manual organización de eventos

2012

Técnico en Asistencia

Administrativa

Convenio SENA -IME

10/11/2012

Manual de Organización

de Eventos

Manual de Organización de Eventos Instituto Metropolitano de Educación -IME

Técnico en Asistencia Administrativa

Convenio SENA – IME 2012

Medellín

2

Eventos Realizados

Celebración de Cumpleaños

Cierre de Fase I

Cierre de Fase II

Merienda Antioqueña

Feria de la Antioqueñidad

Día del Profesor

Feria del Libro

Halloween




Medellín

3

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................... 4

OBJETIVO ............................................................................... 5

CLASIFICACIÓN DE EVENTOS PARA LA

INSTITUCIÓN ...................................................................... 6

CEREMONIAS: ....................................................................... 6

CEREMONIAS INSTITUCIONALES: ......................................... 6

EVENTOS DEPORTIVOS: ........................................................ 7

EVENTOS SOCIALES: ............................................................. 7

REQUERIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS EN EL IME .......................................................... 8

PLANEACIÓN DEL EVENTO: .................................................. 9

PROTOCOLO DEL EVENTO: ................................................. 14

LOGISTICA DEL EVENTO: .................................................... 17

MANUAL DE FUNCIONES ............................................... 23

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE CADA CARGO. ......... 24

RECOMENDACIONES: ...................................................... 29

APORTES: ............................................................................... 31

GLOSARIO ............................................................................. 33

ANEXOS: ................................................................................ 40




Medellín

4

"DONDE HAY UNA EMPRESA DE ÉXITO

ALGUIEN TOMÓ ALGUNA VEZ UNA DECISIÓN

INTELIGENTE".

Peter Drucker, escritor austríaco.

INTRODUCCIÓN

El Instituto Metropolitano de Educación se

caracteriza por su alto nivel de Educación técnica

y se ha propuesto formar personas capaces de

solucionar problemas en las diferentes áreas

laborales así como fomentar el desarrollo de la

integridad y la autonomía como un excelente

método que facilita el aprendizaje desde la teoría

del aprender haciendo.

A lo largo de varios años, durante su

funcionamiento como Institución Educativa, ha

venido desarrollando eventos que promueven las

relaciones humanas entre la comunidad Imeista,

esto con el fin de retroalimentar la rutina de

estudio que se vive a diario y hacer




Medellín

5

reconocimiento a los momentos importantes que

merecen una atención especial como lo son las

fechas del día del contador, de la secretaria, las

madres, del maestro, del amor y la amistad, de la

familia, del turismo, Halloween, aniversarios,

caminatas, eventos deportivos entre muchos

otros.

Con este manual de Planeación, Diseño y Ejecución

de Eventos se espera tener una guía permanente

para poder realizar adecuadamente los eventos

que se requieran en la Institución.

OBJETIVO

Dotar a la comunidad Imeísta de una guía

didáctica para la planeación, protocolo y logística

de los eventos en general.




Medellín

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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS PARA

LA INSTITUCIÓN

CEREMONIAS:

Actos de gran formalidad precedidos por el

rector del IME. La mesa de honor que acompaña

los eventos debe estar compuesta por el Rector,

el Director administrativo, el Director

Académico, la Secretaria Académica, un

representante de Docentes e Invitados

Especiales.

Algunas de ellas son:

Certificación

Premios Arriero IME

Reuniones con aliados

CEREMONIAS INSTITUCIONALES:

Actos académicos y/o sociales que convocan a

toda la comunidad estudiantil:




Medellín

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Festival del Cortometrajes

Feria de la Antioqueñidad

Feria de talentos

Feria de emprendimiento

Fiestas de integración

Fiestas de cierre de semestre

Corredor gastronómico

EVENTOS DEPORTIVOS:

Son los que involucran actividades lúdicas y

recreativas tales como:

Torneo de microfútbol interinstitucional

Caminatas ecológicas

Paseos de integración

Torneos de tenis de mesa

Nota: Estos eventos deben estar

supervisados por profesionales en el área

de recreación y deportes.

EVENTOS SOCIALES:

Actividades celebradas en fechas especiales,

generalmente son aceptadas en un ámbito social:




Medellín

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Día del profesor

Día del amor y la amistad

Halloween

Día de la secretaria

Día del contador

Día del turismo

Día del comunicador

Día del locutor

Día del chef

REQUERIMIENTOS PARA LA

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN EL

IME

ASPECTOS A TENER EN CUENTA:

A la hora de organizar un evento ya sea cultural,

social, artístico, académico, deportivo o

protocolario, se debe tener presente que existen

algunos parámetros que permiten establecer una

visión general acerca de lo que se requiere.




Medellín

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Dichos parámetros involucran la PLANEACIÓN, el PROTOCOLO y la LOGÍSTICA de un evento,

en donde se relacionan los aspectos más

importantes a continuación:

PLANEACIÓN DEL EVENTO:

CONFORMACIÓN DEL COMITÉ CENTRAL

Se deben concretar las personas que conforman

el comité organizador, un coordinador general y

todos los que sean necesarios para cumplir las

diferentes funciones asignadas las cuales a su

vez seleccionarán su equipo específico de trabajo

al cual dirigirán.

NOMBRE DEL EVENTO:

Permite ubicar al personal encargado de su

planeación en un contexto definido y claro. Debe

ser de fácil recordación, impactante y llamativo.




Medellín

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OBJETIVO:

Definir claramente qué se busca con el evento,

cuáles son las necesidades del cliente que desea

el evento, qué clase de evento es: social, político,

académico, deportivo o protocolar.

EVIDENCIAS DE PROCESO O MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS:

Construcción de evidencias de planeación paso a

paso con sus respectivos responsables con la

ayuda de una secretaria que se encargará de

elaborar y diligenciar formatos y escritos de

conocimiento permanente para el grupo

organizador.




Medellín

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Al final se entregan las memorias

retroalimentadas por el cliente, el equipo

organizador, los participantes y los invitados.

PRESUPUESTO:

En éste punto se debe calcular el costo del

evento para dar paso a las siguientes etapas.

INVITADOS:

Son aportados por el cliente o por el organizador

según el caso, permite definir el lugar adecuado y

el presupuesto teniendo en cuenta temas como

los refrigerios, comidas, bebidas, material de

apoyo, silletería, mesas, etc.




Medellín

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LUGAR:

Características que debe tener el lugar en

materia de seguridad, comodidad, accesibilidad,

iluminación, ventilación, recursos, etc.

ACTIVIDADES A REALIZAR:

Nos permite determinar si se requieren salones

alternos, ayudas audiovisuales como videobeam o

computadores. Se originan de las lluvias de ideas

y con base en ellas se toman decisiones.




Medellín

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PERSONALIDADES QUE QUIERO QUE

ASISTAN:

Si es un invitado de alto rango, el evento debe

programarse una vez se confirme su asistencia.

HORA:

Será determinada por la característica del

evento. Por ejemplo, si es una rueda de prensa lo

ideal es realizarla en horas de la mañana. Hay que

tener en cuenta el comportamiento del clima y

otros aspectos relacionados con el ambiente y los

invitados.

FECHA:

Tener en cuenta la disponibilidad de los invitados,

el tiempo laboral y los calendarios sociales y

comerciales.

IMPORTANTE:

Los actos que requieran organización protocolaria

se comunicarán con la Asesoría de Relaciones

Públicas y Protocolo, siempre que las

circunstancias lo permitan, al menos con 15 días

de anticipación.




Medellín

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Eventos específicos como los deportivos, serán

manejados por profesionales del oficio.

PROTOCOLO DEL EVENTO:

Para el manejo de este punto, es necesario

conocer los pormenores de precedencias,

etiqueta, protocolo y glamur y en general el

comportamiento adecuado para cada situación

teniendo en cuenta las políticas organizacionales,

los credos religiosos, políticos, militares y

sociales de cada región o país.

BANDERAS:

Deben estar siempre, para los actos

administrativos, la bandera de Colombia, del

departamento, de la ciudad y de la organización o

empresa. Las banderas irán atrás, en el centro o a

la derecha de quienes presiden y según su

espacio. Deben evidenciar el aseo y

mantenimiento permanente.




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ATRIL:

Deben ser cómodos y adecuados a la estatura de

los presentadores y llamados a él. Iluminación

adecuada y conexión adecuada a internet que

garantice su excelente funcionamiento.

Es necesario que cuenten con un servicio de agua

para el presentador.

PRESENTADOR:

Es la persona que orienta el evento. Debe

manejar un tono de voz acorde al lugar y a la

ceremonia, dinámico, recursivo, hábil con la

palabra y convincente.

HIMNOS:

Se deben entonar los himnos acordes al país, al

departamento, a la ciudad y a la organización o

empresa que realiza el evento.

HABLADORES:

Permiten identificar la ubicación de las

personalidades en la mesa principal y en las

primeras filas del lugar.




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ORDEN DEL DÍA O PROGRAMA:

Se construye con anterioridad al evento y se

presenta en carpeta, con buena calidad de papel y

letra legible. Se le entrega al presentador con

anticipación para que lo ensaye y lo conozca.

Se deben evitar los cambios a última hora y en

caso de haberlos, entregarlos con discreción y

con la misma presentación del inicial.

Se va desarrollando a medida que transcurre el

evento. Según el programa que se trate, se

tendrá en cuenta:




Medellín

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Los himnos van de mayor a menor.

Los discursos van de menor a mayor. Esto

significa que primero habla el anfitrión y

por último, la persona más importante o el

homenajeado. Todo depende del evento y

de cada uno de los participantes.

MESA PRINCIPAL:

Según el acto, habrá una mesa de honor,

representada por las personas que presiden el

acto. Siempre será un número impar.

LOGISTICA DEL EVENTO:

SONIDO Y MICRÓFONOS:

Tener en cuenta que para un evento al aire libre

se requiere mayor amplificación y es prudente,

realizar pruebas antes de dar inicio al evento.

Contar con repuestos en caso de requerimientos a

última hora.




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TARIMA:

Verificar que la tarima cumpla con las

expectativas de espacio de las actividades a

desarrollar.

AYUDAS AUDIOVISUALES:

Verificar con los expositores, el tipo de ayudas

audiovisuales requeridas. Tener en cuenta que se

deben hacer pruebas antes de iniciar el evento y

que el videobeam no se debe utilizar en espacios

abiertos con luz.




Medellín

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SILLAS, MESAS Y MANTELES:

Dependen del número de invitados y las

actividades a realizar.

FLORES:

Se pueden utilizar para decorar el salón y en la

mesa principal pueden situarse en el suelo,

recostadas a la mesa o al atril o en el borde de

una tarima.

INVITACIONES:

El diseño de las tarjetas debe tener el visto

bueno de la organización o empresa a la cual se




Medellín

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pertenece. Por cortesía, deben enviarse a los

invitados 15 días antes del evento.

Si se trata de eventos sociales, se recomienda

que los sobres sean marcados a mano.

Con el fin de conservar el medio ambiente se

puede hacer el envío por correo electrónico.

LISTADO DE INVITADOS:

Debe definirse con claridad el público objetivo.

En lo posible, confirmar la recepción de la tarjeta

y la asistencia al evento.




Medellín

21

Los invitados adicionalmente pueden recibir

indicaciones específicas relacionadas con el

evento, como vestuario recomendado, admisión de

otros acompañantes, etc.

TRANSPORTE:

En caso que se requiera ya sea para los

expositores o para los invitados, debe dársele a

conocer con anterioridad, teniendo en cuenta el

lugar y la hora de abordaje, características del

vehículo, entre otros.

ALIMENTACIÓN:

Depende del presupuesto, el horario, la duración

del evento y la cantidad, calidad y clase de

invitados.

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN:

Se utiliza en caso de que el personal de logística

lo requiera para garantizar el normal desarrollo

del evento teniendo en cuenta la distancia entre

los puestos de servicio o la magnitud del evento.




Medellín

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SEGURIDAD Y EQUIPOS DE EMERGENCIA:

Es un aspecto importante para garantizar la

tranquilidad de la actividad. Se debe coordinar

con la Secretaría de Gobierno, convivencia y

seguridad ciudadana y con las diferentes

comitivas de salud ocupacional.

MATERIAL POP:

Evento vende evento.




Medellín

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Es importante mostrar la imagen corporativa

como organizadores de eventos.

Para ello debemos portar distintivos que a su vez

informen de nuestro perfil ocupacional para

hacer nuevos contactos.

Debe garantizarse la adecuada presencia

institucional a través de pendones, camisetas,

gorras, escarapelas, botones, plegables, volantes.

En caso necesario, debe prepararse material de

apoyo como cartillas, videos promocionales o un

puesto de información durante el evento.

MANUAL DE FUNCIONES

Para la realización de un evento, se debe tener en

cuenta que se necesita planear con anticipación.

La planeación permite identificar los recursos

necesarios, el personal humano idóneo y definir

claramente las actividades a desarrollar de

acuerdo a las características de cada evento.

Con el fin de alcanzar los objetivos planteados en

cada evento, es conveniente que las funciones de




Medellín

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cada persona estén definidas, puesto que se

garantiza una mejor calidad del producto final

cuando se trabaja en equipo.

A continuación se nombran los principales cargos

que conforman un comité organizador:

Coordinador general.

Coordinador de logística.

Coordinador de protocolo.

Coordinador de comunicación.

Secretario (a) general.

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DE

CADA CARGO.

COMITÉ ORGANIZADOR:

Está integrado por los coordinadores de cada

comité:

Tiene la responsabilidad de definir y presentar al

coordinador del evento todas las acciones en

detalle que conlleven a su organización y




Medellín

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desarrollo, tanto en la etapa previa como en la

ejecución, seguimiento y evaluación del evento

para su visto bueno y toma decisiones.

COORDINADOR GENERAL:

Intervenir directamente en la

conformación de los comités y asesorarlos

en la definición de las actividades propias.

Orientar a los coordinadores de los

diferentes comités en la parte de

administración y ejecución.




Medellín

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Liderar la labor de coordinación en forma

permanente con el comité organizador.

COORDINADOR DE LOGÍSTICA:

Tiene a su cargo la consolidación de las

solicitudes de elementos, equipos,

materiales y demás implementos

necesarios presentados por cada comité.

Preparar la infraestructura básica de

apoyo para la realización de los eventos.

Se encarga de establecer los recursos

necesarios para la realización del evento

como lo son equipos de audio, video y

sonido en general (computadores,

videobeam, micrófonos, grabadoras,

cámaras, entre otros.)




Medellín

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COORDINADOR DE PROTOCOLO:

Se encarga del programa en lo relacionado

con la instalación, colocación de banderas,

himnos, planeación del orden del día.

Este comité dirige la apertura y el cierre

del evento.

COORDINADOR DE COMUNICACIONES:

Tiene como misión crear, Motivar y

mantener la imagen positiva de la

organización, en las actividades de

promoción, divulgación y atención directa

de los participantes.




Medellín

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Tiene la responsabilidad de presentar las

escarapelas, diseño del distintivo para

plegables, carpetas, material informativo,

tarjetas, pancartas, certificados y

papelería en general.

Crear la imagen gráfica del evento.

Promocionar al evento: Radio, TV, Sitios

Web, Facebook, Impresos, Afiches, Avisos

virtuales.

Cobertura del evento (Fotografías y

videos)

SECRETARIO GENERAL:

Controlar la entrega de documentación que

se maneje en el evento

Realizar las actas correspondientes a cada

reunión que convoque el comité

organizador.




Medellín

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Recopilar las diferentes evidencias de

todos los procesos para ser entregadas al

coordinador general al finalizar el evento.

RECOMENDACIONES:

A hora de conformar un comité central se

debe contar con personas comprometidas,

responsables y proactivas, puesto que el

éxito de los eventos dependen de ellas.

Conformar las comisiones necesarias para

la realización de los diferentes eventos

(logística, protocolo, planeación,

comunicaciones, entre otros.)

Hacer una buena planeación pensando en

todos los posibles problemas que se puedan

presentar para tener una solución

adecuada inmediata.

Realizar listas de chequeo desde el comité

central hasta todo el personal involucrado;




Medellín

30

antes, durante y después, es decir, se

debe elaborar una lista de actividades

detallada (fecha, hora, lugar, actividad,

encargado) y chequearla periódicamente

para garantizar el cumplimiento de las

mismas.

Disponer con anticipación de todos los

espacios necesarios para la realización de

los eventos.

Establecer una buena comunicación entre

el personal interno y externo, manejar los

problemas que se presenten

asertivamente; esto con el fin de promover

buenas relaciones interpersonales y

cumplir con las expectativas deseadas con

los eventos a realizar.

Garantizar una buena publicidad del

evento, es importante tener presente el

público a quién va dirigido el evento.




Medellín

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APORTES:

Gloria Ángel Gil, facilitadora convenio SENA-

IME 2012.

Aprendices Asistencia Administrativa, convenio

SENA-IME 2012.

Ana María Gómez

Angie Johana Zapata Ciro

Carlos Alberto Molina Ruiz

Carolina Zuluaga Herrera

Diana Patricia Acuña Gutiérrez

Emilia del Socorro Gutiérrez

Fabio Andrés Tobón Cartagena

Helen Duarte Echavarría

Juan Camilo Bedoya Monsalve

Julián Andrés Echeverri Cartagena

Julieth Paola Mosquera Cuadro

Katherine Álvarez Vásquez

Katherine Pulgarín Villegas

Kelly Johana Rincón Mesa

Kelly Tatiana Jiménez Cardona

Laura Vanessa Álvarez Arango

Leidy Laura Ortiz Arenas




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Liceth Álvarez Henao

Lina Gómez Vélez

Lizeth Katherine Orozco Blandón

Luisa Fernanda Holguín Martínez

Marcela Hernández Tocancipa

María Eugenia Fuente Martínez

Michelle Arango Osorio

Mónica María Suárez

Oscar Darío Gallego Castillón

Paola Stefani Medina Cano

Sandra Milena Villadiego Osorio

Viviana Osorio Galviz

Wendy Yohana Sánchez Arango

Yecenia Guzmán Velásquez

Yenifer Alejandra Bedoya Mejía

Yenifer Tatiana Caro Avendaño

Yesica Paola Villadiego Osorio

Yurani Andrea Álvarez Urrego




Medellín

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GLOSARIO

ANUNCIO: unidad de difusión de un mensaje

publicitario escrito o audiovisual.

ASESORAMIENTO: labor de apoyo exterior en

determinada área de las actividades

institucionales o empresariales.

BANCO DE DATOS: fuente de información

interna de diferente índole, constituida por bases

de datos, documentación recogida de los medios

de comunicación, informes internos, etc. Pueden

ser informatizadas o impresas y contendrán

diferentes tipos de información de manera

organizada.

BRIEFING: informe breve que contiene los datos

del plan o programa de una campaña.




Medellín

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CHECK IN: El check-in es un procedimiento por el

que una persona que va a disfrutar de un servicio

se identifica ante el personal de la empresa que

va a prestarle el servicio con su título de

transporte y se le adjudica una plaza al tiempo

que se registran sus datos.

COMUNICACIÓN A TRAVÉS DE EVENTOS: al

asistir y/o participar en distintos eventos, ferias,

congresos o exposiciones también se está

comunicando. El objetivo puede ser darse a

conocer, presentarse, establecer contacto

directo con el mercado, o reforzar la imagen de

marca.

COMUNICACIÓN INTERNA: es la que se

establece con los públicos internos (los

empleados o trabajadores de la empresa). Su

principal objetivo es la cohesión de los empleados

y su implicación con los objetivos y acciones de la

empresa.




Medellín

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COMUNICACIÓN PUBLICITARIA: es toda

acción comunicativa que se realiza a través de los

medios masivos de comunicación: prensa, radio,

TV, vía pública e Internet.

EXPOSICIÓN: reunión de varios expositores

para una exhibición pública sin venta directa a los

visitantes. Su fin es mostrar los progresos

alcanzados en determinadas actividades.

FEED-BACK: proceso de retroalimentación de la

comunicación, la emisión de un mensaje produce

una respuesta en la recepción y a su vez, esta

respuesta produce una contra respuesta en la

emisión.

FOLLETO: documento gráfico elaborado para

informar sobre la empresa, los servicios, los

productos, etc. Generalmente es una hoja

impresa plegada varias veces o un conjunto de

páginas.




Medellín

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ENTORNO FÍSICO: lo integran todos los

elementos que forman la infraestructura física,

nuestras oficinas o locales, tanto en el espacio

exterior como en el interior, el equipamiento, el

interiorismo, el hardware, la telefonía, nuestros

vehículos, puntos de ventas, stand, etc.

ESTRATEGIA: proceso de selección de

decisiones. Conjunto de medidas -que de acuerdo

con un plan- la empresa se propone aplicar al

campo del producto, del marketing, de la

comunicación, etc.

EVENTO: es toda reunión organizada con relación

a una determinada temática, en la que se dan cita

expositores y público para intercambiar

información, conocimientos u otros, o para

establecer relaciones comerciales, profesionales,

otros.




Medellín

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IDENTIDAD DE LA EMPRESA: Conjunto de

atributos con los que la empresa se identifica y

quiere ser identificada por sus públicos.

IDENTIDAD VISUAL: sistema que expresa a

través de elementos identificativos visuales

(logo, imagen, color, etc.) cómo es la empresa. La

coherencia visual que ella otorga debe coincidir

con una coherencia de acción de la empresa.

IMAGEN CORPORATIVA: lectura que el público

hace de los signos de identidad de la corporación.

LOGOTIPO: es la versión visual, básicamente

gráfica, del nombre. Con él se le agregan al

nombre atributos de la identidad corporativa.

MARKETING: proceso social orientado hacia la

satisfacción de las necesidades y deseos de

individuos y empresas, para la creación y el

intercambio voluntario de productos y servicios.




Medellín

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MERCHANDISING: conjunto de acciones

dirigidas a conseguir una presentación atractiva

del producto o servicio en el propio

establecimiento.

PATROCINIO: financiación total o parcial de un

evento a cambio de algunos derechos de

asociación que pueden utilizarse para conseguir

una ventaja comercial.

PLAN DE COMUNICACIÓN: es la herramienta

que permite trabajar de una manera eficaz y

rentable la comunicación de la empresa y a través

de esta, crear una imagen corporativa.

PROGRAMA: elemento clave en las reuniones

empresarias o institucionales para tener en claro

cómo será la marcha del encuentro.

PÚBLICO OBJETIVO: audiencia o colectividad a

la que se dirige el mensaje.




Medellín

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PROTOCOLO: conjunto de normas técnicas de

uso social, necesarias para la planificación,

reparación, desarrollo y ejecución de cualquier

acto que encierre una cierta relevancia.

STAND: Espacio acondicionado para la

presentación de productos, generalmente en

ferias o exposiciones. Es una arquitectura

efímera diseñada por interioristas, diseñadores

gráficos o industriales.

WORKSHOP: suelen ser talleres para trabajar

determinados temas empresariales, técnicos, etc.




Medellín

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ANEXOS:

Uno, (DVD con las evidencias de los eventos que

se realizaron durante el proceso formativo y

manual en forma digital)




Medellín

41

Eventos a Realizar




Medellín

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“Aquellos que dicen que algo no puede hacerse,

suelen ser interrumpidos por otros que lo están

haciendo.” Joel A. Barker

manual organización de eventos

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