QUE ES UNA EMPRESA?

La empresa es la unidad económico-social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común. Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales.

En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la obtención de utilidades, o bien, la prestación de servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.

En Derecho es una entidad jurídica creada con ánimo de lucro y está sujeta al Derecho mercantil. En Economía, la empresa es la unidad económica básica encargada de satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilización de recursos materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organización de los factores de producción, capital y trabajo.

CONCEPTO

Entidad conformada por elementos tangibles (elementos humanos, bienes materiales, capacidad financiera y de producción, transformación y/o prestación de servicios) e intangibles (aspiraciones, realizaciones y capacidad técnica); cuya finalidad es la satisfacción de las necesidades y deseos de su mercado meta para la obtención de una utilidad o beneficio.

CARACTERISTICAS

FINES:

Conseguir el máximo beneficio.

Entregar bienes o servicios.

Satisfacer los elementos humanos en su actividad.

Generar puestos de trabajo.

Obtener rentabilidad.

Asegura la supervivencia y continuidad a la actividad empresarial.

FUNCIONES:

Técnica: Producción, fabricación, transformación.

Comercial: Conexión entre empresa y consumidor; compras,

ventas, publicidad.

Financiera: Búsqueda y admin. de capitales. Inversión, mejora

técnica y aumento de producción.

Recursos Humanos: Obtención y desarrollo del personal.

Dirección: Organiza los recursos disponibles. Fija objetivos,

planifica, organiza, controla y asume responsabilidades.

ELEMENTOS:

Financieros: Capital necesario para su creación y

funcionamiento. Créditos, subvenciones. Tener autonomía frente a terceros (bancos, acreedores).

Económicos: (patrimonio) Conjunto de bienes, derechos y

obligaciones.

Técnicos: Fabricación o transformación de los productos.

Mejorar medios tecnológicos.

Humano:

o Empresario: Tanto si es individual, sociedad, privada, publica. El empresario es quien dirige el proceso económico, organiza la producción y asume el riesgo empresarial.

o Trabajador: Persona física que prestan su servicio a la empresa a cambio de una remuneración.

La Organización:

o Interior: forma de organización empresarial. Organigrama.

o Exterior: Dependencia

¿Qué características comunes tienen las empresas?

ASPECTOS COMUNES DE TODA EMPRESA

Puede ser estudiado como un sistema. Posee un conjunto de Recursos. Son unidades de producción de bienes o prestaciones de

servicios. Satisfacen necesidades humanas.

SISTEMA: Es un conjunto ordenado de partes interrelacionadas y ligadas a un medio ambiente que tiene como finalidad lograr ciertos objetivos.

POSEE UN CONJUNTO DE RECURSOS HUMANOS:

materiales financieros tecnológicos

UNIDADES DE PRODUCCIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS

Bienes: Son artículos que satisfacen necesidades del hombre y se obtienen gracias a la transformación de recursos naturales o de otros bienes. Son elementos físicamente tangibles.

Servicios: Son acciones que no se aprecian a simple vista, no tienen apariencia corpórea. Ejemplo: garajes,

SATISFACEN NECESIDADES

Necesidad: Es falta o carencia de todo aquello que se requiere para la conservación y desarrollo de la vida (alimentación, adecuada, recreación, etc.).

TIPOS DE EMPRESA

Teniendo en cuenta la importancia de este tema, a continuación veremos de forma resumida cuáles son los diferentes tipos de empresa según una clasificación que incluye diversos criterios. Además, revisaremos cuáles son los tipos de empresa existentes en las economías de mercado.

1. Tipos de Empresa Clasificados Según Diversos Criterios:

Los criterios más habituales para establecer una tipología de las empresas [1], son los siguientes:

Según el Sector de Actividad:

o Empresas del Sector Primario: También denominado extractivo, ya que el elemento básico de la actividad se obtiene directamente de la naturaleza: agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos, agua, minerales, petróleo, energía eólica, etc.

o Empresas del Sector Secundario o Industrial: Se refiere a aquellas que realizan algún proceso de transformación de la materia prima. Abarca actividades tan diversas como la construcción, la óptica, la maderera, la textil, etc.

o Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas cuyo principal elemento es la capacidad humana para realizar trabajos físicos o intelectuales. Comprende también una gran variedad de empresas, como las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelería, asesorías, educación, restaurantes, etc.

Según el Tamaño: Existen diferentes criterios que se utilizan para determinar el tamaño de las empresas, como el número de empleados, el tipo de industria, el sector de actividad, el valor anual de ventas, etc. Sin embargo, e indistintamente el criterio que se utilice, las empresas se clasifican según su tamaño en:

o Grandes Empresas: Se caracterizan por manejar capitales y financiamientos grandes, por lo general tienen instalaciones propias, sus ventas son de varios millones de dólares, tienen miles de empleados de confianza y sindicalizados, cuentan con un sistema de administración y operación muy avanzado y pueden obtener líneas de crédito y préstamos importantes con instituciones financieras nacionales e internacionales

o Medianas Empresas: En este tipo de empresas intervienen varios cientos de personas y en algunos casos hasta miles, generalmente tienen sindicato, hay áreas bien definidas con responsabilidades y funciones, tienen sistemas y procedimientos automatizados.

o Pequeñas Empresas: En términos generales, las pequeñas empresas son entidades independientes, creadas para ser rentables, que no predominan en la industria a la que pertenecen, cuya venta anual en valores no excede un determinado tope y el número de personas que las conforman no excede un determinado límite.

o Microempresas: Por lo general, la empresa y la propiedad son de propiedad individual, los sistemas de fabricación son prácticamente artesanales, la maquinaria y el equipo son elementales y reducidos,

los asuntos relacionados con la administración, producción, ventas y finanzas son elementales y reducidos y el director o propietario puede atenderlos personalmente.

Según la Propiedad del Capital: Se refiere a si el capital está en poder de los particulares, de organismos públicos [1] o de ambos. En sentido se clasifican en:

o Empresa Privada: La propiedad del capital está en manos privadas.

o Empresa Pública: Es el tipo de empresa en la que el capital le pertenece al Estado, que puede ser Nacional, Provincial o Municipal.

o Empresa Mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del capital es compartida entre el Estado y los particulares.

Según el Ámbito de Actividad: Esta clasificación resulta importante cuando se quiere analizar las posibles relaciones e interacciones entre la empresa y su entorno político, económico o social. En este sentido las empresas se clasifican en:

o Empresas Locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o municipio.

o Empresas Provinciales: Aquellas que operan en el ámbito geográfico de una provincia o estado de un país.

o Empresas Regionales: Son aquellas cuyas ventas involucran a varias provincias o regiones.

o Empresas Nacionales: Cuando sus ventas se realizan en prácticamente todo el territorio de un país o nación.

o Empresas Multinacionales: Cuando sus actividades se extienden a varios países y el destino de sus recursos puede ser cualquier país.

Según el Destino de los Beneficios: Según el destino que la empresa decida otorgar a los beneficios económicos (excedente entre ingresos y gastos) que obtenga, pueden categorizarse en dos grupos:

o Empresas con Ánimo de Lucro: Cuyos excedentes pasan a poder de los propietarios, accionistas, etc.

o Empresas sin Ánimo de Lucro: En este caso los excedentes se vuelcan a la propia empresa para permitir su desarrollo.

Según la Forma Jurídica: La legislación de cada país regula las formas jurídicas que pueden adoptar las empresas para el desarrollo de su actividad. La elección de su forma jurídica condicionará la actividad, las obligaciones, los derechos y las responsabilidades de la empresa. En ese sentido, las empresas se clasifican —en términos generales— en:

o Unipersonal: El empresario o propietario, persona con capacidad legal para ejercer el comercio, responde de forma ilimitada con todo su patrimonio ante las personas que pudieran verse afectadas por el accionar de la empresa.

o Sociedad Colectiva: En este tipo de empresas de propiedad de más de una persona, los socios responden también de forma ilimitada con su patrimonio, y existe participación en la dirección o gestión de la empresa.

o Cooperativas: No poseen ánimo de lucro y son constituidas para satisfacer las necesidades o intereses socioeconómicos de los cooperativistas, quienes también son a la vez trabajadores, y en algunos casos también proveedores y clientes de la empresa.

o Comanditarias: Poseen dos tipos de socios: a) los colectivos con la característica de la responsabilidad ilimitada, y los comanditarios cuya responsabilidad se limita a la aportación de capital efectuado.

o Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios propietarios de éstas empresas tienen la característica de asumir una responsabilidad de carácter limitada, respondiendo solo por capital o patrimonio que aportan a la empresa.

o Sociedad Anónima: Tienen el carácter de la responsabilidad limitada al capital que aportan, pero poseen la alternativa de tener las puertas abiertas a cualquier persona que desee adquirir acciones de la

empresa. Por este camino, estas empresas pueden realizar ampliaciones de capital, dentro de las normas que las regulan.

Tipos de Empresa en Economías de Mercado:

Según Samuelson y Nordhaus, en las economías de mercado se produce una amplia variedad de organizaciones empresariales que van desde las más pequeñas empresas de propiedad individual hasta las gigantescas sociedades anónimas que dominan la vida económica en las economías capitalistas. Esta amplia variedad de organizaciones empresariales se divide —en términos generales— en los siguientes tipos de empresa:

Empresas de propiedad individual: Por lo general, este tipo de empresa se halla constituida por el profesional, el artesano o el comerciante que opera por su cuenta un despacho, un taller o una tienda; sin embargo, en la actualidad también se debe considerar a los millones de teletrabajadores o emprendedores en internet que han iniciado y mantienen un negocio en la Red o prestan servicios a través de ella. La empresa individual tiene un inconveniente, el de no poder extenderse generalmente más allá de cierto límite, porque depende de una sola persona; si esta muere, envejece o enferma, la empresa puede desaparecer aún cuando su continuación pudiera haber sido tan beneficiosa para la comunidad o sus servidores.

Sociedad colectiva: Dos o más personas cualesquiera pueden unirse y formar una sociedad colectiva. Cada una acuerda aportar parte del trabajo y del capital, quedarse con un porcentaje de los beneficios y compartir, desde luego, las pérdidas o las deudas. La sociedad colectiva se caracteriza por tener socios que responden solidaria e ilimitadamente por las deudas de la sociedad. Si una persona (un socio) posee un 1 por 100 de ésta y quiebra, entonces deberá pagar el 1 por 100 de las deudas y los demás socios el 99 por 100. Pero si los demás socios no pueden pagar, esta persona podría ser obligada a pagarlo todo, incluso aunque eso significara vender sus apreciadas propiedades para ello. El peligro de la responsabilidad ilimitada y la dificultad de obtener fondos explican por qué las sociedades colectivas tienden a ser empresas pequeñas y personales, como las agrícolas y el comercio al por menor. Sencillamente, son demasiado arriesgadas en la mayoría de las situaciones.

Sociedad anónima: Es una entidad jurídica independiente y, de hecho, es una —persona— jurídica que puede comprar, vender, pedir créditos, producir bienes y servicios y firmar contratos. Disfruta además, de responsabilidad limitada, lo que quiere decir que la inversión y la exposición financiera de cada propietario en ella se limita estrictamente a una cantidad específica. Este tipo de empresa, se caracteriza por incorporar a muchos socios accionistas quienes aportan dinero para formar un capital social cuyo monto posibilita realizar operaciones que serían imposibles para el organizador en forma individual. Las características de la sociedad anónima son: A) El capital está representado por acciones. B) Los accionistas o socios que la forman, frente a las obligaciones contraídas tienen una responsabilidad limitada. C) Son estrictamente sociedades de capitales; el número de sus accionistas es ilimitado, y esto le permite reunir y utilizar los capitales de muchas personas. D) Tiene existencia ilimitada, la muerte o la incapacidad de algunos de sus socios no implica la disolución de la sociedad. E) La razón social debe ser adecuada al objeto para el cual se ha constituido; no se designa con el nombre de los socios. Según Samuelson y Nordhaus, en las economías de mercado avanzadas, la actividad económica se encuentra en su mayor parte en las sociedades anónimas privadas.

QUE ES GESTION?

La gestión es quizá uno de los elementos más abstractos

contenidos dentro del argot gerencial moderno. Anteriormente,

manejar una empresa se resumía en el cumplimiento de varios

procesos administrativos fundamentales y muy precisos, a través

de los cuales era posible convertir los recursos de la empresa

en productos. Entender la gestión a la luz de planificar,

ejecutar, dirigir, controlar y evaluar provee una visión

bastante elemental, que deja de lado una diversidad de aspectos

involucrados en la coordinación de grupos humanos y recursos

limitados para alcanzar objetivos.

Si buscamos un sinónimo para entenderla mejor, la gestión es

esencialmente algo muy similar a ejecución, a la capacidad de

hacer, de sincronizar aspiraciones y objetivos bajo la premisa

del uso eficiente de recursos y capacidades para lograr

beneficios dentro de parámetros aceptables de eficiencia.

Asimismo, posee componentes fundamentales que se refieren a la

estrategia, los procesos internos, la cultura, los productos y

el mercado.

Las empresas definen estrategias con el propósito de construir

puentes que le permitan vincularse con su entorno y bajo esa

perspectiva, la gestión, puede interpretarse como la base de

esos puentes que les permite afianzarse de cada lado para poder

comunicarlos. Si las estrategias miran hacia fuera, la gestión

es fundamentalmente interna; por el contrario, si se abre un

espacio de debate sobre la predominancia del término estrategia

frente al de gestión, nos encontraremos con la eterna discusión

de qué es más importante, si los medios o los fines.

El trabajo de gerencia, como sinónimo de gestión, no puede

realizarse productivamente si se define el espacio de actuación

de forma estática y aislada del resto de los elementos que

componen esa unidad llamada empresa, lo cual es evidente en la

lista anterior.

Finalmente este trabajo puede compararse como el del director de

orquesta que establece el ritmo, los tiempos y marca la

intervención de cada instrumento, pero nunca toca uno. Es crear

la imagen de un resultado y producirlo, logrando consolidar un

estilo característico que forma parte del ADN de la empresa y

que la hace mejor que sus competidores.

GESTIÒN ADMINISTRATIVA

Concepto de Gestión:

El Diccionario Enciclopédico Gran Plaza y Jaime Ilustrado señalan que

la gestión es la acción y efecto de gestionar o de administrar, es

ganar, es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un

deseo cualquiera.

Origen y Evolución de la Gestión Administrativa:

La practica de administración ha existido desde los tiempos mas

remoto, los relatos Judío – Cristianos de Noé, Abraham y sus

descendientes, indican el manejo de grandes numero de personas y

recursos para alcanzar una variedad de objetivos, desde la

construcción de alcas a gobernar ciudades y ganar guerra, muchos

textos administrativos citan a Metro el suegro de Moisés como el

primer consultor administrativo., él enseño a Moisés los

conceptos de delegación, la administración por excepción y el

alcance del control. Las antiguas civilizaciones de Mesopotamia,

Grecia, Roma mostraron los resultados maravillosos de una buena

practica administrativa en la producción de asuntos políticos,

el advenimiento de Frederick, W. Taylor y la escuela de

administración científica, iniciaron el estudio general de

administración como disciplina.

Importancia de la Gestión Administrativa:

La tarea de construir una sociedad económicamente mejor; normas

sociales mejoradas y un gobierno más eficaz, es el reto de la gestión

administrativa moderna.

La supervisión de las empresas está en función de una administración

efectiva; en gran medida la determinación y la satisfacción de muchos

objetivos económicos, sociales y políticos descansan en la competencia

del administrador.

En situaciones complejas, donde se requiera un gran acopio de recursos

materiales y humanos para llevar a cabo empresas de gran magnitud la

administración ocupa una importancia primordial para la realización de

los objetivos.

Este hecho acontece en la administración pública ya que dado su

importante papel en el desarrollo económico y social de un país y cada

vez más acentuada de actividades que anteriormente estaban relegadas

al sector privado, las maquinarias administrativas públicas se han

constituido en la empresa más importante de un país.

En la esfera del esfuerzo colectivo donde la administración adquiere

su significación más precisa y fundamental ya sea social, religiosa,

política o económica, toda organización depende de la administración

para llevar a cabo sus fines.

HISTORIA Y EVOLUCION DE LA ADMINISTRACIÒN

La administración se define como el proceso de crear, diseñar y

mantener un ambiente en el que las

personas, laborar o trabajando en

grupos, alcancen con eficiencia metas

seleccionadas.

Las actuales concepciones

administrativas son la resultante de un

proceso iniciado en los mismos albores

de la humanidad y que ha venido

evolucionando y adquiriendo sus propios

perfiles a través de diferentes épocas y

etapas.

Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado

cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para

hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y

evolucionó hasta convertirse en un acto previa y cuidadosamente

planificado y racional que permite alcanzar objetivos con los

menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para

los individuos.

El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra

los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y

Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos

utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en

el campo, entre ellas de la organización funcional de los

poderes del Estado.

El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica

Apostólica Romana es también muy interesante para conocer la

importancia que tiene en administración el adoctrinamiento para

la prosecución de un objetivo, a pesar de que las estructuras y

procedimientos puedan no satisfacer todos los principios

teóricos administrativos.

Se adquiere un mejor entendimiento de la transformación que tuvo

la ciencia de la administración; ella viene a consolidarse en la

Edad Contemporánea con los valiosos estudios de Woodrow Wilson.

Las teorías y experiencias de Henri Fayol y de Frederick Taylor

marcaron una nueva etapa en la evolución de esa ciencia y la

Administración Científica, que postularon ellos y continuaron

sus discípulos viene a ser uno de los medios más efectivos para

a tecnificación de las industrias nacientes en el presente

siglo; dicha tecnificación ha influido grandemente también en el

desarrollo económico y el mejoramiento de muchos países por su

aplicación en el sector público.

Administración Antigua

A pesar de que la administración como disciplina es relativamente nueva, la historia del

pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el hombre mismo, puesto que en

todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomar decisiones y de ejecutar,

de ahí que en la administración antigua se encuentran muchos de los fundamentos

administrativos de la actualidad y que pueden observarse en el código de Hammurabi, en el

nuevo testamento, así como en la forma de conducir los asuntos en la antigua Grecia, Egipto,

Roma y China, en donde se encuentran vestigios del proceso administrativo.

La eclesía era el organismo de mayor autoridad que existía en Grecia y formaban parte de

ella todos los ciudadanos; las decisiones se tomaban por mayoría de votos y las mismas eran

irrevocables.

En Grecia el emperador Pericles, 430 años antes de Cristo, dejó testimonio de la necesidad

de una selección de personal adecuado e hizo un análisis sobre la democracia Griega.

En Egipto existía un sistema administrativo amplio con una economía planificada y un

gobierno central de gran poder, basado en la fuerza y la compulsión. Aquí se creo el primer

sistema de servicio civil.

El Sociólogo alemán Max Weber hizo un estudio sobre la administración antigua de Egipto,

concluyendo, que se aplicaban procedimientos definidos y sistemáticos y se utilizaba un

sistema administrativo burocrático.

En China el filósofo Confucio proporcionó una serie de reglas para la administración pública.

En Roma que vivió dos períodos, la República y el Imperio Romano, siendo en este último

donde se produjeron transformaciones administrativas.

La administración del imperio Romano se caracterizó por la centralización.

La Administración en la Edad Media:

Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo Administrativos se fue

debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor del cual se

agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo una descentralización del

gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativas que habían existidos

anteriormente. Hubo una notable evolución de las ideas administrativas y se consolidaron

instituciones como la Iglesia católica que tuvo mucho interés para los estudios de la

administración, debido a su peculiar forma de organización y de funcionamiento.

En esta época la administración recibe un gran impulso cuando surgen en Italia, los

fundamentos de la contabilidad moderna y las transacciones comerciales comienzan a

racionalizarse cuando en 1340 Lucas Pacioli establece el método de contabilidad de la

partida doble, Francisco Di Marco(1395) y Barbariego (1418), utilizan practicas de

contabilidad denostó y los hermanos Soranzo (1410), hacen uso del libro diario y el mayor.

La administración en la Edad Moderna:

A inicio de eta época surge en Prusia Austria un movimiento administrativo conocidos como

cameralistas que alcanzó su mayor esplendor en 1560 y trato de mejorar los sistemas

administrativos usados en esa época. Pusieron énfasis en el desarrollo de algunos principios

administrativos, como fueron, el de selección y adiestramiento de personal, especialización de

funciones y el establecimiento de controles administrativos.

En 1776 Adam Smith, considerado como el padre de la Economía clásica publica su obra

La riquezas de las naciones, en donde aparece la doctrina del Laissez-Faire (dejar hacer,

dejar pasar), que sirvió de base filosófica a la revolución industrial y que ha tenido su

aplicación en la administración y en la economía; él anunció el principio de la división del

trabajo, considerándolo necesario para especialización y para el aumento de la producción.

La administración en la Edad Contemporánea

Los historiadores están de acuerdo conque hubo una segunda revolución industrial de 1860 a

1914, llamada también revolución del acero y la electricidad, que sustituyó el hierro por acero

como material básico para la industria en el campo de la energía.

La administración científica de Taylor surgida en esta época cumplió a cavalidad con esa

función, suministrándole las herramientas, técnicas necesarias para su expansión y desarrollo.

La administración científica surgió durante la segunda revolución industrial, sus precursores

más destacados son:

Charles Babbage

Es no sólo considerado como un precursor del pensamiento administrativo científico, sino

también el de la computadora, ya que en 1822 fabrico una maquina mecánica de calcular que

sirvió de orientación para la invención de las modernas computadoras.

Henry R. Towne

En 1886, ante la sociedad Norteamericana de Ingenieros Mecánicos, pronunció una

conferencia titulada El Ingeniero como Economista, entre los asistentes se encontraba

Frederick Taylor, en la misma se pedía que la administración se considerara como una

ciencia. Ideó un plan de reparto de ganancias como sistema de pago de salario.

Henry Metacalfe

Se distinguió por implantar nuevas técnicas de control administrativos e ideó un buen sistema

de control. Posteriormente Metacalfe fue considerado por Taylor como una persona muy

eficiente. Publicó un libro titulado El Costo de Producción y la Administración de Talleres

Públicos y Privados, considerado como una obra precursora de la administración científica.

Woodrow Wilson

Escribió un estudio sobre administración pública, es el más famoso y discutido articulo de la

ciencia de la administración que se haya jamás escrito en América. Wilson hizo una

separación entre política y administración y le dio el calificativo de ciencia a la

administración.

El Administrador Y El Desarrollo Económico Y Social

La globalización es uno de los retos más importantes en el ambiente externo de la mayor parte

de los negocios. Los individuos y las compañías pueden tener bienes extranjeros ya sea a

través del portafolio de inversión, lo cual no implica ningún papel en la administración, o a

través de la inversión directa, lo cual si implica un papel directo en la administración.

Las compañía se vuelve internacionales para conseguir acceso a recursos más confiables o más

baratos, para incrementar el rendimiento de sus inversiones, para incrementar sus acciones en

el mercado, y para eludir aranceles extranjeros y cuotas de importación.

Al realizar inversión directa, los administradores deben estar conscientes de que los niveles de

tecnología varían entre los países, así como la experiencia y la adaptación de la gente a la

tecnología.

El ambiente externo de las organizaciones cada día se vuelve más complejo. Gran parte de

esta complejidad se puede atribuir a la economía y tecnología mundiales. Estas dos fuerzas

están expandiendo el ambiente externo de las organizaciones, es una de las razones por las que

los administradores precisan de la ciencia administrativa.

La administración es un factor esencial para el desarrollo económico y social de un País, una

buena administración de recursos garantiza una economía estable. Una distribución adecuada

racionaliza un buen funcionamiento.

El administrador como ente consciente de su papel en el desarrollo puede contribuir a esto de

muchas y variadas maneras.

Desde el sector privado ajustando su práctica a las exigencias de la época, contribuyendo así

al crecimiento económico, la creación de empleos, el mejoramiento del desarrollo del País, etc.

Desde el sector público sus contribuciones pueden ser para un mejoramiento de la sociedad, la

creación de la política de desarrollo como en la ejecución de esta.

Sistemas.

Concepto.

Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un sistema nervioso formado por el cerebro, la medula, los nervios, y las células sensoriales, todos estos elementos funcionan en conjunto

para hacer que el sujeto experimente sensaciones como frío, calor, etc.

Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida, de una unidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de computo que generan reportes periódicos para varios usuarios. Los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos los componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

Características.

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Por ejemplo se puede decir que existe un sistema legislativo para estudiar los problemas que enfrentan los ciudadanos y aprobar la legislación que los resuelva.

Para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual esta formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas. Existen dos tipos de sistemas

>Los sistemas abiertos: que interactúan con su medio ambiente (Reciben entradas y producen salidas.

>Los sistemas cerrados: son aquellos que no interactúan con su medio ambiente.

Todos los sistemas actuales son abiertos. Es así como los sistemas cerrados solo existen como una teoría, un concepto, aunque si muy importante.

Elementos.

El elemento de control esta relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de desempeño tolerables, (o sea mientras se encuentren bajo control) Por ejemplo las personas trabajan mejor cuando su temperatura es de 37° centígrados, una desviación de 37° a 37.5° no afecte mucho su desempeño, pero una mayor desviación, como una fiebre de 39.5° desencadena un cambio muy drástico en las funciones corporales. El sistema deja de funcionar y permanece inactivo hasta que se repare dicha

condición. Pero si se prolonga demasiado, los resultados pueden ser fatales para el sistema.

Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y contra los que se comparan los niveles de desempeño. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentren por encima o por debajo de los estándares para así poder efectuar los ajustes necesarios. La información proporcionada al comparar los resultados con los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentación.

Para resumir, los sistemas emplean un sistema de control básico que consiste en:

Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

Un método para medir el desempeño actual.

Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

Un método de retroalimentación.

Los Sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables continúan funcionando. Aquellos que no lo logren hacer, tarde o temprano dejan de trabajar.

El concepto de interacción con el medio ambiente, que es lo que caracteriza a los sistemas abiertos, es esencial para el control. Recibir y evaluar la retroalimentación, permite al sistema determinar que tan bien esta operando

En contraste, los sistemas cerrados sostienen su nivel de operación siempre y cuando posean información de control adecuada y no necesiten nada de su medio ambiente. Dado que esta condición no puede sostenerse por mucho tiempo, la realidad es que no existen sistemas cerrados. El concepto, sin embargo, es importante por que ilustra un objetivo en el diseño de sistemas: construir sistemas que necesiten la menor intervención del medio externo para mantener un desempeño aceptable. Por consiguiente, la autorregulación y el propio ajuste son objetivos del diseño en todos los ambientes de sistemas.

Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas mas pequeños; Es decir, los sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o subsistemas. Por ejemplo un auto tiene sistemas de combustión, eléctricos, etc.

En general, en situaciones de sistemas, es común tener varios niveles de sistemas interactuando entre sí.

Sistemas de información.

Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de subsistemas utilizados (equipo especifico, programas, archivos, y procedimientos) es lo que se denomina una aplicación de sistemas de información. De esta forma, los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o compras.

Dado que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar sus sistemas de información. A continuación se dan varios ejemplos de detalles que son importantes para el analista de sistemas:

Canales informales: ¿Qué interacciones existen entre las personas y los departamentos que no están descritos en los procedimientos de operación?

Interdependencias: ¿De que otros departamentos y componentes de la organización depende un elemento en particular?

Personas y funciones claves: ¿Cuáles son las personas y elementos más importantes en el sistema para que este tenga éxito?

Enlaces críticos de comunicación: ¿Cómo es el flujo de información e instrucciones entre los distintos componentes de la organización? ¿Cómo se comunican las áreas entre sí?

La anterior no es una lista exhaustiva de preguntas pero recalca la importancia de investigar y analizar la manera en que operan las organizaciones.

En contraste, durante el diseño los analistas tienen la responsabilidad de identificar las características importantes y necesarias que deben tener los nuevos sistemas. El analista especifica la forma en que va operar el sistema y los subsistemas, las entradas requeridas, las salidas que se deben producir, y los trabajos que se efectuaran tanto por las computadoras como en forma manual. Por otro lado, los analistas también participan en el control de los sistemas básicamente de dos formas: la primera cuando describen los elementos de control, tales como estándares y métodos para evaluar el desempeño en relación con los demás estándares para los sistemas de información que diseñan. Al mismo tiempo, los sistemas que especifican proporcionan información a los directivos y usuarios que permite a estos determinar si los sistemas que administran funcionan correctamente. Incorporar mecanismos de retroalimentación es un paso esencial en el diseño ya que su inclusión permite sostener las actividades de ambos sistemas. Ninguno de los sistemas perdurara si hace falta un control adecuado.

Visión de los sistemas de información.

En cualquier organización existen varios sistemas de información. Desde le punto de vista de la estructura, los sistemas de información en una organización se forman a partir de un conjunto de sistemas para mercadotecnia, fabricación, personal, compras, y otras funciones de la empresa. Cada una de estas funciones comprende actividades a nivel de transacciones, toma de decisiones junto con la ocurrencia de requerimientos únicos para estas y aplicaciones para el soporte de oficinas y departamentos.

Lo anterior permite comprender por que las diferentes funciones comerciales de una organización necesitan el soporte de los sistemas de información, de aquí que se tenga la noción de sistemas de información para areas funcionales. Esta es la forma en que evolucionan los sistemas de información en las organizaciones.

Hace algún tiempo se especulo en torno a los sistemas de información totales; sistemas de información administrativa únicos que permitieran satisfacer las necesidades de una organización en todos sus niveles y funciones comerciales. Sin embargo, en la actualidad no prevalece este punto de vista. Los administradores se han dado cuenta que es imposible y peligroso

intentar hacer un sistema de información monolítico. De esta forma, encontrara que en realidad existe un grupo de sistemas de información por áreas, cada uno con su propia visión y finalidad. En conjunto, todos ellos formaran el sistema de información de una organización.

Sistemas de administración.

Los sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.

Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, entonces se puede identificar la información necesaria para formular las decisiones. Cada vez que se necesite la información, esta se prepara y presenta en una forma y formato diseñados con anterioridad.

Los especialistas en sistemas de información describen las decisiones apoyadas por estos sistemas como decisiones estructuradas. El aspecto estructurado se refiere al hecho de que los administradores conozcan de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones así como las

variables con influencia mas significativa sobre el resultado de una decisión (buena o mala) A su vez, los analistas de sistemas desarrollan reportes bien estructurados que contienen la información necesaria para las decisiones o que indican el estado de las variables importantes.

El sistema de información administrativa, o sistema de informes para la administración, presentara reportes basados en las actividades de nivel de transacción. Con frecuencia la

información proporcionada se combina con otra de naturaleza externa. La necesidad de tomar cada una de estas decisiones se presenta con frecuencia y, por tanto, la información necesaria

para ello debe prepararse con regularidad.