proceso para intercambio publicitario...

1. PROPÓSITO:

Promover el intercambio de servicios publicitarios con medios de comunicación a los que la Televisorarequiere acceder para difundir la programación diaria, destacados y otros servicios publicitarios paraincrementar los niveles de audiencia, ofreciendo a los Medios de Comunicación, en contraprestación,tiempo en pantalla para promocionar sus servicios ante el público televidente de Canal 22.

2. ALCANCE:

El proceso es aplicable a las actividades, trámites y documentos para promover y concertar el intercambiode publicidad entre la Televisora y los medios de comunicación masiva a los que requiere acceder paradifundir la programación, sus contenidos y promover la imagen de Canal 22.

Aplica a la Dirección de Imagen Corporativa; a la Gerencia de Comunicación Social; al Departamento deComunicación Social; a la Dirección de Asuntos Jurídicos; a la Subdirección General Comercial; a laSubdirección General de Administración y Finanzas; a la Dirección de Administración y a la Gerencia deRecursos Materiales y Servicios Generales.

El proceso tiene conexión con el proceso para Planeación anual de la Programación Televisiva; Carta deprogramación mensual; Cartelera diaria de programación; Adjudicación por excepción a la licitación públicaCAAS; Emisión de contratos y convenios; Facturación por venta de servicios de producción y otros ingresos;Registro contable; Anuncios en medios de comunicación impresa; Pauta comercial y entrega de materialvideograbado a la Videoteca y Pauta de continuidad.

Área emisora del proceso: Dirección de Imagen Corporativa.

3. POLíTICAS:

. El Gerente de Comunicación Social es responsable de recabar del Medio de Comunicación con elque se pretenda celebrar contrato de intercambio publicitario, carta de cumplimiento de lopreceptuado en el artículo 32 D del Código Fiscal de la Federación.

. El Gerente de Comunicación Social deberá mantener el control de los servicios utilizados parareportar con oportunidad los posibles desfasamientos que pudieran reflejarse en sub ejercicio osobre ejercicio, de los montos contratados, al final del año.

. El Gerente de Comunicación Social deberá supervisar, al solicitar la emisión de facturación al (los)Medio (s) de Comunicación que los servicios facturados se apeguen a las tarifas previamentepactadas.

. El Gerente de Operación y Tráfico, con base en el contrato de intercambio publicitario suscrito,realizará en el sistema BAAN el lanzamiento de la orden de venta para emisión de factura, para suentrega al Medio, amparando los servicios que proporcionará la Televisora.

. El Gerente de Operación y Tráfico es responsable de supervisar que los servicios facturados por laTelevisora a los Medios se apeguen a las tarifas autorizadas por el Órgano de Gobierno.

PROCESO PARA INTERCAMBIO PUBLICITARIO CON Código:MEDIOS DE COMUNICACiÓN

Revisión:1Hoia: 1 de 15

. El Gerente de Comunicación Social deberá supervisar en forma permanente que el avance en elejercicio de los derechos de la Televisora, derivados de los contratos de intercambio publicitario, serealice de acuerdo a la programación de uso de estos servicios a fin de evitar subejercicio al términode la vigencia contractual. En la eventualidad de observar desviaciones las deberá reportar alDirector de Imagen Corporativa para la implementación de las medidas correctivas conducentes.

PROCESOPARAINTERCAMBIOPUBLICITARIOCON Código:MEDIOSDECOMUNICACiÓN.

Revisión:1Hoja: 2 de 15

CONEXiÓN DE PROCESOS RELACIONADOS

,r-t..NUNCIOOEN .,MEDIOS DE1

ICOMUNICAaÓN j

IMPRESA----iNTERCAMBIOPU8L1CITAR!O

II

J

fAdii.JALtZACIÓN'1

DE SITIOS Y

MINI SITIOS DE 1

INT':.R~ET-J

Proc~- reladoTlad1JS

f'roooS0descrito



4. DIAGRAMA DE PROCESO:

GERENTE DECOMUNJCACiÓN

SOC1AL

DETERMINAMONTOS YMEDIOS DE

COMUMCACIÓN

EMITE LAREQUISICIÓNyJtJSTIFJCAGIÓN

DEIMAGEN

2' 3

1)

GERENTE DERECURSOS

MATERiALES yDIRECTOR DE

ASUNTOSJURímcos

MEDIODECm"lUNICACIÓN

SUBDiRECTORGENERAL

COMERCIAL

7

REALIZA

PROCESO CAtIS,OBTIENEACUERDO

PROCESO PARAINTERCAMBIO PUBLICITARIOCON Código:MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Revisión:1Hoja:4 de 15

GERENTEDECOMUNICACiÓN

SOCIAL

~\, /

""\/

$QUCITA ELCONTRATODEINTERCAMBIOPUBLICITARIO

1NTERCAMB!AFACTUPJ\ CON

ELMEmO

DIRECTORDEIMAGEN

CORPORATtVA

8

14

GERECURSOS

MATERIALESYSERVICIOSGENERALES

10

12

DIRECTORDEASUNTOSJURfmcos

MEDIODECOMUNICACiÓN

9

FIRMAElCONTRATO,LO

DEVUELVE

SUBDlRECTORGENERAL

COMERCIAL

11

13EMITELAFACTURA

DELAENTIDAD

PROCESOPARAINTERCAMBIOPUBLICITARIOCON Código:MEDIOS DE COMUNICACiÓN


PROCESO PARA INTERCAMBIO PUBLICITARIOCON Código:MEDIOS DE COMUNICACiÓN


GERENTE DEGERENTE DE DIRECTOR DE RECURSOS DIREcrOR DE

MEDIO DE SUBDIRECTORCOMUNICACIÓN IMAGEN MATERIALES y ASUNTOS

COMUNtCACIÓN GENERALSOCIAL CORPORATIVA SERVICiOS JURíDICOS COMERCIAL

GENERALES,

\,/J15

REALIZAELPAU,¡\OO DE

LOSSERvICIOSPARAEL.M8)jO

16REMITE

IN$ERCIONE$,CONTROLA LOS

SERVICJOS

i 17

R§VI: VAUDA

I.,

(FIN

)

/' I

I

/

5. DESCRIPCiÓNDEPROCESO:



SECUENCIA DE ACTIVIDADES RESPONSABLEETAPAS

1. Determina montos y 1.1 Recibe instrucciones del Director de Imagen GERENTE DEMedios de Corporativa para realizar concertación de COMUNICACiÓNComunicación intercambios de difusión publicitaria con medios SOCIAL

de difusión, en lo sucesivo intercambiopublicitario.

1.2 Recibe del Director de Imagen Corporativainformación sobre el presupuesto autorizado enla partida de gasto 3603 "Información en MediosMasivos Derivada de la Operación yAdministración de las Dependencias y Entidades"

1.3 Determina el monto que aplicará a intercambiopublicitario.

1.4 Selecciona los Medios de Comunicación con losque observa viable la concertación deintercambio publicitario, en lo sucesivo losMedios.

1.5 Solicita las tarifas a los Medios en los queinteresa a la Televisara realizar la publicación desu programación y de otros servicios de difusión.

1.6 Determina el costo, mensual y anual, de losservicios que requiere.

2. Realiza tratos 2.1 Contacta al (los) Medio (s) seleccionado (s) parapreliminares e informa plantear el intercambio publicitario en función de

la Planeación anual televisiva, las tarifasautorizadas de la Televisara y las tarifas ydescuentos del (los) Medio (s).

2.2 Obtiene anuencia del (los) Medio (s) para realizarintercambio publicitario.

2.3 Realiza tratos preliminares con el representantedel (los) Medio (s) sobre condiciones y losmontos de intercambio publicitario.

2.4 Deriva, de los tratos preliminares, los montos, losservicios y las condiciones del intercambiopublicitario.

2.5 Elabora el programa anual de intercambiopublicitario.

2.6 Presenta el programa anual de intercambiopublicitario y la información de los tratospreliminares sobre montos, servicios aintercambiar, términos y condiciones al Directorde Imagen Corporativa.

3. Revisa la 3.1 Revisa el programa anual de intercambio DIRECTOR DE IMAGENinformación y tratos publicitario y la información y tratos preliminares. CORPORATIVApreliminares

n¿Correcta?

NO:Continuarenetapa4.SI: Continuaren etapa5. /

J

4. Instruye cambios y1

4.1 Instruye cambios y ajustes en el programa anualajustes a los tratos. de intercambio publicitario y/o en los términos de

los tratos preliminares.4.2 Devuelve el programa anual de intercambio

publicitario y la información de tratospreliminares.

5. Instruye presentar alCAAS

6. Emite la requisiciónprepara caso paraCAAS.

7. Realiza procesoCAAS, obtieneacuerdo

Continuar en etapa 2

5.1 Otorga su visto bueno al programa anual deintercambio publicitario y a los tratospreliminares.

5.2 Instruye la realización de trámites para lapresentación de los intercambios publicitariosprogramados al CAAS.

6.1 Emite requisición de compra en original por cadaMedio por los servicios a contratar en el año,recaba firma del Director de ImagenCorporativa.

6.2 Recaba, de la Gerencia de Presupuesto, registrode suficiencia presupuestal en la requisición decompra.

6.3 Elabora el formato Justificación y Acreditamientode Criterios de Adjudicación en original. Recabafirma de autorización del Director de ImagenCorporativa.Obtiene del Medio los datos de investigación demercado.

6.4 Extrae fotocopia a la requisición de compra y alformato Justificación y Acreditamiento deCriterios de Adjudicación e investigación demercado.

6.5 Entrega a la Gerencia de Recursos Materiales yServicios Generales la requisición de compra elformato Justificación y Acreditamiento deCriterios de Adjudicación e investigación demercado. Recaba acuse de recibo en lafotocopia de cada uno de ellos.

6.6 Realiza apertura de expediente por cada Mediocon:Antecedentes de presupuesto autorizado, tarifas,tratos preliminares, fotocopia de la requisiciónde compra y fotocopia del formato Justificación yAcreditamiento de Criterios de Adjudicación einvestigación de mercado.Lo archiva temporalmente.

7.1 Recibe la requisición de compra; el formato deJustificación y Acreditamiento de Criterios deAdjudicación e investigación de mercado.

7.2 Elabora el formato CAAS en original.7.3 Realiza proceso de Adjudicación directa por

excepci6n a la Iicitaci6n pública CAAS.7.4 Obtiene el acuerdo aprobatorio del CAAS para la

adjudicación de los servicios publicitarios de laTelevisora al Medio de comunicación respectivo

or el monto indicado en ese documento.

DIRECTOR DE IMAGENCORPORATIVA

GERENTE DECOMUNICACiÓNSOCIAL.

GERENTE DERECURSOSMATERIALES ySERVICIOSGENERALES





Extrae fotocopia al acuerdo aprobatorio delCAAS, la entrega al Gerente de ComunicaciónSocial.

8. Solicita contrato de 8.1 Recibe fotocopia del acuerdo aprobatorio CAAS. GERENTE DEintercambio. 8.2 Recaba del Medio carta original de cumplimiento COMUNICACiÓN

del artículo 32 D del Código Fiscal de la SOCIAL.Federación, emite oficio en original y copia y loentrega al Gerente de Contabilidad.Recaba acuse de recibo en la copia del oficio yla integra al expediente.

8.3 Elabora oficio en original y copia dirigido alDirector de Asuntos Jurídicos en el que le solicitala elaboración de contrato de intercambiopublicitario, haciendo referencia en el mismo alacuerdo aprobatorio del CAAS.

8.4 Recaba firma del Director de Imagen Corporativaen el oficio, anexa la fotocopia del acuerdoaprobatorio del CAAS y la documentación legaldel medio.

8.5 Entrega el Oficio original a la Dirección deAsuntos Jurídicos y recaba acuse de recibo en laCopia. La archiva en el expediente.

Nota: La Gerencia de Comunicación Socialentregará, con el oficio indicado en estaactividad, la documentación legal del Medio enel caso de que no exista en la Dirección deAsuntos Jurídicos por contrataciones anteriores.

9. Proceso Contrato 9.1 Realiza proceso de solicitud y elaboración de DIRECTOR DEde intercambio Contratos y convenios. ASUNTOS JURíDICOSpublicitario. 9.2 Emite el contrato de Intercambio publicitario en

cuatro tantos, lo entrega con oficio al Director deImagen Corporativa, recaba acuse de recibo encopia del mismo. La archiva.

10. Recaba firmas 10.1 Recibe el contrato en cuatro tantos, firma el DIRECTOR DE IMAGENenvía el contrato al acuse de recibo, archiva el oficio original en el CORPORATIVAMedio. expediente.

10.2 Firma el contrato y recaba firma del SubdirectorGeneral de Administración y Finanzas en elmismo.

10.3 Emite oficio en original y copia y turna los cuatrotantos del contrato al Representante del Mediopara firma del representante legal.Recaba acuse de recibo en la copia del oficio yla inserta en el expediente.

11. Firma el contrato, 11.1 Recibe los cuatro tantos del contrato. Firma MEDIO DElo devuelve cada uno de ellos. COMUNICACiÓN

11.2 Emite oficio para devolver el contrato, retiene Responsable legal í/para si uno de los tantos (1).

al/Entregaeloficioy lostrestantosrestantesdelcontratoal Directorde ImagenCorporativa.

/11.3 Se dispone a ejercer los derechos y darcumplimiento a los compromisos estipulados enel contrato.

12. Distribuye elcontrato.

13. Obtiene la facturaemitida por la Entidad

14. Intercambiafactura con el medio,turna a registro.

15. Realiza el pautadode los servicios para elmedio.

12.1 Recibe oficio original y tres tantos del contrato.12.2 Emite oficio en original y copia para remitir uno

de los tantos (2) del contrato a la Dirección deAsuntos Jurídicos, para registro y archivo.Lo entrega y recaba acuse de recibo en copiadel oficio.Emite oficio en original y copia para remitir untanto (3) del contrato a la Gerencia deRecursos Materiales y Servicios Generales, loentrega y recaba acuse de recibo en copia deloficio.

12.3 Extrae tres fotocopias del tanto (4) del contratoy las entrega a: la Subdirección GeneralComercial; Gerente de Contabilidad; Gerentede Presupuesto. Recaba acuse de recibo en elcuarto tanto del contrato.

12.4 Recibe la factura del medio por el importe delos servicios que prestará a la Televisora, turnafotocopia a la Subdirección General Comercial.

13.1 Recibe fotocopia del contrato formalizado yfotocopia de la factura emitida por el medio.

13.2 Realiza proceso de facturación por venta deservicios y otros ingresos a fin de obtener lafactura por los servicios publicitarios que laTelevisora prestará al medio. Obtiene la factura.

13.3 Entrega la factura emitida por la Televisora a laGerencia de Comunicación Social, recaba acusede recibo en fotocopia.

14.1 Recibe la factura original emitida por laTelevisora por el importe de los servicios queotorgará en intercambio.

14.2 Recibe del medio la factura original por losservicios que obtendrá en intercambio y a suvez le entrega el original de la factura emitidapor la Televisora.

14.3 Emite oficio, en original y copia, a la Gerenciade Contabilidad, al que anexa el original de lafactura emitida por el Medio y lo entrega.Recaba acuse de recibo en copia del oficio.Esta actividad se conecta con el proceso deRegistro contable.

15.1 Recibe, del Medio, en su oportunidad elmaterial (Spots) para su transmisión.

15.2 Realiza proceso de orden de servicio y pautacomercial para su entrega a la Gerencia deContinuidad. La emite.

15.3 Remite la orden de servicio a la Gerencia deContabilidad con la documentación soporte delos servicios de publicidad según sean utilizadospor el Medio, para fines de aplicación contable.Entrega la orden de servicio y la documentaciónsoporte a la Gerencia de Contabilidad, recabaacuse de recibo en copia del mismo y lo archiva.

Nota: en esta actividad el proceso se conecta con elproceso de registro contable.


SUBDIRECTORGENERAL COMERCIALGerente de Operación yTráfico.

GERENTE DECOMUNICACIÓNSOCIAL

SUBDIRECTORGENERAL COMERCIALGerente de Operación yTráfico

&



16. Remiteinserciones, controlalos servicios.

17. Revisa, valida elcontrol.

16.1 Realiza proceso de Cartelera de Programacióny/o proceso de Anuncios Publicitarios enMedios.

16.2 Remite mediante oficio los documentos soportede los servicios de publicidad ejercidos por laTelevisora, a la Gerencia de Presupuesto paraefecto de registro y aplicación presupuestal ycontable.Integra el acuse de recibo al expediente.

16.3 Registra, en control de servicios de publicidad,Los recibidos por la Televisora y losproporcionados al Medio en amortización delmonto contratado.Informa económicamente al Director de ImagenCorporativa, con base en el control de serviciosde publicidad, el avance mensual en elcumplimiento de los contratos de intercambiopublicitario.

16.4 Integra documentación al expediente:Fotocopia de la requisición de compra;Fotocopia del formato Justificación yAcreditación de Criterios de Adjudicación;Investigación de mercado;Fotocopia del acuerdo aprobatorio del CAAS;Copia de carta cumplimiento del artículo 32 Ddel Código Fiscal de la Federación;Copia del oficio de solicitud del contrato;Cuarto tanto del contrato, con los acuses derecibo;Acuse de recibo de la factura emitida por elMedio.Acuse de recibo por la entrega a la Gerencia deContabilidad de la factura global emitida por elMedio.Acuse de recibo de la Gerencia de presupuestode la documentación soporte de los serviciosproporcionados al Medio.Acuse de recibo de la Gerencia de Contabilidadde la documentación soporte de los serviciospublicitarios ejercidos por la Televisora.Archiva el expediente.

17.1 Recibe información del avance mensual en elcumplimiento de los contratos de intercambiopublicitario.

17.2 Analiza la información recibida determina lasposibles desviaciones conforme al programaanual de intercambio publicitario e implementalas medidas correctivas que consideranecesarias para subsanar las deficienciasobservadas.

Termina el proceso

GERENTE DECOMUNICACiÓNSOCIAL


TIEMPO DE REALIZACiÓN: Variable en función de negociacionesy concertación; la emisión del contratoTiene un periodo de realización de 10 días hábiles aproximadamente.



6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

7. REGISTROS:

CMS: Comité de Adquisiciones. Arrendamientos y Servicios de Canal 22.

8. GLOSARIO DE TÉRMINOS:

Medios de Comunicación: Empresas dedicadas a la edición de diarios y/o revistas de circulación nacionalasí como empresas radiodifusoras.

Material (Spot): Cintas o instrumento de videoenel que, losMediosde Comunicación,entregana laTelevisora los anuncios que desean transmitir en pantalla de acuerdo a los compromisoslaeentrega pactados en el contrato de intercambio publicitario suscrito.



DOCUMENTOS CODlGO: (cuando aplique)Ley de Planeación No aplicaLey Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. No aplicaLey de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su No aplicaReqlamento.Tarifas de tiempo en pantalla de Canal 22 autorizadas por el Consejo No aplicaGeneral de Administración.

REGISTROS TIEMPO DE RESPONSABLE DE CODIGO DE REGISTRO OCONSERVACiÓN CONSERVARLO INFORMACiÓN ÚNICA

Control de servicios de Indefinido Gerente de Comunicación No aplicapublicidad recibidos y SocialotorgadosExpediente integrado con Indefinido Gerente de Comunicación No aplicalos documentos de Socialtrámite por cada Medio deComunicación.Contrato de Intercambio Indefinido Director de Asuntos No aplica.Publicitario. Jurídicos

Orden de servicio y Pauta Indefinido Subdirector General No aplicade Continuidad de los Comercial.materiales recibidos delMedio para sutransmisión.

9. ANEXOS:

1. Formato Orden de inserción.

10. CAMBIOS DE ESTA VERSiÓN:

Fecha de autorización: 1° de julio 2009.

AUTORIZO

i Escalante

Director General



Número de versión Fecha de la actualización Descripción del cambio1 No aplica Con éste proceso se elimina el

proceso de Intercambio comercialv de medios.

H ':>',4 DE

ANEXO I

FORMATO ORDEN DE INSERCiÓN

1

DlRECCION DE ¡¡.MGEN CORPORATIVAORDEN DE INSERC¡ON

"'"

oe

O,F (j,;;

12

Gofio':;::;"; Co SCC ;'L13

PROCESO PARA INTERCAMBIOPUBLICITARIOCON Código:MEDIOS DE COMUNICACiÓN


2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

ANEXO I

FORMATO ORDEN DE INSERCiÓNInstructivo de llenado

1. Recuadro prellenado con número de fúlio consecutivo;2. Anotar la razón social de la Entidad; Televisión Metropolitana, SA de C.v.3. Anotar el nombre del medio de comunicación en que se publicará la inserción;4. Anotar el nombre de la persona que sirve de contacto con el medio de comunicación5. Anotar las medidas o dimensiones de la inserción Robaplana; Y:zplana; y.¡de plana, etc.6. Anotar en su caso el tipo de linea:7. Anotar el precio, importe sin IVA de la inserción mencionando enseguida más IVA.8. Anotar la fecha en que se realizará la publicación de la inserción;9. Anotar el lugar en que se realizará la publicación: Portada, interior, sección, etc.10. Anotar el nombre de la inserción;11. Anotar cualquier información adicional que se pudiera considerar importante para la inserción.12. Anotar el día, mes y año de elaboración de la orden de inserción.13. Asentar la Firma del Gerente de Comunicación Social



proceso para intercambio publicitario...

Documents