propuesta de un modelo de gestión para la...

Maestría en Administración de Empresas

1

“PROPUESTA DE UN MODELO DE

GESTIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES DEL CONTROL DE

BIENES DEL SECTOR PÚBLICO

APLICADO A LA DIRECCIÓN

PROVINCIAL DEL IESS EN EL AZUAY”


2


3

“PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN PARA LA

ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL CONTROL DE BIENES DEL

SECTOR PÚBLICO APLICADO A LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL

IESS EN EL AZUAY”

NELLY MERCEDES AUQUILLA VEGA

Egresada de la Maestría de Administración de Empresas

Unidad de Postgrado

Universidad Politécnica Salesiana

Diploma Superior en Gerencia de Marketing

Diploma Superior en Gestión Logística

INGENIERA COMERCIAL

DIANA ALEXANDRA ANDRADE PULGARÍN Egresada de la Maestría de Administración de Empresas

Unidad de Postgrado


Diplomado Logística Empresarial

INGENIERA COMERCIAL

Dirigido por:

ING. IVÁN RODRIGO CORONEL, MBA

Consultor Empresarial

Docente de Tercer y Cuarto Nivel


Universidad del Azuay

Master en Administración de Empresas

Ingeniero Químico

Cuenca –Ecuador

2012


4

Datos de Catalogación Bibliográfica.

Breve reseña de los autores e información de contacto:

Nelly Mercedes Auquilla Vega Diploma Superior en Gerencia de Marketing


Diploma Superior en Gestión Logística

Universidad Técnica Particular de Loja

Ingeniera Comercial

Universidad de Cuenca

[email protected]

Diana Alexandra Andrade Pulgarín

Diplomado Logística Empresarial

Universidad de Valparaiso Chile

Ingeniera Comercial

Universidad de Cuenca

[email protected]

Dirigido por:

Ing. Iván Rodrigo Coronel

Consultor Empresarial

Docente de Tercer y Cuarto Nivel


Universidad del Azuay

Master en Administración de Empresas

Ingeniero Químico

[email protected]

Todos los derechos reservados.

Queda prohibida, salvo excepción prevista en la Ley, cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación

pública y transformación de esta obra para fines comerciales, sin contar con autorización de los titulares de

propiedad intelectual. La infracción de los derechos mencionados puede ser constitutiva de delito contra la

propiedad intelectual. Se permite la libre difusión de este texto con fines académicos o investigativos por cualquier

medio, con la debida notificación a los autores.

DERECHOS RESERVADOS

©2012 Universidad Politécnica Salesiana.

CUENCA - ECUADOR – SUDAMÉRICA.

AUQUILLA VEGA NELLY MERCEDES Y ANDRADE PULGARÍN DIANA ALEXANDRA

“Propuesta de un Modelo de Gestión para la Administración y Manejo del Control de Bienes del Sector

Público aplicado a la Dirección Provincial del IESS en el Azuay”

Edición y Producción: Patricia Guamán L. [email protected]

Diseño de la portada: Patricia Guamán L. [email protected]

IMPRESO EN ECUADOR - PRINTED IN ECUADOR.

Auquilla Vega Nelly Mercedes y Andrade Pulgarín Diana Alexandra

“Propuesta de un Modelo de Gestión para la Administración y Manejo del Control de Bienes

del Sector Público aplicado a la Dirección Provincial del IESS en el Azuay”

Universidad Politécnica Salesiana, Cuenca-Ecuador, 2012.

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Formato 170 x 240 Páginas: 141

mailto:[email protected]




5

Índice General

Contenido

Índice General ............................................................................................................ 5

Índice de Figuras ...................................................................................................... 10

Índices de Tablas ...................................................................................................... 12

DEDICATORIAS ......................................................................................................... 13

AGRADECIMIENTOS .................................................................................................. 14

PREFACIO ................................................................................................................. 15

CAPITULO I ............................................................................................................... 19

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................................ 19

1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................... 19

1.2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................... 19

1.3 JUSTIFICACIÓN .......................................................................................... 20

1.4 OBJETIVOS ................................................................................................ 21

1.4.1 OBJETIVO GENERAL ......................................................................... 21

1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................. 21

CAPITULO II .............................................................................................................. 25

BASE LEGAL .............................................................................................................. 25

2.1 BASE LEGAL ............................................................................................... 25

2.1.1 JERARQUÍA DE LAS NORMAS JURÍDICAS EN EL ECUADOR ............... 25

2.1.2 Conceptos ........................................................................................ 26

2.1.3 Legislación vinculante al proceso de Administración de Bienes del

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) ............................................. 29

2.2 BASES TEÓRICAS ....................................................................................... 31

2.2.1 Estructura del contenido de las bases teóricas ................................ 31

2.2.2 Conceptos ........................................................................................ 32


6

CAPITULO III ............................................................................................................. 45

ORGANIZACIÓN DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL ................. 45

3.1.1 RESEÑA HISTÓRICA .......................................................................... 45

3.2 NATURALEZA JURÍDICA ............................................................................. 48

3.3 MISIÓN ..................................................................................................... 48

3.4 VISIÓN ...................................................................................................... 48

3.5 NIVEL ESTRUCTURAL DEL IESS .................................................................. 49

3.6 ORGANIGRAMA DEL IESS .......................................................................... 50

3.7 DIVISIÓN GEOGRÁFICA Y CIRCUNSCRIPCIÓN TERRITORIAL ...................... 51

3.8 ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL NIVEL 4 .............................. 52

3.9 ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL AZUAY .................... 52

3.10 ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS INTERNOS ................. 53

3.11 ORGANIGRAMA DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS INTERNOS ............. 54

3.12 ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES ....................................................................................................... 56

3.12.1 Jefatura ............................................................................................ 56

3.12.2 Secretaría ......................................................................................... 57

3.12.3 Área de Adquisiciones e Inventarios ................................................ 59

3.12.4 Área Informática .............................................................................. 62

3.12.5 Área de Administración de Inmuebles ............................................. 64

CAPITULO IV ............................................................................................................. 69

PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTION PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO

DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO .............................................................................. 69

4.1 MODELO DE GESTIÓN BMM ..................................................................... 69

4.2 SUBMODELO DE PROCESOS ..................................................................... 70

4.2.1 Proceso del Área de Adquisiciones .................................................. 71

4.2.2 Proceso del Área Inventarios ........................................................... 75

4.2.3 Proceso del Área Informática........................................................... 77


7

4.2.4 Proceso del Área Administración Inmuebles ................................... 78

4.3 SUBMODELO DE OBJETOS ........................................................................ 79

4.3.1 Mapeo del Subproceso Adquisición: Ínfima Cuantía ....................... 80

4.3.3. Flujograma del Subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico .... 85

4.3.5 Mapeo del Subproceso de Adquisiciones: Portal de Compras

Públicas………………………………………………………………………………………………… ....... 87

4.3.6 Flujograma del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras

Públicas………………………………………………………………………………………………… ....... 89

4.3.7 Mapeo del Subproceso Área Inventarios: Administración y Manejo

Activos Fijos ..................................................................................................... 90

4.3.8 Flujograma del Subproceso Inventarios: Administración y Manejo

de Activos Fijos ................................................................................................ 92

4.3.9 Mapeo del subproceso Inventarios: Administración y Control de

Suministros de Oficina ..................................................................................... 92

4.4.0 Flujograma del Subproceso Inventarios: Administración y Control

de los Suministros de Oficina .......................................................................... 95

4.4.1 Mapeo del Proceso Área Informática .............................................. 95

4.4.2 Flujograma del Proceso Área Informática ........................................ 97

4.4.3 Mapeo de Procesos del Área Administración Inmuebles ................. 97

4.4.4 Flujograma del Proceso Área Administración Inmuebles ................ 99

4.5.0 SUBMODELO DE EVENTOS ............................................................... 99

4.4.1 Mapeo de causas o dificultades del Subproceso Adquisiciones:

Ínfima Cuantía ............................................................................................... 100

4.4.2 Diagrama del Árbol de Problemas Subproceso Adquisiciones:

Ínfima Cuantía ............................................................................................... 103

4.4.3 Diagrama del Método Ishikawa Subproceso Adquisiciones: Ínfima

Cuantía………………………………………………………………………………………………… ...... 104

4.4.4 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Adquisiciones:

Catálogo Electrónico ...................................................................................... 104


8



4.4.6 Diagrama del Método Ishikawa Subproceso Adquisiciones:


4.4.7 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Adquisiciones: Portal

Compras Públicas .......................................................................................... 108


Portal Compras Públicas ................................................................................ 111

4.4.9 Diagrama del Método Ishikawa Subproceso Adquisiciones: Portal

Compras Públicas .......................................................................................... 112

4.4.10 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Inventarios: Activos

Fijos………………………………………………………………………………………………… ........... 112

4.4.11 Diagrama del Árbol de Problemas Subproceso Inventarios: Activos

Fijos………………………………………………………………………………………………… ........... 114

4.4.12 Diagrama del Método Ishikawa Subproceso Inventarios: Activos

Fijos………………………………………………………………………………………………… ........... 115

4.4.13 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Inventarios:

Suministros Oficina ........................................................................................ 115

4.4.14 Diagrama del Árbol de Problemas Subproceso Inventarios:


4.4.15 Diagrama del Método Ishikawa Subproceso Inventarios:


4.4.16 Mapeo de Causas o Dificultades Proceso Informático ................... 118

4.4.17 Diagrama del Árbol de Problemas Proceso Informático ................ 120

4.4.18 Diagrama del Método Ishikawa Proceso Informático .................... 121

4.4.19 Mapeo de Causas o Dificultades Proceso Administración Inmuebles122

4.4.20 Diagrama del Árbol de Problemas Proceso Administración

Inmuebles ...................................................................................................... 124

4.4.21 Diagrama del Método Ishikawa Proceso Administración Inmuebles124


9

CONCLUSIONES ...................................................................................................... 129

RECOMENDACIONES .............................................................................................. 130

BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................... 131

LINKOGRAFÍA.......................................................................................................... 132

ANEXOS .................................................................................................................. 133


10

Índice de Figuras

Figura 1 Nivel Estructural del IESS ........................................................................ 49

Figura 2 Organigrama ............................................................................................ 50

Figura 3 División Geográfica y Circunscripción Territorial ................................... 51

Figura 4 Organigrama de la Dirección Provincial del Azuay ................................. 53

Figura 5 Organigrama de la Subdirección de Servicios Internos ............................ 55

Figura 6 Cadena de Valor de la Administración y Manejo de bienes ...................... 71

Figura 7 Cadena de Valor del Proceso Área de Adquisiciones ............................... 72

Figura 8 Cadena de Valor del Subproceso Área Adquisiciones: Ínfima Cuantía .... 73

Figura 9 Cadena de Valor del Subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico ... 74

Figura 10 Cadena de Valor del Subproceso Adquisiciones: Portal de

Compras Públicas .................................................................................................... 75

Figura 11 Cadena de Valor del Proceso Área Inventarios ..................................... 76

Figura 12 Cadena de Valor del Subproceso de Inventarios: Activos Fijos ............. 76

Figura 13 Cadena de Valor de Subproceso Inventarios: Suministros de Oficina ... 77

Figura 14 Cadena de Valor Proceso del Área Informática .................................... 78

Figura 15 Cadena de Valor del Proceso Área Administración Inmuebles .............. 79

Figura 16 Representación de figuras ...................................................................... 80

Figura 17 Pasos del subproceso Adquisición: Ínfima Cuantía ................................ 82

Figura 18 Flujograma de los pasos del subproceso Adquisiciones:

Infima Cuantía ......................................................................................................... 83

Figura 19 Pasos del subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico .................. 85

Figura 20 Flujograma subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico .............. 86

Figura 21 Mapeo del subproceso Adquisiciones de Bienes: Portal de Compras

Públicas .................................................................................................................... 88

Figura 22 Flujograma del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras

Públicas .................................................................................................................... 89

Figura 23 Mapeo del subproceso Inventarios: Administración y Manejo de

Activos Fijos Muebles .............................................................................................. 91

Figura 24 Flujograma del subproceso Inventarios: Administración y Manejo de

Activos Fijos ............................................................................................................. 92

Figura 25 Mapeo del subproceso Inventarios: Administración y Control de

Suministros de Oficina ............................................................................................. 94


11

Figura 26 Flujograma del subproceso Inventarios: Administración y Control de

Suministros de Oficina ............................................................................................. 95

Figura 27 Mapeo del Proceso Área Informática ................................................... 96

Figura 28 Flujograma del proceso Área Informática ............................................. 97

Figura 29 Pasos del proceso Área Administración Inmuebles ............................... 98

Figura 30 Flujograma del proceso Área Administración Inmuebles ....................... 99

Figura 31 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía .. 102

Figura 32 Árbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía ..... 103

Figura 33 Método Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía ..... 104

Figura 34 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Catálogo

Electrónico ............................................................................................................. 106

Figura 35 Árbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Catálogo

Electrónico ............................................................................................................. 107

Figura 36 Método Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico107

Figura 37 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras

Públicas .................................................................................................................. 110

Figura 38 Árbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Portal Compras

Públicas .................................................................................................................. 111

Figura 39 Método Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Portal Compras

Públicas .................................................................................................................. 112

Figura 40 Causas o dificultades del subproceso Inventarios: Registro de Activos

Fijos ....................................................................................................................... 113

Figura 41 Árbol de problemas del subproceso Inventarios: Activos Fijos ............ 114

Figura 42 Método Ishikawa del subproceso Inventarios: Activos Fijos ............... 115

Figura 43 Causas o dificultades del subproceso Inventarios: Suministros de

Oficina.................................................................................................................... 116

Figura 44 Árbol de problemas del subproceso Inventarios: Suministros Oficina .. 117

Figura 45 Método Ishikawa del subproceso Inventarios: Suministros Oficina ..... 118

Figura 46 Causas o dificultades del Proceso Informático ..................................... 120

Figura 47 Árbol de problemas del Proceso Informático ........................................ 121

Figura 48 Método Ishikawa del Proceso Informático ........................................... 122

Figura 49 Causas o dificultades del Proceso Administración Inmuebles .............. 123

Figura 50 Árbol de problemas del Proceso Administración Inmuebles ................. 124

Figura 51 Método Ishikawa del Proceso Administración Inmuebles .................... 125


12

Índices de Tablas

Tabla 1 Estructura de la Dirección Provincial Nivel 4 ......................................... 52

Tabla 2 Estructura de la Subdirección de Servicios Internos ................................ 54

Tabla 3 Responsabilidades de la Jefatura de Servicios Generales ........................ 57

Tabla 4 Responsabilidades de la Secretaría .......................................................... 58

Tabla 5 Responsabilidades del área de adquisiciones e inventarios ..................... 59

Tabla 6 Responsabilidades del área de adquisiciones e inventarios ..................... 60

Tabla 7 Responsabilidades del área informática ................................................... 63

Tabla 8 Responsabilidades del área de administración inmuebles ........................ 65


13

DEDICATORIAS

El presente trabajo es el resultado final de los

consejos y apoyo que he recibido de mis padres

durante mi vida estudiantil y que me ha

servido para que en este momento alcance una

de mis grandes aspiraciones culminar mi

Maestría. A ellos va mi dedicatoria y que Dios

les bendiga.

Diana Andrade

Dedico este trabajo de grado a mis padres, Luis y

María por haberme inculcado que todo lo que tiene

valor se obtiene con esfuerzo.

Al amor de mi vida, Jorge por el apoyo

incondicional, su comprensión y confianza de mi

sueño hoy hecho realidad.

A los más grandes tesoros que Dios me ha dado,

Bryan y Mike quienes ocupan un amplio sitial en

mi corazón; siendo los pedestales de mi vida.

Nelly Auquilla


14

AGRADECIMIENTOS

Damos las gracias a Dios, que ha estado en todos los momentos de

nuestras vidas, dándonos siempre aliento para culminar nuestros

estudios y de esta manera alcanzar una meta más en esta etapa de

nuestras vidas.

Expresamos nuestra sincera gratitud a la Subdirección de

Servicios Internos y a la Jefatura de Servicios Generales de la

Dirección Provincial del IESS – Azuay.

Las autoras agradecen de manera muy especial al Ing. Iván

Rodrigo Coronel, quien de manera desinteresada y muy

profesional supo dirigirnos y guiarnos en la elaboración del

presente trabajo de grado, igualmente a la Universidad Politécnica

Salesiana que nos brindó la oportunidad de estudiar y culminar

nuestra Maestría.


15

PREFACIO

La Dirección Provincial IESS-Azuay en la actualidad administra y controla sus

bienes muebles e inmuebles basándose en un sistema de kardex y respaldando la

información en un software llamado Sistema de Control de Activos Fijos (SICAF).

Este proceso de control y manejo no ha permitido de manera plena que la

Institución pueda mantener una efectiva administración de sus bienes, desde su

adquisición, pagos a proveedores, registro e ingreso contable, transferencias

internas, bajas por deterioro o culminación de su vida útil, etc., originándose la

necesidad de implementar un modelo de gestión efectivo para el manejo

administrativo y control de los bienes de la Institución.

El presente trabajo de grado propuesto se enmarca dentro de esta visión, es decir

que facilite la recolección de información necesaria para desarrollar de manera

más ágil y efectiva el manejo de estos bienes así como de sus procesos

administrativos.

Proponemos entonces la aplicación del modelo Business Modelan Method (BMM)

al manejo de control y administración de los bienes, que se basa en la subdivisión

de procesos mediante representaciones graficas por intermedio de flujogramas o

diagramas explicativos y adicionalmente se identifican responsabilidades y actores

complementándose con la descripción de las actividades o tareas de cada proceso.

En la Dirección Provincial IESS- Azuay, se identificaron cuatro procesos claves en

la administración y control de bienes, siendo estos los siguientes: Adquisición de

Bienes y Servicios, Inventarios de Activos Fijos y Suministros de Oficina,

Informática y Administración de Bienes Inmuebles. Dentro de estos procesos

fundamentales se establecieron seis subprocesos, a los cuales se delegaron los

actores con sus responsabilidades, utilizando las herramientas metodológicas

sugeridas para tal efecto.

Con la aplicación de esta metodología se estableció que la Institución necesita de

un modelo de gestión moderno, práctico y eficaz para la administración y control

de sus bienes, que le permita alcanzar estándares óptimos de seguridad y de

precautelar la correcta y adecuada utilización de los mismos, generando con esto

un mejor manejo, tiempo de mejora de respuesta en los diferentes procesos y un

ahorro de recursos tanto humanos, operativos y por ende financieros.


16


17

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


18


19

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

En el mes de octubre del año 2011 se procede a conocer el informe de la Auditoría

Interna del IESS, que realizó la “Evaluación del Sistema de Control Interno

relacionado con las Normas 200 Ambiente de Control; 300 Evaluación de Riesgo;

406 Administración Financiera/Administración de Bienes y demás normas y

disposiciones legales relacionadas en la Dirección General del IESS”, en cuyo

resultado recomienda a la Dirección Provincial del Azuay, la definición y

aplicación de indicadores de gestión para planificar y evaluar los procesos de

administración y control de los bienes institucionales.

Por ello este trabajo de grado se enfocará en plantear un modelo de gestión como

herramienta para los directivos del IESS de la Dirección Provincial Azuay, que

requieren administrar los bienes de manera eficiente y dentro del marco legal que

contempla la administración y manejo de los mismos en el sector público.

1.2 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

La Dirección Provincial del Azuay IESS, dentro de sus aspectos administrativos

específicamente en el manejo de sus bienes, ha presentado puntos importantes

organizativos que requieren de un análisis y revisión o un replanteamiento del

esquema que se maneja actualmente, por lo tanto para establecer mecanismos de

solución debemos plantearnos las siguientes interrogantes que nos permitirán

buscar las respuestas más adecuadas, las cuales se encuadrarán en el modelo de

gestión a desarrollarse.

¿El proceso de la administración y el control de los bienes están funcionando

eficientemente en el Departamento de Servicios Generales?

- ¿De qué forma la inadecuada administración y el manejo de los bienes

afectan al desempeño en el proceso de la administración del IESS?


20

- ¿La normativa legal vigente se está aplicando y cumpliendo correctamente

en el Departamento de Servicios Generales?

- ¿Las herramientas tecnológicas con las que cuenta el Departamento de

Servicios Generales son suficientes para cumplir con todos los procesos de

administración de bienes?

- ¿El personal administrativo asignado al proceso de administración de

inventarios es suficiente y cuenta con el perfil adecuado para desarrollar

eficientemente las actividades propias de este proceso?

1.3 JUSTIFICACIÓN

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es una entidad pública

descentralizada, creada por la Constitución Política, dotada de autonomía

normativa, técnica, administrativa, financiera y presupuestaria, con personería

jurídica y patrimonio propio, que tiene por objeto indelegable la prestación del

Seguro General Obligatorio en todo el territorio nacional.1

El presente trabajo planteamos como desafío de analizar la propuesta de un Modelo

de Gestión para la Administración y manejo de Bienes del Sector Público, en la

Dirección Provincial IESS-Azuay.

El área administrativa del IESS en la actualidad tiene implementado un plan piloto

para el manejo del sistema de inventarios mediante un sistema informático llamado

SICAF, al que se ha migrado la información aproximada de 3000 items,

correspondientes a bienes muebles considerados como activos fijos y fungibles de

control; respecto al manejo de almacén (bodega de suministros de oficina); no

cuentan con una herramienta de informática por lo que estos registros se lo realiza

de manera rudimentaria a través de kárdex manuales en que se registra los ingresos,

egresos y saldos.

Del análisis y entrevista con el funcionario que maneja el sistema SICAF, se

evidencia que es un sistema que no está desarrollado en su totalidad lo que dificulta

que este sistema se constituya en una herramienta eficiente para el control y

registro de los bienes muebles.

1 Resolución C.D. 021


21

En este sentido pretendemos realizar un modelo de gestión para recomendar

acciones y actividades que permitan mejorar sustancialmente los procesos internos

en el manejo y control de los bienes.

En la actualidad, una de las instituciones públicas que se ha enfocado en los

procesos de modernización a través de la renovación de tecnología ha sido el

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social; lo que se puede evidenciar con el

desarrollo de una de sus plataformas informáticas más importantes como son el

desarrollo de los diferentes módulos que abarcan el Sistema de Historia Laboral,

mediante el cual se ha dado la posibilidad para que los afiliados y empleadores

tengan acceso a la información a través de claves que le permiten ingresar al

sistema, vía internet.

Sin embargo al haberse convertido este sistema como una prioridad en el desarrollo

de soluciones informáticas, liderados por la Dirección de Desarrollo Institucional,

podemos apreciar que la institución se ha descuidado en la dotación de

herramientas tecnológicas a nivel nacional para el mejoramiento de los procesos de

manejo y administración de inventarios.

Adicionalmente a esto debemos anotar que la Dirección de Desarrollo

Institucional, tiene implementado una política de prohibición en la implantación de

paquetes o sistemas informáticos sin la autorización de dicha Dirección; quitando

de esta manera la posibilidad de adquirir de manera directa sistemas informáticos

eficientes que puedan existir en el mercado.

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 OBJETIVO GENERAL

El objetivo general que se ha planteado para el presente trabajo de grado es la

elaboración de una Propuesta de un Modelo de Gestión para la Administración y

Manejo del Control de Bienes del Sector Público aplicado a la Dirección Provincial

del IESS en el Azuay.

1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Lograr un mejor y mayor control sobre los bienes de la Institución lo que

permitirá establecer con claridad y detalle los activos con los que cuenta la

Dirección Provincial IESS -Azuay.


22

- Reducir los costos financieros actuales en los que incurre la Institución

para la conservación y administración de sus bienes.

- Reflejar correctamente los estados financieros de la Institución al llevar de

manera adecuada las cuentas contables en las que se registran sus bienes.


23

CAPITULO II

BASE LEGAL


24


25

CAPITULO II

BASE LEGAL

2.1 BASE LEGAL

La legislación es el conjunto de cuerpos legales o de leyes por las cuales se

gobierna un Estado o una materia determinada. Las mismas se encuentran

jerárquicamente sometidas a la Constitución Política de la República, que es la

norma principal que dicta los preceptos básicos bajo las cuales se rige un estado de

derecho.

Todas las entidades del sector público tienen la obligación de cumplir con la base

legal vigente en la República del Ecuador. Es necesario indicar que su aplicación

dependerá de muchos factores que difieren de una entidad pública a otra como son

las disposiciones dictadas por sus máximas autoridades de acuerdo a su nivel de

competencia.

2.1.1 JERARQUÍA DE LAS NORMAS JURÍDICAS EN EL

ECUADOR

De conformidad con la Constitución de la República del Ecuador en su artículo

425, el orden jerárquico de aplicación de las normas será el siguiente: la

Constitución; los tratados y convenios internacionales; las leyes orgánicas; las

leyes ordinarias; las normas regionales y las ordenanzas distritales; los decretos y

reglamentos; las ordenanzas; los acuerdos y las resoluciones; y los demás actos y

decisiones de los poderes públicos.2

Dentro de nuestro análisis, hemos creído necesario presentar una explicación

gráfica de la importancia y orden jurídico, para lo cual hemos adaptando la

pirámide Kelseniana a la realidad ecuatoriana. A continuación podemos visualizar

2 Constitución República del Ecuador art. 425


26

la estructura del sistema jurídico escalonado, misma que se representa en esta

pirámide formada por ocho pisos superpuestos, organizándose de manera

descendente, siendo la Constitución la de grado superior y las de menor grado los

Acuerdos y Resoluciones.

2.1.2 Conceptos

2.1.2.1 Constitución

Es un término que procede del latín cum=con y statuere=establecer. Es la norma

fundamental, escrita o no, de un Estado soberano, establecida o aceptada para

regirlo, fijando los límites y definiendo las relaciones entre los poderes Legislativo,

Ejecutivo y Judicial del Estado.

Es la norma suprema y prevalece sobre cualquier otra del ordenamiento jurídico.

Las normas y los actos del poder público deberán mantener conformidad con las

disposiciones constitucionales; en caso contrario carecerán de eficacia jurídica.3

2.1.2.2 Los Tratados y Convenios Internacionales

Tratado proviene del latín tractatus. Un tratado es la conclusión de una

negociación, materia o negocio, tras haberse debatido y conferido. Un tratado o

3 Constitución República Ecuador art. 424


27

convenio internacional es aquel que suscriben sujetos de derecho internacional y

que puede constar en uno o varios instrumentos jurídicos conexos.

2.1.2.3 Ley

Una ley es un precepto que manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia. Se

trata de preceptos dictados por las autoridades y que obedecen a ciertos principios,

como la generalidad y la obligatoriedad.

Es la norma jurídica básica de cualquier ordenamiento que es publicada

oficialmente con tal carácter que contiene un mandato normativo de los órganos

que constitucionalmente tienen atribuido el poder legislativo originario.

2.1.2.4 Ley Orgánica

Se conoce como ley orgánica a la ley que se necesita desde el punto de vista

constitucional para regular algún aspecto de la vida social. Las leyes orgánicas

tienen una competencia diferente a las leyes ordinarias y requieren de algunos

requisitos extraordinarios, como la mayoría absoluta a la hora de su aprobación.

Se consideran leyes orgánicas los derechos fundamentales, las libertades públicas,

las que aprueban los Estatutos de Autonomía y las que regulan el sistema de

elecciones.

2.1.2.5 Ley Ordinaria

Es la norma de rango legal que constituye, generalmente, un escalón menor en la

jerarquía jurídica de las leyes de un Estado, tras la Constitución y paralelamente a

las leyes orgánicas u otras equivalentes.

Una ley ordinaria no podrá modificar una ley orgánica y prevalecer sobre ella ni

siquiera a título de ley especial.

2.1.2.6 Normas Regionales y Ordenanzas Distritales

Normas Regionales.- Son las que orientan a los gobiernos regionales y locales

sobre la manera en que pueden y deben desarrollar su acción, y por otro

lado, normas emanadas de estos gobiernos materializando e implementando su

compromiso con esta población.

Estas normas pueden servir de guía y/o modelo sobre el ordenamiento y las

funciones que les corresponden implementar.

Ordenanzas Distritales.- Las ordenanzas expedidas por los organismos distritales

deben ser ratificadas por las municipalidades de su circunscripción para su

vigencia. Las ordenanzas de las municipalidades provinciales y distritales, en la

http://definicion.de/ley/

http://definicion.de/justicia/


28

materia de su competencia, son las normas de carácter general de mayor jerarquía

en la estructura normativa municipal, por medio de las cuales se aprueba la

organización interna, la regulación, administración y supervisión de los servicios

públicos y las materias.4

2.1.2.7 Decretos y Reglamentos

Decretos.- Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del

poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario,

por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,

normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras

específicamente tasadas.5

Reglamentos.- Un reglamento es una norma jurídica de carácter general dictada

por la Administración Pública y con valor subordinado a la ley. Los reglamentos

son la consecuencia de las competencias propias que el ordenamiento jurídico

concede a la Administración.

2.1.2.8 Ordenanzas

Entre las ordenanzas civiles, principalmente se utiliza el término en la

administración local, con la expresión ordenanza municipal.

Generalmente las ordenanzas municipales son debatidas y aprobadas por el pleno

de su órgano colegiado; aunque en algunos casos pueden emitirse por la autoridad

del máximo órgano unipersonal, el alcalde o presidente municipal.

2.1.2.9 Acuerdos y Resoluciones

Acuerdos.- Un acuerdo es, en Derecho una decisión tomada en común por dos o

más personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un

pacto, tratado o resolución de organizaciones o instituciones.

Es, por lo tanto, la manifestación de una convergencia de voluntades con la

finalidad de producir efectos jurídicos. El principal efecto jurídico del acuerdo es

su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas

obligaciones y derechos.

4 Código Civil del Ecuador. 5 http://es.wikipedia.org

http://es.wikipedia.org/wiki/Acto_administrativo

http://es.wikipedia.org/wiki/Poder_ejecutivo

http://es.wikipedia.org/wiki/Reglamento

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley

http://es.wikipedia.org/wiki/Norma_jur%C3%ADdica

http://es.wikipedia.org/wiki/Derecho

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Junta_%28Derecho%29&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Asamblea

http://es.wikipedia.org/wiki/Tribunal


29

Resoluciones.- Una resolución administrativa consiste una orden escrita dictada

por la máxima autoridad de un servicio público que tiene carácter general,

obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.

Las resoluciones se dictan para cumplir las funciones que la ley encomienda a cada

servicio público, tienen un grado de flexibilidad, oportunidad e información que la

ley no puede tener, y en ese sentido la complementan.

2.1.3 Legislación vinculante al proceso de Administración de

Bienes del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

(IESS)

El IESS es una entidad pública descentralizada, creada por la Constitución Política

de la República, dotada de autonomía normativa, técnica, administrativa, financiera

y presupuestaria, con personería jurídica y patrimonio propio, que tiene por objeto

indelegable la prestación del Seguro General Obligatorio, en todo el territorio

nacional.6

Por esta razón el proceso de administración de bienes del IESS está vinculado con

los siguientes cuerpos legales que regulan las actividades de las entidades públicas

del Estado:

Constitución de la República del Ecuador, aprobada en referéndum por

el pueblo ecuatoriano y publicada el 20 de Octubre de 2008 - R. O. No.

449.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el

Suplemento del Registro Oficial No. 595 de 12 de junio de 2002, establece

el Sistema de Control de los Bienes del Sector Público. (utilización de

recursos, administración y custodia de bienes).

Ley de Seguridad Social, publicada en el Registro Oficial No. 465 de 30

de noviembre del 2001), El Seguro General Obligatorio forma parte del

sistema nacional de seguridad social.

Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de

Bienes del Sector Público (Acuerdo No. 025-CG), publicada en el R.O.

6 Ley de Seguridad Social art. 16


30

No. 378 de 17 de octubre del 2006, establece el sistema de control para la

administración de los bienes del sector público.

Reforma al Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y

Administración de Bienes del Sector Público (Acuerdo 009 -CG),

publicado el 29 de Abril de 2008 - R. O. No. 326, resuelve reformar los

artículos 32, 33, 34, 42, 52 del acuerdo No. 025-CG.

Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector

público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de

recursos públicos, (Acuerdo No. 039-CG), publicada en el R.O. No. 78 de

01 de diciembre del 2009 y Suplemento R.O. No. 87 de 14 de diciembre

del 2009; tienen por objeto propiciar con su aplicación, el mejoramiento

de los sistemas de control interno y la gestión pública, en relación a la

utilización de los recursos estatales y la consecución de los objetivos

institucionales.

Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y

Determinación de Responsabilidades de los Vehículos del Sector

Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de

Recursos Públicos, (Acuerdo No. 007-CG), publicado en el R.O. No. 060

de 11 de abril del 2003; determina las responsabilidades en el uso de los

vehículos pertenecientes al sector público, y a las entidades de derecho

privado que disponen de recursos públicos.

Reglamento para la Asignación, Uso, Movilización, Mantenimiento y

Control de los Vehículos del IESS, (Resolución No. C.D. 356), de 11 de

febrero del 2011, tendrá aplicación obligatoria en todas las dependencias

del IESS, a nivel nacional, y su objeto es el de regular la asignación, uso,

movilización, mantenimiento y control de los vehículos del Instituto.

Reglamento Orgánico Funcional del IESS, (Resolución No. C.D. 021),

de 13 de octubre del 2003 y reformada mediante (Resolución No. C.D.

411), publicada en el R.O. No. 683 de 16 de abril del 2012, con el

propósito de definir la estructura con la que operará el Instituto y las

atribuciones, deberes y responsabilidades de los diversos órganos de

gestión y dependencias que lo integran, y que están encargados de los

procesos operativos y de apoyo administrativo para la aplicación del

Seguro General Obligatorio.

Reglamento Interno para la Administración y Control de Activos Fijos

-IESS, (Resolución No. C.D. 315), publicada en el R.O. No. 194 de 17 de

mayo del 2012, norma la administración, control, así como las

responsabilidades en el adecuado uso, conservación y custodia de activos


31

fijos en las dependencias del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social,

entidades adscritas u otras que dependan de la institución, sobre los bienes

asignados para su uso mediante adquisición, custodia, préstamo,

convenios, comodato, acuerdos y donaciones.

Decreto No. 1791-A, publicado en el R. O. No. 628 de 07 de julio de

2009, Todas las entidades y organismos de la administración pública

central e institucional deberán disponer la chatarrización de los vehículos,

equipo caminero y de transporte, aeronaves, naves, buques, materiales,

tuberías, equipos informáticos y todos los demás bienes de similares

características, que hubieren sido declarados obsoletos o inservibles y cuya

venta no fuere posible o conveniente de conformidad con el Reglamento

General de Bienes del Sector Público.

Ordenanza para la Gestión de Deshechos sólidos infecciosos y

especiales generados en el Cantón Cuenca, Artículo 603, publicada el 21

de marzo de 2012, Los desechos sólidos previo a su recolección deberán

ser clasificados inmediatamente después de su generación en el mismo

lugar de origen y se almacenarán de conformidad con las directrices

respectivas.

2.2 BASES TEÓRICAS

2.2.1 Estructura del contenido de las bases teóricas

La estructura de contenido de las Bases Teóricas varía de acuerdo al problema

objeto de estudio que se plantee en cada investigación. Por tal motivo nuestro

trabajo de grado cuenta con una estructura que surge del análisis del conjunto de

variables que serán analizadas para la elaboración del modelo de gestión.

En consecuencia el marco teórico es el componente base para construir el modelo;

que vincula los conceptos y conocimientos de las diferentes asignaturas

relacionadas con la presente propuesta.


32

2.2.2 Conceptos

2.2.2.1 Investigación

Es el conjunto de actividades de índole intelectual y experimental de carácter

sistemático, con la intención de incrementar los conocimientos sobre un

determinado asunto.

En este sentido, podemos decir que una investigación está determinada por la

obtención de datos y la búsqueda de soluciones, basados en episodios que han sido

previamente observados y evaluados.

2.2.2.2 Metodología

Es el conjunto de procedimientos lógicos a través de los cuales se plantean los

problemas científicos y se ponen a prueba las hipótesis y los instrumentos de

trabajo investigados.

2.2.2.3 Administración

Es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección

y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el

conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio

posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines

perseguidos por la organización.7

2.2.2.4 Administración Pública

Es la actividad racional, técnica, jurídica y permanente, ejecutada por los

organismos y las entidades del Sector Público, así como de las entidades de

derecho privado que disponen de recursos públicos que tienen por objeto planificar,

organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar el funcionamiento de los servicios

públicos.

La finalidad de la administración pública es prestar servicios eficientes y eficaces

para satisfacer necesidades generales y lograr el desarrollo económico, social y

cultural del País. Para obtener estos resultados la administración tiene que formular

objetivos, trazar políticas, elegir procedimientos, decidir correctamente, ejecutar las

resoluciones y controlar las acciones de los servidores.

7 es.wikipedia.org

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencia_social

http://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n


33

2.2.2.5 Administración de Bienes del Sector Público Es el conjunto de acciones que tienen el propósito fundamental de orientar y dirigir

la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o

asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título:

depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con la

normativa vigente.

2.2.2.6 Bienes

Son artículos materiales o inmateriales de propiedad de la institución, que requiere

para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines.8

2.2.2.7 Activos Fijos

Bajo esta denominación se agrupan todos los bienes de carácter permanente de

propiedad de la Institución, utilizados en cumplimiento de las funciones propias de

la administración.9

2.2.2.8 Bienes no considerados Activos Fijos

Serán cargados a gastos y estarán sujetos a las medidas de control interno y

responsabilidades. Los bienes que por su costo y características no reúnan las

condiciones necesarias para ser clasificados como activos fijos, pero que tengan

una vida útil superior a un año, tales como ciertos útiles de oficina, mobiliario de

oficina, equipo de oficina, utensilios de cocina, vajilla, etc. Serán cargados a

gastos y estarán sujetos a las medidas de control interno y responsabilidades.

2.2.2.9 Bienes de Larga Duración

Son bienes de propiedad de la Institución, destinados a actividades administrativas

y/o productivas, que generen beneficios institucionales, tengan una vida útil

estimada mayor a un (1) año y su costo de adquisición sea igual o mayor a cien

dólares (USD100). 10

2.2.2.10 Bienes Fungibles

Calificativo dado al bien que, dentro de su especie, equivale a otro de la misma

clase, en forma tal que puede ser sustituido por otro de igual cantidad y calidad. 11

8 Resolución IESS C.D. 315 9 ídem 10 ídem 11 ídem


34

2.2.2.11 Empleo de los Bienes

Los bienes de las entidades y organismos del sector público sólo se emplearán para

los fines propios del servicio público. Es prohibido el uso de dichos bienes para

fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades particulares

y/o extrañas al servicio público.12

2.2.2.12 Custodia

Obligación que tiene cada funcionario de cuidar, proteger y vigilar los activos que

le han asignado.13

2.2.2.13 Bodeguero

Servidor caucionado, responsable de la recepción, almacenamiento, distribución y

custodia de los activos en bienes muebles y sujetos de control, que laboran en

bodegas de los distintos órganos y dependencias del IESS. 14

2.2.2.14 Procesos Dinámicos de Contratación

Los procesos dinámicos de contratación se clasifican en tres secciones siendo estas:

Compras por Catalogo, Subasta Inversa y Licitud, las mismas que son detalladas en

documento abajo descrito.15

2.2.2.15 Ínfima Cuantía

Las contrataciones para la ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación

de servicios, cuya cuantía sea igual o menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002

del Presupuesto Inicial del Estado se las realizará de forma directa con un

proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que éste

conste inscrito en el RUP. Dichas contrataciones se formalizarán con la entrega de

la correspondiente factura y serán autorizadas por el responsable del área

encargada de los asuntos administrativos de la entidad contratante, quien bajo su

responsabilidad verificará que el proveedor no se encuentre incurso en ninguna

inhabilidad o prohibición para celebrar contratos con el Estado.

Estas contrataciones no podrán emplearse como medio de elusión de los

procedimientos.

12

Acuerdo 025 Contraloría General del Estado 13 Resolución IESS CD 315 14 Resolución IESS CD 315 15 Reglamento Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Publica.


35

El INCOP, mediante las correspondientes resoluciones, determinará la casuística

de uso de la ínfima cuantía.

El INCOP podrá requerir, en cualquier tiempo, información sobre contratos de

ínfima cuantía, la misma que será remitida en un término máximo de diez días de

producida la solicitud. Si se llegara a detectar una infracción a lo dispuesto en el

inciso precedente o un mal uso de esta contratación, el INCOP remitirá un informe

a los organismos de control para que inicien las actuaciones pertinentes.16

2.2.2.16 Catálogo Electrónico

Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal

www.compraspublicas.gov.ec para su contratación directa como resultante de la

aplicación de convenios marco.

Art. 43.-Procedimiento para contratar por catálogo electrónico.-Para la inclusión en

el catálogo electrónico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP realizará

procesos de selección que permitan celebrar convenios marcos, observando el

procedimiento que se establezca en los pliegos.

Las contrataciones por catálogo electrónico de bienes y servicios normalizados,

que realicen las Entidades Contratantes, observarán el procedimiento señalado por

el INCOP: La orden de adquisición electrónica emitida por la Entidad Contratante

se

sujetará a las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser

el caso a las mejoras obtenidas por la entidad contratante.

De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artículo 69 de la Ley, la

Orden de Compra emitida a través del Catálogo Electrónico formaliza la

contratación de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y

obligaciones correspondientes para las partes. Una vez recibidos los bienes o

servicios contratados, se suscribirá el acta de entrega recepción correspondiente

con la verificación de correspondencia con las especificaciones previstas en el

catálogo.17

2.2.2.17 Subasta Inversa Electrónica

Art. 44.-Procedencia.-La subasta inversa electrónica se realizará cuando las

entidades contratantes requieran adquirir bienes y servicios normalizados cuya

cuantía supere el monto equivalente al 0,0000002 del Presupuesto Inicial del

Estado, que no se puedan contratar a través del procedimiento de Compras por

16 Art. 60 del Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública

17 Idem.


36

Catálogo Electrónico, y en la que los proveedores de dichos bienes y servicios,

pujan hacia la baja el precio ofertado por medios electrónicos a través del Portal

www.compraspublicas.gov.ec.

Las adquisiciones de bienes y servicios normalizados cuya cuantía no exceda el

monto señalado en el inciso anterior se las realizará de forma directa con un

proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que éste

conste inscrito en el RUP y observando lo dispuesto en el artículo 60 de este

Reglamento General; sin que dicha compra directa pueda realizarse como un

mecanismo de elusión de los procedimientos previstos en la Ley o en este

Reglamento General.

El INCOP establecerá el o los mecanismos para ponderar el criterio de mejor costo

previsto en el artículo 6 número 17 de la Ley, con los criterios de valoración que

permitan incentivar y promover la participación nacional establecida en el artículo

25 de la Ley.18

2.2.2.18 Licitación

Art. 48.-Procedencia.-La licitación es un procedimiento de contratación que se

utilizará en los siguientes casos:

1. Si fuera imposible aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo

II de este Título o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, éstos

hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial

sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto

del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico.

2. Para contratar la adquisición de bienes o servicios no normalizados,

exceptuando los de consultoría, cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor

que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000015 por el monto del Presupuesto

inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico.

3. Para contratar la ejecución de obras, cuando su presupuesto referencial

sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,00003 por el monto

del Presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico.

2.2.2.19 Menor Cuantía

Art. 51.- Se podrá contratar bajo este sistema en cualquiera de los siguientes casos:

18 Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública.


37

1. Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de

consultoría cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto

Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico.

2. Las contrataciones de obras, cuyo presupuesto referencial sea inferior al

0,000007 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio

económico.



hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial sea

inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente

ejercicio económico.

En los casos de los números 1 y 3 se podrá contratar directamente. En el caso

previsto en el número 2 se adjudicará el contrato a un proveedor registrado en el

RUP escogido por sorteo público de entre los interesados previamente en participar

en dicha contratación.

De requerirse pliegos, éstos serán aprobados por la máxima autoridad o el

funcionario competente de la Entidad Contratante y se adecuarán a los modelos

obligatorios emitidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.19

2.2.2.20 Bienes y Servicios Normalizados

Objeto de contratación cuyas características o especificaciones técnicas se hallen

homologados y catálogos.

Art. 47.- Para la adquisición de bienes y servicios normalizados que no consten en

el catálogo electrónico, las Entidades Contratantes deberán realizar subastas

inversas en las cuales los proveedores de bienes y servicios equivalentes, pujan

hacia la baja el precio ofertado, en acto público o por medios electrónicos a través

del Portal de compras públicas.

Los resultados de los procesos de adjudicación por subasta inversa serán

publicados en el Portal Compras Públicas para que se realicen las auditorías

correspondientes.

El Reglamento a la presente Ley establecerá los procedimientos y normas de

funcionamiento de las subastas inversas.

19

Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública.


38

Para participar de cualquier mecanismo electrónico en el portal se tiene que estar

registrado en el RUP.20

2.2.2.21 Bines y Servicios No Normalizados

Mejores condiciones presentes y futuras en los aspectos técnicos, financieros y

legales sin que el precio más bajo sea el único parámetro de selección.

Art. 51.-Contrataciones de Menor Cuantía.-Se podrá contratar bajo este sistema en

cualquiera de los siguientes casos:

1. Las contrataciones de bienes y servicios no normalizados, exceptuando los de

consultoría cuyo presupuesto referencial sea inferior al 0,000002 del Presupuesto

Inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico.

2. Las contrataciones de obras, cuyo presupuesto referencial sea inferior al

0,000007 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente ejercicio

económico.



hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial sea

inferior al 0,000002 del Presupuesto Inicial del Estado del correspondiente

ejercicio económico.

En los casos de los números 1 y 3 se podrá contratar directamente. En el caso

previsto en el número 2 se adjudicará el contrato a un proveedor registrado en el

RUP escogido por sorteo público de entre los interesados previamente en participar

en dicha contratación.

De requerirse pliegos, éstos serán aprobados por la máxima autoridad o el

funcionario competente de la Entidad Contratante y se adecuarán a los modelos

obligatorios emitidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.21

2.2.2.22 INCOP

Art. 5.-Del Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP).- Es la entidad

rectora del Sistema Nacional de Contratación Pública (SNCP), responsable de las

políticas, gestión y administración desconcentrada. Para el cumplimiento de sus

fines tiene autonomía administrativa, técnica, operativa, financiera y

presupuestaria.

20 Idem. 21 Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública.


39

Para el ejercicio de la administración desconcentrada, el INCOP establecerá las

oficinas que fueren necesarias a nivel territorial, a cargo de directores con

atribuciones expresamente delegadas por el Director Ejecutivo.

Instituto Nacional de Contratación Pública: Es el órgano técnico rector de la

Contratación Pública. La Ley puede referirse a él simplemente como Instituto

Nacional.22

2.2.2.23 Sistema Nacional de Contratación Pública

Art. 6.-Atribuciones del INCOP.-A más de las establecidas en la Ley, serán

atribuciones del INCOP:

1. Ejercer el monitoreo constante de los procedimientos efectuados en el marco del

Sistema Nacional de Contratación Pública.

2. Emitir de oficio o a petición de parte, observaciones de orden técnico y legal en

la fase precontractual, las que serán de cumplimiento obligatorio para las entidades

contratantes.

3. Supervisar de oficio o pedido de parte, conductas elusivas de los principios y

objetivos del Sistema Nacional de Contratación Pública, tales como: plazos

insuficientes, especificaciones técnicas subjetivas o direccionadas, presupuestos

fuera de la realidad del mercado, parámetros de evaluación discrecionales, entre

otros.

4. Realizar evaluaciones y reportes periódicos sobre la gestión que en materia de

contratación pública efectúen las entidades contratantes; y de ser el caso, generar

alertas o recomendaciones de cumplimiento obligatorio, sin perjuicio de que sean

puestas en conocimiento de los organismos de control pertinentes.

Art. 7.-Del Director Ejecutivo.-El Director Ejecutivo es la máxima autoridad del

Instituto Nacional de Contratación Pública, será designado por el Presidente de la

República. Sus atribuciones son las siguientes:

1. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial del INCOP;

2. Ejecutar las políticas y acciones aprobadas por el Directorio;

3. Administrar el INCOP y realizar las contrataciones que se requieran;

4. Emitir la normativa que se requiera para el funcionamiento del SNCP y del

INCOP, que no sea competencia del Directorio;

22

Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública.


40

5. Fijar los derechos de Inscripción en el RUP; y,

6. Las demás previstas en la Ley y este Reglamento General.23

2.2.2.24 Portal de Compras Públicas

(www.compraspublicas.gov.ec): Es el Sistema Informático Oficial de Contratación

Pública del Estado Ecuatoriano.

Art. 11.-Política de Confidencialidad.-El INCOP aplicará una política de

confidencialidad y protección de datos con el objeto de salvaguardar la

información obtenida a través del Portal www.compraspublicas.gov.ec; esta

información se empleará exclusivamente para los fines para los cuales es

proporcionada por el proveedor o por la entidad contratante.24

2.2.2.25 Plan Anual de Contratación PAC

Art. 25.- Del Plan Anual de Contratación.-Hasta el 15 de enero de cada año, la

máxima autoridad de cada entidad contratante o su delegado, aprobará y publicará

el Plan Anual de Contratación (PAC), el mismo que contendrá las obras, bienes o

servicios incluidos los de consultoría que se contratarán durante ese año, en

función de sus respectivas metas institucionales y de conformidad a lo dispuesto en

el artículo 22 de la Ley.

El Plan Anual de Contratación podrá ser reformado por la máxima autoridad o su

delegado, mediante resolución debidamente motivada, la misma que junto con el

plan reformado serán publicados en el portal www.compraspublicas.gov.ec. Salvo

las contrataciones de ínfima cuantía o aquellas que respondan a situaciones de

emergencia, todas las demás deberán estar incluidas en el PAC inicial o

reformulado.

Los procesos de contrataciones deberán ejecutarse de conformidad y en la

oportunidad determinada en el Plan Anual de Contratación elaborado por cada

entidad contratante, previa consulta de la disponibilidad presupuestaria, a menos

que circunstancias no previstas al momento de la elaboración del PAC hagan

necesario su modificación. Los formatos del PAC serán elaborados por el INCOP y

publicados en el Portal www.compraspublicas.gov.ec.25

23 Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública. 24 Idem. 25 Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública.


41

2.2.2.26 Registro Único de Proveedor RUP

Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los

de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en

esta Ley. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación

Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes.

Art. 8.-Procedimiento para el Registro.- El proveedor que desee registrarse en el

RUP observará el procedimiento que para el efecto dicte el INCOP.

Sin perjuicio de lo anterior, si existen interconexiones de sistemas o bases de

datos, el INCOP podrá establecer los mecanismos complementarios en cuanto a

inscripción, habilitación y actualización de información.

El proveedor habilitado en el RUP, que accede al Portal

www.compraspublicas.gov.ec, se someterá de manera expresa y sin reservas, al

contenido del acuerdo de responsabilidad que le solicitará aceptar el sistema, de

manera previa a acceder al mismo.26

2.2.2.27 Comisión Técnica Provincial de Contratación

La Comisión Técnica podrá designar subcomisiones de apoyo, según la

complejidad del proceso de contratación, las mismas que actuarán de conformidad

a lo previsto en el artículo 19 de este Reglamento General.

La Comisión Técnica podrá sesionar válidamente con la presencia de tres de sus

miembros, de los cuales, el Presidente deberá estar presente en forma obligatoria.

Las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

Los miembros de la Comisión Técnica no podrán tener conflictos de intereses con

los oferentes; de haberlos, será causa de excusa.

La Comisión Técnica elaborará su informe que deberá ser dirigido a la máxima

autoridad de la entidad contratante o a su delegado y que incluya la recomendación

expresa de adjudicación del contrato o de declaratoria de desierto del proceso.

Las Subcomisiones de apoyo, designadas por la Comisión Técnica, presentarán los

criterios técnicos que se requieran para la toma de decisiones de la Comisión

Técnica. Los informes de la subcomisión, que incluirán las recomendaciones que

se consideren necesarias, serán utilizados por la Comisión Técnica como ayudas en

el proceso de calificación y selección y por ningún concepto serán asumidos como

decisorios. La Comisión Técnica obligatoriamente deberá analizar dichos informes

y avalar o rectificar la totalidad de los mismos; sin perjuicio de las

26 Idem.


42

responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo

realizado.27

2.2.2.28 Pliegos

Son documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento,

que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de

Contratación Pública.

Art. 20.-Pliegos.-La entidad contratante elaborará los pliegos para cada

contratación, para lo cual deberá observar los modelos elaborados por el INCOP

que sean aplicables. Los Pliegos serán aprobados por la máxima autoridad de la

entidad contratante o su delegado.

Los Pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación

más ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o

el servicio por contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.28

2.2.2.29 Modelo de gestión

Es una herramienta que se aplica en las instituciones públicas y privadas, y sirve

para establecer las variables prioritarias y los lineamientos que han de guiar a la

organización; estas variables consideran los insumos, procesos y productos

necesarios para dar respuesta al entorno y cumplir con la función social de la

institución.

El modelo de gestión permite establecer el proyecto institucional, con los

elementos necesarios que generen credibilidad y competencia institucional,

brindando legitimidad en sus acciones.29

27 Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública. 28 Idem. 29

es.wikipedia.org


43

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DEL INSTITUTO

ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL


44


45

CAPITULO III

ORGANIZACIÓN DEL INSTITUTO

ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

3.1.1 RESEÑA HISTÓRICA

AÑO 1928: CAJA DE PENSIONES

Decreto Ejecutivo Nº 018 publicado en el Registro Oficial Nº 591 del 13 de marzo

de 1928.

El gobierno del Doctor Isidro Ayora Cueva, mediante Decreto Nº 018, del 8 de

marzo de 1928, creó la Caja de Jubilaciones y Montepío Civil, Retiro y Montepío

Militares, Ahorro y Cooperativa, institución de crédito con personería jurídica,

organizada que de conformidad con la Ley se denominó Caja de Pensiones.

La Ley consagró a la Caja de Pensiones como entidad aseguradora con patrimonio

propio, diferenciado de los bienes del Estado, con aplicación en el sector laboral

público y privado.

Su objetivo fue conceder a los empleados públicos, civiles y militares, los

beneficios de Jubilación, Montepío Civil y Fondo Mortuorio. En octubre de 1928,

estos beneficios se extendieron a los empleados bancarios.

AÑO 1935: INSTITUTO NACIONAL DE PREVISIÓN

En octubre de 1935 mediante Decreto Supremo No. 12 se dictó la Ley del Seguro

Social Obligatorio y se crea el Instituto Nacional de Previsión, órgano superior del

Seguro Social que comenzó a desarrollar sus actividades el 1º de mayo de 1936. Su

finalidad fue establecer la práctica del Seguro Social Obligatorio, fomentar el

Seguro Voluntario y ejercer el Patronato del Indio y del Montubio.

En la misma fecha inició su labor el Servicio Médico del Seguro Social como una

sección del Instituto.


46

AÑO 1937: CAJA DEL SEGURO SOCIAL

En febrero de 1937 se reformó la Ley del Seguro Social Obligatorio y se incorporó

el seguro de enfermedad entre los beneficios para los afiliados. En julio de ese año,

se creó el Departamento Médico, por acuerdo del Instituto Nacional de Previsión.

En marzo de ese año, el Ejecutivo aprobó los Estatutos de la Caja del Seguro de

Empleados Privados y Obreros, elaborado por el Instituto Nacional de Previsión.

Nació así la Caja del Seguro Social, cuyo funcionamiento administrativo comenzó

con carácter autónomo desde el 10 de julio de 1937.

AÑOS: 1942 A 1963

El 14 de julio de 1942, mediante el Decreto No. 1179, se expidió la Ley del Seguro

Social Obligatorio. Los Estatutos de la Caja del Seguro se promulgaron en enero de

1944, con lo cual se afianza el sistema del Seguro Social en el país.

En diciembre de 1949, por resolución del Instituto Nacional de Previsión, se dotó

de autonomía al Departamento Médico, pero manteniéndose bajo la dirección del

Consejo de Administración de la Caja del Seguro, con financiamiento,

contabilidad, inversiones y gastos administrativos propios.

Las reformas a la Ley del Seguro Social Obligatorio de julio de 1958 imprimieron

equilibrio financiero a la Caja y la ubicaron en nivel de igualdad con la de

Pensiones, en lo referente a cuantías de prestaciones y beneficios.

AÑO 1.963. - FUSIÓN DE LAS CAJAS: CAJA NACIONAL DEL SEGURO

SOCIAL

En septiembre de 1963, mediante el Decreto Supremo No. 517 se fusionó la Caja

de Pensiones con la Caja del Seguro para formar la Caja Nacional del Seguro

Social. Esta Institución y el Departamento Médico quedaron bajo la supervisión del

ex -Instituto Nacional de Previsión.

En 1964 se establecieron el Seguro de Riesgos del Trabajo, el Seguro Artesanal, el

Seguro de Profesionales, el Seguro de Trabajadores Domésticos y, en 1966, el

Seguro del Clero Secular.

En 1968, estudios realizados con la asistencia de técnicos nacionales y extranjeros,

determinaron “la inexcusable necesidad de replantear los principios rectores

adoptados treinta años atrás en los campos actuariales, administrativo, prestacional

y de servicios”, lo que se tradujo en la expedición del Código de Seguridad Social ,

para convertirlo en "instrumento de desarrollo y aplicación del principio de Justicia


47

Social, sustentado en las orientaciones filosóficas universalmente aceptadas en todo

régimen de Seguridad Social: el bien común sobre la base de la Solidaridad, la

Universalidad y la Obligatoriedad”. El Código de Seguridad Social tuvo corta

vigencia.

En agosto de l968, con el asesoramiento de la Organización Iberoamericana de

Seguridad Social, se inició un plan piloto del Seguro Social Campesino.

El 29 de junio de 1970 se suprimió el Instituto Nacional de Previsión.

AÑO 1970: INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

Mediante Decreto Supremo Nº 40 del 25 de julio de 1970 y publicado en el

Registro Oficial Nº 15 del 10 de julio de 1970 se transformó la Caja Nacional del

Seguro Social en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

El 20 de noviembre de 1981, por Decreto Legislativo se dictó la Ley de Extensión

del Seguro Social Campesino.

En l986 se estableció el Seguro Obligatorio del Trabajador Agrícola, el Seguro

Voluntario y el Fondo de Seguridad Social Marginal a favor de la población con

ingresos inferiores al salario mínimo vital.

El Congreso Nacional, en l987, integró el Consejo Superior en forma tripartita y

paritaria, con representación del Ejecutivo, empleadores y asegurados; estableció la

obligación de que consten en el Presupuesto General del Estado las partidas

correspondientes al pago de las obligaciones del Estado.

En l99l, el Banco Interamericano de Desarrollo, en un informe especial sobre

Seguridad Social, propuso la separación de los seguros de salud y de pensiones y el

manejo privado de estos fondos.

Los resultados de la Consulta Popular de l995 negaron la participación del sector

privado en el Seguro Social y de cualquier otra institución en la administración de

sus recursos.

La Asamblea Nacional, reunida en l998 para reformar la Constitución Política de la

República, consagró la permanencia del IESS como única institución autónoma,

responsable de la aplicación del Seguro General Obligatorio.

El IESS, según lo determina la vigente Ley del Seguro Social Obligatorio, se

mantiene como entidad autónoma, con personería jurídica, recursos propios y

distintos de los del Fisco.


48

El 30 de noviembre del 2001, en el Registro Oficial N° 465 se publica la LEY DE

SEGURIDAD SOCIAL, que contiene 308 artículos, 23 disposiciones transitorias,

una disposición especial única, una disposición general. 30

3.2 NATURALEZA JURÍDICA

El IESS es una entidad pública descentralizada, creada por la Constitución Política,

dotada de autonomía normativa, técnica, administrativa, financiera y

presupuestaria, con personería jurídica y patrimonio propio, que tiene por objeto

indelegable la prestación del Seguro General Obligatorio en todo el territorio

nacional.31

3.3 MISIÓN

El IESS tiene la misión de proteger a la población urbana y rural, con relación de

dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad,

riesgos del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, en los

términos que consagra la Ley de Seguridad Social.32

3.4 VISIÓN

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social se encuentra en una etapa de

transformación, el plan estratégico que se está aplicando, sustentado en la Ley de

Seguridad Social vigente, convertirá a esta institución en una aseguradora moderna,

técnica, con personal capacitado que atenderá con eficiencia, oportunidad y

amabilidad a toda persona que solicite los servicios y prestaciones que ofrece.33

30www.iess.gob.ec 31 Resolución IESS CD 021 32 Resolución IESS CD 021

33 www.iess.gob.ec


49

3.5 NIVEL ESTRUCTURAL DEL IESS

El orgánico funcional del IESS constante en la resolución CD 021 aprobado por el

Consejo Directivo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, define su

estructura en seis niveles, mismos que nos permitimos resumir en el siguiente

cuadro:

Fuente: Resolución IESS CD 021

Elaboración: Autoras

En este cuadro podemos apreciar que el IESS cuenta con seis niveles de gobierno,

siendo la Dirección Provincial del Azuay una dependencia del primer nivel.

No. NIVELES DEPENDENCIAS RESPONSABLES

1 Gobierno y Dirección SuperiorConsejo Directivo, Dirección General y Dirección

Provincial.

2 Dirección Especializada

Dirección del Seguro General de Salud Individual y

Familiar, Dirección del Sistema de Pensiones, Dirección

del Seguro General de Riegos del Trabajo y Dirección del

Seguro Social Campesino.

3 Reclamación AdministrativaComisión Nacional de Apelaciones y Comisión Provincial

de Prestaciones y Controversias

4 Técnico Auxiliar Dirección Actuarial y Comisión Técnica de Inversiones.

5 Control Interno La Auditoria Interna .

6Asistencia técnica y

administrativa

Dirección Económica Financiera, Dirección de Servicios

Corporativos, Dirección de Desarrollo Institucional,

Secretaría General y Procuraduría General.

Figura 1 Nivel Estructural del IESS


50

3.6 ORGANIGRAMA DEL IESS

A continuación se presenta el organigrama del Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social, en el que podemos observar las dependencias que son parte de su estructura

orgánica.


Elaborado: Autoras

Figura 2 Organigrama


51

NIVELES PROVINCIAS

NIVEL 1

Napo, Carchi, Bolívar, Orellana, Pastaza,

Morona Santiago, Zamora Chinchipe y

Galápagos.

NIVEL 2Los Ríos, Esmeraldas, Cotopaxi,

Sucumbíos y Cañar.

NIVEL 3Tungurahua, Manabí, Imbabura, Loja, El

Oro y Chimborazo.

NIVEL 4 Pichincha, Guayas y Azuay.

En este organigrama se puede identificar a la Dirección Provincial dentro de una

dependencia directa de la Dirección General, formando parte del nivel superior de

gobierno.

3.7 DIVISIÓN GEOGRÁFICA Y CIRCUNSCRIPCIÓN

TERRITORIAL

El IESS basado en sus principios de desconcentración geográfica y

descentralización operativa, determina cuatro niveles de estructura de sus

Direcciones Provinciales, como se muestra en el siguiente cuadro:

Fuente: Resolución IESS CD 021 Elaboración: Autoras

Como podemos observar la Dirección Provincial del Azuay se encuentra

clasificada en el nivel cuarto.

Figura 3 División Geográfica y Circunscripción Territorial


52

No.

1

2

3

4

5

6 Departamento de Servicios Generales (SSGG)

DEPENDENCIAS DE SOPORTE DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

Subdirección de Servicios al Asegurado (SSA)

Departamento de Afiliación y Control Patronal (ACP)

Departamento de Fondos de Terceros (FT)

Subdirección de Servicios Internos (SSI)

Departamento de Ejecución Presupuestaria, Contabilidad y Tesorería (EPCT)

3.8 ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

NIVEL 4

Las Direcciones Provinciales del IESS, que pertenecen al nivel 4 (Pichincha,

Guayas y Azuay) tienen seis dependencias de soporte, conforme al siguiente

cuadro:



Dentro de los niveles de la Dirección Provincial, nuestro estudio se enfocará en la

gestión administrativa de la Subdirección de Servicios Internos y Departamento de

Servicios Generales.

3.9 ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

DEL AZUAY

El siguiente organigrama podemos apreciar el nivel directivo con el que cuenta

actualmente la Dirección Provincial del Azuay.

Tabla 1 Estructura de la Dirección Provincial Nivel 4


53

Fuente: Resolución IESS CD 021.

Elaborado: Autoras

En la resolución CD 021, en la Subdirección de Servicios al Asegurado tiene a su

cargo los departamentos de: Afiliación y Control Patronal y Fondos de Terceros,

sin embargo por asuntos de carácter operativo y funcional, luego de la creación del

Banco del IESS, fue necesario en el año 2010 suprimir el departamento de fondos

de terceros.

3.10 ESTRUCTURA DE LA SUBDIRECCIÓN DE

SERVICIOS INTERNOS

La Subdirección de Servicios Internos en la Dirección Provincial del Azuay es la

dependencia responsable de los subprocesos de: Ejecución Presupuestaria

Contabilidad y Tesorería así como de Servicios Generales, que se detalla en el

cuadro siguiente:

Figura 4 Organigrama de la Dirección Provincial del Azuay


54

No.

1 Asistente de la Subdirección de Servicios Internos

2

3 Área de Contabilidad

4 Área de Presupuesto

4 Área de Tesorería - Recaudación

5

6

7

8 Área de Administración de Inmuebles

9 Área Informática

Área de Adquisiciones e Inventarios

ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS INTERNOS

Departamento de Ejecución Presupuestaria, Contabilidad y Tesorería (EPCT)

Departamento de Servicios Generales (SSGG)

Secretaría



En la Resolución CD 021, únicamente consta la información de la Subdirección de

Servicios Internos con sus dos departamentos; por lo que nos permitimos ampliar

esta información, dando a conocer las áreas funcionales de cada uno de los

mismos.

3.11 ORGANIGRAMA DE LA SUBDIRECCIÓN DE

SERVICIOS INTERNOS

En este organigrama presentamos la organización actual de la Subdirección de

Servicios Internos en la Dirección Provincial del Azuay.

Tabla 2 Estructura de la Subdirección de Servicios Internos


55

Fuente: Dpto. Servicios Generales

Elaborado: Autoras

La estructura de la Subdirección de Servicios Internos que se presenta en este

organigrama puede variar entre las tres Direcciones Provinciales (Pichincha,

Guayas y Azuay), que pertenecen al nivel 4, por cuanto esta estructura dependerá

de su nivel de complejidad, recursos humanos y las necesidades institucionales.

Figura 5 Organigrama de la Subdirección de Servicios Internos


56

3.12 ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

Las responsabilidades del subproceso de Servicios Generales están determinadas

de acuerdo a la resolución del IESS CD 021 artículo 28, y sus diez numerales.

En cuanto a las actividades de las áreas funcionales del Departamento de Servicios

Generales son de competencia del Jefe del Departamento el asignar las tareas o

actividades, así como la designación de los responsables de área; para lo cual ha

sido tomado en cuenta las destrezas y habilidades técnicas para el puesto; así como

los conocimientos, experiencia y perfil profesional de los funcionarios integrantes

de esta dependencia.

Las responsabilidades que hasta el mes de mayo del 2012 se mantienen catastradas

para cada una de las áreas se detallan a continuación:

3.12.1 Jefatura

El Jefe del Departamento de Servicios Generales conforme a la resolución CD 021,

tiene bajo su responsabilidad las siguientes actividades principales:


57

Las responsabilidades 2 y 3 han sido reasignadas al Delegado de Recursos

Humanos.

3.12.2 Secretaría

La secretaria del Departamento de Servicios Generales, adicionalmente a las

actividades propias de su cargo, apoya en la gestión logística como podemos

apreciar en el siguiente detalle:

No. DESCRIPCIÓN No. DESCRIPCIÓN

1

La provisión y mantenimiento de los recursos

informáticos a las dependencias del IESS en la

circunscripción, con sujeción a los procedimientos

establecidos por la Subdirección de Servicios

Informáticos.

6

El control del uso, mantenimiento y conservación

adecuados del equipamiento de las oficinas, locales y

sedes sociales del Instituto.

2

La elaboración de los roles de pago, la liquidación de

haberes y descuentos, y la administración de las

prestaciones sociales al personal del IESS que labora

en la circunscripción, con sujeción a los procedimientos

establecidos por la Subdirección de Recursos

Humanos.

7

La calificación, clasificación y registro actualizado de

proveedores de bienes y servicios en la

circunscripción;

3

La elaboración y ejecución de las acciones de

personal, dispuestas por la autoridad competente; y ,

de aplicación en su circunscripción.

8

La administración de los contratos y convenios

suscritos por la Dirección Provincial con los

proveedores de bienes, servicios y los constructores de

obras y adecuaciones.

4

El manejo eficiente y transparente de los activos

inmobiliarios de uso administrativo y de sus respectivos

documentos de respaldo, según las instrucciones

señaladas por la Dirección Económico Financiera.

9

La provisión de materiales de oficina y la

administración de los inventarios y bodegas de bienes

del Instituto en la circunscripción, con sujeción a los

procedimientos establecidos por la Dirección General.

5

La justificación técnica y económica, ante la Dirección

Provincial, para la contratación de obras, adquisiciones

de bienes o prestación de servicios requeridos por las

dependencias de IESS en la circunscripción.

10La administración de los procesos de documentación y

archivos de la Dirección Provincial y sus dependencias.


Elaborado: Autoras

RESPONSABILIDADES DE LA JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES

Tabla 3 Responsabilidades de la Jefatura de Servicios Generales


58


1 Recepción de documentacion de las diferentes áreas. 16Coordincación con proveedores para mantenimiento de

fotocopiadora y ascensores.

2Registro de ingreso de correspondencia enviada-

recibida del Departamento Servicios Generales17

Archivo de documentación del Departamento de Servicios

Generales.

3Ingreso, revisión y despacho de correspondencia en

Sistema de Gestión Documental.18

Elaboración de las matrices mensuales para el pago del

servicio telefonico del PBX y lineas directas de la Direccion

Provincial Azuay.

4 Elaboración de oficios e informes. 19 Consolidación y elaboración de la matriz de PAP.

5Despacho de oficios con el Jefe Departamento de

Servicios Generales20 Elaboración de informes mensuales.

6 Elaboración de Matrices. 21 Supervisión de actividades del personal de conserjería.

7 Escaneo de documentos. 22 Supervisión de actividades del personal de choferes.

8 Atención de llamadas telefónicas.

9 Información telefónica al público. 23Emisión de órdenes de movilización y despacho de

combustibles y lubricantes

10

Elaboración de matrices para el cotrol de asistencia-

permisos externos del personal Departamento de

Servicios Generales.

24 Registro matriz mantenimiento de vehículos

11

Elaboración y Control de matrices de seguimiento a

recomendaciones de Auditoria Interna y Organos de

Control.

25 Registro matriz consumo de combustible

12Coordinación logística del uso de Auditorio, Sala Carlos

Uriguen y ex Sede Social.26

Registro de matriz órdenes de movilización por

unidades de negocio

13Coordinación con el personal de limpieza del edificio

Administrativo.27

Control de matriz de parqueo de vehículos en el

Hospital Regional del IESS.

14 Control del servicio de fotocopiado e impresión. 28 Actualización matriz rotación comisión servicios

15Coordinación en la dotación de suministros de oficina para

el personal Departamento de Servicios Generales.29

Elaboración mensual de distribucion presupouestaria

mantenimiento de vehiculos


Elaborado: Autoras

RESPONSABILIDADES DE LA SECRETARíA

VEHÍCULOS

Tabla 4 Responsabilidades de la Secretaría


59

Las actividades asignadas a cada funcionario pueden variar, dependiendo de los

objetivos y metas a cumplirse en el plan operativo anual por lo que para objeto de

nuestro estudio se tomarán en cuenta las que se mantienen catastradas hasta el mes

de mayo del 2012.

3.12.3 Área de Adquisiciones e Inventarios

Adquisiciones

Las actividades del área de adquisiciones la realiza un funcionario que se le ha

nombrado como Coordinador Responsable, las principales son:

No. ADQUISICIONES

1 Actualizar plantilla de proveedores (Infimas Cuantias)

2 Tramitar requisiciones internas.

3 Adquisición de suministros de oficina.

4 Trámitar las facturas por compra de bienes o servicios.

5 Solicitar proformas y realizar cuadros comparativos.

6 Registro mensual de adquisiciones.

7Elaboracón de los pedidos cuatrimestrales para estock

de inventarios.

8 Elaboración de Ingresos y egresos de almacén.

9Consolidar documentación completa para publicacion

en Portal de Compras Públicas.

10 Elaboración de actas entrega recepción.

11Participar en la elaboración de Pliegos para Subastas

Inversas.


Elaborado: Autoras

RESPONSABILIDADES DEL AREA DE

ADQUISICIONES E INVENTARIOS

Tabla 5 Responsabilidades del área de adquisiciones e inventarios


60

Las actividades asignadas al coordinador pueden variar, dependiendo de los



de mayo del 2012.

Inventarios

En el área de inventarios debido a su complejidad han sido asignados tres

funcionarios: un coordinador, una oficinista y un conserje; y las actividades más

destacadas en esta área son a continuación:


61

Tabla 6 Responsabilidades del área de inversiones y adquisiciones

Las actividades asignadas a los tres funcionarios pueden variar, dependiendo de los


No. INVENTARIOS No. INVENTARIOS

1 Control de existencias de bienes muebles. 1Ingresar a bodega los activos fijos adquiridos hasta

que sean entregados a su custodio.

2Registro e identificación de activos ( codificación de

activos).2

Certificar la recepción de activos fijos muebles,

legalizando la correspondiente acta de tranferencia.

3 Constataciones físicas de inventarios. 3Almacenar los suministros y fungibles de control que

permitan su conservación.

4 Movimientos ( traslado de activos). 4Despachar los suministros a la presentación de la

requisición interna legalizada.

5 Registro de sellos. 5 Emitir los Ingresos y Egresos de almacén.

6 Supervisión del Subproceso de Almacén. 6Mantener las seguridades físicas del almacén y

bodega.

7 Elaboración de actas de transferencia. 7Realizar la requisición interna para la reposición de

inventario.

8 Elaboración de reportes referentes a inventarios. 8Coordinar con el Responsable de Inventarios cuanto

sea necesario para mejorar este subproceso.

9Elaboración de órdenes de salida ( mobiliario o equipos a

ser reparados).9

Realizar constataciones físicas del inventario a su

cargo.

10 Manejo del Sistema de Inventarios ( SICAF ). 10Informar novedades por pérdida o deterioro de

inventarios a su cargo.

11 Migración de Base de datos al Sistema SICAF. 11 Archivo correspondiente.

12 Elaboración de Informes mensuales 12Supervisar y coordinar actividades de conserje

asignado a bodegas

13Ingreso físico de suministros al almacén y realizar su

correspondiente registro en el sistema o kárdex.


Elaborado: Autoras

RESPONSABILIDADES DEL AREA DE ADQUISICIONES E INVENTARIOS


62


de mayo del 2012.

3.12.4 Área Informática

En el área informática considerando el número de usuarios internos, así como de

los sistemas y equipos informáticos instalados, se encuentra funcionando con la

participación de un funcionario de planta y uno contratado mismo que asiste al

coordinador, dentro de las actividades que se desarrollan en ésta área son:


63

Las actividades asignadas a los dos funcionarios pueden variar, dependiendo de los

objetivos y metas a cumplirse en el plan operativo anual, así como la duración del


1Asistencia técnica a usuarios de sistema UNIX, HOST ,

INTRANET.12

Levantamiento, análisis,elaboración de pliegos para

adquisición de equipos informáticos para el edificio de la

Dirección Provincial.

2 Respaldo y mantenimiento de información sistema UNIX. 13

Coordinar el mantenimiento de HARDWARE y

conectividad; mantenimiento de SOFWARE; Asistencia

Técnica, capacitación.

3Capacitación a usuarios de correos electrónicos del

Webmail del IESS.14

Supervisar labores de los pasantes de : " Mi primer

empleo", Asignados al Area informática.

4Mantenimiento preventivo, correctivo y rutinario a Pcs.

Impresoras.15 Elaborar informes técnicos. Actas de entrega recepción.

5Coordinación y supervisión en la construcción de Redes

Lan.16

Tramitar hacia la Dirección de Desarrollo Institucional la

obtención de especificaciones técnicas de equipos

informaticos, telefonía IP, Cableado estructurado, etc.

6Monitoreo de Cableado Estructurado del Edificio

Administrativo.17

Coordinación permantente con la Dirección de Desarrollo

Institucional y Subdirección de Servicios Informáticos,

respecto a funcionamiento de las sistemas informáticos en

la Dirección Provincial.

7Asistencia técnica a las Direcciones Provinciales de la ex

Regional 3.18

Realizar Proceso Informático de Transfers de

Aportes,Descuentos, Fondos de Reserva.

8Realizar informes respecto de requerimientos de Hardware

y Software.19 Respaldo de información de Servidores

9Realizar estimaciones presupuestarias de equipos

informáticos a ser adquiridos.20

Chequeo permanente del sistema de generación del equipo

electrógeno, UPS

10Verificación de características técnicas de equipos

informáticos adquiridos.21

Generar Requisiciones Internas para el mentenimiento

preventivo-correctivo de sistema equipo informático.

11Elaboración de cuadros comparativos, bases técnicas para

adquisición de equipos.22

Generar Requisiciones Internas para el mentenimiento

preventivo-correctivo de sistema electrico del edificio

administrativo.


Elaborado: Autoras

RESPONSABILIDADES DEL AREA INFORMATICA

Tabla 7 Responsabilidades del área informática


64

contrato de servicios del asistente. Por lo que para objeto de nuestro estudio se

tomarán en cuenta las que se mantienen catastradas hasta el mes de mayo del 2012

3.12.5 Área de Administración de Inmuebles

En esta área se encuentra a cargo un coordinador, funcionario contratado con perfil

profesional de ingeniería civil, las actividades principales son las siguientes:


65


1Cooperación en gestión administrativa Dirección

Provincial:24 Acciones administrativas imprevistas:

2Asistencia a Sesiones de Trabajo convocadas por la

Dirección Provincial.25

Tiene naturaleza variada de acuerdo al tema que se

relacione.

3 Presentación de informes específicos. 26 Mantenimientos puntuales.

4 Coordinación ámbito técnico legal. 27 Actividad externa no programada.

5Participación en comisiones que se designe para

gestión técnica.28 Gestión municipal sobre asuntos puntuales.

6 Colaboración con Dirección Provincial Cañar. 29 Administración Inmuebles:

7Cooperación gestión administrativa Departamento

de Servicios Generales:30

Coordinar y tramitar conjuntamente con el responsable

de adquisiciones, el pago de servicios básicos y

prediales

8Las tareas propias asignadas en el Orgánico para el

control de propiedades.31

Supervisar y programar el servicio de Seguridad y

Limpieza, en el edificio administrativo y Hospital

Antiguo.

9 Coordinación con áreas de gestión del Departamento. 32

Programar y supervisar el mantenimiento de

ventanales, cubiertas, pintura, paredes de los

Inmuebles de la Dirección Provincial.

10 Gestión Administrativa Epistolar. 33

Programar el mantenimiento periódico de la

sanitización y corte de maleza de los inmuebles con

vegetación del IESS.

11 Gestión técnica vinculada a propiedades del IESS: 34Programar y supervisar los trabajos o mantenimiento

de la red de agua potable y sanitización.

12Control, protección y seguridad de las propiedades del

IESS.35

Programar y supervisar el mantenimiento periódico de

sanitización y limpieza de sisternas.

13Participación técnica en programas resueltos por

la Dirección Provincial:36 Coordinar el uso de la Sede Social.

14 Control de obras y fiscalización de contratos. 37Mantener actualizado el catastro de los inmuebles de la

Dirección Provincial.

15 Peritaje ordenados trámites coactivas. 38Mantener un cárdex de obligaciones cubiertas por los

arrendatarios.

16 Trámites externos: 39

Realizar constataciones mensuales de los inmuebles

de la Dirección Provincial y dejar constancia escrita de

las novedades encontradas.

17 Reclamación posibilidad afectaciones a propiedades. 40Realizar revisiones periódicas de los cánones

arrendaticios que regulen los arrendamientos.

18 Solicitud de Servicios y control. 41Controlar la asistencia del personal de Seguridad y

Limpieza.

19Pagos Impuestos y Mejoras ( Discusión valores

emitidos).42

Programar y supervisar el mantenimiento de los

ascensores y montacargas del edificio administrativo.

20 Atención solicitudes de Empresas. 43Programar y supervisar el mantenimiento de las puertas

y ventanas del edificio.

21 Otra no previstas y dispuestas a nivel central: 44Coordinar con el Responsable del Area Informática, la

iluminación del edificio administrativo.

22Informes vinculados a la administración de

propiedades.45

Programar los trabajos de mantenimiento o corrección

del sistema contra incendios.

23 Atención a gestiones de Auditoría. 46

Supervisar periódicamente el estado físico y de

seguridad de las áreas destinadas para archivos de la

institución.


Elaborado: Autoras

RESPONSABILIDADES DEL AREA ADMINISTRACION INMUEBLES

Tabla 8 Responsabilidades del área de administración inmuebles


66

Las actividades asignadas al coordinador pueden variar, dependiendo de los

objetivos y metas a cumplirse en el plan operativo anual, así como la duración del

contrato de servicios. Por lo que para objeto de nuestro estudio se tomarán en

cuenta las que se mantienen catastradas hasta el mes de mayo del 2012


67

CAPITULO IV

PROPUESTA DE UN MODELO DE

GESTION PARA LA ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DEL CONTROL DE BIENES DEL

SECTOR PÚBLICO APLICADO A LA

DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL IESS EN

EL AZUAY


68


69

CAPITULO IV

PROPUESTA DE UN MODELO DE

GESTION PARA LA ADMINISTRACIÓN Y

MANEJO DE BIENES DEL SECTOR

PÚBLICO

Existiendo la autorización de la Dirección Provincial del IESS- Azuay para el

desarrollo de este tema de grado, establecimos contacto con la Subdirección de

Servicios Internos y la Jefatura del Departamento de Servicios Generales,

dependencias que durante este tiempo nos brindaron la colaboración y acogida para

realizar el levantamiento de la información necesaria, misma que nos permitió

conocer el desarrollo de los procesos internos que se ejecutan, como parte de la

administración de los bienes del sector público; por lo que en el presente capítulo

presentamos el desarrollo del Modelo de Gestión

4.1 MODELO DE GESTIÓN BMM

La propuesta de un modelo de gestión para la Administración y Manejo de Bienes

del sector público, que proponemos sea aplicado en el Departamento de Servicios

Generales de la Dirección Provincial IESS-Azuay, está basado en el Modelo

Business Modeling Method (BMM); mismo que se encuentra estructurado en seis

submodelos en los cuales se describen los principales elementos, tal como se

presenta a continuación:

Submodelo de Objetivos.- En este submodelo se plantean los objetivos

generales y específicos, que previamente presentamos en el Capítulo I.

Submodelo Regla General.- Dentro de este submodelo se presenta la base

legal y teórica aplicable que se expone en el Capítulo II.


70

Submodelo de Actores.- El submodelo consiste en la identificación de

todos los actores y sus respectivos roles que intervienen como parte de la

estructura organizacional del IESS, que fue parte de nuestro análisis en el

Capítulo III.

Submodelo de Procesos.- Detalla los diferentes procesos y actividades

que se desarrollan en el Departamento de Servicios Generales, que se

presentan en éste capítulo. (numeral 4.2)

Submodelo de Objetos.- Se definen los principales pasos y requisitos que

son requeridos para ejecutar los procesos. (numeral 4.3)

Submodelo de Eventos.- Muestra los eventos asociados al proceso de

administración de bienes, identificados a través del mapeo de causas o

dificultades, que luego son priorizadas por su grado de influencia en el

proceso, y analizadas mediante la metodología del árbol de problemas y

método Ishikawa. (numeral 4.4)

4.2 SUBMODELO DE PROCESOS

En el Departamento de Servicios Generales, se encuentran claramente identificados

cuatro procesos fundamentales que se relacionan con la administración y manejo

de bienes, mismos que analizaremos a continuación.

Para una mejor explicación presentaremos varios gráficos que se ilustran a través

de cadenas de valor como podremos apreciar en los siguientes gráficos:


71

Figura 6 Cadena de Valor de la Administración y Manejo de bienes


En el grafico describimos los cuatro procesos claves o fundamentales que son:

Adquisiciones, Inventarios, Informática y Administración Inmuebles.

4.2.1 Proceso del Área de Adquisiciones

El proceso de adquisiciones tiene como objetivo principal la adquisición de bienes

y servicios para el adecuado funcionamiento de las actividades institucionales

programadas en el Plan Anual de Contratación (PAC); los procesos de adquisición

se ejecutan a través de tres subprocesos, mismos que tienen relación directa con el

monto de contratación.

La figura 7 nos muestra los tres subprocesos de adquisiciones:


72

Figura 7 Cadena de Valor del Proceso Área de Adquisiciones


4.2.1.1.Subproceso del Área de Adquisiciones: Ínfima Cuantía

Objetivo

El procedimiento de ínfima cuantía se utiliza para la contratación, ejecución de

obras, adquisición de bienes o prestación de servicios, cuya cuantía sea igual o

menor a multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado

(26.109.270.275,91); y se las realiza de forma directa con un proveedor

seleccionado por la entidad contratante.

1.3

Portal de Compras Públicas

1. Adquisiciones

1.1

Infima Cuantia

1.2

Catálogo Electrónico


73

Figura 8 Cadena de Valor del Subproceso Área Adquisiciones: Ínfima Cuantia


4.2.1.2 Subproceso del Área de Adquisiciones: Catálogo Electrónico

INCOP

Objetivo

La adquisición de manera directa de bienes normalizados que se encuentran en el

catálogo electrónico del INCOP. Este procedimiento permite realizar la adquisición

de manera electrónica accediendo vía web (www.compraspublicas.gov.ec) al

Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano; en

donde se encuentran publicados bienes que son ofertados por proveedores que

previamente suscribieron un convenio marco con el INCOP respecto a condiciones

de precio, garantía, calidad, tiempo de entrega, etc.

1. Adquisiciones

1.1

Infima Cuantia

1.2


1.3


http://www.compraspublicas.gov.ec/


74

4.2.1.3 Subproceso del Área de Adquisición: Portal de Compras

Públicas

Objetivo

Los procesos de contratación como son los de: adquisición o arrendamiento de

bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría se

realizan a través del Portal de Compras Públicas del INCOP, y son publicados en el

Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano.

Estos procesos se realizan cumpliendo con todas las especificaciones y

requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos

precontractuales y pliegos respectivos.

1. Adquisiciones

1.1

Infima Cuantia

1.2


1.3


Figura 9 Cadena de Valor del Subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico



75

4.2.2 Proceso del Área Inventarios

Objetivo

En este proceso se ejecutan las actividades que permiten controlar los procesos

internos del manejo, utilización, egreso, traspaso, préstamo, enajenación y baja de

los diferentes bienes muebles, que constituyen el patrimonio de la Dirección

Provincial.

1.1

Infima Cuantia

1.2


1.3


1. Adquisiciones

Figura 10 Cadena de Valor del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras Públicas



76

Figura 11 Cadena de Valor Proceso Área Inventarios


4.2.2.1 Subproceso Área Inventarios: Administración y Control de

Activos Fijos

Objetivo

Control sobre el uso y destino de los bienes muebles considerados como activos

fijos y fungibles de control, desarrollando actividades para la correcta conservación

y cuidado de los bienes de la institución.

2. Inventarios

2.2

Adm. y Control Suministro Oficina

2.1

Adm. y Manejo Activos Fijos

Figura 12 Cadena de Valor del Subproceso de Inventarios: Registro de Activos Fijos


2. Inventarios

2.2


2.1



77

4.2.2.2 Subproceso del Área Inventarios: Administración y Control de

Suministros de Oficina

Objetivo

Control eficiente de las existencias del almacén de suministros de oficina, sobre el

uso y despacho de los bienes no considerados activos fijos, manteniendo

inventarios de seguridad y desarrollando actividades para el correcto

almacenamiento, conservación y despacho oportuno de los mismos.

4.2.3 Proceso del Área Informática

Objetivo

Mantener operativo el sistema informático, con un excelente nivel de calidad

aplicando normas técnicas, políticas institucionales y sistemas de contingencia,

para satisfacción del cliente interno y externo.

Figura 13 Cadena de Valor de Subproceso Inventarios: Suministros de Oficina Elaboración: Autoras

2. Inventarios

2.2


2.1



78

4.2.4 Proceso del Área Administración Inmuebles

Objetivo

Administrar el patrimonio inmobiliario de la Dirección Provincial del Azuay,

precautelando la correcta conservación y mantenimiento de edificios, locales y

terrenos; para lo cual se desarrollan actividades que permiten controlar que los

bienes se empleen para los fines del servicio público.

3. Informática

3.1

Adm. Sistemas y

Equipos Informáticos

Figura 14 Cadena de Valor Proceso del Área Informática



79

4.3 SUBMODELO DE OBJETOS

En este submodelo se definen los principales pasos y requisitos que son necesarios

para ejecutar los procesos; con el propósito de presentar nuestro análisis de manera

gráfica hemos utilizado dos herramientas importantes que son:

1. El mapeo de procesos: Representada por una matriz en la que se puede

observar el número de pasos que intervienen en cada subproceso; también

se identifican los requisitos o documentos necesarios que son generados

por cada responsable.

2. Los flujogramas: Contienen la representación de la secuencias de pasos

que se usan para alcanzar el resultado. Se utilizaron los símbolos clásicos

que se detallan a continuación:

4. Administración Inmuebles

4.1 Mantenimiento y Conservación Bienes Inmuebles

Figura 15 Cadena de Valor del Proceso Área Administración Inmuebles



80

4.3.1 Mapeo del Subproceso Adquisición: Ínfima Cuantía

Describe los once pasos necesarios que se requieren para el subproceso

adquisición de ínfima cuantía.

Figura 16 Representación de figuras


81

No.

PASODESCRIPCIÓN

DOCUMENTO

Y/O ACTIVIDADRESPONSABLE DESIGNACIÓN AREA

CONTACTO CON

PROVEEDORES PARA

SOLICITAR

PROFORMAS

ENVIO DE MAILS

O LLAMADAS

TELEFÓNICAS

COORDINDADOR

AREA

ADQUISICIONES

OFICINISTA

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

SOLICITUD DE

COMPROMISO

PRESUPUESTARIO

FORMULARIO

SUBDIRECTORES

PROVINCIALES Y

JEFE DPTO. EPCT.

DIRECCION

PROVINCIAL DEL

AZUYA (D.P.A)

EMISION DE

ORDENES DE

COMPRA (BIENES) Y

ORDENES DE

TRABAJO (SERVICIO)

Y/O (NOTIFICACION

AL PROVEEDOR)

FORMULARIO/EM

AILS

COORDINDADOR

AREA

ADQUISICIONES

ORDENADORES DE

GASTO Y JEFE DE

DPTO.EPCT

OFICINISTA

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

0ENVIOS DE

REQUERIMIENTOS

UNIDAD

REQUIRIENTE

DIRECTOR Y

SUBDIRECTORES

SUBDIRECTORES,

UNIDADES DE

NEGOCIO

E MAIL, OFICIO O

REQUISICIÓN

INTERNA

2

RECEPCION Y

VERIFICACION DE

LOS DOCUMENTOS

FUENTES

COORDINDADOR

AREA

ADQUISICIONES

OFICINISTA

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

1AUTORIZACION DEL

GASTO

DIRECTOR

PROVINCIAL

ORDENADOR DE

GASTO

DIRECCION

PROVINCIAL

FIRMA DE

AUTORIZACION

CONTROL

CONCURRENTE

5

4

3

PASOS DEL SUBPROCESO ADQUISICIONES:

INFIMA CUANTIA


82

No.

PASODESCRIPCIÓN

DOCUMENTO

Y/O ACTIVIDADRESPONSABLE DESIGNACIÓN AREA

COORDINADOR

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

SUBDIRECTORES

PROVINCIALES Y

DEPARTAMENTO

DE SERVICIOS

GENERALES

11

RECEPCION DE

BIENES Y SERVICIOS FACTURA

USUARIO DEL

PORTAL DE

COMPRAS

PUBLICAS

USUARIO DEL

PORTAL DE

COMPRAS

PUBLICAS

SUBDIRECTORES

PROVINCIALES Y

DEPARTAMENTO

DE SERVICIOS

GENERALES

ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

FUENTES

GUIAS DE

TRAMITE

INTERNO

COORDINADOR

AREA

ADQUISICIONES E

INVENTARIOS

COORDINADOR

PROVEEDOR PROVEEDOR

PROCESO DE

REGISTRO CONTABLE,

PRESUPUESTARIO Y

TRANSFERENCIA

BANCARIA

BOLETIN

CONTABLE Y

TRANSFERENCIA

BANCARIA

JEFE

DEPARTAMENTO

EPCT/CONTADOR

PROVINCIAL/TESO

RERO PROVINCIAL

DEPARTAMENTO

EPCT

DEPARTAMENTO

EPCT

COORDINDADORE

S DE AREAS AFINES

AL OBJETO DE

CONTRATACION

PUBLICACION EN EL

PORTAL DE

COMPRAS PUBLICAS

RESUMEN DE

PUBLICACION

AUTORIZACION DE

PAGO

FIRMA DE

AUTORIZACIÓN

SUBDIRECCION

SERVICIOS

INTERNOS

ORDENADOR DE

PAGO

SUBDIRECCION

DE SERVICIOS

INTERNOS

ENTREGA DE BIENES

O PRESTACION DE

SERVICIOS

FACTURA PROVEEDOR

10

9

8

7

6

Figura 17 Pasos del subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía



83

4.3.2 Flujograma del Subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía

En este flujograma podemos apreciar la secuencia de las diferentes actividades,

emisión de documentos y decisiones de los actores del proceso.

Figura 18 Flujograma de los pasos del subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía



84

No. PASO DESCRIPCIÓNDOCUMENTO Y/O

ACTIVIDADRESPONSABLE DESIGNACIÓN ÁREA

5ELABORACION DE

PLIEGOS

PLIEGO CATALOGO

ELECTRONICO

COORDINADOR AREA

ADQUISICIONES

COORDINADOR AREA

ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

ORDENADORES DE

GASTO Y JEFE DE

DPTO.EPCT

SUBDIRECTORES

PROVINCIALES Y JEFE

DPTO. EPCT.

USUARIO DEL PORTAL

DE COMPRAS PUBLICAS

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

2

DIRECCION

PROVINCIAL DEL AZUAY

UNIDADES

REQUIRIENTES

DIRECTOR,

SUBDIRECTORES, JEFES

DEPARTAMENTALES Y

COORDINADORES

4

SOLICITUD DE

COMPROMISO

PRESUPUESTARIO

FORMULARIO

ORDENADOR DE GASTODIRECCION

PROVINCIAL


CATALOGO ELECTRONICO

0ENVIOS DE

REQUERIMIENTOS

E MAIL, OFICIO O

REQUISICIÓN INTERNA

3

DIRECTOR,


DEPARTAMENTALES Y

COORDINADORES

1AUTORIZACION DEL

GASTOFIRMA DE AUTORIZACION DIRECTOR PROVINCIAL

RECEPCION Y

VERIFICACION DE LOS

DOCUMENTOS FUENTES

CONTROL CONCURRENTECOORDINDADOR AREA

ADQUISICIONESOFICINISTA

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

VERIFICACION Y

SELECCIÓN DE BIENES

EXISTENTES EN EL

CATALOGO

ELECTRONICO

MANEJO DEL PORTAL DE

COMPRAS PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL

DE COMPRAS PUBLICAS

4.3.3 Mapeo del subproceso de Adquisición Catálogo Electrónico

Describe los trece pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del subproceso

adquisición del catálogo electrónico.


85


ACTIVIDADRESPONSABLE DESIGNACIÓN ÁREA

6APROBACION DE

PLIEGOS

RESOLUCION

ADMINISTRATIVADIRECTOR PROVINCIAL

MAXIMA AUTORIDAD

CONTRATANTE

DIRECCION

PROVINCIAL

FIRMA DE AUTORIZACIÓNSUBDIRECCION

SERVICIOS INTERNOSORDENADOR DE PAGO

SUBDIRECCION DE

SERVICIOS INTERNOS

ACTA ENTREGA -

RECEPCION

GUARDALMACEN O

COORDINADORES

GUARDALMACEN O

COORDINADORES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

GUIAS DE TRAMITE

INTERNO

COORDINADOR AREA

ADQUISICIONES E

INVENTARIOS

COORDINADORDEPARTAMENTO DE

SERVICIOS GENERALES

PROVEEDOR PROVEEDOR

13

12AUTORIZACION DE

PAGO

10

PROCESO DE REGISTRO

CONTABLE,

PRESUPUESTARIO Y

TRANSFERENCIA

BANCARIA

11ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS FUENTES

RECEPCION DE BIENES

9 ENTREGA DE BIENES FACTURA PROVEEDOR

7NOTIFICACION AL

PROVEEDOR

EMISION DE ORDEN DE

COMPRA ELECTRONICA EN

EL PORTAL DE COMPRAS

PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL

DE COMPRAS PUBLICAS

BOLETIN CONTABLE Y

TRANSFERENCIA BANCARIA

JEFE DEPARTAMENTO

EPCT/CONTADOR

PROVINCIAL/TESORERO

PROVINCIAL

DEPARTAMENTO EPCT DEPARTAMENTO EPCT

USUARIO DEL PORTAL

DE COMPRAS PUBLICAS

4.3.3. Flujograma del Subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico

Figura 19 Pasos del subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico



86

En este Flujograma podemos apreciar la secuencia de las diferentes actividades,

emisión de documentos y decisiones de los actores del proceso.

Figura 20 Flujograma subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico



87


ACTIVIDADRESPONSABLE DESIGNACIÓN AREA

3

OBTENCION DE

ESPECIFICACIONES

TECNICAS

OFICIO

COORDINADORES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

COORDINADORES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

4

SOLICITUD DE

COMPROMISO

PRESUPUESTARIO

FORMULARIO

ORDENADORES DE

GASTO Y JEFE DE

DPTO.EPCT

SUBDIRECTORES

PROVINCIALES Y JEFE

DPTO. EPCT.

DIRECCION PROVINCIAL

DEL AZUAY

5ELABORACION DE

PLIEGOSPLIEGO (BORRADOR) UNIDAD REQUIRIENTE

TITULAR UNIDAD

REQUIRIENTE


DEPARTAMENTALES,

COORDINADORES

SERVICIOS GENERALES


PORTAL COMPRAS PUBLICAS

2

RECEPCION Y

VERIFICACION DE

LOS DOCUMENTOS

FUENTES

CONTROL CONCURRENTECOORDINDADOR

AREA ADQUISICIONESOFICINISTA

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

DIRECTOR,


DEPARTAMENTALES Y

COORDINADORES

DIRECTOR,


DEPARTAMENTALES Y

COORDINADORES

1AUTORIZACION DEL

GASTOFIRMA DE AUTORIZACION

DIRECTOR

PROVINCIALORDENADOR DE GASTO DIRECCION PROVINCIAL

0ENVIOS DE

REQUERIMIENTOS

E MAIL, OFICIO O

REQUISICIÓN INTERNA

UNIDADES

REQUIRIENTES

4.3.5 Mapeo del Subproceso de Adquisiciones: Portal de Compras

Públicas

Describe los trece pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del subproceso

adquisición del portal de compras públicas.


88


ACTIVIDADRESPONSABLE DESIGNACIÓN AREA

6CONFORMACION

TECNICA PROVINCIALOFICIO

MIEMBROS DE LA

COMISION

PRESIDENTE,

DELEGADO,

SECRETARIO

DIRECCION PROVINCIAL

AZUAY

7APROBACION DE

PLIEGOS

RESOLUCION

ADMINISTRATIVA

DIRECTOR

PROVINCIAL

MAXIMA AUTORIDAD

CONTRATANTEDIRECCION PROVINCIAL

9 ADJUDICACION RESOLUCION

ADMINISTRATIVA

DIRECTOR

PROVINCIALDIRECTOR PROVINCIAL DIRECCION PROVINCIAL

10 CONTRATACION CONTRATODELEGADODE LA

PROCADURIAABOGADO DEL IESS LEGAL

11

ENTREGA -

RECEPCION BIENES,

SERVICIOS U OBRAS

ACTAADMINISTRADOR DEL

CONTRATOFUNCIONARIO

DIRECCION PROVINCIAL,

SUBDIRECTOR SERVICIOS

INRERNO Y SERVICIOS

GENERALES

BOLETIN CONTABLE Y

TRANSFERENCIA

BANCARIA

JEFE DEPARTAMENTO

EPCT/CONTADOR

PROVINCIAL/TESORER

O PROVINCIAL

DEPARTAMENTO EPCT DEPARTAMENTO EPCT

12AUTORIZACION DE

PAGOFIRMA DE AUTORIZACIÓN

SUBDIRECCION

SERVICIOS INTERNOSORDENADOR DE PAGO

SUBDIRECCION DE

SERVICIOS INTERNOS

13

PROCESO DE

REGISTRO CONTABLE,

PRESUPUESTARIO Y

TRANSFERENCIA

BANCARIA

8 PUBLICACIONINGRESO EN SISTEMA

COMPRAS PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL

DE COMPRAS

PUBLICAS

USUARIO DEL PORTAL

DE COMPRAS

PUBLICAS/ SECRETARIA

COMISION TECNICA

SUBDIRECTORES

PROVINCIALES Y

DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS GENERALES

Figura 21 Mapeo del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras Públicas



89

4.3.6 Flujograma del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras

Públicas


emisión de documentos y decisiones de los actores del proceso

Figura 22 Flujograma del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras Públicas Elaboración: Autoras


90

4.3.7 Mapeo del Subproceso Área Inventarios: Administración y

Manejo Activos Fijos

Describe los siete pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del proceso de

inventarios de la administración y manejo de activos fijos.


91

No.

PASODESCRIPCIÓN

DOCUMENTO Y/O

ACTIVIDADRESPONSABLE CARGO ÁREA

PASOS DEL SUBPROCESO INVENTARIOS:

ACTIVOS FIJOS MUEBLES

7 ENTREGA DEL BIEN USO DEL BIEN FUNCIONARIO FUNCIONARIODIRECCION

PROVINCIAL

6SUSCRIPCION DE ACTA DE

TRANFERENCIA

ACTA DE

TRANSFERENCIA

CUSTODIO

ENTRANTE/GUARDALMAC

EN

SALINETE/RESPONSABLE

SICAF

FUNCIONARIOS

DIRECCION

PROVINCIAL

/DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

5

VERIFICACION DE

CARACTERISTICAS

TECNICAS Y CODIGO DEL

BIEN

VERIFICACION FISICAGUALDALMACEN Y

CUSTODIO ENTRANTE

GUARDALMACEN Y

FUNCIONARIO

DIR PROV AZUAY/DPTO.

SSGG

2 REGISTRO EN EL SISTEMARESPONSABLE SISTEMA

SICAFOFICINISTA

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

CODIFICACION/EMISI

ON ACTA ENTREGA

RECEPCION

4

REQUERIMIENTO DE

BIENES / SALIDA DE

BODEGA

OFICIO/ REQUISICION

INTERNACUSTODIO ENTRANTE FUNCIONARIO

DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

CUSTODIA EN BODGA

DEL BIEN RECIBIDO3 BODEGAJE

DIRECCION

PROVINCIAL

VERIFICACION FISICA1

VERIFICACION DE

CARACTERISTICAS

TECNICAS/ VERIFICACION

CODIGO DEL BIEN

GUALDALMACEN GUARDALMACEN DEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

0 INGRESO A BODEGADEPARTAMENTO

SERVICIOS GENERALES

GUALDALMACEN GUARDALMACEN

COORDINADOR COORDINADORFACTURA, ACTA DE

TRANSFERENCIA

Figura 23 Mapeo del subproceso Inventarios: Adm. y Manejo de Activos Fijos



92

4.3.8 Flujograma del Subproceso Inventarios: Administración y

Manejo de Activos Fijos


emisión de documentos, base de datos y decisiones de los actores del proceso.

4.3.9 Mapeo del subproceso Inventarios: Administración y Control

de Suministros de Oficina

Describe los pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del subproceso

inventarios: suministros de oficina.

Figura 24 Flujograma del subproceso Inventarios: Adm. y Manejo de Activos Fijos



93

No.

PASODESCRIPCIÓN

DOCUMENTO

Y/O ACTIVIDADRESPONSABLE CARGO ÁREA

PASOS DEL SUBPROCESO INVENTARIOS:

SUMINISTROS OFICINA

ALMACENAMIENTO Y

CLASIFICACIÓN

FORMULARIO

INGRESO DE

ALMACEN

0 FACTURA

VERIFICACION

FISICAGUARDALMACEN

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

LEGALIZACION DE

INGRESO DEL SUMINISTROGUARDALMACEN

GUALDALMACEN

PROVEEDOR

2

ABASTECIMIENTOS DE

SUMINISTROSPROVEEDOR

EMPRESA

PRIVADA

1

VERIFICACION

CARACTERISTICAS FISICAS

Y TECNICAS

3

4 GUARDALMACEN

INGRESO AL KARDEX

5RECEPCION PEDIDO DE

INSUMOS OFICINAS ALMACEN

GUARDALMACENGUARDALMACEN

GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

REQUISICIÓN GUARDALMACEN

REGISTRO EN

KARDEX MANUAL

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

ORDENAMIENTO

POR PRODUCTO


94

No.

PASODESCRIPCIÓN

DOCUMENTO


CONSTATACION FISICA ACTIVIDADALMACEN Y

SISTEMAS

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

7

8

9

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

DESPACHO DE LOS

INSUMOS

EGRESO DE

ALMACENALMACEN6

ALMACEN GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

REGISTRO EN EL SISTEMA ACTIVIDADALMACEN Y

SISTEMAS GUARDALMACEN

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

GUARDALMACEN

GUARDALMACEN

10

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

CONCILIACION DE SALDOS ACTIVIDADALMACEN Y

SISTEMAS GUARDALMACEN

REABASTECIMIENTO DE

INSUMOSACTIVIDAD

Figura 25 Mapeo del subproceso Inventarios: Adm. y Control de Suministros de Oficina Elaboración: Autoras


95

4.4.0 Flujograma del Subproceso Inventarios: Administración y

Control de los Suministros de Oficina

4.4.1 Mapeo del Proceso Área Informática

Describe los diez pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del proceso

informático.

Figura 26 Flujograma del subproceso Inventarios: Suministros de Oficina



96

No.

PASODESCRIPCIÓN

DOCUMENTO


PASOS DEL PROCESO INFORMATICO

10COORDINADOR

AREAINFORMÁTICA

PROYECTOS DE

RENOVACION EQUIPOS

INFORMATICOS

ACTIVIDAD

9LIDERAR CAPACITACIÓN

INFORMÁTICA

COORDINADOR

AREA

RESPONSABLE AREA

INFORMÁTICAINFORMÁTICA

8

INFORMES TÉCNICOS

PARA ADQUISICIÓN DE

EQUIPO INFORMÁTICO

COORDINADOR

AREA

RESPONSABLE AREA


7

COORDINACIÓN CON LA

DIRECCION

DESARROLLO

INSTITUCIONAL

COORDINADOR

AREA

RESPONSABLE AREA


5

REUBICACIÓN E

INSTALACION DE

PUNTOS DE DATOS

COORDINADOR

AREA

RESPONSABLE AREA


6

MANTENIMIENTO DEL

SISTEMA ELÉCTRICO DE

GENERACIÓN

COORDINADOR

AREAACTIVIDAD

4INSTALACIÓN DE

PROGRAMAS

COORDINADOR

AREA

RESPONSABLE AREA


INFORMÁTICA3RESPALDO DE

INFORMACIÓN

COORDINADOR

AREA

RESPONSABLE AREA

INFORMÁTICA

ACTIVIDAD

2

1 REGISTROCOORDINADOR

AREAACTIVIDAD

ACTIVIDAD

DPA/NIVEL

CENTRALDOCUMENTO

MANTENIMIENTO

PREVENTIVO,

CORRECTIVO, EQUIPO

INFORMÁTICO Y

SISTEMA OPERATIVO

COORDINADOR

AREA

RESPONSABLE AREA


RESPONSABLE AREA


INFORMES

ACTIVIDAD

INFORMÁTICA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE AREA

INFORMÁTICA

RESPONSABLE AREA

INFORMÁTICA

ACTIVIDAD

ACTIVIDAD

0REQUERIMIENTOS

TÉCNICOS

USUARIOS

INTERNOS

RESPONSABLE AREA

INFORMÁTICA

Figura 27 Mapeo del proceso Área Informática



97

4.4.2 Flujograma del Proceso Área Informática

4.4.3 Mapeo de Procesos del Área Administración Inmuebles

Describe los seis pasos necesarios que se requieren cumplir dentro del proceso área

administración inmuebles.

Figura 28 Flujograma del proceso Área Informática



98

No.

PASODESCRIPCION

DOCUMENTO Y/O

ACTIVIDADRESPONSABLE CARGO ÁREA

PASOS DEL SUBPROCESO ADMINISTRACION

INMUEBLES

FIJACION DE CANONES DE

ARRENDAMIENTO

COORDINADOR

AREA

RESPONSABLE

ADMINISTRACION

INMUEBLES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

6

5

ELABORACION DE PLANES

DE USO DE LAS

PROPIEDADES DEL IESS

JEFE

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

INFORMES

INFORMES

4

PROGRAMACION DE

PROTECCION Y SEGURIDAD

DE BIENES INMUEBLES

JEFE

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

POLITICAS DE USO DE

BIENES INSTITUCIONALES

COORDINADOR

AREA

PLAN ANUAL DE

CONTRATACION

(PAC)

3

VERIFICACION DE

CONDICIONES LEGALES

ACTUALES

2

JEFE DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

COORDINADOR

AREA

JEFE DEPARTAMENTO

DE SERVICIOS

GENERALES

COORDINADOR

AREA

RESOLUCIONES

INFORMESCOORDINADOR

AREA

RESPONSABLE

ADMINISTRACION

INMUEBLES

AREA LEGAL

RESPONSABLE

ADMINISTRACION

INMUEBLES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

AVALUO

RESPONSABLE

ADMINISTRACION

INMUEBLES

RESPONSABLE

ADMINISTRACION

INMUEBLES

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

1

DOCUMENTO

DEPARTAMENTO

SERVICIOS

GENERALES

0

IDENTIFICACION Y

CATASTRO DE BIENES

INMUEBLES

COORDINADOR

AREA

AVALUO REFERENCIAL DE

LA PROPIEDAD DEL IESS

COORDINADOR

AREA

Figura 29 Pasos del proceso Área Administración Inmuebles



99

4.4.4 Flujograma del Proceso Área Administración Inmuebles

4.5.0 SUBMODELO DE EVENTOS

Analiza los eventos de los subprocesos y las causas o dificultades encontradas en

cada paso; en este estudio presentaremos la información recabada en el

Departamento de Servicios Generales, para lo cual utilizamos la siguiente

metodología:

1. Mapeo de Causas o Dificultades: Representada por una matriz en la que

se puede observar el número de causas (dificultades) en el desarrollo de

cada paso que intervienen en el subproceso y se determina el peso de

influencia (escala: 1 bajo hasta 5 muy alto).

Figura 30 Flujograma del proceso Área Administración Inmuebles



100

2. Árbol de Problemas: Tiene como objetivo principal aportar en el análisis

de las causas y efectos de un primer y segundo nivel en un problema

central. Los principios que rigen en este método es hacerle frente a un

problema que necesitara comprender que lo causa y cuáles podrían ser los

efectos.

3. Método de Ishikawa: El diagrama Causa - Efecto tambien conocido

como diagrama espina de pescado, sirve como herramienta grafica que

constituye un valioso auxiliar para visualizar, discutir, analizar y

seleccionar las bases relevantes que conducen a un resultado determinado,

un problema en este caso.

4.4.1 Mapeo de causas o dificultades del Subproceso Adquisiciones:

Ínfima Cuantía

Describe las principales causas con su peso de influencia (escala: 1 bajo hasta 5

muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso ínfima

cuantía.


101

B C D E

PESO INFLUENCIA 3 4 4 4

PESO INFLUENCIA 2 4 3

PESO INFLUENCIA 3 3



CAUSA/PESO

INFLUENCIA

CAUSAS O DIFICULTADES

INSUFICIENTE

INFORMACION DEL

BIEN O SERVICIO

SOLICITADO

NOTIFICACION

TARDIA

FALTA DE

SEGUIMIENTO DE

ORDENES DE

COMPRA O

TRABAJO

ARCHIVO

CRONOLOGICO

TRASPASO

PRESUPUESTARIO

AUTORIZACIONES

TARDIAS

FALTA

JUSTIFICACION

REQUERIMIENTOS

REQUERIMIENTOS

NO PLANIFICADOS

REQUERIMIENT

OS CARÁCTER

URGENTE

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

FALTA DE

RESPUESTA

OPORTUNA DEL

PROVEEDOR

COTIZACIONES SIN

FIRMA DEL

PROVEEDOR

FIRMAS ILEGIBLES FIRMAS SIN SELLO

CERTIFICACION

TARDIA

FALTA DE

PRESUPUESTO

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL

SUBPROCESO DE ADQUISICIONES: INFIMA CUANTIA

EMISION DE ORDENES

DE COMPRA (BIENES) Y

ORDENES DE TRABAJO

(SERVICIO) Y/O

(NOTIFICACION AL

PROVEEDOR)

CAUSA

(Dificultades)

1

2

3

4

5

No.

PASO

AUTORIZACION DEL

GASTO

RECEPCION Y

VERIFICACION DE LOS

DOCUMENTOS

FUENTES

CONTACTO CON

PROVEEDORES PARA

SOLICITAR

PROFORMAS

SOLICITUD DE

COMPROMISO

PRESUPUESTARIO

DESCRIPCION

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)


102

B C D E

CAUSA/PESO

INFLUENCIA

CAUSAS O DIFICULTADESNo.

PASODESCRIPCION



PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA 1

CAUSA

(Dificultades)

ACUMULACION DE

BOLENTINES

CONTABLES

PESO INFLUENCIA 2

PERMISOS DEL

ORDENADOR DE

PAGO

PAGINA WEB CON

TIEMPO LIMITADO

DE ACTIVACION

TRASPAPELEO DE

DOCUMENTOS

INFORMES DE

RECEPCION

TARDIOS

ELABORACION DE

ACTAS DE

TRANSFERENCIA

NEGATIVA DE

CUSTODIOS

ASIGNADOS PARA

FIRMAR ACTA

TRANSFERENCIA

TRABAJOS EXCEDEN

EL PRESUPUESTO

CAUSA

(Dificultades)

ENTREGA PARCIAL

DE BIENES

SERVICIOS

INCOMPLETOS

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

ENTREGA DE BIENES O

PRESTACION DE

SERVICIOS

10

11

9

6

7

8

RECEPCION DE BIENES

Y SERVICIOS

ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

FUENTES

PUBLICACION EN EL

PORTAL DE COMPRAS

PUBLICAS

AUTORIZACION DE

PAGO

PROCESO DE REGISTRO

CONTABLE,

PRESUPUESTARIO Y

TRANSFERENCIA

BANCARIA

CAUSA

(Dificultades)

Figura 31 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía



103


Ínfima Cuantía

Describe las principales causas y efectos en un primer y segundo nivel de un

problema central del subproceso de ínfima cuantia.

Figura 32 Árbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía



104


Ínfima Cuantía

En el diagrama (Esqueleto de Pescado), presentamos las causas más importantes y

se ubican en las espinas transversales para el análisis causa – efecto en el

subproceso ínfima cuantía.




muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso catálogo

electrónico.

Figura 33 Método Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Ínfima Cuantía



105

A B C

PESO INFLUENCIA 2



CAUSA

(Dificultades)

CERTIFICACION

TARDIA

FALTA DE

PRESUPUESTO

TRASPASO

PRESUPUESTARIO


CAUSA

(Dificultades)

FALTA DE

CAPACITACION

PESO INFLUENCIA 5

CAUSA/PESO

INFLUENCIA

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

INSUFICIENTE

INFORMACION DEL

BIEN O SERVICIO

SOLICITADO

FIRMAS ILEGIBLES FIRMAS SIN SELLO

FALTA DE

INFORMACION EN

TIEMPOS DE

ENTREGA

DEMORA EN

PROCESO DE

SELECCIÓN DE

BIENES

ESTUDIO DE

ESPECIFICACIONES

TECNICAS

4

SOLICITUD DE

COMPROMISO

PRESUPUESTARIO

AUTORIZACION

TARDIA

CAUSA

(Dificultades)

ELABORACION DE

PLIEGOS5

No.

PASODESCRIPCION


CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL SUBPROCESO DE

ADQUISICIONES: CATALOGO ELECTRONICO

1AUTORIZACION DEL

GASTO

2

RECEPCION Y

VERIFICACION DE LOS

DOCUMENTOS FUENTES

3

VERIFICACION Y

SELECCIÓN DE BIENES

EXISTENTES EN EL

CATALOGO

ELECTRONICO


106

A B C

CAUSA/PESO

INFLUENCIA

No.

PASODESCRIPCION


CAUSA

(Dificultades)

DEMORA EN

APROBACION

PESO INFLUENCIA 3

PESO INFLUENCIA 4

PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA 4 2

PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA 1

PESO INFLUENCIA 2

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

ACUMULACION DE

BOLENTINES

CONTABLES

TRASPAPELEO DE

DOCUMENTOS11ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS FUENTES

PERMISOS DEL

ORDENADOR DE

PAGO

FALTA DE

COORDINACION EN

EL HORARIO DE

ENTREGA

ELABORACION DE

ACTAS DE

TRANSFERENCIA

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

9 ENTREGA DE BIENES

10 RECEPCION DE BIENES

ENTREGA PARCIAL

DE BIENES

FALTA DE CONTACTO

DIRECTO CON

PROVEEDOR7

NOTIFICACION AL

PROVEEDOR

13

PROCESO DE REGISTRO

CONTABLE,

PRESUPUESTARIO Y

TRANSFERENCIA

BANCARIA

6APROBACION DE

PLIEGOS

12AUTORIZACION DE

PAGO

Figura 34 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico Elaboración: Autoras


107




problema central del subproceso del catálogo electrónico.





subproceso del catálogo electrónico.

Figura 35 Árbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico Elaboración: Autoras


108

Figura 37 Método Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Catálogo Electrónico



Portal Compras Públicas


muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso portal de

compras públicas.


109

A B C

PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA 2

CAUSA

(Dificultades)

DEPENDENCIA DIRECTA

DEL NIVEL CENTRAL

PESO INFLUENCIA 4

CAUSA (Dificultades) CERTIFICACION TARDIAFALTA DE

PRESUPUESTO

TRASPASO

PRESUPUESTARIO


CAUSA (Dificultades)FALTA DE

CAPACITACION

DEMORA

ELABORACION

PLIEGO

PESO INFLUENCIA 5 3

5ELABORACION DE

PLIEGOS

OBTENCION DE ESPECIFICACIONES TECNICAS

CAUSA

(Dificultades)

DEMORA

RECOPILACION DE

DOCUMENTOS

PRECONTRACTUALES

3

CAUSAS/PESO

INFLUENCIA


CAUSA

(Dificultades)AUTORIZACION TARDIA

4

SOLICITUD DE

COMPROMISO

PRESUPUESTARIO

No. PASO

1AUTORIZACION DEL

GASTO

2

RECEPCION Y

VERIFICACION DE LOS

DOCUMENTOS

FUENTES

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL SUBPROCESO DE

ADQUISICIONES: CATALOGO ELECTRONICO

DESCRIPCION


110

A B C

CAUSAS/PESO

INFLUENCIA

CAUSAS O DIFICULTADESNo. PASO DESCRIPCION

CAUSA (Dificultades)

DEMORA EN

ASIGNACION

DELEGADOS

FALTA TIEMPO

MIEMBROS

COMISION

PESO INFLUENCIA 3 2

CAUSA (Dificultades)DEMORA EN

APROBACION

PESO INFLUENCIA 3

PESO INFLUENCIA 2

CAUSA

(Dificultades)

DEMORA

ADJUDICACION

PESO INFLUENCIA 2

CAUSA

(Dificultades)

DEMORA

PRESENTACION

GARANTIAS

PROVEEDOR

DEMORA

ELABORACION

CONTRATO

DEMORA PAGO

ANTICIPO


CAUSA

(Dificultades)

FALTA DE

CUMPLIMIENTO DE

PLAZOS DEL

PROVEEDOR

DIFICULTAD

EJECUTAR TRABAJOS

EN HORARIO

OFICINA/PROVEEDO

R

FALTA

CUMPLIMIENTOS

ESPECIFICACIONES

TECNICAS


PESO INFLUENCIA 1

CAUSA

(Dificultades)

ACUMULACION DE

BOLENTINES

CONTABLES

PESO INFLUENCIA 2

10

11

ADJUDICACION

CAUSA

(Dificultades)

PERMISOS DEL

ORDENADOR DE PAGO

CAUSA

(Dificultades)

PAGINA WEB CON

TIEMPO LIMITADO DE

ACTIVACION8 PUBLICACION

12AUTORIZACION DE

PAGO

CONFORMACION

TECNICA PROVINCIAL

APROBACION DE

PLIEGOS

9

6

7

13

PROCESO DE REGISTRO

CONTABLE,

PRESUPUESTARIO Y

TRANSFERENCIA

BANCARIA

ENTREGA - RECEPCION

BIENES, SERVICIOS U

OBRAS

CONTRATACION

Figura 38 Causas o dificultades del subproceso Adquisiciones: Portal de Compras Públicas Elaboración: Autoras


111




problema central del subproceso de portal de compras públicas.

Figura 39 Árbol de problemas del subproceso Adquisiciones: Portal Compras Públicas



112





subproceso del portal de compras públicas.

4.4.10 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Inventarios: Activos

Fijos


muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso activos fijos.

Figura 40 Método Ishikawa del subproceso Adquisiciones: Portal Compras Públicas



113

A B C D E


PESO INFLUENCIA 3 5 5 5 5

PESO INFLUENCIA 1 2 4 3

PESO INFLUENCIA 2 1

PESO INFLUENCIA 1

PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA

7 ENTREGA DEL BIEN

CAUSA

(Dificultades)

FALTA DE PERSONAL

PARA ESTIBAJE

5

VERIFICACION DE

CARACTERISTICAS

TECNICAS Y CODIGO

DEL BIEN

6

SUSCRIPCION DE

ACTA DE

TRANFERENCIA

2REGISTRO EN EL

SISTEMA

3 BODEGAJE

4

REQUERIMIENTO DE

BIENES / SALIDA DE

BODEGA

No.

PASODESCRIPCION

1

VERIFICACION DE

CARACTERISTICAS

TECNICAS/

VERIFICACION

CODIGO DEL BIEN

CAUSAS/PESO

INFLUENCIA


DETERIORO DE

CODIGOS DEL BIEN

MUEBLE

ACTIVO FIJO SIN

IDENTIFICACION/DE

SCRIPCION


SUBPROCESO DE INVENTARIOS: ACTIVOS FIJOS MUEBLES

RECODIFICACION

INCOMPLETA

FALTA DE

ESPACIO FÍSICO

SISTEMA CON

RESTRICCIONES DE

USUARIO

FALTA DE

CAPACITACION

RESPUESTA

TARDIA EN

SOLUCIONES

INFORMATICAS

CAUSA

(Dificultades)

NO SE COMUNICA LA

ENTREGA-RECEPCION

CUANDO HAY CAMBIO

DE FUNCIONARIOS

CAUSA

(Dificultades)

NO SE DESIGNA EL

CUSTODIO

ENTRANTE

SISTEMA EN

DESARROLLO

CAUSA

(Dificultades)

INGRESO A BODEGA

SIN CODIGO DEL

BIEN

NO SE ACTUALIZA

ESTADO DEL BIEN

(BUENO, OBSOLETO)

DEMORA

TRANSPORTACION

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

STICKERS

DETERIORADOS

CAUSA

(Dificultades)

TARDIA

SUSCRIPCION ACTA

ENTREGA

RECEPCION

Figura 41 Causas o dificultades del subproceso Inventarios: Activos Fijos



114


Activos Fijos


problema central del subproceso de activos fijos.

Figura 42 Árbol de problemas del subproceso Inventarios: Activos Fijos



115

4.4.12 Diagrama del Método Ishikawa Subproceso Inventarios: Activos

Fijos



subproceso de activos fijos.

4.4.13 Mapeo de Causas o Dificultades Subproceso Inventarios:

Suministros Oficina


muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del subproceso suministros de

oficina.

Figura 43 Método Ishikawa del subproceso Inventarios: Activos Fijos



116

A B C D E

PESO INFLUENCIA 1 1

PESO INFLUENCIA 1

PESO INFLUENCIA 5 5 1 5 3

PESO INFLUENCIA

PESO INFLUENCIA 2 2

PESO INFLUENCIA 4

PESO INFLUENCIA 5

PESO INFLUENCIA 5 4

PESO INFLUENCIA 4

PESO INFLUENCIA 4

REGISTRO EN EL

SISTEMA

CONCILIACION DE

SALDOS

CONSTATACION

FISICA

REABASTECIMIENTO

DE INSUMOS

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

7

2

3

4

5

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)ALMACENAMIENTO Y

CLASIFICACIÓN

RECEPCION PEDIDO

DE INSUMOS

OFICINAS

DESPACHO DE LOS

INSUMOS

1

PARALIZACION DE

ACTIVIDADES POR

INVENTARIO

8

9

10


SUBPROCESO DE INVENTRIOS: SUMINISTROS OFICINANo.

PASODESCRIPCION

CAUSAS/PESO

INFLUENCIA


CAUSA

(Dificultades)

ERRORES EN LA

DESCRIPCION DE

LOS ARTICULOS

DE LA FACTURA

ENTREGA

INCOMPLETA

DEL ARTICULO

DEMORA TRAMITE

DE ADQUISICION

CAUSA

(Dificultades)

INEXISTENCIA DE

REPORTES DE

SALDOS

EXCESIVO

NUMERO DE

FICHAS DE

KARDEX

CAUSA

(Dificultades)

FALTA DE

CONTROL DE

INVENTARIOS

MINIMOS DE

SEGURIDAD

BORRONES,

CORRECCIONES

EN KARDEX

MANUAL

INEXISTENCIA

SISTEMA

INFORMATICO

6

VERIFICACION

CARACTERISTICAS

FISICAS Y TECNICAS

LEGALIZACION DE

INGRESO DEL

SUMINISTRO

INGRESO AL KARDEX

FACTURA ILEGIBLE

(FOTOCOPIA)

CAUSA

(Dificultades)

FALTA DE UN

SISTEMA DE

INVENTARIOS

FALTA DE DATOS

ESTADISTICOS

ERRONEA

DESCRIPCION

DEL ARTICULO

CAUSA

(Dificultades)

FALTA DETALLES

PRODUCTO

SOLICITADO

CANTIDADES

EXAGERADAS DE

PEDIDO

CAUSA

(Dificultades)

EGRESOS

MANUALES

Figura 44 Causas o dificultades del subproceso Inventarios: Suministros de Oficina



117


Suministros Oficina


problema central del subproceso de suministros de oficina.

Figura 45 Árbol de problemas del subproceso Inventarios: Suministros Oficina



118

4.4.15 Diagrama del Método Ishikawa Subproceso Inventarios:

Suministros Oficina



subproceso de suministros de oficina.

4.4.16 Mapeo de Causas o Dificultades Proceso Informático


muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del proceso informático.

Figura 46 Método Ishikawa del subproceso Inventarios: Suministros Oficina Elaboración: Autoras


119

A B C

PESO INFLUENCIA 2 2


PESO INFLUENCIA

PESO INFLUENCIA 5

PESO INFLUENCIA 3

REHUBICACION DE

PERSONAL NO

PROGRAMADOS

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

SE REQUIERE DE

MAYOR NUMERO DE

LICENCIAS

INFORMATICAS

CAUSA

(Dificultades)

FALTA DE REGISTRO DE

REQUERIMIENTOS

LOS USUARIOS NO

REALIZAN LOS

REQUERIMIENTOS DE

MANERA OPORTUNA

CAUSA

(Dificultades)

INSUFICIENTE

ASISTENCIA DE LA

MESA DE AYUDA DE LA

DDI

TECNOLOGIA HOST

ANTIGUA

FALTA

IMPLEMENTACION

TELEFONIA IP

CAUSA

(Dificultades)

5

REGISTRO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO,

CORRECTIVO, EQUIPO

INFORMÁTICO Y SISTEMA

OPERATIVO

RESPALDO DE INFORMACIÓN

INSTALACIÓN DE PROGRAMAS

REUBICACIÓN E INSTALACION DE

PUNTOS DE DATOS

1


PROCESO DEL ARE INFORMATICANo.

PASODESCRIPCION

CAUSA/PESO

INFLUENCIA


2

3

4


120

A B C

No.

PASODESCRIPCION

CAUSA/PESO

INFLUENCIA


PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA 3

PESO INFLUENCIA 2

PESO INFLUENCIA 4 5

CAUSA

(Dificultades)

INSUFICIENTE

ASIGNACION

PRESUPUESTARIA

RESTRICCION DEL

GASTO POR PARTE

DIRECCION GENERAL

CAUSA

(Dificultades)

CAUSA

(Dificultades)

DEPENDENCIA DE LAS

DIRECCIONES

ESPECIALIZADAS EN LA

EMISION DE

ESPECIFICACIONES

CAUSA

(Dificultades)

BAJO NIVEL DE

CONOCIMIENTO DE

UTILITARIOS DE

WINDOWS POR PARTE

DE FUNCIONARIOS

CAUSA

(Dificultades)

ALGUNAS ACCIONES

PARA EL

MANTENIMIENTO DEL

SISTEMA ELÉCTRICO

REQUIEREN TRABAJAR

6

8

9

10

MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

ELÉCTRICO DE GENERACIÓN

7

COORDINACIÓN CON LA

DIRECCION DESARROLLO

INSTITUCIONAL

INFORMES TÉCNICOS PARA

ADQUISICIÓN DE EQUIPO

INFORMÁTICO

LIDERAR CAPACITACIÓN

INFORMÁTICA

PROYECTOS DE RENOVACION

EQUIPOS INFORMATICOS

COSTOS ALTOS DE

LLAMADAS

TELEFONICAS A

CELULAR

4.4.17 Diagrama del Árbol de Problemas Proceso Informático


problema central del proceso informático

Figura 47 Causas o dificultades del Proceso Informático



121

4.4.18 Diagrama del Método Ishikawa Proceso Informático


se ubican en las espinas transversales para el análisis causa – efecto en el proceso

informático.

Figura 48 Árbol de problemas del Proceso Informático



122

4.4.19 Mapeo de Causas o Dificultades Proceso Administración

Inmuebles


muy alto), que se presentan en cada uno de los pasos del proceso administración

de inmuebles.

.

Figura 49 Método Ishikawa del Proceso Informático



123

A B C


PESO INFLUENCIA 5


AVALUO LEGAL REALIZA LA

DINAC DIFERENCIA DE

CRITERIOS TECNICOS CON

PERITOS NO

INSTITUCIONALES

(SUBVALORACION)

AVALUO INSTITUCIONAL NO

VALIDO PARA EFECTOS DE

APLICACIÓN EN NEGOCIOS

INMOBILIARIO

INSTITUCIONALES

CAUSA

(Dificultades)

TRAMITES INCONCLUSOS DE

RECLAMACION LEGAL

FALTA DE PLANES

INSTITUCIONALES PARA

DEFINIR POLITICAS DE USO

O DESTINO DE TODOS LOS

BIENES INMUEBLES (

SISTEMA PENSIONES)

FALTA COORDINACION ENTRE

LOS ESTAMENTOS CENTRALES

Y LA DIRECCION PROVINCIAL

CAUSA

(Dificultades)

FALTA DE PLANES

INSTITUCIONALES PARA DEFINIR

POLITICAS DE USO O DESTINO

DE TODOS LOS BIENES

INMUEBLES ( SISTEMA

PENSIONES)

1

2

3


AVALUO REFERENCIAL

DE LA PROPIEDAD DEL

IESS

POLITICAS DE USO DE

BIENES

INSTITUCIONALES

VERIFICACION DE

CONDICIONES

LEGALES ACTUALES

CAUSA

(Dificultades)

VARIACIÓN PERMANENTE DE

CONDICIONES DE MERCADO

INMOBILIARIO REGIONAL,

OBLIGA ACTUALIZACION

PERMANENTE BAJO

CONDICIONES OFERTA /

DEMANDA

CAUSAS QUE DIFICULTAN EL DESARROLLO DEL PROCESO

AREA ADMINISTRACION INMUEBLESNo.

PASODESCRIPCION

CAUSA/PESO

INFLUENCIA

A B C

CAUSAS O DIFICULTADESNo.

PASODESCRIPCION

CAUSA/PESO

INFLUENCIA

PESO INFLUENCIA 5

PESO INFLUENCIA 5

PESO INFLUENCIA 4

CAUSA

(Dificultades)

INCOPATIBILIDAD LEY DE

INQUILINATO Y REALIDAD DE

MERCADO

CAUSA

(Dificultades)

CAMBIO DE POLITICAS

ADMINISTRATIVAS POR

CAMBIOS DE AUTORIDADES

CAUSA

(Dificultades)

PRESUPUESTO INSUFICIENTE

PARA EJECUTAR PROCESOS DE

MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD

DE BIENES INMUEBLES

FIJACION DE

CANONES DE

ARRENDAMIENTO

4

5

6

PROGRAMACION DE

PROTECCION Y

SEGURIDAD DE

BIENES INMUEBLES

ELABORACION DE

PLANES DE USO DE

LAS PROPIEDADES

DEL IESS

Figura 50 Causas o dificultades del Proceso Administración Inmuebles



124

4.4.20 Diagrama del Árbol de Problemas Proceso Administración

Inmuebles


problema central del proceso administración de inmuebles.

4.4.21 Diagrama del Método Ishikawa Proceso Administración

Inmuebles


se ubican en las espinas transversales para el análisis causa – efecto en el proceso

administración inmuebles.

Figura 51 Árbol de problemas del Proceso Administración Inmuebles

Elaboración: Autoras.


125

Figura 52 Método Ishikawa del Proceso Administración Inmuebles

Elaboración: Autoras.


126


127

CONCLUSIONES

Y

RECOMENDACIONES


128


129

CONCLUSIONES

Con el desarrollo de este trabajo de grado hemos tenido la oportunidad de conocer

los procesos, actividades y dificultades que son parte de la administración y control

de los bienes del sector público; en nuestro caso en el Departamento de Servicios

Generales de la Dirección Provincial IESS-Azuay.

El modelo BMM que se sustenta en la ingeniería de métodos, será una realidad

cuando la Institución lo implemente y valorice en la medida en que sea aplicado a

título de referencia para el mejoramiento de sus procesos internos, que permitirán

el fortalecimiento de la gestión administrativa.

En cuanto a los objetivos que nos planteamos éstos fueron alcanzados ya que se

desarrolló la “PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN PARA LA

ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO EN LA

DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL IESS – AZUAY”, como una herramienta que

estamos seguras permitirá mejorar la administración, poniendo énfasis en el

resultado de un trabajo integral y participativo de todo un departamento.


130

RECOMENDACIONES

Se recomienda implementar el Método BMM por tratarse de una herramienta de

gestión administrativa que permitirá planificar las acciones y actividades que

faciliten el oportuno cumplimiento de los objetivos institucionales en materia de

administración de bienes.

La institución cuenta con un plan anual de capacitación coordinado por la Unidad

de Talento Humano, en base a las deficiencias detectadas por los jefes

departamentales en sus equipos de trabajo; recomendamos se incluya un nuevo

programa de capacitación que mejore la malla curricular de los funcionarios

públicos.

Recomendamos se solicite la Dirección de Desarrollo Institucional del IESS, que

se complete el desarrollo de todos los módulos del Sistema Integral del Control de

Activos Fijos (SICAF), que permita el control administrativo y contable de los

bienes muebles y suministros de oficina.

Conformar el Equipo de Gestión de Activos Fijos (EGAF), conforme lo señala la

resolución CD 315; cuyos miembros coordinarán las actividades de sus áreas y

mantendrán actualizado el software de activos fijos.


131

BIBLIOGRAFIA

Ley de Seguridad Social, Ley No. 2001-55(Suplemento del Registro Oficial

465,30-XI-2001).

Código Civil del Ecuador, H. Congreso Nacional y Comisión de Legislación

y Codificación

Reglamento General de Bienes del Sector Publico, Registro Oficial 378,

Aprobado el 17 de octubre del 2006.

Reglamento Orgánico Funcional del Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social, Resolución no. CD 021.

Reglamento Orgánico Funcional del Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social, Resolución no. 315.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Acuerdo de la

Contraloría General del Estado 25.

Reglamento a la Ley Orgánica Sistema Nacional Contratación Pública,

Decreto Ejecutivo 1700, Registro Oficial suplemento 588, mayo del 2009.

Montilva, J., Barrios, J.: BMM: A Business Modeling Method for

Information Systems Development. Universidad de Los Andes, Mérida

2005.

Manual para el Registro de Bienes Muebles. Programa de Modernización de

las Finanzas Públicas, IESS Dirección Provincial del Azuay.

Barrios, J., Besembel, I., Taller de Modelado de Negocios Orientado por

Objetos. Venezuela, 2005.


132

LINKOGRAFÍA

www.iess.gob.ec

http://es.wikipedia.org

www.derecho-ambiental.org www.asambleanacional.gob.ec www.compraspublicas.gob.ec www.contraloria.gob.ec

http://www.iess.gob.ec/

http://es.wikipedia.org/

http://www.derecho-ambiental.org/

http://www.compraspublicas.gob.ec/


133

ANEXOS

Anexo 1. Ingreso de Almacén


134

Anexo 2. Orden de Compra


135

Anexo 3. Egreso de Almacén


136

Anexo 4. Orden de Trabajo


137

Anexo 5. Requisición Interna


138

Anexo 6. Solicitud de Compromiso Presupuestario


139

Anexo 7. Orden de Despacho de Combustibles y Lubricantes


140

Anexo 8. Solicitud para utilizar vehículos del IESS


141

Anexo 9. Orden de Movilización

propuesta de un modelo de gestión para la...

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