quinto componente funcional seguimiento. 1. marco teórico a-definición según lgci y normas...

Quinto Componente Quinto Componente FuncionalFuncional

SeguimientoSeguimiento

1. Marco teóricoa-Definición según LGCI y Normasb-Deberes del Jerarca y Titulares c-Estudio de las normas

2. Autoevaluación de Control Interno3. Resumen4. Presentación de un caso práctico

Agenda


Ambiente de control


Valoración de riesgos

Actividades de control

Sistemas de Información

Seguimiento

Según ley- (Art.17) Conjunto de actividades para

-Valorar calidad funcionamiento del Sistema

-Asegurar atención pronta de hallazgos

-Detectar cualquier desvío en el cumplimiento de los objetivos

Según norma- (1.3.-Declaración interpretativa)

- Proceso de seguimiento continuo

- Valorar calidad de la gestión institucional

- Valorar la calidad del Sistema

¿En qué consiste el Seguimiento?


ValorarValorar la calidad del funcionamiento del Sistema

Características: Aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones; además debe brindar seguridad (Art.7 LGCI)

ValorarValorar la calidad de la gestión institucional

Características: Eficiencia, eficacia, información confiable y oportuna, legalidad y resguardo del patrimonio, en la consecución de los objetivos (Art.8 LGCI y Norma 1.2)

¿En qué consiste el Seguimiento?


Características del Sistema

• Según: (Art. 7 LGCI):

Integrado: Si los componentes y procesos se interrelacionan y comprenden adecuadamente

Completo:Abarca todos los procesos y están presentes los componentes funcionales y orgánicos

Razonable: Satisface con la calidad necesaria las necesidades y con recursos que se posee

Congruente: Coherente y enlazado al marco jurídico y técnico y propicia objetivos institucionales.

Aplicable: Logra esos objetivos con los recursos disponibles


• (Artículo 17 LGCI)

• Que los funcionarios realicen acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales

• Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema

• Que sean implantadas los resultados de las evaluaciones periódicas dentro de los diez días hábiles a su notificación

Deberes de Jerarcas y Titulares Subordinados


Normas Generales


Seguimiento del control interno en operación

Observar y evaluar el funcionamiento de los controles

Determinar la vigencia y la calidad del control interno

Las modificaciones pertinentes para mantener su efectividad


Seguimiento de las actividades

Proceso de seguimiento constante

Conocer oportunamente si la institución marcha hacia la consecución de sus objetivos

Encauzar las labores hacia tales objetivos y toma las acciones correctivas pertinentes


Seguimiento constante del ambiente

El jerarca y los titulares subordinados

Deben efectuar un seguimiento constante del ambiente interno y externo

Permita estar al tanto y tomar medidas oportunas sobre factores y condiciones

Incidan en el desarrollo de las funciones institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos


Evaluación del desempeño institucional

El jerarca y los titulares subordinados

Deben efectuar una evaluación permanente de la gestión

En los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes,

Prevenir y corregir cualquier eventual desviación que pueda poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables


Es la obligación de responder ante una responsabilidad conferida

El jerarca y todos los funcionarios deben rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados

El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas

Rendición de cuentas


Las deficiencias y desviaciones detectadas, deben ser identificadas oportunamenteidentificadas oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad suficiente para emprender la acción preventiva y correctiva más acertada en el caso concreto.

Reporte de deficiencias


Propósito: Impedir el menoscabo de la eficiencia organizacional.

Incluye:

• Determinación de las causas

• Alternativas de solución

• Alternativa más adecuada

• Aplicación oportuna de la alternativa de solución más adecuada

Toma de acciones correctivas


Administración estime oportuno

Emisión de recomendaciones para fortalecer el Control Interno

Deberá coordinar con la Auditoría Interna

Obtener criterios que coadyuden al éxito de la contratación y resultados

Asesoría externa


Servicios de auditores externos

El Jerarca debe tomar previsiones y velar sobre los contratos

Verifiquen el cumplimiento de la entidad u órgano

La Administración debe garantizar que los contratados cumplan con la normativa

Acatamiento de la normativa en auditorías externas


AutoevaluaciónQué es?

Cumplimiento El sistema de control en funcionamiento se está aplicando tal como está establecido y diseñado.

ValidezEstá diseñado para que la organización cumpla con los objetivos institucionales, con ordenamiento jurídico y técnico que le aplica. (aplicables y congruentes)

Suficiencia Ni excesivos ni carece de los necesarios que se requieren para su funcionamiento eficiente (completos, razonables e integrales. art. 7 LGCI)


Autoevaluación

¿PARA QUÉ ?

• Propiciar el perfeccionamiento y calidad del SCI . -Cumplir con los objetivos del SCI y objetivos institucionales.

• Promover oportunidad en acciones correctivas. -Planificar esas acciones y ordenar su implantación, según cronograma.

• Procesos/actividades/operaciones/competencias

• Productos/servicios/atribuciones

¿SOBRE QUÉ SE APLICA ?


Autoevaluación

Qué se necesita?

Actividades

Preparatorias

Ejecución

Informe y Seguimiento


Autoevaluación

¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN?¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN?

• Funcionarios con mejor comprensión de la utilidad del control• Registro histórico de los resultados de la autoevaluación • Programa de mejoras alineado al PAO.• Mayor efectividad en la gestión y el cometido institucional.

¿PARA QUIÉN SON LOS RESULTADOS?¿PARA QUIÉN SON LOS RESULTADOS?

• Uso exclusivo de la Administración activa


Criterios mínimos de auto-evaluación

Marque con X si: La medida se ha cumplido en un 100% de conformidad con lo preguntado.

Marque con X cuando:

Del todo no se ha cumplido con la medida de control, es decir corresponde realizar una serie de acciones de control que del todo están pendientes

Cuando usted marque esta casilla siempre debe hacer comentarios o desgloses de mejoras en la columna de: MEDIDAS PARA MEJORAR, tal y como se le indica en esa columna.

En esta Casilla. Se marca con X cuando se ha cumplido en algunos casos y en otros no con lo que la medida de control solicitada.

Cuando se marca esta casilla siempre corresponde hacer comentarios en la columna de MEDIDAS PARA MEJORAR, allí debe desglosarse de uno a uno lo aspectos en los que no se está cumpliendo o en que la medida requiere ser mejorada.

Marque con X cuando:

La medida de control o la pregunta no es aplicable a la unidad o institución.

Por ejemplo, cuando se pregunta por ¿Los controles de dineros transferidos por ley a sujetos de derecho privado?, si la institución de acuerdo con la Ley no ha realizado transferencias, la pregunta no corresponde contestarla, ya que no tiene porqué establecer esos controles si la ley no le establece transferencia.

Cuando marque NO o PARCIALMENTE usted debe:

Desglosar uno a uno todos los aspectos que no se están cumpliendo o que están pendientes para que la medida se cumpla en su totalidad, o los que requiere ser mejorada.

Por ejemplo. Si la medida de control pregunta ¿Se han documentado todos los procesos? Si faltan por documentarse 2 procesos, entonces debe estipularse así:

1. Pendiente de documentar proceso de inventarios2. Pendiente de documentar proceso de resguardo de activos.

Esta casilla debe llenarse si usted contestó NO o PARCIALMENTE.

Se estipulará la fecha o semestre y año, en que se iniciará con un proyecto para atender lo que está pendiente, para cada medida señalada en la casilla anterior.

Esas fechas deberán ser incorporadas en el Plan Anual Operativo que corresponda, de manera que deberá definirse un renglón para mejoras en los sistemas de control interno.

GUÍA PROPUESTA PARA LA AUTOEVALUACIÓN GENERAL (Esta herramienta debe ser mejorada a criterio de la Administración de manera que le sirva para una efectiva autoevaluación del Sistema de Control Interno)

SI NO PARCIAL N/A

CÓDIGO DE PREGUNTA

Estado de cumplimiento MEDIDAS PARA MEJORAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES

PLAZO PARA INICIAR CON LA IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS PARA MEJORAR EL CONTROL

MEDIDAS MÍNIMAS DE CONTROL (Aplicables a cada órgano de la organización y

a ésta como un todo)

G 3 01G 3 02

Aspecto evaluado G,A,R,C,I,SG,A,R,C,I,S

Artículo de la Ley evaluadoConsecutivo del Artículo a la Ley evaluado

Generalidades del Seguimiento


Los sistemas de control interno deben estructurarse para monitorearse así mismos.

Algunos métodos y herramientas son:

•Listas de verificación

•Cuestionarios

•Técnicas de diagrama de flujo

•Importación del sistema de control interno.

•Método científico de investigación

¿Cómo monitorear?


• La importancia del Seguimiento radica en que a través de él se puede valorar la calidad del funcionamiento del sistema y de la gestión de manera integral. Detectar las deficiencias y emprender las acciones correctivas necesarias para garantizar la efectividad del sistema y el logro de los objetivos institucionales

• Recordar que el autocontrol y la rendición de cuentas son una obligación inherente a todo funcionario público.

Resumen



¡Muchas ¡Muchas gracias!gracias!

¡Muchas ¡Muchas gracias!gracias!

quinto componente funcional seguimiento. 1. marco teórico a-definición según lgci y normas...

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