produccion de documentos
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MANUAL
PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
Como competencia en esta área esta la producción de documentos
O En este tiempo la evolución juega un papel muy importante en todos los ámbitos de la vida, y la administración no se puede quedar atrás, pues después de muchas investigaciones, surge las normas técnicas como solución al desorden que presenta la elaboración y archivo de los documentos que son estrictamente necesarios en una empresa, ya Sea para su contabilidad o para su manejo en general, es por esta misma razón que decidimos crear una guía para su mejor entendimiento, en la cual , cada documento sea explicado de la forma más sencilla posible y así no tener ningún tipo de inconvenientes a la hora de hacer un documento
TIPOS DE DOCUMENTOSCARTAS
MEMORANDOS
CIRCULARES
ACTAS
CERTIFICADO
CONSTANCIA
CORREO ELECTRONICO
SOBRES
HOJA DE VIDA
• UTILIZACIÓN
• EJEMPLO
• CARACTERISTICAS
• CLASES
CARTAS
Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las
empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores,
entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una
imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.
Es escrito por un emisor(remitente) y enviado a un
receptor(destinatario)
DEFINICIÓN:
UTILIZACIÓNO Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer
solicitudes.O Solucionar problemas que se presenten en una organización.O Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto.O Dar respuesta a una comunicación recibida.O Reiterar una información, un requerimiento o solicitud
urgente.O Solicitar detalles sobre un asunto determinado.O Confirmar eventos ocurridos o pendientes.O Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.O Convocar, felicitar o convocar.O Hacer llamados de atención dentro de la empresa.
CLASES
ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO BLOQUE
ESTILO SEMIBLOQUE
SANGRÍA
CARACTERÍSTICAS
O La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se recomienda tener en cuenta:
O Tratar un solo tema por comunicación
O Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
O Ser respetuoso y cortes.
O Redactar en primera persona del plural y usar el usted en singular o plural.
O Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
O Utilizar los manuales de cada organización normalizados
O Distribuir el texto según su extensión.
• ESTILOS
• EJEMPLO
• CARACTERISTICAS
• CLASES
MEMORANDO
Es aquel escrito que
se usa para
intercambiar
información entre
diferentes
departamentos de
una empresa, con el
propósito de dar a
conocer alguna
recomendación,
indicación,
instrucción,
disposición, etc..
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
O Redactar un documento en forma clara,
breve, directa y sencilla.
O Utilizar formatos en los manuales de cada
organización
O Distribuir el texto según su tamaño
O Tratar un solo tema por memorando
CLASES
ALTERNATIVA 1O Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último
separado por coma)
O Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.
O Dos interlíneas entre Para y De.
O Aquí se omite al final del texto el nombre del
remitente y solo aparece la firma y no se traza
ninguna línea.
EJEMPLO:
O PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
O DE: Astrith Martínez, Gerente General.
O ASUNTO: Requerimiento nómina
ALTERNATIVA 2O Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último
separado por coma).
O Remitente: Cargo y dependencia o cargo
O Dos interlíneas entre Para y De.
O En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido
EJEMPLO:
O PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora
O DE: Administración General
O ASUNTO: Requerimiento nómina
ALTERNATIVA 3
O Destinatario: Cargo y dependencia o cargo
O Remitente: Cargo y dependencia o cargo
O En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO:
O PARA: Jefe Costos y Finanzas
O DE: Jefe Administración General
O ASUNTO: Requerimiento nómina
ESTILOS
ESTILO BLOQUE
ESTILO BLOQUE EXTREMO
ESTILO
EJEMPLO
CARACTERISTICAS
CLASESCIRCULARES
Es una
comunicación
interna o externa
de carácter
general o
normativo con el
mismo texto o
contenido,
dirigida a varios
destinatarios con
un interés
común.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
O Tratar un tema especifico
O Iniciar y finalizar la circular con cortesía y
respeto.
O Redactar de forma clara, precisa y concisa.
O Utilizar formatos normalizados según la
organización.
CLASES
La circular general: va dirigida a un grupo específico.
La carta circular: va dirigida en forma personalizada.
ESTILOS
BLOQUE ESTREMO
BLOQUE
ACTAS
Un acta es un
documento cuyo
propósito es dejar
constancia escrita de
lo tratado en una
reunión y de los
acuerdos alcanzados.
La redacción del acta
corre a cargo de una
persona que actúa
como secretario de la
reunión y la firma su
presidente
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
O Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se reúne.
O Escribir si el carácter de la reunión era ordinario o extraordinario.
O En un acta se expresa lo tratado en la reunión.
O El texto debe ser claro y conciso.
O Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se hace con el nombre completo.
UTILIZACIÓN
OSe utilizan como evidencia de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.
CLASES• Actas de comités.
• Actas de concejo
municipal.
• Actas de reuniones
administrativas.
Acta de levantamiento de cadáveres.
• Actas de asambleas.
• Actas de sociedades.
• Actas de junta directiva.
• Actas de consejos.
• Actas de eliminación de
documentos.
• Actas de baja de inventarios.
Actas de entrega
• ESTILO
• EJEMPLO
• CARACTERISTICAS
• CLASES
CERTIFICADOS
Es un documento
en el cual
una entidad o una
persona
debidamente
autorizado acredit
an un hecho, de
tal manera que
se garantiza la
autenticidad.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
O Redactar de forma clara, precisa y concreta un
documento.
O Tener un escrito respetuoso y cortes.
O Utilizar los formatos establecidos por cada
organización
CLASES• Certificado de asistencia.
• Certificado de participación y
organización en un curso.
• Certificado de resultados académicos.
• Certificado de docencia en curso o
seminario
• Certificado que acredite la experiencia
profesional.
• Certificado de conocimientos de
lenguas extranjeras.
• Certificado de actividad académica o
extraacadémica.
• Certificado de estado físico y/o
mental.
• ESTILO
• EJEMPLO
• CARACTERISTICAS
CONTANCIA
La constancia será
cualquier
documento escrito
de carácter
probatorio en el
cual se deje
asentado la
concreción de
algún hecho en
particular; no
requiere
solemnidad y
puede ser
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICASO Emplear un estilo natural y sencillo.
O Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
O Expedir siempre en original
SOBRES
Tiene como propósito ser la cubierta de
los documentos,
para su entrega o
envío.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICAS
O Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.
O El sobre debe tener impreso el membrete de la organización.
O Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas.
O Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos perita guardarlos sin dobleces.
O La impresión de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en sentido vertical u horizontal.
O Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.
CLASES
Según su uso los sobres se clasifican en:
• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.
• Sobre para tarjeta
• Sobre de manila.
Según con su destino
se clasifican
en:
• Local.
• Nacional.
• Internacional.
MODELOSO Modelo 1
O Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la oficina de correos
Modelo 2
O Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.
ESTILOS
DISTRIBUCIÓN DE ZONAS
DISTRIBUCIÓN DE DATOS DEL
SOBRE EN TERCIOS
RECOMENDACIONES
MODELOS
CARACTERISTICAS
PARTES
CORREO ELECTRONICO
Es un servicio de red
que permite a los
usuarios enviar y
recibir mensajes y
archivos rápidamente
(también denominados
mensajes electrónicos
o cartas electrónicas)
mediante sistemas de
comunicación
electrónicos.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICASTratar un solo tema
por correo Redactar en forma clara, precisa y concreta.
Usar un lenguaje respetuoso y cortes
Emplear un estilo gramatical natural.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
RECOMENDACIONESNo utilizar el correo para
resolver temas
complejos.
Se recomienda no participar
en cadena de mensajes.
Utilizar letra mayúscula en casos
necesarios.
Identificar claramente a quien se la
va a enviar el mensaje
Se recomienda no enviar copias
de correo electrónico a
otras personas indeterminadas
Ser breve
Se recomienda no adjuntar
archivos con virus o con un
tamaño que después no se
pueda descargar.
No utilizar formatos o
códigos propios de
los mensajes
PARTES
O Encabezamiento: para, de, asunto
O Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal.
O Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras.
O Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje, también puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión.
HOJA DE VIDA
Es la relación de
los datos
personales, la
información laboral,
académica y la
experiencia y
competencias de
una persona.
DEFINICIÓN
CARACTERÍSTICASSe recomienda que cada organización establezca los datos necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y operación de la persona, como un formato o formulario, el cual puede conservarse en forma física o digital.
Para su presentación se aconseja que la información sea clara, precisa, y veraz.
PARTES
Información académica
Experiencia Laboral
Identificación del documento
Datos básicos
Nombre.
Investigaciones,
publicaciones y distinciones
o premios