ASOCIACIÓN DE ARCHIVEROS, MUSEOLOGOS Y BIBLIOTECARIOS DEL PERÚ-

ABAMP PERU

PROGRAMACIÓN ARCHIVÍSTICA ANUAL Y ACTIVIDADES

PRIORITARIAS EN EL INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO-INPE

LIC. ROCIO H. GARCIA TOLEDO 9 DE DICIEMBRE DEL 2016

EMAIL: rociogarciat1@yahoo.esFono: 982-774042

QUE ES PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO?

El Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos es un instrumento de gestión archivística que orienta las actividades archivísticas a desarrollarSE en un período determinado, en relación a los objetivos y metasprevistas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos. Asimismo permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de las entidades de la administración pública.

ETAPAS DE FORMULACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO

ARCHIVÍSTICO El Plan Anual de Trabajo del Órgano de

Administración de Archivos para su formulación, tendrá en consideración los lineamientos de política institucional, debiendo formar parte del Plan Operativo Institucional, en cada entidad sectorial y nacional. Manteniendo coherencia con los fines y objetivos del Sistema Nacional de Archivos. (Véase Ley Nº 25323).

Dicho documento deberá ser formulado anualmente por el responsable del Órgano de Administración de Archivos, en adelante OAA, en coordinación con la unidad orgánica de Planificación de la entidad.

·El responsable del OAA de nivel central, coordinará la elaboración de su Plan Anual de Trabajo con los Archivos de Gestión, Periféricos y los de nivel desconcentrado de la entidad.

SANCIONESEL INCUMPLIENTO DE LA PRESENTACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ARCHIVOS DARÁ LUGAR A UNA SANCIÓN ACORDE A EL NUEVO REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y APLICACIÓN DE SANCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. (R.J 442-2014 AGN/J) DEL AÑO 2014.

BASE LEGAL Decreto Leg. Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación

e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación. Decreto Supremo Nª 022-75- ED, Reglamento del

D.Ley Nº 19414 Ley Nº 25323 Ley del SNA Decreto Supremo Nª 008-92-JUS, Reglamento de la

Ley del SNA Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de

la Nación. D.S Nº 011-2006-ED, Reglamento de la Ley Nª 28296 R.J Nº 073-85-AGN/J, Normas Generales del SN

BASE LEGAL R.J Nº 173-86-AGN/J, Directivas del SNA. REGLAMENTO DE INFRACCIONES Y

APLICACIÓN DE SANCIONES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. (R.J 442-2014 AGN/J)DEL AÑO 2014.

R.J Nª 346 -2008-AGN/J, Directiva Nº 003-2008-AGNDNDAAI, Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del OAA de las entidades de la Administración Pública.

INSTRUCCIONES PARA LA FORMULACIÒN DEL PLAN ANUAL

DE TRABAJO INPE-ORL El Plan Anual de Trabajo del considerará los

siguientes aspectos: a. Alcance b. Realidad archivística institucional. c. Política Institucional d. Objetivos Generales e. Objetivos Específicos f. Programación de actividades. g. Presupuesto

1. ALCANCE El presente Plan de Trabajo Archivístico es de cumplimiento obligatorio en el Instituto Nacional Penitenciario (INPE), en todos los niveles de archivo existentes, sean éstos de gestión, periféricos, a fin de observar estrictamente la legislación y normatividad vigente aprobada internamente y la dispuesta por el Archivo General de la Nación (AGN), ente rector del Sistema Nacional de Archivos (SNA).

2. OBJETIVOS GENERALES

Establecer criterios uniformes para una óptima ejecución de los procesos y procedimientos técnicos-archivísticos, garantizando con ello una correcta Administración, Acopio, Organización, Conservación, Descripción, Selección y Servicio del Patrimonio Documental de la Oficina Regional Lima (ORL).  

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS1. Conocer la información básica de la documentación que

se custodia, mediante la elaboración de instrumentos descriptivos necesarios y adecuados, para su adecuado control y organización.

o Contar con un servicio archivístico eficaz y eficiente que permita una oportuna atención de los requerimientos de los usuarios internos y externos para agilizar la gestión documental.

 o Involucrar a todas las dependencias de la ORL en el

manejo adecuado de los documentos, mediante una permanente coordinación con el Archivo de la Oficina Regional Lima, implementando la normatividad archivística, en relación a los procesos y procedimientos técnico-archivísticos

 

Objetivos Específicos

o Seleccionar los documentos que han cumplido su vigencia administrativa y conservar en óptima condiciones la documentación de valor permanente con el propósito de defender, conservar, incrementar, organizar, describir y servir el Patrimonio Documental Institucional.

POLÍTICA INSTITUCIONAL 

La ORL del INPE, en concordancia con las normas que regula el SNA, considera necesario establecer los lineamientos que le permitan consolidarse en el Sistema Institucional de Archivos (SIA) del INPE, a través de la ejecución de los procesos técnicos-archivísticos emanados del ente rector, imprescindibles para una óptima gestión archivística institucional.

REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL

ORGANIZACIÓN:

El Archivo de la ORL está configurado dentro de la Unidad de Trámite Documentario, la cual depende de la Jefatura de Prensa e Imagen Institucional, y éste a su vez orgánicamente de la Dirección Regional.

ORGANIGRAMADIRECCION REGIONAL

PRENSA Y RELACIONES PUBLICAS

TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO

NORMATIVIDAD

Resolución Presidencial del INPE N° 013-015-INPE/P, del 15 de enero del 2015, art.2, inc.: conformación de los COMITES DE EVALUACIÓN DE DOCUMENTOS (CED) del INPE.

  Resolución Directoral N° 0304-2015-INPE/18, del 12 de junio del 2015, conformación

del “COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DE LA OFICINA REGIONAL LIMA”

Resolución Jefatural Nº 346-2008-AGN/J, Directiva Nº 003-2008-AGN/DNDAAI “Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública”.

  Directiva N° 016 -2010-INPE/P. Normas para la Organización, Custodia y Medidas de

Conservación del Acervo documental del Instituto Nacional Penitenciario, aprobada por Resolución Presidencial N° 789-2010-INPE/P.

  Directiva N° 008-2011-INPE/P. “Normas para la Organización, Custodia y Medidas

de Conservación del Acervo Documental del Instituto Nacional Penitenciario”, aprobada por Resolución Presidencial N° 562-2011-INPE/P.

   

PERSONAL  

1. El archivo se haya bajo la responsabilidad de un Jefe de Archivo (nombrado).

2. Una Técnica de Archivo ( contrato de servicios administrativos CAS), con formación académica y Licenciatura en Ciencias Sociales en la Especialidad de Historia. Con amplia experiencia y capacitación en gestión archivística.

LOCAL DE ARCHIVO En la actualidad contamos con tres

depósitos de archivo en diferentes locales del INPE: sede Magdalena, ex penal San Jorge, penal Ancón II. Todos ellos construidos en material noble, ventilación natural.

EQUIPOS

 CANTIDAD

 

 DESCRIPCIÓN

 ESTADO

10 Estantería de metal Bueno

01 Silla, un escritorio Bueno

01 Deshumecedor Bueno

FONDO DOCUMENTAL Se custodia aproximadamente mil metros

lineales de documentación, cuyas fechas extremas corresponde a los años de 1988 al 2014, conformadas por series documentales de valor permanente como las Resoluciones Directorales hasta las de valor temporal como la de correspondencia, entre otros.

Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas

Organización Documental Es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos en la ORL.Descripción Documental Es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos en la ORL.

El Archivo elaborará los siguientes : instrumentos:

• Inventario Registro • Inventario de Conservación• Inventario de Eliminación• Inventario de Transferencia

De la Transferencia de Documentos

Serán transferibles al Archivo los documentos que cuenten con un mínimo de cuatro (04) años de antigüedad, cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido. El responsable y/o Encargado del Archivo de gestión y/o Periférico solicitará y coordinará con la Jefatura, la transferencia de documentos dentro de la fecha programada en el Cronograma de Transferencia establecido por el Archivo Desconcentrado de la ORL.

Eliminación Documental

Seleccionar la documentación posible de eliminar. Elaborar el Inventario de Eliminación y extraer las

muestras documentales necesarias. Remitir los Inventarios de Eliminación y muestras

respectiva al Archivo Central del INPE, el cual es el único responsable de la conducción de este procedimiento.

 Elaborar del Programa de Control de Documentos. 

CONSERVACIÒN DOCUMENTAL De los ambientes de los Archivos

Del Control de los Factores Externos

Del Manejo de los Documentos

De las Medidas de Seguridad

SERVICIO DOCUMENTAL:

Consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de LA entidad con fines de información.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES – ANEXO Nº 01 –ARCHIVO DE LA OFICINA REGIONAL LIMA DEL INPE

PRIORIDAD

ACTIVIDADES Unidad

de Medida

META Año 2016 DURA-CIÓN

RESPONSA-BLE

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC TOTAL ANUAL

1

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 1.1. Clasificación

m.l. 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 900 12 meses

Archivo regional

1.2. Ordenamiento

m.l. 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 900 12 meses

Archivo regional

1.3. Signatura m.l. 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 900 12 meses

Archivo regional

2

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL 2.1. Elaboración de Inventarios-Registro

Inventario 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 12 12 meses

Archivo regional

2.2. Consolidación de Inventarios-Registros

Inventario 01 01 01 03 03 meses

Archivo regional

3

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 3.1. Transferencia de documentos administrativos.

m.l. 05 05 10 02 meses

Archivo regional

Archivos de gestión

3.2. Inventario de Transferencia Inventario 01 01 02 02

meses

Archivo regional

Archivos de gestión

3.3. Control de Calidad Inventarios de Transferencia

Inventario 01 01 02 02

meses Archivo regional

PRIORIDAD

ACTIVIDADES Unidad

de Medida

META Año 2016 DURA-CIÓN

RESPONSA-BLE OBSERVACIONES

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC TOTAL

ANUAL

4

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL 4.1. Identificar y seleccionar documentos de valor temporal

m.l. 30 30 30 30 30 30 180 06

meses

Archivo regional 1,000.00

4.2. Elaboración de Inventarios de Eliminación y toma de muestras

inventario 01 01 01 01 01 01 06

06 mese

s

Archivo regional

1,000.00

4.3 Remisión al archivo Central del INPE de inventarios de Eliminación y muestras Para su evaluación por CED

inventarios 01 01 01

Mes

archivo regional

CED 1,000.00

5 Servicio Archivístico 5.1 Búsqueda de documentos

Atención 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 120 12 Meses

Archivo regional 1,500.00

6

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL 6.1. Colocación de documentos en cajas de archivo

Caja Paquete 50 50 50 50 50 300

12 mese

s

Archivo regional 1,000.00

6.2. Mantenimiento de cajas de archivo, paquetes y limpieza de piezas documentales

Caja Paquete 50 50 50 50 50 300

12 mese

s

Archivo regional 1,000.00

6.3. Actividades preventivas de Conservación Documental

m.l. 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 75 900 12

meses

Archivo regional 2,000.00

7 SUPERVISIÓN DE ARCHIVOS 7.1.Evaluación del Plan Anual de Archivo 2015

Informes 01 01 1 mes Archivo regional 500.00