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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

Páginas: 1 de48

Fecha: 30/10/02

Procedimiento: “RECEPCIÓN DE INGRESOS”

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos metodológicos para la Recepción del Ingreso por

la Caja Principal de la Universidad Simón Bolívar. Éste constituye un

instrumento idóneo para suministrar información para el manejo y control de

los procedimientos involucrados en la Recepción de Ingresos, generado por

las distintas Unidades Administrativas de la Universidad Simón Bolívar y por

los distintos servicios académicos que ésta presta.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

- Departamento de Tesorería.

§ Sección de Caja.

§ Sección de Cuentas por Cobrar.

- Dirección de Admisión y Control de Estudios (D.A.C.E) (Caja Sucursal).

- Biblioteca (Caja Sucursal).

- Unidades Generadoras de Ingresos.

DOCUMENTOS UTILIZADOS

- Ticket de Caja.

- Depósito Bancario.

- Solicitud de Transferencia al Banco.

- Comprobante de Servicios.

- Autorización (Solicitud de Ticket).

- Factura (Cuentas por Cobrar).





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FORMULARIOS UTILIZADOS

- “Recibo de Pago” (Ingreso de las Unidades) Forma 405-01.

- “Relación de Tickets de Comedor” Forma 405-02.

- “Sobrante de Caja” Forma 405-03.

- “Entrega de Valija” Forma 405-04.

- “Arqueo Diario de Caja” Forma 405-05.

REPORTES GENERADOS

- Reporte “Diario de Cobros”.

- Reporte “Diario de Ingresos de Contado”.

- Reporte “Cierre de Caja”.

- Reporte “Diario de Gastos Reembolsables”.

- Reporte “Diario de Otros Ingresos de Contado”.

- Reporte de “Ingresos”.





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NORMAS

1. Los ingresos de la Universidad Simón Bolívar comprenden los siguientes

conceptos:

• Aportes del Ejecutivo.

• Aranceles de Pregrado.

• Aranceles de Postgrado.

• Arrendamientos.

• Actividades Deportivas.

• Actividades Culturales.

• Actividades Recreativas.

• Servicios de Transporte.

• Servicios de Comedor.

• Donaciones en Efectivo.

• Donaciones en Mobiliario y Equipo.

• Donaciones en Obras.

• Cualquier otro concepto que genere beneficios a la USB.

2. El presupuesto anual de ingreso deberá incluir una estimación de los ingresos

generados por las diferentes Unidades, especificando el concepto del ingreso.

3. Las Unidades recibirán un porcentaje de los beneficios obtenidos por los ingresos

generados. Para ello se establecerá una tabla de Ingresos - Costos Directos –

Gastos.

4. En el caso de los ingresos recurrentes, se determinará el beneficio anualmente y

se revisará cada trimestre, comparando el beneficio real con el estimado.





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5. En el caso de los ingresos no recurrentes, se determinará el beneficio para cada

ingreso que se genere.

6. Los ingresos no estimados en el presupuesto anual, deberán incluirse a través del

procedimiento de reformulación presupuestaria. En consecuencia las Unidades

Generadoras deberán informarlo inmediatamente a la Oficina de Presupuesto y al

Departamento de Contabilidad.

7. Todos los ingresos por cualquier actividad o circunstancia que reciba la

Universidad Simón Bolívar, deberán ser enterados en la Caja Principal del

Departamento de Tesorería o en las Cajas Sucursales (ubicadas en áreas

distintas a la Caja Central).

8. El Cajero podrá recibir los ingresos en efectivo, cheques no endosables

conformables, tarjetas de débito, depósitos bancarios y documentos de

transferencia directa en el banco.

9. Los Pagadores podrán efectuar directamente el depósito en el banco únicamente

en efectivo o cheque de gerencia.

10. El Cajero recibirá el documento de transferencia sellado y firmado por el banco en

señal de recepción, únicamente en los casos de cancelación de Cuentas por

Cobrar.





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11. Las Cajas Sucursales recibirán pagos en efectivo menores a cincuenta mil

bolívares (Bs. 50.000,00).

12. Los Depósitos de los Ingresos deberán efectuarse de acuerdo al concepto, en las

cuentas de postgrado, pregrado y otros ingresos.

13. Los Depósitos de Postgrado y Pregrado deberán tener identificados el nombre del

estudiante y número de carnet en el espacio del depositante.

14. Todas las Cajas Sucursales deberán reportarle al Administrador de Caja.

15. El Departamento de Tesorería registrará diariamente en el Sistema Financiero,

todos los ingresos percibidos por la Caja Principal y las diferentes Cajas

Sucursales de la Universidad Simón Bolívar.

16. El Administrador de Caja, suministrará los cheques devueltos a la Sección de

Cuentas por Cobrar para ser registrados en el Libro Auxiliar de Cuentas por

Cobrar y entregados a la Unidad Generadora del ingreso para su cobro

inmediato.

17. La Unidad Generadora del ingreso no culminará la prestación del servicio hasta

tanto reciba el cobro del cheque y los gastos bancarios correspondientes.

18. Las Cajas deberán tener un Fondo Fijo, el cual podrá ser modificado con

autorización del Jefe del Departamento de Tesorería y previa comunicación al

Departamento de Contabilidad.





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19. Las Unidades no podrán recibir ningún tipo de ingresos en las cuentas corrientes

que administran. Únicamente podrán recibir las transferencias de la Tesorería

Principal.

20. Las Unidades Generadoras de Ingreso deberán emitir el documento que respalde

la entrada del efectivo, para ser enterado en la Caja Principal con el efectivo

correspondiente.

21. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos

al Control Posterior de la Unidad de Auditoría Interna y al Control Previo

por parte de las Unidades Involucradas.

22. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento,

asignar a la persona encargada de realizar el Control Previo

correspondiente a su Unidad.





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PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE INGRESOS POR CAJA SUCURSAL

RESPONSABLE ACCIÓN

1. Se dirige a Caja Sucursal para la cancelación

de arancel o multa.

2. Recibe del pagador el efectivo o comprobante

del depósito bancario.

3. Registra en el sistema el concepto de la

entrada del efectivo por Ingresos de Contado y

toda la información correspondiente.

4. Emite Ticket de Caja en original y dos copias

con el concepto del ingreso a través del

sistema.

5. Sella original y copias del Ticket de Caja,

entrega original y primera copia al pagador y

archiva segunda copia.

6. Al final del día realiza cierre de caja.

7. Cuenta el efectivo (billetes y monedas) y los

depósitos recibidos.

Pagador

Cajero





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RESPONSABLE ACCIÓN

8. Registra información en el formato “Arqueo

Diario de Caja” (Forma 405-05) en original y

copia.

9. Genera Reporte “Diario de Ingresos de

Contado” y de “Cierre de Caja”, le anexa la

segunda copia de los Tickets de Caja y

depósitos recibidos.

10. Realiza cuadre de caja con el “Arqueo Diario

de Caja”, el Reporte “Diario de Ingresos de

Contado”, segunda copia de los Tickets de

Caja y el Reporte de “Cierre de Caja”.

11. Guarda documentos y efectivo en valija

(sellada). Llena forma 405-04 “Entrega de

Valija”.

12. El mismo día entrega la valija al Administrador

de Caja, con el formato “Entrega de Valija”

como constancia de su recepción.

13. Recibe valija y la forma “Entrega de Valija”.

Devuelve copia de la forma “Entrega de Valija”

firmada y guarda valija sellada.

Cajero

Administrador de Caja





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RESPONSABLE ACCIÓN

14. El día hábil siguiente a primera hora de la

mañana, abre valija en presencia del cajero

responsable de la Caja Sucursal y procede a

contar el efectivo.

15. Verifica el efectivo contra lo registrado en el

formulario “Arqueo Diario de Caja”. En caso

que no cuadre, revisa si es faltante o sobrante:

- Faltante de efectivo: Solicita reposición del

monto faltante al cajero responsable y

cuadra caja.

- Sobrante: Elabora formato “Sobrante de

Caja” forma 405-03 y cuadra caja.

16. Si los montos cuadran firma formato de

“Arqueo Diario de Caja” en constancia de

revisión.

17. Continúa con el procedimiento de “Recepción

de Ingresos”, paso 12.






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PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE INGRESOS

RESPONSABLE ACCIÓN

1. Se dirige a la Sección de Caja, para realizar la

cancelación de Arancel o Multa, Cuenta por

Cobrar, Gastos Reembolsables o enterar todo

ingreso percibido por cualquier Unidad

Administrativa de la Universidad Simón Bolívar.

2. Recibe del Pagador efectivo (billetes y

monedas), cheque, nota de crédito, documento

de transferencia, comprobante de depósito

bancario, de acuerdo a la forma de pago.

3. En caso de cancelación de una Cuenta por

Cobrar, solicita al Administrador de Cuentas por

Cobrar la factura en original y copia

correspondiente.

4. En caso de recibir ingreso por Gastos

Reembolsables o Ingresos de Contado, solicita

soporte del mismo en original y copia. Sella

original y copia del soporte y entrega original al

Pagador.

Pagador/Unidad Generadora de

Ingresos

Cajero





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RESPONSABLE ACCIÓN

5. Si recibe ingresos obtenidos de las distintas

Unidades, solicita el “Recibo de Pago” (Ingreso

de las Unidades) forma 405-01 o memo que

respalde el ingreso.

6. Registra en el sistema el concepto de la entrada

del ingreso (Ingresos de Contado, Gastos

Reembolsables o Cuentas por Cobrar).

7. Emite a través del sistema el Ticket de Caja en

original y dos copias, con el concepto del

ingreso.

8. Sella el original y las dos copias del Ticket de

Caja. Entrega original y primera copia al

Pagador, mantiene temporalmente la segunda

copia. En caso de Cuentas por Cobrar, sella la

factura como cancelada en original y copia,

entrega original de la factura y original del

Ticket de Caja al Pagador y mantiene primera

copia y segunda copia del Ticket de Caja y

copia de la factura con sello de cancelado.

Cajero





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RESPONSABLE ACCIÓN

9. Al final del día realiza cierre de caja, genera

reporte de “Cierre de Caja” y la “Relación de

Tickets de Comedor” (forma 405-02).

10. Cuenta el efectivo (billetes y monedas),

cheques, los comprobantes de depósitos, notas

de crédito y los compara con la información

contenida en el reporte de “Cierre de Caja”.

11. Entrega al Administrador de Caja el efectivo

(billetes y monedas), cheques, el reporte de

“Cierre de Caja” con los Tickets de Caja

anexos, la “Relación de Tickets de Comedor”,

copia de las facturas, notas de créditos

comprobantes de depósitos, copia de los

“Recibos de Pagos” y otros soportes que

respalden el pago.

12. Recibe documentos y efectivo del Cajero de

la Caja Central y valijas de las Cajas

Sucursales.

Cajero






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RESPONSABLE ACCIÓN

13. Genera a través del sistema los reportes

diarios:

- Reporte “Cierre de Caja”: Un original.

- Reporte “Diario de Ingresos de Contado”: Un

original.

- Reporte “Diario de Cobros”: Un original y una

copia.

- Reporte “Diario de Gastos Reembolsables”:

Un original.

- Reporte “Diario de Otros Ingresos de

Contado” : Un original.

14. Cuenta el efectivo (monedas y billetes),

cheques, los comprobantes de depósitos

(montos), las notas de créditos (montos) y los

concilia con el reporte de “Cierre de Caja” de

cada Cajero. En caso que no cuadre, revisa si

es faltante o sobrante:

- Faltante de efectivo: Solicita reposición del

monto faltante al Cajero responsable y

cuadra caja.

- Sobrante: Elabora formato de “Sobrante de







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RESPONSABLE ACCIÓN

15. Si cuadra anexa copia de los Tickets de Caja

al reporte de “Cierre de Caja” y realiza cuadre

en cantidad.

16. Realiza formato de “Arqueo Diario de Caja” y

cuadra con los totales de los reportes “Diario de

Ingresos de Contado”, “Diario de Cobros”,

“Diario de Otros Ingresos de Contado” y el de

“Diario de Gastos Reembolsables”.

17. Anexa al reporte “Diario de Ingresos de

Contado”, el reporte de “Cierre de Caja” y

segunda copia de los Tickets de Caja.

18. Anexa copia de las facturas al original del

reporte “Diario de Cobros” y la primera copia

del Ticket de Caja a una copia del reporte

“Diario de Cobros” y realiza cuadre en cantidad.

19. Anexa al reporte “Diario de Gastos

Reembolsables” y al reporte “Diario de Otros

Ingresos de Contado”, los soportes

correspondientes que respalden el pago

(Recibo de Pago o comunicación).






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RESPONSABLE ACCIÓN

20. Realizado el cuadre de caja, verifica monto a

ser depositado en las cuentas de pregrado,

postgrado y en la de ingreso.

21. Elabora planilla de depósito bancario por

cada tipo de cuenta, mencionadas en el punto

anterior. Saca una copia de cada depósito como

control.

22. Al día siguiente envía al Registrador:

a) Reporte de “Cierre de Caja” (Original).

b) Reporte “Diario de Cobros” (Original).

c) Reporte “Diario de Ingresos de Contado”

(Original).

d) Reporte “Diario de Gastos

Reembolsables” (Original).

e) Reporte “Diario de Otros Ingresos de

Contado”.

f) Tickets. (Copia).

g) Copia de las facturas.

h) Formato “Arqueo Diario de Caja”.

i) Comprobante de los depósitos bancarios

recibidos.

j) Copia de los depósitos a ser procesados

por el banco. (Ver paso 27).






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RESPONSABLE ACCIÓN

23. Envía al Administrador de Cuentas por Cobrar

la copia del reporte “Diario de Cobros” con

primera copia de los Tickets de Caja anexo. (ver

paso 31).

24. Elabora formato Comprobante de Servicios, en

original y tres (3) copias.

25. Entrega al transporte de valores el duplicado,

triplicado y cuadruplicado del “Comprobante de

Servicios”, las planillas de depósitos, copia del

“Arqueo Diario de Caja”, el efectivo y cheques a

ser depositados.

26. Recibe del transporte de valores los depósitos

procesados y validados en original y los envía al

Registrador. (Ver paso 29).

27. Recibe documentos y registra en el Sistema

Financiero la información presentada en los

reportes diarios, de acuerdo a la partida que

éste afecte. (viene del paso 22).

Registrador (Departamento de

Tesorería)






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RESPONSABLE ACCIÓN

28. Genera Reporte de “Ingresos” y los anexa a

los documentos que soportan el ingreso. Los

archiva temporalmente en espera de los

comprobantes de depósitos originales validados

por el banco.

29. Recibe depósitos procesados y validados en

original y los anexa a los documentos

correspondientes. (viene del paso 26).

30. Envía documentos al Archivo Central de la

Dirección de Finanzas. (Ver paso 34).

31. Recibe copia del Reporte “Diario de Cobros” y

primera copia de los Tickets de Caja (viene del

paso 23).

32. Registra y actualiza el Libro Auxiliar de

Cuentas por Cobrar y archiva Reporte “Diario

de Cobros” y anexa la primera copia de los

Ticket de Caja en la carpeta del cliente

correspondiente para su control por el período

fiscal.

Administrador de Cuentas por Cobrar

Registrador (Departamento de

Tesorería)





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Fecha: 30/10/02



RESPONSABLE ACCIÓN

33. Al finalizar el período fiscal envía las carpetas

de clientes al Archivo Central de la Dirección de

Finanzas para su archivo definitivo.

34. Recibe documentos del Administrador de

Cuentas por Cobrar, archiva documentos por

cliente y recibe del Registrador los documentos

y lo archiva como Ingresos Diarios.

Archivo Central

Administrador de Cuentas por Cobrar





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Fecha: 30/10/02


FLUJOGRAMAS

Se dirige a Caja Sucursal para la cancelación de arancel o multa.

Recibe del pagador el efectivo o comprobante de depósito bancario.

Registra en el sistema el concepto de la entrada

del efectivo por Ingresos de Contado y toda la

información correspondiente.

PAGADOR CAJERO

Emite Ticket de Caja en original y dos copias con el concepto de ingreso a

través del sistema.

Sella original y copias del Ticket de Caja, entrega

original y primera copia al pagador y archiva segunda copia.

Recibe original del “Ticket de Caja” y la entrega a la Unidad

Generadora del ingreso en

constancia de pago.

Al final del día realiza cierre de caja.

Cuenta el efectivo (billetes y monedas) y los depósitos recibidos.

Registra información en el formato “Arqueo Diario de Caja” forma 405-05 en original y copia.

Genera reporte “Diario de Ingresos de Contado” y de “Cierre de Caja” , le anexa

segunda copia de los Tickets de Caja y depósitos

Realiza cuadre de caja con el “Arqueo Diario de Caja”, el Reporte “Diario de Ingresos de Contado” , segunda copia de los Tickets de Caja y el Reporte de “Cierre de Caja”.

El mismo día entrega al Administrador de Caja, la valija con “Entrega de Valija” en constancia de su recepción.

INICIO

RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE IINNGGRREESSOOSS PPOORR CCAAJJAA SSUUCCUURRSSAALL

Recibe la valija con “Entrega de Valija”. Devuelve copia de la

“Entrega de Valija” firmada. Guarda valija sellada.

El día hábil siguiente a primera hora de la mañana, abre valija en presencia del Cajero responsable de la Caja Sucursal y procede a

contar el efectivo.

ADMINISTRADOR DE CAJA

Continúa con el procedimiento de

Recepción de Ingresos.

Cuadra?

Verifica el efectivo contra lo registrado en el formulario

“Arqueo Diario de Caja”.

SI NO

Faltante ?

Solicita reposición del

monto al cajero y cuadra caja.

SI

1

1

NO

Elabora formato “Sobrante de


Entonces es sobrante

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Firma el formato “Arqueo Diario de

Caja” en constancia de revisión.

Guarda documentos y efectivo en valija (sellada). Llena forma 405-04 “Entrega de Valija”.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Páginas

Universidad Simón BolívarSecretaría

Dirección de Ingeniería de Información

Fecha

24/09/02

Flujograma:

Recibe del pagador efectivo, cheque, nota de crédito,

documento de transferencia o comprobante de depósito

bancario, de acuerdo a la forma de pago.

PAGADOR /UNIDAD GENERADORA DE INGRESOS CAJERO

En caso de cancelación de Cuenta por Cobrar, solicita al Administrador de Cuentas por Cobrar la factura en original y copia correspondiente.

Recibe original del Ticket de Caja, factura

original con sello cancelado y/o soporte

de gastos reembolsables , según

sea el caso.

INICIO

RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE IINNGGRREESSOOSS

En caso de ser Ingresos de Contado o Gastos

Reembolsables, solicita soporte del mismo (en los casos que lo

ameriten) en original y copia. Sella original y copia, devuelve

original al pagador.

Registra en el sistema el concepto de la entrada del

ingreso (Ingresos de Contado, Gastos Reembolsables o

Cuentas por Cobrar).

Emite a través del sistema el Ticket de Caja en original y dos

copias, con el concepto del ingreso.

Sella el original y las dos copias del Ticket de Caja

entrega original y primera copia al Pagador y mantiene segunda copia. En caso de Cuentas por Cobrar sella como cancelada la

original y copia de la factura. Entrega original de la factura alPagador y original del Ticket de Caja y mantiene temporalmente la copia de la factura con sello

de cancelado y primera y segunda copia del Ticket de

Caja.

Al final del día realiza cierre de caja, genera reporte de “Cierre de Caja“ y realiza “Relación de

Tickets de Comedor”

Cuenta el efectivo (billetes y monedas), cheques, los

comprobantes de depósitos, notas de crédito y lo compara

con la información contenida en el Reporte de “Cierre de Caja”.

Entrega al Administrador de Caja el reporte de “Cierre de

Caja” con los Tickets de Caja anexos, la “Relación de Tickets

de Comedor” , copia de las facturas, notas de créditos,

comprobantes de depósito, el efectivo (billetes y monedas) ,

cheques, copia de los “Recibos de Pagos” y otros soportes que

respalden el pago.

1 Si recibe ingresos obtenidos por las distintas Unidades, solicita el “Recibo de Pago”(Ingreso de las

Unidades)” o memo que respalde el ingreso.

Se dirige a la Sección de Caja para realizar cancelación, del Arancel o Multa, Cuenta por Cobrar,

Gastos Reembolsables o

enterar todo ingreso percibido por

cualquier Unidad Administrativa de la

institución.

21 de 48 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Páginas



Fecha

24/09/02

Flujograma:

ADMINISTRADOR DE CAJA

Recibe documentos y efectivo del Cajero de la Caja Central y valijas de las Cajas Sucursales.

1

Anexa al reporte “Diario de Gastos Reembolsables” y al

reporte “Diario de Otros Ingresos de Contado”, los

soportes correspondientes que respalden el pago (“Recibo de

Pago” o comunicación)

Elabora planilla de depósito bancario por cada tipo de

cuenta, mencionadas en el punto anterior. Saca una

copia de cada depósito como control.

Al día siguiente envía al Registrador los reportes Diarios y

el de Cierre de Caja (con sus soportes respectivos) , el “Arqueo

Diario de Caja” y copia de los depositos.

Envía al Administrador de Cuentas por Cobrar la copia del reporte “Diario de Cobros” con la primera copia de los

Tickets de Caja.

Entrega al transporte de valores el duplicado,

triplicado y cuadriplicado del “Comprobante de

Servicios”, las planillas de depósitos, copia del

“Arqueo Diario de Caja” , el efectivo y cheques a ser

depositados.

Recibe del transporte de valores los depósitos

procesados y validados en original y los envía al

Registrador.

2

Anexa copia de los Tickets de Caja al reporte de “Cierre de

Caja” y realiza cuadre en cantidad.

Anexa al reporte “Diario de Ingresos de Contado” el reporte

“Cierre de Caja” y segunda copia de los Tickets de Caja.

Anexa copia de las facturas al original del reporte “Diario de

Cobros” y primera copia de los Tickets de Caja a la copia del reporte “Diario de Cobros” y realiza cuadre en cantidad.

Cuenta el efectivo (monedas y billetes), cheques, los comprobantes de

depósitos (montos) , las notas de crédito (montos), y lo concilia con el reporte de “Cierre de Caja” de cada

cajero.

Elabora formato “Comprobante de

Servicios” en original y tres copias.

Genera a través del sistema los reportes diarios: Reporte “Cierre de Caja”: Un original. Reporte “Diario de Ingresos de Contado”: Un original. Reporte “Diario de Cobros” : Un original y una copia. Reporte “Diario de Gastos Reembolsables” : Un original. Reporte “Diario de Otros Ingresos de contado”: Un original


Realiza el formato de “Arqueo Diario de Caja” y cuadra con los totales de los reportes “Diario de Ingresos de

Contado”, de “Diario de Cobros” , de “Diario de Otros Ingresos de Contado”

y el de “Diario de Gastos Reembolsables”.

3

Cuadra?

SI NO

Faltante?

Solicita reposición del monto al

cajero y cuadra caja.

SINO

Elabora formato “Sobrante de Caja”

y cuadra caja.

Entonces es sobrante

Realizado el cuadre de caja, verifica monto a ser

depositado en las cuentas de postgrado, pregrado y de

ingresos.

22 de 48 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Páginas



Fecha

24/09/02

Flujograma:

2

Recibe documentos y registra en el Sistema Financiero la

información presentada en los reportes diarios, de acuerdo a

la partida que éste afecte.

REGISTRADOR (DPTO. DE TESORERIA) ARCHIVO CENTRAL DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

FIN

Genera reporte de “Ingresos” y los anexa a los documentos que soportan el ingreso. Los

archiva en espera de los comprobantes de depósitos originales validados por el

banco.

4

Envía documentos al Archivo Central de la Dirección de

Finanzas.

Recibe depósitos procesados y validados en original y los anexa a los documentos

correspondientes.


Recibe la copia del Reporte “Diario de Cobros” y primera copia de los Tickets de Caja.

ADMINISTRADOR DE CUENTAS POR COBRAR

Registra y actualiza el Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

Archiva reporte “Diario de Cobros” y anexa la primera

copia de los Tickets de Caja en la carpeta del cliente

correspondiente para su control por el período fiscal.

3

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Al finalizar el período fiscal envía las carpetas de clientes al Archivo Central de la Dirección

de Finanzas para su archivo definitivo.

Recibe documentos del Registrador y lo archiva como

Ingresos Diarios.

Recibe documentos del Administrador de Cuentas por

Cobrar y archiva los documentos por clientes.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Páginas



Fecha

24/09/02

Flujograma:

FORMULARIOS

1. No.

RECIBO DE PAGO

INGRESO DE LAS UNIDADES 2. FECHA / /

3. UNIDAD ORGANIZATIVA: 4. CÓDIGO DE LA UNIDAD:

5. BENEFICIARIO:

6. CONCEPTO:

CURSOS ARRENDAMIENTO (OCASIONAL)

EVENTOS VENTA DE PUBLICACIONES OTRO: _______________________________________________

7. MONTO:

8. OBSERVACIONES:

9. FIRMA Y SELLO DE CAJA 10. FIRMA Y SELLO DE LA UNIDAD

FORMULARIO 405-01 DII 10/02


VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO Dirección de Finanzas

FORMULARIO: Recibo de Pago (Ingresos de las Unidades)

CÓDIGO: 405-01

USO: Indicar a la Unidad Organizativa correspondiente el motivo por el cual se está

efectuando el pago y a la vez servirle de soporte o recibo del pago efectuado.

ELABORADO: Manuscrito.

No. Nombre Contenido

1 No. Número correlativo del formulario.

2 Fecha Día, mes y año cuando se elaboró el

formulario.

3 Unidad Organizativa: Nombre de la Unidad Organizativa

responsable del ingreso.

4 Código de la Unidad: Código de la Unidad Organizativa

responsable del ingreso.

5 Beneficiario: Nombre y apellido de la persona

beneficiaria del servicio o que está

cancelando el servicio.

6 Concepto: Una equis (x) indicará el concepto del

pago.

7 Monto: Monto total correspondiente al pago.





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Fecha: 30/10/02


No.

Nombre

Contenido

8 Observaciones: Cualquier información referente al

concepto o en caso de existir otro

concepto distinto a los señalados en el

formulario.

9 Firma y Sello de Caja Firma y Sello de la Sección de Caja en

señal de aprobación.

10 Firma y sello de la Unidad Firma y sello de la Unidad Organizativa

en señal de aprobación.

Distribución:

Original: Unidad Organizativa responsable del ingreso.

Duplicado: Sección de Caja.

Triplicado: Pagador.





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Fecha: 30/10/02


1. FECHA

/ /

RELACIÓN DE TICKETS DE COMEDOR

2. CAJERO RESPONSABLE

5. T I C K E T S 3. USUARIO

4. TIPO DE SERVICIO 5.1. DEL No. 5.2. AL No.

5.3. ANULADOS 5.4. VENDIDOS

6. VALOR UNITARIO

Bs. 7 INGRESO Bs.

ALMUERZO CREDITO

DESAYUNO

ALMUERZO

B E C A R I O

CENA

ALMUERZO CREDITO

DESAYUNO

ALMUERZO

CENA

DESAYUNO

ALMUERZO

N O

B E C A R I

O

CENA

E M P L

ALMUERZO



Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería

FORMULARIO: Relación de Ticket de Comedor

CÓDIGO: 405-02

USO: Permite controlar el correlativo de los tickets entregados a los estudiantes y a

los empleados.




formulario

2 Cajero responsable Nombre del Cajero responsable

3 Usuario Identifica el tipo de usuario (becario, no

becario y empleado)

4 Tipo de Servicio Identifica los diferentes servicios.

5 Tickets Identifica los tickets a registrar.

5.1 Del No. Registre el No. con el que comienza el

talonario del tickets.

5.2 Al No. Registre el No. del último ticket vendido.

5.3 Anulados Registre la cantidad de ticket anulados.

5.4 Vendidos Registre la cantidad de ticket vendidos.

6 Valor unitario Bs. Coloque el valor unitario de acuerdo al

tipo de ticket.





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7 Ingreso Bs. Coloque el resultado de la multiplicación

de las cantidades vendidas por el valor

unitario.

Distribución:

Original: Archivo Central anexo al reporte de Ingresos

Diarios.

Copia: Sección de Caja.





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SOBRANTE DE CAJA 1. FECHA / /

2. CAJERO RESPONSABLE:

3. MONTO:

4. Bs.

5. OBSERVACIONES

6. FIRMA DEL CAJERO

7. FIRMA Y SELLO DEL ADMINISTRADOR DE CAJA



Dirección de Finanzas Departamento de Tesorería

FORMULARIO: Sobrante de Caja

CÓDIGO: 405-03

USO: Permite reportar el efectivo sobrante del arqueo Diario de Caja.

ELABORADO: En computadora.



formulario.

2 Cajero responsable: Nombre y apellido de la persona

encargada de la caja.

3 Monto: Monto total en letras correspondiente al

efectivo sobrante del cuadre de caja.

4 Bs. Monto total en números correspondiente

al efectivo sobrante del cuadre de caja.

5 Observaciones: Espacio destinado a cualquier información

de interés.

6 Firma del Cajero Firma del Cajero responsable de la

realización del Arqueo Diario de Caja.

7 Firma y sello del


Firma y sello del Administrador de Caja

en señal de aprobación.





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Distribución:

Original: Al Archivo Central de Finanzas en conjunto con el formato

“Arqueo Diario de Caja”.





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VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO Dirección de Finanzas

ENTREGA DE VALIJA

Yo, ______________________________, titular de la

C.I.__________________

responsable de la Caja Sucursal ubicada en ____________________________ En fecha _________________ a las ____________, hago entrega de la valija Nº _____________________ al Administrador de la Caja Principal

Cajero responsable de la Caja Sucursal

Administrador de la Caja Principal


7 8

1 2

3

4 5

6

FORMULARIO: Entrega de Valija

CÓDIGO: 405-04

USO: Permite controlar la entrega de valijas de los responsable de la Caja Sucursal

al Administrador de la Caja Principal.


No. Contenido

1 Nombre del Cajero Responsable de la

Caja Sucursal.

2 Cédula de Identidad del Cajero

Responsable de la Caja Sucursal.

3 Ubicación de la Caja Sucursal.

4 Día, mes y año de la fecha de entrega de

la valija.

5 Hora de la entrega de la valija.

6 Número del precinto de la valija.

7 Firma del Cajero Responsable de la Caja

Sucursal.

8 Firma del Administrador de la Caja

Principal.





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Distribución:

Original: Sección de Caja.

Duplicado: Caja Sucursal.





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ARQUEO DIARIO DE CAJA

4. EFECTIVO 5. MONEDAS 6. CANTIDAD 7. BOLIVARES

1,00

5,00

10,00

20,00

50,00

100,00

500,00

8. SUB TOTAL

9. BILLETES

5,00

10,00

20,00

50,00

100,00

500,00

1.000,00

2.000,00

5.000,00

10.000,00

20.000,00

50.000,00

10. SUB TOTAL

11. TOTAL EFECTIVO

12. CHEQUES

13. TOTAL A DEPOSITAR

14. N/C

15. DEPOSITOS RECIBIDOS

16. TOTAL INGRESO

2. RESPONSABLE DE CAJA 3. FONDO ASIGNADO

18. REALIZADO

19. REVISADO 17. OBSERVACIONES:

VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE FINANZAS

1.

Canti

Canti

FORMULARIO: Arqueo Diario de Caja

CÓDIGO: 405-05

USO: Realizar el control y cuadre del arqueo diario de caja.

ELABORADO: En computadora.



arqueo.

2 Responsable de Caja Apellido y nombre del responsable del

arqueo de caja.

3 Fondo Asignado Número correspondiente a la cantidad de

bolívares asignada para la apertura de

caja.

4 Efectivo Se explica por sí solo.

5 Monedas Columna representada por cada una de

las denominaciones de las monedas en

circulación.

6 Cantidad Número que representa las veces que se

repite el valor de cada moneda y de cada

billete.

7 Bolívares Número correspondiente a la

multiplicación de la columna cinco por la

columna seis.





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8 Sub total Número correspondiente a la sumatoria

de las cantidades expresadas en el punto

siete.

9 Billetes Columna representada por cada una de

las denominaciones de los billetes en

circulación.

10 Sub total Número correspondiente a la sumatoria

de las cantidades expresadas en el punto

siete correspondiente a los billetes.

11 Total Efectivo Número correspondiente a la sumatoria

del sub total de monedas más el sub total

de billetes.

12 Cheques Monto correspondiente al total de

cheques.

13 Total a Depositar Monto correspondiente a la sumatoria del

Total Efectivo más el monto

correspondiente en cheque.

14 NC Monto correspondiente al total de Notas

de Créditos recibidas.

15 Depósitos Recibidos Monto correspondiente al total de

Comprobantes de Depósitos recibidos.

16 Total Ingreso Monto correspondiente a la sumatoria

total a depositar más el monto de los

Depósitos recibidos y de las Notas de

Créditos.





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17 Observaciones Espacio para colocar cualquier

información de interés.

18 Realizado por Firma correspondiente a la persona que

realizó el arqueo.

19 Revisado por Firma correspondiente a la persona

encargada de revisar el arqueo.

Distribución:

Original: Archivo Central de Finanzas





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objetivo del manual - usb.ve · pdf filede caja, con el formato “entrega de...

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