Dirección y Gestión de Proyectos

Metodología PMI®

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La Dirección de Proyectos

Debido a la creciente complejidad de nuestro entorno y, consecuentemente, de los proyectos que se llevan a cabo, se hace necesario abordar estas técnicas desde un punto de vista profesional, sistemático y basado en los conocimientos que sobre el particular se conocen.

La historia empresarial nos dice que el problema de muchos proyectos, cuando no tienen una buena dirección, es que en un 70% tienen sobrecostes o no cumplen plazos, un 52% finalizan con un 189% sobre su presupuesto original y algunos, tras altas inversiones de tiempo y dinero, no llegan a finalizar.

La gestión excelsa de un proyecto debe tener un método fiable. Cualquier director de proyecto debe ser un auténtico experto optimizando costes y gestionando recursos, obteniendo con ello los máximos resultados y reduciendo los riesgos a su mínima expresión.

La Dirección de Proyectos es tan antigua como la más antigua de las civilizaciones. Sea una campaña militar, la construcción de una presa, una boda, el desarrollo de una vacuna o un software; todos hemos visto, sido partícipe o beneficiarios de un proyecto.

La Dirección de Proyectos es una disciplina que se está generalizando rápidamente. Básicamente es la aplicaciónDe una serie de conocimientos, habilidades técnicas y herramientas para la realización de un proyecto.

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¿Qué está pasando?

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¿Qué está pasando?

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• Falta de Alineación entre Estrategia y Operaciones

• Falta de información sobre avance de Proyectos

• Proyectos que no cumplen plazos o presupuestos

• Recursos sobre o infra utilizados

• Responsables sobrecargados con tareas administrativas

• Miembros de equipos desorientados

• Distintas perspectivas e intereses de los Grupos Funcionales

• Falta de Entorno Colaborativo Seguro

¿Qué hay que hacer?

Retos en la Gestión y Dirección de Proyectos

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¿Cómo?

En la mayoría de las organizaciones existen gestores especializados en productos / servicios / marketing o ventas. Pero, independientemente de la especialización de cada uno, cada vez más se hace patente la necesidad de contar con auténticos expertos en la Gestión Integral de Proyectos capaces de controlar desde el primer momento los recursos, costes, tiempos y riesgos.

•Expertos que minimizan costes sustancialmente, que gestionan recursos hasta obtener los resultados máximos y minimizan riesgos dentro del proyecto. •Expertos que integran a la perfección todas las personas involucradas, independientemente de si ya han trabajado en el mismo equipo o no. •Expertos que entienden e interiorizan el objetivo desde el primer momento y saben cómo alcanzarlo.

Es una habilidad y un conocimiento específico y requiere una metodología concreta

“La gestión excelente de un proyecto tiene un método”

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Beneficios para la organización

1.Cada vez mayor exigencia en la elección de proveedores. Cada vez más, el hecho que el Jefe de Proyecto sea PMP se convierte en un aspecto diferenciador en la elección del proveedor.

2.Indispensable de cara a la internacionalización. La titulación PMP es altamente valorada en EEUU, gran parte de Europa y Asia, siendo por tanto un requisito en la gestión de muchos proyectos desarrollados.

3.Reconocimiento y posicionamiento en el mercado. La utilización de la metodología PMI en los proyectos de una organización aporta, a nivel internacional, un posicionamiento positivo para la organización.

4.PMI aporta herramientas que permiten reducir costes en los proyectos, gestionar recursos óptimamente para obtener los máximos resultados con mínimo riesgo, y crear equipos altamente eficaces.

5.PMI aporta un idioma universal en la dirección de proyectos, por lo que los equipos de PMP’s de la organización podrán realizar análisis y comparativas entre proyectos con el objetivo de buscar y aplicar mejores prácticas.

6.Aspecto motivacional para los equipos de directores de proyecto (fidelización de empleados)

Beneficios de las Certificaciones PMI®

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Beneficios para el individuo

1.Titulación internacional y con cada vez mayor reconocimiento (más de 460.000 PMPs en el mundo)

2.Herramientas e idioma universal para la gestión de proyectos, ideas y técnicas para reducir costes, aumentar productividad y gestionar riesgos.

3.Accede a una estructura del conocimiento desarrollada y evolucionada a lo largo de más de 30 años en el que volcar todos sus conocimientos profesionales individuales.

Beneficios de las Certificaciones PMI®

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La Metodología PMI®

La metodología PMI® tiene como objetivo trabajar en 9 ámbitos de conocimiento necesarios para la gestión excelente de un proyecto (Alcance, Tiempo, Coste, RRHH, Comunicación, Riesgo, Calidad, Adquisiciones e Integración), permitiendo obtener un conocimiento de gestión integral, independientemente del sector, ámbito o envergadura del proyecto.

El Impacto en Resultados es palpable desde un punto de vista de eficiencia en la gestión, en los siguientes ámbitos:

Control de costes, tiempo y uso de recursos, tanto humanos como materiales, dentro de los proyectos.

Integración de los RRHHH e interiorización del objetivo del proyecto desde el primer momento.

Conocimiento profundo de los interesados en el proyecto y un plan de comunicación para cada uno.

Gestión de los contratos y los proveedores.

Minimización de riesgos.

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La Metodología PMI®

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• Es un estándar de facto en Dirección de Proyectos más que un conjunto de conocimientos acumulados en el tiempo.

• Está basado en un amplio y reconocido conjunto de buenas prácticas en Dirección de Proyectos, que constituyen el PMBOK

• El PMBOK es un recurso que permite dar una visión general sobre la disciplina de la Dirección de Proyectos.

• PMI hace especial énfasis en el código ético y el código de conducta profesional de los Directores de Proyecto

• La Flexibilidad de esta metodología se refleja en el concepto llamado “Project Tailoring”

Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto la determinación del grado de aplicación y profundidad de uso de los procesos incluidos en el PMBOK.

Es decir, no se pueden dar soluciones válidas y universales para todos los proyectos, sino que es necesario “ajustarse” a cada circunstancia/proyecto/ organización en particular.

El nivel de aplicación y/o los procesos concretos a aplicar deben indicarse en el Plan de Proyecto. Esto asegura que el equipo de proyecto seguirá los estándares y procesos identificados y necesarios.

Bases de la Metodología PMI

La Metodología PMI®

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La Guía del PMBOK es un estándar universalmente aceptado (norma ANSI) en Dirección de Proyectos.

Su finalidad principal es identificar el subconjunto de Fundamentos de la Dirección de Proyectos generalmente generalmente reconocidoreconocido como buenas prácticas. Identificar: Proporcionar una descripción general en

contraposición a una descripción exhaustiva. Generalmente reconocido: Los conocimientos y las

prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y con amplio consenso sobre su valor y utilidad.

Buenas prácticas: Existe un acuerdo general en que la correcta aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes. No quiere decir que los conocimientos descritos deban aplicarse siempre de forma uniforme en todos los proyectos.

PMBOK®: La Guía de Referencia

La Metodología PMI®

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INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓNSEGUIMIENTO Y

CONTROLCIERRE

INTEGRACIÓNDesarrollo Acta del Proyecto

Desarrollar Plan de Gestión del Proyecto

Dirección y Gestión Ejecución del Proyecto

Cierre Proyecto o Fase

ALCANCE  

Recopilar requerimientos

   Definir Alcance

Crear WBS/EDT

TIEMPO  

Definición Actividades

 Control del Cronograma

 

Secuenciación Actividades

Estimación Recursos

Estimación Duración Actividades

Desarrollo Cronograma

COSTES  Estimación Costes

  Control Costes  Determinación Presupuesto

CALIDAD   Planificación CalidadAseguramiento de la Calidad

Control Calidad  

RR.HH.   Desarrollo Plan RR.HH.

Adquirir Equipo

   Desarrollar Equipo

Gestionar Equipo

COMUNICACIÓNIdentificación Stakeholders

Planificación Comunicación

Distribuir InformaciónInformación del Desempeño

 Gestionar Stakeholders

RIESGOS  

Planificación Gestión Riesgos

 Monitorización y Control de Riesgos

 

Identificación Riesgos

Realización análisis cualitativo

Realización análisis cuantitativo

Planificación Respuesta Riesgos

ADQUISICIONES   Planificación Adquisiciones Efectuar AdquisicionesAdministración Adquisiciones

Cerrar Adquisiciones

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

GRUPOS DE PROCESOS

Monitorear y controlar el trabajo del proyectoControl integrado de cambiosVerificar el alcance

Controlar el Alcance

La Metodología PMI®