rendición de fondos t&e vr finanzas y servicios · ameritan la ejecución de un proceso con...
TRANSCRIPT
Rendición de Fondos T&E
VR Finanzas y Servicios
2
2
CONTENIDO
1. INTRODUCCION ........................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO DEL PROCESO .............................................................................................................. 3
3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO ........................................................... 3
4. GLOSARIO .................................................................................................................................... 3
5. ROLES / RESPONSABLES .............................................................................................................. 4
6. ITEMS AUTORIZADOS PARA SER RENDIDOS ............................................................................... 5
7. ITEMS NO REEMBOLSABLES ........................................................................................................ 6
8. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN ....................................................................................... 7
9. POLITICA PARA COMPROBANTES EXTRAVIADOS. ..................................................................... 11
10. CONTRO Y SEGUIMIENTO RENDICIÓN T&E. .......................................................................... 11
11. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS RENDICIÓN DE FONDOS T&E .................................................. 12
11.1 Diagrama de proceso Rendición de Fondos T&E .............................................................. 12
11.2 Tabla Resumen Actividades Proceso Rendición de Fondos T&E ....................................... 13
11.3 Descripción Actividades Proceso Rendición de Fondos T&E ............................................ 13
11.4 Seguimiento casos pendientes de rendición..................................................................... 14
PROTOCOLIZACIÓN ........................................................................................................................... 15
3
3
1. INTRODUCCION
En toda institución existen necesidades de gastos menores que deben ser cubiertos con fondos
asignados a usuarios responsables de una unidad, cuya naturaleza y montos involucrados no
ameritan la ejecución de un proceso con orden de compra.
En dicho contexto, se considera el uso de anticipos de fondos para gastos y/o viajes del personal
por razones de trabajo, viáticos y asignación de fondos fijos para Unidades de la Institución.
2. OBJETIVO DEL PROCESO El propósito de este documento es definir el Proceso de Rendición de Fondos Travel and Expenses
(T&E), y establecer la responsabilidades de cada uno de los roles participantes durante dicho
proceso.
3. AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DEL DOCUMENTO Este proceso inicia con el ingreso de una rendición de fondos, responsabilidad del usuario
digitador peoplesoft (ERP), para lo cual, efectúa una rendición o reporte de gastos en ERP, escanea
los documentos representativos de los gastos realizados, los ingresa al sistema y, de esa manera,
da inicio al proceso de rendición de fondos a través del módulo de T&E de ERP.
El responsable del centro de costos debe autorizar dicha operación cumpliendo con todos los
procedimientos y validación de presupuesto (ppto).
Es responsabilidad del dueño del fondo fijo/rendir, revisar y validar estados de sus informes de
gastos, aprobación y fin del proceso completo.
4. GLOSARIO
Término Definición
CSC Centro de Servicios Compartidos
ERP PeopleSoft
Fondos por Rendir Monto en dinero que se entrega a un funcionario para el pago de gastos asociados a una actividad o evento particular, previamente definido y autorizado por la institución. Al término de la actividad, el funcionario debe efectuar una rendición de los gastos efectuados, para lo cual, entrega los comprobantes correspondientes y restituye los fondos que hubieren quedado sin utilizar.
4
4
Fondo Fijo Monto en dinero asignado a una Unidad para gastos menores relacionados con la operación del Área.
Reembolso Solicitud de reembolso de gastos efectuados por un funcionario, para los cuales, no existe anticipo previo.
5. ROLES / RESPONSABLES
Los Roles y responsabilidades de este proceso se describen a continuación:
Usuario Solicitante
Ingresar solicitud de rendición o reembolso en ERP.
Escanear recibos, boletas u otros documentos y anexar la rendición en ERP.
Solicitar aprobación en ERP.
Enviar originales de documentos rendidos a Oficina de Recepción de Documentos (ORD) de la Institución.
Usuario Aprobador
Validar cumplimiento de niveles de aprobación en ERP.
Validar presupuesto.
Revisar y aprobar solicitudes de rendición de gastos en ERP.
Unidad de Cuentas por Pagar CSC
Revisar rendiciones en ERP.
Validar cumplimiento de niveles de aprobación determinados por UDLA.
Registrar contablemente y generar ID de Pago para solicitudes aprobadas.
Registrar contablemente rendiciones de fondos aprobadas.
Notificar a Tesorería solicitudes de pago generadas.
Unidad de Tesorería Cuentas Corrientes
Recibir notificaciones de ID de Pago Generados en CSC.
Efectuar pago de fondos según ID de Pago.
Oficina de Recepción de Documentos (ORD)
Recibir originales de documentos rendidos por usuario y archivar.
Realizar seguimiento de casos que se encuentren pendientes de rendición.
5
5
6. ITEMS AUTORIZADOS PARA SER RENDIDOS
Los ítems que se indican a continuación, serán autorizados para efectos de rendición de fondos,
siempre y cuando hayan sido utilizados para apoyar la operación y objetivos de la Universidad.
Las rendiciones se regirán por las políticas expuestas en el punto 7.
Las boletas asociadas a reembolsos deben tener un máximo de 30 días de antigüedad desde la
fecha de presentación.
Los fondos por rendir deben rendirse en un plazo no superior a 60 días.
Solo se reembolsará solo lo que tiene un comprobante de respaldo. En el caso de extravío de
comprobantes dirigirse al capítulo 9.
Cualquier otro punto que no esté mencionado en la siguiente lista, queda totalmente excluido
de ser rendido o deberá ser explícitamente aprobado por el Vicerrector del área o de Finanzas.
Ticket de Avión y movilización interurbana. (para los tickets de avión el boleto debe venir a nombre de la persona que está realizando la rendición)
Taxis, Radio taxis, y movilización urbana en general. (para Tarjetas Bip se deberá presentar el comprobante de recarga)
Tickets de estacionamientos o arriendo de éstos.
Bencina. (Solo para viajes entre Sedes)
Hospedaje individual (Considera sólo el costo de la habitación del hotel o del arriendo, más el costo del desayuno)
Desayunos, almuerzos (incorporar a personas que participan y actividad asociada) y cenas por concepto de viajes.
Desayunos, almuerzos y cenas Corporativos.
Consumo de cafetería en reuniones realizadas en los respectivos campus y colaciones por concepto de horas extraordinarias y/o colaciones de consultores o asesores.
Cursos de capacitación, seminarios, estudio de Pregrado y Postgrado y Talleres autorizados por el Director General o Vicerrector del área.
Regalos Corporativos (por efectos de representación).
6
6
Gastos menores.
7. ITEMS NO REEMBOLSABLES
Gastos declarados que no formen parte de los indicados en el capítulo 6 -Items autorizados para ser rendidos no serán reembolsados, por lo que será responsabilidad del usuario solicitante asumir el gasto. Es posible establecer una excepción a este punto, pero es necesaria la autorización del Vicerrector del área o de Finanzas. No se consideran otras excepciones sobre este ítem. A continuación se detallan ejemplos de ítems no reembolsables:
Cigarrillos
Bebidas alcohólicas
Actividades extra-programáticas que no tengan relación con el negocio o actividad que desarrolla en la institución (discotecas, pubs, centros de entretención, casinos, etc.)
Artículos de aseo personal (cepillos de dientes, jabón, máquinas de afeitar, perfumes, etc.)
Cualquier otro ítem que no forme para de la lista enunciada en el capítulo 6
7
7
8. POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
a. VIAJES AÉREOS
Los empleados de la Universidad deben hacer reservas para pasajes en la categoría más
económica que cumplan las necesidades de negocios del empleado. Los desplazamientos se
efectuarán en cumplimiento de las directrices para viajes aéreos de la Universidad. La empresa no
pagará tarifas superiores para qué los empleados puedan cambiar sus boletos por primera clase
sin la aprobación previa del Vicerrector del área.
Los gastos por viajes aéreos deben ser presentados para su reembolso una vez el viaje se haya
efectuado.
Viajes Internacionales
Los Vicerrectores y otros cargos superiores tienen autorización para viajar en clase business en
vuelos internacionales.
Todos los demás empleados pueden volar en clase business siempre y cuando se cumplan los
siguientes requisitos:
El vuelo individual dure más de 8 horas (sin incluir tiempo de trasbordo)
Un Vicepresidente del departamento o empresa que incurrirá en el gasto de viaje debe aprobar el mismo.
La persona que viaje debe sostener una reunión de negocios a su arribo. (Esto podría incluir al momento su regreso)
Se debe optar por la tarifa más baja para clase business, lo que podría implicar un trasbordo versus un viaje sin escalas.
Viajes en grupo
Para limitar los riesgos a la organización:
No más de 2 ejecutivos superiores pueden viajar en un mismo vuelo.
No más de 5 personas de un mismo departamento pueden viajar en un mismo vuelo.
No más de 15 personas en total de la Universidad pueden viajar en un mismo vuelo.
Toda excepción deberá ser aprobada por el Vicerrector del área o de Finanzas.
8
8
Directrices para viajes aéreos
Los agentes de viajes buscan las tarifas más bajas dentro de un margen de dos horas y consultan
acerca de la flexibilidad del viajero. Las excepciones a la política deberán ser aprobadas por el
superior antes de que se efectúe la reserva.
Los empleados deberán adquirir pasajes sujetos a multas o pasajes no reembolsables cuando se
estime que los planes de traslado no se verán modificados o que el costo del pasaje pueda
aplicarse a viajes futuros en la misma aerolínea.
Los empleados deberán considerar opciones de vuelo con una escala o un trasbordo con
tal de obtener la menor tarifa posible.
Se permite a los empleados de la Universidad mantener sus puntos de viajero frecuente. Bajo
ninguna circunstancia el potencial de ganancia de millas de viajero frecuente podrá dar como
resultado costos adicionales para la universidad. Los empleados son responsables de llevar la
cuenta de sus millas y de subir de clase sus propios vuelos.
Se deberá considerar la reserva temprana con el fin de garantizar la tarifa más baja. Muchas
aerolíneas ofrecen tarifas más bajas por reservas efectuadas con una anticipación.
No se permite a los empleados operar o usar aeronaves privadas o arrendadas para negocios de la
institución.
b. TRANSPORTE TERRESTRE
Vehículos personales, de arriendo y transporte público
Se espera que los empleados utilicen la forma de transporte más eficiente en relación al costo.
Esto incluye el uso personal de vehículos, agencias de arriendo de vehículos, taxis y transporte
público. El uso de servicios de automóviles sólo ocurrirá cuando no haya taxis disponibles o si
dicha alternativa resulta más cara.
Se necesitan los recibos para el caso de taxis, minibuses de transporte al aeropuerto, recibos de
estacionamientos del aeropuerto u otro terminal.
Para el uso de taxis se deben considerar las siguientes disposiciones:
Para traslados entre campus de la región metropolitana quedara prohibido el uso de taxis cuando este no sea debidamente justificado.
9
9
Cualquier viaje en que el destino esté a una distancia no superior a 4 cuadras de una estación de metro queda prohibido el uso de taxis.
Cualquier excepción debe ser autorizada por el director general y/o vicerrector de área correspondiente.
Estas restricciones son aplicables entre 8:30 y 21:30 hrs. Cualquier viaje fuera de este horario puede utilizar servicios de taxi, siempre y cuando sean por razones laborales extra-programáticas (i.e., horas extra, actividades programadas fuera de horario, entre otros).
Si no se cumplen las normativas vigentes, el usuario solicitante será el responsable de asumir los
costos.
Arriendo de Vehículos
Sólo se pueden reservar vehículos compactos e intermedios para viajes de negocios, salvo que se
esté viajando en grupo. Los vehículos arrendados deben ser devueltos a la compañía arrendadora
con el estanque de combustible lleno para evitar cobros adicionales por combustible. Los recibos
por combustible deben ser presentados en el mismo informe de gastos que los cargos por
arriendo de vehículos.
Automóviles Personales
Se podrá utilizar el automóvil personal de un empleado para efectos de negocios si no hay
razonablemente disponible otro transporte (por ejemplo, transporte público) a un costo inferior.
Los empleados que utilicen su vehículo personal para efectos de negocios deberán poseer un
seguro automotriz que cubra contra daños a terceros y responsabilidad civil. Los empleados
deberán informar inmediatamente sobre accidentes y otros acontecimientos, tales como robos, a
su agente de seguros.
En caso que el funcionario prefiera utilizar su vehículo para realizar el viaje, se reembolsarán los siguientes montos:
Cuidad Monto
Santiago-Viña-Santiago/ Viña -Santiago-Viña $30.000*
Santiago-Concepción-Santiago/ Concepción-Santiago-Concepción Solo bus/avión
Viajes dentro de una misma región 6,5 KM por litro de bencina, a un valor de $1.000 por litro
* Los montos incluyen peajes.
1
10
c. ALOJAMIENTO EN HOTELES
Los empleados con una tarjeta corporativa deberán cargar todos los gastos de hotel a la tarjeta
corporativa. En ausencia de una tarjeta corporativa, los gastos podrán ser pagados en efectivo o
con la tarjeta personal del empleado. Los empleados deberán adjuntar la cuenta detallada del
hotel a un informe de gastos para poder obtener el reembolso.
d. GASTOS DE ALIMENTOS, ENTRETENIMIENTO Y OTROS
Alimentos
Se deberá proporcionar recibos detallados que muestren qué se ordenó, el costo de cada ítem y
cualquier propina incluida en la cuenta. Toda solicitud de reembolso deberá incluir lo siguiente:
- Una lista de todos los empleados e invitados que asistieron
- La institución a la que pertenecen los asistentes que no eran empleados
- Razón de la comida
Las propinas no serán reembolsadas si exceden del 10% del costo de una comida. En caso que se
dé una propina superior al 10% en una comida, se deberá presentar una justificación así como
también obtener la aprobación del superior.
Quedan excluidos artículos personales tales como ropa, calzado, perfumes, artículos de
aseo personal, bebidas alcohólicas, cigarrillos y demás gastos que no sean propios de la
función.
Banquetería para reuniones
Se espera que los empleados mantengan en un mínimo las reuniones que involucren comidas
proporcionadas por la Universidad. Los desayunos, almuerzos, y/o cenas servidos durante el curso
de una reunión (sea que dicha reunión se efectúe en la oficina o en otro lugar) deben ser
aprobados por el encargado del centro de costo.
Gastos telefónicos
Los empleados deberán utilizar su teléfono celular proporcionado por la institución cuando se
encuentren en viaje de negocios. Se podrá solicitar el reembolso de los cobros por llamadas de
negocios hechas/recibidas en un teléfono celular personal, pero será necesaria una copia de la
factura en la que se identifiquen todas las llamadas de negocios.
1
11
9. POLITICA PARA COMPROBANTES EXTRAVIADOS.
En general este tipo de gastos no debe ser sujeto de reembolso o rendición. No obstante, como
mecanismo de excepción, los gastos que no cuenten con un respaldo formal tendrá la siguiente
estructura de aprobación:
Rendición emitida por:
Debe ser aprobada por:
Rectores CEO Chile, Ecuador y SSC
Prorrectores CEO Chile, Ecuador y SSC
Vicerrectores Prorrector o Rector
Directores y otros Vicerrector de Finanzas/Económico
10. CONTRO Y SEGUIMIENTO RENDICIÓN T&E.
La ORD es la encargada del control y seguimiento de las rendiciones de T&E, velando por el fiel
cumplimiento de las políticas definidas. Sin perjuicio de lo anterior, esto no desvincula de las
responsabilidades adquiridas por los usuarios que realizan las rendiciones (deben estar de acuerdo
a las políticas definidas). La ORD dispone de una función fiscalizadora, pudiendo rechazar aquellas
rendiciones fuera de política. Es muy importante respaldar las rendiciones con la documentación
solicitada y cuadrada en montos. Aquellas rendiciones sin toda la documentación de respaldo y/o
no cuadrada en los montos solicitados y rendidos serán rechazadas, por lo que el usuario
responsable debe volver a realizar la rendición con las correcciones solicitadas. Aquellos casos
donde el monto solicitado es menor al gastado se debe devolver el dinero por tesorería.
Finamente, se establecerá un control y seguimiento especial con respecto a los plazos de
rendición, lo cuales no pueden exceder los 60 días. Aquellos usuarios que incurran en esta
situación serán bloqueados del sistema, pues es considerada una falta grave.
1
12
11. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS RENDICIÓN DE FONDOS T&E
11.1 Diagrama de proceso Rendición de Fondos T&E
1
13
11.2 Tabla Resumen Actividades Proceso Rendición de Fondos T&E
N°
Actividad Responsable
1 Solicitud de Reembolso y/o
Rendición de Fondos T&E –
Reporte de Gastos
Usuario Solicitante
2 Validación Supervisor Supervisor Usuario Solicitante
3 Validación de CSC Analista de Cuentas por Pagar CSC
4 Contabilización de Pasivos Analista de Cuentas por Pagar CSC
5 Cierre de Pasivos Analista de Cuentas por Pagar CSC
6 Preparación de Pagos Analista de Cuentas por Pagar CSC
7 Pago de Reembolsos Tesorería Cuentas Corrientes
8 Conciliación de Anticipos Analista de Cuentas por Pagar CSC
9 Informe de Anticipos
Pendientes
Supervisor de Cuentas por Pagar CSC
11.3 Descripción Actividades Proceso Rendición de Fondos T&E
El procedimiento operativo para realizar la rendición de fondos a través del módulo de T&E del ERP se describe en los manuales publicados en la intranet de la Universidad
1
14
Terminada la rendición por el ERP y aprobada por su superior, el usuario deberá enviar el a la
Oficina de Recepción de Documentos (ORD) de la Institución los documentos originales, de
acuerdo a lo siguiente:
En sobre institucional Indicar Nombre de Usuario, Nº de Folio asignado por ERP a la rendición Monto de la rendición.
Por su parte, la ORD al momento de recibir las rendiciones de gastos de los usuarios, verificará
que contenga la información anteriormente indicada (Nombre, Folio Rendición y Monto),
informara a CSC y procederá a su archivo.
El usuario es responsable de mantener copias de todas las presentaciones en caso de que surja
cualquier consulta.
El empleado es responsable de entender y cumplir todas las políticas sobre rendiciones. La
persona encargada de emitir la aprobación es responsable del cumplimiento de todas las políticas.
La Universidad no asume obligación alguna de reembolsar a los empleados por gastos que no
cumplan con alguna de las políticas. Toda solicitud de reembolso está sujeta a una revisión para
verificar su cumplimiento.
11.4 Seguimiento casos pendientes de rendición El analista de gastos y viajes de CSC debe enviar a la ORD detalle de anticipos que presentan
rendiciones parciales o sin rendir, con el fin de que se realice seguimiento y solicite al usuario
responsable, la regularización de estas operaciones a la brevedad.
Los fondos asignados deben ser rendidos en un plazo no superior a 60 días.
Este reporte debe ser enviado al jefe de personal de Recursos Humanos para su revisión durante
el proceso de desvinculación, verificando que los usuarios con rendiciones pendientes regularicen
la situación durante su desvinculación o sean descontadas de su finiquito.
1
15
11.5 En el evento que existan remanentes (en $) del Fondo a Rendir asignado o cierre
de un fondo fijo, debe ser depositado por el responsable del fondo, en las siguientes cuentas:
Empresa Banco N°Cta.Cte.
Universidad de las Américas (*)
BANCO SANTANDER (USD) 5070-350976-1
Universidad de las Américas BANCO SANTANDER 1570-2125
En caso que el dinero deba ser retornado en moneda extranjera, deberá ser depositado en
efectivo en la cuenta en dólares (*) de la tabla anterior (en US$).
La colilla de depósito o aviso de transferencia bancaria debe ir adjunta al documento de
rendición.
PROTOCOLIZACIÓN
Elaborado por:
Revisado por: Revisado por: Revisado por:
Revisado por: Aprobado por:
Tania Herra Javier Causa Edgardo Sepúlveda
Mauricio Muñoz
Mario Astorga Pía Barros A.
Jefa ORD Director General de Finanzas
Auditor Jefe de Tesorería
Director de Compensaciones
Vicerrectora de Finanzas y Servicios
Fecha: 28 -03- 2013
Fecha: 01-04-2014
Fecha: Fecha: Fecha: Fecha: