REPORTE DEL CURSO IMPARTIDO POR EL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA DE CORPORATIVO TRESGUERRAS A LOS ASISTENTES DE SUCURSAL

1.- Solicitud de crédito

Correcto llenado del formato de ACTSA para otorgar crédito a los interesados.

2.- Cuestionario Informativo

Exposición y explicación del nuevo formato establecido como cuestionario informativo, donde se puede observar que la diferencia con respecto al anteriormente usado es una segunda parte de cuestiones directas al asistente de crédito y cobranza en la que se pide se otorgue información como que tan viable es el cliente prospecto para considerarlo dentro de la cartera de clientes de la sucursal, VoBo de los días y tiempos de crédito solicitados por el cliente, factilibilidad de los días de revisión, etc.

3.- Suspensiones de crédito

Exposición de las razones por las que un cliente se hace acreedor a una suspensión de crédito, como son: Mora, Falta de embarques (periodo máximo de 6 meses), Cheques devueltos, Presentar dos cheques rebotados en menos de 30 días.

4.- Créditos temporales

Se considera dentro del término de créditos temporales aquellos clientes que están solicitando crédito pero que por falta de algún documento no lograron completar su expediente por lo que se les da un lapso de 8 días y $5,000.00 de crédito en lo que proporcionan a la empresa el documento faltante para continuar con el proceso de su crédito, haciendo constar que no pueden considerarse dentro de estos a los clientes genéricos solo para sacarlos de esta cuenta.

5.- Cambios de domicilio fiscal

Para realizar un cambio de domicilio fiscal el cliente en cuestión deberá presentar ante ACTSA el alta de Hacienda con el cambio, esto dos días antes de comenzar a embarcar.

6.- Envíos de Cartera

Se volvió a proporcionar la página que muestra el Catálogo de Evidencias a Nivel Nacional www.tresguerras.com.mx:8080/finanzas/ además se dio a conocer el reporte “EDC entre periodos“ el cual se puede generar en el sistema y muestra los EDC que no tienen póliza de EDC (EE). Se proporcionó información sobre el reporte CLRE-396 “Talones Cobro al Regreso Pendientes de Recuperar” el cual muestra los talones emitidos en mi plaza que aún no me han regresado para hacer efectivo su cobro (Clientes con Crédito).

7.- Inspecciones de Cobranza

Se impartió información sobre los reportes Pendientes de Regresar y Pendientes de Presentar.

8- Refacturaciones

Se dio a conocer el reporte “Integrado de Talones Documentados por Periodo” el cual indica que talones refacturados siguen activos (con saldo) en sistema para poder ubicarlos y saldarlos a la brevedad posible.

9.- Corrección de datos fiscales de Clientes Genéricos

Se proporcionó el contacto en corporativo que está autorizado para hacer las correcciones de las bases de datos de los clientes genéricos a nivel nacional jtorres@tresguerras.com.mx

10.- Refacturación Global

11.- EDC Pendientes de Corresponder

Se manifestó la importancia de corresponder en tiempo y forma los EDC y se determino la manera en que se va a dar seguimiento para su correspondencia a cada movimiento pendiente, que va desde el rastreo del talón libre, la firma de quien recibió en destino y el aviso a la plaza por parte de corporativo.

12.- Depósitos No Identificados

Se proporciono el contacto de la persona encargada de rastrear los depósitos en corporativo practicantecl@tresguerras.com.mx

13.- Arqueo de Facturas

Se informó la necesidad de arribar los viajes e ingresar las facturas antes de comenzar el arqueo, liquidar las EAD, aplicar la cobranza pendiente y haber elaborado, recepcionado y subido a póliza los EDC del día; esto con el fin de tener la menor cantidad de información obsoleta y/o que mal informe el reporte obtenido.

14.- Reporte AJRE-33

Se debe generar el reporte Diferencias Físico – Módulo (ajre-33) y mandárselo a Ignacio Sánchez para pasar los datos de este reporte al faltante de arqueo de facturas (Aclaraciones).

15.- QUO´S

Se definen como indicadores de medición del proceso de servicio.

16.- Indicador 18 (Estado 52)

Retorno de acuses de recibo, es el tiempo que tardamos en elaborar un EDC a otras sucursales, su medición es local, tenemos 24 horas para elaborar el EDC y póliza de “X” talón a partir de la hora en que se dé de baja en bodega, la hora preferente para realizar el EDC son las 13:00 hrs del día siguiente al haber realizado la baja del talón. La plaza de S.L.P. tiene un cumplimiento de 94% de efectividad, ubicado en el 5° lugar a nivel nacional de un porcentaje máximo de 96%

17.- Indicador 19 (Estado 53)

Recobro de acuses de recibo, es el tiempo que tardemos en recepcionar los EDC, tenemos 24 hrs para realizar la operación a partir de que se ingresa a bodega el libre que incluye los EDC. Es un indicador global. En S.L.P. tenemos el 3er lugar en la tabla nacional en este indicador con un 69% de 79% como tope máximo de cumplimento.

18.- Indicador 20 (Estado 54)

Presentación d acuses de recibo, mide el tiempo de la elaboración de un talón (embarque de la mercancía) a la realización de la póliza de presentación de la factura al cliente, es un indicador global. En la plaza de S.L.P. ocupamos el 8° lugar a nivel nacional con un 41% de cumplimiento en relación al tope máximo de 60%

Estos indicadores se pueden consultar en la página de TRESGUERRAS www.tresguerras.com.mx:8080/intranet/SGC/

En relación a los talones embarcados como COBRO AL REGRESO, que sean de clientes con CREDITO y que se queden en la misma plaza documentadora, por razón de que se van a destinos foráneos pero dentro del mismo estado, se debe pedir a sistemas que modifiquen los tiempos, ya que al momento que se documenta comienza a correr el tiempo de la presentación del talón y no se toma en cuenta el día de salida a la ruta foránea, además de la fecha de presentación autorizada por el cliente por lo que regularmente esos talones entran a revisión a destiempo, perjudicando con esto el indicador 20.

19.- CRM

Se demostró la manera en que se puede meter a CRM un talón que va a provocar baja en determinado indicador: a) Atención a clientes b) Desviaciones de embarques c)Crear desviaciones d) Ingresamos talón e) Buscar f) Detalle del problema g) Etapa del proceso h)Tipo del problema i) Descripción j) Guardar

20.- Actualización de Saldos Duplicados y Triplicados

Se detalló el proceso para actualizar los saldos de las facturas que se alteran debido a que en bodega se realizan dos movimientos de baja, motivo por el cual el saldo de los talones tiende a modificarse. I) Cobranza ii)Procesos iii) Actualizar saldo factura igual a importe

21.- Objetivos de Cobranza

Seguimiento oportuno de la cartera

3% como máximo de cartera vencida (LOGRO = INCENTIVO )

2% de incumplimiento como máximo en la presentación a más de 8 días (LOGRO=INCENTIVO)

85% de cumplimiento en el indicador de retorno de acuses de recibo (LOGRO = INCENTIVO)

23 días como máximo en la rotación de cartera

8 días como máximo en la presentación de facturas de los clientes genéricos

Eliminar de la cartera a los clientes con créditos inferiores a los $2,000.00

*Los reportes del ranking se sacan en corporativo los viernes antes de las 5:00 pm y los días 1ero de cada mes.

22.- Borrar acuses de recibo de una factura

Este movimiento se puede realizar tanto con el módulo de gerencia como con el del supervisor de bodega y su finalidad es eliminar del reporte de bodega los talones que no se están entregando completa o parcialmente a cobranza pero que por el solo hecho de haberse dado de baja como original firmado o cobro al regreso ya están afectando en antigüedad al mencionado departamento aunque este no los tenga en físico para poder realizar el movimiento oportuno del mismo a su destino o presentación local, al realizar esta corrección se retrocede en el proceso regresando el cargo a bodega para la recuperación de la evidencia requerida, los pasos son: a)Control bodega 2)movimientos 3) Obtención de acuses de recibo 4) Buscar talón 5) D & F5 al mismo tiempo

“EL QUE SE QUEDA PARADO, RETROCEDIO, PUES LOS DEMAS A SU LADO YA AVANZARON…”

L.C.E. Ma. Magdalena Hdz. Alonso

Crédito Y Cobranza

Suc. S.L.P.