MANUAL DE USUARIO PLATAFORMA SGD

PROYECTO TRANSFORMACION

DIGITAL Mineduc

18 DE DICIEMBRE DE 2019 MINEDUC

1 pág. 1

Contenido

Introducción proyecto Transformación Digital ................................................................................... 2

1. Sistema de Gestión Documental SGD. ........................................................................................... 3

1.1 Login .......................................................................................................................................... 4

1.2 Mi Escritorio .............................................................................................................................. 5

1.2 Ingresar Documentos ................................................................................................................ 9

1.3 Distribuir oficio electrónico ..................................................................................................... 12

1.4 Cerrar Expediente en SGD ....................................................................................................... 12

2 pág. 2

Introducción proyecto Transformación Digital

El Instructivo Presidencial 001 del 24 de enero de 2019 sobre Transformación Digital del Estado,

indica a las instituciones que deben ejecutar acciones orientadas a avanzar gradualmente en la

eliminación del uso del papel en el marco de la Política “Cero Papel”.

En el instructivo, la División de Gobierno Digital (DGD) del Ministerio Secretaría General de la

Presidencia (SEGPRES) se compromete a poner a disposición una plataforma gratuita – DocDigital -

para la gestión de comunicaciones oficiales entre órganos de la Administración del Estado. En este

sentido, se indica que los servicios públicos deberán utilizar dicha plataforma compartida de forma

obligatoria para distribuir comunicaciones oficiales, cumpliendo así con la digitalización de la

totalidad de las cartas, circulares, memorandos y oficios. De esta forma, el Ministerio de Educación

se suma al uso del sistema DocDigital.

DocDigital será la nueva plataforma de comunicaciones oficiales del Estado, la cual permite cargar,

visar, firmar, enumerar y distribuir documentos oficiales a otros órganos del Estado.

El presente documento describe el paso a paso que debe realizar cada usuario en el sistema de

Gestión Documental – SGD – del MINEDUC.

Este documento ha sido actualizado con el objetivo de complementar su uso con la nueva

plataforma de comunicaciones del Estado, Doc Digital, la cual comienza su uso de manera paulatina

desde enero de 2020 en los niveles centrales de las distintas instituciones. Esta plataforma solo esta

contemplada para el envío, firma y recepción de documentos (memorandos, circulares, cartas y

oficios) hacia y entre servicios públicos, NO al interior de las instituciones.

Todos los detalles de esta plataforma los puede encontrar en el mini sitio td.mineduc.cl

Los manuales de capacitación los puede encontrar en la ruta https://td.mineduc.cl/material-de-

capacitacion/

3 pág. 3

1. Sistema de Gestión Documental SGD.

El propósito del Sistema de Gestión Documental (SGD), es permitir manejar de manera efectiva la

documentación generada en las diferentes secciones del Ministerio de Educación. Este sistema se

ubica dentro del marco básico de los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG), y forma

parte del programa gobierno electrónico, cuyo propósito es automatizar aquellos procesos que son

más demandados en los servicios públicos, ya sea por los usuarios externos o por los propios

funcionarios y sus equipos directivos, y cuya información resulta relevante a la hora de tomar

decisiones.

4 pág. 4

1.1 Login

Tendrán acceso al sistema todos aquellos funcionarios que hayan sido ingresados como usuarios

en alguno de los perfiles que componen el sistema.

El Rol encargado del ingreso del Expediente al sistema SGD, ejecutado preferentemente por la

secretaria de las distintas unidades de negocio, deberá ingresar a la plataforma de SGD en el

siguiente link http://sgd.mineduc.cl/sgd-web/Index, que desplegará la pantalla de autentificación

ingresando con su Rut y Clave.

Imagen N° 1

1. Rut: es imprescindible estar registrado como usuario del sistema. Ningún usuario no registrado

tendrá acceso.

2. Clave: si está ingresando por primera vez, son los cuatro primeros dígitos del Rut del usuario.

5 pág. 5

Es imperativo cambiar esa clave por una creada por el usuario y no hacerla de conocimiento público,

esto es necesario para mantener la privacidad de la cuenta, y la seguridad del sistema.

3. Ingresar: se presiona este botón una vez que la información de los puntos dos y tres haya sido

ingresada correctamente.

4. Recuperar Contraseña: si olvidó su clave puede usar esta opción para recuperarla. Para prevenir

un mal uso de esta característica se debe llenar una solicitud y la clave es enviada al correo

electrónico del usuario. Luego de ingresar selecciona menú “Mi Escritorio” opción “Ingresar” en el

cual podrá agregar los antecedentes del Expediente.

1.2 Mi Escritorio

Imagen N° 2

1. Inicio: volver a esta ventana que es el inicio predeterminado del sistema.

2. Salir: cierra la sesión y sale del sistema.

3. Mi escritorio: módulo para el manejo de los oficios, memorándum, ordinarios, solicitudes,

minutas, cartas, facturas, entre otros.

4. Identificación del usuario conectado: nombre / región / unidad. Todas las acciones que realice

sobre documentos o expedientes quedarán registradas con esta identificación. Recuerde proteger

su contraseña.

6 pág. 6

Esta es la ventana de inicio predeterminada del módulo Mi Escritorio.

Imagen N° 3

Los conceptos explicados a continuación, a veces asociados a íconos, se usan frecuentemente en

las diversas opciones y despliegues del módulo, por lo que resulta conveniente conocerlos con

anterioridad.

Imagen N° 4

1. Días: cantidad de días del documento. Puede ser un valor positivo, negativo o cero.

7 pág. 7

2. Nº Expediente: número del expediente (código numérico).

3. Fecha Expediente: fecha del expediente.

4. Tipo: tipo del expediente, primero se indica el tipo principal, luego la sub-categoría.

5. Nombre Expediente: nombre del expediente.

6. Etapa: unidad en la que se encuentra el expediente actualmente.

7. Estado: estado del expediente. Puede ser “Ingresado” o “Cerrado”.

8. Reg. Exped.: región en que se creó el expediente.

Imagen N° 5

1. Permite seleccionar o deseleccionar todos los expedientes de la ventana activa.

2. Indica la cantidad de días restantes del expediente, los estados se diferencian por el color, los

cuales se detallan a continuación:

Verde: dentro de plazo, valor positivo.

Amarillo: por vencer, valor positivo o cero.

Rojo: fuera de plazo, valor negativo.

Azul: sin valor, este ícono es el único que nunca verá entre los activos ya que una vez que cierre un

expediente, desaparece de sus activos y queda en sus cerrados.

Imagen N° 6

8 pág. 8

1. Archivo: permite adjuntar archivos al expediente, puede aparecer uno de los siguientes íconos:

el expediente no tiene archivos asociados, o el expediente ya tiene archivos asociados.

2. Cierre: cierra el expediente sin indicar los detalles de la acción .

3. Derivación: muestra la última derivación del expediente .

4. Voucher: comprobante con el número del expediente que puede ser impreso .

9 pág. 9

1.2 Ingresar Documentos

Esta tarea permite ingresar documentos de tipo Expediente, los que a su vez se subdividen, entre

otros en solicitudes, invitaciones, audiencia, oficios, memorándum, boletas de garantía, etc.

10 pág. 10

Imagen N° 7

Los campos indicados por los números 1, 2, 3, 4 y 5 son obligatorios y el sistema no permitirá ingresar

el documento si alguno está vacío. PRECAUCION: El “Tipo Expediente”, en el punto 3, que viene

seleccionado en forma predeterminada es “Acta”. Tenga el cuidado de revisar que dicha selección

sea la que realmente corresponde.

DOC DIGITAL

Importante: los siguientes pasos aplican en el caso de que el Oficio, carta, memorando o invitación

vaya dirigido a otro servicio público que esté operando con la plataforma de la SEGPRES Doc Digital.

Paso 1:

Luego de que el Oficio su encuentra listo para la firma electrónica avanzada, debe subirlo a Doc

Digital en formato PDF (sin ninguna firma ni rayado, solo con número de Expediente). Ver ejemplo.

Para acceder a debe ingresar a https://doc.digital.gob.cl/ ingresando su RUT y clave única (sino

cuenta con clave única, debe solicitarla en cualquier oficina del Registro Civil e Identificación)

Para conocer el detalle de cómo ingresar y enviar un documento en la plataforma Doc Digital, favor

diríjase al manual de capacitación de esa plataforma en https://td.mineduc.cl/material-de-

capacitacion/

11 pág. 11

Ejemplo oficio:

12 pág. 12

Paso 2:

Cuando el documento sea firmado digitalmente por la autoridad o jefatura, debe derivar el caso en

el SGD a la Of. de Partes y Archivos correspondiente, indicando el número interno, folio de cada

División.

1.3 Distribuir oficio electrónico

La Of. de Partes y Archivos foliará el documento, y lo distribuirá a los destinatarios y/o oficinas de

partes que hayan sido registrados en la generación de la solicitud del oficio.

La Of. de Partes y Archivos podrá agregar en copia a otros destinatarios.

1.4 Cerrar Expediente en SGD

La Of de Partes y Archivos cerrará el expediente en SGD adjuntando el documento final firmado y

foliado que fue distribuido.