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5/16/2018 Pdo-g-003 Guia Gestion de Contratistas Foco Hse - slidepdf.com

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GESTION DE CONTRATISTAS – FOCO HSE

PLANEACION DEL DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE HSE

PDO-G-003 Elaborado26/03/2012 Versión 1

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 2

2. GLOSARIO ..................................................................................................................................................................... 2

3. DESARROLLO ............................................................................................................................................................... 3

3.1 Fase de Planeación. ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... .... 4

3.2 Fase de Selección o Pre Contractual .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ......... 24

3.3 Fase de Ejecución .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... ..... 253.4 Fase de Finalización o Post Contractual .......... ........... .......... ........... .......... ........... ........... .......... ........... .......... ........... ... 27

3.5 Roles y Responsabilidades ......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... ........... .......... ........... ... 27

3.6 Periodo de Transición .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... .......... ........... ........... .......... ........... .......... 33






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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y directrices que se deben aplicar para la Gestión HSE (Salud Ocupacional, Seguridad Industrialy de Procesos y Medio Ambiente) de Contratistas, en los procesos de selección que tramite y en los contratos que celebreECOPETROL S.A. en calidad de contratante de bienes y servicios, de manera que se asegure una adecuada y consistenteplaneación, selección, ejecución y terminación de la relación contractual, implementando un sistema de control idóneo queelimine los incidentes en HSE asociados a las actividades encargadas a los Contratistas.

La presente guía, establece los requisitos de HSE a considerar en cada fase del proceso de contratación (planeación,selección de contratista, ejecución, terminación y liquidación del contrato), en función de los riesgos que se encuentrenasociados a las actividades de ejecución del objeto y alcance del contrato, con el fin de garantizar:

• Una planeación seria, oportuna y completa, que sea consciente de los riesgos en HSE a que están expuestos elpersonal, el medio ambiente, las comunidades del área de influencia y las instalaciones, con ocasión de la ejecución delfuturo contrato.

•

La inclusión, en las bases del proceso de selección de contratistas, de requerimientos en HSE generales y específicos,según el calificativo de riesgos que aplique, direccionados a la excelencia en las operaciones de la Empresa; así comola verificación de su cumplimiento íntegro durante todas las actividades contractuales a ser desarrolladas.

• Evaluación y seguimiento al desempeño HSE de las empresas contratistas, estableciendo las medidas necesarias parala corrección de las desviaciones de la gestión en HSE encontradas durante la ejecución del contrato.

• La implementación de medidas que busquen estimular la adopción de las mejores prácticas en HSE por parte de lasempresas contratistas de Ecopetrol S.A.

2. GLOSARIO

CEC: Condiciones Específicas de Contratación.

CGC: Condiciones Generales de Contratación.

Contratista: Persona Natural o Jurídica con la que ECOPETROL S.A. establece un vínculo o relación contractual; se

reconoce como un colaborador, socio o aliado que por sus calidades técnicas, operativas, logísticas, legales y en especialen HSE, se constituye en un eje fundamental para alcanzar la excelencia operacional de la Empresa, sin incidente alguno.

Control Operacional: Para efectos de la presente Guía, se considera que existe Control Operacional, cuando teniendo laautoridad, Ecopetrol S.A. toma la decisión de introducir sus estándares HSE en el contrato celebrado para la ejecución de laobra o servicio, y/o efectúa directamente o a través de un tercero el seguimiento a su cumplimiento.

Disciplina Operativa (D.O.): Es la dedicación y el compromiso profundamente arraigado de cada miembro de unaorganización para llevar a cabo cada tarea de forma correcta.

DPS: Documentos del Proceso de Selección

FCC: Formato de Compras y Contratación.

HSE: Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Procesos, y Medio Ambiente (Por sus siglas en ingles Health, Safety,Environment).

Instalación: Se refiere e incluye instalaciones de refinerías, pozos, líneas de flujo, campos de producción, baterías derecolección, estaciones de bombeo, torres de comunicaciones, sistemas de transporte (tuberías de oleoductos, poliductos,gasoductos, entre otros), oficinas administrativas de ECOPETROL S.A., o las de las UNIS de salud, Policlínica, casinos,áreas de llenado o despacho de productos, talleres, derechos de vía, terminales fluviales y marítimos, plataformas marinas,monoboyas, localizaciones de pozos, bloques de exploración, y en general toda área o infraestructura física en donde laEmpresa ostente un derecho o interés y desarrolle su actividad operacional.

Matriz para Evaluación de Riesgos RAM: Por sus siglas en inglés “Risk Assessment Matriz”; Herramienta para laevaluación de los riesgos y para su clasificación






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Riesgo: Producto de combinar la probabilidad de que un evento específico indeseado ocurra y la severidad de lasconsecuencias.

RUC: Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente - SSOA- paraContratistas del Sector de Hidrocarburos y otros Sectores Contratantes, estructurado y administrado por el ConsejoColombiano de Seguridad.

Subcontratista: Persona natural o Jurídica a la que, previa autorización de Ecopetrol S.A., y mediante una relación denaturaleza comercial, el Contratista encarga la realización de actividades que hacen parte del objeto y alcance del contratocelebrado con Ecopetrol S.A. Para los únicos efectos de la presente Guía, el Subcontratista se considera parte de la fuerzalaboral del Contratista, por lo que es responsabilidad de éste, asegurar que aquel cumpla los compromisos contractualesadquiridos.

3. DESARROLLO

Esta Guía se constituye en el documento base que dispone una serie de parámetros, directrices y lineamientos en HSE, queaplican al proceso de gestión de contratistas de obras y servicios, y que, por lo mismo, se deben cumplir en todas sus fases,esto es, planeación, selección, ejecución y finalización, sin eximir al Contratista del cumplimiento de la legislación vigenteque aplique a la actividad contratada.

Su aplicación se extiende también a las compras y suministros en las cuales el proveedor incluya pruebas, garantías oservicios adicionales, que involucren la instalación y montaje, puesta en marcha y mantenimiento preventivo (de cualquiertipo), entre otras actividades inmersas en la misma, que sean realizadas dentro de las instalaciones de Ecopetrol S.A., o enáreas en las que el Contratista este bajo el Control Operacional de Ecopetrol S.A. En este caso, el Funcionario Solicitante dela compra o suministro, revisa y adapta los requerimientos que obran en este documento, y una vez realizada la compra osuministro, el Administrador y/ó Gestor asegurará el cumplimiento de todos los requisitos que en materia de HSE debacumplir el proveedor.

Este documento no aplica a los contratos cuya ejecución se realice fuera de las instalaciones de Ecopetrol S.A. y de suControl Operacional; en este evento, el Contratista debe cumplir con la normatividad legal en HSE vigente. De otra parte, enel evento que se requiera ampliar el objeto y/o el alcance de un contrato en ejecución, o alterar el tiempo de ejecución

pactado inicialmente, es responsabilidad del Administrador del contrato, revisar, validar y de ser necesario ajustar a lasnuevas condiciones, la definición del máximo nivel de Riesgo de las actividades del contrato y los requisitos HSE del mismo,e incluirlos en el respectivo adicional u otrosí.

Cuando se presenten dificultades para la aplicación de esta Guía, las consultas deben ser remitidas a la Dirección de HSE,para su análisis y concepto.

Como normas complementarias, se encuentran:

ECP-VST-P-005 Procedimiento de Desempeño de Contratistas.ECP-UCN-G-001 Guía para la Administración y Gestión de Contratos.ECP-DHS-G-024 Guía para la evaluación, control y seguimiento de la gestión HSE de contratistas.

Utilizando como referencia el flujo-grama de la Figura 1, a continuación se describen los lineamientos para la gestión deContratistas con foco HSE, a desarrollar en cada una de las cuatro fases de la gestión de contratos de Ecopetrol S.A.:

• Planeación de la contratación para atender la necesidad.• Selección del Contratista o Precontractual.• Ejecución del contrato, compuesta por: (i) Validación de los requisitos HSE de ejecución; (ii) desarrollo contractual del

objeto y alcance del contrato; (iii) orientación, seguimiento, y evaluación durante la ejecución del contrato.• Finalización o Evaluación post contrato: consistente en la calificación del desempeño del Contratista en el foco HSE, a

través de la asignación de un puntaje determinado.






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Figura 1. Flujograma de la Gestión de Contratistas, foco HSE

3.1 Fase de Planeación.

3.1.1 Definición del equipo de planeación del contrato: Una vez establecida la necesidad de la contratación, cadanegocio conforma el equipo de planeación del contrato, en el que: (1) Participará por lo menos un funcionario conconocimiento de la actividad objeto de la contratación, quien asegurara que dentro del contrato se establezcan losrequerimientos para que toda tarea se complete con seguridad, de acuerdo con procedimientos y/o prácticas seguras detrabajo, y consistentes con los principios y características esenciales de la Administración Segura de los Procesos (ASP); (2)uno de sus integrantes asumirá la función de HSE. Dicha persona estará encargada de asesorar al equipo de planeación enla definición del máximo nivel de riesgo de las actividades del contrato, el establecimiento de los requisitos HSE específicosy los parámetros del presupuesto para la gestión HSE del contrato.

3.1.2 Caracterización del servicio y valoración del Riesgo: El equipo de planeación del contrato, caracteriza el alcancey objeto del mismo, identificando para ello las actividades a ejecutar, la naturaleza del contrato, el lugar de ejecución de

las labores (incluyendo las instalaciones de apoyo), los métodos de trabajo a utilizar, y otros aspectos que se encuentranseñalados en el Anexo No. 2 –Planeación Contractual- del Manual de Contratación de Ecopetrol S.A., de forma que,utilizando la Matriz RAM, se puedan identificar los riesgos HSE a que están expuestas las personas (trabajadores delContratista, de ECOPETROL y de la comunidad), el medio ambiente, los activos, y la imagen de ECOPETROL.

El equipo evaluará las actividades que se desarrollarán con el contrato, analizando el tipo de trabajo a realizar, de formaque se aplique la mejor tecnología de proceso y se seleccionen equipos que permitan disminuir la exposición al Riesgo, aun nivel tan bajo como sea razonablemente factible.

La valoración del Riesgo máximo de las actividades del contrato, es el insumo básico para la determinación del esquemade contratación y la estructura de control de gestión, incluyendo el nivel de competencia de la Gestoría requerida para el

S E L E C C I Ó N

O

P R E C O N T R A C T U A L

P L A N E A C I Ó N

NECESIDAD

DEFINICIÓN DEL EQUIPO DEPLANEACION DEL CONTRATO

CARACTERIZACIÓN DEL SERVICIO YVALORACIÓN DEL RIESGO

DEFINICIÓN DE REQUISITOS DE HSE(GENERALES Y ESPECIFICOS)

DEFINICIÓN DE LOS FACTORES HSE DEEVALUACIÓN DE OFERTAS

FCC Y DPS PRELIMINAR

PUBLICACIÓN DE LOS DPS

SOLICITUD DE INFORMACIÓN HSE

AUDIENCIA INFORMATIVA Y VISITA DECAMPO

EVALUACIÓN DE OFERTAS YASIGNACIÓN DEL CONTRATO

E J E C U C I O N

F I N A L I Z A C I Ó N

O P

O S T -

C O N T R A C T U A L

VALIDACIÓN DE LOS REQUISITOSHSE DE EJECUCIÓN

REUNIÓN Y ACTA DE INICIO

MOVILIZACIÓN

EJECUCIÓN

MONITOREO Y VERIFICACIÓN

EVALUACIÓN POST CONTRATO

REALIMENTACIÓN DEL REGISTRO YDEL CONTRATISTA

FIN






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contrato, así como para la definición del alcance en la aplicación de la presente Guía; por lo tanto, siempre debe incluirseen el FCC.

3.1.3 Definición de requisitos de HSE:

NOTA: Tenga en cuenta que, cuando se adelante la planeación y se esté confeccionando las bases de un procesode selección de Contratistas, los siguientes son los requisitos mínimos de participación que deberán consignarseen los respectivos Pliegos de Condiciones o Términos de Referencia, dependiendo de la calificación del Riesgo delcontrato:

3.1.3.1 Requisitos mínimos HSE de participación:Para que la propuesta sea admisible o elegible, a la fecha de Cierredel Proceso de Selección (Cierre del PS ):

1) Si el Riesgo HSE máximo del contrato es N o L: Los PROPONENTES o integrantes de un PROPONENTE (en elcaso de Proponentes Conjuntos), deben contar con:

I. Programa de Salud Ocupacional;II. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial;III. Plan y/o cronograma de conformación de brigadas y primeros auxilios, simulacros y entrenamientos por

Riesgo específico.

Lo anterior se debe acreditar aportando copia de certificación emitida por la Administradora de RiesgosProfesionales a la que se encuentre(n) afiliado(s) o los documentos que hagan sus veces para las empresasextranjeras, expedida dentro de los dos (2) meses anteriores a la fecha de Cierre del PS , en la que conste quecuenta(n) con todos los documentos antes relacionados, a menos que, por la naturaleza del empleador, lanormatividad vigente no le exija tener uno o varios de ellos.

2) Si el Riesgo HSE máximo del contrato es M, H o VH: Los PROPONENTES o integrantes de un PROPONENTE(en el caso de Proponentes Conjuntos), deben cumplir con los requisitos previstos en los literales a) y b) siguientes:

a. Contar con:I. Programa de Salud Ocupacional;

II. Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial;III. Plan y/o cronograma de conformación de brigadas y primeros auxilios, simulacros y entrenamientos porRiesgo específico.

Lo anterior se debe acreditar aportando copia de certificación emitida por la Administradora de RiesgosProfesionales a la que se encuentre(n) afiliado(s), o los documentos que hagan sus veces para las empresasextranjeras, expedida dentro de los dos (2) meses anteriores a la fecha de Cierre del PS , en la que conste quecuenta(n) con todos los documentos antes relacionados, a menos que, por la naturaleza del empleador, lanormatividad vigente, no le exija tener uno o varios de ellos.

b. Las personas colombianas PROPONENTES o integrantes de un PROPONENTE (en el caso de ProponentesConjuntos) deben acreditar que a la fecha de Cierre del PS , cuentan con: i) RUC vigente asociado a lanaturaleza del contrato1 con una calificación de mínimo 80 puntos, expedido por el Consejo Colombiano deSeguridad, o ii) con certificación OHSAS 18001/2007 o similar asociada a la naturaleza del contrato, expedidapor un ente certificador acreditado por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia -

http://www.onac.org.co). Para acreditar lo anterior, se debe aportar copia de la certificación correspondiente. Laverificación de la información se podrá realizar a través de los contactos del ente certificador registrados en lapágina web de la ONAC, entre otros medios idóneos que permitan establecer la veracidad de la información.

Para los PROPONENTES colombianos serán validas también las certificaciones emitidas por los entescertificadores con acreditación vigente expedida por la SIC (Superintendencia de Industria y Comercio).

1 Entiéndase la naturaleza del contrato, como el tipo y/o clasificación genérica bajo la cual se enmarca el objeto y alcance dela actividad que se contrata; ejemplo de ello, puede ser: obras, compras, consultorías, prestación de servicios, transporte,entre otras.






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Las personas extranjeras deben acreditar que a la fecha de Cierre del PS , cuentan con: i) certificación OHSAS18001 vigente, asociada a la naturaleza del contrato, expedida por un ente certificador acreditado, o ii)

certificación o evaluación de su Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional vigente, expedida porun ente certificador acreditado por el ente de control del país de origen.

Nota: El ente de control o acreditador debe estar avalado por la IAF (INTERNATIONAL ACCREDITATION

FORUM, INC) o entidad que cumpla funciones de la misma naturaleza, y debe permitir sucorroboración, por ejemplo en la página web de la IAF http://www.iaf.nu/ . Para confirmar lo anterior,se debe aportar copia de la certificación correspondiente. La verificación de la información se podrárealizar a través de los contactos del ente certificador registrados en la página web del enteacreditador o de control del país de origen.

La ausencia en la propuesta de la documentación soporte que acredite que al tiempo de presentación de la misma elPROPONENTE o sus integrantes (en caso de PROPONENTE conjunto) cumple(n) con lo exigido en este numeral, serásubsanable siempre y cuando el PROPONENTE haya manifestado en cualquier acápite de la propuesta que cumple con elrequisito mínimo exigido en materia de HSE, para lo cual deberá allegar la documentación que corrobore ésta informaciónen el plazo que ECOPETROL indique; en caso contrario la propuesta será inadmisible o inelegible.

3.1.3.2 Requisitos generales HSE: Los siguientes son los requisitos generales que en materia de HSE debe cumplir elContratista, sus Subcontratistas y proveedores, para contratos con actividades de riesgo máximo M, H o VH; para hacerlosmás específicos pero no menos restrictivos, podrán ser adaptados por el Funcionario Solicitante de la contratación ocompra, durante la fase de planeación, e incluidos en los DPS.

Para los contratos con riesgos N y L, el Funcionario Solicitante de la contratación revisa y adapta los requerimientos queobran –según planeación-, en la siguiente clausula contractual.

CLAUSULA CONTRACTUAL “OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EN MATERIA HSE”

EL CONTRATISTA es el único responsable ante ECOPETROL y ante las autoridades internacionales, nacionales y locales por el cumplimiento de los requisitos y obligaciones en HSE que adquiere con ocasión de este contrato. Los requisitos, roles

y responsabilidades deben ser extendidos y deben ser cumplidos por sus Subcontratistas, por lo cual, cualquier subcontrato debe incluir y cumplir los mismos requisitos del Contrato principal en materia HSE, sin lugar a excepción. ELCONTRATISTA es el responsable exclusivo por cualquier incumplimiento HSE en relación con sus trabajadores,comunidades vecinas, autoridades gubernamentales, sus Subcontratistas y el medio ambiente.

El CONTRATISTA se obliga a acatar la normatividad vigente Nacional y de ECOPETROL en seguridad, salud ocupacional y ambiente, así como a desarrollar y asegurar para el Contrato los siguientes elementos mínimos de gestión:

1) Liderazgo y compromiso

La responsabilidad HSE recae en el Gerente de la empresa o representante legal, bajo la premisa que la seguridad no se delega. El Gerente deberá involucrarse personalmente en la gestión HSE. El compromiso se reflejará en todos los niveles de la empresa contratista, garantizando una actitud positiva del personal con respecto a los temas HSE, alineados con las políticas generales de la Compañía, especialmente, el Compromiso con la Vida.

El Gerente de la empresa contratista o quien haga sus veces, participara en la evaluación del cumplimiento de los aspectos HSE y proveerá los recursos necesarios para la implementación de los planes de acción que resulten de esta evaluación. Es responsabilidad del Gerente o quien haga sus veces, liderar la ejecución del plan HSE, y asistir a los comités y reuniones HSE que a nivel local, regional y/o nacional le sean convocados por ECOPETROL, quien definirá la frecuencia y perfil de los asistentes a las mismas. La empresa contratista deberá cumplir con las solicitudes de información a presentar en dichos comités y reuniones, así como deberá acatar los compromisos que en el desarrollo de las mismas se generen.






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2) Política y objetivos estratégicos

El CONTRATISTA debe asegurar que su política HSE sea divulgada y aplicada por todos sus empleados involucrados en el Contrato . La participación activa de todos los empleados debe ser evidente, buscando asegurar los objetivos y metas HSE del Contrato , a través de controles y seguimiento. La política, objetivos y metas deben estar alineados con los de ECOPETROL.

3) Organización y recursos

El CONTRATISTA debe realizar la planeación y seguimiento a los recursos económicos y físicos así como al talento humano requeridos para la ejecución del Contrato y el desarrollo del Plan HSE.

Las responsabilidades HSE deben estar definidas para todos los empleados del CONTRATISTA vinculados al Contrato como parte intrínseca de su gestión operativa, para lo cual se debe garantizar su formación, comunicación y competencia en el desarrollo de su función.

3.1 Recursos para la gestión HSE

El CONTRATISTA es responsable de disponer de los recursos necesarios para adelantar su gestión HSE y dar cumplimiento al Plan HSE específico del Contrato , así como de garantizar la integridad de las personas, el medio ambiente y la infraestructura operativa, durante la ejecución del contrato . Sin embargo, ECOPETROL establece y requiere como mínimo el equipo de trabajo de HSE, descrito en la Tabla 1:

En este aparte, el equipo de planeación, de acuerdo con el máximo nivel de riesgo de las actividades del contrato, establecelos requerimientos mínimos de recurso para la gestión HSE que exigirá al contratista, con base en la Tabla 1, sus notascomplementarias y los perfiles de Coordinador HSE y HSE operativo establecidos; pudiendo hacer más exigente pero nuncamenos riguroso el mínimo del requisito, si lo considera adecuado.

TABLA 1. RECURSO PARA LA GESTIÓN HSE

RIESGO MAXIMO DE LAS

ACTIVIDADES DEL CONTRATO

Nº de trabajadores simultáneos

en un frente de trabajo FUNCION HSE

M ≥20 - 200 1 Coordinador HSE

1 HSE Operativo y uno más por cada 200 trabajadores simultáneos

H, VH ≥20 - 150 1 Coordinador HSE

1 HSE Operativo y uno más por cada 150 trabajadores simultáneos

VH <20 1 HSE Operativo

Notas: En el caso que por el tipo de contrato el CONTRATISTA requiera guardia externa de seguridad, de control de

emergencias, (por ejemplo: trabajos en espacios confinados), éste puede ser un miembro de la misma cuadrilla de labor, para lo cual el CONTRATISTA debe asegurar su competencia en el rol.

Si el CONTRATISTA tiene trabajadores dispersos sin completar frentes de 20 trabajadores, no se exige en primera instancia un HSE Operativo o Coordinador HSE, salvo que el riesgo máximo de las actividades del Contrato sea VH. Sin embargo, cuando por las condiciones específicas del Contrato el equipo de planeación considere necesario contar con dicha función HSE, deberá especificar dicho requerimiento en los DPS del Contrato .

Para contratos con riesgo N/L, la función HSE se desarrollara a través de la estructura HSE con que cuente la empresa contratista.

De requerirse funciones HSE adicionales a las aquí establecidos, se consultará previamente a DHS y VTH.


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Cada Coordinador HSE, debe cumplir con uno de los siguientes requisitos: • Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mínima de cuatro (4) años en HSE, de los cuales por

lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de parada de plantas en VRP, deberá tener cuatro (4) años de experiencia mínima en HSE en plantas de proceso, y haber participado en por lo menos tres (3) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. En todos los casos, ejecutando actividades de planeación, asesoramiento, dirección y/o aseguramiento de planes HSE.

• Tecnólogo en higiene y seguridad industrial ó en salud ocupacional con experiencia laboral mínima de cinco (5)años en HSE, de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato.En el caso específico de parada de plantas en VRP deberá tener cinco (5) años de experiencia mínima en HSE en plantas de proceso, y haber participado en por lo menos cinco (5) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica. En todos los casos, ejecutando actividades de planeación, asesoramiento,dirección y aseguramiento de planes HSE.

• Tecnólogo en otra especialidad. Deberá acreditar una experiencia mínima de seis (6) años en HSE, de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de parada de plantas en VRP deberá tener seis (6) años de experiencia mínima en HSE en plantas de proceso, y haber participado en por lo menos cinco (5) paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica.

En todos los casos, ejecutando actividades de planeación, asesoramiento, dirección y aseguramiento de planes HSE.

Cada HSE Operativo debe cumplir con uno de los siguientes requisitos: • Profesional de cualquier especialidad con experiencia laboral mínima de dos (2) años en HSE (Salud Ocupacional,

Seguridad Industrial y de Proceso y Medio Ambiente), de los cuales por lo menos un (1) año debe corresponder a experiencia especifica asociadas al objeto del contrato, ejerciendo el rol de HSE. En Paradas de Planta en VRP,deberá comprobar experiencia laboral mínima de un (1) año en HSE en plantas de proceso, ó haber participado en por lo menos tres (3) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica.

• Tecnólogo en higiene y seguridad industrial, u otras especialidades tecnológicas que tengan relación con el objeto del contrato. Deberá acreditar una experiencia mínima de tres (3) años en HSE, de los cuales por lo menos un (1)año debe ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de paradas de plantas en VRP,deberá comprobar experiencia de por lo menos dos (2) años en HSE en plantas de proceso, ó cinco (5) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica, ejerciendo el rol de inspector ó gestor HSE.

• Técnico en cualquier especialidad que tenga relación con el objeto del contrato. Deberá acreditar una experiencia mínima de cuatro (4) años en HSE, de los cuales por lo menos dos (2) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de paradas de plantas en VRP, deberá tener tres (3) años en HSE en plantas de proceso, ó cinco (5) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica,ejerciendo el rol de inspector ó gestor HSE.

• Empírico. Deberá acreditar una experiencia mínima de (6) años ejerciendo el rol de HSE, de los cuales por lo menos cuatro (4) años deben ser en actividades asociadas al objeto del contrato. En el caso específico de paradas de plantas en VRP, deberá tener mínimo tres (3) años de experiencia como ejecutor de mantenimiento u operaciones en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica y seis (6) meses ejerciendo el rol de HSE en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica; o acreditar cuatro (4) años de experiencia en HSE y seis (6) contratos en paradas de planta en la industria de hidrocarburos y/o Petroquímica, ejerciendo el rol de inspector ó gestor HSE.

Si el nivel de Riesgo del contrato es M, H, o VH, en las CEC, el equipo de planeación del contrato debe especificar si esnecesario contar con una ambulancia tipo TAB e incluirla en el presupuesto del contrato; en caso contrario, se indicará lainfraestructura existente para la atención médica en caso de emergencias. Para definir este requerimiento, el equipo deplaneación analizará con Control de Emergencias o con quien haga las veces de líder del plan de emergencias del área enque se desarrollaran las actividades, o con la Dirección de HSE, con el fin de verificar simultaneidad de contratos,dispersión, población, o existencia de atención centralizada, entre otros.

3.2 Definición de roles y funciones HSE

El CONTRATISTA deberá establecer claramente los roles y funciones HSE para los cargos del personal de su organización,haciendo parte de ellos el Decálogo de Compromisos con la Vida de ECOPETRO L. Deberá efectuar seguimiento a su cumplimiento mediante herramientas como el aseguramiento de comportamientos, reuniones sistemáticas y auditorías,entre otras, y tomar acciones cuando se presenten desviaciones.


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En este sentido, ECOPETROL o quien obre en su nombre, se reserva el derecho de realizar la evaluación de las competencias y/o conocimiento del Coordinador HSE y del HSE Operativo, para su aceptación y/o una evaluación durante el

desarrollo del Contrato ; las funciones específicas de estos roles se encuentran descritas en la Tabla 2.

TABLA 2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS PARA LOS ROLES HSE

1. ALCANCE DE LA FUNCION HSE (Función Básica)

Asesorar a la Empresa en todos los aspectos HSE para el cabal desarrollo del Plan HSE específico, así como el aseguramiento de los requisitos HSE de ley aplicables a las labores objeto del Contrato , con dedicación exclusiva en este rol.

2. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Difundir entre los trabajadores de su compañía, las políticas, objetivos y metas HSE de la Empresa, y los objetivos HSE y metas propios del Contrato .

• Asegurar el cumplimiento legal en salud ocupacional, medio ambiente y seguridad industrial, aplicable.• Asegurar el cumplimiento y correcta ejecución de los estándares, normas, reglamentos, procedimientos e

instructivos de ECOPETROL, incluyendo, Permisos de trabajo, Manejo y Gestión de Residuos Sólidos, Sistema de Aislamiento Seguro y demás normas establecidas; así como la divulgación de los mismos en caso de que se deroguen, modifiquen o emitan nuevos documentos.

• Diseñar el Plan HSE del Contrato o proyecto y hacer seguimiento a la implementación de este durante el tiempo de duración del mismo.

• Definir los mecanismos necesarios para la implementación de procedimientos, estándares y normas HSE.• Coordinar actividades con la ARP de la Empresa como capacitaciones, visitas de campo, etc.• Asegurar la implementación del procedimiento de Gestión de Fallas de Control e Incidentes ECP-DHS-P-031 y

los documentos que lo modifiquen o deroguen. Asegurar la notificación de las fallas de control e incidentes ante la gestoría de ECOPETROL y la ARP.

• Participar en la investigación de los incidentes, y hacer seguimiento a la implementación de las acciones que se deriven de la investigación de las fallas de control e incidentes.

• Coordinar programas preventivos de Salud e Higiene y estrategias HSE para el control de ausentismo laboral.• Supervisar y/o participar en las actividades específicas de promoción y protección de la salud laboral, en temas

como diagnóstico de salud, programas de vigilancia epidemiológica, estilos de vida saludable, autocuidado de la salud, monitoreo y control de riesgos para la Salud (entre otros: ruido, iluminación, temperaturas extremas,material particulado, vibraciones).

• Elaborar los Informes HSE mensuales y finales, y cualquier otro requerido por ECOPETROL.• Participar en las reuniones programadas por los representantes HSE de ECOPETROL y la reunión mensual

HSE.• Asegurar el funcionamiento del Comité Paritario de Salud Ocupacional COPASO.• Realizar para los trabajadores de su compañía, la inducción frente a los peligros y aspectos específicos

asociados a las actividades a ejecutar.• Coordinar la conformación y entrenamiento de las Brigadas de Emergencia de la firma contratista, alineada a las

de ECOPETROL; y la participación de los trabajadores en las prácticas contra incendio, control de emergencias y rescate; y garantizar la realización de los simulacros, de acuerdo con la programación presentada en el plan HSE, así como su evaluación y planes de mejora.

• Realizar recorridos HSE durante el transcurso del servicio y de manera inmediata corregir las fallas de control evidenciadas, como actos o condiciones sub-estándar, o en su defecto, suspender las actividades si lo anteriormente indicado no es posible.

• Divulgar los incidentes y lecciones por aprender presentadas a la fecha, en especial las de la línea o negocio atendido.

• Mantener actualizados los indicadores de gestión de accidentalidad y morbilidad, así como el estado de las acciones implementadas provenientes de su análisis.

• Proponer acciones preventivas y correctivas que lleven a la preservación de la salud de los trabajadores, la conservación del medio ambiente, el sostenimiento del negocio y la imagen de la empresa, con base al análisis estadístico de las fallas de control, incidentes y las no conformidades del Sistema de Gestión HSE encontradas en los recorridos de seguridad, inspecciones y auditorias.

• Divulgar y asegurar el despliegue de las campañas corporativas en materia de HSE realizadas por ECOPETROL.






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• Asegurar el cumplimiento de las actividades propuestas en las Fichas del PMA del área operativa donde se ejecute el contrato o proyecto.

• Mantener disponible la información requerida por ECOPETROL para el índice de cumplimiento legal ambiental ICLA y el indicador LTO, así como para la actualización de la herramienta CAMI.

• Suministrar la información requerida para la respuesta de los actos administrativos emitidos por las Autoridades Ambientales y entes de Control; y para la elaboración de los ICA- Informes de Cumplimiento Ambiental de acuerdo al Manual de Seguimiento Ambiental de Proyectos, del Ministerio del Medio Ambiente

• Suministrar la información requerida para el reporte ambiental que se presenta anualmente ante la Contraloría General de la Nación; y aquella requerida para diligenciar el RUA (Registro Único Ambiental del Sector de Hidrocarburos) del IDEAM.

• Suministrar trimestralmente la información requerida para el diligenciamiento del GRI (Global Reporting Initiative).

• Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su cargo.

3. FORMACIÓN COMPLEMENTARIATécnicas: • Procesos productivos básicos de la industria de petróleo y gas y los peligros presentes en esta.• Sistema de Gestión de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial OHSAS-18001, de Gestión Ambiental ISO-

14001 y de calidad ISO 9001.• Legislación en HSE vigente.• Metodología para Análisis e Investigación de Incidentes.• Elaboración y actualización de Panorama de Factores de Riesgos.• Conceptos relativos al comportamiento del fuego y características generales de los hidrocarburos y sistema

comando de incidentes • Metodologías de Análisis de Riesgos en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente • Metodología de Evaluación de Riesgos por Matriz RAM.• Metodología de Evaluación y Control de Riesgos en Operaciones Concurrentes o Simultáneas.• Conocer las normas, reglamentos, instructivos y procedimientos HSE de ECOPETROL.• Aspectos básicos para prestación de primeros auxilios.• Manejo de herramientas informáticas y metodología de control de documentos

Administrativas: • Liderazgo • Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión • Planeación y toma de decisiones • Manejo de Personal • Capacidad de enseñar a grupos y liderar reuniones

3.3 Capacitación y Entrenamiento

El CONTRATISTA es responsable de asegurar que el personal a su cargo esté calificado para desarrollar con seguridad el trabajo contratado, incluyendo las metodologías utilizadas para analizar los riesgos inherentes a los trabajos a ejecutar y definir las medidas de seguridad que se deben observar en la ejecución de los mismos, y en cómo reaccionar frente a situaciones de emergencia. La formación debe incluir riesgos potenciales conocidos de incendio, explosión o emisiones tóxicas, relacionadas con su trabajo y proceso; reglas, normas, estándares y demás instrucciones de HSE establecidas por

ECOPETROL, relacionadas con las actividades a cargo del CONTRATISTA; elementos aplicables del plan de respuesta y control de emergencias, y prácticas de trabajo seguro aplicables.

Adicional a su plan de formación, el CONTRATISTA y sus Subcontratistas acataran lo dispuesto en el “INSTRUCTIVO PARA EL DESARROLLO DEL FOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE EN ECOPETROL S.A. (Nivel Básico) – ECP-DHS-I-028 o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen, para los trabajadores que deban ingresar a las instalaciones de ECOPETROL y/o se encuentren bajo su control y supervisión.

Las brigadas o equipos de atención de emergencias (contraincendios, rescate, primeros auxilios, evacuación y mitigación ambiental) deben recibir o haber recibido formación específica para la atención de diversas situaciones que pueden surgir durante el Contrato .






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El personal del CONTRATISTA y Subcontratista debe contar con la acreditación y certificación de competencias para las especialidades que así lo requieran (soldadores, electricistas, armadores y certificadores de andamios, operadores de

equipos pesados, mecánicos, conductores, etc.); incluyendo las referidas con su participación en el sistema de control del trabajo, y contenidas en el Manual de Control del Trabajo ECP-DHS-M-OO1, o los documentos que lo modifiquen,complementen o deroguen.

Las certificaciones deben ser expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente, de conformidad con la legislación colombiana. El personal debe ser entrenado, competente, apto e idóneo en su tarea y debe realizar y aprobar las evaluaciones que eventualmente efectué ECOPETROL, quien podrá solicitar sustitución de personal cuando el CONTRATISTA no acredite que tiene las competencias para ejecutar los trabajos que le fueron asignados o no cumpla con los procedimientos, dado que ello, además de implicar un incumplimiento del Contrato , conlleva riesgos para la vida propia,de los demás, para el medio ambiente y/o infraestructura y bienes de la empresa. No se podrá invocar como justa causa de terminación de los contratos de trabajo del personal del CONTRATISTA, la solicitud de sustitución de personal realizada por ECOPETROL, al no ser ello, la causa raíz del reemplazo.

Cuando por razón del alcance del Contrato se deban realizar actividades tales como construcción, interventoria, recepción,operación, mantenimiento o inspección, que conlleven intervención de una instalación eléctrica o de un sistema eléctrico,estas deben ser ejecutadas en su totalidad por profesionales, llamados ingenieros electricistas o ingenieros electromecánicos o en su defecto por tecnólogos en electricidad, tecnólogos en electromecánica o técnicos electricistas,según las exigencias normativas del trabajo a realizar. Así mismo para las actividades a desarrollar en temas de electrónica de potencia, sistemas de control o compatibilidad electromagnética deben ser ejecutadas en su totalidad por Ingenieros electrónicos. El CONTRATISTA, por lo menos cuatro (4) días hábiles antes de iniciar actividades que impliquen intervención de una instalación eléctrica o sistema eléctrico, deberá entregar al Gestor del Contrato un memorando en el que consigne los nombres de las personas que la realizarán, adjuntando en relación con cada uno, copia de su tarjeta profesional (para el caso de ingenieros), o del documento que acredite la especialidad correspondiente, y la habilitación para el ejercicio de la misma (por ejemplo en el caso de técnicos electricistas: CONTE). Este plazo no aplicará en caso de emergencias; en este último evento, el CONTRATISTA deberá entregar al Gestor del Contrato la documentación anterior máximo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la solución de la urgencia, indicando por qué se presentó la misma.

El CONTRATISTA debe entregar certificado de vigencia de la inscripción, expedido por el Consejo Profesional competente dentro de los tres (3) meses anteriores, en relación con las personas para las cuales el Gestor del Contrato lo solicite.

3.4 Conformidad Legal

El CONTRATISTA, durante toda la ejecución del Contrato , debe contar con una matriz de identificación de los requisitos legales en HSE aplicables al objeto del mismo, establecer los mecanismos para el cumplimiento de tales requisitos; y mantener la información actualizada. Debe comunicar la información pertinente sobre requisitos legales y de otra índole a todos sus empleados y demás partes interesadas.

3.5 Gestión de Subcontratistas

En caso de que este Contrato permitiese la subcontratación y ECOPETROL la autorice, el CONTRATISTA debe estipular con todos sus Sub-contratistas las mismas exigencias HSE pactadas en esta cláusula, y revisar regularmente el cumplimiento de las mismas por parte de sus Subcontratistas, so pena de ser responsable directo, único y exclusivo ante ECOPETROL por cualquier siniestro, daño o perjuicio que se cause por la acción u omisión en el cumplimiento de dichas

exigencias a cargo del Subcontratista.

3.6 Mecanismos de Comunicación

El CONTRATISTA debe contar con mecanismos idóneos y oportunos para la comunicación efectiva de los temas HSE a todo su personal; asegurando que las campañas en HSE a su cargo, sean previamente avaladas por la Dirección de HSE o la Unidad de Comunicaciones Corporativas de ECOPETROL; así como, mantener un conducto regular con ECOPETROL,mediante el que se notificarán los temas de HSE de su competencia.






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3.7 Inducción y Reinducción

El CONTRATISTA debe contar con un procedimiento propio y/o programación de inducciones y reinducciones HSE a sus trabajadores y a sus visitantes. En él, se comunicaran temas HSE relevantes, entre los que se destacan: peligros y aspectos específicos del cargo y de las actividades a realizar, normas fundamentales de seguridad, salud, medio ambiente y respuesta ante emergencias, entre otros; efectuando refuerzos cuando sea requerido, con una frecuencia mínima anual, o cuando la actividad específica a realizar por sus trabajadores sea modificada substancialmente. El CONTRATISTA asegurará que sus visitantes conozcan los riesgos propios del área y los procedimientos de emergencia del sitio.

4) Procedimientos y Prácticas Seguras

El CONTRATISTA debe contar con procedimientos y practicas seguras para las actividades críticas objeto del Contrato , los cuales deben estar redactados de forma coherente y clara, y estar disponibles para todo el personal. El CONTRATISTA debe asegurarse que sus trabajadores y Subcontratistas, los conozcan y ejecuten con rigurosidad, tomando acciones frente a las desviaciones.

El CONTRATISTA debe conocer y acatar los procedimientos y prácticas seguras establecidas por ECOPETROL, cuando se realicen trabajos dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o cuando estando bajo el control y/o supervisión de ECOPETROL, así se le solicite. Dentro de ellos se tienen:

• Si el Contrato contempla trabajos de alto riesgo (Entrada a Espacio Confinado con Atmósfera Peligrosa, Apertura de Líneas de Tea Viva o Gases Tóxicos, Hot-tap en Líneas o Equipos, Hot-tap en Tanques, Entrada a Espacio Confinado con Atmósfera No Peligrosa, Radiografías Industriales, Trabajos en Altura, Excavaciones, Manejo de Cargas, Trabajo con Productos Químicos o Materiales Peligrosos, Trabajos Eléctricos, entre otros), como mínimo se debe:

a. Incluir en el plan HSE el listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas; en los que se deberá cumplir con los lineamientos y procedimientos establecidos por ECOPETROL, y lo contenido en la normatividad legal vigente. En caso de que ECOPETROL no cuente con el lineamiento respectivo, o así lo considere, el CONTRATISTA podrá utilizar sus propios procedimientos, previa aprobación de ECOPETROL.

b. Implementar programas necesarios para la identificación, evaluación y control de los riesgos asociados a las actividades de alto riesgo; que incluya su revisión mínimo una vez al año.c. Implementar medidas de control colectivas y particulares según el alcance de la actividad.d. Disponer de personal competente y calificado (adjuntar los certificados de competencias del personal), para la

ejecución de actividades de alto riesgo.e. Garantizar programas de capacitación y entrenamiento a todo trabajador que esté involucrado en la ejecución

de las actividades de alto riesgo.f. Garantizar la operación y solicitar pruebas que garanticen el buen funcionamiento de los sistemas y equipos de

protección y/o los certificados que lo avalen.g. Asegurar la compatibilidad de los elementos que componen los sistemas y equipos de protección.h. Incluir dentro del Plan de Emergencias, los procedimientos y planes de rescate, según el alcance de los

trabajos a ejecutar, los cuales deben ser elaborados por personas calificadas y/o certificadas, y deben estar actualizados y disponibles en el lugar de la labor.

• Cumplir con:

a. La normatividad legal en HSE y la normatividad interna de ECOPETROL sobre esta materia (que hace parte integrante de este Contrato ).

b. La elaboración de los análisis de riesgos, utilizando metodologías previamente aprobadas por el Interventor o el Gestor, si aplica, y según sea el caso.

c. La implementación de los controles identificados en los análisis de riesgos y de manejo de contingencias para los trabajos a desarrollar durante la ejecución del Contrato .

d. Avisar a ECOPETROL la presencia de riesgos propios del trabajo del CONTRATISTA no identificados inicialmente, o riesgos encontrados durante el desarrollo del trabajo del CONTRATISTA.

• Mantener una interface continua con los representantes de HSE de ECOPETROL y de otros contratistas en el área de trabajo, para minimizar/controlar oportunamente los riesgos de HSE y compartir lecciones por aprender.






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• El CONTRATISTA debe contar con un programa escrito de mantenimiento de equipos y herramientas, incluyendo listas de chequeo; debiendo utilizar equipos y herramientas de los cuales, se asegure su estado técnico de diseño original y en condiciones de higiene y seguridad adecuadas para la labor contratada, acorde con la clasificación de áreas donde se realizará el trabajo. Debido a que en las instalaciones se pueden presentar atmósferas potencialmente explosivas, los radios y demás equipos y herramientas a utilizar en las zonas industriales de ECOPETROL, deben ser intrínsecamente seguros, listados por UL/FM para áreas clasificadas como peligrosas: Clase I, II, III. División 1, Grupo DFG y Clase I, División 2 Grupo ABCD. En general, de acuerdo con la clasificación del área donde se vayan a ejecutar las actividades.

Cuando se opera con instrumentos de medición en atmósfera que puedan ser inflamables, estos equipos deben ser "Intrínsecamente Seguros".

• Contar con un procedimiento para asegurar que los cambios significativos en cualquier aspecto que puedan afectar el desempeño HSE (organizacionales, equipos, prácticas, productos, etc.), sean identificados y gestionados apropiadamente durante la ejecución del Contrato .

5) Gestión de Riesgos

Las actividades de salud ocupacional, seguridad industrial y de procesos, y medio ambiente, deben estar enfocadas en la prevención y protección de las personas, ambiente e instalaciones, contra los riesgos relacionados con agentes químicos,físicos, ergonómicos, biológicos, de seguridad (eléctricos, mecánicos, locativos, físico-químico, entre otros), sicosociales y otros derivados del vinculo laboral.

5.1 Identificación de peligros y riesgos-aspectos e impactos ambientales

El CONTRATISTA debe alimentar su matriz de identificación de peligros y riesgos / aspectos e impactos ambientales propios de su actividad, con los riesgos específicos del lugar donde se realizará el trabajo, incluyendo los casos HSE del área, entregados por ECOPETROL. Dicha matriz deberá ser actualizada como mínimo anualmente o cuando se requiera por ECOPETROL, además deberán ser implementadas las medidas de control requeridas para la administración de los riesgos; la matriz debe ser entregada, según se indica en el numeral 7.

5.2 Equipo de protección personal-EPP

El CONTRATISTA debe suministrar a su personal ropa y equipo de protección personal acorde con la actividad a desarrollar, y contar con disponibilidad inmediata en el sitio de trabajo de aquellos que pueda llegar a necesitar con ocasión del mismo. Para ello, debe contar con una matriz de elementos de protección personal por cargo.

La ropa y los equipos de protección personal se deben mantener en buenas condiciones y se deben utilizar en las oportunidades en que se necesiten, según lo indiquen las notas, las instrucciones, los Permisos de Trabajo, y las reglamentaciones de seguridad. Las condiciones para el buen uso y mantenimiento de los equipos de protección personal formarán parte de la capacitación impartida a los trabajadores.

En aquellos contratos que tengan como plazo un período superior a los ocho (8) días, sin importar el régimen salarial y prestacional del Contrato , así como el monto del salario del trabajador, se considera necesario que el CONTRATISTA entregue a sus trabajadores, al inicio de labores y cada cuatro (4) meses, dos (2) mudas de ropa.

En relación con los trabajadores que devenguen menos de dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), el CONTRATISTA, además de dar cumplimiento a lo anterior, en forma gratuita debe suministrar un (1) par de zapatos de labor cada cuatro (4) meses. (Art. 230 del Código Sustantivo del Trabajo); mientras que para el personal que devengue más de dos (2) SMLMV, el CONTRATISTA debe entregar un (1) par al inicio del contrato, que se repondrá dependiendo de si su labor implica desgaste y uso permanente en desarrollo de la ejecución del Contrato con ECOPETROL.

En cuanto a los colores de cascos de seguridad y ropa de trabajo utilizados en zona industrial por trabajadores de empresas contratistas, debe cumplirse el instructivo ECP-DHS-E-003, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA CASCOS DE SEGURIDAD, ROPA DE TRABAJO Y CALZADO DE SEGURIDAD o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen. ECOPETROL no aceptará que un trabajador utilice ropa marcada con un nombre diferente al de la compañía o






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persona con la que trabaja, quien la afilió al sistema de seguridad social integral; de evidenciarse tal situación,ECOPETROL, podrá implementar los correctivos contractuales de apremio o sancionatorios pertinentes ante el

CONTRATISTA.

El CONTRATISTA, suministrará a sus trabajadores, antes de su ingreso a una zona industrial, como mínimo el siguiente equipo básico de protección personal:

TABLA 3. EQUIPO BÁSICO DE PROTECCIÓN PERSONAL

PARTE DELCUERPO ELEMENTO NORMA OBSERVACIONES

Cabeza Casco de seguridad (fecha de fabricación no mayor a 8 años y que presente buen estado al momento de chequearlo). Tipo 2 par trabajos en alturas

ANSI Z-89.1 y 89.2

Icontec. 1523

Deben estar en buenas condiciones, tanto el casco como el tafilete. El sistema de graduación debe funcionar correctamente; preferiblemente de ajuste con perilla. Incluir barbuquejo en el caso de trabajos en alturas.

Ojos y cara Gafas de seguridad o cualquier otro elemento protector de ojos y cara (monogafas, viseras, caretas para soldar, etc.,“Capuchones” en tela con visera en malla fina, en lugares donde se evidencie la presencia de abejas africanizadas y avispas).

ANSI Z-87.1de 2003 Deben estar en buen estado tanto los lentes como los demás elementos de sujeción. Se debe suministrar un cordón sujetador con presilla para las gafas y así mejorar su ajuste sobre la cara.El tipo de protección seleccionado estará acorde con la actividad que se desarrolle; analizando si se requieren tanto lentes claros como oscuros.

Sistema auditivo

Protectores auditivos (de cualquier tipo)

ANSI Z 3.19 de 1974

Los elementos desechables se deben suministrar como mínimo diariamente. Todos deben estar en buen estado. Será válido guiarse por estudios de ruido realizados en el área para definir la necesidad de utilizar simultáneamente protectores de inserción y de

copa.Sistema respiratorio

Elementos de protección respiratoria, según la tarea para la que se vaya a utilizar, ejemplo protección contra polvos molestos,contra humos de soldadura, contra gases o vapores.

Estándares NIOSH y OSHA para protección respiratoria

Deben ser suministrados para uso individual,de acuerdo a la talla de cada usuario y según los contaminantes a los que se esté expuesto y deberá obedecer a un plan de protección respiratoria local.

Manos Guantes de resistencia física (vaqueta, carnaza, guantes de soldador, etc.) y guantes de resistencia química (nitrilo,neopreno, caucho, PVC, PVA, etc.),dieléctricos; según la tarea para la que se vaya a utilizar.

Estándares de la CEE e ISO 9002

Deben estar en buen estado, nunca rotos o remendados, ni impregnados de cualquier sustancia; y de acuerdo con la actividad a desarrollar.

Pies Botas de seguridad (con puntera),dieléctricas, de caucho o de material sintético, dependiendo de las condiciones y la actividad a realizar.

ANSI Z-41 DE 1991

Las suelas deben tener buen labrado, el cuero no debe estar rajado, la platina no podrá estar expuesta, los demás elementos de las botas también deben estar en buen estado.

Todo el cuerpo* Elementos de protección contra caídas: arnés (el único elemento aceptable para detección de caídas será el arnés de cuerpo completo),cuerdas, conectores, líneas de vida,entre otros.

ANSI Z359.1de 1992

Deben ser verificados por una persona competente, que garantice que tales elementos se encuentran en buenas condiciones para ser usados.






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PARTE DELCUERPO ELEMENTO NORMA OBSERVACIONES

Todo el cuerpo* Trajes especiales (en tyvek, tichem QC, nómex, etc.) y dotación de invierno

NFPA 2112 o EN 531

Deben estar en perfecto estado. Los trajes que se sometan a contacto con contaminantes,deben ser desechados y correctamente dispuestos. La dotación de invierno debe cubrir todo el cuerpo sin restringir su desplazamiento y/o movimiento.

* En caso de ser requerido por la labor a desarrollar.

5.3 Subprograma de medicina preventiva y del trabajo

El CONTRATISTA debe establecer el alcance de los exámenes de ingreso, periódicos, post incapacidad y de egreso,requeridos por todo el personal, de acuerdo con las funciones y el cargo a desempeñar. Debe contar con los certificados de

aptitud de cada trabajador emitido por Médico Especialista en Salud Ocupacional, acorde a la normativa (Resolución 2346 de 2007 y 3673 de 2008), así como a la Guía ECP-DHS-G-017 - Examen médico de ingreso laboral al personal de empresas contratistas que prestan servicios o desarrollan proyectos en Ecopetrol S.A; o los documentos que las deroguen, modifiquen o complementen. Dicho examen debe incluir la práctica de exámenes de laboratorio y paraclínicos que permitan identificar las patologías de riesgo que pueden incidir en la certificación de aptitud para cada trabajador. El profesional que realice esta certificación debe conocer las matrices de riesgo de la empresa, el perfil de riesgos del cargo y contar con instalaciones,equipos y tiempo de la consulta que garanticen la calidad del examen y certificado emitido.

Para trabajos de alto riesgo, se debe especificar en el certificado que es apto para el trabajo crítico respectivo, de conformidad con la normatividad legal vigente. El CONTRATISTA deberá disponer de esta información por cuanto ECOPETROL la podrá solicitar en cualquier momento, a través de la Gestoría o del profesional HSE de ECOPETROL.

El CONTRATISTA establecerá un programa para asegurar que el personal que trabaja en instalaciones de proceso que manejan sustancias peligrosas sea apto para la labor y no se comprometa con influencias externas. Para ello, entre otras,dará cumplimiento a la normativa que esté vigente sobre la prevención de adicciones en las empresas, incluyendo dentro de

las actividades de su Programa de Salud Ocupacional, aplicables al Contrato , campañas específicas, tendientes a fomentar la prevención y el control de la fármaco dependencia, el alcoholismo y el tabaquismo, dirigidas a sus trabajadores.El CONTRATISTA implementará las Actividades de Promoción y Protección de la Salud, requeridas según el Diagnóstico en Salud y los Riesgos para la Salud propios de cada trabajo, ejecutando los Programas de Vigilancia Epidemiológica,Inmunizaciones, Auto cuidado, Estilos de Vida Saludable, control del estrés laboral, control de enfermedades endémicas propias de la región, calistenia y ejercicios físicos, actividades de sano esparcimiento y uso del tiempo libre, etc.

El CONTRATISTA debe atender las visitas de inspección a la implementación de los procesos de Salud Ocupacional en la organización; en las que el médico industrial de ECOPETROL podrá verificar que se cumplan las restricciones y recomendaciones dadas por la ARP o EPS a los trabajadores accidentados o reintegrados después de una incapacidad, con el fin de garantizar que no se vea obstaculizada la recuperación del trabajador lesionado o incapacitado. Se prohibirá el ingreso a laborar a trabajadores que de acuerdo con el concepto de la ARP o EPS correspondiente, están incapacitados.

5.4 Subprograma de higiene industrial

Se deben revisar los estudios de higiene industrial de las áreas donde se ejecutara el Contrato , con el fin de conocer los niveles de ruido, vibraciones, iluminación, los agentes químicos presentes en las actividades y del medio en el cual se realizan los trabajos etc., según aplique; así como una posterior comparación contra los límites máximos permisibles o TLVs determinado por la ACGIH (American Conference of Governmental Industrial Hygienists); con el fin de incorporarlos en sus análisis y controles de riesgos. Para la medición de los agentes químicos presentes en el medio de trabajo y de interés ocupacional, en caso de requerirse, se debe contar con equipos portátiles o personales, calibrados por una persona competente, o monitoreo realizado por Proveedor competente, con Licencia en Salud Ocupacional vigente y certificaciones de calibración de equipos vigentes.






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5.5 Subprograma de saneamiento básico

El CONTRATISTA debe proveer y mantener el medio ambiente ocupacional en adecuadas condiciones de higiene y seguridad, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 2400 de 1979 y en las que la modifiquen, complementen o deroguen; incluyendo alojamiento, servicios sanitarios y de alimentación, cuando los suministre.

5.6 Control del trabajo

El CONTRATISTA debe aplicar la reglamentación del sistema control del trabajo según lo establecido en el Manual de Control del Trabajo ECP-DHS-M-OO1, o los documentos que lo modifiquen complementen o deroguen, y que forma parte integral de este Contrato .

5.7 Medio ambiente

El CONTRATISTA cumplirá con la normatividad ambiental aplicable a ECOPETROL, el Estudio de Impacto Ambiental, el Plan de Manejo Ambiental, Medidas de Manejo Ambiental y permisos, según apliquen. Mantendrá sus instalaciones y equipos en óptimas condiciones de orden y aseo, asegurando diariamente la gestión y evacuación de los residuos previamente separados y clasificados a los sitios de disposición final autorizados debidamente por las Autoridades Ambientales. Para ello, contará con un procedimiento de manejo y disposición de residuos domésticos e industriales, que refleje que la gestión integral de los residuos se realiza de acuerdo con la normatividad Nacional que aplique.

5.8 Plan de emergencias

El CONTRATISTA debe contar con un plan de evacuación que incluya entre los escenarios evaluados la evacuación de lesionados, alineado con el procedimiento ECP-DHS-P-004-Procedimiento para la atención médica y evacuación del personal afectado o lesionado en el sitio de trabajo. Para el caso de trabajos en altura, dicho plan debe contener el procedimiento de rescate específico para este escenario, avalado por persona competente o calificada.

Adicionalmente, contará con un plan de emergencias que cubra los probables escenarios, incluyendo el análisis de los potenciales impactos ambientales generados por las emergencias, de forma separada a la atención de heridos y/o incendios. Se establecerá la composición de las brigadas y la capacitación dada o a cubrir para dar respuesta ante

emergencias que se presenten durante la ejecución del Contrato , así como la programación de simulacros, y la red hospitalaria y médica disponible en el área de influencia, bajo el escenario de la máxima exigencia de respuesta que pueda presentarse. Dicho personal debe ser suficiente, tener funciones asignadas para las etapas preventiva, reactiva y correctiva,para los diferentes grados de emergencia establecidos, de acuerdo con los lineamientos de ECOPETROL.La operación de los equipos o brigadas de emergencia debe estar enmarcada dentro del Plan de Atención de Emergencias elaborado para la ejecución específica del Contrato , y alineado con el del sitio de ejecución de las labores. Donde aplique y sea factible organizar, se establecerán Planes de Ayuda Mutua para atender emergencias. El CONTRATISTA,proporcionará y utilizará equipos de seguridad (primeros auxilios, extintores de incendio, etc.), como mínimo del tipo y en la cantidad exigidos en los estándares legales e industriales de acuerdo a las actividades a desarrollar, y en los considerados en los análisis de riesgos, entre otros, manteniendo registros actualizados de todos ellos. Es responsabilidad del CONTRATISTA suministrar capacitación al personal sobre el uso correcto de éstos equipos.

En lo referente al Kit de emergencias, el CONTRATISTA deberá suministrar, como mínimo, lo solicitado por ECOPETROL en el Instructivo ECP-DHS-J-005 CONTENIDO KIT DE PRIMEROS AUXILIOS o en los documentos que lo modifiquen,complementen o deroguen.

5.9 Evaluación y monitoreo

El CONTRATISTA debe planificar auditorías internas o de primera parte, e inspecciones de seguridad, que permitan verificar su gestión en HSE mediante la evaluación de indicadores. El resultado de dichas auditorías y ejercicios de revisión,debe comunicarse al Gestor Administrativo o Técnico de ECOPETROL, con el fin de adoptar las medidas de corrección o aseguramiento que sean pertinentes.

De otra parte, el desempeño HSE del CONTRATISTA será evaluado a través de la Matriz para Evaluación, Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas ECP-DHS-F-090; según lo estipulado en la guía para la evaluación, control y seguimiento de la gestión HSE de contratistas-ECP-DHS-G-024, o los documentos que la modifiquen, completen o






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deroguen; documento, éste, que el CONTRATISTA declara que conoce y acepta íntegramente como medio para la evaluación de su desempeño en HSE.

5.10 Indicadores de gestión HSE y análisis de tendencias

El CONTRATISTA podrá establecer indicadores proactivos y de resultado, que le permitan direccionar sus actividades al cumplimiento de los objetivos y metas en HSE del Contrato a través del análisis periódico de tendencias, evidenciando los planes trazados y los resultados obtenidos.

Adicionalmente, deberá presentar mensualmente y/o al finalizar el contrato al Gestor contractual y/o profesional HSE de ECOPETROL, un informe de seguimiento al cumplimiento del Plan HSE y el Plan de Manejo Ambiental – PMA; incluyendo las estadísticas presentadas en la Tabla 4. El total de horas hombre registradas durante el mes, debe ser reportado al Gestor contractual, en los dos (2) primeros días calendario del mes siguiente.

TABLA 4. ESTADÍSTICAS HSE

DESCRIPCIÓN FORMULAIF (Índice de Frecuencia de Accidentalidad con Pérdida de Tiempo): Mide el número de accidentados por causa o con ocasión del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratistas que sufre lesiones personales con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día, por cada millón de horas-hombre trabajadas. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de ECOPETROL S.A. (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique,complemente o derogue).

(No. ACPT / H-H ) * 10 6

TRIF (Índice de Frecuencia Total de Casos Registrables): Mide el número de accidentados por causa o con ocasión del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratistas que sufre lesiones personales con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día, y/o con trabajo restringido, y/o con tratamiento médico, por cada millón de horas- hombre trabajadas. Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de ECOPETROLS.A. (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique, complemente o derogue).

(No. ACPT + trabajo restringido + tratamiento

médico) / H-H) * 10 6

Severidad: Mide el total de días perdidos y/o cargados por accidentados por causa o con ocasión del trabajo, de personal directo, contratista y subcontratista que sufre lesiones

personales con incapacidad médica mayor o igual a un (1) día, por cada millón de horas- hombre trabajadas.

(Días ACPT / H-H ) * 10 6

Horas Hombre Trabajadas: Incluye el total de horas trabajadas (tiempo ordinario y horas extras), de personal directo, y subcontratista vinculado a las labores contratadas; así como el tiempo proporcional que Personal Directivo/Administrativo dedique específicamente a las labores contratadas. Número de incidentes ocupacionales con primeros auxilios

Accidentes incapacitantes o con pérdida de tiempo, días perdidos o cargados,descripción Accidentes con trabajo restringido, descripción Número de accidentes con atención medica, descripción Récord: Cantidad de días acumulados sin accidentes incapacitantes.Número de casos de enfermedad profesional diagnosticada

Horas Hombre de capacitación durante el mes % de cierre de recomendaciones de investigaciones de incidentes: Incluye las acciones a cargo del contratista, derivadas de investigaciones de incidentes ocurridos durante la ejecución del contrato. N°de recomendaciones o

acciones implementadas/N°total de recomendaciones o

acciones x 100%

% de cierre de recomendaciones de Fallas de Control: Incluye las acciones a cargo del CONTRATISTA, derivadas de Fallas de Control % de cierre del plan de acción resultante de la evaluación de gestión en HSE: Incluye las acciones derivadas de la evaluación de desempeño HSE (ECP-DHS-F-090). N° de Incidentes Ambientales por causa operacional . Calcular de acuerdo con la Hoja de vida del indicador de (ECP-VEC-F-014 o documento que lo modifique, complemente o derogue).






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DESCRIPCIÓN FORMULAVolumen derramado por incidentes ambientales Número de accidentes operacionales y eléctricos Índice de Frecuencia de accidentes vehiculares . Mide el número de accidentes vehiculares terrestres que implican consecuencias en personas y/o daño material, por cada millón de kilómetros recorridos

(N°de Accidentes de tránsito x 1’000.000

Km)/Total Km recorridos) NOTAS: ACPT: Accidentes con pérdida de tiempo mayor o igual a un día (incapacitantes)

H.H.: Horas Hombre trabajadas.

5.11 Auditorias

El programa de auditorías internas e inspecciones del CONTRATISTA, deberá estar ajustado al desarrollo del Plan HSE y al Plan de Trabajo (PDT), buscando asegurar las tareas críticas durante la ejecución del Contrato ; y deberá contemplar la evaluación periódica de la eficacia de las acciones propuestas para el cierre de brechas, a la mayor brevedad posible. El CONTRATISTA debe desarrollar por lo menos una auditoría interna durante la ejecución del Contrato o por lo menos una al año, dependiendo de la duración del mismo.

El CONTRATISTA deberá informar a ECOPETROL los resultados de las auditorías internas, junto con las acciones correctivas y preventivas que controlen y mitiguen los riesgos HSE; así como, suministrar la información necesaria para la evaluación del desempeño en HSE y el cumplimiento de los requisitos HSE, en los plazos que señale ECOPETROL.

De acuerdo con los procedimientos establecidos por ECOPETROL. para auditar los trabajos contratados, el CONTRATISTA debe:

• Permitir que ECOPETROL. tenga acceso al personal, equipos y registros cuando lo solicite, para efectuar la inspección o auditoria a cualquier aspecto de las operaciones del CONTRATISTA, relacionadas con temas HSE.

• Ejecutar el 100% de las recomendaciones emitidas por ECOPETROL en las auditorias y visitas de seguridad.• Mantener durante la vigencia del Contrato y cinco años más, toda la información relacionada con temas de HSE,

disponible y accesible, en medios idóneos que permitan su fácil y oportuna consulta.

5.12 Seguimiento de la gestión de fallas de control e incidentes HSE

El CONTRATISTA deberá cumplir con el Procedimiento de Gestión de Fallas de Control e Incidentes HSE de ECOPETROL (ECP-DHS-P-031) o los documentos que lo modifiquen, complementen o deroguen: registrar, valorar, notificar e investigar las fallas de control e incidentes, con pérdidas reales o potenciales, que con ocasión de sus actividades afecten o puedan afectar personas, bienes, ambiente y/o la imagen de ECOPETROL.

6) Plan HSE para el desarrollo de la labor

Con la suscripción del Acta de Inicio, se debe entregar para validación del Gestor del Contrato de ECOPETROL, el Plan HSE. El documento, como mínimo, debe contener lo previsto en la Tabla 5.

TABLA 5. CONTENIDO MÍNIMO Y ESTRUCTURA DEL PLAN HSE Deberá establecerse el alcance y cronograma de ejecución de las actividades relacionadas con los siguientes seis elementos: 1. Liderazgo y compromiso: Demostración del compromiso visible de los líderes de la organización, a través

de actividades tales como visitas, participación en inspecciones planeadas y auditorias, etc.2. Política y objetivos estratégicos: Incluye la política, así como los objetivos y metas en HSE del Contrato .3. Organización y recursos Contiene como mínimo:

Organigrama del Contrato Roles y responsabilidades HSE por cargo, del personal asignado al Contrato Plan de capacitación y matriz de capacitación por cargo Presupuesto / recursos requeridos Matriz de requisitos legales aplicables al Contrato Gestión de Subcontratistas (Cuando aplique):Procedimiento para asegurar el cumplimiento de los

requisitos HSE, en las labores desarrolladas por Subcontratistas Mecanismos de comunicación de temas HSE






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Programación de inducciones y reinducciones 4. Procedimientos y prácticas seguras:

Procedimientos críticos de trabajo, requeridos para las labores objeto del Contrato . Elaboración de un listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo

seguro para cada una de ellas, incluyendo la Evaluación de Riesgos y su Clasificación – Matriz RAM, y Análisis de Riesgo. Dentro de los trabajos críticos se considera entre otros: trabajo en alturas, en espacios confinados (tanques de almacenamiento, silos, ductos de ventilación, túneles, tuberías, u otros), con llama abierta o chispa (corte y soldadura con oxi-acetileno, soldadura eléctrica, esmerilado,pulido, lijado, trabajo con chorro de abrasivos, rotura de concreto en seco, operación de equipos eléctricos, u otros), o trabajos mecánicos y/o eléctricos, excavaciones, etc

Programa de seguridad vial y conducción defensiva, cuando aplique. Procedimiento de control de cambios (organizacionales, equipos, prácticas y productos) Programa de inspección y mantenimiento de herramientas y equipos

Gestión de riesgos: Incluye: Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que afecten la salud e integridad de los

trabajadores en el Contrato , y/o infraestructura. Incluyendo, si aplica, los riesgos viales o “Rutograma”,

para las vías y/o carreteables normalmente utilizados en los desplazamientos terrestres, haciendo amplia difusión a los conductores y de ser necesario, a los usuarios de la vía. Matriz de aspectos e impactos ambientales Matriz de EPP por oficio Programación de exámenes médicos ocupacionales de ingreso / egreso/periódicos Desarrollo de programas de promoción y prevención orientados a fomentar la cultura participativa y auto-

cuidado que permita estilos de vida saludables como mejoramiento de la calidad de vida Protocolos de Vigilancia Epidemiológica a implementar durante la vigencia del Contrato Revisión, y si es el caso ejecución, de estudios de higiene periódicos de los agentes y factores de

riesgos de acuerdo al panorama. Actividades para suministro de agua potable / Servicios Sanitarios (baños, duchas, lavamanos, etc.) /

alimentación etc., y otras que apliquen de acuerdo a las fichas del plan de manejo ambiental del sitio Plan de Cumplimiento Ambiental, que incluya el plan integral de manejo y disposición de residuos

(industriales y domésticos), y de químicos El plan de evacuación, emergencias, cronograma de simulacros y un documento donde conste la

composición de la brigada actualizada y capacidad de respuesta ante emergencia del Contrato Evaluación y monitoreo : Especificar: Indicadores de la gestión HSE a utilizar en el Contrato Actividades para la gestión de fallas de control e incidentes Plan de auditorías internas e inspecciones planeadas a ejecutar durante el Contrato

Nota: Servicios de corto plazo: Para la contratación de servicios de duración menor a siete días calendario al año, yvaloración de riesgo N, L y M (servicios de corto plazo), o en caso de que la formalización por escrito del instrumentocontractual esté imposibilitada (por ejemplo, en caso de Emergencia o Apremio), el Funcionario Solicitante del servicio, lacompra o suministro, deberá:

• Evaluar y documentar el grado de riesgo del Contrato • Contratar un prestador de servicios calificado.• Acompañar la ejecución del servicio, a través de un representante de ECOPETROL, establecido formalmente en la

reunión de inicio.• Entregar al CONTRATISTA un resumen que contenga, la información HSE básica del área o las instalaciones

donde trabajará, y los procedimientos de emergencia vigentes y aplicables, panorama de factores de riesgo delsitio; así como el sistema de control de trabajo.

• Con base en la información suministrada al CONTRATISTA, éste diligenciará un Plan HSE ajustado al alcance delContrato , con la siguiente estructura mínima:






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TABLA 6. CONTENIDO MÍNIMO Y ESTRUCTURA DEL PLAN HSE-SERVICIOS DE CORTO PLAZO 1. Organigrama del Contrato

2. Roles y responsabilidades HSE por cargo, del personal asignado al Contrato

3. Indicadores de la gestión HSE del Contrato

4. Certificados de exámenes ocupacionales de ingreso y aptitud para el cargo

5. Panorama de factores de riesgos identificando los peligros que afecten a la salud de los trabajadores en el Contrato a realizar, el ambiente y/o infraestructura y medidas de control a implementar

6. El plan de evacuación, emergencias, y un documento donde conste la capacidad de respuesta ante emergencias durante la ejecución del Contrato

7. Listado de tareas críticas y los respectivos procedimientos e instructivos de trabajo seguro para cada una de ellas,incluyendo la Evaluación de Riesgos y su Clasificación – Matriz RAM, y Análisis de Riesgo; y certificados de competencias para las especialidades que lo requieran.

8. Programa de inspección y mantenimiento de herramientas y equipos

9. Procedimiento de manejo y disposición de residuos domésticos e industriales

10. Suministro de agua potable / Servicios Sanitarios (baños, duchas, lavamanos, etc.) / alimentación etc., si aplica.

NOTA: Independientemente de los puntos anteriores, se deberá considerar el cumplimiento de todos los requisitos legales – o de otra índole – que sean aplicables.

7) Entrega de documentos HSE para el inicio de la ejecución del Contrato.

Para la suscripción del Acta de Inicio del Contrato , adicional a lo indicado en la cláusula correspondiente a Requisitos de Ejecución, el CONTRATISTA debe entregar los siguientes documentos:

i. Plan HSE acorde a la clausula contractual “OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA en materia de HSE”.ii. Matriz de identificación de peligros y riesgos/aspectos e impactos ambientales y medidas de mitigación que se

adoptaran;

iii. Certificado de exámenes ocupacionales de ingreso y de aptitud de los trabajadores a su cargo.iv. Certificación de competencia para las especialidades que así lo requieran (soldadores, electricistas, armadores y certificadores de andamios, operadores de equipos pesados, mecánicos, etc.); expedidas por instituciones avaladas nacional o internacionalmente, de conformidad con la legislación colombiana.

v. Certificación de aprobación del Curso Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable en Ecopetrol S.A. El operador del curso mantendrá una base de datos con la relación de las personas que aprobaron el curso y la información de la vigencia de la certificación. Esta base de datos podrá ser consultada por las áreas operativas de ECOPETROL y las gestorías de contratación con el fin de verificar quienes cumplen el requisito para ingresar a las instalaciones de ECOPETROL.

vi. Permisos o licencias ambientales requeridas para ejecutar la obra, cuando estén bajo la responsabilidad expresa del CONTRATISTA.

vii. La constancia de la clasificación del Nivel de Riesgo de la empresa de acuerdo con el Contrato a ejecutar (Certificación de la ARP, de acuerdo con el artículo 2 del Decreto 1607 de 2002), cuando aplique.

Paralelamente el Gestor del Contrato gestionará los pases de ingreso del personal a las instalaciones de ECOPETROL, los cuales solo se entregaran al CONTRATISTA una vez estén aceptados a satisfacción los documentos anteriores.

PARAGRAFO PRIMERO. Cada vez que en la cláusula anterior se mencione a personal o trabajadores del CONTRATISTA,la obligación en cuestión también aplicará en relación con el personal o trabajadores de su(s) Subcontratista(s) (en caso que ECOPETROL hubiere aprobado previamente la subcontratación).

PARAGRAFO SEGUNDO . El CONTRATISTA se obliga a suspender los trabajos, asumiendo los costos, cuando cualquier funcionario de ECOPETROL o Gestor así lo direccione y/o determine, por observar una violación de las normas HSE que pongan en peligro la vida o amenacen la integridad física de personal de ECOPETROL, del CONTRATISTA o de terceros,el medio ambiente, las instalaciones y los equipos.






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El funcionario de ECOPETROL o Gestor que direccione y/o determine la suspensión, deberá plasmarlo en la bitácora,consignando la fecha, hora y las razones por las cuales tomó la decisión en cuestión, asumiendo la responsabilidad del

asunto, e informar inmediatamente al Administrador y Gestor del Contrato .

EL CONTRATISTA se obliga a subsanar las razones que motivaron la suspensión en el menor plazo posible, sin perjuicio que ECOPETROL pueda imponerle las sanciones pactadas en el Contrato por incumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo.

PARAGRAFO TERCERO. En caso de infracción de las obligaciones HSE estipuladas en esta clausula, ECOPETROL podrá aplicar las sanciones pecuniarias pactadas en el Contrato , sin perjuicio de que pueda darlo por terminado de manera anticipada, de conformidad con el procedimiento de Gestión de Contratistas vigente; facultad ésta, que el CONTRATISTA declara que conoce y acepta íntegramente con la asignación y firma del Contrato , sin salvedad o condición alguna.

PARAGRAFO CUARTO. Adicional a sus funciones consagradas en este u otros documentos, el Gestor de Contrato tendrá la función de velar por el cumplimiento de las obligaciones HSE del CONTRATISTA; notificando oportunamente al Administrador del Contrato , cuando se presente o evidencie un incumplimiento expreso a las obligaciones en HSE a cargo del CONTRATISTA, quién adoptará las medidas o sanciones contractuales pactadas en el Contrato .

Los documentos internos de ECOPETROL, que se deben acatar al desarrollar contratos cuya ejecución pueda presentar riesgos potenciales para personas, daño a los bienes, al medio ambiente, a la imagen de la Empresa y/o a la satisfacción del cliente, se encuentran actualizados en la intranet de la Empresa en el espacio de Normativa Corporativa, cargados en P8.

3.1.3.3 Requisitos Específicos de HSE. Cuando el equipo de planeación del contrato lo juzgue pertinente, además de laclausula contractual “Obligaciones del Contratista en materia HSE” y de la procedencia obligatoria de los requisitos mínimosde participación señalados en el numeral 4.1.3.1 de este documento, podrá incluirse otros requisitos HSE y requerimientosde seguridad de procesos propios de las actividades a contratar que deben ser aplicados por contratistas de operación ymantenimiento y otros que estén expuestos a los riesgos de proceso, los cuales harán parte integral de las CEC .

La definición de los requisitos específicos para el contrato estará a cargo del equipo de planeación y debe basarse endetalles técnicos de las actividades, y contará con la asesoría de un Funcionario con competencias HSE/ASP del negocio,

del Profesional HSE del negocio y/o el Profesional de la Dirección de HSE, según se requiera. En cualquier caso, laprocedibilidad de dichos requisitos estará sujeta a la aprobación por parte del Funcionario Autorizado, quién podrá apoyarseen el respectivo Comité de Compras y Contratación.

3.1.4 Definición de los Factores HSE de Evaluación (asignación de puntaje): De acuerdo con la máxima evaluación calificación de Riesgos de las actividades del contrato, los factores HSE de evaluación corresponderán a:

a. Si el riesgo HSE máximo del contrato es N o L, cuando el Funcionario Solicitante de la contratación lo considerpertinente, y así se consigne en los DPS, el puntaje atribuido a este factor será de 100 puntos que se asignarán deacuerdo con las siguientes reglas:

a.1. Si a la fecha de Cierre del PS :i. El PROPONENTE o todos los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto), tiene(n) Certificació

OHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional expedidapor un ente certificador acreditado a nivel internacional vigente: se otorgarán 80 puntos; o

ii. El PROPONENTE o alguno de los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tiene CertificacióOHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional expedidapor un ente certificador acreditado a nivel internacional vigente, se otorgarán:• 60 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno de sus integrantes

(en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 80 y 90 puntos de calificación.• 80 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno de su

integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 91 y 100 puntos de calificación.Los numerales i) y ii) anteriores son excluyentes entre sí; solo se asignará puntaje por concepto de uno u otro.

a.2. Si a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o uno de los integrantes (en caso de PROPONENTEconjunto) tiene(n) ISO-14001/2004 o posterior vigente: se otorgarán 20 puntos.






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b. Si el riesgo HSE máximo del contrato es M, el puntaje atribuido a este factor será de 200 puntos que se asignaráde acuerdo con las siguientes reglas:

b.1. Si a la fecha de Cierre del PS :i. El PROPONENTE o todos los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto), tiene(n) Certificació


ii. El PROPONENTE o alguno de los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tiene CertificacióOHSAS 18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional expedidapor un ente certificador acreditado a nivel internacional vigente, se otorgarán:• 80 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno de sus integrantes

(en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 80 y 90 puntos de calificación.• 100 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno de sus

integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 91 y 100 puntos de calificación.Los numerales i) y ii) anteriores son excluyentes entre sí; solo se asignará puntaje por concepto de uno u otro.

b.2 Si a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o uno de los integrantes (en caso de PROPONENTE conjuntotiene(n) ISO-14001/2004 o posterior vigente: se otorgarán 50 puntos.

b.3 Se otorgará un máximo de 50 puntos en la evaluación de ofertas, de acuerdo con los resultados deaccidentalidad de los tres últimos años del PROPONENTE o todos sus integrantes (tratándose dPROPONENTE Conjunto), bajo la siguiente regla:

• No haya tenido ninguna fatalidad en estos 3 años.• Una disminución sostenida de la accidentalidad incapacitante en los últimos tres años (IF) y con IF de

tercer año menor o igual a la meta del IF de ECOPETROL en el momento de Cierre del PS ; sotorgará 30 puntos,

• Una disminución sostenida de la accidentalidad de casos registrables en los últimos tres años (TRIF) ycon TRIF del tercer año menor o igual a la meta del TRIF de ECOPETROL en el momento de Cierrdel PS ; se otorgará 20 puntos,

Si Fatalidades en año 1, 2 y 3 = 0 (entregar constancia), registre:

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

PUNTAJE

Número de Fatalidades

Número de Incapacidades médicas mayor o igual a un (1) díaNúmero de Incapacidades médicas mayor o igual a un (1) día y/ocon trabajo restringido, y/o con tratamiento médicoHoras Hombre Trabajadas

IF 30

TRIF 20

Notas: Las definiciones de los indicadores corresponden a las establecidas en la Tabla 4 de la clausula contractual.

Para la asignación de la puntuación, a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o sus integrante(tratándose de PROPONENTE Conjunto), debe(n) acreditar los resultados de sus indicadores, mediantecertificación emitida por la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se encuentre(n) afiliado(s), o lodocumentos que hagan sus veces para las empresas extranjeras, expedida dentro de los dos (2) meseanteriores a la fecha de Cierre del PS .

En caso de PROPONENTES Conjuntos, la asignación del puntaje para el criterio b3, corresponderá al promedioaritmético de los puntajes de sus integrantes, siempre y cuando todos y cada uno de ellos en el tercer añotengan el desempeño de sus indicadores menores o iguales a las metas de ECOPETROL en el momento dCierre del PS .

c. Si el riesgo HSE máximo del contrato es H o VH el puntaje atribuido a este factor será de 300 puntos que s






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asignarán de acuerdo con las siguientes reglas:

c.1. Si a la fecha de Cierre del PS :i. El PROPONENTE o todos los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto), tiene(n) certificació


ii. El PROPONENTE o alguno de los integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) no tiene OHSAS18001 vigente o Certificación del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional expedida por uente certificador acreditado a nivel internacional vigente, se otorgarán:• 100 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno de sus

integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 80 y 90 puntos de calificación.• 150 puntos: Si el RUC del PROPONENTE o el resultado de promediar el de cada uno de sus

integrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) está entre 91 y 100 de calificación.Los numerales i) y ii) anteriores son excluyentes entre sí; solo se asignará puntaje por concepto de uno u otro.

iii. Si a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o todos los integrantes (en caso de PROPONENTEConjunto) tiene(n) ISO-14001/2004 o posterior vigente: se otorgarán 50 puntos.

iv. Para contratos de cuantía superior a US$10.000.000, y en el caso que el Funcionario Solicitante así lconsidere, los 200 puntos correspondientes a los numerales i), ii) y iii), podrán sustituirse y ser asignados aresultado de evaluación del Sistema de Gestión HSE del PROPONENTE o de todos los integrantes (encaso de PROPONENTE Conjunto), a través de la aplicación de la Matriz para Evaluación, Control ySeguimiento de la Gestión HSE de contratistas ECP-DHS-F-090, en el sitio donde el PROPONENTE o susintegrantes (en caso de PROPONENTE Conjunto) se encuentre(n) ejecutando actividades. Para estoefectos, se deberá consignar en las CEC dicho requerimiento y las condiciones en las que se aplicará.

La evaluación podrá realizarla ECOPETROL con personal propio o a través de un tercero competente, solicitarla al interesado como parte de los requisitos mínimos HSE de participación; evento último en el cuaECOPETROL designará en el pliego de condiciones o términos de referencia de la contratación, el(lostercero(s) competente(s). En todos los casos dicha evaluación tendrá una vigencia de dos años.

Al PROPONENTE que obtenga el mayor puntaje en dicha evaluación, se le otorgará el puntaje máximo de200 puntos y de manera proporcional a los demás PROPONENTES; siempre y cuando el resultado de sus

evaluaciones sea ≥80 puntos. La formula a aplicar es la siguiente:

Nota: Para PROPONENTES con puntaje de evaluación < 80 puntos, se asignara cero puntos.

c.2 Se otorgará un máximo de 100 puntos en la evaluación de ofertas, de acuerdo con los resultados daccidentalidad de los tres últimos años del PROPONENTE o sus integrantes (tratándose de PROPONENTEConjunto), bajo la siguiente regla:

• No haya tenido ninguna fatalidad en estos 3 años.• Una disminución sostenida de la accidentalidad incapacitante en los últimos tres años (IF) y con IF de

tercer año menor o igual a la meta del IF de ECOPETROL en el momento de Cierre del PS; se otorgar100 puntos,• Una disminución sostenida de la accidentalidad de casos registrables en los últimos tres años (TRIF) y co

TRIF del tercer año menor o igual a la meta del TRIF de ECOPETROL en el momento de Cierre del PS ; sotorgarán 50 puntos.






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Si Fatalidades en año 1, 2 y 3 = 0 (entregar constancia), registre:

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

PUNTAJE

Número de Fatalidades

Número de Incapacidades médicas mayor o igual a un (1) díaNúmero de Incapacidades médicas mayor o igual a un (1) día y/ocon trabajo restringido, y/o con tratamiento médicoHoras Hombre Trabajadas

IF 30

TRIF 20

Notas: Las definiciones de los indicadores corresponden a las establecidas en la Tabla 4 de la clausula contractual. Para la asignación de la puntuación, a la fecha de Cierre del PS el PROPONENTE o sus integrante

(tratándose de PROPONENTE Conjunto), debe(n) acreditar los resultados de sus indicadores, mediantCertificación emitida por la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se encuentre(n) afiliado(s), o losdocumentos que hagan sus veces para las empresas extranjeras, expedida dentro de los dos (2) meseanteriores a la fecha de Cierre del PS .

En caso de PROPONENTES Conjuntos, la asignación del puntaje para el criterio c2 corresponderá al promedioaritmético de los puntajes de sus integrantes, siempre y cuando todos y cada uno de ellos en el tercer añotengan el desempeño de sus indicadores menores o iguales a las metas de ECOPETROL en el momento deCierre del PS .

3.1.5 Establecimiento de objetivos y metas de HSE para el contrato: Teniendo en cuenta los objetivos del negocioproyecto o planta implicados en el alcance del contrato, se establecerán y registraran en las CEC , los objetivos, metas indicadores de la gestión de HSE para el contrato, así como su correlación con los eventuales apremios y reconocimientoque serán aplicados al contratista durante la vigencia del mismo; los cuales solamente podrán ser excepcionales frente adeterminadas situaciones que así lo ameriten y justifiquen.

3.2 Fase de Selección o Pre Contractual

3.2.1 FCC y DPS preliminar: Los Documentos de Proceso de Selección (DPS ) preliminares y el Formato de Compras yContratación (FCC), deben redactarse incorporando en forma visible los requisitos HSE establecidos en la fase deplaneación. Para ello, el Funcionario Solicitante del servicio o compra, debe anexar en el FCC el concepto y demásconsideraciones HSE para el contrato, incluyendo como mínimo los siguientes incisos:

• Riesgo máximo de las actividades del contrato• Requisitos generales y específicos HSE• Objetivos y metas HSE para el contrato• Información HSE a solicitar a los proponentes, si aplica

3.2.2 Preparación de los documentos para el proceso de selección- DPS: Durante esta etapa se debe garantizar lainclusión de los requerimientos HSE que en la fase de planeación se identificaron, asegurando que éstos sean

definidos claramente en las especificaciones técnicas del contrato.La minuta del contrato debe indicar las actividades que no podrán ser subcontratadas, y/o que en caso de subcontratarsesin la autorización de ECOPETROL ocasionarán la terminación anticipada del contrato, en función del grado de riesgo de sualcance.

3.2.3 Solicitud de información HSE a los proponentes: Se debe establecer en los DPS , las fechas y condiciones deentrega de documentación que soporte la verificación de la información para la evaluación HSE de las ofertas, paracontratos de riesgo H y VH, y monto de contrato mayor a US$10.000.000, si el Funcionario Solicitante así lo considera,conforme lo especificado en el ítem 4.1.4.






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3.2.4 Audiencia informativa y visita de campo: Se ejecutan de acuerdo con lo establecido en la etapa de planeación. Suobjetivo consiste en aclarar dudas sobre el alcance del contrato y sus requisitos, incluyendo los requisitos HSE/ASP

específicos.

Se debe comunicar a los interesados, las fechas para la reunión de aclaración de dudas sobre el contenido del contrato, yde la visita de reconocimiento a las instalaciones de ECOPETROL, donde se van a ejecutar los servicios en cuestión. Esresponsabilidad del Funcionario Solicitante participar en la audiencia informativa y acompañar la visita de campo; las cualesserán obligatorias para contratos de Riesgo H y VH y optativas para los demás niveles de Riesgo.

La visita de los PROPONENTES a las instalaciones que serán utilizadas en la ejecución del objeto del contrato, debe sermonitoreada por un representante del negocio en el sitio, que conozca y entienda el alcance del contrato; de forma que elContratista visualice a priori elementos críticos para la ejecución del contrato, incluyendo potencial conocido de incendio,explosión, o riesgos de emisión tóxica relacionados con el trabajo del Contratista y el proceso (para contratistas trabajandoen o cerca de un proceso que contenga sustancias peligrosas); reglas y procedimientos de seguridad de la instalaciónaplicables, incluyendo prácticas seguras de trabajo para el control de riesgos y entrada a áreas de proceso; elementosaplicables del plan de respuesta y control de emergencias de la instalación.

3.2.5 Evaluación de ofertas y asignación del contrato: Se realizará la evaluación de las ofertas conforme a lo establecidoen los DPS del proceso.

3.3 Fase de Ejecución

Una vez asignado el contrato, y para asegurar el compromiso del Contratista con todos los términos contractuales,incluyendo los compromisos HSE, se realizaran acciones de alineamiento antes de dar inicio a la ejecución del contrato; asícomo el seguimiento, monitoreo y evaluación a la implementación del plan HSE durante la ejecución de las labores, dandoénfasis a la comunicación directa y clara entre ECOPETROL y el Contratista.

3.3.1 Actividades Pre-ejecución: Con el fin de clarificar expectativas, responsabilidades y el alcance esperado del planHSE, se ejecutaran de acuerdo con lo establecido en la planeación del contrato: Reuniones pre trabajo, revisiones pre-movilización, hojas de ruta, documentos puente, etc.

Adicionalmente, la Gestoría debe asegurar la ejecución por parte del Contratista, del Programa de Fomento del TrabajoSeguro, Limpio y Saludable, en todas sus fases.

3.3.1.1 Validación de requisitos de ejecución:Después de la firma del contrato se realizará una reunión o varias, entre loslíderes del Contratista (gerentes y supervisores del contrato), y el Administrador del contrato y la Gestoría Administrativa yTécnica de ECOPETROL y sus delegados, enfocada a aspectos HSE; será liderada por el representante de ECOPETROL yen ella, como mínimo y en función del alcance del contrato, se deberán tratar los siguientes aspectos HSE:

• Política HSE de ECOPETROL y del Contratista.• Objetivos y metas HSE del contrato.• Plan HSE de la empresa contratada, específico para el contrato y conforme a esta Guía, como respuesta a los

requisitos generales y específicos HSE del mismo.• Responsabilidades de cada una de las partes, y líneas de comunicación.• Indicadores de desempeño en HSE a monitorear durante el desarrollo del contrato.•

Reconocimientos y clausulas sancionatorias relacionadas con HSE, y modo de aplicación.• Procedimiento y frecuencia de las verificaciones, inspecciones y evaluaciones HSE.• Frecuencias y alcance de las reuniones HSE a desarrollar durante el contrato.• Programa de capacitación (matriz y plan de capacitación, reinducciones y actualizaciones) del Contratista.• Certificación de personal y equipos.• Reportes HSE y frecuencia de elaboración.• Elementos para el seguimiento del programa de aseguramiento de comportamientos del Contratista, si aplica:

realización de las observaciones / realimentaciones; indicador a utilizar; personal formado y por formar en lapráctica durante el contrato.

• Requisitos legales y normas HSE internas de ECOPETROL; así como datos y orientación sobre los riesgos,características, exigencias y dificultades en HSE, inherentes al alcance del contrato.






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• Verificación de la compatibilidad de los procedimientos y programa de respuesta a emergencias del Contratista conlos de ECOPETROL.

• Alcance del procedimiento para el control del trabajo a implementar.• Comunicación, registros y tratamiento de incidentes y fallas de control.• Ubicación y condiciones de instalaciones provisionales, si aplica.• Verificación de la ejecución del Curso de Fomento del Trabajo Seguro, Limpio y Saludable.• Revisión de la licencia ambiental, los actos administrativos y compromisos, incluyendo la socialización del proyecto

con comunidades, en el caso que aplique.

En el acta de la reunión se debe identificar y registrar cual(es) representante(s) de ECOPETROL y del Contratista, serán losfacilitadores para asuntos HSE durante la vigencia del contrato.

3.3.1.2 Reunión y acta de inicio: Debe realizarse una reunión formal de inicio de las actividades en el sitio, en la cualparticiparan el Administrador, las Gestorías, los representantes de la empresa Contratista y el representante del negocio enel sitio, si aplica. En esta reunión se debe asegurar la presentación del equipo de trabajo, términos de referencia, PDT yacta de compromisos de ajuste al plan de HSE, estrategias de ejecución y relacionamiento entre el negocio, Gestoría

Administrativa y Técnica, y contratista.

3.3.1.3 Movilización: Previa movilización de equipos, todo el personal involucrado debe cumplir las etapas del plan deinducción y capacitaciones básicas, incluyendo inducciones específicas en el(los) sitio(s) de las labores. De otra parte, lasáreas y/o instalaciones de ECOPETROL a ser utilizadas por el contratista, si aplica, deben quedar delimitadas, para efectosde asegurar la administración y supervisión.

Previa movilización, en el evento que ésta actividad se encuentre bajo el control operacional de ECOPETROL, el Contratistadebe entregar un plan de movilización incluyendo, como mínimo:

• Cronograma de movilización de personal, cargas y/o plan de movilización, incluyendo la identificación y gestión deriesgos durante la actividad, según aplique.

• Plan de administración HSE del subcontratista, si aplica.• Procedimiento de izaje y movilización de cargas.• Certificación de equipos y personal para las actividades de cargue y descargue.

3.3.2.1 Reuniones y comités HSE: Con el fin de comunicar al Contratista los resultados de su desempeño, y esclarecersus dudas respecto a la gestión HSE esperada, es necesario implementar siempre una estrategia o plan de comunicacióncontinuo para el contrato; en el que se incluyan además de los informes y reuniones y charlas diarias, la participación delContratista en los espacios creados por ECOPETROL para compartir las experiencias y los aprendizajes de otroscontratistas con intereses similares.

Adicionalmente y en forma sistemática, el contratista, el Administrador del contrato y sus Gestores, deben analizar losreportes de investigaciones de incidentes y accidentes que abarquen lesiones, daños al ambiente, a los bienes, y/o a laimagen, e incidentes potenciales ocurridos al Contratista, de manera que se realimente con recomendaciones y posiblesmejoras del Sistema HSE.

3.3.3 Monitoreo y verificación: Las actividades de monitoreo y verificación del desempeño del Contratista incluyen

auditorias HSE, evaluaciones HSE con base en la Guía para la Evaluación, Control y Seguimiento de la Gestión HSE deContratistas (ECP-DHS-G-024), inspecciones planeadas y no planeadas, procedimiento de aseguramiento delcomportamiento, seguimiento a los indicadores de resultado HSE, y otros.

Las evaluaciones y monitoreo, deben asegurar la existencia de disciplina operativa en el cumplimiento de los siguientespuntos:

• Objetivos y metas HSE• Programa de auditorías en HSE • Procedimientos operativos y de atención a emergencias, y simulacros• Procedimiento de control del trabajo






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• Legislación aplicable y de los requisitos contractuales HSE• Sanciones o reconocimientos previstos en el contrato• Planes de acción asociados con los reconocimientos y sanciones• Reuniones específicas de HSE

Durante la ejecución del contrato, se realizará la evaluación periódica del desempeño del Contratista, de acuerdo con loestablecido en la Guía para la Evaluación, Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas, ECP-DHS-G-024, y elProcedimiento de Gestión de Contratistas, ECP-VST-P-005; y sus resultados deben ser revisados en las reuniones deseguimiento que el Administrador del contrato debe establecer como parte de la estructura de control de gestión, con elobjetivo de hacer un análisis crítico, comparando los resultados obtenidos con los objetivos y metas contractuales. Losresultados del análisis crítico deben registrarse y comunicarse formalmente al Contratista, para que éste elabore un plan deacción de ajuste, objeto de seguimiento por parte de la Gestoría del contrato.

3.4 Fase de Finalización o Post Contractual

3.4.1 Evaluación Post Contrato: La consolidación de la evaluación del desempeño del Contratista, se realizará después de

haber concluido la prestación de servicios o entrega de obra, y deberá considerar los registros de los resultados de lasinspecciones, verificaciones, auditorias, reuniones y análisis críticos realizados en el transcurso del contrato, de acuerdo concon lo establecido en la Guía para la Evaluación, Control y Seguimiento de la Gestión HSE de Contratistas, ECP-DHS-G-024, y el procedimiento ECP-VST-P-005 (Procedimiento de Gestión de Contratistas).

Dichos resultados, se comunicaran al Contratista en una reunión de realimentación, que será promovida por elAdministrador del contrato y que contará con la participación de los Gestores (Administrativo y Técnico), el representante deHSE del negocio, y los representantes de las áreas de ECOPETROL involucradas; en conjunto con representantes delContratista (legal, de operaciones y HSE).

Esta reunión debe quedar registrada en un acta que documente todos los puntos discutidos, y será enviada a losrepresentantes del Contratista para formalizar la conclusión del contrato, difundir la información a los interesados y hacer larealimentación del registro en SAP.

Es importante registrar oportunidades de mejora del proceso de gestión de contratistas con foco en HSE de ECOPETROL,

así como aquellas relacionadas con la gestión HSE propia del Contratista.

3.5 Roles y Responsabilidades

Los siguientes son los roles y responsabilidades críticos de ECOPETROL o quien haga sus veces, asociados a la Gestiónde Contratistas-foco HSE de ECOPETROL; así como las competencias mínimas requeridas.

TABLA 7. ROLES Y RESPONSABILIDADES CRÍTICOS, ASOCIADOS A LAGESTIÓN DE CONTRATISTAS-FOCO HSE

ROL RESPONSABILIDADES COMPETENCIASParticipantes de losSubcomités de Gestiónde Contratistas de la

Estructura de Control deGestión en HSE deECOPETROL

Conocer los avances en la aplicación de la Guía deGestión de Contratistas foco HSE y sus resultados,apoyando a los responsables directos de su

implementación. Garantizar que exista comunicación entre losmiembros de los diferentes negocios, con el objetivode optimizar la implementación del presentedocumento.

Ejercer un liderazgo proactivo en el proceso de mejoracontinua de la gestión de contratistas-foco HSE.

Participar de los comités HSE de Contratistas, en elnivel que les corresponda.

Entendimiento básico de loslineamientos contenidos en lapresente Guía, y del Proceso de

contratación de ECOPETROL ysus directrices.






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ROL RESPONSABILIDADES COMPETENCIASJefe de Unidad deServicios Compartidos deCompras y Contratación

Ejercer un liderazgo proactivo en el proceso de mejoracontinua de la Gestión de Contratistas-foco HSE.

Trabajar en la estrategia para que los Administradoresde contratos aseguren los requerimientos HSE en loscontratos vigentes, de la forma como se especifica enel presente documento, y para que los Contratistascumplan los acuerdos de HSE.

Asegurar el mantenimiento al día de la base de datosde las evaluaciones de desempeño de los Contratistas.

Entendimiento de loslineamientos contenidos en lapresente Guía y del modelo deGestión de HSE deECOPETROL.

Líderes de la línea:Gerentes/Superintendentes/Líder in situ

Participar en la inducción de los riesgos de lainstalación (Fase 3 del Curso de Fomento Seguro,Limpio y Saludable), y en las reuniones pre arranquedel contrato.

Asegurar que en su área de responsabilidad se auditela Gestión de Contratistas-foco HSE, para garantizar elcumplimiento del presente documento.

Identificar y corregir a través de sus equipos detrabajo, la problemática de la Gestión de Contratistas-foco HSE.

Propiciar la realización periódica y liderar reunionesHSE con los Contratistas

Entender los lineamientoscontenidos en la presente Guíay del modelo de Gestión de HSEde ECOPETROL.

Persona a cargo de lafunción HSE del Negocio/ proyecto, en el equipo deplaneación del contrato

Asesorar el establecimiento del Riesgo máximo de lasactividades del contrato.

Participar en la definición de los requisitos específicosde HSE de los contratos, y el presupuesto HSE.

Participar en la auditoria HSE a los contratistas,cuando aplique.

Evaluar cuando se le solicite, las ofertas de acuerdocon los DPS aprobados para el proceso de selección

respectivo.

Ser competente en loslineamientos contenidos en lapresente Guía. Completar losmódulos de Gestión deIncidentes y Fallas de Control;Análisis de Riesgos; Conceptosbásicos de salud ocupacional yLegislación HSE.

Administrador delcontrato

Asegurar la implementación rigurosa de la presenteGuía, en los contratos a su cargo.

Establecer la estructura de control de gestión delcontrato, asegurando la existencia de mecanismospara que todas las comunicaciones HSE (necesarias yobligatorias), se realicen en forma oportuna y correcta.

Asegurar el cumplimiento de los requerimientos HSEcontractuales, durante todas las etapas de lasactividades a desarrollar.

Fomentar en el Contratista la ayuda y la protecciónmutua, el trabajo en equipo y el empoderamientoorganizacional, de forma que se desarrolle una culturapositiva en seguridad.

Administrar el proceso de evaluación del desempeño

HSE de las empresas contratistas y dar seguimiento almismo, garantizando la implementación de planes deacción preventivos y correctivos para los accidentes,incidentes, desviaciones y no conformidadespotenciales

Participar en auditorias e inspecciones HSE alContratista

Aplicar las cláusulas de reconocimiento, sanciones oapremios, en función del análisis del desempeño delContratista

Liderar las reuniones HSE con las empresas

Entender los lineamientoscontenidos en la presente Guía,y del Proceso de contratación deECOPETROL. Completar elmódulo de Análisis de riesgos.






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ROL RESPONSABILIDADES COMPETENCIASContratistas a su cargo.

Asegurar que se efectúe la realimentación formal delos resultados de la evaluación de desempeño alContratista, recopilando las lecciones por aprender,producto del desarrollo del contrato.

Gestoría Administrativa

(Para más detalle,consultar la Tabla 8.Matriz RACI de laGestión HSE paraActividades Contratadasen Ecopetrol S.A.; asícomo la Tabla 9, paraestablecer el perfil de

competencias mínimaspara la contratación degestores, según el tipode contrato.)

Revisar el plan HSE y su correspondencia con elalcance del contrato, evaluando su planeación en elformato ECP-DHS-F-090; así como la documentaciónHSE requerida para la suscripción del acta de inicio.

Asegurar el cumplimiento de las necesidades decapacitación HSE del Contratista; incluyendo laverificación de los resultados del curso de Fomento deTrabajo Seguro Limpio y Saludable.

Llevar los registros de desempeño de ContratistasHSE, emitiendo reportes y tendencias de indicadores

mensualmente al Administrador del contrato. Solicitar a los Contratistas y hacer seguimiento a losplanes de mejoramiento derivados de la aplicación dela presente Guía.

Ser competente en loslineamientos contenidos en lapresente Guía, la evaluación dedesempeño HSE de Contratistasa través de la ECP-DHS-F-090 yen el Proceso de contratación deECOPETROL. Completar losmódulos de Control de Trabajo;Gestión de Incidentes y Fallasde Control; Análisis de Riesgos;

Conceptos básico de saludocupacional, Legislación HSE yaseguramiento decomportamientos.

Gestoría Técnica HSE,profesional HSE deECOPETROL, o quienhaga sus veces.

(Para más detalle,consultar la Tabla 8.Matriz RACI de laGestión HSE paraActividades Contratadasen Ecopetrol S.A.; así

como la Tabla 9, paraestablecer el perfil decompetencias mínimaspara la contratación degestores, según el tipode contrato.)

Ejecutar, un programa de inspecciones, auditorías aprocedimientos, revisiones de aseguramiento decomportamientos, etc., para el seguimiento del controloperativo de la gestión HSE del Contratista.

Efectuar la evaluación, control y seguimiento de lagestión HSE de los Contratistas en campo, verificandoel cumplimiento de la legislación vigente, losestándares de ECOPETROL, los Planes de Manejo yactos administrativos de las Autoridades Ambientales,y demás requerimientos en HSE específicos delcontrato.

Verificación en campo de los avances y la efectividadde los planes de acción y mejora de los hallazgos,producto de evaluaciones de desempeño,inspecciones, visitas de seguridad, investigación deincidentes, entre otros.

Ser competente en loslineamientos contenidos en lapresente Guía, la evaluación dedesempeño HSE de Contratistasa través de la ECP-DHS-F-090 yen el Proceso de contratación deECOPETROL. Completar losmódulos de Control de Trabajo;Gestión de Incidentes y Fallasde Control; Análisis de Riesgos;Conceptos básico de salud

ocupacional, Legislación HSE yaseguramiento decomportamientos.

Representante de HSEde la Dirección HSE

Asesorar a la línea de mando en la observancia yaplicación correcta de la Guía de Gestión deContratistas foco HSE.

Auditar la adherencia de las unidades de negocio a laGuía, identificando desviaciones en su ejecución y/odocumentación. Las brechas identificadas, alimentanlos planes anuales del negocio; así como los demejoramiento del proceso mismo, liderado por DHSdesde el Corporativo.

Ser competente en loslineamientos contenidos en lapresente Guía, la evaluación dedesempeño HSE de Contratistasa través de la ECP-DHS-F-090 yen el Proceso de contratación deECOPETROL. Completar losmódulos de Control de Trabajo;Gestión de Incidentes y Fallasde Control; Análisis de Riesgos;Conceptos básico de saludocupacional, Legislación HSE yaseguramiento decomportamientos.

La Tabla 8 detalla los roles y responsabilidades de las Gestorías Administrativas y Técnicas en HSE o quien haga susveces, ya sea que éstas sean contratadas o de ejecución directa de ECOPETROL; mientras que en la Tabla 9 se establecenlos perfiles mínimos para la contratación de externos en el rol de Gestores HSE Administrativos y Técnicos, con funcionesexclusivas en HSE.






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Para aquellos funcionarios que efectúan labores de Gestoría HSE como parte de su rol, su programa de formación deberáincluir el aseguramiento de las competencias mínimas en HSE establecidas en la tabla 7.

TABLA 8. Matriz RACI de la Gestión HSE para actividades contratadas en Ecopetrol S.A.

ROLES Y FUNCIONES

GESTORIAADMINISTRATIVA oQUIEN HAGA SUS

VECES

GESTORIATECNICA O

QUIEN HAGASUS VECES

DHS

Revisar la documentación HSE requerida para la suscripción del acta deinicio, incluyendo el plan HSE y su correspondencia con el alcance delcontrato, evaluando su planeación en el formato ECP-DHS-F-090, deacuerdo con la Guía de Gestión de Contratistas y los documentosespecíficos en HSE que tenga definido cada negocio.

R I C

Programar la reunión de inicio de contrato con representantes delContratista, la cual debe liderar el negocio. En esta reunión se debeasegurar la presentación del equipo de trabajo, términos de referencia,

tiempos y acta de compromisos de requisitos faltantes, estrategias deejecución y relacionamiento entre el negocio, Gestorías y Contratista.

R I I

Revisar la certificación de competencias del personal técnico requeridoen el contrato. R R C

Realizar el despliegue del modelo de gestión HSE de ECOPETROL alos Contratistas. I R C

Divulgar y asegurar el despliegue de las campañas corporativas enmateria de HSE. I R C

Inscribir al personal del Contratista en el curso de "DESARROLLO DELFOMENTO DEL TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE ENECOPETROL S.A (Nivel Básico)" ante el operador, verificar suinscripción y notificar al Contratista de la programación, así como de losresultados.

R I C

Verificación y seguimiento de la vigencia del curso " Fomento del

Trabajo Seguro, Limpio y Saludable" al personal del Contratista. R A,I C

Inscripción del personal para inducciones especificas en HSE del áreadonde se ejecutara el contrato. I A , R C

Realizar el trámite de licencias de conducción interna (liviano y/opesado), incluye revisión de requisitos de acuerdo a los procedimientosde ECOPETROL y normatividad legal vigente.

R A, I C

Tramitar autorización de ingreso de vehículos y equipos a lasinstalaciones I R C

Elaborar y enviar a quien corresponda, el informe mensual y acumuladode la gestión HSE de los contratos a cargo, a nivel regional. R I

Realizar la evaluación de desempeño HSE de acuerdo con la ECP-DHS-G-024 I R C, I

Revisar documentalmente los informes de cumplimiento HSEentregados por el Contratista, así como los soportes de ejecución ycierre de los planes de acción y mejora de los hallazgos producto deauditorías, inspecciones, investigación de incidentes, entre otros. Estainformación debe ser comunicada al negocio atendido, para verificaciónen campo.

R A,I C

Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato, el control delos documentos que evidencian el cumplimiento de la gestión HSEmensual de acuerdo con la Guía de Gestión de Contratistas y susactualizaciones o modificaciones.

R I C






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ROLES Y FUNCIONES


VECES

GESTORIATECNICA O

QUIEN HAGASUS VECES

DHS

Verificación en campo de los avances de los programas HSEpresentados por el Contratista, así como la efectividad de los planes deacción y mejora a los hallazgos producto de auditorías, inspecciones,visitas de seguridad, investigación de incidentes, entre otros.

I A , R C

Verificar la divulgación de los incidentes y lecciones aprendidaspresentadas a la fecha, en especial las de la línea o negocio atendido. I A R C

Verificar el cumplimiento legal vigente en salud ocupacional y seguridadindustrial aplicable. I A , R C

Asegurar el cumplimiento de los estándares de ECOPETROL, así comola divulgación de los mismos en caso de que se deroguen, modifiquen o

emitan nuevos documentos.I R C

Asegurar la aplicación del Procedimiento de Gestión de Fallas deControl e Incidentes ECP-DHS-P-031 y / o sus modificaciones. R A , R C, I

Solicitar la información al Contratista para el aseguramiento de lagestión de incidentes y fallas de control R A,R C

Realizar seguimiento al estado de los incidentes y fallas de controlreportados en la herramienta para la Gestión de Riesgos e Incidentes(GRI).

I R C

Mantener actualizada la información en la herramienta para la Gestiónde Riesgos e Incidentes (GRI) con la información suministrada por laGestoría Administrativa HSE.

I A , R C

Evaluar la eficacia de las acciones correctivas resultantes de las

investigaciones de fallas de control e incidentes.

I A , R C

Consolidar y notificar al negocio la información correspondiente al IF,TRIF e Índice de Incidentes Ambientales. R A,I C

Definir y ejecutar un programa de visitas e inspecciones en campo, parael seguimiento del control operativo de la gestión HSE de losContratistas.

I A, R C

Proponer acciones preventivas y correctivas que lleven a la preservaciónde la salud de los trabajadores, la conservación del medio ambiente, elsostenimiento del negocio y la imagen de la Empresa, con base alanálisis estadístico de las fallas de control, incidentes y las noconformidades del sistema de Gestión HSE encontradas en las visitasde seguridad, inspecciones y auditorias.

I A , R C

Verificar el cumplimiento de las actividades propuestas en las Fichas delPlan de Manejo Ambiental. I A,R, C

Solicitar a los Contratistas la información requerida para la realizaciónde los Informes de Cumplimiento Ambiental (ICA). I A , R CAsegurar el cumplimiento de los Actos Administrativos emitidos por lasAutoridades Ambientales.

A , R C

Mantener actualizado el índice de cumplimiento legal ambiental ICLA yel indicador LTO. A , R C , I

Realizar seguimiento y mantener actualizada la herramienta CAMI frentea las licencias, permisos y actos administrativos. A , R C , I

Participar en la respuesta de los actos administrativos emitidos por lasAutoridades Ambientales y Entes de Control. A , R C , I






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ROLES Y FUNCIONES


VECES

GESTORIATECNICA O

QUIEN HAGASUS VECES

DHS

Atender las visitas de las Autoridades Ambientales y Entes de Control. A , R C , I

Realizar el informe de cumplimiento ambiental de acuerdo al Manual deSeguimiento Ambiental de Proyectos. A , R C

Recopilar la información requerida para el reporte ambiental que sepresenta ante la Contraloría General de la República, establecida en losformatos destinados para tal fin.

I A , R C, I

Mantener actualizada la información requerida para diligenciar el RUA(Registro Único Ambiental del Sector de Hidrocarburos del IDEAM). A , R C, I

Mantener actualizada la información requerida para el GRI (GlobalReporting Iniciative). A , R C, I

Registrar en SAP la evaluación de desempeño HSE. R I CEfectuar la realimentación formal de los resultados de la evaluación dedesempeño HSE a los Contratistas R I

Presentar los incumplimientos graves del Contratista listados en elnumeral 4,5 del Procedimiento de Gestión de Contratistas en el Comitérespectivo.

C A,R I

Recopilar las lecciones por aprender en HSE, producto del desarrollo delcontrato

R R I

Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato, el control de losdocumentos que evidencian el cumplimiento de la gestión HSE mensualde acuerdo con la cláusula contractual.

R R

R: Responsable A: Garante: Garantiza y rinde cuentas C: Consultado I: Informado

TABLA 9. Perfiles mínimos para la contratación de Gestores HSE Administrativos y Técnicos TIPO DEGESTORIA

PERFIL MINIMO OBSERVACIONES

ADMINIS-TRATIVA

Profesionales nivel 9: Experienciamínima especifica de 3 años conespecialización o 4 años sinespecialización.Técnico operativo I nivel 7

La especialización o maestría debe estar relacionada conGestión Ambiental o Salud Ocupacional o Seguridad industrial.De igual forma, la experiencia específica debe corresponder agestión, seguimiento y/o control HSE en el sector dehidrocarburos.De acuerdo a la línea en la cual se presta el servicio, laformación del profesional deberá estar relacionada como seindica a continuación:Exploración Sísmica: Ingenieros de cualquier especialidad,Geólogos, Biólogos y Arqueólogos.Perforación/Completamiento/Mantenimiento de Pozos:Ingenieros de Petróleos, Industriales, Ambientales, Civiles,

Forestales, Mecánicos y Profesionales en Salud Ocupacional;con Certificación Rig Pass de la IADC expedida en los tresúltimos años.Construcción de plataformas, vías de acceso y líneas deconducción: Ingenieros de cualquier especialidad, Geólogos,Biólogos y Arqueólogos.Programas de abandono, recuperación y restauración:Ingenieros de cualquier especialidad, Geólogos, Biólogos yArqueólogos.Mantenimiento y operación de Estaciones, Plantas y Líneas deConducción: Ingenieros de cualquier especialidad.

TECNICA De acuerdo con el nivel de riesgo delcontrato:VH: Profesional nivel 11: Experienciamínima especifica de 10 años conespecialización o 12 años sinespecialización.H: Profesional nivel 10: Experiencia

mínima especifica de 6 años conespecialización o 7 años sinespecialización.M: Profesionales nivel 9: Experienciamínima especifica de 3 años conespecialización o 4 años sinespecializaciónTécnico operativo I nivel 7






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Servicios de Operación contra Incendios: IngenierosMecánicos, Industriales u otra rama de la ingeniería con CEPIde la NFPA.Mantenimiento de Líneas y sistemas eléctricos: IngenieroElectricista o eléctrico con Certificación CONTE.Todos los profesionales y/o técnicos que conduzcan vehículosdeben cumplir con lo estipulado en el Reglamento de Uso yManejo de Vehículos en Ecopetrol S.A. ECP- DHS- R-001; ylos Gestores Técnicos deberán tener formación en auditorías.

3.6 Periodo de Transición

La implementación de la presente guía dará inicio con la aprobación y publicación del documento en P8, bajo la siguienteestrategia:

Elemento ACTIVIDAD RESP

2012 2013

2TRI 3TRI 4TRI 1TRI 2TRI

PLANEACION

Equipo deplaneación delcontrato

Asegurar competencias en HSE de la función deHSE en los equipos de planeación de loscontratos, y su participación en la planeación delos mismos. (Competente en la guía; gestión deincidentes y fallas de control; análisis de riesgos;conceptos básicos de salud ocupacional ylegislación HSE).

METAS: Diciembre de 2012:50%Junio de 2013: 100%

Negocio/ Usuario/ DHS

Caracterizacióndel servicio yvaloración delriesgo

Asegurar la valoración del riesgo máximo enHSE de las actividades del contrato a través dela matriz RAM, y su inclusión en todos los FCC,inteligencias de mercado, etc

Negocio/ Usuario

Requisitosgenerales en HSE

Inclusión de la nueva cláusula contractual“obligaciones del contratista en materia HSE”;en los nuevos contratos- Ajuste de Minutas

VIJ

Requisitosespecíficos enHSE

Establecer requisitos específicos en HSE, encaso de requerirse , validarlos con HSE delnegocio o profesional DHS previa inclusión en elcontrato

Negocio/ Usuario/ DHS

Objetivos y metasHSE

Asegurar la inclusión de objetivos y metas HSEpara el contrato, en las CEC, alineadas con elnegocio, proyecto o planta.

Negocio/ Usuario

PRE-CONTRACTUAL

Garantizar la inclusión de los requerimientos HSE/ASP en los DPS yFCC

Negocio

Efectuar Audiencias informativas y visitas a campo (obligatorias paracontratos de riego H y VH y optativas para los demás niveles deriesgo

Negocio

Asegurar la evaluación de ofertas de contratos, con la nuevaestructura propuesta en la guía

Negocio/ DSC/VIJ/ DHS






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Elemento ACTIVIDAD RESP2012 2013

2TRI

3TRI

4TRI

1TRI

2TRI

EJECUCION

Contratos con vigencia hasta el 31 de Enero de 2013, continúanmidiéndose de frente a la cláusula contractual establecida en elcontrato. Evaluación de desempeño HSE con la ECP-DHS-F-090para aquellos estructurados bajo la ECP-VST-P- 005; restantescontinúan con la evaluación HSE por resultado

Negocio/ DSC

Contratos con vigencia mayor a 31 de Enero de 2013, negociar Otrosí para incluir la nueva cláusula contractual. En todos los casos, laevaluación de desempeño HSE con la ECP-DHS-F-090

VIJ/DAB

Asegurar que Contratos firmados a partir del 15 de Abril de 2012, yOtro sí y contratos adicionales con vigencia superior a Enero de2013, apliquen en su totalidad la guía

Negocio/ DSC

Asegurar competencias HSE de las gestorías (Competente en laguía, la evaluación de desempeño HSE de Contratistas a través de laECP-DHS-F-090; control del trabajo; gestión de incidentes y fallas decontrol; análisis de riesgos; conceptos básicos de salud ocupacional ylegislación HSE; Aseguramiento de Comportamientos); así comoperfiles mínimos para gestorías contratadas.

METAS EN COMPETENCIAS: Diciembre de 2012:50%Junio de 2013: 100%

Negocio/ DSC

POST- CONTRACTUAL

Asegurar la realimentación del contratista en cuanto a su desempeñoHSE durante la ejecución del contrato y su evaluación final

Negocio/ DSC

Asegurar la inclusión en SAP, en línea y tiempo real la Evaluación de

desempeño HSE del contratista

DSC/

DHS






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RELACIÓN DE VERSIONES

Documento Anterior Versión Fecha Antiguo Código y Título Cambios

1 21/07/2006 ECP-DRI-N 003 Elaboración del documento2 25/05/2010 ECP-DHS-J-001. Actualización del documento por la directriz

Documento NuevoVersión Fecha Cambios

1 26/03/2012 Actualización del documento, el cual deroga la directriz ECP-DHS-J-001.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependenciaresponsable:Elaboró: Jennie Carrillo con el apoyo del Comité Técnico Gestión de contratistas Foco HSE.Teléfono: 54284 Buzón: Jennie. Carrillo @ecopetrol.com.co Dependencia: Dirección de HSE

pdo-g-003 guia gestion de contratistas foco hse

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