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VIGENCIA 2017RENDICIÓN DE CUENTAS

Informe de Gestión

Vigencia 2017

Información

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Rendición de Cuentas Vigencia 2017 - Archivo General de la Nación

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, es una entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos y garantizar la conservación del patrimonio documental.

MISIÓN

En el 2019, el Archivo General de la Nación habrá logrado ampliar la disponibilidad y acceso de los ciudadanos y entidades del Estado a los archivos públicos y patrimoniales de la nación, asegurando el cumplimiento de las políticas gubernamentales en el ámbito de archivos articulado al uso eficaz de medios tecnológicos y contribuyendo a los fines esenciales del Estado, a partir del uso masivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

VISIÓN

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Velar por la conservación, incremento y difusión del Patrimonio Documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel nacional.

Promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia archivística de las instituciones que integren el Sistema Nacional de Archivos.

Coordinar las instituciones archivísticas que integren el Sistema Nacional de Archivos para que sean factores de desarrollo cultural y material de la región y del país, en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social adoptado por el Estado.

Organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con la adopción de sistemas, procedimientos y normas técnicas que modernicen la gestión de los archivos de la administración pública como centros de información y con la formación de recursos humanos para el manejo de archivos.

LOS OBJETIVOS MISIONALES

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LOS LOGROS A LAS METASPLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL“Modernización de la política archivística en el marco del buen gobierno, la transparencia y el acceso a la información 2015-2018”

La gestión adelantada por el Archivo General de la Nación durante la vigencia 2017 se analiza desde tres perspectivas:

El desarrollo de lo misional desde la Planeación Estratégica Institucional, el desempeño transversal desde los roles de los procesos de apoyo y la ejecución de los recursos financieros para el logro de las dos anteriores.

Desde lo misional hemos definido el Plan Estratégico Institucional 2015-2018 atendiendo lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos por un nuevo País”. El Archivo General de la Nación ha determinado cuatro ejes estratégicos alineados con sus objetivos misionales para dar un ordenamiento a su gestión y cumplir con la estrategia definida para la apropiación presupuestal para el logro de sus metas estratégicas.

PROYECTOS EJES ESTRATÉGICOS

GESTIÓN DE PATRIMONIO DOCUMENTAL

MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN

DEL SNA

MODERNIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PROYECTOS

Preservación del Patrimonio Documental Colombiano

Archivos de Derechos Humanos y Derecho Internacional

Humanitario y Archivos Étnicos

Renovación e implementación de tecnologías de la información en el AGN

Mantenimiento y adecuación de las instalaciones del AGN

Mejoramiento, dotación y adecuación del inmueble para la creación y puesta en

funcionamiento del archivo intermedio de las entidades financieras públicas liquidadas

Implantación Sistema Nacional de Archivos

en Colombia

Aplicación Sistema Integral Nacional

de Archivos Electrónicos Nacional

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Como resultado, durante la vigencia 2017 se atendieron

las siguientes gestiones:

Promover el desarrollo de Tablas de retención documental en 4.400 entidades:

» 764 entidades con capacitación y/o seguimiento.

» 643 entidades con Asistencias Técnicas.

TOTAL: 1.407 entidades

Elaborar y publicar un banco terminológico de series y subseries documentales comunes en la administración del estado colombiano:

» Infraestructura tecnológica y accesos para el montaje de contenidos en página web: denominación y conformación de 90 términos y definición de tiempos de retención y disposición final de 63 términos.

» Consulta pública de 111 términos.

» Publicación definitiva de 60 términos.

Promover el desarrollo del PGD en 4.400 entidades:

» 612 entidades con capacitación y/o seguimiento.

» 373 entidades con Asistencias Técnicas.

TOTAL: 985 entidades

MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS

El desarrollo de las actividades para estas prioridades permitirá a las entidades fortalecer sus instrumentos archivísticos como los bancos terminológicos propios como componentes del PGD (Programa de Gestión Documental) y la definición e implementación de TRDs (Tablas de Retención Documental) y TVDs (Tablas de Valoración Documental).

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General TRD TVD Total

Conceptos emitidos 152 80 232

Mesas de trabajo 190 45 235

Sustentación en pre-comité 33 3 36

Sustentación en Comité 23 11 34

Convalidadas 21 9 30

Certificadas 14 3 17

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El Archivo General de la Nación custodia un acervo documental organizado en nueve grandes secciones llamadas por tradición Antigua Colonia, República, Archivo Anexo, Colecciones, Mapas y planos, Notarías, Archivos oficiales, Archivos privados y Ajenos copiados. Este acervo se pone a disposición de la ciudadanía para su consulta, teniéndose en la actualidad un total de 421 fondos disponibles tanto de protocolos notariales como de acervo documental.

A fin de incorporar dentro del acervo archivos considerados como Bienes de Interés Cultural – BIC – CDA se logró la emisión del acuerdo 03 de 2017 acompañado con las gestiones adelantadas respecto a 11 casos susceptibles a incorporarse dentro de esta declaratoria.

GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL

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Intervenir 8 millones de documentos, incrementando la meta cuatrienal en un 390%:

» 2.472.281 documentos intervenidos

Digitalizar 20 millones de imágenes, incrementando la meta cuatrienal en un 390%:

» 8.456.256 imágenes digitalizadas (Imágenes desde papel y desde microfilm)

Lograr transferencias secundarias de 5.000 metros lineales de nuevos fondos documentales:

» 230 metros lineales de 8 entidades

Describir 40 fondos del acervo histórico:

» 17 fondos descritos

CONSULTAS DE ACERVO ATENDIDAS

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Para atender las labores de intervención en conservación del acervo custodiado por el Archivo General de la Nación (incluido el nuevo acervo producto del recibo de 4.585 metros lineales en transferencias secundarias durante la presente vigencia presidencial) se ha identificado como estratégico modernizar las buenas prácticas en esta materia, así como aportar a la sociedad con iniciativas de inclusión mediante la implementación de servicios para población con enfoque diferencial (población en condición de discapacidad visual, discapacidad auditiva, así como la adecuación de servicios e información dirigidos a niños y niñas).

Desde la perspectiva de la aplicación de las Tecnologías de la Información a la gestión institucional, se ha implementado una APP (ARCHIAPP) para facilitar el acceso remoto al acervo documental custodiado por el Archivo General de la Nación. Descárgala en los siguientes QR para IOS o Android.

Desarrollo de aplicaciones móviles para el acceso a fondos documentales: ARCHIAPP. Implementación de SEIS (6) NUEVAS FUNCIONALIDADES.

Implementación de servicios para población con enfoque diferencial:

» Visitas guiadas y digitalización de textos para población en condición de discapacidad visual.

» Acuerdo con la Federación Nacional de Sordos de Colombia para el desarrollo de servicios para población en condición de hipoacusia para 2018.

» Sin meta en 2017

Modernizar el laboratorio de conservación:

» Actualización de metodologías en intervención documental

» Mantenimiento preventivo y correctivo de herramientas y mobiliario.

IOS

Android

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MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN DEL SNA

El Sistema Nacional de Archivos – SNA se define como el conjunto de instituciones archivísticas (orden nacional, departamental, distrital, municipal, las entidades territoriales indígenas, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás creadas por ley) articuladas entre sí, que buscan mejorar la estructura y el funcionamiento de los archivos del país.

El Archivo General de la Nación ha buscado incorporar gradualmente entidades que no han sido partícipes dentro del desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, ampliando su cobertura en un 59% respecto a 8.724 entidades que lo componían en el año 2011.

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8.724

7.855

11.609 11.595 11.867 12.450

13.878

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

16.000

2.011 2.012 2.013 2.014 2.015 2.016 2.017

Entidades

COBERTURA DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

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TIPIFICACIÓN DE LOS GRUPOS DE VALOR DEL AGN ATENDIDOS DESDE EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

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Dotación de la infraestructura tecnológica para el Archivo Nacional Digital:

» Diagnóstico de necesidades de infraestructura tecnológica y arquitectura conceptual.

» Análisis de fuentes de información, descripción de módulos y desarrollo de contenido.

SINAE implementados al final del cuatrienio:

» Diagnóstico Archiges-Archidoc y estructuración de encuesta de diagnóstico de documentos electrónicos y preservación digital (para aplicarse en 1100 entidades del orden Nacional y Territorial).

» Procedimientos de transferencias secundarias electrónicas y de digitalización, procesamiento, almacenamiento y publicación de las imágenes

» Documento técnico sobre la estructura del Plan de Preservación digital de las entidades del Estado.

SISNA implementados al final del cuatrienio:

» Propuesta de estructura tecnológica.

» Aplicación resultados IGA/FURAG/Conpes 167.

» Protocolo de captura, consulta y protección de la información en fuentes caracterizadas.

» Caracterización de 16 fuentes de información.

» Depuración de campos del registro catastral de las entidades

Con miras a cumplir la megameta del Plan Estratégico Institucional “MODERNIZACIÓN DE LA POLIÍTICA ARCHIVÍSTICA EN EL MARCO DEL BUEN GOBIERNO, LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN”, el Archivo General de la Nación ha orientado esfuerzos importantes en la aplicación de las Tecnologías de la Información a fin de afianzar la gestión del conocimiento para la toma de decisiones respecto a la Política de Archivos y el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.

A ello aportan las metas de este eje estratégico con la implementación del Archivo Nacional Digital y del Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos – SISNA, así como la estructuración de un Sistema de Gestión para los Archivos Electrónicos a ser aplicado a nivel nacional (SINAE) y el desarrollo de 41 comités técnicos por funciones, 16 comités técnicos por sectores y 3 mesas de articulación para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos.

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Llegar a más entidades o sujetos obligados (dentro de un universo de cerca de 86.000) hace parte de las acciones prioritarias del Archivo General de la Nación, con un crecimiento anual promedio de 730 entidades (durante el presente cuatrienio) que ingresan al Sistema Nacional de Archivos mediante la aplicación de actividades de capacitación, asistencia técnica e inspección y vigilancia.

Resultados positivos en cobertura ha brindado la implementación de la plataforma virtual de capacitación por medio de la cual se han superado barreras de accesibilidad que afectaban a un gran volúmen de entidades.

De igual manera, bajo la línea de la protección del Patrimonio Documental de la Nación, el Censo Nacional de Archivos ha permitido la identificación de archivos suceptibles a ser considerados como patrimonio.

(72 solicitudes a entidades con archivos considerables para el Registro Nacional de Archivos Históricos ReNAH).

Ampliar la cobertura del SNA en un 60% al final del cuatrienio:

» 1.079 entidades nuevas

Censo Nacional de Archivos implementado para 1.300 archivos del orden nacional, departamental y municipal:

» 433 archivos de entidades censados

Implementación de plataforma virtual de capacitación:

» Accesos para el montaje de la herramienta e-learning y habilitación de permisos para para la administración de los cursos.

» Estructura de módulos y tabla de contenido curso virtual sobre documento electrónico.

» Curso virtual Gestión de documentos electrónicos, Elaboración del inventario documental, Tablas de Retención Documental y PGD.

86.000

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Honrando las iniciativas de Gobierno orientadas a salvaguardar la historia de los archivos relativos a Derechos Humanos y los grupos étnicos, ha sido prioridad para el Archivo General de la Nación adelantar gestiones para lograr su preservación. Objeto de ello es la aplicación de recursos para este f in mediante dos metas definidas hacia este propósito.

No menos importante, el Archivo General de la Nación adelantó durante la vigencia 2017 la ejecución de 93 visitas de inspección, vigilancia o control (74 presenciales, 10 de oficio y 9 virtuales), logrando que 71 entidades suscribieran Plan de mejoramiento archivístico; 3 aperturas de proceso sancionatorio, expedición de un auto sancionatorio y el seguimiento a 5 entidades por incumplimiento a la normatividad archivística.

Sistema de Información de Archivos de Derechos Humanos. Implementación de la política de archivos de DDHH:

» Circular externa No. 001 del AGN sobre la suspensión temporal de la eliminación de documentos identificados como de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario.

» Revisiones de la documentación del registro Especial de Archivos de Derechos Humanos – READH.

» Socialización del Acuerdo 004 de 2015 y el Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos.

Diseño e implementación de la política pública de archivos étnicos en Colombia:

» Recolección de información para construir la base de datos sobre el universo de archivos étnicos de organizaciones indígenas.

» Presentación del documento de política en materia de archivos étnicos ante el Consejo Directivo del AGN.

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MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS PÚBLICOS

Durante la vigencia 2017 y a f in de proyectarse con crecimiento sostenible, el Archivo General de la Nación continuó con las actividades de adecuación de la bodega adquirida en FUNZA – Cundinamarca y en la cual se están implementado metodologías innovadoras en la gestión integral (intervención y conservación) de los archivos tanto f ísicos como digitales con miras al fortalecimiento de la Política de Archivos en el País, aplicando lo definido en el acuerdo 049 de 2000.

Adquisición, adecuación y dotación de un inmueble para la ampliación y mejoramiento de la infraestructura del AGN para el desarrollo y cumplimiento de sus objetivos misionales.

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Adicionalmente para lograr hacer realidad lo definido en el Plan Estratégico Institucional, las áreas del Archivo General de la Nación definieron al inicio de la vigencia 2017, Planes de Acción por Dependencias (estos son de carácter anualizado) en los cuales se consolida el desarrollo de las labores propias de cada uno de sus procesos. Producto del cumplimiento a estas tareas el Archivo General de la Nación logró una calif icación promedio del 97,1 %.

Respecto a la gestión de los recursos presupuestales destinados al desempeño institucional, fue logrado un nivel de ejecución del 98,98% tanto desde el compromiso como desde la ejecución de la obligación.

DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL

ENE - MAR ABR - JUN JUL - SEPT OCT - DIC

89,1% 90,9% 90,8% 95,4% 97,1%92,8% 86,6% 80,5% 87,8% 93,9%84,5% 91,8% 89,6% 96,2% 99,3%94,6% 94,3% 97,7% 99,7% 99,0%71,6% 87,0% 84,2% 91,7% 94,6%97,2% 96,9% 97,1% 100,0% 99,7%93,8% 88,8% 95,6% 97,2% 95,9%

DIRECCION GENERALSUBD DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOSSUBD TIADESUBD DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO DOCUMENTALSUBD SATPASECRETARIA GENERAL

DEPENDENCIAS CONSOLIDADO DICIEMBRE 2017

CUMPLIMIENTO DE LO PROGRAMADO POR TRIMESTRE CUMPLIMIENTOTOTAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

DESCRIPCIÓN APR. VIGENTE EJECUCIÓN CDP EJECUCIÓN COMPROMISO EJECUCIÓN OBLIGACIÓN

VALOR VALOR % VALOR % VALOR %

GTOS F/MIENTO $11.098,5 $11.001,9 99,13% $10.985,4 98,98% $10.985,4 98,98%Nación $8.383,2 $8.375,2 99,90% $8.375,2 99,90% $8.375,2 99,90%Propios $2.715,3 $2.626,8 96,74% $2.610,2 96,13% $2.610,2 96,13%

SERV. PERSONALES $8.404,4 $8.391,7 99,85% $8.391,7 99,85% $8.391,7 99,85%GASTOS GENERALES $2.527,2 $2.491,7 98,59% $2.475,2 97,94% $2.475,2 97,94%

TRANSFERENCIAS $166,9 $118,5 70,99% $118,5 70,99% $118,5 70,99%

GTOS INVERSIÓN $18.365,5 $18.210,4 99,16% $18.178,4 98,98% $17.937,1 97,67%Nación $12.172,8 $12.071,6 99,17% $12.053,7 99,02% $11.819,3 97,10%Propios $6.192,7 $6.138,8 99,13% $6.124,7 98,90% $6.117,7 98,79%

TOTAL $29.464,0 $29.212,3 99,15% $29.163,8 98,98% $28.922,4 98,16%Cifras expresadas en millones de pesos

Plan de Acción de Inversión 2017

Información

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Ahora bien, ha sido iniciativa permanente para el Archivo General de la Nación ser gestor de actividades que le brinden la consecución de recursos económicos mediante la ejecución de proyectos de prestación de servicios en materia archivística y actividades de capacitación, con resultados importantes respecto a las ventas facturadas y el recaudo gestionado.

DEL DESEMPEÑO FINANCIERO

$- $5.000

$10.000 $15.000 $20.000 $25.000 $30.000 $35.000 $40.000 $45.000 $50.000

AÑO 2016 AÑO 2017

$7.480 $7.473

$9.967 $9.967

$17.404 $24.278

$1.228

$1.031 $6.216

$2.194 $358 $947

BALANCE - ACTIVO($ Mil lones)

OTROS ACTIVOS

BIENES USO PUBLIC

PROP, PLANT Y EQ

OTROS ACTIVOSDEUDORESEFECTIVO

CORRIENTE

$42.653 $45.890_______________ _______________

NO CO

RRIENTE

CORRIENTE

NO CO

RRIENTE$4.768,9

$4.129,4

$361,9 $336,9

$0,0

$1.000,0

$2.000,0

$3.000,0

$4.000,0

$5.000,0

$6.000,0

Ventasfacturadas RecaudologradoSerie1 Serie2

CIFRAS EN $MILLONESINGRESOS FACTURADOS 2017

Ejecución deProyectos

Actividades de Capacitación

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ACTIVO: las variaciones que se presentan en la información f inanciera del AGN entre los años 2016 - 2017 se deben principalmente a:

1. Traslado a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional los títulos TES propiedad del AGN, para que dichos recursos fueran administrados a través de la CUN.

2. Incremento de la propiedad, planta y equipo debido a la adquisición de una bodega en el municipio de Funza y a la compra de equipos para la provisión, instalación y puesta en servicio del sistema integrado de seguridad.

3. En cuanto a los otros activos su incremento se debe a que durante el 2016 se realizó avalúo técnico a algunos predios propiedad del Archivo General.

PASIVOS & PATRIMONIO: el incremento en los pasivos corresponden a aquellos bienes y servicios que se recibieron a satisfacción pero que no fue posible su pago al f inal de la vigencia y al reconocimiento del pasivo real por concepto de prestaciones laborales. El patrimonio presenta entre la vigencia 2016 y 2017 una variación positiva, debido principalmente a la valorización de los predios propiedad del AGN que fueron avaluados durante la vigencia.

$34.000

$36.000

$38.000

$40.000

$42.000

$44.000

$46.000

AÑO 2016 AÑO 2017

$38.478 $40.412

$94

$88 $902

$185 $32

$868 $3.147

$4.337

BALANCE - PASIVO & PATRIMONIO($ Mi l lones)

PATRIMONIO

PASIVO NO CTEOTROS PASIVOSOBLIG LABORALES

CUENTAS X PAGAR

PASIVO

$42.653 $45.890_______________ _______________

PATRIMO

NIO

PATRIMO

NIOPASIVO

Estados Financieros

año 2017

Información

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Siendo el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano una herramienta integradora de varias de las políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Estado – MIPG, en el presente informe colocamos a disposición de nuestros grupos de valor la información de este PLAN tanto para la vigencia 2017 y sus resultados como lo definido para la vigencia 2018 y que se está aplicando en la actualidad.

Hemos habilitado el siguiente formulario para atender inquietudes en la

rendición de cuentas.

DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN

INQUIETUDES

2017 Plan

Información

2018 Plan

Información

ARCHIVOGENERAL.GOV.CO

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