tal efecto a su representante o equipo técnico de veeduría utilizando su propia capacidad operativa. b.3 En forma conjunta.- Cuando la Unidad Orgánica de la CGR es la responsable de efectuar y conducir la veeduría, acreditando para tal efecto a su representante o equipo técnico de veeduría utilizando su capacidad operativa y la del OCI correspondiente. c) Los procesos o actos mencionados en el literal b) son los siguientes: c.1 Los procesos de selección y ejecución de los contratos de adquisición de bienes, servicios y obras, así como de los procesos y contratos de concesión, a cargo de las Entidades del Estado, incluyendo los que se rigen por regímenes especiales. c.2 La toma de inventarios de activos fijos. c.3 Remate de activos. c.4 Baja de activos. c.5 Los actos de recepción de obras y bienes donados. c.6 Los actos de transferencia de activos a otras Entidades públicas o privadas. c.7 los actos de destrucción de documentos, valores u otros. c.8 Las transferencias de cargos de autoridades elegidas por voto popular. c.9 Actos de la Entidad en los que a criterio del Jefe del OCI o del Jefe de la Unidad Orgánica de la CGR, según corresponda, se considere necesaria su participación, como es el caso de reuniones de órganos colegiados, entre otros. c.10 Los que disponga la CGR. 1.1.2 Absolución de Consultas La CGR y el OCI absolverán las consultas que formule en forma escrita el Titular de la
Entidad o quien haga sus veces, referidas a la aplicación de la normativa en materia de control gubernamental; para cuyo efecto, se tendrá en cuenta las opiniones de la CGR en asuntos similares, de ser el caso. Si la consulta está relacionada con aspectos sujetos a la competencia de otros entes rectores u organismos especializados, se deberá comunicar al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, sobre cuál es el órgano competente para su atención correspondiente. La absolución de consultas no debe afectar el ejercicio del control posterior a cargo de la CGR y el OCI. 1.1.3 Orientación de oficio La CGR y el OCI, de oficio, con la finalidad de contribuir con la Entidad, podrán alertar al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, sobre los diversos aspectos de la gestión de la Entidad en los que adviertan riesgos que pudiera conllevar a errores, omisiones e incumplimientos. Dicha orientación se emitirá por escrito en términos puntuales que eviten interpretaciones erradas y señalando en forma expresa que se efectúa en el marco del Control Preventivo. El no ejercicio de la facultad para orientar de oficio, no supone la conformidad de los actos de gestión de la Entidad. 1.1.4 Promoción del cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la Entidad El OCI y la CGR (cuando la Entidad no cuente con un OCI), promoverán que la Entidad formule y cumpla en los plazos previstos en su Agenda de Compromisos, sus obligaciones y la presentación de información ante los organismos competentes, para cuyo efecto, cuando se considere conveniente, emitirán comunicaciones al Titular de la Entidad o quien haga sus veces a fin que adopte las medidas oportunas. El ejercicio de esta modalidad del Control Preventivo, se efectúa sin perjuicio de la responsabilidad que compete a los funcionarios de velar por el cumplimiento de los compromisos de la Entidad. 1.2 Actividades que no constituyen Control Preventivo 1.2.1 Intervenir en la adopción de decisiones inherentes a la gestión de la Entidad. 1.2.2 Integrar equipos por disposición de la administración para: a) Toma de inventarios de activos fijos, b) Incineración de documentos, c) Baja de activos, d) Recepción o entrega de bienes donados, u otros de naturaleza similar, e) Efectuar trabajos vinculados con el proceso de la contabilidad y presupuesto que
funcionalmente son de responsabilidad de los niveles competentes de la administración y,
f) Otras actividades que constituyan labores incompatibles con las funciones del OCI a que hace referencia el artículo 23 del Reglamento de los OCI.
1.3 Responsabilidad del Titular de la Entidad o quien haga sus veces, en el Control Preventivo 1.3.1 Para el desarrollo del Control Preventivo, el Titular de la Entidad o quien haga sus veces deberá disponer la asignación al OCI de los recursos humanos idóneos y logísticos necesarios, así como, la entrega oportuna de la información que permita el cabal desempeño de su función. En el caso que la Entidad no cuente con un OCI, el suministro de información será efectuado a la CGR según requerimiento específico.
1.3.2 El Titular de la Entidad o quien haga sus veces tiene la responsabilidad de evaluar los hechos, puestos en su conocimiento por parte del órgano del SNC competente, respecto de los logros y riesgos reportados y; disponer las acciones que resulten necesarias, a fin de asegurar una adecuada gestión, informando al OCI las medidas dispuestas. 2. Ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual 2.1 Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades El “Esquema Conceptual de la Intervención del SNC en las Veedurías a los Proyectos y Actividades” que se visualiza en el Gráfico, implica el acompañamiento a través del SNC en la ejecución de los proyectos y actividades a cargo de las Entidades para cautelar su correcto desarrollo, identificándose hitos o momentos críticos, según la naturaleza de la operación, para efectuar las veedurías. Las veedurías a la ejecución contractual se complementan con la obtención de información del Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF - SP) y del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP); constituyendo el seguimiento de la aplicación financiero - presupuestal y avance físico al proyecto o actividad. El cumplimiento de los logros y riesgos detectados serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, para su adecuada administración y disposición de correctivos, de ser el caso. Momentos: 1. Acompañamiento según Matriz de Seguimiento (Proceso de Selección / Contrato). 2. Acompañamiento en la ejecución contractual, en dos frentes: * Avance de ejecución presupuestal a través de SIAF. * Avance en la ejecución física, identificando hitos (calidad y plazos). 2.2 Criterios a considerar para el ejercicio de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual Atendiendo al principio del carácter selectivo del control gubernamental, los criterios que las Unidades Orgánicas de la CGR y el OCI deben considerar para determinar la realización de las veedurías a los procesos de selección y a la ejecución contractual, sin que sean limitativos, serán los siguientes: 2.2.1 Materialidad, según el importe total convocado o contratado: Considerando aquellos vinculados con: (i) licitaciones públicas o concursos de precios; (ii) exoneraciones a procesos de selección; y, (iii) procesos de selección declarados desiertos. 2.2.2 Naturaleza del objeto convocado o contratado: Considerar los procesos de selección o contratos relacionados con: (i) la ejecución de obras públicas; (ii) la adquisición o contratación de bienes o servicios que resulten necesarios para cumplir con las finalidades estratégicas de la Entidad. 2.2.3 El nivel de riesgo de la operación: Considerar los procesos de selección o
contratos que: (i) hayan merecido denuncias de presuntas irregularidades; (ii) tengan riesgos comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces, como resultado de la veeduría al proceso de selección con impacto en la ejecución contractual. 2.2.4 Capacidad operativa de la Unidad Orgánica responsable de efectuar la veeduría: Considerar su capacidad operativa prevista para realizar los procesos de control preventivo y de la reserva para procesos de control no programados. Sólo en casos debidamente justificados podría afectarse los recursos previstos para el cumplimiento de los procesos de control posterior establecidos en su Plan Anual de Control. 2.3 Veedurías a los procesos de selección 2.3.1 Las veedurías que se efectúen a los procesos de selección para la adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y ejecución de obras, deberán tomar en consideración lo siguiente: a) El Titular de la Entidad o quien haga sus veces dispondrá que se proporcione oportunamente la información del inicio de los procesos, del expediente de contratación que contiene la documentación sustentatoria; sin perjuicio que disponga las facilidades que se requieran para tal efecto. b) Cuando la Entidad no cuente con OCI, la CGR podrá designar al profesional que en representación del SNC ejerza las funciones de veedor (Formato Nº 01). Asimismo, en aquellos casos en que existiendo OCI, la CGR considere conveniente su participación como veedor, deberá informar oportunamente al OCI para que se inhiba de participar en la veeduría al proceso de selección. c) El Jefe de OCI, luego de considerar los criterios previstos en el numeral 2.1 de la presente Directiva, acreditará a través de un oficio (Formato Nº 01) al veedor ante el comité especial u órgano encargado, en los actos de recepción y evaluación de propuestas, así como de otorgamiento de la buena pro de las licitaciones públicas, concursos públicos y adjudicaciones directas públicas y en general en los procesos con actos públicos, así como en los procesos derivados de exoneraciones, que realice la Entidad. En las adjudicaciones directas selectivas y de menor cuantía, dicha acreditación es facultativa del Jefe de OCI. d) En la veeduría al proceso de selección, se verificará el cumplimiento del cronograma de la convocatoria, la determinación de los puntajes de todos los postores y la consiguiente buena pro, tomando conocimiento de las actas de recepción y evaluación de propuestas; para cuyo efecto, el comité especial o el órgano encargado de llevar a cabo el proceso de selección, deberá proporcionar al veedor en forma inmediata la información necesaria para la formulación de su informe. En caso de incumplimiento, tal situación se hará de conocimiento del Titular de la Entidad o quien haga sus veces. Al término de su participación, el veedor debajo de su firma, en los documentos del proceso de selección, procederá a utilizar el sello cuyo modelo se presenta a continuación:
La visación y suscripción del presente documento, como veedor, no es señal de conformidad ni adelanto de opinión ni prejuzgamiento, por lo que no afecta el control posterior a cargo del S.N.C.
Ancho : 6 cm. Alto : 1.8 cm. Tipo de letra : Arial Narrow Nº 8 f)(*)NOTA SPIJ Como resultado de la veeduría al proceso de selección, el veedor acreditado elevará su Informe al Jefe de OCI o a la unidad orgánica de la CGR, según corresponda (Formato Nº 02). En dicho informe adjuntará el Cuadro Resumen de Evaluación de Propuestas (CREP), el Cuadro de Conformación del Comité Especial (CCCE) y el Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual, con la información correspondiente al registro de riesgos, de acuerdo a los Formatos Nos. 03, 04 y 16, respectivamente, cuyos datos serán ingresados a través del Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado. g)(*)NOTA SPIJ El OCI o el veedor designado por la CGR, según corresponda, remitirá a la respectiva Unidad Orgánica de la CGR, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al consentimiento del otorgamiento de la buena pro o a la declaración de desierto o de cancelado o nulo total o parcialmente el proceso de selección, la información correspondiente a los formatos referidos en el literal f), mediante el registro de dicha información en el sistema electrónico implementado para tal efecto por la CGR, denominado “Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado”, en la forma indicada en el Instructivo que forma parte de dicho sistema. Para tal efecto, los veedores designados por el OCI o la CGR accederán al “Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado” a través del enlace establecido en el Portal de la CGR (www.contraloria.gob.pe), utilizando el mismo código de usuario y la misma clave de acceso empleados para ingresar al Sistema de Control Gubernamental (ex SAGU). h)(*)NOTA SPIJ La remisión y recepción de la información a través del citado sistema no afecta el ejercicio del control posterior por el SNC y no implica que la CGR emita conformidad respecto a la evaluación de propuestas o a la conformación del comité especial; debiendo las entidades continuar con la publicación y el desarrollo normal de los procesos de selección en el marco de la normativa legal aplicable en materia de contrataciones. 2.3.2 Al término de su labor, el veedor emitirá un informe sobre su participación y el desarrollo del acto, revelando los logros y riesgos advertidos; el mismo que una vez aprobado por la Unidad Orgánica o el Jefe del OCI, según corresponda, será remitido por estos últimos al Titular de la Entidad o quien haga sus veces.
2.3.3 En los casos de veedurías relativas a los procesos de selección para la adquisición de bienes, contratación de servicios, consultoría y ejecución de obras, de conformidad con lo establecido en el último párrafo del artículo 43 de la Ley, modificada por la Ley Nº 28396, se remitirá para los fines de su competencia al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) las presuntas infracciones contra la normatividad legal en el desarrollo de los procesos cometidos por los postores, cautelando que no se afecte el principio de reserva del Control Gubernamental. 2.3.4 Los procedimientos específicos adicionales para la ejecución de veedurías a los procesos de selección se muestran en el Formato Nº 05, así como el Formato Nº 05 - A “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Procesos de Selección”. 2.4 Veedurías a la ejecución contractual 2.4.1 Etapas de las veedurías a la ejecución contractual Las veedurías a la ejecución de los contratos de adquisición de bienes, servicios y de la ejecución de obras, así como, de los contratos de concesión, se desarrollan en el marco del Control Preventivo, cuyos resultados se presentan en Informes de Veedurías elaborados por el Veedor o equipo técnico de veeduría, que permitan su pronta y adecuada elevación ante las instancias competentes; considerando las etapas siguientes: Etapa de Planificación - Identificación del contrato sujeto de veeduría. - Definición de la unidad orgánica responsable de efectuar la veeduría. - Designación del equipo técnico de veeduría o veedor. - Programa de actividades de la veeduría. Etapa de Ejecución - Acreditación del equipo técnico de veeduría o veedor. - Ejecución de la veeduría (visita de inspección física). Etapa de Informe - Elaboración del informe de veeduría. El seguimiento de lo reportado por la veeduría se efectuará conforme al procedimiento que establezca la CGR para tal efecto. 2.4.2 Consideraciones a tener en cuenta en las veedurías a la ejecución contractual a) Contratos de ejecución de obra a.1 El veedor.- En estos casos el equipo técnico de veeduría o veedor determinará la necesidad de realizar la veeduría y será acreditado por la Unidad Orgánica responsable. (Formato Nº 06). Según el Formato Nº 07, el veedor o jefe del equipo técnico de veeduría deberá formular el programa de actividades, cuya estructura será: i) Origen, ii) Objetivo, iii) Base legal, iv) Equipo de trabajo, v) Procedimientos por etapas, vi) Cronograma de actividades con indicación de los miembros a cargo del desarrollo de cada una de ellas, vii) “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual” (Formato Nº 07-A).
El veedor o el equipo técnico de veeduría estará conformado por profesionales con cualidades y competencias acorde con el tipo, naturaleza y complejidad de la obra. De preferencia, serán profesional(es) especialista(s) con la suficiente experiencia en el tipo de obra y en la etapa de la ejecución contractual sujeta de veeduría a.2 Para la elaboración y utilización de la “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual”, se tendrá en cuenta los aspectos siguientes: - En la etapa de planificación, el veedor reunirá la documentación vinculada con los
proyectos y actividades que serán materia de veedurías; en ese sentido elaborará la “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual”, la misma que contiene la información mínima necesaria a nivel de indicadores de gestión en los rubros: Avance Presupuestal y Financiero, Avance Físico y Calidad.
- Dicha documentación será obtenida del “Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF - SP)” a través del acceso vía Web habilitado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) y del “Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP)”, así como, del portal de cada una de las Entidades a cargo de los proyectos y actividades; complementado la misma, con la información obtenida en la primera visita a la Entidad.
- La “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual” será validada y suscrita por el funcionario acreditado de la Entidad, constituyendo un acto de compromiso y sujeto a posterior verificación en las siguientes visitas de veedurías.
- Los datos contenidos en la “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual” corresponderán a la naturaleza del proyecto y actividad.
a.3 Fuentes de información.- Para fines de la formulación del programa de actividades, como para la ejecución de la veeduría, el Veedor o el Jefe del Equipo Técnico de Veeduría debe requerir a la Entidad oportunamente la documentación necesaria vinculada con la ejecución del contrato; además debe considerar como fuente de información el Sistema Electrónico Contrataciones del Estado - SEACE y el SIAF. En el caso de Ejecución de Obras Públicas por Administración Directa, se deberá tener en cuenta los costos incurridos por la Entidad, es decir, si ésta cuenta con la asignación presupuestal correspondiente y que el costo total de la obra a ejecutarse resulte igual o menor al presupuesto base. a.4 Etapas de la ejecución contractual en las que debe estar presente el veedor.- Son las etapas definidas en el programa de actividades, que corresponderán a aquellas que se presentan durante la ejecución del contrato, que por su importancia y riesgos inherentes han sido identificados y registrados en la “Matriz de Seguimiento a Proyectos y Actividades - Ejecución Contractual”, y que ameritan la presencia del veedor. a.5 Acreditación del Equipo Técnico de Veeduría o Veedor.- El equipo técnico de veeduría o veedor será presentado ante el Titular de la Entidad o quien haga sus veces, mediante documento de acreditación suscrito por el funcionario responsable (Formato Nº 06). a.6 Actuación de los veedores o equipo técnico de veeduría.- Para la ejecución de las veedurías en cada uno de los hitos identificados, en términos generales debe tenerse en cuenta lo siguiente: a.6.1 El veedor o equipo técnico de veeduría desarrollará sus actividades de acuerdo a la
naturaleza de cada una de las etapas y, de ser el caso, deberá ser asistido por el profesional especialista o aquellos que sean necesarios. a.6.2 El veedor o equipo técnico de veeduría, de considerarlo necesario, requerirá al supervisor o inspector de obra copia fedateada de los documentos vinculados a ensayos o cuaderno de obra que sustentan la ejecución del contrato; solicitará el Expediente Técnico del proyecto y registrará la información del mismo en la ficha de verificación correspondiente (Formato Nº 08); visitará la zona de obras para presenciar in situ el desarrollo de las mismas y efectuará las tomas fotográficas y fílmicas necesarias que le permitan sustentar su trabajo de veeduría, además de obtener la información financiera de la obra. En ese sentido, registrará la información necesaria como resultado de su trabajo en la “Ficha de Inspección Física a Obra” (Formato Nº 09) y “Ficha de Información Financiera de la Obra” (Formato Nº 09-A). a.7 En la visita de inspección física, el equipo técnico de veeduría o el veedor, podrán coordinar con el supervisor de obra los aspectos que merezcan tomarse en cuenta sin interferir con la labor supervisora; debiendo reportar dicha gestión en el Formato Nº 10 - “Información Complementaria” de las Fichas citadas anteriormente. a.8 Informe de veeduría en la etapa de ejecución contractual.- Como resultado de la veeduría a la ejecución contractual, el veedor acreditado elevará su Informe al Jefe de OCI o a la unidad orgánica de la CGR, según corresponda (Formato Nº 11), dentro de los dos (02) días hábiles de culminada su elaboración. En dicho informe adjuntará el Formato Nº 16 “Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual”, con la información correspondiente al registro de riesgos, cuyos datos serán ingresados a través del Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado. a.9 Comunicación al Titular de la Entidad o quien haga sus veces.- Una vez que el Jefe del OCI o Jefe de la Unidad Orgánica de la CGR, según el caso, haya aprobado el informe de la veeduría realizada, lo remitirán al Titular de la Entidad o quien haga sus veces mediante Oficio, con la finalidad de que evalúe los hechos comentados y disponga las acciones que estime pertinente (Formatos Nos. 14 ó 15, según el caso). a.10 Papeles de trabajo.- Luego de culminada su labor, el veedor o equipo técnico de veeduría acreditado - además del informe que se hace referencia en el ítem a.8 - deberá remitir los papeles de trabajo a la Unidad Orgánica de la CGR u OCI, según corresponda, los cuales serán utilizados para fines del control posterior, por cualquiera de los órganos conformantes del SNC, conjuntamente con el Formato Nº 11. b) Contratos de adquisición de bienes b.1 La veeduría para el caso de la ejecución del contrato de adquisición de bienes, preferentemente podrá efectuarse en la etapa de ingreso de los bienes a la Entidad, observando que las características técnicas, calidad, cantidad y plazo de entrega del bien guarden relación con las condiciones previstas en el contrato. b.2 Si de acuerdo a la naturaleza de los bienes a adquirirse, el contrato implique una etapa de fabricación o producción para atender a la Entidad contratante, estas etapas serán objeto de veeduría, tanto para observar el ambiente de fabricación o producción como para cerciorarse acerca de los componentes utilizados. (Formato Nº 12).
c) Contratos de servicios La veeduría para el caso de la ejecución del contrato de servicios, preferentemente podrá efectuarse en la etapa de su cumplimiento, verificando la satisfacción de la necesidad dentro del plazo previsto (Formato Nº 13). d) Contratos de concesión Para la veeduría a la ejecución de los contratos de concesión, serán aplicables los procedimientos citados anteriormente, según la naturaleza de cada contrato, en lo pertinente. 2.4.3 Contenido del Informe de Veeduría a la Ejecución Contractual La estructura de los informes se muestra en el Formato Nº 11, el cual contendrá la información siguiente: - Origen de la veeduría. - Reporte general del objeto contractual. - Estado situacional de obra, adquisición de bienes, contratación de servicios o
concesiones (verificación de aplicación de recomendaciones realizadas en visita anterior, de ser el caso)
- Logros y riesgos detectados en la visita de inspección física - Recomendaciones 2.5 Registro y seguimiento a la atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual El veedor de la unidad orgánica de la CGR o del OCI, según sea el caso, registrará en el Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, los riesgos detectados, como resultado de las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual, de conformidad con lo establecido en el literal f) del numeral 2.3.1 y literal a.8 del numeral 2.4.2, del acápite VI. Disposiciones Específicas de la presente directiva. El titular de la entidad, en función de la naturaleza de los riesgos detectados, adoptará con la inmediatez del caso, las acciones que resulten necesarias a fin de asegurar una adecuada administración de los riesgos identificados, informando a la unidad orgánica de la CGR o al OCI las medidas dispuestas, en un plazo de hasta quince (15) días hábiles, de recibida la comunicación. El veedor de la unidad orgánica de la CGR o del OCI, según sea el caso, en el plazo de dos (2) días hábiles siguientes, registrará las acciones dispuestas para la atención de los riesgos detectados en el Sistema de Veedurías a los Procesos de Selección y Contratos del Estado, haciendo uso del Formato Nº 16 Registro y Seguimiento de atención de los riesgos detectados en las veedurías a los procesos de selección y ejecución contractual”, así como, efectuará mensualmente el seguimiento correspondiente. En el caso de veedurías realizadas en entidades que no cuenten con OCI, la unidad orgánica de la CGR que realizó la veeduría, se encargará de efectuar el seguimiento respectivo, según lo dispuesto en los párrafos precedentes. Las unidades orgánicas de la CGR y los OCI cautelaran el cumplimiento de la presente disposición. 3. Informe Consolidado de Veedurías Cada unidad orgánica de la Contraloría General, que realiza veedurías en los temas de su competencia, o el OCI bajo su ámbito de ser el caso, elaborará, además de los informes
de veeduría a los procesos de selección y ejecución contractual (Formatos Nos 02 y 11), un informe semestral, que contenga los resultados de la labor de control preventivo, bajo la modalidad de veeduría. Los lineamientos para la elaboración, entrega e integración del informe, antes indicado, serán formulados por la Gerencia de Control Especializado o quien haga sus veces. Dicha unidad orgánica elaborará el Informe Consolidado de Veedurías. VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS Agenda de compromisos de la Entidad.- Documento en el que se encuentran registradas las obligaciones que deben cumplirse en la Entidad de acuerdo a los plazos señalados por normas expresas. Contrato.- Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de las normas y disposiciones que regulan las operaciones de contratación de bienes, servicios, obras o concesiones; formalizando en un documento suscrito entre los representantes legales de la Entidad y del contratista, del cual forma parte las bases integradas y las propuestas técnico y económica ganadoras del respectivo proceso de selección. Control interno.- Proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y el personal dé la Entidad; orientado a proporcionar seguridad razonable, respecto a si está lográndose los objetivos siguientes: a) Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los
servicios que debe brindar cada Entidad pública; b) Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal; c) Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas; d) Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad; e) Promover una cultura de integridad, transparencia y rendición de cuentas en la Función
Pública. Control Posterior.- Es un tipo de Control Gubernamental ejecutado por los órganos conformantes del SNC, orientado a verificar y evaluar de manera objetiva y sistemática, los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales; siendo una herramienta esencial del Sistema mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental. Control Preventivo.- Es un tipo de Control Gubernamental orientado a prevenir que la Entidad incurra en desviaciones que impidan o limiten la correcta ejecución de determinadas operaciones o actividades, para lo cual colabora con la Entidad en la promoción de la transparencia, la probidad y el cumplimiento de la normativa correspondiente, cuyo resultado será comunicado oportunamente al Titular de la Entidad o quien haga sus veces con la finalidad que, de ser el caso, disponga los correctivos necesarios. En ese sentido, la labor del Control Preventivo contribuye con la optimización de la gestión de la Entidad, del control interno y de los sistemas administrativos. Asimismo, facilita la mejora en la toma de decisiones sin interferir en los procesos de dirección y gerencia; así como, podrá considerarse en los antecedentes para el ejercicio del control posterior que corresponda.
Entidad.- Las Entidades sujetas a control por la Contraloría General de la República y los Órganos de Control Institucional. Equipo técnico de veeduría.- Profesionales acreditados ante el Titular de la Entidad (o quien haga sus veces) en la que se efectuará la veeduría a la ejecución de los procesos de selección o a la ejecución contractual. Gestión pública.- Conjunto de acciones a cargo de las Entidades tendentes al logro de sus fines, objetivos y metas, enmarcados por las políticas gubernamentales correspondientes. Informe Consolidado de Veedurías.- Documento que integra el contenido de los informes elaborados por las unidades orgánicas de la CGR o por el OCI bajo su ámbito, cuyo objetivo es presentar en forma consolidada los resultados de la labor de veeduría a los procesos de selección y de ejecución contractual. Informe de veeduría a la ejecución contractual.- Documento que contiene los logros y riesgos detectados como resultado de las visitas de veeduría en cada una de las etapas de la ejecución de los contratos y según el alcance previsto. En caso no se detectara hecho alguno, se dejará constancia en el Informe y se hará de conocimiento al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. Informe de veeduría a los procesos de selección.- Documento que contiene los logros y riesgos detectados como resultado de la veeduría al proceso de selección convocado y según el alcance previsto, incluyendo el Expediente Técnico de Contratación. En caso no se detectara hecho alguno, se dejará constancia en el Informe y se hará de conocimiento al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. Jefe de OCI.- El Titular del órgano de Control Institucional. Ley.- La Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Logro.- Cumplimiento de las metas específicas o integrales, realizado con sujeción al marco legal aplicable, con probidad y transparencia, que revela la realización oportuna de cada etapa correspondiente a los procesos de selección o a la ejecución contractual, que son materia de veeduría por parte de la CGR o el OCI. OCI.- Órgano de Control Institucional equivalente al término Órgano de Auditoría Interna” que refiere la Ley. También comprende al Órgano de Control Sectorial, Regional y Local, según sea el caso. OSCE.- Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado. Población beneficiaria.- Aquella establecida en la zona de influencia de los proyectos. Programa de actividades.- Documento que detalla los antecedentes, procedimientos mínimos que deben aplicarse, los recursos y tiempos requeridos para efectuar la veeduría. Reglamento.- Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado mediante
Resolución de Contraloría Nº 459-2008-CG. Riesgo.- Posibilidad de ocurrencia de un evento que dificulte el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afecte el logro de sus objetivos. Servidor o funcionario público.- Personal que mantiene vínculo laboral, contractual o relación de cualquier naturaleza con alguna de las Entidades y que en virtud de ello ejerce funciones en éstas, independientemente de su régimen laboral. SNC.- Sistema Nacional de Control, constituido por el conjunto de órganos de control, normas, métodos y procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente, destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental en forma descentralizada. Titular de la Entidad o quien haga sus veces.- Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad. Veedor.- Profesional acreditado ante el Titular de la Entidad (o quien haga sus veces) en la que se efectuará la veeduría a la ejecución del proceso de selección o a la ejecución contractual. Veeduría al proceso de selección.- Es la participación de un veedor o equipo técnico de veeduría en representación de la CGR o el OCI durante la realización de un proceso de selección, con la finalidad de observar su desarrollo, según el alcance previsto; así como, de ser el caso, detectar logros y riesgos que serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. Veeduría a la ejecución contractual.- Es la participación de un veedor o equipo técnico de veeduría en representación de la CGR o el OCI durante la ejecución del contrato, con la finalidad de observar su desarrollo, según el alcance previsto; así como, de ser el caso, detectar logros y riesgos que serán comunicados al Titular de la Entidad o quien haga sus veces. VIII. DISPOSICIONES FINALES 1.1 La CGR, en el marco del artículo 32 de la Ley y, considerando los lineamientos establecidos en la presente Directiva, dictará normas y disposiciones especializadas que aseguren el funcionamiento del proceso integral de control, en función de su carácter técnico y especializado. 1.2 El Departamento de Contrataciones, conjuntamente con las Unidades Orgánicas de la Contraloría General de la República en sus respectivos ámbitos de competencia, son las encargadas de velar por el cumplimiento de la presente Directiva. 1.3 El Departamento de Tecnologías de la Información se encargará del diseño del software que contenga la estructura de los Formatos de la presente Directiva. 1.4 La inobservancia de las disposiciones contempladas en la presente Directiva, dará lugar a las responsabilidades y sanciones de Ley. 1.5 Deróguense la Directiva Nº 001-2005-CG-OCI-GSNC - “Ejercicio del Control
Preventivo por los Órganos de Control Institucional”, aprobada mediante la Resolución de Contraloría Nº 528-2005-CG de 13.Dic.2005, publicada el 15.Dic.2005, así como, los procedimientos para la ejecución de veedurías a procesos de selección por los órganos del Sistema Nacional de Control y la Guía Metodológica para el desarrollo de las veedurías a la ejecución de los contratos de adquisición de bienes, servicios y ejecución de obras y de concesión, aprobados mediante la Resolución de Contraloría General Nº 340-2006-CG de 16.Nov.2006, publicada el 20.Nov.2006, y demás normativa que se opongan a la presente Directiva. DISPOSICIÓN TRANSITORIA En el Plan Anual de Control 2009, las actividades relacionadas con el Control Preventivo que no hayan sido previstas, se ejecutarán como actividades no programadas.
APRUEBAN LOS .LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN NACIONAL DE CONTROL 2013. Y LA DIRECTIVA Nº 007-2012-CG-PEC
RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 391-2012-CG
CONCORDANCIAS Lima, 26 de octubre de 2012 Visto, la Hoja Informativa Nº 00032-2012-CG/PEC de la Gerencia Central de Planeamiento y Control de Gestión, mediante la cual se pone a consideración: los “Lineamientos para la Formulación del Plan Nacional de Control 2013”, y el proyecto de Directiva de “Programación Ejecución y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional para el año 2013”; CONSIDERANDO: Que, el artículo 14 de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, señala que el ejercicio del control gubernamental se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la Contraloría General de la República, la que establece los lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a su proceso; Que, la precitada Ley en el literal s) de su artículo 22 señala como atribución de este Organismo Superior de Control, dictar las disposiciones necesarias para articular los procesos de control con los Planes y Programas Nacionales, a efecto de visualizar de forma integral su cumplimiento, generando la información pertinente para emitir recomendaciones generales al Poder Ejecutivo y Legislativo sobre la administración de recursos del Estado, en función a las metas previstas y alcanzadas; Que, asimismo, el literal b) del artículo 32 de la Ley Nº 27785, establece como facultades del Contralor General de la República, planear, aprobar, dirigir, coordinar y supervisar las acciones de la Contraloría General de la República y de los Órganos del Sistema Nacional de Control; Que, el Plan Anual de Control es la herramienta de gestión, a través de la cual la Contraloría General de la República orienta, planifica y evalúa el accionar de los Órganos de Control Institucional del Sistema Nacional de Control, conforme a los objetivos y lineamientos de política institucional impartidos; Que, los Lineamientos constituyen pautas para orientar el accionar de control hacia el examen de áreas de alto riesgo sensibles a la corrupción o acciones en apoyo a la mejora de la gestión pública, los cuales se imparten de acuerdo con lo establecido en el literal s) del artículo 22 de la Ley Nº 27785, descrito en el segundo considerando; Que, constituye una de las funciones de los Órganos de Control Institucional, formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General de la República, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto, conforme a lo previsto en el inciso h) del artículo 20 de la versión actualizada del Reglamento de los Órganos de Control Institucional, aprobado mediante Resolución de
Contraloría Nº 220-2011-CG; Que, a través de la Directiva Nº 009-2001-CG-B180, se aprobó el uso del Sistema de Auditoría Gubernamental - SAGU (ahora Sistema de Control Gubernamental), por parte de los Órganos de Auditoría - actualmente Órganos de Control Institucional -, Sociedades de Auditoría designadas, la Contraloría General de la República y las Entidades sujetas al ámbito del Sistema Nacional de Control, con el fin de sistematizar, entre otros, la información relativa a la programación, ejecución y evaluación de los planes anuales de control; Que, mediante el documento de visto, la Gerencia Central de Planeamiento y Control de Gestión ha propuesto la aprobación de los “Lineamientos para la Formulación del Plan Nacional de Control 2013” y la Directiva de “Formulación y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional para el año 2013”, que contiene los criterios y procedimientos que regulan los procesos de formulación y evaluación del Proyecto de Plan Anual de Control, así como la aprobación y ejecución del mismo; En uso de las facultades conferidas por el inciso s) del artículo 22 y el inciso b) del artículo 32 de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República; SE RESUELVE: Artículo Primero.- Aprobar los “Lineamientos para la Formulación del Plan Nacional de Control 2013” y la Directiva Nº 007-2012-CG-PEC “Directiva de Programación, Ejecución y Evaluación del Plan Anual de Control de los Órganos de Control Institucional para el año 2013”, los mismos que en anexo forman parte integrante de la presente Resolución. Artículo Segundo.- Los Departamentos dependientes de las Gerencias de Control y las Oficinas Regionales de Control, según sus ámbitos y competencias, cautelarán el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Resolución. Artículo Tercero.- Dejar sin efecto las disposiciones que se opongan a lo resuelto por la presente Resolución. Artículo Cuarto.- Encargar al Departamento de Tecnologías de la Información la publicación de la presente Resolución en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe) y en el Portal de la Contraloría General de la República (www.contraloria.gob.pe). Regístrese, comuníquese y publíquese. FUAD KHOURY ZARZAR Contralor General de la República Enlace Web: “Lineamientos para la Formulación del Plan Nacional de Control 2013” (PDF). NOTA: Estos Lineamientos y Directiva no han sido publicados en el Diario Oficial "El Peruano", se descargaron de la página web de la Contraloría General, con fecha 05 de noviembre de 2012.
DIRECTIVA Nº 007-2012-CG-GPEC
PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CONTROL DE LOS ÓRGANOS DE CONTROL INSTITUCIONAL PARA EL AÑO 2013 1. FINALIDAD Optimizar la programación, ejecución y evaluación de los planes anuales de control del Sistema Nacional de Control. 2. OBJETIVO Regular el proceso de programación, ejecución y evaluación de las Labores de Control de los órganos de Control Institucional - OCI de las entidades bajo el ámbito del Sistema Nacional de Control. 3. ALCANCE Las disposiciones de la presente Directiva son de aplicación obligatoria para todos los OCI de las entidades sujetas al ámbito del SNC, en concordancia con lo establecido en el artículo 30 de la Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. Los Jefes de los OCI, los Gerentes de las Unidades Orgánicas de Línea, los Jefes de las Oficinas Regionales de Control, los Gerentes de Control, los Gerentes Macro Regionales, el Gerente Central de Operaciones y el Gerente Central de Planeamiento y Control de Gestión de la Contraloría General de la República, son responsables del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente directiva. 4. BASE LEGAL 4.1 Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y sus modificatorias. 4.2 Código de Ética del Auditor Gubernamental del Perú, aprobado con R.C. Nº 077-1999-CG de 07.JUL.1999. 4.3 Directiva de Uso del Sistema de Auditoría Gubernamental - SAGU, por las entidades, Órganos de Auditoría Interna comprendidas en el Sistema Nacional de Control y por las Sociedades de Auditoría designadas - Directiva Nº 009- 2001-CG-B180 aprobada mediante R.C. Nº 070-2001-CG de 30.MAY.2001 y sus modificatorias. 4.4 Reglamento de Infracciones y Sanciones de la Contraloría General de la República, aprobado con R.C. Nº 367-2003-CG de 30.0CT.2003 y modificatorias. 4.5 Directiva Nº 010-2008-CG “Normas para la conducta y desempeño del personal de la Contraloría General de la República y de los Órganos de Control Institucional”, aprobada con R.C. Nº 430-2008-CG de 24.0CT.2008. 4.6 Reglamento de los Órganos de Control Institucional aprobado mediante R.C. Nº 459-2008-CG de 28.0CT.2008, y sus modificatorias. 5. DISPOSICIONES GENERALES
5.1 Definiciones Los principales términos y definiciones utilizados en la presente directiva, se detallan en el
Anexo Nº 1. 5.2 Determinación de la Capacidad Operativa Para la planificación de las Labores de Control, se debe considerar únicamente al personal auditor, el cual comprende al jefe, el personal nombrado, y el personal contratado para el OCI bajo cualquier modalidad, de acuerdo a lo establecido en la R.C. Nº 143-2000-CG de 26.JUL.2000. El personal de las comisiones encargadas de realizar las auditorías y exámenes especiales, incluye profesionales titulados y egresados de las Universidades. Excepcionalmente, en casos debidamente justificados y para la ejecución de las denominadas actividades de control, las unidades orgánicas de línea podrán autorizar al OCI, bajo su ámbito, la incorporación de personal con experiencia en el ejercicio de las referidas actividades. 5.3 Distribución del total de horas - hombre disponibles del personal del OCI 85% de las horas - hombre disponibles, se destinarán para efectuar Labores de Control, priorizándose la ejecución de acciones de control determinadas previamente por la Gerencia Central de Operaciones. 15% de las horas - hombre disponibles, se destinarán para atender otros encargos que no fueron determinadas previamente. Estos encargos, independientemente de su origen, deberán ser aprobados por la Gerencia Central de Operaciones. 5.4 Culminación de acciones de control del Plan 2012 Las acciones de control no concluidas al 31.DIC.2012, deberán culminarse de acuerdo al cronograma establecido, bajo responsabilidad del Jefe del OCI y Jefe de la unidad orgánica de línea. 6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 6.1 Estructura del Plan Anual de Control La estructura del PAC considera los siguientes aspectos: A. Problemática de la Entidad Señalar las áreas críticas o de riesgo al interior de la entidad, así como aquellas áreas o procesos que por su importancia económica o social, o de otra naturaleza requieren de la intervención del OCI. B. Problemática del Órgano de Control Institucional Precisar las restricciones que le impiden al OCI obtener mejores resultados y/o que vienen limitando el desarrollo de sus funciones, debiendo indicarse adicionalmente si cuenta con: - La capacidad operativa necesaria, tanto en cuanto a número de auditores como en
capacidades técnicas necesarias para el ejercicio de la función. Anexos Nº 2 y Nº 3. - Equipamiento mínimo para garantizar el normal funcionamiento. - El ambiente físico adecuado para operar y garantizar el resguardo de la documentación
confidencial del OCI. C. Acciones de Control Se programan de acuerdo a lo señalado en el numeral 6.2 D. Otras Labores de Control Se programan de acuerdo a lo señalado en el numeral 6.3 6.2 Programación de Acciones de Control La Gerencia de Central de Operaciones comunicará hasta el 07.DIC.2012 el número acciones de control que serán realizadas por los OCI. Las mismas tendrán como fecha límite de culminación el 31.DIC.2013. Es responsabilidad del OCI registrar en el Sistema de Control Gubernamental Web - SCG Web, la siguiente información, respecto al número de acciones de control planificadas para el año 2013: - Propuesta de cronograma de ejecución de acciones de control. - Propuesta de horas - hombre y costos proyectados para la ejecución de acciones de
control. 6.3 Programación de otras Labores de Control La programación de otras Labores de Control será realizada por el OCI de manera anual, considerando el saldo de los recursos disponibles (Horas -hombre y costos), una vez registradas las Acciones de Control. Se consideran otras labores de control prioritarias las siguientes: - Veeduría: Ejecución de obras. - Elaboración del Informe de Seguimiento de Medidas Correctivas y de Procesos
Judiciales. - Elaboración del Informe de Medidas de Austeridad. - Verificar cumplimiento de normativa relacionada con la Ley de Transparencia y acceso
a la información pública y la Ley del Silencio Administrativo. - Atención de Encargos de la Contraloría General. - Gestión Administrativa de la Oficina del OCI. 6.4 Presentación del Informe del Plan Las unidades orgánicas de línea a más tardar el 12.DIC.2012, validarán las propuestas registradas en el SCG Web comunicando por correo electrónico al OCI la conformidad de las mismas. Luego, el Jefe del OCI remitirá el Informe del PAC con los formatos del SCG Web debidamente visados, incluyendo la conformidad comunicada por la unidad orgánica, a más tardar el 14.DIC.2012. 6.5 Aprobación La Gerencia Central de Planeamiento y Control de Gestión consolidará el PAC de los OCI en base a la recomendación de la Gerencia Central de Operaciones elaborando los documentos pertinentes para la aprobación de la Resolución de Contraloría. 7. Ejecución del Plan Anual de Control Los procedimientos para ejecución a nivel de planificación específica de acciones de control, se aplicarán de acuerdo a lo siguiente: Los saldos de acciones de control no concluidas al 31 .DIC.2012.-
Se incorporarán en el PAC para su culminación durante el primer trimestre del año 2013, de acuerdo a lo señalado en el numeral 5.4 de la presente directiva y su registro deberá ser realizado hasta el 27.DIC.2012. - Las acciones de control a iniciarse en el 2013.- Se identificarán los datos relevantes la entidad, las áreas examinadas, conforme a los lineamientos de política y la información que demande el registro en el SCG Web. El plazo para el registro de las propuestas de acciones de control programadas se efectuará hasta 5 días previos al inicio de cada trimestre calendario, siendo responsable del cumplimiento de la presente disposición el jefe de OCI. La aprobación de dicha propuesta es de responsabilidad del jefe de la unidad orgánica y será efectuado dentro del plazo antes indicado. Se podrán incorporar nuevas acciones de control, en el transcurso del trimestre por disposición de la Gerencia Central de Operaciones, cuyo registro se realizará de acuerdo al procedimiento dispuesto en el párrafo precedente. 7.1 Registro de la Ejecución La información correspondiente a las acciones de control, deberá ser registrada por el OCI en el SCG Web a más tardar el día siguiente de haberse registrado la aprobación en el referido sistema, utilizando el Formato B-1 “Estado de ejecución: Acción de Control”. La información correspondiente a las otras labores de control, deberán ser registradas por el OCI de forma acumulativa a más tardar el tercer día útil del siguiente mes en el SCG Web, en el Formato B-2 “Estado de ejecución: Actividad de control y/o actividad de apoyo”. 7.2 Modificación por Reformulación del Plan Anual de Control: Si por situaciones de fuerza mayor o de casos fortuitos se viera afectado el desarrollo y ejecución del PAC, se procederá a su respectiva reformulación previa sustentación del OCI y aprobación de la Gerencia Central de Operaciones. El procedimiento a seguir comprenderá: - La solicitud de reformulación con los argumentos técnicos y la evidencia razonable.
Esta deberá ser presentada dentro de los 5 días posteriores a la ocurrencia de la causal de modificación.
- La unidad orgánica de línea, revisará la solicitud en un plazo máximo de 7 días de recibida, comunicando al OCI por escrito su opinión.
- Contando con la opinión favorable de la unidad orgánica de línea, el OCI procederá a registrar en el SCG Web su propuesta de reformulación del PAC.
- En caso de conformidad, la unidad orgánica de línea propondrá a la Gerencia Central de Operaciones - GOPE la aprobación de la propuesta de modificación, una vez aprobada se comunicará formalmente a la Gerencia Central de Planeamiento y Control de Gestión.
7.3 Informe de Cumplimiento del PAC a cargo del OCI Este Informe es un documento de gestión operativa mediante el cual el OCI informa trimestralmente a la CGR los resultados y el avance del grado de cumplimiento del PAC, conteniendo: A. Logros obtenidos
- Los resultados del cumplimiento y ejecución del PAC respecto al período de evaluación.
- Se informará la situación de los encargos efectuados por la CGR. - Adjuntar el informe mensual de cumplimiento de lo dispuesto en el art. 8 de la Ley Nº
29060, Ley del Silencio Administrativo. Los otros encargos legales serán reportados de acuerdo a las disposiciones establecidas.
- Deberá informarse las horas de capacitación efectuadas en el período. B. Problemas identificados Describir brevemente las limitaciones para el cumplimiento del PAC en el trimestre sujeto a evaluación. También deberán proponerse las acciones a ser adoptadas para lograr el cumplimiento de las metas establecidas. C. Anexos para el Informe de Cumplimiento del PAC - Anexo Nº 6: “Ley 29060 Silencio Administrativo”. (En Excel) - Anexo Nº 7: “Capacitación en control gubernamental”. (En Excel) - Anexo Nº 8: “Reporte: Estado de ejecución de las acciones de control del pasivo”. - Anexo Nº 9: Formato B-1 “Estado de ejecución: Acción de Control”. - Anexo Nº 10: Formato B-2 “Estado de ejecución: Actividad de control/apoyo”. - Anexo Nº 11: “Reporte: Estado de ejecución de las acciones de control efectuadas por
encargo de la Contraloría General de la República”. - Anexo Nº 12: “Estado de ejecución de los encargos de la Contraloría General de la
República que no son acciones de control”. (En Excel) El Informe de Cumplimiento del Plan Anual de Control, es acumulativo y se remite trimestralmente de acuerdo al siguiente cronograma: PERÍODO Fecha a la que se debe registrar el
avance Fecha máxima de presentación
--------------------- --------------------------------- -------------------------- ENE-MAR AL 31.MAR.2013 8.ABR.2013 ENE-JUN AL 30.JUN.2013 8.JUL.2013 ENE-SET AL 30.SET.2013 9.0CT.2013 ENE-DIC AL 31.DIC.2013 6.ENE.2014 En caso que el jefe de OCI que no presente el Informe de Cumplimiento PAC dentro de los plazos establecidos, la CGR a través de sus unidades orgánicas de línea, procederá a su evaluación y adoptándose las medidas administrativas y disciplinarias correspondientes. 7.4 Evaluación del Plan Anual de Control 7.4.1 Evaluación del nivel de Cumplimiento del PAC Las metas y plazos establecidos trimestralmente por la Gerencia Central de Operaciones, para cada una de las Labores de Control, serán de obligatorio cumplimiento bajo responsabilidad del jefe del OCI y de las unidades orgánicas encargadas de su supervisión. Lo indicado en el párrafo anterior incluye el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos para cada una de los procesos y productos de las Labores de Control. Es responsabilidad de los equipos de auditoría y del jefe de OCI entregar los informes con
suficiencia y calidad, evitando reprocesos y desestimaciones que afecten la productividad de la Contraloría General de la República. Tomando en cuenta las acciones contenidas en los Informes de Cumplimiento del PAC registrados en el SCG Web, la Gerencia Central de Planeamiento y Control de Gestión elaborará un Informe de Cumplimiento del Plan Nacional de Control. Para lo cual tomará la información registrada en las siguientes fechas de corte: 15.MAY, 15.AGO, 15.NOV, y 15.FEB (este último, del año siguiente), respecto a los Informes de Seguimiento de los períodos trimestrales. 7.4.2 Infracciones y Sanciones La omisión en la presentación del PAC o de la Evaluación de cumplimiento del mismo, así como su presentación tardía o deficiente por parte del Jefe del OCI, constituye infracción tipificada en los literales f) y g) del Artículo 42 de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, dando lugar a la aplicación de las sanciones administrativas que establece el Título I, Capítulos VI y VII del Reglamento de Infracciones y Sanciones de la Contraloría General de la República, aprobado con R.C. Nº 367-2003-CG de 30.0CT.2003 y sus modificatorias. El incumplimiento de las metas y plazos establecidos en el PAC, así como en los estándares de calidad, afectarán directamente la evaluación del desempeño funcional de los jefes de los OCI, sin perjuicio de la responsabilidad que les compete a las unidades orgánicas de línea encargadas de la supervisión. 8. DISPOSICIONES FINALES 8.1 Los Titulares de las Entidades del SNC, son responsables de la implementación del OCI para su normal desarrollo, así como, de asignar los recursos presupuestales necesarios para la ejecución de las Labores de Control, en concordancia con lo establecido en el artículo 17 de la Ley Nº 27785. 8.2 Los OCI creados durante el año en curso, en el marco de lo dispuesto en la Ley Nº 27785, o de aquellos que resulten de la creación y/o fusión de nuevas instituciones, así como los OCI reactivados o que no contaban con Jefatura, formularán sus respectivos proyectos de PAC de acuerdo a las instrucciones que reciban de la GOPE, los cuales seguirán el procedimiento de aprobación establecido en la presente directiva. 8.3 Los OCI de las entidades que se encuentren en proceso de fusión y/o disolución, previamente al término de su gestión, están obligados a presentar a la CGR un Informe cuya estructura es similar al del Informe de Cumplimiento del PAC. Asimismo, deberán coordinar con la unidad orgánica de línea competente de la CGR, la transferencia de la información registrada en el SCG Web. 8.4 El Departamento de Tecnologías de la Información, adecuará el SCG Web de acuerdo a lo dispuesto por la presente Directiva. 8.5 Los procesos e informes de las Labores de Control deben seguir los lineamientos establecidos por la Gerencia Central de Calidad, quien tendrá la responsabilidad de realizar todas las comunicaciones necesarias para su cabal cumplimiento.
9. DISPOSICIONES TRANSITORIAS 9.1 Se mantienen en vigencia los incisos c, d, e, f y g del numeral H.3 de la Directiva Nº 014-2001-CG-B150 aprobada con R.C. Nº 174-2001-CG, que regulan la elaboración del Resumen del Informe de la Acción de Control. 9.2 En tanto se apruebe la nueva Directiva del Programa del Vaso de Leche, se mantiene en vigencia lo dispuesto en el tercer párrafo del literal c del Anexo Nº 13-A de la Directiva Nº 007-2011-CG-PEC, que establece que el resumen de las observaciones detectadas, deberá adjuntarse al Informe resultante a ser remitido a la CGR, de acuerdo al formato que se incluye como Anexo Nº 12 de la misma. 9.3 El OCI que no cuente con el SCG Web deberá remitir a la Contraloría General la información correspondiente vía Trámite Documentario. 9.4 El OCI que cuente con el Sistema de Control Gubernamental Web deberá registrar y enviar su Informe de Cumplimiento a la Contraloría General en forma impresa adjuntando únicamente los Anexos Nº 6, 7 y 12. 10. ANEXOS NÚMERO DENOMINACIÓN
ANEXO Nº 1 “Principales Términos y Definiciones”
ANEXO Nº 2 “Determinación del número de horas/hombre disponibles por auditor”
ANEXO Nº 3 “Resumen de la distribución de h/h programadas”
ANEXO Nº 4 Formato A-1 “PLANIFICACIÓN: ACCIÓN DE CONTROL”
ANEXO Nº 5 Formato A-2 “PLANIFICACIÓN: ACTIVIDAD DE CONTROL / ACTIVIDAD DE APOYO”
ANEXO Nº 6 “Ley Nº 29060 Silencio Administrativo - Art. 8”
ANEXO Nº 7 Formato - “Capacitación en control gubernamental”
ANEXO Nº 8 Reporte: “Estado de ejecución de las acciones de control del pasivo”.
ANEXO Nº 9 Formato B-1 “ESTADO DE EJECUCIÓN: ACCIÓN DE CONTROL”
ANEXO Nº 10 Formato B-2 “ESTADO DE EJECUCIÓN: ACTIVIDAD DE CONTROL / ACTIVIDAD DE APOYO”
ANEXO Nº 11 Reporte: “Estado de ejecución de las acciones de control efectuadas por encargo de la Contraloría General de la República”
ANEXO Nº 12 Reporte: “Estado de ejecución de los encargos de la Contraloría General de la República que no son acciones de control”
ANEXO Nº 13 “Relación de actividades de control/actividades de apoyo de uso general y sus unidades de medida”
ANEXO Nº 14 “Unidades de Medida”
ANEXO Nº 15 “Área a ser examinada”
ANEXO Nº 16 “Partida Genérica a examinar”
ANEXO Nº 17 “Diagrama del proceso del Plan Anual de Control”
Nota: Estos anexos se encuentran en el Sistema de Control Gubernamental-SCG, excepto los Anexos Nºs 6, 7 y 12 que deberán ser presentados en Excel.
Anexos
