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UNIVERSIDAD NACIONAL DE EL SALVADOR
FACULTAD MULTIDISCIPLINARIA ORIENTAL
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICA
“Fondo de Caja Chica”
Asignatura: Contabilidad Financiera II
Catedrático: Lic. Gilberto de Jesús Coreas
Integrantes de Equipo:
Argueta Viera, Enmanuel Alexander
Fernández Hernández, Melanie Jazmín
Mendoza Reyes, Azucena Carolina
Palacios Marquina, Jacinta Johanna
San Miguel, 13 de octubre de 2014
Fabulous Shop S.A de C.V
Manual de fondos de caja chica de Fabulous Shop S.A de C.V
Capítulo I: Disposiciones Generales
Justificación
Art. 01 La Sociedad Fabulous Shop S.A de C.V, del municipio y departamento de
La Unión presidida por la Junta Directiva junto con el o los Funcionarios
responsables de la Dirección y Administración, deben adoptar las medidas
necesarias para el buen funcionamiento de todas las transacciones que realice la
sociedad.
Art. 02 Se creara un fondo fijo de Caja Chica para hacer frente a desembolsos en
efectivo destinados a gatos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las
políticas establecidas por la sociedad.
Objetivo
Art. 03 El presente reglamento tiene por objetivo establecer el marco de operación
y reglamentar los procedimientos internos que rigen las compras con Fondos de
Caja Chica que efectué la sociedad de Fabulous Shop S.A de C.V para desarrollar
las actividades en el ámbito de su competencias, en el orden prescrito y de forma
segura, observando las normas técnicas y procedimientos de control interno
establecidos por la Dirección General de la República.
Base legal
Art.04 Este Reglamento para Compras con Fondos de Caja Chica tiene como
base legal las siguientes Leyes y Reglamentos aplicables en materia de
contrataciones públicas:
Ley de Contrataciones del Estado
Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado
Ley del Impuesto Sobre la Renta
Uso y cumplimiento
Art.06 Este Reglamento es de cumplimiento y uso obligatorio para todos los
funcionarios y personal de la empresa.
Art.07 Estos fondos no podrán utilizarse para desembolsos que excedan los
límites autorizados por la empresa, por lo que habrá de establecerse un mono
máximo acorde a las necesidades, el que en ningún momento tanto su valor como
el de cada desembolso excederá del límite que se determine en el presente
Reglamento emitido para tal efecto.
Art.08 Para fijar el limite se tendrá en cuenta el valor mensual del movimiento de
gastos menores, los reembolsos se efectúan a nombre del o la Responsable del
fondo y cuando este se encuentre agotado en por lo menos el 75% de la cantidad
asignada. Dichos rembolsos deberán estar soportados con la documentación que
evidencien el pago correspondiente, la cual debe ser cancelada al emitirse el
cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda “Pagada”, “Fecha”,
“Número de Cheque” y “Banco”.
Capitulo II: Procedimiento para Compras con Fondos de Caja Chica.
Monto Y Creación Del Fondo De Caja Chica.
Art.09 Considerando que la empresa tiene que responder a la operatividad de
áreas cuya gestión requiere de respuesta rápida y eficaz, se establece que el
fondo de Cja Chica deberá de ser $100.00
Art.10 La junta Directiva mediante una Resolución aprobara en forma escrita el
fondo de Caja Chica y su montón máximo será de $100.00 reembolsables
periódicamente en dependencia de la disponibilidad de fondos de la empresa.
Dicha resolución será enviada a la Dirección Ejecutiva de la empresa para su
debido cumplimiento, y deberá contener lo siguiente:
a) El nombre del Fondo de Caja Chica
b) El monto total en Dólares que integra el fondo
c) El límite máximo permitido para cada compra o gasto
d) La unidad administrativa a la cual se asigna el fondo
e) El Responsable y Custodio del Fondo
Art.11 La sociedad emitirá un cheque a nombre de la personas designada para su
manejo (el Responsable de Caja Chicas), quien deberá firmar un pagare a favor
de la empresa y no podrá delegar su manejo ni custodia, ni podrá tener acceso a
los registros contables relacionados ni podrá aprobar desembolsos de este fondo.
Modificaciones Y Cancelación De Los Fondos De Caja Chica.
Art.12 La Junta Directiva podrá modificar o anular los fondos autorizados en este
manual para Caja Chica de oficio o a solicitud de la Dirección Ejecutiva, teniendo
en cuenta siempre las necesidades e intereses de la sociedad.
Art.13 Modificacion Y Cancelación De Oficio De Fondo De Caja Chica:
Para modificar o cancelar el fondo de Caja Chica de oficio, la Junta Directiva
solicitara un informe a la Dirección Ejecutiva y/o Administrador de la sociedad con
la finalidad de analizar y verificar el uso adecuado del mismo para suplir las
necesidades de la sociedad.
Art.14 Modificacion y cancelación por solicitud:
La Dirección Ejecutiva podrá requerir la modificación o cancelación de Fondos de
Caja Chica a la Junta Directiva por medio de una Carta de Solicitud indicando los
datos generales del Fondo, el montón a modificar o cancelar y las razones de su
solicitud. La Junta Directiva deberá responder a esta solicitud en un periodo no
mayor de 10 dias habiles.
Para autorizar la modificación o cancelación del fondo, la Junta Directiva deberá
emitir una Resolución con su aprobación, ordenando según el caso la asignación o
cancelación de fondos y enviarla a la Dirección Ejecutiva para su debido
cumplimiento, indicando en dicha Resolución lo siguiente:
a) El nombre del Fondo de Caja Chica
b) El monto total en Dólares que integra el fondo
c) El monto en Dólares de la modificación o cancelación del fondo
Manejo De Los Fondos De Caja Chica
Art.15 Autorizacion:
Todo pago de Caja Chica debe de estar debidamente autorizado por el Presidente
de la Junta Directiva de la sociedad, que deberá de pasmar el Visto Bueno (Vo.
Bo.) Al documento que soporta y justifica el gasto efectuado, además del
autorizado en los recibos de egresos de Caja Chica o en su efecto la persona que
designe la Junta Directiva.
Art.16 Límite De Pago:
El límite máximo que se pagara el efectivo será hasta por el 10% del total del
fondo asignado, equivalente da 10 dólares netos ($10.0), del fondo de Caja Chica,
los valores que se excedan a este montón se tramitaran por medio de cheques
bancarios.se prohíbe el fraccionamiento de pagos o anticipaos para obviar los
procedimientos legales para compras, contratación y pago de bienes, obras y
servicios.
Art.17 Uso De Los Fondos De Caja Chica:
Los fondos de Caja Chica son para sufragar pagos en efectivo destinados a
gastos menores, regulares o corrientes que por su naturaleza o circunstancia,
necesitan atención inmediata.
Art.18 Podrán pagarse con fondos de Caja Chica únicamente compras y servicios
menores que la sociedad requiera como útiles de oficina, accesorios de
reparación, servicios de mantenimiento y reparación, acarreos y envíos, útiles de
limpieza, viáticos y gastos de viaje imprevisto.
Art.19 Los pagos que se realicen con el fondo de Caja Chica deberán estar
soportados con la documentación pertinente y debidamente autorizada (facturas,
recibos, vales, solicitud de viáticos, rendición de cuentas de viáticos).
Art.20 El o la Responsable del fondo fijo exigirá se cumplan las disposiciones
referentes a su manejo, los reembolsos se efectuarán luego de que los
comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte del Administrados o
Dirección Ejecutiva.
Art.21 Prohibición De Uso De Los Fondos De Caja Chica:
No deberá utilizarse los fondos de Caja Chica para:
a) Cambiar cheques
b) Efectuar adelantos de sueldos o préstamos a los funcionarios y empleados
c) Pagos y/o adelantos de vacaciones y horas extraordinarias
d) Pagos de beneficios sociales
e) Pagos de servicios básicos y compras programadas mayores de diez
dólares netos combustibles y llantas
f) Pagos con comprobantes no autorizados.
Art.22 Al entregarse un monto para comprar y/o gastos sujetos a rendiciones de
cuentas, deberá soportarse con un Vale Provisional de Caja Chica, siendo el plazo
máximo para la rendición de cuentas un día (24 horas).
Custodia: Responsable Del Fondo Fijo.
Art.23 La Junta Directiva nombrara a un funcionario idóneo para la administración
de la Caja Chica, función que será adicional a las que ya tenga en el Manual de
Funciones el empleado seleccionado.
Art.24 El o la Responsable del fondo fijo deberá ser un empleado o empleada
independiente del cajero general y de otros empleados que efectúen o participen
directa o indirectamente en labores de registros contables u otras funciones
financieras. La independencia de este empleado es necesaria para evitar
confusiones en la utilización del fondo. Los deberes y obligaciones del
Responsables del fondo deberán estar claramente definidas por escrito y
agregadas a sus funciones normales.
Bajo ninguna circunstancia el Responsable del Fondo de Caja Chica podrá
delegar la custodia del mismo a otra persona.
Art.25 Delegación Temporal De Responsabilidad Del Fondo De Caja Chica:
En ausencia temporal no mayor a 15 dias del Responsable del Fondo de Caja
Chica, la Dirección Ejecutiva debe designar al funcionario que asumirá
temporalmente la responsabilidad del mismo, previo arqueo y recepción del
Fondo, que debe realizarse en presencia del Responsable de Contabilidad y/o
Administrador. De este traslado deberá elaborarse acta donde se plasmara la
situación y documentación encontrada.
Art.26 Los Fondos de Caja Chica deberán ser manejados solamente por
empleados que permanezcan fijos para que puedan cumplir con las normas del
control interno establecidas y dar así una respuesta oportuna a los solicitantes de
los fondos.
Art.27 Este fondo no debe ser manejado por las personas que autorizan los
egresos ni por funcionarios que autorizan el libramiento de cheques, ni por
funcionarios con cargos de responsabilidad y autoridad por ser incompatibles con
sus funciones.
Art.28 Entrega Del Fondo De Caja Chica Al Responsable:
La dirección Ejecutiva debe hacer entrega oficial de los fondos al Responsable del
Fondo de Caja Chica, junto con una copia de la Resolución de la Junta Directiva
que crea el Fondo y una copia del presente Manual. El Responsable del Fondo de
Caja Chica debe firmar un recio oficial al recibir los fondos y documentos
mencionados por primera vez.
Art.29 Resguardo De Los Fondos De Caja Chica:
El dinero que integra el Fondo de Caja Chica y los documentos que respaldan sus
operaciones, deben permanecer resguardados bajo llave, de manera ordenada y
en un lugar seguro, a fin de evitar cualquier extravió o irregularidad. Diariamente el
Responsable del Fondo de Caja Chica debe hacer un arqueo para determinar su
saldo al final de cada día, sin perjuicio de los arqueos que de manera
independiente puedan realizar los funcionarios autorizados y la Dirección
Ejecutiva.
Registro Y Control Del Manejo De Los Fondos.
Art.30 Registro:
Se dispondrá de un libro foliado (paginas numeradas) para evitar desprendimiento
y futuras correcciones que hagan dudosos los registros. Este libro deberá en su
inicio contar con un acta de apertura con el sello y firma del Presidente de la Junta
Directiva, indicando cuantos folios tiene el libro en el uso del mismo, y sellada
cada página.
Art.31 Los Ingresos Y Egresos:
Se deberán anotar en el Libro de Caja Chica conforme a los datos que en él se
pidan, operando cada vez las columnas de salida/saldo y los ingresos
entrada/saldo.
Art.32 El Libro de Caja Chica deberá de tener los siguientes encabezados o
columnas:
Fecha: Fecha dela factura o recibo o ingreso del fondo.
Detalle: Se anotara número de factura o recibo, o número de cheque cuando es
ingreso.
Beneficiario: Aquí se registrara el nombre de la persona o proveedor que
recepcionara los fondos pagados por la sociedad.
Códigos contables: Este espacio se reservara para el registro del código contable
o área a la cual pertenece el gasto.
Conceptos: Se deberá describir el concepto del pago en forma breve y concisa.
Entrada: En esta columna se anotara los ingresos que reciba la Caja Chica, las
devoluciones de dinero pertenecientes al mismo fondo no representaran ingresos
ya que estas no modifican el total asignado a la caja. Por eso se recomienda
utilizar vales provisionales, cuando las compras o montos se desconozcan, el
algunos casos en que se incurra la reversión de una operación se anotara como
ingreso, especificando en el concepto el porqué de dicha operación.
Salida: Se anotaran todas las salidas o pagos que efectué la Caja Chica.
Saldo: Se deberá de operar el saldo anterior menos la salida inmediata para
establecer cada nuevo saldo.
Art.33 El trabajo de todas estas operaciones deberá de efectuarse a tinta de color
negro y sin borrones o manchas.
Art.34 Pasos Para El Manejo De Caja Chica.
1. Apertura de la Caja Chica con fondos de la sociedad para gastos
operativos.
2. Nombramiento del Responsable de caja Chica: Decisión y comunicación
escrita de La Junta Directiva de la sociedad.
3. Solicitud de fondos para la apertura de Caja Chica: Solicitud presentada por
el Administrador y/o la Dirección Ejecutiva al Presidente de la Junta
Directiva.
4. Recepcion y pago de materiales y/o servicios (detalle) cuyo ingreso a la
sociedad esté debidamente soportado: La Dirección Ejecutiva y/o
Administrador autoriza el pago. El Responsable del Fondo de Caja Chica
efectúa el pago y hace el registro correspondiente.
5. Pago de facturas y/o recibos: Autoriza la Dirección Ejecutiva y/o
Administrador y efectúa la emisión el Responsable del Fondo de Caja
Chica.
6. Elaboracion del resumen de comprobantes de gastos de Caja Chica y
solicitud de emisión de Cheque de reembolso: Lo elabora el Responsable
del Fondo de Caja Chica, lo revisa la Dirección Ejecutiva y/o Administrador
y lo autoriza el Presidente de la Junta Directiva
7. Elaboración del comprobante de egreso de Caja Chica: Es el
documento que se emite acompañando facturas o recibos. Autoriza la
Dirección Ejecutiva y/o administrador, lo elabora el Responsable del Fondo
de Caja Chica.
8. El Recibo de Caja Chica, se utiliza únicamente cuando no existe
posibilidad de obtener factura membretada o comercial (nombre y apellidos,
firma Nº DUI y dirección) Autoriza la Dirección Ejecutiva y/o administrador,
lo elabora el Responsable del Fondo de Caja Chica.
9. Elaboración del vale provisional de caja chica. Autoriza la dirección
ejecutiva y admistrador, lo elabora el responsable de caja chica quien da el
seguimiento debido para que se le rinda cuenta a mas tardar 24 horas. No
se emitirá nuevo vale provisional de caja chica a quien tenga pendiente una
rendición de cuentas anterior.
10. Arqueo de Caja Chica. Rutinaria y sorpresivamente lo hace la dirección
ejecutiva y administrador, eventualmente puede arquear cualquier miembro
de la junta directiva también pueden hacer arqueos sorpresivos el auditor o
los auditores externos que autorice la junta directiva con la finalidad de
verificar la integridad de los fondos, su correcto manejo y el cumplimiento
del presente manual, firmando la hoja de arqueo el funcionario que lo haya
realizado y el o la responsable de caja chica. De este documento debe
elaborarse dos copias, las cuales deben distribuirse de la siguiente forma:
Original. Para el o la funcionario que realice el arqueo
1ra. Copia. Para el responsable del fondo de caja chica
2da. Copia. Para el contador
11. Confirmación del saldo de caja chica. Que es un balance mensual
elaborado por el responsable de caja chica, revisado por la dirección
ejecutiva y administrador y aprobado por el presidente de la junta directiva.
12. Todas las entradas y salidas se registraran en el libro diario de caja chica,
anotándose los procesos administrativos, cuantitativa y cualitativamente,
resaltando el objetivo de cada proceso. El libro diario deberá ser registrado
sin borrones, ni enmendaduras, siendo absolutamente prohibido el uso de
corrector liquido para sustituir algún posible error. Los errores que no se
puedan enmendar en caso necesario deberán ser anulados pasando una
raya horizontal sobre el error que denote claramente lo corregido lo cual
deberá de ser debidamente razonado por el responsable del fondo y
autorizado por la dirección ejecutiva y administrador
ANTICIPO A VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA
Art. 35 vale provisional. Todo desembolso sujeto a rendición de cuenta debe
soportarse con un “Vale provisional de caja chica”, el cual deberá de ser aprobado
por la dirección ejecutiva y el administrador o por quien delegue la junta directiva.
El vale provisional solo puede emitirse a funcionarios de la sociedad. Se solicitara
y autorizara la emisión del vale solo cuando se desconozca con exactitud el monto
del gasto a realizar o cuando se trate de anticipo sujeto a rendición de cuenta
posterior, que no obliga o vincula a la sociedad a un compromiso actual o posterior
de efectuar cualquier retención fiscal al proveedor del bien o servicio.
Art. 36 La rendición de cuentas de estos vales provisionales debe efectuarse
diariamente, salvo en casos especiales que por fuerza mayor no se puedan
realizar el mismo dia, se realizaran a mas tardar en un periodo no mayor de un dia
(24 horas) no se deben aceptar rendiciones parciales.
Art. 37 Procedimiento para adelantos, para comprar gastos menores cuyo
monto no pueda determinarse previamente (emisión de vales). La emisión de
vales de adelantos para compras o gastos menores cuyo monto no pueda
determinarse previamente deberá realizarse siguiendo los siguientes pasos.
Paso Unidad\Funcionario Descripción\ Acción
1 Solicitante Presentará al responsable del fondo el requerimiento de dinero, explicando el uso que se le dará
2 Responsable del fondo Preparara un vale provisional de caja chica por la suma solicitada y lo entregara a la persona solicitante para el trámite de la firma autorizada
3 Solicitante Tramitara la firma autorizada ante la dirección ejecutiva o administrador y presentara el vale autorizado al encargado del fondo
4 Responsable del fondo
Entregará el dinero y obtendrá la firma de recibo del solicitante, reteniendo el vale en archivo temporal.
5 Solicitante Realiza las compras o gastos y presentara rendición de cuenta por anticipo recibido a la encargada del fondo. Para ello preparar un detalle que contenga una relación entre la suma recibida y las compras y gastos efectuados, soportado con facturas, recibos, etc., y entregar a la encargada del fondo.
6 Responsable del fondo Recibirá y revisara el detalle de gastos y los soportes entregados por el solicitante. En caso de que los gastos efectuados sean menores a la suma previamente entregada, la encargada del fondo solicitara la diferencia (vuelto)
7 Responsable del fondo Preparara un Comprobante de pago de caja chica (original y copia) por el total de la compra o gasto, adjuntando los documentos soportes
8 Responsable del fondo Solicitará firma de conformidad del solicitante en el comprobante de pago de caja chica y le devolverá el vale provisional de caja chica.
9 Responsable del fondo Sella la documentación soporte y el comprobante de pago de caja chica con la leyenda “PAGADO”. En el comprobante de caja chica deberá especificarse las cuentas a afectar. Cumplido lo anterior, archivara temporalmente el original del comprobante de caja chica y sus soportes, mientras solicita el reembolso del fondo gastado, para lo cual se sigue el procedimiento de solicitud de cheque. Mantendrá un archivo sucesivo de las copias del comprobante de caja chica.
Art. 38 Procedimiento de la rendición de cuenta. Para la rendición de cuenta
sobre un adelanto recibido en efectivo mediante un Vale provisional deberá
seguirse el siguiente procedimiento.
1- Aceptación de la rendición de cuenta. El responsable del fondo de caja
chica solo puede aceptar la rendición de cuentas, si previa revisión y
confrontación del monto y concepto del vale provisional con el monto y
concepto de los recibos originales que respaldan, se verifica que estos son
válidos y coincidentes.
2- Solo si dichos montos son válidos y coincidentes entonces podrá emitir el
correspondiente comprobante de pago de caja chica, requerir que lo afirme
el solicitante que recibió el anticipo lo autorice la dirección ejecutiva o el
administrador para cancelar y devolver al solicitante el vale provisional de
caja chica con el sello “Cancelado” y registrar el desembolso efectuado.
3- Vencimiento del plazo para rendición de cuenta. Si el solicitante que
recibo fondos mediante vale provisional no hace la rendición de cuentas
dentro de un dia (24 horas) hábiles siguientes a su recepción, el
responsable del fondo de caja chica informara a la dirección ejecutiva y
administrador de aquellos adelantos que no han sido rendidos en el plazo
establecidos, quien deberá cargárselo a la persona respectiva lo recibido
mediante vale provisional
4- Razones de fuerza mayor. Cuando por razones de fuerza mayor se haga
imposible la rendición de cuenta en el tiempo establecido, la dirección
ejecutiva y administrador que autorizo el vale provisional no cancelado,
podrá autorizar la ampliación de dicho plazo por el mismo termino. Si
vencido el nuevo plazo no se hace la rendición de cuenta, deberá solicitar el
responsable de caja chica a la dirección ejecutiva y administrador que se
cargue a la persona la suma recibida.
Art. 39 No debe entregarse fondos con vales provisionales cuando el solicitante
tenga otro pendiente de cancelar. Los vales provisionales deberán de ser
regresados al solicitante cuando este rinda cuentas del mismo
Art 40. Los vales provisionales no deben tener borrones ni enmendaduras, deben
de ser claros, especificar fecha, valores en números y letras, concepto del gasto,
nombre y firma de quienes reciban
REEMBOLSOS DE GASTOS
Art 41. Para el reembolso de gastos se seguirán los siguientes pasos.
Paso N*
Unidad\ Funcionario Descripción\ Acción
1 Interesado Presenta a la dirección ejecutiva y administrador las facturas y recibos objeto de reembolso
2 Dirección Ejecutiva Autoriza las facturas objeto de reembolso firmado
3 Interesado Se presenta ante el responsable del fondo y entrega las facturas autorizadas
4 Responsable del fondo
Recibe facturas con la firma de autorizado y prepara comprobante de caja chica y entrega al solicitante la suma de dinero a reembolsar, obteniendo la firma de recibido en el comprobante de pago.
5 Responsable del fondo
Sellara con “PAGADO” el comprobante y sus soportes y obtendrá la firma de la dirección ejecutiva y administrador autorizando en el comprobante
GASTOS O DESEMBOLSOS DEFINITIVOS
Art 42. Todo desembolso definitivo (gasto) deberá ampararse con un comprobante
de pago de caja chica pre numerado el que a su vez estará respaldado por los
documentos que evidencien al pago efectuado tales como facturas y recibos,
además del nombre y la firma de la personal que autoriza el gasto.
Art 43. Los documentos que respaldan el comprobante de pago de caja chica
deben cumplir con los siguientes requisitos.
1- Fecha de erogación
2- Ser claros, legible en nombre y concepto, especificar su valor en número y
letras y no tener borrones, enmendaduras ni alteraciones.
3- Estar a nombre de la sociedad. Las facturas deben ser membretadas y pre
enumeradas en caso que el lugar donde se efectuó la compra no tenga
facturas membretadas se deberá eleaborar un recibo que plasme el valor
con la descripción del gasto efectuado, el nombre y los apellidos de la
persona que recibió el pago y Documento Único de Identidad de igual
manera de la factura comercial.
4- El responsable del fondo debe verificar las operaciones aritméticas de la
factura y recibo que esta cancelado son correctas e imprimirle el sello de
cancelado al liquidar o pagar.
5- El comprobante de egreso de caja chica debe ser elaborado en original y
una copia, mantener una secuencia aritmética y redactado en forma clara,
al anularse alguno de ellos deberá marcarse con el sello de anulado y
archivarse el juego completo para cualquier arqueo de caja o revisión de
auditoria.
CONDICIONES Y RESTRICCIONES
Art 44. Los recibos de caja chica deben ser pre numerados, al anularse alguno de
ellos deberán de marcarse con un sello de anulado y archivarse el juego completo
que fue anulado.
Art 45. Las facturas o recibos soporte de los gastos deberán ser recepcionados
por el responsable de caja sin alteraciones, borrones o enmendaduras que haga
dudoso su origen o validez.
Art 46. Cuando las erogaciones no tengan un destino fijo (compras menores
sujetas a rendición de cuenta, pago de viáticos etc.) se hará un vale provisional.
Para respaldar este documento deberá guardarse igual como si fuera dinero en
efectivo (se anula a la recepción de documento que liquiden dicho valor).
Art 47. Solo se podrá cancelar facturas o recibos por compras o servicios, viáticos
y otros que estén debidamente autorizados por el presidente de la junta directiva,
la dirección ejecutiva o por el administrador de la sociedad.
Art 48. Se entenderá por gastos menores toda compra o pago hasta por el monto
de $10.00 (Diez Dólares Netos). Los gastos mayores de $100.00 se cancelaran
invariablemente por medio de cheques.
ARQUEO
Art 49. Todos los fondos de la sociedad estarán sujetos a comprobaciones físicas
por medio de arqueos periódicos y sorpresivos.
Art 50. Se efectuaran arqueos semanales para el control de los fondos y
determinar si se están utilizando correctamente, sin detrimento de los arqueos
diarios sorpresivos que facultativamente podrán realizar por los funcionarios
autorizados para ello.
Art 51. Los sobrantes de los arqueos serán incorporados mediante autorización
escrita de la dirección ejecutiva y del administrador, quien emitirá un recibo oficial
de caja.
Art 52. Los faltantes deberán ser cancelados por el responsable de caja chica,
justificando por escrito a la dirección ejecutiva y el administrador la posible causa
del faltante para la aplicación de medidad correctivas.
Art 53. Como norma fundamental no es aceptable ni los sobrantes ni los faltantes
ya que esto es indicio de que el manejo de los fondos no se está haciendo
adecuadamente.
Art 54. Se efectuara arqueos mensuales para hacer cortes correspondiente a
cada periodo mensual, pero también se harán arqueos de caja en cualquier
momento que la dirección ejecutiva y el administrador o la junta directiva de la
sociedad lo considere conveniente.
REEMBOLSO DEL FONDO
Art 55. El responsable del fondo deberá solicitar el reembolso de caja chica
cuando los fondos hayan sido gastados hasta por el 75% del monto inicial,
debiendo procurar que por ningún motivo se agoten los fondos y con esto se
paralicen las operaciones normales de la sociedad. El restante 25% de los fondos
de caja chica servirá para cubrir gastos durante el periodo de trámite de la
elaboración del nuevo desembolso.
Art 56. Al final de cada mes se reembolsaran los gastos que se hayan realizado
en esa fecha, para que dichos gastos desembolsados se contabilicen en el mes
que se efectuaron. Se tramitara un máximo de tres reembolsos de fondo por mes
calendario.
Art 57. Procedimiento interno de reembolso al fondo de caja chica. Las
solicitudes de reembolsos al fondo de caja chica se deben realizar mediante el
siguiente procedimiento interno de reembolso al fondo de caja chica.
1- Solicitud de reembolso al fondo de caja chica. El responsable del fondo
de caja chica, debe verificar diario el monto del fondo original asignado para
evitar la escases innecesaria y cuando el monto se agote en un setenta y
cinco (75%) debe completar el formato “Solicitud de reembolso” y
presentarlo para su revisión ante el responsable de contabilidad.
2- Revisión de la solicitud de reembolso. La solicitud de reembolso debe
ser revisada y confrontad
Por el responsable de contabilidad, con el detalle de desembolso y la
documentación original que evidencie el pago correspondiente. Y
posteriormente deberá ser remitida a la dirección ejecutiva o al
administrador, quien al aprobarla plasmara su Visto bueno.
3- Una vez aprobada por la dirección ejecutiva o por el administrador, la
rendición de cuentas y la solicitud de reembolso, deben ser enviadas para
su trámite de pago al presidente de la junta directiva de la sociedad
4- Emisión del cheque de reembolso. El cheque de reembolso de fondos de
caja chica debe ser emitido contra recepción de todos los documentos
soportes, a favor del responsable del fondo de caja chica y a quien
únicamente debe entregarse, quien lo debe recibir y hacer efectivo.
5- Al emitirse el cheque de reembolso, toda la documentación de respaldo
debe ser marcada, mediante un sello que contenga la leyenda. “Pagado,
fecha, numero de cheque y banco” para impedir una nueva presentación
para su cobro.
PAPELERIA
Art.58 Para la administración, control y manejo de los fondos de Caja Chica se
utilizaran la papelería consistente en los formatos siguientes que se presentan
anexos a este reglamento y que serán parte integral del mismo:
1. SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA – Formato No. C.CH 01
2. VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA – Formato No. C.CH02
3. CONFIRMACION DE SALDO DE CAJA CHICA – Formato No. C.CH 03
4. RECIBO ESPECIAL PARA COMPROBAR GASTOS (únicamente cuando
no existe la posibilidad de obtener factura legal) – Formato: C.CH.04
5. Formato de ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA – C.CH. 05
6. Formato ANEXO ARQUEO DE CAJA CHICA – Formato: C. CH. 06
ACUERDO DE LA JUNTA DIRECTIVA
Art. 59. La Junta Directiva en uso de las facultades que le confieren los Estatutos:
ACUERDA:
1. Aprobar el presente Manual para el Manejo del Fondo Fijo de Caja Chica de la
sociedad Fabulous Shop S.A de C.V
2. Este Manual es de validez indefinida.
3. Los preceptos del Presente Manual será revisados al término de 6 meses a
partir de su aprobación para que mediante Acuerdo de la Junta Directiva se
apruebe su contenido definitivo.
4. Este Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de la
sociedad y para todos los proveedores de bienes y servicios que estén
contemplados a ser pagados en el presente Manual.
5. El presente Manual pasa a ser parte integral del Manual de Normas y
Procedimientos de Control Interno de la sociedad.
Dado en el despacho de la Junta Directiva de Fabulous Shop S.A de C.V a los 28
días del mes de agosto del año dos mil catorce.
_______________________
Lic. Azucena Mendoza
Presidenta Junta Directiva
Fabulous Shop S.A de C.V
Fabulous Shop S.A de C.V
SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA CHICA No.:________
DEL ____________ AL __________ de ____________ de 20_____
Señora: _______________________________________________
Presidenta Junta Directiva
Por este medio le solicito autorizar el reembolso de fondos de Caja Chica hasta
por un monto de
$:________________________________________________________________
__________________________________________________________________
_____________________________
(_____________),
Fecha Comprobante No.
Factura No.
Concepto del gasto
Valor Bruto Valor Neto
Subtotales
Fabulous Shop S.A de C.V
VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA
Fecha: ___________________ No._______
$_______________
YO, _______________________________________________________________________________ POR ESTE MEDIO HAGO CONSTAR QUE ESTOY RECIBIENDO LA SUMA DE ________________________________________________________________________________ EN CONCEPTO DE ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ SUJETO A RENDICION DE CUENTAS (a más tardar un día)
Autorizado por: Recibí
conforme Director Ejecutivo
DUI.
CONFIRMACION DE SALDOS DE CAJA CHICA
(BALANCE PARA CADA MES)
FONDOS RECIBIDOS VALORES EN DOLARES US
GASTOS EFECTUADOS
SALDO AL ____________________
VALOR EN LETRAS:
ESTRUCTURA DEL SALDO VALORES EN DOLARES US
EFECTIVO
DOCUMENTOS
VALES:
SALDO AL ______________
VALOR EN LETRAS:
____________________________
_______________________
RESPONSABLE DEL FONDO Fecha
FIRMA
Formato C.CH No. 03
RECIBO ESPECIAL PARA COMPROBAR GASTOS
(Únicamente cuando no existe la posibilidad de obtener factura legal)
Recibo de Fabulous Shop S.A de C.V La cantidad de $:_________________________________________________________________ Valor en letras (_________________________________________________________________) En concepto de: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
________________________ Fecha
______________________
Recibí conforme
Formato C. CH No.0
ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA No.:__
FECHA: _____________________, HORA: _____________________
A- EFECTIVO EN DOLARES US
Valor Nominal Cantidad Valor
Billetes
100
50
20
10
5
1
Monedas
1
0.25
0.10
0.05
0.01
TOTAL
ANEXO ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA No.__
FECHA: ___________________, HORA: ___________________
B- COMPROBANTES DE EGRESOS DE CAJA CHICA $
__________________
Fecha COMPROBANTE No.
FACTURA No.
CONCEPTO DEL
GASTO
VALOR BRUTO
VALOR NETO
Total
Entregue conforme: Recibí conforme
__________________________
__________________________
_____
Responsable del Arqueo Responsable de Caja Chica
C- VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA
Fecha Vale N° Beneficiario Concepto Valor Bruto
Total
VALOR DEL ARQUEO (A+B+C) $___________________________
VALOR DEL FONDO ASIGNADO $__________________________
DIFERENCIA $____________________________________
RECIBOS SIN UTILIZAR DEL No. _________________ AL
No.________________________
Declaro que los fondos y valores arriba detallados por el monto de
$______________________
(_________________________________________________________________
_____________)
Representan la totalidad de los valores en mi poder y que son propiedad de
Fabulous Shop S.A de C.V, los cuales fueron contados en mi presencia y devuelvo
a mi entera satisfacción.
Entregue conforme:
______________________________
Responsable del Arqueo.
Recibí conforme:
______________________________
Responsable de Caja Chica.
Formato C. CH No.05
TRANSACCIONES RELATIVAS AL USO DE CAJA CHICA
A. Apertura de fondo de Caja Chica:
1. El 1 de octubre se apertura el fondo de Caja Chica por valor de $100.00 a
cargo de la señora Melanie Fernández, para lo cual se emite un cheque del
banco Agrícola S.A.
B. Transacciones con contribuyentes:
2. El 5 de octubre se compra 5 resmas de papel bond a “Librería La Princesa”
por valor de $3.00 c/u.
3. El 7 de octubre se compran 3 escobas a “Ferretería El Baratillo” por valor
de $1.50 c/u y 2 trapeadores por $1.00 c/u.
4. El 19 de octubre se cancela servicio de reparación de equipo de oficina al
Sr. Félix El Reparador por valor de $15.00, según CCF. N° A-00213.
5. El 21 de octubre se compra una caja de bolígrafos a “Librería La Princesa”
para la oficina por valor de $2.50.
6. El 21 de octubre se compran 3 garrafones de agua a “Agua Las Perlitas”
por valor de $2.00 c/u.
C. Transacciones con no contribuyentes:
7. El 23 de octubre se cancela al señor German Martínez por el servicio de
podar el césped del parqueo por valor de $15.00
8. El 25 de octubre se paga al empleado de la empresa Rodrigo Álvarez en
concepto de transporte para viajar a San Salvador por valor de $12.00.
9. El 27 de octubre se paga al señor Francisco Flores (fontanero) la
reparación del servicio sanitario de la oficina por valor de $20.00
D. Reintegro de Fondo de Caja Chica.
10. El 31 de octubre la Señorita Melanie Fernández elabora el reporte de los
vales efectuados durante el mes con el fondo de caja chica y tramita su
reposición o reintegro. El reporte es autorizado, emitiéndose un cheque del
banco Agrícola, S.A.
CHEQUE EMITIDO POR CREACIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA
- Transacción 1:
BANCO AGRICOLA, S.A. DE C.V. Cuenta N°: 123-456-1234567890
Cheque N°: A-000261
FECHA: 1 de octubre de 2014 Por valor de: US$ 100.00
PÁGUESE A LA ORDEN DE: Melanie Fernández LA SUMA DE: Cien Dólares 00/100
FIRMA:___________
EL SALVADOR, C.A.
DOCUMENTOS QUE CONSTANTAN EROGACIONES DE FONDO DE CAJA
CHICA
- Transacción 2:
“LIBRERÍA LA PRINCESA” Librería La Princesa, S.A. de C.V. Fecha:______________________ Venta de materiales didácticos Cliente:_____________________ NIT o DUI:___________________ 1° calle oriente, Barrio El Centro Dirección:___________________ Contiguo a Alcaldía Municipal La Unión Tel: 2604-1581
Cant.
Descripción
Precio Unitario
Ventas Exentas
Ventas Afectas
Total
5 Resmas de papel bond $3.00 $15.00
Cantidad: Quince dólares 00/100
Sumas
Subtotal $15.00
Venta no sujeta
Venta exenta
Total $15.00
Cancelado:
FACTURA
N°: 0023
Registro N°: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
PAGADO CON CAJA CHICA NO°: 001
FECHA: 05/10/14
- Transacción 3:
“FERRETERÍA EL BARATILLO” Venta de materiales de construcción Fecha:______________________ Cliente:_____________________ NIT o DUI:___________________ 3° calle oriente, Barrio El Centro Dirección:___________________ Contiguo a Delegación PNC Tel: 2604-3212
Cant.
Descripción
Precio Unitario
Ventas Exentas
Ventas Afectas
Total
3 Escobas $1.50 $4.50
2 Trapeadores $1.00 $2.00
Cantidad: Seis dólares 50/100
Sumas
Subtotal $6.50
Venta no sujeta
Venta exenta
Total $6.50
Cancelado:
FACTURA
N°: 0023
Registro N°: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
PAGADO CON CAJA CHICA NO°: 001
FECHA: 07/10/14
Transacción 4:
“Puedo Repararlo, S.A.” Sr. Félix El Reparador Fecha:______________________ Servicios técnicos de reparación Cliente:_____________________ De aparatos electrónicos NIT o DUI:___________________ 2° calle oriente, Barrio El Centro Dirección:___________________ Contiguo a Centro de Gobierno Tel: 2604-1020
Cant.
Descripción
Precio Unitario
Ventas Exentas
Ventas Afectas
Total
1 Servicio de reparación de PC $15.00 $15.00
Cantidad: Veinticinco dólares 00/100
Sumas
Subtotal $13.27
13% IVA $1.73
Venta exenta
Total $15.00
Cancelado:
Comprobante de Crédito Fiscal
N°: 0023
Registro N°: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
PAGADO CON CAJA CHICA NO°: 001
FECHA: 19/10/14
Transacción 5:
“LIBRERÍA LA PRINCESA” Librería La Princesa, S.A. de C.V. Fecha:______________________ Venta de materiales didácticos Cliente:_____________________ NIT o DUI:___________________ 1° calle oriente, Barrio El Centro Dirección:___________________ Contiguo a Alcaldía Municipal La Unión Tel: 2604-1581
Cant.
Descripción
Precio Unitario
Ventas Exentas
Ventas Afectas
Total
1 Caja de bolígrafos $2.50 $2.50
Cantidad: Dos dólares 50/100
Sumas
Subtotal $2.50
Venta no sujeta
Venta exenta
Total $2.50
Cancelado:
FACTURA
N°: 0023
Registro N°: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
PAGADO CON CAJA CHICA NO°: 001
FECHA: 21/10/14
Transacción 6:
“AGUA LAS PERLITAS” Fecha:______________________ Venta de agua envasada Cliente:_____________________ NIT o DUI:___________________ 1° calle oriente, Barrio El Centro Dirección:___________________ Contiguo a Alcaldía Municipal La Unión Tel: 2604-1581
Cant.
Descripción
Precio Unitario
Ventas Exentas
Ventas Afectas
Total
3 Garrafones de agua $2.00 $6.00
Cantidad: Seis dólares 00/100
Sumas
Subtotal $6.00
Venta no sujeta
Venta exenta
Total $6.00
Cancelado:
FACTURA
N°: 0023
Registro N°: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
PAGADO CON CAJA CHICA NO°: 001
FECHA: 21/10/14
Transacción 7:
Transacción 8:
VALE DE CAJA CHICA
N°: 001
Fecha: 23 de octubre de 2014
Por valor de: $15.00
En Concepto de: Pago al sr. German Martínez por podar el césped del parqueo
Nombre del solicitante: Angélica Guevara
_______________ __________________
Autorizado Recibido
( Melanie Fernández ) ( Angélica Guevara )
VALE DE CAJA CHICA
N°: 002
Fecha: 25 de octubre de 2014
Por valor de: $10.00
En Concepto de: Pago al empleado Rodrigo Álvarez de transporte para viajar a S.S.
Nombre del solicitante: Rodrigo Álvarez
_______________ __________________
Autorizado Recibido
(Melanie Fernández) (Rodrigo Álvarez)
Transacción 9:
VALE DE CAJA CHICA
N°: 003
Fecha: 27 de octubre de 2014
Por valor de: $20.00
En Concepto de: Pago al Sr. Francisco Flores por reparar servicio sanitario
Nombre del solicitante: Marina Acosta
_______________ __________________
Autorizado Recibido
(Melanie Fernández) (Marina Acosta)
SOLICITU DE REPOSICIÓN DE FONDO DE CAJA CHICA
Estimada Johanna Palacios, Gerente General de Fabulous Shop S.A., por este
medio le saludo cordialmente y, al mismo tiempo le informo que el fondo de caja
chica que fue autorizado y aprobado el primero de octubre del corriente año de
cien dólares 00/100, está próximo a agotarse, por lo cual le solicito la autorización
para el reintegro del mismo.
A continuación le brindo un informe detallado de todas las transacciones
realizadas con este fondo, al igual que el dato del valor a reponer:
DETALLE DE TRANSACCIONES CON FONDO DE CAJA CHICA
FECHA DE PRESENTACIÓN: 31 de octubre de 2014
Vale Factura Concepto Proveedor Importe Total partida
0023 Compra de papel bond La Princesa, S.A $13.27 $15.00
00124 Compra de escobas y trapeadores El Baratillo $5.75 $6.50
Reparación de PC Félix El Reparador $13.27 $15.00
00234 Compra de caja de bolígrafos La Princesa $2.21 $2.50
00543 Compra de garrafones de agua Las Perlitas $5.31 $6.00
001 Pago por podar césped German Martínez $15.00 $15.00
002 Transporte para viaje Rodrigo Álvarez $10.00 $10.00
003 Reparación de servicio sanitario Francisco Flores $20.00 $20.00
Total a reponer: $90.00
Autorizó Aprobó ___________________ _____________________ Johanna Palacios Azucena Mendoza
Responsable de Fondo de Caja Chica
___________________________ Melanie Fernández
CHEQUE POR REINTEGRO DE FONDO DE CAJA CHICA
BANCO AGRICOLA, S.A. DE C.V. Cuenta N°: 123-456-1234567890
Cheque N°: A-000271
FECHA: 31 de octubre de 2014 Por valor de: US$ 90.00
PÁGUESE A LA ORDEN DE: Melanie Fernández LA SUMA DE: Noventa Dólares 00/100
FIRMA:___________
EL SALVADOR, C.A.
REGISTRO CONTABLE DE OPERACIONES CON FONDO DE CAJA CHICA
Fecha Descripción Parcial Debe Haber
01/10/14 Partida N° 1 Efectivo y Equivalentes Efectivo en caja Caja chica
Efectivo y Equivalentes Efectivo en bancos Banco Agrícola
Por apertura de fondo de caja chica Partida N° 2
Impuestos por recuperar Crédito Fiscal IVA Pagos por Anticipado Papelería y útiles Gastos de Administración Escobas y trapeadores Agua embotellada Mantenimiento Otros gastos
Efectivo y Equivalentes Efectivo en bancos
Por reintegro al fondo de caja chica correspondiente al mes de octubre
$5.75 $5.31 $13.27 $45.00
$100.00 $5.18 $15.48 $69.34
$100.00 $90.00