informe de actividades de auditorÍa interna anual 2014 ... · auditor. objetivos de auditorÍa...

SIGC-SUA

Auditoría Interna Anual. Ciclo de Gestión 2014

Enero 2015

INFORME DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA INTERNA ANUAL 2014.

PROCESO CLAVE PC09. Gestión académica administrativa FECHA DE REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA 10/02/2015

AUDITORES

Jesús Díaz Ortiz. Auditor coordinador. Luis Espinosa de los Monteros Moreno. Auditor. Trinidad Alonso Moya. Auditora. Adelaida Cabrero Bueno. Auditora. Blas Morillas Morillas. Auditor.

RESPONSABLES DE UNIDAD Alfonso M. Chico Medina. Jefe del Servicio de Gestión Académica.

INFORME EJECUTIVO DE RESULTADOS DE AUDITORÍA.

1. VERIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES/ACCIONES CORRECTIVAS. Si bien se ha verificado en auditoría interna anual 2014 el nivel de implantación de las acciones

correctivas contenidas en los planes de mejora de las no conformidades pendientes de cierre (NCAI.PC09.04.AI2013 y NCAI.PC09.05.AI2013), no ha sido posible realizar el cierre de las mismas.

2. GESTIÓN DE LOS PROCESOS. Se verifica la conformidad de la gestión de los procesos auditados. Se realizan las siguientes propuestas de mejora/observaciones:

1. PC09.12. Gestión de las pruebas de acceso. Servicio de Gestión Académica.

1.1. En el nuevo flujograma propuesto para su incorporación en la documentación del proceso PC09.12.

Gestión de las pruebas de acceso en 2014, no se sigue la secuencia temporal que se ha descrito en la auditoría realizada, no identificándose en el mismo dos registros: Certificaciones y Registro de aspirantes presentados a las pruebas de acceso. Se recomienda la revisión del flujograma con carácter previo a su incorporación a la documentación del proceso clave.

2. PC09.13. Gestión de la preinscripción. Servicio de Gestión Académica.

2.1. Se recomienda, a consideración del Servicio, comunicar todas las anulaciones o variaciones producidas

en las matrículas de los alumnos procedentes de preinscripción a fin de que la Sección de Acceso proceda a su traslado a Distrito Único Andaluz para el adecuado cómputo del total de matriculaciones en la UJA, en el listado definitivo del DUA.

3. PC09.23 Gestión logística para la ejecución de la docencia oficial. Servicio de Gestión Académica.

3.1. El flujograma del proceso PC09.23 Gestión logística para la ejecución de la docencia oficial no refleja con claridad los responsables de cada parte del proceso, en el caso de la publicación de los planes de estudios y programas de las asignaturas en la página web, puesto que se realizan entre el SGA y el SPOD. Del mismo modo que todo el tramo referido a los TFM que son gestionados por la UNAD y no por el SGA que se ocupa de la emisión, publicación y custodia de las actas. Este último punto, la custodia de las actas, no aparece reflejado en el proceso, dejamos a consideración del SGA si es o no procedente la inclusión de dicha actividad.

4. PC09.24 Gestión de títulos oficiales. Servicio de Gestión Académica.

Sistema Integrado de Gestión de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jaén. Página 1 de 29

SIGC-SUA


Enero 2015

4.1. El proceso PC09.24 Gestión de títulos oficiales ha introducido algunas actividades de control, verificación

y publicación en docencia virtual del cumplimiento de los requisitos de solicitud de título (solicitud comprobada y/o completa). Se facilita así información de los trámites que el solicitante debe realizar y la documentación que, en su caso, debe aportar (por ejemplo, el D.N.I.). Se hace así necesario abordar la adecuada modificación del flujograma del proceso que aporte coherencia con las actividades de comprobación de requisitos académicos y publicación en docencia virtual del resultado de tal comprobación que en la actualidad se lleva a cabo.

4.2. Ajustar el proceso de solicitud del título de doctorado a la utilización de la plataforma virtual de forma

similar a como se realiza para los títulos de Grado/LRU y Máster Oficial lo que redundaría en la eficacia y agilidad del proceso.

3. INDICADORES DE LOS PROCESOS. En general, se verifica la obtención de los datos y las mediciones de los indicadores correspondientes al

ciclo de gestión 2014, así como el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos.

Se realizan las siguientes propuestas de mejora/observaciones:

1. PC09. Gestión académica administrativa. Servicio de Gestión Académica.

1.1. Se recomienda que se valore, en relación con los indicadores de los que no se ha podido aportar en auditoría interna su medición (I.[PC 09.11]-01. Tiempo de realización de la programación de las visitas de Centros de Educación Secundaria; I.[PC 09.13]-13. Porcentaje de emisión de recibos de justificación de traslados de expedientes en el plazo de 24 horas, e I.[PC 09.13]-14. Porcentaje de traslados de expedientes enviados en menos de dos meses, desde la finalización del proceso de preinscripción), la oportunidad de la utilización de las herramientas que proporciona el sistema de gestión de la calidad, como es la identificación de una No conformidad y el correspondiente plan de mejoras, que permita a la Servicio disponer en tiempo y forma de los resultados del indicador.

Más aún cuando alguno de ellos (I.[PC 09.13]-14. Porcentaje de traslados de expedientes enviados en menos de dos meses, desde la finalización del proceso de preinscripción) tiene un compromiso de calidad asociado (Enviar la Carta de Pago a todos los alumnos de nuevo ingreso, solicitantes de traslado de expediente de acceso, que vayan cursar estudios fuera de la Comunidad Autónoma de Andalucía, en un plazo no superior a 24 horas desde su solicitud). 2. PC09.22. Gestión de los reconocimientos y transferencias. Servicio de Gestión Académica.

2.1. Se recomienda se aporte de forma única y coherente con las especificaciones o segmentaciones que se

establezcan en la ficha del mismo, las mediciones en las que existe responsabilidad conjunta de medición entre el Campus de Jaén y la E.P.S. de Linares, dado que los resultados de la medición de éstos, se aportan de forma separada, dificultando su necesaria homogeneización e integración (I.[PC 09.2]-15; I.[PC 09.22]-19; I.[PC 09.22]-20; I.[PC 09.22]-22; y I.[PC 09.23]-23).

3. PC09.24 Gestión de títulos oficiales. Servicio de Gestión Académica

3.1. De forma similar a como se ha establecido en el indicador I.[PC 09.24]-26. Títulos LRU/Grado: media de

los días transcurridos entre la solicitud del título y la comunicación los interesados (objetivo <=400 días), se recomienda determinar un objetivo para el indicador I.[PC 09.24]-27. Títulos de Postgrado: media de los días transcurridos entre la solicitud del título y la comunicación a los interesados.

3.2. El indicador I.[PC 09.24]-26. Títulos LRU/Grado: media de los días transcurridos entre la solicitud del

título y la comunicación los interesados (objetivo <=400 días) presenta para el anterior ciclo de gestión


SIGC-SUA


Enero 2015

2014 una medición de 378 días, por lo que se recomienda, a consideración de los responsables de la Unidad, la oportunidad de la utilización de las herramientas que proporciona el sistema de gestión de la calidad, como es la identificación de una No conformidad preventiva y el correspondiente plan de mejoras, que anticipe una potencial incumplimiento del anterior objetivo.

4. RESULTADOS DE RETROALIMENTACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS. Se verifica la conformidad de la gestión de las quejas y sugerencias recibidas en 2014.

Se realizan las siguientes propuestas de mejora/observaciones:

1. PC09. Gestión académica administrativa. Servicio de Gestión Académica.

1.1. Se recomienda, a consideración de la Unidad, mejorar los mecanismos de respuesta en determinadas

quejas que permitan cumplir el objetivo establecido de respuesta en 10 días (la queja nº 1932 se responde en 12 días).

5. SEGUIMIENTO, VALORACIÓN E IMPLANTACIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORA, INDICACIONES INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA E INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA (2013) Y SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS. 5.1. VERIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES INDICADAS EN EL INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA Y AUDITORÍA INTERNA ANUAL INTERNA, ASÍ COMO LA IMPLANTACIÓN DE LAS MEJORAS DE LOS PROCESOS (2013). Se verifica e informa del análisis de las recomendaciones indicadas en el Informe de Auditoría Externa de

Seguimiento y de auditoría Interna anual 2013.

Se verifica e informa de la implantación de la mayor parte de las mejoras de los procesos planteadas 2014.

5.2. ANÁLISIS DE LOS SERVICIOS/UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOBRE EL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS Y SU RELACIÓN CON LAS MEJORAS IMPLANTADAS O A REALIZAR. El Servicio/Unidad ha valorado cómo los resultados obtenidos durante el presente ciclo de gestión del

SIGC-SUA 2014 han mejorado a partir de la implantación de las mejoras propuestas del ciclo de gestión anterior (2013).


SIGC-SUA


Enero 2015

INFORME DETALLADO DE RESULTADOS DE AUDITORÍA 1. VERIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES/ACCIONES CORRECTIVAS.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA AUDITADOS

Verificación y cierre de las correcciones, acciones correctivas y acciones preventivas pendientes de los planes correspondientes de las No Conformidades de Auditoría y No Conformidades Internas.

NO CONFORMIDAD AUDITADA

CÓDIGO NCAI.PC09.04.AI2013

PROCESO SIGC-SUA

PC 09.12 Gestión de las Pruebas de Acceso. PC 09.13 Gestión de la Preinscripción. PC 09.23. Gestión Logística para la Ejecución de la Docencia Oficial. PC 09.31 Gestión de la Matriculación de las Enseñanzas No Oficiales. PC 09.32 Gestión Logística para la Ejecución de la Docencia No Oficial. PC 09.33 Gestión de Títulos No Oficiales.

PROPUESTA DE RESULTADO DE VERIFICACIÓN

Si bien se ha verificado en auditoría interna anual 2014 el nivel de implantación de las acciones correctivas contenidas en los planes de mejora de las no conformidades pendientes de cierre (NCAI.PC09.04.AI2013 y NCAI.PC09.05.AI2013), no ha sido posible realizar el cierre de las mismas (Ver ficha de no conformidad).

NO CONFORMIDAD AUDITADA

CÓDIGO NCAI.PC09.05.AI2013

PROCESO SIGC-SUA PC 09.12 Gestión de las Pruebas de Acceso. PC 09.13 Gestión de la Preinscripción. Gestión de la Matriculación en Enseñanzas Oficiales. PC 09.24. Gestión de títulos oficiales.

PROPUESTA DE RESULTADO DE VERIFICACIÓN

Si bien se ha verificado en auditoría interna anual 2014 el nivel de implantación de las acciones correctivas contenidas en los planes de mejora de las no conformidades pendientes de cierre (NCAI.PC09.04.AI2013 y NCAI.PC09.05.AI2013), no ha sido posible realizar el cierre de las mismas (ver ficha de no conformidad).

2. GESTIÓN DE LOS PROCESOS.

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA.

PROCESO ESPECÍFICO PC09. Gestión académica administrativa

RESPONSABLE/S AUDITADO/S

Juan Carlos Morales Camacho. Jefe de Sección de Acceso a la Universidad. Enrique García Tudela. Jefe de Planificación y Coordinación de Matrícula. José Mª García Moreno. Jefe de Planificación y Coordinación de Gestión

Académica (E.P.S. de Linares). José Mª Cárdenas López. Jefe de Planificación y Coordinación de

Reconocimientos Académicos. Antonio Jurado Martínez. Responsable de Gestión del Servicio de Gestión

Académica. Concepción Hernández Montes. Jefe de Secretaría (E.P.S. de Linares). Enrique Jerez Almazán. Jefe de Planificación y Coordinación de la Atención e

Información al Usuario. Manuel Molina Cámara. Jefe de la Sección de Estudios de Postgrado. Mª Victoria Moreno Ratia. Jefe de la Sección de Títulos.

AUDITORES Jesús Díaz Ortiz. Auditor coordinador. Luis Espinosa de los Monteros Moreno. Auditor. Trinidad Alonso Moya. Auditora.


SIGC-SUA


Enero 2015

Adelaida Cabrero Bueno. Auditora. Blas Morillas Morillas. Auditor.


Conformidad de la gestión de los procesos y la prestación de servicios con los requisitos del sistema.

VERIFICACIÓN:

El proceso de auditoría general del proceso PC09. Gestión Académico Administrativa se inicia a las 9:00 horas del día 10/02/2015 con la reunión inicial en las dependencias del Servicio de Gestión Académica. Evidencias. Actividades de verificación. PC09.12. Gestión de las pruebas de acceso. La auditoría interna anual de este proceso se inicia a las 11:00 horas del día 13/02/2015 con la reunión inicial en las dependencias del Servicio de Gestión Académica. Se realiza verificación del proceso a través de los registros y expedientes asociados. 1. Se verifica la trazabilidad del proceso a través del listado de alumnos matriculados en Junio en las pruebas de acceso, curso 2013/2014, se selecciona a la alumna con DNI identificado con siglas AMAC, se consulta los datos de la misma en el programa informático Universitas XXI: estudios en Formación profesional, en el Instituto San Juan Bosco, se matricula de la fase específica de las pruebas de acceso. Se verifica la realización de las pruebas en la sede número 3 de Jaén, en la asignatura Ciencias de la tierra, se consulta el listado de llamamiento, donde figura la alumna. Se verifica en UXXI los registros de presentación a la prueba en Junio y el Acta correspondiente con la calificación obtenida. Se continua con la verificación de la doble corrección solicitada por la alumna, calificación inicial 3.90, se consulta el Acta de modificación, se corrige a la baja la calificación a 3.50, nota final la media de las dos calificaciones 3.70, certificación de notas con el mismo resultado. 2. Se verifica la trazabilidad del proceso a través del listado de alumnos matriculados en septiembre en las pruebas de acceso, curso 2013/2014, se selecciona al alumno con DNI identificado con siglas PCG, se consulta datos en el programa informático Universitas XXI: estudios de Bachillerato, en el Instituto Castillo de la Yedra, se matricula de la fase general y específica. Se verifica la realización de las pruebas en la sede número 4 de Úbeda, se en la asignatura historia de España, se consulta listado de llamamiento, donde figura el alumno. En Universitas XXI se consulta la notas 6.75. Se presenta reclamación a dos asignaturas el 25/09/14, sin variación de notas tras la reclamación. Se consulta certificación de notas con el mismo resultado. Se observa que la secuencia del flujograma que el Servicio ha propuesto para su incorporación en 2014, no sigue la secuencia temporal de lo descrito en la auditoría, no identificándose en el mismo dos registros: Certificaciones y Registro de aspirantes presentados a las pruebas de acceso. PC09.13. Gestión de la preinscripción. Se realiza verificación del proceso a través de los registros y expedientes asociados.


SIGC-SUA


Enero 2015

1. Se verifica la trazabilidad del proceso a través de la preinscripción de la fase I de Junio curso 2014/15, se consulta la tramitación realizada al alumno con DNI identificado y con siglas CJSP, en el programa de gestión de la Junta de Andalucía. Realiza la preinscripción por el cupo de titulados, titulación solicitada Grado en Ingeniería Mecánica de la Escuela Politécnica Superior. Se verifica los listados provisionales de las fases de adjudicación, apareciendo pendiente de adjudicación, se le adjudica plaza en la 5 adjudicación. Aparece en listado definitivo de adjudicación, con fecha de matrícula 17/09/14. Se consulta la matriculación del alumno en Universitas XXI y no aparece ningún dato, se informa por el responsable de la Sección que ha sido borrado por alguna causa (anulación, cambio de titulación…) pero esta situación no ha sido comunicada a la Sección de Acceso para su traslado a Distrito Único Andaluz (DUA) para el adecuado cómputo del total de matriculaciones procedentes del DUA en la UJA. A partir de la última adjudicación no se comunican internamente a la Sección de Acceso las variaciones de las matrículas de los alumnos del DUA. En los listados de finales del DUA de 03/02/15 no se ajusta a la realidad de la matricula ya que aparece el alumno matriculado en la UJA. 2. Se verifica la trazabilidad del proceso a través de la preinscripción de la fase II de septiembre, curso 2014/15, se consulta la tramitación realizada al alumno con DNI identificado y con siglas ABT, en el programa de gestión de la Junta de Andalucía, titulación solicitada Grado en Ingeniería en Mecánica de la Escuela Politécnica Superior de Linares. Se verifica listado provisionales de las fases de adjudicación, apareciendo con matricula obligatoria en la I adjudicación. En el listado provisional de la II adjudicación se identifica matricula realizada por el alumno. Se consulta en Universitas XXI figura matricula anulada con fecha 09/10/14. En el listados definitivos del DUA de 03/02/15, se identifica el alumno con desistido de matrícula. PC09.21. Gestión de la matriculación de enseñanzas oficiales. Se verifica la trazabilidad del proceso y la conformidad del mismo, así como la prestación del servicio a través de los registros asociados a los expedientes de matriculación siguientes: 1. Expediente: 565-133, matriculado por internet para el curso 2013/14. Se constata la realización de la misma según lo indicado en el flujograma, incluida la gestión económica de la matrícula (emitidos y cobrados tres pagos). Así como la existencia de todos los registros: datos matricula (15/07/13), modificación (15/07/13), expediente y carnet de estudiante (generado en la remesa 344 del 20/05/14). 2. Expediente: 185-132, matrícula por internet del 5/9/13 para el curso 2013/14 anulada por Secretaría por falta de pago el 25/9/13. Se constata igualmente que se ha realizado según lo indicado en el flujograma. También se comprueba el expediente en papel del estudiante y las comunicaciones enviadas para anulación de matrícula. PC09.21. Gestión de la matriculación de enseñanzas oficiales. Servicio de Gestión Académica del Campus de Linares. El proceso de auditoría se inicia a las 9:30 horas del día 4/02/2015 con la reunión inicial en las dependencias del Servicio de Gestión Académica en la E.P.S. de Linares. En este caso, se verifica la trazabilidad del proceso y la conformidad del mismo, así como la prestación del servicio a través de los registros asociados a los expedientes de matriculación siguientes:


SIGC-SUA


Enero 2015

1. Se verifica la matriculación el 17/07/2014 del alumno de nuevo ingreso J.A.V., con DNI identificado, en la Titulación de Grado de Ingeniería Telemática. Se constata el registro de matrícula en el programa informático Universitas XXI (R.[PC 09.21]-16 Registro de solicitudes de matriculación en enseñanzas oficiales), y se verifica la presentación y control de la documentación requerida (Acceso a la Universidad), así como la condición de becario. Se comprueba la elaboración de la correspondiente carta de pago por importe de 849,42€ (con desglose de precios académicos por compensación y los administrativos). Se verifica el pago correspondiente con fecha del 21/07/2014, así como las fechas de los vencimientos aplazados. El proceso de matrícula se realiza mediante el mecanismo de automatrícula, verificándose su incorporación en el acta de matriculación de alumnos. 2. Se verifica la matriculación del alumno J.L.B.C., con DNI identificado, por el procedimiento de traslado de expediente interno, curso 2014/2015, Titulación Grado de Ingeniería Telemática. Se informa que el en proceso de matriculación se realiza cumplimentando la automatrícula, situación prevista en estos supuestos en la E.P.S. de Linares por ser mayor el número de plazas ofertadas que las demandadas. Se constata el registro de matrícula en el programa informático Universitas XXI (R.[PC 09.21]-16 Registro de solicitudes de matriculación en enseñanzas oficiales), y se verifica la presentación y control de la documentación requerida (traslado de expediente desde el Grado en Ingeniería de Tecnologías de Telecomunicación). Se comprueba la elaboración de la correspondiente carta de pago por importe de 820,42€ (con desglose de precios académicos por compensación y los administrativos). Se verifica asimismo una modificación de solicitud de matrícula de 23/09/2014 gestionada directamente en la Secretaría de la E.P.S. de Linares (R.[PC 09.21]-17 Registro de matrículas modificadas). Se verifica el primer pago correspondiente con fecha del 30/07/2014, así como las fechas de los sucesivos vencimientos aplazados, y alguno de ellos, a fecha de auditoría realizados por el interesado (26/09/2014, 27/10/2014, 28/11/2014 y 29/12/2014), estando indicado los pendientes para el 31/01/2015, 28/02/2015, 31/03/2015 y 6/04/2015. El proceso de matrícula se realiza mediante el mecanismo de automatrícula, verificándose su incorporación en el acta de matriculación de alumnos. 3. Se verifica la matriculación del alumno R.J.M.E., con DNI identificado, por el procedimiento de traslado de expediente externo, curso 2014/2015, Titulación Grado de Ingeniería Eléctrica. Se informa que el en proceso de matriculación se realiza cumplimentando la automatrícula, situación prevista en estos supuestos en la E.P.S. de Linares por ser mayor el número de plazas ofertadas que las demandadas. Se constata el registro de matrícula en el programa informático Universitas XXI (R.[PC 09.21]-16 Registro de solicitudes de matriculación en enseñanzas oficiales), y se verifica la presentación y control de la documentación requerida (traslado de expediente desde el Grado en Ingeniería Eléctrica de la Universidad de Córdoba de 14/10/2014). Se comprueba la elaboración de la correspondiente carta de pago por importe de 820,42€ (con desglose de precios académicos por compensación y los administrativos). Se verifica asimismo una modificación de solicitud de matrícula de 18/12/2014 gestionada directamente en la Secretaría de la E.P.S. de Linares (R.[PC 09.21]-17 Registro de matrículas modificadas). Se verifica el primer pago correspondiente con fecha del 14/07/2014, así como las fechas de los sucesivos vencimientos aplazados, y alguno de ellos, a fecha de auditoría realizados por el interesado 30/07/2014, 29/08/2014, 29/09/2014, 29/10/2014, 27/11/2014, 29/12/2014 y 27/01/2015), estando indicado los pendientes para el 28/02/2015, 31/03/2015 y 6/04/2015. El proceso de matrícula se realiza mediante el mecanismo de automatrícula, verificándose su incorporación en el acta de matriculación de alumnos.


SIGC-SUA


Enero 2015

PC09.22. Gestión de los reconocimientos y transferencias. Se verifica la conformidad del proceso y la prestación del servicio a través de la trazabilidad de la gestión de proceso y la identificación y disponibilidad de los registros asociados de los siguientes expedientes de reconocimiento y transferencias de créditos: 1. Solicitud de reconocimiento de créditos de 4/11/2013 del alumno J.J.B.C., con D.N.I. identificado, del Grado en Derecho (Código de titulación 112A) desde titulación realizada con anterioridad. Se verifica la solicitud de reconocimiento del alumno (R.[PC 09.22]-21 Registro de solicitudes de reconocimiento) con fecha de 4/11/2013, su admisión, revisión de documentación (asignatura Derecho Internacional Público) y envío a la Facultad de Ciencias Sociales y Jurídicas para la emisión del correspondiente informe el mismo 4/11/2013, así como el informe favorable del centro con fecha de 21/11/2013 y recibido en este Servicio de Gestión Académica el mismo 21/11/2013. Se verifica el envío de la resolución al alumno el 21/11/2013, así como recordatorio de la resolución adoptada por correo electrónico. Se verifica finalmente la incorporación de la resolución a la aplicación Universitas XXI-Académico (R.[PC 09.22]-23 UXXI-Académico Resoluciones de reconocimientos), en concreto, se comprueba que la asignatura Derecho Internacional Pública ha sido reconocida con la calificación de Aprobado. 2. Solicitud de reconocimiento de créditos de 29/10/2014 de la alumna I.A.P., con D.N.I. identificado, del Grado en Finanzas y Contabilidad desde el Ciclo Formativo de Grado Superior (CFGS) en Administración y Finanzas. Se verifica la solicitud de reconocimiento de las asignaturas cursadas en el CFGS de Administración y Finanzas de 29/10/2013 (R.[PC 09.22]-21 Registro de solicitudes de reconocimiento), su admisión, revisión de documentación y reconocimiento automático de acuerdo con las tablas de reconocimiento de las asignaturas Creación de Empresas y Fundamentos de Márketing, comunicándose al alumno este reconocimiento automático. Se verifica finalmente la incorporación de la resolución a la aplicación Universitas XXI-Académico (R.[PC 09.22]-23 UXXI-Académico Resoluciones de reconocimientos). PC09.22. Gestión de los reconocimientos y transferencias. Servicio de Gestión Académica del Campus de Linares. El proceso de auditoría se inicia a las 9:30 horas del día 4/02/2015 con la reunión inicial en las dependencias del Servicio de Gestión Académica en la E.P.S. de Linares. Se verifica la conformidad del proceso y la prestación del servicio a través de la trazabilidad de la gestión de proceso y la identificación y disponibilidad de los registros asociados de los siguientes expedientes de reconocimiento y transferencias de créditos: 1. Se verifica en la matriculación del alumno J.L.B.C., con DNI identificado, por el procedimiento de traslado de expediente interno, curso 2014/2015, en el Grado de Ingeniería Telemática desde el Grado Ingeniería de Tecnologías de Telecomunicación, la solicitud de reconocimientos de créditos para las asignaturas cursadas en la Titulación de origen (R.[PC 09.22]-21 Registro de solicitudes de reconocimiento). La gestión del reconocimiento se realiza mediante la aplicación de las tablas de correspondencia de reconocimientos o bien por resolución del Director de la Escuela Politécnica, para este alumno es mediante aplicación de las tablas de correspondencia de reconocimientos ya incorporadas en la carpeta correspondiente de gestión, lo que permite que en Universitas XXI se verifiquen las asignaturas con reconocimientos de créditos (R.[PC 09.22]-23 UXXI-Académico Resoluciones de reconocimientos).


SIGC-SUA


Enero 2015

2. Se verifica en la matriculación del alumno R.J.M.E., con DNI identificado, por el procedimiento de traslado de expediente externo, curso 2014/2015, en el Grado de Ingeniería Eléctrica, la solicitud de reconocimientos de créditos de 19/09/2014, para las asignaturas de carácter básico cursadas en el Grado de Ingeniería Eléctrica de la Universidad de Córdoba Matemáticas I; Matemáticas II; Fundamentos de Informática; Economía de la Empresa; Sistemas de Representación; y Automática (R.[PC 09.22]-21 Registro de solicitudes de reconocimiento). Se verifica la certificación emitida por la Universidad de Córdoba de la superación de las referidas asignaturas, indicando las correspondientes convocatorias. La gestión del reconocimiento se realiza mediante la aplicación de las tablas de correspondencia de reconocimientos o bien por resolución del Director de la E.P.S., para la solicitud de reconocimiento de este alumno es mediante ambos procedimientos. De un lado, se verifica la aplicación automática de las correspondientes tablas de correspondencia para el reconocimiento de las asignaturas superadas en la Universidad de Córdoba Matemáticas I; Matemáticas II; Fundamentos de Informática; Economía de la Empresa; y Sistemas de Representación, verificándose la conformidad del Director de la E.P.S. de Linares. De otro lado, se verifica la solicitud de informe de reconocimiento de 19/09/2014 al Departamento de ingeniería Eléctrica y Automática para la asignatura Automática. Se verifica el informe positivo de reconocimiento de 22/10/2014 y la resolución del Director de la E.P.S. de Linares (se verifica su incorporación posterior a la carpeta correspondiente de gestión) de la asignatura Automática por Automática Industrial. Se verifica finalmente la comunicación de la resolución de reconocimiento al alumno el 9/12/2014 (R.[PC 09.22]-23 UXXI-Académico Resoluciones de reconocimientos). PC09.23 Gestión logística para la ejecución de la docencia oficial. Se verifica la conformidad del proceso y la prestación del servicio a través de la trazabilidad de la gestión de proceso y la identificación y disponibilidad de los registros asociados del siguiente expediente de gestión logística para la ejecución de la docencia oficial. Se constata la realización de la única actividad que realiza el auditado la emisión, publicación y custodia de las actas. Se verifica con la comprobación de las mismas en el caso de la Licenciatura en Filología Inglesa y diplomatura en turismo 2012/13, y la alumna R.C.C. con D.N.I. identificado y calificación “no presentado”. PC09.24 Gestión de títulos oficiales. Se verifica la conformidad del proceso y la prestación del servicio de gestión de títulos oficiales del ciclo de gestión 2013 a través de los siguientes registros asociados: 1. Solicitud de expedición del título oficial de Diplomado/a en Maestro, Especialidad en Educación Musical, de M.S.B., con D.N.I. identificado. En concreto, se verifica la trazabilidad de la gestión de la solicitud de expedición del título referido, con nº de solicitud 825, de 29/08/2014, en la aplicación Universitas XX (R.[PC 09.24]-38 Registro de solicitudes y resguardo de expedición de títulos oficiales), comprobando el cumplimiento de los requisitos académicos y económicos en la aplicación a través del correspondiente Nodo de finalización. En relación con los requisitos académicos, se comprueba que el alumno ha finalizado durante el curso académico 2014/15; en relación con los requisitos económicos, se envía por correo la carta de pago al alumno estableciéndose un periodo de pago hasta el 5/09/2014 que el interesado realiza el 4/09/2014 ingresando un importe 67,80€. Se comprueba la informatización de la solicitud y remisión del fichero encriptado al Ministerio de Educación el 12/12/2014 (R.[PC 09.24]-39 Fichero encriptado según los requisitos del Ministerio de Educación), en el


SIGC-SUA


Enero 2015

lote 21/2014, con inclusión del solicitante a cuyo título se le asigna el registro del Ministerio 2014372371. Se verifica el envío, el 22/12/2014, a la imprenta concesionaria para la impresión del título oficial del lote de imprenta 9/2014 (R.[PC 09.24]-39 Fichero según los requisitos de la imprenta), en el que se incluye el título del solicitante. Se comprueba finalmente que a fecha de auditoría no se ha recibido el título del expediente auditado. 2. Solicitud de expedición del título oficial de Graduado/a en Enfermería de E.B.C., con D.N.I. identificado. En concreto, se verifica la trazabilidad de la gestión de la solicitud de expedición del título referido, con nº de solicitud 73, de 18/07/2013, en la aplicación Universitas XX (R.[PC 09.24]-38 Registro de solicitudes y resguardo de expedición de títulos oficiales), comprobando el cumplimiento de los requisitos académicos y económicos en la aplicación a través del correspondiente Nodo de finalización. En relación con los requisitos académicos, se comprueba que el alumno ha finalizado durante el curso académico 2014/15; en relación con los requisitos económicos, se envía por correo la carta de pago al alumno estableciéndose un periodo de pago hasta el 25/07/2014 que el interesado realiza el 18/07/2014 ingresando un importe 133,40€. Se comprueba la informatización de la solicitud y remisión del fichero encriptado al Ministerio de Educación el 3/02/2014 (R.[PC 09.24]-39 Fichero encriptado según los requisitos del Ministerio de Educación), en el lote 3/2014, con inclusión del solicitante a cuyo título se le asigna el registro del Ministerio 2014024516. Se verifica el envío, el 7/05/2014, a la imprenta concesionaria para la impresión del título oficial del lote de imprenta (R.[PC 09.24]-39 Fichero según los requisitos de la imprenta), en el que se incluye el título del solicitante. Se verifica recepción del archivo de imprenta el 23/10/2014 en Universitas XXI. Finalmente, se comprueba la comunicación de disponibilidad para la retirada del título (R.[PC 09.24]-41 Títulos oficiales impresos y firmados) al interesado, procediendo éste a su recogida el 5/12/2014, quedando constancia en el Libro de registro de títulos oficial (R.[PC 09.24]-42 Registro de entrega de títulos oficiales a los interesados). 3. Solicitud de expedición del título oficial de Doctora por la Universidad de Jaén de M.A.S.C., con N.I.E. identificado. En concreto, se verifica la trazabilidad de la gestión de la solicitud de expedición del título referido de 31/01/2014, en soporte papel (R.[PC 09.24]-38 Registro de solicitudes y resguardo de expedición de títulos oficiales), comprobando el cumplimiento de los requisitos académicos y económicos a través del correspondiente certificado expedido por la Sección de Estudios de Postgrado. Así, se verifica el cumplimiento de los requisitos académicos (alumna Licenciada en Ciencias de la Actividad Física y del Deporte y que ha superado el Programa de Doctorado Educación Física y Deportiva y su Didáctica) y los de carácter económico a través del pago de 200,20€ en concepto de expedición del título el mismo día 31/01/2014. Se comprueba la informatización de la solicitud y remisión del fichero encriptado al Ministerio de Educación el 24/04/2014 (R.[PC 09.24]-39 Fichero encriptado según los requisitos del Ministerio de Educación), en el lote 6/2014, con inclusión de la solicitante. Se verifica el envío, el 7/05/2014, a la imprenta concesionaria para la impresión del título oficial del lote de imprenta (R.[PC 09.24]-39 Fichero según los requisitos de la imprenta), en el que se incluye el título del solicitante. Se comprueba finalmente que a fecha de auditoría no se ha recibido el título del expediente auditado. PC09.25 Gestión del Tercer Ciclo. Se verifica la conformidad del proceso y la prestación del servicio de gestión del tercer ciclo a través de los registros asociados al expediente siguiente:


SIGC-SUA


Enero 2015

Se constata la realización de las 10 actividades que vienen reflejadas en el flujograma. Se verifica y comprueban las mismas a través del expediente de la tesis de M.H.P. DNI identificado, perteneciente al Programa de Doctorado de Seguridad de los Alimentos desde la entrega de la solicitud del proyecto de tesis 25/02/13 hasta su defensa, valoración y calificación el 28 de enero de 2015. PC09.31 Gestión de la Matriculación de las Enseñanzas No Oficiales. Se realiza la trazabilidad del proceso de Gestión de la Matriculación de las Enseñanzas no oficiales. Se constata la realización de las actividades desarrolladas en el proceso a través de un expediente perteneciente a J.A.A.L. con D.N.I., identificado, matriculado en el curso Ganadería y agricultura ecológica perteneciente al programa de los Cursos de Verano de la Carolina, desde su preinscripción el 16/05/14 hasta la recogida del título el día 18/07/14. PROPUESTA OBSERVACIÓN 1. Se verifica la conformidad de la gestión del proceso. Sin embargo se realiza las siguientes indicaciones: 2. En el nuevo flujograma propuesto para su incorporación en la documentación del proceso PC09.12. Gestión de las pruebas de acceso en 2014, no se sigue la secuencia temporal que se ha descrito en la auditoría realizada, no identificándose en el mismo dos registros: Certificaciones y Registro de aspirantes presentados a las pruebas de acceso. Se recomienda la revisión del flujograma con carácter previo a su incorporación a la documentación del proceso clave. 3. Se recomienda, a consideración del Servicio, comunicar todas las anulaciones o variaciones producidas en las matrículas de los alumnos procedentes de preinscripción a fin de que la Sección de Acceso proceda a su traslado a Distrito Único Andaluz para el adecuado cómputo del total de matriculaciones en la UJA, en el listado definitivo del DUA. 4. El flujograma del proceso PC09.23 Gestión logística para la ejecución de la docencia oficial no refleja con claridad los responsables de cada parte del proceso, en el caso de la publicación de los planes de estudios y programas de las asignaturas en la página web, puesto que se realizan entre el SGA y el SPOD. Del mismo modo que todo el tramo referido a los TFM que son gestionados por la UNAD y no por el SGA que se ocupa de la emisión, publicación y custodia de las actas. Este último punto, la custodia de las actas, no aparece reflejado en el proceso, dejamos a consideración del SGA si es o no procedente la inclusión de dicha actividad. 5. El proceso PC09.24 Gestión de títulos oficiales ha introducido algunas actividades de control, verificación y publicación en docencia virtual del cumplimiento de los requisitos de solicitud de título (solicitud comprobada y/o completa). Se facilita así información de los trámites que el solicitante debe realizar y la documentación que, en su caso, debe aportar (por ejemplo, el D.N.I.). Se hace así necesario abordar la adecuada modificación del flujograma del proceso que aporte coherencia con las actividades de comprobación de requisitos académicos y publicación en docencia virtual del resultado de tal comprobación que en la actualidad se lleva a cabo. 6. Ajustar el proceso de solicitud del título de doctorado a la utilización de la plataforma virtual de forma similar a como se realiza para los títulos de Grado/LRU y Máster Oficial lo que redundaría en la eficacia y agilidad del proceso.


SIGC-SUA


Enero 2015

3. INDICADORES DE LOS PROCESOS.

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

PROCESO ESPECÍFICO PC09. Gestión académica administrativa

RESPONSABLE/S AUDITADO/S Alfonso M. Chico Medina. Jefe del Servicio de Gestión Académica.

AUDITORES

Jesús Díaz Ortiz. Auditor coordinador. Luis Espinosa de los Monteros Moreno. Auditor. Trinidad Alonso Moya. Auditora. Adelaida Cabrero Bueno. Auditora. Blas Morillas Morillas. Auditor.


Medición y seguimiento de los indicadores de los procesos y compromisos de calidad integrados y el grado de consecución de los objetivos planificados.

Proceso PC09. Gestión académico administrativa Servicio/Unidad SIGC-SUA Servicio de Gestión Académica

Indicador Objetivo Periodicidad de medición

Medido Cumplido Observaciones (en caso de no medición)

Análisis de causas de incumplimiento (en su caso) Sí No Sí No

I.[PC 09.11]-01.. Tiempo de realización de la programación de las visitas de Centros de Educación Secundaria

<=15 días Anual X

X A fecha de auditoría no se dispone de los resultados del indicador.

I.[PC 09.12]-02. Número de alumnos matriculados en las pruebas de acceso para mayores de 25 años.

No procede Anual X --- ---

Medición anual: 2018 alumnos matriculados en pruebas de acceso para mayores de 25 años.

I.[PC 09.12]-03. Número de alumnos matriculados en las pruebas de acceso para mayores de 40 años.

No procede

Por convocatoria X --- ---

Medición anual: 39 alumnos matriculados en las pruebas de acceso para mayores de 40 años.

I.[PC 09.12]-04.. Número de alumnos matriculados en las pruebas de acceso para mayores de 45 años.

No procede


Medición anual: 19 alumnos matriculados en las pruebas de acceso para mayores de 45 años.

I.[PC 09.12]-05. Número de alumnos matriculados en selectividad

No procede


Medición anual: 4249 alumnos matriculados en selectividad

I.[PC 09.12]-06. Porcentaje de solicitudes de reclamaciones en las pruebas de acceso para mayores de 25 años.

No procede

Por convocatoria X --- --- Medición anual: 29,82%

I.[PC 09.12]-07. Porcentajes de solicitudes de reclamaciones en las pruebas de acceso para mayores de 40

No procede

Por convocatoria X --- --- Sin reclamaciones


SIGC-SUA


Enero 2015

años. I.[PC 09.12]-08. Porcentajes de solicitudes de reclamaciones en las pruebas de acceso para mayores de 45 años.

No procede


I.[PC 09.12]-09. Porcentajes de solicitudes de reclamaciones en las pruebas de selectividad.

No procede


I.[PC 09.12]-10. Incidencias sobre el proceso de pruebas de acceso

No procede

Por convocatoria X --- --- Sin reclamaciones

I.[PC 09.13]-11. Número total de alegaciones al proceso de preinscripción de los títulos de Grado.

No procede


Medición anual: 389 alegaciones a preinscripción de títulos de Grado.

I.[PC 09.13]-12. Número de alegaciones al proceso de preinscripción de los títulos de Máster

No procede


Medición anual: 467 alegaciones a preinscripción de títulos de Máster.

I.[PC 09.13]-13. Porcentaje de emisión de recibos de justificación de traslados de expedientes en el plazo de 24 horas*.

100% Semestral X --- --- A fecha de auditoría no se dispone de los resultados del indicador.

I.[PC 09.13]-14. Porcentaje de traslados de expedientes enviados en menos de dos meses, desde la finalización del proceso de preinscripción.

100% Semestral X --- --- A fecha de auditoría no se dispone de los resultados del indicador.

I.[PC 09.2]-15 Nuevo código Porcentaje de certificaciones académicas personales elaboradas/tramitadas para firma en el plazo máximo de 7 días laborables, desde su solicitud*.

>=90% Mensual

Medición anual Jaén: 99,38% Medición anual E.P.S. de Linares: 99%. Se aporta de forma separada la medición de este indicador en el Campus de Jaén y la E.P.S. de Linares.

I.[PC 09.2]-16 Nuevo código Porcentaje de solicitudes de devolución de tasas y precios públicos tramitadas en un plazo no superior a 20 días desde su solicitud*.

>= 95% Mensual X

X

Medición anual: 93,50%

I.[PC 09.21]-17. Nuevo código. Porcentaje de incremento o disminución del


Medición anual: 0,06%.


SIGC-SUA


Enero 2015

número de matrículas totales. I.[PC 09.21]-18. Nuevo código. Porcentaje de alumnos que realizan la matrícula por internet.

>=80% Anual X X Medición anual: 82,30%

I.[PC 09.22]-19. Nuevo código. Porcentaje de alumnos que solicitan reconocimientos y transferencias segmentados.

No procede

Por Convocatoria X --- ---

Medición anual Campus Las Lagunillas: 6,70% (16323 matriculados, 1096 solicitudes de reconocimientos y/o transferencias). Medición anual E.P.S. de Linares: 18,45% (975 matriculados, 180 solicitudes de reconocimientos y/o transferencias). Se aporta de forma separada la medición de este indicador en el Campus de Jaén y la E.P.S. de Linares.

I.[PC 09.22]-20. Nuevo código. Porcentaje de cumplimiento de emisión de resoluciones de reconocimientos y transferencias.


Medición anual Campus Las Lagunillas: 98,26% (1096 solicitudes de reconocimientos y/o transferencias, 1077 resoluciones emitidas en plazo). Medición anual E.P.S. de Linares: 100% (180 solicitudes de reconocimientos y/o transferencias). Se aporta de forma separada la medición de este indicador en el Campus de Jaén y la E.P.S. de Linares.

I.[PC 09.22]-21. Nuevo código. Número de solicitudes para la realización de las pruebas de aptitudes desglosadas por titulaciones (homologación de estudios extranjeros)

No procede Anual X --- --- Medición anual: 6

solicitudes.

I.[PC 09.22]-22. Nuevo código. Porcentaje de resoluciones de reconocimiento o adaptación, no incluidos en tablas, enviadas a los solicitantes en el plazo máximo de 2 meses desde el fin del plazo de solicitud*.

>=80% Por convocatoria X X

Medición anual Campus Las Lagunillas: 95,75% (enviadas 448, resueltas en el plazo máximo de 2 meses 429). Medición anual E.P.S. de Linares: 100% (22). Se aporta de forma separada la medición de este indicador en el Campus de Jaén y la E.P.S. de Linares.

I.[PC 09.23]-23. Nuevo código. Porcentaje de actas

No procede

Por Convocatoria X --- ---

Actas pendientes de firma Campus Las Lagunillas:


SIGC-SUA


Enero 2015

pendientes de firmar fuera de plazo por convocatoria

7,7% en convocatoria extraordinaria 4,4% en convocatoria ordinaria 1 1,2% en convocatoria ordinaria 2. Actas pendientes de firma E.P.S. de Linares: 0,63% en convocatoria extraordinaria 0,38% en convocatoria ordinaria 1 1,27% en convocatoria ordinaria 2. Se aporta de forma separada la medición de este indicador en el Campus de Jaén y la E.P.S. de Linares.

I.[PC 09.24]-25. Nuevo código. Número de títulos oficiales expedidos al año.


Medición anual: 3223 títulos oficiales expedidos. 1º Ciclo/2º Ciclo/Grado: 2489. Máster: 687. Doctorado: 47

I.[PC 09.24]-26. Nuevo código. Títulos LRU/Grado: media de los días transcurridos entre la solicitud del título y la comunicación los interesados.

<= 400 días Anual X X

Medición anual: LRU/Grado: 378 días

I.[PC 09.24]-27. Nuevo código. Títulos de Postgrado: media de los días transcurridos entre la solicitud del título y la comunicación a los interesados.

--- Semestral X --- --- Medición anual: 398 días.

I.[PC 09.25]-28. Nuevo código. Número de solicitudes de preinscripción

No procede

Anual (por convocatoria) X

--- --- Medición anual: 291 solicitudes de preinscripción.

I.[PC 09.25]-29. Nuevo código. Número total de tesis leídas

No procede Anual X

--- --- Medición anual: 63 tesis leídas.

I.[PC 09.25]-30. Nuevo código. Número de alumnos que realizan trabajos tutelados de iniciación a la investigación

No procede Por programas X

--- ---

Medición: 52 alumnos que realizan trabajos tutelados de iniciación a la investigación (23 alumnos matriculados + 29 de prórroga).

I.[PC 09.25]-31. Nuevo código. Número de alumnos que se matriculan en tutela de tesis doctoral

No procede Anual X

--- --- Medición anual: 641 alumnos matriculados en tutela de tesis doctoral.


SIGC-SUA


Enero 2015

I.[PC 09.31]-33. Nuevo código. Número de alumnos matriculados en cursos formación continua

No procede Anual X

--- --- Medición anual: 243 alumnos matriculados en cursos de verano.

I.[PC 09.31]-34. Nuevo código. Número de enseñanzas por departamento (formación continua) ofertadas.

No procede Anual X

--- --- Cursos que se ofertan: 85 expedientes

I.[PC 09.31]-35. Nuevo código. Número de alumnos matriculados en enseñanzas propias

No procede Anual X

--- --- Medición anual: 376 alumnos

I.[PC 09.31]-36. Nuevo código. Número cursos por departamento/Áreas (enseñanzas propias) ofertadas.

No procede Anual X

--- --- Cursos por departamentos: 21 expedientes

I.[PC 09.31]-37. Nuevo código. Número de alumnos matriculados en matrícula extracurricular

No procede Anual X

--- --- Medición anual: 13 alumnos

I.[PC 09.32]-38. Nuevo código. Número de certificados de ponentes en enseñanzas propias

No procede Anual X

--- --- Medición anual: 190 certificados de ponentes en enseñanzas propias.

I.[PC 09.33]-39. Nuevo código. Número de títulos no oficiales expedidos al año.

No procede Anual X

--- ---

Medición anual: 799 títulos no oficiales expedidos (689 títulos expedidos en Postgrado; 110 expedidos por la Sección de Títulos)

Valoración de auditoría

En general, se verifica la medición de los valores anuales de la mayor parte de los indicadores del proceso y la consecución, también en la mayor parte de aquellos que lo tienen establecido, la consecución de los objetivos determinados. A pesar de la verificación de desviaciones en relación con la medición, no se plantean acciones de mejora o propuesta de No conformidades. Se proponen las siguientes observaciones/propuestas de mejora: 1. Se recomienda que se valore, en relación con los indicadores de los que no se ha podido aportar en auditoría interna su medición (I.[PC 09.11]-01. Tiempo de realización de la programación de las visitas de Centros de Educación Secundaria; I.[PC 09.13]-13. Porcentaje de emisión de recibos de justificación de traslados de expedientes en el plazo de 24 horas, e I.[PC 09.13]-14. Porcentaje de traslados de expedientes enviados en menos de dos meses, desde la finalización del proceso de preinscripción), la oportunidad de la utilización de las herramientas que proporciona el sistema de gestión de la calidad, como es la identificación de una No conformidad y el correspondiente plan de mejoras, que permita a la Servicio disponer en tiempo y forma de los resultados del indicador. Más aún cuando alguno de ellos (I.[PC 09.13]-14. Porcentaje de traslados de expedientes enviados en menos de dos meses, desde la finalización del proceso de preinscripción) tiene un compromiso de calidad asociado (Enviar la Carta de Pago a todos los alumnos de nuevo ingreso, solicitantes de traslado de expediente de acceso, que vayan cursar estudios fuera de la Comunidad Autónoma de Andalucía, en un plazo no superior a 24 horas desde su solicitud).


SIGC-SUA


Enero 2015

2. Se recomienda se aporte de forma única y coherente con las especificaciones o segmentaciones que se establezcan en la ficha del mismo, las mediciones en las que existe responsabilidad conjunta de medición entre el Campus de Jaén y la E.P.S. de Linares, dado que los resultados de la medición de éstos, se aportan de forma separada, dificultando su necesaria homogeneización e integración (I.[PC 09.2]-15; I.[PC 09.22]-19; I.[PC 09.22]-20; I.[PC 09.22]-22; y I.[PC 09.23]-23). 3. De forma similar a como se ha establecido en el indicador I.[PC 09.24]-26. Títulos LRU/Grado: media de los días transcurridos entre la solicitud del título y la comunicación los interesados (objetivo <=400 días), se recomienda determinar un objetivo para el indicador I.[PC 09.24]-27. Títulos de Postgrado: media de los días transcurridos entre la solicitud del título y la comunicación a los interesados. 4. El indicador I.[PC 09.24]-26. Títulos LRU/Grado: media de los días transcurridos entre la solicitud del título y la comunicación los interesados (objetivo <=400 días) presenta para el anterior ciclo de gestión 2014 una medición de 378 días, por lo que se recomienda, a consideración de los responsables de la Unidad, la oportunidad de la utilización de las herramientas que proporciona el sistema de gestión de la calidad, como es la identificación de una No conformidad preventiva y el correspondiente plan de mejoras, que anticipe una potencial incumplimiento del anterior objetivo.

*Indicadores con Compromiso de calidad asociado.


Medición y seguimiento de los indicadores de los compromisos de calidad no integrados y el grado de consecución de los objetivos planificados.

Proceso PC09. Gestión académica administrativa. Servicio/Unidad SIGC-SUA Servicio de Gestión Académica

Indicador Compromiso no integrado SIGC-SUA

Medido Cumplido Observaciones (en caso de no medición)

Análisis de causas de incumplimiento (en su caso) Sí No Sí No

Porcentaje de alumnos de Doctorado que realizan la Automatrícula por internet

Realización por todos los alumnos de Doctorado de la Automatrícula por internet

Medición anual: 100%

Información sobre convalidaciones de CFGS disponible, publicada y fácilmente accesible a los usuarios y usuarias en la página web del Servicio de Gestión Académica

Asesorar a los usuarios y usuarias, previamente a la solicitud de matrícula, sobre las convalidaciones a que tengan derecho por haber superado Ciclos Formativos

X X

Información publicada en: http://www10.ujaen.es/conocenos/servicios-unidades/sga/tramites/grado/reconocimiento/cfgs

Valoración de auditoría Se verifica la medición de los indicadores de los dos compromisos de calidad no integrados, así como la consecución de los objetivos planificados.

4. RESULTADOS DE RETROALIMENTACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERÉS.


Verificación de los resultados de retroalimentación de los grupos de interés (Encuestas post-servicio).


Código/Encuesta Realizada Resultados Valoración de la realización y análisis de resultados por el

Mejoras realizadas

Valoración de auditoría de las mejoras


http://www10.ujaen.es/conocenos/servicios-unidades/sga/tramites/grado/reconocimiento/cfgs




SIGC-SUA


Enero 2015

postservicio Sí No Sí No Servicio/Unidad Sí No implantadas ------



Verificación de los resultados de retroalimentación de los grupos de interés (quejas/sugerencias).


Quejas/Sugerencias Respuesta en plazo

Procede actuación Valoración por el Servicio/Unidad

Mejoras realizadas

Valoración de auditoría de las mejoras implantadas Sí No Sí No Sí No

Queja nº 2058. Sobre envío de título a Córdoba.

X X

Se ha producido un malentendido con un alumno que solicita el envío del título a Córdoba y que personado en la Sección de Títulos no le es posible retirar el mismo porque precisamente ya ha sido enviado.

X

Quejas nº 1960; 1926; 1935; 1936. Sobre la no atención telefónica en periodos de matrícula.

X X

Se ha valorado por parte de la Unidad el contenido de la queja presentada, si bien, se insiste en el mantenimiento del criterio de prioridad a la atención presencial sobre la telefónica en atención al interés general de los usuarios del Servicio, así como la publicación en web de información y formularios necesarios.

X

Queja nº 1949. Sobre incidencias en proceso de modificación de matrícula fuera de plazo establecido.

X X

Se aclara al solicitante las circunstancias normativas y criterios jurídicos en relación con la modificación y anulación de matrícula.

X

Queja nº 1982. Sobre incidencias en renovación de tutela académica.

X X Se confirma al solicitante su renovación de tutela académica. X

Queja nº 1987. Sobre retirada de Suplemento Europeo al Título.

X X Se confirma al solicitante que ya está disponible su SET. X

Quejas nº 1964 y 1959. Sobre periodo ordinario de pago de matrícula.

X X

Se confirma al solicitante el plazo de pago de matrícula, incidiendo en las posibilidades que tienen para realizarlo.

X

Quejas nº 1932, 1933. Sobre atención presencial en la Secretaría.

X X

Se comunica a la solicitante el uso correcto de la reserva de atención presencial en ventanilla a través del sistema Q-matic. En cualquier caso, se piden disculpas en relación con el posible malentendido indicado.

X

Sugerencia nº 2057, relativa sobre dificultades técnicas de la posibilidad

X X Se gestiona con la empresa que gestiona la aplicación de cita previa lo que la solicitante

X


SIGC-SUA


Enero 2015

de petición de cita previa a través de la web de Secretaría (posibilidad de solicitar doble anulación de cita previa).

plantea en su sugerencia y se comunica a ésta la confirmación de tal posibilidad.

Quejas/Sugerencias Informales: Canal de Entrada. Valoración y Mejoras.

---


Se verifica la conformidad de la gestión de las quejas y sugerencias recibidas en 2014. Si bien, se recomienda, a consideración de la Unidad, mejorar los mecanismos de respuesta en determinadas quejas que permitan cumplir el objetivo establecido de respuesta en 10 días (la queja nº 1932 se responde en 12 días).

5. SEGUIMIENTO, VALORACIÓN E IMPLANTACIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORA, INDICACIONES INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA E INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA (2013) Y SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS. 5.1. VERIFICACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES Y OBSERVACIONES INDICADAS EN EL INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA Y AUDITORÍA INTERNA ANUAL INTERNA, ASÍ COMO LA IMPLANTACIÓN DE LAS MEJORAS DE LOS PROCESOS (2013).


Verificación del grado de valoración e implementación de las propuestas de mejoras de los procesos, riesgos, oportunidades de mejora y observaciones del Informe de Auditoría Externa de Seguimiento y del

Informe de Auditoría Interna, así como la implantación de las mejoras de los procesos. SEGUIMIENTO DE ACTUACIONES DEL INFORME DE AUDITORIA EXTERNA 2013.

Código: 29-2014 Naturaleza: Riesgos o Amenazas Proceso: PC 09 Gestión Académica Administrativa Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción:

La falta de concreción en las sistemáticas de gestión por parte del Servicio podría poner en peligro la gestión homogénea de los distintos trámites y llevar a la pérdida de eficacia del sistema de gestión de la calidad. Así es conveniente actuar en el ámbito de la vigente acción correctiva relacionada con los cambios en el proceso y sus indicadores, estableciendo las instrucciones de trabajo actuales y modificándolas según se vayan aconteciendo los cambios normativos.

Actuaciones realizadas: Se ha procedido a realizar y formalizar una propuesta de revisión general del cuadro de indicadores del proceso. Se han revisado instrucciones de servicio.

Resultados de seguimiento:

Se evidencia la revisión general del cuadro de indicadores, a fecha de auditoría, pendiente de publicación, así como la revisión de la instrucción interna relativa a Baja de asignatura optativa por reconocimiento.

Verificación, si procede: Realizado.


SIGC-SUA


Enero 2015


Descripción:

El tiempo transcurrido en recibir por parte de los alumnos su carné universitario, gestionado a través de una entidad externa a la Organización, puede suponer una merma en la percepción de los universitarios del desempeño de los servicios de gestión administrativa, no siendo sin embargo responsabilidad de estos, además de limitar el acceso a aquellos de los beneficios que fuera de la Universidad pueden obtener. En este sentido se recomienda, de un lado volver a la emisión de un carné provisional universitario, similar al que se ofrece en la tarjeta de actividades deportivas y de otro lado medir los tiempos medios de emisión por parte de la entidad externa, de modo que se dispongan de datos objetivos para mejorar el servicio.

Actuaciones realizadas:

Se ha trasladado al Rector de la Universidad de Jaén así como al Director de Caja Rural este tipo de problemas, incluso con anterioridad a la formalización del riesgo o amenaza en auditoría externa de certificación. Se insiste institucionalmente en la necesidad de que el carné de estudiante funcione como una tarjeta bancaria.

Resultados de seguimiento: Verificación, si procede: No procede.


Descripción:

En el proceso de reconocimiento de créditos y convalidaciones, y puesto que toda la información es aportada por el área de gestión académica y es el interlocutor con el solicitante, podría generarse insatisfacciones asociadas al resultado del proceso derivadas de otros órganos universitarios, intervinientes en el proceso y que resuelven o deciden directamente sobre el resultado de la convalidación o reconocimiento y que sin embargo no están sujetos a control por el sistema de gestión de la Organización.


Al objeto de conocer adecuadamente posibles insatisfacciones en la prestación del servicio de reconocimiento de créditos, el Servicio de Gestión Académica tiene previsto desarrollar una encuesta postservicio en este ámbito.

Resultados de seguimiento: Verificación, si procede: En proceso.

Código: 32-2014 Naturaleza: Oportunidades de mejora Proceso: PC 09 Gestión Académica Administrativa Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción:

En aquellos casos, que el alumnado entregue para la prematrícula, los datos de DNI en la UJA y que finalmente sea matriculado en alguna facultad de la misma, se insta a que en lugar de solicitar al alumno nuevamente el mismo, hecho que el usuario podría no entender al haber entregado ya copia de su DNI en una entidad pública, se solicite al departamento.

Actuaciones realizadas: Resultados de seguimiento: Se indica desde el Servicio de Gestión Académica que no se


SIGC-SUA


Enero 2015

demanda dos veces copia del D.N.I. al alumno, por lo que nunca deberá éste entregar de forma duplicada este documento.

Verificación, si procede: No procede.


Descripción:

Dada la elevada cantidad de indicadores presenten en el proceso y que en muchos casos son meramente informativos, podría ser interesante simplificar los mismos, de modo que establezcan niveles de responsabilidad diferentes en los distintos subprocesos, lo que agilizaría la presentación de la información.

Actuaciones realizadas: Se ha procedido a realizar y formalizar una propuesta de revisión general del cuadro de indicadores del proceso.

Resultados de seguimiento: Se evidencia la revisión general del cuadro de indicadores, a fecha de auditoría, pendiente de publicación.



Descripción: Podría ser oportuno incrementar la coordinación con la Comisión de Doctorado en cuanto a los proyectos de Tesis a analizar en cada sesión, al objeto de evitar posibles quejas.


Se reconoce que la periodicidad de reunión de trabajo de la Comisión de Doctorado (1 vez al mes) incide en el retraso de realización de informes, por lo que desde la Sección de Postgrado se ha procedido a agilizar la tramitación de los proyectos de tesis que se reciben. Así, estos se registran y envían de forma automática a la Comisión de Doctorado y a su vez se comunica la realización de dicho envío al doctorando. Además, se comunica con posterioridad la resolución de la Comisión de Doctorado.


Se verifica la entrada del proyecto de tesis doctoral de M.T.Q., con D.N.I. identificado en el registro de la Sección de Postgrado con fecha de 3/02/2015, así como la comunicación de envío de dicha documentación a la doctorando el mismo día. Se prevé que la presentación del proyecto se resolverá en la próxima Comisión de Doctorado, que a fecha de auditoría no se ha convocado.




SIGC-SUA


Enero 2015

Descripción: Se anima a mejorar el archivo de las distintas comunicaciones relacionadas con la aprobación de los proyectos de Tesis.


A partir de este momento los nuevos doctorandos introducen la información necesaria a través de docencia virtual para el conocimiento y resolución por parte de la Comisión Académica del programa de doctorado.

Resultados de seguimiento: Verificación, si procede: Realizado.

SEGUIMIENTO DE ACTUACIONES DEL INFORME DE AUDITORIA INTERNA 2013.

Código: 110-2014-AIS Naturaleza: Acción correctiva/oportunidad de mejora Proceso: PC 09. GESTIÓN ACADÉMICA ADMINISTRATIVA. Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción:

Se recomienda la tramitación de una No Conformidad Interna en base al número de incidencias y observaciones indicadas en relación a los indicadores y los registros asociados, que permita un análisis de las causas de la no disponibilidad de los datos en tiempo y forma, ajustándose a la periodicidad establecida en la fichas de los indicadores, mediante el establecimiento de las acciones correctivas necesarias para eliminar las causas detectadas.


Resultados de seguimiento: Se evidencia la revisión general del cuadro de indicadores. Verificación, si procede: No realizado.

Código: 111-2014-AIS Naturaleza: Plan de Comunicación del SIGC-SUA: sistematización Proceso: PC 09. GESTIÓN ACADÉMICA ADMINISTRATIVA. Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción: Con carácter general, se recomienda una sistematización del control de las evidencias de las comunicaciones y su ajuste a las fichas de comunicación.

Actuaciones realizadas: Se ha sistematizado de forma coherente con las fichas del Plan de Comunicación del Servicio de Gestión Académica las comunicaciones en el ámbito del servicio.


Se verifica la sistematización de las comunicaciones mediante correo electrónico de 4/12/2014 en el que el Jefe de Servicio comunica al equipo de calidad integrado por los responsables de sección y coordinadores de planificación instrucciones relativas a al cierre de medición de indicadores.


Código:

112-2014-AIA Naturaleza:

Verificación de no conformidades/Acciones correctivas: oportunidad de mejora

Proceso:

PC 09.12, PC 09.13, PC 09.23. PC 09.31, PC 09.32, PC 09.33. Gestión de las Pruebas de Acceso. Gestión de la Preinscripción. Gestión Logística para la Ejecución de la Docencia Oficial. Gestión de la Matriculación de las Enseñanzas No Oficiales. Gestión Logística para la Ejecución de la Docencia No Oficial. Gestión de Títulos No Oficiales.


SIGC-SUA


Enero 2015

Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción:

Tras el análisis de causas por parte de la Unidad, se proceda a planificar las acciones correctivas oportunas para abordar definitivamente la revisión del sistema de indicadores y de su medición, asegurando su disponibilidad y evidenciando que su seguimiento permite valorar de la capacidad y eficacia de los procesos, que es la finalidad que tienen los indicadores en el sistema de gestión de la calidad.



Código:

113-2014-AIA Naturaleza:

Verificación de no conformidades/Acciones correctivas: oportunidad de mejora

Proceso: PC 09.12, PC 09.13, PC 09.24. Gestión de las Pruebas de Acceso. Gestión de la Preinscripción. Gestión de la Matriculación en Enseñanzas Oficiales. Gestión de títulos oficiales.


Descripción:

Se considera necesario que en el plan de acciones correctivas que se incluya se planifique la revisión, si procede, de la documentación de los procesos (flujogramas y registros) y el sistema de responsabilidades de gestión de las Unidades en los procesos, incluyendo en dicha revisión la estimación de las observaciones de los informes de auditoría del anterior y actual ciclo de gestión.

Actuaciones realizadas: Resultados de seguimiento: Verificación, si procede: No realizado.

Código:

114-2014-AIA Naturaleza: Gestión de los Procesos: tramitación

Proceso: PC 09.21. Gestión de la matriculación en enseñanzas oficiales Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción:

Se indica, para valoración por la Unidad, el estudio y conveniencia de la posibilidad de incorporar en la Herramienta Universitas XXI una opción que permita no computar en la carta de pagos conceptos que no correspondan, por tratarse de matriculación por traslado de expediente, cuando se realice por el mecanismo general de automatricula (situación auditada en la secretaría del Campus de Linares)


El sistema de matrícula utilizado implica que la obtención en el programa Universitas XXI de la carta de pagos imputa la totalidad de los conceptos establecidos para este mecanismo, debiendo, con posterioridad, realizar rectificación de la carta de pagos y, en su caso devolución, ya que el concepto de certificado de PAU (pruebas de acceso a la universidad) no correspondía a tratarse de una matriculación por traslado de expediente.


Cuando se trata de alumnos con traslado interno (en la propia E.P.S. de Linares) no se genera en automatrícula el pago de las condiciones de acceso universitario PAU, por lo que internamente esta situación queda controlada (no se cobra porque no se incluye en carta de pago). Evidencia: matriculación mediante traslado de expediente interno del alumno realizado en automatrícula de J.L.B.C., con DNI identificado, curso 2014/2015, en el Grado de Ingeniería Telemática desde el Grado en Ingeniería de Telecomunicación.


SIGC-SUA


Enero 2015

Cuando se trata de alumnos con traslado externo desde Universidades de Andalucía no se genera en automatrícula el pago de las condiciones de acceso universitario PAU, por lo que esta situación queda controlada (no se cobra porque no se incluye en carta de pago). Evidencia: matriculación mediante traslado de expediente interno del alumno realizado en automatrícula de R.J.M.E., con DNI identificado, curso 2014/2015, en el Grado de Ingeniería Telemática desde el Grado en Ingeniería Eléctrica (traslado de expediente desde el Grado en Ingeniería Eléctrica de la Universidad de Córdoba).


Código:

115-2014-AIA Naturaleza: Gestión de los Procesos: tramitación

Proceso: PC 09.22. Gestión de los Reconocimientos y Transferencias Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción:

Se indica, para valoración por la Unidad, que en los supuestos en los que los reconocimientos de créditos se aplique las tablas, aun no documentadas en la carpeta de gestión de la Unidad, se anote en el expediente por el responsable de gestión la fecha exacta de la comunicación verbal del Director y, en su caso, la tabla que se ha aplicado y que se ha de incorporar en la carpeta de gestión. (Situación auditada en la secretaría del Campus de Linares).


Se anota en el expediente por parte del responsable de gestión la fecha de comunicación e indicación del Director el sentido de la resolución de la solicitud de reconocimiento, así como su incorporación en la carpeta de gestión de la Unidad.


Se verifica la realización y seguimiento de la recomendación planteada en el expediente de reconocimiento del alumno J.L.B.C. y el alumno R.J.M.E. (ver apartado de auditoría de gestión de los procesos de este informe).


Código:

116-2014-AIA Naturaleza: Indicadores

Proceso: PC 09.11.Gestión de las Actividades de Promoción Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción: Respecto al Indicador I.[PC 09.11]-03 Tiempo de realización de la programación de las visitas de Centros de Educación Secundaria, se recomienda que se adopten las acciones que se estimen a efecto de la consecución del valor objetivo.

Actuaciones realizadas: Resultados de seguimiento:

No se verifican actuaciones en el sentido de la recomendación planteada.

Verificación, si procede: No realizado.

Código:


Proceso: PC 09.21. Gestión de la matriculación en enseñanzas oficiales.


SIGC-SUA


Enero 2015


Descripción:

Respecto al Indicador I.[PC 09.21]-23 Porcentaje de alumnos que realizan la matrícula por internet, se recomienda que se valore, de acuerdo con las causas indicadas, si es posible ajustar el valor del objetivo a un porcentaje real y que, quizás, pueda aportar información sobre la consecución o desviación de la previsión potencial de matrículas por internet y las que se realizan finalmente por este mecanismo



Código:


Proceso: PC 09.22. Gestión de los reconocimientos y transferencias Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción:

Respecto al Indicador I.[PC 09.22]-26 Porcentaje de cumplimiento de envío de solicitudes de reconocimientos y transferencias para la emisión de informes de los Centros correspondientes, en el plazo de 20 días siguientes a la finalización del plazo, se recomienda que se valore, de acuerdo con el análisis de causas que de forma detallada realiza la Unidad, por si es posible ajustar el valor del objetivo a un porcentaje real y que, quizás, pueda aportar información segmentada sobre la eficacia de la gestión cuando no es necesario subsanación de las solicitudes.


Se ha procedido a realizar y formalizar una propuesta de revisión general del cuadro de indicadores del proceso, en este caso, se plantea una eliminación de este indicador en la medida de que en la actualidad no es necesario la solicitud de informe a los Centros.

Resultados de seguimiento: Se evidencia la revisión general del cuadro de indicadores. Verificación, si procede: No procede.

Código:


Proceso: PC 09. GESTIÓN ACADÉMICA ADMINISTRATIVA. Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción:

Se sigue recomendando que la Unidad revise su cuadro de indicadores para asegurar que, además, de los indicadores que expresan mediciones de actividad, se dispongan de otros que permitan medir, mediante el establecimiento de objetivos, otros aspectos de eficacia aportados en la gestión de los procesos. Se indica de forma especial respecto a los indicadores del proceso de gestión de títulos y tercer ciclo


Se ha procedido a realizar y formalizar una propuesta de revisión general del cuadro de indicadores del proceso, si bien, esta revisión ha tenido escasa incidencia desde el punto de vista de la recomendación planteada.



SIGC-SUA


Enero 2015

FICHAS DE MEJORAS PROPUESTAS. IMPLANTACIÓN DE MEJORAS DE LOS PROCESOS.

Código: 68-2014 Naturaleza de la mejora: Documentación de los procesos: Indicadores. Proceso: PC 09 Gestión Académica Administrativa Unidad/es: Servicio de Gestión Académica Descripción: Revisión de los indicadores asociados a los procesos

Causa:

Plan anual de objetivos 2014. Algunos de los indicadores asociados a los procesos del Servicio aportan poco a la gestión, y tampoco se justifican desde el punto de vista de la mejora. Se hace imprescindible definir indicadores que evidencien el grado de mejora en los distintos procesos, y ofrezcan a los responsables información sobre su desarrollo.

Objetivo: Alinear los indicadores con la realidad de los procesos. Recursos: No se necesitan recursos adicionales. Responsable: Responsables de cada una de las áreas del Servicio Previsión de resultados: Facilitar al Jefe del Servicio y a los propios responsables el control de los procesos.

Prioridad: Alta Fecha de Autorización de la Gerencia: Abril 2014 Desarrollo temporal: Inicio: Finalización:

Descripción de resultados obtenidos:

Se ha procedido a realizar y formalizar una propuesta de revisión general del cuadro de indicadores del proceso, si bien, esta revisión ha tenido escasa incidencia desde el punto de vista de la propuesta de mejora planteada.

Verificación de resultados en auditoría, si procede: Verificada, no realizada.

Código: 69-2014 Naturaleza de la mejora: Recurso/Gestión Interna. Proceso: PC 09 Gestión Académica Administrativa Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción: Analizar la posibilidad y conveniencia de adaptar a las necesidades del Servicio un sistema de gestión de consultas e incidencias de los que ya están funcionando con éxito en otros Servicios.

Causa: Actualmente se mantienen varios cauces electrónicos (formularios, documentos en Word o PDF...) así como correos electrónicos, llamadas telefónicas y atención presencial. Esto dificulta la gestión de solicitudes y consultas.

Objetivo: Facilitar la trazabilidad de las solicitudes y las incidencias, y unificar en la medida de lo posible los cauces de comunicación.

Recursos: Por determinar, en cualquier caso la participación del Servicio de Informática es fundamental. Responsable: Jefe del Servicio. Previsión de resultados: Evitar duplicidades en las consultas y permitir conocer el estado de las solicitudes.


Descripción de resultados obtenidos: En la actualidad se ha solicitado al Servicio de Informática apoyo técnico para la implantación de esta propuesta de mejora.

Verificación de resultados en auditoría, si procede: En proceso.


SIGC-SUA


Enero 2015

Código: 70-2014 Naturaleza de la mejora: Gestión Interna. Proceso: PC 09 Gestión Académica Administrativa Unidad/es: Servicio de Gestión Académica Descripción: Avanzar en el cumplimiento de normativas y plazos

Causa: Plan anual de objetivos 2014. Las excepciones y autorizaciones suponen un grave trastorno en la gestión. Se intentará concienciar de este problema a los órganos de gobierno, para que evalúen mejor si los plazos y requisitos son adecuados antes de aprobar las normas

Objetivo: Garantizar la seguridad jurídica de los usuarios y poder planificar de forma adecuada la ejecución de los procesos.

Recursos: No se precisan recursos adicionales. Responsable: Jefe del Servicio. Previsión de resultados:

Disminución de los trabajos no previstos y, superado el primer ciclo, de las solicitudes derivadas del derecho de petición.

Prioridad: Urgente Fecha de Autorización de la Gerencia: Abril 2014

Desarrollo temporal: Inicio: Finalización:

Descripción de resultados obtenidos:

Desde el Servicio de Gestión Académica en numerosos foros y reuniones se ha insistido en la necesidad de limitar las excepciones en la gestión a situaciones puntuales. A pesar de ello, los resultados han sido limitados.


Código: 71-2014 Naturaleza de la mejora: Gestión Interna. Proceso: PC 09 Gestión Académica Administrativa Unidad/es: Servicio de Gestión Académica

Descripción: Mayor implicación del personal en el análisis de los indicadores y de las encuestas o los mecanismos de retroalimentación que se establezcan.

Causa:

Aunque al menos el nivel inmediatamente siguiente al Jefe del Servicio está muy implicado en la medida de los indicadores, en general esta tarea se toma más como una imposición derivada del sistema de calidad que como un mecanismo útil para controlar el estado de los procesos y la toma de decisiones. Si bien es cierto que estas últimas responsabilidades recaen directamente en el Jefe del Servicio, no lo es menos que una correcta interpretación de estos resultados ayudaría a todo el personal a tener una visión más concreta del estado real del proceso, y facilitaría su participación en la toma de decisiones. Por ende, las decisiones del Jefe del Servicio resultarían mucho más justificadas, y serían fruto de un consenso y no de un análisis en solitario, que sólo lleva a propiciar la aprobación de sus decisiones mediante el asentimiento, más que fruto del debate.

Objetivo: Avanzar hacia un análisis más preciso y útil de los resultados. Recursos: No se precisan recursos adicionales. Responsable: Responsables de las distintas áreas del Servicio. Previsión de resultados:

Modificación de la documentación de los procesos más precisa (objetivo del plan anual de gestión 2014), y mayor consenso en la toma de decisiones.

Prioridad: Urgente Fecha de Autorización de la Gerencia: Abril 2014 Desarrollo temporal: Inicio: Finalización:

Descripción de resultados obtenidos: Se ha implantado un sistema de seguimiento de la medición del cuadro de indicadores del Servicio de Gestión Académica a través


SIGC-SUA


Enero 2015

de la herramienta de documentos de google. Esta herramienta permite un acceso común de los responsables de medición y seguimiento de indicadores.


Código: 72-2014 Naturaleza de la mejora: Gestión interna.

Proceso:

PC 09.2. Gestión de la enseñanza oficial. PC 09.21 Gestión de la Matriculación de las Enseñanzas Oficiales. PC 09.22. Gestión de los reconocimientos y transferencias. PC 09.23. Gestión logística para la ejecución de la docencia oficial.


Descripción: Incrementar la permeabilidad entre los distintos equipos de trabajo de la Secretaría de Jaén, bien mediante la movilidad del personal, bien mediante la mejora del flujo de la información.

Causa: Ver análisis de la encuesta de clima laboral. Objetivo: Aumentar el conocimiento del personal sobre el trabajo del resto de los compañeros. Recursos: No se necesitan recursos. Responsable: Jefe del Servicio y responsables de los equipos de trabajo. Previsión de resultados: Disminución de las tensiones internas y adquisición de nuevas competencias laborales.


Descripción de resultados obtenidos: Verificación de resultados en auditoría, si procede: Pendiente de implantación (en proceso inicial).

5.2. ANÁLISIS DE LOS SERVICIOS/UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOBRE EL SEGUIMIENTO DE LOS PROCESOS Y SU RELACIÓN CON LAS MEJORAS IMPLANTADAS O A REALIZAR.


Análisis de las Unidades sobre el seguimiento de los procesos: indicadores, encuestas, quejas y sugerencias, otros sistemas de información y su relación con las mejoras implantadas o a realizar


Desde el punto de vista de la Unidad, cómo la implantación de las propuestas de mejora, observaciones de auditoría interna y externa del ciclo anterior 2013 han tenido impacto en los resultados del ciclo actual (2014).

El análisis del nivel de despliegue e implantación en el ciclo de gestión 2014 de las propuestas de mejora y seguimiento de actuaciones de auditoría interna 2013 se encuentra a fecha de auditoría en desarrollo por parte del Servicio de Gestión Académica. Una vez finalizada la presente auditoría interna 2014, sus resultados serán valorados por la Unidad y analizados e incluidos en el correspondiente informe de seguimiento de procesos. No obstante, de forma global se valora positivamente el resultado de las mejoras y actividades relacionadas con las recomendaciones de auditoría implantadas en relación con los resultados positivos del ciclo de gestión.

Cómo la Unidad alinea su sistema de información (indicadores, encuestas, quejas y sugerencias, grupos focales, etc.) para realizar

Los mecanismos de alineación del sistema de información del Servicio con las propuestas de mejora del ciclo de gestión actual son el resultado del análisis de la información que se realiza en las reuniones en las reuniones del equipo de calidad de la Unidad y se formaliza en el informe de seguimiento anual. Próximamente se convocará el quipo al objeto de iniciar el informe de


SIGC-SUA


Enero 2015

propuestas de mejora a lo largo del presente ciclo (2014) o para el siguiente (2015, a través del informe de seguimiento de procesos).

seguimiento del ciclo de gestión del SIGC-SUA actual.


Se valora positivamente cómo el Servicio analiza los resultados de las mejoras incorporadas a los procesos con las herramientas que les proporciona su sistema de información, del análisis de cuyos resultados igualmente extraen las propuestas que se implementarán para el siguiente ciclo de gestión del SIGC-SUA 2015.


informe de actividades de auditorÍa interna anual 2014 ... · auditor. objetivos de auditorÍa...

Documents