INTRODUCCIÓN En el marco de aplicación del Proyecto ADAI – Modernización del Archivo General de la Nación, se han ejecutado una serie de procedimientos que permiten fortalecer el Sistema de Archivo Institucional al implementarse y oficializarse el Archivo Central del Archivo General de la Nación, como Órgano de Administración de Archivo. En tal sentido se establecen los mecanismos de aplicación de los procesos técnicos con la documentación que nuestra propia entidad genera, como unidad administrativa especializada, gestora y rectora de la política archivística en el Perú. Este esfuerzo ve consolidado sus expectativas con la presentación del Reglamento de Archivo Institucional del Archivo General de la Nación, instrumento de gestión y consolidación del Sistema Institucional de Archivos, válido para definir las funciones y reconocimiento del órgano de administración de archivo de la entidad. La legislación archivística considerada como esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho, depende de la normatividad la regulación de su labor, para ello la presentación de este Reglamento de Archivo Institucional, que busca brindar el marco estructural de definiciones, procedimientos y funciones válidas para el establecimiento del Sistema de Archivo Institucional en el AGN, su distribución, aplicación, modificación o adaptación depende del nivel o jerarquía que involucre a todos los miembros que integran el Archivo Institucional definido por todos los agentes o gestores documentales en la entidad. Para el presente reglamento se contó con la participación de los responsables de los Archivos de Gestión en el recojo de sus expectativas, opiniones, y apreciaciones. La posibilidad de acceder a los documentos de la administración permite una mayor participación ciudadana en la vida política, hace más transparente la gestión pública y contribuye a consolidar el sentido de pertenencia a la comunidad nacional.

TITULO I: DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO I: OBJETIVOS:

Son objetivos del presente reglamento:

1. Constituirse como una herramienta de responsabilidad,

dirección y aplicación de procedimientos y funciones en salvaguarda del patrimonio documental de la entidad.

2. Otorgar responsabilidades, y desafíos que afronta el Archivo Central al frente de la política de fortalecimiento del sistema de archivo institucional.

3. Establecer los mecanismos y procedimientos de

transferencia, selección y descripción documental del acervo documentario del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO II : FINALIDAD DEL REGLAMENTO:

El presente Reglamento tiene como finalidad regular la función pública referente a la denominación del Archivo Institucional, la aplicación e implementación de los procedimientos técnicos archivísticos en el Archivo General de la Nación, enmarcado en el ejercicio de cada una de sus funciones.

ARTÍCULO III: MARCO NORMATIVO:

• Constitución Política del Perú.

• Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa. Conservación e Incremento de Patrimonio Documental de la Nación (16.05.1972)

• Decreto Supremo Nº 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley 19414 (29.10.1975)

• Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos (11.06.1991)

• Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, Reglamento de la Ley Nº 25323 (26.06.1992)

• Decreto Supremo Nº 005-93-JUS, Modificación del Decreto Supremo Nº 008-92-JUS.

• Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.

• Decreto Supremo Nº 011-2006-ED, Reglamento de la

Ley Nº 28296

• Ley Nº 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• Ley Nº 27927 Ley que modifica la Ley 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM Aprobación del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM Aprobación del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

• Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J, que aprueba las Normas Generales Del Sistema Nacional de Archivos (31.05.1985)

• Resolución Jefatural Nº 133-85-AGN/J, que precisa la aplicación de la Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J, (04.10.1985).

• Resolución Jefatural Nº 117-86-AGN/J, que aprueba las Normas para la Formulación del Plan Anual de Archivos (09.07.1986).

• Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN/J, que aprueba las Normas para la Formulación del Programa de Control, Transferencia, Eliminación y Conservación de Documentos (18.11.1986).

ARTICULO IV: DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICO S

Para la aplicación del presente reglamento, los términos siguientes tienen el significado que a continuación se indica:

Acervo documental. Conjunto de documentos de un archivo. Archivo. Conjunto organizado de documentos que se acopia, conserva, clasifica, ordena, describe, selecciona, administra y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus

funciones o actividades, que son utilizados por parte de la administración y para la investigación. Archivo Histórico. Es el archivo que conserva permanentemente la documentación con valor histórico cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura. Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Existen tres fases en el ciclo vital: Archivo de Gestión, Archivo Periférico y Archivo Central. Clasificación. Procedimiento técnico mediante el cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido.

• Clasificación orgánica. Consiste en la utilización

de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.

• Clasificación funcional. Consiste en la

clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la Institución.

• Repositorio de archivo. Espacio que reúne las

condiciones óptimas para la conservación de los documentos.

Documento. Son los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo. Documento de archivo. Son aquellos que se producen y reciben en las diferentes instituciones en función de sus actividades, para el Archivo General de la Nación, con la característica de ser documentos originales o copias únicas documentales. Documento digitalizado. Es la información consignada en forma analógica en una secuencia de valores numéricos, es decir, en una representación electrónica que se puede almacenar y acceder por medio de una computadora, fotografiar electrónicamente una

información, dividiéndola en miles de elementos llamados píxeles, representados por un código binario (ceros y unos). Documento electrónico. Soporte magnético, óptico, etc. Símbolos binarios que deben descifrarse. El contenido puede separarse del soporte. La estructura física no es evidente, se requiere de una estructura lógica (un software y hardware), los metadatos administrativos, funcionales y técnicos de los documentos producidos por medios automáticos deben ser conservados para su posterior identificación. Documentos oficiales. Son los que se producen y reciben en las oficinas de la administración pública, identificados cada uno con la fecha, el nombre impreso del remitente, la firma y el sello. Documentos de uso restringido. Son los que tienen información de carácter confidencial. Eliminación. Es la destrucción física de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, permanente o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Expediente. Conjunto de documentos relacionados entre sí por un mismo asunto, que constituyen una unidad documental. Fechas extremas. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente de los documentos que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. Foliación. Es la operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar consecutivamente cada pieza documental. Fondo documental. Es la totalidad de los documentos que se producen, reciben y custodian en una oficina, institución o familia. Ordenamiento. Es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente. Patrimonio Documental . Es el conjunto de documentos conservados por su valor científico cultural.

Principio de orden original. Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que esta sea. Principio de procedencia. Es la custodia y conservación de los documentos en el Archivo Central en la unidad a la cual pertenecen. Selección de documentos. Procedimiento intelectual en el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas y se determina su eliminación o su conservación. Serie documental. Es el conjunto de documentos que poseen características comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad, elaborados en el ejercicio de las funciones propias o atribuidas en el Archivo General de la Nación. Signatura. Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito. Tabla General de Retención de Documentos. Es un instrumento en el que constan todas las series documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal. Tipo documental. Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de procedimiento siendo el formato, contenido informativo y soporte homogéneos. Es el nombre común que se le brinda a los documentos. Transferencia de documentos. Es transferir los documentos de los archivos de gestión a los periféricos o central y de éste al archivo histórico de conformidad con el informe de valoración de documentos. Unidad documental. Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente. Valor administrativo. Es aquel valor que posee un documento para la administración que lo originó o para

aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos, egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor fiscal. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o finanzas públicas. Valor legal. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valoración de documentos . Proceso por el cual se determina el valor de los documentos (temporal o permanente) con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

TITULO II : SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL

ARTÍCULO V: NIVELES DE ARCHIVO QUE LO INTEGRAN: El Archivo Institucional lo constituye el conjunto integral de todos los archivos, de la entidad que se definen de acuerdo a cada actividad o función orgánica. Se constituyen de acuerdo a los niveles de archivo en: Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Periférico.

ARTÍCULO VI: RESPONSABLES DE ARCHIVO:

Cada uno de estos niveles de archivos se encuentra a cargo de un o más responsables (titulares y/o suplentes) acreditados y supeditados al Órgano de Administración de Archivos (OAA) y de acuerdo a las funciones de la unidad orgánica correspondiente. Cada una de estas debe denominar o designar a un responsable de Archivo de Gestión quien debe ser retirado o ratificado al inicio del año mediante un documento de presentación, que será oficializado mediante una Resolución Jefatural. Los funcionarios responsables de las Unidades Orgánicas tienen como plazo de presentación del responsable del Archivo de Gestión el 15 de marzo de cada año.

ARTÍCULO VII: DEFINICION DEL ARCHIVO CENTRAL:

El Archivo Central es el Órgano de Administración de Archivo del Archivo General de la Nación y constituye el nivel de Archivo encargado de planificar, ejecutar y cada proceso técnico archivístico en la institución.

ARTÍCULO VIII: FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL

Son funciones del Archivo Central:

1. Ser el encargado de la conducción de todos y cada

uno de los componentes que integran el sistema institucional de archivo, así como de las facultades y atribuciones que le asisten en la propuesta de la política archivística en la entidad.

2. Establecer los mecanismos de, gestión, control, transferencia y acopio de la documentación generada en el ejercicio de las funciones del Archivo General de la Nación.

3. Elaborar y actualizar los instrumentos de gestión archivística oficializados por el Archivo General de la Nación, mediante una Resolución Jefatural. En concordancia con las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos.

4. Llevar el control estadístico de los servicios ofrecidos y elaborar cuadros y gráficos en base a estos datos. Las estadísticas serán semanales y los cuadros gráficos anuales. Con especificación de series consultadas, entidades auspiciadoras, objetivos del préstamo o la consulta brindada, la nacionalidad de los usuarios, investigadores, etc.

5. Ofrecer asesoramiento a cada Unidad Orgánica, Comité Especial, Sancionador, Comisión Permanente de Asistencias Técnicas en materia archivística o de su competencia.

6. Asesorar permanentemente, supervisar el funcionamiento técnico del Comité Evaluador de Documentos (CED)

7. Supervisar el cumplimiento de las normas internas en materia técnica archivística en la entidad. Es facultad del Archivo Central luego de efectuar esta cautelar la documentación de la entidad.

8. Proponer la actualización del Cuadro de Clasificación y el Programa de Control de Documentos de acuerdo a las reuniones técnicas sostenidas durante el año con los responsables de los Archivos de Gestión y Periférico.

9. Elaborar el Plan de Trabajo Institucional, para lo cual deberá haber efectuado una reunión técnica, a efectos de tomar decisiones, recoger las expectativas de las áreas y formular el trabajo a efectuar durante el año, el mismo debe efectuarse con un límite de 30 días a inicios de cada año.

10. Elaborar y gestionar el Plan Anual de transferencia(s)

de la entidad y/o eliminación de documentos en coordinación con la Dirección de Normas Archivísticas del Archivo General de la Nación.

11. El Archivo Central recibirá la documentación de acuerdo a los principios, procedimientos y técnicas aplicadas por los responsables de cada Archivo de Gestión en la tramitación, acopio e instalación en cada unidad de archivamiento o instalación.

12. Analizar y Coordinar con los Archivos de Gestión la denominación, cambio, modificación o alternancia de las Series documentales señaladas en el Programa de Control de Documentos a efectos de su oficialización en reunión técnica institucional.

13. Coordinar con el representante de la Unidad Orgánica o Comisión correspondiente, para efectuar las acciones necesarias para la expedición de copias certificadas, búsqueda de información y exhibición de documentos.

14. El personal del Archivo Central no realizará, apoyará o brindará documentos para trabajos particulares para sí o para terceros, dentro de sus horas de labor.

ARTÍCULO IX: DEFINICIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN : El Archivo de Gestión, es el nivel de archivo que

gestiona la documentación de cada oficina, área o comisión. Está a cargo de uno o más responsables encargado(s) o designado(s) de acuerdo a las funciones que les corresponde.

ARTÍCULO X: FUNCIONES DE LOS RESPONSABLES DE LOS

ARCHIVOS DE GESTIÓN:

1. Proteger, conservar y organizar sus documentos de acuerdo a los periodos de retención correspondientes. Aprobados mediante el Programa de Control de Documentos de la entidad.

2. Gestionar y resguardar el íntegro del acervo documental producido y recibido por la Unidad

Orgánica, o Comisión correspondiente en el cumplimiento de las funciones o actividades propias, encargadas o atribuidas.

3. Servir la documentación de acuerdo a la accesibilidad

y utilidad, a los usuarios internos o externos en el marco de sus competencias y de acuerdo a los dispositivos o normas internas de trámite documentario correspondiente.

4. Gestionar la transferencia y/o eliminación de

documentos en coordinación con el Archivo Central. Por ningún motivo se puede destruir documentación si no se ciñen a las Normas Generales del Sistema de Archivo Institucional.

5. Los responsables de los Archivos de Gestión no

pueden inhibirse de la función con documentación pasiva, heredada, acopiada en ambientes no pertenecientes a la Oficina o en calidad de préstamo.

6. Elaborar los instrumentos de gestión del archivo de

oficina, bajo las pautas brindadas por el Órgano de Administración de Archivo (OAA).

7. Participar activamente en las reuniones

correspondientes del Comité Evaluador de Documentos.

8. Ser facilitadores de información referente al uso,

manejo y conservación de la documentación de la cual son responsables.

9. Los responsables del Archivo de Gestión no pueden

inhibirse de las funciones de conservación y custodia de sus documentos por lo que deberán informar a la autoridad inmediata superior, si existieran anomalías, cambios y factores de riesgo o peligro de la documentación de la cual son responsables.

10. El Funcionario titular o encargado del área u oficina

que no designe a un responsable de Archivo de Gestión asumirá la función en caso que el Órgano de Administración de Archivos lo estime conveniente.

ARTICULO XI: DEFINICION DEL ARCHIVO PERIFÉRICO El Archivo Periférico del Archivo General de la Nación

se define como una función específica de la Escuela Nacional de Archiveros, y es el encargado de administrar, custodiar y conservar los documentos, con valor administrativo y legal, que por la ubicación y especialidad opera de forma desconcentrada

ARTICULO XII: FUNCIONES DEL RESPONSABLE DEL ARCHIV O

PERIFÉRICO

1. Establecer los mecanismos de control y transferencia continua al archivo central de acuerdo al plan anual de transferencias presentado a inicios del año ante la Dirección de Normas Archivísticas del Archivo General de la Nación.

2. Desarrollar cada uno de los procedimientos

archivísticos en coordinación con el Órgano de Administración de Archivos de la entidad.

3. Implementar las políticas, normas y procedimientos

Internos destinados a la aplicación de los procesos técnicos archivísticos elaborados en coordinación con el órgano de administración de archivos.

ARTÍCULO XIII: El Comité Evaluador de Documentos (CED) del

Archivo General de la Nación, es el encargado de analizar, investigar y desarrollar los procedimientos administrativos, legales, normativos y específicos de valoración de la documentación que integra el acervo documentario del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO XIV: Está conformado por: Un representante de la Alta

Dirección del Archivo General de la Nación, quien la presidirá, El Director General de la Oficina de Asesoría Jurídica o su representante, el Director de la unidad orgánica, cuya documentación será evaluada, el encargado del Órgano de Administración de Archivo quién asumirá las funciones como Secretario.

ARTÍCULO XV: Son funciones del Comité Evaluador de Documentos:

1. Aprobar y autorizar los lineamientos y políticas sobre gestión documental de archivos, selección y eliminación de documentos, para todos los niveles de

archivo según las políticas generales trazadas por el Archivo General de la Nación, en el marco de su competencia.

2. Distinguir los asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos del Archivo General de la Nación.

3. Aprobar el régimen de acceso y transferencia así

como asesorar y brindar las recomendaciones para su cumplimiento.

4. Aprobar, proponer y modificar los instrumentos de

gestión archivística, entiéndase el Programa de Control de Documentos del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO XVI: El Programa de Control de Documentos es un

documento que establece la identificación, valoración y volumen de las series documentales establecidas en el Cuadro de Clasificación de Documentos (CCD), y lo componen el Inventario y el índice alfabético de las series documentales (ISD) a su vez que comprende su valoración a través de la Tabla General de Retención de Documentos (TGRD).

ARTÍCULO XVII: El Programa de Control de Documentos se establece

en el Archivo General de la Nación (sus unidades orgánicas y órganos desconcentrados) como el único documento que determina los valores, los plazos y el contenido de los documentos de archivo de valor temporal o permanente de la entidad.

ARTÍCULO XVIII: Las series documentales serán registradas en el

Inventario General del Fondo del Archivo General de la Nación, cada unidad orgánica recibirá un original y una copia por cada serie que le corresponda para facilitar su localización y actualización.

TIARTÍCULO XIX: Los procedimientos técnicos archivísticos aplicados

en el Archivo General de la Nación a nivel de Archivo Institucional son: Administración de Archivos, Organización, Descripción, Selección, Conservación y Servicios Archivísticos.

TITULO: ACCESIBILIDAD Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

ARTÍCULO XX: LOCALIDAD Y HORARIOS DE ATENCIÓN A

USUARIOS

1. El Archivo Central del Archivo General de la Nación queda ubicado en el Jr. Camaná Nº 125 – Cercado de Lima

2. El Archivo Periférico de la Escuela Nacional de Archiveros, se ubica en el Jr. Rodríguez de Mendoza Nº - Pueblo Libre

3. El Horario de Atención a los usuarios internos y

externos es de lunes a viernes de 08:00 horas a 16:00 horas, los pedidos de búsqueda de documentación se recibirán hasta las 15:45 horas

ARTÍCULO XXI: DEFINICIÓN DE ACCESIBILIDAD Y SERVICI OS

ARCHIVÍSTICOS

1. El acceso a la documentación del Archivo Central es exclusivo de cada Unidad Orgánica y de acuerdo a las necesidades de información de cada usuario y se define como servicios archivísticos al brindar los documentos e información de acuerdo al nivel de restricción de cada serie o pieza documental,

2. Se encuentran exceptuados de este artículo los procedimientos de Transparencia Institucional en aplicación de las Normas Legales vigentes, el Órgano de Control Interno de la entidad o por mandato judicial, en este último caso se brindarán las facilidades de información, reproducción o entrega de documentos, con presencia de un representante del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO XXII: El servicio Archivístico que brinda el Archivo Central a

los usuarios que lo soliciten se dividen y definen de acuerdo a la autorización y las modalidades correspondientes en:

1. Servicios a Usuarios Internos: 2. Servicios a Usuarios Externos:

ARTÍCULO XXIII: SERVICIOS A USUARIOS INTERNOS: El servicio Archivístico a Usuarios internos

corresponde al préstamo, consulta, servicio de fedatario y reprografía de documentación de las series documentales que custodia, que se encuentren accesibles de acuerdo a la definición del Programa de Control de Documentos y a las funciones que a cada uno de los trabajadores y funcionarios de la entidad les corresponde.

Los plazos de entrega y recepción de documentos

corresponden directamente a la Norma Interna brindada por el Órgano de Administración de Archivo.

ARTÍCULO XXIV: SERVICIOS A USUARIOS EXTERNOS: El servicio Archivístico a Usuarios externos

corresponde a los de préstamo, consulta, y reprografía de documentación de las series documentales que custodia, que se encuentren accesibles de acuerdo a la definición del Programa de Control de Documentos y a las funciones que a cada entidad o las actividades de investigador así lo requieran.

ARTÍCULO XXV: VISITAS GUIADAS Constituyen una modalidad de Servicio Archivístico

difundir el contenido y estructura física del Archivo Central y Archivo de Gestión para lo cual se deberá dirigir una comunicación o solicitud dirigida al Jefe Institucional y con plazo de envío no menor de 15 días útiles sujeto a variación por disponibilidad de tiempo.

ARTÍCULO XXVI: ACCESO AL REPOSITORIO DEL ARCHIVO

CENTRAL: 1. El acceso al repositorio del Archivo Central es

restringido, excepto para el personal del mismo, o los que autorice la Jefatura Institucional y para las personas que accedan a él con una visita guiada.

2. Las labores de mantenimiento, limpieza y otros

deberán estar programados, controlados y comunicados previamente por la Oficina de Abastecimiento al encargado del Archivo Central

ARTÍCULO XXVII: REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS:

Se define como reproducción de documentos como la

elaboración de copias mediante la captura digital o fotostática del contenido parcial o de la totalidad de la pieza documental a efectos de brindarse en un soporte integral de información, fuente testimonial o de investigación a los usuarios correspondientes.

ARTÍCULO XXVIII: SERVICIO DE REPRODUCCIÓN DE DOCUME NTOS

Los usuarios internos o externos autorizados del

Archivo General de la Nación podrá solicitar libremente la reproducción de documentos de los archivos de gestión y periféricos, siempre y cuando se relacionen directamente con sus funciones o sean documentos vinculados al derecho de cada persona; debiendo contar en ambos casos con la autorización correspondiente del encargado del Órgano de Administración de Archivo de la entidad.

ARTÍCULO XXIX: PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Para el servicio externo, la autorización de fotocopias

será aprobada por el Director encargado del Archivo Central. El costo que demande la reproducción o copia de la información solicitada deberá ser cancelado por el usuario, luego del pronunciamiento del AGN respecto a la viabilidad de su solicitud de información.

ARTÍCULO XXX: RESTRICCIONES DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

El Archivo Central podrá otorgar, al mismo solicitante en un año, como máximo 200 fotocopias por temas de investigación, siempre y cuando el estado de conservación de los documentos lo permita.