rh manual usuario recursos humanos

Este manual aplica para la versin 6.0 de Exactus ERP y Softland ERP (Mxico y Colombia).

MANUAL DEL USUARIO

RECURSOS HUMANOS

Versin 6.00

Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o transmitida de ninguna forma, ni por cualquier

medio, ya sea electrnico o mecnico, con ningn propsito, sin la previa autorizacin de SOFTLAND.

2009 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados.

EXACTUS ERP una marca registrada del GRUPO SOFTLAND.

Recursos Humanos ndice General i

NDICE GENERAL

Acerca de esta Gua 1

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1 Audiencia .................................................................................................................................. 1

Conocimiento Necesario ............................................................................................ 1 Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1 Documentacin Adicional ........................................................................................................ 2

Introduccin a Recursos Humanos 3

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 3 Caractersticas ........................................................................................................................... 3 Beneficios ................................................................................................................................. 7

Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 9

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 9 Integracin ................................................................................................................................ 9 Cmo se Implanta el Mdulo? .............................................................................................. 10 Cmo entrar a Recursos Humanos? ...................................................................................... 12 Parmetros del Mdulo ........................................................................................................... 12

Informacin General para las Transacciones de Recursos Humanos 23

Nota Introductoria ................................................................................................................... 23 Departamentos ........................................................................................................................ 24

Ingreso de Datos ....................................................................................................... 25 Puestos .................................................................................................................................... 25

Ingreso de Datos ....................................................................................................... 26 Plazas ...................................................................................................................................... 29

Ingreso de Datos ....................................................................................................... 29 Estados de Empleados ............................................................................................................ 31

Ingreso de Datos ....................................................................................................... 32 Horarios .................................................................................................................................. 32 Tipos de Accin de Personal .................................................................................................. 33

Ingreso de Datos ....................................................................................................... 35 Funciones Especiales ................................................................................................ 37 Instrucciones Especficas .......................................................................................... 37 Ingreso de Datos ....................................................................................................... 41

Tipos de Acadmico ............................................................................................................... 43 Ingreso de Datos ....................................................................................................... 44

Tipos de Accidente ................................................................................................................. 44 Ingreso de Datos ....................................................................................................... 44

Recursos Humanos ndice General ii

Tipos de Ausencia ...................................................................................................................44 Ingreso de Datos ........................................................................................................45

Tipos de Contrato ....................................................................................................................45 Ingreso de Datos ........................................................................................................46

Clases de Seguro Social...........................................................................................................46 Ingreso de Datos ........................................................................................................46

Tipos de Solicitud de Empleados ............................................................................................47 Ingreso de Datos ........................................................................................................48 Funciones Especiales ................................................................................................49 Instrucciones Especficas ..........................................................................................50

Auditoria de Modificaciones del Empleado ............................................................................54 Ingreso de Datos ........................................................................................................54

Vacaciones por Antigedad .....................................................................................................56 Ingreso de Datos ........................................................................................................56

Catlogo de Puestos Externos .................................................................................................57 Ingreso de Datos ........................................................................................................58

Empleados 59

Nota Introductoria ...................................................................................................................59 Mantenimiento.........................................................................................................................60

Ingreso de Datos ........................................................................................................60 Funciones Especiales ................................................................................................73 Autenticacin ............................................................................................................75 Ingreso de Datos ........................................................................................................77 Funciones Especiales ................................................................................................79 Informacin Vacacional de Empleados .....................................................................79 Instrucciones Especficas ..........................................................................................83

Transacciones 89

Nota Introductoria ...................................................................................................................89 Jerarqua ..................................................................................................................................90

Ingreso de Datos ........................................................................................................91 Funciones Especiales ................................................................................................92 Instrucciones Especficas ..........................................................................................92

Acadmicos .............................................................................................................................96 Ingreso de Datos ........................................................................................................97

Experiencia ..............................................................................................................................98 Ingreso de Datos ........................................................................................................98

Parientes ................................................................................................................................101 Ingreso de Datos ......................................................................................................102

Calendario .............................................................................................................................102 Ingreso de Datos ......................................................................................................103

Contratos ...............................................................................................................................103 Ingreso de Datos ......................................................................................................104

Acciones de Personal .............................................................................................................105 Ingreso de Datos ......................................................................................................107 Funciones Especiales ..............................................................................................115 Instrucciones Especficas ........................................................................................116 Notas Importantes sobre las Acciones de Personal .................................................122

Recursos Humanos ndice General iii

Solicitudes de Empleados ..................................................................................................... 126 Ingreso de Datos ..................................................................................................... 127 Funciones Especiales .............................................................................................. 128 Instrucciones Especficas ........................................................................................ 129

Liquidaciones de Empleados ................................................................................................ 139 Ingreso de Datos ..................................................................................................... 140 Funciones Especiales .............................................................................................. 155 Instrucciones Especficas ........................................................................................ 157 Generacin de Asientos Contables en el Proceso de Liquidacin de Empleados ... 172

Documentos .......................................................................................................................... 173 Ingreso de Datos ..................................................................................................... 174 Funciones Especiales .............................................................................................. 175 Instrucciones Especficas ........................................................................................ 176

Evaluaciones ......................................................................................................................... 179 Ingreso de Datos ..................................................................................................... 180

Accidentes ............................................................................................................................ 181 Ingreso de Datos ..................................................................................................... 181

Encuestas Salariales .............................................................................................................. 182 Ingreso de Datos ..................................................................................................... 183

Comparacin de Salarios ...................................................................................................... 183

Consulta 187

Nota Introductoria ................................................................................................................. 187 Descuento de Saldos de Acciones......................................................................................... 187 Consulta de Acciones por Empleado .................................................................................... 188 Consulta de Saldos de Vacaciones por Ao.......................................................................... 189

Funciones Especiales .............................................................................................. 190 Instrucciones Especficas ........................................................................................ 191

Reportes 193

Nota Introductoria ................................................................................................................. 193 Permanencia y Rotacin de Personal .................................................................................... 194

Crear Reporte de Permanencia y Rotacin de Personal.......................................... 194 Datos Obtenidos en Reporte de Permanencia y Rotacin de Personal ................... 197

Permanencia en Puestos ........................................................................................................ 200 Crear Reporte de Permanencia en Puestos ............................................................. 200 Datos Obtenidos en Reporte de Permanencia en Puestos ....................................... 201

Nmero de Accidentes .......................................................................................................... 202 Crear Reporte de Nmero de Accidentes ............................................................... 202 Datos Obtenidos en Reporte de Nmero de Accidentes ......................................... 203

Listado de Cumpleaeros...................................................................................................... 204 Crear Listado de Cumpleaeros ............................................................................. 204 Datos Obtenidos en Listado de Cumpleaeros ....................................................... 205

Resumen de Plazas ............................................................................................................... 205 Crear Resumen de Plazas ....................................................................................... 206 Datos Obtenidos en Reporte de Resumen de Plazas ............................................... 206

Reporte de Ausencias ........................................................................................................... 207 Crear Reporte de Ausencias ................................................................................... 207 Datos Obtenidos en Reporte de Ausencias ............................................................. 209

Recursos Humanos ndice General iv

Reporte de Avisos .................................................................................................................210 Crear Reporte de Avisos .........................................................................................210 Datos Obtenidos en Reporte de Avisos ...................................................................211

Reporte de Acadmicos .........................................................................................................212 Crear Reporte de Acadmicos .................................................................................212 Datos Obtenidos en Reporte de Acadmicos ..........................................................213

SICERE CCSS ...................................................................................................................213 Filtro del Reporte ....................................................................................................213 Datos del Reporte ....................................................................................................217 Descripcin de los tipos de registros o lneas del archivo .......................................218 Descripcin del contenido del archivo por seccin .................................................219 Datos adicionales requeridos por el reporte ............................................................222 Cambios obreros no soportados en forma explcita ................................................223 Formato especial de algunos campos ......................................................................225 Formato del nombre del archivo .............................................................................226

Notificaciones para el S.U.A. de Mxico. .............................................................................227 Crear el Reporte Notificaciones para el S.U.A........................................................227 Datos Obtenidos en Reporte de Notificaciones para el S.U.A. ...............................232

Notificaciones para el I.M.S.S. de Mxico. ...........................................................................235 Crear el Reporte Notificaciones para el I.M.S.S. ....................................................236 Datos Obtenidos en Reporte de Notificaciones para el I.M.S.S. .............................242

Reporte INSS (Instituto Nicaragense de Seguridad Social) de Nicaragua. .........................247 Descripcin de las carpetas del filtro ......................................................................248 Datos Obtenidos en Reporte del I.N.S.S. ................................................................252

Procesos Especiales 255

Nota Introductoria .................................................................................................................255 Aplicacin de Acciones de Personal .....................................................................................255

Manejo de las Acciones de Personal .......................................................................256 Ejemplo de Manejo de Acciones de Personal .........................................................258

Aumento Masivo de Salarios .................................................................................................261 Manejo de Aumentos Masivos ................................................................................262 Funciones Especiales ..............................................................................................268 Instrucciones Especficas ........................................................................................268

Salarios Diarios Integrados ....................................................................................................271 Manejo de Salario Diario Integrado ........................................................................272 Instrucciones Especficas ........................................................................................286

Parmetros en Archivos *.ini 297

Nota Introductoria .................................................................................................................297

Control de Seguridad 299

Nota Introductoria .................................................................................................................299 Definicin de los Privilegios .................................................................................................299

Generacin de Asientos Contables y Conversin de Monedas 303

Nota Introductoria .................................................................................................................303 Parmetros Iniciales ..............................................................................................................303

Recursos Humanos ndice General v

Cuentas Contables .................................................................................................. 304 Cuentas Contables para Diferencias Cambiarias .................................................... 305 Integracin Contable .............................................................................................. 305 Cuenta Contable para Pago de las Liquidaciones ................................................... 305 Moneda de la Liquidacin ...................................................................................... 306 Cuentas Contables de los Conceptos Asociados..................................................... 308

Filosofa de Trabajo del Mdulo........................................................................................... 310 Transacciones Generadoras de Asientos Contables .............................................................. 310

Aplicacin de la Liquidacin de Empleados .......................................................... 311 Generacin de Cheques para Liquidacin de Empleados ....................................... 319

Glosario 323

Recursos Humanos ndice General 1

INTRODUCCIN GENERAL

Acerca de esta Gua

NOTA INTRODUCTORIA El mdulo de Recursos Humanos lleva el registro de todos los aspectos

relacionados con el personal que labora en su empresa.

Este es un mdulo que facilita la obtencin de informacin de los empleados,

para realizar las transacciones y lleva un manejo ordenado de las

caractersticas de los empleados.

AUDIENCIA Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el mdulo de

Recursos Humanos y que requieran registrar el proceso de gestin del

recursos humano (acciones de personal, constancias, control acadmico,

liquidaciones de empleado y otros).

CONOCIMIENTO NECESARIO Este manual asume que el lector conoce el ciclo bsico operativo del Control

de Nmina y de la Contabilidad General.

Adems se explican los parmetros de configuracin, los cuales le permiten al

usuario definir las caractersticas con las cuales va a trabajar el mdulo.

que se realizan todas las transacciones de la compaa y la segunda, una

moneda extranjera en la que se reporta los resultados de la compaa.

CONVENCIONES UTILIZADAS Se debe tomar en cuenta:

Cuando se hace referencia al trmino "sistema", se trata del conjunto de todos los mdulos que componen el producto.

Por lo tanto, el trmino "mdulo" se refiere a cada unidad que compone el sistema. Los mdulos sern: Contabilidad General,

Administracin del Sistema, Cuentas por Cobrar, Control Bancario, etc.

Recursos Humanos ndice General 2

La gua tomar por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las opciones y caractersticas posibles que identifican al sistema, de

manera que, el desarrollo de los temas de cada opcin se presentar

con base en este criterio.

DOCUMENTACIN ADICIONAL A continuacin se hace referencia a otros documentos que pueden ser

consultados y que se relacionan con este mdulo.

Si desea conocer de... Refirase a... Seguridad de Exactus Manual de Administracin del Sistema

Configuracin de Exactus Manual de Configuracin del Exactus.ini

Configuracin de Compaas Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Tipos de Cambio Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Centros de Costo Manual de Administracin del Sistema

Definicin de Perodos Contables Manual de Administracin del Sistema

Recursos Humanos Introduccin a Recursos Humanos 3

CAPTULO 1

Introduccin a Recursos Humanos

NOTA INTRODUCTORIA Este captulo muestra aspectos generales del mdulo de Recursos

Humanos. Se detalla:

las caractersticas generales de Recursos Humanos

el manejo general del sistema

la ejecucin de funciones estndar del sistema Exactus

los beneficios que se obtendrn al utilizar el mdulo de Recursos Humanos

definiciones

CARACTERSTICAS El mdulo de Recursos Humanos (RH) se encarga de manejar la

informacin con respecto a los empleados y cualquier modificacin que

involucre un cambio en sus datos.

Registra los movimientos por liquidaciones de los empleados, cambia su

estado, emite la accin de personal y el cheque correspondiente por la

liquidacin en un mismo paso. Se registra dentro de este mdulo cualquier

cambio en el estado del empleado y un control de sus datos personales y

modificaciones que se realizan a esta informacin. Por lo tanto, se considera

como un auxiliar del mdulo de Contabilidad General (CG).

Entre las caractersticas que hacen de Recursos Humanos un mdulo de

gran utilidad estn:

Dentro del sistema se lleva el registro de todas las caractersticas que identifican al empleado como tal, as como las situaciones que ocurren

dentro de la empresa, que lo vinculan como miembro de la misma:

o Presenta informacin general sobre los datos personales del empleado.

o Permite definir el puesto que ocupa dentro de la compaa.

o Se especifica salario de referencia que tendr el empleado.


o Lleva un control de las vacaciones acumuladas de cada empleado, etc.

o Controla el centro de costo y departamento asociados al empleado.

o Controla que a cada empleado le sea asignada una nica plaza dentro de la empresa.

o Controla que cada empleado sea asociado a una planilla nica (denominada nmina).

o Almacena informacin sobre los familiares del empleado en el caso de alguna emergencia que pueda presentarse.

o Permite la asignacin de cualquier clase de seguro que haya sido registrado por la empresa.

Est integrado con el mdulo de Control de Nmina para la actualizacin de cambios de salario, estados de no pago, activo,

temporal pago o no pago, etc., por medio de acciones de personal.

Cuenta con facilidades para la definicin de los puestos de trabajo existentes dentro de la compaa.

Se pueden crear y controlar plazas por puesto y definir diferentes estados y caractersticas para cada una.

El sistema almacena la informacin que haya sido recolectada en la compaa para tomar futuras decisiones correspondientes al

departamento encargado de los Recursos Humanos :

o Control de las fechas de evaluaciones realizadas.

o Registro de los accidentes ocurridos y las causas de cada uno.

o Datos recolectados por encuestas salariales.

o Comparaciones de salarios entre empleados de un mismo puesto, etc.

Se permite el control de los grados acadmicos obtenidos por el empleado que respaldan la toma de decisiones sobre ascensos,

evaluaciones salariales, promociones, etc.; tambin se controlan los

cursos de capacitacin y actualizacin que ha recibido el empleado.

El sistema almacena el registro de actividades importantes que haya tenido el empleado, su objetivo es capturar y almacenar fechas

importantes que quizs se requieran consultar posteriormente.

Brinda funciones para el registro de encuestas salariales por puesto y genera reportes comparativos que incluyen diferencias y variaciones

porcentuales.

El sistema lleva el registro y realiza el control y ejecucin de todas las acciones de personal (cambios del empleado dentro de la empresa),

para cualquier empleado:

o Acciones del departamento por contratacin de empleados.


o Acciones por terminacin de contrato de cualquier empleado.

o Control y pago de incapacidades que sean compromiso de la empresa.

o Cambios de salario que se presenten en los empleados por diferentes causas como aumentos o cambios de puesto.

o Cambios de puesto dentro de la empresa y las operaciones ligadas a este cambio.

o Acciones por ascensos del puesto de un empleado, motivados por promociones realizadas.

o Control de las vacaciones otorgadas.

o Acciones de personal por permisos otorgados al empleado, con o sin goce de salario.

o Otros tipos de acciones sobre el empleado que no involucren cambio de estado pero que deban ser registradas.

Lleva una bitcora de todas las acciones de personal que hayan sido aplicadas a un empleado.

Controla la seguridad de la informacin que se registra en las acciones de personal al utilizar diferentes estados en las mismas que evitan

modificaciones no programadas.

El mdulo permite al usuario la integracin con el programa de Microsoft Word para la creacin de diferentes tipos de documentos

como cartas, constancias de salario, etc. Con esta opcin, la empresa

puede crear documentos maestros en los cuales se definen campos de

datos asociados a una fuente de datos que luego pueden ser sustituidos

por valores de la fuente.

El sistema puede calcular y emitir los pagos por aportes de la empresa, realizando la liquidacin a los empleados que estn pendientes de

pago.

El sistema realiza automticamente la generacin de asientos contables para los procesos de liquidaciones por pagar, generacin de

cheques y liquidaciones de empleados.

Este mdulo cuenta con una serie de reportes que le permiten obtener informacin en forma clara y ordenada de distintos aspectos

relacionados con los empleados y el departamento de Recursos

Humanos:

o Se puede generar un reporte de permanencia y rotacin de personal, el cual muestra el comportamiento de la permanencia de

los empleados en la empresa para un perodo de tiempo especfico;

incluye los siguientes indicadores: cantidad de empleados

liquidados en el perodo. cantidad de empleados laborando en el

perodo, promedio de empleados laborando en el perodo y

cantidad de acciones de personal inconsistentes.


o Se puede generar un reporte de permanencia en puestos, el cual calcula la permanencia promedio del personal por puesto y por

departamento; despliega el listado de los empleados que dejaron

de laborar en la empresa, que fueron ascendidos o que cambiaron

de puesto en el perodo de tiempo establecido.

o Se puede generar un reporte de nmero de accidentes, el cual despliega por perodo y por departamento, la ocurrencia de

accidentes.

o Se puede generar un listado de cumpleaeros, el cual se construye por departamento, puesto u otras opciones de filtro u orden, de los

empleados que cumplen aos en el perodo establecido, adems se

despliega el puesto y la fecha (al ao en curso) del cumpleaos.

o Se puede generar un reporte con un resumen de plazas que presenta el nmero de plazas activas, la cantidad de plazas activas

ocupadas, vacantes, presupuestadas, inactivas y el total de plazas

por puesto y por departamento; en caso de que se use control de

plazas.

o S puede emitir un reporte de ausencias, que lista por departamento, todas las ausencias que se han efectuado para un intervalo de

tiempo; el reporte desglosa por empleado, el tipo y cantidad de

ausencias que se han dado en un intervalo de tiempo definido por

el usuario.

o Se puede generar un reporte de avisos donde se presenta un informe en el cual se detallan los datos relacionados con el

vencimiento de acciones de personal, vencimiento de contratos,

vencimiento de plazas y fechas de cumpleaos de los empleados

de la empresa.

o En las opciones para reportes, el usuario puede determinar los rangos de datos que desea desplegar en el reporte.

o Es posible establecer el orden en que la informacin es distribuida, o bien, si se prefiere un reporte detallado o resumido, cada filtro de

datos es propio para el reporte que se va a generar.

El sistema lleva el control de horarios de trabajo de la empresa.

Se lleva control del estado en el que se encuentra el empleado dentro de la empresa (activo, pago, temporal o interino, etc.).

Permite el control de ausencias del empleado y sus causas y justificaciones.

Brinda la facilidad de realizar aumentos masivos de salarios por departamentos, centros de costo y puestos.

Hay un tipo de accin de personal, para permitir la integracin del atributo rgimen vacacional en la informacin del empleado para las

acciones de personal.

Existen procesos de Aplicar y desaplicar acciones.


Para algunos pases existe la opcin de generar algunos de los reportes legales que solicitan las instituciones gubernamentales, en los que hay

un campo en el que se puede definir el tipo de cambio.

BENEFICIOS Apoya la confeccin y explotacin de una base de datos con

informacin amplia acerca de los empleados de la empresa, cubriendo

datos personales, profesionales y laborales, esto es importante porque

los empleados constituyen el sistema social interno de la empresa.

Facilita el anlisis y consulta de informacin acerca del recurso ms importante de las empresas, con el objeto de tomar decisiones que

apoyen las buenas relaciones con los empleados, que promuevan su

satisfaccin y motivacin por el trabajo y que velen por su desarrollo

personal y profesional.

La integracin con los diferentes mdulos del sistema, principalmente con el de Control de Nmina, crea un flujo de informacin

interdepartamental eficiente.

El registro de los puestos para cada empleado es importante debido a que un grupo de empleados es un grupo formal, esto significa que est

definido por la estructura de la organizacin con asignaciones que

establecen tareas y grupos de trabajo y que pueden ser accedidas y

controladas rpidamente.

El registro de las evaluaciones facilita el proceso de anlisis de los datos que determinan ciertas caractersticas del empleado, del puesto,

del trabajo, con el fin de medirlas e intentar mejorarlas para garantizar

una mayor productividad de la empresa.

Al establecer los puestos segn las tareas que deben realizarse en una empresa, se fomenta el elemento bsico de la productividad de toda la

organizacin, y la organizacin progresa hacia sus objetivos.

Se facilita el clculo y cancelacin de compromisos que tenga la empresa con los empleados que deben ser liquidados, tales como el

pago de aportes.

Se agiliza el proceso de registro de transacciones contables, pues los procesos que involucran movimientos contables, realizan la

contabilizacin simultneamente.

Brinda apoyo para determinar la posicin de la empresa con respecto al mercado, en cuanto a salarios se refiere por medio de las

comparaciones salariales.

Brinda apoyo en la toma de decisiones relacionadas con promociones, cambios de puesto, etc.; al permitir el registro de comentarios o notas

referidos a los empleados, etc., para especificar caractersticas de

personalidad, habilidades especiales, etc.


Agiliza el trabajo del departamento de Recursos Humanos al confeccionar acciones de personal y documentos automticamente.

Constituye una herramienta que permite registrar y consultar el desempeo del personal y ajustar los salarios por comparacin con los

salarios de mercado.

Respalda la toma de decisiones al elaborar estadsticas de los empleados liquidados en el perodo, los empleados activos, promedios

correspondientes, entre otros indicadores importantes.

Soporta programas motivacionales al reflejar ndices de rotacin para anlisis de prdida de personal respecto del promedio de empleados,

de rotacin para anlisis de desvinculaciones voluntarias, etc.).

Facilita el seguimiento de actividades que afectan directamente el recurso humano de la empresa como la rotacin de personal,

accidentes laborales, ausentismo, etc.

Recursos Humanos Definicin de las Caractersticas Generales de la Compaa 9

CAPTULO 2

Definicin de las Caractersticas

Generales de la Compaa

NOTA INTRODUCTORIA En este captulo se explicarn los aspectos generales que tienen que definirse

tanto en el mdulo de Recursos Humanos como en otros mdulos de

Exactus relacionados a ste, para que el sistema se ajuste a las necesidades

particulares de cada compaa.

Dentro de esta seccin se van a considerar los siguientes aspectos:

La integracin de Recursos Humanos con los otros mdulos de Exactus.

La secuencia que se debe seguir para implantar el mdulo.

La definicin de los Parmetros del Mdulo.

INTEGRACIN Recursos Humanos es un mdulo auxiliar de Control de Nmina que

se encarga especficamente del mantenimiento de los datos de empleados ya

que permite que Control de Nmina obtenga informacin para sus

transacciones con la planilla de la compaa.

Este mdulo tambin es auxiliar de Contabilidad General y se encarga especficamente del clculo y pago de las liquidaciones de empleados que

dejan de laborar para la empresa.

Adems se comparte informacin con Control de Vacaciones para el

manejo y administracin de la acumulacin de das de vacaciones y goce de

las mismas.

Est relacionado tambin con el mdulo de Control Bancario porque al

realizar liquidacin de empleados, se necesita definir la forma de pago por lo

que ser necesario asociar cada liquidacin a una cuenta bancaria para generar

cheques o transferencias de fondos para liquidar empleados.

Por ltimo el mdulo de Portal de Personal toma informacin del mantenimiento de empleados y tipos de solicitudes de empleado, as como

tambin de las acciones de personal.


Como cualquier otro mdulo del sistema, tambin tiene integracin con el

mdulo de Administracin del Sistema, de donde toma informacin de

las tablas definidas all, para asociarlas con otras caractersticas propias del

manejo del recurso humano de la empresa.

La integracin entre Recursos Humanos y otros mdulos puede ser

ilustrada por la siguiente figura:

Integracin de Recursos Humanos con otros mdulos

CMO SE IMPLANTA EL MDULO? Cuando el sistema est recin instalado en su computadora o en su red, la base

de datos est totalmente en blanco. Como es de suponer los datos deben ser

introducidos de una manera ordenada para luego trabajar el programa de una

manera satisfactoria.

Inicializar los datos es dar formato a la base para la utilizacin que se le va a

dar. Este formato debe ser ordenado, es decir, lo que ms se va a usar, se crea

de primero.

Para poder implantar el mdulo de Recursos Humanos, deben haberse

terminado la respectiva implantacin de los mdulos de Administracin

del Sistema y Control de Nmina dado que Recursos Humanos

utiliza la informacin contenida en tablas definidas desde estos otros mdulos.

El orden general en que se inicializarn los datos ser el siguiente:

Del mdulo de Administracin del Sistema


Periodos Contables

Centros de Costo

Departamentos

Ubicaciones

Pases

Entidades Financieras

Monedas

Tipos de Cambio

NITs

Feriados

Consecutivos Globales

Del mdulo de Control de Nmina

Clases de Nmina

Conceptos

Del mdulo de Recursos Humanos

Parmetros del Mdulo

Puestos

Plazas

Estados del Empleado

Horarios

Clases de Seguro Social

Tipos de Accin de Personal

Tipos de Acadmico

Tipos de Accidente

Tipos de Ausencia

Tipos de Contrato

Lista de Empleados

Tipos de Solicitudes de Empleados

Auditoria de Modificaciones de Empleados

Vacaciones por Antigedad


CMO ENTRAR A RECURSOS HUMANOS? Para entrar a este mdulo, los pasos a seguir son:

1. Localice el icono en el integrador del sistema.

2. Site el cursor sobre el icono y presione el botn izquierdo del

ratn.

PARMETROS DEL MDULO En esta seccin se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como

de contenido, que afectarn las funciones del mdulo.

La ventana de Parmetros del Mdulo funciona por medio de carpetas o

"tabs" que controlan los diferentes tpicos por definir en el mdulo.

Para acceder cada carpeta, solamente debe posicionarse el cursor sobre la

pestaa de la carpeta requerida o bien, presionar la tecla Alt + la letra que est subrayada en la carpeta.

General

Dentro de esta carpeta se encuentran las siguientes casillas:

Control de Plazas: bajo este ttulo se despliegan dos casillas

Usar Control de Plazas: si esta casilla est marcada el sistema llevar control de la cantidad de empleados asignados a cada puesto de

cada departamento de la organizacin segn el nmero de plazas que

hayan sido definidas para cada puesto dentro de la opcin Plazas de este

mismo mdulo y las caractersticas de cada plaza definida.

Acciones de Personal: bajo este ttulo se define lo siguiente

Usar Adicionales: si esta casilla est marcada el sistema

- activa la carpeta Adicionales dentro de los parmetros del mdulo

para agregar campos adicionales que pueden ser utilizados como parte

de las caractersticas de referencia que se definen en el momento de

registrar una accin de personal a un empleado;

- activa la carpeta Adicionales dentro de la opcin de Mantenimiento

de Acciones de Personal donde se ingresarn valores a los campos

adicionales creados dentro de los parmetros del mdulo.

Prxima Accin: el sistema lleva el control del consecutivo de las acciones de personal que se crean. Siempre empieza el conteo en 1 y

nunca es modificable, esto quiere decir que el nmero que se mostrar


en este campo ser el nmero siguiente al nmero de la ltima accin de

personal creada en el Mantenimiento de Acciones de Personal.

En Empleados Habilitar: bajo este ttulo se despliegan cinco casillas que pueden ser marcadas con un check ()

Salario Diario Integrado: Esta casilla solo se muestra si el pas de la compaa es MEXICO. Si esta casilla est marcada entonces el sistema

realiza las siguientes operaciones:

- se activa la opcin para el clculo de Salarios Diarios Integrados que

se encuentra bajo el submen de Procesos de Recursos Humanos

- se incluye el campo Salario Diario Integrado en la tabla de

Mantenimiento de Empleados

- se incluye el campo Salario Diario Integrado en la tabla de

Mantenimiento de Acciones de Personal

- se incluye la primitiva denominada SalarioDiarioIntegrado( ) dentro

del campo de primitivas disponibles para generar frmulas de conceptos

en Control de Nmina.

Adicionales de Texto: si esta casilla est marcada es posible definir cinco casillas adicionales que se desplegarn en la carpeta Adicionales

de Texto dentro del Mantenimiento de Empleados.

Nombres Separados: si se marca esta casilla es posible registrar los nombres de los empleados separando sus componentes segn uno de los

siguientes formatos:

- Apellido - Apellido - Nombre(s)

- Nombre (s) Apellido - Apellido

Si la casilla no es marcada entonces el sistema permitir registrar el

nombre completo del empleado como un solo componente.

Si el pas de la compaa es MEXICO y se dispone usar reportes como

las Notificaciones para el S.U.A. y para el I.M.S.S. se recomienda usar

el nombre separado.

Adicionales de Texto: estos campos se activan si la casilla Adicionales de Texto est marcada. Dentro de estos espacios se definen los nombres que

llevarn los campos adicionales que se desplegarn en la opcin

Mantenimiento de Empleados.

e-mail del departamento de Recursos Humanos: se ingresa la direccin de correo electrnico del departamento de recursos humanos de la

compaa, que se usar en las notificaciones que deban enviarse a esa

instancia. Tpicamente esta direccin de correo debe ser de un grupo y no de

una cuenta individual. Para mayor detalle de las notificaciones consulte los

manuales de Control de Vacaciones y Portal de Personal.

A continuacin se presenta la ventana desplegada por la opcin:


Carpeta General de Parmetros del Mdulo

Contratos

Dentro de esta carpeta se agrupa la siguiente informacin:

Estado del empleado por omisin: dentro de esta casilla se define el estado por omisin que debe asociarse para registros de empleados nuevos, de

manera que se sugiere este al crear un empleado en el mantenimiento de

empleados.

El sistema verifica si el campo de estado por omisin para los tipos de accin

de personal del tipo predefinido Contratacin tiene valor asignado. Si se

define un valor dentro de esta casilla y el tipo de accin tiene estado por

omisin asociado, el sistema reemplaza el estado del empleado de los

contratos por el estado asociado al tipo de accin y deshabilita el campo. Si

no es obligatorio la definicin del estado, el sistema verifica y pregunta al

usuario si quiere reemplazarlo por el que tiene el campo actualmente. Si el

campo de estado est vaco, lo actualiza sin preguntar.

Salario de referencia por omisin: dentro de esta casilla, existe un combo box en el cual se presentan cinco tipos de salario:

Mnimo

Intermedio 1

Actual.

Intermedio 2

Mximo


Al escoger uno de estos, el sistema sugerir para los empleados nuevos el tipo

de salario escogido segn el puesto asignado en el caso que no le sea definido

un salario referencia. Los montos de estos salarios fueron asignados en la

opcin Puestos del men de Administracin del mdulo.

Generar accin de contrato automticamente: esta casilla debe ser marcada si el usuario requiere que se generen acciones de personal tipo

contratacin cada vez que se ingresa a la base de datos un nuevo empleado.

Al activar esta casilla, se activa la carpeta Accin Contratos que se encuentra

en el Mantenimiento de Empleados cada vez que se ingresa un nuevo

empleado a la planilla de la empresa de modo que se complete la informacin

de la accin y se genere automticamente al salvar el registro de empleado.

El proceso de generacin automtica de accin de contratacin para

empleados nuevos usar el tipo de accin y estado de empleado que se

despliega en la carpeta Contratos del mantenimiento de empleados, a menos

que el usuario los modifique antes de guardar el registro de empleado.

Adems se pueden definir tipos de acciones de personal para la inicializacin

de vacaciones y de vacaciones adicionales, para los casos en que se creen

empleados y se les asigne un valor mayor a cero (0) en las casillas Vacaciones

Pendientes o Vacaciones Adicionales en el Mantenimiento de empleados, lo

cual crear una accin de personal de Acumulacin de Vacaciones o

Acumulacin de Vacaciones Adicionales por la cantidad de das que se hayan

indicado en dichas casillas.

Tipo de Accin: se asigna el tipo de accin de personal por omisin que se generara cuando se salven empleados nuevos. Este debe ser del tipo

predefinido Contratacin.

Estado de Empleados: se especifica el estado del empleado por omisin despus que se realice la contratacin y que ser sugerido por el sistema

automticamente.

Inicializacin Vac: se asigna el tipo de accin de personal por omisin que se generara cuando se salven empleados nuevos y tengan indicada una

cantidad mayor a cero en el campo Vacaciones Pendientes del

Mantenimiento de empleados. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones

(Acumulacin).

Inicializacin Vac Adic: se asigna el tipo de accin de personal por omisin que se generara cuando se salven empleados nuevos y tengan

indicada una cantidad mayor a cero en el campo Vacaciones Adicionales del

Mantenimiento de empleados. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones

Adicionales (Acumulacin).

N de das mximo entre contratos para mantener antigedad del empleado: dentro de esta casilla se ingresa el nmero de das que pueden pasar como mximo para que dos acciones de contratacin seguidas del

empleado, sin un fin de contrato en medio, sean consideradas una ampliacin

del contrato ya existente y se mantenga con ello la antigedad del empleado.



Carpeta Contratos de Parmetros del Mdulo

Liquidaciones

Dentro de esta carpeta se debe especificar la siguiente informacin:

Datos para Generacin de Accin de Fin de Contrato: bajo este ttulo se presentan seis casillas

Tipo de Accin: es el tipo de la accin por omisin de fin de contrato que se sugerir cuando se genere una la liquidacin de

empleado. Este debe ser del tipo predefinido Terminacin de

Contrato.

Estado del Empleado: es el cdigo de estado de empleado por omisin que se le asignar al empleado una vez que sea liquidado.

Tipo Accin Vacaciones: es el tipo de la accin por omisin de goce de vacaciones que se generar con la liquidacin del empleado,

cuando an el empleado tenga una cantidad mayor a cero (0) en el

campo Vacaciones Pendientes del Mantenimiento de empleados,

esto con el fin de liquidar las vacaciones pendientes. Este debe ser del

tipo predefinido Vacaciones (Goce) y que no tenga la marca de

Restaura Estado.

Tipo Ausencia Vacaciones: es el cdigo del tipo de ausencia por omisin que se le asignar a la accin de personal del empleado

cuando se genere una accin por liquidacin de vacaciones

pendientes.


Tipo Accin Vacs Adic: es el tipo de la accin por omisin de goce de vacaciones adicionales que se generar con la liquidacin del

empleado, cuando an el empleado tenga una cantidad mayor a cero

(0) en el campo Vacaciones Adicionales del Mantenimiento de

empleados, esto con el fin de liquidar las vacaciones adicionales

pendientes. Este debe ser del tipo predefinido Vacaciones Adicionales

(Goce) y que no tenga la marca de Restaura Estado.

Tipo Ausencia Vacs Adic: es el cdigo del tipo de ausencia por omisin que se le asignar a la accin de personal del empleado

cuando se genere una accin por liquidacin de vacaciones adicionales

pendientes.

Subtipo para Documentos de Pago: bajo este ttulo se presentan dos campos de tipo combo box donde se definen los subtipos de documento por

omisin que el sistema asignar en la generacin de cheques y de transferencias electrnicas por motivo de liquidacin de empleados. Estos tipos de subdocumentos son requeridos por el mdulo de Control Bancario

(en el caso que est instalado) para el registro de documentos generados por

transacciones contables.

Prxima Liquidacin: es un nmero entero que seala el consecutivo a utilizar en la prxima liquidacin que se realice. Muestra el valor de la

prxima (no de la ltima) para mantener consistencia con el consecutivo de

acciones de personal que se guarda en esta tabla, que tambin seala la

prxima accin de personal y no la ltima. Siempre empieza el conteo en 1 y

nunca es modificable.

Integracin contable: si esta casilla es marcada cada vez que se realice una liquidacin se generar una transaccin contable que ser reflejada en la

contabilidad de la empresa dentro del mdulo de Contabilidad General

registrando los asientos contables correspondientes.

Impresin de Liquidacin: bajo este ttulo se asignan

Formato por Omisin: corresponde al nombre del archivo *.RPT que se utilizar por omisin en la impresin de liquidaciones de

empleados.

Nota Final: corresponde a una leyenda que el usuario podra predefinir para incluir como nota final en las impresiones de

liquidaciones.



Carpeta Liquidaciones de Parmetros del Mdulo

Contable

En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la

integracin de Recursos Humanos con Contabilidad General. Recuerde que esta carpeta se desplegar nicamente si se ha activado la casilla

de Integracin Contable en la carpeta Liquidaciones.

Generacin de Asiento: esta opcin establece la forma en que se realizar la integracin contable de las transacciones de este mdulo. Cuando se

registra un documento de cualquier tipo, se iniciar el proceso de integracin

contable.

Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinacin

que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:

Visualizar

Modificar

Aplicar automticamente

Existen seis posibles modalidades de la integracin contable, segn se

marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas

modalidades corresponden a:

Visualizar

Modificar



Si no se marca ninguna opcin, el sistema genera el asiento contable y lo

manda al diario, pero ste no se puede ver desde este mdulo.

Visualizar

Modificar

Aplicar automticamente Al marcar nicamente la opcin de aplicar automticamente, el asiento

contable se genera pero se manda directamente al mayor, tampoco se puede

ver desde este mdulo.

Visualizar Modificar


Si se marca solamente la opcin de visualizar, el usuario podr ver el asiento

contable desde este mdulo, sin hacerle ninguna modificacin y el sistema

manda el documento al diario de la contabilidad.

Visualizar

Modificar Aplicar automticamente

En esta opcin se puede ver y modificar el asiento contable desde este mdulo,

el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterior

aprobacin.

Visualizar

Modificar

Aplicar automticamente Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el asiento

desde el mdulo de Recursos Humanos, y cuando se cierre el asiento el sistema lo mandar directamente al mayor de la contabilidad.

Visualizar Modificar

Aplicar automticamente En esta opcin se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer

ninguna modificacin, el sistema lo manda directamente al mayor.

Contabilidad por omisin: el usuario debe establecer si los asientos que se generen de las transacciones de Recursos Humanos afectarn directamente la

contabilidad fiscal, la contabilidad corporativa o ambas. Esta opcin solo est

disponible cuando en la licencia se solicit utilizar Doble Contabilidad.


Tipo de Asiento: se debe ingresar el cdigo de los tipos de asiento con que se definirn los movimientos debido a las transacciones de Recursos

Humanos.

Paquete contable: se debe definir el cdigo del paquete contable que almacenar los asientos generados por las transacciones de Recursos

Humanos.

Cuenta Contable: cuenta contable que se utilizara para balancear el asiento contable en caso de que el proceso de liquidacin de empleados est integrado

con la contabilidad.


Carpeta Contable de Parmetros del Mdulo

Adicionales

Dentro de esta carpeta se definen los campos adicionales que se desplegarn

en la carpeta Adicionales de la opcin de Acciones de Personal si la casilla Usar Adicionales (carpeta General de parmetros globales) est marcada. Esta tabla tiene capacidad para definir diez adicionales.

Estos campos pueden ser utilizados para definir variables que requieran ser

agregadas cuando se aplica una accin de personal a un empleado, tambin

pueden ser utilizados para registrar fechas o datos importantes en las acciones

de personal.

Las columnas que se encuentran en la pantalla son:

Nombre: nombre con el que se identificar la variable que se va a definir. La casilla tiene una longitud para 15 caracteres.


Tipo: esta casilla despliega un combo box con tres opciones: Alfanumrico Fecha o Numrico; y define el tipo de dato que se podr almacenar en el

campo.

Longitud: cantidad de dgitos o caracteres mxima que se pueden ingresar dentro del campo que se est creando, aplica nicamente para los tipos

Alfanumrico y Numrico.

Decimales: cantidad mxima de decimales que va a manejar el campo en caso de que sea un nmero. En caso de que sea una fecha o un alfanumrico,

esta casilla no debe tener nmeros dentro, porque de lo contrario el sistema no

aceptar la informacin. Si se usan decimales hay que considerar que la

longitud del campo considera el punto decimal y los decimales como parte de

dicha longitud, por ejemplo, si se quiere tener un nmero de dos dgitos y dos

decimales, entonces la longitud debera ser 5 y los decimales 2; ejemplo: 04.65

Modificable: si esta casilla es marcada indica que el campo es modificable slo para acciones de personal nuevas o incluso para acciones ya existentes y

se puede modificar la informacin all almacenada.

Cuando se ha ingresado la informacin requerida se debe presionar el icono

Grabar para que la informacin sea procesada.


Carpeta Adicionales de Parmetros del Mdulo

Recursos Humanos Informacin General para las Transacciones de Recursos Humanos 23

CAPTULO 3

Informacin General para las

Transacciones de Recursos Humanos

NOTA INTRODUCTORIA En este captulo se presentan las opciones del men Administracin en las que se debe hacer ingreso de informacin para alimentar el sistema. Las

opciones del men Operacin de Recursos Humanos definen parmetros utilizados a nivel de este mdulo as como caractersticas para determinar el

manejo de los datos utilizados en las diferentes opciones.

Algunas de las opciones se presentan en otros mdulos que estn ligados a

Recursos Humanos como es el caso de Administracin del Sistema y Control de Nmina.

Las funciones que conforman esta seccin son:

Departamentos: se definen los departamentos a los cules pertenecen los empleados de la empresa.

Puestos: se crean y modifican los puestos dentro de los cuales se desempean los empleados de la empresa. Para cada puesto se define

un consecutivo de plaza.

Plazas: se crean y modifican los tipos de plazas que la empresa maneja. Cada plaza est ligada a un departamento especfico y

determina la cantidad de empleados que pueden desempear la misma

labor para un puesto determinado.

Estados del Empleado: se crean y modifican los estados que sern ligados a los empleados, los cuales pueden tener opciones de: activo,

temporal y/o pago.

Horarios: se crean y modifican los horarios en los cuales los empleados laboran.

Tipos de Accin de Personal: se crean y modifican los tipos de acciones de personal que pueden ser aplicadas a los empleados.


Tipos de Acadmico: se crean y modifican los diferentes niveles de formacin acadmica que pueden ser asociados a un empleado.

Tipos de Accidente: se crean los tipos de accidente que pueden suceder dentro de la empresa y que sern registrados para cada

empleado en particular.

Tipos de Ausencia: se crean y modifican las clases de ausencias que pueden ser aplicadas a un empleado en una accin de personal que

maneje ese dato.

Tipos de Contrato: se crean y modifican las clases de contratos que pueden ser aplicados a un empleado.

Clases de Seguro Social: se crean y modifican los tipos y nombres de las diferentes clases de seguro que registra para sus empleados,

eliminando la restriccin de atenerse a una lista de clases de seguro

predefinida.

Tipos de Solicitud de Empleados: se configura el comportamiento de diversos tipos de solicitudes para los empleados, que finalmente

regirn el procesamiento que el sistema haga de cada solicitud

ingresada por los mismos empleados.

Auditoria de Modificaciones de Empleados: se configuran opciones para auditar modificaciones de atributos de empleados mediante

acciones de personal para los cuales no existen tipos de accin de

personal predefinidos dentro del sistema.

Vacaciones por Antigedad: se crean y modifican para cada clase de nmina que se tenga registrada en la base de datos, los rubros de Das

de antigedad y Das de Vacaciones.

Catlogo de Puestos Externos: Permite definir y modificar catlogos con cdigos de puestos definidos por una entidad diferente, los cuales

pueden asociarse a cada uno de los puestos registrados en la base de

datos.

DEPARTAMENTOS Dentro de esta opcin se crean y da mantenimiento a los departamentos en los

que segn el organigrama est dividida la empresa. Esta funcin tambin

puede ser utilizada desde los mdulos de Administracin del Sistema y

Control de Nmina y en cualquiera de estos mdulos puede darse

mantenimiento a los registros indistintamente.

La pantalla principal de esta opcin es la que se muestra a continuacin:


Pantalla principal de Departamentos

INGRESO DE DATOS Cuando se agrega un Departamento el sistema despliega una tabla

modificable en la cual es necesario ingresar informacin en tres columnas:

Cdigo: identificacin alfanumrica del departamento.

Descripcin: nombre del departamento.

Jefe: nombre de la persona encargada o responsable.

Para mover el cursor de una casilla a otra puede presionar la tecla TAB, as el cursor se posicionar en la siguiente casilla a la derecha.

PUESTOS Esta tabla establece los puestos que existen en la empresa y que son definidos

para agrupar las diferentes labores que desempean los empleados o los tipos

de trabajo que se realizan. Por ejemplo puede existir un puesto definido como

Gerente General, otro denominado Gerente de Recursos Humanos, etc.; de la

misma manera existen otros puestos denominados Operario A, Operario B,

Supervisor de Control de Calidad, etc.

Los puestos estn ligados a las plazas dentro del sistema pues un puesto

particular puede tener plaza fija para un empleado mientras que otro puesto

particular puede tener plaza para 50 operarios.

Tambin es posible asociar cada puesto con un puesto externo de cada

catlogo de puestos externo definido si fuera el caso. Debe recordarse que un

puesto puede estar asociado a varios catlogos de puestos externos, pero slo

podr estar asociado a un puesto de cada catlogo.


El registro de los puestos de la empresa tambin se puede realizar desde el

mdulo de Control de Nmina y ya sea desde ste o desde Recursos

Humanos se puede darse mantenimiento indistintamente. Esta opcin se

relaciona directamente con la tabla de Mantenimiento de Empleados donde se determina para cada empleado el puesto que ocupa dentro de la empresa.

La pantalla principal de la opcin es la siguiente:

Pantalla principal de Puestos

INGRESO DE DATOS Cuando se agrega un Puesto el sistema despliega una pantalla compuesta por

dos carpetas que agrupa la informacin del registro.

Descripcin de Carpetas

General

En esta pantalla se debe indicar:

Cdigo: identificacin alfanumrica del puesto.

Descripcin: nombre del puesto.

Consecutivo de Plaza: este espacio no es modificable y corresponde al consecutivo que lleva el sistema automticamente de las plazas que han sido

definidas para ese puesto. Por ejemplo si se han definido ocho plazas para un

puesto el campo desplegar el nmero nueve lo que significa que la siguiente

plaza que se defina tendr asignado el nmero nueve en su identificacin.

Salario Actual, Mnimo, Intermedio 1, Intermedio 2 y Mximo: se refiere a diferentes valores salariales que se pueden pagar a empleados del

mismo puesto.


Funciones: espacio de texto libre donde se definen las tareas que deben realizarse en el puesto.

Notas: espacio de texto libre para que el usuario establezca comentarios que considere necesarios.

Nota Importante: Recuerde que el sistema no eliminar registros que sean utilizados en otras tablas, as por ejemplo si se utiliza un puesto con el

cdigo 001 en uno o varios empleados e intenta eliminarlo, el sistema no se lo

permitir. Esto quiere decir que es necesario eliminar primero la relacin

existente y cambiar el puesto en TODOS los empleados que lo tengan.

Encuestas ( ): En la parte superior de la pantalla existe un icono denominado de este modo con el cual el usuario puede acceder la pantalla de

encuestas salariales..

Dentro de esta tabla desplegada por el icono se muestran los datos ingresados

sobre el mnimo en el mercado, cuartil 1, 2 y 3, mximo en el mercado, moda

de mercado, etc. Como se puede observar la informacin que se despliega por

medio de este icono es la misma que la que se desarrolla en la seccin

"Encuestas Salariales" en la pgina 182 donde se presenta la comparacin de

salarios del puesto con respecto al mercado y al establecido por la ley.

Nota Importante: Recuerde que el sistema no eliminar registros que sean utilizados en otras tablas as por ejemplo si se utiliza un puesto con el

cdigo 001 en uno o varios empleados e intenta eliminarlo, el sistema no se lo

permitir. Esto quiere decir que es necesario eliminar primero la relacin

existente y cambiar el puesto en TODOS los empleados que lo tengan.

La pantalla es la siguiente:

Pantalla de Creacin - Modificacin de Puestos Carpeta General


Puesto Externo

Dentro de esta carpeta donde se encuentra la tabla de puestos externos

asociados al puesto actual. La informacin para definir los puestos externos se

ingresa en una tabla modificable que contiene las siguientes columnas:

Catlogo: se ingresa selecciona el cdigo que identifica a cada catlogo de puestos registrado en el sistema. Los registros que se seleccionan en la tabla

fueron ingresados en la tabla de mantenimiento del Catlogo de Puestos

Externos.

Descripcin Catlogo: cdigo alfanumrico con la descripcin del catlogo de puestos. Se detalla automticamente al seleccionar el catlogo.

Puesto Externo: cdigo alfanumrico que representa el cdigo del puesto externo. Esta columna estar asociada a la columna de Catlogo, permitiendo

desplegar slo los puestos asociados al catlogo seleccionado. Si no se ha

digitado nada en la columna de Catlogo, el F1 de esta columna mostrar

todos los registros con sus respectivos catlogos. En este caso, si se

selecciona un puesto, se actualiza automticamente el catlogo al que

corresponde.

Descripcin: nombre del puesto externo. Se detalla automticamente al seleccionar el puesto externo.

La pantalla es la siguiente:

Pantalla de Creacin - Modificacin de Puestos Carpeta Puesto Externo


PLAZAS Esta opcin tiene estrecha relacin con los puestos que se definieron

anteriormente, tanto as que para definir las plazas tienen que establecerse

primero los puestos de la compaa. El objetivo de definir plazas es poder

llevar el control de la cantidad de empleados dentro de un puesto.

El sistema requiere que se establezca la relacin entre la plaza, el puesto y el

departamento. Esto debido a que pueden existir varias plazas para el mismo

puesto en diferentes departamentos, con codificacin distinta.

Un ejemplo sera que para el Departamento de Recursos Humanos existe una

plaza para el puesto de Gerente de Recursos Humanos o que dentro del

Departamento de Produccin existen 5 plazas para el puesto de Supervisor,

etc.

La pantalla de esta opcin es la siguiente:

Pantalla principal de Plazas

INGRESO DE DATOS Cuando se agrega una Plaza el sistema despliega una pantalla que agrupa la

informacin del registro de la siguiente manera:


Pantalla de Creacin - Modificacin de Plazas

Las casillas en las que se ingresa la informacin son:

Plaza: cdigo de identificacin de la plaza. Este cdigo se define de la relacin entre el cdigo del puesto y el consecutivo de la plaza.

En la primera casilla que se presenta se define el cdigo del puesto ligado a la

plaza (se puede utilizar la tecla F1 que despliega la tabla de consulta Puestos).

En la segunda casilla se define el consecutivo que corresponde al campo

denominado Consecutivo de Plaza que se despliega en la tabla de creacin mantenimiento de Puestos en este caso una vez que se define en cual puesto se desea crear la plaza el sistema despliega automticamente el consecutivo

correspondiente.

Departamento: cdigo del departamento donde debe existir el puesto y por consiguiente donde se crear la plaza.

Tipo de Plaza: se debe escoger alguna de las alternativas: fija o temporal. Si una plaza se define como temporal implicar que tendr un perodo de

vigencia, por lo tanto es necesario, ms no obligatorio, establecer las fechas de

este perodo.

Estado Plaza: se establecen tres posibles estados de la plaza:

Activa: es posible asignar empleados a la plaza y no existe lmite en cuanto a la cantidad.

Inactiva: no pueden asignarse empleados.

Presupuestada: no pueden asignarse empleados. Se supone que podr utilizarse en un perodo posterior, en el momento en que la

plaza se apruebe y se cambie a estado activo.


Vigencia: perodo en que rige la plaza. Es una casilla informativa nicamente pero es importante establecer las fechas Desde y Hasta cuando la

plaza es temporal.

Compartida: al activar esta opcin se establece que la plaza acepta ms de un empleado, es decir se puede asignar un nmero indefinido de empleados a

la plaza. Si se desactiva la opcin, nicamente se puede asignar un empleado

a esa plaza.

En el caso de que se asigna ms de uno, si est marcado el control de plazas en

los parmetros globales (vea Parmetros del Mdulo dentro de la carpeta

General en la pgina 12) el sistema no permitir que se asocien ms empleados a la plaza.

Cantidad de Empleados: esta casilla no es modificable. El sistema despliega la cantidad de empleados a los que se les ha asignado la plaza.

Fecha Vacante: establece la fecha a partir de la cual la plaza est disponible o vaca. Por defecto el sistema despliega la fecha correspondiente al da en se

crea la plaza sin embargo, el usuario puede modificarla antes de salvar el

registro porque luego de grabar la informacin el campo permanece inactivo.

Notas: espacio de texto libre para que el usuario establezca las observaciones que considere necesarias.

ESTADOS DE EMPLEADOS Con esta funcin se definen los diferentes estados que puede tener el empleado

y que son necesarios para establecer su condicin dentro de la empresa.

Este concepto tambin se utiliza en el mdulo de Control de Nmina

donde dependiendo del estado que se asigne al empleado se le aplicarn o no

los conceptos al procesar la nmina a la que pertenezca (refirase al manual de

Control de Nmina para mayor detalle).

El sistema da oportunidad de manejar tres tipos de estados: Activo, Pago y

Temporal y por medio de ellos se definen la situacin del empleado dentro de

la empresa al hacer la combinacin de estas tres opciones.

La ventana de la opcin es la siguiente:


Ventana principal de Estados del Empleado

INGRESO DE DATOS Cuando se agrega un Estados del Empleado el sistema despliega una

tabla modificable en la cual es necesario ingresar informacin en las siguientes

columnas:

Estado: cdigo del estado del empleado.

Descripcin: nombre del estado del empleado.

Activo, Pago y Temporal: Escoja entre las tres opciones que existen: Activo, Pago y Temporal y marque las que considere segn sus

requerimientos. Al existir tres opciones para definir el estado se puede

obtener como mximo ocho diferentes combinaciones para definir diferentes

estados:

(ninguno)

activo

pago

temporal

activo - pago

activo - temporal

pago - temporal

activo - pago - temporal

HORARIOS En esta opcin, se confeccionan las distintas jornadas de trabajo semanales

que tiene definida la empresa. Es til principalmente cuando la empresa tiene


horarios rotativos, es decir, la jornada del lunes no es igual a la del martes y

as sucesivamente.

Adems se establece cuando los empleados tienen diferentes horarios, cuando

la empresa trabaja en diferentes turnos y la jornada semanal cambia de un da

a otro, y de un empleado a otro.

Esta opcin tambin se encuentra dentro del mdulo de Control de Nmina por lo que se puede dar mantenimiento a la tabla desde ambos

mdulos.

A continuacin se presenta la pantalla desplegada por la opcin:

Pantalla principal de Horarios

TIPOS DE ACCIN DE PERSONAL En esta opcin se determinan los tipos de acciones que se utilizarn en los

procesos que sean aplicados al personal de la empresa. Existen varios tipos

predefinidos de acciones de personal que se utilizan para establecer las

acciones de personal que se aplicarn a los empleados.

A su vez los tipos predefinidos se dividen en dos grupos diferenciados que

dependern de si se cambia o no el estado del empleado al aplicar la accin de

personal particular.

Los tipos de acciones de personal que no cambiarn el estado del empleado

corresponden a:

Ascenso

Cambio de Centro de Costo

Cambio de Nmina

Cambio de Puesto

Cambio de Rgimen

Cambio de Salario

Vacaciones (Acumulacin)


Vacaciones Adicionales (Acumulacin)

Por otro lado los tipos de acciones de personal que cambiarn el estado del

empleado (aunque tambin pueden crearse acciones de estos tipos predefinidos

en las que no se cambie el estado del empleado.) son:

Contratacin

Incapacidad

Permiso Con Goce de Sueldo

Permiso Sin Goce de Sueldo

Otros

Terminacin de Contrato

Vacaciones (Goce)

Vacaciones Adicionales (Goce)

Sin embargo dentro de esta categora (acciones que cambian el estado del

empleado) se presentan situaciones especiales que se basan en la restauracin

del estado original del empleado.

En otras palabras, las acciones de personal que cambian el estado del

empleado pueden, si el usuario lo requiere, restaurar el estado original una vez

que se cumpla su fecha de vencimiento. Las acciones de personal que

restauran el estado del empleado presentan las siguientes caractersticas:

debern ser tipos predefinidos que cambien el estado del empleado a excepcin de los tipos Contratacin y Terminacin de

Contrato,

debern ser tipos de acciones que se estn creando en el momento es decir, para tipos existentes no se puede establecer que restauren

el estado,

deber marcarse (X) el "check box" que se ubica en la columna denominada Restaura Estado,

el nuevo estado del empleado que se establecer con la vigencia de la accin de personal se define dentro de la columna respectiva

en la tabla, aunque este dato tambin se puede dejar en blanco,

es importante considerar, que cuando se crea alguna accin de personal que restaure el estado del empleado desde la opcin

Acciones de Personal del men Operacin, que se defina claramente la fecha en la que vence dicha accin, de manera que

el sistema pueda establecer a partir de cundo restaurar el estado

original,

las acciones de personal que restauran el estado del empleado presentan un estado adicional (de la accin) denominado

Vigente. Este estado establece que la accin ha sido aplicada, pero que el estado del empleado todava no ha sido restaurado a su

original, es decir, la accin de personal no ha vencido an.


Los tipos de acciones que sean definidos dentro de esta opcin se utilizarn

para definir y aplicar las acciones de personal que se crean en la seccin

Acciones de Personal en la pgina 105 que se encuentra en el men de Operacin.

La ventana principal de la opcin es la siguiente:

Ventana principal de Tipos de Acciones de Personal

INGRESO DE DATOS

Antes de crear tipos de acciones de personal se debe tener presentes las

condiciones expuestas anteriormente, cuando se definieron los tipos, el

cambio del estado del empleado y si se restaura o no dicho estado.

Las columnas de tipos de accin de personal son las siguientes:

Cdigo: identificacin alfanumrica de la accin de personal.

Descripcin: nombre de la accin de personal que el usuario quiere otorgarle. Se recomienda identificar la accin con un nombre similar a la

operacin que ejecuta.

Tipo Predefinido: se despliega un listado donde el usuario debe escoger una opcin que definir el tipo de accin de personal. Segn el tipo que se haya

elegido el sistema establecer diversos cambios en el empleado una vez que la

accin sea aplicada.

Como se mencion anteriormente el sistema cuenta con las siguientes

opciones:

Ascenso

Cambio de Centro de Costo


Cambio de Nmina

Cambio de Puesto

Cambio de Rgimen

Cambio de Salario

Contratacin

Incapacidad

Permiso Con Goce de Sueldo

Permiso Sin Goce de Sueldo

Otros

Terminacin de Contrato

Vacaciones (Acumulacin)

Vacaciones (Goce)

Vacaciones Adicionales (Acumulacin)

Vacaciones Adicionales (Goce)

Restaura Estado: en caso que el tipo predefinido que se ha escogido cambie el estado del empleado y que no sea tipo contratacin o terminacin de

contrato entonces se debe definir, si se necesita que cuando la accin de

personal venza, restaure el estado original del empleado. Para escoger la

opcin de restaurar estado debe marcar la casilla.

Estado Empleado Predefinido: dentro de esta columna se define el estado de empleado que se sugerir por omisin al generar acciones de

personal de ese tipo. Si se deja en blanco el campo, pone la columna de

permite cambiar el estado predeterminado en NO para desmarcar el check en

caso de que estuviera marcado. El sistema verificar que el estado de

empleado exista en la base de datos y con la tecla F1 puede llamar la tabla de

consulta de estados del empleado.

El sistema valida que el estado del empleado sea activo si el tipo de accin es

de Contrato y valida tambin que el estado de empleado sea inactivo si el tipo

de accin es Fin de Contrato.

Permite Cambio Estado Predefinido: esta columna indica si el estado de empleado sugerido al generar acciones de ese tipo se puede modificar o si es

obligatorio mantener el estado asignado por omisin. Es una columna

modificable y habilitado para los tipos de accin que permiten cambiar el

estado del empleado y que tienen un estado por omisin indicado.

Texto Predefinido: espacio libre para definir un texto. Este mensaje se desplegar en la carpeta de Notas de la opcin Acciones de Personal en la pgina 105 que se encuentra en el men de Operacin.


FUNCIONES ESPECIALES Las funciones especiales se describen a continuacin. Si desea mayor detalle

refirase a la seccin Instrucciones Especficas.

INSTRUCCIONES ESPECFICAS

Cmo se Asocian Conceptos para Liquidacin a un Tipo de Accin de Personal?

Nota Importante: Esta funcionalidad est disponible slo si el mdulo de Control de Nmina se encuentra instalado en la compaa.

El proceso para asociar conceptos a un tipo de accin de personal es el

siguiente:

1. Ingrese al men Administracin y escoja la opcin Tipos de Accin de Personal. Dentro de esta tabla seleccione el icono

en la barra de herramientas y el sistema desplegar una tabla

denominada Asociacin de Conceptos con Tipos de Accin de

Personal.

2. Dentro de esta tabla se debe seleccionar el cdigo del tipo de accin de personal a la cual se le van a asociar los conceptos para liquidacin. Considere que la asociacin de conceptos est

disponible slo para tipos de accin de personal de tipo predefinido

Botn Funcin Descripcin

Conceptos para Liquidacin.

Este botn da acceso a los conceptos para liquidacin y

aportes liquidables asociados al tipo de accin seleccionado.

El sistema valida que exista un tipo de accin seleccionado y

que ste sea de tipo Otros o Terminacin de Contrato.

Esta opcin est disponible slo si el mdulo de Control de

Nmina est instalado en la compaa, de lo contrario este

icono no aparece.

Privilegios

Otorga acceso a la pantalla de edicin de privilegios de

usuarios por tipo de accin de personal, para el tipo de

accin que se est seleccionando.

Dentro de la opcin se cuenta con un mantenimiento de

privilegios por tipo de accin, donde se selecciona el tipo de

accin de personal que permite desplegar un filtro con los

Usuarios y Grupos de Usuarios. Una vez agregado el usuario,

se le da el privilegio de uso sobre las acciones, ya sea Total o

de Consulta.


Otros o Terminacin de Contrato, pues son los tipos de accin que

se pueden utilizar en registros de liquidacin de empleados.

3. Dentro de la tabla se presentan las siguientes columnas que deben

ser llenadas por el usuario por medio del botn que habilita la

tabla modificable para ingresar la informacin dentro de las

siguientes columnas:

Secuencia: el sistema sugiere un nmero consecutivo para definir la secuencia de aplicacin de los conceptos.

Concepto: dentro de esta columna se ingresa el cdigo del concepto que se asocia al tipo de accin de personal especificado. Se puede consultar la tabla

Conceptos con la tecla F1, en este caso el sistema slo muestra aquellos

conceptos creados en Control de Nmina para liquidacin de empleados.

Descripcin de Concepto: esta columna muestra la descripcin del concepto que se asocia al tipo de accin de personal.

Nmina: en esta columna se ingresa el cdigo de la nmina de los empleados a los que aplica el concepto asociado al tipo de accin de personal. Si no se

define un valor en esta columna, el concepto aplica para todos los empleados.

Lo anterior significa que un concepto se puede asociar mltiples veces a un

mismo tipo de accin de personal, siempre y cuando en cada oportunidad se

indique una clase de nmina distinta o no se indique una nmina.

Descripcin de Nmina: indica la descripcin de la nmina a la que aplica el registro de asociacin del concepto con el tipo de accin.

A continuacin se muestra la tabla desplegada por la opcin:

Tabla de Asociacin de Conceptos a Tipos de Accin de Personal


2. Una vez asociados los conceptos al tipo de accin de personal debe

guardarse la informacin con el icono o con el icono para salir

de la pantalla y regresar a la tabla de Tipos de Accin de Personal.

Cmo de Definen los Privilegios por Tipo de Accin?

El sistema permite definir privilegios de usuario por tipo de accin mediante

los cuales se pueda indicar si un usuario o grupo usuarios en ExactusERP

puede crear, modificar, eliminar, aprobar, desaprobar, aplicar, desaplicar,

anular o simplemente consultar la informacin de tipos especficos de acciones

de personal; lo cual tambin depende de segn como estn definidos sus

privilegios para los mismos procesos en el rbol de privilegios del mdulo de

Administracin del Sistema.

rh manual usuario recursos humanos

Documents