propuesta para trabajo de gradopegasus.javeriana.edu.co/.../propuesta_trabajo_de_grado.doc · web...

|

Ingeniería de Sistemas

PROPUESTA PARA TRABAJO DE GRADOTÍTULO

Modelo de apoyo a la gestión administrativa universitaria y a las funciones sustantivas para la DTI dentro de la PUJ.

MODALIDAD

Investigación formativa

OBJETIVO GENERAL

Proponer un modelo de apoyo a la gestión administrativa universitaria y a las funciones sustantivas, para la Direc -ción de Tecnologías de Información de la Pontificia Universidad Javeriana.

ESTUDIANTE(S)

Karol Johanna Beltrán Calderón _________________________________________Documento Celular Teléfono fijo Correo Javerianocc. 1032390469 3144536221 7514723 [email protected]

Angela María Chaves Moreno _____________________________________Documento Celular Teléfono fijo Correo Javerianocc. 1077032647 3103122420 2857957 [email protected]

DIRECTOR

Ing. Luis Francisco Martínez __________________________________Documento Celular Teléfono fijo Correo Javeriano; Correo 2 Empresa donde trabaja y cargocc. 79362586 316 4718444 3208320 ext. 5078 [email protected] Dirección de Tecnologías de informa

ción Pontificia Universidad Javeriana; Director DTI

ASESORES

Ing. Claudia López Pazmiño _____________________________________Documento Celular Teléfono fijo Correo Javeriano; Correo2 Empresa donde trabaja y cargocc. 31997000 3162665282 3208320 ext. 5081 [email protected] Dirección de Tecnologías de infor-

mación Pontificia Universidad Javeriana; Gerente de Proyectos Ático.

5/12/2023

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

– Investigación Formativa

Contenido

RESUMEN ……………………………………………………………………………..1

1 OPORTUNIDAD O PROBLEMÁTICA............................................................................2

1.1 DESCRIPCIÓN DEL CONTEXTO..................................................................................2

1.2 PROBLEMÁTICA........................................................................................................6

1.3 FORMULACIÓN..........................................................................................................7

2 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO..................................................................................8

2.1 OBJETIVO GENERAL..................................................................................................8

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...........................................................................................8

3 PROCESO.....................................................................................................................9

3.1 METODOLOGÍA.........................................................................................................9

3.2 ACTIVIDADES Y DETALLES DE CADA UNA DE LAS FASES.......................................11

3.2.1 Fase1: Revisión Bibliográfica..................................................................................11

3.2.2 Fase 2: Levantamiento de información....................................................................11

3.2.3 Fase 3: Definición del modelo..................................................................................13

3.2.4 Fase 4: Validación del modelo propuesto................................................................14

3.3 ENTREGABLES O RESULTADOS ESPERADOS...........................................................15

4 MARCO TEÓRICO / ESTADO DEL ARTE...................................................................17

4.1 INTRODUCCIÓN.......................................................................................................17

4.2 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO................................................................................17

4.3 TRABAJO COLABORATIVO......................................................................................19

4.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA..........................................................21

5 REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA..............................................................................22

5.1 REFERENCIAS.........................................................................................................22

Página Preparado por el Grupo Investigación Istar- Versión 1.01 – 12/02/2007

Pontificia Universidad Javeriana Propuesta para Trabajo de Grado – Investigación Formativa

ResumenEste documento presenta una propuesta de trabajo de grado que busca proponer un modelo de apoyo que, con elementos de la gestión del conocimiento y el trabajo colaborativo, dé solución al problema específico encontrado al interior de la Dirección de tecnologías de infor-mación (DTI) de la Pontificia Universidad Javeriana, sede Bogotá. Contiene una breve des-cripción del estado actual de la organización mostrando el contexto específico que demuestra la necesidad de encontrar o descartar algún modelo que de solución al problema. Mostrada la relevancia de la solución, se presentan el objetivo general y los objetivos específicos, que estructuran el objetivo final y los pasos intermedios para alcanzarlos. Teniendo en cuenta los objetivos específicos, se presentan las fases que contendrá el proyecto para obtener el modelo dando respuesta a cada objetivo planteado; cada una de las fases contiene a su vez objetivos determinados, con las actividades necesarias para alcanzarlos y el resultado final del conjunto de actividades. Descritas las fases y la metodología de las fases, se da paso a los entregables que tiene cada una de ellas y que, en conjunto, contribuirán a la construcción, de ser posible, del modelo apropiado definitivo.

Finalmente se presentan las generalidades de los tres pilares (gestión del conocimiento, traba-jo colaborativo y gestión administrativa universitaria), que contendrá el estado del arte y que dará herramientas significativas al modelo, para que sea construido teniendo en cuenta la gestión apropiada al interior de las organizaciones, en la búsqueda de realizar mejores proce-sos, obtener una mayor ventaja competitiva y prestar un mejor servicio.

Página 1 Preparado por el Grupo Investigación ISTAR- Versión 1.01 – 12/02/2007


1 Oportunidad o Problemática

1.1 Descripción del contexto

La Pontificia Universidad Javeriana es una entidad sin ánimo de lucro cuyo principal propósi-to es potenciar prioritariamente la investigación, la formación integral y ampliar su creci -miento e impacto en el país. [1].

Desde 1931, la PUJ ha centrado sus esfuerzos en ser una universidad con gran reconocimien-to en el país. Para lograrlo, no sólo se ha concentrado en establecer y formar profesionales de calidad a través de un alto nivel de exigencia académica, sino que ha fijado una estructura orgánica clara que apoye cada uno de los procesos involucrados para alcanzar sus objetivos misionales [2]. Además, teniendo en cuenta el entorno (local, nacional e internacional) cam-biante, ha adaptado su funcionamiento a las nuevas necesidades y ofertas de la sociedad ac -tual, brindando carreras ajustadas a las exigencias del país, con toda la infraestructura necesa-ria que las soporta, pues no ignora que dichos cambios en el contexto, exigen modificaciones en los modelos educativos, en los usuarios de la formación y en los escenarios donde ocurre el aprendizaje.

Uno de los cambios más importantes e influyentes para el funcionamiento de la Universidad Javeriana es el impacto que, desde hace ya varios años, ha empezado a adquirir el ingreso y creación de nuevas tecnologías para las funciones administrativas y académicas que la sopor-tan. Entonces, una de sus grandes preocupaciones es la adquisición y mantenimiento de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) como herramientas de apoyo al ejercicio académico y administrativo.

A medida que la universidad expande sus alcances académicos, investigativos y administrati-vos, crecen sus preocupaciones de gestión interna que ayuden al cumplimiento de todas las funciones y las necesidades generadas por los nuevos entornos. En consecuencia, se crean unidades específicas que se encargarán de la definición de los principales procesos que direc -cionan la universidad.

Como resultado, el Consejo de la Universidad estableció y aprobó un plan de Desarrollo de Tecnología a través del cual se dé soporte a la administración de la misma. Dicho plan debe de apoyar el desarrollo de la gestión administrativa y las funciones sustantivas de la universi -dad. Se entiende por funciones sustantivas la docencia, la proyección social y la investiga-ción.



Figura 1. Triángulo de las funciones sustantivas

El plan de Desarrollo contempla [5]:

Tecnologías para el desarrollo artístico, científico y tecnológico. Tecnologías de información y comunicación (TIC) aplicadas a la docencia. Tecnologías de información y comunicación (TIC) para la gestión universitaria.

Para cada caso, el plan de desarrollo contempla los siguientes objetivos:

Identificar y establecer necesidades y políticas de uso coordinado e integrado. Construir plan de adquisición, operación, mantenimiento y renovación. Identificar, priorizar y presupuestar necesidades de TIC en gestión universitaria. Revisar y ajustar los procesos y los procedimientos de la Universidad, en especial

aquellos que se apoyen en sistemas de información. Definir y adoptar las mejores prácticas para la gestión y soporte de las TIC en la

Universidad.

Teniendo en cuenta la magnitud y complejidad de los objetivos mencionados y como parte del plan de desarrollo, en Septiembre de 2007 se aprobó por el Consejo Directivo de la PUJ, la creación de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) [3], que será la encargada de [4]:

Asumir integralmente la planeación, desarrollo, mantenimiento, soporte, eva-luación y control de las TIC en la Universidad, de acuerdo con la Planeación Institucional, y en los casos en que corresponda coordinar estas acciones con las facultades y otras unidades de la Universidad que emplean tecnologías

Página 3

PROYECCIÓN

SOCIAL

DOCENCIA

INVESTIGA

CIÓNPUJ

Preparado por el Grupo Investigación ISTAR- Versión 1.01 – 12/02/2007


como soporte para el ejercicio de las actividades académicas, del medio uni-versitario y administrativas.

Por lo anterior, la DTI debe tener en cuenta las necesidades de la institución, el uso eficaz y eficiente de los recursos informáticos, y la sostenibilidad, tanto técnica como financiera, de las TIC que son administradas por esta, sin ignorar los objetivos fijados por el Plan de Desa-rrollo de Tecnologías que, finalmente, constituyen su razón de ser.

Con el fin de cumplir los objetivos para los que fue creada la DTI, en su proceso de forma-ción y constitución, ha sido definida una estructura organizacional que deberá apoyar el cum-plimiento de sus objetivos. En la Figura 2 y en la Tabla 1 se presentan el organigrama y las principales funciones de algunos niveles de la organización.

Figura 2. Organigrama DTI [6]

CARGO FUNCIONES

Director Tecnologías de Información [3] Responder, de acuerdo a la Planeación Universitaria, por el proceso

de planeación de las TIC. Realizar su evaluación, seguimiento y control. Responder por los procesos relacionados con la gestión de las TIC. Participar en el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y

evaluación de los procesos y procedimientos de la Universidad que se apoyan en TIC.

Jefe de la Oficina de



Sistemas de Informa-ción [7]

Asegurar el uso de metodologías y mejores prácticas en todos los procesos relacionados con las TIC.

Mantener aplicativos y sistemas de información requeridos tanto por la DTI como por las demás unidades de la Universidad para su operación.

Diseñar y mantener las estructuras de integración para la conexión de los sistemas de información.

Definir y establecer los acuerdos y niveles de servicio con los usua-rios.

Jefe de la Oficina de Infraestructura de Tecnologías de Infor-mación y Comunica-ción [7]

Diseñar y administrar la infraestructura tecnológica. Establecer los acuerdos de niveles de servicio con las unidades de la

Universidad y entidades externas. Asesorar y apoyar a las diferentes unidades de la Universidad en lo

relativo a adquisiciones de infraestructura tecnológica.

Jefe de la Oficina de Servicios a Usuarios [7]

Implementar y administrar un sistema de gestión, registro de inciden-tes y evaluación de los servicios prestados.

Establecer los acuerdos de niveles de servicio de atención a las uni-dades de la Universidad y velar por su cumplimiento.

Identificar nuevas oportunidades de asesoría, apoyo y nuevos servi-cios para las unidades de la Universidad.

Proponer planes de mejoramiento continuo para la atención y presta-ción de servicios.

Asistente de seguri-dad informática [7] Coordinar desarrollo y seguimiento de políticas, normas y buenas

prácticas relativas a la seguridad informática. Diseñar y mantener plan de recuperación de Desastres. Asesorar y acompañar nuevos proyectos de implementación de TIC,

para garantizar la gestión del componente de seguridad informática.

Tabla 1. Funciones Cargos de la DTI, cabe la pena notar que sólo se presentan las funciones directamente relacionadas con el trabajo que pretendemos desarrollar.

1.2 Problemática

La descripción de las funciones en la DTI, teniendo en cuenta el contexto, plantea la necesi-dad de una comunicación clara y bien definida, no sólo al interior de la DTI, sino a nivel de



todas las unidades de la universidad desde la perspectiva de las solicitudes realizadas a la misma para satisfacer sus requerimientos, en cuánto a tecnologías de la información se refie-re.

Para que esto se pueda llevar a cabo, la información que está circulando a través de toda la universidad es significativa, y el éxito de la DTI está determinado, en gran parte, por la co -rrecta o incorrecta ejecución de las funciones, procedimientos y procesos que han sido ya definidos en los acuerdos y documentos oficiales de la institución.

Dicha dependencia de los procesos y la información proveniente de unidades externas a la DTI, hace aun más evidente la necesidad de una Dirección de Tecnologías de Información lo suficientemente organizada para que pueda enfrentar, sin mayores contratiempos e interrup-ciones, las modificaciones e impactos producto del entorno cambiante en el que se encuentra la universidad.

Una muestra de ello, es la creación del centro Ático [8]. Este centro se creó como resultado de la gestión administrativa universitaria, que quiere orientar y modelar el funcionamiento de la universidad a través de un mapa de procesos, para luego orientar los procesos al servicio. Entonces, el centro Ático busca ser el punto intermedio entre los clientes (docentes, estudian-tes, y externos) y los recursos académicos de tecnología digital que, como ya se dijo, serán provistos y administrados por la DTI. Así que, la comunicación, para tal caso, tendrá que ser aun más precisa para asegurar que no existan errores entre el nuevo intermediario, los clientes y la DTI, que puedan terminar en la inadecuada prestación de servicios.

Como consecuencia directa de los errores en la información que se pasa de un lugar a otro sin la gestión adecuada, la DTI podría incumplir las metas y objetivos trazados, disminuirían las expectativas de los clientes y las directivas en cuanto al propósito y pertinencia de la direc-ción, se perdería credibilidad, y, quizá, los mayores impactos girarían entorno a los servicios esperados no ofrecidos, y a los costos asociados a la adquisición y mantenimiento de las tec-nologías de información.

Hasta el momento, después de algo más de un año de la aprobación de su creación, la DTI, ha estado en proceso de adaptación de acuerdo al funcionamiento y las necesidades de la univer-sidad. Sin embargo, las personas que la conforman son conscientes de la necesidad de mejo-rar sus procesos para una mejor comunicación interna, y en general mejorar su gestión admi-nistrativa, para que sea posible el cumplimiento de sus objetivos, evitando las consecuencias que su incumplimiento traería. Una gestión adecuada permitiría a la DTI ocuparse, no sólo de las tareas y contratiempos del día a día, sino de la evolución necesaria para prestar cada vez un mejor servicio que tenga un impacto significativo en el resto de la universidad.



1.3 Formulación

De acuerdo a la problemática antes mencionada, surge la siguiente pregunta que orientará la investigación objeto de este trabajo de grado:

¿Qué modelo de gestión del conocimiento y trabajo colaborativo facilita el desarrollo de las funciones sustantivas y administrativas de la Pontificia Universidad Javeriana en el caso

especifico de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) apoyado en el uso eficaz y eficiente de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC)?1

1 El modelo puede existir, no existir o ser un hibrido



2 Descripción del Proyecto

2.1 Objetivo general

Proponer un modelo de apoyo a la gestión administrativa universitaria y a las funciones sus-tantivas, para la Dirección de Tecnologías de Información de la Pontificia Universidad Jave-riana.

2.2 Objetivos específicos

Realizar una exploración bibliográfica de los temas involucrados en el desarrollo del trabajo de grado, consolidando el estado del arte correspondiente.

Analizar las variables involucradas en el problema, encontrando las relaciones entre ellas.

Integrar en el modelo propuesto gestión del conocimiento y trabajo colaborativo. Realizar la validación del modelo planteado por un grupo de personas inmersas en

la DTI.



3 Proceso

En esta sección se detallará la metodología a seguir para el desarrollo de este trabajo de gra-do. Las fases del proyecto y sus respectivas actividades estarán determinadas por los objeti -vos específicos definidos en la sección 2.2 Objetivos específicos del presente documento.

3.1 Metodología

Fase 1: Revisión Bibliográfica

Para esta fase se realizará una investigación descriptiva, en la que se busca identificar las características y relaciones básicas entre los temas involucrados en el desarrollo del trabajo de grado. El propósito de esta fase será realizar una exploración bibliográfica de estos temas, a saber:

Gestión del Conocimiento.

Trabajo Colaborativo.

Gestión Administrativa Universitaria.

A partir de los temas, deberán ser encontrados los puntos de encuentro y apoyo a la solución del problema planteado de acuerdo al contexto expuesto.

Fase 2: Levantamiento de información

Una vez seleccionada la información adecuada, se planteará un método para la recolección de la información en la DTI de la PUJ, de acuerdo a las necesidades que han sido encontradas en la etapa de exploración del problema, y a los aspectos más importantes que deben ser identifi-cados dentro de la organización para establecer el modelo adecuado.

Para el desarrollo de la fase 2 se realizará una investigación analítica buscando las relacio-nes internas y externas de la DTI, para lograr un conocimiento más profundo de ésta y los procesos involucrados en sus actividades cotidianas.

El propósito es conocer en detalle el estado actual de la DTI en términos de los flujos de in -formación y los procesos de comunicación que se llevan a cabo.

La estrategia utilizada para obtener la información estará determinada por el modelo obtenido en la etapa inicial (fase 1). La información se obtendrá a través de:

Entrevistas a los miembros de la DTI.



Muestras de comunicaciones entre los mismos identificando tiempos de respuesta, lenguaje, entendimiento.

Actas de reuniones, bitácoras y seguimiento realizado a las mismas.

Seguimiento del día a día en términos de las relaciones que se entablan para realizar las actividades respectivas.

Una vez reunida la información se hará un análisis de las relaciones existentes entre las varia-bles involucradas en el problema, para luego describir un diagnóstico del estado actual de los procesos realizados por los miembros de la DTI para el cumplimiento de las actividades dia-rias.

Fase 3: Definición del modelo

Para el desarrollo de esta fase, se realizará una investigación propositiva, buscando iterativa-mente el modelo más adecuado de acuerdo al problema encontrado.

A partir de los entregables de las fases 1 y 2, se buscará la solución del problema integrando las características propias de la DTI, junto con las características deseables de un modelo de gestión del conocimiento y trabajo colaborativo dentro del marco de la gestión administrativa universitaria.

El modelo, puede ser una adaptación de uno ya existente, o puede ser una nueva propuesta de acuerdo a las necesidades y características específicas de la DTI.

Fase 4: Validación del modelo propuesto

Para realizar esta fase, se hará una investigación confirmatoria, para poder verificar la vali-dez del modelo desarrollado de acuerdo al problema encontrado y a las características especí -ficas de la organización que está siendo objeto de estudio.

El propósito de esta fase es validar el modelo de la fase 3. Para la validación será necesario:

Probar la completitud del modelo de acuerdo a los parámetros de la gestión del cono-cimiento y el trabajo colaborativo, en el marco de la DTI.

Validar, con algunos trabajadores de la DTI, qué tan apropiado es el modelo propues-to de acuerdo a las características y necesidades específicas de la dirección.

Con esta fase finalizará el trabajo de grado con el que se pretende buscar la solución al pro -blema planteado.



3.2 Actividades y detalles de cada una de las fases

3.2.1 Fase1: Revisión BibliográficaObjetivo de Fase Actividad Resultado

1. Investigar los as-pectos representati-vos de la gestión del conocimiento para la mejora de procesos en las organizaciones.

Investigar sobre el contexto general de la gestión del conocimiento y su aplicación en la actualidad.

Listar algunos de los casos de éxito de la gestión del conocimiento.

Identificar mode-los existentes.

Estado del arte de la gestión del conoci-miento en la actuali-dad.

4 semanas 2 semanas 2 semanas

2. Examinar las ca-racterísticas del trabajo colaborati-vo como parte necesaria en la mejora de los pro-cesos involucrados en el problema planteado

Identificar los elementos que conforman el tra-bajo colaborativo.

Investigar la fun-ción del trabajo colaborativo en la actualidad.

Identificar mode-los existentes.

Lista de características y objetivos del trabajo colaborativo aplica-bles a la DTI.


3. Estudiar las carac-terísticas principa-les de la gestión administrativa universitaria.

Identificar los elementos que conforman la ges-tión administrativa universitaria.

Investigar la fun-ción del la gestión administrativa universitaria en la actualidad.

Listar algunos de sus casos de éxito.

Lista de características comunes entre los casos de éxito.


3.2.2 Fase 2: Levantamiento de informaciónObjetivo de Fase Actividad Resultado



1. Definir un método que facilite la recolección de información de acuerdo a las ne-cesidades en-contradas en la revisión bibliográ-fica.

Estudiar métodos existentes para la recolección de información.

Seleccionar, adap-tar o crear un mé-todo.

Método de recolección de información.

1 semana 1 semana

2. Recolectar infor-mación del estado actual de la DTI, a partir de las perso-nas que la confor-man.

Diseñar las entre-vistas para la reco-lección de la infor-mación.

Realizar las entre-vistas a algunos trabajadores de la DTI.

Tabular la informa-ción recolectada.

Estadísticas y caracte-rísticas relevantes del funcionamiento de la DTI

2 semanas 4 semanas 1 semana

3. Identificar los procedimientos de comunicación utilizados en la DTI, para determi-nar sus flujos actuales.

Reunir evidencias de los medios y formas utilizados en los proceso de comunicación en la DTI.

Determinar tiem-pos de respuesta, lenguajes y enten-dimiento en los métodos utilizados en la comunica-ción.

Lista de procedimien-tos actuales para la comunicación de la DTI dentro y fuera de ésta.

3 semanas 3 semanas

4. Reconocer el ma-nejo que se le da a las reuniones den-tro de la DTI.

Conocer la meto-dología de reunión.

Evaluar el segui-miento que se le dan a los temas tratados en las diferentes reunio-nes.

Descripción del proce-so antes, durante y después de las reunio-nes.

2 semanas 1 semanas

5. Entender algunos de los procesos de la DTI por medio de las actividades

Realizar un segui-miento a las activi-dades que se reali-zan día a día en la

Descripción de los procesos identificados por medio de las acti-vidades.

2 semanas 1 semanas



realizadas. DTI. Establecer las rela-

ciones existentes entre las diferentes actividades que se realizan.

6. Informar a los miembros de la DTI el diagnóstico del estado actual.

Listar las caracte-rísticas principales encontradas en la DTI.

Elaborar una pre-sentación para los miembros.

Informe diagnóstico y presentación del esta-do actual de la DTI.

2 semanas 1 semanas

3.2.3 Fase 3: Definición del modelo

Objetivo de Fase Actividad Resultado

1. Analizar los mo-delos de gestión del conocimiento y de trabajo cola-borativo encontra-dos en la fase 1.

Conocer y compa-rar las característi-cas de los modelos existentes.

Determinar la per-tinencia de cada uno de los modelos para el problema planteado.

Conocer casos de éxito que usen los modelos encontra-dos.

Lista de posibles mo-delos que puedan dar solución al problema.

1 semanas 1 semana 1 semana

2. Probar algunos de los modelos en-contrados y abs-traer las caracte-rísticas útiles para definir el modelo apropiado para DTI.

Escoger cinco modelos de los encontrados en la fase 1.

Seleccionar carac-terísticas a probar de un modelo en-contrado.

Realizar prueba de

Modelo adaptado de acuerdo a las iteracio-nes.

1 semanas 2 semanas 1 semana 3 semanas



concepto. Realizar iteracio-

nes de las dos an-teriores activida-des.

3. Definir el modelo apropiado para DTI.

Seleccionar las características necesarias en el modelo de acuerdo a lo estudiado.

Determinar cuál es el modelo que soluciona el pro-blema planteado. El modelo puede ser adaptado o creado.

Modelo de apoyo a la gestión administrativa universitaria y las funciones sustantivas para la DTI dentro de la PUJ.

2 semanas 2 semanas

4. Presentar a la DTI el modelo plan-teado.

Dar a conocer la lista de necesida-des cubiertas por el modelo.

Informar las carac-terísticas principa-les.

Presentación del mo-delo definido.

1 semana

3.2.4 Fase 4: Validación del modelo propuestoObjetivo de Fase Actividad Resultado

1. Determinar la pertinencia del modelo definido en la fase 3.

Revisar las caracte-rísticas del modelo planteado para identificar si cum-ple con la defini-ción planteada en la fase 3.

Determinar si las características en-contradas en el modelo planteado cumplen con los objetivos de la gestión del conoci-

Lista de las caracterís-ticas deseadas que cumple el modelo planteado.

1 semana 1 semana



miento y el trabajo colaborativo, en el marco de la DTI.

2. Validar qué tan apropiado es el modelo propuesto.

Definir una mues-tra, estadísticamen-te significativa, de la DTI para la vali-dación del modelo.

Realizar una lista de las característi-cas a validar en el modelo.

Diseñar una entre-vista con las carac-terísticas encontra-das en la anterior actividad dirigida a la muestra defini-da.

Analizar estadísti-camente las entre-vistas realizadas en la actividad ante-rior.

Lista de chequeo de las características y necesidades que cum-plen el modelo, de acuerdo a las personas que lo validaron.

0.14 sema-nas


3.3 Entregables o Resultados Esperados

De acuerdo a los objetivos planteados en la sección 2.2 Objetivos específicos, se presentan los entregables o resultados del trabajo de grado, que se obtienen a partir de cada una de las actividades realizadas, mostradas en la sección 3.2 Actividades y detalles de cada una de las fases.

Cada objetivo específico tiene un entregable asociado:

OBJETIVO ENTREGABLE O RESULTADO ESPERADORealizar una exploración bibliográfi-

ca.Estado del arte de los temas involucrados en la solución del problema encontrado:

Gestión del conocimiento



Trabajo Colaborativo Gestión administrativa universitaria

Analizar las variables involucradas y sus relaciones

Documento diagnóstico del estado actual de la DTI, mostran-do sus procedimientos reales.

Integrar en el modelo propuesto gestión del conocimiento y trabajo

colaborativo.

Modelo de apoyo a la gestión administrativa que integra gestión del conocimiento y trabajo colaborativo.

Validar el modelo planteado Prueba y validación de concepto del modelo.



4 Marco teórico / estado del arte

4.1 Introducción

El emergente mundo globalizado, trae consigo necesidades que implican cambios significati-vos en la forma en que las personas y las organizaciones realizan sus actividades. Como re-sultado, está el constante crecimiento tecnológico que a su vez involucra cambios en las he-rramientas que, las mismas personas y organizaciones, utilizan para obtener mejores resulta-dos en dichas actividades.

En consecuencia, cada vez se hace más necesario gestionar de manera adecuada la forma en que se hacen las cosas, aprovechando los beneficios que trae consigo el uso de mejores tecno-logías, en la búsqueda de resultados óptimos en las tareas que hacen las personas para las organizaciones.

Con el presente marco teórico se intenta dar a conocer las características fundamentales de tres conceptos importantes (gestión del conocimiento, trabajo colaborativa, gestión adminis-trativa universitaria), que nacieron en la búsqueda de un mejor camino para cumplir con los objetivos de las organizaciones, pensando en una gestión adecuada de los procesos, como una ventaja competitiva de la misma.

El propósito del desarrollo del estado del arte de estos conceptos durante la ejecución del trabajo de grado, será encontrar el punto en que los tres conceptos se unen de manera adecua-da para la construcción del modelo que dará solución al problema encontrado en la DTI, bus-cando las relaciones que cada uno de estos tiene con el contexto en el que se encuentra la organización en términos de las variables que se ven involucradas, de forma directa o indirec-ta, en el problema que se intenta solucionar (ver sección 1.3 Formulación de este documen-to).

4.2 Gestión del Conocimiento

Las organizaciones siempre han buscado la manera de cumplir los objetivos plantea-dos por medio de la realización de diversas actividades o procesos, para este fin han tratado de innovar en sus métodos o han buscado nuevas alternativas, tal como lo plantea Francisco Javier Martínez Méndez, en su artículo El salto desde la Gestión de Información a la Gestión del Conocimiento:

La evolución de las Tecnologías de la Información ha consolidado la importancia del papel desempeñado por la gestión de los sistemas de



información en las organizaciones y, al mismo tiempo, ha ocasionado serios problemas en los procesos de toma de decisiones por parte de los directivos. [9]

Pero los posibles caminos para alcanzar los objetivos organizacionales como se pudo leer, traen consigo ciertos inconvenientes que pueden y deben ser tratados de forma adecuada, por esta razón en este punto es conveniente hablar de Gestión del Conoci-miento; a pesar de que no todos los especialistas en el tema coinciden en las defini-ciones existentes, la que se tomará en cuenta en este documento es en la que muchos autores concuerdan, así:

Gestión del conocimiento constituye un proceso integrador en el que convergen la gestión de la información, la tecnología y los recursos humanos y su implementación se orienta a perfeccionar los procesos de mayor impacto, mejor explotación del conocimiento en función de los procesos y su distribución en toda la organización, sobre la base del uso intensivo de las redes y las tecnología. [10]

Revisando algunos de los objetivos que plantea la gestión del conocimiento se puede afirmar que sería efectivo poner en práctica ese proceso ya que ayudaría a establecer el potencial en las organizaciones (conocimiento), mediante estrategias enfocadas a los generadores (trabajadores) de ese conocimiento indispensable para mejorar los procesos productivos y organizacionales de la compañía; de esta manera el capital intelectual de las personas, la importancia de los empleados en las compañías, los problemas que se presentan en el diario vivir, entre otro sin número de variables son las que se deben tener en cuenta para tal fin. Estos objetivos son [11]:

• Formular una estrategia de alcance organizacional para el desarro-llo, adquisición y aplicación del conocimiento.

• Implantar estrategias orientadas al conocimiento.• Promover la mejora continua de los procesos de negocio, enfati-

zando la generación y utilización del conocimiento.• Monitorear y evaluar los logros obtenidos mediante la aplicación

del conocimiento.• Reducir los tiempos de ciclos en el desarrollo de nuevos produc-

tos, mejoras de los ya existentes y la reducción del desarrollo de soluciones a los problemas.

• Reducir los costos asociados a la repetición de errores.

Pero para cumplir los objetivos anteriormente mencionados es necesario realizar a cabalidad las actividades que se plantean a continuación [10]:



• Generación de nuevo conocimiento.• Acceso al conocimiento procedente de fuentes externas.• Uso del conocimiento en la toma de decisiones.• Uso del conocimiento en procesos, productos y servicios.• Registro del conocimiento en documentos, bases de datos y pro-

gramas informáticos.• Crecimiento del conocimiento mediante incentivos.• Transferencia del conocimiento disponible a la organización.• Medición del valor de los conocimientos y del impacto de la ges-

tión de su gestión.

La aplicación de estas actividades no es tarea fácil ya que trae consigo diferentes ac-ciones o movimientos importantes en toda la organización para asegurar un completo cubrimiento de puntos débiles que impiden el progreso organizacional.

Dicho todo lo anterior y dando una breve introducción a lo que es la gestión del cono-cimiento se pretende resaltar los aspectos representativos de este tema para la mejora de procesos en las organizaciones y aplicarlos específicamente a la DTI, que es finalmente el propósito del trabajo de grado a desarrollar.

4.3 Trabajo colaborativo

De la misma forma en que aparece la gestión del conocimiento, surge el concepto trabajo colaborativo Es resultado de la necesidad de las organizaciones de hacer cada vez mejor aquellas tareas que ayudan a cumplir con los objetivos organizacionales, y toma más fuerza con el surgimiento y crecimiento de las redes y la adquisición de nuevas TICs (tecnologías de la información y comunicación) al interior de las organizaciones que articulan y facilitan las relaciones y formas de comunicación grupales [12].

La definición exacta de trabajo colaborativo depende sustancialmente del contexto en el que se emplee. Cuando se habla de organizaciones, gestión de procesos y actividades dentro de estas, se entiende por trabajo colaborativo la definición y ejecución formal de actividades y herramientas grupales estructuradas con el fin de alcanzar y facilitar el cumplimiento de obje-tivos específicos.

Dentro de una organización, el trabajo en grupo apoyado en el uso de tecnologías, hace parte del conjunto de estrategias definidas que pretenden maximizar los resultados obtenidos por las personas que la conforman a través de, entre otras cosas, minimizar la pérdida de tiempo e información; todo lo anterior en beneficio de los objetivos sustantivos organizacionales.



Cuando se hace referencia al trabajo colaborativo, donde cada uno de los miembros del equi-po debe cooperar y trabajar en pro del cumplimiento de las metas definidas, se involucran 5 aspectos fundamentales:

Responsabilidad individual, para garantizar el éxito del objetivo, desde el rol que cada miembro ejerce para alcanzarlo.

Interdependencia positiva entre los miembros del grupo, teniendo en cuenta que el rol que ejecuta cada uno es importante para el cumplimiento pleno de los objetivos plan-teados.

Habilidades de colaboración, que básicamente faciliten la interacción y cooperación entre las personas del equipo.

Interacción promotora, para garantizar pro activismo e innovación al interior del gru-po.

Procesos grupales bien definidos, que garanticen un flujo correcto para la comunica-ción y el cumplimiento de tareas.

Los aspectos mencionados ayudan a definir y caracterizar de una forma más apropiada al trabajo colaborativo, teniendo en cuenta en todo momento, que la ausencia de cualquiera de estos aspectos repercute directamente en la forma y el propósito que tiene este. Entre las ca -racterísticas más destacadas se encuentran [12]: la responsabilidad necesaria desde el trabajo individual, que repercute en el grupal; la comunicación en términos del intercambio de infor-mación, la ayuda efectiva y eficiente entre las personas que conforman en equipo, la retroali -mentación y el análisis, la mejora en la calidad de las conclusiones; y la autoevaluación perió-dica de las metas, las actividades, los objetivos alcanzados y las actividades ejecutadas.

Es importante resaltar el papel que, para todo el proceso, juegan las TICs y la importancia y fuerza que éstas le han dado, a su vez, al trabajo colaborativo. En la actualidad las TICs han adquirido importancia dentro del trabajo colaborativo en términos de la facilidad que brinda a las organizaciones para que las personas puedan trabajar en equipo sobrepasando las barreras geográficas, desde la ubicación en diferentes lugares de una misma ciudad, hasta diferentes sitios en el mundo entero. Esta característica, le agrega aun más importancia a la implementa-ción de un proceso claro y definido de trabajo colaborativo dentro de las organizaciones, teniendo en cuenta la tendencia expansionista que las mismas tienen, causada por un mundo cada vez más globalizado donde es muy importante aumentar las ventajas competitivas.

El conjunto de TICs que enfocan sus funcionalidades al trabajo colaborativo, se encierran dentro de las herramientas de groupware. Éstas, a su vez, facilitan la gestión del conocimien-to de la organización que las posee, pues toda la información manejada por los grupos, queda registrada en el software empleado en los procesos que involucran o que requieren trabajo colaborativo.

En consecuencia, el trabajo colaborativo, además de apoyar el proceso de gestión del conoci -miento (es más, hace parte de este y lo complementa), ayuda significativamente a construir,



de manera más adecuada, el modelo, orientado a una definición más formal de las interaccio -nes y el propósito de las mismas, dentro de las actividades de la DTI que se enfocan al cum-plimiento de los objetivos para los que fue creada.

4.4 Gestión Administrativa Universitaria

La gestión administrativa universitaria nace con la iniciativa de mejorar el modelo educativo que se ha tenido por varios años ya que nuestra sociedad ahora se encuentra bajo una ola de conocimiento, información y tecnología que se debe aprender a utilizar y a aprovechar.

La formación educativa es una responsabilidad muy grande para las universidades, y esta debe dar lo mejor de sí para alcanzar las expectativas de todos sus estudiantes, por esta razón la gestión administrativa plantea “reforzar la educación, la investigación y la innovación” [13]. Pero para lograr esto son necesarios cambios normativos, lo cual trae consigo un cambio cultural a nivel de las universidades; este cambio es quizá la parte más difícil e importante de la implantación de la gestión administrativa universitaria, porque es necesario para el buen funcionamiento que todas las personas dentro de la universidad (administrativos, estudiantes, docentes) se sientan comprometidos con la importancia del cambio, este cambio cultural im-plica ciertas actividades importantes tales como:

Figura 3. Cambio Cultural [13]

Para este cambio es necesaria la formación, coordinación, nuevos roles y motivación en todas y cada una de las áreas dentro de las universidades y así mismo es necesario tanto el esfuerzo de las personas como el esfuerzo económico, ya que la transformación también implica nue-vas tecnologías como apoyo a la toma de decisiones.



De esta manera la gestión administrativa universitaria es un tema clave en el desarrollo del trabajo de grado, ya que se debe tener en cuenta lo que las nuevas sociedades exigen y así poder mejorar la gestión dentro de la universidad.



5 Referencias y Bibliografía

5.1 Referencias

[1]. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Documentos Institucionales - Misión. En: Acuerdo 0066 del Consejo Directivo Universitario [en línea]. (1992). [consultado 9 Nov. 2008]. Disponible en < http://www.javeriana.edu.co/puj/oracle/mision.html>.

[2]. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Documentos Institucionales – Rese-ña Histórica. [en línea]. [consultado 9 Nov. 2008]. Disponible en <http://www.jave-riana.edu.co/puj/oracle/resenah.html >.

[3]. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Consejo Directivo. Creación de la Dirección de Tecnologías de Información (Septiembre. 2007); Acuerdo 466.

[4]. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Vicerrectoría Administrativa – Di-rección de Tecnologías de Información. [en línea]. (2008). [consultado 9 Nov. 2008]. Disponible en < http://www.javeriana.edu.co/puj/viceadm/dti/ >.

[5]. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Consejo Directivo. Plan de Desarrollo de Tecnología (Agosto. 2007); Acuerdo 461.

[6]. Ingeniera de Sistemas. Gerente de Proyectos Ático. Claudia López Pazmiño. Direc-ción de Tecnologías de Información, Pontificia Universidad Javeriana.

[7]. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA. Estructura Orgánica de la Dirección de Tecnologías de la Información (Abril. 2008); Propuesta de modificación del Re-glamento Orgánico de la Sede Central de la Universidad.

[8]. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Consejo Directivo. Creación del Cen-tro Ático (Enero. 2007); Acuerdo 438.

[9]. Martínez Méndez, Francisco Javier. El salto desde la Gestión de Información a la Gestión del Conocimiento. En: Grupo de Tecnologías de la Información, Departamento de Información y Documentación. Universidad de Murcia. [en línea] Disponible en: www.um.es/gtiweb/fjmm/elsalto.doc Consultado: 06/11/2008.

[10]. Soto Balbón MA, Barrios Fernández NM. Gestión del conocimiento. Parte I. Revisión crítica del estado del arte. Acimed 2006; 14(2). [en línea] Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol14_2_06/aci04206.htm Consultado: 05/11/2008.

[11].Pavez Salazar Alejandro Andrés (2000). Modelo de implantación de Gestión del Co-nocimiento y Tecnologías de Información para la Generación de ventajas Competiti-vas. Universidad Técnica Federico Santa María. Departamento de Informática. Chile. Disponible en: http://www.gestiondelconocimiento.com/documentos2/apavez/zip/apavez.pdf

[12]. Salinas, J. El aprendizaje colaborativo con los nuevos canales de comunicación, 199 – 227; (2000). Nuevas tecnologías aplicadas a la educación. Madrid: Síntesis.



[13]. Manuela Ortega Carpio. LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSITARIA ANTE EL EEES. Universidad de Huelva. 27 de noviembre de 2006. [en línea] Dis-ponible en: http://74.125.47.132/search?q=cache:l8HChChrMo0J:www.uhu.es/con-vergencia_europea/documentos/presentaciones-powerpoint/Gestion_EEES_SET_UHU.pps+gestion+administrativa+universitaria&hl=es&ct=clnk&cd=4&gl=co&client=firefox-a


propuesta para trabajo de gradopegasus.javeriana.edu.co/.../propuesta_trabajo_de_grado.doc · web...

Documents