programa institucional de desarrollo...

PROGRAMA INSTITUCIONAL

DE DESARROLLO

ARCHIVÍSTICO

2011

Contraloría

General

1. Presentación

2. Esquema general

3. Objetivo general

4. Ejes temáticos:

Eje temático 1: Metodología y procedimientos archivísticos

Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y presupuestales

Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de personalDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

5. Plan de trabajo

6. Seguimiento, informes y evaluación

Contraloría

General

PIDA 2011

CONTENIDO

Contraloría

General

1

PRESENTACIÓN

PIDA 2011

Contraloría

General

El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) ha sido la guía con la cual la

Contraloría General del Distrito Federal ha llevado a cabo, de forma programada y sistemática, el

cumplimiento de la normatividad en materia de archivos.

Este Programa inició en el segundo semestre del 2007 y, en ese momento, se atendieron las

disposiciones en materia de archivo que la Circular Uno señalaba.

A partir de octubre de 2008 se reorientaron todos los trabajos en este ámbito de acuerdo a la Ley

de Archivos de Distrito Federal que entró en vigor el día 9 de octubre de 2008.

A través de este Programa es posible ver la dinámica y los alcances que esta Dependencia ha

conseguido en materia de archivos. De manera especial se logró que durante el ejercicio 2009 se

constituyera realmente como el punto cardinal para el desarrollo archivístico de la Contraloría,

colocando al COTECIAD como el órgano colegiado que se encargó de su aprobación,

seguimiento y evaluación.

En la fase 2010 se tuvo como consigna el posicionar a la Contraloría General como un referente

en materia de archivo en la administración pública local; es por ello que los trabajos para el 2011

deben situarse en esta misma dinámica: operando de manera eficaz los diferentes componentes

del Sistema Institucional de Archivos, así como ofreciendo materiales e información de ayuda a

los otros entes públicos en materia de formación y fomento de una nueva cultura archivística.

PIDA 2011

Contraloría

General

2

ESQUEMA GENERAL

PIDA 2011

OBJETIVO GENERAL

Eje temático 1

Metodología y

procedimientos

archivísticos

Eje temático 2

Recursos físicos,

materiales y

presupuestales

Eje temático 3

Capacitación y

desarrollo de

personal

Contraloría

General

SEGUIMIENTO: INFORMES Y EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES

PIDA 2011

Contraloría

General

3

OBJETIVO GENERAL

PIDA 2011

Lograr que en todas las áreas que

integran la Contraloría General se archive

utilizando criterios uniformes, se cuente

con espacio de guarda apropiados y se

considere prioritaria la actividad

Contraloría

General

PIDA 2011

Contraloría

General

4

EJES TEMÁTICOS

PIDA 2011

Eje temático 1

Metodología y procesos archivísticos

Diagnóstico Objetivos

EstrategiasActividades

Contraloría

General

PIDA 2011

Contraloría

GeneralEje temático 1


Diagnóstico

Mala integración de los expedientes y falta de controles para

identificar, agrupar y describir archivos

Organización de la información de manera personalizada o

sin código clasificador uniforme

Control patrimonial de los expedientes y archivos

Aplicación desordenada de tecnologías en manejo de archivos

Conservación exhaustiva de información y ausencia de

criterios y métodos para valoración documental

PIDA 2011

Contraloría

General

Objetivos

Establecer órganos normativos y operativos

Implementar normas y procedimientos homogéneos

Diferenciar y consolidar los archivos según las

etapas del ciclo vital de los documentos

Eje temático 1


PIDA 2011

Contraloría

General

Estrategias

Conociendo el marco

regulatorio

Implementando

manuales específicos de

operación

Estableciendo los

instrumentos de control

archivístico

Definiendo la estructura y

funciones de los archivos

Eje temático 1


PIDA 2011

Contraloría

General

Actividades

a realizar

2011

1.3. Implementación de una página web de la Unidad Coordinadora de

Archivos

1.4. Implementación del Plan de Digitalización de Archivos

1.2. Actualización del Sistema de Archivo Automatizado

1.1. Implementación del Manual Específico de Operación Archivística

(MEDOA)

1.1.1. Publicación del MEDOA en la Gaceta Oficial del Distrito Federal

1.1.2. Envío del MEDOA a las áreas, mediante oficio, para su conocimiento y

estricta observancia.

1.1.3. Activación del procedimiento “Baja documental”

Eje temático 1


PIDA 2011

Eje temático 2

Recursos físicos, materiales y presupuestales



Contraloría

General

PIDA 2011

Contraloría

General Eje temático 2


DiagnósticoAcumulación anárquica en escasos espacios de oficina

Dispersión de documentación

Falta de planes de seguridad y prevención de contingencias

Carencia de mobiliario y equipo apropiado

Malas condiciones ambientales para la conservación de

documentos

Falta de limpieza en áreas de archivo

PIDA 2011

Contraloría



Diagnóstico Distribución de Archivos de Trámite:

* 11 ubicados en Av. Juárez 92, Col. Centro; 1 en Fr. Servando

77 2º piso; 1 en San Borja 916.

•63 ubicados en las Contralorías Internas de las

Dependencias, Delegaciones y Entidades.

PIDA 2011

Contraloría



DiagnósticoConcentración general de archivos:

* Archivo de Concentración: 866 cajas de guarda, 71 de

valoración histórica y 460 de baja documental.

* Almacén “N”: 752 cajas de guarda y 710 de baja documental.

* Archivo General de Oficialía Mayor: 1200 cajas de guarda

PIDA 2011

* Archivo de la Dirección General de Administración en la

Oficialía Mayor: 600 cajas de guarda

Contraloría



Objetivos

Asegurar que los archivos cuenten con las

instalaciones, mobiliario, equipo y planes adecuados para

garantizar la integridad física de los recursos humanos,

materiales y documentales

Suministrar oportuna e inteligentemente los materiales

necesarios para las funciones archivísticas

PIDA 2011

Contraloría



Estrategias

Adquiriendo bienes de

consumo, mobiliario y equipo

Estableciendo políticas

para la conservación y

preservación documental

Estableciendo y adecuando

espacios físicos

Contratando los servicios

preventivos y correctivos,

generales y especiales de

mantenimiento y fumigación

PIDA 2011

Contraloría



Actividades

a realizar

2011

2.1. Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y

Contralorías Internas

2.2. Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos

PIDA 2011

2.3. Activación del procedimiento “Conservación y preservación documental”

Eje temático 3

Capacitación y desarrollo de personal



Contraloría

General

PIDA 2011

Contraloría

General

Diagnóstico

Ausencia de programas permanentes de capacitación en

la materia

Uso deficiente de la información archivística

Eje temático 3


Poca importancia al archivo de documentos

Prácticas archivísticas empíricas, carentes de interés

intelectual

Personal sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de

desarrollo profesional, carente de una formación archivística

PIDA 2011

Contraloría



Objetivos

Lograr que los funcionarios de todos los niveles

consideren prioritarias la administración de archivos

Promover el desarrollo y formación profesional en

materia de gestión de archivos

Crear una nueva cultura archivística

PIDA 2011

Contraloría



Estrategias

Detectando las necesidades

de capacitación

Concientizando de la

importancia de los

archivos

Difundiendo una nueva

cultura archivística

Capacitando

PIDA 2011

Contraloría



3.1. Realización del curso: Archivo de Trámite, desde la correspondencia

hasta la transferencia primaria

3.2. Realización del curso: Archivo de Concentración y Archivo Histórico

3.3. Participación en eventos referentes a la administración de documentos

y archivística: foros, seminarios, entre otros.

3.4. Diseño del Diplomado en Administración de Documentos y Archivística

3.5. Publicación de artículos sobre archivonomía.

3.6. Realización del curso: Introducción a la administración de documentos

Actividades

a realizar

2011

PIDA 2011

3.7. Diseño e implementación de una Campaña de Lecturas Selectas de

Archivonomía.

Contraloría

General

5.

PLAN DE TRABAJO

2011

PIDA 2011

Contraloría

General

EJE TEMÁTICO 1

PIDA 2011

Contraloría

General

EJE TEMÁTICO 2

PIDA 2011

Contraloría

General

EJE TEMÁTICO 3

PIDA 2011

Contraloría

General

6

SEGUIMIENTO:

INFORMES Y

EVALUACIÓN

PIDA 2011

Contraloría

General

Informes

Informes trimestrales a presentarse en

el COTECIAD según el Plan Anual de

Trabajo

Comprende

* Resultados obtenidos

* Difusión y presentación de resultados

* Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las

actividades y su calendarización

PIDA 2011

Contraloría

General

Evaluación

Una evaluación parcial semestral y

una evaluación general anual a

presentarse en el COTECIAD

Comprende

* Informe del estado final de todas las actividades.

* Dificultades en el cumplimiento de actividades.

* Evaluación y continuidad del PIDA.

PIDA 2011

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