procesos de auditoría

PROCESOS DE

auditoría

Por: Uro L. Cacho

gesaworld

Auditoria Técnica externa

¿Auditoría?


PROCESOS DEauditoría

¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?

“ Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria.

• Sistemático : No aleatorio, metódico, ordenado, las auditorias son una actividad planificada y programada

• Independiente : Puesto que los auditores deben ser independientes del área auditada.

• Documentado: Las actividades para la realización de auditorias deben ser establecidas en un procedimiento y sus resultados deben ser documentados.

¿Auditoría?



¿PARA QUÉ REALIZAR AUDITORIAS?

• Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de gestión

• Detectar oportunidades para la mejora continua.

• Verificar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados.

• Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas .

• Identificar problemas y corregirlos o prevenirlos.

¿Auditoría?



OBJETIVOS

• Evaluar el nivel de desempeño de los recursos de la Institución a Auditar.

• Examinar los métodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones en las diversas áreas, observando el grado de confiabilidad y eficacia.

• Conocer el entorno o medio ambiente.

• Establecer planes Institucionales adecuados a la proyección de Gobierno.



PERFIL

• FORMACION ACADÉMICA ESPECIALIZADA

• CUALIDADES PERSONALES.

• EXPERIENCIA(competencia profesional).

• RESPONSABILIDAD PROFESIONAL ( objetividad, integridad, confidencialidad, diligencia, compromiso honestidad, imparcialidad)

• INDEPENDENCIA DE CRITERIO.

• CONOCIMIENTO MULTIDICIPLINARIO.

• ETICA.

Perfil del Auditor

¿Auditoría?



VALORES DEL AUDITOR

• Independencia• Objetividad• Confidencialidad• Iniciativa• Responsabilidad• Integridad• Superación personal • Transparencia• Sinceridad• Liderazgo

Perfil del Auditor



VALORES DEL AUDITOR

Independencia: Los auditores deben ejercer su gestión en forma independiente y autónoma.

Objetividad: El Auditor debe emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones, evitando la influencia de criterios subjetivos o de terceros.

Confidencialidad: Los auditores deben respetar el valor y la propiedad de la información que reciben y no pueden divulgar información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.

Perfil del Auditor



VALORES DEL AUDITOR

Iniciativa: Los auditores están en la capacidad de proponer las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias para colaborar con la Administración.

Responsabilidad: El auditor es responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su función.

Integridad: El auditor debe apreciar el trabajo como un medio eficaz para realizar valores.

Superación personal El auditor debe promover la autoestima, reconociendo su valor como ser humano y procurando la superación personal y profesional.

Perfil del Auditor



VALORES DEL AUDITOR

Transparencia: El auditor debe actuar en forma abierta y clara, permitiendo el control y el rendimiento de cuentas.

Sinceridad: En el ejercicio de la función de auditoría debe prevalecer el criterio sincero y honesto de sus profesionales.

Liderazgo: Una actitud esperada en la gestión de auditoría es el liderazgo de sus profesionales.

Perfil del Auditor



INTERNA

Es aquella que se practica como instrumento de la propia administración encargada de la valoración independiente de sus actividades.

TIPOS EXTERNA

Es un examen estructurado de registros u otra búsqueda deevidencia, con el propósito de sustentar una evaluación, recomendación u opinión profesional, realizada por un ente independiente.

DIFERENCIA

En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.

Perfil del Auditor



TIPOS

FASES O ETAPAS DE AUDITORÌA

ETAPAS DE LA AUDITORÍA




El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseño de una estrategia adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la información recopilada en la etapa de Exploración Previa.

En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros.

PLANEACIÓN




PLANEACIÓN

• Herramienta del auditor para cumplir con lasnormas de auditoría

• Provee una guía para distribuir las tareas

• Determinar el cumplimiento de la unidadauditada con la reglamentación aplicable

• Permite al auditor detectar faltas odeficiencias de controles internos

Programa de Auditoría




PLANEACIÓN

• Apoya al Auditor en reducción de Tiempo

• Es una guía para cumplir con la verificación total del proceso a Auditar.

• Es una lista de chequeo y observación

• Ayuda a centrar la auditoria en aspectos relevantes

• Permite recopilar las evidencias de la auditoria de acuerdo al desarrollo.

Lista de Verificación o Lista de Chequeo



Perfil del Auditor


PLANEACIÓN

La utilización de este ciclo en la evaluación y verificación de los Procesos permitirá resultados satisfactorios mejorando la integración de la competitividad de los servicios ofrecidos como firma Auditoría Técnica Externa.

Verificación de Procesos




PLANEACIÓN

Entrevistar Sobre:

• Los propósitos del proceso • El alcance y las responsabilidades • Recursos • Despliegue de objetivos. • La identificación y comunicación de los requisitos del cliente

Planear

Verificación del proceso




PLANEACIÓN


• La disponibilidad de documentos y registros incluyendo su control • La aplicación de las técnicas y métodos de operación • La definición y aplicación de las disposiciones establecidas en los documentos • Evaluar el contenido de los registros de calidad • La formación del personal

Hacer




PLANEACIÓN


• Método de seguimiento de desempeño de procesos • Seguimiento a los productos. • Indicadores de gestión • Análisis de datos generados • Resultados de auditorias de calidad al proceso

Verificar




PLANEACIÓN


Preguntar por:

• La aplicación de correcciones • El desarrollo de acciones correctivas • La implementación de acciones preventivas • Las acciones de mejora continua

Actuar




El auditor debe asegurarse del cumplimiento de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, y del conocimiento y dominio del Manuales de procedimientos del área a auditar.

EJECUCIÓN



TIPOS


EJECUCIÓNEsquema de fases en la Ejecución

Fase de Reunión de Inicio•Presentación del Equipo Auditor•Comunicación de la Auditoría•Confirmar los canales de Comunicación•Presentación de Cronograma tentativo

Recopilación de datos e información•Obtención de información para la auditoría•Obtención de documentos Claves•Aplicación de procedimientos de Auditoría de acuerdo al programa



TIPOS


EJECUCIÓNEsquema de fases en la Ejecución

Análisis y evaluación de datos e información • Análisis de Resultado Hallazgos de Auditoría• Análisis de las recomendaciones basadas en los resultados• Determinar recomendaciones Finales

Reunión de Cierre•Comunicar los principales resultados•Formalizar acuerdos, si corresponde•Relevar importancia de toma de medidas




EJECUCIÓNFuente de Información

Equipo en Funcionamiento

Registros

Datos ( Estadísticas)

Condiciones de Almacenamiento

Condiciones De Operación

Observaciones




EJECUCIÓNLas Entrevistas

Las entrevistas constituyen un elemento clave de las auditorías y se necesitan ciertas habilidades para que agreguen valor.

Las entrevistas son el corazón de toda auditoría. Pueden proporcionar información clave para comprender los éxitos y desafíos de los sistemas.




EJECUCIÓNLas Entrevistas

Errores que no se deben cometer al realizar las entrevistas:

• Auditar solamente documentos

• Tomar las cosas de forma personal

• Expresar antipatía por el auditado

• Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos • Expresar juicios propios




EJECUCIÓN

• Detallista

• Diplomático

• Respetuoso • Seguro • Decidido • Persistente

En las Entrevistas ser




EJECUCIÓN

Hallazgo Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados Resultados de la auditoria Técnicas de auditorias

Análisis y evaluación de datos e información




EJECUCIÓNMarcas de Auditoria

Las marcas de auditoría son signos que utiliza el auditor para señalar el tipo de procedimiento que está aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo.

√ suma correcta

Calculo Verificado

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etcétera

Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar




EJECUCIÓNMarcas de Auditoria

Documento o asunto pendiente aclarado, revisado o localizado.

verificado contra registros

Verificado contra documento original o expediente

Confrontado contra evidencia física, se utiliza cuando algún dato o cifra se compara contra bienes o artículos tangibles, ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados




EJECUCIÓNConectores y Notas

Los conectores son números arábigos encerrados en círculo con una flecha que indica la dirección donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato, pero con diferentes niveles de desagregación.




• Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre

• Recuerda el objetivo y alcance de la auditoria • Indica la fecha de la auditoria

• Referencia los documentos examinados

• Define no conformidades puntuales

• Puntos fuertes de la actividad auditada

• Presenta las Recomendaciones

PRESENTACIÓN DE INFORME




PRESENTACIÓN DE INFORMEContenido del Informe Final

Primera Parte: Carta de Gerencia o Nota expositiva.

Segunda Parte:

•Base Legal •Datos sobre la Unidad Auditada•Alcance y metodología•Comentarios Generales •Recomendaciones•Anexos





Base Legal • Indica que se realizo ( evaluación, Auditoria)• Base legal para ejecutar la auditoria

Datos sobre la Unidad AuditadaBreve descripción de la unidad (creación, funciones, organización)

Alcance y metodología• Declaración de Cumplimiento con Normas• Período auditado





Comentarios Generales•No necesariamente implican violaciones a leyes•Situaciones significativas para las operaciones de la•unidadSe incluye sólo si lo amerita

Recomendaciones• Remedio para corregir las situaciones señaladas• Dirigidas al funcionario responsable de la acción• Dirigidas a la causa del hallazgo

Anexos•Gráficas, análisis, listas tablas, entre otras




PRESENTACIÓN DE INFORMEAtributos de los Hallazgos

Título del hallazgo

1.Condición1.Condición Lo que es

Situación Actual

2.Criterio2.Criterio Lo que debe ser

Las normas

3. Causa3. Causa Por que Sucedió

Razones de las Desviaciones




PRESENTACIÓN DE INFORMEAtributos de los Hallazgos

Título del hallazgo

4. Efecto4. EfectoDiferencia entre lo Medición de que es

y debe ser Costos

5. Recomendación5. RecomendaciónAcciones

Correctivas Mejoras de las

Operaciones




EJECUCIÓNModelo General de Auditoría




SEGUIMIENTOAuditoria de Seguimiento

Responsabilidades del auditado.

• Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones provenientes del informe de auditoria .

• Definir fechas limite para la implantación de estas acciones .

• Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas antes de la auditoria de seguimiento .




SEGUIMIENTOAuditoria de Seguimiento

Responsabilidades del auditor.

• Realizar la Auditoria de Seguimiento.

• Presentar e informar los resultados de la auditoria de seguimiento.

• Evaluar la eficacia de las acciones implantadas.

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