Requisitos en HSE para Contratistas y Proveedor.

INTRODUCCIÓN: Varisur y compañía Ltda. presenta este documento en cumplimiento de las normas De gestión y calidad, como entidad dedicada al servicio de mantenimiento, completamiento y reacondicionamiento de pozos en el marco del cumplimiento de las Buenas Prácticas de servicio y logística, este documento establece los lineamientos necesarios para el buen desarrollo de las actividades en el área de compras y que facilitaran la toma de decisiones .

Objetivos: Garantizar que los proveedores de alto impacto definidos por la compañía suministren los materiales y servicios acorde a las necesidades y requisitos establecidos.

Establecer los requisitos en HSE para proveedores y contratistas de alto impacto.

Alcance: El presente documento aplica a todos los proveedores de VARISUR Y COMPAÑÍA LTDA que hayan sido definidos como de alto impacto, siendo personas jurídicas o naturales.

SOSTENIBILIDAD: El Departamento de Compras se encargará de ejecutar y mantener en aplicación este documento.

Responsabilidades

Departamento HSEQ. Brindar asesoría para la selección y evaluación de contratistas y proveedores

en temas de HSEQ. Comunicar al departamento de Compras, las políticas de HSEQ de sus

Clientes, para hacerlas extensivas a Proveedores y Contratistas. Participar en la revisión y evaluación de los elementos e insumos de seguridad,

actualización de fichas técnicas de los productos y certificados de calidad. Revisar y aprobar el presente documento.

Comunicar los incumplimientos legales de Proveedores y contratistas a su cargo al departamento de Compras.

Departamento de Compras. Verificar el cumplimiento de requisitos en HSE por parte de Proveedores y

contratistas en el sitio donde presten sus servicios. Notificar al Departamento HSEQ, sobre cualquier incidente que se presente por

parte de Proveedores y/o Contratista en el desarrollo de su trabajo. Informar a Proveedores y contratistas los requisitos en materia de HSE

descritos en este Documento. Solicitar los documentos requeridos en HSE a los proveedores y contratistas

durante los procesos de Selección y evaluación, según Matriz de requisitos y documentación específica y formato de evaluación.

Solicitar el plan de acción a los contratistas o proveedores para evitar el incumplimiento de requisitos legales y/o de HSEQ, definidos por la empresa.

Proveedores y Contratistas Conocer y aplicar todos los lineamientos establecidos en este documento. Los Proveedores y contratistas serán responsables ante VARISUR Y

COMPAÑÍA LTDA. y ante terceros por los perjuicios que ocasionen a personas, instalaciones y/o equipos y Medio Ambiente durante la prestación del servicio contratado.

Capacitar a sus colaboradores en temas de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio ambiente.

Garantizar el cumplimiento de requisitos Legales y el pago de aportes a seguridad Social, Parafiscales y toda la normatividad que en temas de HSE tenga la Legislación Colombiana.

Cumplir con todas las demás exigencias legales aplicables a su actividad económica.

Entregar toda la documentación y requisitos en HSE exigidos, al Departamento de HSEQ y Compas cuando sea exigida.

Participar de las reuniones de HSEQ solicitadas por la compañía. Deben mantener en sus sitios de trabajo un ambiente limpio, ordenado, seguro

y saludable.

DESARROLLO

REQUISITOS GENERALES EN HSE Antes de suscribir el contrato se entregará el presente documento y el check

list y se diligenciara la evaluación de proveedores. solicitando la información básica de HSE con el fin de verificar el cumplimiento a los requisitos establecidos y dar aprobación para su contratación.

Los contratistas, personas naturales y subcontratistas deben ser mayores de edad.

Se establece que no existe ninguna relación laboral entre el personal de contratistas y proveedores y VARISUR Y COMPAÑÍA LTDA., de ninguna manera la empresa se considera como empleador.

El contratista asume totalmente la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su personal, equipos propios o de la Empresa, al igual que el control estricto del cumplimiento de las normas establecidas en este documento.

Todo contratista debe conocer, cumplir y divulgar entre sus colaboradores las disposiciones de HSEQ de VARISUR Y COMPAÑÍA LTDA.

El desempeño en seguridad del contratista será tenido en cuenta para la asignación de nuevos trabajos.

VARISUR Y COMPAÑÍA LTDA. no se hace responsable por la pérdida de herramientas, equipos o cualquier objeto perteneciente al contratista.

Todo contratista en cabeza de su representante legal o a quien él delegue debe recibir una inducción por parte de HSEQ de VARISUR Y COMPAÑÍA LTDA. con el fin de dar a conocer el manual y los requerimientos específicos en términos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio ambiente.

Si el personal contratista o subcontratista debe realizar trabajos de alto riesgo como trabajos en altura, en sitios confinados, en caliente o trabajos eléctricos, recibirá obligatoriamente una auditoria previa por parte del área de HSEQ de VARISUR Y COMPAÑÍA LTDA., a la realización de estos trabajos con el fin de garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes.

Todo Contratista debe tener una persona designada como coordinador o responsable de Salud Ocupacional, quien será el contacto directo con el Departamento de HSEQ de la compañía y/o el Departamento de Compras.

Los contratistas deben cumplir con las normas internas de circulación peatonal y vehicular dentro de las instalaciones de VARISUR Y COMPAÑÍA LTDA., respetando las políticas de seguridad establecidas en el sitio donde se encuentren.

SEGURIDAD INDUSTRIAL

Nota: Los requisitos mencionados en esta documento por ningún motivo representan el total de las reglas de trabajo seguro; por lo cual la empresa contratista o el proveedor está obligada a cumplir con las disposiciones que en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio ambiente que el gobierno nacional haya emitido.

Requisitos Generales La empresa contratista deberá presentar el panorama de factores de riesgo de

su actividad, aplicando el mismo, al proyecto específico a desarrollar en la compañía.

La Empresa contratista debe evidenciar el desarrollo de un cronograma de trabajo en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente acorde a los riesgos.

La empresa contratista deberá evidenciar la inducción en Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio ambiente de sus colaboradores y adicionalmente el proceso de formación continúa en HSEQ.

Elementos de protección personal1. El contratista se obliga a dotar a todos sus trabajadores de los elementos de

protección requeridos para sus labores.Los elementos de protección personal que deben utilizar los contratistas para cualquier caso son:

Protectores auditivos: Si hay exposición a ruido. Botas de Seguridad: Para personal operativo que deba ingresar a plantas de

producción y que laboren con herramientas, máquinas etc. ó donde se reglamente su uso ( Ej: Descargue de productos)

Gafas de Seguridad: Cuando existe el riesgo de proyección de partículas, salpicadura de químicos en los ojos etc.

Casco de Seguridad: Cuando existe el riesgo de golpes en la cabeza por caída de objetos, herramientas o cuando se exige el uso del mismo por el cliente donde se desarrolla el trabajo.

Guantes de vaqueta o carnaza: Cuando se deben manipular herramientas, máquinas y material metálico.

Careta para soldadura: Deben ser utilizadas al realizar tareas de soldadura. Equipo para protección contra caída (Resolución 3673/2008)

Nota: Los elementos de protección personal deberán cumplir con la normatividad Colombiana como mínimo. El contratista deberá verificar y controlar que sus trabajadores utilicen de manera adecuada y permanente los elementos de protección personal.

EQUIPOS Y MAQUINARIA1. Todo contratista que ingrese al contrato con equipos, debe entregar una

relación de los mismos a la portería de la empresa o del equipo con el fin de poderlos retirar al finalizar el trabajo y entregar una copia al Administrador de contrato.

2. El Administrador de contrato debe revisar las condiciones de los equipos para determinar si están en optimas condiciones de seguridad (cableado, tomas eléctricas), si estos equipos no se encuentran en condiciones de

funcionamiento, el Administrador podrá ordenar la suspensión de los trabajos programados hasta que tal actividad sea realizada con equipos en correcto estado de funcionamiento.

3. Cuando las actividades a realizar sean trabajos eléctricos, deberán contar con superficies dieléctricas, polo a tierra en caso que aplique y aislamiento de equipos.

REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Todo incidente debe ser reportado por el contratista dentro de las primeras 24

horas. El contratista deberá realizar la investigación del incidente dentro de los

primeros 5 días después de ocurrido el mismo, en caso de no poder hacerlo con la persona accidentada, se realizará una investigación preliminar y posteriormente se revisará la información.

El contratista una vez realice la investigación del incidente de trabajo, deberá presentar al responsable de contrato el plan de acción derivado de la investigación.

Se debe socializar la investigación a los demás trabajadores. En el contrato donde se desarrolle el trabajo deben existir formatos para el

reporte de accidentes de trabajo y la lista de las clínicas adscritas a la ARP correspondiente, con la dirección.

Todo contratista debe contar con la lista actualizada de los colaboradores y los teléfonos de un familiar en caso de emergencia.

PLAN DE EMERGENCIAS La empresa contratista debe tener en el lugar de trabajo el procedimiento a

seguir en caso de enfermedad y/o accidente de trabajo. En el lugar donde se desarrolla el trabajo, la empresa contratista deberá tener

una persona capacitada en primeros auxilios y un botiquín. El contratista debe asegurar los medios para transportar a un lesionado en

caso necesario. En caso de una emergencia interna en la empresa, el contratista debe dirigirse

al punto de encuentro más cercano designado. Queda totalmente prohibido que el personal contratista no calificado intente dar

primeros auxilios a cualquier lesionado, tampoco traslade o mueva al lesionado, salvo que exista amenaza para su vida si permanece en el lugar del accidente.

Está estrictamente prohibido al personal contratista hacer uso de la red contra incendios o extintores de la empresa, para cualquier fin distinto al que están destinados; sin olvidar que solo podrá utilizarlos si está entrenado para atender incendios o conatos.

Debe tener identificada la ruta de evacuación en caso de emergencia.

INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN Antes de comenzar el trabajo, la empresa contratista, debe asegurar que todos

sus trabajadores cumplan con el programa de inducción de la Compañía. Mantener los registros de los procesos de inducción y capacitación de los

trabajadores.

La inducción de los trabajadores debe desarrollar los siguientes temasFundamentos de Salud ocupacionalPolítica de la empresaProcedimientos seguros de trabajoProcedimiento en caso de accidente de trabajo

COPASO

Copaso Teniendo en cuenta el número de trabajadores, la empresa contratista debe

elegir por votación y registrar el Comité paritario. El contratista debe demostrar que mensualmente se desarrollan las reuniones

del COPASO, para lo cual debe mantener al día las actas, las cuales pueden ser solicitadas en cualquier momento.

Productos químicos Los contratistas y proveedores son responsables del cumplimiento de las

normas relacionadas con la identificación y etiquetado de productos químicos y peligrosos.

Los productos químicos a utilizar deben incluir etiquetas, hojas de seguridad, fichas técnicas

Los contratistas debe solicitar la autorización de uso de productos químicos, al área de HSE de Varisur y compañía Ltda. enviando el comunicado de solicitud adjuntando las Hojas de seguridad del producto químico.

EtiquetadoTodas las sustancias peligrosas debe posee la etiqueta respectiva donde advierta la consecuencias de su manipulación Denominación de la sustancia (puede utilizarse una nomenclatura internacional reconocida). Nombre, dirección completa y teléfono del fabricante, importador o distribuidor.

Dada la importancia de la información contenida en el etiquetado descrito, es imprescindible mantener las condiciones del envase original cuando se lleven a cabo labores de trasvase de productos y sustancias químicas.

Ejemplo

Con el fin de adoptar un sistema de información dirigido principalmente a los usuarios profesionales que les permita tomar las medidas necesarias para la protección de la salud y de la seguridad en el lugar del trabajo, el responsable (fabricante, importador o distribuidor) de la comercialización de una sustancia peligrosa deberá disponer de una ficha de datos de seguridad en el momento de la comercialización.

La ficha se entregará gratuitamente a la persona encargada en el momento de la primera entrega de los productos o sustancias y, posteriormente, siempre que se produzcan revisiones debidas a la aparición de nuevos conocimientos en materia de seguridad y salud en el trabajo.

No será obligatorio contar con la ficha de datos de seguridad en caso de que los productos y sustancias peligrosas que se comercialicen vayan acompañados de la información suficiente con la que el usuario pueda tomar las medidas necesarias en relación con la protección de la seguridad y la salud. Sin embargo, se deberá facilitar la ficha si el Jefe de Sección o Responsable del Departamento HSE.

La ficha de datos de seguridad deberá estar fechada y redactada en idioma español, e incluirá obligatoriamente los siguientes aspectos:

Identificación de la sustancia y del responsable de su comercialización. Composición/información sobre los componentes. Identificación de los peligros. Primeros auxilios. Medidas de lucha contra incendios. Medidas que deben tomarse en caso de vertido accidental. Manipulación y almacenamiento. Controles de exposición/protección individual. Propiedades físico-químicas.

Estabilidad y reactividad. Informaciones toxicológicas. Informaciones ecológicas. Consideraciones relativas a la eliminación. Informaciones relativas al transporte. Informaciones reglamentarias. Otras informaciones de interés.

Proveedores

EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Evaluación proveedores

El departamento de compras debe realizar el estudio de evaluación de proveedores en base a los siguientes criterios, con una frecuencia semestral:

Precios Acuerdos de pago Calidad del Producto Fechas de Entrega: cumplimiento en entregas Servicio

La evaluación se realiza otorgando puntos de 0-5 a cada ítem especifico del área a evaluar la cual tiene un nivel de importancia en la evaluación; los puntos nos arroja el consolidado del área en porcentaje , en base a las observaciones hechas durante el periodo de la relación comercial o previas al las mismas. Las calificaciones se establecen por rangos, Tipo A 75-100% aprobado, tipo B 40-74.9% no confiable y tipo C 0-39.9 rechazado. Estos puntajes se otorgan en base a:

Gestión de calidad-Nivel de importancia 14% Aspectos técnicos- Nivel de importancia 8% Gestión ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional - Nivel de

importancia 12% Comercial - Nivel de importancia 12% Servicio logístico- Nivel de importancia 12% Legales - Nivel de importancia 8% Administrativos- Nivel de importancia 8% Imagen- Nivel de importancia 6% Servicio / producto - Nivel de importancia 12% Capacidad servicio de producción - Nivel de importancia 8%

La fecha de entrega, las especificaciones y las cantidad de los materiales de la orden de compra son evaluadas en el momento de recepción de los mismos y se establece el seguimiento por Synergy de todas las ordenes de compras.

La Evaluación proveedores suministros y repuestos se realizara bajo criterios técnicos del área correspondiente.

a) Los proveedores de repuestos y suministros deben ser evaluados con una frecuencia mínima anual. b) El jefe de bodega y el departamento de compras debe realizar la evaluación en los ítems Calidad y Cumplimiento, de acuerdo a los criterios consignados en el formato Evaluación de Proveedores. c) El departamento de compras aplicara evaluaciones externas, a proveedores de repuestos y suministros, cuando sean necesarios los conocimientos especiales de los equipos, repuestos o suministros a adquirir y mantener el seguimiento sobre el SIG.

El área de mantenimiento realizara seguimiento respectivo a los activos que le competen.

Repuestos y Servicios de Mantenimiento Automotriz. Repuestos y Servicios de Mantenimiento Industrial todo lo referente a

equipos y accesorios. Servicio de Mantenimiento de Computadores: Ingeniero de sistemas.

Entregar al área de Compras para que el realice la evaluación de los ítems Precio y Condiciones de Pago.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES: establece los mismos parámetros de la evaluación de proveedores

CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Proveedores nacionales Proveedor de suministros y repuestos o equipos Proveedor de servicio Proveedor según impacto (flujo en compras) Proveedor extranjero

SISTEMA DE INFORMACION PROVEEDORES

REGISTRO DE PROVEEDORES

Formato de registro de proveedores. Recibir oferta sobre equipos, suministros o repuestos con condiciones

satisfactorias para la empresa; información del mercado de proveedores; Una muestras del producto. Listado de las marcas que comercializan

Los proveedores deben suministra a VARISUR Y COMPAÑÍA LTDA. La siguiente información:

•Certificado de Cámara de Comercio y Rut•Certificado de Calidad del producto si lo posee.•Referencia Bancaria•Catálogos de artículos o portafolio de servicios

En el caso de ser Servicios especializados solicitar:

•Hoja de Vida del Responsable del servicio a prestar.•2 o 3 Referencias que aseguren la calidad y el cumplimiento del proveedor potencial

Analizar y verificar la información suministrada por cada proveedor y los respectivos anexos.

Para la aceptación de un proveedor nuevo de suministros o repuestos, además de los documentos enviados, se debe analizar la primera compra para verificar el cumplimiento de los requisitos.

Incluir el proveedor en el formato de clasificación y registro de proveedores. Realizar seguimiento del comportamiento de los proveedores.

SOLICITUD DE COMPRAS

Los jefes o coordinadores de area deben diligenciar el formato de solicitud de compra de materiales o subir la información en el sistema integrado Synergy para que el departamento de compras determine la orden de compra. Las compras deben estar justificadas y detalladas por referencias y marcas ( si se requiere).

COTIZACIÓN

a) Determinar cuáles artículos de las solicitudes de compras necesitan cotizar.

b) Establecer posibles proveedores evaluados y seleccionados previamente, de acuerdo a los artículos solicitados.

c) Solicitar mínimo dos cotizaciones de los posibles proveedores.

Revisión de fichas técnicas

Todo material, equipo o suministro necesario en la fabricación de los productos debe poseer fichas técnicas donde se especifican las características de los mismos.

Ficha Tecnica

Varisur y compañía Ltda. Solicitara fichas técnicas a materiales, equipos o suministros cuando se deba tomar la decisión de rotarlos, adquirirlos por primera vez, o cuando no se tenga información acerca de las especificaciones técnicas de los mismos.

Certificados de calidad

a) Estos documentos serán solicitados en el proceso de cotización o cuando se requiera.b) Cuando la empresa este acreditada dentro un sistema de calidad nacional o internacional, se le solicita la copia del certificado del sistema de calidad.

Especificación de forma de pagoSe debe aclarar en la solicitud de cotización de acuerdo al proveedor, el convenio de pago que se espera contemplar en la cotización y compra de los productos. Los

proveedores manejan tres formas de pago más comunes: 50% en la orden de compra y 50% en la entrega. Pago de contado a la entrega. Crédito 30 días. Tiempo de entrega y logística: La cotización y la orden de compra debe aclarar el tiempo de entrega de los productos y si asumen o no, el costo de entrega en bodega

COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS, INSUMOS Y SUMINISTROS

Ordenes de compra

a) Una vez se haya llegado a un acuerdo con el proveedor en los anteriores puntos, se diligencia el formato de orden de compra y se envía al proveedor vía fax o correo electrónico.

b) En la orden de compra se especifican los artículos, forma de pago, valores, descuentos, tiempo y forma de entrega.

Salud Ocupacional Todo Empresa contratista debe mantener al día un programa de control de

Salud Ocupacional, en donde todos los integrantes de dicha Empresa asisten periódicamente a los exámenes acorde a los riesgos a los cuales están expuestos.

La empresa contratista deberá programar y desarrollar dentro de su programa de Salud Ocupacional, actividades de medicina preventiva y del trabajo, tendientes a prevenir la presencia de enfermedades de origen común y /o profesional.

El contratista deberá presentar esquema de vacunación, cuando la tarea a desarrollar lo amerite.

Medio ambiente El contratista debe garantizar en el desarrollo de las actividades objeto del

servicio, el uso adecuado de los recursos naturales y la conservación del medio ambiente, evidenciando la capacitación y entrenamiento en la manipulación de productos químicos y la interpretación de las hojas de seguridad de los productos químicos

Para el desarrollo de actividades en las instalaciones y equipos, el contratista debe alinearse con las políticas ambientales definidas por Varisur y compañía Ltda.

Consumo de NO alcohol, Drogas y Tabaquismo La empresa contratista adoptará su propia política para asegurar un lugar de trabajo libre de alcohol, drogas y tabaquismo, mientras presten servicios, en las instalaciones y equipos, de Varisur y compañía Ltda. queda estrictamente prohibido su uso.

Desempeño en Seguridad El contratista deberá presentar a, cuando se lo solicite, su gestión en HSE, para lo cual debe reportar la siguiente información

Trabajadores Expuestos Horas hombre trabajadas Número de incidentes No de días perdidos Actividades realizadas en prevención Capacitaciones realizadas Temas de formación.

NOTA: Varisur y compañía Ltda. Podrá solicitar información adicional relacionada con los requisitos descritos en este documento.

SancionesCualquier incumplimiento a las normas de seguridad establecidas por Varisur y compañía Ltda. serán sancionadas de la siguiente manera:1 violación: Advertencia a la persona que infringe la norma2 violación: Llamado de atención por escrito al contratista y /o proveedor3 Violación: Suspensión del contrato con la empresa contratista y/o proveedor

Sanciones específicas en caso de: Ingresar licor e ingerirlo en el área de trabajo Realizar amenazas a colaboradores de la compañia. Ocasionar accidentes o daños a la propiedad e infraestructura de Varisur y

compañía Ltda. por negligencia o descuido del personal. Portar armas

Por tratarse de faltas graves estas serán evaluadas particularmente y sancionadas según su gravedad sin perjuicio de las acciones legales (civiles o penales) a que haya lugar.

Anexos Check list para contratistas y proveedores. Evaluacion a proveedores