redaccion y cierre de no cfm
TRANSCRIPT
May 2011/p.1
“LA REDACCION Y EL CIERRE DE NO CONFORMIDADES EFECTIVA “
TUTOR
Lee Park
A Swiss Group
May 2011/p.2
INVITACION DEL CURSO DE AUDITOR LIDER
¿DESEA LIDERAR Y PLANEAR UNA AUDITORIA EFICAZ DEL SISTEMA DE GESTION?
LO QUE USTED NECESITA ES EL CURSO DE AUDITOR LIDER DONDE SE APRENDERÀ LIDERAR EFICAZMENTE LA PLANEACION, PREPARACION, REALIZACION DE AUDITORIA Y EL SEGUIMIENTO DE HALLAZGOS DE AUDITORIA.
ESTE CURSO REQUIERE UN MAXIMO DESEMPEÑO DE CADA PARTICIPANTE PARA LIDERAR UN EQUIPO AUDITOR.
23 – 27 MAY 2011
May 2011/p.3
OBJETIVOS
Comprender la mejor forma de redactar no cfm.
Comprender la mejor forma de cierre de no cfm.
May 2011/p.4
la mejor forma de redactar no cfm.
May 2011/p.5
Conceptos Relacionados con Requisito
May 2011/p.6
HALLAZGOS DE AUDITORIA
OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO
CRITERIOCRITERIOCRITERIOCRITERIOREALIDADREALIDADREALIDADREALIDAD
Para Qué Para Qué sese Hace Hace
Cómo Cómo sese Esta Haciendo Esta Haciendo
Qué Qué sese Debe Hacer Debe Hacer
RR es igual al es igual al CC y se cumple y se cumple OO
RR es diferente al es diferente al CC y no se cumple y no se cumple OO
RR es igual al es igual al CC y no se cumple y no se cumple OO
RR es diferente al es diferente al CC y se cumple y se cumple OO
May 2011/p.7
Generación de hallazgos de auditoría
Pueden indicar tanto conformidad como no conformidad u una oportunidad para la mejora.
Las no conformidades deben registrarse.
El auditor debe aplicar métodos de muestreo.
Redacción de las No ConformidadesLas No Conformidades poseen cuatro componentes
principales:
UBICACION DESCRIPCIÓN
EVIDENCIA+
REFERENCIA++
Dónde se encuentra el hallazgo
Cuál es el hallazgo Cómo lo puedo demostrar
Con qué incumple
Lugar Descripción Evidencia Referencia
+ + +
Valorar el
Impacto=
Cuestionar para auto respuesta
May 2011/p.8
Escena:Producción de Jamón de Pavo
Turno 1 de 3
Se observó que 4 de 18 operarios no usan gorros de nylon. Los gorros se encuentraban en la entrada del area de preparación.
El instructivo de trabajo I-20, clausula 3, se requiere que todo el personal que ingresa al area de producción deb usar el gorro de nylon. El instructivo se encontraba visible en la entrada.
Redactando No Conformidad
May 2011/p.9
REPORTE DE NO CONFORMIDAD (NON CONFORMIRTY REPORT)
site Office Proceso Product No. Of NCR: : 5/86 Date:
Procedure: Clause:
Auditor : Auditee:
Non conformance Mayor Menor sign : date:
Redactando No Conformidad
•Descripción
Referencia
•Clasificación
Evidencia
•Ubicación
Se evidenció que 4 de 18 operarios no usaban los gorros de nylon. Durante el turno 1 de 3, Los gorros estaban disponibles en la entradas del area de preparación.
Instructivo de trabajo I-20, clausula 3, indica que se requiere que todo el personal que entra al area d eproducción debe usar gorors de nylon .
La norma requiere que la organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesarios para lograr la conformidad de los requsiitos de producto.
Producción
6.4
Audi.Tor
Jamón de Pavo
I-20
Audi. Tor Audi. Tee
X
Preparación
May 2011/p.10
Escena:Oursoursing S.A, oficina de Miami, el proceso de Recursos Humanos
Se observa que el plan de formación para el año en curso y todas las formaciones programadas se han realizado tales como Excel avanzado, SGC, acciones correctivas y preventivas y herramientas EFEQ con el fin de mejorar la competencia.
El auditor pidió las evidencias de la evaluación de la eficacía de estas formaciones dadas.
El responsible del proceso no pudo mostrar ninguna prueba de evaluación de la eficacía de las formaciones tomadas.
Redactando No Conformidad
May 2011/p.11
REPORTE DE NO CONFORMIDAD (NON CONFORMIRTY REPORT)
site Office Proceso Product No. Of NCR: : 5/86 Date:
Procedure: Clause:
Auditor : Auditee:
Non conformance Mayor Menor sign : date:
•Descripción
Referencia
•Clasificación
Evidencia
•Ubicación
No se encuentran las evidencias de evalaucion de eficacia de formaciones toamdas tales como Excel avanzado, SGC,acción correctiva y preventiva y herramientas de EFEQ para mejorar la competencia.
La norma requiere que evalue la eficacia de acciones tomadas para lograr la competencia necesaria.
Oficiana Miami
6.2.2 c)
Audi.Tor
n.a
Audi. Tor Audi. Tee
X
RRHH
Redactando No Conformidad
May 2011/p.12
No Conformidad
Escenario:planta de Producción, Sede Valencia, sección mezcla, turno 1
Durante el recorrido de la planta en la sección de mezcla de pintura YHU, se observan 3 tambores de acetato, acetona, y alcohol Isopropilico sin tapas en uso y el operario maniobrando sin gafas de seguridad, guantes ni protector respiratorio.
El procedimiento P-2 indica el uso obligatorio de EPP como gafas de seguridad, guantes de nitrilo y mascarilla tipo rx-345. y los recipientes de sustancias a mezclar deben mantenerse sellado durante la operación para garantizar la correcta mezcla debido su alta presión de vapor en la sección de mezcla y su contaminación al medio ambiente.
May 2011/p.13
REPORTE DE NO CONFORMIDAD (NON CONFORMIRTY REPORT)
site Office Proceso Product No. Of NCR: : 5/86 Date:
Procedure: Clause:
Auditor : Auditee:
Non conformance Mayor Menor sign : date:
Reporte de No Conformidad
•descripción
•Referencia
•Clasificación
Evidencia
•Ubicación
•Firma
Se evidencian el incumplimiento de el sellado de recipientes ni el uso de EPP, ya que Se observan 3 tambores de acetato, acetona, y alcohol
Isopropilico sin tapas que se encuentran en uso y el operario maniobrando sin gafas de seguridad, guantes ni protector respiratorio, de acuerdo con El procedimiento P-2 indica el uso obligatorio de EPP como gafas de seguridad, guantes de nitrilo y mascarilla tipo rx-345. y
los recipientes de sustancias a mezclar deben mantenerse sellado durante la operación para garantizar la correcta mezcla debido su alta presión de vapor en la sección de mezcla y su contaminación al medio
ambiente.
Valencia
6.4 (ISO 9001), 4.4.6 (ISO 14001/OHSAS 18001)
LR
Mezcla Pintura YHUP-2
Lomi Rotodo Loha Gocaso
X
May 2011/p.14
Escena:
BonTex S.A.,
Proceso de producción de fibra.
Termómetro # 3 ubicado en el horno # 2 - la etiqueta de calibración no fue encontrada.
Verificar con Control de Calidad / metrología:
¿Para Qué es?
¿Algún impacto en la medición de calidad?
¿Debe ser calibrado?
¿Ha sido calibrada?
¿Compruebe los registros?
¿Por qué no tiene la etiqueta?
Verificar los Procedimiento
Redactando No Conformidad
May 2011/p.15
Ejemplos de No Conformidades con una redacción mejorable.
Mejorable Comentario Nueva redacción
“En general, los informes de auditorías internas no identifican al auditor responsable de su realización.”
No se aporta evidencia concreta La naturaleza de la NC no refleja exactamente el por qué del incumplimiento de la norma de referencia.
En general los informes de auditorías internas no identifican al auditor responsable de su realización no pudiéndose comprobar su independencia respecto al área auditada. Por ejemplo: Informes 01/02,02/02,03/02
“Se comprueba que los pedidos de compra no se ajustan a lo establecido en el POC-03 rev. 1 en lo referente al certificado de calidad a enviar por el proveedor”
No informa de la escala del incumplimiento. No aporta evidencia.
En la mayoría de los casos se comprueba que los pedidos no se ajustan a los requisitos indicados en el POC-03 rev. 1 en lo referente al certificado de calidad a enviar por el proveedor. Por ejemplo: Pedidos X, Y, Z
“Se detecta producto “aditivo PS-274” sin identificar su estado respecto a los requisitos de seguimiento y medición”.
No se especifica cuanto producto ni su localización. Sería conveniente citar el procedimiento que incumple
“Se detectan 9 partidas de producto “Aditivo PS-274” localizadas en el almacén de materias primas sin identificar su estado respecto a los requisitos de seguimiento y medición. Por ejemplo partidas X, Y, Z.
“Los criterios establecidos para la evaluación continuada de proveedores no garantizan la aptitud del mismo para cumplir con los requisitos del producto”
Es un juicio de valor que es necesario ampliar y demostrar para que la NC sea aceptada.
“Los criterios establecidos para la evaluación continuada de proveedores no garantizan la aptitud del mismo para cumplir con los requisitos del producto puesto que admite la aprobación de proveedores con un 80% de entregas defectuosas”.
“En algunos casos se detecta una falta de rigor en la cumplimentación de los informes de no conformidades definidos en el POC-08”
No se aporta evidencia. El auditado puede no entender lo que el auditor quiere decir con falta de rigor en la cumplimentación de los informes
“En algunos casos se detecta una falta de rigor en la cumplimentación de los informes de no conformidades definidos en el POC-08”. Por ejemplo: El informe X no indica fecha ni responsable El informe Y no completa la no conformidad y no está firmado.
May 2011/p.16
Generación de hallazgos de auditoría
una oportunidad de mejora.
Situación especifica que no implica la no conformidad o desviación, pero podría ser un riesgo.
Redacción de Oportunida de Mejoraposeen cuatro componentes principales:
UBICACION DESCRIPCIÓN
Riesgo+
REFERENCIAS++
Dónde se encuentra el hallazgo
Cuál es el hallazgo Cómo podría impactar
Con qué incumple
Lugar Descripción Riesgo Referencias
+ + +
Valorar el
Impacto=
Cuestionar para auto respuesta
May 2011/p.17
Escena:Omni transporte Ltd., el proceso de Gestión de la Calidad
El auditor pregunta por evidencias para la mejora continua. Se encuentran los registros de acciones correctivas y preventivas y las fuentes de estas acciones eran solamente las auditorias externas (certificación) y internas.
Redactando Oportunidad de Mejora
May 2011/p.18
Redactando Oportunidad de Mejora
En el proceso de gestión de la calidad,
Las fuentes actuales de las acciones correctivas y preventivas no se incluyen las quejas, las características y tendencias de procesos y productos (8.3, 8.2.3, 8.2.4) que podrían dar más información de evalaución en la eficacía en el SGC.
•Descripción
Referencia
Riesgo
•Ubicación
May 2011/p.19
la mejor forma de cierre de no cfm.
May 2011/p.20
Ejemplo de cierre
No cfm Al verificar los pagos que efectúo la entidad por conceptos de subsidio del servicio de agua a los estratos bajos, se aceptan evidencias que no aseguran que el servicio adquirido cumple con los requisitos contractuales, no se hallo relación alguna de la facturación o evidencia de los suministros a los beneficiarios del subsidio.
Causas Se venia confiado de buena fe, en los informes que presenta la ESP del municipio en cuanto el pago que realiza el municipio relacionados con el subsidio de agua potable, alcantarillado y aseo. No se pedía una relación detallada de los usuarios que son beneficiados y el monto del subsidio a pagar por usuario.
El pago se venia haciendo mucho tiempo, por tal razón no se creía necesario pedir la Informacion detallada de esp.
Corrección Solicitar un informe detallado acerca de los beneficiarios de subsidios de agua potable, alcantarillado y aseo.
Acciones correctivas
Ajustar el procedimiento de compras y contratación, de tal forma que se describen los criterios mínimos que deben tener los informes presentados por los contratistas y las evidencias para tener la certeza que lo contratado es realmente lo que se esta recibiendo o desarrollando.
May 2011/p.21
Ejemplo de cierre
No cfm Se revisa el registro de botiquín en el taller y en el vehiculo que usa la empresa y se evidencia que no coincide el registro de inspección de botiquín con las cantidades materializadas que tiene el taller y el vehiculo. (4.4.6)
Causas El documento inicial no facilita la inspección de botiquín, no es claro, no es entendible en su uso.
La responsabilidad del persona encargada no son claras, ni estaban documentadas.
Corrección Verificar las cantidades reales y modificar el formato de inspección de botiquín
Acciones correctivas
Rediseñar el formato de inspección de botiquín.
Actualizar el manual de funciones el cargo de HSEQ
Designar mensualmente la inspección y verificación de los botiquines.
May 2011/p.22
Ejemplo de cierre
No cfm Se revisaron los registros de soluciones de acción correctiva y preventiva no. 19 y 30 del cual se evidencia ejecución del plan de acción, sin embargo, no se incluye la evolución de la eficacia a las acciones tomadas
Causas No se tenia el concepto de cerrar las acciones de mejoramiento confirmando esta actividad en el espacio asignado para ello en el formato de solicitud de acción correctiva y preventiva.
Corrección Actualizar el formato de solicitud de acciones correctivas y preventivas identificado el espacio asignado para la verificación del cierre de las acciones correctivas
Acciones correctivas
Realizar la actualización del formato SACP, incluyendo el ítem de verificación de la acción correctiva.
Realizar el chequeo de acciones correctivas con la verificación de eficacia
Realizar la capacitación de esta actividad.
May 2011/p.23
Taller de redacción de no cfm y el cierre de no cfm.
1. Formar un grupo entre 5 a 3 personas
2. Seleccionar una no cfm
3. Redactar la no cfm
4. Plantear corrección, causa y AC.