Plan de Continuidad del Negocio Equipo de Recuperación del Desastre- DRT Objetivo de la Cartilla: El objetivo de esa cartilla es servir de guía al Equipo de Recuperación del Desastre - DRT. Para el detalle de las funciones, procedimientos de alerta y actuación es necesario remitirse al Manual PCN. “Las plantillas a diligenciar se encuentra documentadas en detalle en el manual de Continuidad del Negocio”. Es importante que cada miembro del equipo cuente con una copia actualizada del Manual del Plan de Continuidad del Negocio y que utilice solamente la cartilla como referencia. El documento guía es el Manual. Que es un PCN? Un Plan de Continuidad del Negocio se compone de varias fases que comienzan con un análisis de los procesos que componen la organización. Este análisis servirá para priorizar que procesos son críticos para el negocio y establecer una política de recuperación ante un desastre. Por cada proceso se identifican los impactos potenciales que amenazan la organización, estableciendo un plan que permita continuar con la actividad empresarial en caso de una interrupción.

Un Plan de Continuidad del Negocio, a diferencia de un Plan de Contingencia, esta orientado al mantenimiento del negocio de la organización, con lo que priorizará las operaciones de negocio críticas necesarias para continuar en funcionamiento después de la ocurrencia de un incidente no planificado. Objetivo del PCN Los objetivos de un PCN son minimizar la pérdida financiera de la Compañía, continuar con los servicios al cliente y mitigar los efectos que pueden producirse en los planes estratégicos, la reputación, las operaciones y el mercado donde está situada la Compañía. Beneficios del PCN

Cumplimiento de los requerimientos de la Circular 052 de 2007 y 046 de 2006 emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Aprovechamiento efectivo de los Recursos

Ahorro de dinero

Permite mantener los servicios a los clientes

Garantía frente a terceros

Asegura la vida de la organización

Garantiza la continuidad del negocio

Dependencia incremental

Requerimiento de controles y seguridades en los sistemas de información y en los recursos de tecnología de la información.

Necesidad de establecer un proceso formal cuando un desastre ocurre

Necesidad de desarrollar estrategias efectivas de respaldo y recuperación par mitigar el impacto

Planeación para manejar menores costos en la recuperación Equipos del Plan de Continuidad del Negocio – PCN 1. Equipo de Recuperación del Negocio - BRT 2. Equipo de Recuperación del Desastre – DRT

Miembros - Coordinador Administrativo y de Sistemas - Operadora local - Responsable del Proceso de Recurso Humano - Coordinador Unidad de Riesgos Este equipo es el responsable de establecer la infraestructura necesaria para la recuperación. Esto incluye todos los servidores, equipos de cómputo, comunicaciones de voz y datos y cualquier otro elemento necesario para la restauración de un servicio. Tareas:

1. Identificación del estado del desastre: Determinar si la crisis es lo suficientemente grave para requerir la evacuación del personal, mediante los procedimientos de emergencia para casos de incendio, llamada de amenaza de bomba, sismo, inundación, accidente o emergencia médica.

2. Incorporación de los servicios de emergencia: los servicios de emergencia necesitarán enlazarse con individuos responsables de Pan American Life de Colombia que puedan proporcionar información útil para dicha tarea.

3. Evaluación del impacto potencial para el negocio: Las evaluaciones iniciales se llevan a cabo normalmente por el DRT, pueden requerir la ayuda de otros especialistas en el proceso y la cual se registra en la respectiva plantilla.

4. Actividades del manejo del proyecto: Actividades necesarias para la administración de la fase de recuperación del desastre para estructurarlo y controlarlo apropiadamente. El proceso de la recuperación puede requerir un nivel significativo de coordinación de diversos recursos, incluyendo el uso de servicios públicos de emergencia.

5. Notificación y reportes: El mantenimiento de un buen nivel de comunicaciones es uno de los ingredientes más importantes durante

la fase de recuperación del Desastre. Es importante que cualquier información sea precisa y oportuna. Es necesario mantener varios grupos informados incluyendo el Equipo de Recuperación de Desastre, el de Recuperación del Negocio y a la Gerencia, familias de empleados afectados, medios y otros miembros clave de la empresa.

6. Movilización del DRT: el líder del DRT o su suplente deben ser puestos sobre aviso inicialmente y esa persona será responsable de notificar al resto del DRT, en caso de que se requieran en el sitio de la emergencia.

7. Notificación a la Gerencia y empleados claves: La administración y empleados claves deben ser informados permanentemente de los desarrollos importantes que afectan al proceso del negocio completo y particular, el impacto en sus propias áreas de responsabilidad.

8. Notificación personal a familiares: En el evento en que un familiar del empleado necesite ser notificado de una lesión como resultado de una situación de desastre, esa notificación debe realizarse por la persona encargada del proceso de Gestión del Recurso Humano o al Coordinador de la Unidad de Riesgos.

9. Manejo de los medios: Es necesario manejar cuidadosamente toda la información liberada al público; en este lapso de tiempo la información tiene que ser exacta y debe reducirse la especulación al mínimo.

10. Registro de eventos durante la fase de recuperación: Es importante registrar todos los acontecimientos claves durante la fase de recuperación del desastre. El líder del DRT debe mantener un registro de los acontecimientos el cual empieza al inicio de la emergencia y se debe dejar una copia de dicho registro de incidentes.

11. Reportes de la fase de recuperación: En la terminación de la fase inicial de la recuperación del desastre, el líder de DRT debe preparar un informe con las actividades emprendidas, el cual debe ser enviado a la Gerencia General.