px faq’sficheiros-web.xunta.gal/aplicacions/aires/aires... · xunta, na propia pantalla de...

FAQ’s Preguntas frecuentes do Rexistro

Elaborado por AMTEGA

PX

CONTROL DE VERSIÓNS E DISTRIBUCIÓN

NOME DO DOCUMENTO: AIRES_FAQS_Preguntas_Frecuentes_Rexistr

o.docx VERSIÓN: 1.2

COD. DO DOCUMENTO:

ELABORADO POR: AMTEGA DATA: 12/02/2013

VALIDADO POR: DATA:

APROBADO POR: DATA:

REXISTRO DE CAMBIOS

Versión Causa da nova versión Data de

aprobación

1.0 Versión inicial 26/10/2012

1.2 Versión actualizada 12/02/2013

LISTA DE DISTRIBUCIÓN (opcional)

Nome Número de copia Área/Centro/Localización

Datos básicos do Proxecto

Nome do proxecto Sistema Único de Rexistro da Xunta de Galicia.

Código do proxecto W_SUREX

CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDADE Este documento é propiedade da AMTEGA (Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia). Deberá empregar este material exclusivamente para os servizos que foron acordados coa AMTEGA e que requiren necesariamente da súa utilización. Está prohibida a reprodución parcial ou total, por calquera medio ou método, dos contidos deste documento para calquera outro uso non acordado coa AMTEGA.

AIRES_FAQS_Preguntas_Frecuentes_Rexistro.doc Páxina 3 de 23

PT_v.03.00

Índice

Recepción de solicitudes, escritos e comunicacións presentadas polos/as cidadáns/ás, así como dos documentos que as acompañen, dirixidas ás administracións públicas ....... 4

1. Cales son os lugares onde se pode presentar un escrito dirixido a unha administración pública? ..... 4 2. Onde se poden consultar os principais modelos de documentos? ...................................................... 4 3. Como se realiza a presentación simultánea de solicitudes, escritos e comunicacións? ...................... 4 4. Que documentación non se debe asentar no rexistro? ........................................................................ 5 5. Que cómpre facer cando non se admite unha solicitude, escrito ou comunicación no rexistro? ......... 5 6. Como localizar as oficinas de rexistro? ................................................................................................ 6 7. Como identificar na aplicación a oficina de rexistro do órgano destinatario competente? ................... 6 8. Como saber cal é o enderezo postal dunha oficina de rexistro da Xunta? .......................................... 7

Expedición de recibos de presentación de solicitudes, escritos e comunicacións .............. 8

9. Como xerar un recibo de presentación? ............................................................................................... 8 10. Como xerar unha etiqueta? ................................................................................................................. 10 11. Como proceder cando non se poden imprimir etiquetas? .................................................................. 11 12. É preciso selar a relación de documentos adxuntos? ........................................................................ 11 13. Como proceder cando non concorda a relación de documentos adxuntos cos efectivamente presentados? ............................................................................................................................................. 11

Anotación de asentos de entrada e saída das solicitudes, escritos e comunicacións ....... 13

14. Que vantaxes ten a numeración xeral ou única?................................................................................ 13 15. Cal é a diferenza entre número xeral e número interno? ................................................................... 13 16. Cales son os contidos mínimos obrigatorios que debe ter un asento de rexistro? ............................ 14 17. É posible recuperar o contido do campo Asunto para non ter que mecanizar repetidas veces os mesmos datos? .......................................................................................................................................... 15 18. Como proceder cando non funciona a aplicación? ............................................................................. 16 19. Que cómpre facer se se precisa soporte? .......................................................................................... 16

Remisión de solicitudes, escritos e comunicacións aos órganos, servizos ou unidades destinatarios ............................................................................................................................. 17

20. Cales son os xeitos de envío de solicitudes, escritos e comunicacións? ........................................... 17 21. Como xerar un informe de remisión? .................................................................................................. 17 22. Cal é o prazo de envío para outras administracións públicas? .......................................................... 18 23. Que é un rexistro interno? ................................................................................................................... 18 24. Poden as unidades tramitadoras recuperar os datos relativos aos asentos mecanizados para elas?18 25. É posible xerar certificacións de rexistro desde a aplicación? ........................................................... 19 26. Que modalidades de dilixencia permite xerar a aplicación? ............................................................... 21

Calquera outra función que se lle atribúa legal ou regulamentariamente ............................ 23

27. Como se leva conta das copias seladas de documentos? ................................................................. 23


PT_v.03.00

Recepción de solicitudes, escritos e comunicacións presentadas

polos/as cidadáns/ás, así como dos documentos que as acompañen,

dirixidas ás administracións públicas

1. Cales son os lugares onde se pode presentar un escrito dirixido a unha

administración pública?

Nos rexistros do sector público autonómico galego.

Nos rexistros doutras administracións públicas.

Noutros lugares:

a) Correos.

b) Calquera outro establecido pola lexislación.

2. Onde se poden consultar os principais modelos de documentos?

Guía de Procedementos e Servizos.

Web do Rexistro.

Mantementos da aplicación AIRES:

Figura 1 Acceso aos modelos de documentos na aplicación AIRES

3. Como se realiza a presentación simultánea de solicitudes, escritos e

comunicacións?

Cando o cidadán desexe presentar simultaneamente máis de 10 solicitudes, escritos ou comunicacións

dirixidas ao mesmo destinatario, a Administración dispón dun modelo para o efecto, que se poderá

descargar desde a sección de Mantementos da aplicación AIRES (ver Figura 1) ou desde a web do

rexistro en http://www.xunta.es/modelos-de-documentos.

http://www.xunta.es/resultados-da-guia-de-procedementos

http://intranet.xunta.es/aires

http://www.xunta.es/modelos-de-documentos


PT_v.03.00

4. Que documentación non se debe asentar no rexistro?

Non serán obxecto de rexistro os seguintes documentos:

a) Os documentos que teñan carácter publicitario, comercial ou análogo, aínda que se especifique o seu destino.

b) Os paquetes ou obxectos que se xunten ao documento de remisión destes.

c) Os documentos que se incorporen como anexo a unha solicitude, a un escrito ou a unha

comunicación, sen prexuízo do dereito do/a cidadán/á a que quede constancia da súa

presentación.

d) Os documentos ou escritos anónimos, salvo que se trate de denuncias ou outros supostos en que

así se prevexa expresamente.

e) Aquelas solicitudes, escritos e documentos que carezan absolutamente dos requisitos legalmente

establecidos, sen prexuízo de que, no caso de presentación nunha oficina de rexistro, o/a

empregado/a público/a encargado/a dela advirta o/a cidadán/á das devanditas carencias e o

asista indicándolle como emendalas.

f) As comunicacións ou notas interiores entre órganos, servizos e unidades, servidas pola mesma

oficina de rexistro da Administración xeral da Comunidade Autónoma de Galicia ou das súas

entidades públicas instrumentais.

5. Que cómpre facer cando non se admite unha solicitude, escrito ou

comunicación no rexistro?

Cando concorra algunha das circunstancias previstas na pregunta anterior, o/a cidadán/á poderá requirir

que se lle entregue unha dilixencia escrita en que se especificará a persoa que denegou o rexistro e a

oficina de que se trate, a data e hora do intento de presentación, a identidade do/da cidadán/á, un resumo

do contido do documento e o destinatario. Deixarase constancia desta incidencia mediante dilixencia na

aplicación informática do rexistro.

Figura 2 Acceso á dilixencia de inadmisión


PT_v.03.00

6. Como localizar as oficinas de rexistro?

Fóra da aplicación AIRES, nos anexos I e II do Decreto 191/2011, actualizados na web do

rexistro.

Dentro da aplicación AIRES, no caso de que a anotación estea destinada a outro rexistro da

Xunta, na propia pantalla de anotación pódese seleccionar a consellería e a oficina de rexistro a

cal se dirixe a anotación na sección Destino:

Figura 3 Selección do destino da anotación (consellería, oficina de rexistro e unidade responsable)

Figura 4 Exemplo de selección dunha oficina de rexistro

7. Como identificar na aplicación a oficina de rexistro do órgano destinatario

competente?

Procedementos normalizados: Seleccionando a área e o procedemento nas súas respectivas

listas, obterase automaticamente tanto o asunto como o destino (oficina de rexistro e unidade

administrativa competente).

Figura 5 Exemplo de selección dun procedemento normalizado

Figura 6 Exemplo de selección automática da unidade de destino




PT_v.03.00

Procedementos non normalizados: Seleccionando a consellería que tramitará o dito

procedemento, aparecerá a lista de oficinas de rexistro relacionadas; e seleccionando a oficina de

rexistro, obterase a unidade ou unidades responsables que serven a dita oficina de rexistro.

Figura 7 Exemplo de selección dunha oficina de rexistro para un procedemento non normalizado

Figura 8 Exemplo de selección (semi)automática da unidade de destino

8. Como saber cal é o enderezo postal dunha oficina de rexistro da Xunta?

Fóra da aplicación AIRES, na web do rexistro.

Dentro da aplicación AIRES, no caso de que a anotación estea destinada a outro rexistro da

Xunta, na propia pantalla de anotación da saída pódese seleccionar a consellería e a oficina de

rexistro á cal se dirixe a anotación na sección Destinatario e obterase automaticamente os datos

do enderezo postal da oficina:

Figura 9 Exemplo de selección dunha oficina de rexistro destinataria

Figura 10 Exemplo de selección automática do enderezo postal da oficina de rexistro destinataria

No caso de que o destino sexa un rexistro da Administración Xeral do Estado, doutra Comunidade

Autónoma ou dunha Administración Local, a forma de recuperar o enderezo postal será o mesmo

na aplicación AIRES.



PT_v.03.00

Expedición de recibos de presentación de solicitudes, escritos e

comunicacións

9. Como xerar un recibo de presentación?

A expedición do recibo farase a criterio da oficina de rexistro e só será obrigatorio cando haxa algunha

discordancia entre a documentación relacionada e a realmente achegada.

Así, unha vez ASENTADA a entrada, desde a mesma pantalla da anotación poderase imprimir o

correspondente recibo de presentación.

Figura 11 Xeración do recibo de presentación dunha entrada

No caso de que na entrada conste unha dilixencia de observación ou discordancia na que se reflicta a

diferenza entre o que se declara e o realmente presentado, a dita observación aparecerá no propio recibo

de presentación.


PT_v.03.00

Figura 12 Recibo de presentación dunha entrada


PT_v.03.00

10. Como xerar unha etiqueta?

A etiqueta de código de barras suplirá o selo manual no orixinal, na copia ou recibo e na relación de

documentos, se fose o caso.

Así, unha vez xerada a entrada, desde a mesma pantalla da anotación poderase imprimir a

correspondente etiqueta.

Figura 13 Xeración da etiqueta de código de barras dunha entrada

Figura 14 Exemplo de etiquetas de código de barras


PT_v.03.00

11. Como proceder cando non se poden imprimir etiquetas?

Cando non se poidan imprimir etiquetas, procederase de xeito manual utilizando o selo de rexistro da

oficina, coa data de presentación. O número de rexistro e a hora de presentación anotarase á man.

Figura 15 Exemplo de selo manual con número e hora anotado a man

12. É preciso selar a relación de documentos adxuntos?

Cando a relación de documentos se presente en folla á parte da solicitude, escrito ou comunicación,

cómpre selala de entrada (orixinal e copia) para vinculala co documento principal asentado.

13. Como proceder cando non concorda a relación de documentos adxuntos cos

efectivamente presentados?

É preciso anotalo na aplicación nunha dilixencia de observación ou discordancia. Ademais, non se lle

entregará ao cidadán copia da solicitude, escrito ou comunicación, senón recibo no que se anotará esa

circunstancia (ver punto 9).

Figura 16 Xeración dunha dilixencia de observación ou discordancia


PT_v.03.00

A dilixencia por discordancia non dispón dun documento propio, xa que o texto da discordancia vai

incorporado no propio recibo de presentación:

Figura 17 Recibo de presentación dunha entrada cunha dilixencia por discordancia


PT_v.03.00

Anotación de asentos de entrada e saída das solicitudes, escritos e

comunicacións

14. Que vantaxes ten a numeración xeral ou única?

Unifica a selaxe en todas as oficinas.

Maior control e seguridade dos asentos.

Non se duplican procesos.

Mellora a información particular porque se poderá seguir o rastrexo da documentación presentada

en todos os seus pasos.

15. Cal é a diferenza entre número xeral e número interno?

Número xeral: a numeración xeral é única, correlativa, obrigatoria e a condición básica para a

integración dunha oficina no Sistema Único de Rexistro. Poderá ter efectos xurídicos tanto para o

cidadán, como para a Administración.

Número interno: será complementario do anterior e só servirá para a constancia de paso dun

asento por unha oficina de rexistro.

Figura 18 Imaxe dunha etiqueta dunha entrada con números xeral e interno


PT_v.03.00

16. Cales son os contidos mínimos obrigatorios que debe ter un asento de

rexistro?

Ademais da numeración de entrada ou de saída de cada oficina de rexistro, o sistema garantirá a

constancia, en cada asento que se practique, dun número de rexistro xeral, epígrafe expresiva da súa

natureza, é dicir, se é de entrada ou saída, data de entrada ou de saída, data e hora da súa presentación

polo/a interesado/a, identificación do/da interesado/a, órgano administrativo remitente, de proceder, e

persoa, órgano, servizo ou unidade a que se envía, así como unha breve referencia ao contido da

solicitude, escrito ou comunicación que se rexistra.

Figura 19 Pantalla de alta de entradas cos campos obrigatorios resaltados (amarelo)


PT_v.03.00

17. É posible recuperar o contido do campo Asunto para non ter que mecanizar

repetidas veces os mesmos datos?

Na sección de mantementos de asuntos é posible tipificar distintos asuntos de xeito que os seus datos

poidan ser recuperados automaticamente a partir dun código asignado.

Figura 20 Pantalla de mantemento de asuntos

O asunto poderá introducirse manualmente ou ben seleccionarse da lista xeral de asuntos tipificados ou

incluso da lista dos últimos asuntos introducidos polo usuario (inclúe o destino). Para a consulta dun

asunto tipo cubrirase o código ou ben premerase no botón de consulta axeitado:

Lista xeral de asuntos tipificados Lista dos últimos asuntos do usuario

Figura 21 Selección do asunto a partir das listas definidas


PT_v.03.00

18. Como proceder cando non funciona a aplicación?

Se no momento da recepción da solicitude, escrito ou comunicación existise imposibilidade material ou

técnica para realizar o asento, procederase de xeito manual facendo constar esta circunstancia no asento

que con posterioridade se practique. Ademais entregaráselle ao/á cidadán/á unha copia selada da

solicitude, escrito ou comunicación, coa data e hora de presentación, sen prexuízo de que posteriormente

se lle comunique o número de rexistro.

Como consecuencia de mecanizar a anotación en día distinto daquel no que se selou, na dita anotación

deberá constar unha dilixencia individual que reflicta a devandita incidencia.

19. Que cómpre facer se se precisa soporte?

Comunicarse co Centro de Atención ao Usuario (CAU) por algún destes medios:

Teléfono: 981-545288.

Correo electrónico: [email protected]

mailto:[email protected]


PT_v.03.00

Remisión de solicitudes, escritos e comunicacións aos órganos,

servizos ou unidades destinatarios

20. Cales son os xeitos de envío de solicitudes, escritos e comunicacións?

Por correo interno.

Por correo postal.

Por medios electrónicos.

21. Como xerar un informe de remisión?

Para as entradas con destino á Xunta de Galicia ou con destino ás entidades locais galegas, sempre que

estean no portelo único, e unha vez asentadas, será preciso emitir o correspondente informe de remisión

antes de remitirlles a documentación tanto ás unidades servidas pola propia oficina de rexistro como a

outros rexistros da rede.

Ao xerar o dito informe, as entradas relacionadas pasan de estado ASENTADA a VALIDADA e aparecen

dispoñibles para as unidades destinatarias.

Desde o menú de Rexistro de Entradas, sección Informes, accederase aos Informes de Rexistro, onde se

poderán xerar, entre outros, os informes de remisión:

Figura 22 Xeración dun informe de remisión


PT_v.03.00

Figura 23 Exemplo de informe de remisión

22. Cal é o prazo de envío para outras administracións públicas?

Segundo o artigo 19 do Decreto 191/2011, as solicitudes, escritos e comunicacións presentados na

Administración xeral da Comunidade Autónoma, ou nas súas entidades públicas instrumentais que vaian

dirixidos a órganos doutras administracións públicas, unha vez rexistrados de entrada, enviaranse aos

órganos aos que estean dirixidos dentro do prazo de dous días hábiles logo de seren asentados tamén de

saída.

23. Que é un rexistro interno?

Trátase dun servizo ofrecido ás unidades administrativas servidas por un rexistro, consistente nunha

conexión á aplicación informática de rexistro para consultar os datos asentados para cada unidade e

clasificar esta información por subunidades. A base de datos tamén permite levar constancia das

comunicacións interiores xeradas e recibidas

24. Poden as unidades tramitadoras recuperar os datos relativos aos asentos

mecanizados para elas?

Existe a posibilidade de instalar a aplicación de rexistro para uso interno en calquera unidade tramitadora

servida por un rexistro. As principais prestacións deste servizo son estas:

Acceso á información da entrada mecanizada no rexistro con destino a esa unidade.

Recuperación e subclasificación desta entrada.

Anotación de comunicacións internas realizadas entre esa unidade e outras.


PT_v.03.00

Figura 24 Caixa de recuperación de entradas

25. É posible xerar certificacións de rexistro desde a aplicación?

Desde a páxina que amosa unha consulta de entradas, pódese emitir a certificación para a relación de

entradas seleccionada:

Figura 25 Resultado dunha procura múltiple de entradas


PT_v.03.00

Para emitir a certificación deberase completar axeitadamente os textos de cabeceira e pé do documento:

Figura 26 Xeración da certificación

Finalmente xerarase a certificación relacionada con esas entradas:

Figura 27 Certificación emitida pola aplicación


PT_v.03.00

26. Que modalidades de dilixencia permite xerar a aplicación?

Os tipos de dilixencia que contempla a aplicación son:

Individuais: afectan a unha única anotación. Poden ser de catro tipos:

o De discordancia ou observación: se existe algún desacordo nalgún dato da anotación, a

dita discordancia tense que reflectir na propia anotación. Para iso, cando unha anotación

sexa editable, aparecerá o botón

o De erro: se existe algún erro nalgún dato dunha anotación que non é editable, é dicir

pertencente a outro día distinto ao actual e xa está en estado VALIDADA, o dito erro

tense que reflectir na propia anotación. Para iso, cando unha anotación non sexa editable,

aparecerá o botón

o De anulación: para anular unha anotación que non é real, disporase do botón

o De inadmisión: cando non se admita unha solicitude, escrito ou comunicación no rexistro,

o/a cidadán/á poderá requirir que se lle entregue unha dilixencia escrita na que se

especificará a persoa que denegou o rexistro e a oficina de que se trate, a data e hora do

intento de presentación, a identidade do/da cidadán/á, un resumo do contido do

documento e o destinatario. Deixarase constancia desta incidencia mediante dilixencia na

aplicación informática do rexistro (ver Figura 31).

Colectivas: apunte xeral que afecta a todas as anotacións dunha data para unha oficina de

rexistro concreta. Poden ser de dous tipos:

o Diarias: realízase un apunte xeral que afecta a todas as anotacións dunha data para unha

oficina de rexistro concreta (ver Figura 28).

o De peche: emítese unha dilixencia para facer constar que, co número de orde que

corresponda ao derradeiro asento do día, queda pechado o rexistro dese día (ver Figura

29).

Figura 28 Acceso ás dilixencias diarias

Figura 29 Acceso á dilixencia de peche


PT_v.03.00

Figura 30 Acceso ás dilixencias individuais de discordancia / anulación

Figura 31 Acceso á dilixencia de inadmisión


PT_v.03.00

Calquera outra función que se lle atribúa legal ou

regulamentariamente

27. Como se leva conta das copias seladas de documentos?

Nun libro rexistro específico de copias seladas.

Figura 32 Acceso ao libro de rexistro de copias

Figura 33 Exemplo de libro de rexistro de copias

px faq’sficheiros-web.xunta.gal/aplicacions/aires/aires... · xunta, na propia pantalla de...

Documents