I N T R O D U C C I Ó N

En la actualidad el conocimiento sobre sistemas de información es esencial porque la mayoría de las organizaciones necesitan información para sobrevivir y prosperar.

Un sistema de información se puede definir como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Además de que pueden ayudar a los gerentes y trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear productos nuevos.

Existen cuatro principales tipos de sistemas de información que dan servicio a los diferentes niveles de la organización: sistemas a nivel operativo, sistemas a nivel del conocimiento, sistemas a nivel administrativo y sistemas a nivel estratégico.

Cualquier organización puede contar con uno o más de los siguientes sistemas de información: sistemas de apoyo a ejecutivos en el nivel estratégico, sistemas de información gerencial y sistemas de apoyo a la toma de decisiones en el nivel administrativo, sistemas de trabajo del conocimiento y sistemas de oficina en el nivel del conocimiento y sistemas de procesamiento de transacciones en el nivel operativo. A su vez, los sistemas de cada nivel se especializan en apoyar a cada una de las principales áreas funcionales: ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

Sabemos que es necesario diseñar diversos sistemas que den servicio a diferentes niveles y funciones en la empresa, sin embargo, más y más empresas están encontrando las ventajas de integrar sus sistemas a través de Sistemas Empresariales.

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QUÉ SON LOS ERP?

Más que programas de ordenador son sistemas de información que integran aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc.

HISTORIA DEL ERP

Los sistemas de Control y Planeación de Manufactura (MPC, K AND CONTROL) existieron desde los primeros días de la revolución industrial, para automatizar varias tareas y mejorar la exactitud, confiabilidad y predictibilidad de la manufactura. Después se le dio importancia al punto de reorden (ROP), estos sistemas se automatizaron con la introducción de los MAINFRAMES a finales de 1950 e inicios de 1960.

A mediados de los 60, los sistemas computarizados de Planeación de Requerimiento de Materiales (MRP, MATERIAL REQUIREMENT PLANNING), empezaron lentamente a reemplazar los sistemas ROP como sistema de control de manufactura. Los sistemas MRP presentaron una clara ventaja ya que ofrecían una búsqueda hacia delante, un enfoque basado en la demanda para la planeación y orden de la manufactura de productos y del inventario.

Los sistemas MRP introdujeron herramientas de reportes de producción básicos computarizados, que se podían usar para evaluar la viabilidad de la agenda maestra contra la demanda de los materiales proyectada. A mediados de los 70, los sistemas de MANUFACTURING RESOURCE PLANNING (MRP II), gradualmente empezaron a reemplazar los sistemas MRP como principal sistema de control de manufactura. Estos sistemas desarrollados con las capacidades de administración basados en la demanda de los MRP, agregando la capacidad de la planeación de los requerimientos, (CRP), capacidades para crear una integración. Por primera vez los sistemas MRP II hicieron lo posible para integrar ambos requerimientos de materiales y capacidad de producción y las limitantes en el cálculo de todas las capacidades de producción.

La Tecnología de Información que caracterizaba los ambientes de manufactura en los 60,70 y 80 estaba enfocada principalmente en automatizar el poder de la tecnología que pudiera ser usada para hacer las grandes operaciones de manufactura más eficientes. Los sistemas ROP, MRP y MRP II que eventualmente evolucionaron se caracterizaban por usar computadoras MAINFRAME, bases de datos jerárquicas y sistemas de procesamiento de transacciones complejas, ajustándose principalmente hacia la administración de un ambiente de producción de pocos productos, con altos volúmenes, bajo condiciones de demanda constante. Aunque la eficiencia era alta, estos

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sistemas eran a menudo inflexibles cuando venía la producción de cantidades variables de más productos del cliente en órdenes cortas.

A finales de los 80 el crecimiento de la inestabilidad de la manufactura que enfrentaba Estados Unidos, las empresas podían directamente ligarse al natural cambio de tecnología de información y el advenimiento de la competencia basada en el tiempo.

La Tecnología crea y transforma ambas opciones, la cual en turno transforma el mercado a través de cambios revolucionarios hacia las capacidades de los clientes y proveedores.

Los avances rápidos de las tecnologías de información dejaron las viejas reglas de competencia y el duradero entendimiento de la relación cliente-proveedor obsoleto. Esta "nueva realidad" se traduce a la necesidad de un entorno de producción dinámico en el cual los productos y procesos pueden cambiar semanalmente y las agendas de la producción pueden cambiar diariamente. Los sistemas MRP-II requieren un alto grado de intervención del humano, en hacer los ajustes apropiados a las agendas y en la  determinación de la secuencia óptima de las órdenes de manufactura que se adapten mejor al entorno dinámico y a menudo volátil. La solución a este problema vino durante los principios de los 90, en la forma de ejecutar los sistemas de manufactura.

La salida de los MES (MANUFACTURING EXECUTION SYSTEMS), representan el desarrollo de una interface crítica entre los sistemas MRP-II de las empresas y los sistemas de control. La contribución más importante de los sistemas MES es que unifica los procesos de manufactura centrales con un sistema de valor de entrega enfocado a los requerimientos y demanda de los clientes. Provee para la flexibilidad, la ejecución de tiempo real, la retroalimentación y control de un extenso rango de procesos relacionados con la manufactura, un mejor encuentro con los requerimientos futuros del mercado.

A finales de los 90 el incremento de los niveles de competitividad global combinados con los cambios del mercado y de la tecnología, causaron que muchas empresas repensaran y reinventaran sus productos y servicios, incluyendo su estructura organizacional y controles operacionales. Las empresas que operan globalmente pronto se dieron cuenta que entre más flexible sea el desarrollo de recursos y mejor sea el enfoque para la extracción del valor de su información enriquecedora del entorno fueron necesitadas para alinear las empresas con las necesidades de los clientes.

Aunque la introducción de los sistemas MES mejoraron grandemente el grado de integración vertical con las funciones de producción de los 90, los sistemas ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) generan un mejor grado de integración horizontal de las empresas ahora. Los sistemas ERP marcan un punto significante en el desarrollo de los sistemas MPC ya que habilitan a las empresas hacia la directriz global de la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a través de una administración flexible con el cliente.

El éxito de la implementación de un sistema ERP permite la identificación e implementación de un conjunto de las mejores prácticas, procedimientos y herramientas diseñadas para lograr la excelencia organizacional a través de la integración funcional.

Los sistemas ERP prometen entregar un incremento en las ventas sobre sus predecesores MPR-II en la forma de una suite de productos integrados corriendo bajo una arquitectura común de

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Tecnologías de Información que pueda ser altamente acoplada e integrada con cualquier otra aplicación de los sistemas heredados.

DESARROLLO

Los sistemas empresariales (ERP) proporcionan una plataforma de tecnología en la que las organizaciones pueden integrar y coordinar sus principales procesos internos de negocios.

Abordan el problema de las ineficiencias organizacionales creado por las islas aisladas de información, procesos de negocios y tecnología. Por lo general, una organización grande tiene muchos tipos diversos de sistemas de información que apoyan diferentes funciones, niveles de organización y procesos de negocios. La mayoría de estos sistemas tiene la finalidad de dar servicio a funciones diversas; unidades y procesos de negocios que no se "comunican" entre sí. Los gerentes podrían pasar momentos difíciles tratando de reunir los datos que necesitan para tener un cuadro completo y extenso de las operaciones de la organización. Esta fragmentación de datos en cientos de sistemas separados podría tener un impacto negativo en la eficiencia y desempeño de los negocios de la organización.

Los ERP resuelven este problema proporcionando un solo sistema de información para la coordinación de los procesos de negocios clave de toda la organización. El software empresarial modela y automatiza muchos procesos de negocios con el objetivo de integrar la información a través de la compañía y eliminar vínculos complejos y costosos entre los sistemas de cómputo en áreas diferentes de la empresa. La información que antes se encontraba fragmentada en diferentes sistemas puede ahora fluir con libertad a través de la empresa de modo que la puedan compartir los procesos de negocios que se realizan en las áreas de manufactura, contabilidad, recursos humanos y otras más. Los procesos de negocios separados relativos a ventas, producción, finanzas y logística se pueden integrar en procesos de negocios para toda la compañía que fluyan a través de todos los niveles y funciones organizacionales. Una plataforma técnica para toda la empresa sirve a todos los procesos y a todos los niveles.

Estos sistemas pueden integrar los procesos de negocios clave de toda una empresa en un solo sistema de software que permita un flujo transparente de la información a través de la organización.

Un ERP reúne datos provenientes de diversos procesos de negocios clave y los almacena en un solo y amplio depósito donde los pueden utilizar otras partes de la empresa. Los gerentes pueden obtener información más precisa y oportuna para coordinar las operaciones diarias de la empresa, así como una perspectiva de los procesos de negocios (manufactura, contabilidad y finanzas, marketing y ventas y recursos humanos) y los flujos de información de la totalidad de la empresa.

Recordemos entonces que las actividades rutinarias de los procesos pueden ser automatizadas mediante tecnología ERP cuando estas se vuelven numerosas y complejas. Por eso, es indispensable comparar y analizar cuales son las soluciones en el mercado que satisfacen las necesidades de la empresa y asegurar la rentabilidad de la inversión.

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La implementación de un ERP es un trabajo que requiere dedicación total por parte de un equipo de trabajo que deberá estar integrado por los líderes empresariales y por expertos consultores ERP.

Para que una empresa sea competitiva hoy en día debe de considerarse un ERP como una obligación y no como otra opción más.

Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su parametrización dependerán de estas necesidades. Por ello, como un ERP no es una solución tipo las soluciones válidas para unas organizaciones pueden no ser válidas para otras organizaciones.

Un problema actual se puede observar en la mala administración de los sistemas de información existentes y los que hacen falta. Hoy en día, existen empresas o asociaciones civiles que tienen la infraestructura, el presupuesto y el personal para adoptar un ERP y no lo hacen.

El error frecuente en este tipo de empresas o asociaciones civiles es que cada departamento tiene sus propias necesidades de proceso de negocio y lo que hacen es solicitar a la Dirección de Informática que elabore un sistema que requieren o que les hace falta. La Dirección de Informática tiene un programador asignado a uno o varios departamentos del negocio y desarrolla ese nuevo sistema.

El problema surge cuando, por ejemplo, un ejecutivo necesita integrar el sistema de almacén y compras (que se hizo en casa) al sistema de contabilidad (adquirido con un proveedor) y a su vez con el sistema de cuentas por pagar (que no existe).

Seguramente lo que haría la empresa según sus tendencias es desarrollar un nuevo sistema (hecho en casa) de cuentas por pagar.

Como en todo proyecto se requiere una buena planeación la cual deberá tomar, entre otras, las siguientes consideraciones:

El giro de la empresa. El tamaño de la empresa: infraestructura y personal. El volumen de información. La resistencia al cambio. La complejidad de las operaciones. Monto de la inversión.

En la mayoría de los casos es viable implementar un ERP ya que se obtienen, entre otros, los siguientes beneficios:

Eliminación de las capturas repetitivas. Mayor oportunidad en la información. Consistencia, congruencia e integridad de la información. Eliminación de tiempos de espera para consulta de la información. Operaciones multi-usuario confiables y seguras. Reducción de los costos de operación. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la

organización.

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Las compañías discernirán que es más conveniente si adquirirlo y que se adapte lo mayormente posible a las necesidades de la empresa o hacerlo en casa a la medida. Cada una de las opciones tiene sus ventajas y desventajas.

La tendencia de los ERP se apoyarán en Internet para facilitar la integración de negocio, hacer análisis con ingeniería de datos y predecir el comportamiento del consumidor final. Las empresas harán negocios electrónicos desarrollando competitividad sostenible.

En general, los sistemas ERP proporcionan a los directivos información en tiempo real con la cual pueden tomar mejores decisiones. Debido a esto, el ERP no sólo proporciona un panorama actual de la organización, sino que también permite dar respuestas más eficientes al creciente entorno competitivo.

Un ERP es una herramienta de apoyo, finalmente el que toma las decisiones es el usuario. Es decir, se puede tener toda la tecnología disponible en el mercado pero si no se sabe utilizar de nada sirve.

LA GLOBALIZACIÓN LLEGA AL SOFTWARE

No sólo se bebe Coca-Cola en todo el planeta. También se usan los mismos ordenadores y programas, al menos los sistemas operativos y paquetes de oficina: procesadores de texto, hojas de cálculo, navegadores de Internet, etc. Un profesional de la empresa puede desplazarse a cualquier sitio con la seguridad de que encontrará las mismas herramientas informáticas.

No sucede lo mismo en cuanto a paquetes informáticos de gestión: contable, financiera, costes, nómina, producción, almacén, etc. En un mismo país podemos encontrar docenas de programas de contabilidad. Incluso en una misma empresa pueden coexistir varios programas que realicen las mismas tareas. Es un problema grave para las empresas globalizadas y los ERP son la solución más habitual, de ahí que muchas multinacionales los hayan adoptado.

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Uso de los ERP en las empresas de Europa,

[Encuesta http://www.ebusiness-watch.org 2006]

TODO ES "MULTI"

Una característica fundamental de estos programas es su potencia y versatilidad. En ellos todo es "multi", pues permiten utilizar diferentes idiomas, monedas, planes y prácticas contables. Además pueden operar en diferentes plataformas informáticas y sistemas operativos como son IBM AS/400 o Digital Alpha, con Windows NT, unix, etc. En cuanto a las prestaciones de los módulos de contabilidad, destacan las posibilidades de análisis de la información contable, auditoría, asignación de presupuestos, generación de informes, consolidación.

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ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS (ONU)

Se realizo una investigación en esta organización y se encontró el siguiente sistema ERP:

Revenga Ingenieros, S.A. integra el sistema de gestión y supervisión de redes de fibra óptica Atlas de Acterna. El sistema Atlas facilita la gestión de la red, reduce las necesidades de personal y proporciona una completa documentación de la red.

Por todo ello mejora la rentabilidad de su inversión, garantizando el buen estado de las fibras ópticas y el óptimo nivel de utilización y aprovechamiento de la red.

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

El sistema Atlas consta de una serie de unidades de medidas remotas (RTU), un servidor central y varias estaciones cliente.

UNIDADES DE MEDIDAS REMOTAS

Las unidades Atlas RTU se instalan en puntos estratégicos de la red. Cada RTU incluye un conmutador óptico para conectar las fibras individuales y uno o dos módulos ópticos (OTDR,WDM) para las medidas y el procesamiento inicial de los datos. Las fibras se monitorizan el tiempo real, las 24 horas del día, los 7 días de la semana, siguiendo un plan preestablecido por el usuario.

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SERVIDOR CENTRAL

El corazón del sistema Atlas es el servidor central, con una base de datos Oracle que almacena y gestiona toda la información del sistema.

Los datos capturados por las RTU se guardan en la base de datos y se combinan con los registros de encaminamiento y la información geográfica. Así se obtiene la localización exacta de la avería, que se comunica al personal de mantenimiento.

ESTACIONES CLIENTE

Las estaciones cliente se conectan al servidor mediante una red conmutada o IP.Facilitan a los centros de ingeniería y gestión el acceso a todos los datos del sistema, soportan la configuración y documentación de las estructuras de la red, e incluyen funciones de gestión de alarmas e informes de disponibilidad de la red.

ARQUITECTURA DEL SISTEMA

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CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA

DETECCIÓN RÁPIDA Y LOCALIZACIÓN PRECISA DE LOS FALLOS

En caso de un problema en la red, la RTU envía un mensaje de alarma al servidor central, indicando la fecha, hora, distancia y naturaleza del fallo. Aparece en pantalla una ventana de alarma y se genera un aviso acústico para alertar al usuario. Con un simple clic del ratón, el usuario puede ver la traza y un esquema del cable, en el que aparece realzado el evento de alarma.

MANTENIMIENTO PREVENTIVO

El sistema Atlas puede programarse para realizar ciclos periódicos de mantenimiento de la red. En ese modo de funcionamiento, las RTU revisan a fondo los enlaces buscando signos de degradación o envejecimiento de los componentes. Esa información es útil para generar informes del estado de la red.

EXTENSA DOCUMENTACIÓN

Atlas gestiona y documenta la red, empleando un sistema de información geográfica para identificar y etiquetar todas las fibras y cables. El catálogo GIS incluye la situación, año de instalación, lista de posibles conductos, detalles de los empalmes, estado, detalles de los equipos empleados, vista de extremo a extremo, longitud, etc. Una innovadora herramienta de dibujo facilita la creación de esquemas de la red con funciones gráficas tipo “arrastrar y soltar”. Es posible especificar la disposición del cableado mediante coordenadas geográficas para facilitar la localización de las averías.

COMPLETOS ANÁLISIS A TRAVÉS DE LA WEB

Atlas ofrece la posibilidad de efectuar análisis desde cualquier estación empleando un navegador estándar. Permite realizar análisis remotos de la traza y/o estadísticas DWDM mediante páginas web fáciles de usar, con un formato sencillo y comprensible.

PLAN DE TRABAJO Y GESTIÓN DE ALARMAS

Cuando Atlas detecta un fallo, el servidor central registra el evento y envía al supervisor de mantenimiento un mensaje de alarma y los detalles del problema. El plan de trabajo de Atlas es útil para planificar los turnos y los horarios del personal de mantenimiento.Se maneja fácilmente empleando técnicas gráficas intuitivas. El plan de trabajo almacena el horario laboral de cada individuo y tiene en cuenta la disponibilidad y las vacaciones del personal. También

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guarda información de contacto para cada ingeniero y selecciona la mejor forma de contacto para cada individuo (mensajes cortos, fax, buscapersonas o correo electrónico)

- Revenga Ingenieros, S.A. ofrece junto con el sistema Atlas la posibilidad de dar soporte de mantenimiento. Desde el Centro de Control Remoto y a través de las unidades posibles NOMAD podemos dar servicios 365 días al año, 24 horas al día.

PROVISIONAMIENTO DE SERVICIOS Y PRESTACIONES DE LA RED. DWDM

El mantenimiento y aprovisionamiento de redes DWDM requiere conocer a fondo el espectro óptico. Sobre todo se necesita saber la potencia y longitud de onda de cada canal en determinados puntos críticos del enlace óptico, tales como terminales, amplificadores ópticos, nodos add/drop y transconexiones. Atlas es capaz de medir las prestaciones de la red en tiempo real, permitiendo al usuario identificar inmediatamente las degradaciones o fallo. Esa posibilidad lo convierte en un sistema idóneo para comprobar las características de las instalaciones nuevas, validar la configuración de la red o monitorizar los cambios de prestaciones en función del tiempo.

FLEXIBLE – DISEÑADO PARA CRECER AL MISMO TIEMPO QUE LA RED

Sea cual sea el tamaño de la red, desde pequeñas instalaciones centralizadas hasta grandes redes nacionales o internacionales, el sistema modular Atlas puede crecer y adaptarse a sus necesidades de medida. Por ejemplo, una configuración mínima instalada inicialmente para un mantenimiento a pequeña escala puede ampliarse de forma sencilla y económica añadiendo nuevas unidades RTU y conmutadores ópticos. También es posible configurar el sistema Atlas desde el principio como sistema multiusuario para la gestión de redes de gran tamaño.

EFECTIVO – MONITORIZACIÓN DE FIBRAS ACTIVAS Y FIBRAS OSCURAS

Atlas es ideal para monitorizar tanto fibras oscuras como fibras activas multimodo o monomodo. Para monitorizar las redes activas sin interrumpir el servicio, Atlas utiliza una longitud de onda diferente a la empleada en la transmisión de datos. En estos casos, Atlas es capaz de detectar y localizar casi el 100% de los fallos y degradaciones. La monitorización de las fibras oscuras es sencilla y efectiva, Atlas es capaz de detectar más del 80% de los problemas de las fibras.

SEGURO – SEGURIDAD DEL SISTEMA

Atlas dispone de varios niveles de seguridad para garantizar la protección de los datos frente a accesos no autorizados. El administrador gestiona la seguridad desde una única base de datos. Este tipo de gestión centralizada simplifica la administración del sistemay reduce la posibilidad de errores que podrían dar lugar a “agujeros” de seguridad. Diversos

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mecanismos avanzados del hardware del servidor y la base de datos Oracle (copias de seguridad automáticas, etc) se encargan de preservar la integridad de los datos.

EL SISTEMA EN LA ORGANIZACIÓN

El sistema Atlas fue implementado en el año 2004, comprado por tres organizaciones PNUD, UNOPS y el Fondo Población Naciones Unidas, como un mandato de la Sede ONU.

Se hicieron las respectivas pruebas piloto para optimizar el funcionamiento del sistema, logrando actualmente contar con un 90% ideal en el sistema.

Cuenta con una gran cantidad de módulos disponibles para distintas áreas y funciones en la empresa, entre ellas:

Generación de Órdenes de compra Generación de Contratos Ingresos Transacciones Reserva de Fondos Departamento de Finanzas (Reportes) Departamento Administrativo

Los cambios en el sistema actualmente son muy leves, ya que se mantiene la arquitectura original del sistema.

Objetivos del Sistema en la Organización:

El sistema está orientado para el manejo de fondos en cada agencia alrededor del mundo y así poder tener un mejor control financiero.

Contar con un acceso inmediato a las bases de datos que contienen información de las transacciones en la institución, logrando obtener datos actualizados en tiempo real.

Obtener una estandarización en los procesos internos de la organización, para así tener un mejor control de ellos.

Alcanzar una mayor eficiencia en las distintas actividades de los empleados.

Beneficios del Sistema en la Organización:

El sistema ha venido a mejorar el rendimiento en la institución, logrando realizar actividades en menor tiempo.

El trabajo de los empleados es más rápido e independiente; lo que ocasiona ventajas frente a las dificultades personales y sociales que se puedan presentar.

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El trabajo se ha descentralizado de las instalaciones de la institución; dando la ventaja que se pueda trabajar en casa o que los viajes personales no sean un motivo de atraso en ciertas actividades básicas.

Inconvenientes del sistema en la Organización:

Los módulos están en inglés; lo cual es una dificultad para algunos usuarios que no manejan este idioma lo que ocasiona que el uso del sistema se vuelva mecánico y un deficiente manejo de problemas.

El trabajo se ha hecho muy dependiente del sistema, ocasionando que los inconvenientes momentáneos del sistema afecten enormemente las labores en la institución.

La transacción a este nuevo sistema presentó problemas organizacionales tanto en la administración como en los empleados, ya que la adaptación fue lenta.

Se debe recurrir a herramientas alternas para el manejo de aspectos internos de los documentos como ser el formato.

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Los ERPs son sistemas que proporcionan una plataforma en la cual las organizaciones puedan integrar y coordinar sus principales procesos de negocios. Las organizaciones que deseen sobrevivir requerirán de sistemas que les permitan aumentar su competitividad. El sistema debe ser flexible, interactivo y permitirá a los gerentes y directivos obtener y manipular la información.

Podemos resumir en tres, los motivos por los cuales una organización se interesa en implantar una solución ERP:

1. Competitividad: Las empresas para mantenerse requieren, por un lado, de continuas optimizaciones de sus costos, ya sea de producción, comercialización o administración y, por otro lado, buscan incrementar constantemente su productividad.

2. Control: Se requiere una solución global que integre y organice los datos de los diferentes departamentos o áreas para que en forma accesible apoye la toma de decisiones.

3. Integración: Es importante integrar la información en las áreas vitales de la empresa como finanzas, distribución, manufactura, recursos humanos y ventas.

Los sistemas ERPs, al brindar estas utilidades y mas, se han vuelto más que una ventaja competitiva, una necesidad en las organizaciones. A continuación se muestran unos gráficos que nos muestran lo extendido de su uso en Europa:

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Existen varios proveedores de ERPs en el mercado, listando algunos con sus sistemas más representativos:

- SAP (R/3)

-Oracle (Oracle 8)

-J.D.Edwards (OneWorld)

-PeopleSoft

-Baan

-Computer Associates (Unicenter TNG)

-System Software Associates (SSA).

Sin embargo, para algunas empresas la contratación de empresas tan grandes para el manejo de ERPs puede volverse demasiado costosa o difícil de mantener, pero si necesitan de un sistema ERP; en estos casos las empresas pueden recurrir a opciones más económicas, como fabricantes de sistemas nacionales que ofrecen la misma filosofía a un precio menor (obviamente a costo de la funcionalidad del sistema). Algunos ejemplos de empresas especializadas en ERPs:

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EON OpenBravo, Software libre CCS IberAccess DBS

SAP es actualmente el líder mundial en el desarrollo, implementación y mantenimiento de sistemas ERPs. Fue creada en 1972, en Alemania, tiene varios miles de empleados en todo el mundo. Es el líder mundial en ERP, con sus aplicaciones instaladas en la mitad de las 500 mayores empresas del mundo. Es el cuarto fabricante de software del mundo.

SAP permite llevar la gestión de varias compañías, en distintas monedas, con base en más de un país. Tiene una filosofía horizontal, en el sentido de que la misma aplicación se puede adaptar a todo tipo de negocio. Sin embargo, SAP, consciente de que cada negocio tiene unas particularidades, desde 1995 también ha desarrollado soluciones verticales. Por ejemplo, una compañía eléctrica tiene miles de clientes y su sistema de facturación debe estar muy desarrollado. En cambio, unos astilleros, reciben muy pocos pedidos. Por esta razón desarrolla soluciones informáticas específicas para cada sector.

OTRAS SOLUCIONES EN EL MERCADO

Actualmente hay muchas empresas que, gracias al uso de herramientas tecnológicas con soporte en Internet, han obtenido numerosas ventajas sobre sus competidores. Podemos destacar de entre las aplicaciones más conocidas las soluciones CRM (Client relasionship manager ), que permiten gestionar la relación directa con el cliente.

Con esta herramienta se puede dar una atención personalizada al cliente estableciendo con él un canal directo de comunicación, se puede hacer un seguimiento de la situación real de sus pedidos, etcétera. Aunque estos beneficios estarán sustentados por la tecnología, es aconsejable englobar esta herramienta dentro de un concepto mucho más amplio que conduzca a la gestión del cambio en la organización en el área de ventas y de marketing. Esta visión más global debe contemplar la estrategia, la tecnología, los procesos y las personas.

Los ejecutivos de la Tecnologías de la Información (TI) de la industria en general, muchos de los cuales han obtenido oportunidad de ver durante años la implantación de un sistema ERP, están descubriendo las nuevas reglas del negocio, las velocidades trepidantes y la creciente demanda de sus clientes gracias a la nueva era de Internet.

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Estos usuarios de ERP han progresado en sus operaciones a través de la integración de sus sistemas de producción con los de las demás tecnologías de la información y están extendiendo estas herramientas hacia su cadena de suministro o hacia sus clientes.

Expertos en la materia aseguran que llevar a una empresa, sea del giro que sea, al siguiente nivel del ERP, es decir, al E-business requiere más que implantación en los sistemas internos. El contemplar a las empresas dentro del comercio electrónico permitirá hacer más eficientes las operaciones de las mismas, y del mismo modo establecer nuevas formas de cooperación. La optimización en las operaciones reducirá los costos tanto de operación, administración y transporte. En este sentido, se logrará alcanzar una ventaja competitiva sostenible.

IMPLEMENTACION EN HONDURAS

En Honduras, a pesar de las limitaciones tecnológicas, económicas y organizacionales, si cuenta con algunas empresas y organizaciones que han implementado sistemas ERPs para unir sus diferentes procesos y cumplir sus objetivos con mayor eficiencia. Algunas de ellas son:

Honduras Fosforera

Central Hondureña de Repuestos

Frío Partes

Mármoles de Honduras

Grupo Q

Escuela Americana

DIUNSA

REASAIndustria Molinera (IMSA)

Pizza Hut

Alcaldía Municipal

Honduprint

Mayan School

Del Campo School

Instituto San FranciscoPág. 17 de 20

CEMCOL

Agencias Panamericanas

OBJETIVOS

Los sistemas ERPs en general tiene la meta de integrar información de toda la empresa y eliminar procesos que no son necesarios y que además resultan costosos.

DIFICULTADES EN LA IMPLEMENTACIÓN Y MANEJO DEL SISTEMA

El problema principal de la implementación de los ERPs es la adaptación del paquete con la organización misma, principalmente con los empleados operativos, quienes son los que usan en mayor medida el sistema. Es difícil para algunos empleados, quienes están acostumbrados a ciertos procesos, adaptarse a los nuevos métodos estandarizados que el nuevo sistema propone; esto causa rechazo y el fracaso del sistema. En Honduras este problema es difícil de vencer debido al miedo de nuestra sociedad a los cambios y la resistencia que las personas oponen a ellos. El éxito de un sistema en general en nuestro país se encuentra en como los gerentes o directores de la organización manejen a sus empleados al momento de cambiar o incorporar cualquier tipo de tecnología de la información. Lo que sí es importante es que las empresas descarten ideas erróneas sobre las grandes cantidades de dinero, tiempo y esfuerzo que este tipo de proyectos consumen, y muestren menor temor al cambio.

BENEFICIOS

Al implementar un sistema ERP en la empresa el beneficio es general. Cada área involucrada en el sistema esta enlazada con el resto, por lo que compartir información entre cada departamento de la organización se vuelve un proceso mucho más rápido, además del ahorro en papel o medios secundarios. Si se quiere revisar si el presupuesto para un proyecto está disponible solo necesita consultarlo desde su estación de trabajo, en vez de hacer una solicitud escrita al departamento de finanzas y esperar su respuesta, de esta forma se agiliza y mejora la toma de decisiones, además del trabajo operativo.

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C O N C L U S I O N E S Y R E C O M E N D A C I O N E S

Un ERP es un sistema de administración que integra todas las partes del negocio, como planificación, manufactura, ventas y finanzas.

La empresa puede obtener resultados favorables siempre que se lleve a cabo una adecuada implementación del sistema, de lo contrario todo ocurrirá en fracaso y pérdidas de dinero muy costosas. La mayoría de las veces que un ERP falla es porque su tiempo de implementación es muy largo o porque tienen un costo excesivo y las empresas no ven un beneficio en la inversión en el ERP.  Para entender porque fracasan los sistemas de información hay que analizar 3 factores que son las principales áreas en las que se presentan problemas:

Diseño. El diseño del sistema no es el adecuado a las necesidades del negocio. Puede ser que la información no fluya rápidamente, o que la información se presente en un formato confuso y difícil de entender, por lo que los usuarios se sienten desalentados a trabajar con él. En éste aspecto del diseño, se tiene que tomar en cuenta que el sistema tiene que ser compatible con la estructura, la cultura y las metas del negocio. 

  Costo. El costo de la implementación es muy elevado. Aunque el sistema funcione adecuadamente, suelen ocurrir costos extras que no estaban incluidos en el contrato y puede resultar una inversión para nada rentable.

Operaciones. El sistema no opera bien. La información no es oportuna ni eficiente ya que el sistema tiene un tiempo de respuesta muy lento.

Uno de los casos más mencionados de fracaso en la implementación de un ERP es el caso de Hershey’s. La chocolatera reportó una disminución de utilidades del 19% por tres trimestres consecutivos en 1999. El CEO de Hershey’s atribuyó esta pérdida en las ventas a una falla en la implementación de “un nuevo proceso de negocios” basado en R/3, que es un sistema de SAP.  Siendo los anteriores problemas propios al sistema también se pueden mencionar los problemas organizacionales a los que los sistemas se enfrentan, ya antes mencionados. Sin embargo el beneficio que ofrecen los ERPs a las organizaciones son superiores a los problemas posibles, por tanto es deber de los gerentes de las organizaciones estudiar estos riesgos, tomarlos en caso de ser necesarios (obviamente haciendo un estudio profundo del impacto de la implementación del nuevo sistema y del área que abarca) para disfrutar de los beneficios que ofrecen.

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B I B L I O G R A F Í A

ATLAS. Disponible en:

http://www.revenga.com/sistemas/atlas.htm

Sistemas de información Gerencial. Kenneth C, Laudon, Jane P. Laudon. Prentice Hall 6a Ed.

Master, Cheaper ERP. Lee Pender. Disponible en: http://www.cio.com/archive/051501/faster.html

Grupo Apasco. Historia de Éxito. Disponible en: http://www.sap.com/mexico/success/apasco.asp 

Grupo Popa.

Información proporcionada por:

Ing. Diana Cárcamo

Directora del Departamento de Registro - UNITEC

Diosana Lagos

Asistente de Programas - área de Gobernabilidad

Marco Calderón

Programa Pequeñas Donaciones (GEF)

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