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Gerencia de tecnología

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE

COMUNICACIÓN

gonzalo.perez

Nuevo sello

aguzman

Cuadro de texto

Última actualización COMERI: 19.12.17 DIRECCIÓN GENERAL: 22.12.17

Fecha de liberación: 08.01.2010

Área responsable: Comunicación

Fecha de versión: 18.12.14

Código de documento: FCE-CCM.01

Versión: 02

Páginas : 2

Tipo de documento: Manual de Políticas y

Procedimientos

Nivel: 02

- Este es un documento electrónicamente controlado y publicado. Cualquier impresión o copia dura debe ser verificada o comparada con la versión electrónica antes de su uso. La copia o impresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado -

INDICE

I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 9

II. OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 11

III. BASE LEGAL .......................................................................................................................................... 12

IV. POLÍTICAS ............................................................................................................................................. 13

Generales ............................................................................................................................................. 13

V. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................................ 14

Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad. ........... 15

1. Objetivo. ............................................................................................................................................ 16

2. Alcance. ............................................................................................................................................ 16

3. Políticas. ........................................................................................................................................... 16

4. Definiciones. ..................................................................................................................................... 18

5. Desarrollo. ........................................................................................................................................ 19

5.1. Diagrama de flujo. .......................................................................................................................... 19

5.2 Descripción de actividades. ............................................................................................................ 22

6. Referencias o documentos relacionados. ........................................................................................ 25

7. Anexos y registros usados................................................................................................................ 25

8. Listas maestras relacionadas al procedimiento ............................................................................... 25

9. Lista de distribución. ........................................................................................................................ 26

10. Control de cambios. ....................................................................................................................... 26





Versión: 02

Páginas : 3


Procedimientos

Nivel: 02


Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores e invitados especiales ............................ 1

1. Objetivo.............................................................................................................................................. 2

2. Alcance. ............................................................................................................................................. 2

3. Políticas .............................................................................................................................................. 2

4. Definiciones ........................................................................................................................................ 2

5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 3


5.2 Descripción de actividades. ......................................................................................................... 6

6. Referencias o documentos relacionados. ........................................................................................ 10

7. Anexos y registros usados................................................................................................................ 10

8. Listas maestras relacionadas al procedimiento ............................................................................... 11

9. Lista de distribución. ......................................................................................................................... 11

10. Control de cambios. ........................................................................................................................ 11

Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE ........... 1

1. Objetivo.............................................................................................................................................. 2

2. Alcance. ............................................................................................................................................. 2

3. Políticas. ............................................................................................................................................ 2

4. Definiciones. ....................................................................................................................................... 4

5. Desarrollo. ......................................................................................................................................... 5


5.2 Descripción de actividades. .......................................................................................................... 6

6. Referencias o documentos relacionados. ..................................................................................... 8





Versión: 02

Páginas : 4


Procedimientos

Nivel: 02


7. Anexos y registros usados. ............................................................................................................. 8

8. Listas maestras relacionadas al procedimiento ................................................................................. 8

9. Lista de distribución ......................................................................................................................... 8

10 Control de cambios. ....................................................................................................................... 9

Procedimiento para asegurar la participación de los medios en entrevistas, presentaciones y ruedas de prensa que organice el FCE. ......................................................................................................................... 1

1 Objetivo. ............................................................................................................................................... 2

2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2

3. Políticas. ............................................................................................................................................. 2

4. Definiciones ........................................................................................................................................ 3

5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 4

5.1 Diagrama de flujo. ............................................................................................................................. 4

6. Referencias o documentos relacionados. .......................................................................................... 9

7. Anexos y registros usados.................................................................................................................. 9


9. Lista de distribución. ......................................................................................................................... 10

10. Control de cambios. ........................................................................................................................ 10

Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros. ...................................................................................................... 1

1. Objetivo. .............................................................................................................................................. 2

2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2

3. Políticas. ............................................................................................................................................. 2

4. Definiciones ........................................................................................................................................ 3

5. Desarrollo. .......................................................................................................................................... 4





Versión: 02

Páginas : 5


Procedimientos

Nivel: 02


5.1Diagrama de flujo. .............................................................................................................................. 4

5.2. Descripción de actividades. ............................................................................................................. 5



8. Lista de distribución. ........................................................................................................................... 7

9. Control de cambios. ............................................................................................................................ 7

Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación ................................................................................................................................................. 1

1. Objetivo ............................................................................................................................................... 2

2. Alcance ............................................................................................................................................... 2

3. Políticas .............................................................................................................................................. 2

4. Definiciones ........................................................................................................................................ 3

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO. ................................................................................................................... 4

5.2DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. .................................................................................................. 5

6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. .................................................................... 7

7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. .................................................................................................. 7

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. ................................................................................................................ 7

9. CONTROL DE CAMBIOS. .................................................................................................................. 7

Procedimiento para la generación de actividades culturales y su difusión en redes sociales con fines de mercadotecnia ................................................................................................................................................ 1

1. OBJETIVO. ......................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE. .......................................................................................................................................... 2

3. POLÍTICAS. ........................................................................................................................................ 2

4. DEFINICIONES ................................................................................................................................ 10





Versión: 02

Páginas : 6


Procedimientos

Nivel: 02


5.1DIAGRAMA DE FLUJO. .................................................................................................................. 11

5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. ............................................................................................... 12

6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS. .................................................................. 14

7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS. ................................................................................................ 14

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. .............................................................................................................. 14

9. CONTROL DE CAMBIOS. ................................................................................................................ 14

Procedimiento para elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas ............................... 1

1. OBJETIVO. ......................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE. .......................................................................................................................................... 2

3. POLÍTICAS. ........................................................................................................................................ 2

4. Definiciones ........................................................................................................................................ 3

5.1. DIAGRAMA DE FLUJO. .................................................................................................................. 4

5.2DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. .................................................................................................. 6




9. CONTROL DE CAMBIOS. ................................................................................................................ 10

Procedimiento para realizar la contratación de medios. ................................................................................ 1

1. Objetivo. .............................................................................................................................................. 2

2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2

3. Políticas .............................................................................................................................................. 2

4. Definiciones ........................................................................................................................................ 2






Versión: 02

Páginas : 7


Procedimientos

Nivel: 02


5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. ................................................................................................. 4




Id. 6

No. Documento ....................................................................................................................................... 6

Título ....................................................................................................................................................... 6


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOS PARA DIFUSIÓN ................................. 1

1. OBJETIVO. ......................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE. .......................................................................................................................................... 2

3. POLÍTICAS. ........................................................................................................................................ 2

4. DEFINICIONES. ................................................................................................................................. 3






Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo ................................................................................. 1

1. Objetivo. .............................................................................................................................................. 2

2. Alcance. .............................................................................................................................................. 2

3. Políticas. ............................................................................................................................................. 2

4. Definiciones. ....................................................................................................................................... 2





Versión: 02

Páginas : 8


Procedimientos

Nivel: 02


5.1 Diagrama de flujo. ............................................................................................................................. 3

5.2 Descripción de actividades. .............................................................................................................. 5




9. Lista de distribución. ........................................................................................................................... 8

10. Control de cambios. .......................................................................................................................... 9




Código de documento: FCE-CCM-PR.01

Versión: 02

Páginas : 9

Tipo de documento: Manual de Organización,

Políticas y Procedimientos

Nivel: 02


I. INTRODUCCIÓN

Desde sus inicios, el FCE concentró una parte sustantiva de sus esfuerzos en la distribución y venta de libros, incorporando paulatinamente, desde los años cuarentas, las mejores técnicas para la promoción comercial incluyendo la edición de boletines y catálogos así como la capacitación de los vendedores; fue hasta los años noventas en que se plantea el diseño en la estructura orgánica de áreas dedicadas a la mercadotecnia y publicidad.

Al inicio de su gestión, la administración detectó como uno de sus grandes retos, lograr que el público lector no sólo identificará al FCE como la editorial de mayor tradición en el país, sino que conociera a través de diversas acciones de difusión, qué títulos y qué autores edita día con día nuestra institución; y que esta presencia fuera respaldada por una presencia constante en los medios de comunicación.

Para lograr estos fines, fue creada la Gerencia de Comunicación y Mercadotecnia, la cual articula de manera consistente esfuerzos encaminados a fortalecer la imagen institucional y la presencia de la oferta editorial ante el público lector y librero.

La Junta Directiva aprobó su creación el 11 de julio de 2002 durante la segunda sesión ordinaria de ese año; en esa misma sesión, se autorizó la emisión de un nuevo Estatuto Orgánico; el trámite del registro correspondiente (junto con el de toda la estructura del FCE) ante la Secretaría de Educación Pública y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, estableció su vigencia organizacional a partir de diciembre de 2002. En 2003, se realizó al interior de la Gerencia la reubicación interna del Departamento de Difusión que pasó de la Subgerencia de Comunicación y Relaciones Públicas a la Subgerencia de Mercadotecnia; dicha modificación fue vigente desde el 16 abril de 2003, y fue autorizada por la Junta Directiva el 13 de marzo, en su primera sesión ordinaria de 2003.

Con base a las modificaciones Genéricas del Estatuto Orgánico del FCE se realizó la modificación del nombre de la Gerencia de Comunicación y Mercadotecnia por el de Coordinación General de Comunicación con una estructura vigente desde el 1 de enero de 2009.

En la actualidad la Coordinación General de Comunicación, cuenta con seis jefaturas y una Coordinación de enlace; Departamento de Relaciones Públicas, Departamento de Comunicación, Departamento de Mercadotecnia, Departamento de Difusión, Departamento de Diseño publicitario, Departamento de Diseño Electrónico.

La Coordinación General de Comunicación, ha establecido, para cada tipo de lanzamiento, criterios de clasificación que permiten articular las diferentes acciones que realizan las áreas





Versión: 02

Páginas : 10



Nivel: 02


involucradas en estas actividades (diseño gráfico, comercialización así como las áreas de la propia gerencia).

De igual forma, ha implementado campañas publicitarias y estrategias de mercadotecnia destinadas a mejorar la posición de las ofertas editoriales del FCE así como impulsar las librerías propias como atractivos puntos de venta en el mercado librero.

A la fecha, la Coordinación General de Comunicación, muestra resultados favorables en cuanto a la oportunidad y realización de sus actividades con respecto a lo programado; de manera ilustrativa se mencionan las principales:

Análisis diario de prensa, realización de expedientes de prensa, emisión de comunicados y boletines de prensa, actualización de información en página de internet, campañas de mercadotecnia, actividades de promoción, publicidad en medios, acervo de difusión, elaboración de síntesis de prensa, edición de reseñas de libros,

Presentación de libros y Actividades especiales.

Los retos de la Coordinación, son renovar constantemente, de acuerdo con los cambios en el entorno cultural y en el mercado librero, sus estrategias y mecanismos de trabajo, garantizando la calidad en la atención del FCE a sus autores y su presencia en la vida cultural del país.





Versión: 02

Páginas : 11



Nivel: 02


II. OBJETIVOS

De la Coordinación General de Comunicación

- Fortalecer la imagen del Fondo de Cultura Económica a nivel nacional e internacional, mediante la difusión y promoción de sus títulos.

- Instrumentar estrategias, políticas y programas de la coordinación, calendario de relaciones públicas, mercadotecnia y publicidad.

- Establecer mecanismos y campañas para mantener informada a la sociedad sobre las actividades del FCE.

Del Manual

- Proporcionar información sobre la integración y operación de la Coordinación General de Comunicación del Fondo de Cultura Económica, así como la ubicación de las áreas que la componen y sus relaciones de dependencia y coordinación dentro de la organización.

- Delimitar las responsabilidades y funciones del personal adscrito a la Coordinación.

- Presentar los principales procedimientos de trabajo y los documentos empleados en los mismos.

- Constituir una base administrativa que apoye la agilización y simplificación de los procesos.

- Servir como material de consulta para la inducción y capacitación del personal.





Versión: 02

Páginas : 12



Nivel: 02


III. BASE LEGAL

Disposiciones normativas internas: http://www.fondodeculturaeconomica.com/Normateca.asp

Disposiciones de carácter general, capitulo XIV Marco Normativo del portal de transparencia del Fondo de cultura Económica:

http://portaltransparencia.gob.mx/pot/dependencia/showDependencia.do?method=begin&redireccionado=true&_idDependencia=11249





Versión: 02

Páginas : 13



Nivel: 02


IV. POLÍTICAS

Generales

1. El personal de Mando Medio y Superior deberá supervisar la ejecución de las operaciones de tal manera que se asegure un control interno eficiente y eficaz que abarque actividades de registro, autorización, verificación, revisión y resguardo de archivo, asimismo evaluar los mecanismos implementados para mejorar su funcionamiento y en su momento difundir el documento actualizado.1

1 En atención al oficio GAF/317/2014 del 23 de mayo de 2014, derivado de la recomendación de la Auditoría Superior de la

Federación respecto del estudio general de la situación que guarda el sistema de control interno en el Sector Público Federal para

“implementar una política general que establezca la obligación para los Mandos Medios y Superiores para la evaluación,

actualización y fortalecimiento del control interno en sus ámbitos de competencia.”





Versión: 02

Páginas : 14

Tipo de documento: Procedimientos

Nivel: 02


V. PROCEDIMIENTOS





Versión: 03

Páginas : 15

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 02


Procedimiento para la elaboración y seguimiento

del programa anual de promoción y publicidad

Procedimiento para la elaboración y seguimiento del programa anual de promoción y publicidad.

aguzman

Cuadro de texto

FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 24.11.16 DIRECCIÓN GENERAL: 24.11.16





Versión: 03

Páginas : 16


Nivel: 02




El lenguaje empleado en el presente documento no busca generar ninguna clase de discriminación, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre a todos/as, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

1. Objetivo. Elaborar y dar seguimiento al programa anual de promoción y publicidad del FCE, con objeto de contar con los medios necesarios para anunciar algún evento o publicación y lograr una mayor participación del público en general contribuyendo a la meta de ventas.

2. Alcance. El procedimiento tiene influencia en áreas que proporcionan información para la realización del programa, y las áreas que forman parte de la estructura vigente del FCE registrada ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Secretaría de la Función Pública. La Dirección General y la Junta Directiva, en lo correspondiente en la aprobación y conocimiento del programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente y del plan de erogaciones de las partidas 36201 y 33605. De manera externa, al proporcionar la información que solicitan las Dependencias responsables del Programa: Secretaría de Educación Pública (Coordinadora de Sector), Secretaría de Gobernación (autorización).

3. Políticas. 1. Para la elaboración del programa anual de promoción y publicidad se considerarán cuando

menos los siguientes elementos:

a) Deberá sustentarse en una campaña publicitaria cuyo objetivo se oriente a promover los títulos y autores que integran el catálogo editorial del FCE.

b) Deberá considerar la prioridad temática de las campañas a efecto de dar cumplimiento con la estrategia prevista.

c) Deberá analizar los medios utilizados el año anterior y asegurar que los seleccionados se encuentren registrados en el padrón de medios impresos de la SEGOB, cubran el perfil del lector del fondo, así como el de mayor alcance geográfico, frecuencia, capacidad y mejores tarifas.

d) Se deberá considerar el presupuesto asignado para la partida 36201. e) En específico deberá atender los lineamientos generales para las campañas de

comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública





Versión: 03

Páginas : 17


Nivel: 02




Federal para el ejercicio fiscal correspondiente, publicados en el Diario Oficial de la Federación.

2. La Estrategia y el Programa anual deberá integrarse durante la primera quincena del mes de enero de cada año, con la finalidad de registrarlos en el Sistema de Información de Normatividad de Comunicación (SINC), previo a su envío a la Coordinadora de sector (SEP).

3. La Estrategia y el Programa anual al igual que las observaciones derivadas de su revisión,

deberán enviarse en los tiempos estipulados en los Lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para el ejercicio fiscal en curso, de manera impresa y con oficio a la Dirección General de Normatividad de Comunicación, a través de la Coordinadora de sector (SEP), previo registro en el Sistema de Información de Normatividad de Comunicación.

4. Las inserciones y publicaciones que se presenten a la SEP para su aprobación deberán

enviarse por correo electrónico, después de la autorización vía correo, se envía de manera impresa con oficio y formatos a la coordinadora de sector, a su vez SEP envía a SEGOB para la asignación de clave en un plazo de por lo menos 10 días hábiles previos a su difusión.





Versión: 03

Páginas : 18


Nivel: 02




4. Definiciones.

DGNC: La Dirección General de Normatividad de Comunicación de la Secretaría

SINC: Sistema de Información de Normatividad de Comunicación

Plan de medios: Es la selección diversificada de medios de comunicación, necesarios para difundir una campaña de manera eficaz a la población objetivo que forma parte del programa anual de promoción y publicidad.

DOF: Diario Oficial de la Federación.

SEP: Secretaría de Educación Pública.

SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Programa anual de promoción y publicidad: Conjunto de campañas derivadas de la estrategia anual de promoción y publicidad, encaminadas al objetivo institucional.

Estrategia anual de promoción y publicidad: Instrumento de planeación que expresa los principales temas de promoción de los productos o servicios de las entidades, tendientes a incrementar sus ventas.





Versión: 03

Páginas : 19


Nivel: 02




5. Desarrollo.

5.1. Diagrama de flujo.





Versión: 03

Páginas : 20


Nivel: 02




Instruye al AE para enviar inserciones a la SEP para su

aprobación.CGC 15

Instruye al AE para que notifique a los medios que formarán parte

del programa.CGC 12

¿Es aprobado?

Si

Consulta con las áreas editoriales las novedades a publicarse, prepara reseña y

envía al JDDP para que elabore el diseño de la inseción.

CGC 13

Responsable de la actividad

AE: Analista Especializado.CGC: Coordinador General de Comunicación JDDP: Jefe del Departamento de Diseño Publicitario.MAAGAAySSP: Manual Administrativo de Aplicación

General en materia de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público.

SEP: Secretaría de Educación Pública.

No

Correo electrónicoReseña

Negocia tarifas con algunos medios.

CGC 11

Oficio de notificaciónCorreo electrónico

Documentación necesaria para

contrataciónProceso 4.2

(MAAGAAYSP)

No

Envía a la SEP el formato de presentación de campaña con la

inserción, el correo de aprobación y el anexo.

CGC 17

Recibe respuesta por parte de la SEP sobre las inserciones.

CGC 16

¿Fue aprobado?

No

Si

Elabora diseño para la inserción y la envía al TAC para su

aprobación.JDDP 14

OficioPresentación de

campaña de promoción y publicidad

Inserción

Correo electrónico

Recibe del AE el plan de medios y programa anual de promoción

y publicidad con las tarifas vigentes para su aprobación.CGC 10

FCE-CCM-RE.05

1

1

¿Es aprobado?

Si

3





Versión: 03

Páginas : 21


Nivel: 02




Recibe oficio con el número de clave para la inserción por parte de gobernación con copia para

SEP.CGC 18

Instruye al AE a enviar inserciones al medio para su

publicación.CGC 19

OficioCorreo electrónico

Teléfono

FCE-CCM-RE.06

Da seguimiento al programa y presupuesto de las inserciones

publicadas a través del AE.CGC 20

FCE-CCM-RE.05Estado de cuenta

Recibe del AE el estado del presupuesto para su

conocimiento.CGC 21

Estado de cuenta

Fin

2


AE: Analista Especializado.CGC: Coordinador General de

Comunicación SEP: Secretaría de Educación Pública





Versión: 03

Páginas : 22


Nivel: 02




5.2 Descripción de actividades.

Paso Responsable Actividad Documento

1. Coordinador General

de Comunicación Instruye al analista especializado para que revise la publicación del DOF con el fin de conocer los lineamientos y requerimientos a cubrir para la estrategia y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente.

Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF del año correspondiente.


de Comunicación Instruye al analista especializado para que verifique con la subgerencia de finanzas que la partida 36201 cuente con el presupuesto asignado.

Correo electrónico ó vía telefónica

3. Coordinador General de Comunicación

Instruye al analista especializado para que revise los medios del año anterior, asegurándose que se encuentren registrados en el padrón de la SEGOB y con base a estos y al presupuesto asignado, elaboré propuesta del programa anual de promoción y publicidad conforme a los lineamientos publicados en el DOF.

Plan de medios y Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF del año correspondiente.


Recibe del analista especializado la propuesta del programa anual de promoción y publicidad y revisa que este completo. ¿Está completo? Si, va al paso 6. No, continúa.

Plan de medios y Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05)


de Comunicación Solicita al analista especializado elaborar cambios al programa anual de promoción y publicidad. ir al paso 4, (corrige)


de Comunicación Aprueba el programa anual de promoción y publicidad en el formato Excel y solicita reunión con el director general para su autorización.






Versión: 03

Páginas : 23


Nivel: 02





¿El programa fue validado? Si, continúa. No, va al paso 5.


de Comunicación Instruye al analista especializado para que envíe la estrategia y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente a la DGNC de forma electrónica por medio del SINC y de forma impresa a la SEP (Coordinadora de Sector).

Sistema de Información de Normatividad de Comunicación (SINC) Oficio con la estrategia anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente y el programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente


de Comunicación Instruye al analista especializado para que solicite tarifas vigentes a los medios que integran el plan de medios y programa anual de promoción y publicidad.

Correo electrónico Vía telefónica


de Comunicación Ajusta el plan de medios y programa anual de promoción y publicidad con las tarifas vigentes a través del analista especializado.



de Comunicación Recibe del analista especializado nuevamente el plan de medios y programa anual de promoción y publicidad con las tarifas vigentes para su aprobación. ¿Es aprobado? Si, ir al paso 12. No, continúa.



de Comunicación Negocia tarifas con algunos medios. Ir al paso 9.


de Comunicación Una vez que se cuenta con la aprobación de la estrategia y programa anual de promoción por parte de la DGNC de la Secretaría de Gobernación y con las tarifas vigentes, instruye al analista especializado para que notifique a los medios que formaran parte del programa. En caso de ser nuevo medio solicita la documentación necesaria para su contratación.

Oficio de notificación Correo electrónico. Documentación necesaria para contratación Proceso 4.2 contratación del manual administrativo de





Versión: 03

Páginas : 24


Nivel: 02





aplicación general en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público


de Comunicación Consulta con las áreas editoriales las novedades a publicarse y en base a estas prepara reseña y la envía al jefe del departamento de diseño publicitario para que elaboré el diseño de la inserción.

Correo electrónico Reseña

14. Jefe del

departamento de diseño publicitario

Elabora diseño para la inserción y la envía al titular del área de comunicación para su aprobación. ¿Fue aprobada? Si, continúa. No, corrige.


de Comunicación Instruye al analista especializado para enviar inserciones a la SEP para su aprobación por medio de correo electrónico

Correo electrónico


de Comunicación Recibe respuesta por parte de la SEP sobre las inserciones. ¿Fue aprobado? Sí, continúa. No, corrige, va al paso 15.

Correo electrónico


de Comunicación Envía a la SEP por medio de oficio el formato de presentación de campaña con la inserción, el correo de aprobación antes recibido y el anexo

Oficio Presentación de campaña de promoción y publicidad Inserción


de Comunicación Recibe oficio con el número de clave para la inserción por parte de gobernación con copia para SEP.

Oficio Correo Teléfono


de Comunicación Instruye al analista especializado a enviar inserciones al medio para su publicación.

Orden de inserción FCE-CCM-RE.04


de Comunicación Da seguimiento al programa y presupuesto de las inserciones publicadas a través del analista especializado.

Plan de medios Programa anual de promoción y publicidad (FCE-CCM-RE.05) Estado de cuenta


de Comunicación Recibe del analista especializado el estado del presupuesto para su conocimiento. Fin del procedimiento.

Estado de cuenta.





Versión: 03

Páginas : 25


Nivel: 02




6. Referencias o documentos relacionados.

Anexo Núm. Documento Título

6.1 S/N Acuerdo por el que se establecen los lineamientos generales para las campañas de comunicación social de las dependencias y entidades de la APF para el ejercicio correspondiente.

6.2 S/N Estrategia anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente (Electrónico: http://sinc.segob.gob.mx)

6.3 S/N Programa anual de promoción y publicidad para el ejercicio fiscal correspondiente (Electrónico: http://sinc.segob.gob.mx)

6.5 4.2 Proceso de contratación del manual administrativo de aplicación general en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público

7. Anexos y registros usados.


7.1 FCE-CCM-RE.04 Orden de inserción

7.2 FCE-CCM-RE.05 Plan de medios y programa anual de promoción y publicidad

7.3 FCE-CCM-RE.11 Estado de cuenta

7.4 S/N Presentación de campaña de promoción y publicidad

8. Listas maestras relacionadas al procedimiento

Id No. de documento Título





Versión: 03

Páginas : 26


Nivel: 02




9. Lista de distribución.

Copias Distribución Área

Original No aplica No aplica

V.E Intranet (Versión electrónica-sólo lectura) Gerencia de Tecnología

(Departamento de Gestión de Calidad)

10. Control de cambios.

Fecha Versión Páginas afectadas

Originador del cambio Naturaleza del cambio

25.11.16 03 Todas Coordinación General de Comunicación

Se establecen políticas de operación y se actualizan algunas actividades del procedimiento.

18.12.14 02 Todas Titular del área de Comunicación

Se cambió el nombre del procedimiento. Se actualizó el procedimiento conforme a la operación interna actual. Se agregó: -La leyenda sobre discriminación. - Las políticas 1, 2, 3 y 5. - Definiciones. - Los documentos relacionados.- Los registros de estado de cuenta y presentación de campaña de promoción y publicidad. - Las referencias o documentos relacionados. - El punto 8 de listas maestras. Se modificó el término revisión por versión.


Se modificaron las políticas y se actualizó el procedimiento conforme la actividad actual.


Anexos del procedimiento para la elaboración y

seguimiento del programa anual de promoción y

publicidad

Anexo 7.1

FCE-CCM-RE.04

Orden de inserción




publicidad

6

8 7

5

1 2

3 4

9 10

11

12

13




publicidad

Instructivo de llenado

1. Título: Orden de inserción.

2. Objetivo del registro:

Elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas con objeto de desarrollar las campañas publicitarias del FCE y realizar anuncios ante sucesos relevantes, para conocimiento del público lector.

3. Responsable de su llenado:

Titular del área de comunicación.

4. Forma de llenado:

Manual y/o electrónico

5. Descripción de llenado de elementos:

Id. Elemento Descripción

1. México D. F., a Fecha en que se realiza la orden de inserción.

2. N° de orden El número consecutivo que se le da a la orden.

3. Atención a Nombre de la persona del medio que atiende la orden.

4. Periódico o revista Nombre del periódico o revista.

5. Cabeza del anuncio Encabezado del anuncio que se va a publicar.

6. Tamaño Medida del anuncio.

7. Fecha de publicación Fecha en que se publicará la inserción.

8. N° de inserciones Número de inserciones que se publicarán.

9. Observaciones Especificar el lugar de la publicación.

10. Condiciones Condiciones de pago.

11. Costo del anuncio Importe de la inserción sin IVA.




publicidad

12. Importe total Importe total de la inserción con IVA.

13. Firma del departamento Indicar nombre y firma de la persona que solicita la orden de inserción.




publicidad

Anexo 7.2

FCE-CCM-RE.05

Plan de medios y

programa anual de promoción y publicidad




publicidad

6

8

7

5

1 2 3

4




publicidad


1. Título: Plan de medios y programa anual de promoción y publicidad


Dar cumplimiento al programa establecido con estricto apego a las disposiciones gubernamentales.







1. Medio Es el periódico, revista, suplemento en el cual se insertan los anuncios.

2. Propuesta 36201 Es el monto asignado que se distribuye en todos los medios. Corresponde a la partida que se reporta mensual.

3. Propuesta 33605 Es el monto asignado que se distribuye en todos los medios.

4. Total El monto total de las propuestas 36201 y 33605.

5. Total revistas Es el monto total de las revistas.

6. Gran total medios El monto total del plan de medios.

7. Programa anual de promoción y publicidad

El monto total del plan de medios clasificado en diario del distrito, de los Estados, las revistas y la evaluación de campañas.

8. Total El monto total del programa anual de promoción y publicidad.




publicidad

Anexo 7.3

FCE-CCM-RE.11

Estado de cuenta




publicidad

1 2

3 4

5

6

7

8

9

10

11

12 13

14




publicidad


1. Título: Estado de cuenta


Conocer el estado que guarda el presupuesto asignado a las inserciones por contrato, a fin de tener un seguimiento y control que permita cumplir con los compromisos pactados en tiempo y forma.







1. No. de orden Indicar el número de orden de inserción.

2. Fecha de publicación Indicar la fecha en la que se llevó a cabo la publicación.

3. Medio Indicar nombre del periódico o revista.

4. Sección Lugar en el periódico dónde se publica.

5. Medida Tamaño de la inserción.

6. Contrato No. de contrato otorgado por la Subgerencia de Recursos Mat.

7. Encabezado Título de la inserción que se publicó.

8. Importe Costo de la inserción.

9. Ejercido Suma de todas las inserciones publicadas.

10. Saldo del contrato Importe disponible del contrato.

11. Total del presupuesto Suma total de las dos partidas.




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12. Ejercido 33605 Suma total del presupuesto ejercido en ésta partida

13. Ejercido 36201 Suma total del presupuesto ejercido en ésta partida

14. Saldo total presupuesto Saldo total del contrato




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Anexo 7.4

Presentación de campaña de

promoción y publicidad




publicidad

1

2

3

4

5

6

7

8

9




publicidad

10

11

13

12

14




publicidad


1. Título: Presentación de campaña de comunicación social


Formalizar la autorización de la publicación de inserción entre el Fondo de Cultura Económica y la Secretaría de Educación Pública.







1. Elige la entidad o dependencia

Indicar la partida correspondiente al gasto, el tipo de solicitud ya sea presentación o modificación de campaña, cabeza de sector a la que corresponde la dependencia que en este caso es el FCE y la fecha de elaboración.

2. Nombre de la campaña Indicar el nombre de la campaña registrada ante SEP.

3. Versión (es) Indicar el título de la versión registrada.

4. Clasificación de campaña Seleccionar la campaña que corresponde, según el menú desplegable del formato.

5. Coemisores Campo no aplicable al FCE.

6. Objetivo institucional Indicar el objetivo institucional del FCE.

7. Objetivo de comunicación Indicar el objetivo del área responsable de la campaña.

8. Meta a alcanzar Indicar la meta establecida a cubrir una vez que se concluya la campaña.




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9. Información de campaña Indicar la cobertura geográfica, ya sea nacional, estatal o internacional, vigencia y población objetivo (tipo, sexo, edad, NSE)

10. Medios de difusión a utilizar

Indicar de cada medio seleccionado, los tiempos, la vigencia por tipo de medio, y el formato del mensaje.

11. Actividades complementarias

En su caso, indicar otras acciones de comunicación de apoyo a la difusión de la campaña sin utilizar medios masivos.

12. Razones para la utilización de estos medios:

En su caso, indicar las razones por las que se recurrió a los medios.

13. Autorización de la coordinadora de sector

Indicar nombre y firma de la coordinadora de sector.

14. Autorización del titular del área de comunicación

Indicar nombre y firma del titular del área de comunicación.





Versión: 03

Páginas :

1


Nivel:

02


Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias

de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así

como la atención a los autores e invitados especiales

Procedimiento para la organización de presentaciones, ferias de libros y actividades especiales donde participa el FCE, así como la atención a los autores

e invitados especiales

aguzman

Cuadro de texto






Versión: 03

Páginas :

2


Nivel:

02






1. Objetivo.

Organizar los actos donde se realiza la promoción de las obras y autores del FCE, así como aquellos donde participa la editorial, con objeto de incentivar las ventas y lograr una mejor difusión de los títulos ante el público lector y personalidades e instituciones interesadas en el desarrollo de la vida cultural del país.

Desarrollar diversas acciones de relaciones públicas, para cuidar, mantener y mejorar la relación del FCE con sus autores, coeditores e invitados a las actividades que organiza.

2. Alcance.

El procedimiento influye en las actividades del área de Comunicación, tanto en actividades internas como externas.

Inicia con la identificación del evento y abarca desde la solicitud de ejemplares al almacén, la elaboración del material de apoyo, la atención a los autores e invitados especiales, hasta la entrega del informe al director general

3. Políticas

1. El Jefe del Departamento de Relaciones Públicas deberá atender cualquier requerimiento de los autores relacionado con las actividades que desempeña el área, en caso de que afecte a otra área se deberá canalizar al autor con el área correspondiente.

2. En caso de exposiciones el Jefe del Departamento de Relaciones Públicas será el encargado de gestionar los trámites de contratación del seguro de las obras exhibidas con el Departamento de Adquisiciones.

3. El Jefe del Departamento de Relaciones Públicas deberá apoyar a los autores e invitados especiales en cuestiones de logística.

4. Definiciones Lanzamiento: Acción de sacar una obra al mercado y promocionarla con la finalidad de hacerlas llegar a un nicho especifico según sus características. Actividad especiales: Acto que realiza el FCE para difundir una obra o un tema en especial en los que se encuentran: exposiciones, lecturas en voz alta, firma de libros, conferencias, etc.





Versión: 03

Páginas :

3


Nivel:

02





5. Desarrollo. 5.1. Diagrama de flujo.





Versión: 03

Páginas :

4


Nivel:

02






AC: Almacén CentralDG: Director GeneralFCE: Fondo de Cultura EconómicaJDDP: Jefe del Departamento de Diseño PublicitarioJDRP: Jefe del Departamento de Relaciones PúblicasTAC: Titular del Área de Comunicación

Recibe el material requerido del área de diseño.

JDRP 11

En caso de presentación o feria, recibe del AC los ejemplares de lanzamiento.

JDRP 12

Envía invitación impresa junto con un ejemplar del libro a todos los involucrados y carta de entrega del material de cortesía.

JDRP 15

Entrega invitación impresa al DG y por medio de mailing a la torre del FCE.JDRP 16

Imprime el material solicitado y lo envía al JDRP.

JDDP 10

Material gráfico

Material gráfico

Ejemplares del lanzamiento

FCE-CCM-RE.01FCE-CCM-RE.06

Carta de entrega de material

InvitaciónCorreo electrónico

1

Recibe, analiza y autoriza la propuesta más viable junto con el TAC y el DG.

JDRP 21

Solicita vía correo al responsable de la unidad de seminarios servicios de coctel,

meseros y/o apoyo técnico.JDRP 18

Solicita cotizaciones a proveedores externos.

JDRP 20

¿Requiere servicios adicionales?

Correo electrónico

Si

Da seguimiento a la solicitud de servicios realizada al responsable de la unidad de

seminarios.

JDRP 19

No

Cotización de proveedores externos

Propuesta de proveedores

Instruye al asistente administrativo para que gestione la contratación de los

proveedores.JDRP 22

Correo electrónico/ vía telefónica

Oficio de solicitud de contrato

Pedido- contratoFCE-GAF-RE.40

1

3

Actualiza directorio integral de autores y personalidades en caso de presentación. JDRP 13

Sistema

electrónico

Para presentaciones integra listado de autores que recibirán libros de cortesía. JDRP 14

Listado de autores

Se pone en contacto con los autores para su atención y requerimientos para el acto.

JDRP 17

Correo electrónicoVía telefónica





Versión: 03

Páginas :

5


Nivel:

02





Confirma la participación de presentadores, moderador e invitados

especiales.JDRP 25

2


AC: Almacén CentralDG: Director GeneralJDRP: Jefe del Departamento de Relaciones PúblicasJDVGS: Jefe del Departamento de Ventas en Grandes SuperficiesTAC: Titular del Área de Comunicación

En caso de autores extranjeros que acudan a la presentación, instruye al asistente administrativo para que gestione los

boletos de avión y gastos de alimentación.JDRP 23


En caso de requerir mesa de venta la solicita al JDVGS.

JDRP 26


Consigue representante, levanta pedido al AC y coordina la logística con el encargado

del recinto.JDVGS 27

PedidoFCE-ALM-RE.09Vía telefónica

1

Sistema

electrónico

Verifica que se haya realizado el pago de servicios a los proveedores.

JDRP 32

Coordina todo el evento, recibe a los participantes y verifica el correcto

funcionamiento de aspectos técnicos.JDRP 29

Entrega a la DG el informe del acto e informa al Órgano de gobierno.

TAC 34

Fin

Formato de aceptación de

serviciosFCE-GAF-RE.21

Informe

Confirma al JDRP que esta lista la organización para la mesa de venta.

JDVGS 28

Correo electrónico

Una vez finalizado el acto despide a los participantes y recaba los datos para

evaluar el desarrollo e integrar el reporte de datos estadísticos.

JDRP 30

Reporte de datos estadísticos

Devuelve al AC los ejemplares que no se hayan vendido.

JDVGS 31

Memorándum de devolución

FCE-GCO-RE.12

Realiza el reporte de datos estadísticos y lo anexa al informe trimestral.

JDRP 33

Informe del evento

Para ferias, en su caso, solicita autorización de viáticos, boletos de avión y

reservaciones de hospedaje, tanto para integrantes de la mesa como para

funcionarios y personal operativo del FCE.JDRP 24





Versión: 03

Páginas :

6


Nivel:

02







1. Jefe del

departamento de relaciones públicas

En base al calendario mensual de actividades coordina la organización de los eventos. ¿Es una actividad especial? Continúa al paso 2. ¿Es una feria? Ir al paso 3. ¿Es una presentación? Ir al paso 5.

Procedimiento para la actualización y distribución del

calendario mensual de actividades del FCE

FCE-CCM-PR.03

Calendario mensual de actividades

FCE-CCM-RE.03

2. Jefe del


Identifica que actividad especial se llevará a cabo. Ir al paso 4.


FCE-CCM-RE.03

3. Jefe del


Solicita formalmente los espacios a los representantes de cada feria en los plazos y términos que ellos establezcan mediante los formatos que ellos proporcionan.

4. Jefe del


Solicita al almacén central vía sistema los ejemplares de lanzamiento para los participantes y el moderador, en el caso de que sobren libros, se deberá devolver al almacén acompañados de un oficio.

Pedido FCE-ALM-RE.09

5. Jefe del


Solicita al Jefe del departamento de diseño publicitario la elaboración del material requerido (carteles, volantes, invitaciones, mailing, etc.) conforme a especificaciones para cada tipo de lanzamiento, a través del formato correspondiente y según su caso coordina la reproducción.

Orden de trabajo FCE-CCM-RE.02

6. Jefe del


Elabora material requerido y lo envía al departamento de relaciones públicas por correo electrónico para su validación.

Correo electrónico Material gráfico

7. Jefe del


Valida el material grafico y lo somete a autorización del titular del área de comunicación y envía para visto bueno del autor y editores. En su caso, coordina la reproducción del material realizado por proveedores externos. ¿El material fue autorizado? Si, ir al paso 9.

Correo electrónico Material gráfico





Versión: 03

Páginas :

7


Nivel:

02






No, continúa.

8. Jefe del


Informa los cambios al jefe departamento de diseño publicitario. Ir al paso 6.

Material gráfico Correo electrónico

/vía telefónica

9. Jefe del


Notifica por correo electrónico al departamento de diseño publicitario para que proceda con la impresión del material, marcando copia al titular del área de comunicación.

Correo electrónico

10. Jefe del


Imprime el material solicitado y lo envía al departamento de relaciones públicas.

Material gráfico

11. Jefe del


Recibe el material requerido del área de diseño para difusión del lanzamiento.

Material gráfico

12. Jefe del


En caso de una presentación o una feria, recibe del almacén central los ejemplares del lanzamiento.

Ejemplares del lanzamiento

13. Jefe del


Actualiza directorio integral de autores y personalidades en caso de una presentación.

Directorio integral electrónico

14. Jefe del


Para una presentación integra listado de autores que recibirán libros de cortesía.

Listado de autores

15. Jefe del


Envía la invitación impresa junto con un ejemplar del libro a todos los involucrados en el acto y en caso necesario elabora carta de entrega del material de cortesía.

Acuse de material (FCE-CCM-RE.01)

Acuse de libros (FCE-CCM-RE.06) Carta de entrega de

material

16. Jefe del


Entrega invitación impresa para la presentación al director general y posteriormente envía mailing con la invitación a la torre del FCE por correo electrónico.

Invitación Correo electrónico

17. Jefe del


Se pone en contacto con los autores para su atención y requerimientos para el acto.


18. Jefe del


Solicita vía correo electrónico al responsable de la unidad de seminarios los servicios de coctel, meseros y/o de apoyo técnico. ¿Requieren servicios adicionales? Sí, ir al paso 20. No, continúa.

Correo electrónico

19. Jefe del

departamento de Da seguimiento a la solicitud de servicios realizada al responsable de la






Versión: 03

Páginas :

8


Nivel:

02






relaciones públicas unidad de seminarios. Ir al paso 25.

20. Jefe del


En caso de requerir servicios adicionales al coctel y apoyo técnico (vino de honor, servicios gastronómicos, fotográficos, de valet parking y traducción simultánea entre otros), solicita cotizaciones a proveedores externos.

Cotizaciones de proveedores externos

21. Jefe del


Recibe, analiza y autoriza la propuesta de proveedores más viable junto con el titular del área de comunicación y el director general.

Propuesta de proveedores

22. Jefe del


Instruye al asistente administrativo para que gestione la contratación de proveedores a través del área de adquisiciones.

Oficio de solicitud de contrato.

Pedido- contrato FCE-GAF-RE.40

23. Jefe del


En caso de autores en el extranjero que asistirán a la presentación, gestiona los boletos de avión, a través del sistema electrónico para la solicitud de pasajes de avión, nacionales e internacionales y gastos de alimentación. De ser necesario, organiza y monitorea el traslado del autor hacia el lugar de la presentación.

Sistema electrónico.

24. Jefe del


Para ferias, en su caso, solicita autorización de viáticos para integrantes de la mesa (moderador y ponentes) así como boletos de avión y reservación de hospedaje incluyendo funcionarios y personal operativo del FCE.

25. Jefe del


Confirma por teléfono y/o correo electrónico la participación de los presentadores, moderador e invitados especiales al evento.


26. Jefe del


En caso de requerir mesa de venta la solicita por correo electrónico al jefe del departamento de ventas en grandes superficies indicándole lugar, fecha y título a exhibir y en su caso un contacto.


27. Jefe del

departamento de ventas en grandes

superficies

Consigue representante y levanta el pedido al almacén vía sistema, coordina la logística con el encargado del recinto donde se llevará a cabo la presentación.

Pedido FCE-ALM-RE.09

Vía telefónica

28. Jefe del


Confirma al jefe del departamento de relaciones públicas que esta listo la organización para la mesa de venta.

Correo electrónico





Versión: 03

Páginas :

9


Nivel:

02






superficies

29. Jefe del


Coordina todo el evento, recibe a los participantes y al público y verifica el correcto funcionamiento de los aspectos técnicos con el fin de detectar y resolver fallas. Atiende los requerimientos de los participantes, y público en general. Toma las fotos durante el evento o en su caso convoca al fotógrafo.

30. Jefe del departamento de

relaciones públicas

Una vez finalizado el acto despide a los participantes, recaba todos los datos necesarios para evaluar el desarrollo de cada presentación e integrar el reporte de datos estadísticos.

Reporte de datos estadísticos

31. Jefe del


superficies

Devuelve los ejemplares que no se hayan vendido al almacén central.

Memorándum de devolución

FCE-GCO-RE.12



Verifica que se haya realizado el pago de servicios a los proveedores, así como cualquier otro pago por concepto del evento.

Formato de aceptación de

servicios FCE-GAF-RE.21



Realiza el reporte de datos estadístico de la presentación y/ o actividades especiales, y lo anexa al informe trimestral que realiza el titular del área de comunicación para entregar al gerente general.

Informe del evento

34.

Titular del área de comunicación

Entrega a la Dirección General el informe en el que se menciona la participación del área de relaciones públicas y el área de prensa e informa al Órgano de Gobierno de los actos. Fin del procedimiento.

Informe





Versión: 03

Páginas :

10


Nivel:

02







6.1 FCE-CCM-PR.03 Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE



7.1 FCE-CCM-RE.01 Acuse de material

7.2 FCE-CCM-RE.06 Acuse de libros

7.3 FCE-CCM-RE.03 Calendario mensual de actividades

7.4 FCE-CCM-RE.02 Orden de trabajo

7.5 FCE-ALM-RE.09 Pedido

7.6 FCE-GCO-RE.12 Memorándum de devolución

7.7 FCE-GAF-RE.40 Pedido- contrato

7.8 FCE-GAF-RE.21 Formato de aceptación de servicios

7.9 N.A Invitación

7.10 N.A Cotizaciones de proveedores externos

7.11 N.A Reporte de datos estadísticos

7.12 N.A Informe del evento

7.13 N.A Listado de autores

7.14 N.A Carta de entrega de material





Versión: 03

Páginas :

11


Nivel:

02






Id. No. Documento Título

8.1 No aplica No aplica




V. E. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)



Originador del cambio Naturaleza del cambio


Se corrigen, las codificaciones en los pasos 1 y 15 de la descripción de actividades.

18.12.14 02 Todas Titular del área de comunicación

Se cambió el nombre del procedimiento, alcance, el término revisión por versión, la lista de distribución. Se complementó el objetivo. Se adecuó el procedimiento a la actividad actual. Se simplificaron los procedimientos, integrando tres procedimientos en uno solo: FCE-CCM-PR.02, FCE-CCM-PR.04 y FCE-CCM-PR.05. Se agregó:

- La leyenda de discriminación y copias controladas.

- Políticas. - Definiciones - El punto 8 de listas maestras

relacionadas. Se codificó el registro “acuse de libros”.


Se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General.


Anexos del procedimiento para la organización de

presentaciones, ferias de libros y actividades especiales

donde participa el FCE, así como la atención a los autores


Anexo 7.1

FCE-CCM-RE.01

Acuse de material






1 2

3 4

5 6

7

8






INSTRUCTIVO DE LLENADO

1. Título: Acuse de material


Llevar registro del material de lanzamiento que se entregará a los participantes y al moderador.


Jefe del departamento de relaciones públicas


Electrónico/manual



1. Enviado a: Persona a la que se le envía el material.

2. De: Quién envía el material.

3. Concepto: Motivo por el que se envía el material.

4. Descripción Indicar el material que se envía.

6. Cantidad Cuánto material se envía.

7. Total Indicar el total de material que se envía.

8 Quién recibe Nombre, fecha y firma de quién recibe.






Anexo 7.2

FCE-CCM-RE.06

Acuse de libros






1 2

3 4

5 6 78

9

10







1. Título: Acuse de libros


Llevar registro de los ejemplares de lanzamiento que se entregaran de manera gratuita a los participantes y al moderador.




Electrónico/manual



1. Enviado a: Persona a la que se le envía el ejemplar.

2. De: Quién envía el ejemplar.

3. Fecha: Indicar la fecha en la que se envía el ejemplar.

4. Concepto Motivo por el que se envía el ejemplar.

5. Autor Autor del ejemplar.

6. Titulo Indicar el nombre del ejemplar.

7. Editorial Indicar el nombre de la editorial que elaboró el ejemplar.

8. Cantidad Cuántos ejemplares se enviaron.

9. Total Indicar el total de los ejemplares que se envían.

10. Quién recibe Nombre, fecha y firma de quién recibe.





Versión: 02

Páginas :

1


Nivel:

02


Procedimiento para la actualización y distribución del calendario mensual de actividades del FCE


aguzman

Cuadro de texto






Versión: 02

Páginas :

2


Nivel:

02




1. Objetivo.

Realizar anualmente el programa de Relaciones Publicas con los eventos como: ferias, presentaciones, exposiciones, conferencias, charlas, entre otras, y con base en este actualizar el calendario mensual de actividades institucionales, con el fin de promover las novedades y títulos del catálogo del FCE y distribuir la información necesaria para conocimiento, y en su caso, ejecución de acciones por parte de las distintas áreas del FCE.

2. Alcance.

El procedimiento influye en las actividades de la Dirección General (agenda de actividades), del área de Comunicación, Relaciones Públicas, así como las áreas que soliciten la integración de eventos al calendario mensual.

Comienza con la realización anual del programa de Relaciones Pública, la recepción de propuestas de eventos específicos, para ser incorporados al calendario, verifica disponibilidad de fechas, gestiona aprobación del titular del área de Comunicación y el Director General, integra calendario mensual y concluye con la distribución a las diferentes áreas.

3. Políticas.

1. El Jefe del Departamento de Relaciones Públicas deberá integrar el Programa Anual de Relaciones Públicas del Fondo de Cultura Económica durante el mes de enero y deberá tomar en cuenta lo siguiente:

a) Estar alineado con el programa anual de promoción y publicidad (planes de campaña).

b) Integrar las solicitudes y/o peticiones de las áreas de Comercialización, de Editorial, de Obras para Niños y Jóvenes, conforme las actividades programadas por dichas áreas.





Versión: 02

Páginas :

3


Nivel:

02



c) Integrar, previa valoración y aprobación, las actividades solicitadas por instituciones externas, las cuales deberán cubrir con el perfil del FCE.

d) Integrar los eventos promocionales, académicos, culturales, artísticos o de animación a la lectura que permitan cumplir con los objetivos y/o metas del FCE.

a) Integrar eventos con autores y coeditores, así como con instituciones de carácter

público o privado con el fin de facilitar las relaciones institucionales.

b) En general, integrar las actividades y presentaciones de libros que promuevan el catálogo del FCE y que se lleven a cabo dentro y fuera de las instalaciones de la institución.

2. El calendario de actividades del FCE, es dinámico, periódicamente se van integrando actividades adicionales a las programadas.

3. El calendario estará integrado por actividades y presentaciones de libros que cubran los siguientes requisitos:

c) Que la solicitud del evento se realice por escrito. En eventos internos con la petición del Gerente o Coordinador General, en eventos solicitados por un externo, con la petición del representante legal o responsable del evento, este último, con nivel mínimo de subgerente o equivalente.

d) Que la naturaleza del evento sea de carácter promocional, académico, recreativo, cultural o artístico.

e) En eventos solicitados por un externo, que adicionalmente promuevan las relaciones públicas con la institución.

f) Que haya disponibilidad en las instalaciones en la fecha, día y hora solicitados. g) Que exista el recurso para proporcionar los apoyos requeridos. h) Que cuenten con el Vo. Bo. del Coordinador General de Comunicación.

4. La información que reside en la agenda electrónica será la fuente “oficial” para difundir las actividades culturales y presentaciones de libros en las que participa o contribuye el FCE.

5. El Jefe del Departamento de Relaciones Públicas será el responsable de mantener permanentemente actualizada la agenda electrónica y asegurar que cada uno de los movimientos que se realicen cumplan con los requisitos internos establecidos.





Versión: 02

Páginas :

4


Nivel:

02



4. Definiciones.

Programa de relaciones públicas: concentrado de actividades del año que corresponden al departamento de relaciones públicas y que son la línea base a seguir para todo el año

Calendario mensual de actividades: Registro dinámico, periódicamente se van integrando actividades adicionales a las programadas.





Versión: 02

Páginas :

5


Nivel:

02



5. Desarrollo. 5.1. Diagrama de flujo.

Sistema

electrónico





Versión: 02

Páginas :

6


Nivel:

02





1.


Elabora anualmente el programa de relaciones públicas en base a los eventos a realizarse en el año e integra la calendarización mensual de actividades mensuales.

Programa de Relaciones Públicas

FCE-CCM-RE.12


FCE-CCM-RE.03

2. Jefe del departamento de relaciones públicas

Recibe de las áreas del FCE y de los clientes externos la solicitud de incorporación de eventos al calendario mensual de actividades programadas, precisando el tipo de organización y apoyos que requieren.

Correo electrónico


Verifica disponibilidad de fechas. ¿Hay disponibilidad de fechas? Sí, ir al paso 5. No, continúa.


FCE-CCM-RE.03

Correo electrónico


Informa a las áreas del FCE y/o clientes externos que no hay disponibilidad de fechas para que soliciten nuevas fechas. Ir al paso 2.


5.


Gestiona el Vo. Bo de las propuestas de las áreas del FCE y/o clientes externos con el titular del área de Comunicación. ¿Se cuenta con el Visto bueno? Sí, ir al paso 7. No, continúa.





Versión: 02

Páginas :

7


Nivel:

02





Informa a las áreas del FCE y/o clientes externos que no procede su solicitud y explica las razones. Fin del procedimiento.


7.


Una vez autorizadas las propuestas las integra al calendario mensual de actividades y recaba datos de actividades organizadas por las librerías del interior de la república a través de correo electrónico o vía telefónica.


Correo electrónico

Vía telefónica


Instruye al asistente del área de comunicación para que integre el calendario mensual en la agenda electrónica a través de la interfaz de mantenimiento y la actualiza cada vez que surjan cambios


Interfaz de mantenimiento


Una vez que es actualizada la agenda electrónica instruye al asistente del área de comunicación para que distribuya la versión actualizada del calendario mensual de actividades, mismo que deberá enviar de manera quincenal por correo electrónico al director general con copia para la torre y librerías del FCE. Fin del procedimiento.


Correo electrónico





Versión: 02

Páginas :

8


Nivel:

02





N.A No aplica No aplica



7.1 FCE-CCM-RE.12 Programa de Relaciones Públicas

7.2 FCE-CCM-RE.03 Calendario mensual de actividades




9. Lista de distribución



V.E Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología

(Intranet)





Versión: 02

Páginas :

9


Nivel:

02



10 Control de cambios.


Originador del cambio

Naturaleza del cambio

25.11.16 02 Todas Coordinación General de comunicación

Se modificaron las políticas, se actualizaron las actividades y el programa anual de relaciones públicas.

01 Todas Titular del área de Comunicación

Se definió el responsable en las políticas 1, 3 y 4 como parte del control interno, Se actualizó el procedimiento conforme a la actividad actual. Se agregó: -Las definiciones. -La leyenda sobre discriminación y copia controlada. -El numeral 8 de listas maestras relacionadas. -Se cambió el término revisión por versión.

10.11.10 00 Todas Coordinación General de Comunicación.



Anexos del procedimiento para la actualización y

distribución del calendario mensual de actividades del

FCE.

Anexo 7.1

FCE-CCM-RE.12

Programa anual de relaciones públicas




FCE.




FCE.

1. Título:

Programa anual de Relaciones Públicas

2. Objetivo del registro: Llevar un concentrado de las actividades que realizará el Departamento de Relaciones Públicas. 3. Responsable de su llenado: Jefe del Departamento de Relaciones Públicas

4. Forma de llenado: Electrónico



1. Título Indicar el título y año

2. Nombre del programa Indicar el nombre del documento

3. Responsable Jefe/a del departamento de relaciones públicas

4. Objetivo Indicar el objetivo anual del programa

5. Fecha de Inicio y termino Periodo en el que estará vigente el documento

6. Grupo al que va dirigido

7. Participantes Indicar el personal involucrado en las actividades

8. Programación de actividades

9. Elaboró Nombre del responsable de elaborar el programa

10. Autorizó Nombre del Coordinador/a General de Comunicación





FCE.

Anexo 7.1

FCE-CCM-RE.03

Calendario de actividades




FCE.

1

2 3 4 5

67




FCE.

1. Título: Calendario de actividades.

2. Objetivo del registro: Recabar en forma integral el calendario mensual de actividades programadas del FCE, con objeto de distribuir la información necesaria para conocimiento, y en su caso, ejecución de acciones por parte de las distintas áreas del FCE.

3. Responsable de su llenado: Jefe del Departamento de Relaciones Públicas

4. Forma de llenado: Electrónico



1 Título y periodo Indicar el título del documento y periodo en el que se realizaran las actividades.

2 Fecha Indicar la fecha en que se realizara.

3 Día Indicar el día en que se realizara el evento.

4 Lugar Indicar el lugar donde tendrá sede del evento.

5 Horario Indicar la hora en que se llevara a cabo el evento.

6 Evento Indicar el nombre del evento.

7 Referencia Indicar el nombre de la persona que está a cargo del evento.




Fecha de Versión: 22.12.17


Versión: 02

Páginas :

1


Nivel:

02


Procedimiento para asegurar la participación de los

medios en entrevistas, presentaciones y ruedas de

prensa que organice el FCE

Procedimiento para asegurar la participación de los medios en entrevistas, presentaciones y ruedas de prensa que organice el FCE.

aguzman

Cuadro de texto






Versión: 02

Páginas :

2


Nivel:

02






1 Objetivo.

Definir los criterios para asegurar la presencia y el interés de los medios de comunicación en las actividades que realice el FCE para promover sus obras y autores que conforman el catálogo editorial.

2. Alcance.

El procedimiento tiene relación directa con las actividades de las gerencias Editorial, Producción y Comercialización, al convocar a los medios conforme a las actividades que promueven dichas áreas, así como la Dirección General y la propia Coordinación General de Comunicación. Entre las estrategias de promoción está la conformación de paquetes de información

Inicia con la recepción del reporte diario de obras publicadas, pasando por los 3 mecanismos implementados para difundir las publicaciones del FCE hasta la publicación de dichas actividades en el portal prensafondo.

3. Políticas.

1. Se proporcionará atención a todos los medios de comunicación, especialmente de perfil cultural interesados en la información que genera el FCE.

2. Previo a las presentaciones de cualquier lanzamiento, la Jefatura de Comunicación deberá asegurarse que se atiendan las siguientes acciones:

a. Que se haya llevado a cabo la distribución de los libros en los medios de comunicación correspondientes.

b. Que se cuente con la disponibilidad de los espacios en donde se va a llevar a cabo la presentación.

c. Que el libro se encuentre disponible para venta en las librerías del FCE.

3. El Jefe del Departamento de Comunicación deberá mantener actualizado el directorio de medios de comunicación, impreso y electrónico, tanto en la Ciudad de México como del interior de la república; incluidos teléfonos celulares y particulares de editores, reporteros y columnistas, así como números de fax y correo electrónico.





Versión: 02

Páginas :

3


Nivel:

02





4. La estrategia de promoción que se utilizará para el lanzamiento de las obras que publica el FCE dependerá del impacto de la difusión: A Nicho específico; AA difusión prioritaria y AAA difusión estelar.

5. Los paquetes informativos deberán contener: libros de cortesías y boletines, los cuales se deberán enviar a los medios con 2 semanas de anticipación al evento

6. Se hará difusión en medios especializados, en esta clasificación se incluyen las obras de promoción académica y obras de coyuntura mediática.

7. El titular de la Coordinación General de Comunicación será el encargado de gestionar anualmente los trámites con el área de adquisiciones para contratar a la empresa que llevará a cabo el estudio de la presencia del FCE en los medios de comunicación, así como de asegurarse de contar con el presupuesto necesario para dicha contratación.

8. El Jefe del Departamento de Comunicación deberá elaborar y enviar diariamente al Director General, gerentes y coordinadores generales un corte informativo de los eventos relevantes del FCE en los medios, para tal efecto, deberá analizar los reportes que presente la empresa especializada en medios.

9. Las ruedas de prensa se realizarán en situaciones previa valoración y autorización del Coordinador General de Comunicación y Director General. Asimismo la entrega y/o envío del dossier de prensa queda sujeto a casos específicos valorados por el Jefe del Departamento de Comunicación.

4. Definiciones

Lanzamiento A: son todas aquellas obras dirigidas a sectores específicos, como el académico que representan ventas constantes. (Desplazamiento a nicho específico)

Lanzamiento AA: son aquellas obras que puedan ser materia de interés en los medios de comunicación, ya sea por tratarse de un tema de coyuntura o porque el autor tenga presencia constante en los medios. (Difusión prioritaria)

Lanzamiento AAA: son las obras que se promuevan como lanzamiento estelar, serán aquellas obras consideradas como grandes lanzamientos en el año. (Difusión estelar)

Dossier: Notas informativas del evento ya realizado, mismas que se realizan por solicitud para conocimiento de manera interna en la Institución, o en algunos casos, al autor.





Versión: 02

Páginas :

4


Nivel:

02





5. Desarrollo.

5.1 Diagrama de flujo.

Selecciona los medios nacionales y/o extranjeros a los que se envían cortesíasJDC 3

Recibe a través del técnico de difusión los ejemplares del almacén central y verifica que sean los ejemplares

solicitados.JDC 5

Arma paquetes Informativos y los manda a medios

JDC 6

Paquete informativo Acuse de material (FCE-CCM-RE.01)

Instruye al técnico de difusión a solicitar al almacén central de forma electrónica, los ejemplares que se entregarán de cortesía a los medios seleccionados.

JDC 4

Acuse

Recibe del almacén central el reporte diario de obras publicadas

JDC 1

Revisa el reporte diario de obras publicadas

JDC 2

Reporte diario de obras publicadas

Inicio

Pedido (FCE-ALM-RE.09)

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

JDC: Jefe de Departamento de Comunicación

2





Versión: 02

Páginas :

5


Nivel:

02





1

¿Se llevará a cabo la presentación?

Elabora boletines informativos

JDC 7

Si

Convoca a entrevistas con autorJDC 8

Organiza agenda de medios de comunicación y graba entrevistas de

ser necesarioJDC 9

Envía libros a mediosJDC 12

Agenda de medios

FCE-CCM-RE.09

Coordina la convocatoria a medios de comunicación a la presentación

JDC 10

Correo Electrónico

No

Brinda atención personalizada a medios y autores durante la

presentación.JDC 11

Registro de prensa

Se hace boletín informativo hablado de la obra

JDC 13

Si el autor esta vivo se hace agenda de entrevista

JDC 14

REPOSABLE DE LA ACTIVIDAD JDC: Jefe de Departamento de

Comunicación

3

3





Versión: 02

Páginas :

6


Nivel:

02





2

Realiza evaluación del acto con base en el número de medios que acudieron.

JDC 15

Informa al TCGC el resultado de la rueda de prensa en caso de haberla llevado a

caboJDC 16

Registro de prensa FCE-CMM-RE.07

Recibe de la empresa especialista en medios el informe de la presencia del

FCE en medios de comunicaciónJDC 17

Selecciona información de la síntesis informativa referente al FCE y envía un corte informativo a la Dirección General

para su conocimientoJDC 18

Registra en el portal prensafondo las notas que integran el corte informativoTAC 19

Elabora dossier de prensa en casos específicos para conocimiento interno en

el FCE o, en su caso, al autor.JDC 20

Informe de impacto

Correo electrónico

Portal Prestafondo

Fin

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD EEM: Empresa Especializada en Medios JDC: Jefe de Departamento de ComunicaciónTAC: Titular del Área de Comunicación





Versión: 02

Páginas :

7


Nivel:

02






Actividades originales


1. Jefe del departamento de comunicación

Recibe del almacén central el reporte diario de obras publicadas (novedades y reimpresiones).

Reporte diario de obras publicadas


Revisa reporte de diario de obras publicadas.


Selecciona los medios nacionales y en su caso los extranjeros para enviar cortesías con base en perfil del medio o el interés en la obra.


Instruye al técnico de difusión a solicitar al almacén central de forma electrónica, los ejemplares que se entregarán de cortesía a los medios seleccionados.

Pedido (FCE-ALM-RE.09)


Recibe a través del técnico de difusión los ejemplares del almacén central y verifica que sean los ejemplares solicitados.

Acuse


Arma paquetes Informativos y los manda a medios ¿Se realizará presentación? Si, continúa. No, ir al paso 12.

Paquete informativo Acuse de material FCE-CCM-RE.10


Elabora boletines informativos


Convoca a entrevistas con autor


Organiza agenda de medios de comunicación y graba entrevistas de ser necesario

Agenda de medios (FCE-CCM-RE.09)


Coordina la convocatoria a medios de comunicación a la presentación

Correo electrónico Invitación de prensa


Brinda atención personalizada a medios y autores durante la

Registro de prensa (FCE-CCM-RE.07)





Versión: 02

Páginas :

8


Nivel:

02





Actividades originales


presentación. Agenda de entrevistas (FCE-CCM-RE.08)

12. Titular del área de Comunicación

Envía libros a medios


Se hace boletín informativo hablando de la obra


Si el autor está vivo se hace agenda de entrevista


Realiza evaluación del acto con base en el número de medios que acudieron.

Registro de prensa (FCE-CCM-RE.07)


Informa al TCGC el resultado de la rueda de prensa en caso de haberla llevado a cabo


Recibe de la empresa especialista en medios el informe de la presencia del FCE en medios de comunicación


Revisa, valida y selecciona información de la síntesis informativa referente al FCE y la envía a manera de un corte informativo a la Dirección General, gerentes, coordinadores, subgerentes y jefes para su conocimiento

Síntesis informativa

19. Titular del área de comunicación

Registra en el portal prensafondo las notas que integran el corte informativo

Correo electrónico


Elabora dossier de prensa en casos específicos para conocimiento interno en el FCE o, en su caso, al autor. Fin del procedimiento.

Portal prensa a fondo





Versión: 02

Páginas :

9


Nivel:

02










7.1 FCE-CCM-RE.07 Registro de prensa

7.2 FCE-CCM-RE.08 Agenda de entrevistas

7.3 FCE-CCM-RE.09 Agenda de medios

7.4 FCE-CCM-RE.10 Acuse de material

7.5 No aplica Paquete informativo

7.6 S/N Correo de invitación de prensa

7.7 S/N Síntesis informativa

7.8 FCE-ALM-RE.09 Pedido

7.9 S/N Portal Presanfondo








Versión: 02

Páginas :

10


Nivel:

02








V.E Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)


Fecha Versión Páginas Afectadas




Se cambió el nombre del procedimiento Se definió alcance La sección de Políticas fue redefinida Se agregó la definición de Dossier Fueron actualizados los diagramas del procedimiento y por lo tanto la descripción de las actividades

18.12.14 01 Todas Titular del área de comunicación

Se redefinió el alcance. Se cambió el nombre del procedimiento. -El procedimiento se adecuó a la actividad actual. Se agregó: -Las políticas 4, 5, 7 y 8. -Las definiciones de Lanzamiento A, AA y AAA. -El instructivo de llenado de los registros. -El apartado 8 Listas maestras relacionadas al procedimiento. -La leyenda sobre copias controladas y no discriminación.Se codificaron los registros de: -Registro de prensa (FCE-CCM-RE.07) -Agenda de entrevistas (FCE-CCM-RE.08) -Agenda de medios (FCE-CCM-RE.09)





Versión: 02

Páginas :

11


Nivel:

02





Fecha Versión Páginas Afectadas



Se cambió el término revisión por versión.




Anexos del procedimiento para asegurar la participación de los medios en entrevistas, presentaciones y ruedas de


Anexo 7.1

Registro de prensa

(FCE-CCM-RE.07)




1

2 3

4 5 6 7





1. Título: Registro de prensa


Llevar un registro de los medios que asisten a cada evento realizado por el departamento de

comunicación.


Jefe del Departamento de Comunicación


Manual/Electrónica



1. Presentación Indicar el nombre del evento que se va a realizar.

2. Fecha Indicar el día, mes y año del evento.

3. Lugar Indicar el lugar donde se llevará a cabo el evento.

4. Medio Indicar el nombre del medio de comunicación que asiste

al evento.

5. Reportero Indicar el nombre del reportero por parte del medio de

comunicación que asiste al evento.

6. Correo Indicar el correo electrónico del reportero que asiste al

evento.

7. Teléfono Integra el número de teléfono del reportero que asistió al





evento.




Anexo 7.2

Agenda de entrevistas

(FCE-CCM-RE.08)




Agenda de entrevistas con ___________________________________________

____________________________________________________________

_________________________________

Hora Reportero Medio Modo Lugar

1

2 3 4 5 6

Fecha de versión: Código del documento: FCE-CCM-RE.08

Referencia: FCE-CCM-PR.06

Versión: 01





1. Título: Agenda de entrevistas


Llevar un control de las entrevistas programadas por autor.




Manual/Electrónica



1. Agenda de entrevistas con

Indicar el nombre de la persona que participará en la

entrevista, el título y la fecha en la que se llevará a cabo

la entrevista.

2. Hora: Indicar la hora en la que se llevará a cabo la entrevista.

3. Reportero: Indicar si la entrevista se llevará presencial o vía remota.

4. Medio: Indicar el nombre donde se llevará acaba la entrevista.

5. Modo: Indicar si la entrevista se llevará presencial o vía remota.

6. Lugar: Indicar el lugar donde se llevará a cabo la entrevista.




Anexo 7.3

Agenda de medios

(FCE-CCM-RE.09)





1. Título: Agenda de medios


Llevar un control de todos los medios de comunicación que cubren al FCE.




Manual/Electrónica



1. Medio

Indicar el nombre del medio de comunicación que cubre

al FCE ya sea de periódico, radio, televisión, revistas,

agencias o web (medios digitales).

2. Datos del editor Indicar el nombre del editor, teléfono, correo electrónico

o cualquier dato del editor que se requiera.

3. Reporteros (as) Indicar el nombre de los reporteros (as).




Anexo 7.4

Acuse de material

(FCE-CCM-RE.10)




1

2

3

4 5 6

7





1. Título: Acuse de material


Llevar registro de los paquetes informativos que se entregarán a los medios seleccionados.


Jefe del Departamento de comunicación


Electrónico/manual



1. Enviado a: Persona a la que se le envía el material.

2. De: Quién envía el material.

3. Concepto: Motivo por el que se envía el material.

4. Cantidad Cuánto material se envía.

5. Descripción Indicar el material que se envía.

6. Observaciones Indicar en su caso algún comentario adicional.

7. Favor de anotar nombre, fecha y firma

de quien recibe.

Indicar nombre, fecha y firma de quien recibe

los paquetes.





Versión: 02

Páginas :

1


Nivel:

02


Procedimiento para cubrir las actividades

relacionadas con medios de comunicación durante la

participación del FCE en ferias de libros.

Procedimiento para cubrir las actividades relacionadas con medios de comunicación durante la participación del FCE en ferias de libros.

aguzman

Cuadro de texto






Versión: 02

Páginas :

2


Nivel:

02



relacionadas con medios de comunicación

durante la participación del FCE en ferias de

libros.


1. Objetivo.

Garantizar la presencia y el interés de los medios de comunicación en las actividades que realiza el FCE en las ferias del libro, con objeto de lograr una mejor cobertura para mantener informado al público en general.

2. Alcance. El procedimiento atañe al área de Comunicación ya que integra paquetes de información para los medios y los convocan conforme las estrategias planteadas por las instancias superiores.

3. Políticas.

1. Con el Programa de actividades y presentaciones autorizado por el Director General para cada feria, el Departamento de Comunicación realizará, las siguientes tareas:

1.1. Previo a la Feria:

a) Preparará y distribuirá material a medios de comunicación con 15 días de anticipación a la Feria en cuestión.

b) Distribuirá cortesías de los libros a presentarse en periódicos, revistas, radio, televisión y sitios web, entre la fuente que cubre Literatura, así como entre críticos y reseñistas.

c) Elaborará un boletín general de todas las actividades y presentaciones que tendrán lugar en la Feria en cuestión.

d) Elaborará con anticipación, un comunicado de prensa de cada una de las presentaciones, de manera individual, que incluye datos generales de la presentación y/o actividad.

e) Promoverá, según sea el caso, entrevistas en medios de comunicación con el autor o funcionario, según corresponda, a fin de promover las actividades del Fondo en la Feria en cuestión.





Versión: 02

Páginas :

3


Nivel:

02





libros.

1.2. Durante la Feria:

a) Dependiendo de su importancia, deberá asistir personal del Departamento de Comunicación y llevará una agenda de medios para los autores invitados a dichos encuentros literarios.

b) Personal adscrito a este Departamento, atenderá todas las solicitudes específicas de los medios de comunicación en torno a sus libros, autores o funcionarios.

c) Diariamente hará un seguimiento puntual de la información que se va generando en medios sobre la presencia del Fondo en la Feria en cuestión.

1.3. Al término de la Feria:

a) Deberá hacer un dossier de prensa con toda la información que se generó en torno a y sobre las actividades y/o presentación del Fondo en la Feria en cuestión, así como sobre sus autores y/o funcionarios.

4. Definiciones

Lanzamiento A: son todas aquellas obras dirigidas a sectores específicos, como el académico que representan ventas constantes. (Desplazamiento a nicho específico)

Lanzamiento AA: son aquellas obras que puedan ser materia de interés en los medios de comunicación, ya sea por tratarse de un tema de coyuntura o porque el autor tenga presencia constante en los medios. (Difusión prioritaria)

Lanzamiento AAA: son las obras que se promuevan como lanzamiento estelar, serán aquellas obras consideradas como grandes lanzamientos en el año. (Difusión estelar)





Versión: 02

Páginas :

4


Nivel:

02





libros.

5. Desarrollo.

5.1Diagrama de flujo.

Propuesta de actividades


GE: Gerente EditorialFCE: Fondo de Cultura EconómicaJDC: Jefe del Departamento de ComunicaciónSRMySG: Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios GeneralesTAC: Titular del Área de Comunicación

Proporciona atención a los representantes de medios de

comunicación interesados en el FCE. JDC 5

Recibe del GE la propuesta de actividades a desarrollar en las ferias.

TAC 1

Se reúne con el DG y el GE para comentar la propuesta de actividades

para las ferias. TAC 2

Coordina con el GE los horarios, espacios y gestionan la presencia de

autores y participantes.TAC 4

Dependiendo del tema o importancia graba en audio las entrevistas a autores y funcionarios del FCE.

JDC 6

Solicita al SRMySG grabación en audio de las actividades culturales

organizadas por el FCE.TAC 7

Inicio


Correo electrónico

Monitorea y registra las menciones de prensa en el portal Prensa Fondo.

JDC 8

Portal prensa a fondo.

¿Fue autorizada?NoRealiza las correcciones

correspondientes.GE 3

Si

Fin





Versión: 02

Páginas :

5


Nivel:

02





libros.

5.2. Descripción de actividades.



Recibe del gerente editorial la propuesta de actividades a desarrollar en las ferias.

Propuesta de actividades a

desarrollar

2.

Titular del área de comunicación

Se reúne con el director general y el gerente editorial para comentar la propuesta de actividades para las ferias. ¿Fue autorizada por el director general? Sí, ir al paso 4. No continúa.

3. Gerente editorial

En caso de correcciones a la propuesta hace las modificaciones correspondientes. Ir al paso 2.


Coordina con el gerente editorial los horarios, espacios y gestionan la presencia de autores o participantes.

Correo electrónico/

Vía telefónica

5.

Jefe del departamento de comunicación

Conforme la estrategia acordada, proporciona atención a los representantes de medios de comunicación interesados en la institución, en sus actividades culturales durante la feria, en sus autores y en sus funcionarios. Nota: de acuerdo a la naturaleza de los actos y a las necesidades de los medios, se repetirían las actividades relativas a los lanzamientos A, AA y AAA.


Dependiendo del tema o importancia grabar en audio, las eventuales entrevistas a autores y funcionarios de la institución


Solicita grabación en audio de las actividades culturales organizadas por

Correo electrónico





Versión: 02

Páginas :

6


Nivel:

02





libros.


la institución al subgerente de recursos materiales y servicios generales.


Monitorea y registra las menciones de prensa generados por las diversas actividades, en el portal Prensa Fondo Fin del procedimiento.

Portal Prensa Fondo





Versión: 02

Páginas :

7


Nivel:

02





libros.






7.1 No aplica Propuesta de actividades a desarrollar




V.E Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)


Fecha Versión Páginas

Afectadas



25.11.16 02 Todas Coordinador general de comunicación

Incorporación de políticas especificas

01 Todas Coordinador general de comunicación

Se cambió el término revisión por versión.

Se adecuó el procedimiento a la actividad actual.

Se agregó la leyenda de no discriminación, de copias controladas y el punto 8 de





Versión: 02

Páginas :

8


Nivel:

02





libros.


Afectadas



listas maestras relacionadas.

Se cambió información del punto 9. Lista de distribución.




Área responsable: Coordinación General de Comunicación

Fecha de revisión: 25.11.16


Revisión: 01

Páginas :

1



Nivel:

02

Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación.

Procedimiento para elaborar material de prensa y dar seguimiento a la presencia del FCE en medios de comunicación

aguzman

Cuadro de texto






Revisión: 01

Páginas :

2



Nivel:

02



1. Objetivo

Elaborar el material de prensa que genera el FCE y dar seguimiento a la repercusión que tiene la institución en los medios de comunicación.

2. Alcance El procedimiento tiene influencia en las actividades de las áreas de la Coordinación General de Comunicación ya que entrega y genera información para los medios y los atiende conforme las estrategias planteadas por las instancias superiores.

3. Políticas 1. Para las novedades editoriales que publica el FCE, el Departamento de Comunicación

deberá realizar las siguientes tareas: 1.1 Generales:

a) Deberá distribuir las novedades a los medios de comunicación: prensa, radio, televisión y sitos web.

b) Preparará un comunicado de prensa anunciado dicha publicación describiendo información de la obra y el autor.

c) Según sea el caso, promoverá adelantos de la obra en algunos medios impresos.

d) Organizará, según sea el caso y la circunstancia del escritor, agendas de entrevistas en medios de comunicación para que el autor promueva su obra de viva voz.

e) Gestionará la salida de las novedades a través del formato de Distribución de libros sin cargo y en calidad de “cortesías de prensa”. Ésta invariablemente deberá estar autorizada por el Coordinador General de Comunicación, en su ausencia y previa autorización, por el Jefe del Departamento de Comunicación.

1.2 En presentaciones: a) Deberá promover las novedades en los medios de comunicación a través de

boletines e invitaciones específicas.





Revisión: 01

Páginas :

3



Nivel:

02


b) Deberá convocar a los medios de comunicación a dichas presentaciones, los atenderá y los proveerá de información sobre la obra.

2. Para el lanzamiento de algún programa o actividad específica, el Departamento de

Comunicación deberá realizar las siguientes tareas:

a) Organizará una rueda de prensa para hacer el anuncio correspondiente, en caso de que sea factible.

b) Elaborará el comunicado de prensa correspondiente. c) Promoverá entrevistas en los medios de comunicación a fin de dar a conocer o

promover la obra y/o actividad en cuestión.

3. El expediente de obra que se le entregue al autor deberá contener los siguientes documentos:

a) Comunicado y boletín de prensa. 4. El Departamento de Comunicación será el responsable de dar a conocer al nivel

directivo, la presencia del FCE respecto de sus libros, autores, actividades y funcionarios, en los medios de comunicación (prensa, radio, televisión y sitios web), para tal efecto realizará las siguientes tareas:

a) Diariamente deberá realizar una síntesis informativa de la presencia del FCE

en los medios de comunicación, para su conformación, utilizará como referencia el informe que presente la empresa especialista en medios, contratada para tal efecto.

b) Una vez concluida la síntesis informativa, la deberá enviar por correo electrónico al Director General, Gerentes y Coordinadores Generales para su conocimiento y efectos pertinentes.

c) Adicional a lo anterior, deberá monitorear a lo largo del día, en portales e internet lo que se publique sobre el Fondo y dependiendo de su relevancia, lo reportará con oportunidad a los directivos mencionados anteriormente.

4. Definiciones





Revisión: 01

Páginas :

4



Nivel:

02


5. DESARROLLO.

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.





Revisión: 01

Páginas :

5



Nivel:

02


5.2DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.


1. Jefe del

Departamento de Comunicación

Mantiene actualizado el directorio de medios de comunicación, impresos y electrónicos, tanto del Distrito Federal como del interior de la república; incluidos teléfonos de redacciones, teléfonos celulares y particulares de editores, reporteros y columnistas, así como números de fax y correo electrónico. De igual forma, mantiene actualizado el directorio de medios internacionales.

2. Jefe del


Propone acciones a realizar conforme programa de la Coordinación General de Comunicación.

3. Coordinador General de

Comunicación

Recibe la propuesta, si está de acuerdo, la aprueba y gestiona el Visto Bueno de la Dirección General. Cualquiera de estas áreas puede integrar precisiones y solicitudes de información o de libros que haya recibido por parte de representantes de los medios de comunicación.


Comunicación

Atiende las solicitudes recibidas así como el programa de trabajo. Determina Acciones a realizar. ¿Acciones de seguimiento? Sí, continúa No, va al paso 12


Comunicación

Si hay que dar seguimiento a los medios: Para el caso de solicitud de información o de libros, se realiza envío de información con base en las solicitudes específicas de los propios medios (libros de cortesía, reseñas, datos sobre autores y obras, invitaciones, material promocional) y en el interés propio de la institución. Tramita el envío del material por mensajería interna o externa. Elabora y actualiza base de datos de los libros enviados como cortesías de prensa.

Formato de Distribución de libros sin cargo

Formato de Salida de Libros


Revisa diariamente los medios impresos y electrónicos para detectar las menciones sobre autores, obras y actividades de Fondo





Revisión: 01

Páginas :

6



Nivel:

02



Comunicación. de Cultura Económica.


Comunicación

Revisa diariamente los medios impresos y electrónicos para detectar las principales noticias del ámbito cultural, nacional e internacional, así como las que se refieren a la industria editorial.


Comunicación

Jerarquiza las notas periodísticas para incorporarlas en el portal Prensafondo actualizando las secciones de “Noticias” “Noticias internacionales” y “Panorama cultural”


Comunicación

Mantiene comunicación constante con las Filiales del FCE para recabar las noticias que se generan en los medios de comunicación de esos países, con relación a las actividades de Fondo, para incluirlas en la sección de “Noticias internacionales” del Portal Prensafondo.


Comunicación

Elabora expedientes de prensa, con base en el lanzamiento de publicaciones y la presentación de los libros

Expediente de prensa

11. Jefe del


Remite expedientes de prensa para su entrega a los autores involucrados a través del Departamento de Relaciones Públicas (en ocasiones, el propio departamento realiza esta actividad durante las ruedas de prensa).

12. Jefe del


Si hay que elaborar material de prensa: Elabora proyecto de Comunicados y Boletines de prensa.

Proyecto de comunicados y

boletines de prensa


Comunicación

Recibe la propuesta, si está de acuerdo, la aprueba y gestiona el Visto Bueno y autorización de la Dirección General


Comunicación

Distribuye los comunicados y boletines vía correo electrónico y vía fax.


Comunicación

Actualiza el Portal Prensafondo en su sección “sala de Prensa, boletines y comunicados” Fin del procedimiento

Base de datos del portal Prensafondo





Revisión: 01

Páginas :

7



Nivel:

02


6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS.

ANEXO Núm. DOCUMENTO TÍTULO

N.A

7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS.


N.A

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN.

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA

Original Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología

1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción

N. A. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología

(Intranet)

9. CONTROL DE CAMBIOS.

Fecha Revisión Páginas

afectadas











Revisión: 01

Páginas

1



Nivel:

02

Procedimiento para la generación de actividades culturales y su difusión en redes sociales con fines de mercadotecnia


aguzman

Cuadro de texto






Revisión: 01

Páginas

2



Nivel:

02


1. OBJETIVO. Establecer la generación de actividades culturales y su difusión en redes sociales, así como la divulgación de promociones comerciales, que permitan preservar la imagen institucional y de marca del FCE ante los usuarios finales, con base en las necesidades comunicativas de las áreas editorial y comercial

2. ALCANCE. El procedimiento tiene influencia en la Coordinación General de Comunicación, en cuanto a la definición de las actividades a realizar en el Centro Cultural Bella Época para dar difusión, así como del Departamento de Mercadotecnia, que ejecuta campañas de soporte digital atendiendo requerimientos de áreas como la Gerencia de Comercialización mediante redes sociales y dinámicas de interacción directa con el usuario final.

3. POLÍTICAS.

Generales

Las Campañas de soporte digital que requieran otras áreas sustantivas del Fondo de Cultura Económica deberán ser solicitadas a la Coordinación General de Comunicación en el caso de cliente interno y al Departamento de Mercadotecnia en el caso de cliente externo para su realización o difusión.

Las campañas de soporte digital requeridas se encuentran en función de la agenda que se genere al respecto y se apoyan de criterios para el uso institucional de redes sociodigitales, protocolo para grabaciones en espacios del FCE y de aspectos a considerar para la realización actividades culturales.

La solicitud de campañas de soporte digital tiene dos características en función del solicitante:

Clientes internos: Personal del Fondo de Cultura Económica, principalmente con la Jefatura del Departamento de Relaciones Públicas.

Clientes externos: Autores, proveedores, editoriales, entre otros. Es decir, personas físicas o representantes de personas morales no pertenecientes a la Institución, solicitado a través del Departamento de Mercadotecnia.

El Departamento de Mercadotecnia establecerá relación con los clientes externos mediante los canales de comunicación puestos a disposición por las áreas sustantivas (correo electrónico, teléfono, etcétera) como la Gerencia de Comercialización en cuanto a autores, editoriales, entre otros y la misma Coordinación General de Comunicación.

Las actividades llevadas a cabo mediante las solicitudes de clientes internos son ejecutadas en las instalaciones del Centro Cultural Bella Época, las cuales serán





Revisión: 01

Páginas

3



Nivel:

02


coordinadas por el jefe de departamento de mercadotecnia y pueden ser apoyadas a su vez por el departamento de relaciones públicas.

La generación de contenidos, estrategias digitales y publicación en las diferentes redes sociales se genera por parte del personal de la Institución, específicamente del departamento de diseño publicitario y el área solicitante únicamente en los casos de actividades internas.

Las erogaciones destinadas a publicidad, promoción y en general todos aquellos referentes a mercadotecnia, inserciones tendrán como actividades sustantivas la difusión del acervo cultural del FCE.

El departamento de Mercadotecnia llevará a cabo periódicamente entrega de artículos promocionales del Fondo de Cultura Económica a manera de gratificación o premiación así como libros de Otros Fondos Editoriales con previo acuerdo con las editoriales mediante las redes sociodigitales con base en interacción con los usuarios finales.

Para la selección de artículos promocionales, se tomará en cuenta el perfil que deberán cubrir los clientes externos e internos así como su finalidad: promoción en libros, relaciones públicas, difusión, apoyo a fuerza de mercadotecnia, ventas, actividades especiales, entre otras.

El Jefe del Departamento de Mercadotecnia será la instancia que interactúe con los usuarios finales y/o clientes externos en las redes sociales del Fondo de Cultura Económica. En el caso de clientes externos se deberá limitar al protocolo establecido y/o lineamientos, previamente aprobados.

El Jefe del Departamento de Mercadotecnia será el responsable de subir los videos, presentaciones y demás material disponible en la redes sociales.

El Jefe del Departamento de Mercadotecnia vigilará diariamente que las ligas de las redes sociales funcionen adecuadamente, en su caso, realizar las gestiones pertinentes con el área de tecnologías de la información para su habilitación.

Para efecto de evaluar el impacto del FCE en las redes sociales, el Jefe del Departamento de Mercadotecnia deberá preparar y entregar al Coordinador General de Comunicaciones, un informe mensual de los resultados obtenidos. Dicho informe deberá contener cuando menos el alcance de la audiencia, y el número de seguidores.

Protocolo para grabaciones en espacios del FCE

El protocolo de comunicación que se deberá aplicar para grabaciones en librerías será el siguiente. Se deberá indicar al personal técnico (externo) que:

Si sus equipos se conectan a nuestra corriente, el cableado tirado al suelo debe encintarse perfectamente o usar pasacables.

No interferir en el tránsito ni de clientes ni de vendedores (no permitimos grabaciones que coarten el tránsito en ningún pasillo o acceso), ni siquiera momentáneamente.





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Incluir en los créditos o agradecimientos: Centro Cultural Bella Época, Galería Luis Cardoza y Aragón del Fondo de Cultura Económica o Centro Cultural Bella Época, Librería del Fondo Rosario Castellanos (dependiendo el lugar de grabación), y la dirección: Tamaulipas 202, esquina con Benjamín Hill, colonia Hipódromo Condesa.

Evitar el movimiento de muebles o sillones (no pueden aparecer a cuadro con una disposición distinta a la establecida por el diseño del FCE.

El incumplimiento de cualquiera de estos puntos autoriza al FCE a cancelar la grabación.

Criterios a considerar para la realización de actividades en Centro Cultural Bella Época (Instituciones externas)

El único espacio disponible para llevar a cabo estas actividades en el Centro Cultural Bella Época es el auditorio/Cine Lido.

Deberá solicitarse con al menos cinco semanas de anticipación del día que se pretende realizar la actividad. Estas solicitudes sólo se atenderán de lunes a viernes y su dictamen se hará en función del perfil y de la agenda del FCE, así como de sus compromisos adquiridos con otros solicitantes.

El tipo de eventos a los que se pretende dar cabida son gratuitos, públicos y enfocados a las artes.

Únicamente se llevarán a cabo presentaciones de lunes a viernes, después de las 18:30 horas.

El auditorio está equipado con 144 butacas fijas, por lo que se recomienda considerar que el cupo máximo de invitados a las actividades sea de 150 personas. Con el fin de garantizar la funcionalidad del lugar y, sobre todo, la seguridad de la gente, el Centro Cultural se reservará el derecho de cortar los accesos si la concurrencia desborda la capacidad prevista. En todo momento, quien solicita el espacio deberá hacerse responsable de atender a la gente que ya no acceda al Cine.

El Centro Cultural proporcionará:

Mobiliario: mesas, sillas y paño adecuados para el número de ponentes (esta información debe indicarse con anticipación a quienes tienen a su cargo las actividades culturales, a fin de que el día del evento podamos dar una respuesta adecuada en función de lo acordado previamente). También podemos ofrecer una mesa (y silla) para registro de prensa e invitados.

Audio y video: micrófonos, pedestales, bocinas (incluida una para prensa) y disponibilidad para proyectar material en CD y Blu Ray. En caso de requerirse laptop, el solicitante deberá encargarse de traerla (si se usa equipo Apple, el contratante debe responsabilizarse de traer el adaptador para entrada VGA del proyector).

Apoyo técnico: un operador de audio y video asignado a las necesidades del evento.





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Es responsabilidad del solicitante:

Promoción: no es compromiso ni del FCE ni del Centro Cultural promover el evento en ningún tipo de medio de comunicación o en espacios de nuestro inmueble, sin embargo ofrecemos apoyo en la difusión en función de nuestras posibilidades. Si hay disponibilidad en las áreas asignadas para anuncios en nuestras instalaciones mencionaremos, con gusto, su actividad.

Logística: el contratante debe comprometerse a guiar a sus invitados por las distintas fases del evento. El Centro Cultural no cuenta con maestros de ceremonias ni edecanes que puedan auxiliar en ese aspecto a quien contrata el espacio. El registro de prensa y/o de invitados también corre por cuenta de quien contrata.

Material publicitario: ni el FCE ni el Centro Cultural son responsables de elaborar material publicitario de su evento, todo artículo o medio promocional debe ser procurado por quien organiza la actividad.

Material: personificadores (con los nombres de los ponentes), botellas con agua, vasos, lápices, plumas, libretas para anotaciones, cintas adhesivas, tijeras, hojas de papel, impresiones y todo aquel material que pueda requerir para su presentación.

Ayudarnos a que por ningún motivo la gente ingrese con alimentos y/o bebidas al auditorio.

Si se pretende dar un coctel posterior a la presentación (o café durante el evento), debe considerarse lo siguiente:

Sólo podrá llevarse a cabo en la Galería y deberá respetarse el espacio asignado (se recomienda que alguien, encargado de la logística del evento, esté al pendiente de que la gente no pase con bebidas o alimentos ni al auditorio ni hacia la librería. Esto se pide con el propósito de evitar molestias a los invitados, pues el personal de vigilancia del Centro Cultural está autorizado —y es su deber— hacer la indicación correspondiente).

Se recomienda que el servicio de catering incluya meseros, ya que el área asignada para la preparación de bebidas y bocadillos dista unos metros del área de coctel.

Los invitados podrán permanecer sólo hasta las 22:00 horas.

Como no tenemos bodega, únicamente podrá autorizarse el ingreso del servicio de catering (mobiliario, vasos, vinos, manteles, charolas) después de las 17:00 horas del día del evento (salvo si el evento es matutino). Asimismo, el contratante se compromete a que su proveedor retire todo su equipo al finalizar el coctel, pues no tenemos espacios asignados para guardar esos elementos.

Cualquier aspecto no definido por estos criterios debe ser consultado con los responsables de actividades culturales.

A los solicitantes que requieran el espacio, se les notificará vía correo electrónico las condiciones señaladas en este apartado, con la siguiente leyenda “Una vez leídas y aceptadas estas condiciones, solicitamos responder a este correo haciendo explícito su





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acuerdo.”

Criterios para el uso institucional de redes sociodigitales

a) Los servicios que ofrecerán nuestras redes son:

Respuestas inmediatas a los usuarios (prácticamente a toda hora).

Redirección permanente a nuestras páginas y fuentes institucionales.

Promoción de nuestra labor editorial, comercial, institucional y de actividades culturales.

b) Aplicación e interpretación:

Los siguientes criterios son aplicables a todas las librerías y filiales y personal del FCE que soliciten un espacio en la esfera digital.

Cualquier situación no prevista en los presentes criterios será resuelta por la Coordinación de Comunicación.

Los fines del uso de redes sociodigitales a nombre del FCE serán los siguientes:

Consolidar y promover la presencia del Fondo de Cultura Económica entre el público nacional e internacional a través de internet.

Llegar a sectores que no conocen la labor del Fondo y sus productos en los ámbitos cultural, comercial y editorial.

Divulgar la información de las páginas y fuentes oficiales.

Contar con espacios donde los usuarios puedan emitir sugerencias, dudas o consultas sobre el material y actividades; con ello mejorar la atención al público.

Distribuir información y materiales de interés general, así como educación, historia, cultura y lectura digital.

c) El Jefe de departamento de Mercadotecnia y los administradores de cuentas de las redes sociodigitales tendrán las siguientes obligaciones:

Publicar en las cuentas, bajo su total y consciente responsabilidad, información que las áreas del FCE, por medio del área de Coordinación de Comunicación, deseen difundir por este medio (se recomienda no hacer uso de perfiles personales de manera simultánea a los institucionales).

Verificar que la generación de los contenidos que desean publicar se apegue a estos criterios.

Verificar la vigencia y veracidad de los contenidos y realizar las actualizaciones pertinentes.





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Responder y dar seguimiento a las dudas y comentarios expresados por los usuarios de las redes en las páginas o cuentas de las que son responsables.

Informar a sus superiores y a la Coordinación de Comunicación, a través del área de Redes Sociodigitales, los asuntos y temas relevantes que sean tratados a través de la gran red.

Generar la cuenta únicamente a través de un correo institucional, es decir [email protected], se evitará en todo momento utilizar gmail, hotmail, yahoo o otros correos electrónicos ajenos a la institución, esto previendo cuestiones de seguridad.

Generar la contraseña de la cuenta respectiva atendiendo las mejores prácticas de generación de contraseñas seguras, respecto a la longitud de caracteres y composición de la misma mediante la combinación de letras, números y caracteres especiales.

Proporcionar cuenta de correo y contraseña al departamento de Mercadotecnia de la Coordinación de Comunicación cuando la cuenta sea creada o bien cuando se actualice la contraseña.

Atender en todo momento al apartado manejo de crisis.

Entender que la cuenta pertenece a la institución, no es personal.

d) De los contenidos y publicaciones

En todo momento seremos rigurosos con la ortografía. En caso de que se trate de una cita textual y ésta contenga una falta ortográfica se empleará (sic).

Se restringirá la publicación de comentarios a título personal que puedan dañar la imagen pública del FCE, así como datos personales o información reservada sobre los directivos o funcionarios de esta institución.

Se debe evitar la publicación de información errónea, confusa, contradictoria o de fuentes no identificadas, ya que toda la información publicada por las librerías y/o filiales en las redes suele ser considerada como oficial por los usuarios, lo cual puede causar un efecto contrario al esperado.

Podrá publicarse vínculos o información sobre instancias ajenas al FCE cuando la información se vincule directamente con libros, lecturas, actividades culturales, autores, premios literarios, convocatorias, etc. En caso de artículos literarios, científicos y periodísticos, estos se podrán publicar si hacen referencia explícita a los temas arriba mencionados o bien a las actividades locales de cada librería y/o filial.

En caso de tener duda sobre alguna pregunta hecha por algún usuario pueden remitir al correo del área correspondiente o bien solicitar la respuesta por medio de correo electrónico a dicha área.

Se dará privilegio a las publicaciones que promuevan el diálogo con los usuarios, con el objeto de identificar por este medio, las áreas de mejora en el desempeño de cada área





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del FCE.

Se dará prioridad a títulos del Fondo de Cultura Económica cuando se hace una recomendación.

La publicación de contenidos y las respuestas a los usuarios debe ser considerada de manera responsable, cualquier actividad en las redes sociodigitales queda registrada.

Los usuarios o seguidores que publiquen comentarios ofensivos, insultantes y denigrantes hacia otros usuarios o personas, serán bloqueados de las cuentas institucionales.

Queda prohibido responder a los comentarios de los usuarios con insultos, descalificaciones, o faltas de cortesía y de respeto.

Se actualizarán los contenidos publicados de acuerdo con la dinámica de la red utilizada (periodicidad diaria o semanal).

Nunca se entra en confrontaciones ante ofensas.

No debe enviarse indiscriminadamente información o mensajes a los usuarios o a los seguidores (spam).

Los empleados del FCE que posean una cuenta personal en redes serán exhortados a publicar mensajes o contenidos que no perjudiquen la imagen pública del mismo.

En caso de publicar información sobre el Fondo de Cultura Económica, siempre se publica la versión oficial (boletines o PRENSA FONDO). No utilizar como fuente a medios de comunicación.

e) Del procedimiento de apertura y baja de cuentas

Los responsables de las áreas, librerías y/o filiales del FCE deberán valorar adecuadamente la pertinencia de poseer una cuenta en redes sociodigitales para el desarrollo de sus planes de trabajo y promoción. Se debe privilegiar la posibilidad de utilizar las cuentas institucionales administradas por la Coordinación de Comunicación para la publicación de sus contenidos.

En caso de considerar necesaria la operación de una cuenta específica en redes deberá notificarse al área de Comunicación Digital. Dicha propuesta deberá justificarse con base en sus programas y actividades.

En caso de haber algún cambio en los administradores o los titulares de las cuentas, será notificado a la Coordinación de Comunicación.

f) De la evaluación de cuentas

Todas las cuentas serán sometidas a ejercicios de evaluación y monitoreo sobre su eficacia al menos semestralmente.

Todas las áreas, librerías y/o filiales que operen una cuenta en alguna red socidigital,





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deberán analizar y dar respuesta a las propuestas y sugerencias de los usuarios, ya que el objeto de las redes resulta precisamente la interacción entre sus miembros.

Los administradores de las cuentas deberán contar con archivos o bitácoras de las actividades de las cuentas bajo su resguardo.

g) Del manejo de crisis

Hackeo

Avisar a la coordinación de comunicación y a la Dirección General.

Informar por los otros canales digitales del FCE que una de nuestras cuentas ha sido secuestrada y que la información que en ella se publique no deberá ser tomada como oficial.

Notificar a los titulares de las redes digitales del sector cultural (SEP y Secretaría de Cultura) a fin de que apoyen de la misma manera (trabajamos siempre en red).

Coordinarse con la cabeza del sector cultural a fin de que, de manera coordinada con el titular de Comunicación, se contacte a los representantes de la red sociodigital en México que da soporte al perfil secuestrado para recuperar la cuenta. El contacto es [email protected] de Moisés Jiménez (SEP).

Avisar a los usuarios cuando se logre la recuperación de la cuenta.

Troleo con boots

Notificar a la Coordinación de Comunicación y a la Dirección General.

Avisar a los titulares de las redes digitales del sector cultural (SEP y Secretaría de Cultura) a fin de que nos ayuden a reportar la situación ante la red en cuestión. Este procedimiento es habitual entre quienes conformamos la red ante tendencias sistematizadas.

Manejo de imagen en redes

Enterar a la Coordinación de Comunicación y a la Dirección General.

Hablar de la situación con fundamentos institucionales: discursos del director general o vocerías oficiales, apoyo con boletines de prensa y datos duros.

No caer en confrontaciones.

Buscar apoyos de influencers con opiniones a favor.

No tratar de resolverlo en minutos, dar tiempo a que el tema decante y monitorearlo permanentemente.





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Saturar con información positiva de la institución a fin de desviar el foco del tema álgido; una vez con tiempo a favor, demostrar que la institución está más allá de cualquier tema particular.

4. DEFINICIONES

Publicación en Twitter: Publicación digital que consiste en 140 caracteres. Puede incluir audio, texto o video.

Gestor de comunidades: Persona encargada de administrar, crear contenido y recibir información que se publica en las diferentes redes sociales.

Contenido para Internet: publicaciones con características técnicas para ser consumidas en Internet.

Publicación en Facebook: Publicación digital que puede ser audio, texto o video.

Contenido digital: Los contenidos digitales son cualquier forma de datos o información en forma digital (archivos electrónicos), en oposición a la forma física. Un contenido digital puede ser cualquier cosa; desde un simple gráfico a fotos, vídeo, documentos de investigación, artículos, informes, estadísticas bases de datos, planes de negocios, e-libros, música, etc.

Campañas de soporte digital: Difusión en redes sociales y sitios web internos y externos.





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DESARROLLO.

5.1DIAGRAMA DE FLUJO.





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5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Departamento de Mercadotecnia

Recibe de clientes internos / externos material para participar en eventos, para publicar en las redes sociales o una solicitud para realizar un evento. (Ver Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión FCE-CCM-PR.12) Si es para redes sociales continúa en el paso 2. Si es para eventos continúa en el paso 4.

Correo electrónico/ Solicitud de espacios/ Folletos


Recibe y verifica el contenido digital, en su caso, adecua la información para que cumpla con el modelo establecido para la publicación en redes sociales.

Textos, fotografías y videos

3.

Departamento de Mercadotecnia

Realiza la publicación en las diferentes redes y monitorea su desempeño para asegurar que su desarrollo cumpla con los criterios para el uso institucional de redes sociodigitales, continúa en el paso 9

URL


Participa en la coordinación de actividades o revisa el calendario según sea el caso. Si es para eventos del FCE participa en la coordinación de las actividades culturales de conformidad con los criterios previamente establecidos, continúa en el paso 9. Si es para actividades externas, revisa con la Coordinación General de Comunicación y el Departamento de Relaciones Públicas el calendario de actividades del FCE así como el espacio disponible, continúa en el paso 5. (Ver Procedimiento para la actualización y





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distribución del calendario mensual de actividades del FCE FCE-CCM-PR.03)


Confirma fecha y horario, asimismo envía vía correo electrónico los “Aspectos a considerar para la realización de actividades en Centro Cultural Bella Época” y/o “Protocolo para grabaciones en espacios del FCE”, para su atención al momento de efectuar la actividad en sitio.


Recibe correo de aceptación de condiciones por parte del cliente externo.


Lleva a cabo la ejecución o apoyo de la actividad en sitio mediante la exposición enfocada en la venta y promoción de artículos relacionados al evento.


Durante el evento verifica que se cumplan las condiciones establecidas en el protocolo de entrevistas / Aspectos a considerar para la realización de actividades en Centro Cultural Bella Época


Analiza el impacto del evento mediante los comentarios hechos por la audiencia en mensajes digitales de las redes sociales, recursos digitales utilizados y porcentaje de crecimiento de ventas.

Documento de análisis


Mide mensualmente el comportamiento de las redes, tanto alcance a la audiencia como número de seguidores nuevos, dándose por terminado el procedimiento. Fin del procedimiento.

Informe de impacto en redes





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MGC



7.1 S/N Correo electrónico/ Solicitud de espacios/ Folletos

7.2 S/N Textos, fotografías y videos

7.3 S/N URL

7.4 S/N Documento de análisis

7.5 S/N Informe de impacto en redes






(Intranet)


FECHA REVISIÓN PÁGINAS

AFECTADAS

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO





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AFECTADAS




Precisión de objetivo Precisión de alcance Precisión de políticas que incluyen las secciones

- Generales - Protocolo para

grabaciones en espacios del FCE

- Criterios a considerar para la realización de actividades en Centro Cultural Bella Época (Instituciones externas)

- Criterios para el uso institucional de redes sociodigitales

Inclusión de definiciones de

- Publicación en Twitter - Gestor de

comunidades - Contenido para Internet- Publicación en

Facebook - Contenido digital - Campañas de soporte

digital Actualización de diagramas de flujo y actividades





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22.12.17 Código de documento: FCE-CCM-PR.10

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Procedimiento para elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas


aguzman

Cuadro de texto




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1. OBJETIVO. Establecer las medidas de cumplimiento de los compromisos institucionales contenidos en las campañas publicitaras del FCE y sucesos relevantes mediante la elaboración de las órdenes de inserción para periódicos y revistas

2. ALCANCE. Inicia con la revisión del programa de actividades autorizado, mismo que se aprueba en función de las actividades del procedimiento FCE-CCM-PR.01, en el cual se identifica en qué rubros se tiene que preparar el material de inserción. El procedimiento describe las funciones en las que participan los departamentos de diseño publicitario, mercadotecnia y difusión hasta la integración en los medios seleccionados.

3. POLÍTICAS.

La contratación de publicaciones periódicas para la difusión de campañas no podrá exceder las tarifas comerciales y solamente podrá realizarse bajo órdenes de inserción en donde se registre el nombre del periódico o revista, especificaciones técnicas de colocación del mensaje, la vigencia, el costo unitario y total, así como el nombre de la unidad administrativa contratante.

Para llevar a cabo la selección de los medios impresos a contratar, deberá observarse que éstos cuenten con una certificación en el padrón de medios impresos circulación pagada, cobertura geográfica, y perfil de sus lectores.

Las inserciones de revistas deberán enviarse por correo electrónico a la SEP con anticipación de 1 mes para su aprobación; después de su autorización, se envía de manera impresa con oficio y formatos a la SEP, y a su vez envía a SEGOB.

Para el control de órdenes de inserción: o El Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación

mantendrá un control actualizado de las órdenes de inserción en curso, con la finalidad de darles seguimiento hasta que se hayan publicado en los términos solicitados, asimismo dará seguimiento hasta el pago oportuno a medios impresos y digitales

o Los diseños que se realicen para efecto de este procedimiento son elaborados por el área de diseño y aprobados por el Coordinador General de Comunicación.

o La autorización de las órdenes de inserción en medios (periódicos y revistas), la realizará el Titular de la Coordinación General de Comunicación, en caso de ausencia serán firmadas por el Analista especializado del Departamento.



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4. Definiciones

Padrón de medios impresos: Registro en base de datos de la SEGOB el cual contiene información de los medios de comunicación a nivel nacional que detalla características como: Dirección, periodicidad, razón social, promedio de tiraje que distribuye, cobertura, perfil de lector, alcance entre otros.

SEP: Secretaría de Educación Pública. SEGOB: Secretaría de Gobernación



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5. DESARROLLO. 5.1. DIAGRAMA DE FLUJO.

Inicio

Revisar programa de actividades y evaluar necesidad de anuncios, su contenido y espacios con base en

sucesos CGC 1

Seleccionar el medio más apropiado para la difusión

CGC 2

Programa de actividades

Verificar del periódico o revista seleccionado, si se encuentra con e recurso financiero y corroborar dirección electrónica de envió

ACC 3

Si el medio seleccionado es una revista: elaborar calendario mensual

con fechas de publicación

ACC 4

Calendario mensual con fechas de publicación

Enviar al área de Diseño Publicitario la información (textos, medidas, fechas de entrega) acerca de la

publicación.ACC 5

Se envía la información e imágenes para la elaboración de elementos

gráficos para el anuncio

ADD 6

2

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDADCGC: Coordinación General de Comunicación ADD: Analista especializado del Departamento de Difusión ACC: Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación

2



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1

Solicita al departamento de diseño publicitario que envíe el materia

aprobado al Analista especializado de Mercadotecnia

ADD 10

Envía el materia aprobado al analista especializado de Mercadotecnia

DDP 11

Envía por correo electrónico a la SEP el material para su aprobación

DDP 12

Archivo electrónico definitiva del

anuncio

¿Se aprueba el diseño? 1No

Si

Envía oficio con formato presentación de campaña y/o erogación para la

partida, a su vez se envía a SEGOB para su autorización

ACC 13

Recibe respuesta por parte de la SEP y SEGOB

ACC 14

Elabora la orden de inserción y la envía por correo electrónico al medio

correspondiente para la publicación de acuerdo a las especificaciones

ACC 15

Verifica la publicación de la inserción, lleva un control de las ordenes que

facilite la información de cada una. Da seguimiento a contratación y pago

ACC 16

Oficio con formato, correo autorización

de la SEP

Oficio de autorización

Orden de inserción Comprobante de

Envío

Control de ordenes de inserción

Fin

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDADCDC: coordinación de Comunicación DDF: Departamento de Difusión DDP: Departamento de Diseño Publicitario ADD: analista especializado del Departamento de Difusión ACC: Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación

2

Diseña y entrega la propuesta del anuncio al analista de departamento de

DifusiónDDP 7

1

Revisa y evalúa los requerimientos solicitados, en caso de cumplir con lo solicitado, lo envía al Coordinador

General de ComunicaciónDDF 8

Revisa el diseño y comunica por correo electrónico o verbalmente al analista de

difusiónCGC 9

¿Se aprueba el diseño? 1No

Si

1

2



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5.2DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.


1.

Coordinador General de Comunicación

Revisa el programa de actividades y evalúa la necesidad de anuncios, el contenido, espacio etc. con base en sucesos relevantes, ferias, convocatorias, etcétera determinar llevar a cabo las presentaciones, eventos especiales etc.


(FCE-CCM-RE.03)


Selecciona el medio más apropiado para difusión.

3. Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación

Verifica del periódico o revista seleccionado si se cuenta con el recurso financiero necesario y corrobora dirección electrónica al que se enviará la información.


Si el medio seleccionado es una revista elabora un calendario mensual con las fechas de cierre para publicación en las mismas.

Calendario mensual con las fechas de

cierre para publicación en las revistas


Envía al área de Diseño Publicitario la información acerca de las Medidas, texto, fecha de entrega y medio en el cual se va a publicar. Ir al paso.12

6. Analista especializado del Departamento de difusión

Paralelamente a la actividad 5, envía al área de Diseño Publicitario la información e imágenes para la elaboración de elementos gráficos para el anuncio que se va a publicar.

Borradores de texto

7. Departamento de Diseño Publicitario

Diseña y entrega la propuesta del anuncio al analista del Departamento de Difusión

8. Departamento de Difusión

Revisa y evalúa la propuesta del anuncio de acuerdo a los requerimientos solicitados por el



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Coordinador General de Comunicación. En caso de cumplir con lo solicitado, se lo envía por correo electrónico a éste para su revisión.


Revisa el diseño y comunica decisión por correo electrónico o verbalmente al analista de difusión. ¿Se aprueba el diseño? Sí, continúa No, ir al paso 8.

10.

Analista de difusión

Solicita al departamento de diseño publicitario que envíe el material aprobado al Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación, para continuar con la autorización con SEP.

11.

Diseño publicitario

Envía el material aprobado al analista especializado de la Coordinación General de Comunicación para continuar con la autorización con SEP

Archivo electrónico con versión definitiva

del anuncio


Envía por correo electrónico a la SEP el material para su aprobación. ¿Se aprueba el material? Sí, continúa No, ir al paso 8


Envía oficio según corresponda con: Presentación de campaña y/o erogación para la partida, para que a su vez sea enviada a SEGOB para su autorización.

Oficio con correo de autorización de la

SEP, diseño autorizado y

presentación de campaña y/o

erogación para la partida.


Recibe respuesta por parte de la SEP y SEGOB

Oficios de autorización

15. Analista especializado de la

Elabora la orden de inserción y la envía por correo electrónico al

Orden de inserción (FCE-CCM-RE.04)



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Coordinación General de Comunicación

medio o medios correspondientes así como el material para la publicación de acuerdo a las especificaciones previstas, al periódico o revista al que está dirigida y confirma su recepción.

Comprobante de envío del anuncio

(correo electrónico) Anuncio autorizado.

16.

Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación

Verifica en el periódico o revista o sitio web que la inserción se haya publicado en los términos solicitados. Para ambos casos, lleva un control de las órdenes de inserción de manera que se facilite conocer: el número de inserciones, el medio al que están dirigidas, los encabezados, fechas de publicación y costo de cada una. Da seguimiento al trámite de contratación y pago. Fin del procedimiento

Control de órdenes de inspección



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7.1 FCE-CCM-RE.03 Calendario mensual de actividades (FCE-CCM-RE.03)

7.2 S/N Calendario mensual con las fechas de cierre para publicación en las revistas

7.3 S/N Archivo electrónico con versión definitiva del anuncio

7.4 S/N Oficio con correo de autorización de la SEP

7.5 S/N Oficio de autorización

7.6 FCE-CCM-RE.04 Orden de inserción

7.7 S/N Control de órdenes de inspección






(Intranet)



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AFECTADAS




Precisión del objetivo Precisión de Alcance Incorporación de las definiciones:

- Padrón de medios impresos

- SEP - SEGOB

Incorporación de Políticas Actualización de diagramas de flujo y de actividades

10.11.10 01 2 y 7 Coordinación General de Comunicación.

Se integro una política para la autorización de órdenes de inserción, se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General.

Anexos del procedimiento para elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas

Fecha de revisión: Codigo del documento:FCE-CCM-RE.04

Referencia: Revisión: FCE-CCM-PR.10 0

México, D.F., a de de No. de Orden:

Atención a: Periódico o Revista:

Cabeza del anuncio: Tamaño:

Fecha de publicación: No. de inserciones:

Observaciones: Condiciones:

Costo del anuncio:

Importe Total:

ORDEN DE INSERCIÓN

Dpto. de Mercadotecnia

1

2

3

4

5

6 9

8

7

10 11

12

13

14


1. TITULO:

Orden de inserción

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Elaborar y enviar órdenes de inserción para periódicos y revistas con objeto de desarrollar las campañas publicitarias del FCE y realizar anuncios ante sucesos relevantes, para conocimiento del público lector.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:


4. FORMA DE LLENADO:

Electrónico/Manual

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:


1 Título Orden de Inserción

2 Lugar y Fecha Poner datos del lugar y el día en que se emite la orden

3 No. De Orden Folio consecutivo de orden de inserción

4 Atención a Nombre del agente del medio que atiende al FCE

5 Cabeza del anuncio Titulo del anuncio

6 Fecha de publicación Fecha en que se publica

7 Periódico o Revista Nombre del periódico o revista

8 Tamaño Medida del anuncio

9 No. De inserciones Número de anuncios que se enviaron

10 Observaciones Se indican las características de la inserción



11 Condiciones Condiciones de pago

12 Costo del anuncio Costo del anuncio s/iva

13 Importe total Importe a pagar

14 Depto. de mercadotecnia Firma del jefe del departamento de Mercadotecnia





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Procedimiento para realizar la contratación de medios

Procedimiento para realizar la contratación de medios.

aguzman

Cuadro de texto






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02



1. Objetivo. Seleccionar y contactar a diferentes medios de difusión masiva con el objeto de contratar servicios de publicación para desarrollar las campañas publicitarias del FCE.

2. Alcance. El procedimiento tiene influencia en la propia Coordinación General de Comunicación específicamente en su Departamento de Mercadotecnia ya que implica la disposición de medios contratados para difusión de las actividades del FCE así como las áreas administrativas responsables de autorizar y realizar el trámite: Subgerencias de Recursos Financieros y de Recursos Materiales y Servicios Generales así como de la Coordinación General de Asuntos Jurídicos.

3. Políticas 1. Para la selección de los medios a contratar se tomarán en cuenta los siguientes criterios:

a) que se apegue al perfil de lectores del FCE. b) que abarque mayor cobertura geográfica y mayor número de población

objetivo a la que se dirija (urbana, rural o urbana y rural). c) el de mayor contribución a los objetivos establecidos en la estrategia anual de

promoción y publicidad del FCE. d) el que proporcione descuentos o tarifas especiales.

2. La contratación de espacios publicitarios sólo se llevará a cabo a través de los medios que se encuentren registrados en el Padrón Nacional de Medios Impresos de la Secretaría de Gobernación.

3. Será un requisito indispensable que los medios a contratar presenten las tarifas

correspondientes a cada ejercicio fiscal, en su caso, cada que se presente un cambio.

4. El procedimiento de contratación que se realice deberá ajustarse a los requisitos establecidos en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

4. Definiciones





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5. DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.





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1. Departamento de

Mercadotecnia

Solicita la cotización a los medios registrados ante SEGOB, donde se detalle la tarifa que ofrecerá al FCE y el número de impactos publicitarios (inserciones, anuncios, etc) que se cubrirán con el presupuesto asignado; de igual forma solicita los documentos legales a los medios con los que se elaborará contrato. Nota: como actividad previa y de acuerdo con la disposición presupuestal establecida en el plan de erogaciones de la partidas 33605, 36101 y 36201, se realiza la selección y en su caso, negociación acerca de las características de la oferta disponible con el presupuesto disponible.

Carta convenio

2. Departamento de

Mercadotecnia

Realiza las solicitudes de contrato y su justificación para la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales. Elabora las requisiciones de compra para autorización de suficiencia presupuestal por la Subgerencia de Finanzas como soporte para la elaboración de contratos con los medios. Da seguimiento a las solicitudes de contrato enviadas.

Solicitud de contrato Requisición de compra u oficio

3.

Subgerencia de Finanzas

Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

La Subgerencia de Finanzas autoriza la disposición presupuestal. (El Departamento de Mercadotecnia, anexa al oficio de solicitud de contrato, la requisición de compra autorizada por la Subgerencia de Finanzas para ser entregado en la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.) Por su parte, la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, gestiona la

Solicitud de contrato con requisición de compra autorizada





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elaboración del contrato por parte de la Coordinación General de Asuntos Jurídicos.

4. Departamento de

Mercadotecnia

Elabora oficios para enviar al medio correspondiente el contrato original, solicita revisión y firma de su representante legal; atiende las observaciones que los medios presenten

Contrato

5. Departamento de

Mercadotecnia Recibe contratos firmados por los medios.

6.


Entrega a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales los contratos firmados por los medios, para solicitar firma del representante legal del FCE.

7.

Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

La Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales obtiene firma del representante legal del FCE y entrega a la Departamento de Mercadotecnia. (El Departamento de Mercadotecnia continúa con el trámite de contratación; solicita fianzas y facturas para que se puedan realizar los pagos previstos en el contrato)

Contrato Fianzas y facturas establecidas

por contrato

8. Departamento de

Mercadotecnia Envía contrato original al medio correspondiente.

9.


Verifica que se hayan realizado correctamente los trámites de pago para el medio prestador del servicio. Fin del procedimiento.





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Anexo Núm. documento Título

N.A


Anexo Núm. documento Título

N.A

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN. Id. No. Documento Título

8.1 FCE-GEC-LM.01 Lista maestra de documentos internos

8.2 FCE-GEC-LM.02 Lista maestra de documentos externos

8.3 FCE-GEC-LM.03 Lista maestra de registros


Fecha Revisión Páginas

afectadas











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02

Procedimiento para la elaboración de contenidos para difusión

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE CONTENIDOS PARA DIFUSIÓN

aguzman

Cuadro de texto






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1. OBJETIVO.

Normar la elaboración los contenidos de materiales de difusión para generar documentos de calidad para uso de la Coordinación General de Comunicación y demás áreas del FCE

2. ALCANCE.

Inicia con la solicitud del área requirente y con la recopilación de información necesaria (la cual contiene información como Semblanzas, archivos de editorial, datos de producción e imágenes), para recabar información de fuentes externas o internas según sea el caso, atiende solicitudes de información, edita, corrige reseñas y concluye con la entrega del material al área solicitante.

El procedimiento tiene influencia en los departamentos de Diseño Publicitario, así como en la Gerencia de Comercialización ya que requiere de los contenidos elaborados para realizar la promoción comercial de las obras, y en la Gerencia Editorial para generar la sección de novedades de la Gaceta y el boletín de novedades y reimpresiones, así como en la Gerencia de Producción para la elaboración de publicaciones periódicas.

3. POLÍTICAS.

Se consideran como elementos para elaborar contenidos de difusión: o Fechas significativas relacionadas con cada obra (nacimiento y/o muerte

del autor) o Programa editorial (fecha de publicación) o Reconocimientos, premios o distinciones a la obra y el autor o Efemérides nacionales y/o mundiales relacionadas con el autor y/o la obra

(Día mundial de, Semana de, etcétera.) o Calendario de presentaciones en los espacios del FCE o Presentaciones de libros o Actividades especiales (Cartelera, quincenales del Centro Cultural Bella

Época, Estación de lectura, Promociones de comercial, Mejor homenaje) Los datos mínimos a considerar en el formato de solicitud de elaboración del

elemento de difusión para dar curso a dicha son: o Fecha de entrega o Texto sugerido o Datos de actividades (en caso de que aplique) o Fuente/tamaño o Extensión o Colores o Logotipo o índice

Todos los elementos de difusión solicitados se realizan en formato digital y son difundidos en redes sociodigitales, con excepción de señalizaciones.

La elaboración del Boletín de novedades y reimpresiones tendrá como insumo el programa Editorial.





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La elaboración de los elementos de difusión del Boletín de novedades y reimpresiones deberá apoyarse en una escaleta, la cual tiene como funcionalidad guiar el armado del documento al ubicar los títulos dentro de la categoría a la que pertenecen y brindar un panorama general del paginado que tendrá la publicación

La promoción de las obras editadas por el Fondo de Cultura Económica deberá considerar lo siguiente:

o La realización de la solicitud de elaboración del elemento de difusión especificando si será necesario ser enviado el elemento a redes sociales.

o La Coordinación General de Comunicación es la responsable de la contratación de los servicios relacionados con las actividades de difusión, en cuanto a actividades, y promoción, en cuanto a obras, que realiza el FCE.

La difusión de obras, autores y actividades del Fondo, de acuerdo a su naturaleza y características, deberá basarse en los siguientes criterios

o Clasificación: Los lanzamientos y reimpresiones: AAA, AA y A. o Veracidad: Toda la información utilizada para elaborar los materiales de

difusión es verificada en fuentes internas y externas, para garantizar la veracidad de todos los datos.

o Redacción: Los contenidos que se generan o recopilan para difundir a los autores y obras del FCE deberán ser claros y concisos, además de cumplir con las reglas gramaticales y ortográficas vigentes.

El Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación, mediante el envío de la escaleta, dará a conocer al personal externo las características de edición y diseño que deberá contener el Boletín de novedades y reimpresiones el cual será validado posteriormente por el área Editorial

Se deberá verificar que los libros que se reseñen en La Gaceta y el Boletín de novedades y reimpresiones que edita el FCE, se encuentren con existencia en el almacén o en librerías propias.

En el caso de la elaboración de material de difusión destinado a Promociones, presentaciones y actividades especiales el procedimiento se detona mediante una solicitud por parte del área correspondiente.

4. DEFINICIONES.

Nodo: Punto de intersección de la información que se comparte en una red.

Escaleta: Documento-guía que indica el orden del contenido por hoja y sección de la misma





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5. DESARROLLO.

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO.

Recibe solicitud del área para elaborar contenidos de difusión.

ACC 1

Solicita con anticipación a Producción información de las publicaciones

impresas y electrónicas en función de fecha de publicación

ACC 2

Envía información solicitada al Analista especializado de la Coordinación General

de ComunicaciónSCI 3

Complementa la información, con base en la disponible en el catalogo de

intranet.ACC 4

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDADACC: Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación SCI: Subgerente de Cuidado e Integración

Inicio

Solicita y recibe información de sinopsis por parte de editores y de la jefatura en cuanto portadas que no están en nodoACC 5

Genera una guía de Excel y una escaleta que servirá para armar el paginado con la

información recibida ACC 6

2

¿La solicitud refiere a publicaciones periódicas?

1NO

Listado con información de

obras del periodo

Si





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1

Envía materia validado a impresión JDPI 10

Mediante formato o correo electrónico, envía la solicitud especificando la

información que tendrá el elemento a publicar

AS 12

Elabora y edita el texto que contendrá el elemento de difusión con base en los

requerimientos de la solicitudACC 13

Canaliza la petición a Diseño Publicitario enviando el Word con el texto creado y lo recopilado, así la solicitud del área

ACC 14

Genera la imagen y envía a Analista especializado de la Coordinación General

de Comunicación ADP 15

Valida información y envía a validación con el Coordinador General de Comunicación así como al área

solicitante ACC 16

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDADACC: Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación ADP: Analista del Departamento de Diseño Publicitario PRO: Producción JDPI: Jefe del Departamento de Producción Industrial AS: Área Solicitante SLA: Subgerente de Literatura y Arte DDP: Departamento de Diseño Publicitario

Papel de trabajo

Acuerda, junto con el área de Diseño Publicitario, que material será impreso y qué será enviado a redes con el Jefe del

departamento de MercadotecniaACC 17

Entrega el material impreso a Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación en caso de que apliqueDDP 18

Recibe y envía material impreso a Comercial para que se realicen las

acciones de distribuciónPRO 11

Formato de solicitud 1

Papel de trabajo

Propuesta en formato digital

Fin

Recibe propuesta de la diseñadora y envía la versión final a Editorial

ACC 8

Revisa y valida la publicación con cada área responsable y comunica a Jefe del Departamento de Producción para se

impresión SLA 9



1

2

Envía a diseñadora externa para consolidar el documento

ACC 7





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02




1.


Recibe solicitud del área para elaborar contenidos de difusión. ¿La solicitud refiere a publicaciones periódicas? Si continúa. N, ir al paso 12.

2.


Solicita con un mes y medio de anticipación al área de Producción información de dichas publicaciones impresas y electrónicas correspondientes al periodo en función de su fecha de publicación

3. Subgerente de cuidado e integración

Envía información solicitada al Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación.

Listado con información de obras del periodo

4.


Complementa información, con base en la disponible en el catálogo de Intranet, del listado de obras como: ISBN, encuadernación, número de páginas, entre otros.

5.


Solicita y recibe información a cada editor en cuanto a datos de la sinopsis o a la jefatura del departamento de integración digital en cuanto a portadas que no están en el nodo.

6.


Genera una guía de Excel y una escaleta que servirá para armar el paginado con la información recibida.

7.


Envía a diseñadora externa para consolidar el documento (formación de archivo).

8.


Recibe propuesta de la diseñadora externa y al tener la versión final la envía a la Subgerencia de Literatura y Arte


9. Subgerente de Literatura y Arte

Revisa y valida las secciones de la publicación en función del tema con cada área responsable y comunica para





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02


PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO impresión


Envía material validado a impresión Propuesta en formato

digital

11. Subgerente de cuidado e integración

Recibe y envía material impreso a Comercial para que, con sus listas y fechas de distribución se realicen las acciones correspondientes.

12. Área solicitante

Envía, mediante formato o correo electrónico, la solicitud especificando la información o características que deberá contener el elemento de difusión.

Formato de solicitud Correo electrónico

13.


Elabora y edita el texto que contendrá el elemento de difusión con base en los requerimientos establecidos en la solicitud.

Papel de trabajo

14.


Canaliza la petición a Diseño Publicitario enviando el Word con el texto creado y lo recopilado como portadas, logos, o mandatorios así como el formato de petición del área solicitante.

Papel de trabajo

15. Analista del departamento de Diseño Publicitario

Genera la imagen y la envía a Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación


16.


Valida información o material y la envía a validación con el Coordinador General de Comunicación así como al área solicitante

17.


Acuerda, en conjunto con el personal del área de Diseño Publicitario y el área solicitante, qué material será impreso y qué otro material será enviado a redes con el Jefe del departamento de mercadotecnia. (Ver Procedimiento para la generación de actividades culturales y su difusión en redes sociales con fines de mercadotecnia)

18. Diseño publicitario

Entrega el material impreso a Analista especializado de la Coordinación General de Comunicación en caso de que aplique. Fin de procedimiento





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02






7.1 S/N Listado con información de obras del periodo

7.2 S/N Propuesta en formato digital

7.3 S/N Formato de solicitud






(Intranet)



AFECTADAS




Precisión de objetivo Precisión de Alcance Precisión de Políticas Incorporación de las definiciones:

- Nodo - Escaleta





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02



AFECTADAS



Actualización de diagramas de flujo y actividades


Se incorporaron los criterios para garantizar la adecuada redacción de los textos, se valida y aprueba por el COMERI y Dirección General.





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Procedimiento para el mantenimiento de

prensafondo

Procedimiento para el mantenimiento de prensafondo

aguzman

Cuadro de texto






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prensafondo


1. Objetivo.

Establecer los criterios para la actualización del portal prensafondo con todas las notas informativas que tienen que ver con el Fondo de Cultura Económica, sus autores, funcionarios y actividades culturales.

2. Alcance.

Inicia con la jerarquización de notas seleccionadas en la síntesis informativa y se destacan en la portada del portal, se actualiza la “Sala de Prensa” del portal con la selección de Comunicados cada vez que se emite uno nuevo por parte del Departamento o, en su caso, cuando las filiales extranjeras del FCE emiten un comunicado de prensa de contenido institucional.

Se actualiza la sección “Ver y escuchar en línea” de manera cotidiana con algunas de las notas electrónicas del momento.

3. Políticas.

1. El trabajo se inicia todos los días, incluyendo sábados y domingos, a las 8:30 de la mañana. El portal Prensafondo deberá quedar activado todos los días a las 10:00 de la mañana.

2. Las notas que se incluyan en el portal prensafondo se deberá ilustrar de lunes a viernes, los sábados y domingos no se deberán ilustrar las notas.

3. Todas las notas que se ilustran en la portada del portal Prensafondo deben corresponder a los medios impresos o electrónicos más importantes.

4. La selección del material a publicar en el portal Prensafondo se clasifica en lo siguiente:

Menciones relacionadas con el FCE. (Entrevistas, reseñas, adelantos, entre otras).

Noticias en general de cultura. (Otras editoriales, otros autores, Museos, exposiciones, coyunturales, homenajes etc.).

4. Definiciones.

Alta 1: Sección donde se colocan las noticias más importantes.

Posición: Orden de aparición de las notas en base a la importancia.





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prensafondo

5. Desarrollo. 5.1 Diagrama de flujo.





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prensafondo

1

Se jerarquizan las notas de la portada de Prestafondo, de acuerdo a las más relevantes del día, nacionales o

internacionales JDC/APS 10

Ingresa cada nota en la interfaz y las califica con distintas variables

JDC/APS 11

Activa la versión diaria del Prestafondo

JDC/APS 12

Verifica la actualización de la “Sala de Prensa” del portal, con la sección de

Comunicados cada vez que se emite uno nuevo.

JDC 13

Se envía el vinculo de portal a través de correo electrónico al personal del FCE,

librerías y filiales extranjerasJDC/APS 14

Actualiza la sección “Ver y escuchar en línea” cuando se requiera

JDC 15

Fin

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDADAPS: Apoyo prestador de ServicioAEM: Agencia Especializada en Medios JDC: Jefe de Departamento de Comunicación

Actualiza diariamente el portal utilizando una interfaz denominada

“Mantenimiento”

JDC/APS 8

Captura las notas integras en la interfaz, si no se tiene la nota en archivo

electrónico, consulta la página web de EMedios

JDC/APS 9

Interfaz “Mantenimiento”

1

2





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02



prensafondo




Recibe de la agencia especialista en medios el monitoreo y jerarquización de las notas relacionadas con el FCE.

Síntesis informativa (Radio, televisión y prensa) e internet

2. Jefe del departamento de comunicación con apoyo del prestador del servicio

Realiza búsqueda de notas relacionadas con el FCE y de cultura en general en los portales de internet y especializados en noticias.

Portales de internet


Recibe las noticias que se publican en cada filial a través de los responsables de prensa de las filiales del FCE en el extranjero.

Correo electrónico


Selecciona y clasifica el material a publicar en el portal Prensafondo en menciones y noticias


Realiza un corte informativo con el material seleccionado y clasificado.


Valida el corte informativo. Corte informativo

7. Jefe del departamento de comunicación con apoyo de

Difunde el corte informativo al Director general, gerentes, coordinadores, subgerentes y editores.

Durante el día se pueden realizar varios cortes.

Correo electrónico


Actualiza diariamente el portal utilizando una interfaz denominada “Mantenimiento”, ingresa la información seleccionada.


Captura las notas integras en la interfaz, si no se tiene la nota en archivo electrónico, consulta la página web de EMedios, o bien la página del medio impreso.






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02



prensafondo



Jerarquiza las notas de la portada de Prensafondo de acuerdo a las más relevantes del día, nacionales o internacionales y en su caso las acompaña de imágenes.

Alta 1, posición 1 Alta 1, posición 2….


11. Jefe del departamento de comunicación con apoyo del prestador de servicio

Ingresa cada nota a la interfaz de “Mantenimiento” y se califica con las siguientes variables:

Tema: Adelanto, Cartelera, Chat, Discurso, Entrevista, Mención, Noticia FCE, Panorama Cultural, Portada Promoción, Referencia bibliográfica, Reseña.

Tipo de Medio: Impreso, electrónico, etc.

Fuente: Nombre del medio del que procede la nota, Internet, Agencia.

Tipo de mención: Directa, Indirecta.

Página/sección: Donde se menciona la nota.

Duración: En caso de radio y televisión.

País del medio Nombre del articulista Sección: Posición en el portal

(Noticia internacional, panorama cultural, etc.)

Título de la nota URL: En caso de un medio

electrónico. Tipo de inserción:

Convocatoria, Esquela, Felicitación, Inserción.

Imagen de muestra: Video: Vínculo al clip de video Sonido: Vínculo a clip de

audio. Palabras clave Síntesis de la nota






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prensafondo


Texto completo de la nota12.

Jefe del departamento de comunicación con apoyo del prestador de servicio

Activa la versión diaria del Prensafondo Portal Prensafondo


Verifica que se actualice la “Sala de prensa” del portal, con la sección de Comunicados cada vez que se emite uno nuevo en el área, o en su caso, cuando las filiales extranjeras del FCE emiten un comunicado de prensa de contenido institucional.

Portal Prensafondo

14. Jefe del departamento de comunicación con apoyo del prestador de servicio

Una vez activado y verificado, envía el vínculo del portal a través de correo electrónico a todo el personal del FCE, a las diferentes librerías y a las filiales en el extranjero.

Portal Prensafondo

Correo electrónico


Actualiza la sección “Ver y escuchar en línea” cuando se requiera.

Termina el procedimiento.

Portal Prensafondo





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02



prensafondo






7.1 S/N Síntesis informativa

(Radio, televisión y prensa) e internet

7.2 S/N Portales de internet

7.3 S/N Portal Prensafondo







V. E. Versión electrónica- solo lectura Gerencia de Tecnología (Intranet)





Versión: 02

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Nivel:

02



prensafondo



Afectadas Originador del

cambio Naturaleza del cambio


Actualización del objetivo Actualización de alcance Actualización de Políticas Actualización de diagramas de flujo y descripción de actividades

18.12.14 01 Todas Titulad del área de comunicación

Se agregó leyenda haciendo alusión a la no discriminación. Se modificó el objetivo. Se agregaron las políticas 1, 2 y 3. Se agregaron las definiciones de Alta1 y posición. Se actualizó el procedimiento a la actividad actual. Se cambió el término revisión por versión. Se agregó el punto 8 de Listas maestras relacionadas al procedimiento y la leyenda de copias controladas y se modificó el punto 9 de lista de distribución.



rdirecciÓn general: 22.12 - fondo de cultura … · boletines de prensa, actualización de...

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