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“POR LA CUAL SE EXPIDE EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES
SOLIDARIAS"
COORDINACIÓN GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
“UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS”
DICIEMBRE DE 2016
Aprobado por:
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo No 3 del 21 de octubre de 2015.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
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Dr. RAFAEL ANTONIO GONZÁLEZ GORDILLO Director Nacional
Dra. MARISOL VIVEROS ZAMBRANO Director de Investigación y Planeación (E)
Dra. JAQUELINE ARBELÁEZ MONTES Coordinadora Grupo de Gestión Administrativa
Dra. MARISOL VIVEROS ZAMBRANO Coordinadora Grupo de Planeación
Dr. CESAR ALFONSO VANEGAS GONZÁLEZ Coordinador Grupo de Comunicaciones y Conectividad
Dra. GLORIA INES LACHE JIMENEZ Jefe Oficina Asesora Jurídica
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCION ................................................................................................................. 5
1. ALCANCE ................................................................................................................... 6
2. JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 6
3. POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................................................................... 6
4. OBJETIVO .................................................................................................................. 7
4.1 Objetivos específicos ....................................................................................................... 7
5. MARCO NORMATIVO ................................................................................................ 7
6. DEFINICIONES .......................................................................................................... 9
7. ÁMBITO DE APLICACIÓN ....................................................................................... 10
8. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................ 11
7.1 Definición e Importancia ..................................................................................................... 11
7.2 Consideraciones Básicas ................................................................................................... 11
7.3 Principios Archivísticos ....................................................................................................... 12
7.4 Conceptos Básicos .............................................................................................................. 12
8. PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................... 17
8.1 Planeación ....................................................................................................................... 17
8.1.1 Diagnóstico de Gestión Documental ......................................................................... 18
8.1.2 Plan anual de acción institucional .............................................................................. 18
8.1.3 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo ................................................... 18
8.1.4 Requisitos técnicos ...................................................................................................... 18
8.1.5 Procesos ........................................................................................................................ 19
8.1.5.1 Procesos Gerenciales .............................................................................................. 19
8.1.5.2 Procesos misionales ................................................................................................. 20
8.1.5.3 Procesos de apoyo ................................................................................................... 22
8.1.6 Procesos de evaluación .............................................................................................. 25
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8.1.7 Sistema Integrado de Gestión (SIG) ......................................................................... 28
8.1.8 Transparencia, participación y servicio al ciudadano ............................................. 28
8.1.9 Eficiencia administrativa .............................................................................................. 30
8.1.10 Política de la calidad .................................................................................................. 32
8.2 Producción Documental ................................................................................................ 32
8.3 Gestión Y Trámite ........................................................................................................... 35
8.3.1 Gestión electrónica de documentos .......................................................................... 35
8.3.2. Estructura de Metadatos ............................................................................................ 36
8.4 Organización .................................................................................................................... 38
8.4.1 Formación de archivos según el ciclo vital de los documentos ............................ 38
8.4.2 Tablas de Retención Documental .............................................................................. 39
8.4.3 Organización de archivos de gestión mediante aplicación de Tabla de Retención
Documental TRD .................................................................................................................... 40
8.4.4 seguimiento a la aplicación de la Tabla de Retención Documental ..................... 44
8.4.5 Políticas de organización ............................................................................................ 46
8.4.6 Responsables................................................................................................................ 47
8.5 Transferencia ................................................................................................................... 48
8.5.1 Transferencias documentales al archivo central ..................................................... 48
8.6 Disposición ....................................................................................................................... 50
8.6.1 Acceso Y Consulta De Documentos Al Archivo Central ........................................ 50
8.7 Administración Del Sistema De Gestión Documental ............................................... 51
8.7.1 Características técnicas .............................................................................................. 52
8.7.2 Requisitos de seguridad del aplicativo ...................................................................... 53
8.7.3 Requisitos de auditoría del aplicativo ........................................................................ 53
8.7.4 Cuadro de clasificación documental .................................................................... 55
8.7.5 Referenciación .............................................................................................................. 55
8.8 Valoración .......................................................................................................................... 55
9. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 56
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INTRODUCION
Dado que los archivos son la memoria Institucional de una entidad, LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS en su afán por salvaguardar la información del sector solidario, considerándola de gran importancia y relevancia para la historia del país, ha venido realizando esfuerzos ingentes por organizar la documentación producida en función de su misionalidad, esto mediante el cumplimiento de la diferentes directrices emanadas del Archivo General de la Nación y la implementación de buenas prácticas en materia archivística que contribuyan entre otras, a la eficiencia administrativa de la administración pública.
En consonancia con lo anterior, y teniendo como sustento la Ley 594 de 2000; la cual establece en el Título V, articulo 21, que “las entidades públicas deberán elaborar Programas de Gestión Documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”, por otra parte el Capítulo II del Decreto 2609 de 2012 establece la obligación y la metodología para la elaboración, aprobación e implementación del Programa de Gestión Documental.
Como entidad pública, adscrita al Ministerio de Trabajo, LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, observa y acoge lo establecido por la Ley 594 de 2000 y por el Decreto 2609 de 2012 y formula su Programa de Gestión Documental, el cual plantea un conjunto de acciones administrativas, técnicas y operativas a corto, mediano y largo plazo tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su conservación y acceso, dando cumplimiento a lo que la normatividad y el ente rector exigen en materia de salvaguarda de la información pública.
El presente Programa de Gestión Documental, pretende plantear de manera gráfica e ilustrativa el deber ser de los diferentes procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación, disposición final de los documentos y la implementación de nuevas tecnologías, tal y como la cita la norma, con el único objeto y propósito de dar cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012, relacionada con la eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.
Además de dar cumplimiento a la normatividad, con la implementación del Programa de Gestión Documental, LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, busca alinear sus procesos y procedimientos a las necesidades de sus diferentes usuarios en materia de requerimientos, consultas y trámites relacionados con la información, siendo concordantes con la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional), Decreto 1080 de 2015 Mediante el cual se expide el reglamento único del sector cultura y demás disposiciones normativas las cuales promulgan la racionalización y control en la producción documental, y la eficiencia en el ejercicio de la administración pública.
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1. ALCANCE
El Programa de Gestión Documental se formula de manera coherente y alineada con los procedimientos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos, tanto físicos como electrónicos de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS; por tanto los lineamientos impartidos en el presente Programa, aplican para todos los procesos relacionados con Gestión Documental, a lo largo del ciclo de vida de los documentos y son de estricto cumplimiento por parte de los funcionarios y contratistas de la UAEOS.
2. JUSTIFICACIÓN
Teniendo como punto de partida, sustento y antecedente los lineamientos previstos en los artículos 19 y 21 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, y en el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS tiene la obligación y el deber institucional de implementar todas las buenas prácticas y acciones necesarias para la elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación del Programa de Gestión Documental tendiente a desarrollar procesos relacionados con la normalización de formas y formularios electrónicos, la formulación de planes de riesgo operativo para la preservación de documentos vitales o esenciales, la administración de documentos electrónicos, la custodia y adecuada administración, de archivos y digitalización, administración de documentos gráficos, sonoros y audiovisuales, la capacitación y formación de los servidores, en materia de gestión documental.
Adicionalmente desde la creación de la UAEOS y el inicio de su operación a partir del Decreto 4122 de 2011, ha venido generando archivos que igualmente deben ser objeto de organización física, administración y custodia, siendo los mismos incluidos y alienados con la política en materia de Gestión Documental con la que cuenta la Entidad, todo lo anterior para efectos de la adecuada conservación y disposición final de la información, objeto de consulta por parte de los usuarios tanto internos como externos y en general de los ciudadanos.
3. POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
“La Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, consiente del papel de la
Gestión Documental como herramienta para el mejoramiento continuo de la función
administrativa del estado, ha orientado sus planes, programas, procesos, procedimientos y
políticas, hacia la generación de valor estratégico a partir de la información como producto
y servicio de calidad. En este sentido, una eficaz administración la información y
documentación sin importar su medio o soporte, durante las etapas consagradas en el
Programa de Gestión Documental, tendientes a planeación, producción, gestión y tramite,
organización, transferencia, disposición final y preservación a largo plazo, se constituye en
un elemento esencial para el logro de los fines del estado en términos de transparencia,
legitimidad, eficiencia administrativa, modernización y mejores servicios al ciudadano. Por
consiguiente estamos comprometidos con la consolidación de un modelo de gestión
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documental basado en estándares y controles que garanticen la adopción de la
reglamentación emanada por los diferentes entes del estado.”
Nota: El documento completo se encuentra disponible en la Plataforma ISOLUCION.
Documentos del proceso de gestión documental.
4. OBJETIVO
Proporcionar directrices y lineamientos generales que conlleven a la estandarización y normalización de cada uno de los procedimientos relacionados con la producción, recepción, trámite, organización, conservación y disposición final de los documentos, así como la implementación del documento y expediente electrónico en LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, facilitando el acceso y la consulta de la información de manera segura, eficiente, ágil y confiable, garantizando la prestación eficaz de servicios de información a usuarios internos y externos como a la ciudadanía en general.
4.1 Objetivos específicos
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de un sistema eficiente para la gestión de las comunicaciones oficiales.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad de la información.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
5. MARCO NORMATIVO
Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imágenes ópticas no modificables.
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Ley 527 de 1999. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”.
Ley 594 de 2000. “Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos”.
Decreto 2150 de 1995. “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Publica”.
Decreto 2363 de 2012. Sobre la firma electrónica.
Decreto 2578 de 2012. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos”.
Decreto 2609 de 2012. “Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000”.
Decreto 2693 de 2012. “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea de la Republica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" Parte VIII, Titulo III “Patrimonio Documental y Archivístico”.
Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas.
Acuerdo 039 de 2002: “Por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental”.
Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.
Acuerdo 04 de 2013, “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”
Acuerdo 05 de 2013, “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictas otras disposiciones”.
Circular No. 004 de 2010. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos.
Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental.
Acuerdo 006 de 2014.“Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.
Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel.
Código Disciplinario Único: artículo 34: deberes y articulo 35: Prohibiciones de los funcionarios públicos.
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6. DEFINICIONES
Programa de Gestión Documental – PGD: conjunto de actividades y procedimientos tendientes a establecer los lineamientos para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos, de conformidad con los parámetros y metodologías del Archivo General de la Nación.
Conservación Documental: Conjunto de medidas de conservación preventiva y conservación –restauración adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos análogos de archivo.
Conservación Preventiva: Se refiere al conjunto de políticas, estrategias y medidas de orden técnico y administrativo con un enfoque global e integral, dirigidas a reducir el nivel de riesgo, evitar o minimizar el deterioro de los bienes y, en lo posible, las intervenciones de conservación – restauración. Comprende actividades de gestión para fomentar una protección planificada del patrimonio documental.
Conservación – restauración: acciones que se realizan de manera directa sobre los bienes documentales, orientadas a asegurar su conservación a través de la estabilización de la materia.
Documento electrónico: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
Documento electrónico de archivo: registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o científico, histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Sistema de Gestión Documental – SGD: programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos.
Sistemas Informáticos de Gestión Documental: sistemas automatizados de gestión de documentos administrativos suelen recibir el nombre de sistemas ofimáticos, y están orientados a las necesidades de gestión de documentos propios de las empresas. La clase de documentos que puede gestionarse con estos sistemas acostumbra a poseer un pequeño conjunto de atributos que basta para permitir su manejo con eficacia. Tales atributos suelen ser el autor del documento, el destinatario, la fecha de emisión, el tipo básico (factura, correo, etc.) y algunos pocos más. Tales atributos son evidentes y objetivos. No es necesaria una actividad intelectual para descubrirlos y describirlos.
Documento: un documento es una carta, oficio, memorando, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo.
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Correspondencia Externa: Todas las comunicaciones que llegan a la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.
Correspondencia Interna: Toda la correspondencia que se produce en las distintas dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.
Radicar: Asignación de un número consecutivo a las comunicaciones recibidas.
Tabla de Valoración Documental – TVD: Definido por el Archivo General de la Nación AGN como: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
Tabla de Retención Documental - TRD: Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
Sistema Integrado de Conservación - SIC: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política e gestión documental y demás sistemas organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservado atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
7. ÁMBITO DE APLICACIÓN
En la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, el responsable de garantizar la implementación y de hacer seguimiento al Programa de Gestión Documental es la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa en quien recae las funciones en materia de Archivo y Correspondencia y Gestión Documental en General, esto en coordinación también con la Oficina Asesora de Planeación de la entidad, mediante la formulación y ejecución de los Planes Anuales de Acción para los procesos de Gestión Documental e Implementación de la Política Eficiencia Administrativa y Cero papel contemplada en la Directiva Presidencial 04 de 2012.
El Programa de Gestión Documental se aplica a la documentación producida y/o recibida por la entidad, sus dependencias, funcionarios y contratistas que presten servicios a la entidad, en desarrollo de las funciones asumidas por la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital), en que se produzca.
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La Subdirección Nacional los Coordinadores y Jefes de Oficina, velarán porque se aplique lo establecido en este programa, de conformidad con los lineamientos impartidos por el nivel central y las normas sobre la materia.
Cada funcionario que genere, reciba y administre documentos de archivo debe conocer e implementar el Programa de Gestión Documental.
El Programa de Gestión Documental será socializado a todos los funcionarios de la entidad, utilizando los diferentes canales de comunicación existentes y estableciendo los recursos necesarios para garantizar su aplicación.
8. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
7.1 Definición e Importancia El Programa de Gestión Documental de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS se entiende como el conjunto de actividades y procedimientos tendientes a establecer los lineamientos para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos, de conformidad con los parámetros y metodologías del Archivo General de la Nación.
Que el Artículo 9° de la resolución 341 de 2013, en el numeral 6° define el grupo técnico de apoyo a la gestión documental y establece que este grupo hará las veces de comité interno de archivo de acuerdo a lo establecido en el Decreto 2578 de 2012.
Su aprobación se surte a través del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la UAEOS creado mediante Resolución 341 de 2013.
Con la implementación del Programa de Gestión Documental, la UAEOS podrá aplicar los procesos archivísticos incorporando el uso de la tecnología para la gestión de documentos, dentro del concepto de Archivo Total, para los procesos tales como producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos tomando como base las Tablas de Retención Documental, la cual contiene, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con base en el principio de eficiencia que rige la función administrativa y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.
7.2 Consideraciones Básicas El Programa de Gestión Documental, toma en cuenta las siguientes consideraciones:
Administrativas: Mediante la implementación del Programa de Gestión Documental se busca optimizar los recursos físicos y económicos de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, a través del uso de medios tecnológicos que permitan brindar servicios a los ciudadanos y proveedores e interactuar con las entidades de la administración pública; con la calidad, la eficiencia y la agilidad requeridas, atendiendo a las políticas definidas para la estrategia de Gobierno en Línea.
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El PGD permite adoptar mecanismos tendientes a evitar la duplicidad de documentos, mediante la optimización del uso de tecnologías de información y de comunicaciones, facilitando el seguimiento y evaluación de la gestión pública.
Económicas: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticas: Es importante conocer los fundamentos que rigen la gestión documental, como son el principio de procedencia y principio de orden original, así como los conceptos básicos que permitan una mejor comprensión del programa de gestión documental.
7.3 Principios Archivísticos Dentro del Programa de Gestión Documental, la función archivística se desarrollará con base en los principios definidos en la Ley General de Archivos:
Principio de procedencia: Se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y dentro del mismo en su lugar de origen. Cada documento debe guardar relación con el órgano que lo ha producido respetando la estructura jerárquica de la entidad.
Principio de orden natural: Conservación de los documentos en el orden secuencial de producción. La disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.
7.4 Conceptos Básicos Administración de Archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de la UAEOS. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por la UAEOS, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información o como fuente de la historia.
Archivo Central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de cualquier dependencia de la UAEOS, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en general. Archivo de Gestión: Es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten.
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Archivo Histórico: Es el archivo que reúne la documentación que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la UAEOS, las relaciones con terceros, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y cultural de la UAEOS y la Nación. Acceso a los Archivos: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Automatización: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo. Accesibilidad: La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos, índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales. Bases de datos: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la dependencia y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Comité de Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Correos Electrónicos (comunicaciones El correo electrónico (e-mail): es uno de los servicios más usados en Internet que permite el intercambio de mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que aparece en pantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental. Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Descripción Documental: La descripción documental es la fase del tratamiento o proceso archivístico el cual consiste en la elaboración de los instrumentos de recuperación de la información, cuya finalidad y esencia radica en facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos.
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Para este caso el instrumento de recuperación de la información será el inventario, el cual tendrá un formato único. Documento Activo: Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. Documentos de Apoyo: Es aquél de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de la serie documental de las oficinas. Documento Esencial: Es un documento vital, necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades de mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento Inactivo: Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. Documento Electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. Documento Electrónico de Archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documentos Ofimáticos: Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software. Entidad de Certificación: Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente Ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. Expediente Electrónico: es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados. Expediente: Conjunto de documentos producidos en función de un mismo trámite. Fechas Extremas: Una vez aplicado el proceso de ordenación documental, las fechas extremas como su nombre lo indican son las fechas que nos determinan el inicio de la producción de documentos (primer documento originado dentro del expediente – fecha más antigua) y la finalización de la producción de documentos para dicho expediente (último documento originado para tal expediente – fechas más reciente). En otras palabras las fechas extremas se determinan al ubicar el primer documento producido dentro del contexto
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y la naturaleza del expediente que se está interviniendo (fecha inicial) y ubicando el último documento producido también dentro del contexto y la naturaleza del expediente (fecha final) Las fechas extremas son la fecha del documento principal más antigua y la fecha del documento principal más reciente. Firma Autógrafa: hace referencia a la firma que una persona plasma en un documento con su propio puño y letra. Implica que es la persona quien directamente debe firmar, por tanto no es posible firmar mediante una herramienta mecánica como un sello un computador, pues no tendrá validez debido a que la ley ha sido específica respecto al tipo y modo de la firma. Firma Digital: La firma digital es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Esta firma digital está basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación. La firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel. Firma Digitalizada - Mecánica: Se trata de una simple representación gráfica de la firma manuscrita obtenida a través de un escáner, que puede ser “pegada” en cualquier documento. Firma Electrónica: Valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Formularios Electrónicos: Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: “Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y reclamos”. Fondo Acumulado: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación. Foliación: Las series constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto corresponden a secuencias resultantes de tramites ya sean de carácter administrativos o técnicos, que deben ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde uno (1) a todos los folios escritos de cada unidad de conservación. Este procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental estén perfectamente ordenadas.
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La foliación debe hacerse en la parte superior derecha, en el sentido en que se lee el texto. Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión Electrónica de Documentos (GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservar información de la institución; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivos electrónicos. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Ordenación Documental: La ordenación es una operación archivística consistente en establecer secuencias naturales de acuerdo a la producción del documento de forma cronológica (tiempo – fechas), alfabéticas (letras – abecedario) o numéricas, dentro de las diferentes categorías o grupos definidos en la clasificación. En la ordenación documental se da disposición física a los documentos. Dicho de otra menara, la ordenación determina que documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. En la ordenación documental podemos evidenciar y testimoniar la gestión de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues debe reflejar la dinámica administrativa (movimientos en el tiempo). Así las cosas, se puede deducir que la ordenación documental está circunscrita de manera inherente al principio de orden original. Reprografía: Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación fonotécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm. Retención de Documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Rótulos de identificación de carpetas y de cajas: Los rótulos, son etiquetas identificadoras de papel blanco, las cuales nos presentan datos concretos de los expedientes y/o unidades documentales. En los rótulos se debe plasmar la información o leyenda que nos permita identificar claramente la unidad documental. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
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Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Transferencias Documentales: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental. Unidad Administrativa: Es la unidad técnico-operativa de la institución a la cual está adscrita la Unidad Productora. Unidad De Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro, etc. Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente. Unidad Productora: La unidad productora como lo indica su nombre, es la oficina específica que dio origen al documento y en consecuencia produjo el expediente, la unidad productora está operativamente circunscrita a la unidad administrativa. Valor Primario: Es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario: Es aquel que interesa a los investigadores de la información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
8. PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
8.1 Planeación Conjunto de actividades encaminadas a la generación, y valoración de los documentos de
la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal funcional y técnico.
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Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos,
análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental1
8.1.1 Diagnóstico de Gestión Documental Ver Anexo No.1 Informe de Diagnóstico de Gestión Documental de la UAEOS.
8.1.2 Plan anual de acción institucional Para efectos de ejecutar el Programa de Gestión Documental, se vienen programando actividades por vigencias contenidos en los Planes de Acción de Gestión Documental, Eficiencia Administrativa y Cero Papel. En dichos planes se reserva el presupuesto para invertir en los diferentes componentes necesarios para una adecuada y optima Gestión Documental de acuerdo a los lineamientos normativos para tal fin. Sin embargo, a partir del año 2017, la Unidad llevará a cabo la elaboración del Plan Institucional de Archivos – PINAR, dicho instrumento contiene el compendio de aspectos relacionados anteriormente y se sirve como herramienta de planeación estratégica de la gestión documental institucional.
8.1.3 Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Por medio de Resolución 341 de 2013 se constituyó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, como la instancia orientadora del modelo integrado de Planeación y Gestión en donde se discuten todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo, así las cosas, de conformidad a lo señalado en el Decreto 2609 de 2012, el cual en concordancia con el Acuerdo 04 de 2013, del Archivo General de la Nación es el responsable entre otros, de aprobar las TRD y TVD y demás políticas institucionales relacionadas con la producción de la información y la Gestión
Documental. Asimismo la resolución No 300 de 2016, "Por medio de la cual se conforma el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, los grupos técnicos de apoyo al cumplimiento de las Políticas y los Sistemas de Gestión y se dictan otras disposiciones". Modifica la estructura y conformación de los comités, a partir de los cambios cuitados en la resolución No. 041 del 30 de enero de 2015 “Por medio de la cual
se actualizan los grupos internos de trabajo y sus funciones en la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias.”
8.1.4 Requisitos técnicos Los requisitos técnicos hacen referencia a las condiciones o instrumentos técnicos previos a la implementación del PGD, tales como manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Actualmente la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS cuenta con los siguientes requisitos técnicos:
Tablas de Retención Documental y Valoración Documental
1 Archivo General de la Nación. Manual “Implementación de un programa de gestión documental. PGD.”pág25.
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En la actualidad la UAEOS, por intermedio del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo aprobó mediante resolución 276 del 14 de mayo de 2014, las Tablas de Retención y Tablas de Valoración Documental, las cuales fueron remitidas el 20 de mayo del mismo año al Archivo General de la Nación, siguiendo el procedimiento establecido por el acuerdo 04 de 2013. Las TVD son sujeto de ajustes teniendo en cuenta las recomendaciones del AGN y el proceso de levantamiento de información dado a partir del proceso de identificación del fondo documental acumulado con funciones de inspección y vigilancia pertenecientes a los periodos institucionales a saber: Superintendencia Nacional de Cooperativas – SUPER, Departamento administrativo Nacional de Cooperativas – DANCOOP y Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria – DANSOCIAL. Cabe aclarar que durante dicho proceso de intervención ha sido identificada información institucional que refiere a cambios administrativos que permitirían complementar dicho instrumento archivístico. Por consiguiente, se considera pertinente realizar los ajustes finales en cuanto culmine la intervención archivística del fondo documental acumulado, con el objeto de aplicar procesos de valoración más precisos sobre la documentación institucional que no es objeto de transferencia secundaria a la Superintendencia Nacional de la Economía Solidaria.
8.1.5 Procesos A continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación con los que cuenta la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
8.1.5.1 Procesos Gerenciales Son aquellos mediante los cuales la Unidad define su prospectiva y estrategia, estableciendo directrices hacia los niveles tácticos y operativos, siendo el principal fundamento para orientar los procesos misionales de la Unidad y sus sistemas de gestión. Se implementan a través de políticas de operación y procedimientos establecidos en cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas a las dependencias responsables. Esta clasificación incluye un (1) proceso, el cual se describe a continuación:
Pensamiento y Direccionamiento Estratégico, UAEOS-CP-PDE-01
Este proceso tiene como objetivo la elaboración de la estrategia de la Entidad de acuerdo a las necesidades y expectativas del sector solidario y a los lineamientos de gobierno para cumplir con la misión y visión institucional, estableciendo las directrices y la planificación a materializarse en programas y proyectos para el desarrollo de la economía solidaria en el país.
Contempla, entre otras actividades, el establecimiento de lineamientos y estrategias, mediante la elaboración del Modelo Integrado de Gestión y Planeación, Plan Estratégico, Planificación del SIGOS, Tablero de Comando, Marco de Gasto de Mediano Plazo, Directriz Plan de Compras, Planes de Acción y administración del riesgo.
La planeación y el direccionamiento estratégico en la Unidad busca dentro de sus actividades establecer prospectivas y estrategias que permitan definir los procesos y actividades necesarios para cumplir eficaz y eficientemente la misión y la visión de la
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entidad, los objetivos institucionales y las políticas de operación, mediante una adecuada gestión de la información y el conocimiento al interior de la entidad y en diálogo permanente con la ciudadanía, garantizando la articulación y ejecución de las políticas y estrategias del sector Trabajo y del Gobierno Nacional (Ver caracterización del Proceso de Pensamiento y Direccionamiento Estratégico) Tiene documentos asociados como: la Política de Administración del Riesgo, procedimientos, manuales y formatos, los cuales se encuentran identificados en el listado maestro de documentos en el Proceso de Pensamiento y Direccionamiento Estratégico, publicados para su consulta en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
8.1.5.2 Procesos misionales Los procesos misionales, son aquellos mediante los cuales la Unidad cumple con su misión y con el objeto para el cual fue creada, son los procesos que representan el quehacer organizacional y se implementan a través de políticas de operación y procedimientos establecidos en cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas a las dependencias responsables. Esta clasificación incluye cuatro (4) procesos, los cuales se describen a continuación:
Creación y Fortalecimiento, UAEOS-CP-CFO-01 Este proceso tiene como objetivo la creación de organizaciones solidarias sostenibles y el fortalecimiento de las existentes a través de diversas estrategias para que contribuyan a la generación de empleo digno y a incrementar el número de colombianos que se benefician del modelo solidario.
Entre sus actividades se encuentran: Realizar el diagnóstico de la asociatividad en territorio, gestionar y materializar las alianzas nacionales e internacionales para la creación de empresas solidarias sostenibles y el fortalecimiento socio empresarial del sector solidario, realizar el control de productos no conformes, evaluar el plan para la creación de empresas y el fortalecimiento socio empresarial de organizaciones en el territorio, la creación de empresas solidarias y la implementación de acciones de fortalecimiento, entre otras. Tiene documentos asociados, tales como: procedimientos, formatos y manuales, los cuales se encuentran relacionados detalladamente en el listado maestro de documentos del Sistema Integrado de Gestión, en el Proceso de Creación y Fortalecimiento, publicados para su consulta en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Gestión de Programas y Proyectos, UAEOS-CP-GPP-01
Este proceso tiene como objetivo la gestión de programas y proyectos de inversión pública en sus diferentes etapas para la promoción, fomento y fortalecimiento del sector solidario y su institucionalidad, buscando garantizar su aporte al desarrollo del país.
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Entre sus actividades se encuentran: la identificación de necesidades de formulación de programas y proyectos, la formulación de programas y proyectos, la inscripción y gestión de recursos ante las autoridades presupuestales y el seguimiento y la evaluación de los programas y proyectos, utilizando como herramienta de gestión el Banco de Programas y Proyectos de la Unidad -BPOS-. En el proceso se evidencia cada una de las etapas de diseño y desarrollo: planificar, controlar, definir elementos de entrada, resultados, revisión, verificación, validación y control de cambios del diseño y desarrollo del producto y/o servicio. Tiene documentos asociados tales como: procedimientos, formatos y manuales, los cuales se encuentran relacionados detalladamente en el listado maestro de documentos del Sistema Integrado de Gestión en el Proceso de Programas y Proyectos, publicados para su consulta en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Gestión del Conocimiento, UAEOS-CP-GEO-01 Este proceso tiene como objetivo el fomento de la producción y promoción del conocimiento con el fin de difundir la cultura asociativa solidaria y empresarial, generando herramientas e insumos pedagógicos para la creación de empresas asociativas y el fortalecimiento del Sector Solidario del país. Entre sus actividades se encuentran: la gestión del trámite de acreditación, la atención al ciudadano, el diseño y desarrollo de actividades de educación investigación, y el diseño y
divulgación de herramientas para el desarrollo socio empresarial. En este proceso se encuentra el único trámite que tiene la entidad, “El Trámite de Acreditación”, que tiene por objetivo acreditar, renovar y avalar las entidades del sector solidario en la prestación de servicios educativos en solidaridad a nivel básico, en cumplimiento de la 454 de 1998 y el Decreto Ley 019 de 2012 y bajo las condiciones requeridas por las resoluciones 426 de 2008 y 221 de 2007 emitidas por Dansocial hoy UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Tiene documentos asociados, tales como: procedimientos, formatos y manuales, los cuales se encuentran relacionados detalladamente en el listado maestro de documentos del Sistema Integrado de Gestión en el proceso de gestión del Conocimiento, publicados para ser consultados en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Gestión del Seguimiento y la Medición, UAEOS-CP-GSM-01
El objetivo del Proceso de Gestión del Seguimiento y la Medición es realizar seguimiento y medición a las variables e indicadores estadísticos que muestran el comportamiento del sector solidario y la gestión realizada por la UAEOS, generando información pertinente, oportuna, confiable y de calidad para la planificación, la toma de decisiones y el mejoramiento continuo.
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Entre sus actividades se encuentran: el diseño de herramientas y la gestión de alianzas para la recolección, sistematización, procesamiento, análisis y producción de información estadística interna y externa de manera periódica. Tiene documentos asociados, tales como: procedimientos, formatos y manuales, los cuales se encuentran relacionados detalladamente en el listado maestro de documentos del Sistema Integrado de Gestión en el proceso de gestión del Seguimiento y la Medición, publicados para ser consultados en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
8.1.5.3 Procesos de apoyo Los procesos de apoyo, velan por el mantenimiento y soporte de los procesos estratégicos y misionales de la Unidad, a través de políticas de operación y procedimientos establecidos en cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas a las dependencias responsables. Esta clasificación incluye ocho (8) procesos, los cuales se describen a continuación:
Gestión Humana, UAEOS-CP-GHU-01
El objetivo del Proceso de Gestión Humana es el de propender por el fortalecimiento de competencias comunes y comportamentales por nivel jerárquico para alcanzar los objetivos institucionales y generar mejoramiento continuo de los procesos de ingreso, permanencia y retiro de los servidores públicos de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL a través de la ejecución de los planes, programas y proyectos relacionados con Gestión Humana. Entre sus actividades se encuentran: la selección, vinculación, permanencia y desvinculación de funcionarios; los temas de capacitación y bienestar; las actividades de nómina, la calificación de servicios y el cumplimiento de las obligaciones en materia de salud ocupacional, entre otras. Tiene documentos asociados como: procedimientos, manual y planes como se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión Humana del Sistema Integrado de Gestión, que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Gestión Contractual, UAEOS-CP-GCO-01
El Proceso de Gestión Contractual, tiene por objetivo adelantar la gestión requerida para adquirir bienes y servicios que satisfagan oportunamente las necesidades presentadas en LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, que contribuyan a cumplir con la misión institucional. Entre sus actividades se encuentran: las actividades precontractuales para la identificación y análisis de necesidades de contratación y/o de establecimiento de alianzas mediante convenios, los conceptos jurídicos, financieros, la elaboración de documentos que soportan los proceso contractuales, el perfeccionamiento de contratos y/o convenios y la delegación
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de supervisión, entre otros. Tiene documentos asociados como: procedimientos, Instructivo y manual como se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión Contractual del Sistema Integrado de Gestión, que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS. Además la circular 007 de 2012, Supervisión e Interventoría.
Gestión Administrativa, UAEOS-CP-GAD-01 El objetivo del proceso Gestión Administrativa es administrar los bienes propiedad de la UAEOS, mediante una óptima gestión de la infraestructura y de los recursos, con impacto en la satisfacción de los clientes internos y externos. Este procedimiento cumple con los requisitos técnicos del punto.
Entre sus actividades se encuentran: identificación de necesidades contractuales de bienes y servicios, administración de los bienes de la UAEOS, ejecución de recursos de funcionamiento (bienes y servicios), caja menor e inventarios, entre otros. Tiene documentos asociados procedimientos y manual como se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión Administrativa del Sistema Integrado de Gestión, que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Gestión Financiera, UAEOS-CP-GFI-01 Es objetivo del Proceso de Gestión Financiera es el de planear y controlar los recursos y la información financiera y contable de la entidad por medio del registro y seguimiento a los hechos económicos. Entre sus actividades se encuentran: la identificación de necesidades de recursos, la gestión del presupuesto ante las autoridades presupuestales y la administración de actividades necesarias para su ejecución de acuerdo al ciclo presupuestal, así como el manejo de la contabilidad de la Unidad de acuerdo a su comportamiento financiero, entre otros. Tiene documentos asociados procedimientos y manual como se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión Financiera del Sistema Integrado de Gestión, que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS. Además la Circular 009 de 2012, Trámites Internos Ejecución Presupuestal.
Gestión Documental, UAEOS-CP-GDO-01
El Proceso de Gestión Documental tiene por objetivo, asegurar la gestión, conservación y consulta de acuerdo con la normatividad legal vigente de todos los documentos de la UAEOS, para la eficaz ejecución de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
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Entre sus actividades se encuentran: la consulta, el manejo de correspondencia, el control, la producción, la organización, la disposición final, de la documentación física y electrónica con criterios de eficiencia y racionalización, de manera armónica con el sistema de gestión de calidad y los procedimientos mandatorios por NTCGP 1000:2009. Tiene documentos asociados procedimientos y manual como se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión Documental del Sistema Integrado de Gestión, que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Gestión Informática, UAEOS-CP-GIN-01
El objetivo del Proceso de Gestión Informática es, asegurar el correcto funcionamiento de la infraestructura informática y la seguridad de la información para facilitar el cumplimiento de los objetivos de los procesos de apoyo y misionales de la Unidad. Entre sus actividades se encuentran: la planificación de la plataforma tecnológica, su mantenimiento y actualización, la seguridad de la información, la gestión de las redes de información, la conectividad y la implementación de la estrategia GEL de la UAEOS. Tiene documentos asociados, procedimientos y manuales como se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión Informática del Sistema Integrado de Gestión, que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS. En todo caso el proceso de gestión informática tienen como normas técnicas aplicables las dispuestas por el gobierno nacional en materia de gestión de tics en entidades públicas. Actualmente deben implementarse el manual gel 3.1, el Manual Marco de Interoperabilidad de la Estrategia GEL, la Guía de Datos Abiertos de la Estrategia GEL, e ir fortaleciendo la plataforma tecnológica en el Sistema de Gestión de Seguridad en la Información –SGSI- de acuerdo a la capacidad institucional, tomando como referente la ISO 27001. Igualmente, la Unidad por medio de este proceso cumplirá con la elaboración del protocolo de internet IPv6 y su respectivo Plan de transición de IPv4 a IPv6, de acuerdo a las directrices y manuales del Ministerio de la Información y las Telecomunicaciones.
Para el intercambio de información, la Unidad hará uso de la Red de Alta Velocidad del Estado - RAVEC - disponiendo la infraestructura adecuada y en caso de no disponer del servicio de la RAVEC, hará uso de una canal equivalente. Este proceso es uno de los pilares de la Política de Eficiencia Administrativa del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, está articulado con la Política de Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano, la Política de Cero Papel y la Racionalización de Trámites, Procesos y Procedimientos, así como su pertinente automatización.
Gestión Jurídica, UAEOS-CP-GJU-01 Se establece como objetivo del Proceso de Gestión Jurídica, trabajar por el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes en todas las actuaciones jurídicas de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, dándole respuesta a consultas y acciones constitucionales y legales, asegurando la respuesta y el
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acompañamiento efectivo de los procesos velando por los intereses (legales y pecuniarios) de la entidad y del usuario o beneficiario. Entre sus actividades se encuentran: la identificación de asuntos, su estudio, asesoría, recomendaciones, despliegue de acciones, seguimiento e informes de procesos. Tiene documentos asociados, procedimientos que se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión Jurídica del Sistema Integrado de Gestión, y el nomograma que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Comunicaciones y Prensa, UAEOS-CP-CPR-01
El proceso de Comunicación y Prensa tiene por objetivo, promover y fortalecer los procesos de comunicación y divulgación de información a nivel interno y externo, manteniendo y posicionando la imagen de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS DE COLOMBIA. Entre sus actividades se encuentran: definir y actualizar la Política de Comunicaciones, coordinar las actividades para la elaborar el material de comunicaciones requerido (Piezas gráficas, material audiovisual, comunicaciones periódicas, etc.), coordinar y ejecutar las actividades que requieran cubrimiento, divulgación a nivel interno y en medios masivos, el posicionamiento de la Unidad y del sector, entre otras. Tiene documentos asociados, procedimientos, manual y formatos que se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Comunicación y Prensa del Sistema Integrado de Gestión, documentos que igualmente se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS. Además podrá consultar la Política de Comunicaciones y Prensa, y la Circular No.005 de 2012 respecto de la Publicación en la página web de la entidad de divulgación programas. Este proceso es transversal a la labor de información de la Unidad y como tal es un pilar del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, al cual aporta directamente desarrollando la política de comunicaciones en cumplimiento de los requisitos técnicos de comunicación del Modelo Estándar de Control Interno y de transparencia y acceso a la información pública de la Política de Desarrollo Administrativo de Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano.
8.1.6 Procesos de evaluación Los procesos de evaluación, garantizan el control y el mejoramiento continuo de los demás procesos de la Unidad y posibilitan el cumplimiento del ciclo PHVA, mediante el seguimiento el análisis y la mejora. Esta clasificación incluye dos (2) procesos, los cuales se describen a continuación:
Gestión del Mejoramiento, UAEOS-CP-GME-01
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El objetivo del Proceso de Gestión del Mejoramiento es crear la cultura de la mejora continua al interior de la UAEOS, mediante el conocimiento y la aplicación permanente de las directrices establecidas en los procedimientos Acciones Correctivas y Preventivas y Revisión por la Dirección con la finalidad de implementar, mejorar y mantener el SIGOS. Entre sus actividades se encuentran: identificar acciones que posibiliten el mejoramiento de los procesos y los servicios del SIGOS, diseñar herramientas para el tratamiento eficaz de no conformidades reales y/o potenciales, asesorar la implementación y realizar seguimiento a los planes de mejoramiento, entre otras. Tiene procedimientos asociados que se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión del Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Gestión del Control y la Evaluación, UAEOS-CP-GCE-01
El objetivo del Proceso de Gestión del Control y la Evaluación es, medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles del Sistema de Control Interno de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Entre sus actividades se encuentran: programar liderar las auditorías al SGOS y las auditorías independientes de control interno, fomentar la cultura del autocontrol, asesorar y hacer seguimiento a las acciones de mejoramiento, realizar reportes a entes de control, entre otras. Tiene procedimientos asociados que se identifican en el listado maestro de documentos, relacionado con el proceso de Gestión del Control y la Evaluación del Sistema Integrado de Gestión, que se encuentran publicados y se pueden consultar en la intranet de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS. A continuación se presenta en Mapa de Procesos de la UAEOS, en donde se podrá detallar todo lo antes descrito:
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8.1.7 Sistema Integrado de Gestión (SIG) El Sistema Integrado de Gestión comprende la formulación de planes, programas y proyectos para la implementación de políticas públicas para el desarrollo del sector solidario.
Divulgación de estadísticas sobre el comportamiento del sector solidario. Creación y fortalecimiento de organizaciones solidarias. Promoción de la cultura de la solidaridad y la asociatividad en la ciudadanía, la educación formal y la educación para el trabajo.
Elaboración y publicación de investigaciones y herramientas de fortalecimiento socio empresarial. Tramité de acreditación para impartir el curso básico de economía solidaria.
La descripción del sistema integrado contribuye directamente al aseguramiento de la calidad en los productos y servicios de la Unidad, cumpliendo como base fundamental con los estándares de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y la Norma Técnica Internacional ISO 9001:2008, articuladamente con las normas técnicas de los demás sistemas y programas de gestión para entidades públicas, con un enfoque hacia el cliente interno y externo basado en procesos y en la mejora continua.
8.1.8 Transparencia, participación y servicio al ciudadano Esta política de desarrollo administrativo define las directrices, metodologías, herramientas e instrumentos para acercar la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS al ciudadano y hacer visible su gestión en favor del sector solidario y del aporte de este al desarrollo del país.
Permite la participación activa de la ciudadanía en la toma de decisiones y su acceso a la información, a los trámites y servicios de la Unidad, para una atención oportuna y efectiva en la información, la planeación, la ejecución y el control.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
La Unidad cuenta con un documento orientador que define los objetivos y alcances del plan anticorrupción y de atención al ciudadano y las metodologías para elaborar cada uno los componentes del plan. Este documento define de una parte, la planificación y actualización de las herramientas para la administración de riesgos de corrupción y la actualización e implementación de la política y el manual de atención al ciudadano, y de otra parte, la planificación de los mecanismos de participación ciudadana en la gestión, la rendición de cuentas a la ciudadanía y la estrategia anti trámites.
La elaboración del plan y su seguimiento está a cargo Grupo Técnico de Apoyo a la Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano establecido en la resolución 341 de 2013 e inicia con la formalización mediante una matriz de planificación de las componentes mencionados, la cual define tareas, fechas y responsables para la entrega de las
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herramientas que conforman dichos componentes: a) el mapa de riesgos de corrupción y las medidas para mitigarlos, b) el plan de racionalización de trámites, c) la estrategia de rendición de cuentas para la vigencia, d) la actualización e implementación de la política y las herramientas de atención y servicio al ciudadano.
Cada uno de los elementos descritos conforman el plan anticorrupción y de atención al ciudadano y son documentos que se encuentran publicados en la página web de la Unidad.
Transparencia y Acceso a la Información Pública
La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS como entidad pública debe cumplir con los principios de transparencia y de máxima publicidad para titular universal, entendiendo que toda la información manejada por el Estado es pública y no podrá ser reservada o confidencial, salvo que esté contemplada en la ley o en la Constitución y que sean acordes con los principios de una sociedad democrática (DAFP, 2012).
De acuerdo a lo anterior la Unidad deberá disponer de las estrategias necesarias para proporcionar y facilitar la información pública ampliamente, mediante medios claros, oportunos y de fácil comprensión para la ciudadanía. El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar activamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública (DAFP, 2012).
Este subtema del modelo está totalmente articulado con los subtemas de atención al ciudadano, rendición de cuentas, participación y gestión de tecnologías de la información, incluyendo la estrategia de Gobierno en Línea. Estos subtemas serán abordados posteriormente describiendo sus respectivas políticas de operación o elementos que los componen según sea el caso.
Para fundamentar esta política de desarrollo administrativo la Unidad elaboró y adoptó la Política de Comunicaciones y Prensa de la UAEOS, que se encuentra documentada en el proceso de Comunicaciones y Prensa y en este proceso se puede consultar. La política de comunicaciones responde a las necesidades de los demás subtemas del componente de Transparencia, haciendo referencia puntal al esquema de publicación de información, Índice de Información Clasificada y Reservada, así como el registro de activos de información requeridos para las entidades del estado colombiano establecido a partir de la expedición de la Ley 1712 de 2014.
La política está articulada con la estrategia de gobierno en línea, la participación y Servicio al Ciudadano y con los componentes de comunicación pública del MECI. A continuación se hace su presentación general:
La Política de Comunicaciones y Prensa contiene los lineamientos y directrices para establecer una relación entre la Entidad y los colombianos, expandiendo los espacios de encuentro y de intercambio y así mismo fortaleciendo la identidad institucional de la Entidad.
La Política de Comunicaciones y Prensa contiene las directrices para la socialización de información, permitiendo el conocimiento por parte de las organizaciones solidarias y de la
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comunidad en general de todos los temas de gestión de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
La Unidad define la comunicación como un proceso propio de su quehacer organizacional, de interlocución constante con la ciudadanía que contempla la construcción de herramientas encaminadas a producir y transmitir información significante y significativa, como elemento de interacción social y de construcción de una cultura que maneje un lenguaje de fácil entendimiento en torno al tema de la Economía Solidaria en Colombia y la Gestión de la Unidad. En este sentido, la política de comunicaciones de la UAEOS se enmarca en la creación de estrategias y planes de acción diseñados para tal efecto.
8.1.9 Eficiencia administrativa Esta política de desarrollo administrativo es la base del sistema integrado de gestión, pues en ella reside el cumplimiento de los requerimientos técnicos del sistema de gestión de calidad y del Modelo Estándar de Control Interno que en general abordan todos los temas del modelo integrado.
Con esta política se busca hacer más eficiente la gestión de las entidades públicas y a promover la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la buena fe, dando respuestas ágiles a las solicitudes de servicio de la ciudadanía, a través de la simplificación, estandarización, optimización, automatización o eliminación de trámites y procedimientos administrativos y la promoción del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para el desarrollo de los mismos (DAFP, 2012).
Gestión de la Calidad
La gestión de la calidad en la Unidad se fundamenta en la implementación y el cumplimiento de todos los requisitos técnicos del Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, fundamentada y adaptada de la Norma Técnica ISO 9001:2008, tal y como se muestra a continuación.
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Siendo la gestión de calidad el núcleo del sistema integrado de gestión de la Unidad y requiriéndose la descripción de este sistema en el manual de calidad como requisito de norma.
Eficiencia Administrativa y Cero Papel
Esta política de desarrollo administrativo está directamente relacionada con los procesos de mejoramiento continuo que se generan con la implementación del sistema de gestión de la calidad y busca que se identifiquen, racionalicen, simplifiquen y automaticen los trámites, los procesos, los procedimientos y los servicios internos, eliminando duplicidades, colisiones entre dependencias, cuellos de botella y en general las barreras que impiden la oportuna, eficiente y eficaz prestación de los servicios de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS.
Una de las bases principales para buscar la eficiencia administrativa como soporte de la racionalización y mejoramiento continuo de trámites, procesos y procedimientos es la política de “Cero Papel” que la Unidad definió para generar impactos positivos no solo en la eficiencia para la prestación del servicio, sino en la gestión documental y el horro de papel como aporte al cuidado del medio ambiente. Esta política está documentada en el proceso de Gestión Documental, incluye un plan para su implementación.
Racionalización de Trámites
Esta política de desarrollo administrativo al igual que la de eficiencia administrativa y “cero papel” está directamente relacionada con los procesos de mejoramiento continuo que se generan con la implementación del sistema de gestión de la calidad. La racionalización de trámites de manera complementaria busca que se identifiquen, racionalicen, simplifiquen y automaticen trámites internos, procesos o procedimientos prioritarios y complejos, para adelantar acciones de mejoramiento que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos, entre otros.
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Las acciones de racionalización de trámites, procesos y procedimientos quedarán establecidas en un plan de racionalización que se elaborará todos los años en la Unidad contemplando, entre otras, actividades la optimización del proceso o procedimiento seleccionado, la eliminando pasos y el ajuste de formatos con fundamento en la ingeniería de procesos.
Formatos para uso general de la Entidad
La producción documental de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS se encuentra regulada en los Manuales por proceso, los cuales incluyen los formatos de uso común y obligatorio, adoptados por la entidad. Cada uno de los formatos cuenta con la codificación respectiva.
Para el control y regulación de la producción de documentos se cuenta con el listado maestro de documentos, el listado maestro de registros, listado maestro de documentos externos, manual norma cero y el procedimiento se regula mediante el formato de solicitud cambio, creación o anulación de documentos.
Gestión de Tecnologías de Información
Los temas asociados con la gestión de tecnología y de seguridad de la información, se detallan en el proceso de Gestión Informática, guardando armonía con las políticas de desarrollo administrativo que se fundamentan en el buen uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones y en cumplimiento de los requisitos técnicos de la Estrategia de Gobierno en Línea.
8.1.10 Política de la calidad Es Política de la Calidad de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS:
“LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS se compromete a garantizar la calidad en la implementación de políticas, planes, programas y proyectos en el marco de la promoción, creación, fortalecimiento, protección y desarrollo socio empresarial de las organizaciones solidarias, cumpliendo con los requisitos de sus grupos de interés y adelantando acciones efectivas con un equipo humano altamente competente y motivado, con vocación solidaria, emprendedora, innovadora y con hábitos de participación activa, comprometidos con la Entidad y con el mejoramiento continuo de todos los procesos, aportando a la construcción del bien común y al bienestar de los colombianos, a través de la solidaridad y la asociatividad”.
8.2 Producción Documental Mediante la implementación de la “Norma Cero” contenida en el manual identificado con este mismo nombre, el Grupo de Gestión Documental y el Grupo de Planeación estandarizan la producción documental de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, por tanto los funcionarios como contratistas deben acatar los lineamientos allí planteados en cuanto a la producción documental se refiere.
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Normalización de la producción documental
Inicialmente la Tabla de Retención Documental permite la normalización de la producción documental, mediante la Identificación de dependencias productoras y definición de tipos documentales conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la entidad. Sin embargo, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y plenamente armonizados con el Sistema Integrado de Gestión de Organizaciones Solidarias – SIGOS, se cuenta con el proceso de gestión documental el cual consta de (9) procedimientos, (3) manuales, (1) documento externo, (2) manuales, (1) plan y (21) Fomatos.
Estrategias de Búsqueda
Para el acceso a la documentación se cuenta con las siguientes herramientas de consulta:
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Inventarios documentales: El artículo 26 de la Ley General de Archivos 594 de
2000 establece como obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. En el Acuerdo 042 de 2004 del Archivo General de la Nación se establecen los parámetros para organizar los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplan función pública y se regula el inventario único documental, suministrando las pautas para su realización. De igual manera el Decreto 2578 de 2012, en el artículo 24, establece que es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía y del responsable del Archivo o quién haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones. Así mismo, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso. En su parágrafo señala que es deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, tanto de los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico. El inventario documental será publicado en lugares visibles y en medios electrónicos de fácil acceso a los ciudadanos, de conformidad con lo establecido en la Metodología para la Implementación del Modelo de Gestión Integrado de Planeación y Gestión, de la presidencia de la República. En los archivos de gestión, el Grupo de Archivo y Correspondencia viene impartiendo instrucciones para la elaboración y administración de los inventarios de conformidad con el Acuerdo 042 de 2002. Mediante la implementación del Formato Único de Inventario Documental – FUID.
Tablas de Retención Documental: Se dispone de este instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases.
Índices: Mediante la gestión electrónica, digital y la administración de los expedientes virtuales basados en las TRD, y la introducción de metadatos se obtendrán índices de acceso para la recuperación de la información.
Dentro de la gestión documental de la entidad, se diseñarán otros instrumentos de consulta de la información que faciliten el acceso a los documentos, mediante la implementación de herramientas tecnológicas.
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8.3 Gestión Y Trámite
8.3.1 Gestión electrónica de documentos La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS, efectúa el registro y trámite de las comunicaciones oficiales a través del sistema TQMWeb. El reparto de la correspondencia se realiza de forma electrónica mejorando los tiempos de respuesta y eficiencia en el trámite. Asimismo se cuenta con un aplicativo debidamente integrado para la administración centralizada de las PQRDS. Por otra parte, durante la vigencia 2017 se dará inicio al proceso de sustitución de flujos documentales en papel en grupos de gestión con la instalación de un módulo para la gestión electrónica de documentos a través del SGD.
Las características del software son descritas a continuación:
Radicación de comunicaciones oficiales
Captura El aplicativo debe permitir la captura de datos a través del formulario web y digitalización de la radicación de comunicaciones oficiales entrantes y salientes.
Consecutivo Único El aplicativo debe generar el consecutivo único de las comunicaciones oficiales de toda la entidad así: a) Conformar un consecutivo único de comunicaciones oficiales enviadas de 1 a n (radicado de enviados) b) Conformar un consecutivo único de comunicaciones oficiales entrantes de 1 a n (radicado de recibido) c) Permitir iniciar anualmente el consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas y recibidas.
Datos en la Radicación
El aplicativo debe permitir el registro en el sistema de mínimo los siguientes campos:
- Numero de radicación - Fecha de radicación Datos del Remitente - Entidad - Dependencia que lo envía - Remitente / Cargo Datos del Documento Enviado - Asunto - Numero de Anexos - Descripción del Documento.
Aplicación de Tablas de Retención Documental
El aplicativo debe permitir : -Vincular los documentos a la serie documental de acuerdo con la tabla de retención de la entidad de manera automática con usuario responsable.- Administrar los documentos de manera estructurada según las tablas de retención documental (TRD), permitiendo la consulta de imágenes y generación de informes en tiempo real.
Visor de Imagen El aplicativo debe permitir: - La previsualizaciòn de los documentos - Incorporar un código seguro de verificación - CSV sobre las
comunicaciones generadas que permita cotejar y recuperar documentos electrónicos emitidos.
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Distribución y Control de Responsables
El aplicativo debe: a) Permitir la parametrización de la distribución electrónica de los documentos desde la ventanilla de radicación y reparto hacia los procesos o áreas destinadas. b) Suministrar a través del sistema, el control de los responsables de la radicación de la correspondencia enviada y/o recibida de las diferentes dependencias de la entidad, para que sean reflejadas en reportes periódicos. c) El sistema de correspondencia debe permitir relacionar las comunicaciones entrantes o salientes con sus radicados de respuesta vinculando y mostrando su trazabilidad. d) Permitir el envío de notificaciones y alertas por correo corporativo, e) Generar reportes de préstamos de documentos que reflejen el nombre del documento o carpeta, usuario a quien se presta, responsable del préstamo, fecha del préstamo, tiempos del préstamo, fecha de devolución, No de folios e histórico de préstamo. f) Permitir el reporte de los trámites asignaos por funcionarios o por dependencia. g) Desarrollar todos los reportes automáticos que sean definidos y solicitados por la UAEOS dentro de los plazos establecidos, para que sean aprobados y puestos al servicio de los usuarios autorizados. Estos deben ser entregados antes dela terminación del contrato. h) Permitir realizar auditorías de seguridad y control de usuario. i) El aplicativo debe realizar un registro de fallas del sistemas (log de eventos), que incluya caídas del servicio total o parcial con reporte de los mismos describiendo el tipo de falla, hora y origen.
Plan de Contingencia de Radicación
El aplicativo debe permitir la radicación manual de comunicaciones en caso que no sea posible utilizar el sistema por falla de energía eléctrica, o caídas temporales del sistema.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES: Recomendaciones tomados del modelo de requisitos de las aplicaciones para la gestión electrónica de documentos de archivo (Moreq2).
8.3.2. Estructura de Metadatos
El Decreto 201609 de 2012, establece en su Artículo 30. Los Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. Los cuales son empleados para la descripción uniforme de los acervos documentales y se encuentran debidamente alineados con la aplicación de la Norma ISO 15489 Para la gestión de Documentos e ISO 30300 Información y Documentación. “Sistemas de Gestión Para los Documentos”, buscan la estandarización de la descripción de la información contenida en medios electrónicos con el objeto de facilitar la interoperabilidad e integración de los sistemas de información a los procesos administrativos. Por consiguiente en desarrollo de la implementación del programa específico de documentos electrónicos, el cual dentro de sus componentes requiere como producto la elaboración del Modelo de Requisitos de Documentos Electrónicos, debe tomar como base para su implementación la estructura de metadatos descrita a continuación:
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I. De contenido:
a) Tipo de recurso de información.
b) Tipo documental.
c) Título del documento.
d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.
e) Clasificación de acceso (nivel de acceso).
f) Fecha de creación, transmisión y recepción.
g) Folio (físico o electrónico).
h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite).
i) Palabras clave.
II. De estructura:
a) Descripción.
b) Formato.
c) Estado.
d) Proceso administrativo.
e) Unidad Administrativa responsable.
f) Perfil autorizado.
g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico).
h) Serie/subserie documental.
III. De contexto:
a) Jurídico-administrativo.
b) Documental.
c) De procedencia.
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d) Procedimental.
e) Tecnológico.
Parágrafo. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación.
8.4 Organización
8.4.1 Formación de archivos según el ciclo vital de los documentos Se refiere a las etapas sucesivas por la que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
La Ley 594 de 2000, en su artículo 23. Formación de archivos: establece que: “Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico”.
En este sentido y como medida de apoyo para la sustitución de flujos documentales en papel, la unidad centralizará la administración integral de la documentación, la cual quedará a cargo del Grupo de Gestión Administrativa a través del Apoyo Técnico a la Gestión Documental.
Lo anterior, permite mantener la información debidamente organizada y disponible en tiempo real bajo el concepto de archivo total.
Archivo de gestión
Esta fase comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Producción Recepción Distribución Trámite Organización Consulta Conservación Transferencia Primaria Disposición Final de Documento
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Archivo Central
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Conservación
Custodia y consulta
Transferencia secundaria
Disposición final de documentos
Archivo Histórico
A este archivo se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que de conformidad con las tablas de retención documental se valoran como de conservación total. La transferencia documental de estos archivos se efectúa a través del Grupo de Archivo y Correspondencia y su custodia la hace el Archivo General de la Nación.
8.4.2 Tablas de Retención Documental La tabla de retención documental TRD, se define como el listado de series y subseries con sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asignan tiempos de retención en cada fase de archivo y su disposición final.
En otras palabras son una herramienta a utilizar para la organización y control de la documentación de los archivos; describe los documentos producidos por cada dependencia, estandariza su denominación, indica la forma de ordenar los expedientes internamente, el tiempo que se conservan en el archivo de gestión, cuando deben ser transferidos al archivo central y cuál será su disposición final.
El único autorizado para modificar las tablas de retención documental es la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa, por solicitud expresa de alguna dependencia, siempre y cuando se trate de ajustes menores que no modifiquen la estructura de la tabla ni de las correspondientes series; cambios que se harán en consenso con la dependencia responsable de la documentación y quien hizo la solicitud.
En caso de ajustes mayores se requiere la aprobación del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Cada nueva versión será controlada de acuerdo con el sistema de gestión de la calidad y se tendrá en cuenta lo dispuesto por el acuerdo 04 de 2013.
Las tablas de retención documental deberán ser ajustadas en las siguientes circunstancias:
1. Cuando se presenten cambios en la Estructura Orgánica de la UAEOS.
2. Cuando se autoricen modificaciones en las funciones y responsabilidades de la Unidades Administrativas y Oficinas Productoras.
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3. Cuando se lleve a cabo cualquier otro tipo de modificación en la Entidad o en sus dependencias de tal manera que impacte la producción, tramite, conservación o gestión de la documentación en sus diferentes formatos.
8.4.3 Organización de archivos de gestión mediante aplicación de Tabla de Retención Documental TRD Los archivos de gestión deben ser organizados de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental, para tal fin se deben seguir los siguientes pasos:
1. Elaborar separadores de series y subseries 2. Clasificar la documentación 3. Ordenar los documentos 4. Identificar las carpetas o unidades de conservación 5. Foliar la documentación 6. Diligenciar Hoja de Control 7. Ubicar las carpetas en el mobiliario disponible 8. Identificar el mobiliario 9. Realizar o actualizar el inventario documental 10. Realizar seguimiento a los tiempos de retención
Elaboración de Separadores de Series y Subseries
Elabore los separadores para cada una de las Series y Subseries de conformidad con la información que suministran las Tablas de Retención Documental, de tal forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación, esto permitirá una fácil y adecuada consulta y recuperación de la documentación.
Clasificación
Para la actividad de clasificación observe la Tabla de Retención Documental y determine a cual serie y/o subserie pertenece cada documento.
Tenga en cuenta que un documento puede ser simple o estar compuesto por un documento principal y sus anexos o soportes; no debe separar en ningún caso los anexos del documento principal, salvo que se trate de grandes formatos o soportes diferentes al papel, en cuyo caso podrá separarse realizando una referencia cruzada tanto en el documento como en el inventario.
Ordenación
En esta actividad ordene los documentos de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, es decir cronológicamente, el orden de los tipos documentales dentro de cada serie evidencia la forma en que se realizó realmente el trámite.
La ordenación se debe hacer tomando como documento inicial aquel que da origen al expediente, este tendrá la fecha más antigua con relación a los demás documentos; el documento final será aquel que tenga la fecha más reciente, el último producido.
Identificación de carpetas y otras unidades - rotulación
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Para este proceso debe Identificar y nombrar cada uno de los expedientes, con el rotulo prediseñado al frente de la carpeta y estandarizado por el Sistema de Gestión de Calidad:
Diligencie los campos de la siguiente forma:
Código: Compuesto por los elementos numéricos: código de dependencia, punto (.) Código de serie, punto (.) y código de subserie, si la hay.
Unidad Administrativa: Nombre de la dependencia a la cual está adscrita la unidad productora. Ejemplo: Despacho del Subdirector Nacional (Unidad Administrativa), están adscritas a esta: Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión Administrativa.
Unidad Productora: Nombre exacto y completo como aparece en el acto administrativo que creó la dependencia que genera y/o produce los documentos.
Ejemplo: Grupo de planeación y estadística, Grupo educación e investigación, Grupo Comunicaciones y Conectividad, para las anteriores Unidades Productoras la Unidad Administrativa viene siendo Dirección de Investigación y Planeación.
Serie: Nombre establecidos en la Tabla de Retención Documental para los expedientes que su oficina produce. Ejemplo: Actas, Certificados, Proyectos.
Subserie: Nombre establecidos en la Tabla de Retención Documental para él conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación recepción o utilización. Ejemplo: Actas comité directivo, Certificados de permanencia, Proyectos normativos.
Detalle: Nombre y apellido de la Serie o Subserie documental, datos que me permitirán recuperar la carpeta y que me la identifican como única.
Ejemplo: Contrato de prestación de servicios No 010 – Pepito Pérez – Cédula xxxx
Fechas Extremas: En inicial escriba el año, mes y día del documento principal más antiguo que contenga la carpeta. En final escriba el año, mes y día del documento principal más reciente que contenga la carpeta.
No. folios: Número total de hojas (folios) que contiene la carpeta.
Tomo: Si el expediente es de más de doscientos folios separarlo en tomos de hasta 200 folios y escribir que tomo está contenido en la carpeta,
Ejemplo: 3/7. (Tomo 3 de 7)
El espacio que se encuentra en la parte inferior del rotulo es de uso exclusivo del Archivo Central.
Foliación
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Foliar es numerar consecutivamente todos y cada uno de los folios (hojas) que conforman una unidad de conservación o un expediente, desde el documento más antiguo hasta el más reciente.
Esta actividad, es imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad en el sentido de mantener el orden original y garantizar la integridad de la unidad de conservación. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación se constituye en respaldo técnico y legal de la gestión administrativa. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada y organizada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental para los archivos de gestión.
De igual forma, debe estar depurada; la depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, hojas en blanco y documentos de apoyo. (Hojas en blanco que no tengan ninguna funcionalidad como aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto) Estas hojas en blanco no se deben retirar pero tampoco se deben foliar….Se retiran las hojas en Blanco que no tengan ninguna utilidad.
Se debe numerar en la parte superior derecha del documento, usando preferiblemente lápiz de mina negra blando (B o HB) de tal forma que no se afecte el texto del documento ni los posibles números y / o sellos de radicación existentes. El uso de tinta (bolígrafo o numerador mecánico) no es recomendable.
Los números deben ser claros; no deberán haber enmendaduras, saltos, números repetidos o con suplementos (como -A, bis o similares), ni documentos sin foliar. No folie hojas en blanco.
Para el caso de series complejas (Aquellas conformadas por varios tipos de documentos relacionados con un mismo asunto y que muestran la secuencia del trámite formando un expediente; como Historias Laborales, Procesos Jurídicos, Informes financieros, Informes contables, Contratos, etc. ) si requiere usar más de una carpeta, folie de manera continua o consecutiva todas las carpetas que conforman el expediente.
Ejemplo: Se cuenta con un contrato cuyo volumen documental requiere que sea almacenado en tres carpetas, en la carpeta Nº. 1 se foliará del folio 1 hasta 250, en la Nº. 2 del 251 hasta 500, en la Nº. 3 del 501 al 750...
El número de folios a almacenar por cada unidad de conservación (Carpeta), se encuentra definido en función de las características y gramaje del papel (bond) 75 g/m2. Lo anterior permite optimizar el número de carpetas desacidificadas a emplear para el almacenamiento documental.
Si se presentan errores en la foliación, se debe anular el número de folio trazando una línea oblicua encima del número.
Diligenciamiento hoja de control
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El Acuerdo 002 del 14 de marzo de 2014, señala en el Parágrafo del Artículo 12, lo siguiente:
“La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos”.
La Hoja de Control se diligenciará de la siguiente manera:
1. Una vez el expediente esté debidamente organizado (clasificado por series y subseries, dispuesto en su interior de manera cronológica, con depuración y correctamente foliado) se llevará a cabo el diligenciamiento de la Hoja de Control.
2. Se debe tomar el expediente y describir que contiene por tipos documentales.
Ejemplo: Un contrato: se describe la fecha del primer folio, el nombre o detalle del documento correspondiente al primer folio y el folio o los folios que componen este tipo documental, y así sucesivamente con cada documento o tipo documental que conforman el expediente.
Ubicación física de carpetas en el mobiliario
Ubique físicamente los expedientes (carpetas que conforman cada una de las series y Subserie documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la tabla de Retención Documental de la Oficina Productora. Tanto Series como Subseries Documentales deben quedar físicamente ordenadas de manera alfabética:
Tipos de mobiliario
Existen varios tipos de muebles para archivo como archivadores verticales u horizontales, estantes metálicos o de madera, folderamas entre otros.
Asegúrese de dejar los espacios de crecimiento necesarios de acuerdo con el volumen de producción de documentos y el tiempo de retención en archivo de gestión.
Identifique el inicio de cada serie y subserie con un cartel en el que consigne el código y la denominación tal como aparecen en la tabla de retención de acuerdo con el paso 1 de este manual.
Para archivadores verticales u horizontales coloque las carpetas en cada gaveta de adelante hacia atrás o de izquierda a derecha según sea el caso; use fólderes colgantes identificados con marbetes colocados en portaguías plásticos tal y como aparece en la siguiente gráfica, no deje ningún colgante sin identificación, de esta forma facilita la búsqueda de las carpetas y el regreso a su sitio respectivo.
Si cuenta con estantería fija o rodante ubique la documentación de izquierda a derecha y de arriba abajo (manteniendo siempre el sentido normal de lectura) y tomando cada estante por separado tal como lo muestra el siguiente gráfico.
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Inventario documental de archivo de gestión
El Inventario Documental es el Instrumento de recuperación de información que debe describir de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental y su ubicación correspondiente.
La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) en su artículo 26 indica lo siguiente:
“Es obligación de las entidades Públicas elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”
De acuerdo a lo anterior, los inventarios documentales son relaciones detalladas de los documentos existentes en un archivo, para tal fin existe el Formato Único de Inventario Documental.
Se debe utilizar en los siguientes casos:
Registro de archivos de gestión
Entrega o recepción de archivos a un contratista o entre funcionarios
Transferencia al archivo Central o histórico
Solicitud de eliminación de documentos.
8.4.4 seguimiento a la aplicación de la Tabla de Retención Documental
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención establecidos para el archivo de gestión de la dependencia, en la respectiva Tabla de Retención Documental, precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a contar desde el momento en que el expediente ha cumplido su trámite en la Oficina.
Por otra parte, se realizan de forma periódica sensibilizaciones y acompañamiento a los servidores de la entidad, con el objeto de verificar el cumplimiento de los parámetros de aplicación de procesos archivísticos de clasificación, ordenación, descripción y almacenamiento documental.
En términos cuantitativos, se tiene establecido un indicador denominado Grado de Implementación de TRD, con formula: ((Número de transferencias primarias realizadas por las oficinas y dependencias de la UAEOS / No. de TRD aprobadas *100))
Documentación en otros soportes
Los documentos en otros soportes como fotografía, video en diversos formatos y grabaciones sonoras entre otros, requieren casi siempre condiciones de almacenamiento diferentes al papel sin embargo también deben ser ordenados, inventariados y conservados ya que pertenecen a sus respectivas series documentales. En tal sentido, se deben tener en cuenta las condiciones de almacenamiento que garanticen la preservación de la
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información para otros soportes definidas en el documento Sistema Integrado de Conservación Documental – SIC.
Documentación no consignada en la TRD
Después de organizar el archivo de gestión de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, es muy posible que resulten documentos sobrantes que no están consignados en la TRD; esta situación se puede generar por:
Los documentos sobrantes pertenecen a las series pero no aparecen por omisión al momento de levantar la información al elaborar la Tabla o bien por responder a cambios en la función, proceso o procedimiento posteriores a la elaboración de la tabla, también es posible que figuren con otra denominación; en estos casos debe solicitar el ajuste de la tabla.
Los documentos sobrantes son de apoyo o facilitativos (leyes, decretos, copias de documentos que están otras series, etc.); estos deben ser organizados con criterios lógicos y funcionales de acuerdo con las necesidades de la dependencia; estos no deben ser transferidos al archivo central, serán eliminados en el archivo de gestión previa solicitud.
Prevención y conservación
Este proceso se realizará teniendo en cuenta los criterios definidos por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 006 de 2014. “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Por consiguiente, se deben tener en cuenta las siguientes medidas de prevención y conservación:
Lo sitios de almacenamiento no deben tener humedad, carecer de ventilación o estar expuestos a temperaturas muy elevadas.
No escriba, resalte o raye los documentos, esto causa deterioro.
No permita que los documentos se doblen, arruguen, rompan, rasguen o manchen. Doble cuidadosamente sólo cuando sea estrictamente necesario.
En el caso de tener que pegar un documento use cinta para documentos (también conocida como mágica), colóquela por la parte de atrás y sólo en la cantidad necesaria.
Retire clips, post-it, notas y cualquier otro material ajeno al documento especialmente si se trata de material metálico. Evite el exceso de ganchos de cosedora y bandas de caucho.
Cuando tenga documentos pequeños y numerosos (por ejemplo en el caso de soportes contables), utilice un sobre, márquelo y anéxelo al documento.
Disposición final
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La disposición final de los documentos se refiere a la decisión que se tome con respecto al destino de los mismos, una vez culmine su retención en el archivo de gestión y archivo central. Esta disposición está dada en las tablas de retención documental, en 4 alternativas:
CT: Conservación Total: los documentos deben ser conservados permanentemente y ser transferidos al Archivo General de la Nación para su custodia definitiva.
La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.
S: Selección: De la totalidad de la serie o subserie se toma una muestra representativa para su conservación definitiva.
E: Eliminación: Los documentos se eliminan una vez culmine su retención en el archivo de gestión y/o central.
La eliminación es la disposición final señalada en las tablas de retención documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
(GRGA), para proceder a eliminar los documentos, se hace el levantamiento previo del acta de eliminación.
8.4.5 Políticas de organización 1. La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS
determina que sus documentos son primordiales ya que son fuente primaria de información, prueba y testimonio; permiten tanto la gestión administrativa como misional y garantizan los derechos de los ciudadanos al acceso de la información, por lo cual toda la documentación producida por la UAEOS se dispondrá de forma organizada de acuerdo con los criterios técnicos y normativos vigentes.
2. Cada Unidad Administrativa y Oficina Productora conformará su archivo de gestión y lo
mantendrá actualizado y organizado y contará con personal capacitado y los medios necesarios para garantizar el acceso a los documentos y la atención oportuna de las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos.
3. Los archivos estarán organizados y ordenados de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retención Documental, de tal forma que reflejen tanto la estructura como las funciones de cada área; de una forma lógica, simple, eficaz y eficiente, con criterios técnicos y de acuerdo con la normatividad interna y externa vigente y el sistema de gestión de la calidad de la UAEOS.
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4. La aplicación de la tabla de retención documental es obligatoria para todas las dependencias.
5. La documentación debe ser mantenida y transferida de acuerdo con los parámetros y criterios establecidos en el MANUAL INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL.
6. Las transferencias al Archivo Central deben ser realizadas de acuerdo con los
cronogramas y pautas establecidas en este documento y las dictadas por la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa.
7. Las tecnologías utilizadas para la producción, trámite, conservación, consulta y
preservación de documentos deben responder al Programa de Gestión Documental y garantizar la conservación del patrimonio documental y cultural de la UAEOS; en todos los casos y de acuerdo con la Ley 594 de 2000 y demás normatividad expedida correspondiente a este asunto.
8.4.6 Responsables
Teniendo como sustento y soporte lo citado por la Ley 594 (Articulo 4, literal d), Ley 734 (Artículo 34, numeral 5 / Capitulo III, Prohibiciones, numerales 12, 13, 21) Decreto 2609 (Articulo 3), Decreto 2578 (Articulo 24), se suscriben las siguientes consideraciones:
1. La Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa, mediante el Grupo de Apoyo Técnico a la Gestión Documental es la única responsable de dirigir, coordinar, gestionar y controlar todas las directrices y lineamientos que se emitan en materia Archivos y Gestión Documental de la UAEOS.
2. Los jefes de cada una de las dependencias son responsables por los archivos de
gestión, por lo que deben mantenerlos debidamente organizados y actualizados de acuerdo a las disposiciones y lineamientos emitidos por la Coordinación del Grupo de Gestión Administrativa.
3. Cada funcionario y/o contratista es responsable de la documentación que tenga a su cargo, por tanto está obligado a recibirla, mantenerla y entregarla debidamente inventariada y organizada, como también a tener actualizados los inventarios de su archivo de gestión; de igual forma deberá velar por su adecuada custodia y conservación.
4. En las fases de archivo central e histórico, los documentos estarán bajo responsabilidad del Archivo Central de La UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE ORGANIZACIONES SOLIDARIAS cuyos funcionarios y/o contratistas serán responsables de su mantenimiento, seguridad, organización y conservación, así como de la prestación de los servicios propios del archivo.
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8.5 Transferencia
8.5.1 Transferencias documentales al archivo central El traslado de documentos de los Archivos de gestión al Archivo Central, una vez que estos han cumplido su trámite administrativo y una vez agota do el tiempo de retención en archivo de gestión. Se denomina transferencia primaria.
Los tiempos de retención establecidos en la tabla de retención documental empiezan a correr una vez cerrado el expediente, el 1 de enero del año siguiente a la culminación del trámite.
Ejemplo: el contrato de prestación de servicios para el mantenimiento de zonas verdes terminó el 15 de septiembre de 2012; por tanto el tiempo de retención en archivo de gestión se comienza a contar a partir de 1 de enero de 2013; si el tiempo en archivo de gestión es de tres años se transferirá al central en el 2016.
El procedimiento para transferencias primarias está consignado en el documento:
PLAN DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS “DE LAS OFICINAS PRODUCTORAS (ARCHIVO DE GESTIÓN) AL ARCHIVO CENTRAL”
Para realizar la transferencia documental tenga en cuenta los siguientes pasos:
1. Seleccionar la documentación a transferir 2. Revisar clasificación, ordenación, legajado, foliación, identificación 3. Retirar los ganchos de cosedora y demás material metálico en su totalidad 4. Almacenar la documentación en cajas para archivo 5. Realizar inventario de transferencia 6. Rotular unidades de conservación (Carpetas) y almacenamiento (Cajas), con el
formato estándar para dicha actividad disponible en ISOLUCION. 7. Entregar la documentación según el “PLAN DE TRANSFERENCIAS”
Selección de documentos para transferencias
Constate que la documentación a transferir haya cumplido su tiempo de retención en la División u Oficina correspondiente y deba ser transferida al archivo central.
Tenga en cuenta los siguientes criterios: Determine cuál documentación debe transferir y cual puede eliminarse en archivo de gestión. Constate que transfiere solo carpetas y expedientes cerrados que hayan cumplido el tiempo de retención en archivo de gestión Debe transferir única y exclusivamente la documentación consignada en la respectiva tabla de retención documental; no transfiera:
Documentos facilitativos y/o de apoyo
Documentación personal
Libros, folletos, revistas, manuales y demás material bibliográfico
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Cotizaciones, portafolios de servicios y propuestas que no hagan parte de contratos
Invitaciones y demás correspondencia protocolaria
Cuadernos y libretas de notas
Verificar y validar: clasificación, ordenación, foliación, descripción,
inventario
Asegúrese que la documentación esté correctamente clasificada, que el orden cronológico, la depuración y foliación también sean las adecuadas y correctas; además valide que el rótulo esté bien diligenciado al igual que el inventario.
Si encuentra alguna inconsistencia deberá corregirla.
Retirar material metálico y material ajeno al documento
Una vez ha verificado que la clasificación, orden y foliado son correctos, proceda a retirar el material metálico como ganchos de cosedora y clips entre otros. Tenga cuidado de no rasgar los documentos en esta actividad.
Diligenciar la hoja de control por cada expediente y carpeta
Recuerde que El Acuerdo 002 del 14 de marzo de 2014, señala en el Parágrafo del Artículo 12, lo siguiente: “La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos”. Por lo anterior una vez el expediente o la carpeta esté debidamente ordenada y foliada y se vaya a transferir al Archivo Central debe contar con el adecuado tramite o diligenciamiento de la Hoja de Control.
Ubicar las carpetas en cajas para archivo
Las carpetas u otras unidades de conservación se colocan de izquierda a derecha, con el lomo hacia abajo; en todo caso asegúrese que los rótulos puedan leerse con facilidad al abrir la caja. En el siguiente gráfico se aprecia la ubicación correcta de documentos en cajas para archivo.
Si utiliza fólderes colgantes, retírelos, no los envíe con las cajas. Nunca supere la capacidad de la caja. Deje un pequeño margen que permita sacar e introducir las carpetas con facilidad y sin que la documentación sufra daños.
Inventarios documentales
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Registre en el formato único de inventario documental, los expedientes (carpetas) que se van a transferir de acuerdo con el punto 4 del presente manual.
Además del inventario en formato papel, deberá entregar al momento de la transferencia una copia por correo electrónico al grupo de Gestión Documental.
Si lo requiere, solicite la visita de los funcionarios de Archivo, para revisar y orientar el proceso de transferencia, de acuerdo con las normas y procedimientos que para tal fin se hayan establecido.
Realización de la transferencia
Cada vigencia es elaborado y divulgado por parte del Grupo de Gestión Administrativa, el cronograma para la recepción de transferencias primarias en el cual se contemplan jornadas de sensibilización, así como el acompañamiento antes y durante el proceso.
Una vez preparada la documentación de acuerdo con las pautas establecidas en los puntos anteriores y realizados el respectivo inventario, se procede a llevar a cabo la transferencia documental.
Verifique la fecha establecida en el cronograma o plan de transferencias publicado en la intranet. Se debe designar un responsable de entregar la documentación. El funcionario designado es quien entrega al funcionario del Archivo Central, la documentación, el inventario en formato papel y el inventario en medio magnético y lo remite también al correo electrónico que se indique.
Asegúrese de haber copiado el archivo correctamente y que estos se encuentren en buen estado; envíelo mínimo un día antes de la fecha de transferencia. La documentación no será recibida hasta tanto se verifique la recepción del inventario. Exija que se verifique el inventario contra los físicos al momento de la recepción y que se firmen de recibido las planillas de inventario. El funcionario del Archivo Central diligenciará en el original y la copia del inventario documental el registro de ingreso y firmará el recibido una vez confirmado el archivo en medio electrónico y verificado la documentación; exija la devolución de la copia firmada. Conserve en su dependencia los inventarios documentales le serán de utilidad cuando requiere consultar la información en el Archivo Central o como acervo probatorio de su gestión y cumplimiento de la normatividad.
8.6 Disposición
8.6.1 Acceso Y Consulta De Documentos Al Archivo Central El procedimiento para consultas de documentos debe hacerse mediante el formato “Servicios de Archivo”:
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El acceso y consulta de documentos de los archivos de gestión es responsabilidad de la jefatura o coordinación de cada dependencia; por tanto el Coordinador o Jefe de cada área deberá delegar una persona responsable de la administración, custodia y gestión de su documentación; esta persona hará las solicitudes de consulta o recuperación de documentación al Archivo Central mediante el Formato “Servicios de Archivo”, diligenciando cada uno de los campos allí solicitados. Se cuenta con procedimientos para consulta y préstamo de documentación los cuales son relacionados a continuación:
- CONSULTA DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO CÓDIGO: UAEOS-PR-GDO-001
Acceso y consulta de documentos archivo de gestión de las oficinas
productoras De acuerdo con La Ley General de Archivos: 594 de 2000 y la Ley 734 de 2002, Código único disciplinario; tanto funcionarios como contratistas son responsables de la documentación que producen, tramitan, gestionan y administran en cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, por tanto además de velar por su adecuada conservación, organización e inventario, también deben llevar un control de préstamos que realicen de sus documentos cuando este procedimiento aplique; para tal fin debe diligenciarse el formato de solicitud de servicios de archivo. Posteriormente, el servidor encargado de realizar el préstamo deberá diligenciar el formato REGISTRO Y SEGUIMIENTO A PRÉSTAMOS Y CONSULTA DE DOCUMENTOS Código: UAEOS-FO-GDO – 031. Se debe consignar:
Fecha de solicitud
Datos del Solicitante (Nombre, Dependencia)
Fecha y hora de entrega de la Carpeta
Descripción de la carpeta prestada
Archivo de procedencia
Medio de respuesta al requerimiento.
Fecha en que se devuelve la capeta
Este formato se conservará de forma electrónica en el PC, del servidor designado para atender la consulta quien deberá enviar mensualmente el formato debidamente diligenciado al Grupo de Apoyo Técnico a la Gestión Documental. La eficiencia en este servicio es consignada como una subactividad del plan de acción institucional.
8.7 Administración Del Sistema De Gestión Documental El Software de Gestión Documental, parametrizado presenta las siguientes características
técnicas:
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8.7.1 Características técnicas
El aplicativo debe permitir que los administradores puedan controlar, visualizar y reconfigurar
parámetros del sistema, espacio en disco, indexación y otras utilidades que requiera la
Institución.El aplicativo debe permitir la parametrización de lo siguiente:
* Todos los datos básicos de la entidad requeridos para el óptimo funcionamiento del Softw are.
* Cargos de acuerdo con la planta de personal existente.
* Estructura orgánica de la Entidad.
* Perfiles de los usuarios dentro de la organización de acuerdo con las diferentes actividades
que se adelantan y asignación de los permisos determinados para cada usuario.
Copias de SeguridadEl aplicativo debe permitir la realización de copias de seguridad y recursos que permitan
restaurar y recuperar el sistema.
Administración CCD El aplicativo debe incluir la Administración del Cuadro de Clasif icación Documental.
Gestión de usuarios
El aplicativo debe incluir el módulo de gestión de usuarios, dentro del que se puedan realizar
cambios de usuarios entre las distintas áreas de la entidad, definir perfiles y roles, restringir el
acceso de los usuarios y otras.
Informes de
Administración
El aplicativo contará con un módulo para la generación de informes y estadísticas de la
aplicación.
AuditoriaEl aplicativo permitirá la implementación de las herramientas para la realización y obtención de
Auditorías.
Nivel de seguridad El aplicativo deberá permitir modif icar los niveles de acceso a los documentos de archivo.
Parámetros del
sistema
Protocolo de
Comunicación
El aplicativo debe ser compatible con las especif icaciones de la arquitectura a utilizar, la cual
deberá ser arquitectura WEB (.NET, XML, GEL-XML) para conexiones con Portales del Estado
Colombiano, WEB Services, etc. de requerirse a futuro, para que garantice la conexión e
interoperabilidad.
ConectividadEl aplicativo debe funcionar en múltiples esquemas de comunicación, tanto para equipos
conectados remotamente, como para equipos conectados por una red LAN o WAN.
Escalabilidad
El aplicativo debe ser construido sobre la base de un desarrollo escalable e incremental, que
permita su continuo crecimiento, desarrollo, modif icación y adaptación de nuevos módulos y
funcionalidades.
ImpresiónEl aplicativo debe permitir la impresión de rótulos de códigos de barras para la descripción y
radicación de los documentos directamente en estos
Manejo sistematizado de las comunicaciones enviadas y recibidas que aporte eficazmente a la
implementación de la estrategia cero papel.
Envío permanente de notif icaciones y alertas al correo corporativo.
Proyectar fecha de vencimiento de los documentos.
Parametrizar alertas.
Parametrizar w orkflow y f lujos dinámicos o f lujos de trabajo.
Parametrizar BPM (Administrador por procesos).
Tablero de control: Permitir medir los indicadores comparativos (Entidad, dependencia, usuario,
responsable) de la gestión exitosa de los documentos a través del Softw are.
Parametrización de tiempos y funcionarios responsables para hacer seguimiento a los
documentos, fechas de vencimientos y tiempos de respuesta.
Gestión de comunicaciones internas para las diferentes áreas, facilitando su ubicación.
Permitir, de acuerdo con roles y perfiles previamente determinados la reasignación de
documentos.
Parametrizar automáticamente el tiempo que dura abierta cada etapa del proceso.
Permitir cruce automático de documentos recibidos y su correspondiente trámite, control de
tiempos de respuesta, seguimiento y control a usuarios, generación de indicadores de gestión,
visualización de la trazabilidad de los documentos desde su recibo hasta el cierre del trámite.
1 Licencia del programa
65 Licencias de usuario
El softw are debe contener mínimo, los siguientes módulos o funcionalidades licenciadas:
a. Radicación de Comunicaciones oficiales (Recibida y enviada)
b. Distribución, gestión, comunicación interna (cero papel, f irma mecánica para los servidores
públicos autorizados; que permita integrar la f irma digital certif icada a futuro)
c. Administración y control de los expedientes electrónicos de archivo
Todas las licencias a perpetuidad
Generalidades
LICENCIAMIENTO
GARANTIASGarantía por (1) un año del correcto funcionamiento del bien.
Garantía de un (1) año de soporte técnico.
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8.7.2 Requisitos de seguridad del aplicativo
8.7.3 Requisitos de auditoría del aplicativo
Grupos de usuarioPermitir la definición de grupos de usuarios, donde un usuario puede pertenecer a varios grupos
y demás permisos que por necesidades de la Institución se requiera parametrizar.
Mecanismo de
AutentificaciónContar con un mecanismo de autentif icación, atribuido al perfil del usuario.
AdministraciónPermitir que desde el perfil de Administrador se pueda controlar la gestión de usuarios y accesos
de los mismos.
BúsquedasEn los resultados de las búsquedas solo debe permitir que se visualice los documentos de
archivo a los que tiene permiso de acceso el perfil del usuario que consulta.
Auditoria acceso Registrar todos los accesos realizados por los usuarios del sistema.
InalterableMantener una pista de auditoría inalterable, capaz de capturar y almacenar todas las acciones
realizadas en el Sistema de Gestión Documental.
Accesibilidad Permitir acceder y exportar la pista de la auditoria
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Planeación:Realizar lo correspondiente a la parametrización del softw are, una vez realizado el
proceso de Levantamiento de información, es decir, la entrega de las Tablas de Retención
Documental por parte de LA UAEOS, identif icación de gestores, radicadores y usuarios de
consulta y demás información que requerido.
Implantación:Realizar la parametrización del softw are con la información recolectada en la fase
de planeación.
Realizar la Instalación en el punto de radicación, en los equipos de usuarios gestores (jefes de
área, según acuerdo 060 de 2001, responsables de f irmar documentos) y usuarios de consulta.Gestión del Cambio y transferencia del conocimiento: Realizar mínimo 4 talleres de
grupos de 15 personas cada uno, sobre socialización, aceptación y participación del uso de las
nuevas tecnologías de la información y comunicaciones, así: Una (1) hora – sensibilización y
aceptación del cambio para el uso de las nuevas tecnologías de la información y
comunicaciones. Dos (2) horas – casos prácticos del uso de la herramienta, según perfil y
enfocado a las comunicaciones oficiales. Total funcionarios capacitados: mínimo 60. Total horas:
mínimo 12 horas.
Realizar la configuración, implementación, puesta en marcha y capacitación.
Realizar el proceso con mínimo: Un (1) Gerente de Proyectos:
Perfil: Profesional en ingeniería, especializado en sistemas de información o archivística o
gerencia de proyectos. Experiencia: mínimo seis (06) años de experiencia a partir de la
expedición de la tarjeta profesional en coordinación o dirección de proyectos de gestión
documental, de los cuales mínimo TRES (3) años deben corresponder a experiencia en gerencia
o dirección de proyectos de implementación de softw are de gestión documental en entidades del
estado.
Un (1) Coordinador:
Perfil: Profesional en ingeniería de sistemas. Experiencia: Mínimo tres (3) años en desarrollo e
implementación de softw are de gestión documental en entidades del Estado.
Ingeniero de soporte:
Perfil: Un profesional en ingenería de sistemas. Experiencia: mínimos dos (2) años en actividades
de soporte y capacitación a usuarios f inales. Nota: -La formación académica deberá acreditarse
con el acta de grado o diploma. Anexar fotocopia de la tarjeta profesional. - La experiencia se
debe acreditar con certif icaciones expdidas por el contratista entidad pública para los tres años
que se exigen para el gerente de proyectos y el coordinador. Los tre (3) años de experiencia
restante bien sea con entidad pública o privada se debe acreditar con certif icaciones expedidas
por ellos. En todo caso las certif icaciones que presente deben contener el tiempo de duración del
vínculo laboral o contractual y las actividades realizadas, para efectos de poder verif icar el
cumplimiento de los requisitos.
Integración del aplicativo de gestión documental ofrecido al módulo de PQR de la UAEOS, que
actualmente tiene las siguientes características:
El lenguaje del aplicativo: PHP, opera base de datos MySQL, está ajustado a la normatividad de
A95atención al ciudadano. La integración con el sistema de gestión documental, para la
radicación de los PQR que se registran en la página w eb, se debe realizar mediante un w eb
service.
El contratista debe realizar la migración de todos los datos, documentos anexos, imágenes de
documentos y de todos los registros de radicación que están almacenados en el sistema actual
que tiene la Unidad y que se encuentren al momento de realizar esta actividad, al aplicativo
ofrecido por el contratista. El sistema de gestión documental actual opera con motor base de
datos SQL Server versión express con licenciamiento gratuito.
Una vez realizada la migración el nuevo aplicactivo debe permitir la consulta de datos.
Realizar como mínimo una (1) reinstalación del aplicativo de gestión documental ofrecido, en
momento que la Unidad lo requiera o lo solicite.
Realizar presentaciones y demostraciones del sistema de gestión documental, como parte de las
pruebas de aceptación y proceso de socialización.
Condiciones
generales
IMPLEMENTACIÓN
(Automatización del
trámite de las
comunicaciones
oficiales (recibidas,
enviadas e internas))
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8.7.4 Cuadro de clasificación documental
8.7.5 Referenciación
8.8 Valoración
Certificado de
fabricante o
distribuidor
autorizado
Presentar:
-Certif icado de registro lógico y registro de marca que lo acredita como fabricante del softw are.
-Certif icado que lo acredite como distribuidor autorizado para el presente proceso de selección.
a) Entregar el Manual de Usuario en idioma español de cada servicio y/o trámite implementado.
b) Entregar todos los documentos en CD y por escrito en original y dos copias, en idioma
español.
c) El softw are instalado, configurado y funcionando, en los equipos designados por la Entidad,
junto con los medios de instalación en CD y las respectivas licencias de uso.
d) Entregar la siguiente documentación: análisis de requerimientos del sistema, plan de pruebas,
manual técnico y de instalación y/o configuración, manual de usuario, diccionario de datos, plan
de continuidad y recuperación en caso de desastre.
Realizar la actualización de la herramienta de desarrollo y de la solución ofrecida y/o
implementada en horarios que deberán ser previamente acordados con el supervisor del
contrato, durante la vigencia del contrato y de la garantía ofrecida.
Informar permanentemente a la UAEOS de las vulnerabilidades que afecten la herramienta de
desarrollo y la solución ofrecida y/o implementada, aplicando los correctivos necesarios, durante
la ejecución del contrato y garantía del bien.
Arquitectura del
Software
Presentar dentro de la propuesta la arquitectura del softw are de la solución tecnológica, así
como los entornos de desarrollo.
SOPORTE
ENTREGABLES
Soportar cuadro de
clasificaciónEl aplicativo debe soportar cuadro de clasif icación documental.
Cuadro de
clasificación
jerárquico
El aplicativo debe permitir la utilización de un cuadro de clasif icación en el cual los expedientes se
puedan representar dispuestos en una jerarquía con un mínimo de tres niveles.
Creación previa del
CCD (Cuadro de
Clasificación
Documental)
El aplicativo debe permitir la creación de un cuadro de clasif icación en el momento de la
configuración, de forma tal que sea posible proceder a la captura o la importación de documentos
electrónicos de archivo.
Creación de
elementos
El aplicativo debe permitir la creación de nuevas clases (Series y Subseries) en cualquier
posición del Cuadro de Clasif icación, (cuando no existan previamente expedientes).
AuditoriaEl aplicativo debe permitir la creación del registro de auditoria e identif icación de creación de
nuevos elementos en el cuadro de clasificación.
Interfaz GráficaEl aplicativo debe utilizar una interfaz gráfica que permita visualizar los distintos niveles del CCD y
relacionar los documentos de archivo, que se hayan recuperado de una consulta.
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Este proceso será realizado a través del análisis de los valores primarios y secundarios asociados a los documentos producidos y gestionados por la UAEOS, de conformidad con la reglamentación expedida por el archivo general de la nación - Ley 594 de 2000, Acuerdo 04 de 2013, Titulo II, Articulo 6 “Criterios para la Elaboración”, Acuerdo 003 de 17 de Febrero de 2015. "Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012" y, demás normativa aplicable a la documentación que brinde referenciación acerca de la prescripción de sus contenidos u información. Lo anterior de acuerdo con las Tablas de Retención y Tablas de Valoración documental TVD de la UAEOS.
9. CONCLUSIONES
En virtud de la implementación del Programa de Gestión Documental de la Unidad, se debe
llevar a cabo la elaboración de los documentos técnicos Modelo de Requisitos de
Documentos Electrónicos y el Plan Institucional de Archivos PINAR.
Los programas específicos serán implementados a partir de la elaboración del PINAR.
Posteriormente, deben ser desarrollados los programas específicos establecidos en la Guía
para la implantación de un programa de gestión documental expedida por el Archivo
General de la Nación – “Jorge Palacios Preciado” durante la vigencia 2014.
La entidad viene realizando un proceso de recuperación y reconstrucción de la memoria
institucional a través de los archivos mediante la intervención archivística del fondo
documental acumulado. Permitiendo, realizar procesos de valoración y disposición final de
los documentos de forma mucha más precisa, teniendo en cuenta que estos hacen parte
del patrimonio general de la nación.
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
02 Diciembre 23 de 2016 Resolución 300 de 2016, Aplicación de Diagnostico de Gestión Documental, Elaboración del Sistema Integrado de Conservación Documental – SIC. Inclusión de procesos, procedimientos y política de Gestión Documental consignados en el SIGOS.