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Proyecto de Sistema Informático 1

Gestión de Proyectos

Yussef Farrán [email protected]

(preparada originalmente por Claudia Jiménez Q.)

Proyecto de Sistema Informático

referencias Metodología de Proyectos

Informáticos, Ministerio de Planificación y Cooperación

Gestión de Proyectos, Pablo LLedó

Dirección y Gestión de Proyectos Alberto Domingo Ajenjo

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Contenidos1. Introducción a la Gestión de Proyectos1.1. Tipos de Proyectos1.2. Aspectos técnicos, económicos,

comerciales y estratégicos de un proyecto1.3. Costos, ingresos, margen y beneficios1.4. Riesgos y contingencias1.5. Fases de un proyecto1.6. Gestión de proyectos


Introducción Un proyecto es esencialmente un conjunto de

actividades interrelacionadas, planificadas, supervisadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado (crear un producto o servicio único).

Los dos elementos básicos que incluye esta definición son: las actividades y los recursos.


actividades son las tareas que deben ejecutarse para

llegar en conjunto a un fin preestablecido (objetivo deseado); por ejemplo: recopilar información; realizar diagnósticos; confeccionar un diseño global de un procedimiento, programar, escribir manuales de procedimiento, etc.

Un aspecto fundamental en todo proyecto es el orden en el cual se realizan las actividades. Y para determinar la secuencia lógica de las actividades se debe establecer el método, el tiempo y el costo de cada operación.

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recursos LOS RECURSOS son los elementos utilizados

para poder realizar la ejecución de cada una de las tareas; como por ejemplo: hardware, programas de base (sistemas operativos), programas de aplicación, discos de almacenamiento, energía, servicios, inversiones de capital, personal, información, dinero y tiempo

Entonces: El fin primario de desarrollar un proyecto debe ser producir un programa calendario en el cual los recursos, siempre limitados, se asignen a cada una de las actividades en forma económicamente óptima.

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Administración del proyecto – herramientas

MS-Project

Otros Gantt-project Open-

workbench

• propietario• Otros

– Con costo– Sin costo

– FLOSS

– Tipos de licencia?


FLOSS FLOSS se refiere a la libertad de los usuarios para ejecutar,

copiar, distribuir, estudiar, cambiar y mejorar el software. De modo más preciso, se refiere a cuatro libertades de los usuarios del software: La libertad de usar el programa, con cualquier propósito

(libertad 0). La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y

adaptarlo a tus necesidades (libertad 1). El acceso al código fuente es una condición previa para esto.

La libertad de distribuir copias, con lo que puedes ayudar a tu vecino (libertad 2).

La libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad se beneficie. (libertad 3). El acceso al código fuente es un requisito previo para esto.

Un programa es software libre si los usuarios tienen todas estas libertades. Así pues, debería tener la libertad de distribuir copias, sea con o sin modificaciones, sea gratis o cobrando una cantidad por la distribución. El ser libre de hacer esto significa (entre otras cosas) que no tienes que pedir o pagar permisos.


Cronograma y Carta Gantt Un cronograma o carta Gantt,

establece el orden de las actividades a abordar, detallando cuales tareas pueden ser elaboradas en forma paralela y cuales tareas son necesarias para realizar otras.

Esta descripción se hace simbolizando cada tarea por una barra, cuyo largo dependerá del tiempo que toma realizar cada tarea.

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A continuación se muestra un ejemplo, elaborado en Microsoft Project 98®:

Qué Se quiere hacer Naturaleza del proyecto

Por qué Se quiere hacer Origen y fundamentación

Para qué Se quiere hacer Objetivos, propósitos

Cuánto Se quiere hacer Metas

Dónde Se quiere hacer Localización física (ubicación especial) Cobertura espacial

Cómo Se va a hacer Actividades y tareas Metodología

Cuándo Se va a hacer Calendarización o cronograma Ubicación en el tiempo

A quiénes Va dirigido Destinatarios o beneficiarios

Quiénes Lo van a hacer Recursos humanos

Con qué Se va hacer Se va a costear

Recursos materiales Recursos financieros

“Organizar la mente para la acción”


El informe Presentación

Portada Contra portada. Dedicatoria Agradecimiento. Indice Prólogo o prefacio. (Si lo hubiera)

La introducción El autor La motivación o justificación Importancia del tema El problema y los métodos El estatus de la explicaciones

existentes. Los objetivos La contribución o aportes Alcance y limitaciones

.El cuerpo. El problema de la investigación. El marco teórico, incluyendo hipótesis

y variables. La metodología de la investigación. Las mediciones, análisis y

comprobaciones. Las conclusiones Bibliografía Anexo (s) Otros si los hubiera.


Terminología - jerarquías

plan,

programa,

proyecto,

actividad y

tarea

• Diferentes niveles de concreción:

• De lo general a lo específico.


PLANPLAN: • Parámetro técnico-político global dentro del cual se

enmarcan programas y proyectos. Define lineamientos políticos, prioridades, asignación de recursos, estrategias de acción, instrumentos, etc.

Objetivo: Trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o de un sector (económico, social o cultural)

PROGRAMA: • Conjunto organizado, coherente e integrado de

actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos coordinados entre sí y de similar naturaleza.

Ejemplos: Programa de la Tercera Edad, Programa de Construcción de escuelas, Programa de salud materno-infantil.


ACTIVIDAD: Medio de intervención sobre la realidad, mediante la

realización secuencial e integrada de diversas acciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos específicos de un proyecto.

Ejemplo: Realizar un taller.

TAREA: Acción que tiene el máximo grado de concreción y

especificidad. Un conjunto de tareas configuran una actividad.

Ejemplo: Contratar el servicio de amplificación.

En resumen, tenemos, a lo menos, tres grandes etapas:

Los planes son

formas de

ordenamiento

superior;

tienen un carácter

de totalidad

y son generalmente

formulados

a largo plazo.

Conjunto coordinado de

proyectos orientados a

realizar los objetivos

del plan.

Supone proyectos

vinculados entre sí,

debido a que en muchos

casos un proyecto

tiene como requisito la

Realización de otro.

El programa es de

mediano plazo.

Es la unidad

elemental del

proceso

de planificación

y programación.

El proyecto es de

corto plazo

PLAN PROGRAMA PROYECTO


Es importante traer el pensamiento de Deming, quien señala y remarca muy claramente, al presentar su teoría de Calidad Total, que el administrador de un proyecto al planificar las actividades, debe tener presente que los mejores esfuerzos constituyen un elemento esencial; pero desgraciadamente, si estos esfuerzos se toman aisladamente sin una debida orientación basada en principios administrativos, éstos esfuerzos pueden causar profundos daños.

La necesidad de la consistencia en los esfuerzos supone que si cada uno sabe lo que tiene que hacer y, que si cada uno hiciese lo mejor que puede, el resultado sería la dispersión del conocimiento y de los esfuerzos; por lo tanto, no hay nada que substituya al trabajo en equipo y a los buenos líderes, para alcanzar una consistencia entre los esfuerzos y el conocimiento necesario.


el administrador del proyecto Algo importante a tener siempre presente es que:

si el administrador realiza un buen trabajo en la gestión del proyecto, su éxito podrá ser visto y verificado por los demás; en caso contrario, naturalmente, el fracaso también estará a la vista de todo el mundo. La responsabilidad es muy alta: alcanzar el objetivo o

no. Pero la oportunidad de "demostrar la capacidad

profesional", es de las que no pueden dejarse pasar.

Los administradores eficaces de proyectos, son los que logran que el trabajo se ejecute a tiempo, dentro del presupuesto, y conforme a las normas de calidad especificadas.


Introducción

Características de un Proyectoa. Persecución de uno o varios objetivosb. Actividades planificadas, ejecutadas y

supervisadasc. Disponibilidad limitada de recursosd. Limitado en el tiempoe. Con resultado únicof. No es un bien o servicio de la empresag. Requiere trabajo en equipo


Introducción Persecución de uno o varios

objetivos Debe existir una coordinación de

actividades orientadas al logro de objetivos. Los objetivos deben estar integrados y estructurados, tanto técnica como económicamente. Por lo general el objetivo de cualquier proyecto es satisfacer un conjunto de requisitos técnicos, a un costo dado, en las condiciones más eficientes.


Introducción Actividades planificadas,

ejecutadas y supervisadas Actividades aisladas, no

relacionadas no son un proyecto. La vinculación de las actividades se manifiesta es la planificación técnica, temporal y económica y una correcta ejecución


Introducción Disponibilidad limitada de

recursos El proceso proyectual implica la

búsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos (recursos limitados).


Introducción Limitado en el tiempo

Un proyecto debe tener un inicio y un fin.

El final de un proyecto se alcanza cuando se logran los objetivos prefijados o cuando se hace evidente que éstos no pueden lograrse (fracaso).


Introducción Con resultado único

Retomar un trabajo terminado y repetir sus resultados no es un proyecto.

Un proyecto exige hacer algo nuevo.


Introducción No es un bien o servicio de la

empresa No forma parte de la lista de

productos vendibles.


Introducción Requiere trabajo en equipo

Por lo general, en los proyectos trabajan varias personas, desarrollando diferentes funciones, las que deben ser coordinadas para lograr los objetivos.


Introducción: Proceso del proyecto

Recursos:

Personas

Herramientas

Dinero

Actividades del proyecto

Destinatario

: usuario o cliente

Resultados

Especificaciones (objetivos)

Gestión y

Planificación

Restricciones



El objetivo de un proyecto es obtener un resultado para un usuario o cliente.

El destinatario impone una serie de especificaciones (técnicas, de prestaciones, de calidad, etc.) que deben cumplirse para considerar que el resultado del proyecto es válido.



Para obtener dicho resultado, se hace uso de un conjunto de recursos materiales y humanos, sometidos a restricciones económicas y temporales.

La dirección del proyecto persigue la correcta planificación, ejecución y supervisión de las actividades del proyecto.


1.1 Tipos de Proyectos Los proyectos se pueden clasificar

en función de su tamaño, duración, objetivo, modelo de gestión, etc.


1.1 Tipos de Proyectos Proyecto clásico

La realización de una serie de documentos que definen la obra o trabajo a realizar, para su ejecución en el futuro.

Comprenden la identificación, evaluación, organización y valoración de las actividades que haría falta emprender para alcanzar el resultado perseguido.


1.1 Tipos de Proyectos Proyecto de investigación

Objetivo: aportar conocimientos nuevos en una disciplina, inicialmente desconocidos, para que otros se beneficien posteriormente en entornos académicos o industriales.

Comprenden el planteamiento del problema a resolver, el estado del arte, trabajos realizados, resultados de los mismos, conclusiones y líneas de investigación futuras.


1.1 Tipos de Proyectos Estudios y análisis

Analizar y estudiar la información disponible acerca de un problema particular, considerando aspectos técnicos, económicos o sociales.

En este caso, el proyecto recibe el nombre de estudio (comprensión del problema) o análisis (examen del problema para comprender los principios del mismo).


1.1 Tipos de Proyectos Estudios de Factibilidad

A veces el problema es muy complejo poniendo en duda el éxito del proyecto.

En estos casos es conveniente realizar una serie de actividades que pongan en relieve los aspectos considerados antes de abordar el proyecto propiamente tal (aspectos técnicos, económicos, jurídicos, ambientales, otros)


1.1 Tipos de Proyectos Proyecto de Sistema Informático

Un sistema informático es una colección de componentes organizados para cumplir con funciones específicas del negocio, mediante la tecnología informática.



La tecnología informática es el conjunto de plataforma y herramientas de administración de sistemas, que permiten la implementación de los sistemas.

La tecnología informática centra su foco en aspectos operacionales de los sistemas.



Estos proyectos se caracterizan por tener metodologías de desarrollo particulares de acuerdo a la ingeniería de software. Son los proyectos de desarrollo.


1.1 Tipos de Proyectosotra clasificación

Proyecto externos El cliente es ajeno a la empresa o las

personas que hacen el trabajo. Se rigen por criterios de mercado: competitividad y eficacia.

Proyectos internos El cliente es la misma empresa que

desarrolla los trabajos. Estos proyectos tienen el riesgo de caer

en prácticas que disminuyan la eficiencia real de los trabajos y el nivel de exigencia de los resultados.


1.2 Aspectos técnicos, económicos, comerciales y estratégicos de un proyecto Dimensión técnica

Hace referencia a la adecuación del resultado del proyecto a los objetivos del destinatario, vigilando que se cumplan sus requisitos o que se satisfagan las necesidades por las cuales el proyecto fue encargado.

En PSI, se conoce como manejo de expectativas. Dimensión económica

Involucra aspectos de costos e ingresos de los trabajos realizados, que permiten que el resultado del proyecto sea económicamente razonable. Se espera que los costos no superen a los ingresos.


1.2 Aspectos técnicos, económicos, comerciales y estratégicos de un proyecto Dimensión comercial

Todo proyecto tiene esta dimensión. Hace referencia a la imagen del equipo frente a potenciales clientes y facilita la realización de otros proyectos en función de la experiencia adquirida.

Dimensión estratégica El objetivo del trabajo no es sólo obtener un

beneficio económico puntual, sino que adquirir tecnologías, experiencia y conocimiento, que permitan seguir compitiendo en el mercado en las mejores condiciones el mayor tiempo posible (concepto de ventaja competitiva sostenible).


1.3.- Costos, ingresos, margen y beneficios

La razón principal de un proyecto es obtener beneficios (toda actividad humana esta orientada a lo mismo, beneficio significa bien hacer y su equivalente profit significa “hacia el progreso”)

No siempre los beneficios son económicos o monetarios. Hay beneficios que se relacionan con el prestigio, reconocimiento social, bienestar social o beneficio a terceros, etc.



Cuando una empresa ejecuta trabajos con beneficio económico nulo es porque pretende acceder o fidelizar a un cliente, abrirse a un mercado u obtener una experiencia concreta.

Para obtener beneficios es necesario incurrir en costos. El costo es el valor de los factores de producción que se consumen para realizar una actividad.



Ejemplos de costos: personal del equipo de trabajo, materia prima consumida, en general los asociados al consumo de los recursos.

Concepto de gasto: Es el intercambio de una factor de producción por otro, lo que sucede cuando se compra materia prima. Cuando se consume la materia prima en el proceso productivo, se puede hablar de costo.

La diferencia entre los ingresos obtenidos y los costos incurridos se llama margen.

La diferencia entre margen y beneficio se explica por el concepto de costo de oportunidad (o beneficio potencial en una actividad distinta)

Margen = Ingresos - Costos; Beneficio = Margen - Costo de Oportunidad (alternativo)


1.4 Riesgos y contingencias Riesgo supone conocer las probabilidades

de que algo suceda. Los riesgos se pueden evaluar y adoptar medidas al respecto

Incertidumbre desconocimiento total de dichas probabilidades.

Es recomendable analizar los riesgos del proyecto: identificar, actividades que afecta, alternativas en caso de ocurrencia (plan B), dimensiones que afecta, etc.


Riesgos: Enfermedad de un empleado Una huelga Falla de la servidora Incremento de costos sin agregado de

valor

Incertidumbre: Éxito comercial de un producto Quiebra de un proveedor

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1.5 Fases de un proyectoDetección de oportunidad

Interesante?

Preparar oferta

Ofertar?

Presentar oferta

¿adjudicación?

Realizar trabajosCerrar proyecto

si

si

si


1.5 Fases de un proyecto 1 Detección de Necesidad

Fase más comercial de todo el proyecto.

Diferentes maneras: contactos comerciales, publicidad y autopromoción, convocatorias y concursos públicos o privados y creación de la necesidad en el cliente potencial


Fases de un Proyecto 2 Preevaluación y decisión preliminar

La idea es viable con respecto a los recursos del cliente?, es compatible con nuestra experiencia previa y la competencia en el sector?

Esta etapa culmina con una decisión preliminar, no basada en cifras numéricas, sino que basada en factores generales y estratégicos como la afinidad del tema con los intereses y experiencia, etc.


Fases de un Proyecto 3 Preparación de la Oferta

En esta fase se prepara la documentación que le permite al cliente emitir un juicio con respecto a la idoneidad del ofertante.

Toda oferta incluye una parte técnica (cómo se desarrollará el trabajo, metodologías), una parte de gestión (recursos y planificación temporal) y una oferta económica (precio del proyecto, formas de pago).

Para calcular el precio, es necesario calcular el costo del proyecto y un cierto margen.


Fases de un Proyecto 4 Presentación de la Oferta

Se analiza lo realizado hasta ahora contrarrestando los recursos del cliente y experiencia del oferente.

Se analiza la conveniencia de presentar la oferta.

Presentada la oferta, el cliente puede dar 3 tipos de respuesta: Adjudicación del contrato No adjudicación Revisión de la oferta


Fases de un Proyecto 5 Ejecución de los trabajos

Revisión y modificación de la planificación de recursos y actividades.

Supervisar avances de los trabajos Supervisar la evolución económica

del proyecto. Actuar como intermediario entre

equipo de trabajo y cliente.


Fases de un Proyecto 6 Cierre del Proyecto

Se hace balance (+ y -) del proyecto Revisión de logro de resultados

planificados. Analizar técnicamente que todo se

haya realizado (conformidad del cliente)

Analizar administrativamente que todo se haya terminado (no hay facturas pendientes, etc).


1.6 Gestión de Proyectos Definición: conjunto de actividades

encaminadas a ordenar, disponer y organizar los recursos y actividades para completar con éxito un proyecto dado.

Éxito= Función (logro de objetivos técnicos, económicos, de planificación y calidad del proyecto).


1.6 Gestión de Proyectos Gestión en subáreas:

Alcance y contenido: garantizar que se realicen TODAS las tareas necesarias y SOLO ESAS, para completar el proyecto. Incluye gestionar cambios.

Técnica: garantizar el resultado del proyecto vs necesidades del cliente.

Recursos temporales (planificación): garantizar plazos y entregas al cliente de acuerdo a la planificación.

Costos: garantizar cumplimiento de límites económicos, de acuerdo a estimaciones y controles.


Gestión en sub áreas Calidad: Elaboración, aplicación y seguimiento de un

plan de calidad. Recursos Humanos: organizar funcionalmente,

selección de personal, asignación de responsabilidades y supervisión de equipos.

Comunicación: garantizar que la información del proyecto se almacene y difunda entre el equipo y con el cliente, de forma eficiente.

Riesgos: identificar y cuantificar riesgos inherentes al proyecto así como generar mecanismos paliativos de éstos.

Compras: adquisiciones y contratos y sus seguimientos.


Plan de Negocio Es la información básica necesaria

para planificar una nueva actividad empresarial, un nuevo producto o un nuevo servicio.

Objetivos: Aclarar ideas y documentarlas en

papel Estimar y cuantificar costos, ingresos Comunicar lo anterior a interesados


Formato de un plan de negocio Resumen Ejecutivo Descripción del entorno y la

competencia Descripción del producto o servicio Estrategia de mercado Planes Operativos y de gestión Estimaciones económicas y financieras Estrategia de salida Conclusiones Anexos


Descripción del entorno y de la competencia Situación actual del mercado Participación de mercado de

competidores Barreras de entrada y de salida Características del cliente


Descripción del producto o servicio Características generales Diferencias con productos comparables Capacidad de evolucionar en el tiempo

o dar lugar a familia de productos Factores incidentes en forma + y – al

producto Sinergia con otras empresas o

productos propios


Estrategia de Mercado Canales de distribución Formas de comercialización Promoción y publicidad


Planes operativos y de gestión Recursos Humanos y cualificación Recursos materiales Subcontratos Políticas de gestión


Estimaciones económicas y financieras Inversiones Costo del primer producto Costo de productos adicionales Costos de operación Ingresos esperados VAN Plan de financiamiento

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