¿Qué es el patrocinio?¿Qué es el patrocinio?

Ayuda o aportación económica, en especie, en personal, equipamientos, tecnología, etc., de una persona jurídica o física (el patrocinador) a una actuación, entidad o persona (la patrocinada) de naturaleza cultural, científica, de solidaridad, deportiva, etc., ajena a la empresa, con el compromiso de que al patrocinador le suponga alguna contrapartida, no económica, generalmente en el campo de la imagen y la comunicación, asociada a la actuación o a la entidad patrocinada.

Motivaciones para las empresasMotivaciones para las empresas

Se ponen de manifiesto los objetivos que más frecuentemente se proponen las empresas, entre ellos:

– Mejorar la imagen de la marca o de la empresa,– incrementar su notoriedad,– comunicar un mensaje de empresa sensible,– ampliar su público y/o mercado,– introducir un nuevo producto,

– relacionarse con el sector público, etc.

METODOLOGÍAMETODOLOGÍA

Las tareas a desarrollar podrían agruparse en las siguientes funciones generales de cualquier proyecto:

– Analizar el entorno. ¿Qué puede aportar nuestra comisión? ¿Qué puede aportar nuestro distrito?

– Definir estrategias. (Tipos de eventos y acciones)

– Planificar. ¿Durante qué periodo de tiempo se va a realizar?

– Realizar.

– Controlar. Muy importante. Llevar un seguimiento de las acciones.

FASES DEL TRABAJOFASES DEL TRABAJO 1- Preparación del dossier de base o de presentación

Se trata de un documento que explique de forma ordenada y completa, aunque resumida, el tema objeto de patrocinio y la institución que lo solicita.

2- Preparación de la propuesta de patrocinio

Esencialmente consta de tres partes:

– Motivaciones para los patrocinadores, demostrando su coherencia con los puntos fuertes o valores del proyecto.

– Formato del patrocinio y propuesta económica, es decir, tipo o fórmula de patrocinio que se propone y propuesta de aportación económica.

- Contrapartidas que se ofrecen al patrocinador.

3- Selección de empresas

En función de las características del tema y del patrocinio solicitado, como la magnitud económica, el sector de actividad afín, la temática del proyecto, los valores asociados, el lugar de actividad y las posibles motivaciones empresariales.

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FASES DEL TRABAJOFASES DEL TRABAJO 4- Contacto y relación con las empresas

– Formas de contacto: carta, teléfono, entrevista.

– Persona o cargo a quien dirigir la comunicación.

– Calendario.

5- Formalización y seguimiento

– Contrato

– Acto de firma.

– Actuaciones de seguimiento posterior a la firma del convenio de patrocinio.

6- Control y eficacia del patrocinio

Indicaciones para la medición de la eficacia del patrocinio y grado de satisfacción de los patrocinadores.

Preparación de un dossier. Guión tipo.Preparación de un dossier. Guión tipo. – Descripción del proyecto. Antecedentes, si existen, y aspectos destacados del proyecto.

Programa provisional de los actos (si es oportuno).

– Definición de los objetivos y valores del proyecto. Mensajes que el evento quiere transmitir (que deberán ser coherentes con los de la empresa patrocinadora).

– Entidades organizadoras (presentación). Personas responsables del proyecto.

– Instituciones que le dan apoyo. Posibles prescriptores.

– Lugar y fechas donde se realizará. Calendario, fases.

– Público directo objetivo del proyecto y público indirecto (a través de los medios). Perfil cualitativo y previsión cuantitativa (si se conoce). Coherencia entre estos públicos y los de la empresa. Por ejemplo, conviene precisar: clase, edad, sexo, nivel económico, nivel cultural, localización, etc.

– Estrategia y plan de comunicación. Difusión y publicidad que se hará. Soportes concretos que se utilizarán. Campaña de medios y otros (RRPP, promoción, etc.). Éste es uno de los aspectos que más influyen en la decisión del patrocinador.

– Presupuesto (detalle de las principales partidas) y financiación (institucional, autofinanciación, patrocinios, otros, etc.). Detalle del presupuesto de publicidad y comunicación (la relación entre este presupuesto y la magnitud del patrocinio que se solicita es una ratio de interés para las empresas).

– Memorias o documentos. De anteriores ediciones, o de ediciones en otros países.

– Dossier de prensa. De anteriores ediciones y/o de la campaña previa de comunicación.

– Planos, fotografías u otros materiales gráficos.

Preparación de un dossier. Preguntas Preparación de un dossier. Preguntas básicas.básicas.

El documento tiene que responder a ciertas preguntas fundamentales del marketing:

– ¿De qué se trata?

– ¿Cuáles son los objetivos?

– ¿Quién lo hace?

– ¿Dónde se hace?

– ¿A quién va dirigido?

– ¿Cuándo se hace?

– ¿Qué cuesta?

– ¿Cómo se financia?

– ¿Qué publicidad y comunicación originará?

– ¿Qué instituciones le dan apoyo?