SI.PRO.SA TUCUMÁNDirec. Gral. de Contrataciones y Almacenes

Sección Informática

Proyecto de Trazabilidad, Unificación y Control de GastosSistema de Gestión Hospitalaria Administrativo Contable

La Dirección de Contrataciones y Almacenes desde su Sección Informática,viene realizando el Soporte Técnico a las diferentes Instituciones de este Sistema Provincial deSalud en cuestion a la Gestión de Compras de los Productos necesarios para la atencionprimaria de la salud, ya que se ocupa del armado, la recopilación de las necesidades, lainvitacion a cotizar a los Proveedores de diferentes Provincias del País, la determinación de losCuadros Compartivos con sus respectivas Pre-Adjudicaciones y la Distribución de dichaInformación a las Dependencias y Proveedores participantes.

La Sección Informática alla en el tiempo a desarrollado una Aplicación deEscritorio que es distriuida a los Proveedores participantes para que ellos realicen suCotización, lo que genero Rapidez, Confianza y Centralización de los Datos, ya que la aperturade los Sobres comienza a las hs. 10:00 y luego de aproximadamente 1,45 a 2 hs. se estáentregando a los participantes de un Cuadro Comparativo Provisorio con sus respectivosRenglones Ganados, al día siguiente se lleva a cabo el proceso de mejor de Precios y así luegode la incorporación de esas mejoras al Sistema Informático practicamente el Proceso aconcluido y es Publicado en la Pagina Web perteneciente a nuestra Dirección, con lo cual losProveedores tienen una Certera Información tanto de los productos ganados como así de lasdiferentes Dependencias que solicitaran sus Artículos.

Esta tarea lleva aproximadamente OCHO años de implementación, lo que nosa redundado en muchos beneficios como el de una igualdad tanto de precios como de entregaa toda la provincia, evitando las diferencias que se realizaban por parte de los Proveedores,también hemos logrado reducciones de precios, mantenimientos de oferta y por sobre todo laincorporación de nuevos Oferentes lo que generó una competencia Leal y Pareja.

En todos estos años nuestra Sección Informática continuo con el avance y lainvestigación en pos de mejorar los Servicios, dando hoy la Implementación y Concreción deeste Proyecto, el cual tiene CUATRO ETAPAS , las cuales se detallan a continuación:

PRIMERA ETAPA: en ésta (ya desarrollada e implementada) se realizael Inicio del Proceso Administrativo, es decir con la Carga inicial de las Necesidades delos Servicios dentro de las Dependencias, luego de procesar los datos y generar lainformación correspondiente es dado a los Proveedores para su Cotización, (esteproceso también puede ser llevado a cabo via WEB, así la realización de la cotizaciónes en Tiempo Real y Distribuida), una vez optenida la Información de las diferentesOfertas se incorpora en forma inmediata al Sistema Informático Web, de estaDirección, donde cada una de nuestras Dependencias puede acceder a suscorrespondientes Datos, para luego poder procesarlos y realizar las tareasadministrativas correspondientes como ser la generación de los Cuadros Comparativospor cada Rubro para así luego determinar según sus criterios las Adjudicaciones

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Manuales por Calidad o por Marca según sea el caso. También es factible el ajuste deGastos por Rubro lo que determina el equilibrio económico de la Administracíon. Y porúltimo la generación de las Ordenes de Compras correspondientes a cada Proveedorpor cada Institución, también se accede al Resumen de Ordenes de Compra,información que solicita la Sección del Tribunal de Cuentas que visa nuestros Gastos,es decir que desde la Etapa I el Sistema contempla la mayor cantidad de HambientesAdministrativos de Diferentes Controles. De forma muy Sintética se explica elcontenido de la Primera Etapa del Sistema de Gestión Hospitalaria AdministrativoContable.

SEGUNDA ETAPA: en ésta Etapa el Sistema sale del hambienInstitucional para ser parte de los Proveedores, es decir una vez concluida la Etapa I delproceso administrativo el Proveedor tiene a su alcance la Orden de Compra que hagenerado cada Institición dicho acceso es en Tiempo Real y accesible desde cualquierdispositivo de comunicación el cual posea conexión a Internet, lo que determina unareducción en cuanto a tiempo de entrega de la Orden de Compra al Proveedor porparte de la Dependencia y este evita el desplazamiento a la Institución para el solohecho de retirar la Orden de Compra y llevar a Sellarla, lo que nos da el inicio de laOptimización tanto de Recursos Hombre como del Tiempo, algo muy fundamental enesta era, donde hacemos uso de los Recursos Tecnologicos de las Comunicaciones eInformación (Tic). También es en esta Etapa que inicia un Proceso muy importantepara nosotros la generacion de un CTP (Código de Trazabilidad de Producto) el cual nospermite identificar, ubicar, y controlar la Unicidad (Proveedor ProductoHospital)para evitar la distribucion/recepcion erronea de la Mercaderia, este proceso degeneracion del CTP es realizado a través de la carga de la entrega Total/Parcial de losProductos Adjudicados al Proveedor por parte de la Dependencia. Tarea que alProveedor no le llevaría más que un instante de Tiempo de Trabajo, esto no se debeconsiderar una sobre carga laboral extra sino que por el contrario el Costo Beneficiotanto para el Proveedor como para Nosotros ya que nos Beneficia y nos Miniza losRecursos.

TERCERA ETAPA: en ésta Etapa comienza una parte muy importantepara la Tarea Administrativa de la Institución, ya que el Proveedor comenzó con laCarga de la Entrega de o los Productos solicitados generando la Digitalización delRemito de Entrega con su correspondiente CTP (Código de Trazabilidad de Producto), lo quenos aporta una REDUCCION DE TIEMPO ya que al tener la Información cargada ennuestra Página Web el acceso a la misma esta al solo Clic, dando posibilidad deDESCARGAR UNA ARCHIVO en un formato a determinar para que el SistemaInformático existen en las Farmacias de cada Institución lo incorpore de formaautomática lo que genera una REDUCCION DE TIEMPO TANTO EN HORAS HOMBRES YREDUCCION DE RECURSOS beneficiando en forma mensurable ya que la carga de losRemitos que hoy son un cuello de botella en las Farmacias no sería realizado y elmovimiento de Stock pasaría a estar actualizado en tiempo real. Otro aspectoimportate en esta Etapa es la Recepción de la/s Factura/s de cada Proveedor con susrespectivos Remitos. En éste momento da inicio al proceso contable de la Institución

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con la determinación de los descuentos Impositivos y determianción de Multascorrespondientes para cada caso en particular, tales como el incumplimiento parcial ototal en la entrega de o los Productos, aplicando los porcentajes definidos en laReglamentacion Vigente, o la generación de los Días de demora con suscorrespondientes porcentajes de multa por demora y por último la determinación dela Diferencia de Precios por deber comprar a los siguientes Oferentes por la no entregadel Ganador, también aplicando los procedimientos vigentes en la Reglamentación deContrataciones. Dentro de ésta Etapa se determina la Asisgnación/Reserva de losGastos dentro del o los Libramientos aportados a las Instituciones, dejando a un simpleclic el Estado de Cuenta Patrimonial tanto de la Institución como de los Proveedores.También en esta Etapa esta contemplado la Generación de las Ordenes Manuales o deAmpliación que las Instituciones realizan para adquirir otros Productos nocontemplados en los Cotejos Centrales de Precios o de Otros Rubros.

CUARTA ETAPA: en ésta Etapa el sistema nos dará la posibilidad deacceder a la Información de los Gastos realizados por cada una de las Institucionespertenecientes al Sistema Provincial de Salud, lo que nos permitiá a realizarREVISIONES, CORTES Y PROYECCIONES de las Inversiones Presupuestaria realizadas encualquier periodo de Tiempo a los Sectores de Control de Gestión de Calidad. LasESTADISTICAS NECESARIAS para mejorar las Tomas de decisión en esta Etapa nospermitirán la Optimizacion de todos los PROCEDIMIENTOS y RECURSOS.

Cabe destar que el Sistema Desarrollado ha utilizado Tecnologías deProgramación Free, lenguaje de programación PHP y motor de Bases de Datos Mysql. Tambiénes necesario comentar que se han segido los standares de la Programación Orientada a Objetoy Encapsulamiento.