PROPUESTAD DE INVESTIGACIONExplorar para investigar.

Docente:

CARLOS ESPITIA

Proyectado:

Elith Johana LondoñoAlbert Román Flórez Zúñiga

Alexander Murillo

Corporación unificada de educación superior CUN

Chigorodó-Antioquia

PROYECTO DE INVESTIGACION

CREACION E IMPLEMENTACION DE UN SOFTWARE CONTABLE-AMIGABLE, PARA LAS TIENDAS DE BARRIO, EN EL MUNICIPIO DE

CHIGORODO.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las tiendas de barrio, que son en concepto generalizado: los pequeños negocios que comercializan víveres y abarrotes al detal en los diferentes barrios del municipio de Chigorodó; con el propósito de facilitar la adquisición de estos productos a sus clientes, tanto en lo económico como en la movilidad; con valores agregados como son: la atención personalizada, el mini-crédito o micro-crédito familiar o personal y el anti-estrés que brindan estos espacios que sirven de encuentro a los habitantes de los barrios para tertuliar sobre cualquier tema de interés ya sea local, regional, nacional o internacional.

Estos negocios han venido de generación en generación al igual que las formas de administrarlos , en su mayoría, como lo hacían sus ancestros, lo que ha ocasionado que los tenderos actuales no tengan una información contable confiable, aun, utilizando cajas registradoras; que los lleve a tomar decisiones correctas sobre sus negocios, ya que con el paso del tiempo, han cambiado una serie de variables que influyen sobre estos negocios; como son: la extensión de los barrios, el número de habitantes, el numero de productos entre otros.

Por lo anterior y por la gran amenaza que tienen estos negocios con los supermercados actuales, los que han venido ingresando en los barios, estos tenderos se ven abocados a cambiar los paradigmas de sus actividades.

Sabemos que Por tradición los negocios de tiendas son informales, hasta cierto punto, y que no existe un modelo formal para administrar sus negocios en forma eficiente y eficaz

¿Cómo mejorar el modelo de negocio tradicional de las tiendas en el municipio de Chigorodó, controlando los inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar de las mismas?

JUSTIFICACION

Los tenderos (trabajadores de las tiendas), de Chigorodó, han implantado una forma honesta de trabajar por ellos y sus familias y a la vez prestan un gran servicio a los moradores de los barrios; lo que también ha ayudado a contribuir la brecha de desempleo que existe en nuestro municipio y a generar los ya mencionados mini-créditos, microcréditos personales o familiares que apalancan la situación financiera de los hogares de barrios, que ninguna entidad financiera ha sido capaz de generar.

Pero, a pesar de esa gran labor que realizan los tenderos, desconocen la magnitud de pérdidas que tienen en el manejo y comercialización de sus productos; lo cual los lleva a reflejarlas en los precios de venta, además, como se mencionó anteriormente, los productos comercializados y los habitantes-clientes se han multiplicado en una forma, manualmente, incontrolable.

De igual forma, los tenderos, desconocen las reales utilidades en sus negocios; de allí que se les hace necesario poseer una herramienta que les ayude a solucionar este problema, el cual es sin duda alguna un software contable; con el propósito de mejorar sus prácticas comerciales, optimizar la administración -con el control como cabeza principal- de sus productos, ofrecer mejores precios a sus clientes, obtener mejores utilidades, cumplir con los requerimientos de entidades financieras y/o proveedores e ir incursionando en lo que inevitablemente es el desarrollo tecnológico, ya que no pueden, ni deben quedarse en el manejo obsoleto de sus negocios, que en su momento fue valido, pero, ya estamos en otro contexto, como es el uso de los sistemas computarizados, los cuales ayudan a tener un manejo eficiente y eficaz de nuestras labores, con la ventaja que actualmente son muy amigables, los diferentes softwares del mercado.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Para el estudio de factibilidad se realizaran encuestas que nos den una muestra representativa de tenderos, la cual nos indicar que a pesar de que los tenderos, en teoría, poseen un conocimiento del movimiento de sus inventarios, cuentas por pagar a proveedores y cuentas por cobrar a clientes, les interesaría sobre manera tener un programa contable, que les resuelva el problema, que ciertamente tienen en el funcionamiento cotidiano de sus negocios, ya que por medio de observación de los mismo, en la mayoría de las veces, solo se dan cuenta que les hace falta un producto, cuando el cliente lo pide, se lo van a despachar y no lo encuentran en el respectivo estante o lugar de mostrador, entonces es cuando toman el apunte que les hace falta.

En cuanto a las cuentas por pagar proveedores, las facturas se les extravían y sobrepasan los tiempos de sus pagos y lógicamente no tiene una programación de pagos de las mismas, reflejándose en que los proveedores no despachan por falta de pago, lo que incide directamente en los ingresos del tendero, porque si no tiene productos no puede vender y va formando un mal concepto en el cliente, como es el que en “esa tienda nunca hay nada”.

Con respecto a las cuentas por cobrar clientes, llevan registros en cuadernos, que no controlan los topes de los créditos ni poseen mayor información del cliente, solo de que son vecinos y además, cuando se van a realizar los cobros, presentan diferencias de criterios entre el tendero y el cliente que ocasionan inconformidades que se reflejan en malos conceptos recíprocos (por parte del cliente los denominan “tenderos trincheros; y por parte de los tenderos “clientes tramposos”).

Es por lo anterior y lo reflejado en las encuestas, aplicadas a los tenderos, que es factible y pertinente la realización del software para tenderos, que solucionará esta serie de problemas; lo que redundará en mejoras practicas del manejo integral del negocio de tiendas, mejores relaciones tendero-clientes, mayores utilidades, precios más bajos para los clientes y lógicamente una solidificación de este tipo de negocios.

ESQUEMA DE PREGUNTAS DE LA ENCUESTA.

1. Sabe usted cuánto dinero entra diariamente a su negocio por concepto de ventas?

2. Maneja inventario de sus productos?

3. Sabe usted si tuvo pérdidas o ganancias en un mes de trabajo y qué cantidad de dinero fue?

4. En este momento. ¿ sabe usted exactamente cuánto dinero le debe en total los clientes con crédito?

5. Posee un computador disponible para su negocio, o tiene la posibilidad de asignarle uno?

6. Le gustaría tener un programa informático que reporte el estado de los créditos hechos a los clientes y que muestre el sistema de abonos actualizados?

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar y desarrollar un software contable que controle los inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar de los negocios de tiendas de barrio en municipio de Chigorodó, para optimizar el modelo tradicional de las mismas.

ESPECIFICOS

- Crear un grupo interdisciplinario en Tecnar, para realizar el proyecto de investigación.

- Crear los semilleros contable y de ingeniería, para que apoyen el proyecto de investigación.

- Conocer los diferentes productos, representativos, que comercializan las tiendas.

- Conocer diferentes software contables, si los hay, especializados en tenderos.

- Realizar un modelo sobre las actividades que deben realizar los tenderos, para obtener la eficiencia y eficacia en el manejo de sus deudores, acreedores e inventarios es decir, diseñar un modelo mejorado o propuesto.

- Diseñar e implementar un módulo de inventario.

- Diseñar e implementar un modulo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar acorde a las necesidades del tendero.

SITUACION ACTUAL

En la actualidad no existe un software exclusivo o dedicado a la labor de las tiendas de barrio, lo cual se consultó con FENALCO, Federación nacional de comerciantes, solo hay una versión de la firma Manager Ledger, la cual tiene un precio representativo, el cual posee elementos que nos servirán para el objetivo final de lo que deseamos realizar en Tecnar para los tenderos , como es que sea amigable, que no esté ajustado a las normas legales contables y tributarias y que se les proporcione en forma gratuita.

BENEFICIOS ESPERADOS

Los beneficios que Tecnar espera obtener, es la realización de una investigación de acuerdo a sus líneas predefinidas, con participación de los estudiantes de los semilleros y los docentes investigadores.

En cuanto a los tenderos, que mejoren su efectividad y eficacia en el manejo de sus inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar; lo que los llevaría a tener mejores prácticas, al aumento de sus utilidades y al ofrecimiento de bajos precios a sus clientes, lo mismo que el mejoramiento de relaciones con sus clientes y proveedores, ya que tendrían claridad sobre las operaciones con los mismos.

PASOS O ACTIVIDADES

Las siguientes son las actividades principales a realizar durante el proyecto:

1. Realizar plan de trabajo de la investigación

2. Revisión de programas contables.

3. Preparar el estado del arte

4. Conocer el numero de tiendas en el municipio de Chigorodó.

5. Conocer los productos de las tiendas, teniendo en cuenta mermas y pérdidas de los mismos.

6. Creación del grupo de semilleros de apoyo a la investigación y su capacitación.

7. Coordinación del grupo de semilleros.

8. Aplicación del instrumento en la muestra de las tiendas, por parte del semillero.

9. Tabulación del instrumento guía.

10. Análisis estadístico de la tabulación e informe.

11. Apoyo a la realización del software contable.

MARCO TEORICO

El trabajo es una actividad vital del hombre, que con el paso de los años, el creciente avance de la ciencia, las nuevas tendencias en la industria y tecnología, no solo ha generado beneficios económicos, sino que a la vez ha mejorado condiciones, disminuyendo tiempos al realizar una actividad, y simplificar la dificultad de ciertos ejercicios laborales.

Es así como la creciente necesidad de mejorar y facilitar la calidad de vida de los seres humanos, ha creado interdisciplinariedad entre la ciencias llevando así que las ciencias contables y tecnológicas creen software contables definidos estos como los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

TIPOS DE SOFTWARE

Dependiendo de las necesidades del usuario se pueden aplicar diferentes tipos de software contables que atiendan a los requerimientos de las situaciones que a diario se presentan y que demandan una serie de especificaciones técnicas que permitan satisfacer al usuario de la información.

Software uso personal o doméstico y dinámico

Principalmente dedicado para los usuarios domésticos que por lo general utilizan el programa contable con pólizas contables manuales, y a través de estas cuentas pueden controlar sus cuentas por pagar, en hojas de cálculo sus presupuestos administrativos al igual que la conciliación de contabilidad simple incluye:

Software low end

En el low end del mercado de los negocios, las aplicaciones de costos bajos del software contable permiten que se realice la mayoría de la contabilidad de los negocios.

Frecuentemente los proveedores sirven a un solo mercado nacional, mientras que un gran número de proveedores ofrecen soluciones contables separadas en cada mercado nacional, también existen excepciones que proveen aplicaciones administrativas contables adaptables a casi todos los países de un continente, para ello deben cumplir con integrar en sus procesos las Normas internacionales de contabilidad.

Software mercado medio

El mercado medio cubre un rango amplio de negocios de software que pueden ser capaces de servir a las necesidades de estándares de contabilidad múltiples nacionales que permite la contabilidad en divisas, o no. Pero su principal características es que atiende a empresas con necesidades de participar varios usuarios simultáneamente, existen aplicativos de software contable con opción de

multiusuarios concurrentes y otros que no la tienen, y con procesos integrados a la contabilidad de la empresa.

Así mismo existen aplicaciones de software contable, de nivel medio multiusuario que tienen facilidad en la adaptación de las necesidades de cada empresa, en cambio otros son solo para un tipo de mercado. Uno de los aspectos que las empresas evalúan es el grado de dificultad a la hora de las actualizaciones, la facilidad de autoaprendizaje e implementaciones no traumáticas. La capacidad de las empresas proveedoras de apoyarlos on-line, pero dándoles un espacio en que prácticamente no requieran de ellos para no tener tecno dependencia.

Software high end

Es el más complejo y costoso software de contabilidad de los negocios es frecuentemente parte de un extenso juego de software muchas veces conocido como y Planificación de recursos empresariales.

Software mercado vertical

Algunos software para la contabilidad de negocios están diseñados para ciertos negocios específicos. Incluirá las características que son específicas para dicha industria. En algunos casos este se usa en pocas empresas.

ATRIBUCIONES DE UN SOFTWARE CONTABLE

En un pequeño negocios como las tiendas, el software contable no son tan complejos como suelen ser los de las grandes empresas que operan en el mercado. Un tipo de software como estos puede integrar ciertas atribuciones o módulos tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, caja e inventarios que de forma fácil y eficaz les puede generar información útil al instante.

Inventarios

Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe determinar utilizando el método PEPS (primeros en entrar, primeros en salir), UEPS (últimos en entrar, primeros en salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico.

Cuentas y Documentos por Cobrar.

Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito. Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a impuestos, las originadas en transacciones efectuadas fuera del curso ordinario del negocio y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.

Cuentas y Documentos por Pagar.

Las cuentas y documentos por pagar representan las obligaciones a cargo del ente económico originadas en bienes o en servicios recibidos. Se deben registrar por separado las obligaciones de importancia, tales como las que existan a favor de proveedores, vinculados económicos, directores, propietarios del ente y otros acreedores.

MARCO LEGAL

En Colombia el software contable esta amparado por las leyes y normas mencionadas a continuación, destacando que la parte técnica del software contable, a saber la acción de los registros, están respaldados por la norma colombiano decreto reglamentario 2650 y 2649 de 1993 en el que se especifican las normas contables y el catalogo de cuanta para dar cumplimiento a las normar de contabilidad generalmente aceptadas.

Ley 11723: es una ley compuesta por 89 artículos, sancionada en 1933 (y todavía vigente), conocida como "Ley de Propiedad Intelectual" o también como "Ley de Propiedad Científica, Literaria y Artística". Esta ley regula todo lo referente a derecho de propiedad de una obra artística, científica o literaria, derechos de coautor, enajenación o cesión de una obra, licencias, etc. Además, establece sanciones tanto pecuniarias (multa) como privativas de la libertad (prisión) a quienes violen sus normas. Su última reforma data de Noviembre de 1998, cuando por Ley 25036 se le introdujeron modificaciones referidas al software, para darle fin a las discusiones doctrinarias y jurisprudenciales sobre la cuestión de si el software estaba o no bajo el amparo de esta ley. Ahora establece expresamente en su Art. 1 que "... las obras científicas, literarias y artísticas comprenden los escritos de toda naturaleza y extensión, entre ellos los programas de computación fuente y objeto; las compilaciones de datos o de otros materiales,..." y en su art. 55 bis que "La explotación de la propiedad intelectual sobre los programas de computación incluirá entre otras formas los contratos de licencia para su uso o reproducción".

En Colombia las universidades han venido implementando el software libre y cada vez mas está llamando la atención de los usuarios, tanto asi que hay un proyecto de ley inspirada en los principios y valores por los que debe luchar el Estado.

El artículo 15 de nuestra Constitución Política afirma el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. El 74 garantiza que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

DESARROLLO

Modelo actual:

Los tenderos de Chigorodó, para ejercer su labor actualmente realizan básicamente las siguientes actividades: compras, ventas, organización de los productos, organización de pagos y cobros; la cuales describiremos a continuación:

Compras:

Para determinar que productos van a comprar; hacen un inventario físico en sus estantes, neveras y congeladores de todos los productos que comercializan, en forma visual y determinan si tienen o no el mismo para anotarlos en la lista de compras-un cuaderno, así mismo, muchos van tomando apuntes de los productos que les solicitan cuando están realizando sus ventas y no los tienen; verifican que tienen el dinero en su bolsillo (muchos lo usan ellos mismos, usan la caja para los billetes menores) y se desplazan a los lugares donde les proveen los productos que comercializan, normalmente la plaza de mercado.

Cuando regresan con sus compras, ubican todas las compras en un lugar y posteriormente, van colocando en los estantes o lugares que les corresponde.

Con los productos que venden al granel como son el aceite, frijol, azúcar y otros comienzan a empacarlos normalmente en bolsas plásticas, según las medidas mas solicitadas por los clientes y les colocan los precios según creen ganar.

Ventas:

Cuando llegan los usuarios del barrio a adquirir sus productos, se comienza con un saludo informal dependiendo la hora del día por ejemplo si es en la mañana, buenos días y así en el resto del día; le pregunta al usuario que desea, el cual pide el producto y este se desplaza a buscarlo, si cree tenerlo; si lo tiene, se lo despacha y si no, expresa que se le acaba de terminar o el ultimo se lo llevó el usuario x; después de despacharle los productos, el tendero calcula la cuenta de lo vendido, si son pocos productos lo hace mentalmente y si son varios productos , acude a la calculadora, luego de obtener la cuenta, se la hace saber al cliente

(muchas veces el cliente corrige el calculo porque el tendero se equivoca a favor o en contra) y pregunta por el pago, si es de contado recibe el dinero, lo lleva a la caja o cajón dependiendo de la tienda , devuelve el cambio si lo amerita y le dice “con mucho gusto” o “ a la orden” ; si es a crédito, comenta algo sobre el mismo( ¿esto para cuando? o estas atrasado o ¡¡ojo!! Ya llevas la cuenta alta) y procede a apuntar el valor de la cuenta en un cuaderno donde tiene relacionado todos sus deudores o clientes y le apunta en un cartoncito que lleva el cliente, los valores acreditados.

Frecuentemente, los clientes llevan los productos y si son a crédito, lo muestran al tendero y este si esta ocupado, le da la venia que lo lleve y no hace el respectivo apunte en su libro, lo que hace que la mayoría de las veces, no se acuerde de este despacho.

Ahora, si los productos perecederos como las verduras, plátanos, yuca, frutas y otros no se venden en el tiempo que el tendero ha estimado hacerlo, le toca seleccionar los peores y enviarlos, lastimosamente, a la basura, lo que también aumenta la proliferación de moscas y ratas, aumentando también la contaminación visual y ambiental (malos olores). Con los productos que puede recuperar, los vende o remata a menores precios.

Hemos constatado que los tenderos, no tienen control sobre sus inventarios.

Organización de pagos:

El tendero, cuando va a realizar los pagos de los productos que ha adquirido a crédito, busca las facturas en una tabla donde posee las mismas, solo cuando el proveedor llega a cobrársela; verifica que tenga el dinero en el bolsillo o caja y cancela si ya esta vencida o abona si es el caso, lo que nos demuestra que no tiene una planificación de pagos.

En lo que respecta a créditos con entidades financieras, los realiza cuando tiene la necesidad de adquirir productos para surtir su negocio, sin ningún estudio previo del mismo, solo calculando que con sus ventas diarias puede cancelar las cuotas del mismo.

Lo explicado, nos demuestra que los tenderos no tienen control en sus cuentas por pagar a sus proveedores.

Cobros:

Los tederos, realizan los cobros a sus clientes, regularmente por quincenas, la primera entre los días 15 a 20 del mes y del 30 del mes y el 5 del próximo mes, esperando los pagos que reciben sus clientes de los diferentes entes.

Cuando realizan el cobro, sacan las cuentas de los cuadernos que utilizan para anotar los créditos, durante esta labor, normalmente, se equivocan y re-empiezan nuevamente y muchas veces hay diferencias o inconsistencias entre lo que el tendero cobra y lo que el cliente va a pagar (con el denominado ¨vale¨), trayendo consigo malestares entre las partes.

También, Suele presentarse, que el tendero no se acuerda de muchas compras a crédito que el cliente ha hecho y que por rapidez, en su momento, no apunta, lo que conlleva a malos entendidos.

Así mismo, el tendero, no sabe cuanto le adeuda el cliente, solo lo conoce cuando le saca la cuenta del vale.

Lo anterior, nos muestra que los tenderos no tiene control en las cuentas por cobrar a sus clientes.

Modelo a desarrollar:

Como hemos explicado en forma general, nos damos cuenta de los grandes problemas que presentan los tenderos y que muchas veces ni ellos mismos los perciben como tales (ya que tienen utilidades muy altas), por lo cual para solucionar estos problemas desarrollaremos un nuevo modelo, apoyados en un software contable.

Compras:

El tendero, debe tener un software contable, que tenga un modulo de inventarios, que capture, en forma muy fácil, todo lo referente a los productos que comercializa (kardex), teniendo en cuenta la forma de transformarlo y los estantes donde los almacena, con sus diferentes stocks máximos y mínimos (avisos llamativos), con sugerencias para calcular los diferentes precios de los productos que pueden tener para su venta y sin olvidar el control de las fechas de vencimiento de los mismos.

El modulo debe tener también, todo lo relacionado con los datos del proveedor, las facturas de compras con sus características (productos, descuentos, fechas de pago y otros).

Con lo anterior buscamos controlar la adquisición de los productos, sus transformaciones y las cuentas por pagar.

Ventas:

El software contable realizado, debe controlar todos los aspectos relacionados con los clientes: productos que lleva y descargarlos de los inventarios; formas de pago y obtener la cuenta correcta, así mismo el cambio si es el caso; si es a crédito, debe llevar un registro, aculado, por cada transacción que contenga los productos despachados, sus precios de ventas, los datos del cliente y la fecha de la transacción.