proceso para recepcion código: de bienes...

U. CONACU lTA

1. PROPÓSITO:

Efectuar la recepción de los bienes instrumentales adquiridos por la Televisora y operar su registro en losinventarios de la misma a fin de mantener el control de ellos, realizar su asignación a los usuariosdesignados, optimizar su utilización y proteger el patrimonio de la entidad.

2. ALCANCE:

El proceso es aplicable a los trámites y documentos involucrados en la recepción y registro en controles delos bienes instrumentales adquiridos por la Televisora.

Aplica a la Subdirección General de Administración y Finanzas; a la Subdirección General de Producción yProgramación; a la Subdirección General Comercial; a la Subdirección General Técnica y Operativa; a laDirección de Imagen Corporativa; a la Dirección de Noticias; a la Dirección de Asuntos Jurídicos; al 6rganoInterno de Control; a la Dirección de Administración; a la Gerencia de Recursos Materiales y ServiciosGenerales; a la Gerencia de Contabilidad y al Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales.

El proceso tiene conexión con el proceso para adquisición de bienes y servicios en cualquiera de susmodalidades: Adjudicación Directa; Invitación a cuando menos tres personas y licitación pública.

Área emisora del proceso: Dirección de Administración.

3. POlÍTICAS:

. No podrá realizarse ninguna entrega de bienes instrumentales directamente por el proveedor alusuario o solicitante. En todo caso éste podrá auxiliar al titular del Departamento de Adquisiciones yServicios Generales en la verificación de las especificaciones y normas de calidad tratándose deequipo técnico especializado y de computación.

. Salvo autorización expresa del titular de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generalestoda recepción a proveedores de bienes instrumentales deberá realizarse en el almacén de bienesinstrumentales de la Televisora.

. El titular de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá comunicar al titulardel Recursos Materiales y Adquisiciones el nombre del servidor público a quien se asignarán losbienes instrumentales a recibirse en el almacén, a fin de que se emita el resguardo respectivo y seentreguen a la brevedad.

. La recepción de bienes instrumentales se realizará en días hábiles en horario de las 10.00 a las14.00 hrs. y de las 16.00 a las 17.30 hrs.

. El alta en inventarios de los bienes adquiridos por la Televisora, solo podrá realizarse una vez queel titular del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales haya efectuado la recepciónfísica y documental de los mismos a entera satisfacción.

El titular del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales deberá supervisar que la#entrega de los bienes adquiridos se realice en los plazos previstos en los documentos de compra einformará oportunamente de los posibles retrasos al titular de la Gerencia de Recursos Materiales yServicios Generales para iniciar, en su caso, el trámite de aplicación de las penalidades previstas enlos mismos.

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PROCESO PARA RECEPCION Código:DE BIENES INSTRUMENTALES

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. El Área requirente realizará, dentro de los diez días hábiles siguientes a la recepción de los bienes,las pruebas técnicas conducentes para verificar su correcto funcionamiento y en su casocomunicará las fallas detectadas para devolución al proveedor. Así mismo estará atento a los plazosestipulados en los documentos de compra para reportar a la Gerencia de Recursos Materiales yServicios Generales la existencia de defectos de fabricación o vicios ocultos.

. El titular de la Gerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá supervisar la correctarealización de los registros de ingreso de los bienes a los inventarias de la entidad.

. El titular del Departamento Adquisiciones y Servicios Generales es responsable de realizar el altaen el sistema de control de inventarias de bienes en el programa Excel a más tardar dentro de lostres días hábiles siguientes a la fecha en que realice la recepción e ingreso de los bienes alalmacén, así como de mantener debidamente actualizada la base de datos correspondiente.

. Los bienes instrumentales deberán darse de alta en inventarias en el BAAN a su valor deadquisición sin incluir el IVA.

. Todos los bienes instrumentales propiedad de la Televisora contarán, previamente a su entrega alos usuarios, con un número o clave de inventario que, de acuerdo al Catálogo de Bienes Mueblesemitido por la Secretaría de la Función Pública, asignará el titular del Departamento deAdquisiciones y Servicios Generales.

. Es responsabilidad del titular del Departamento Adquisiciones y Servicios Generales efectuar elregistro, de los movimientos de alta de los bienes instrumentales, en el sistema BAAN de Control de

Inventariosy en el SistemadeAdministraciónde bienesasegurablesde la SHCP. ~


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PROCESO PARA RECEPCiÓN Código:DE BIENES INSTRUMENTALES

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U,CONACULTA

4. DIAGRAMA DE PROCESO:~ ~ .

TITULAR DELDEPARTAMENTO

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INFORMA DE LARECEPCIóN DE

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TITULAR DELALMACÉN

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U,CONACULTA

5. DESCRIPCiÓN DEL PROCESO:


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SECUENCIA DE ACTIVIDADES RESPONSABLEETAPAS

1. Informa de la 1.1 Verifica en el control de pedidos, contratos y TITULAR DELrecepción de los confirmaciones de compra, los documentos que DEPARTAMENTO DEbienes. amparan la adquisición de bienes instrumentales, ADQUISICIONES y

en lo sucesivo bienes, que los proveedores SERVICIOSdeberán entregar en el almacén de bienes. Extrae, GENERALESdel archivo de trámite, dichos documentos.

1.2 Obtiene fotocopia de los pedidos, contratos y Secretariaconfirmaciones de compra correspondientes a losbienes que los proveedores deberán entregar en elalmacén de bienes.

1.3 Indica al titular del Almacén la próxima recepciónde los bienes y sus destinatarios.

1.4 Entrega al titular del Almacén la fotocopia de lospedidos, contratos y confirmaciones de compra. Enlo sucesivo documento de compra.Recaba firma de recibido en el original, mismoque reintegra al archivo.

2. Verifica fecha, tipo 2.1 Recibe información sobre la recepción de bienes TITULAR DELYcantidad de bienes. así como fotocopia de los documentos de compra. ALMACÉN

Sella el acuse de recibo y lo devuelve. Toma notade los destinatarios de los mismos.

2.2 Verifica en los documentos de compra, la fecha deentrega, la cantidad y tipo de bienes que estánpróximos a recibirse.

2.3 Realiza la apertura de expediente de alta debienes al que inserta en orden cronológico losdocumentos de compra.

3. Efectúa la entrega 3.1 Efectúa, en la fecha señalada, en los documentos PROVEEDORde los bienes. de compra, la entrega de los bienes según se

indica en los mismos.3.2 Presenta, para amparar la entrega de los bienes,

el original y copia de la factura u original y copia dela remisión, según sea el caso.

4. Verifica la 4.1 Recibe los bienes, acompañados del original y TITULAR DELcoincidencia con el copia de la factura o en su caso de la remisión con ALMACÉNpedido. la que se ampara la entrega de los mismos.

4.2 Verifica que las partidas de compra según facturao remisión coincidan con las partidas de comprasegún documento de compra y que los bienescorrespondan con las características yespecificaciones señaladas en el mismo. En casonecesario se apoya en personal técnico del árearequirente.

¿Correcto?

No: Continuar en etapa 5

fitSi: Continuarenetapa7

5. comunica las 5.1 Establecey precisalasdeficienciasencontradas TITULARDEL / '/deficiencias en los bienes en cuanto a partidas de compra, ALMACÉNencontradas. calidad v/o esoecificaciones.

~ACONACULTA

6. Solicita lasustitución de losbienes

7. Recibe, registraalta en Excel y ensistema SHCP.

5.2 Comunica verbalmente al titular del Departamentode Adquisiciones y Servicios Generales que losbienes y/o la documentación no cumplen con laspartidas de compra, la calidad y/o especificacionesseñaladas en los documentos de compra, le indicacon exactitud el documento de compracorrespondiente y las fallas existentes.

5.3 Devuelve al proveedor los bienes y el original ycopia de la factura o remisión sin sellar de recibido.Archiva el expediente.

5.4 Informa verbalmente al titular de la Gerencia deRecursos Materiales y Servicios Generales delincumplimiento del proveedor.

6.1 Recibe información verbal del titular delDepartamento de Adquisiciones y ServiciosGenerales sobre las deficiencias de los bienes quese pretenden entregar en el almacén.

6.2 Solicita, por escrito al proveedor, la sustitución delos bienes conforme a las condiciones pactadas.

Continuar en etapa 3.

7.1 Registra sello de recibido del Almacén de bienesinstrumentales en el original y copia de la factura oremisión según sea el caso. Devuelve al proveedorsu acuse.

7.2 Coloca físicamente los bienes en el espacio físicopreparado con anticipación en el almacén.

7.3 Ingresa a la base de datos Excel de control deinventarios de bienes muebles y con base enla copia de la factura o de la remisión, según seael caso, registra el alta en inventario, mediante lacaptura, por cada uno de los bienes, de lasiguiente información:. número de inventario del bien, que se integra a

partir del número de la entidad (cinco dígitos);centro de costo a que está adscrito el bien (tresdígitos); subgrupo (un digito); clave para el biensegún el Catálogo de Bienes Muebles (nuevedígitos); año de adquisición (dos dígitos) ynúmero consecutivo del bien en relación a losexistentes de su tipo en el inventario.

. Clave del centro de costo al que está asignado elbien.

. Descripción del bien.

. Marca.

. Modelo.

. Serie.

. Número de cuenta contable según el tipo debien.

. El nombre o razón social del proveedor.. El número de factura.

. Fechade compra.

. El costo según factura sin incluir IVA.

. El nombre del usuario a quien se asignará.

. Tipo de divisa de la transacción.

TITULAR DELALMACÉN

TITULAR DE LAGERENCIA DERECURSOSMATERIALES ySERVICIOSGENERALES

TITULAR DELALMACÉNTécnico de inventarios


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U,CONACULTA

Tiempo de realización: dos dias hábiles a partir de la entrega del proveedor de los bienes en el alma~


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7.4 Emite la etiqueta de identificación de cada bien y la TITULAR DELadhiere al mismo. ALMACÉN

7.5 Ingresa al Sistema de Administración de Bienes Técnico de inventariasAsegurables de la SHCP y registra el alta del bieno bienes adquiridos.

7.6 Informa al Titular del Departamento deAdquisiciones y servicios Generales la realizacióndel registro de alta en el Sistema de BienesAsegurables de la SHCP.

8. Registra alta en el 8.1 Verificael registrode altadel bienen el Sistema TITULAR DELsistema BAAN. de Bienes Asegurables de la SHCP. DEPARTAMENTO DE

8.1 Ingresa al sistema BAAN de inventarias de bienes ADQUISICIONES Yal modulo de Movimientos de activos fijos y SERVICIOSregistra el alta, con base en la copia de la factura o GENERALESde la remisión según sea el caso, y del número Técnico de inventariasasignado de inventario por cada uno de los bienescomo sigue:Formato Definición: el Número asignado al bien; ladescripción del mismo; el Costo sin IVA; lacategoría; la subcategoría y código; la fecha decompra.Formato Clasificaciones: porcentaje a depreciar;número de serie del bien; la marca; el modelo; laclave de proveedor según catálogo deproveedores y el número de la factura.

8.2 Obtiene una impresión del registro de ingreso delos bienes al almacén y la archiva en elconsecutivo.

8.3 Verifica la exactitud de los registros efectuados yen su caso realiza las correcciones necesarias.

8.4 Comunica en forma verbal, al titular de la Gerenciade Recursos Materiales y Servicios Generales, larecepción e ingreso al almacén de los bienesadquiridos.

8.5 Archiva la copia de la factura o remisión y lafotocopia del pedido o contrato en expediente dealta de bienes.

9. Emite resguardo, 9.1 Emite un resguardo en original para cada usuarioentrega a usuario. en el que concentra los bienes que ya tenía a su

cargo y los de nueva asignación.9.2 Realiza la entrega de los bienes al usuario o

solicitante, recaba su firma en el original delresguardo y le entrega fotocopia para su controlinterno.

9.3 Archiva el resguardo en el expediente deresguardos.

Termina el proceso.

~'''CONACULTA

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

7. REGISTROS:

Registros Tiempo deconservación

Base de datos Excel del inventario de [Indefinidobienes.

Expediente de alta de bienes. Indefinido

Expediente de resguardos de bienes. Indefinido

Sistema BAAN, inventario de bienes. Indefinido

Base de datos del Sistema de Bienes [ IndefinidoAsegurables SHCP

Responsable deconservarlo

Titular del Departamentode Adquisiciones yServicios GeneralesTitular del Departamentode Adquisiciones yServicios GeneralesTitular del Departamentode Adquisiciones yServicios GeneralesTitular del Departamentode Contabilidad y Titulardel Departamento deRecursos Materiales yAdquisiciones.Titular del Departamentode Adquisiciones yServicios Generales

Código deregistro o

identificaciónúnica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica


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Documentos Código (cuandoaplique)

Ley General de Bienes Nacionales No aplicaLey de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su No aplicaReqlamento.Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de No aplicabienes muebles de la administración Pública Federal Centralizada.

Lineamientos Generales para la administración de almacenes de las No aplicadependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos No aplicaMateriales v Servicios Generales.Manual de usuario del Sistema de Administración de Bienes Asegurables No aplicaSHCP.

Manual para la Administración de Bienes y el Manejo de Almacenes. Canal 22 No aplicaNormas Generales para el registro afectación y Disposición Final de Bienes No aplicaMuebles. Canal 22.

Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Adquisiciones, No aplicaArrendamientos y Servicios del Sector Público.

~Jo CON ACU LTA

8. GLOSARIO:

Bienes: Los bienes muebles que estén al servicio de las dependencias y entidades.

Bienes Instrumentales/muebles: los considerados como implementos o medios para el desarrollo de lasactividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la aplicación de un número de inventarioy resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

CABM: Catálogo de Bienes Muebles emitido por la Secretaría de la Función Pública.

Documentos de compra: Copia de: contrato, pedido, orden de compra.

SHCP: Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

9. ANEXOS:

Resguardo de bienes instrumentales

10. CAMBIOS DE ESTA VERSiÓN:

Fecha de autorización: 29 de septiembre de 2008

CONTROL DE EMISiÓN

¿L

ELABORO

ra Carpio Lic. Irma Pía González LunaCorvera

Titular de la Dirección GeneralTitular de la Dirección deAdministración

Titulai\):Jela SubdirecciónGeneral de Administración y

Finanzas


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Número de versión Fecha de la actualización Descripción del cambio2 10de abril de 2011 Mejora continua. Ajuste al nombre y

adecuación a nombre deresponsables de acuerdo a estructuraorQánica

tACONACULTA

ANEXORESGUARDO DE BIENES

TELEVISiÓN METROPOLITANA, SA DE CVDIRECCiÓN DE ADMINISTRACiÓN

GERENCIA DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES

RESGUARDO PERSONAL DE MOBILIARIO Y EQUIPO

INVENTARIO EJERCICIO 201- (1)

FECHA DE ELABORACiÓN (2)

CENTRO DE COSTO (3)UNIDAD ADMINISTRATIVA:(4)

RFC. (6)

NOMBRE DEL USUARIO:(5)

CURP: (7)

(15)

SERVIDOR PÚBLICO RESPONSABLE

(16)

LA FIRMA DE ESTE RESGUARDO OBLIGA AL RESPONSABLEAL CUIDADO DEL BIEN QUE AMPARA CON BASE A LOSARTíCULOS 7 Y 8 FRACCiÓN TERCERA DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADESADMINISTRATIVAS DE LOSSERVIDORES PÚBLICOS


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No. DESCRIPCION DEL BIEN MARCA MODELO No. SERIE INVENTARIO VALORADQUISICiÓN

(8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)

U,CONACULTA

ANEXORESGUARDO DE BIENES

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(1) Anotar el dígito del año de emisión del resguardo.(2) Anotar el día, mes y año de elaboración del resguardo.(3) Anotar la clave de centro de costo asignada a la unidad responsable a que pertenece el usuario.(4) Anotar el nombre según estructura de la unidad responsable a que pertenece el usuario.(5) Anotar el apellido paterno, materno y nombre del usuario.(6) Anotar la clave de Registro Federal de Contribuyentes del usuario.(7) Anotar la Clave Única de Registro de Población del usuario.(8) Anotar el número consecutivo que corresponde al bien en función de los que tiene asignados el

usuario.(9) Anotar los datos descriptivos del bien (nombre, tipo, medidas y características).(10) Anotar la marca del bien.(11) Anotar el modelo del bien.(12) Anotar el número de serie del bien.(13) Anotar la clave de inventario asignada al bien.(14) Anotar el valor de adquisición del bien.

(15) Asentar la firma del usuario. ~/(16) Anotar el nombre completo del usuano. / / /

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