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REGISTRO DE
PROVEEDORES
Octubre 7 de 2014
Consultar proveedores potenciales.
Confianza en la selección de proveedores.
Evaluación cualitativa de la contratación.
Programas de desarrollo de proveedores.
REGISTRO DE PROVEEDORES
REGISTRO DE PROVEEDORES
• Registro Integral obligatorio para
contrataciones mayores a 100 SMLMV
• Registro Liviano para Proyecto
Sogamoso y excepciones
• Registro Manual
CARACTERÍSTICAS
CARACTERÍSTICAS HOY MAÑANA
LIVIANO INTEGRAL LIVIANO INTEGRAL
Datos Básicos X X X X
Clasificación X X X X
Anexo de autorizaciones,
declaraciones y habbeas
data
X X X X
Ko X X
Información Financiera Verificada Declarativa Verificada
Información de experiencia
verificada X X
Maquinaria y equipos X X
Mínimos de Sostenibilidad X X
Calificación por puntos X X
Visita (Opcional) X X
MÍNIMOS DE SOSTENIBILIDAD
EJE DESCRIPCIÓN
Infraestructura Física
Permite dar un entendimiento de cómo tiene dispuesto
su infraestructura para el desarrollo de su negocio.
Logística
Permite conocer como gestiona los bienes antes de ser
entregado al cliente. Sólo aplica si su organización
suministra bienes.
Plataforma de Servicios Permite conocer como entiende la prestación del
servicio.
Organización - Ética Conocimiento de como su organización trata los temas
éticos.
Organización - Derechos
Laborales
Conocimiento de como su organización trata los temas
laborales.
Organización - Derechos
Humanos
Conocimiento de como su organización trata los temas
de derechos humanos.
Organización - Ambiental Conocimiento de como su organización trata los temas
ambientales.
Riesgo del Agua Permite conocer si su organización hace parte de
laguna de las redes de proveedores.
MODELO DE CALIFICACIÓN POR PUNTOS Eje Descripción
Capacidad
Financiera
Permite identificar la situación financiera más relevante por
sectores, comparado con un estándar del sector empresarial.
Capacidad de
Operación
Tiempo en el mercado y personal disponible para la prestación de
los servicios o productos.
Certificaciones
Valoración de certificaciones de calidad, seguridad de la
información, seguridad social y salud ocupacional o certificaciones
especiales.
Verificación de
Riesgos Jurídicos y reputacionales.
Evaluación del
proveedor
Retroalimentación objetiva que permita incluir el cumplimiento en
componentes como el tiempo de entrega, calidad y pertinencia en
el servicio o producto prestado.
Autoevaluación
de
Sostenibilidad
Se autoevalúan componentes como la plataforma de servicios,
manejo de temas organizacionales, infraestructura y logística ente
otros.
ACCIONES
• 5 Julio 2014
Inquietud de Proveedores – Manifestadas en Conversatorio.
• 6 Agosto 2014
Reunión con 8 Proveedores – Identificación de Inquietudes.
• 13 Agosto 2014
Reunión con Konfirma.
Exposición de Inquietudes – especialmente en el proceso de registro
actual.
• 25 Agosto 2014
Revisión Plan de acción con Konfirma – Orientadas a mejorar la
información y el proceso de registro actual.
Se tomó la decisión de hacer reuniones explicando el proceso de registro
a los proveedores.
• 7 Octubre 2014
Reunión Explicativa.
KONFIRMA
Es una empresa de tercerización de procesos de negocios
(BPO) y conocimientos (KPO) dedicada al diseño, desarrollo,
implementación, puesta en funcionamiento y venta de
servicios con alto valor agregado.
En la creación de KONFIRMA® se capitalizó la experiencia, el
conocimiento, las capacidades y la solvencia de Cadena S.A.
y de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia,
condiciones que ofrecen un sólido respaldo a los servicios
ofrecidos.
UNIDADES DE NEGOCIO KONFIRMA
GESTIÓN DE PROVEEDORES
GESTIÓN JURÍDICA INMOBILIARIA
VERIFICACIÓN DE RIESGOS
Solución orientada
a administrar el
proceso de registro
de proveedores a
través del Sistema
de Información de
KONFIRMA® -
5inko.
Solución orientada
a brindar asesoría
especializada y
técnica en lo
relacionado con
gestiones
Inmobiliarias a nivel
de verificación de la
titularidad de
lnmuebles, entre
otros.
GESTIÓN DE PROCESOS
CONTRACTUALES
Solución orientada
a verificar y vigilar
la existencia de
situaciones
jurídicas,
reputacionales y
financieras que
puedan significar un
riesgo en la relación
contractual con
diferentes grupos
de interés.
Solución orientada
a intervenir
procesos de
contratación a
través de la
verificación de
requisitos
habilitantes,
calificación de
propuestas y
soporte al proceso
de adjudicación.
CLIENTES KONFIRMA
¿QUÉ ES EL REGISTRO DE PORVEEDORES ISAGEN? El Registro de Proveedores, es el trámite que permite realizar de forma centralizada
la inscripción, clasificación, calificación y consulta de los proveedores por parte
de ISAGEN, en función de los procedimientos y criterios determinados por ISAGEN
y administrados por KONFIRMA® con el fin de facilitar y soportar la toma de
decisiones contractuales.
El Registro de Proveedores esta orientado a…
Mejorar la sincronización y
oportunidad entre los procesos de
negociación y contratación.
Contar con información centralizada,
suficiente, oportuna,
verificada y actualizada que
proporciona SEGURIDAD y EFICIENCIA en los procesos de
contratación.
Verificar y vigilar la existencia de
situaciones jurídicas y
financieras que puedan significar
un riesgo contractual.
Operar y optimizar las actividades
asociadas con el registro
selección, contratación y evaluación
de terceros.
¿EN QUE CONSISTE EL REGISTRO DE PROVEEDORES?
Verificación de la
existencia y la
representación legal del
proveedor y de los
atributos que de allí se
derivan.
Verificación de la
coherencia de la
información financiera
suministrada por el
proveedor y
construcción de
indicadores financieros
relevantes para la toma
de decisiones
contractuales.
Verificación de la
experiencia del
proveedor mediante la
presentación de
documentos
contractuales que la
demuestren y que
permitan homologarla
con la experiencia
requerida por nuestro
cliente.
CAPACIDAD
JURÍDICA
CAPACIDAD
FINANCIERA
CAPACIDAD
TÉCNICA
BENEFICIOS DE HACER PARTE DEL REGISTRO DE PROVEEDORES
• Estar habilitado para participar en los procesos de contratación de ISAGEN.
• Contar con un único canal de recepción de documentos evitando realizar diferente trámites con diferentes áreas en ISAGEN
• Orientación y acompañamiento en el proceso para el registro efectivo por parte de ISAGEN y KONFIRMA® .
• Posibilidad de realizar algunos de los trámites de forma virtual, evitando diligencias con documentación física.
• Los trámites de Inscripción, actualización y renovación no tienen costo para el proveedor.
ESQUEMA DEL PROCESO G
UÍA
DE
IN
SC
RIP
CIÓ
N
1. Servicio
Virtual
3. Orientación
Personalizada
2. Atención
Telefónica
ISAGEN /
PROVEEDORES-
CONTRATISTAS
Se debe
realizar
diligenciando
los formularios
y aportando la
documentación
soporte de
acuerdo a lo
que se detalla
en la guía de
inscripción de
ISAGEN.
PROVEEDORES -
CONTRATISTAS
4. Recepción
Documentos
PROVEEDORES -
CONTRATISTAS KONFIRMA
Entregable
del Servicio
Análisis y
Verificación
Canales de
Servicio
1.Recepción y
procesamiento
documentos.
2. Análisis y
Verificación
(Jurídica,
Financiera y
Técnica)
3. Aprobación
o devolución
Constancia
de
Inscripción
Trámites del
Proveedor
PASOS BÁSICOS PARA INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES DE ISAGEN
Ingrese la página web KONFIRMA®
www.konfirma.com.co
Ingrese al módulo de servicios/Gestión de
proveedores/Descarga de Guías y
Formularios
Seleccionar la Entidad para la cual desea realizar el registro.
PASOS BÁSICOS PARA INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES ISAGEN
PASOS BÁSICOS PARA INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES ISAGEN
Defina el tipo de registro
REGISTRO LIVIANO
• Requisito mínimo para aplicar en los procesos de contratación de ISAGEN
• Contiene información básica declarativa que le permite a ISAGEN conocer sus proveedores potenciales
REGISTRO INTEGRAL
• Registro con información más completa y que le permite a ISAGEN conocer a profundidad sus proveedores potenciales.
PASOS BÁSICOS PARA INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES ISAGEN
Defina la forma en la cual desea realizar el
trámite
TRÁMITE FÍSICO
• Descargar los formularios en PDF que se encuentran en la página de KONFIRMA.
• Diligenciar, firmar y adjuntar documentos soporte.
• Entregar o enviar la documentación al centro de recepción de documentación.
TRÁMITE VIRTUAL
• Se realiza a través de la plataforma 5INKO® con el envío de la información de manera virtual.
PASOS BÁSICOS PARA REALIZAR EL TRÁMITE VIRTUAL ISAGEN
• CREACIÓN DEL USUARIO
PASOS BÁSICOS PARA REALIZAR EL TRÁMITE VIRTUAL ISAGEN
• CREACIÓN DEL TRÁMITE VIRTUAL
a. Presione la opción del menú Crear trámite.
b. En el campo con lista desplegable Registro seleccione ISAGEN como la
entidad contratante a la cual desea aplicar.
c. En Trámite seleccione: inscripción al Registro Liviano o Inscripción al
Registro Integral
d. Presione el Botón Comenzar a realizar el Trámite.
PASOS BÁSICOS PARA REALIZAR EL TRÁMITE VIRTUAL ISAGEN
• DILIGENCIAR LOS GRUPOS DE DATOS DE INFORMACIÓN SOLICITADA
• ADJUNTAR LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE REQUERIDA EN FORMATO
PDF.
• IMPRIMIR EL FORMULARIO, FIRMARLO, ESCANEARLO Y SUBIR A LA
PLATAFORMA EN FORMATO PDF.
BONDADES DEL NUEVO REGISTRO
Registro Liviano
• Virtual
• Autodeclarativo
• Vigencia de un (1) año
• Incluye Información financiera declarativa, Mínimos de
Sostenibilidad, Calificación por puntos y Visita (opcional)
Registro Integral
• Virtual
• Información verificada
• Vigencia de un (1) año
• Incluye Mínimos de Sostenibilidad, Calificación por puntos y Visita
(opcional)
•
PROVEEDORES REGISTRADOS ACTUALMENTE
REGISTRO LIVIANO REGISTRO INTEGRAL
251 Proveedores activos 368 Proveedores activos
TRÁMITES DEL REGISTRO
INSCRIPCIÓN ACTUALIZACIÓN RENOVACIÓN
CANCELACIÓN
Primer trámite que
debe realizar el
proveedor para
pertenecer al Registro
de Proveedores de
ISAGEN.
Trámite obligatorio, que
deben realizar todos los
proveedores que tengan
su registro vigente en el
Sistema de Información
5inko - KONFIRMA®, una
vez cumplida la vigencia
del registro (1 año).
Tramite por el cual
proveedor puede actualizar
la información del registro
que haya sufrido cambios.
Es responsabilidad de cada
proveedor mantener
actualizada su información
en el Sistema de
Información 5inko -
KONFIRMA®
NOVEDADES SOBRE EL REGISTRO DE PROVEEDORES
• KONFIRMA® contará con 24 horas hasta máximo con 72 horas en días hábiles para dar
respuesta a la solicitud de inscripción, actualización o renovación.
ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIOS (ANS)
• Si durante el proceso de verificación de la información, se encuentra que falta algún
requisito o que existen inconsistencias, no se realizará la inscripción, actualización o
renovación y se le notificará al proveedor las causales vía correo electrónico.
Devoluciones
ALGUNAS CAUSALES DE DEVOLUCIÓN
Documentos faltantes como certificado de la junta central de contadores,
dictamen del revisor fiscal y certificaciones de experiencia.
Inconsistencia en información financiera
Inconsistencia en calificación
Inconsistencia en contratos ejecutados
NOVEDADES SOBRE EL REGISTRO DE PROVEEDORES
El éxito del registro esta en estudiar y
analizar la guía de inscripción de ISAGEN
Identificar el tipo de registro que desea
realizar de acuerdo a los parámetros establecidos.
Si desea inscribirse en las diferentes
Entidades Contratantes el
registro debe hacerse por cada una de forma
independiente.
Si usted inició un tramite virtual y lo tiene en EDICIÓN debe terminarlo y
enviar el tramite para iniciar otro registro.
La información aportada por el proveedor no es
compartida entre las entidades contratantes
dueñas del registro.
No se inscriben consorcios o uniones
temporales. Estos deben inscribirse individualmente.
Los resultados de la inscripción son comunicados al
proveedor por correo electrónico.
CANALES DE ATENCIÓN
• PRESENCIAL
• Konfirma Centro Carrera 46 Nº 52 – 82 Sótano ingreso por la
Avenida Oriental
• TELEFÓNICA
• Línea Única de Atención al Usuario (574) 444 56 56
• CORREO ELECTRÓNICO
• MARTA ELCY ALZATE GIRALO
• (574) 325 69 76
• MARCELA CARDENAS ORTÍZ
• (574) 325 69 76
Lunes a viernes de 8 am a 5 pm en jornada continua.
GRACIAS