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PROPUESTA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO PARA LA COOPERATIVA UNIMINUTO

YADI YUVEDI RODRÍGUEZ PALACIOS

ELIANA GARCÍA ZABALA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C.

2015

2

PROPUESTA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA LA COOPERATIVA UNIMINUTO

YADI YUVEDI RODRÍGUEZ PALACIOS Código 20131377027

ELIANA GARCÍA ZABALA

Código 20131377046

MODALIDAD: Pasantía

ROBINSON PACHECO GARCÍA Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA

PROYECTO CURRICULAR DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C.

2015

3

TABLA DE CONTENIDO

1. RESUMEN EJECUTIVO .......................................................................................... 5

2. OBJETIVOS ............................................................................................................. 7

2.1 GENERAL ................................................................................................................ 7

2.2 ESPECÍFICOS ......................................................................................................... 7

3. DESCRIPCIÓN COOPERATIVA UNIMINUTO ........................................................ 8

3.1. DESCRIPCIÓN ....................................................................................................... 8

3.2. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS ............................................................................. 9

3.2.1. MISIÓN ................................................................................................................ 9

3.2.2. VISIÓN ................................................................................................................. 9

4. MARCO LEGAL ..................................................................................................... 10

5. DESARROLLO DEL TRABAJO ............................................................................. 11

5.1. EXPLORACIÓN ..................................................................................................... 11

5.2. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO ................................. 11

5.3 DISEÑO DE LA PROPUESTA ............................................................................... 13

5.3.1Política, objetivos y alcance del Sistema de seguridad y Salud en el Trabajo (SS-DG-02) ............................................................................................................ 14

5.3.2Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (SS-FR-01) .................................................................................................................... 16

5.3.2.1Análisis de los riesgos encontrados .................................................................. 17

5.3.3Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (SS-PR-01) ................................................................................................ 21

5.3.4Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos (SS-PR-04) ................................................................................... 21

5.3.5Matriz de requisitos legales y otros requisitos (SS-FR-04) ................................... 21

5.3.6Reglamento de higiene y seguridad industrial (SS-RG-01) .................................. 22

5.3.7Procedimiento de comunicación, participación y consulta (SS-PR-05) ................ 22

5.3.8Procedimiento de Investigación de incidentes y accidentes (SS-PR-02) ............. 22

5.3.9Procedimiento de Inspección y mantenimiento de infraestructura (GA-PR-03) .......................................................................................................................... 23

4

5.3.10Procedimiento de Gestión del cambio (SS-PR-03) ............................................ 23

5.3.11Instructivo de seguridad (SS-IN-02): .................................................................. 24

5.3.12Prevención, preparación y respuesta ante emergencias (SS-DG-01) ................ 24

5.3.13Acta de revisión por la dirección (GG-FR-01)..................................................... 25

5.3.14Manual de contratistas (SS-DG-03) ................................................................... 25

5.3.15Matriz de indicadores (SS-FR-10) ...................................................................... 26

5.3.16Sistema de vigilancia epidemiológica (SS-PR-06) ............................................. 26

5.3.17Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (GC-PR-02) .................... 27

5.3.18Procedimiento control de documentos y registros (GC-PR-01) .......................... 27

6. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ....................................................................... 27

7. CONCLUSIONES .................................................................................................. 30

8. ANEXOS ................................................................................................................ 31

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Ciclo PHVA del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Fuente: http://www.grupoergos.com/corp/siges-sistema-de-gestion-de-la-empresa-saludable/ ........................................................................................ 6

Ilustración 2. Diagnóstico inicial. Fuente: Autoras ............................................... 12

Ilustración 3. Diagnóstico inicial. Fuente: Autoras. .............................................. 13

Ilustración 4. Riesgos Sede Comercial. Fuente: Autoras. ................................... 18

Ilustración 5. Riesgos Sede Capacitaciones. Fuente: Autoras. ........................... 18

Ilustración 6. Riesgos Sede Administrativa. Fuente: Autoras. ............................. 19

Ilustración 7. Consolidado Riesgos Sede Bogotá. Fuente: Autoras. ................... 19

Ilustración 8. Clasificación Riesgos según su nivel. Fuente: Autoras .................. 20

Ilustración 9. Diagnóstico final. Fuente: Autoras ................................................. 28

Ilustración 10. Diagnóstico final. Fuente: Autoras ............................................... 29

5

1. RESUMEN EJECUTIVO En la actualidad es fundamental que las organizaciones implementen herramientas que les permitan prevenir peligros, determinar controles y mitigar riesgos, evitando así incumplimientos de orden legal, lesiones, enfermedades profesionales, entre otros, promoviendo la prevención de riesgos laborales. La norma internacional OHSAS 18001 facilita a las organizaciones: identificar, priorizar y gestionar la salud y los riesgos laborales como parte de las operaciones cotidianas del negocio. Por su parte la legislación colombiana ha ido llenando vacíos existentes en la reglamentación de la seguridad y la salud en el trabajo, como resultado de lo anterior en julio de 2014 expide el Decreto 1443 en el cual se dictan las disposiciones para la implementación de un Sistema de Gestión en materia de riesgos laborales. Este trabajo desarrolla una propuesta frente a la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para la Cooperativa Uniminuto debido a la creciente necesidad para todas las organizaciones de ofrecer calidad, seguridad y un mejor el ambiente laboral para las personas promoviendo así su desarrollo integral como seres humanos. De acuerdo a lo anterior se realizó un diagnóstico del estado de la Cooperativa Uniminuto frente a los requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo, se analizaron los hallazgos identificados, se identificaron los posibles riesgos que afecten al personal que labora en la organización, posteriormente se clasificaron según su tipo y se les otorgó un nivel de acuerdo a los que presentan más afectaciones para las personas, priorizando así aquellos que presentaron mayor riesgo y determinando los controles que los mitiguen o eliminen. Posteriormente se estandarizó la operación mediante la documentación del modelo de gestión para el sistema, garantizando la armonía e integración con el Sistema de Gestión de Calidad de la Cooperativa.

6

Ilustración 1. Ciclo PHVA del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Fuente:

http://www.grupoergos.com/corp/siges-sistema-de-gestion-de-la-empresa-saludable/

7

2. OBJETIVOS

2.1 GENERAL Elaborar una propuesta del SGSST que permita la definición, estandarización y control de las actividades asociadas a la seguridad y la salud en el trabajo, así como, su integración con el SGC de la Cooperativa Uniminuto.

2.2 ESPECÍFICOS

Identificar los posibles riesgos que afecten a las personas que laboran en la Organización.

Clasificar, valorar y priorizar los riesgos.

Establecer los controles para mitigar o eliminar los riesgos.

Generar los documentos respectivos al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

8

3. DESCRIPCIÓN COOPERATIVA UNIMINUTO

3.1. DESCRIPCIÓN1 LA COOPERATIVA UNIMINUTO es una entidad del sector solidario, nacida de la asociación voluntaria y autónoma de sus miembros buscando de manera común la satisfacción de sus necesidades y aspiraciones. Fue creada como Pre cooperativa el 6 de abril de 2001, con el apoyo y la orientación de Uniminuto; el 28 de noviembre de 2006 la Asamblea Extraordinaria de Delegados aprueba la conversión de Pre cooperativa en Cooperativa y el 9 de abril de 2007 la Superintendencia de Economía Solidaria expide la resolución aprobando la conversión y la reforma de estatutos. Actualmente la COOPERATIVA UNIMNUTO es una cooperativa de aportes y crédito, sin ánimo de lucro, cuya actividad económica se centra en la oferta de servicios de financiación educativa, administración de cartera y en general servicios de créditos a los asociados, funcionarios de la Organización Minuto de Dios y aliados estratégicos. La COOPERATIVA UNIMNUTO ofrece el siguiente portafolio de servicios: Crédito Educativo:

Crédito Avalado: cheques o pagaré, Garantías Comunitarias, Fenalco.

Créditos convenio IES

Crédito directo sin aval.

Crédito ICETEX (administración de cartera)

Credivirtual Garantías comunitarias Crédito de Consumo:

Crédito de Libre Inversión

Crédito para compra de cartera

Crédito ALMINUTO

Crédito para electrodomésticos

Créditos para Equipos de cómputo

Crédito para calamidad doméstica

Crédito para sostenimiento en el exterior

Crédito para el desarrollo empresarial

1 COOPERATIVA UNIMINUTO; GC-DG-01 Manual de Calidad; Pág. 6

9

Al minuto navideño y escolar

3.2. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS2 La organización ha definido los siguientes elementos estratégicos que permiten contar con directrices bien definidas y que describen de forma clara la orientación de los esfuerzos y recursos para cumplir con los objetivos de Plan Estratégico de Negocios:

3.2.1. MISIÓN "La Cooperativa Uniminuto es una cooperativa inspirada en la Obra Minuto de Dios y los principios solidarios, que promueve el desarrollo integral de sus asociados, a través de la prestación de servicios que facilitan el acceso y la permanencia en la Educación Superior, la empleabilidad, el desarrollo empresarial y el bienestar de todos los que la integran."

3.2.2. VISIÓN "En el 2019 nos habremos transformado en una cooperativa multiactiva con sección de ahorro y crédito; líder a nivel nacional en el sector cooperativo en productos y servicios financieros educativos; consolidada como socio estratégico de nuestras entidades aliadas y de las organizaciones de la Obra Minuto de Dios; con nuestros grupos de interés fortalecidos en principios de la economía solidaria y beneficiados con obras de servicio comunitario que incidan en el buen vivir para los asociados, familias y colaboradores” 2 Ibíd., Pág. 7

10

4. MARCO LEGAL En este capítulo se mencionan las normas que se tienen en cuenta para la elaboración de la documentación dentro de la COOPERATIVA UNIMINUTO.

NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001 que establece los requisitos para la documentación de un Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo para facilitar la gestión a las organizaciones.

Decreto 1443 de 2014 por el cual se dictan las disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Decreto 1072 de 2015 por el cual se expide el decreto único reglamentario del sector trabajo.

11

5. DESARROLLO DEL TRABAJO

5.1. EXPLORACIÓN

Como pre-fase se realiza la investigación teórica sobre la seguridad y salud en el trabajo, la legislación aplicable en materia de riesgos laborales, así como las prácticas y tendencias de la actualidad.

Se realiza una visita a las instalaciones de la sede principal de la Cooperativa Uniminuto con el fin de realizar una inspección visual general de los avances en términos de seguridad y salud en el trabajo.

5.2. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO La recolección de la información se lleva a cabo mediante indagación directa con la Coordinadora de Gestión Humana, quien es la encargada de los temas relacionados con la Salud Ocupacional y Seguridad Industrial en la Cooperativa Uniminuto, se revisan los documentos existentes procedimientos, programas, formatos y demás que puedan ser útiles para determinar el estado actual de la empresa en Seguridad y Salud en el Trabajo. Para la realización del diagnóstico se define un instrumento en el que se consolidan los requisitos documentales extraídos de la NTC-OHSAS 18001:2007 y el decreto 1443 de 2014. El comparativo de las normas permite identificar fácilmente los requisitos establecidos en cada una y permite realizar un barrido general del nivel avance del sistema de gestión.

12

Ilustración 2. Diagnóstico inicial. Fuente: Autoras

Escala

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

ÍTEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 OBSERVACIONES

1 1

2 3 Contenido en el Programa de SO


4 2 Contenido en el SGC

5 1




9 2

10 1Se tiene Matriz de

Comunicaciones


12 3

13 1

14 1

15 1

16 1

17 1


19 1





Elaborado por:

Procedimiento para la preparación y

respuestas ante emergencias

Procedimiento de inspecciones y

mantenimiento

Procedimiento Gestión del cambio

Procedimiento de auditoría interna

Procedimiento de acciones correctivas y

preventivas

Estándar de trabajos seguros

Plan de Capacitación anual

REQUISITO

Alcance del SST

Politica de SST

Objetivos de SST

Procedimiento para la Investigación de

incidentes / accidentes

Designación de responsabilidades y

autoridad

Organigrama y responsabilidades en

situaciones de emergencia

Competencia, formación y toma de

conciencia

Procedimiento para la identificación y

evaluación del cumplimiento de

requisitos legales

Matriz de requisitos legales

Procedimiento de comunicación,

participación y consulta

Procedimiento para la identificación de

peligros, valoración de riesgos y

determinación de los controles.

Matriz de Riesgos

Sistema de Vigilancia Epidemiológica

Procedimiento de compras, selección y

evaluación de contratistas

Procedimiento para la selección,

compra y entrenamiento en EPP

Documento divulgado y está siendo cumplido

Tema y documento auditado

Mejora realizada por el personal como consecuencia de una auditoría

Mejora realizada por el personal como consecuencia de su iniciativa

Aplica a lo largo del año de un ciclo de planeación, ejecución, verificación y actuación.

Borrador

DIAGNÓSTICO INICIAL COOPERATIVA UNIMINUTO

Yadi Rodríguez PalaciosFecha: 20-may-15

Eliana García Zabala

INTERPRETACIÓN

Definición

No existe, no se hace

En proceso, se está elaborando

Procedimiento de Control de

documentos y registros

Borrador validado

Documento aprobado

13

Ilustración 3. Diagnóstico inicial. Fuente: Autoras.

Una vez realizado el diagnóstico inicial se tiene un promedio de avance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de 1,82.

5.3 DISEÑO DE LA PROPUESTA Se propone a la Cooperativa Uniminuto estructurar los documentos principales que hacen parte del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin de que ellos tomen en cuenta lo necesaria de esta gestión para el bienestar de los colaboradores, así que a continuación se muestran los diferentes documentos que lo conforman.



25 1

26 1





31 3 Existente




35 1

36 1

37 1

38 1

39 1

40 1




44 1

45 1

Registro de inducción y reinducción

Revisión por la dirección

Registro de acciones correctivas y

preventivas

Registro de inspecciones de equipos

contra incendios

Registro de rendición de cuentas

Registro de participación y consulta

Registro de simulacro de emergencias

Registro de incidente /accidente

Registro de investigación de incidente /

accidente

Reporte de actos y condiciones

inseguras

Registro de entrega de EPP

Programa de higiene y salud

Programa de orden y aseo

Reglamento de higiene y seguridad

industrial

Matriz de indicadores

Fichas de indicadores

Registro de inspecciones

Plan de evacuación

Plan de inducción y rentrenamiento

Plan de ayuda mutua

Plan de trabajo anual

Plan de emergencias

REQUISITO

PROMEDIO DEL SGSST 1,82

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5.3.1 Política, objetivos y alcance del Sistema de seguridad y Salud en el Trabajo (SS-DG-02)

En primer lugar se estable la política los objetivos y alcance del sistema de seguridad y salud en el trabajo adoptados por la Cooperativa Uniminuto los cuales quedaron consignados en un documento general del sistema, y se describen a continuación. Política La COOPERATIVA UNIMINUTO se compromete con la protección y promoción de la salud de todos sus colaboradores, procurando su integridad física, mental y social, mediante el control de los riesgos, un ambiente de trabajo sano y seguro, fomentando una cultura preventiva y del auto cuidado. Para estos efectos se compromete a: 1. Gestionar el mejoramiento continuo de los procesos y del Sistema de

Seguridad y Salud en el Trabajo. 2. Destinar los recursos necesarios tanto humanos, físicos, tecnológicos y

financieros para la ejecución y desarrollo de la gestión de la salud y la seguridad.

3. Intervenir en las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o enfermedades laborales.

4. Proteger el medio ambiente. 5. Cumplir los requisitos legales vigentes. Todos los colaboradores, contratistas y temporales son responsables de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo, promoviendo así la participación activa del personal y del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo-COPASST.

15

Objetivos del Sistema de Gestión

Controlar y gestionar los riesgos asociados al desarrollo de las actividades, con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Garantizar la competencia de los colaboradores, mediante el desarrollo de planes de formación, entrenamiento y sensibilización sobre las obligaciones y responsabilidades inherentes a la seguridad y salud en el trabajo.

Proteger la salud y el bienestar de los colaboradores, proporcionándoles un ambiente y condiciones de trabajo seguro, sano y saludable de acuerdo con las leyes aplicables.

Verificar la eficacia y mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, evaluando periódicamente el desempeño del mismo.

Alcance del Sistema. El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Cooperativa Uniminuto aplica para todos los colaboradores, contratistas, temporales y demás grupos de interés a nivel nacional.

16

5.3.2 Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (SS-FR-01)

La Cooperativa Uniminuto utiliza para el levantamiento de esta matriz el apoyo de la web de la ARL SURA que permite realizar esta actividad accediendo a la herramienta on-line, sin embargo, debido a la cantidad de sedes con las que se cuenta a nivel nacional, esta herramienta resulta ser útil solo para la sede principal (Bogotá) pero su manejo y actualización a nivel nacional, no se adapta a las necesidades actuales. Por lo anterior se propone realizar la matriz en Excel con la formulación adecuada que permita la fácil comprensión y diligenciamiento por parte de los colaboradores en las diferentes sedes, a su vez, se incluyen comentarios en las celdas de Excel para dar indicaciones adicionales al momento de diligenciar. A continuación se presenta un resumen y una explicación detallada de lo encontrado en la evaluación de Riesgos de la Cooperativa Uniminuto-Sede Bogotá. La inspección de las áreas se realiza mediante recorrido por las tres (3) sedes que se encuentran ubicadas en el barrio Minuto de Dios, las cuales se describen a continuación: Sede Comercial: Piso 1 Recepción, sala de espera Asociados/Clientes, Gestión Comercial y

Cobranzas. Piso 2 Gerencia, Gestión de Calidad, Gestión de Asociados, Gestión Tecnológica,

Cobranzas, Servicios Generales, cocina, comedor. Sede Administrativa: Piso 1 Gestión de Riesgo y Operaciones, Dirección de Riesgo y Operaciones,

Direcciones Comerciales Nacional y Regionales. Piso 2 Gestión Humana, Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Contabilidad y

Dirección Financiera y Administrativa. Piso 3 Gestión de Riesgo y Operaciones (Fábrica de créditos), Servicios Generales

y cocina.

17

Sede Capacitaciones: Piso 1 Ingreso Piso 2 Cocina, comedor, archivo, sala de juntas, sala de capacitaciones.

5.3.2.1 Análisis de los riesgos encontrados

La matriz realizada para la Cooperativa Uniminuto sede de Bogotá arroja como resultado 21 tipos de riesgo clasificados en nivel alto (Ver ilustración 8), dentro de los que se destacan los de tipo locativo, ya que dentro de las oficinas hay unas zonas con desnivel en el suelo, escaleras de tipo caracol y pasamanos que no cumplen con la altura requerida, y que evidentemente representan un riesgo para todos los que laboran allí. Se anexa el ejemplo de la sede de capacitaciones con los riesgos asociados correspondientes que son de tipo: locativos, mecánicos, carga física, biológicos, físico-químico, los que representan mayor riesgo son los locativos, porque como se menciona anteriormente en toda la infraestructura de la organización existen muchos aspectos que generan ese resultado. Debido a que la matriz es muy extensa no es posible adjuntarla completamente. Además cabe resaltar que las medidas que se deben tomar frente a la mitigación de los riesgos encontrados, no se muestran en este documento ya que eso depende de si la organización decide implementar la presente propuesta pero en la matriz si se encuentran unas sugerencias para las posibles acciones correctivas en cada caso.

En las instalaciones descritas anteriormente se desarrollan los procesos para la gestión de créditos educativos y de consumo que son ofrecidos a los diferentes Asociados. Las actividades de los diferentes procesos son básicamente administrativas, así que los riesgos identificados y asociados a la labor que se desempeña son los siguientes:

18

Riesgos identificados por sede

Ilustración 4. Riesgos Sede Comercial. Fuente: Autoras.

Ilustración 5. Riesgos Sede Capacitaciones. Fuente: Autoras.

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

35,0% 31%28%

10%

3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3%

% RIESGO SEDE COMERCIAL

0,0%5,0%

10,0%15,0%20,0%25,0%30,0%35,0% 31%

23%

8% 8% 8% 8% 8% 8%

% RIESGO SEDE CAPACITACIONES

19

Ilustración 6. Riesgos Sede Administrativa. Fuente: Autoras.

Ilustración 7. Consolidado Riesgos Sede Bogotá. Fuente: Autoras.

En la siguiente tabla se muestra el resumen de los riesgos evaluados de acuerdo a su nivel. El número que se encuentra debajo de cada nivel y entre paréntesis corresponde al total de peligros que se presentan en las diferentes sedes valoradas denominadas en conjunto como “Sede Bogotá”. Por ejemplo: de Riesgos Locativos se encuentran 7 con nivel alto, 8 con nivel medio y 1 en nivel bajo.

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%29%

16%13%

10%6% 6%

3% 3% 3% 3% 3% 3%

% RIESGO SEDE ADMINISTRATIVA

28,8%

21,9%9,6%

6,8%

6,8%

5,5%

4,1%

4,1% 4,1%

2,7%2,7% 2,7%

% RIESGOS BOGOTÁ SEDE PRINCIPAL

Carga física / Biomecánico

Locativo

Mecánico

Físico

Público

Tránsito

Biológico

Físico-Químico

Naturales

20

RIESGO NIVEL DE RIESGO

Locativo Alto

(7) Medio

(8) Bajo

(1)

Mecánico Alto

(4) Medio

(2) Bajo

(1)

Público Alto

(3) Medio

(2)

Tránsito Alto

(1) Medio

(3)

Físico-Químico Alto

(3)

Naturales Alto

(3)

Carga física / Biomecánico Medio

(20) Bajo

(1)

Biológico Medio

(2) Bajo

(1)

Eléctrico Medio

(1) Bajo

(1)

Psicosocial Medio

(1) Bajo

(1)

Físico Medio

(1) Bajo

(4)

Químico Bajo

(2)

Ilustración 8. Clasificación Riesgos según su nivel. Fuente: Autoras

Hay que tener en cuenta que los riesgos en nivel alto son aquellos que se deben priorizar en la Cooperativa, puesto que éstos son los que más afectan a los colaboradores en el desempeño de la labor. Seguidamente de los riesgos en nivel medio ya que son bastantes lo que se identificaron, sobre todo los de Carga Física / Biomecánico que son 20. Y por último los de nivel bajo ya que la idea es minimizar el nivel de riesgo evitando poner en peligro la integridad física y mental de los colaboradores.

21

5.3.3 Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (SS-PR-01)

Este procedimiento establece la metodología para la identificación de peligros, su estimación y la valoración de los riesgos de la COOPERATIVA UNIMINUTO, con el fin de determinar los controles para mantener la seguridad y la salud de las partes interesadas. En su contenido se encuentran las definiciones que permitan entender el contenido de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, adicionalmente se explica la metodología que ofrece como apoyo la ARL SURA y su herramienta web, se detalla entre otros:

Matriz de probabilidad

Probabilidad de riesgos de higiene

Calificación de consecuencia

Matriz de valoración de riesgos

Interpretación de los niveles de riesgo

Aceptabilidad del riesgo

Medidas para el tratamiento del riesgo

5.3.4 Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos (SS-PR-04)

Documento que establece las actividades que permiten la identificación, accesibilidad y evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables a la gestión de la Cooperativa Uniminuto relacionados con los peligros y riesgos para la seguridad y salud en el trabajo. También se especifican en el interior del documento las posibles fuentes de consulta para los requisitos de tipo legal.

5.3.5 Matriz de requisitos legales y otros requisitos (SS-FR-04) La Matriz de requisitos legales y otros requisitos es un documento que permite controlar la diferente normatividad aplicable a la gestión de la Cooperativa Uniminuto. Cada vez que se deba ingresar una nueva legislación se modifica la fecha de actualización, lo anterior permite evidenciar de manera ágil la fecha en la que se realizaron los últimos ingresos a la matriz.

22

5.3.6 Reglamento de higiene y seguridad industrial (SS-RG-01) El reglamento se modificó con base en la inclusión de sedes nuevas a nivel nacional y los resultados de la Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos realizada en la sede principal de la Cooperativa. Una vez las sedes realicen el respectivo levantamiento en cada una de sus instalaciones se realizará la actualización correspondiente.

5.3.7 Procedimiento de comunicación, participación y consulta (SS-PR-05)

Documento que establece las actividades y mecanismos para promover la comunicación, tanto en el sentido Cooperativa-Colaboradores (consulta) como en su inverso Colaboradores-Cooperativa (participación), respecto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la COOPERATIVA UNIMINUTO. Dentro del alcance del procedimiento se incluyen a todos los colaboradores, temporales, contratistas y visitantes. El procedimiento especifica las actividades relacionadas con: generalidades del SGSST, COPASST, plan de emergencias e investigación de incidentes o accidentes de trabajo. Como evidencias de las actividades asociadas a este procedimiento se crea el formato Consulta y participación en el SGSST (SS-FR-05).

5.3.8 Procedimiento de Investigación de incidentes y accidentes (SS-PR-02)

En este documento donde se especifican las acciones a seguir cuando se presente un accidente o incidente dentro de la Cooperativa, además establece el procedimiento de la investigación y reporte de dichos eventos. Así como la definición de las causas raíces que se llevaron a la ocurrencia de los hechos, además de implementar las acciones correctivas necesarias para evitar la reincidencia de los hechos. Junto con este documento se incluye el Instructivo de Investigación de Accidentes e Incidentes (SS-IN-01), el cual tiene descrita la metodología a utilizar para la correcta investigación y hallazgo de las causas raíz. Además del formato de Investigación de accidentes e incidentes (SS-FR-02), donde se registra dicha investigación y así llevar un control estricto sobre este tema.

23

5.3.9 Procedimiento de Inspección y mantenimiento de infraestructura (GA-PR-03)

Documento que establece la metodología para realizar la inspección y mantenimiento de las instalaciones de la Cooperativa para así asegurar la calidad de trabajo y prestación del servicio a los asociados, suministrando de manera oportuna los implementos y/o condiciones necesarias para la prestación del servicio. Como registro para la inspección surge el formato de inspecciones y solicitud de mantenimiento (GA-FR-12), adicionalmente como mecanismo de control y para consolidar los requerimientos y necesidades de mantenimiento a nivel nacional se crea el formato Control y seguimiento de las actividades de mantenimiento y/o mejora (GA-FR-13).

5.3.10 Procedimiento de Gestión del cambio (SS-PR-03) Este documento permite mantener un control sobre los posibles cambios que puedan surgir en la Cooperativa, y así tener en cuenta el impacto en la organización y los procesos existentes. Además de establecer unas actividades que se deben cumplir con la implementación de dicho cambio. Para lo cual se cuenta con un Formato de gestión (SS-FR-03) del cambio el cual consta de una matriz con los posibles cambios que se puedan presentar y a su vez relaciona el impacto que puede tener. Y al final un plan de acción con las actividades pertinentes al cambio y su seguimiento de ejecución.

24

5.3.11 Instructivo de seguridad (SS-IN-02): Este instructivo se divide en 4 programas fundamentales dentro del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo que son:

Programa de seguridad.

Programa de orden y aseo.

Programa de pausas activas.

Programa de respuesta ante emergencias. Dentro del programa de seguridad se encuentran unas directrices de trabajo seguro dentro de la oficina, evidenciando como sería la forma correcta e incorrecta de las acciones para evitar accidentes. En el programa de pasas activas se tienen unos ejercicios de cuello y muñecas con el fin de disminuir el estrés y el agotamiento. En el programa de orden y aseo se tiene implementado en la organización la metodología de las 5’s con el fin de mantener un espacio de trabajo limpio y ordenado para así mejorar la calidad del trabajo y un ambiente laboral más sano para todos. Por último en el programa de respuesta ante emergencias se establecen las condiciones generales que deben tener los brigadistas y las funciones que estos tienen frente a una situación de emergencia. Anexo a este instructivo se contempla la ficha de Análisis de trabajo seguro (SS-FR-08), como un formato en el que contempla todo lo necesario para que el personal que se encuentre tanto fuera, como dentro de la organización, ejecute sus actividades de manera segura, y detalle los permisos necesarios si la actividad lo requiere.

5.3.12 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias (SS-DG-01)

Este documento contiene en primer lugar una información general de la empresa, seguida del análisis de vulnerabilidad del sector donde se encuentra ubicada la sede de Bogotá. Posteriormente se encuentra el plan de evacuación con los planos de los pisos que componen la sede, destacando la ruta de evacuación a seguir y la ubicación de los extintores. Así como el procedimiento a seguir en caso de evacuación o en caso que se presente algún tipo de emergencia como incendio o terremoto. Con este documento se articulan dos formatos, el de evaluación de simulacros (SS-FR-06) como mecanismo de seguimiento a las actividades en caso de emergencia para que la organización esté debidamente preparada en caso de que se presente alguna y el formato de inspección de elementos contra incendio (SS-FR-07), que en este caso solo se cuenta con extintores.

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5.3.13 Acta de revisión por la dirección (GG-FR-01) Este formato se integra con el utilizado para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad de la Cooperativa, adicionando los requisitos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Revisión de elementos estratégicos (Política y Objetivos de SST)

Resultados de auditoría (Interna y externa)

Estado de las acciones correctivas y preventivas

Estado de investigaciones de accidentes e incidentes

Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos identificados

Estado de evaluación de simulacros

Eficiencia del SGSST

Cambios que podrían afectar el SGSST

Recomendaciones y compromisos para la mejora Lo anterior con el fin de garantizar que se realice el seguimiento al desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y asegurar su mantenimiento y mejora continua.

5.3.14 Manual de contratistas (SS-DG-03) Este manual establece la metodología para el ingreso y seguimiento a contratistas/proveedores que permitan asegurar que su personal cumpla con las disposiciones generales en seguridad y salud en el trabajo establecidas por la legislación nacional y por la COOPERATIVA UNIMINUTO. Este documento incluye:

Generalidades para el proceso de selección y evaluación.

Elementos para el control de dotación y EPI/EPC

Actividades para el reporte e investigación de accidente o incidentes de trabajo, preparación y respuesta ante emergencias.

Indicaciones para trabajo en alturas, manejo de sustancias químicas, trabajos en caliente, señalización, riesgo biológico, riesgo eléctrico, riesgo ergonómico.

Actividades de seguimiento. Adicionalmente se realiza el Anexo 1. Que consiste en una matriz que identifica los posibles contratistas/proveedores con los requisitos y elementos de control que le aplican según su tipo.

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Como evidencia del control y seguimiento a las actividades de los contratistas/proveedores se utiliza el formato SS-FR-08 Análisis de trabajo seguro.

5.3.15 Matriz de indicadores (SS-FR-10) Esta matriz incluye los indicadores que son necesarios para la medición del cumplimiento y la mejora del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la cual se incluye el nombre del indicador, la definición, como se mide, el responsable, la frecuencia de la medición. Estos indicadores se dividen en 3 grupos: indicadores de resultado, de estructura y de proceso. Con lo cual se logra un control total de todo el sistema de gestión.

5.3.16 Sistema de vigilancia epidemiológica (SS-PR-06) Este documento es uno de los que queda en proceso de ejecución en la Cooperativa debido a que su realización depende de la ayuda de un médico que evalúe cada trabajador para determinar la enfermedades a las que cada uno está expuesto según el trabajo que realiza. Además de un psicólogo experto en Salud Ocupacional que determina el riesgo psicosocial al que se exponen. Como esas valoraciones son claves para el desarrollo de este documento puesto que son las entradas del mismo queda en proceso para el desarrollo posterior dentro de la organización.

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5.3.17 Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (GC-PR-02)

Las acciones correctivas y preventivas del Sistema de Seguridad y Salud se integra dentro del procedimiento existente en el Sistema de Gestión de Calidad, ya que el procedimiento de ejecución de las acciones es el mismo, por ende en el documento se amplía el alcance. El proceso de actualización se realizará posteriormente ya que el Sistema de Gestión de Calidad se encuentra en proceso de auditoria externa.

5.3.18 Procedimiento control de documentos y registros (GC-PR-01) Este procedimiento al igual que el anterior se integra con el existente en Gestión de Calidad, el cual queda en proceso de actualización una vez termine la auditoria externa.

6. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS La elaboración de los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para la Cooperativa Uniminuto representó un incremento en el nivel de avance de 2.8, lo anterior ubica el puntaje del diagnóstico final en 4.6 que según la escala y la definición de la herramienta utilizada indica que la documentación se encuentra entre borradores validados y documentos aprobados.

28

Ilustración 9. Diagnóstico final. Fuente: Autoras

Escala

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


1 5 SS-DG-02

2 5 SS-DG-02

3 5 SS-DG-02

4 4 GC-PR-01

5 4 SS-DG-04

6 4 SS-DG-01

7 4 GH-FR-03

8 5 SS-PR-04

9 4 SS-FR-04

10 4 SS-PR-05

11 4 SS-PR-01

12 5 SS-FR-01

13 3 SS-PR-07

14 5SS-DG-03

GA-PR-05

15 5SS-DG-03

GA-PR-02

16 5 SS-PR-02

17 5 SS-DG-01

18 5 GA-PR-03

19 5 SS-PR-03

20 5 GC-PR-04

21 4 GC-PR-02

22 5 SS-IN-02

23 5 GH-FR-20 Plan de Capacitación anual

Estándar de trabajos seguros

Procedimiento para la identificación de

peligros, valoración de riesgos y

determinación de los controles.

Matriz de Riesgos

Sistema de Vigilancia Epidemiológica

Procedimiento de compras, selección y

evaluación de contratistas

Procedimiento para la selección,

compra y entrenamiento en EPP

Procedimiento para la Investigación de

incidentes / accidentes

Procedimiento para la preparación y

respuestas ante emergencias

Procedimiento de inspecciones y

mantenimiento

Procedimiento Gestión del cambio

Procedimiento de auditoría interna

Procedimiento de acciones correctivas y

preventivas

Procedimiento de comunicación,

participación y consulta

Aplica a lo largo del año de un ciclo de planeación, ejecución, verificación y actuación.

REQUISITO

Alcance del SST

Politica de SST

Objetivos de SST

Procedimiento de Control de

documentos y registros

Designación de responsabilidades y

autoridad

Organigrama y responsabilidades en

situaciones de emergencia

Competencia, formación y toma de

conciencia

Procedimiento para la identificación y

evaluación del cumplimiento de

requisitos legales

Matriz de requisitos legales

Mejora realizada por el personal como consecuencia de su iniciativa

INTERPRETACIÓN

Definición

No existe, no se hace

En proceso, se está elaborando

Borrador

Borrador validado

Documento aprobado

Documento divulgado y está siendo cumplido

Tema y documento auditado

Mejora realizada por el personal como consecuencia de una auditoría

DIAGNÓSTICO FINAL COOPERATIVA UNIMINUTO

Elaborado por:Yadi Rodríguez Palacios

Fecha: 18-sep-15Eliana García Zabala

29

Ilustración 10. Diagnóstico final. Fuente: Autoras


24 5 SS-FR-09

25 5 SS-DG-01

26 3

27 5 SS-DG-01

28 5 SS-DG-01

29 5 SS-IN-02

30 5 SS-IN-02

31 6 SS-RG-01

32 4 SS-FR-10

33 2

34 6 GA-FR-12

35 6 GA-FR-13

36 5 SS-FR-05

37 5 SS-FR-06

38 5 SS-FR-02

39 5 SS-FR-02

40 5 SS-FR-05

41 4 GA-FR-22

42 3

43 5 GG-FR-01

44 5 GC-FR-01

45 5 SS-FR-07

46 2

PROMEDIO DEL SGSST 4,6

Registro de inspecciones de equipos

contra incendios

Registro de rendición de cuentas

Registro de inspecciones

Registro de participación y consulta

Registro de simulacro de emergencias

Registro de incidente /accidente

Registro de investigación de incidente /

accidente

Reporte de actos y condiciones

inseguras

Control y seguimiento actividades

mantenimiento y-o mejora

Registro de entrega de EPP

Registro de inducción y reinducción

Revisión por la dirección

Registro de acciones correctivas y

preventivas

Fichas de indicadores

Plan de inducción y rentrenamiento

Plan de ayuda mutua

Plan de trabajo anual

Plan de emergencias

Plan de evacuación

Programa de higiene y salud

Programa de orden y aseo

Reglamento de higiene y seguridad

industrial

Matriz de indicadores

REQUISITO

30

7. CONCLUSIONES

La elaboración de la propuesta documental para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para la Cooperativa Uniminuto fue un proceso de aprendizaje mutuo, pues en la organización no se tenían avances puntuales en el tema ni claridad en la importancia de asegurar la seguridad y la salud de los colaboradores y para nosotras a nivel profesional nos permitió poner en práctica nuestro conocimiento y aplicarlos de acuerdo a la necesidad de la Cooperativa.

Se logró realizar la consolidación de los requisitos de la NTC-OHSAS 18011:2007 y los del Decreto 1443 de 2014, adicionalmente se incluyeron dentro de la herramienta de diagnóstico, lo cual se convirtió en una guía para medir el nivel de avance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

El impacto que tiene la implementación de esta propuesta para la Cooperativa Uniminuto es muy grande, debido a que, como no se tenían implementadas acciones respecto al tema, implica un cambio organizacional y mental en todos los trabajadores comenzando por la alta dirección ya que aún se ve éste tema como un Programa de Seguridad y Salud y no como un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud. Además adoptando este Sistema de Gestión, la Cooperativa pensaría más en la seguridad y bienestar integral de todos como una herramienta que beneficia el trabajo y el crecimiento interno, mejorando la prestación del servicio a sus clientes.

31

8. ANEXOS

Anexo 1: Política, objetivos y alcance del Sistema de seguridad y Salud en el Trabajo (SS-DG-02) Anexo 2: Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (SS-FR-01) Anexo 3: Procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos (SS-PR-01) Anexo 4: Procedimiento para la identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos (SS-PR-04) Anexo 5: Matriz de requisitos legales y otros requisitos (SS-FR-04). Anexo 6: Reglamento de higiene y seguridad industrial (SS-RG-01) Anexo 7: Procedimiento de comunicación, participación y consulta (SS-PR-05) Anexo 8: Formato de Consulta y participación (SS-FR-05) Anexo 9: Procedimiento de Investigación de incidentes y accidentes (SS-PR-02) Anexo 10: Instructivo de Investigación de incidentes y accidentes (SS-IN-01) Anexo 11: Formato de Investigación de incidentes y accidentes (SS-FR-02) Anexo 12: Procedimiento de Inspección y mantenimiento de infraestructura (GA-PR-03) Anexo 13: Formato de inspección y mantenimiento de infraestructura (GA-FR-12) Anexo 14: Control y seguimiento de actividades (GA-FR-13) Anexo 15: Procedimiento de Gestión del cambio (SS-PR-03) Anexo 16: Formato de Gestión del cambio (SS-FR-03) Anexo 17: Instructivo de seguridad (SS-IN-02) Anexo 18: Ficha de Análisis de trabajo seguro (SS-FR-08)

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Anexo 19: Prevención, preparación y respuesta ante emergencias (SS-DG-01) Anexo 20: Formato evaluación de simulacros (SS-FR-06) Anexo 21: Formato inspección de extintores (SS-FR-07) Anexo 22: Acta de revisión por la dirección (GG-FR-01) Anexo 23: Manual de contratistas (SS-DG-03) Anexo 23: Anexo 1 manual de contratistas (SS-DG-03) Anexo 24: Matriz de indicadores (SS-FR-10)

propuesta del sistema de gestiÓn de seguridad y salud en...

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