resultados indicador autoevaluacion del control de los procesos julio 2012

RESULTADOS INDICADOR AUTOEVALUACION DEL

CONTROL DE LOS PROCESOSJulio 2012

Roles autoevaluación del control de los procesos

JD/Comités

- Vigilar el proceso

- Exigir eficiencia y efectividad

Gerencia

- Mantener un marco de control

- Promover la mejora e innovación

- Proveer recursos e infraestructura

Responsables de los Procesos

- Evaluar los atributos de diseño y operación del control.

- Mantener el nivel de eficacia y efectividad requeridos

- Compromiso para implementar soluciones.

Desarrollo Organizacional

- Apoyar en la planeación, desarrollo y autoevaluación.

- Asesorar a los responsables y conocedores del proceso en la aplicación de la guía metodológica de autoevaluación del control.

Auditoria Interna

- Capacitar, Acompañar y Facilitar el proceso de Autoevaluación

- Realizar seguimiento

- Evaluar y reportar sobre planes de mejora y efectividad de la autoevaluación.

- Mejorar y rediseñar la guía metodológica autoevaluación del control de procesos.

Metodología 2011 - 2012

Comparativo Metodologías utilizadas año 2010 ; 2011 – 2012

1. Se identifica el Alcance del proceso donde inicia y donde termina ( SGI).

2. Se identifica la normatividad, procedimientos, aseguramiento de recursos, los sistemas de información asociados al proceso y el control evaluativo existente.

3. Los responsables identifican los controles del proceso y evalúan los atributos de diseño y operación del control.

EVALUACIÓN AÑOS 2010; 2011 - 2012 ATRIBUTOS

DISEÑO Y OPERACIÓN DEL CONTROL

ALCANCE

FRECUENCIA

ESTRUCTURA

COMPRENSION

ASIGNACIONRESPONSABILIDAD

IDONEIDAD RESPONSABLE

AUTOEVALUACIONDEL CONTROL

FALLAS HISTORICAS

DOCUMENTACIONDEL CONTROL

EJECUCION

Metodología 2010

1. Se identifica el Alcance del proceso donde inicia y donde termina ( SGI).

2. Se identifica la normatividad, procedimientos, aseguramiento de recursos, los sistemas de información asociados al proceso y el control evaluativo existente.

3. Se realiza junto con los responsables del proceso la identificación de los controles y la alineación de estos con los riesgos establecidos para el año 2011 – 2012 y con los elementos del ciclo normativo.

4. Los responsables evalúan los atributos de diseño y operación del control.

5. Se documenta la caracterización de cada uno de los controles del proceso.

6. Se consolida la información de la Autoevaluación del Control.

Reporte autoevaluación del control de los procesos año 2012

El acompañamiento para el desarrollo del trabajo de Autoevaluación del Control fue realizado en conjunto con los responsables de los procesos, mediante un ejercicio de alineación de los controles identificados con los riesgos y con alguno de los elementos del ciclo normativo, lo cual permitió evidenciar las falencias presentes en dicha alineación por las dificultades evidenciadas en los procesos con respecto al tema de riesgo y control, ya que aún estos no se han apropiado del tema para lograr mejorar la gestión realizada en la administración de los controles asociados a su proceso. Es de señalar, que dicha alineación de riesgos con controles fue tomada como insumo para la actualización del mapa de riesgos de cada uno de los procesos.

Igualmente, en el trabajo que se ha realizado a cada uno de los controles identificados en los procesos se les está levantando mediante el formato suministrado por casa Matriz, una ficha de caracterización, en la cual se tratan aspectos tales como las actividades llevadas a cabo en cada control, las competencias y responsabilidades que debe tener el encargado del control y la documentación del mismo.

El trabajo de acompañamiento ha consistido en validar la razonabilidad de la evaluación de acuerdo con las mejores prácticas del ejercicio profesional para la auditoria interna y la metodología sugerida para la autoevaluación del control, así como por el reconocimiento de cada uno de los responsables de los procesos del estado actual de los controles con los que cuentan para el desarrollo de cada una de las actividades asignadas.

El objetivo de la evaluación fue evaluar el grado de definición, aplicación y efectividad de los controles existentes en los procesos y áreas/unidades de la Organización. Asimismo, otro objetivo importante de nuestra evaluación será evaluar la efectividad planes de acción que serán diseñados por los responsables de los procesos como resultado de su autoevaluación.


Conclusión: Con base en el alcance de nuestra validación de la autoevaluación del control, observamos lo siguiente:

• El Indicador de Autoevaluación del Control para el presente año 2012, dio una calificación de 4.02, El anterior resultado no satisface la meta establecida para el presente año de 4.12 explicado en el hecho de que existe un mayor nivel de apropiación metodológica por parte de los dueños de los procesos y responsabilidad y consciencia al reconocer los niveles de los controles.

• La matriz de consolidación del indicador de autoevaluación del control de los procesos para el año 2012 con el resultado de la calificación por proceso y por empresa se encuentra cargada en el SGI. Es de resaltar que la información para la caracterización de cada uno de los controles está siendo levantada y validada con los responsables de los procesos e igualmente siendo cargada al SGI, en dónde se tiene el acceso para mantener actualizados y alimentados los controles asociados al proceso.

NIVEL DE CONTROL(4,1 - 5,0) OPTIMO

(3,0 - 4,0) ADECUADO

(1,0 - 2,9) DEFICIENTE

(0 - 0,9) AUSENTE

Se evidencia que la mayor proporción de los Procesos de la Organización se encuentran ubicados en niveles de control óptimos y adecuados, sin embargo es de resaltar que para el presente año 2012, el número de procesos en nivel Óptimo disminuyó con respecto al año anterior, lo que ocasionó el aumento de controles en nivel Adecuado, y la presencia de dos procesos en niveles Deficientes.

NIVEL DEL CONTROL POR PROCESOS


2009 26 33 11 0 702010 24 46 3 0 732011 43 30 0 0 732012 37 34 2 0 73

Total Procesos

Óptimos Adecuados Deficientes Ausentes

RESULTADOS ATRIBUTOS DISEÑO Y OPERACIÓN DEL CONTROL AÑO 2012

Óptimo Adecuado Deficiente



Ejecución Autoevaluación Fallas Históricas Frecuencia Documentación Alcance Estructura Comprensión Asignación de Responsabilidad

Idoneidad del Responsable

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5

2.16

3.553.79 3.86

3.994.22 4.27

4.384.59

4.77

2011


Ejecución Autoevaluación Frecuencia Fallas Históricas Documentación Alcance Estructura Comprensión Asignación de Responsabilidad

Idoneidad del Responsable

0.00

0.50

1.00

1.50

2.00

2.50

3.00

3.50

4.00

4.50

5.00

1.99

3.40

3.70 3.743.88

4.014.18

4.314.58

4.70


2010

Resultados Indicador Autoevaluación del Control de los procesos por Macroprocesos

ESTRATÉGICO

Planeación Desarrollo Organizacional Comunicaciones

MISIONAL

Generación Distribución Comercial

Atención al Cliente

APOYO

Gestión Humana Financiero Abastecimiento de BB y SS

Gestión de Servicios Corporativos Tecnología de la Información Servicios Legales

Gestión de Relaciones con Grupos de Interés Gestión Ambiental

EVALUACIÓN

Evaluación Empresarial

RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL ESTRATÉGICO - PLANEACIÓN


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL ESTRATÉGICO – DESARROLLO ORGANIZACIONAL


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL ESTRATÉGICO – COMUNICACIONES


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL MISIONAL – GENERACIÓN


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL MISIONAL – DISTRIBUCIÓN


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL MISIONAL – COMERCIAL


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL MISIONAL – ATENCIÓN AL CLIENTE


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL APOYO – GESTIÓN HUMANA


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL APOYO – FINANCIERO


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL APOYO – ABASTECIMIENTO DE BB Y SS


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL APOYO – GESTIÓN DE SERVICIOS CORPORATIVOS


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL APOYO – TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL APOYO – SERVICIOS LEGALES


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL APOYO – GESTIÓN DE RELACIONES CON GRUPOS DE INTERES


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL APOYO – GESTIÓN AMBIENTAL


RESULTADO INDICADOR AUTOEVALUCION DEL CONTROL EVALUACIÓN – EVALUACIÓN EMPRESARIAL


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