Enero 2016

Eventos de Comunicación: La Rueda de PrensaPor: Alicia Yáñez

Índice

1. Información y momento2. Trato con los medios3. Los periodistas4. La entidad5. Tras la rueda6. Referencias7. Ejemplos

Información y momento✤ Antes de decidir si vamos a realizar una rueda de prensa, debemos tener una información

o mensaje a transmitir con valor de noticia que realmente interese a la prensa, ya que si les convocamos y el tema no es lo suficientemente interesante, nos arriesgamos a que la próxima vez que se les convoque no asistan. No deben utilizarse para lanzar mensajes puramente publicitarios.

✤ Se debe convocar cuando haya una noticia/mensaje importante, a pesar de esto, no se debe abusar de ellas y si el tema se puede transmitir con una nota de prensa, no debemos convocar una rueda.

✤ La hora ideal será por la mañana antes del medio día para que de tiempo a incorporar la noticia en los informativos de medio día. Es conveniente también asegurarnos de que ese mismo día no se celebre un evento importante para asegurar la asistencia de la prensa.

✤ En cuanto a la duración, lo ideal es entre 30 y 45 minutos, asegurándonos de que en ese tiempo trasmitimos los mensajes/noticia por la que ha convocado la rueda de prensa. Una parte de unos 20 - 25 minutos se debe dedicar a las intervenciones y el resto del tiempo a las preguntas de los periodistas.

Trato con los medios✤ Los medios de comunicación deben ser recibidos por el Director de

Comunicaciones o el responsable de prensa de la entidad.

✤ A los medios que no puedan asistir se les enviará una nota y/o dossier de prensa con la información, además de una transcripción de las declaraciones realizas durante la rueda.

✤ A los periodistas que asistan, se les entregará un dossier de la conferencia antes del comienzo de la rueda con la síntesis de la noticia, imágenes e información de utilidad en relación con la misma.

✤ Dependiendo de la difusión que tenga la rueda de prensa, si es una noticia de interés internacional con prensa internacional, necesitaremos traductores y cabinas de traducción.

Los periodistas

✤ Dentro de la sala, los periodistas literarios deben situarse en las directamente frente a la presidencia, para tener buena visión y estar más cerca para poder hacer las preguntas oportunas.

✤ Los periodistas gráficos se situarán al fondo de la sala en un alto para que tengan una buena visión de toda la sala para poder tomar fotografías y grabar y que no tapen la visión al resto de periodistas con el equipo.

La entidad

✤ Lo ideal es que el portavoz esté preparado pero es conveniente hacer siempre una reunión previa de preparación. Se debe elaborar un argumentario para establecer la línea que se va a seguir durante la rueda de prensa.

✤ Durante la rueda, el portavoz llevará la información relevante a la noticia: datos, estadísticas, referencias, etc. que le puedan ayudar a transmitir el mensaje con mayor claridad y a responder a las preguntas de los periodistas.

✤ En la presidencia se sentarán el portavoz y si se requiere, aquellas personas de alta relevancia en la organización y/o en la noticia que se transmite. No debe ser un número grande de personas.

✤ La identidad corporativa se colocará tras la presidencia para que sea siempre visible y salga en las imágenes y los videos de la rueda.

Tras la rueda

✤ Se organizará una reunión entre el portavoz y sus colaboradores para analizar los posibles fallos y tratar de adelantar los posibles titulares y repercusión que tendrá la noticias.

✤ Tras la reunión, se debe hacer un seguimiento y evaluación de la repercusión mediática y publicitaria de la rueda de prensa.

✤ Es conveniente también hacer un recuento de asistentes y de las demandas de los medios, y analizar los motivos por los que algunos medios han decidido no asistir, etc.

Los eventos de comunicación nos dan la oportunidad de trasmitir un mensaje de una manera más clara y personal.

– Alicia Yáñez