proyecto itp
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Detalle de actividades realizadas en la generación de las curriculas de entrenamientoTRANSCRIPT
Implementación del ITP en Lilly México Afiliada
Dieter Otto De Paz Mancera
Octubre-2010
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Índice:
Introducción
3
Objetivo
3
Glosario
4
Planeación del Proyecto
5
Resultados
1. Forma de trabajo diferente en cada área y personal involucrado. 2. Descripciones de Puesto. 3. Determinación de cursos mandatorios. 4. Accesos de los TDS y entrenamiento en el uso de SAP y Leads. 5. Comunicación entre los TDS y los empleados e invitarlos a que participen. 6. Definir las responsabilidades de un TDS y sus actividades. 7. Clasificación de contratistas. 8. Creación de las posiciones en el sistema Leads. 9. Determinación de los entrenamientos técnicos para cada posición. 10. Creación de Bet Ids. 11. Subir entrenamientos al servidor y mantenimiento del sitio web. 12. Campaña de comunicación del ITP. 13. Tipos de Reportes.
5
5
6
7
8
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17
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23
24
26
Anexos
30
Puntos Pendientes 31
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Introducción:
Dentro de Lilly existe un alto compromiso con sus empleados, así que existe un “Plan de
Entrenamiento Individual” (ITP por sus siglas en inglés), este plan proporciona al empleado
los requerimientos de entrenamiento necesarios para que pueda realizar sus actividades de
manera correcta cumpliendo con los requerimientos establecidos para cada proceso y evitando
así la generación de desviaciones. En la afiliada se tenía conocimiento básico y limitado acerca
del concepto del ITP.
A continuación la información más relevante del proyecto.
Objetivo:
Los objetivos de este proyecto fueron:
Contar con un proceso confiable de generación, control y administración de
entrenamientos establecidos a cada una de las personas que laboran en la afiliada para
que pudieran desarrollar sus actividades de forma correcta dentro de los lineamientos
establecidos por la compañía. Generar un proceso ordenado, claro y reproducible para
la administración de los entrenamientos.
Contar con un proceso de monitoreo continuo sobre el cumplimiento de entrenamiento
de cada persona (Métrica ITP).
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Glosario:
ITP: Plan de entrenamiento Individual (Individual Training Plan ITP).
TDS: Encargado de generación, control y administración de entrenamientos (Training Data
Steward TDS).
Leads: Software que sirve para administrar el ITP.
SAP: Software que sirve para la creación de un número de identificación a los entrenamientos y
para registrar la asistencia del personal a un curso.
Bet Id: Número de identificación asignado a un curso de entrenamiento.
Bet Map: Grupo de entrenamientos que son guardados en una “caja” en el sistema Leads.
Position Type: Etiqueta que sirve para ligar a la persona con su Bet Map en el sistema Leads.
Exento: Es cuando a una persona se da acreditado un curso porque ya cuenta con el
conocimiento y no requiere entrenarse.
ET(s): Son los entrenamientos técnicos que capacitan a la persona para realizar las actividades
de la posición.
ED(s): Son los entrenamientos de desarrollo que ayudan a incrementar el conocimiento de la
persona.
DP(s): Documento que detalla la descripción de puesto donde se encuentran enlistas las
actividades y habilidades necesarias que requiere una posición dentro de la organización.
Ventas: Se entiende que incluye a las áreas de Specialty, Primary Care y Gobierno.
RH: Área de Recursos Humanos.
IT: Área de Informática.
DG: Área de Dirección General.
AC: Área de Asuntos Corporativos.
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Planeación de Proyecto:
El proyecto se dividió en 4 etapas que a continuación se explica detalladamente cada etapa:
Figure 1 Fases del proyecto
Resultados:
1. Forma de trabajo diferente en cada área y personal involucrado.
Se encontró que cada área trabaja y tiene necesidades diferentes, la cantidad de personal a
revisar y administrar no es equitativo ya que existen TDS que son del área de entrenamiento y
por lo tanto tienen a su cargo más de un área, también ya se identificó al personal involucrado
en el proyecto el cual fue entrenado para obtener los accesos a los sistemas SAP y Leads,
también fueron entrenados para crear Bet Ids y resolver problemas del día a día.
1. Diagnostico (Enero-Febrero):
Conocer proceso existente de generación, control yadministración de entrenamientos en la afiliada.
Revisar información disponible de DPs
Entender estructura organizacional de la afiliada
Conocer roles y responsabilidades de personas encargadasdel control y administración de entrenamientos.
2. Diseño (Febrero-Abril):
Depurar la información existente en el sistema SAP yLeads
Generar e identificar de DPs
Determinar los cursos mandatorios por área y posición
Entrenar a los TDS en los procesos de generación, control yadministración de entrenamientos
3. Creación (Abril-Agosto):
Creación de posiciones en el sistema Leads
Creación de un sitio web de entrenamiento
Clasificación de entrenamientos
Creación de Bet Ids
Determinación de entrenamientos por posición
Roles y responsabilidades de un TDS
4. Implementación (Mayo-Octubre):
Campaña de comunicación para promover el proyecto delITP
Determinar los cursos que son compartidos para variasáreas de la afiliada y centralizar la información
Iniciar la asignación de los entrenamientos técnicos porposición y correr pruebas para revisar el funcionamiento
Definir métrica de ITP y fecha de aplicación
Definir organización final y responsabilidades deentrnamiento en la afiliada
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Figure 2 Lista de TDS en la afiliada y áreas a las que dan servicio
2. Descripciones de Puesto.
Se encontró que la afiliada no contaba con DPs. Se desarrollaron y recolectaron las DPs de
toda la afiliada en un archivo de Excel que en la actualidad está guardado en el sitio de
colaboración de Entrenamiento y deben de ser actualizadas cada 2 años. El gerente del área
de Beneficios y Compensaciones será el área responsable del resguardo y actualización de las
DPs.
Puntos de seguimiento:
El gerente del área de Beneficios y Compensaciones y el área de IT resguardarán las
DPS en el sistema SEDI
El gerente del área de Beneficios y Compensaciones asegurará el proceso de generar
nuevas DPs, cambios y actualizaciones
Área a la que pertenece
•MSO
•IT
•Finanzas
•RH
Nombre
•Irais Hernández
•Julieta Lojero
•Marisol García
•Lorena Lavín
Posición
•Asistente admon
•Asisten admon
•Coordinadora de control interno
•Asociada de entrenamiento
Área a la que da servicio
•MSO, Ventas, Mktg
•IT
•Finanzas
•RH,DG,AC,Legal
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Figure 3 Resumen de DPs en la afiliada
3. Determinación de cursos mandatorios.
Para cumplir con los entrenamientos que requieren nuestro personal y no son exclusivos de un
área o de una posición se creó un bet map con los cursos mandatorios y que son de varias
áreas.
24
6
9
6
10
8
23
8
3
3
34
42
0 10 20 30 40 50
MSO
Compliance
Gobierno
Primary / Specialty
Primary
Specialty
IT
Asuntos Corporativos
Dirección General
Legal
Recursos Humanos
Finanzas
Descripciones de Puesto Lilly Afiliada generadas
Descripciones de Puesto Total=176
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Figure 4 Entrenamientos mandatorios
4. Accesos de los TDS y entrenamiento en el uso de SAP y Leads.
Se solicitó al área de entrenamiento en el corporativo los entrenamientos necesarios para
poder ser Administrador de Leads, esto con la finalidad de poder crear posiciones, position
types y bet maps en el sistema. También se solicitó el acceso a SAP para crear Bet Ids y
administrarlos.
Para tener acceso a estos bet maps es necesario contactar al área de entrenamiento en el
corporativo. Los Bet Maps necesarios para poder tener todos esos accesos en el sistema son
los que se enlistan a continuación.
Contacto en Indianapolis: SAP/Leads Global Power User SME.
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Figure 5 Bet Maps necesarios para ser administrador de entrenamiento en SAP y Leads
Para que los TDS no tengan que recordar todo de memoria se creó un manual electrónico y
que también está en formato “pdf” para el TDS, este manual incluye los pasos a seguir para
realizar las actividades diarias en el sistema SAP y Leads. Este manual se encuentra en el sitio
web de entrenamiento.
(http://lillynet.global.lilly.com/sites/IntranetRH/training/Paginas/AdministraciónITP.aspx).
Figure 6 Portada del manual electrónico de las actividades que se realizan en SAP y Leads
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Figure 7 Portada del índice del manual electrónico de las actividades que se realizan en SAP y Leads
5. Comunicación entre los TDS y los empleados e invitarlos a que participen.
Uno de los problemas que se tenían entre las TDS era la falta de comunicación cuando alguien
asignaba un entrenamiento, cuando alguien se movía de posición o inclusive cuando un Bet Id
era creado o dado de baja. Como existía esta problemática se veía reflejado en la confianza de
los empleados al utilizar el ITP, ya que sucedía que tenían duda y las respuestas por falta de
conocimiento no satisfacían a los empleados.
Se creó un sitio web de entrenamiento
(http://lillynet.global.lilly.com/sites/IntranetRH/training/Paginas/AdministraciónITP.aspx) para
poder resolver estos problemas de comunicación entre los TDS y entre los TDS y los
empleados.
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Figure 8 Página principal del sitio web de entrenamiento en la afiliada
El sitio web está dividido en 6 partes que se describen a continuación:
Banner de mensajes: Está sección está destinada a explicar al empleado de una forma gráfica
y rápida que es lo que ofrece este sitio y donde debe dar clic si necesita algo.
Figure 9 Banner de mensajes de ayuda para consultar el sitio
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Logo de ITP: Para dar a conocer el ITP se decidió diseñar un logo para que tuviera una
identidad y de esta manera los empleados pudiera identificar el proyecto y todo lo que involucra
el ITP. Está sección está destinada a llevar al empleado a su ITP y poder revisar que
entrenamientos requiere cumplir.
Figure 10 Banner de mensajes de ayuda para consultar el sitio
Figure 11 Entrenamiento creado para aprender a revisar el ITP http://elintra1.na.am.lilly.com/it/betid/cursosventas/EntrenamientorevisarITP/itp.htm
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Noticias y actualizaciones en el ITP: Está sección está destinada a mantener la
comunicación entre los TDS, ya que en caso de se cree un nuevo Bet Id, se requiere eliminar
un curso o exista algún cambio en un Bet Map, el TDS escribirá el aviso en esta sección y las
otras TDS se enterarán de los cambios y/o modificaciones. Los empleados también podrán ver
estos mensajes con la finalidad de que vean también ellos las actualizaciones que existen.
Figure 12 Área para publicar noticias y actualizaciones en el ITP
¡Conoce Más!: Está sección está destinada ayudar al empleado y al TDS en las actividades
diarias de entrenamiento.
TDS: puede revisar el manual electrónico para actividades en SAP y Leads, puede
entrar al portal de políticas y procedimientos de la afiliada, cargar métricas de
desempeño o recibir solicitudes electrónicas de ayuda de los empleados que llegarán a
su correo electrónico.
Empleados: puede entrenarse en cómo utilizar el sitio, saber cómo revisar el ITP,
enviarle una solicitud electrónica al TDS que da servicio a su área y pedirle su ayuda,
puede conocer al TDS que da soporte a su área.
Figure 13 Área para entrenarse, contactar al TDS y manuales electrónicos
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Material de consulta: Esta sección tiene los manuales electrónicos en formato “pdf” en caso
de requerirse los archivos compartidos entre los TDS que requieren actualización constante.
Figure 14 Área para descargar los materiales electrónicos de interés y para actualizar bases de datos
Métricas: En esta sección los TDS podrán poner los datos de desempeño en el ITP de sus
aéreas y cualquier persona podrá ver cuál es el desempeño de la afiliada en general y por área.
Figure 15 Área que muestra el desempeño de entrenamiento de la afiliada
6. Definir las responsabilidades de un TDS y sus actividades.
A continuación se detallan las responsabilidades y actividades que hace un TDS:
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Responsabilidades de Training Data Steward (TDS).
Cuando un TDS cree un Bet Id en el sistema, debe avisar a los otros TDS con la
siguiente información: nombre del Bet Id, Bet Id del curso y para quien aplica.
Cuando un TDS cree un Bet Id y considere que aplica para todas las áreas, debe avisar
a los TDS de las otras áreas. El TDS de cada área será responsable de asignar el curso
a su personal, aunque no haya sido el creador del mismo.
Cada fin de mes el TDS de cada área será responsable de correr un reporte para
verificar el nivel de entrenamiento. En caso de que algún empleado (a) no esté
cumpliendo, el TDS le enviará un correo al empleado (a) con copia a su supervisor para
darle seguimiento.
Cuando se cree un Bet Id, el TDS creador de dicho Bet Id será responsable de darlo de
alta en LEADS. En caso de que sustituya a otro, deberá dar de baja el Bet id (viejo) en
SAP y LEADS.
Cuando llegue personal nuevo a la compañía, el TDS de cada área será el responsable
de asignarle todos los entrenamientos que requiere, no importando que sean los
entrenamientos sean de su área o no.
Los TDS de las diferentes áreas serán Back ups entre ellas, esto para garantizar que en
caso de que un área no tenga a su TDS por cualquier razón no se quede desatendida.
En caso de que el TDS sea promovido tiene la obligación de dejar entrenado a su
reemplazo, en caso de que se vaya de la compañía, se tendrá una reunión con su
supervisor y se revisará cual es la mejor estrategia a seguir.
Actividades que hace un Training Data Steward (TDS).
En el sistema LEADS:
Crear un Área (Dirección o Gerencia).
Crear una Posición.
Crear un reporte del ITP de todas las áreas de la “Afiliada”.
Asignar Bet Map (grupo de cursos) a una persona o posición.
Desactivar un empleado cuando deja la compañía.
Generar el historial de una persona cuando deja la compañía o cambia de posición.
Saber qué posición tiene un empleado y cambiar al empleado de posición.
Revisar si “X” curso/entrenamiento ya lo el empleado.
Saber que cursos de entrenamiento de desarrollo y técnicos tiene asignados la posición.
Asignar dominio, días de entrenamiento y días de retoma para un curso.
Asignar o quitar el/los curso(s) a una persona (curso flotante) o alguna(s) posición(es).
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En el sistema SAP:
Crear Bet Ids (No de curso) para que aparezca en el ITP del empleado.
Crear una “historia de entrenamiento” de los empleados cuando asisten a un curso y se
tiene una lista de asistencia.
Dar un curso por “exento” cuando una persona ya no lo requiere, puede ser porque ya
tomó el curso o por su formación.
Asignarle dueño y administrador a un Bet Id para que los empleados sepan quién es el
dueño y puedan dirigirse a esa persona por cualquier cosa.
7. Clasificación de contratistas.
En la compañía existe personal que es contratista y para poder asignar, controlar y administrar
sus entrenamientos fue necesario identificar sus actividades y crear unos Bet Maps por cada
tipo de contratista que existe para poder asignárselo al personal correspondiente y así asegurar
que se cubre a todo el personal de la compañía. Esta información se encuentra ya cargada en
el sistema Leads y en el sitio web de entrenamiento.
La clasificación se dividió en 6 categorías:
Contratista tipo A: personal son: Agencia o Inplant, con Interacción con Terceros, sin
equipo Lilly y que laboran en Lilly.
Contratista tipo B: personal que es: Agencia o Inplant, con interacción con Terceros, con
equipo Lilly y que labora en Lilly.
Contratista tipo C: personal que es: Agencia o Inplant, sin interacción con terceros, con
equipo Lilly y labora en las oficinas de Lilly.
Contratista tipo D: personal que es: Agencia o Inplant, sin interacciones con terceros,
sin equipo Lilly y labora en Lilly.
Contratista tipo E: personal que es: Inplant, sin interacción con Tercero, sin equipo Lilly,
solo visita Lilly.
Contratista tipo P: personal que es: Practicante, tiene interacciones con terceros, con
equipo Lilly y labora en Lilly.
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Figure 16 Tipo de contratistas
Figure 17 Ejemplo de un Bet Map de contratistas con sus entrenamientos técnicos
8. Creación de las posiciones en el sistema Leads.
Para poder asignar los entrenamientos al personal se crearon las posiciones en el sistema para
las áreas de RH, Finanzas, Legal, Compliance, IT, DG, Ventas, MSO y Asuntos Corporativos.
Se crearon en el sistema Leads un total de 184 posiciones.
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Figure 18 Ejemplo de posiciones creadas en el sistema Leads
9. Determinación de los entrenamientos técnicos para cada posición.
Para determinar los entrenamientos técnicos de las posiciones se hizo un análisis de la
posición para identificar cuáles son las actividades críticas que las personas deben conocer
para poder desempeñar sus actividades.
Después de obtener la lista de entrenamientos que requiere la posición se crearon en el
sistema SAP, asignándoles un bet id a cada entrenamiento y después de eso se colocaron en
el folder con el nombre de la posición a la que correspondían en el sistema Leads.
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Para mayor detalle revisar el “Manual para el TDS” que esta el sitio web de entrenamiento.
Figure 19 Diagrama de flujo para determinar los ETs a una posición
Figure 20 Diagrama de flujo para crear el Bet Map y asignarlo a la posición
Análisis de las actividades de la
posición
Obtener entrenamientos
de la posiciónCrear los Bet Ids
Asingar los Bet Ids en Leads
Agsignar Bet Map a la persona
Crear Bet Map con el nombre de la
posición
Crear el Position Type con el mismo
nombre del Bet Map anterior
Colocar Bet Ids en el Bet Map de la
posición
Determinar fechas de cumplimiento
de cada Bet Id
Asignar Position Type a la persona
Asignar Bet Map a la persona
relacionado al Position Type
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Figure 21 Ejemplo de ETs asignados a una posición
Figure 22 Ejemplo de ETs asignados a una persona
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10. Creación de Bet Ids.
Para poder tener los entrenamientos en el sistema Leads, es necesario crear los bet ids en
SAP y después de un tiempo se ven reflejados en el sistema Leads.
Figure 23 Diagrama para la creación de un Bet Id
Determinar nombre del curso
Obtener el material de
entrenamiento
Crear el Bet id en SAP
Digitalizar el material de
entrenamiento
Subir el material de entrenamiento
al servidor
Ligar el Bet id con el material en el
servidor
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Se presenta la cantidad de Bet Ids y sus créditos electrónicos que se crearon en la afiliada.
Figure 24 Bet Id creados en la Afiliada
3
27
20
89
1
4
10
116
21
5
7
2
305
0 100 200 300 400
IT
Finanzas
Compliance
RH
Calidad
Corporate Affairs
Legal
Ventas
MSO
Diabetes
H&S
Seguridad
Total
No. Bet Id Creados
No. Bet Id Creados
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11. Subir entrenamientos al servidor y mantenimiento del sitio web.
Para poder visualizar los entrenamientos “on-line”, es necesario subirlos a un servidor para que
al ligarlos al bet id, estos se pueden presentar en conjunto cuando se abre un entrenamiento en
el ITP.
Para poder subir el material de entrenamiento al servidor o asesoría en el sitio web es
necesario contactar al personal de IT.
Contacto de IT: Business Unit Integrator.
Figure 25 Diagrama de flujo de como se sube un material de entrenamiento al servidor
Tener el material de
entrenamiento
Digitalizar el material de
entrenamiento
Enviarlo al área de IT para que lo suba al servidor
IT nos envia la dirección donde esta guardado
La dirección es pegada en el Bet
Id
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12. Campaña de comunicación del ITP.
Para darle difusión al proyecto de ITP se diseño una campaña de comunicación que apareció
en los monitores internos de la compañía, en correos electrónicos y en la revista Pensar en
Rojo. En la edición de Julio, Agosto y Diciembre salieron tres artículos que ayudaron al refuerzo
de la campaña de ITP y que es lo que se tiene planeado hacer para seguir trabajando con el
ITP.
Figure 26 Fases de la campaña de comunicación del ITP
Explicar que es el ITP
Clasificación de entrenamientos
Explicar que el ITP es tu
responsabilidad
Reforzamiento con mensajes cada mes para revisar el ITP
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Figure 27 Ejemplo de un mensaje de la campaña enviado al correo electrónico
Figure 28 Mensaje de reforzamiento enviado al correo electrónico
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13. Tipos de Reportes.
Para que sea fácil conocer la situación de entrenamiento de un área, de una posición o de una
persona, a continuación se explica la forma de obtener reportes detallados y específicos que
dependiendo de las necesidades será el que se necesite.
Figure 29 Ejemplo empleado con su posición asignada en Leads
Figure 30 Ejemplo de Bet Maps asignados a una persona
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Figure 31 Como obtener el detalle del ITP de una persona
Figure 32 Como obtener lista de posiciones creadas de un área en Leads
Ir aLeads Reporte Student
Detailed ITP
Obtener reporte
Ir a Leads Reporte Bet Map
Bet Map List
Obtener reporte
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Figure 33 Como obtener lista de cursos que tiene un Bet Map
Figure 34 Como obtener lista de cursos pendientes por cumplir en un Bet Map
Ir a Leads Reporte Bet Map
Bet Map Detail
Obtener reporte
Ir a Leads Reporte Bet Map
Bet Map to History
Comparison
Obtener reporte
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Figure 35 Como obtener un reporte de un Bet Id asignado a ciertas personas, posiciones o áreas en Leads
Figure 36 Como obtener un reporte de ITP de toda una dirección
Ir a Leads ReporteBusiness
Event Type
Bet Percent Complete
Escribir el Bet Id y área
Obtener reporte
Ir a Leads Reporte Reference
Division/Percent of current training
Escribir la Dirección o
Position TypeObtener reporte
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Anexos
Figure 31 Como obtener el detalle del ITP de una persona
Anexo 1
Figure 32 Como obtener lista de posiciones creadas de un área en Leads
Anexo 2
Figure 33 Como obtener lista de cursos que tiene un Bet Map
Anexo 3
Figure 34 Como obtener lista de cursos pendientes por cumplir en un Bet Map
Anexo 4
Figure 35 Como obtener un reporte de un Bet Id asignado a ciertas personas, posiciones o áreas en Leads
Anexo 5
Figure 36 Como obtener un reporte de ITP de toda una dirección
Anexo 6
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Puntos Pendientes:
Determinar porcentaje de cumplimiento del ITP y periodo para alcanzar la métrica definida.
Determinar al responsable del proceso de administración de entrenamiento, coordinar a los
TDS, determinar al responsable del sitio de entrenamiento.
Hacer entrega del proyecto a la persona responsable.