programas participativos de eficiencia operacional

IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA

PARTICIPATIVO DE INNOVACIÓN OPERACIONAL

© TRANSFORME Consultores 2009 www.transforme.cl +56 99 8730717

PAQUETES DE DECISION (PD)

IDEAS

PROYECTOS

El desafío está en capturar y evaluar muchas ideas que provoquen ahorros concretos

RESULTADOS

Interactuar y administrar el “pipeline” de

ideas - paquetes de decisión

Captura

Mejoramiento

“Business Case”

Capturar ideas de ahorro y eficiencia de un número GRANDE

de personas

RESULTADOS$$$$

Implementar los

Paquetes de Decisión


¿qué es el “webstorming”?

o El enfoque metodológico de TRANSFORME supone que muchos participantes de todos los

niveles de la empresa son capaces de generar un gran número de buenas ideas. ¿Porqué

hacer “brainstorming”si se puede hacer “webstorming” y aprovechar ese conocimiento?

o El problema es que una cantidad mayor de ideas que lo habitual requiere de un proceso de

administración del “pipeline”: las ideas deben ser filtradas, consolidadas o refundidas,

devueltas al aportante para mayor análisis, manejadas por otras personas distintas de quien

la aportó, evaluadas en términos económicos y financierons, analizadas por su impacto en los

riesgos operacionales, o bien reenviadas a otras áreas de la empresa para acción.

o Como parte del Programa, TRANSFORME Consultores implementa una plataforma

tecnológica que resuelve estos aspectos, basada en el concepto de “webstorming”.


¿Cómo funciona la plataforma WebStorm?

Lanzamiento

de la

“campaña”

Proceso de

Generación y

Aporte de ideas

Evaluación y

priorización de pares

Evaluación final

y “Business

Case”

Aprobación

Gerencial

Evaluación y

Selección del Comité

de Programa


El desafío se

comunica a

todos los

participantes

Todos aportan

sus propias ideas

y comentan las

demás

Todos los

participantes “votan”

apoyando o

rechazando ideas

Entrega y

Presentación

al Comité de

Programa

Análisis de las ideas

mejor rankeadas

Formalizar

“Paquetes

de Decisión”

Implementación de la plataforma

o El sitio web del programa se prepara con el

“look & feel” y se integra a la imagen

corporativa del cliente

o El formulario de ingreso de ideas se construye

especialmente para recoger los datos que

interesan

o El sitio se usa para crear la “comunidad” de

innovadores, incluye anuncios, archivos para innovadores, incluye anuncios, archivos para

descargar, ideas más recientes y más votadas,

graficos y videos alusivos al tema del programa

o La funcionalidad WebStorm permite votar en

apoyo o rechazo de una idea, agregar

comentarios y archivos, emails automaticos a los

participantes cuando sus ideas son comentadas

o votadas

o El Comité de Programa dispone de funcionalidad

para evaluar las ideas, seleccionarlas y

administrar el proceso completo.


Soporte a los usuarios

o Los servicios de administración de un Programa contemplan un esquema de soporte a los

usuarios de la plataforma WebStorm a través del siguiente esquema de tres niveles,

orientado a brindar soporte a un alto número de participantes.

Usuarios WebStorm

o En la etapa de implementación de la

plataforma, se prepara un “Manual

de Usuario” de la misma, que será

distribuido en el email de invitación

a participar y disponibilizado en la

Mesa de Ayuda Nivel 2:Ingenieros de Soporte Bright Idea

Mesa de Ayuda Nivel 1:Administrador del Programa

(TRANSFORME)

a participar y disponibilizado en la

intranet del cliente y en el propio

sitio WebStorm.

o La Mesa de Ayuda Nivel 1 puede ser

contactada telefónicamente en

horario hábil, vía mensajería en

línea, o correo electrónico.

o El proveedor de la plataforma presta

servicios de soporte de segundo

nivel a TRANSFORME, cuyo valor se

incluye en el Programa.


¿Quienes usan “WebStorm”?


Programas de Innovación Operacional TRANSFORME

o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos son proyectos de 12

semanas de duración, basados en la participación intensa del personal a través de la

plataforma WebStorm, que aplican nuestra metodología para generar un portafolio de ideas

de ahorro y reducción de costos. Estos programas tienen las siguientes etapas:

Diseño e Implementación del Programa

•Constitución del Comité de Programa

•Diseño detallado de las actividades del Programa

Campaña de Recolección y Selección de Ideas – Creación de Proyectos

•Lanzamiento de la campaña, envío de materiales de apoyo

• Realización de eventos y

Evaluación y “Business Case” de Paquetes de Decisión

• Preparación de “Paquetes de Decisión” a partir de las ideas aprobados

• Evaluación preliminar actividades del Programa

•Diseño del “workflow” de ideas

•Preparación de materiales de capacitación y comunicación

•Implementación de la plataforma “WebStorm”

•Pruebas y puesta en marcha

•Carga de base de datos de usuarios y creación sistema de registro

• Realización de eventos y actividades presenciales

•Operación día a dia del “webstorm”

• Servicios de soporte y mesa de ayuda para usuarios

• Reuniones de Comité para evaluación y filtro de ideas

• Interacción permanente con los usuarios

• Envíos de Training CLIPS y comunicados para apoyar proceso de generación de ideas

• Evaluación preliminar (técnica y economica), análisis de riesgos de cada PD

• Presentación al Comité de Programa

2 semanas

Consultores

7 semanas

Todos

3 semanas

Consultores


Enfoque metodológico para facilitar la generación de ideas (I)

o La participación del personal se apoya con algunas herramientas metodológicas que aseguran

que se generen ideas suficientes en todas las areas de la empresa. Estas herramientas se

entregan vía email o sesiones de capacitación tipo “webinar” o “communicator” a todos o

grupos de personas como parte del lanzamiento de la campaña. Se trata esencialmente de

listas de preguntas o “checklists”, que les permiten cuestionar el valor agregado de los

procesos, actividades y relaciones en su área y explorar formas alternativas de desarrollarlas

a menor costo. Estas metodologías estimulan la generación de ideas de ahorro que pueden

representar entre un 5% y 15% del OPEX (Gasto operacional anual) afectado por un

Programa.Programa.

AVA (Análisis de Valor de Actividades)

• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su área de trabajo, para cuestionar el “valor agregado” de la actividad

ARA (Análisis de Relación de Actividades)

• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su área de trabajo, para cuestionar la forma en que se dan las relaciones de un proceso con otro, dentro o fuera de su propia área de trabajo

AVT (Análisis de Valor de Terceros)

• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su area de trabajo, para cuestionar el valor agregado por todos los terceros (contratistas, proveedores) en que está delegada la realización de partes de los procesos de su área


Enfoque metodológico para facilitar la generación de ideas (II)

o El Programa se apoya en el uso de ciertas herramientas motivacionales, comunicacionales y

de capacitación para “movilizar” al personal a participar durante la campaña de recolección

de ideas. La planificación detallada del uso de estas herramientas y sus contenidos será

definido durante la etapa de implementación del Programa.

TrainingCLIPS

• Utilización de Outlook email para el envio de mensajes

Comunicados y boletines

• Utilización de Outlook email para el envío de

Premios e Incentivos

• La campaña de recolección deberá premiar a la idea más

Eventos presenciales

• Se aprovecharán los eventos presenciales (reuniones de envio de mensajes

interactivos o “cortos educativos” con contenidos asociados al Programa, que generan tráfico hacia el sitio web de la campaña (WebStorm)

envío de comunicados informativos y motivacionales a todos los participantes

premiar a la idea más votada por los participantes, la idea mejor evaluada por el Comité, y a la persona que más participe en el WebStorm. La aplicación provee toda la funcionalidad para llevar el control de puntajes por votaciones y participación

(reuniones de gerencia de todo tipo) ya planificados con el personal en cada local o localidad del cliente para motivar la participación.

• Los gerentes y miembros del Comité de Programa harán actividades presenciales específicas relacionadas con el Programa

Entregables

Paquete de DecisiónN° ideas en

PaqueteAhorro Anual Estimado US$

Inversión Estimada

US$

Valor Presente NETO al 10% - 5

años

Reducción de Personal Estimada

OPERACIONES PLANTA 3 1,845,819 1,810,000 4,715,551 14SERVICIOS 5 1,001,200 180,400 3,286,305 3FINANZAS 1 319,000 75,000 1,031,146 1COMERCIAL 2 231,098 - 796,403 0OPERACIONES MINA 3 153,000 111,200 423,176 3MEDIO AMBIENTE 1 140,000 - 482,464 0RECURSOS HUMANOS 1 107,500 30,000 343,191 2SERVICIOS TECNICOS 1 105,000 60,000 361,848 1DESARROLLO SUSTENTABLE 1 100,880 - 347,650 0

o El resultado entregable de esta consultoría consta de dos informes finales al cliente:

� Un archivo e informe con el detalle de TODAS las ideas capturadas en el “webstorm”, con los datos

recibidos directamente de los usuarios

� Un archivo e informe con el resumen de todos los Paquetes de Decisión para los cuales se realizó

una evaluación y “business case”, más una completa “ficha de implementación” por cada Paquete

de Decisión evaluado, listo para su análisis, aprobación e implementación en la empresa.

LEGAL 2 90,245 - 311,620 0TI 1 90,000 58,500 256,973 1CONTRALORIA 1 35,000 5,000 116,070 1SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS 1 10,000 - 34,462 0TOTAL 23 4,228,742 2,330,100 12,506,859 26

EntregablesProyecto Contrato de Avalanchas

P. Zuloaga

0 1 2 3 4 5

Inversión Capacitación de brigada propia (4 personas) -10,000

Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000

Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108

Costos nuevos

-24,000 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108

NPV @ 0% 616,540

5% 505,372

10% 419,664

Años

Flujo neto

Proyecto Mejoramiento Servicios en Caminos

P. Zuloaga

0 1 2 3 4 5

Inversión Capacitación de brigada propia avalanchas (4 personas) -10,000

Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000

Comprar material supresor nuevo para pruebas -5,000

Pruebas en terreno material supresor -10,000

Hardware de la Unidad de Control de Caminos -7,500

Software e implementación Sistema de Control de Flotas -95,000

Años

Nombre de la Idea Eliminación de contratos de camionetas guías

Descripción general de la Idea o Paquete de

Decisión

Esta idea tiene dos posibilidades de implementación:

1. Renegociar contratos con todos los proveedores para sacarles el costo de las

camionetas guías en el camino minero a todos, eliminar el contrato actual, y

armar una unidad propia de apoyo de convoyes, que "arma" los convoyes en

forma eficiente, con dispatch centralizado, con seguimiento vehiculos con

GPS, monitorear posición de los camiones. Este servicio sólo se usaría en

invierno, eliminando además las camionetas gúias en verano. En este caso el

menor costo de los contratos debe financiar la unidad propia.

2. Eliminar el contrato actual, y obligar a los propios contratistas a asumir los

costos de camioneta guia e incorporarlo al precio. En este caso el ahorro

requiere que los contratistas no sumen el costo al precio, para lo cual se

puede incentivar que los contratistas más pequeños sumen fuerzas y

financien un único sistema. Considerar también solamente operación invierno

si es que es viable por temas de seguridad.

Metas y objetivos específicos a lograrReducir el costo total del contrato actual de camionetas gúia, sin aumentar

otros costos

o Cada Paquete de Decisión se entrega

con la descripción y evaluación de

todas todas las ideas que lo

componen, además del “business

case” completo del Paquete.

Software e implementación Sistema de Control de Flotas -95,000

Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108

Ahorro de 10% respecto del costo anual actual de Bischofita 25,900 25,900 25,900 25,900 25,900

Eliminación contrato actual camionetas guía 128,000 128,000 128,000 128,000 128,000

Costos Soporte anual licencias software -5,000 -5,000 -5,000 -5,000 -5,000

-141,500 277,008 277,008 277,008 277,008 277,008

NPV @ 0% 1,243,540

5% 1,007,428

10% 825,980

Flujo neto

otros costos

Impacto o ahorro cuantitativo NETO anual

esperado US$

546,780

Impacto cualitativo (positivo) esperado Optimización de recursos y reducción significativa de costos

Inversión aproximada Inversion seria la tecnología GPS y seguimento de flota.

Principales Riesgos asociados a la

Implementación

Posibilidad de que empresas que utilizaban estos guías deban recurrir a guías

propios aumentando sus costos. Riesgo técnico no existe por cuanto los

convoyes van siempre acompañados en cualquier modalidad. Riesgo de

liability debe ser considerado y analizado por los abogados para tratar el tema

de accidentes que puedan suceder. Materiales peligrosos van con su propia

camioneta guia... cargas vienen aseguradas, vehiculos asegurados,

Medida de Performance o KPI asociada al

paquete

Reducción Significativa de Costos

Plazo de Ejecución Estimado (meses)Proyecto comienza a aplicarse desde Q4 2009

Responsable de Fase 3: Evaluación tbd

¿Cómo funcionan nuestros servicios?

Estrategia y Diseño del Programa

Implementación Tecnológica WebStorm

Implementación Materiales y

Comunicación Interna

Administración, Operación y Soporte de las Plataformas Tecnológicas

implementadas

Desarrollo y Administración del Programa

TRANSFORME

aplica un

enfoque “llave

en mano” para

• Workshops, entrevistas

y reuniones de trabajo

• Definicione clave:

ámbito o cobertura,

categorías, premios,

duración, incentivos,

comunicación

complementaria

• Trabajo en plataforma

TI

• Sesiones de validación

• Definición y

constitución del Comité

interno del Cliente

• Workshops y reuniones

de trabajo

• Trabajo directo en plataformas (servidores,

administración de contenidos)

• Reuniones de gestión de Programa, interacción con

participantes

• “Animación” y desarrollo del programa

• Reporting gerencial permanente

• Interacción con el Comité interno del Cliente a cargo

del Programa, filtro y evaluación de ideas

1 semana 1 semana 7 semanas

Desarrollo y Administración del Programa de Captura de Ideas

Lanzamiento Desarrollo Cierre

en mano” para

un Programa

basado en

WebStorm Desarrollo “Business Case”

3 semanas

• Formalización de

Paquetes de Decisión

• Cálculo de “business

case”

• Desarrollo Paquetes

de Decisión

• Plan de

implementación

Organización del Programa

o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos funcionan en base a

un equipo profesional con la siguiente estructura:

Director de Proyecto x TRANSFORME y Consultor Senior

tbd

Director de Proyectox CLIENTE

TBD

Otros Gerentes del Cliente

Comité de Programa

tbd

Administrador de Programa

tbd

Consultores Implementación

BrightIdea

tbd

Consultor Soporte Plataforma BrightIdea

tbd

Consultor Senior Evaluación de

Proyectos

tbd

TBD

o Se constituye un Comité de Programa

integrado por los Directores de Proyecto de

TRANSFORME y el cliente, más representantes

de las áreas relevantes del cliente.

o Esta estructura supone una dedicación de 30-

50% para el Director de Programa nombrado

por el Cliente por las 12 semanas

o La consultoría de implementación WebStorm

es realizada directamente por consultores de

Bright Idea (USA)

Algunos clientes de Programas Participativos de Innovación Operacional

CMPC

• OPEX areas de back-office solamente

• 300 participantes

• 400+ ideas levantadas

• 94 proyectos

• 12 paquetes de decisión

Chilesat (ahora TELMEX)

• Toda la compañía, OPEX Completo

• 100+ participantes


• 16 proyectos


BARRICK Minerals

• Chile y Argentina, OPEX procesos (sin contratos mayores)

• 100+ participantes


• 46 proyectos• 12 paquetes de decisión

• Ahorro anual US$ 10,8 millones/año

• 12% del OPEX afectado

• Reducción labor cost 13%

• La inversión requerida en TI, finiquitos y otros fue de US$ 4 mm, payback fue de 5 meses


• Ahorro anuales US$ 5,4 millones/año

• 36,5% del OPEX afectado

• Reducción labor cost 43%

• La inversión requerida fue de US$ 2,9mm, payback fue de 7 meses

• 46 proyectos


• Ahorro anual US$ 10,1/año

• 3,3% del OPEX afectado

• Sin reducción significativa de labor cost

• Inversión requerida es US$ 3,6mm, payback estimado 5 meses


Contacto

o Guillermo Beuchat [email protected]

+56 99 8730717

www.transforme.cl
