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METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS ENTRE UNA ENTIDAD

LATINOAMERICANA ACADÉMICA (ELAP) Y EL CONSEJO REGIONAL DE INGENIERÍA BIOMEDICA

PARA AMÉRICA LATINA (CORAL).

CORAL, Enero del 2008. El propósito de este documento es establecer una metodología de trabajo para someter propuestas de alguna entidad académica Latinoamericana para la organización conjunta de eventos académicos al Comité Directivo de CORAL. Se busca establecer un marco mínimo operativo de colaboración que van desde la definición de los objetivos que se busca en la organización de un evento académico hasta la generación de un plan de negocios que sea congruente con los preceptos éticos que promueve CORAL. Una entidad latina académica proponente (ELAP) se define para los propósitos de este documento como una Sociedad Académica Local miembro de CORAL, algún capítulo EMBS en Latinoamérica, una Universidad, un Centro de Investigación, Una Sociedad Civil con actividades en Ing. Biomédica con identidad jurídica reconocida en su país de origen, y otras pendientes por definir. Así, una ELAP para generar un convenio de colaboración para la organización de un evento académico ELAP-CORAL debe generar un documento que contenga los siguientes capítulos con las justificaciones que se indican.

I. Introducción:

1.- ¿Qué tipo de evento se pretende desarrollar? 2.- ¿Cuál ha sido la historia y experiencia de la ELAP en el tipo de evento

que propone dentro del marco de funciones y gestión que le corresponde a CORAL?

II. Propósito y justificación 1.- Razones académicas por las que la ELAP solicita desarrollar un evento

académico ELAP-CORAL. Incluyendo las razones para realizar el evento académico en un algún lugar específico de Latinoamérica (País, Ciudad, Universidad, Centro de Investigación,…, etc). Las razones académicas pueden ser: (a) generación o fortalecimiento de una Sociedad Local de Ingeniería Biomédica, considerando los beneficios que proporciona la IFMBE y la IEEE-EMBS por medio de CORAL, (b)

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generación o fortalecimiento de un nuevo capítulo EMBS, (c) generación o fortalecimiento de un programa académico de Ing. Biomédica en alguna Universidad o Centro de Investigación, (d) generación o fortalecimiento de alguna línea del conocimiento en Ing. Biomédica, (e) generación o fortalecimiento de algún medio de difusión de la Ing. Biomédica en Latinoamérica, (f) generación y organización de un Congreso Latinoamericano en Ingeniería Biomédica (CLAIB), (g) generación y organización de un simposium coincidente con una reunión anual del Consejo Administrativo de CORAL, (h) otras razones no contempladas en las anteriores.

2.- Especificar los beneficios directos y a corto plazo que la ELAP recibirá de la organización conjunta ELAP-CORAL (beneficios académicos, profesionales, económicos y otros).

III. Alcances

1.- Especificar el/los segmento de la comunidad ELAP-CORAL a la que va dirigida el evento o actividad específica (local y/o Latina), preferentemente identificando el posible número de personas asistentes con un desglose si se tratan de alumnos, profesores y profesionales; preferentemente identificando las diferentes ramas disciplinares de los asistentes al evento (Ingenieros, Médicos, Biólogos, Físicos, Matemáticos, Enfermeras, Administradores y cualquier rama afín a la Ing. Biomédica).

2.- Especificar los beneficios a largo plazo y expectativas que obtendrá la ELAP por la organización conjunta con CORAL, incluyendo también los beneficios a largo plazo para CORAL; preferentemente identificando el efecto que se causaría de no realizarse el evento de manera conjunta ELAP-CORAL.

IV. Objetivos 1.- Objetivos generales del evento. La ELAP debe plantear objetivos

claros en función del capítulo II. Por ejemplo: “Realización de un Congreso, Simposium, Coloquio, Taller, Escuela…..para fortalecer, desarrollar, incentivar (etc) el campo… (especificar el área del conocimiento en Ing. Biomédica).

2.- Objetivos específicos. La ELAP debe claramente definir las actividades a realizar, como son: Conferencias, cursos, talleres, mini-simposiums, mesas redondas, visitas a empresas y hospitales, etc. Incluyendo un plan claramente definido de la intensidad y duración

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del evento académico. Obsérvese que en esta parte se está pensando en la estructura organizativa del evento académico.

V. Requerimientos.

La ELAP debe ser muy clara en su propuesta, considerando que preferentemente es conveniente (pero no absolutamente necesario porque depende del tamaño del evento académico) definir desde un principio al menos dos comités organizativos. Uno académico y otro administrativo para que entre ambos se coordinen para cuidar los siguientes puntos:

1.- Infraestructura necesaria para el desarrollo de las actividades (Auditorios, salones, laboratorios, medios audiovisuales y de internet). Cuidando la disponibilidad de la infraestructura hotelera y la dificultad de transportación para los asistentes y conferencistas al lugar del evento académico.

2.- Recurso de gestión y financieros por actividad. Esto incluye gestión de vinculación interinstitucional local, gestión para tramitar financiamiento local e internacional y gestión de difusión del evento.

3.- Recursos logísticos. Esto incluye: (a) gestión para apoyo administrativo (asistentes, secretarias, ayudantes, etc), (b) Contable (tesorería, caja y de contaduría), y (c) jurídico (trámite de invitaciones oficiales, respaldo en trámites migratorios y certeza de un ambiente de seguridad para los asistentes)

4.- Plan de negocios. La EALP deberá de generar un plan de negocios donde se considere que existe un “capital semilla” de gestión, generado por la relación ELAP-CORAL, preferente en proporciones 50-50% desde el inicio de la planeación del evento académico. Esto debe considerarse como negociable en función del tamaño del evento académico en cuestión y del apoyo de gestión por parte de CORAL. Las expectativas del plan de negocios deben de completar un beneficio final para ambas partes en las mismas proporciones que cuando se inicia la siembra del capital semilla ELAP-CORAL. Para facilitar la generación de un plan de negocios es importante considerar los aspectos históricos donde CORAL ha participado como co-organizador. Por lo tanto se recomienda la metodología arriba-abajo con iteraciones sucesivas hasta que se logre un común acuerdo entre la asociación ELAP-CORAL que será plasmado por medio de un convenio de colaboración. Por ejemplo, se puede partir de la idea que un CLAIB requiere para su organización (considerando gastos directos e indirectos) de un monto total de 60,000 USD (debe ser

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claro que este monto es función del tamaño del evento y que por lo tanto irá cambiando con el tiempo para la organización de futuros CLAIBs). Así cada actividad tendrá una ponderación, coordinada por los comités académico y administrativo, que necesariamente se reflejará en el monto asignado para la realización de dicha actividad. Por otra parte, el capital semilla se puede asumir de un 20% cuyo impacto en la gestión y en el ahorro de recursos financieros será función de que tan temprano se deposite para la organización del evento académico. Obsérvese que se asume que el evento académico por si mismo es autofinanciable y que en las fechas de realización del mismo finalmente se tendrá disponibilidad financiera para contender con los gastos comprometidos por los comités organizadores. Para iterar el plan de negocios y lograr un común acuerdo ELAP-CORAL es conveniente cuidar los siguientes puntos: a) Desglose presupuestal de los requerimientos de infraestructura

por cada actividad a realizar. b) Desglose presupuestal evolutivo en el tiempo (pronóstico) de las

entradas vs salidas. En esta parte debe cuidarse el monto de los ingresos considerando los costos de inscripciones, cursos, talleres, etc, pero siempre considerando precios estándares para Latinoamérica como pueden ser no pasar del 50% de los costos internacionales (ejemplos, inscripción a un congreso no mayor a 250 USD, curso-taller no mayor a los 100 USD y así sucesivamente).

c) Siempre cuidar el nivel académico mediante la publicación de memorias con ISBN o ISNN, o ambos, donde mediante un Comité Científico se asegure un arbitraje que garantice el objetivo académico del evento, siempre buscando un balance del costo-beneficio en el presupuesto destinado para la publicación impresa (o en forma digital) de todo el material del evento académico.

VI. Plan de trabajo. 1.- Definir las actividades específicas que cumplan con el objetivo global

del evento, cuidando los siguientes puntos: a) Definición de las temáticas acordes al objetivo. Sin abrir

demasiado el campo del conocimiento y sin ser excluyentes en el sentido interdisciplinar para propiciar el impacto académico del evento.

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b) Definición de recursos académicos. Aquí debe considerarse que la participación de CORAL es prioritaria por que mediante su gestión se atraigan conferencistas que puedan estar financiados por sus instituciones académicas de adscripción. Así, la ELAP al definir la temática del evento recibirá propuestas de expertos conferencistas de parte de CORAL en cada campo del conocimiento, para que finalmente de mutuo acuerdo se ponderen los pros y contras de la actividad para el beneficio del nivel académico del evento. En el caso de la organización de un CLAIB, CORAL hará propuestas para la conformación del Comité Científico para colaborar en el nivel de refereato y como consecuencia de las reuniones del Consejo Administrativo de CORAL, los delegados correspondientes (Presidentes de Sociedades CORAL, Representantes IEEE-EMBS y miembros del Comité Directivo de CORAL) serán parte natural del grupo de conferencistas que podrán colaborar de mutuo acuerdo en la relación ELAP-CORAL al fortalecimiento del evento académico.

c) Tiempos y lugares. La ELAP procurará hacer su propuesta en la organización del evento en base a la historia organizativa de CORAL para fortalecer en forma equitativa a los países miembros de CORAL. También procurará coordinarse con otros eventos académicos Latinos bajo el principio de solidaridad y compromiso latinoamericano, sobretodo con los congresos nacionales y conferencias vecinas. Esto con el propósito de asegurar el mayor número de participantes al evento académico organizado por la ELAP en cuestión.

d) Descripción de los resultados específicos que se espera obtener con el desarrollo de cada actividad.

e) Definir las condiciones necesarias y suficientes para garantizar el éxito de la actividad. Es decir, definir la intensidad de una actividad específica versus sus beneficios académicos y económicos.

f) Identificar y analizar el conjunto de condiciones y riesgo de las mismas que pudieran restringir interna y externamente la realización de cada una de las actividades del evento académico.

g) Identificar y analizar los elementos que pudiesen retrasar el desarrollo de alguna actividad (pronóstico) en específico y analizar el efecto sobre el plan de negocios global.

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Particularmente el efecto es recomendable verlo desde “arriba” en el método “arriba-abajo” para que en forma iterativa se logre empatar todo el conjunto de actividades. Este riesgo es recomendable observarlo y controlarlo buscando un equilibrio academia-negocios mediante los siguientes puntos:

1. Generar un plan de negocios austero con énfasis en frutos académicos y la difusión de la Ing. Biomédica, según los preceptos éticos de CORAL.

2. Buscar consolidar grupos de trabajo académicos en Latinoamérica para formar Redes de colaboración con capacidad de financiamiento local e internacional.

3. Facilitar puntos de acuerdo para definir una clara identidad hacia CORAL y no hacia los organismos financieros, llámense empresas, Universidades u otros organismos internacionales. Es decir, aquí se debe buscar establecer una declaración de preceptos éticos que en cualquier evento académico organizado en una relación ELAP-CORAL se garantice “el concepto de academia”, evitando cualquier sesgo comercial, doctrinal o político para terminar siempre con un “sello de garantía” de altos estándares académicos que debe promover CORAL.

En resumen, la propuesta de la ELAP será analizada por el Comité

Directivo de CORAL para determinar de viabilidad y factibilidad de

la propuesta. Siempre bajo las premisas de generar un plan trabajo

anual o de ser posible bianual para proceder a la gestión de fondos y

de infraestructura logística de parte de CORAL. Se recomienda que

la ELAP genere su propuesta con una anticipación de al menos un año

y en el caso de un CLAIB con una antelación mínima de tres años.

COMITÉ DIRECTIVO DE CORAL: Miguel Cadena (Presidente) Martha Zequera (Secretaria/Tesorera). Renato García (Vicepresidente).