Plan de continuidad del negocio

Equipo de recuperación del negocio – BRT

Objetivo de la cartilla

El objetivo de esta cartilla es servir de guía de recuperación del negocio de (BRT).

Para el detalle de las funciones, procedimientos de alerta y actuación del equipo

es necesario remitirse al Manual PCN.

“Las plantillas a diligenciar se encuentran documentadas en detalle en el Manual

de Continuidad del Negocio”.

Es importante que cada miembro del equipo cuente con una copia actualizada del

Manual del Plan de Continuidad del Negocio, y que utilice solamente la cartilla

como referencia. El documento guía es el Manual.

Que es PCN?

Un Plan de Continuidad de Negocio se compone de varias fases que comienzan

con un análisis de los procesos que componen la organización. Este análisis

servirá para priorizar que procesos son críticos para el negocio y establecer una

política de recuperación ante un desastre. Por cada proceso se identifican los

impactos potenciales que amenazan la organización, estableciendo un plan que

permita continuar con la actividad empresarial en caso de una interrupción.

Un Plan de Continuidad de Negocio, a diferencia de un Plan de Contingencia, está

orientado al mantenimiento del negocio de la organización, con lo que priorizará

las operaciones del negocio criticas necesarias para continuar en

funcionamiento después de un incidente no planificado.

Objetivo del PCN

Los objetivos de un PCN son minimizar la pérdida financiera de la compañía,

continuar con el servicio a los clientes y mitigar los efectos que pueden producirse

en los planes estratégicos, la reputación, las operaciones y el mercado donde está

situada la compañía.

BENEFICIOS DEL PCN

Cumplimiento de los requerimientos de la circular 052 de 2007 y 046 de

2006, emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Aprovechamiento efectivo de los recursos.

Ahorros de dinero.

Permite mantener los servicios a los clientes.

Mantener la reputación e imagen.

Garantía frente a terceros.

Asegura la vida de la organización.

Garantiza la continuidad del negocio.

Dependencia incremental.

Requerimiento de controles en seguridades en los sistemas de información

y en los recursos de tecnología de la información.

Necesidad de establecer un proceso formal cuando un desastre ocurre.

Necesidad de desarrollar estrategias efectivas de respaldo y recuperación

para mitigar el impacto.

Planeación para manejar menores costos en la recuperación.

Equipos Del Plan De Continuidad Del Negocio – PCN

1. Equipo De Recuperación del Desastre – DRT

2. Equipo de Recuperación del Negocio –BRT-

Comité de Crisis:

Gerente General

Dirección Administrativa Y Financiera

Coordinador Unidad de Riesgos

Coordinador Unidad de Sistemas

El objetivo de este comité es reducir al máximo el riesgo y la incertidumbre en la

dirección de la situación. Este comité debe tomar las decisiones “clave” durante

los incidentes, además de hacer de enlace con la dirección de la compañía,

manteniéndoles informados de la situación regularmente y dirigir las acciones

durante la contingencia y recuperación.

Tareas y responsabilidades a desarrollar:

Análisis de la situación.

Decisión de activar o no el plan de continuidad.

Inicia el proceso de notificación a los empleados a través de los diferentes

responsables.

Seguimiento del proceso de recuperación, con relación a los tiempos

estimados de recuperación.

Equipo De Recuperación Del Negocio-BRT

Equipo logístico:

Coordinador Administrativo y de Sistemas

Coordinador Unidad de Riesgos

Este equipo es responsable de todo lo relacionado con las necesidades logísticas

en el marco de la recuperación, tales como el transporte de material y personas (si

es necesario) al lugar de recuperación y reabastecimiento de los suministros de

oficina. Este equipo debe trabajar conjuntamente con los demás, para asegurar

que todas las necesidades logísticas sean cubiertas.

Equipo de Recuperación del Negocio –BRT

Equipo Plan de Continuidad de Negocio:

Gerencia Médica, Redes y Convenios

Coordinador Unidad Administrativa y de Sistemas

Coordinador Unidad de Facturación

Coordinador Unidad de Tesorería

Coordinador Unidad de Beneficios

Operadora Local

Coordinador Unidad de Riesgos

Estos equipos estarán formados por las personas que trabajan con las

aplicaciones críticas, y serán los encargados de realizar las pruebas de

funcionamiento para verificar la operatividad de los sistemas y comenzar a

funcionar.

Cada equipo deberá configurar las diferentes pruebas que deban realizar para los

sistemas.

Equipo De Recuperación Del Negocio – BRT

Equipo de Atención a Clientes:

Gerente General

Representante SI Vida Individual

Representante SI Beneficios

El objetivo de este equipo es canalizar la información que se realiza el exterior en

un solo punto, para que los datos sean referidos desde una sola fuente. Sus

funciones principales son la elaboración de los comunicados para la prensa y la

comunicación con los clientes.

Tareas:

1. Movilización del BRT: Inmediatamente después de una emergencia que

afecta gravemente uno o más de los procesos normales del negocio, debe

notificarse al BRT.

2. Evaluación del daño e impacto en el negocio: La evaluación de la

extensiòn del daño y el impacto en los procesos de negocio se debe

enfocar en el impacto del negocio, a diferencia de la evaluacion del daño

que se llevó a cabo por el DRT, quien está enfocado principalmente en el

impacto en la gente y la infraestructura física.

3. Preparación del plan de recuperación: Debe prepararse un plan de

recuperación, donde la tarea más importante es la movilización de los

recursos tan rápido como sea posible.

4. Seguimiento a los avances: El progreso de las tareas individuales debe

tener un estrecho seguimiento por el líder del BRT, dado que las

dificultades experimentadas por un grupo puede afectar significativamente

otras dependencias. Es importante garantizar que cada tarea tiene los

recursos adecuados para la restauración de las operaciones normales del

negocio.

5. Difusión de información: Es importante que todas las personas y

organizaciones afectadas se mantengan completamente informadas. Se

debe incluir los siguientes grupos: Junta Directiva, Gerencia General,

Dirección Administrativa Y Financiera, personal de la compañía en general,

Clientes, Superintendencia Financiera de Colombia, Proveedores.

6. Retorno a las operaciones del negocio a la gerencia habitual: Las

operaciones, una vez normalizadas, será necesario entregarlas para que

pasen nuevamente bajo la responsabilidad del área de operaciones

habitual.

7. Reporte de la fase de recuperación del negocio: En la terminación de la

fase de recuperación del negocio, el líder del BRT deben preparar un

reporte de las actividades realizadas. Este reporte debe entregarse a la

Gerencia General.

8. Actividades de recuperación del negocio (servicios públicos, edificios,

muebles y enseres, sistemas IT y de comunicaciones, atención al

cliente, recurso humano, información y documentación, suministros

de oficina): Para un proceso de recuperación efectivo, es necesario

considerar una serie de actividades complejas necesarias para la

recuperación de la emergencia.