~ PRESIDENCIA\!fi!J DE LA REPÚBLICA

RESPUESTAA LAS OBSERVACIONESPRESENTADAS

INVITACiÓNABIERTA A COTIZAR IAC-FP-004- 2019

OBJETO: "Contratar los servicIos de un operador logístico para que lleve a cabo laorganización, administración y realización de eventos, actividades y/o estrategias (internas.externas), como respuesta al cumplimiento de las funciones del Fondo de ProgramasEspeciales para la Paz.

El Fondo de Programas Especiales para la Paz del Departamento Administrativo de la Presidencia dela República, se permite dar respuesta a las observaciones con fecha 3 de julio de 2019, de la siguientemanera:

OBSERVACIONW 1.-

"Solicitamos amablemente a la entidad ampliar plazo de cierre del proceso, ya quela entidad entregará respuestas de acuerdo al cronograma el 5 de julio y en cierreestá previsto el 8, no están dando tiempo para trabajar en la propuesta"

RESPUESTA.-

Agradecemos su amable solicitud. Teniendo en cuenta las innumerables solicitudesen logística que recibe el Fondo de Programas Especiales para la Paz, se requierecontratar de la manera más urgente y prioritaria un operador logístico. Por loanterior, el cronograma no es susceptible de modificación alguna.

OBSERVACIONW 2.-

Respecto a lo mencionado en numeralB) OBLIGACIONES ESPECíFICAS DELCONTRATISTA que mencionan:

numeral "27) Garantizar que los gastos de alojamiento, alimentación, transporteterrestre, visitas técnicas previas a la realización de un evento y demás seránasumidos por el operador, dentro de sus gastos operativos. Estos gastos no seránreconocidos por el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ comoreembolso de gastos logísticos o de coordinación de evento". Solicitamos a laentidad modificar este numeral en el sentido de que estos costos deben sercubiertos por el contrato porque hacer parte de las actividades que además sonnecesarias para garantizar la buena estrategia y ejecución de los eventos, y de otraparte no se deben imponer más cargas económicas para el contratista.

RESPUESTA.-

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1$\ PRESIDE.NCIA\;ffJ DE LA REPUBLlCALos gastos de alojamiento, alimentación, trasporte terrestre y visitas técnicasprevias, hacen parte de la estructuración y/o estrategia de costos del operador loscuales permitirán el cumplimiento del objetivo de cada evento solicitado por elFONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ. Sin embargo y teniendoen cuenta el numeral e del capítulo VII FORMA DE PAGO, donde se establece: "LaEntidad no reconocerá pagos o entrega de elementos o prestación de servicios queno hubieren sido previamente requeridos o autoriz.ados por el Supervisor delcontrato y/o quien ejerza su apoyo"; se tendrán algunas excepciones, acorde a loautorizado por el supervisor designado".

OBSERVACION N° 3.-

Numeral 13) En casos puntuales acoger la sugerencia dada por el FONDO DEPROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ para la realización de un evento en unlugar específico o con un proveedor especifico, validando la forma de pago definidapor éste, sin que esto afecte el cumplimiento de las obligaciones contractuales,dadas las necesidades del evento. si tenemos en cuenta las obligaciones que tieneel contratista de ver el numeral "1) Cumplir con plena autonomía técnica yadministrativa, con las actividades, lineamientos y estándares definidos en elnumeral de "Especificaciones Técnicas de los insumos, bienes, productos, obras oservicios a entregar" de la Ficha de Condiciones Técnicas esenciales para laPrestación del Servicio y/o Entrega del Bien.", esa autonomía se ve afectada cuandola entidad impone al contratista a los proveedores, en varios apartes de los términosde referencia y de la Ficha técnica la entidad menciona que "sugiere" o que solicitade manera expresa trabajar con proveedores que la entidad entregue y que ademáslos presente el contratista como si hubieran sido ofertados por éste, le manifestamosa la entidad que esta imposición difiere con el principio de transparencia que deberegir los procesos contractuales con las entidades estatales, esto no debería serconsiderado en el pliego de condiciones. De otra parte, si la responsabilidad decalidad y cumplimiento es del contratista respecto de los eventos, entonces elcontratista debe actuar con autonomía y trabajar con el proveedor que el FONDODE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ elija de las cotizacionespresentadas por el contratista, y no de los proveedores que imponga la entidad, eneste caso el objeto del proceso debería cambiar y ser solo de pagadores. Elcontratista no puede garantizar y responder por calidad y cumplimiento deproveedores que no conoce y que le puede llegar derivar en incumplimiento delcontrato. Solicitamos además a la entidad 1. revisar y ajustar este condicionamiento.2 solicitamos indicar en qué tipo de eventos o condiciones esta imposición se da, yen qué % del presupuesto total del contrato.

RESPUESTA. -

Los acuerdos de Paz promovidos en nuestro país establecen que la dinamizaciónde las economías locales y regionales deben ser apoyadas e impulsadas por elGobierno Nacional y el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ,acogiendo la política de Gobierno y la voluntad de lo pactado en dichos acuerdos,

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Iél:\ PRESIDENCIA\!El DE LA REPÚBLICAsugiere a nuestro futuro operador logístico la contratación con proveedores locales.A esto hacemos referencia en el Numeral 13), acogiendo además que se debenrespetar los usos y costumbres de cada región y adquiriendo preferentemente enellas lo necesario para dar cumplimiento con el objetivo de cada evento.

Por lo anterior, la obligación especifica quedará en los pliegos de la siguientemanera:

13. En todo evento el operador priorizará y dará prevalencia a los proveedoreslocales y sujetos a la aprobación del supervisor.

OBSERVACION W 4.-

6) Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante eldesarrollo del contrato le imparta el FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARALA PAZ a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución ycumplimiento de sus obligaciones, sin perjuicio de su autonomía técnica yadministrativa. Por favor dar mayor claridad a este numeral, porque el contratistagarantiza que a partir de un brief recibido presentará las cotizaciones y una vezaprobado por el cliente se procederá a producir y ejecutar los eventos con la calidady cumplimiento requerido, pero si dentro de esta obligación entre líneas se podríaleer que la persona encargada de la entidad ya sea el supervisor o a quién estadesigne pueda "obligar" al contratista a trabajar con proveedores que la entidad elijalos cuales no conozca el contratista y no pueda garantizar su calidad, entonces sise estaría perdiendo la autonomía técnica y administrativa del Contratista.

RESPUESTA. -

Teniendo en cuenta que la SUPERVISION en los contratos estatales y loestablecido por la ley 1474 de 2011 y acorde con el Manual de Contratación delFondo de Programas Especiales para la Paz, dentro de las obligaciones de losSupervisores, entre otras está la de realizar el seguimiento y control del contratoque supervisa: La observación No. 4 no será tenida en cuenta y quedará tal comose publicó en los pliegos.

OBSERVACION W 5.-

Respecto a lo solicitado en el texto de Evaluación Técnica (máximo cuarenta ynueve (49) puntos en el numerales Oferta de personal adicional (Puntaje máximotreinta (30) puntos) y Requerimientos adicionales para la entidad (Puntajemáximo diecinueve (19) puntos). Dentro de los documentos del proceso no vimosen el estudio del sector cual es la justificación objetiva y razones legales yconstitucionales de la entidad para pedir los valores agregados, peroadicionalmente para calificarlos, siendo que dentro de la propuesta requerida en lospliegos ya hay unos valores de tarifas y comisión que define la entidad de acuerdoa los estudios, sobre los cuales los proponentes debemos hacer un esfuerzo para

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~ PRESIDENCIAW DE LA REPÚBLICA

otorgar más descuento o mejores tarifas, y adicionalmente la entidad pide valoresagregados adicionales sin costo para la entidad que imponen cargas adicionalespara el contratista. Solicitamos revisar y considerar eliminar este numeral con el finde no vulnerar los principios de igualdad, equilibrio contractual y ecuacióncontractual previsto en el artículo 27 de la Ley 80 de 1993.

RESPUESTA. -

Al respecto nos permitimos aclarar,

Oferta de personal adicional (Puntaje maxlmo treinta (30) puntos) : ElProponente tiene la opción de ofrecer el valor agregado, sin costo para la Entidad,del acompañamiento por parte de un (1) asistente operativo en campo hasta paratres (3) eventos en cada mes durante la ejecución del Contrato, a solicitud delsupervisor, dependiendo de los puntos que desee obtener, o de no ofrecer esteasistente operativo si así lo desea.

Requerimientos adicionales para la entidad (Puntaje máximo diecinueve (19)puntos): Consideramos que como valor agregado se ofrezca sin costo adicionalpara el Fondo de Programas Especiales para la Paz, el requerimiento de AyudasAudiovisuales que incluyan un computador, un video beam, sonido con consola,micrófono inalámbrico, parlante y/o atril entre otros, para un evento diario deacuerdo con las solicitudes de servicios enviadas al operador logístico, de loseventos a realizar en la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato en los quedichos equipos sean requeridos total o parcialmente por el Entidad; para elofrecimiento de la estación de bebidas que incluyan café, aromáticas yagua hastapara cinco (5) eventos mensuales de máximo cincuenta (50) asistentes cada uno,de acuerdo con las solicitudes de servicio enviadas al operador logístico, de loseventos a realizar en la ciudad de Bogotá durante la vigencia del contrato, esopcional, dependiendo de los puntos que desee obtener o de no ofrecerlo si así lodesea.

Por lo anterior, no se acoge la solicitud y se mantiene lo establecido en el proyectode pliego de condiciones.

OBSERVACION W 6.-

La entidad menciona en la página 15 de los términos, cuando lista los códigosactividad UNSPSC, mencionan como obligación estar inscritos en el código 801416,y luego mencionan "Lo anterior no obsta para que los proponentes o uno de ellos,puedan estar inscritos en los siguientes códigos ... " y ponen un listado. ¿Solicitamosa la entidad aclarar en cuantos códigos se debe estar inscrito, es en el 801416 yalguno de los otros o en cuantos?

RESPUESTA. -

Laobligacióndeloscotizantescorrespondeaestarinscritosenel siguientecódigo:

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~ PRESIDE,NCIAVft;I DE LA REPUBLlCA

SEGMENTO80

NOMBREACTIVIDADES DE VENTAS Y PROMOCION DE NEGOCIOS

Lo demás debe ser omitido y, por lo tanto, será eliminado del pliego.

OBSERVACION W 6."

Respecto a lo indicado en el numeral 7 Forma de Pago se menciona como requisitoentregar copia de los soportes de los pagos efectuados a los terceros para cadauno de los eventos, solicitamos a la entidad aclarar si este será un contrato demandato donde todos los gastos pagados a terceros se reembolsarán al contratista.

RESPUESTA. -

Esta observación fue remitida por el proponente CARVAJAL TECNOLOGíA YSERVICIOS S.A.S., y publicada el pasado 27 de junio de la página Web dePresidencia de la República y fue modificada de la siguiente manera:

Capítulo VII - Forma de Pago, literal a, numeral 5 que indica: "Copias de lossoportes de los pagos efectuados a los terceros (facturas, comprobantes y/ocualquier documento que evidencie el pago), para cada uno de los eventosefectuados en el períoda facturado".

Además, informamos q'ue el contrato a suscribir una vez adjudicada la invitación acotizar IAC-FP-004 - 2019 será un contrato de prestación de servicios.

OBSERVACION N° 7.-

Por favor indicarnos qué tipo de descuentos tributarios realizará la entidad almomento del pago o sobre qué valores.

RESPUESTA. -

Los descuentos a practicar son los consagrados por las normas vigentes a saber:Retención en la fuente, Retención de IVA y Retención de ICA. Este último en loscasos en los cuales sea requerido.

OBSERVACION W 8.-

Solicitamos a la entidad aclarar los apoyos económicos mencionados en el numeral2 del literal 1.2. Certificación del equipo de trabajo mínimo requerido para laejecución (Cumple/no cumple): página 19

:.\

"El contratista deberá entregar los siguientes apoyos económicos:

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~ PRESIDE,NeIAW DE LA REPUBLlCA

2. Apoyo compensatorio: Se cancela de acuerdo a lo determinado por el FONDODE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ Y cuyo valor será cuantificado porel responsable del evento e informado al contratista en el requerimiento operativo.¿Dar claridad, a qué hace referencia la entidad cuando menciona "apoyocompensatorio" no entendemos qué tipo de servicios se pagan aquí?

RESPUESTA. -

Cuando la Entidad habla de apoyo compensatorio, corresponde a una retribuciónmonetaria por asistir a los eventos a los cuales fue convocada la comunidad.Ejemplo 1.: Si un participante que labora en el campo y devenga jornales, requiereque se compense su día de trabajo para asistir a uno de nuestros eventos, estevalor podrá ser reconocido previa autorización del Supervisor y pagado por eloperador. Ejemplo 2.: El pago de la alimentación que uno o algunos de losparticipantes hayan consumido en su trayectoria de desplazamiento desde y haciael lugar del evento, estos valores podrán ser reconocidos previa autorización delSupervisor y pagados por el operador.

OBSERVACION N° 9."

El CONTRATISTA, deberá cancelar en efectivo y en el lugar de la reuniónconvocada, los valores que por los conceptos anteriores se fijen y sean solicitadospor el SUPERViSOR ....

¿Entendemos que estos apoyos el contratista los paga, y los cobra a la entidadcomo parte de los costos de cada evento? O deben tener un manejo diferente?

Por favor indicar cuál es el entregable con la propuesta.

RESPUESTA. -

El contratista deberá cancelar en efectivo y en el lugar de la reunión convocada, losvalores que por los conceptos anteriores se fijen, los cuales sean solicitados yaprobados por el SUPERVISOR. Estos valores deberán ser cobrados a la Entidadcomo parte de los costos de los eventos, con los soportes de la entrega del recurso,según corresponda.

OBSERVACION N° 10.-

Solicitamos a la entidad con el fin de realizar el ejercicio financiero para calcular larentabilidad del proyecto para el contratista, agradecemos a la entidad enviar ellistado desglosado de los eventos realizados para los últimos 2 años.

RESPUESTA. -

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~ PRESIDENCIA\!!I DE LA REPÚBLICACada oferente deberá determinar su rentabilidad financiera y economlca comoejercicio propio, que permitirá garantizar a nuestra entidad el músculo financieronecesario para cumplir con el objeto del contrato resultante de la invitación. Por loanterior, nos abstenemos de enviar los listados solicitados.

OBSERVACION N° 10.-

Respecto a lo mencionado en el numeral "1.14. MANEJO DE NO SHOWS. Eloperador deberá acordar desde el primer momento, con el proveedor seleccionado,el no cobro de penalidades por no shows.ll Respecto a lo anterior, solicitamos a laentidad no dejar como imposición que estos servicios no sean cobrados, elcontratista se obliga a gestionar y de hecho se hace y en muchas ocasiones seconsiguen descuentos o que no se cobren algunos ítems, pero no se puedecomprometer a que no se cobre, por favor revisar y ajustar.

RESPUESTA. -

El operador está obligado a realizar las respectivas negociaciones con el fin deevitar o minimizar los costos de multas o indemnizaciones por concepto desuspensión y/o cancelación del evento o de parte de sus requerimientos en loseventos de no-show no imputables al operador, el FONDO DE PROGRAMASESPECIALES PARA LA PAZ, pagará el valor del evento: Siempre y cuando, sehaya cancelado fuera del tiempo previsto y previa verificación del supervisor.

Queremos manifestarle a la entidad que es nuestro interés participar y ganar, perola verdad debido a la experiencia que tenemos, es necesario que estás condicionessean claras desde el principio para evitar traumatismos mayores en la ejecución delcontrato y de los eventos.

EQUIPO EVALUADOR

ADjJ;;;;AZAMERCEDES-M'UÑOZ IMBACHI

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O'lq LlJ,u Q:I¡'~'~~dUELlNE't:.ENfiINEDA--LORENA AZUERO VALLEJO