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7/28/2019 Recursos informaticos.docx

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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVOS

INTRODUCCIN

1. RECURSOS INFORMATICOS

1. 1 COMPUTADORES1. 2 APLICATIVOS (SOFTWARE)1. 3 REDES DE INFORMACION1. 4 IMPRESORA1. 5 INTERNET

1. 6 CORREO ELECTRONICO1. 7 FAX1. 8 DIGITALIZACION1. 9 TECNICAS DE REPRODUCCION

2. UTILES ELEMENTOS Y MOBILIARIO3. LEGUISLACION PARA LA GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

3.1 GESTION DOCUMENTAL3.2 DOCUMENTO3.3 DOCUMENTO DE ARCHIVO

3.4 DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO3.5 COMUNICACIONES OFICIALES

4. CORRESPONDENCIA

5. CLASES DE DOCUMENTOS5.1 PUBLICO5.2 PRIVADO

6. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

6.1 CONCEPTO6.2 OBJETIVOS6.3 MISION


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OBJETIVOS

Investigar las normas legales vigentes y de organizacin para establecercriterios y estructurar un procedimiento de clasificacin de los documentos.

Establecer lineamientos que debe implementar un aprendiz Sena para lacalidad administrativa del control de la organizacin de una Empresa.

Elaborar estrategias para especificar buenas prcticas del manejo de losdocumentos y garantizar las labores administrativas para dar respuestaoportuna y eficaz,


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INTRODUCCIN

El presente trabajo fue realizado con el fin de que todos los aprendices Senapodamos conocer detalladamente todas las herramientas que necesitamos parala organizacin de los diferentes documentos en un archivo, el cual nos habrms fcil poder encontrar la documentacin necesaria en caso de poderdesempearnos en alguna dependencia de una entidad publica, ya que las nuevasnormas reglamentarias hace que podamos guardar los documentos de tal maneraque estos no puedan ser adulterados, para en un tiempo ms tarde estos puedanser ledos y sirvan de soporte fsico.


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1 RECURSOS INFORMATICOS

1. 1 COMPUTADORES:

Una computadora o computador, tambin denominada ordenador, es unamaquina electrnica rpida y exacta que es capaz de aceptar datosatraves de un medio de entrada procesarlos automticamente bajo elcontrol de un programa previamente almacenado, y proporcionar lainformacin resultante a un medio de salida.

1.2 APLICATIVOS (SOFTWARE):

La aplicacin de software (aplicacin o aplicacin) es un programa informtico quetiene como objetivo ayudar a sus usuarios a realizar una tarea especfica,generalmente relacionada con el procesamiento de datos. Su naturaleza esdiferente de otros tipos de software como sistemas operativos y herramientasrelacionados con ellos, juegos y otro software ldico.

Las aplicaciones de software se pueden dividir en dos clases generales: softwarede sistema y software de aplicacin

EL SOFTWARE DEL SISTEMA son programas informticos que interactan con elordenador de bajo nivel en un nivel muy bsico. Podemos citar como ejemploel sistema operativo, el firmware (un ejemplo de firmware es el BIOS de lacomputadora),controladores de dispositivos y de interfaz grfica de usuario quepermite al usuario interactuar con el ordenador.

EL SOFTWARE DE APLICACIN (por lo general slo se refiere como Software)es un software que permite al usuario realizar una tarea especfica. Podemos citarvarios ejemplos, tales como Microsoft Office, Internet Explorer,

1.3 REDES DE INFORMACION:

Nuestra experiencia en el contexto de redes de informacin nos permite formularalgunas ideas acerca de sus caractersticas y funcionamientos, as como researde alguna forma aporto modelos y principalmente instrumentos de trabajo no solopara las actuales redes existentes en Colombia sino que tambin las propiasredes de informacin con ya conformadas en otros pases,
http://pt.wikipedia.org/wiki/BIOShttp://pt.wikipedia.org/wiki/BIOS


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La conformacin de redes de informacin se construye sobre la base de unacuerdo de cooperacin y su finalidad primaria es la de intercambiar informacin.Se detecta en la constitucin de redes de informacin cinco dimensiones, a saber:

1- La finalidad que hace que la red de informacin se nucleen bajo una red.

2- La transaccin predominante en la interrelacin entre las redes.3- El tipo de participacin por parte de las redes entre si.

4- Su forma de gobierno

5- Su participacin.

1.4 IMPRESORA:

Es un dispositivo de hardware que imprime texto o grficos en papel. Hay varios

tipos de impresoras, incluyendo las LCD, LED, trmicas, de inyeccin de tinta ymatriz de puntos pero la ms mutualizada son las impresoras lser.

1.5 INTERNET:

Es un conjunto descentralizado de redes de comunicacin interconectadas queutilizan las familias de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes fsicasheterogneas que la componen funcionen como una red lgica nica de alcancemundial; se origin en el ao de 1969 ; los servicios que mas se utilizan en laactualidad son World .Wide, Web( www,o la web).

1.6 CORREO ELECTRONICO:

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajesrpidamente denominados mensajes o cartas electrnicas, mediante sistema decomunicacin electrnico. Es una herramienta telemtica es decir, aquellaherramienta basada en un conjunto de tcnicas y servicios que combinan lastelecomunicaciones y la informtica y se constituye el correo de tercer milenio.

1.7 FAX:

Se denomina fax, por abreviacin de facsmile, a un sistema que permitetransmitir a distancia por la lnea telefnica escritos o grficos (tele copia).Un fax es esencialmente un escner de imgenes, un mdem y unaimpresora combinados en un aparato especializado. El escner convierte eldocumento original en una imagen digital.


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1.8 DIGITALIZACION:

La digitalizacin se aplica al proceso de pasar desde un formato fsico comopuede ser el libro en papel o un fotolito hasta un fichero digital.

Es un proceso clave, pues permite desvincular soporte y contenido cuandohistricamente ambos han estado unidos.

La irrupcin de las nuevas tecnologas en el sector y la oportunidad decomercializacin de contenido en mltiples soportes (ebook ,pod, papel, audiolibro, web ....) hace muy recomendable a cualquier editor la digitalizacin completade su catlogo.

1.9 TECNICAS DE REPRODUCCION

Los Archivos pueden ser sometidos a reproduccin con autorizacin previa delJefe de la Divisin de Archivo y Correspondencia, para ello se cobrar de acuerdoa lo estipulado en la Resolucin Rectoral N 00543, del 4 de noviembre de 1999.

El cobro de las fotocopias autorizadas se har a partir del folio veinte (20).Para el pago de las fotocopias el usuario deber cancelar UNICA YEXCLUSIVAMENTE en las cajas de la Divisin Administrativa y Financiera de lasede, ubicadas en el primer piso de la Torre de Enfermera, ala oriental; o en laTesorera de la Universidad, oficina 357, ubicada en la Torre Administrativa UrielGutirrez. Con el desprendible del recibo de pago, que se adjuntar al formato de

atencin al usuario, se proceder a reproducir el documento requerido.

2. UTILES ELEMENTOS Y MOVILIARIO

Todos sabemos que el mobiliario de oficina es un componente esencial para crearel ambiente de cualquier oficina en el hogar o en empresas, pero saba usted queel mobiliario de oficina podra ser un factor en el aumento de la productividad, ascomo proporcionar la comodidad? Si el espacio de oficina es adecuadamentediseado, equipado con el mobiliario de oficina apropiado, invita a los trabajadoresa un entorno visualmente agradable en el que pueden tener acceso fcilmente atodas las herramientas de uso frecuente del comercio y terminar sus tareas con lamenor cantidad de esfuerzo fsico requerido.

.- Escritorio

.- Archivero.

Estantera para libros.

Mesas de trabajo


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informacin y que acta como la memoria de actos, acciones, pensamientos,creaciones e imgenes.Tipo documental

Unidad de informacin contenida en los documentos.

Se clasifica en simple y compuesto:

Simple: Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene unaunidad de informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro deregistro, un libro de caja, recibo, etc.

Compuesto: Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entresi y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conocecomnmente como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites paralicencias, etc.

3.3 DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es el registro de informacin recibida o producida por una persona o entidad en razn desus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, econmico,cientfico, histrico o cultural y que debe ser objeto de conservacin. Archivo General de

la Nacin

3.4 DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO

Entendido como un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por unapersona fsica o jurdica de modo involuntario, natural y es montane en el transcurso, y

como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrnica, quese conservan y trasmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos deconservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin yvalorizacin de las series, con medidas de autentificacin y de preservacin adecuada ycon una organizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin como de permitirsu acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin.

3.5 COMUNICACIONES OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual se ingresan en los sistemas manuales oautomatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,

registrando datos tales como:- nombre de la persona o entidad remitente o destinataria,-nombre o cdigo de la dependencia competente,- numero de radicacin,- nombre delfuncionario responsable del trmite y- anexos.

OficiosEs una comunicacin oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y se utilizaprincipalmente para dar un mensaje, suministrar informacin, consultar o enviar unarespuesta a otras entidades o personas naturales o jurdicas, sobre asuntos especficosrelacionados con las actividades de competencia de quien las expide.


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ActasDocumento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunin. Las actasse levantarn en relacin con las actividades de la junta directiva, de los consejos, de loscomits, de las comisiones, o en cualquier actividad administrativa que as lo amerite.Informes un informe es el documento que se caracteriza por contener informacin que

refleja el resultado de una investigacin o de un trabajo, adaptado al contexto de unasituacin determinada. Por lo general, el propsito del informe es, obviamente, informar.

ResolucionesSon actos administrativos de carcter general o particular, expedidas de acuerdo con lasfacultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externaso internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicacin de disposicionessustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos tcnicos o deinterpretacin. Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carcter

administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el Director General y en elSecretario General

FormatosCuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones quetienen que ver con el aspecto del texto, con la presentacin del documento el cual tieneunas caractersticas predeterminadas. Comunicaciones Urgentes Se llamancomunicaciones urgentes aquellas que transmiten rdenes, noticias o avisos en el menortiempo posible.


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4 CORRESPONDENCIA

La palabra correspondencia se deriva de correo, se refiere a el que corre y se remontaa pocas en que los portadores de noticias eran verdaderos atletas

Se conoce como correspondencia, a la comunicacin por escrito entre dos o ms

personas. La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que enva lacomunicacin es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatarioPor lo general, la nocin de correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio decartas impresas, que se trasladan dentro de un sobre. El nombre y la direccin deldestinatario se escriben en el frente del sobre, mientras que los datos del remitente seregistran en el reverso. Correspondencia, de todas formas, puede ser el intercambio decorreos electrnicos o emails. En este caso, la comunicacin es virtual y digital.La correspondencia suele asociarse a un intercambio privado, donde una persona A leescribe a una persona B y sta le responde. En algunos casos, sin embargo, lacorrespondencia se vuelve pblica, ya sea por voluntad de los involucrados (con una cartaabierta) o por la fama de estos .historia de la correspondencia. La historia de lacorrespondencia comienza desde los tiempos ms antiguos. El hombre siempre ha

necesitado transmitir informacin y ha buscado diversas formas de comunicar mensajes adistancia.


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5 CLASES DE DOCUMENTOS

La correspondencia presenta una variedad de formas con caractersticas propias;por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificacin que

permita conocer la finalidad de cada uno.Por el destino: Pblicas y Privadas

5.1 Publicas: contienen informacin general a travs de medios decomunicacin (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)

5.2 Privadas: Tratan de informacin de inters y carcterparticularcomercial y oficial.
http://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/prens/prens.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/radio/radio.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/radio/radio.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/prens/prens.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtml


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6 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

6.1 CONCEPTO:

Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades,a ttulo personal, citando el cargo del funcionario no generan trmites para lasinstituciones Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican,radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas yexternas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias

6.2 OBJETIVOS: organizar, clasificar y agilizar que la correspondencia decada una de las reas o de pendencia sea suministrada de manera fcil y rpida.con esta organizacin optimizamos tiempo, y haremos ms eficiente nuestra labor.

6.3 VISION

Gestionar los procesos y programas de gestin documental para promover laconservacin adecuada de toda la documentacin escrita (todos los papeles),facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilizacinde procedimientos y operaciones archivistas

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