REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD POLITCNICA TERRITORIALDEL ESTADO PORTUGUESAFUNDACIN MISIN SUCREALDEA UNIVERSITARIA FRANCISCO ARAMENDICIUDAD DE NUTRIAS SOSA BARINAS

TUTOR:DAMELI ZAVARCE AUTORAS:

HERNNDEZ MARAC.I. 24.555.222

LEGUISAMO LISNELC.I. 20.601.910

ADMINISTRACIN Y GESTIN DE EMPRESAS

BARINAS, FEBRERO DE 2015DEDICATORIA

Al Dios todo poderoso por darnos sabidura, paciencia en todo el desempeo de sta prestigiosa carrera y as alcanzar con su gran ayuda la realizacin de ste proyecto.

Con todo el amor les dedicamos nuestros ms bellos trabajos a mi vailiosa familia: a mi madre, a mi querida abuela, hermanos, por su gran dedicacin y comprensin en todos los momentos de mi vida.

A todos nuestros compaeros de clase que de una forma u otra nos apoyamos compartiendo valiosos conocimientos.

Mil Gracias a Todos

AGRADECIMIENTOS

Primeramente le agradecemos a Dios por habernos ayudado, brindndonos la paciencia y la inteligencia en la realizacin de ste proyecto.

A Nuestro Eterno Presidente de la Repblica Bolivariana de Venezuela Hugo Rafel Chvez Fras, por la creacinm de nuevos proyectos educativos integrales.

A la Licenciada Dameli Zavarce como nuestra tutora que nos brind su apoyo y orientacin en la realizacin de tan valioso proyecto.

A mis padres, hermanos, entre otros familiares, por el apoyo moral e incentivo a seguir adelante en mis estudios.

A nuestros valiosos compaeros de clase que durante todo ste tiempo compartimos como un equipo la realizacin de ste prestigioso proyecto.

A todas las personas que de una u otra manera nos incentivaron y colaboraron con nostras, para lograr la ejecucin de ste trabajo de grado.

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAUNIVERSIDAD POLITCNICA JOS FLIX RIBASFUNDACIN MISIN SUCREALDEA UNIVERSITARIA FRANCISCO ARAMENDICIUDAD DE NUTRIAS SOSA BARINAS

TUTOR:DAMELI ZAVARCE AUTORAS:

HERNNDEZ MARAC.I. 24.555.222

LEGUISAMO LISNELC.I. 20.601.910

RESUMENHablar de las gasolineras es referirse a un sector empresarial que da a da se expande con el aumento de nuevas estaciones de servicio que conlleva a que cada una de estas, implementen nuevas estrategias o sistemas que permitan llegar un objetivo comn. La Estacin de Servicio Combustible Bruzual & Sucesores, basndose en la demanda diaria de combustible se ve con la necesidad de implantar un Manual Administrativo para alcanzar elxitode losobjetivospropuestos de una empresa,es necesario contar con lainformacinbsica de la misma, conocer sus polticas,misin, visin, metas y aquellos aspectos claves para que se desarrolle un crecimiento continuo. Se ejecuta una investigacin proyectiva no experimental, expuesta en seis captulos, donde el primero contiene el rea detrabajoasignado y ladescripcin deprocesos de la empresa, el problema, los objetivos, la justificacin y delimitacin. Inmediatamente el segundo captulo en el cual se refiere alas bases tericas. En el tercer captulo se presenta la base metodolgica dela investigacin, donde se hallan el tipo de investigacin, lastcnicase instrumentos de recoleccin de informacin y procedimiento metodolgico. En el captulo cuatro se encuentra la planipicacin del proyecto. El quinto captulomuestra la situacin actual, a travs de causas,diagnsticoy presentacin de resultados, donde expone lasestrategiaspropuestas y el fin de la elaboracin delManual; y por ltimo en el sexto captulo se expone lasconclusiones y recomendaciones. La Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores, es una empresa localizada en la Parroquia Bruzual, Municipio Autnomo Muoz, Estado Apure, a 40 minutos de la Poblacin de Bruzual, va Mantecal, por la Carretera Nacional, frente al Casero Guaritico., perteneciente al sector de servicios con la comercializacin de combustibles lquidos al detal. La presencia de sta en la zona, ha dinamizado las actividades comerciales por los productos ofrecidos a sus visitantes, dndole un mayor valor agregado a todas las actividades que se desarrollan y que requieren el aprovisionamiento de combustible. Durante el primer ao de existencia la empresa se ha ido ganando el reconocimiento de los lugareos y de aquellos visitantes que requieren de sus servicios, los cuales han encontrado en la Estacin de Servicio Combustible Bruzual & Sucesores, un sitio diferente y ameno al cual se quiere regresar. De sta manera los propsitos fijados por est en el corto, mediano y largo plazo estn orientados al crecimiento y desarrollo a nivel organizacional y por consiguiente al mejoramiento en la calidad del servicio que se le presta al pblico. Con ste antecedente existe la necesidad de implementar el desarrollo de un Manual Administrativo que ayude a solucionar con responsabilidad los problemas que se presentan en el manejo de los procesos o actividades que desempea la misma. Actualmente el personal administrativo ha iniciado actividades orientadas a promover ambientes de trabajo y condiciones fsicas, mentales y sociales saludables a todos sus colaboradores, donde un trabajador sano y satisfecho significa un elemento fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. As mismo, debido al crecimiento de la empresa, la Estacin de Servicio Combustible Bruzual & Sucesores, establece una estructura organizacional, direccionamiento estratgico y estandarizacin de procesos que contribuyan al cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Palabras Claves: Manual,organizacin, misin, visin,organigramas, cargos,funciones, objetivos.

INDICE GENERALPg

Dedicatoria

Agradecimientos

Resumen

Introduccin9

CAPITULO I. EL PROBLEMA

Diagnstico Emprico.......11

Descripcin del Contexto12

Identificacin de los Problemas Existentes..14

Delimitacin16

Justificacin de la Investigacin...17

Objetivo General...18

Objetivos Especficos..18

CAPITULO II. MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin.20

Bases Tericas.21

Bases Legales..33

Trminos Contables.36

CAPITULO III. MARCO METODOLGICO

Tipo de Investigacin..38

Diseo de la Investigacin.39

Poblacin....40

Muestra...40

Instrumentos de Recoleccin de Datos..41

CAPITULO IV. PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Plan de Accin..42

Cronograma de Actividades...43

CAPITULO V. PRESENTACIN DEL PRODUCTO LOGRADO POR EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

Manual de Procedimientos y Sistemas Administrativos Contables de la Empresa: Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores..

44

.CAPITULO VI

Conclusiones y Recomendaciones..94

Bibliografa..96

Anexos.97

INTRODUCCIN

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada ysistemtica la informacin de unaorganizacin.

La presente investigacin aborda una de las problemticas que desde hace aos efecyan a muchas intituciones, y es el llevar un contro afectivo sobre sus archivos. Por ende de los propsitos de sta investigacin es realizar un estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen registro y control administrativo en la Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores de procesos de registro dentro de la empresa.

La contabilidad es el procesomedianteel cual se identifica, mide, registra y comunica la informacin econmica de una organizacin o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situacin de la entidad. La tenedura de libros se refiere a la elaboracin de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situacin y obtener la informacin financiera relevante de una entidad.

Cuandosellevaacabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transaccin, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organizacin, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transaccin se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posicin financiera de la empresa y sobre los resultados que sta obtiene. La informacin relativa a la posicin financiera de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de prdidas y ganancias. Motivado a ello ste grupo de trabajo se ha trazado la meta de implementar un sistema administrativo y contable en la Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores, el cual fue fundado en 26 de octubre de 2007, funcionando en Sector La Manga de la Parroquia Bruzual, Municipio Muoz del Estado Apure adecuado a lo establecido en el Cdigo de Comercio.

El objetivo central de ste trabajo es disear un Manual Administrativo de Normas y Procedimientos para la Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores , en la Parroquia Bruzual, Municipio Muoz del Estado Apure; para llevar de manera eficiente todos los registros de los procesos administrativos y contables de dicha empresa, de tal forma que los procesos inherentes al mismo generen informacin oportuna, precisa y confiable mediante ste sistema.

El presente trabajo estar estructurado en Seis Captulos, en donde el Capitulo I, el Problema, donde se encuentra el diagnstico emprico; el Capitulo II disertar sobre el Marco Terico; el Captulo III hablar sobre el Marco Metodolgico; el Captulo IV, Planificacin del Proyecto; en cuanto al Captulo V es la Representacin del Producto Logrado por el Proyecto de Investigacin y por ltimo Capitulo VI presentar las Concluisiones y Recomendaciones donde se encuntrarn la Biolgrafa y anexos.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1. Diagnstico Emprico:El trmino problema designa una dificultad que no puede resolverse automticamente, sino que requiere de una investigacin conceptual o emprica. Un problema es, el primer eslabn de una cadena (problema-investigacin-solucin). Cualquiera que sea la naturaleza de un problema humano, pueden distinguirse en l los siguientes aspectos: a.- el problema mismo, considerado como un objeto conceptual diferente de un enunciado, pero, epistemolgicamente del mismo rango; b.- el acto de preguntar (aspecto psicolgico); c.- la expresin del problema mediante un conjunto de sentencias interrogativas o imperativas en algn lenguaje (RAMIREZ, Tulio. CMO HACER UN PROYECTO DE INVESTIGACION? Caracas 2007).

La Estacin de Servicio Combustible Bruzual & Sucesores es una empresa Sucesoral que presta servicio de expendio de combustibles y lubricantes en el sector La Manga, carretera Mantecal Bruzual, Parroquia Bruzual, Municipio Muoz del Estado Apure, cuenta con ms de treinta aos de funcionamiento ininterrumpido en esta poblacin.Por su actividad en s mismo, tienen una serie de controles, manejos, planes y programas, dando cumplimiento a diferentes entes reguladores de dicha actividad, como son el Servicio de Rentas Internas, el Ministerio de Recursos Naturales no Renovables, a travs de la Direccin Nacional de Hidrocarburos, (DNH).La Estacin de Servicio Combustible Bruzual & Sucesores de la Parroquia Bruzual, hacen que sta actividad tenga un tratamiento especial en cuanto a controles se refieren, sin dejar a un lado el manejo administrativo financiero de la distribucin de los combustibles que implica atencin al cliente, manejo adecuado de los productos para evitar accidentes y siniestros, facturacin correcta, con registros contables y control interno, seguridad en las instalaciones, para evitar robos y asaltos, etc.

1.1. Descripcin del Contexto: Identificacin de la Empresa: Empresa prestadora de servicios dedicada a la compra y venta de lubricantes y combustibles.

Localizacin Geogrfica: Carretera nacional va Mantecal, sector La Manga, Parroquia Bruzual, Municipio Muoz, Estado Apure.

Caractersticas: Esta empresa es administrada por la Sucesin Hermanos Gonzlez.

Ubicacin Geogrfica: Parroquia Bruzual, Municipio Autnomo Muoz, Estado Apure, a 40 min. De la Poblacin de Bruzual, va Mantecal, por la Carretera Nacional, frente al Casero Guaritico. Comprendido dentro de los siguientes linderos: Norte: Terrenos de los Hatos Turagua y Caafstola. Sur: Cao Guaritico. Este: Cao Guaritico. Oeste: Mdulos de Apure. Densidad Poblacional: 3,7 hab/Km2

Condiciones Meteorolgicas: Precipitacin (2004-2012) Promedio Anual: 1.674,66 mm. Periodo de lluvias: Mayo-Octubre. Periodo de Sequa: Noviembre-Abril.

Temperatura: Media Anual: 27 oC Muy poca variacin Inter- Anual

Vientos: Vientos Alisios con direccin Norte-Oeste

Humedad Relativa: Media Anual: 76,16 %

Recursos Hdricos y Drenajes: Aguas superficiales: Son provenientes de las precipitaciones y un cao sabanero de rgimen intermitente y del Cao Guaritico que cruza este lote de tierras de Oeste a Este. Aguas subterrneas: Es importante sealar que la regin es rica en acuferos, ya que las perforaciones realizadas hasta el momento, oscilan entre 6 a 8 metros. Drenajes: Es de moderado a rpido a travs de la escorrenta natural del terreno.

Altura: 74 msnm

Resea Histrica: La Estacin de Servicio Combustible Bruzual & Sucesores, que funciona en la Parroquia Bruzual, Municipio Muoz del Estado Apure, fue creada el 05 de Junio de 1996, los fundadores fueron: El Seor Timoteo Arias, que representaba la Presidencia y el Seor Cipriano Prez como Vicepresidente. sta empresa fue registrada como Compaa Annima con la finalidad de beneficiar a todo el colectivo de sta poblacin, como de las zonas adyacentes en el servicio de combustible octanaje 91, 95 y Gasoil, y venta de todo tipo de aceites.

Organizaciones Vinculadas a la Empresa: PDVSA, Lubricantes y Aditivos Shell, Lubricantes PDV, INCA y otros. Misin: Nuestro compromiso con la sociedad est orientado a fortalecer e implementar las acciones en el campo de la Distribucin de Combustibles, ofreciendo nuestra capacidad y experiencia en la distribucin a nivel del sector residencial y transportista, buscando la satisfaccin total de nuestros clientes en los diferentes mbitos y necesidades de la provisin de cualquiera de los tres combustibles, para minimizar prdidas econmicas en casos de escasez de los mismos.

Visin: Brindar a nuestros clientes excelencia en todos los servicios, calidad y cantidad exacta en los productos, alcanzar un liderazgo total a travs de un mejor posicionamiento en el mercado de la Distribucin de Combustibles, ofreciendo eficiencia, responsabilidad y garanta tanto en productos como en sus derivados.

1.2. Identificacin de los Problemas Existentes: Necesidades. En vista de estos antecedentes y pese a existir control en todos los campos en este momento, se detecta algunos problemas como son: Robo de combustible por parte de los tanqueros que realizan los fletes de combustible.

Adulteracin del combustible.

Mal servicio al cliente, por contratacin de personal no calificado. Alteracin de Facturas por no existir control y honradez por parte del personal

En el departamento contable no existe organizacin y mtodos que abran y particularicen funciones, delegando responsabilidades a cada empleado, todos rotan y personal de confianza cierra todo el proceso del efectivo, es decir recibir cobros clientes, cerrar cajas, manejar contablemente crditos de clientes, hacer los depsitos, llevar chequeras y conciliaciones bancarias; lo cual bajo ninguna Norma Venezolana de Auditora, es permitido y ste sera un punto crtico dentro de la Gasolinera, ya que da lugar a: malversaciones, uso indebido del dinero, robos y desfalcos, habindose dado casos con justificaciones incoherentes, sin que se haya tomado ninguna accin para corregir stos problemas.

No existe un sistema de facturacin mecanizada e informtica que controle inventarios y enlace con Contabilidad

Estos seran algunos de los problemas que se particularizan en la ESTACIN DE SERVICIO COMBUSTIBLES BRUZUAL & SUCESORES, de propiedad de la SRA. IRENE MARIBEL DUARTE.

Con ste antecedente existe la necesidad de implementar el desarrollo de un Manual Administrativo que ayude a solucionar con responsabilidad los problemas que se presentan en el manejo de los procesos o actividades que desempea la misma.

Formulacin del Problema de Investigacin. La problemtica planteada se origina por la implementacin de nuevos procedimientos que no han sido definidos por la gerencia, lo que ocasiona en muchos casos el desconocimiento por parte de los empleados de la forma en que estos deben proceder antes ciertas actividades. Dichos procedimientos aun no han sido definidos con claridad y no han sido escritos o documentados de forma tal que brinden una gua, que a su vez delimiten las responsabilidades de cada integrante del equipo; no permite que la gerencia pueda monitorear o verificar el cumplimiento de cada una de las tareas por otra parte genera un retraso en la generacin de la informacin al no tener un procedimiento claro definido en el que se designen a los responsables del envo de la informacin ocasiona que la informacin financiera muchas veces pueda estar desactualizada.Al desatender este problema se genera desorganizacin, dificultad y errores por parte de la empresa, el trabajador y en la informacin comunicada, que ms adelante pudiese traer consecuencia mayor como un conflicto empresarial, e incluso un cuestionamiento de la empresa debido a la discrepancia de la informacin enviada, debido a que todos los procesos y reportes efectuados por este departamento.En caso de no solventar la situacin, es decir definir de manera incorrecta los nuevos lineamientos traera como consecuencia un conflicto entre las empresas, discrepancia, prdida detiempoe incluso problemas a nivel monetario, y a su vez un problema para PDVSA que es el responsable de stas. Por tanto, surgen las siguientes inquietudes, El diseo del manual de normas y procedimientos ayudar a que todos los trabajadores, la Gerencia, realicen su labor de manera eficiente?Cul ser situacin administrativa y contable de la Estacin de Servicio Bruzual? La falta de conocimientos administrativos y contables afecta el funcionamiento de la Estacin de Servicios Bruzual?

1.3. Delimitacin.La Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores , se encuentra ubicada la Parroquia Bruzual, Municipio Autnomo Muoz, Estado Apure, a 40 minutos de la Poblacin de Bruzual, va Mantecal, por la Carretera Nacional, frente al Casero Guaritico. Se realiza un Manual Administrativo para la optimizacin de los procesos comerciales de dicha estacin durante el perodo 2015 2016.

1.4. Justificacin.La presente investigacin tiene la finalidad de disear un manual de normas y procedimientos, que servir como fuente de apoyo para conocer el nuevo funcionamiento interno respecto a la descripcin de tareas, responsabilidades, ubicacin y requerimientos de cada departamento, permitiendo as incrementar laeficienciapara garantizar una adecuada funcin administrativa de direccin, coordinacin, planificacin y control en la Gerencia de la empresa.En vista de que la distribucin y comercializacin de combustibles en Estaciones de Servicio ubicadas en la Parroquia Bruzual es importante ya que en el sector poblado y comercial no se dispone de competencia, puesto que al oriente est otra Gasolinera que se encuentra a unos 45 kilmetros y hacia el Occidente existe otra a unos 6 kilmetros, por sta razn se debera aprovechar la ubicacin privilegiada y tratar de obtener los mejores rditos.Esto se lograra con un buen estudio y mejoramiento de todas las falencias que se presentan, ya que por su actividad requiere muchos controles, manejos especiales, planes y programas de contingencias adecuadas, acatamiento a lineamientos, legislacin y estndares ambientales establecidos por diferentes entes reguladores de dicha actividad, y la misma comercializadora PDVSA que abandera la distribucin. La inobservancia a todos los controles que ejercen stos funcionarios, a la Gasolinera le costara multas que van en rangos altos y la reincidencia ocasionara el cierre temporal o definitivo de la misma; por sta razn es necesario que sta actividad tenga un tratamiento especial en cuanto a controles se refieren, sobre todo el impacto Ambiental que genera contaminacin con la emisin de gases y efluentes lquidos, manejo de los desechos slidos, higiene industrial, etc. Sera diligente, adecuado y oportuno proponer el desarrollo de un Manual Administrativo que ayudar a solucionar los problemas que se presentan en el manejo administrativo y financiero, en la comercializacin y distribucin de combustible. De all que se iniciara con recopilacin de informacin interna y externa, para determinar los elementos tcnicos, contables, legales, de control que se presentan en la comercializacin y distribucin de combustibles, en la Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores , con la finalidad de optimizar todos los procesos en las diferentes fases del manejo del combustible.As como soportar tcnicamente cada una de las actividades administrativas y contables dentro del desenvolvimiento cotidiano con el recurso humano que dispone la Gasolinera, asignando funciones y delegando responsabilidades a cada puesto de trabajo, que redunde en beneficio de los intereses del propietario as como de los clientes que cargan el combustible, precautelando la vida del personal que trabaja en horarios nocturnos y sancionando al personal deshonesto.

1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

1.5.1. OBJETIVO GENERAL:Disear un Manual Administrativo de Normas y Procedimientos para la Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores , en la Parroquia Bruzual, Municipio Muoz del Estado Apure.

1.5.2. OBJETIVOS ESPECFICOS: Evaluar los procedimientos de cada departamento, con la finalidad de establecer qu necesitan para completarlos y que se lleven a cabo las tareas de la mejor manera. Disear flujogramas de proceso para cada cargo de la Empresa. Determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de cada departamento, con el fin de encontrar los puntos que puedan afectar el funcionamiento y aquellos que puedan reforzarse para el mejoramiento de esta unidad. Elaborar el Manual de normas y procedimientos para la Empresa. Realizar un diagnstico del actual desenvolvimiento de actividades relacionadas a la comercializacin y distribucin de combustibles, as como al aspecto administrativo y contable en stas reas. Analizar cada proceso, de cmo se lleva a efecto la comercializacin del combustible en la Parroquia de Bruzual. Reconocer las actividades que implican la distribucin y venta de Combustibles.

CAPITULO II

MARCO TERICO

2.1. ANTECEDENTES:En revisiones bibliogrficas realizadas y por informacin tecnolgica (Internet), se han encontrado investigaciones similares a la presente.

CEVALLOS, Carla. (2008). En su Proyecto de Grado. Modelo de Calidad De Servicio Al Cliente Para Mejorar La Comercializacin de Combustible en La Estacin De Servicio El Fogn. Tiene como objetivo general establecer un modelo de calidad de servicio al cliente que potencie la comercializacin de los productos de la Estacin de Servicio El Fogn.

ROSARIO, Vallejo. (2009). En su Tesis de Grado titulado: Manual De Procedimientos Para la optimizacin De Los Procesos de Comercializacin Y Distribucin de Combustible en la Estacin de Servicio Gran Marcelino. Tiene como objetivo Disear un Manual de Procedimientos para optimizar los procesos de comercializacin y distribucin del combustible, en la Estacin de Servicio Gran Marcelino que permita controlar el manejo de recursos, brindar mejor servicio al cliente y cumplir con los entes reguladores, orientando la estandarizacin de los procedimientos administrativos y contables.

PORTILLA, Mayra. (2014). En su trabajo de Grado titulado: Diseo de un Sistema Contable, Administrativo y de Control Interno para la Estacin de Servicios (Gasolinera) Petrocomercial Morejon 1 de la Ciudad de Ibarra, Provincia de Imbabura. Su objetivo principal es conocer la situacin actual de la Estacin de Servicios Petrocomercial Morejn 1, con la finalidad de determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas con el fin de establecer el control interno existente en la gasolinera.

2.2. BASES TERICAS.

Sistemas De Administracin De Inventarios.Un sistema de administracin de inventarios es aquel, en el que se establecen mediante una metodologa adecuada, las cantidades necesarias de almacenar y mantener de determinados productos y artculos, a fin de cubrir futuras ventas o usos de los mismos.

Qu es Un Manual Administrativo?Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin.

Cules son los Objetivos de los Manuales? Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

Cmo se Clasifican los Manuales?1. Por su Contenido: Se clasifican en: De Organizacin: Es dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa.

De Procedimientos: Se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

De Polticas: Se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa.

De Bienvenida: Diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc.

2. Por su mbito: Generales: Contienen informacin de la totalidad de la organizacin.

Especficos:Consignan informacin de un rea o especfica.

Qu contiene un Manual de Descripcin de Puestos?Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

Contabilidad:La contabilidad es un sistema de informacin mediante el cual se registra, clasifica, mide y resume, todas las operaciones o transacciones econmicas que realizan las empresas, consejos comunales y unidades productivas, para as emitir un resultado financiero (expresado bsicamente en trminos monetarios), con el fin de que puedan evaluar la situacin financiera.

CONTABILIDAD

SISTEMA DE INFORMACION

COMUNICAMIDE RESUMEREGISTRACLASIFICA

Cada operacin diaria de una actividad productiva, debe ser registrada en anotaciones elementales y no ser dejadas a la memoria. Se pueden reflejar mejor los ingresos y gastos efectuados. Mejor control de las deudas adquiridas. Se pueden efectuar con mayor facilidad las comparaciones mensuales necesarias, con fines de anlisis y planificacin futura.

El proceso contable, primeramente se registra en el libro de inventario todo lo existente para iniciar las operaciones, luego se realizan las anotaciones (de cada operacin) en el libro diario; los ingresos, costos, gastos, activos, pasivos y patrimonio. Estas anotaciones deben ser verificadas y soportadas por comprobantes, tales como: facturas de ingreso, planilla de depsito, efectivo, cheque, letra de cambio, pagar, nota de crdito, nota de debito, factura de compra de bienes o servicios, certificados de inversin, otros certificados, tickets de caja, entre otros. As funciona el Ciclo Contable:

Balance de ComprobacinPases al Libro MayorRegistro en el Libro DiarioRegistro en el Libro de Inventario

Generalmente de ComprobacinCaja, Banco, Cuenta por Cobrar, y OtrasVerificacin de Documentos o Comprobantes

Fecha de CierreHoja de TrabajoEstados Financieros

Balance General, Ganancias y Prdidas

Ajustes y Correcciones

Clasificacin de las Cuentas:1. Cuentas Reales: Son cuentas de activos, pasivos y patrimonio, por lo tanto representan bienes, derechos u obligaciones que se reflejan en el balance general, cuyo saldo afecta los ejercicios econmicos siguientes.

a) Activo: Representados por los bienes y derechos que posea la empresa, los cuales conformaran el balance general. Y se clasifican de la siguiente manera: Activo circulante. Activo fijo tangible. Activo a largo plazo. Propiedad, planta y equipo. Activo intangible. Cargos diferidos. Cuentas de orden. Otros activos.b) Pasivo: Son todas las deudas u obligaciones adquiridas por la empresa (bien sea, por crditos o servicios pendientes por pagar). Se clasifican de la siguiente forma: Pasivo circulante. Pasivo a largo plazo.c) Patrimonio o Capital: Es la diferencia entre el activo menos el pasivo, y representa el valor segn libros de la inversin de los asociados de la empresa. Para fines de su presentacin, est integrado de la siguiente manera: Donaciones. Legados. Reservas Irrepartibles.

2. Cuentas Nominales o de Resultados: Son cuentas de ingreso y de egreso que integran el estado de resultado o de ganancias y prdidas, que se deben cerrar en los libros de contabilidad de la empresa cuando termina o se cierra el ejercicio econmico, mediantes asientos de cierre que se realizaran en el libro diario.

3. Cuentas de Valoracin de Activos: Indica la parte gastada, consumida o prdida de determinados activos, cuyos montos disminuyen el valor de los mismos.4. Cuentas Transitorias: Esta figura en los libros de la empresa por tiempos relativamente cortos y desaparece de los mismos cuando han cumplido su funcin.

5. Cuentas de Orden: No afectan el activo, el pasivo ni el patrimonio de la empresa; pero que deben reflejarse en el balance general, despus del Total del Activo y despus del Total Pasivo y Capital. Se identifican dentro de estas cuentas: banco, cuenta giros al cobro, fianza a empleados per contra, mercanca pignorada per contra, mercanca consignada y mercanca enviada en consignacin.

Teora del Cargo y del Abono:La contabilidad se basa en la partida doble, lo que significa que si hay un cargo debe haber un abono, implicando que si se carga una cuenta deber abonarse otra. Es la base fundamental de la contabilidad, para el registro de las operaciones y su base es la ecuacin del patrimonio, A= P + C; para que la ecuacin este en equilibrio es necesario: El activo aumente por el lado izquierdo de la cuenta (debe) (cargo). El pasivo aumente por el lado derecho de la cuenta (haber) (abono). El capital aumente por el lado derecho de la cuenta (haber) (abono).

Anlisis de la teora del cargo y del abono, se realizara a travs de la utilizacin de las cuentas T, cuya estructura es la siguiente:DEBE HABER CARGO ABONO CARGAR ABONAR DEBITO CREDITO DEBITAR ACREDITARLos Libros de Contabilidad:La empresa debe llevar tres (03) libros de contabilidad por obligatoriedad de las leyes: Libro Diario, Libro Mayor y el Libro de Inventarios/Balances, que recogern los resultados de la contabilidad llevada por este tipo de organizacin.Los libros contables deben ser autorizados por ante el Registro Inmobiliario del Municipio Correspondiente, antes de realizar cualquier asiento o registro contable en ellos.Los libros contables, al ser autorizados reflejan un sello estampado en el primer folio con una nota fechada y firmada por el Registrador. Este sello del registro es colocado en el resto de las pginas del libro, por ambos lados. Todas las anotaciones o registros realizados en los mismos, deben estar apoyados por los comprobantes o facturas correspondientes.Estas organizaciones pueden llevar otros libros auxiliares segn sean necesarios, distintos a los principales.

1) El Libro Diario: En ste libro se asentarn da por da, las operaciones que hagan las empresas, de modo que cada cuenta utilizada exprese claramente quien es el acreedor (a quien se le debe) y quien es el deudor (quien debe), en la transaccin registrada. O se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de sus operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones da por da. Si la empresa opta por registrar en el libro diario, un asiento de resumen mensual, de las actividades realizadas, deber llevar los libros auxiliares con el fin de asentar en estos, las operaciones realizadas da por da, de manera que permita obtener las sumas de las mismas (ver anexo N 01). Los asientos realizados en el libro diario pueden ser de dos tipos: asientos simples y asientos compuestos.1) Los asientos simples, son aquellos en los cuales se manejan o identifican solamente dos (02) cuentas; se carga o se debita a una cuenta y a la otra se acredita o de abona.

2) Los asientos compuestos, son aquellos en los cuales se manejan o identifican tres (03) o mas cuentas; se cargan o se debitan una o dos cuentas y se acredita o se abona una cuenta o ms.

El libro diario presenta la siguiente estructura y el siguiente rayado:

Fecha: En sta columna y el primer termino se registra el ao, el cual no se repite a menos a menos que cambie o que cambiemos de folio; seguidamente se registra el mes, enseguida del mes (a la derecha) se registra el da.

Cuenta y Explicacin: Lo primero que se registra en esta columna es el nmero de la transaccin o asiento, a la mitad del espacio disponible, seguidamente y pegados a la lnea donde inicia la columna se escriben las cuentas que se debitan (Debe); y las cuentas que se acreditan (Haber) se separan unos 3 centmetros de la lnea que divide la columna de la anterior. Seguidamente de la identificacin de las cuentas contables afectadas, se hace una descripcin de la operacin o transaccin registrada.

Referencia (Ref.): Es el nmero del folio del libro mayor donde est registrada la cuenta que se est debitando (Debe) o acreditando (Haber). Debe: En esta columna se registran las cantidades de las cuentas que se debitan.

Haber: En sta columna se registran las castidades de las cuentas que se acreditan. 2) El Libro Mayor: Este libro se caracteriza porque todo lo que se registra en el Libro Diario debe pasar a l, empezando desde el folio N 2, porque el folio N 1 es utilizado por el sello de la Oficina de Registro que autoriza los libros. Se debe destinar un folio para cada cuenta contable, el cual contendr la siguiente estructura (fecha, cuenta y explicacin, referencia, debe, haber y saldo), ver anexo N 02.

3) El Libro de Inventario y Balances: Todas las organizaciones al comenzar sus operaciones (al momento de su registro), y al fin de cada ejercicio econmico, har en este libro una descripcin detallada de todos su bienes tanto muebles, como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no con su comercio.Adems, este libro contendr el estado de resultado conocido como Estado de Ganancias y Prdidas, el cual deber demostrar con evidencia y verdad los excedentes obtenidos y los dficit sufridos al termino de su ejercicio econmico. El Balance General y Estado de Resultado registrado en este libro debe ser firmado por todos los asociados de la empresa como muestra de la aprobacin del mismo.El Libro de Inventarios y Balances tiene la misma estructura y columnas del Libro Diario, pero sin que en ella se identifique las palabras Debe y Haber.

4) Los Libros Auxiliares de Contabilidad: Estos libros permiten descargar o aligerar el trabajo en los libros principales, ya que en estos se detallarn todas las transacciones. Si bien el uso de este libro no es obligatorio mas sin embargo su empleo es de gran utilidad por lo que se recomienda a continuacin la tenedura de los siguientes libros auxiliares: Libro Auxiliar Banco. Libro Auxiliar Cuenta por Cobrar. Libro Auxiliar Cuenta por Pagar.

La Conciliacin Bancaria:Es una tcnica que le permite a las empresas, al final de cada mes confrontar los registros realizados en el Libro Auxiliar de Banco, y los realizados por el Banco segn el Estado de Cuenta Bancario o la Libreta de Ahorro, y de determinarse una diferencia habr que analizar en bsqueda de la misma. A esta accin se le conoce como Conciliacin Bancaria (ver anexo N 03).

Mtodo de Saldos Encontrados:Consiste en que a partir del saldo de cierre mensual del Banco segn el Estado de Cuenta Bancario aplicando los Dbitos o Crditos al lugar, se llega a saldo segn el Libro Auxiliar de la empresa.Pasos a seguir:1. Se identifican los cargos o abonos diferidos (cheques emitidos y no cobrados por el beneficiario o depsitos no hechos efectivos por el Banco).2. Se identifican las notas de debito o notas de crditos no registradas en el Libro Auxiliar Banco de la organizacin.

Principios de Contabilidad:Enlacontabilidadactual se parte de un sistema de supuestos, doctrinas, axiomas y convenciones englobados en lo que se denomina principios contables generalmente aceptados. Muchos de estos principios han tenido una lenta evolucin a lo largo de la historia y tan slo los ltimos avances contables realizados en dcadas recientes estn reflejados en las leyes. A continuacin se exponen algunos de los principios contables ms comunes.

ElPrincipiodeEmpresa en Funcionamiento: Afirma que la gestin de la empresa tiene una duracin ilimitada por lo que los principios contables restantes no irn encaminados a valorar los activos y el valor del patrimonio de la empresa como si stos fueran a ser vendidos de un modo total o parcial.

ElPrincipiodePrudencia: Afirma que slo debern contabilizarse los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio; sin embargo, las prdidas posibles, an sin ser ciertas, se contabilizarn desde que se considere que se pueden producir.

ElPrincipiodeRegistro: Establece que los hechos econmicos deben registrarse cuando nazcan los derechos u obligaciones que dichos hechos originen. Cuando no se trate de una transaccin de la empresa con el exterior se registrarn slo cuando se haya producido el autntico consumo del activo.

ElPrincipiodePrecio de Adquisicin: Exige que todos los bienes y derechos se contabilicen por su precio de adquisicin o coste de produccin. Este principio deber aplicarse siempre, salvo que alguna ley establezca excepciones de forma explcita, en cuyo caso deber redactarse una memoria en que se especifique la aplicacin de dicha excepcin.

ElPrincipiodelDevengo: Establece que la imputacin de ingresos y gastos deber hacerse en funcin de la corriente real de bienes y servicios con independencia de cundo se produzca la corriente monetaria o financiera. ElPrincipiodeCorrelacin de Ingresos y Gastos: Afirma que el resultado del ejercicio estar constituido por los ingresos de dicho periodo, menos los gastos del mismo realizados para obtener los primeros, as como por los beneficios y quebrantos no relacionados de forma clara con la actividad de la empresa.

ElPrincipiodeNoCompensacin: Impide que se equilibren las partidas del activo y del pasivo del balance, ni las de gastos e ingresos que integran la cuenta de prdidas y ganancias establecidas en los modelos de cuentas anuales. Por ello, habr que valorar por separado los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y el pasivo.

ElPrincipiodeUniformidad: Establece que, una vez adoptado un criterio para la aplicacin de los principios contables, entre todas las alternativas posibles, deber mantenerse dicho criterio a lo largo del tiempo hasta que se alteren los supuestos que motivaron la eleccin del criterio en cuestin.

ElPrincipiodeImportancia Relativa: Sostiene que podr admitirse la no aplicacin estricta de algunos de los principios contables, siempre y cuando la importancia relativa en trminos cuantitativos de la variacin que tal hecho produzca tenga una trascendencia escasa y, en consecuencia, no altere el resultado de las cuentas anuales.

Elprincipalobjetivo: la imagen fiel consiste en que, en caso de conflicto entre principios contables obligatorios, deber prevalecer el que mejor conduzca a que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa. No obstante, el principio de prudencia tendr un carcter preferencial sobre los dems.2.3. BASES LEGALES:

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela.Artculo 308.El Estado proteger y promover la pequea y mediana industria, las cooperativas, las cajas de ahorro, as como tambin la empresa familiar, la microempresa y cualquier otra forma de asociacin comunitaria para el trabajo, el ahorro y el consumo, bajo rgimen de propiedad colectiva, con el fin de fortalecer el desarrollo econmico del pas, sustentndolo en la iniciativa popular. Se asegurar la capacitacin, la asistencia tcnica y el financiamiento oportuno.

Cdigo de Comercio de VenezuelaArtculo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Artculo 33. El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que ste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampar en todas las dems hojas el Sello de la oficina.

Artculo 34. En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas.

Artculo 35. Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formacin.

Artculo 36. Se prohbe a los comerciantes: 1) Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2) Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. 4) Borrar los asientos o partes de ellos. 5) Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Artculo 44. Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir del ltimo asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, sern clasificadas y conservadas durante diez aos.

Pertinencia del Proyecto de Investigacin con el Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin. Plan de la Patria 2013-2019

2do. OBJETIVO HISTRICO: Continuar Construyendo El Socialismo Bolivariano Del Siglo Xxi, En Venezuela, Como Alternativa Al Sistema Destructivo Y Salvaje Del Capitalismo, Y Con Ello Asegurar La Mayor Suma De Seguridad Social, Mayor Suma De Estabilidad Politica Y La Mayor Suma De Felicidad, Para Nuestro Pueblo.

OBJETIVOS NACIONALES.2.1. Propulsar la transformacin del sistema econmico, en funcin de la transicin al socialismo bolivariano, trascendiendo el modelo rentista petrolero capitalista hacia el modelo econmico productivo socialista, basado en el desarrollo de las fuerzas productivas.2.2. Construir una sociedad igualitaria y justa.2.3. Consolidar y expandir el poder popular y la democracia socialista.2.4. Convocar y promover una nueva orientacin tica, moral y espiritual de la sociedad, basada en los valores liberadores del socialismo.2.5. Lograr la irrupcin definitiva del Nuevo Estado Social y Democrtico, de Derecho y de Justicia.

3er. OBJETIVO HISTRICO: Convertir A Venezuela En Un Pas Potencia En Lo Social, Lo Econmico Y Lo Poltico Dentro De La Gran Potencia Naciente De Amrica Latina Y El Caribe, Que Garanticen La Conformacin De Una Zona De Paz En Nuestra Amrica.

OBJETIVOS NACIONALES.3.1. Consolidar el papel de Venezuela como Potencia Energtica Mundial.3.2. Desarrollar el podero econmico de la Nacin en base al aprovechamiento ptimo de las potencialidades que ofrecen nuestros recursos para la generacin de la mxima felicidad de nuestro pueblo, as como de las bases materiales para la construccin de nuestro socialismo bolivariano.3.3. Conformar y ampliar el podero militar para la defensa de la Patria.3.4. Profundizar el desarrollo de la nueva geopoltica nacional y regional, latinoamericana y caribea.

2.4. TRMINOS CONTABLES: Activos: Bienes y derechos que posee una unidad productiva.

Activo Circulante: Bienes y derechos que tiene cierta rotacin o movimiento constante y de fcil transformacin en dinero efectivo.

Activos Fijos: Bienes y derechos cierta permanencia o fijeza, adquiridos con el propsito de usarlos y no de venderlos.

Auditora: Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente.

Balance Contable: Estado Contable que muestra el total de activos, el total de pasivos y el patrimonio de una empresa en un momento del tiempo. La hoja de balance a su lado derecho muestras los activos, y en su lado izquierdo los pasivos y el patrimonio, debiendo cumplirse siempre la misma igualdad: ACTIVOS= PASIVOS + PATRIMONIO.

Balance General: Denominado tambin Estado de Situacin Financiera. Se trata de un documento que muestra el valor y la naturaleza de los recursos econmicos de una empresa, as como los intereses conexos de los acreedores y la participacin de los dueos en una fecha determinada. (Ver anexo N 04)

Combustible: Hidrocarburo cuyo despacho es a granel y sirve para el funcionamiento de motores de combustin interna.

Estado Financiero: Informe que refleja la situacin financiera de una empresa. Los ms conocidos son: el balance contable y el estado de prdidas y ganancias.

Estacin de Servicios: Todo lugar fsico donde se recibe, almacena y/o expende combustible por surtidor o dispensador.

Pasivo: Conjunto de deudas con terceras personas que tiene una empresa en un momento dado.

Patrimonio: Es el valor lquido del total de los bienes de una persona o una empresa. Contablemente es la diferencia entre los activos de una persona, sea natural o jurdica, y los pasivos contrados con terceros. Equivale a la riqueza neta de la sociedad.

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

3.1. TIPO DE INVESTIGACIN:Arias Fidias, (2004) define: el tipo o tipos de investigacin, las tcnicas y los instrumentos que sern utilizados para llevar a cabo la indagacin. Es sobre cmo se realizara el estudio para responder al problema planteado. (P.98).

La metodologa es la etapa fundamental de la investigacin, puesto que en sta fase del estudio el investigador debe disear las tcnicas de recoleccin de datos y anlisis de los mismos, donde se demostrar la confiabilidad y fiabilidad de la informacin recolectada mediante dichos instrumentos. Por consiguiente la investigacin implica:a) El descubrimiento de algn aspecto de la realidad.b) La produccin de un nuevo conocimiento, el cual puede estar dirigido a incrementar los postulados tericos de una determinada ciencia (investigacin pura o bsica); o puede tener una aplicacin inmediata en la solucin de problemas prcticos (investigacin aplicada).

Son investigaciones puras aquellas que los conocimientos no se obtienen con el objeto de utilizarlos de un modo inmediato, aunque ello no quiere decir, de ninguna manera, que estn totalmente desligados de la prctica o que de sus resultados, eventualmente, no vayan a ser empleados para fines concretos en un futuro ms o menos prximo.La investigacin aplicada persigue, en cambio, fines ms directos e inmediatos. La investigacin pura y la aplicada no son formas contrapuestas y desligadas entre s.El tipo de investigacin que se aplic en ste estudio es la de campo; ya que consisti en la recoleccin de datos directamente con las personas de la Estacin de Servicio Combustibles Bruzual & Sucesores, donde ocurre la problemtica ya planteada.

3.2. DISEO DE LA INVESTIGACIN:Segn Arias, (2006), el diseo de investigacin es la estrategia que adopta el investigador para responder al problema planteado. En sta seccin se definir y se justificar el tipo segn el diseo o estrategia por emplear.La investigacin documental es un proceso basado en la bsqueda, recuperacin, anlisis, crtica e interpretacin de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales electrnicas. Este tipo de investigacin ser la utilizada para la creacin de la Unidad de Inteligencia Financiera.La investigacin de campo es aquella que consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la informacin pero no altera las condiciones existentes.La investigacin experimental es un proceso que consiste en someter a un objeto o grupo de individuos a determinadas condiciones, estmulos o tratamientos (variable independiente), para observar los efectos o reacciones que se producen (variable dependiente).

3.3. POBLACIN:Segn Palella y Martins (2006), como la poblacin es el conjunto finito o infinito de elementos, personas o cosas pertinentes a una investigacin y que generalmente suele ser inaccesible (p.115), en consecuencia, para efectos de la presente investigacin, la poblacin objeto viene representada por 8000 personas, entre adultos y nios y en las zonas adyacentes son 11.000 entre nios y adultos.

3.4. MUESTRA:Segn Palella y Martins (2006), la muestra es la porcin, parte o subconjunto que representa a toda la poblacin (p.120). En tal sentido para la presente investigacin, la muestra estar personificada por la Empresa Estacin de Servicios Combustibles Bruzual & Sucesores por considerarse finita, el cual est estructurada por 15 personas (empleados).

3.5. INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS:Segn Arias, (2006), sostiene que el instrumento de recoleccin de datos son ejemplos de tcnicas de recoleccin de datos la observacin directa, la encuesta en sus diferentes modalidades, (entrevista o cuestionario) el anlisis documental, anlisis de contenido entre otras. (p.78).En ste caso, la tcnica de la encuesta supone la utilizacin del cuestionario. Esta encuesta estar estructurada en preguntas cerradas de fcil entendimiento y manejable tanto por el encuestado, como por el encuestador.Para la presente investigacin consiste en aplicar estrategias de modo directo, donde se encuentre una interaccin entre la poblacin y el investigador lo que te va facilitar la informacin real de la problemtica. Para el presente planteamiento se tomaran como patrn de tcnica de recoleccin de datos la encuesta y el cuestionario.

CAPITULO IV

PLANIFICACION DEL PROYECTO

4.1. Plan de Accin:En la presente investigacin se plante la necesidad de elaborar un Manual de Sistemas y Procedimientos Contables Administrativos para mejorar el rendimiento de la Empresa Estacin de Servicios Bruzual y en consecuencia mejorar su rentabilidad.Para lograr tal fin, acudiremos a toda la bibliografa existente y a la informacin resultante de nuestra encuesta realizada a los obreros, empleados y propietarios de la empresa Estacin de Servicios Bruzual. Para ello tabularemos y analizaremos la informacin recolectada y de all determinaremos las necesidades a cubrir con el presente trabajo.

Este trabajo nos consumir un espacio de tiempo determinado y para tal objetivo consideramos que en cinco (5) semanas estar lista toda la informacin, aplicacin de instrumento, recopilacin de la informacin y tabulados los resultados.

Este tipo de trabajo se recomienda su elaboracin conjuntamente con la parte interesada, para que el compromiso de corresponsabilidad se ponga de manifiesto para los miembros de esta empresa sucesoral.

El equipo estar conformado por los integrantes de esta investigacin conjunto con la representante legal de la empresa con todos los datos disponibles y recolectados.

4.2. Cronograma de Actividades:Objetivo General: Disear un manual de normas y procedimientos para laEstacin de Servicio Bruzual, en la Parroquia Bruzual, Municipio Muoz del Estado Apure

Objetivos EspecficosActividadesTiempo de ejecucinRecursosResponsables

Identificar los objetivos y funciones actuales de los obreros y empleados de la empresa, con el fin de verificar cuales son los lineamientos y procesos que estn llevando a cabo. Realizacin de entrevista. Elaborar planes Revisin de planes 10 horas (01 semana)Humanos BachilleresMateriales: Lapiz Hojas BlancasInvestigadoras

Evaluar los procedimientos de cada departamento, con la finalidad de establecer qu necesitan para completarlos y que se lleven a cabo las tareas de la mejor manera. Evaluacin de cargos.10 horas(01 semana)

Humanos BachilleresMateriales: Lapiz Hojas Blancas Cmara FotogrficaInvestigadoras

Indicar las unidades responsables de suministro y recepcin de informacin, para definir el origen y destino de la informacin requerida. Analizar los procedimientos para determinar responsabilidades10 horas(01 semana)Humanos BachilleresMateriales: Lapiz Pizarra Marcadores Hojas BlancasInvestigadoras

Determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de cada departamento, con el fin de encontrar los puntos que puedan afectar el funcionamiento y aquellos que puedan reforzarse para el mejoramiento de esta unidad. Asamblea con todos los involucrados para explicar la propuesta completa.04 horas

Humanos BachilleresMateriales: Lapiz Video Beam Hojas Blancas Cmara FotogrficaInvestigadoras

Elaborar el Manual de normas y procedimientos para la Empresa. Elaboracin del manual con la informacin recolectada.Humanos BachilleresMateriales: Lapiz Computadora Hojas Blancas.Investigadoras

Fuente: Autoras: Leguisamo Lisnel; Hernndez MaraCAPITULO V

PRESENTACIN DEL PRODUCTO LOGRADO POR EL PROYECTO DE INVESTIGACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS CONTABLES DE LA EMPRESA:ESTACIN DE SERVICIO COMBUSTIBLE BRUZUAL &SUCESORES

DEFINICION DE PROCESO:Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica.

DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS:Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y normas establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, y otros.

DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO:Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se trata de manuales que orienten la ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y las Leyes. En este instructivo para tener didcticos los trminos "proceso y procedimiento" se emplea en forma anloga, especialmente por que se est describiendo el trabajo de una persona responsable y de all se origina la descripcin del Manual de Funciones.

DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y servicios.Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, como?, donde?, para qu?, por qu? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS: Poltica: Se define como la orientacin, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado.

Norma: Disposicin de carcter obligatorio, especfico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una poltica.

Reglamento: Conjunto de polticas, normas y procedimientos que gua el desarrollo de una actividad. Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la informacin necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que ste se realiz de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.

Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un procedimiento para ejecutar la accin o tarea de acuerdo con las normas establecidas en los reglamentos.

OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad y responsabilidad para complementar los controles de la organizacin.

Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida.

Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto.

Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables diseados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin.

La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin proyectada y los objetivos futuros.

La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as como la extensin de los necesarios.

Elementos esenciales para practicar auditoras, interventoras y en general evaluaciones internas e independientes o externas.

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SEGUN SUS ELEMENTOS.

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Ttulo: se indicar la razn de ser de acuerdo con el contenido, en forma breve y concisa.Cdigo: de acuerdo a los centros de costo.

2. Introduccin: explicacin general del procedimiento

3. Organizacin: estructura micro y macro de los procedimientos de la empresa

4. Descripcin del Procedimiento:4.1. Objetivos de Procedimiento: propsito del mismo.4.2. Base Legal: normas aplicables al procedimiento de orden gubernamental o internas, requisitos, documentos y archivo.4.3. Descripcin Rutinaria del Procedimiento u Operacin y sus Participantes: pasos que se deben hacer, cmo y porqu, identificando el responsable.4.4. Grfica o Diagrama de Flujo del Procedimiento: Flujograma

5. Responsabilidad, autoridad o delegacin de funciones del proceso, las cuales entrarn a formar parte de los"Manuales de Funciones" en los que se establecer como parte de las labores asignadas individualmente en los diferentes funcionarios.

6. Medidas de Seguridad, Prevencin y Autocontrol, aplicables y orientadas a los procedimientos, para evitar desviaciones.

7. Informes: econmicos, financieros, estadsticos, de labores y autocontrol.

8. Supervisin, evaluacin, examen y autocontrol de oficinas encargadas del control, con sus recomendaciones para lograr mejoramiento continuo y calidad.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU JUSTIFICACION CON EL CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.Estos Manuales de Procedimientos, se desarrollaran para cada una de las actividades, reas u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, dependiendo de estos elementos la aplicacin del contenido sealado anteriormente y que se resumen as:1) Establecer objetivos para los diferentes procesos.2) Definir polticas, guas, procedimientos y normas, donde no exista ninguna.3) Sistema de organizacin que enmarca la estructura de la empresa.4) Limitacin de autoridad y responsabilidad para cada funcionario.5) Normas de proteccin y utilizacin de los recursos, como elemento de control.6) Sistema de mritos y sanciones para administracin del personal relacionadas con evaluacin y cumplimiento.7) Aplicacin de recomendaciones para el mejoramiento contino.8) Sistemas de informacin, base de las comunicaciones y la publicidad. 9) Procedimientos y normas que sealan un mismo lenguaje.10) Mtodos de control y evaluacin de la gestin con el fin de que la empresa sea eficiente y productiva.11) Programas de induccin y capacitacin del personal, para mejorar el clima de trabajo organizacional.12) Simplificacin de normas y trmites de los procedimientos para trabajar con menos prisa.13) Consistencia de todas las operaciones de la empresa, para no depender de las personas y sus super secretos, como mtodos para lograr estabilidad.14) Base para la evaluacin de los procedimientos y determinar correctivos, como elementos de auditora y control.15) Base para el manejo de nuevas ideas y creatividad del personal de la empresa.16) Elemento esencial para el diseo e implementacin de indicadores, como base para ejercer el control de la gestin, cuyo objetivo es proyectar resultados positivos.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO:Para la representacin grfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizar los siguientes signos universales.

INICIO O FIN

Iniciacin o terminacin del procedimiento al interior del smbolo.

EMPLEADO responsable - DependenciaEn la parte Superior nombre del cargo del responsable de la ejecucin de la actividad, en la parte inferior el nombre de la dependencia a que pertenece.

Descripcin de la actividad

Se describe en forma literal la operacin a ejecutar.

DecisinPregunta breve sobre la cul se toma alguna decisin.

ArchivoArchivo del documento.

Conector de Actividades

Indicando dentro del procedimiento el paso siguiente a una operacin. (lleva en el interior la letra de la actividad).

Conector de fin de pginaUtilizado para indicar que el procedimiento contina en la pgina siguiente.

Flecha indicadorade frecuenciaFlecha utilizada para indicar la continuidad de las actividades dentro del procedimiento.

DocumentoPara indicar por ejemplo un pedido, requisicin, factura, recibo, comprobante, correspondencia, y otros.

Bloque documentos

Para indicar copias mltiples.

RemisION A otroprocedimiento

Lleva el cdigo del procedimiento a seguir.

Cinta magntica

Utilizado cuando se genera un documento en disco blando (diskette).

Tira de sumadora

Informacin que genera una sumadora como parte de un proceso.

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Todos los empleados de la empresa debern consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; adems de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.

Los jefes de las diferentes unidades porque podrn evaluar objetivamente el desempeo de sus subalternos y proponer medidas para la adecuacin de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones. Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medicin del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir prdidas o desvos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases slidas para la evaluacin de la gestin en cada una de sus reas y operaciones.

RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FRENTE AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOSCorresponder a los Jefes de reas funcionales, frente a los manuales de procedimientos: Dirigir su diseo, establecimiento, aplicacin y control. Propender por el cumplimiento y actualizacin de los manuales establecidos. Detectar las necesidades de creacin y actualizacin de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnologas, por medio de un seguimiento permanente. Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuracin de las reas y al cumplimiento de los objetivos. Ser base para la evaluacin del desempeo tanto a nivel individual como de la unidad o dependencia.

OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOSCon el levantamiento de procedimientos por parte de los empleados se pretenden alcanzar los siguientes objetivos: Implementar mtodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la empresa. Identificar los trmites de cada operacin y su funcionario responsable. Identificar las funciones del personal en cada actividad, trmite, proceso, operacin o transaccin. Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duracin total del procedimiento. Ejemplo: Cunto tiempo se gasta el trmite de un contrato, una cuenta, recepcin de suministros, y otros? Establecer controles para fomentar la descentralizacin y desconcentracin de funciones por medio de una adecuada segregacin y planeacin de las cargas de trabajo. Fomentar la modernizacin y simplificacin de los trmites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados. Establecer tiempos estndar o promedio para cada paso de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trmites sin justa causa. Sentar la base documental para la elaboracin de los Manuales de Procedimientos y Funciones. Estimular la innovacin, el constante perfeccionamiento y actualizacin de los procedimientos. Establecer indicadores, estndares, ndices o razones vlidos para evaluar la gestin.

TCNICAS PARA REALIZAR EL LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS:Para hacer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del manual, se pueden utilizar una o varias de las siguientes tcnicas, as:1. A TRAVS DE LOS JEFES DE OFICINA Y EL GRUPO DE TRABAJO PARTICIPANTE EN EL PROCEDIMIENTO: El jefe de oficina, de las distintas unidades de la empresa, en forma simultnea, se rene con todos los empleados de la misma, y nombrando un relator, comenzarn a describir en orden ascendente (1. , 2.), cada una de las actividades que se realizan bajo la responsabilidad individual, para cada uno de los procesos o tareas y se diligencia un Formato nico en borrador, por cada uno, de esta manera quedar registrado el respectivo procedimiento en esa oficina, el que podr continuar en una u otras oficina hasta su culminacin, distinguiendo claramente el inicio y el final de los mismos, sealndose un plazo o fecha fija para ser entregados a los asesores o coordinadores de los manuales, paralelamente se anotaran los objetivos, las medidas de seguridad y de proteccin, la base legal, los informes a elaborar para cada procedimiento, de orden financiero, econmico estadstico o de labores del personal y/o justificacin de las tareas, sealando el Documento base o que es elaborado en el mismo momento, con sus respectivas copias y distribucin de las mismas, sealando su utilizacin que se hace de stas en las otras dependencias, se acompaar una fotocopia, adems se indican los puntos de control, como se indica en este instructivo y se analizarn sugerencias para simplificar el respectivo procedimiento, en sus distintos pasos o tareas, estos formularios sern revisados al final por los jefes de oficina en coordinacin con los asesores o coordinadores de estas tareas hasta llegar al definitivo que se transcribir por computadora y posteriormente se elaborar la respectiva grfica o flujograma e integrando con los dems elementos del Manual de procedimientos.

2. A TRAVS DE UN FUNCIONARIO CON CONOCIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTO: Se designar a un empleado dentro de la oficina quien conformar tambin el grupo de apoyo, con un perfil definido por su destacada colaboracin, inters, criterios de estar de acuerdo con el cambio, y otros. quien asumir la tarea de hacer el levantamiento de los procedimientos en colaboracin con el coordinador o asesores, aplicando los parmetros sealados en el punto anterior, utilizando siempre el formato nico, el cual ha prestado magnficos resultados, necesitando una revisin ms detallada para evitar desviaciones o mentiras de las tareas que componen el procedimiento.

3. A TRAVS DE TALLERES DE ASESORES O COORDINADORES:Los Asesores o Coordinadores mediante entrevistas y encuestas a cada uno de los empleados va diligenciando el formato nico , describiendo las tareas, buscando el orden y la base lgicas del mismo y aplicando todas las explicaciones sealadas en el primer punto de este tema.

4. UTILIZACIN DE LA HOJA DE RUTA: Paralelamente se utilizar la Hoja de Ruta, como se explica ms adelante del presente documento con carcter obligatorio, sea la que fuere la tcnica utilizada, como elemento de confirmacin y comprobacin del respectivo procedimiento, y como resultado se podrn hacer ajustes, previas las explicaciones justificadas del caso.

5. MIXTO: Combinacin de los anteriores mtodos utilizados.

A continuacin se indican las funciones de los grupos utilizados en estas labores de levantamiento, elaboracin, revisin, modernizacin y actualizacin de los Manuales de Procedimientos:FUNCIONES DEL GRUPO DIRECTIVO:La Gerencia, incluyndose, designar un grupo de nivel directivo para que supervise todas las tareas que esto origine como el levantamiento, la revisin, ajustes de los procedimientos y posteriormente su mantenimiento, de acuerdo con las orientaciones de Asesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus funciones son: Dirigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por parte del Grupo de Apoyo, de los Jefes de Oficina u otro mtodo que se utilice. Sealar las directrices y polticas para el levantamiento de los procedimientos actuales. Controlar la ejecucin y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos mediante un plan de trabajo, teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las labores. Canalizar la recoleccin de los distintos procedimientos por cada rea en las fechas o plazos establecidos

FUNCIONES DEL GRUPO DE APOYO:Estar integrado por un representante de cada rea de la empresa segn su organigrama, con un perfil del empleado, as: Que se destaque por su colaboracin, inters, actitud positiva al cambio y la modernizacin; las funciones de este grupo son: Con los Jefes de Oficina y/o el empleado respectivo levantar mediante formato nico los procedimientos actuales efectuando las verificaciones y correcciones de los mismos (en borrador). Acatar y sujetarse a la metodologa y orientaciones emanadas por los Asesores y por estas instrucciones. Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que estn bajo su cargo. Proporcionar sugerencias y recomendaciones para la simplificacin, mejoramiento y modernizacin de los procedimientos, as como el sealamiento de puntos de control. Proponer objetivos, normas legales o base legal medidas de seguridad e informes a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el Manual.

FUNCIONES DEL GRUPO ASESOR O COORDINADORES:Integrado por profesionales de las diferentes reas, con experiencia en la elaboracin e implementacin de Manuales de Control Interno, tendr como funciones: Establecer la metodologa, coordinar el levantamiento de procedimientos tcnicos a cargo de los miembros del Grupo de Apoyo. Coordinar su actualizacin, evaluacin, modificacin y posterior integracin en los Manuales de Procedimientos respectivos.

METODOLOGA:Con el objeto de hacer explcita la metodologa para el levantamiento de los procedimientos, se indica a continuacin adicionalmente las reglas y los formatos, con su uso, diseados para tal fin y que son de obligatorio cumplimiento, en razn a que se deben unificar en toda la empresa.

FASESEl desarrollo de la metodologa para la elaboracin de manuales de procedimientos involucra las siguientes fases:1. Identificacion de Los Procesos Basicos y de Soporte: Al comenzar la elaboracin de los manuales de procedimientos se hace necesario su identificacin mediante un Mapa de Procedimientos que incluya las siguientes clases de procesos: De Gestin desarrollan el objeto social o razn de ser de una empresa. De Asesora, llevan a cabo funciones asesoras tales como la auditoria interna, jurdica, planeacin, informtica, y otros. De Apoyo logstico en donde se encuentran labores de administracin de recursos humanos, financieros, de logstica en s.

Diseado el Mapa de Procedimientos se discriminan sus procesos en procedimientos que componen los mapas especficos.

2. Elaboracion del Catalogo de Procedimientos con Base en el Punto Anterior: Se procede al inventario de procedimientos el cual se debe presentar a manera de catalogo guardando la estructura establecida en los mapas. Se debe entender que cada procedimiento es un conjunto o secuencia ordenada de actividades. Deben formularse nombres que sean representativos y que den una idea general de la actividad principal de cada procedimiento.

Para realizar este trabajo se debe apoyar de las herramientas que a continuacin se exponen. Gestin Estrategica Por Procesos.La Gestin por Procesos incorpora una serie de nuevos componentes necesarios para competir con xito en el nuevo milenio. La clave fundamental de este tipo de gestin es la Priorizacin de los Procesos, es decir, centrarse en lo vital para competir con xito tanto en el presente como en el futuro. En efecto, las empresas transformadoras hacen que la atencin se centre en las actividades que son crticas para la creacin de valor. Como se puede ver, lo novedoso de este sistema es el esfuerzo por priorizar y gestionar sistemticamente los procesos ms crticos para la organizacin, y las consecuencias que dicho sistema puede tener en la estructura organizativa.En la tabla que se presenta a continuacin se pueden observar las diferencias principales entre lo que se podra denominar gestin tradicional y la gestin estratgica.GESTION TRADICIONAL DE PROCESOS GESTION ESTRATEGICA DE LOS PROCESOS

Se centra en los procesos operativos o administrativos que dependen de una unidad funcional. Se centra en los procesos crticos para el xito del negocio, con independencia de las unidades funcionales implicadas.

La responsabilidad es compartida por varias personas, prevaleciendo la organizacin vertical. La responsabilidad es nica, conviviendo la organizacin vertical con la horizontal.

Se evala la eficacia de los procesos. Los procesos se mantienen bajo control.

Mejora gradual y ocasional de los procesos, de carcter reactivo. Mejora gradual y radical, de carcter productivo.

Aprendizaje espordico del propio sector. Benchmarking sistemtico dentro y fuera del sector.

Con los nuevos entornos competitivos, las organizaciones transformadoras, han comprendido la importancia de la aplicacin de gestin estratgica de procesos. Este tipo de organizaciones considera que sus estructuras deben ser temporales, para as o dificultar el logro de los objetivos y facilitar la implantacin de estrategias. Es por ello que la gestin estratgica de procesos es un elemento clave para adaptarse con xito al nuevo entorno y as influir en su desarrollo.De sta manera las organizaciones centran alrededor de actividades que tienen mayor importancia en la generacin de valor aadido para stas, de esta forma, las diferentes actividades y funciones miran hacia su cliente interno o externo y procuran conseguir la mxima satisfaccin y mxima eficacia interna.

PRIORIZACIN DE PROCESOS: Como se menciono anteriormente las organizaciones transformadoras se esfuerzan por priorizar sus procesos y as tener xito en su gestin. Antes de conocer alguna metodologa de esta priorizacin de procesos, sern definidos los conceptos bsicos relacionados con los procesos.

CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS: En materia de gestin los procesos pueden clasificarse en operativos y de apoyo o gestin. Los primeros tienen por objeto entregar los productos o servicios que el cliente externo o interno necesita. Los segundos tienen como objetivo prestar apoyo a los procesos operativos o tomar decisiones sobre planificacin, control, mejoras y seguridad de las operaciones de la organizacin.Algunos ejemplos de procesos de estos dos tipos de procesos, para una organizacin son:1. Procesos Operativos: Conocimiento de Mercado y Clientes: Determinar necesidades y requerimientos de los clientes. Medir la satisfaccin de los clientes. Detectar los cambios en el mercado o en las expectativas de los clientes.

Desarrollo de visin y estrategia. Investigar el entorno exterior. Definir criterios de organizacin y estrategia de la empresa. Fijacin y desarrollo de objetivos.

2. Procesos de Apoyo y Gestin Gestin de la Informacin: Planificar la informacin de gestin. Desarrollar y desplegar sistemas de soporte de empresa. Implantar sistemas de seguridad y control. Gestionar el archivo y recuperacin de informacin. Gestionar los servicios de informacin. Evaluar y auditar la calidad de la informacin.

Gestin econmica y fsica de los recursos: Gestionar econmicamente los recursos. Procesar econmica y contablemente las transacciones. Reportar informacin. Conducir las auditorias internas. Gestionar los impuestos. Gestionar fsicamente los recursos.

3. Metodologas para la Priorizacin de los procesos:Cuando se trata de establecer cuales son los procesos prioritarios, las organizaciones utilizan diversos mtodos. A continuacin se presentaran dos metodologas que han sido utilizadas por algunas empresas para determinar en que procesos han de concentrar sus esfuerzos. Algunas empresas utilizan una matriz listando, de un lado, sus principales objetivos a corto y largo plazo, y, por otro lado los procesos que se consideran ms significativos para su consecucin. Posteriormente se analizan qu procesos estn implicados en la consecucin de los objetivos y, usando una determina escala, en que medida lo estn. Por lo general dicha escala es de tipo cualitativo, por ejemplo, calificar la importancia de un determinado proceso para un objetivo concreto con las letras A, B, C o D, siendo A extremadamente importante y D nada importante. La matriz seria la siguiente:RELACION ENTRE OBJETIVOS Y PROCESOSObjetivo 1Objetivo 2Objetivo 3Objetivo 4...

Proceso 1AACD

Proceso 2BCAD

Proceso 3DDDD

Proceso 4DBBD

...

En ste anlisis se debe prescindir de los procesos sin objetivo para liberar recursos. Si se encuentran objetivos sin proceso se concluye que fue por olvido o realmente se persigue un objetivo para el cual la empresa no ha establecido ningn proceso. Por tanto se debe decidir, en funcin de la visin y objetivos globales, y de los recursos si se ha de desarrollar dicho proceso o aplazar la consecucin del objetivo. Otra metodologa seguida por varias organizaciones consiste en considerar tanto en qu medida los procesos contribuyen a la visin y objetivos de la organizacin, como el grado de dificultad que su gestin y mejora conllevan. Los procesos que quedan encuadrados en el caso A, alta contribucin y baja dificultad recibirn, obviamente, una alta prioridad. Los procesos incluidos en el caso B, habrn de ser cuidadosamente seleccionados y solo algunos podrn ser considerados como altamente prioritarios, ya que los recursos con que cuenta cualquier organizacin son siempre limitados. Los procesos de categora C, son aquellos que, muchas veces perviven aun a pesar de su baja contribucin.Sin embargo, y sobre todo cuando su contribucin es negativa, las organizaciones han de plantearse seriamente la posibilidad de prescindir de ellos, aun cuando a veces la decisin pueda ser dolorosa.En cuanto a los procesos de Categora D, son claros candidatos a ser eliminados sin mas, o bien, en ocasiones, a considerar posibles planteamientos de Outsourcing.

REGLAS PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS:Para el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes reglas:1. DEFINIR EL LIMITE DEL PROCEDIMIENTO: El inicio del procedimiento y el fin o terminacin. Ejemplo: Recibo de la madera para fabricacin del mueble (Inicio) y terminacin del producto para la Venta (Fin del Procedimiento).

2. NOMBRE DEL CARGO: Nombre del cargo del empleado responsable de acuerdo a la planta de personal. Siempre iniciando la frase se debe usar el verbo en tercera persona. En los pasos de decisin se utiliza el verbo en infinitivo. Se debe estudiar el nmero de copias y su distribucin 0-4dando su justificacin especialmente por la utilizacin que se les d en cada oficina.3. EL GRUPO DE APOYO O LDER: Coordina a jefes y empleados que tienen a su cargo el levantamiento de los procedimientos y se hacen equipos, con grupos especializados.

4. DETERMINACIN DE OBJETIVOS Y METAS: Lo que se espera del respectivo procedimiento. Los procedimientos se hacen relacionar y referenciar utilizando el formulario nico. El grupo de apoyo entregar el procedimiento ya verificado con sus Documentos Anexos o Justificativos.

5. EXPLICACIN DE LAS GRFICAS: Elaboracin de flujogramas en borrador para pasar a revisar, estudiar y simplificar pasos o trmites. Se realizan entrevistas con los empleados que manejan los distintos aspectos o que participan en el procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger formatos, recomendaciones, objetivos, clase de archivos, conductas, justificacin de los trmites mediante la respuesta a los siguientes interrogantes EL PORQUE? , CUANDO?, DONDE?, QUE?, COMO?. Desarrollar y ejecutar las hojas de ruta para cada uno de los procedimientos, estableciendo las actividades, trmites y tiempo de ejecucin, acompaados de los documentos originales. (Ver: Hoja de Ruta) Determinar si cada paso del procedimiento est justificado y esta agregando valor, as que no sea repetitivo.

COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS:Una vez levantados los procedimientos y hechas las verificaciones, observaciones y entrevistas pertinentes, se procede a su revisin bajo el cumplimiento de estos pasos:1. Tener claridad de la estructura de la empresa a Nivel General y a Nivel Individual, estudiar el organigrama.2. Analizar la secuencia del proceso y la relacin que se tenga con una o varias dependencias. Ejemplo: contabilidad, tesorera, y otros.3. Analizar la segregacin de funciones. Lo cual se lleva a cabo mediante la solucin al siguiente interrogante: CUANDO NO SE SEGREGAN FUNCIONES? CUANDO LO HACE TODO UNA SOLA PERSONA AUTORIZA, APRUEBA, REVISA, EJECUTA, Y OTROS?4. Analizar la responsabilidad de cada paso que se realiza por cada empleado.5. Estudiar el listado de problemas - soluciones que recogieron en las encuestas y que tengan que ver con los procedimientos y cruzan dicha informacin con los nuevos procedimientos.6. Analizar los documentos: formas que se utilizan, informacin que contiene, nmero de copias, distribucin, usos, archivo, consulta, cuantificacin de la cantidad de documentos procesados, formas de manipulacin, firmas, sellos, personas que intervienen justificando su participacin, respondiendo que informes se producen con base en la informacin de los mismos.7. Estudiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten a las necesidades tcnicas, por ejemplo computadoras o equipos especiales8. Identificacin de los procesos: s son manuales o por computadora, evalundolos especialmente con tendencia a que al mximo las labores se sistematicen.9. Analizar los resultados que produzcan las Hojas de Ruta las cuales se pondrn en funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos.10. Se elabora un Banco de datos sobre: Medidas de control interno y de seguridad por reas. Procesos o grupos, que se deben aplicar segn las circunstancias Cuestionarios: base para la evaluacin del Control Interno como apoyo de un verdadero autocontrol.11. Definicin de informacin que se producir, de orden financiero, estadstico, econmico y tcnico.12. Sistematizacin que se est aplicando en el procedimiento en la Empresa.13. Realizar ejercicios de lluvia de ideas con los empleados para conocer formas o sugerencias que lleven a la simplificacin y mejoramiento de los procedimientos.

ACTIVIDADES PARA LA MODERNIZACIN DE PROCEDIMIENTOS:Para analizar y modernizar los procedimientos, se requiere tener en cuenta lo siguiente:1. Pedir todos los documentos que se utilizan en el desarrollo del procedimiento.

2. Analizar con ejemplos los documentos, incluyendo: Nmero de copias y uso de las mismas Que hace la oficina con el documento Para que Se justifica -s o no- o por el contrario sobra o hay que modificarlo

3. Para cada persona o funcionario: Lo que usted esta haciendo se justifica o no? Esto que hace usted agrega valor? Por qu se hace? Cmo se hace? De dnde? Cundo (en que orden)? Para qu se hace? Cul es su responsabilidad en esta tarea, est perfectamente definida?

Que Sugerencias le hara a este procedimiento para mejorarlo, reducirlo y controlarlo Qu tipo de informacin se puede elaborar de este procedimiento? Le interesara a usted conocer otro tipo de informacin? Que medidas de seguridad se pueden aplicar a este procedimiento? El documento que utiliza en este procedimiento es: Bueno ____Regular____Malo____

Por qu? (explique)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

La informacin que contiene es suficiente? Cuntos documentos se elaboran diariamente? Considera que se puede cambiar este documento?

1. Definir los usuarios externos.

2. Cunto tiempo gasta usted aproximadamente, para hacer estas tareas.

3. Revaluar los procedimientos bajo los siguientes criterios:En los procedimientos se deben eliminar pasos por que: Sus costos son superiores a los beneficios en resultados y en controles Sus objetivos son excelentes pero no se cumplen Sus resultados no son transparentes No es gil, desperdicia informacin y recursos, adems es complicado con tanta tramitologa Se emplea tecnologa obsoleta Definitivamente no genera valor agregado

7. Aplicar los siguientes criterios: Reducir el procedimiento a lo estrictamente necesario Unificar los procedimientos en sus formas y modelos para toda la empresa Eliminar lo que sea improcedente y/o superfluo Establecer controles automticos, en contra de controles policivos o represivos, de tal manera que minimicen tantos chequeos o revisiones Aplicar estrictamente el criterio de valor agregado Proyectar el rediseo de los procedimientos, mediante evaluaciones permanentes Aplicar siempre a los