Prof. Oly Mata

UNIDAD IINTRODUCCION A LOS SISTEMAS

Y PROCEDIMIENTOS

PROPOSITO DE LA UNIDAD

Que los estudiantes al tener un enfoque general y conceptual de los sistemas y procedimientos

sean capaces de utilizarlos advirtiendo como su uso simplifica las actividades

CONCEPTO DE SISTEMA:

Johnson y Kast:

“Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o partes

fundamentalmente relacionadas, que forman un todo unitario”

Barisch:

Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella”

Rodríguez Valencia:

“Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de las partes están interrelacionadas a través de un

orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin determinado”

NUESTRO CONCEPTO DE SISTEMA:

a.- Un conjunto de elementos (partes u órganos).b.- Dinámicamente relacionados, en interacción (que forman una red de comunicaciones cuyos elementos son interdependientes.)c.- Que desarrollan una actividad (operación o proceso del sistemas.)d.- Para lograr un objetivo o propósito (finalidad del sistema)e.- Operando con datos, energía o materia (que constituyen los insumos o entradas de recursos necesarios para la marcha del sistema.)f. Unidos al ambiente que rodea al sistema ( con el cual interactúa dinámicamente)g.- Para suministrar información, energía o materia (que conforman las salidas o resultados de la actividad del sistema

Desde el punto de vista de la Administración de Empresas: Son medios de que se vale un organismo social a fin de lograr los

objetivos para los cuales se ha creado

DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS

Gómez Ceja: Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un

trabajo encaminado al logro de un fin determinado

Barrios Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros. El

establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc.

Koontz y O Donnell Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guía de

acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben de cumplirse

ETIMOLÓGICAMENTE: DEL LATIN PRO = HACIA DELANTE Y CEDO = MARCHAR

LOS PROCEDIMIENTOS INTEGRAN AL SISTEMA.

Concepto de Procedimiento

• Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones unidas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación

El Procedimiento

• Es el lazo de unión entre todos los elementos de un sistema, ya que indica el momento y la forma en que cada uno debe de participar.

• Íntimamente relacionado con el procedimiento esta el método, o sea el detalle de cada uno de los pasos del procedimiento

PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE MERCADOS

DEFINICIONES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Víctor Lázaro Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado

con mayor eficiencia, efectividad y economía

Valencia: Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y

estandarización de las operaciones

• Conjunto de técnicas que buscan simplificar el trabajo y con ello

incrementar la productividad en los sistemas administrativos de un

organismo social

REPRESENTACIÓN GRÀFICA DE UN SISTEMA

SUBSISTEMA

SUBSISTEMA

SUBSISTEMA

SUBSISTEMA

SUPRASISTEMA. AMBIENTE O ENTORNO

El sistema debe considerarse siempre en su totalidad, no en partes. Siempre debe estudiarse como un todo, considerado en su conjunto

ELEMENTOS ESENCIALES DE UN SISTEMA

PROCESAMIENTO U OPERACIÓN

CONVERSIÓN O TRANSFORMACIÓN

Es la acción que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el equilibrio del sistema, constituye por tanto, una acción de retorno. La

retroalimentación es positiva cuando la salida (por ser mayor) estimula y amplia la entrada para incrementar el funcionamiento del sistema; es

negativa, cuando la salida (por ser menor) restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema y sirve para lograr que el sistema funcione

dentro de determinados parámetros o limites.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS:1. - PROPÓSITO U OBJETIVO: Todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos. Las unidades o elementos así como las relaciones definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

2.- GLOBALISMO O TOTALIDAD: Cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectara a todas las demás unidades debido a la

interacción existente entre ella. El efecto total de estos cambios se presentará como un ajuste de todo el sistema. Entre las diferentes

partes del sistema existe una relación de causa-efecto. De este modo, el sistema experimenta cambios y el ajuste sistémico es continuo, de

lo cual surgen 2 fenómenos:

HOMEOSTASIS O ESTADO DE EQUILIBRIO: Se da en Sist. Abiertos y son una serie de mecanismos autorreguladores finamente

programados y automáticos; Que interactúan sin la intervención consiente del individuo, para sustituir el equilibrio del sistema

ENTROPÍA: Se da en Sist. Cerrados. Proviene del griego ENTROPE=UNA TRANSFORMACIÓN. La entropía significa que las partes del sistema pierden su integración y comunicación entres, lo

cual permite que el sistema se descomponga pierda energía e información y se degenere.

SINERGIA

La Responsabilidad en el Estudio de Sistemas y

Procedimientos

Responsables

SUPERVISOR

ADMINISTRADORESDE

NIVELES MEDIOS

TRABAJADOR

COORDINADORDE

SISTEMASY

PROCEDIMIENTOS

ResponsablesTRABAJADOR

Poner en practica Las instrucciones

deprocedimientosya sea verbal o

escritodescribir y sugerir

a susuperior

modificacioneso mejoras

SUPERVISORGuiar y dirigir a las personashacia las obligaciones que imponen los sistemas y procedimientosCoordinar con su trabajo con el de otrasUnidades administrativas a fin deResolver asuntos relativos a los SYP

ADMINISTRADORES DE NIVELES MEDIOS

Tener una responsabilidad mayor en los SYP pues

dicha responsabilidad abarca mas personas y un

mayor numero de funcionesResponsabilidad de defender la

política de la empresa y el programa de SYP

COORDINADOR DE LA UNIDADDE SYP

Es comparable su responsabilidad, a laDe algunos empleados de primera línea

o del mas alto nivel

El Departamento de

Sistemas y Procedimientos en la Empresa

METODOSY

PROCEDIMIENTOS

ORGANIZACIÓNY

METODOS

METODOSY

SISTEMAS

SISTEMASY

PROCEDIMIENTOS

Características del Dpto. de Sistemas y Procedimientos

• Para poder ejercer adecuadamente su función es necesario otorgarle una autoridad tipo staff.

Dicha autoridad se caracteriza porque el departamento debe asesorar y servir al resto de

los departamentos y, por esto mismo, las conclusiones a que llegue mediante sus estudios

únicamente tienen el carácter de recomendación.

Posición Jerárquica

GERENTE

VENTAS PRODUCCION CONTABILIDAD

SISTEMASY

PROCEDIMIENTOS

Localización de SYP a mediano nivel

DIRECTOR

GERENTE DE

PRODUCCION

GERENTE DE

MERCADOTECNIA

GERENTEADMINISTRATIVO

SISTEMASY

PROCEDIMIENTOS

CONTABILIDAD REC. HUMANOS TESORERIA

Ventajas que se obtiene con un departamento de sistemas y procedimientos

ESPECIALIZACIONTECNICA

VISION GLOBAL

VISIONNOVEDOSA

DE LOSPROBLEMAS

POSICIONIMPARCIAL

VENTAJASSYP

Visión novedosa de los problemas

• Cuando una persona esta dentro de la rutina de trabajo difícilmente puede notar los errores que

constantemente esta cometiendo.

• En cambio el analista de syp por estar estudiando distintas áreas de la empresa y diversos procedimientos mantiene una visión no

contaminada que le permite detectar de inmediato los errores que se están cometiendo ejemplo: la

duplicidad de funciones

Posición Imparcial• El departamento de SYP debe ser totalmente

imparcial en su trabajo, es decir no debe de tomar partido sino actuar con absoluta

objetividad; así, el departamento de SYP será aceptado por los otros departamentos y

con mayor frecuencia se le buscara para solucionar los problemas que afectan a dos o

mas tareas

Visión Global

• Visión global de los problemas. La empresa se enfoca como un sistema y se dan

soluciones generales, mismas que con dificultad puede lograr un jefe de área.

• Cuando un problema abarca dos o mas áreas dentro de la empresa difícilmente estos

pueden ser resueltos por los encargados ya que la solución podría afectar al otro

departamento

Especialización Técnica

• Un departament

o de SYP agrupa a

una serie de profesionales que están preparados con teoría y practica en

la aplicación de todas las

técnicas

CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS

CLASIFICACION DE SISTEMAS

FISICOS Y ABSTRACTOS

NATURALES Y ELABORADOS

TECNICOS Y CIVILES

ABIERTOS Y CERRADOS

PRODUCCION

DE ACUERDO A SU CONSTITUCIÓN:SISTEMAS FISICOS O CONCRETOS: Compuestos de

equipos, maquinarias y objetos y elementos reales .HARWARE.

SISTEMAS ABSTRACTOS: Compuestos de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Ejemplo: SOFTWERE.

Existe una complementaridad sobre los sistemas físicos y abstractos: Los primeros maquinas, por ejemplo, necesitan un sistema abstracto (programación) para operar y cumplir con

sus funciones y los sistemas abstractos solo se vuelven realidad cuando se aplican a los sistemas físicos.

EN CUANTO A SU NATURALEZA:

SISTEMAS CERRADOS: Es aquel que no tiene intercambio con el medioambiental que lo rodea. No reciben ninguna influencia del ambiente externo ni influyen en este. En rigor no existen los sistemas cerrados en el sentido estricto del termino, el termino es aplicado a aquellos sistemas que tienen un comportamiento totalmente determinista y programado y operan con un muy pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. Son lo llamados sistemas mecánicos, como maquinas y

equipos.

SISTEMAS ABIERTOS: Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de las entradas o insumos y salidas o productos.

Son adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio.

Tal es el caso de todos los seres vivos y hasta parte de ellos como el sistema nervioso, sistema circulatorio.

Los sistemas abiertos poseen su medio ambiente formado por todos los otros subsistemas con los cuales tienen relaciones, intercambios y

comunicación.

Naturales y elaborados

• Los naturales:

Son aquellos elaborados por la naturaleza

• Los elaborados:

Son aquellos elaborados por el hombre.

LA DELIMITACION DE UN SISTEMA:

Depende del interés de la persona que pretende analizarlo. Por ejemplo:

Una organización podrá entenderse como un sistema o subsistema, o incluso como un macrosistema, dependiendo del análisis que se quiera hacer. Así un departamento

puede considerarse un sistema compuesto de varios subsistemas (secciones o sectores) e integrado a un

macrosistema (la empresa) y también puede considerarse un subsistema secciones o sectores que pertenecen a un sistema (la empresa) integrado a un macrosistema. (el

mercado o la comunidad

TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas solo ocurre cuando se estudian

globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes

Ludwig Von Bertalanffy

ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS

Surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968

La TGS no busca solucionar problemas ni proponer soluciones práctica, pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear

condiciones de aplicación en la realidad empírica.

Bertalanffy criticaba la visión del mundo fraccionada en diferentes áreas como física, química, biología, Psicología, sociología, etc. Estas son

divisiones arbitrarias que presentan fronteras sólidamente definidas, así como espacios vacíos (áreas blancas) entre ellas. La naturaleza no esta

dividida en ninguna de esas partes

Esa teoría de sistema, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas,

nos aproxima al objetivo de la unidad de la ciencia

Dicha teoría de los sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no físicos del conocimiento científico, en especial las ciencias sociales.

Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas

Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas

Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

FUNCIONES

• Realizar estudios sobre organización o reorganización administrativa de las

dependencias acorde con el reglamento institucional y demás resoluciones

organizativas

FUNCIONES

• Revisar y evaluar los sistemas y procedimientos establecidos y proponer las modificaciones necesarias

FUNCIONES

• Evaluar los sistemas administrativos de la institución y sugerir las modificaciones necesarias

FUNCIONES

• Elaborar y revisar los manuales de organización y sistemas para las áreas administrativas

FUNCIONES

• Llevar el inventario de los sistemas implantados y unificar los manuales y demás documentos pertinentes

FUNCIONES

• Diseñar y evaluar las formas y registros utilizados y llevar control sobre los mismos

FUNCIONES

• Conocer los estudios que se contrate en materia de asesoría administrativa y de sistemas y vigilar su desarrollo e implementación

FUNCIONES

• Impartir adiestramiento a los usuarios sobre los sistemas y procedimientos diseñados, para su implantación definitiva

FUNCIONES

• Atender lo relativo al proceso de programación administrativa y desarrollo organizacional de la Institución